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1 大 分 大 学 教 員 用 授 業 支 援 ボックス 操 作 マニュアル 2016 年 3 月 29 日 版 この 操 作 手 順 書 は 富 士 ゼロックス 社 の 許 可 を 得 て 公 式 ユーザーガイド を 加 工 し 大 分 大 学 の 状 況 に 合 わせて 再 構 成 したものです

2 目 次 Ⅰ 授 業 支 援 ボックス 授 業 支 援 ボックスとは 授 業 支 援 ボックスの 機 能 1 Ⅱ 教 員 の 操 作 01. 用 紙 フォームをダウンロードし 必 要 な 部 分 を 書 き 換 える 02. WebClassにデータの 格 納 場 所 を 作 る 03. 複 合 機 で 用 紙 フォームを 印 刷 する 04. 授 業 をし 学 生 が 手 書 きした 用 紙 を 回 収 する 05. 採 点 やコメントをつける 場 合 回 収 した 用 紙 に 追 記 する 06. 授 業 支 援 ボックスが 設 置 されている 複 合 機 でスキャンする 07. 読 み 取 り 完 了 のメールを 受 け 取 る 08. 結 果 の 一 覧 とスキャン 画 像 をダウンロードする 09. WebClassで 登 録 状 態 を 確 認 する 4 Ⅲ スキャン 操 作 の 代 行 スキャン 代 行 を 依 頼 するには データの 受 け 取 り 方 29

3 -1- I 授 業 支 援 ボックス 1. 授 業 支 援 ボックスとは 2. 授 業 支 援 ボックスの 機 能

4 １ 授業支援ボックスとは 授業支援ボックスとは 紙文書をスキャンすると同時に紙面の特定領域を読み取り 連携する学習管 理システム 本学ではWebClass に自動でアップロードしてくれるネットワーク機器です 手書きで回答させた用紙を複合機でスキャンすると 自動でWebClassに紙面画像をアップロードします 特定の記入欄に書いた学籍番号や採点結果をOCR 文 字認識 処理で読み取り WebClassに得点の登録や 得点一覧の作成を行います フォームテンプレートを加工し 独自の出席カード テスト用紙 レポート用紙を作成できます 学生がWebClassにアクセスすれば 自分の得点や教員 が追記したコメントを確認できます また 教員も採 点結果を講義中に返却する必要がなくなるため 時間 を有効に活用できます フォーム 授業支援ボックスには OCRに必要な情報を埋め込んだ用紙を印刷して使用します 専用のフォームテンプレートを元に各自で加工した原稿ファイルを準備します Microsoft Wordで加工するため 様々な用途で簡単に利用できます -2-

5 ２ 授業支援ボックスの機能 ① 採点結果をスキャン 授業支援ボックスと接続している複合機を使い 記入済みの用紙をスキャンします 操作画面で教員名を選択すると 使用中のWebClassコースと課題の一覧が取得されます データを登録したい課題を選択し 読み取りを開始します ② 学生別得点一覧とPDFファイルを作成 集計処理 特定領域に記載された学籍番号と得点をOCRで読み取り Microsoft Excel形式.xlsx のファイルに 出力します 結果は学籍番号順に並び替えてあります OCRで文字を読み取れなかったり ページ 番号とスキャン画像の枚数が一致しなかったりした場合には Excelシート内にエラー情報を出力しま す スキャン画像も学籍番号順に並び替えた上で PDF形式にまとめてあります ③ スキャン画像をWebClassにアップロード 読み取りに成功したスキャン画像 PDF をWebClassにアップロードします WebClass上の挙動としては 学生が レポート機能 を使ってファイル提出をした時と同様に扱われ ます したがって 学生側にも読み込んだPDFが保存されます ④ 処理完了をメールで通知 OCR処理の後 教員に読み取り結果を伝えるメールが届きます 正常に処理された場合 集計結果のファイルをダウンロードするためのURLが記載されています 正常に処理できなかった場合 エラー内容が記載されています ⑤ 集計結果ファイルをダウンロード メールに記載されたURLにアクセスし 集計結果ファイルをダウンロードします 学生別得点一覧ファイル 処理の結果 各学生の得点 エラー情報など アップロードに成功したPDFファイル WebClassに登録できたもの アップロードに失敗したPDFファイル WebClassに登録できなかったもの -3-

6 -4- II 教 員 の 操 作 1. 用 紙 フォームをダウンロードし 必 要 な 部 分 を 書 き 変 える 2.WebClassにデータの 格 納 場 所 を 作 る 3. 複 合 機 で 用 紙 フォームを 印 刷 する 4. 授 業 をし 学 生 が 手 書 きした 用 紙 を 回 収 する 5. 採 点 やコメントをつける 場 合 回 収 した 用 紙 に 追 記 する 6. 授 業 支 援 ボックスが 設 置 されている 複 合 機 でスキャンをする 7. 読 み 取 り 完 了 のメールを 受 け 取 る 8. 結 果 の 一 覧 とスキャン 画 像 をダウンロードする 9.WebClassで 登 録 状 態 を 確 認 する

7 １ 用紙フォームをダウンロードし 必要な部分を書き変える 学籍番号や採点結果を書くOCR領域を正しく把握するため 背景に読み取りコード MISTCODEと言 います を印字した用紙を使います 原稿となる用紙フォームのテンプレートを大分大学高等教育開発 センターのホームページからダウンロードし それぞれの用途に合わせて加工します 1.1. 用紙フォームをダウンロードする 1 大分大学 高等教育開発センターのホームページを開く 大分大学ホームページからのアクセス > 図書館 センター等 > 高等教育開発センター 2 教育改善 FD 授業支援ボックス の順にクリックする ① ② 授業支援ボックス WebClassに手書きレ ポートと 採点結果を自動的に登録 します 3 ページ中頃の 用紙フォームのダウンロード からzipファイルをダウンロードする 1つの課題に対し 1人の学生が使う枚数で使い分けます 1枚 2 9枚 A4サイズ 1ページのみ A5サイズ 1ページのみ A3サイズ 複数ページ 2 9ページ用 A4サイズ 複数ページ 2 9ページ用 A5サイズ 複数ページ 2 9ページ用 4 zipファイルを解凍し Wordファイル.docx を取り出す -5-

8 1.2. 用紙フォームを編集する 1 Microsoft Wordで用紙フォームを編集する a ヘッダー フッター部分をダブルクリックすると 編集可能な状態になります b ヘッダーとフッターの編集を終えるには ヘッダー フッター ツール リボンにある ヘッダーとフッターを閉じる をクリックします c 中央の空白部分にはそのままテキスト入力ができます d 図形の挿入 を使うと 任意の位置に図形やテキストを配置できて便利です 1つの課題に1人の受講生が1枚の用紙フォームを使用する場合 WebClass の UserID 講義で学生が入力します 採点結果 採点時に教員が入力します 氏 名 講義で学生が入力します アンケート回答 ５ 講義で学生が入力します OCR領域のため 加工しないで下さい それ以外はWordの機能で 自由に加工できます -6-

9 -7-1つの 課 題 に1 人 の 学 生 が2~9 枚 の 用 紙 フォームを 使 用 する 場 合 用 紙 の 違 い 1 枚 目 枚 数 を 示 す 領 域 2 枚 目 以 降 枚 数 を 示 す 領 域 UserIDと 氏 名 は 2 枚 目 以 降 も 要 記 入 です WebClass の UserID 講 義 で 学 生 が 入 力 します 枚 数 自 動 記 入 です 採 点 結 果 採 点 時 に 教 員 が 入 力 します 氏 名 講 義 で 学 生 が 入 力 します アンケート 回 答 ( 5) 講 義 で 学 生 が 入 力 します OCR 領 域 のため 加 工 しないで 下 さい それ 以 外 はWordの 機 能 で 自 由 に 加 工 できます

10 ２ WebClassにデータの格納場所を作る 授業支援ボックスを使うと スキャン画像や採点結果がWebClassに自動でアップロードされます データの格納場所となる 課題 が必要となるため スキャンする前に作成しておきます WebClassにコースを開設済みとして説明を進めますが まだコースを開設していない方は 付録1 を 参考に情報基盤センターにコース開設を申請して下さい 2.1. 授業支援ボックス連携の課題を作る 1 WebClassにアクセスし ログインをする 大分大学ホームページからのアクセス経路 > 図書館 センター等 > 学術情報拠点 情報基盤センター 旦野原 > WebClass 2 コースリストから該当の科目名をクリックする 科目名の位置は 曜日 時限 分類の設定によって異なります 3 テスト/アンケート の右側にある >> 編集/削除 をクリックする 4 画面右側にある 授業支援ボックス連携 ボタンをクリックする -8-

11 5 課題の設定項目を入力し 保存 ボタンをクリックする ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ①授業支援ボックス コンテンツ名 格納場所となる課題の名称 必須 ②成績データの扱い方 WebClass上で受講生に採点結果を開示するか否かの設定 開示範囲は受講生本人だけで 他の受講生からは見られない ③レポート登録方法 同じ課題に対して同じ受講生が複数回の提出を行う場合に考慮 すべき設定 上書き保存 にすると 同一の受講生のPDFと 採点結果はスキャンの度に上書きされ 最後に登録したひとつ が残る 一方 別の回答として保存 にすると 同一の受講 生でもPDFと採点結果は区別され スキャンの度に増えていく ④満点 採点結果に上限を設ける場合は数値を入力する 省略可 ⑤合格点 満点のうち 合格点を設ける場合は数値を入力する 設定しておくと WebClass内の 成績一覧 で得点が 青色 合格 赤色 不合格 で表記される 省略可 6 課題の作成完了を確認し コースメニューに戻る ボタンをクリックする 7 新たに課題を作らない場合 画面左上の ログアウト の文字をクリックする 新しい課題を作る場合は操作 3 へ -9-

12 複 合 機 で 用 紙 フォームを 印 刷 する 用 紙 フォームの 背 景 にある 読 み 取 りコード(MISTCODE)が 適 切 に 印 刷 されていないと スキャンデー タがWebClassに 転 送 されません 明 瞭 に 印 刷 するため 複 合 機 (ゼロックス 社 製 を 推 奨 )でネットワー ク 印 刷 をして 下 さい ドット( 点 )がきれいに 印 字 されていることを 確 認 して 下 さい 輪 転 機 で 複 製 した 用 紙 は 読 み 取 りに 失 敗 します 孫 コピーした 用 紙 は 読 み 取 りに 失 敗 します 実 際 に 授 業 で 使 用 する 前 に 実 験 して 適 切 にアップロードできるかを 確 かめておいて 下 さい

13 ４ 授業で配布し 回収する 教室では用紙の配布 UserID 氏名 回答の記入の指示 用紙の回収を行います 下図 教室での流れ ① 受講生に用紙を配布する ② 用紙に記入させる ③ 用紙を回収する WebClassIDの欄には アルファベット1文字 と 学籍番号7桁 を記入させます 教務情報システム CAMPUS SQUARE や 学内無線LANにログインするときと同じID 回収時に上下の向きはそろっていなくても構いません スキャン処理の過程で自動的にデータは修正されます 上 片面のみをスキャンする場合 裏表をそろえておくとスキャン時間の短縮になります 読み取りコードのない面は保存対象から外れるため 両面スキャンをすれば同じ結果になります -11-

14 ５ 採点やコメントをつける場合 回収した用紙に追記する 採点結果を登録する場合 採点結果の欄に3桁の数字を記入します 添削やコメントをつけて返却する場合 スキャンの前に用紙に追記します 採点結果の記入欄は常設ですが 得点のあるテストに使う必要はありません OCR領域の有効に使える方法を工夫してみて下さい -12-

15 ６ 授業支援ボックスが設置されている複合機でスキャンをする 紙面を電子化しながら OCR領域を読み取り WebClassにスキャン画像や採点結果を送信します 初めて授業支援ボックスを使う場合 複合機にWebClass の UserID を登録する必要があります ６.1. 授業支援ボックスが設置されている複合機の部屋に行く 授業支援ボックスは学内に３台導入されています 以下の場所でご利用いただけます 高等教育開発センター 高等教育開発センター室２ 教育学部 平成28年度新設 教育研究所 事務室 福祉健康科学部 平成28年度新設 設置場所は未定 ６.２. 初回のみ 教員のUserIDを授業支援ボックスに登録する 1 右上にある 節電 ボタンを押して 節電モードを解除する -13-

16 -14- (2) tegaki(スキャン) のアイコンをタッチする (3) 新 規 作 成 ボタンをタッチする (4) ユーザーID 欄 をタッチする 1 2

17 6 キーボードで自分のWebClassIDを入力し 決定ボタン をタッチする ② ① 本学では 同じものです この部分を入力する 7 検索された教員名とメールアドレスを確認し 決定ボタン をタッチする ② ① -15-

18 ６.３. 手書きの用紙をスキャンする すでに節電モードを解除し UserID 9999 の認証を終えている場合は 次ページの操作 4 まで飛ばして下さい 1 右上の 節電 ボタンを押して 節電モードを解除する 2 tegaki スキャン のアイコンをタッチする -16-

19 -17- (3) 自 分 の 名 前 をタッチする (4) 講 義 名 レポートを 格 納 する 課 題 名 決 定 ボタンの 順 でタッチする (5) 画 面 左 上 より 片 面 または 両 面 を 選 択 する

20 -18- (6) 表 面 を 上 にして 複 合 機 に 用 紙 をセットする (7) 内 容 を 確 認 し 右 下 の スタート ボタンをタッチする (8) 1 度 にすべての 用 紙 をセットできなかった 場 合 は 次 原 稿 あり を 押 して 残 りの 用 紙 をセットする (9) すべての 用 紙 のスキャンが 終 わったら 次 原 稿 なし をタッチする

21 -19- (10) 閉 じる ボタンをタッチする 1 (11) 液 晶 画 面 より 左 上 にある メニュー ボタンを 押 し 初 期 画 面 に 戻 る

22 ７ 読み取り完了のメールを受け取る スキャン完了後 WebClassに登録してあるメールアドレスに以下のような通知が届きます 例 3枚の用紙をスキャンし 正常に登録された 受付番号: 24 ユーザーID: setsumei-yo 教員: 授業支援ボックス 講義: 授業支援ボックス テスト 課題: テスト０２-PCR 出席票を集計しました 結果を確認してください スキャンしたページ数: 3 LMSにアップロードしたページ数(人数): 3(3) LMSにアップロードできなかったページ数: 0 集計結果を下記の場所に格納しました 期限までに取り出してください ファイル名: zip URL: 保持期限: 2015/01/16 03:00 保持期限は管理者が変更する場合があります メールが届かない場合はWebClassに登録されているメールアドレスの不備が考えられます WebClassのアカウント設定を見直すか 情報基盤センターにご連絡ください -20-

23 ８ 結果の一覧とスキャン画像をダウンロードする 授業支援ボックス本体に蓄積された読み取り結果をWebページからダウンロードします 保管期限がありますので 早めにダウンロードをして下さい 8.1. メールに記載されたURLから 結果ファイルをダウンロードする 1 通知メールにあるURLをクリックする 略 LMSにアップロードできなかったページ数: 0 集計結果を下記の場所に格納しました 期限までに取り出してください ファイル名: zip URL: 保持期限: 2015/01/16 03:00 保持期限は管理者が変更する場合があります 2 zipファイルをダウンロードする 自動でダウンロードが始まらない場合は ダウンロード ボタンをクリックします 8.2. zipファイルを解凍する ダウンロードしたzipファイルを解凍すると 次のフォルダ構成でファイルが出てきます すべてのスキャン画像が正常にアップロードできた場合 -21-

24 アップロードできなかったスキャン画像がある場合 受付番号-年月日時間.xlsx 学生別得点一覧です 処理の結果もこのファイルに記載されています 受付番号-年月日時間.pdf 正常にアップロードできたスキャン画像を UserIDの昇順でひとつにまとめたPDFファイルです 用紙の種類-年月日時間.pdf OCR処理で読み込めたものの WebClassのコースに登録済みの学生IDと 一致せず 正常にアップロードできなかったスキャン画像です NGフォルダ の中に個別フォルダを作って格納しています 読み込めたUserIDをそれぞれのフォルダ名に使っています -22-

25 8.3. 学生別得点一覧の出力内容 授業支援ボックス本体に蓄積された読み取り結果をWebページからダウンロードします 保管期限を設定していますので 早めにダウンロード操作を完了させて下さい 学生別得点一覧 読み取り結果として番号 数値を記載するとともに 各OCR領域の画像を貼りつけています 採点結果 UserID 氏名 アンケート回答 ５-23-

26 ９ WebClassで登録状態を確認する 授業支援ボックスで紙面データと採点結果が適切にWebClassにアップロードされているかを確認します また 紙面データの一括ダウンロード 採点結果の修正 採点結果のダウンロードについて説明します 9.1. アップロードを確認する 1 WebClassにアクセスし ログインをする 大分大学ホームページからのアクセス > 図書館 センター等 > 学術情報拠点 情報基盤センター 旦野原 > WebClass 2 コースリストからスキャンデータを登録した科目名をクリックする 科目名の位置は 曜日 時限 分類の設定によって異なります 3 左メニューの 成績管理 を展開し >> レポート/記述問題の採点 をクリックする ① ② -24-

27 -25- (4) テスト 名 から 前 記 2.1. WebClassにデータの 格 納 場 所 を 作 る 操 作 (5)で 設 定 した 名 称 を 選 択 する (5) 回 答 を 表 示 をクリックする (6) 氏 名 レポートファイルの 有 無 点 数 を 確 認 する

28 9.2. 登録したPDFを一括でダウンロードする WebClassにアップロードされたPDFはzipファイルで一括してダウンロードできます 前記 ８. 結果の一覧とスキャン画像をダウンロードする のようにメールに記載されたURLから ファイルのダウンロードすると スキャン画像は結合してひとつのPDFになっています 一方 以下のように操作すると 学生ごとに分割したPDFとして回収されます 1 前記 9.1. アップロードを確認する 操作 1 6 までを進める 2 レポートをまとめてダウンロード zip をクリックする 3 新しいウィンドウで all_reports_〇〇.zip の文字列をクリックする -26-

29 4 ファイルの保存場所を指定し 名を付けて保存する 展開操作後で 提出者数のPDF 4個のファイルが確 認できます 5 ファイルのダウンロード のウィンドウを閉じる 6 ダウンロードしたzipファイルを展開する PDF以外の4ファイルが不要な場合 zipファイルとともに削除して構いません 参考 answer.csv は 9.2. 操作 1 の画面に示されたデータを 表形式にまとめたものです 採点結果などの必要なデータを自分で作成したExcel表に コピーするとよいでしょう -27-

30 9.3. 採点結果を修正する スキャン自体は完了したものの 採点結果が誤って登録されていた場合は以下の操作で修正できます 1 前記 9.1. アップロードを確認する 操作 1 6 までを進める 2 修正したい受講生の行にある 採点 ボタンをクリックする 360点を85点に直したいと する 3 遷移した画面で 点数 を書き換え 保存 ボタンをクリックする ① ② 4 変更を確認する 85点に修正された -28-

31 謝 辞 大 分 大 学 の 状 況 に 合 わせた 操 作 手 順 書 を 作 成 するにあたり 富 士 ゼロックス 株 式 会 社 様 には 公 式 ユーザーガイド の 説 明 文 や 図 に 対 する 加 工 と 二 次 利 用 の 許 可 をい ただきました 深 くお 礼 を 申 し 上 げます 編 集 責 任 本 書 の 記 載 内 容 に 関 する 責 任 は 大 分 大 学 高 等 教 育 開 発 センターにあります 不 備 や 不 明 な 点 がございましたら 以 下 までご 連 絡 ください 大 分 大 学 高 等 教 育 開 発 センター