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1 NCC Image Use Protocol Guide: Permission Request Templates Subject in the image: Permission regarding individuals in the picture! Person as subject Cover letter [Download an editable letter (MS Word)]! Person as subject [Form A] Request for permission [Download an editable form (MS Word)] For obtaining permission for use of photograph taken by yourself. As identifying a person in the picture and finding his/her contact may be extremely hard, it is highly recommended for you to get permission when pictures are taken. Notes to fill in the templates All sample cover letters are bilingual (Japanese and English) in order to facilitate communication. Usually Japan side prefers to receive letters in Japanese, and North American publishers accept only English-language documents. Bilingual forms aim to fill this gap. Fill in the 1. Request part of [Form A] fully, and write in your name and date of request in the beginning of 2. Permission part. Blue letters show important items to fill in. Send Form A with a cover letter. If permission is given, you receive fully-filled [Form A] in response.

2 Person as subject Cover letter 1/2 rev. 04/03/09 UNIVERSITY LETTERHEAD Download an editable letter (MS Word) NAME OF PERSON ADDRESS 様 日 付 Date(YMD): YYYY _ 年 MM _ 月 DD _ 日 Dear [ADDRESSEE]: 拝 啓 益 々ご 清 祥 のこととお 慶 び 申 し 上 げます I hope this communication finds you well. 私 は [YOUR UNIVERSITY NAME] で [YOUR DEPARTMENT] の [YOUR TITLE] をしてお ります [YOUR NAME] と 申 します I am a [YOUR TITLE] in the department of [YOUR FIELD] at [YOUR UNIVERSITY NAME]. この 度 [If applicable][your CONTACT S AFFILICATION] の [YOUR CONTACT S NAME] 様 のご 紹 介 で 出 版 予 定 の 私 の 著 書 に 写 真 の 掲 載 使 用 をご 許 可 いただきたく 書 状 をお 送 りいたしました [If applicable]on the introduction of [CONTACT S NAME AND AFFILIATION] I have taken the liberty of writing you to request permission to use an image of your work in my planned publication. 依 頼 内 容 の 詳 細 は 別 紙 写 真 掲 載 について Form A に 記 されております 掲 載 をご 承 諾 いただける 場 合 には 写 真 掲 載 について 後 半 の 2. 承 諾 書 該 当 箇 所 に 記 入 し ご 署 名 をお 願 いします The details of my application are written in Form A, Request for permission to use image. If you are willing to give permission for use, I would be most grateful if you could return Form A with your signature in the 2. Permission part in the latter half of the form. アメリカ(カナダ)の 出 版 社 では 写 真 の 掲 載 使 用 に 関 して 書 面 による 承 認 を 必 要 とし ております また 書 面 に 署 名 がないと 無 効 とされます この 点 をご 理 解 いただき 押 印 ではなく 書 面 発 行 者 のご 署 名 をお 願 い 申 し 上 げます

3 Person as subject Cover letter 2/2 rev. 04/03/09 American (Canadian) publishers require written permissions regarding image use. A written permission will not be effective if there is no signature. It would be deeply appreciated if you would extend your understanding of this North American practice and provide the signature of the person issuing permission instead of a seal. また アメリカ(カナダ)の 出 版 社 では 英 語 の 書 類 しか 有 効 でないため 書 類 は 日 英 両 語 で 作 成 しております 煩 雑 になっていますがどうぞご 了 解 ください These documents are bilingual because American (Canadian) publishers need English language documents. I greatly appreciate your tolerating this inconvenience. ご 署 名 いただいた Form A 写 真 掲 載 について ( 1. 依 頼 書 および 2. 承 諾 書 の 両 方 を 含 み 全 体 で [3] ページ)を 下 記 にあてて 郵 便 またはファックスでご 返 送 ください 勝 手 を 申 しますが [DEADLINE] までにお 送 りくださるようお 願 い 申 し 上 げ ます I would be deeply grateful if you could send Form A ([3] pages in total including request and permission parts) to me by fax or post by [DEADLINE]. 氏 名 Name: YOUR NAME 住 所 Address: YOUR ADDRESS ファックス Fax number: FAX NUMBER WITH COUNTRY CODE if international call この 件 に 関 するご 連 絡 は できれば E メールで 下 記 あてにお 願 いいたします If possible, I would like to use if any communication regarding this matter is required. E メール address: YOUR ADDRESS [If applicable] この 写 真 の 掲 載 にあたり 許 可 を 得 るべき 権 利 関 係 者 が 他 にありましたらご 教 示 くださ いますようお 願 いいたします Is there any other party or right holder from whom I should obtain permission for use of this image? お 忙 しいところ 大 変 恐 縮 ですが どうぞよろしくお 願 い 申 し 上 げます I thank you for your attention to my request despite what I am sure is a busy schedule. YOUR SIGNATURE_ YOUR NAME IN PRINT and in KATAKANA, if possible_

4 Person as subject Form A: Request for permission 1/3 rev. 04/03/09 Form A 写 真 掲 載 について 1/3 Download an editable form (MS Word) 1. 依 頼 書 Request 写 真 掲 載 に つ い て Request for permission to use image 氏 名 To: 住 所 Address: 様 年 月 日 Date (YMD): 年 月 日 (a) 依 頼 者 氏 名 Requester s name: YOUR NAME YOUR NAME in katakana 住 所 Address: 所 属 機 関 Affiliation: 職 名 専 門 Title / Speciality: 電 話 Telephone number with country code: ファックス Fax number with country code: E メールアドレス address: 私 が 撮 影 した 添 付 の 写 真 (b)に 貴 方 が 写 っています この 写 真 を 私 の 出 版 物 (c)に 掲 載 す ることを 許 可 して 下 さいますようお 願 い 申 し 上 げます The photograph (b) attached here was taken by myself, and you are in the picture. I am asking for permission to reproduce it in my publication, as detailed below (c). (b) 写 真 の 詳 細 ( 撮 影 日 時 場 所 ) Details of the photograph (When and where it was taken): (c) 掲 載 予 定 の 出 版 物 詳 細 Details of the planned publication 1. 著 者 Author of publication: YOUR NAME

5 Person as subject Form A: Request for permission 2/3 rev. 04/03/09 Form A 写 真 掲 載 について 2/3 2. 書 名 または 論 文 名 および 掲 載 誌 / 書 ( 出 版 言 語 による 表 記 ) Title of the book, or titles of paper/article and journal/anthology which include it (in language of publication): 上 記 の 日 本 語 訳 The above titles in Japanese: 3. ジャンル Genre:(Check appropriate box(es).) 学 術 研 究 書 Scholarly monograph; 教 科 書 Textbook; その 他 Other 4. 出 版 社 名 Name of publisher: 担 当 編 集 者 名 および 連 絡 先 Publisher s contact information: 5. 出 版 予 定 年 月 Expected date of publication: 6. 予 定 ページ 数 Approximate number of pages: ページ 7. 対 象 とする 読 者 Expected readership:(check appropriate box(es).) 学 生 Students; 研 究 者 / 専 門 家 Researchers/specialists; 一 般 General public 8. 販 売 地 域 Sales region:(check appropriate box(es).) 北 米 North America; 地 域 限 定 なし No regional limits 9. 出 版 形 態 Publication format(s):(check appropriate box(es).) 書 籍 Book form; 電 子 出 版 Digital publication( 媒 体 media ); その 他 Other 10. 発 行 部 数 Number of copies: 11. 予 定 価 格 Expected price: 12. 画 像 の 使 用 Use of the image:(check appropriate box(es).) カラーColor 白 黒 B&W; ジャケット Jacket ; 1 ページ 大 Full-page size 13. 備 考 Notes:[If applicable] possibility of reprinting or expanded publication etc. 増 刷 可 能 性 の 有 無 等 以 上 End of request 2. 承 諾 書 Permission

6 Person as subject Form A: Request for permission 3/3 rev. 04/03/09 Form A 写 真 掲 載 について 3/3 年 月 日 Date (YMD): 年 月 日 申 請 日 [Date of application] YYYY 年 MM 月 DD 日 付 けで 上 記 (a) YOUR NAME in katakana より 依 頼 のあった 上 記 (b)の 写 真 を 上 記 (c)の 出 版 物 に 掲 載 することを 承 諾 します This is to give the above person (a) YOUR NAME permission to reproduce an image of my work, above (b), in the (a) s publication stated as (c) as requested on DATE OF REQUEST. 氏 名 Name: 氏 名 ローマ 字 Name in alphabet: 住 所 ローマ 字 Address in alphabet: 署 名 (ローマ 字 )Signature: * * * * * * * * * * なお 利 用 に 際 して 以 下 のことを 厳 守 してください ( 該 当 する 項 目 に V 印 を 入 れてく ださい ) Conditions below should be observed. (Please check appropriate box(es).) 掲 載 にあたっては 被 写 体 である 私 の 許 可 を 得 て 掲 載 する 旨 出 版 物 に 明 記 するこ と Acknowledgment must be appropriately given in the publication. 掲 載 出 版 物 刊 行 の 折 には 当 該 出 版 物 を 部 納 入 すること When available, please send me copies of the publication. 他 に 条 件 があればお 書 きください ( 日 本 語 でも 結 構 です ) Please specify if there is any other condition. (This may be in Japanese.) 以 上 End of permission

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