メールの 返 信 が 遅 れてしまう(72.72%)のは すぐに 結 論 が 出 せない (69.25%)から ビジネスメールの 返 信 が 遅 れてしまうことが よくある (8.58%) たまにある (64.14%)の 合 計 が 72.72%で 7 割 の 人 が 日 常 的 にメールの 返 信

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1 報 道 関 係 各 位 2014 年 8 月 4 日 ( 月 曜 ) 配 信 仕 事 上 のコミュニケーション 手 段 トップは メール 98.45% LINE Facebook が 無 視 できない 存 在 に 不 快 に 感 じるメールの 特 徴 ~ 文 章 が 曖 昧 (37.69%) 文 章 が 失 礼 (31.85%) 文 章 が 攻 撃 的 (21.84%) ビジネスメール 実 態 調 査 2014( 平 成 26 年 ) 発 表 一 般 社 団 法 人 日 本 ビジネスメール 協 会 ( 代 表 理 事 : 平 野 友 朗 所 在 地 : 東 京 都 千 代 田 区 )は 2014 年 8 月 4 日 ( 月 曜 )に 仕 事 におけるメールの 利 用 状 況 と 実 態 を 把 握 した ビジネスメール 実 態 調 査 2014( 平 成 26 年 ) を 発 表 します 仕 事 でどのようにメ ールが 利 用 され どのような 課 題 があるのか ビジネスパーソンが 直 面 しているメールコミュニケーションの 現 状 について 調 査 を 行 いました 本 調 査 は ビジネスメール 教 育 の 専 門 企 業 であるアイ コミュニケーションが 2007 年 から 毎 年 実 施 してきまし たが 2014 年 から 一 般 社 団 法 人 日 本 ビジネスメール 協 会 が 引 き 継 ぎ 2014 年 で 8 年 目 を 迎 えました ビジネスメール 実 態 調 査 2014( 平 成 26 年 )の 総 評 仕 事 上 のコミュニケーション 手 段 トップは メール 98.45% LINE Facebook が 無 視 できない 存 在 に 仕 事 上 で 周 囲 とコミュニケーションをとる 主 な 手 段 は メール (98.45%)が 最 も 多 く 電 話 (91.98%) 会 う (89.87%)と 続 き この 並 びは 2013 年 と 同 様 です LINE ( 12.03%)は 2013 年 の 5.82%から 6.21 ポイント 上 昇 し LINE や Facebook といっ たソーシャルメディアは 一 部 のビジネスシーンで 利 用 され 仕 事 上 でも 無 視 のできないコミュニケーション 手 段 となりつつあ ります メールを 1 日 に 1 回 以 上 確 認 は 98.04% 1 日 1 回 はメールをチェックが 常 識 に ビジネスメールの 確 認 頻 度 は 平 均 で 1 日 に 10 回 以 上 (42.33%)が 最 も 多 く 頻 繁 にメールを 確 認 して メールを 中 心 に 仕 事 が 進 んでいることが 分 かります 1 日 に 4~9 回 (33.83%) 1 日 に 2~3 回 (18.57%) 1 日 に 1 回 (3.31%)と 1 日 に 1 回 以 上 を 合 計 すると 98.04%です 毎 日 メールを 確 認 することが 当 たり 前 になっていると 考 えられます 約 7 割 が 自 分 のメールに 不 安 を 感 じている 2013 年 から 5.14 ポイント 上 昇 メールを 書 くとき 不 安 に 感 じることが よくある (13.99%)と たまにある (53.02%)の 合 計 が 67.01%で 約 7 割 の 人 が 自 分 のメールに 対 して 不 安 を 感 じています 不 安 に 感 じる 内 容 は きちんと 伝 わるかどうか (77.54%)が 最 も 多 く 文 章 の 書 き 方 (35.68%) 敬 語 の 使 い 方 (34.63%) 相 手 を 怒 らせないかどうか (33.58%) 何 が 正 しいメールなのか 分 からないこ と (27.39%)の 5 項 目 が 上 位 を 占 めています ビジネスメールについて 基 本 からしっかり 学 ぶことはもちろんのこと コミュ ニケーションについても 学 ぶ 必 要 があると 考 えられます 50.56%がメールを 受 け 取 って 不 快 な 気 持 ちに 不 快 トップは 文 章 が 曖 昧 (37.69%) ビジネスメールを 受 け 取 って 不 快 に 感 じたことが よくある (4.22%)と たまにある (46.34%)の 合 計 が 50.56%で 半 数 の 人 が 何 らかの 不 快 を 感 じています 不 快 に 感 じた 内 容 は 文 章 が 曖 昧 (37.69%) 文 章 が 失 礼 (31.85%) 文 章 が 攻 撃 的 (21.84%) 文 章 が 冷 たい (17.94%) 件 名 (タイトル)が 分 かりにくい (17.39%)の 5 項 目 が 上 位 を 占 めています 不 快 感 を 誘 発 するのは 人 によって 感 じ 方 の 違 う 感 情 的 で 抽 象 的 な 内 容 であることが 分 かりました 特 に 不 快 感 を 生 む 原 因 は 文 章 の 占 める 割 合 が 大 きく 文 章 が 不 快 感 を 引 き 起 こすことが 分 かりました ビジネスメールのマナーやルールだけでなく 文 章 の 書 き 方 や 伝 え 方 についても 学 び 配 慮 あるコミュニケーションを 心 がける 必 要 があるといえます 件 名 (タイトル)が 分 かりにく い ことが ビジネスメールの 失 敗 として 認 識 されると 同 時 に 受 け 手 の 不 快 感 を 誘 発 していることも 分 かりました 1

2 メールの 返 信 が 遅 れてしまう(72.72%)のは すぐに 結 論 が 出 せない (69.25%)から ビジネスメールの 返 信 が 遅 れてしまうことが よくある (8.58%) たまにある (64.14%)の 合 計 が 72.72%で 7 割 の 人 が 日 常 的 にメールの 返 信 が 遅 れてしまうことがあるようです 返 信 が 遅 れてしまう 理 由 は すぐに 結 論 が 出 せない (69.25%)が 最 も 多 く 結 論 を 出 すのに 時 間 のかかる 重 要 な 用 件 や 複 雑 な 用 件 をメールでやりとりしていることが 分 かります 返 信 が 遅 れて も 問 題 ない 相 手 (メール) (36.27%) 自 分 が 返 信 すべきか 迷 う (16.73%)など 相 手 や 内 容 に 応 じて いつ 返 信 すべきかを 判 断 し 優 先 順 位 をつけて 処 理 していることも 分 かります しかし 忙 しくて 時 間 がない (42.46%) メールの 文 章 を 考 える のに 時 間 がかかる (22.82%) 処 理 するメールの 量 が 多 い (17.02%) メールが 届 いていることを 忘 れてしまう (15.47%) 1 つのメールに 複 数 の 用 件 が 入 っている (13.06%) メールを 見 逃 してしまう (7.93%) メールを 書 くのが 遅 い (7.74%) メールを 書 くのが 苦 手 (4.84%)などの 回 答 もあることから メール 処 理 の 効 率 化 やスピードアップ 社 内 ルールの 策 定 など 根 本 的 な 対 策 や 文 章 力 の 向 上 が 必 要 だといえます ビジネスメールの 社 員 研 修 がある 会 社 は 8.30% 会 社 でビジネスメールの 社 員 研 修 が ある (8.30%) 人 は 1 割 にも 満 たず メールは 仕 事 上 の 主 要 なコミュニケーション 手 段 であるにもかかわらず 9 割 以 上 の 人 が 会 社 では 学 んでいないことが 分 かります これでは メールの 失 敗 やトラブルが 起 きて も 当 然 だといえます 2

3 調 査 結 果 の 概 要 Q1:あなたが 仕 事 上 で 周 囲 とコミュニケーションをとる 主 な 手 段 を 教 えてください( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% 98.45% メール 電 話 会 う ファクス Facebook ビジネス 文 書 LINE 社 内 SNS Skype チャット ブログ Twitter Google+ mixi GREE その 他 1.55% 0.49% 2.74% 3.38% 6.54% 6.05% 10.55% 9.35% 12.03% 19.97% 22.93% 28.76% 91.98% 89.87% 仕 事 上 で 周 囲 とコミュニケーションをとる 主 な 手 段 は メール (98.45%)が 最 も 多 く 電 話 (91.98%) 会 う (89.87%) と 続 きます 4 位 の ファクス (28.76%)との 差 を 考 えると この 3 つが 仕 事 上 で 主 要 なコミュニケーション 手 段 といえます ソーシャルメディア 時 代 を 象 徴 する Facebook (22.93%)や LINE (12.03%) Skype (9.35%)や Twitter (2.74%) は 一 部 のビジネスシーンでコミュニーション 手 段 として 使 われていることが 分 かります その 他 には チャットワーク Microsoft Lync テレビ 会 議 システム 社 内 メッセンジャー 社 内 掲 示 板 グループウェア メーリングリスト イントラネッ ト ニュースレター 手 紙 回 覧 といった 回 答 がありました 3

4 ( 補 足 ) 仕 事 上 で 周 囲 とコミュニケーションをとる 主 な 手 段 上 位 12 項 目 [2012 年 年 ] 0% 20% 40% 60% 80% 100% 98.45% メール 98.76% 97.95% 91.98% 電 話 92.87% 92.87% 89.87% 会 う 89.73% 88.28% 28.76% ファクス 25.90% 28.69% 22.93% Facebook 20.01% 25.16% 19.97% ビジネス 文 書 19.75% 27.46% 12.03% LINE 5.82% 社 内 SNS Skype 10.55% 7.19% 7.70% 9.35% 1 チャット ブログ Twitter 6.54% 5.43% 8.77% 6.05% 3.40% 7.30% 2.74% 3.40% 5.74% 2014 年 2013 年 2012 年 LINE と Skype は 2013 年 版 から 調 査 項 目 に 追 加 LINE (12.03%)は 2013 年 の 5.82%から 6.21 ポイント 上 昇 し 仕 事 上 でも 無 視 のできないコミュニケーション 手 段 となりつ つあります 4

5 Q2:ビジネスメールの 送 受 信 には 主 にどの 機 器 を 利 用 していますか( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% パソコン スマートフォン(iPhoneなど) タブレット(iPadなど) 携 帯 電 話 ネットブック PHS PDA 1.48% 0.84% 9.49% 13.22% 34.04% 99.30% ビジネスメールの 送 受 信 で 主 に 利 用 されている 機 器 は パソコン (99.30%)が 圧 倒 的 に 多 く スマートフォン(iPhone な ど) (34.04%) タブレット(iPad など) (13.22%) 携 帯 電 話 (9.49%)と 続 きます 複 数 回 答 可 であることから パソコンをメインで 使 い 移 動 中 や 出 張 先 などで 他 の 機 器 をサブツールとして 使 っていると 考 えられます ( 補 足 )ビジネスメールの 送 受 信 には 主 にどの 機 器 を 利 用 していますか[2012 年 年 ] 0% 20% 40% 60% 80% 100% 99.30% パソコン スマートフォン(iPhoneなど) タブレット(iPadなど) 携 帯 電 話 ネットブック PHS PDA その 他 1.48% 1.70% 1.72% 0.84% 1.11% 1.15% 0.16% 0.26% 0.16% 13.22% 11.25% 8.69% 9.49% % 34.04% 30.22% 30.41% 99.43% 99.67% スマートフォン(iPhone など)やタブレット(iPad など)で 仕 事 のメールを 送 受 信 する 人 が 増 加 の 傾 向 にある 一 方 で 携 帯 電 話 の 利 用 者 が 減 少 しています 2014 年 2013 年 2012 年 5

6 Q3: 社 外 でビジネスメールを 送 受 信 することはありますか まったくない 14.06% ほとんどない 20.18% よくある 33.68% たまにある 32.07% 社 外 でビジネスメールを 送 受 信 することが よくある (33.68%) たまにある (32.07%)と 合 計 が 65.75%で 6 割 以 上 の 人 が 社 外 でも 仕 事 のメールを 送 受 信 していることが 分 かりました Q4:ビジネスメールの 送 受 信 に 使 っている 主 なメールソフトを 教 えてください( 複 数 回 答 可 ) 0% 10% 20% 30% 40% Gmail(Google Apps 含 む) Microsoft Outlook Thunderbird Windows Live メール Outlook Express Lotus Notes Becky! Internet Mail Mail(Mac OS) Yahoo!メール Outlook.com サイボウズメールワイズ Shuriken 秀 丸 メール EdMax npop AL-Mail Sylpheed Opera Mail その 他 わからない 13.50% 10.62% 8.65% 6.61% 5.84% 4.92% 4.78% 2.32% 2.25% 1.62% 0.70% 0.70% 0.49% 0.35% 0.28% 9.14% 1.41% 30.31% 33.61% ビジネスメールの 送 受 信 に 使 っている 主 なメールソフトは Gmail(Google Apps 含 む) (33.61%)が 最 も 多 く Microsoft Outlook (30.31%) Thunderbird (13.50%)と 続 きます 6

7 Q5: 仕 事 上 メール 形 式 は 通 常 何 を 使 っていますか わからない 3.45% HTML 形 式 リッチテキス ト 形 式 15.47% テキスト 形 式 81.08% 仕 事 で 通 常 使 っているメール 形 式 は テキスト 形 式 (81.08%)が 最 も 多 く 主 流 であるといえます このことから HTML 形 式 リッチテキスト 形 式 (15.47%)の 利 用 者 は メールを 送 った 相 手 が テキスト 形 式 を 利 用 している 可 能 性 があること を 考 慮 して HTML 形 式 リッチテキスト 形 式 特 有 の 装 飾 表 現 がなくても 情 報 が 正 しく 伝 わるメールを 書 くべきだといえま す Q6:あなたが 1 日 に 送 信 するビジネスメールは 平 均 で 何 通 ですか 0% 10% 20% 30% 0 通 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 250~299 通 300~349 通 350~399 通 400~449 通 450~499 通 500~999 通 1000 通 以 上 わからない 1.27% 2.04% 3.52% 0.77% 0.49% 0.63% 1.41% 0.35% 6.61% 6.61% 21.03% 25.95% 28.62% 1 日 に 送 信 するビジネスメールの 平 均 通 数 は 1~4 通 (28.62%) 5~9 通 (25.95%) 10~14 通 (21.03%) 15 ~19 通 (6.61%)と その 合 計 が 82.21%となりました なかには 30 通 を 超 える 人 も 7.80%いますが 少 数 派 だといえます 7

8 ( 補 足 )あなたが 1 日 に 送 信 するビジネスメールは 平 均 で 何 通 ですか(~249 通 )[2012 年 年 ] 0% 10% 20% 30% 0 通 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 1.27% 1.64% 1.15% 2.04% 1.90% 1.56% 3.52% 3.20% 2.79% 0.77% 0.52% 0.25% 0.49% 0.52% 0.74% 0.63% 0.72% 0.57% 1.41% 1.57% 1.56% 0.13% 0.33% 0.08% 0.26% 0.26% 0.33% 0.35% 0.08% 6.61% 7.39% 6.72% 6.61% 7.98% 8.36% 21.03% 21.58% 20.49% 26.23% 25.90% 25.95% 25.83% 28.62% 29.02% 2014 年 2013 年 2012 年 8

9 Q7:あなたが 1 日 に 受 信 するビジネスメールは 平 均 で 何 通 ですか 0% 4% 8% 12% 16% 20% 0 通 0.56% 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 250~299 通 300~349 通 350~399 通 400~449 通 450~499 通 500~999 通 1000 通 以 上 わからない 1.90% 1.97% 1.90% 1.55% 0.84% 0.91% 1.55% 0.98% 0.84% 0.28% 0.21% 4.64% 4.71% 5.70% 6.82% 7.31% 9.49% 14.98% 16.17% 16.10% 1 日 に 受 信 するビジネスメールの 平 均 通 数 は 1~4 通 (14.98%) 5~9 通 (16.17%) 10~14 通 (16.10%) 15 ~19 通 (7.31%)と その 合 計 が 54.56%となり 半 数 を 占 めています なかには 30 通 を 超 える 人 が 30.58%います 送 信 メー ルよりも 受 信 メールの 方 が 多 いという 傾 向 が 読 み 取 れます 9

10 ( 補 足 )あなたが 1 日 に 受 信 するビジネスメールは 平 均 で 何 通 ですか(~249 通 )[2012 年 年 ] 0% 4% 8% 12% 16% 20% 0 通 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 0.56% 0.65% 0.57% 1.90% 1.31% 1.23% 1.97% 2.81% 2.62% 1.90% 1.37% 1.97% 1.55% 1.18% 0.98% 0.84% 1.11% 0.98% 0.91% 0.52% 1.07% 1.55% 0.78% 1.39% 0.98% 1.64% 0.98% 0.84% 0.98% 0.66% 7.31% 7.19% 6.48% 4.64% 4.32% 4.18% 6.82% 6.67% 6.56% 5.70% 4.71% 5.49% 5.25% 9.49% 10.27% 9.43% 8.50% 8.69% 12.75% 12.79% 14.98% 16.17% 14.45% 15.49% 16.10% 16.22% 17.21% 2014 年 2013 年 2012 年 10

11 ( 補 足 )1 日 に 送 受 信 するビジネスメールの 平 均 通 数 [2014 年 ] 0% 10% 20% 30% 0 通 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 250~299 通 300~349 通 350~399 通 400~449 通 450~499 通 500~999 通 1000 通 以 上 わからない 1.27% 0.56% 6.61% 7.31% 6.61% 2.04% 4.64% 3.52% 6.82% 0.77% 1.90% 0.49% 1.97% 0.63% 1.90% 1.41% 5.70% 1.55% 0.84% 0.91% 1.55% 4.71% 0.35% 0.98% 0.84% 0.28% 0.21% 9.49% 14.98% 16.17% 16.10% 21.03% 25.95% 28.62% 送 信 受 信 11

12 Q8:ビジネスメールの 確 認 は 平 均 で どのくらいの 頻 度 ですか 0% 10% 20% 30% 40% 50% 1 日 に10 回 以 上 1 日 に4~9 回 1 日 に2~3 回 1 日 に1 回 2 日 に1 回 程 度 1 週 間 に1~2 回 程 度 ほとんど 確 認 していない わからない 3.31% 0.56% 0.35% 0.42% 0.63% 18.57% 33.83% 42.33% ビジネスメールの 確 認 頻 度 は 平 均 で 1 日 に 10 回 以 上 (42.33%)が 最 も 多 く 頻 繁 にメールを 確 認 して メールを 中 心 に 仕 事 が 進 んでいることが 分 かります 1 日 に 4~9 回 (33.83%) 1 日 に 2~3 回 (18.57%) 1 日 に 1 回 (3.31%)と 1 日 に 1 回 以 上 を 合 計 すると 98.04%です 毎 日 メールを 確 認 することが 当 たり 前 になっていると 考 えられます Q9: 送 信 したメールの 返 信 は いつまでに 欲 しいですか 急 ぐ 場 合 を 除 きます 0% 20% 40% 60% 1 分 以 内 5 分 以 内 10 分 以 内 15 分 以 内 30 分 以 内 1 時 間 以 内 2 時 間 以 内 4 時 間 以 内 8 時 間 以 内 24 時 間 (1 日 ) 以 内 48 時 間 (2 日 ) 以 内 72 時 間 (3 日 ) 以 内 96 時 間 (4 日 ) 以 内 120 時 間 (5 日 ) 以 内 144 時 間 (6 日 ) 以 内 168 時 間 (7 日 ) 以 内 192 時 間 (8 日 ) 以 上 わからない 0.21% 1.05% 4.92% 4.08% 7.24% 7.10% 4.15% 0.21% 16.95% 53.59% 送 信 したメールの 返 信 は いつまでに 欲 しいか( 急 ぐ 場 合 を 除 く)の 問 いに 対 して 24 時 間 (1 日 ) 以 内 (53.59%)が 最 も 多 くなりました 1 分 以 内 () 5 分 以 内 (0.21%) 10 分 以 内 () 15 分 以 内 () 30 分 以 内 (1.05%) 1 時 間 以 内 (4.92%) 2 時 間 以 内 (4.08%) 4 時 間 以 内 (7.24%) 8 時 間 以 内 (7.10%) 24 時 間 (1 日 ) 以 内 (53.59%)と 24 時 間 以 内 に 返 信 が 欲 しい 人 の 合 計 は 78.33%となりました 24 時 間 以 上 待 てる 人 は 21.66%です 24 時 間 (1 日 ) 以 内 に 返 信 することが 望 ましいといえます 12

13 Q10: 受 信 したメールの 返 信 は いつまでにしていますか 平 均 でお 答 えください 0% 20% 40% 60% 1 分 以 内 5 分 以 内 10 分 以 内 15 分 以 内 30 分 以 内 1 時 間 以 内 2 時 間 以 内 4 時 間 以 内 8 時 間 以 内 24 時 間 (1 日 ) 以 内 48 時 間 (2 日 ) 以 内 72 時 間 (3 日 ) 以 内 96 時 間 (4 日 ) 以 内 120 時 間 (5 日 ) 以 内 144 時 間 (6 日 ) 以 内 168 時 間 (7 日 ) 以 内 192 時 間 (8 日 ) 以 上 わからない 0.91% 1.05% 0.77% 1.76% 4.78% 11.18% 7.74% 11.32% 14.35% 8.16% 37.76% 受 信 したメールの 返 信 は 平 均 でいつまでにしているかの 問 いに 対 して 24 時 間 (1 日 ) 以 内 (37.76%)が 最 も 多 く 1 分 以 内 () 5 分 以 内 (0.91%) 10 分 以 内 (1.05%) 15 分 以 内 (0.77%) 30 分 以 内 (4.78%) 1 時 間 以 内 (11.18%) 2 時 間 以 内 (7.74%) 4 時 間 以 内 (11.32%) 8 時 間 以 内 (14.35%)の 合 計 が 9とな りました 9 割 の 人 が 24 時 間 以 内 に 返 信 していることが 分 かります この 結 果 から 24 時 間 (1 日 ) 以 内 の 返 信 が 望 まれ 習 慣 化 していることが 分 かります ( 補 足 ) 返 信 している 返 信 がほしい 期 限 [2014 年 ] 0% 20% 40% 60% 1 分 以 内 5 分 以 内 0.91% 0.21% 10 分 以 内 1.05% 15 分 以 内 0.77% 30 分 以 内 4.78% 1.05% 1 時 間 以 内 4.92% 11.18% 2 時 間 以 内 7.74% 4.08% 4 時 間 以 内 7.24% 11.32% 8 時 間 以 内 7.10% 14.35% 24 時 間 (1 日 ) 以 内 37.76% 53.59% 48 時 間 (2 日 ) 以 内 8.16% 16.95% 72 時 間 (3 日 ) 以 内 1.76% 4.15% 96 時 間 (4 日 ) 以 内 120 時 間 (5 日 ) 以 内 144 時 間 (6 日 ) 以 内 168 時 間 (7 日 ) 以 内 0.21% 192 時 間 (8 日 ) 以 上 わからない 返 信 している 返 信 がほしい 13

14 Q11:ビジネスメールの 返 信 が 遅 れてしまうことはありますか まったくない 1.20% よくある 8.58% ほとんどない 26.09% たまにある 64.14% ビジネスメールの 返 信 が 遅 れてしまうことが よくある (8.58%) たまにある (64.14%)の 合 計 が 72.72%で 7 割 の 人 が 日 常 的 にメールの 返 信 が 遅 れてしまうことがあるようです ( 補 足 )ビジネスメールの 返 信 が 遅 れてしまうことはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 2014 年 8.58% 64.14% 26.09% 1.20% 2013 年 8.18% 61.09% 28.84% 1.90% 2012 年 6.31% 64.43% 27.13% 2.13% ビジネスメールの 返 信 が 遅 れてしまうことが よくある (8.58%)と たまにある (64.14%)の 合 計 が 72.72%で 2013 年 の 69.27%と 比 べると 3.45 ポイント 増 加 しています 14

15 Q12: 返 信 が 遅 れてしまう 理 由 を 教 えてください(Q11 で よくある たまにある と 答 えた 方 )( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% すぐに 結 論 が 出 せない 忙 しくて 時 間 がない 返 信 が 遅 れても 問 題 のない 相 手 (メール) メールの 文 章 を 考 えるのに 時 間 がかかる 処 理 するメールの 量 が 多 い 自 分 が 返 信 すべきか 迷 う メールが 届 いていることを 忘 れてしまう 1つのメールに 複 数 の 用 件 が 入 っている メールを 見 逃 してしまう メールを 書 くのが 遅 い メールを 書 くのが 苦 手 その 他 22.82% 17.02% 16.73% 15.47% 13.06% 7.93% 7.74% 4.84% 7.83% 36.27% 42.46% 69.25% 返 信 が 遅 れてしまう 理 由 は すぐに 結 論 が 出 せない (69.25%)が 最 も 多 く 結 論 を 出 すのに 時 間 のかかる 重 要 な 用 件 や 複 雑 な 用 件 をメールでやりとりしていることが 分 かります 返 信 が 遅 れても 問 題 ない 相 手 (メール) (36.27%) 自 分 が 返 信 すべきか 迷 う (16.73%)など 相 手 や 内 容 に 応 じて いつ 返 信 すべきかを 判 断 し 優 先 順 位 をつけて 処 理 していることも 分 か ります しかし 忙 しくて 時 間 がない (42.46%) メールの 文 章 を 考 えるのに 時 間 がかかる (22.82%) 処 理 するメ ールの 量 が 多 い (17.02%) メールが 届 いていることを 忘 れてしまう (15.47%) 1 つのメールに 複 数 の 用 件 が 入 って いる (13.06%) メールを 見 逃 してしまう (7.93%) メールを 書 くのが 遅 い (7.74%) メールを 書 くのが 苦 手 (4.84%)などの 回 答 もあることから メール 処 理 の 効 率 化 やスピードアップ 社 内 ルールの 策 定 など 根 本 的 な 対 策 や 文 章 力 の 向 上 が 必 要 だといえます 15

16 Q13:ビジネスメールを 1 通 書 くのに 平 均 で どのくらいの 時 間 がかかりますか 0% 10% 20% 30% 40% 1 秒 ~59 秒 1 分 2 分 3 分 4 分 5 分 6 分 7 分 8 分 9 分 10 分 11 分 12 分 13 分 14 分 15 分 16 分 17 分 18 分 19 分 20 分 21 分 22 分 23 分 24 分 25 分 26 分 27 分 28 分 29 分 30 分 35 分 40 分 45 分 50 分 55 分 60 分 61 分 以 上 わからない 1.48% 2.60% 0.77% 0.84% 2.11% 1.55% 0.21% 2.60% 0.21% 0.21% 0.28% 5.06% 8.37% 9.77% 30.24% 32.77% ビジネスメールを 1 通 書 く 平 均 時 間 については 5 分 (32.77%)が 最 も 多 く 5 分 以 内 の 合 計 が 47.39%となり 約 半 数 です しかし 1 通 のメールを 書 くのに 平 均 で 10 分 かかる 人 も 30.24%います なかには 1 通 書 くのに 30 分 以 上 かけている 人 が 3.09%います つまり 1 通 に 10 分 かけて 1 日 10 通 のメールを 書 いている 人 は 1 日 の 労 働 時 間 のうち 100 分 をメールに 費 やし ていることになります 1 通 あたりのメールを 書 くスピードが 仕 事 の 生 産 性 にも 影 響 を 与 えている 可 能 性 があります 16

17 Q14:ビジネスメールの 本 文 は 何 文 字 で 改 行 していますか 0% 10% 20% 30% 40% 50% 10 文 字 前 後 4.78% 20 文 字 前 後 30 文 字 前 後 37.90% 40.08% 40 文 字 前 後 10.69% 改 行 していない 気 にしていない わからない 2.04% 1.05% 3.45% ビジネスメールの 本 文 の 改 行 の 位 置 は 30 文 字 前 後 (40.08%)が 最 も 多 いという 結 果 になりました Q15:ビジネスメールの 宛 先 (TO CC) 欄 の 表 示 名 に 様 をつける 必 要 はあると 思 いますか? どちらでもよい 32.49% ある 33.54% ない 33.97% ビジネスメールの 宛 先 (TO CC) 欄 の 表 示 名 に 様 をつける 必 要 が ある (33.54%) ない (33.97%) どちらでも よい (32.49%)という 結 果 になりました Q16:ビジネスメールを 返 信 するときに Re: を 削 除 して 件 名 を 変 えていますか わからない 1.62% 変 えている 15.75% 変 えていない 82.63% 相 手 から 受 け 取 ったメールを 返 信 する 際 自 動 的 に 件 名 につく Re: を 削 除 して 件 名 を 変 えているかという 問 いに 対 しては 変 えている (15.75%) 変 えていない (82.63%) わからない (1.62%)という 結 果 になりました Re: を 残 し たまま 返 信 する 人 が 多 数 派 といえます 17

18 Q17: 添 付 ファイルを 受 け 取 って 容 量 が 大 きい と 不 快 に 感 じるのは 何 MB ですか 0% 10% 20% 30% 1MB 2MB 3MB 4MB 5MB 6MB 7MB 8MB 9MB 10MB 10MBより 大 きい 場 合 気 にしたことがない わからない 1.55% 0.70% 0.77% 4.78% 5.13% 3.94% 4.08% 13.71% 13.36% 12.87% 16.74% 22.36% 添 付 ファイルを 受 け 取 って 容 量 が 大 きい と 不 快 に 感 じるのは 何 MB かの 問 いに 対 しては 1MB ( 4.78%) 2MB ( 13.71%) 3MB (13.36%) 4MB (5.13%) 5MB (16.74%) 6MB (1.55%) 7MB (0.70%) 8MB (0.77%) 9MB () 10MB (3.94%) 10MB より 大 きい 場 合 (12.87%)という 結 果 になりました 気 にしたことがない (22.36%) という 人 もいますが 受 信 可 能 とする 上 限 が 決 まっている 企 業 も 多 く 容 量 が 大 きいと 不 快 に 感 じる 人 もいます 添 付 する 際 は ファイルの 容 量 を 考 慮 することが 相 手 の 感 情 にも 配 慮 したことにつながることが 分 かります Q18: 添 付 ファイルにパスワードをかけるのは どのような 場 合 ですか( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 58.65% 機 密 情 報 が 含 まれているとき 個 人 情 報 が 含 まれているとき 相 手 に 要 求 されたとき すべてのファイルにパスワードをかけていない すべてのファイルにパスワードをかけている その 他 5.98% 4.85% 19.06% 33.76% 5 添 付 ファイルにパスワードをかけるのは 機 密 情 報 が 含 まれているとき (58.65%) 個 人 情 報 が 含 まれているとき (5) 相 手 に 要 求 されたとき (33.76%)と 続 きます すべてのファイルにパスワードをかけていない (19.06%)という 人 は 機 密 情 報 や 個 人 情 報 をメールに 添 付 する 際 の 危 機 管 理 意 識 に 欠 けることが 推 測 されます 18

19 Q19: 添 付 ファイルのパスワードは どのような 手 段 で 通 知 していますか( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% メール( 添 付 ファイルとは 別 に) 75.39% 電 話 14.63% メール( 添 付 ファイルと 一 緒 に) 9.28% 会 う ソーシャルメディアのメッセージ ファクス チャット 社 内 SNS ビジネス 文 書 2.74% 1.48% 1.34% 1.13% 0.70% 0.49% その 他 15.54% 添 付 ファイルのパスワードは どのような 手 段 で 通 知 しているかの 問 いに 対 しては メール( 添 付 ファイルとは 別 に) (75.39%) が 最 も 多 い 一 方 で メール( 添 付 ファイルと 一 緒 に) (9.28%)という 回 答 もあります パスワードをかけたファイルを 添 付 し たメールの 本 文 にパスワードを 書 くと 送 信 先 を 間 違 えた 場 合 ファイルを 開 封 されてしまう 可 能 性 があり 危 険 です Q20: 単 語 登 録 をしていますか わからない 2.74% していない 27.71% している 69.55% 単 語 登 録 を している (69.55%) 人 が 約 7 割 です していない (27.71%) 人 は メールを 送 るたびに 自 社 名 や 名 前 製 品 名 など 繰 り 返 し 使 用 する 単 語 を 都 度 手 入 力 しており 無 駄 な 時 間 がかかっていると 考 えられます Q21:ビジネスメールを 書 くときにテンプレート( 雛 形 )を 使 うことはありますか まったくない 16.10% よくある 20.68% ほとんどない 29.47% たまにある 33.76% テンプレート( 雛 形 )を 使 うことが よくある (20.68%)と たまにある (33.76%)の 合 計 が 54.44%で 半 数 の 人 がテンプ レート( 雛 形 )を 活 用 していることが 分 かりました 19

20 Q22:ビジネスメールを 書 くとき 不 安 に 感 じることはありますか まったくない 5.27% よくある 13.99% ほとんど ない 27.71% たまにある 53.02% メールを 書 くとき 不 安 に 感 じることがあるかの 問 いに 対 しては よくある (13.99%)と たまにある (53.02%)の 合 計 が 67.01%で 約 7 割 の 人 が 自 分 のメールに 対 して 何 らかの 不 安 を 感 じていることが 分 かりました メールについては 明 確 なルー ルや 基 準 がなく 教 育 もおこなわれていないことから 自 己 流 メールや 社 内 特 有 のメールに 不 安 を 抱 いている 可 能 性 があります ( 補 足 )ビジネスメールを 書 くとき 不 安 に 感 じることはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 2014 年 13.99% 53.02% 27.71% 5.27% 2013 年 12.30% 49.57% 32.57% 5.56% 2012 年 9.92% 48.61% 35.49% 5.98% メールを 書 くとき 不 安 に 感 じることがあるかの 問 いに 対 しては よくある (13.99%)と たまにある (53.02%)の 合 計 が 67.01%で 2013 年 の 61.87%から 5.14 ポイント 上 昇 し 増 加 の 傾 向 にあります 20

21 Q23: 何 が 不 安 ですか(Q22 で よくある たまにある とお 答 えの 方 )( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% きちんと 伝 わるかどうか 文 章 の 書 き 方 敬 語 の 使 い 方 相 手 を 怒 らせないかどうか 何 が 正 しいメールなのか 分 からないこと 誰 からもビジネスメールを 学 んだことがないこと 挨 拶 の 仕 方 日 本 語 ( 文 法 ) 件 名 (タイトル)の 付 け 方 敬 称 ( 様 さん)の 付 け 方 名 乗 り 方 TO CC BCCの 使 い 分 け 開 封 確 認 要 求 の 設 定 重 要 度 の 設 定 テキスト 形 式 とHTML 形 式 のどちらを 使 うべきか!や?を 使 ってもいいのか 機 種 依 存 文 字 を 使 ってもいいのか 絵 文 字 顔 文 字 (^-^)を 使 ってもいいのか 添 付 ファイルの 付 け 方 署 名 の 付 け 方 や を 使 ってもいいのか メールソフトの 使 い 方 その 他 35.68% 77.54% 34.63% 33.58% 27.39% 20.99% 19.31% 18.05% 14.80% % 5.98% 5.67% 4.20% 3.67% 3.57% 3.46% 2.94% 2.94% 2.62% 2.10% 1.57% 2.83% メールを 書 くとき 不 安 に 感 じることは きちんと 伝 わるかどうか (77.54%)が 最 も 多 く 文 章 の 書 き 方 (35.68%) 敬 語 の 使 い 方 (34.63%) 相 手 を 怒 らせないかどうか (33.58%) 何 が 正 しいメールなのか 分 からないこと (27.39%) の 5 項 目 が 上 位 を 占 めています ビジネスメールについて 基 本 からしっかり 学 ぶことはもちろんのこと コミュニケーションに ついても 学 ぶ 必 要 があると 考 えられます 21

22 Q24: 過 去 一 年 間 で あなたはビジネスメールで 失 敗 をしたことはありますか まったくない 7.74% よくある 1.48% ほとんどない 46.84% たまにある 43.95% 過 去 1 年 間 で ビジネスメールで 失 敗 をしたことが よくある (1.48%)と たまにある (43.95%)の 合 計 が 45.43%で 約 半 数 の 人 が 実 際 に 失 敗 を 経 験 していることが 分 かりました 失 敗 したことが ほとんどない (46.84%) まったくない (7.74%) という 人 たちのなかには 自 分 の 失 敗 や 間 違 いに 気 付 いていない 人 が 含 まれている 可 能 性 があります 自 覚 していないだけで 知 らぬ 間 にトラブルを 招 いているかもしれません ( 補 足 ) 過 去 一 年 間 で あなたはビジネスメールで 失 敗 をしたことはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 1.48% 2014 年 43.95% 46.84% 7.74% 1.64% 2013 年 48.59% 42.32% 7.46% 1.07% 2012 年 48.61% 42.30% 8.03% 過 去 1 年 間 で ビジネスメールで 失 敗 をしたことが よくある (1.48%)と たまにある (43.95%)の 合 計 が 45.43%で 2013 年 の 50.23%と 比 べると 4.8 ポイント 減 少 しています ビジネスメールのマナーやルールなどが 少 しずつ 浸 透 してきたことが 考 えられます 22

23 Q25:どのような 失 敗 をしましたか(Q24 で よくある たまにある とお 答 えの 方 )( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ 文 章 に 誤 字 や 脱 字 宛 先 (メールアドレス) 間 違 い メールの 返 信 が 遅 い メールの 返 信 を 忘 れた 文 章 が 曖 昧 添 付 ファイルの 容 量 が 大 きい 添 付 ファイルの 選 択 間 違 い 件 名 (タイトル)がついていない 宛 名 ( 相 手 の 名 前 )の 誤 字 脱 字 文 章 が 長 い 文 章 が 冷 たい 送 信 者 名 ( 差 出 人 )の 設 定 間 違 い 添 付 ファイルが 開 けない 敬 語 の 間 違 い 言 葉 遣 い 文 章 が 失 礼 日 本 語 ( 文 法 )の 間 違 い 敬 称 ( 様 さん)の 付 け 忘 れ 件 名 (タイトル)が 分 かりにくい 電 話 すべき 時 にメールを 送 る 文 章 が 攻 撃 的 署 名 が 無 い 情 報 が 足 りない BCCで 送 るべきところをCCで 送 信 声 をかけるべき 時 にメールを 送 る 機 種 依 存 文 字 を 使 用 ビジネスマナーがなっていない 文 章 が 短 い TOにたくさんの 人 を 入 れた 名 乗 りが 無 い 引 用 の 間 違 い 携 帯 電 話 やスマートフォンからメールを 送 る CCが 多 い 挨 拶 が 無 い 宛 名 ( 相 手 の 名 前 )が 書 いていない 添 付 ファイルの 数 が 多 い メールの 転 送 先 を 間 違 えた!や?を 使 用 仕 事 でプライベートのメールアドレスを 使 っている 開 封 確 認 要 求 の 設 定 HTML 形 式 メールを 使 用 重 要 度 の 設 定 絵 文 字 顔 文 字 (^-^)を 使 用 署 名 のPR 情 報 が 長 すぎる 署 名 の 装 飾 が 派 手 や を 使 用 その 他 23.99% 21.21% 16.72% 14.86% 12.07% 10.84% 10.53% 9.29% 8.98% 8.67% 8.36% 6.66% 6.50% 5.88% 5.42% 5.11% 5.11% 5.11% 4.33% 4.02% 2.94% 2.94% 2.17% 2.01% 1.70% 1.70% 1.70% 1.55% 1.39% 1.39% 1.39% 1.24% 1.24% 1.24% 1.08% 0.77% 0.62% 0.31% 0.31% 0.15% 0.15% 0.15% 0.15% 6.66% 32.51% 72.45% 自 覚 している 自 身 のビジネスメールでの 失 敗 は 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ (72.45%) 文 章 に 誤 字 や 脱 字 (32.51%) 宛 先 (メールアドレス) 間 違 い (23.99%) メールの 返 信 が 遅 い (21.21%) メールの 返 信 を 忘 れた (16.72%)の 5 項 目 が 上 位 を 占 めています 機 能 的 なものや 誰 の 目 にも 明 らかな 失 敗 が 上 位 を 占 める 傾 向 にあります 23

24 Q26: 自 分 の 失 敗 を 指 摘 されたことはありますか(Q24 で よくある たまにある とお 答 えの 方 ) まったくない 12.54% 未 回 答 1.24% ほとんどない 50.62% たまにある 33.59% よくある 2.01% 自 分 の 失 敗 を 指 摘 されたことが ほとんどない (50.62%)と まったくない (12.54%)の 合 計 が 63.16%で 6 割 以 上 の 人 が ほとんど 指 摘 をされていません メールは 失 敗 を 指 摘 されにくいという 傾 向 が 分 かります ( 補 足 ) 自 分 の 失 敗 を 指 摘 されたことはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 未 回 答 2.01% 2014 年 33.59% 50.62% 12.54% 1.24% 1.82% 2013 年 33.59% 49.35% 13.15% 2.08% 1.82% 2012 年 33.33% 48.51% 14.03% 2.31% 自 分 の 失 敗 を 指 摘 されたことが ほとんどない (50.62%)と まったくない (12.54%)の 合 計 が 63.16%で 2013 年 の 62.50% と 比 べると 0.66 ポイント 増 加 しています 24

25 Q27: 過 去 一 年 間 で ビジネスメールを 受 け 取 って 失 敗 を 見 つけたことはありますか まったくない 2.04% ほとん どない 17.37% よくある 13.08% たまにある 67.51% 過 去 1 年 間 で ビジネスメールを 受 け 取 って 失 敗 を 見 つけたことが よくある (13.08%)と たまにある (67.51%)の 合 計 が 80.59%で 8 割 の 人 が 相 手 のメールの 失 敗 に 気 づいています Q24 の 回 答 によると 過 去 1 年 間 で ビジネスメールの 失 敗 をした 人 は 45.43%でした この 2 つの 結 果 から 自 分 の 失 敗 よりは 相 手 の 失 敗 の 方 が 目 に 留 まりやすいことが 分 かります ( 補 足 ) 過 去 一 年 間 で ビジネスメールを 受 け 取 って 失 敗 を 見 つけたことはありますか[ 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 2014 年 13.08% 67.51% 17.37% 2.04% 2013 年 15.83% 68.61% 14.39% 1.18% 2012 年 13.36% 68.77% 16.31% 1.56% 過 去 1 年 間 で ビジネスメールを 受 け 取 って 失 敗 を 見 つけたことが よくある (13.08%)と たまにある (67.51%)の 合 計 が 80.59%で 2013 年 の 84.44%と 比 べると 3.85 ポイント 減 少 しています 25

26 Q28: 相 手 の 失 敗 は どのようなものでしたか(Q27 で よくある たまにある とお 答 えの 方 )( 複 数 回 答 可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ 文 章 に 誤 字 や 脱 字 文 章 が 曖 昧 宛 先 (メールアドレス) 間 違 い 件 名 (タイトル)が 分 かりにくい 添 付 ファイルの 容 量 が 大 きい 日 本 語 ( 文 法 )の 間 違 い 件 名 (タイトル)がついていない BCCで 送 るべきところをCCで 送 信 添 付 ファイルが 開 けない メールの 返 信 が 遅 い 宛 名 ( 相 手 の 名 前 )の 誤 字 脱 字 TOにたくさんの 人 を 入 れた 署 名 が 無 い 情 報 が 足 りない 名 乗 りが 無 い 言 葉 遣 い 文 章 が 失 礼 敬 語 の 間 違 い 送 信 者 名 ( 差 出 人 )の 設 定 間 違 い 文 章 が 長 い 添 付 ファイルの 選 択 間 違 い 文 章 が 冷 たい CCが 多 い 文 章 が 攻 撃 的 電 話 すべき 時 にメールを 送 る 宛 名 ( 相 手 の 名 前 )が 書 いていない メールの 返 信 を 忘 れた 機 種 依 存 文 字 を 使 用 挨 拶 が 無 い ビジネスマナーがなっていない 声 をかけるべき 時 にメールを 送 る 署 名 のPR 情 報 が 長 すぎる 敬 称 ( 様 さん)の 付 け 忘 れ 開 封 確 認 要 求 の 設 定 HTML 形 式 メールを 使 用 添 付 ファイルの 数 が 多 い 文 章 が 短 い 署 名 の 装 飾 が 派 手 絵 文 字 顔 文 字 (^-^)を 使 用 や を 使 用 仕 事 でプライベートのメールアドレスを 使 っている!や?を 使 用 メールの 転 送 先 を 間 違 えた 携 帯 電 話 やスマートフォンからメールを 送 る 重 要 度 の 設 定 引 用 の 間 違 い その 他 29.58% 25.04% 24.61% 21.90% 21.20% 20.51% 20.51% 19.55% 16.93% 16.93% 15.97% 14.66% 14.40% 14.05% 13.96% 13.79% 12.74% 12.39% 12.04% 10.03% 9.86% 9.77% 9.51% 8.55% 8.29% 7.94% 7.94% 7.59% 7.33% 6.89% 6.72% 6.46% 6.28% 5.67% 5.41% 5.41% 4.62% 3.23% 2.53% 2.53% 2.44% 2.09% 1.57% 1.48% 3.49% 40.66% 69.02% 受 け 取 ったメールの 中 に 見 つけた 失 敗 は 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ (69.02%) 文 章 に 誤 字 や 脱 字 (40.66%) 文 章 が 曖 昧 (29.58%) 宛 先 (メールアドレス) 間 違 い (25.04%) 件 名 (タイトル)が 分 かりにくい (24.61%)の 5 項 目 が 上 位 を 占 めています Q25 の 自 分 の 失 敗 として 自 覚 している 内 容 と ほぼ 一 致 しています 26

27 Q29: 相 手 の 失 敗 を 指 摘 したことはありますか(Q27 で よくある たまにある とお 答 えの 方 ) 未 回 答 1.66% よくある 1.75% まったくない 25.04% たまにある 30.37% ほとんどない 41.19% 相 手 の 失 敗 を 指 摘 したことが ほとんどない (41.19%)と まったくない (25.04%)の 合 計 が 66.23%で 6 割 以 上 の 人 が 指 摘 をしていません あえて 指 摘 をするまでもないとの 考 えや 指 摘 をすることで 角 を 立 てたくないという 心 理 も 働 いているよう です ( 補 足 ) 相 手 の 失 敗 を 指 摘 したことはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 未 回 答 1.75% 2014 年 30.37% 41.19% 25.04% 1.66% 1.63% 2013 年 33.54% 41.60% 21.84% 1.39% 2.00% 2012 年 29.24% 42.91% 24.95% 0.90% 相 手 の 失 敗 を 指 摘 したことが ほとんどない (41.19%)と まったくない (25.04%)の 合 計 が 66.23%で 2013 年 の 63.44% と 比 べると 2.79 ポイント 増 加 しています 相 手 の 失 敗 を 指 摘 はしにくい 傾 向 が 強 まったことが 分 かります 27

28 Q30: 過 去 一 年 間 で あなたはビジネスメールで 不 快 に 感 じたことはありますか まったくない 6.82% よくある 4.22% ほとんどない 42.62% たまにある 46.34% ビジネスメールで 不 快 に 感 じたことが よくある (4.22%)と たまにある (46.34%)の 合 計 が 50.56%で 半 数 の 人 が 何 ら かの 不 快 を 感 じていることが 分 かりました ( 補 足 ) 過 去 一 年 間 で あなたはビジネスメールで 不 快 に 感 じたことはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 4.22% 2014 年 46.34% 42.62% 6.82% 3.60% 2013 年 46.89% 43.56% 5.95% 4.34% 2012 年 44.84% 44.59% 6.23% ビジネスメールで 不 快 に 感 じたことが よくある (4.22%)と たまにある (46.34%)の 合 計 が 50.56%で 2013 年 の 50.49% と 比 べると 0.07 ポイント 増 加 しており ほぼ 横 ばいです 28

29 Q31:どのようなことが 不 快 でしたか(Q30 で よくある たまにある とお 答 えの 方 )( 複 数 回 答 可 ) 0% 10% 20% 30% 40% 文 章 が 曖 昧 文 章 が 失 礼 文 章 が 攻 撃 的 文 章 が 冷 たい 件 名 (タイトル)が 分 かりにくい メールの 返 信 が 遅 い 文 章 が 長 い 言 葉 遣 い 添 付 ファイルの 容 量 が 大 きい 文 章 に 誤 字 や 脱 字 名 乗 りが 無 い 電 話 すべき 時 にメールを 送 る TOにたくさんの 人 を 入 れた 日 本 語 ( 文 法 )の 間 違 い BCCで 送 るべきところをCCで 送 信 開 封 確 認 要 求 の 設 定 件 名 (タイトル)がついていない ビジネスマナーがなっていない 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ 署 名 が 無 い 情 報 が 足 りない 声 をかけるべき 時 にメールを 送 る 敬 語 の 間 違 い 宛 名 ( 相 手 の 名 前 )の 誤 字 脱 字 CCが 多 い 添 付 ファイルが 開 けない 署 名 のPR 情 報 が 長 すぎる 機 種 依 存 文 字 を 使 用 メールの 返 信 を 忘 れた 宛 名 ( 相 手 の 名 前 )が 書 いていない 挨 拶 が 無 い HTML 形 式 メールを 使 用 絵 文 字 顔 文 字 (^-^)を 使 用 文 章 が 短 い 署 名 の 装 飾 が 派 手 宛 先 (メールアドレス) 間 違 い 送 信 者 名 ( 差 出 人 )の 設 定 間 違 い 添 付 ファイルの 数 が 多 い や を 使 用 敬 称 ( 様 さん)の 付 け 忘 れ!や?を 使 用 重 要 度 の 設 定 添 付 ファイルの 選 択 間 違 い 仕 事 でプライベートのメールアドレスを 使 っている 携 帯 電 話 やスマートフォンからメールを 送 る 引 用 の 間 違 い メールの 転 送 先 を 間 違 えた その 他 21.84% 17.94% 17.39% 16.55% 16.27% 15.99% 15.30% 13.35% 12.38% 11.54% 11.54% 11.40% 11.40% 10.85% 10.85% 10.71% 10.15% 9.87% 9.18% 8.48% 8.48% 8.21% 7.93% 7.23% 6.54% 6.40% 6.26% 5.98% 5.42% 4.73% 4.45% 4.45% 4.45% 4.45% 4.17% 3.89% 3.76% 2.78% 2.50% 2.23% 1.53% 1.25% 0.70% 0.70% 6.95% 31.85% 37.69% 不 快 に 感 じた 内 容 は 文 章 が 曖 昧 (37.69%) 文 章 が 失 礼 (31.85%) 文 章 が 攻 撃 的 (21.84%) 文 章 が 冷 たい (17.94%) 件 名 (タイトル)が 分 かりにくい (17.39%)の 5 項 目 が 上 位 を 占 めています Q 25 の 自 覚 している 失 敗 内 容 と Q28 の 受 け 取 ったメールの 中 に 見 つけた 失 敗 内 容 と 比 べると 並 び 順 が 異 なります 失 敗 は 誰 が 見 ても 分 かる 機 能 的 で 具 体 的 な 内 容 でしたが 不 快 感 を 誘 発 するのは 人 によって 感 じ 方 の 違 う 感 情 的 で 抽 象 的 な 内 容 であることが 分 かりました 特 に 不 快 感 を 生 む 原 因 は 文 章 の 占 める 割 合 が 大 きく 文 章 が 不 快 感 を 引 き 起 こすことが 分 かりました ビジネスメールのマナーやルール だけでなく 文 章 の 書 き 方 や 伝 え 方 についても 学 び 配 慮 あるコミュニケーションを 心 がける 必 要 があるといえます 件 名 (タ イトル)が 分 かりにくい ことが ビジネスメールの 失 敗 として 認 識 されると 同 時 に 受 け 手 の 不 快 感 を 誘 発 していることも 分 かりました 29

30 Q32: 自 分 が 不 快 に 感 じたことを 指 摘 したことはありますか(Q30 で よくある たまにある とお 答 えの 方 ) 未 回 答 1.39% よくある 1.11% まったくない 36.16% たまにある 20.31% ほとんどない 41.03% 不 快 に 感 じたことを 指 摘 したことは ほとんどない (41.03%)と まったくない (36.16%)の 合 計 が 77.19%で 8 割 近 い 人 が 指 摘 をしていません 不 快 に 感 じる 内 容 や 程 度 は 人 によって 異 なるため あきらかな 失 敗 ( 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ)などに 比 べると 指 摘 をしにくいことが 考 えられます ( 補 足 ) 自 分 が 不 快 に 感 じたことを 指 摘 したことはありますか[2012 年 年 ] よくある たまにある ほとんどない まったくない 未 回 答 1.11% 2014 年 20.31% 41.03% 36.16% 1.39% 1.42% 2013 年 22.67% 41.19% 33.94% 0.78% 2.00% 2012 年 20.67% 43.67% 32.00% 1.67% 不 快 に 感 じたことを 指 摘 したことは ほとんどない (41.03%)と まったくない (36.16%)の 合 計 が 77.19%で 2013 年 の 75.13%と 比 べると 2.06 ポイント 増 加 しています 自 分 の 不 快 感 は 特 に 指 摘 がしにくいことが 分 かります 30

31 ( 補 足 ) 失 敗 した( 自 分 の 失 敗 ) 失 敗 を 見 つけた( 相 手 の 失 敗 ) 不 快 に 感 じたの 推 移 [2011 年 年 ] 16% 15.42% 開 封 確 認 要 求 の 設 定 12% 8% 4% 0% 10.98% 12.05% 8.21% 10.85% 9.17% 7.12% 6.46% 1.11% 0.66% 0.78% 0.31% 2011 年 2012 年 2013 年 2014 年 失 敗 した 失 敗 を 見 つけた 不 快 に 感 じた 開 封 確 認 要 求 の 設 定 は 失 敗 としての 自 覚 や 認 識 が 減 少 しています これは Gmail といった 開 封 確 認 要 求 の 機 能 をもたないメ ールソフトが 普 及 し 開 封 確 認 要 求 に 遭 遇 する 利 用 者 が 減 っていることも 理 由 の 一 つに 考 えられます ただし 不 快 感 を 与 える 機 能 であることには 変 わりないことが 分 かりました 添 付 ファイルの 付 け 忘 れ 80% 65.00% 70.63% 72.66% 72.45% 60% 56.11% 68.66% 68.86% 69.02% 40% 20% 0% 7.12% 8.03% 7.17% 10.15% 2011 年 2012 年 2013 年 2014 年 失 敗 した 失 敗 を 見 つけた 不 快 に 感 じた 添 付 ファイルの 付 け 忘 れは 失 敗 の 上 位 項 目 として 自 覚 認 識 をされていますが その 失 敗 がすぐさま 不 快 感 につながるわけ ではないことが 分 かりました 31

32 宛 先 (メールアドレス) 間 違 い 30% 25% 20% 15% 15.93% 15.90% 28.04% 27.03% 25.26% 22.61% 25.04% 23.99% 10% 5% 0% 6.67% 5.05% 2.75% 4.45% 2011 年 2012 年 2013 年 2014 年 宛 先 (メールアドレス) 間 違 いは 失 敗 として 自 覚 認 識 されており 注 意 すべき 失 敗 ですが 不 快 感 とのつながりは 弱 いこと が 分 かりました 失 敗 した 失 敗 を 見 つけた 不 快 に 感 じた 文 章 に 誤 字 や 脱 字 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 60.97% 46.41% 47.64% 54.26% 40.66% 33.99% 35.68% 32.51% 16.91% 13.50% 16.71% 13.35% 2011 年 2012 年 2013 年 2014 年 失 敗 した 失 敗 を 見 つけた 不 快 に 感 じた 文 章 の 誤 字 や 脱 字 は 失 敗 として 自 覚 認 識 しやすく 不 快 感 にも 結 び 付 く 可 能 性 があることが 分 かりました 32

33 Q33: 過 去 一 年 間 で あなたの 周 りで 仕 事 上 のメールによるトラブルはありますか よくある 1.13% まったくない 25.11% たまにある 19.97% ほとんどない 53.80% 過 去 1 年 間 で 周 囲 でメールによるトラブルが よくある (1.13%)と たまにある (19.97%)の 合 計 が 21.10%で 2 割 の 人 がメールによるトラブルに 遭 遇 しています トラブルの 内 容 は 宛 先 間 違 い といった 誤 送 信 や 添 付 ファイルの 付 け 間 違 え 文 章 の 解 釈 が 異 なり 誤 解 を 招 いた などの 回 答 がありました Q34: 英 語 でビジネスメールを 書 くことはありますか よくある 5.20% まったくない 65.33% ほとん どない 16.95% たまにある 12.52% 英 語 でビジネスメールを 書 くことが よくある (5.20%)と たまにある (12.52%)の 合 計 が 17.72%で 2 割 近 い 人 が 仕 事 で 英 語 のメールを 書 いていることが 分 かりました Q35:あなたの 会 社 でビジネスメールの 社 員 研 修 はありますか わからない 6.26% ある 8.30% ない 85.44% 会 社 でビジネスメールの 研 修 が ある (8.30%) 人 は 1 割 にも 満 たず メールは 仕 事 上 の 主 要 なコミュニケーション 手 段 であ るにもかかわらず 9 割 以 上 の 人 が 会 社 では 学 んでいないことが 分 かりました これでは メールの 失 敗 やトラブルが 起 きても 当 然 だといえます 33

34 調 査 の 概 要 調 査 目 的 :ビジネスにおけるメールの 利 用 実 態 と 課 題 を 把 握 調 査 対 象 : 仕 事 でメールを 使 っているすべての 方 実 施 期 間 :2014 年 6 月 3 日 ( 火 曜 )から 2014 年 7 月 2 日 ( 水 曜 ) 調 査 方 法 :パソコンサイト 上 のアンケートフォームによる 選 択 回 答 式 調 査 実 施 機 関 : 株 式 会 社 アイ コミュニケーション 有 効 回 答 数 :1,422 性 別 人 数 % 男 性 % 女 性 % 合 計 1, 年 齢 人 数 % 18~19 歳 0 20~24 歳 % 25~29 歳 % 30~34 歳 % 35~39 歳 % 40~44 歳 % 45~49 歳 % 50~54 歳 % 55~59 歳 % 60~64 歳 % 65~69 歳 % 70 歳 以 上 % 合 計 1, 職 業 人 数 % お 勤 め( 会 社 員 公 務 員 など) % 自 営 自 由 業 % その 他 % 合 計 1, お 勤 め( 会 社 員 公 務 員 など) 自 営 自 由 業 の 方 所 属 する 企 業 団 体 の 規 模 人 数 % 1~4 名 % 5~9 名 % 10~19 名 % 20~49 名 % 50~99 名 % 100~299 名 % 300~499 名 % 500~999 名 % 1000~1999 名 % 2000~4999 名 % 5000 名 以 上 % 未 回 答 % 合 計 1, 役 職 人 数 % 経 営 者 % 役 員 クラス % 本 部 長 クラス % 部 長 クラス % 課 長 クラス % 主 任 / 係 長 クラス % 一 般 社 員 % 派 遣 社 員 % 契 約 社 員 % その 他 % 未 回 答 % 合 計 1,

35 業 種 人 数 % 農 林 水 産 鉱 業 % 建 設 % 自 動 車 輸 送 機 器 % 電 気 電 子 機 器 % 機 械 重 電 % 素 材 % 食 品 医 薬 化 粧 品 % その 他 製 造 % エネルギー % 卸 売 小 売 業 商 業 ( 商 社 含 む) % 金 融 証 券 保 険 % 不 動 産 % 通 信 サービス % 情 報 処 理 SI ソフトウェア % 運 輸 % コンサル 会 計 法 律 関 連 % 放 送 広 告 出 版 マスコミ % 医 療 % 介 護 福 祉 % 飲 食 店 宿 泊 % 人 材 サービス % 旅 行 2 その 他 サービス % 公 務 員 ( 教 員 を 除 く) % 教 育 教 育 学 習 支 援 関 係 % その 他 % 未 回 答 % 職 種 人 数 % 経 営 者 役 員 % 経 営 企 画 % 総 務 人 事 % 財 務 経 理 % 一 般 事 務 % 情 報 処 理 情 報 システム % 広 報 宣 伝 % 企 画 調 査 マーケティング % 営 業 販 売 % 生 産 製 造 % 資 材 購 買 % 配 送 物 流 % 技 術 設 計 % 研 究 開 発 % 編 集 編 成 制 作 % 専 門 職 ( 建 築 土 木 関 連 ) % 専 門 職 ( 医 療 関 連 ) % 専 門 職 ( 会 計 関 連 ) % 専 門 職 ( 法 律 関 連 ) % 専 門 職 ( 教 育 関 連 ) % その 他 % 未 回 答 % 合 計 1, 合 計 1, 一 般 社 団 法 人 日 本 ビジネスメール 協 会 [ 代 表 者 ] 代 表 理 事 平 野 友 朗 [ 設 立 ]2013 年 9 月 20 日 [ 事 業 概 要 ]ビジネスメール 教 育 者 の 育 成 ビジネスメール 教 育 者 の 認 定 [ 所 在 地 ] 東 京 都 千 代 田 区 神 田 小 川 町 2-1 KIMURA BUILDING 5 階 [URL] [ 調 査 実 施 機 関 ] 株 式 会 社 アイ コミュニケーション( 本 件 に 関 するお 問 い 合 わせ 先 一 般 社 団 法 人 日 本 ビジネスメール 協 会 [ 電 話 ] [FAX] [ ]info@businessmail.or.jp 本 調 査 結 果 を 引 用 する 場 合 は 出 典 の 明 記 をお 願 いいたします 本 調 査 結 果 の 利 用 については お 問 い 合 わせください 一 般 社 団 法 人 日 本 ビジネスメール 協 会 は 日 本 で 唯 一 のビジネスメールの 教 育 者 を 養 成 する 専 門 機 関 です ビジネスメール と ビジネスメールコミュニケーション は 株 式 会 社 アイ コミュニケーションの 登 録 商 標 です

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