段 でリアルタイムにコミュニケーションがで き をICT 活 用 の 側 面 から 支 え て い る( 図 1 ) Skype for Business を 活 用 すれば 社 外 で も 社 内 同 様 の 仕 事 が 可 能 だ 例 えば 子 育 て 中 の 女 性 社 員 が 子 どもの 発

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1 コスト 削 減 だけでなく 売 上 向 上 効 果 も 先 進 事 例 に 学 ぶ 失 敗 しない の 進 め 方 少 子 高 齢 化 など 社 会 構 造 が 大 きく 変 化 する 中 で 企 業 において は すべての 従 業 員 が 力 を 存 分 に 発 揮 できるような ワーク スタイル が 経 営 課 題 となっている 単 に 働 き 方 を 変 える だけなく 業 務 の 無 駄 を 見 直 すことで コスト 削 減 などの 効 果 も 期 待 できる 成 功 させるためには 社 内 の 意 識 改 革 や 制 度 改 革 とともに ICTの 活 用 が 欠 かせない 先 進 事 例 を 基 に 成 功 へのステップを 考 えてみる 日 本 ビジネスシステムズ ソリューション 営 業 本 部 A O ソリューション 営 業 部 推 進 チーム テクニカルマネージャー 石 田 定 治 氏 日 本 ビジネスシステムズ ソリューション 営 業 本 部 A O ソリューション 営 業 部 営 業 チーム 佐 藤 彩 氏 は なぜうまくいかないのか 少 子 高 齢 化 による 社 会 構 造 の 変 化 は 企 業 に も を 迫 っている 人 口 減 少 はそのまま 国 内 市 場 の 縮 小 を 意 味 しており 新 たな 顧 客 を 国 外 に 求 めるグローバル 展 開 は 多 くの 企 業 に とって 喫 緊 の 課 題 だろう そして 生 産 年 齢 人 口 という 働 き 手 の 減 少 の 観 点 からすれば 限 られた 人 的 リソースを 最 大 限 に 生 かすことが 求 められている 具 体 的 には 出 産 育 児 や 介 護 などとも 両 立 できるような 働 き 方 の 実 現 と 労 働 生 産 性 の 向 上 である ここ 数 年 そのための が 大 きな 注 目 を 集 めている 自 宅 でも 仕 事 が 可 能 なテレワークや 直 行 直 帰 型 を 含 めた 多 様 な 労 働 形 態 の 導 入 さらには 生 産 性 を 高 める ためにオフィスの 固 定 席 を 廃 してフリーアド レスを 採 用 している 企 業 も 多 い しかし その 効 果 はどうだろうか 最 新 の 制 度 やツールを 導 入 しても 運 用 がうまくいかず 結 局 元 に 戻 し た 企 業 の 例 も 耳 にする 一 方 で で 着 実 に 成 果 を 挙 げている 企 業 も 存 在 する そんな1 社 が 企 業 情 報 システムの 企 画 から 設 計 構 築 保 守 運 用 までITライフサイクル 全 体 を 支 援 するソ リューションを 提 供 している 日 本 ビジネスシ ステムズ( 以 下 JBS)だ オフィス 環 境 の 変 化 が 社 員 の 意 識 改 革 を 促 進 同 社 は 2014 年 の 東 京 港 区 の 虎 ノ 門 ヒル ズ 森 タワーへの 本 社 移 転 を 契 機 に 本 格 的 な を 推 進 その 中 心 となっ たのが 人 事 総 務 などの 管 理 部 門 を 除 いたフ リーアドレス 化 と ユニファイドコミュニケー ション(UC)ツールの 全 社 導 入 である UCと は 電 話 メール Web 会 議 といったさまざ まなコミュニケーション 手 段 を 統 合 すること 同 社 では 以 前 からチャットのようなインスタ ントメッセージを 社 内 で 利 用 していたが コミ ュニケーションの 活 性 化 や 業 務 の 効 率 化 を 図 るといった 意 識 は 生 まれなかったという その 意 識 に 変 化 が 表 れるようになったきっ かけが 新 本 社 のフリーアドレス 化 だ オフ ィスのどこでも 仕 事 ができるようになり 働 く 環 境 の 変 化 が 社 員 の 意 識 改 革 につながりまし た とJBSの 石 田 定 治 氏 は 話 す 例 えば 営 業 部 門 は 約 150 人 の 社 員 に 対 して 用 意 する 席 は70 程 度 外 回 りが 多 い 営 業 担 当 者 は いろ んな 社 員 が 入 れ 替 わり 立 ち 替 わりさまざまな 机 で 仕 事 することになる そして 営 業 の 案 件 を 側 にいる 技 術 部 門 のエンジニアに 相 談 する など 以 前 のオフィスの 部 門 別 の 固 定 席 では 考 えられない 職 場 環 境 になったという そして そうした 意 識 の 変 化 に 拍 車 をかけた のがUCツールの 活 用 だ 同 社 が 導 入 したのは マイクロソフトの Skype for Business メ ールやインスタントメッセージに 加 えて ユー ザーの 状 態 をアイコンと 文 字 情 報 で 表 示 する プレゼンス 機 能 資 料 を 共 有 しながら 音 声 と 映 像 で 打 ち 合 わせができるWeb 会 議 機 能 外 線 内 線 発 信 や 既 存 PBX( 電 話 システム)との 連 携 が 可 能 な 電 話 機 能 など 多 様 な 機 能 を 単 一 の ツールに 統 合 相 手 の 状 況 に 応 じた 最 適 な 手 1

2 段 でリアルタイムにコミュニケーションがで き をICT 活 用 の 側 面 から 支 え て い る( 図 1 ) Skype for Business を 活 用 すれば 社 外 で も 社 内 同 様 の 仕 事 が 可 能 だ 例 えば 子 育 て 中 の 女 性 社 員 が 子 どもの 発 熱 などで 病 院 に 連 れて 行 き 社 内 のミーティングに 間 に 合 わないこと もある そんなとき Skype for Business のインスタントメッセージやWeb 会 議 機 能 を 使 って 社 外 からミーティングに 参 加 するな ど 柔 軟 な 働 き 方 によって 仕 事 と 子 育 ての 両 立 も 可 能 です とJBSの 佐 藤 彩 氏 はワークス タイル の 一 例 を 説 明 する 同 社 では 子 育 て 中 の 社 員 に 対 して 勤 務 時 間 短 縮 制 度 を 用 意 するなど ICT 環 境 と 制 度 の 両 面 から 働 きやす い 環 境 づくりを 進 めている 3 回 の 失 敗 から 学 んだ 日 本 マイクロソフトの 教 訓 Skype for Business は 日 本 マイクロソ フト 社 内 でも 使 われており 同 社 のワークスタ イル に 大 きな 役 割 を 果 たしている ただ し 実 は 当 社 も 最 初 からうまくいったわけでは なく これまで3 回 失 敗 した 経 験 があります と 打 ち 明 けるのは 日 本 マイクロソフトの 本 間 章 弘 氏 だ 図 1 Skype for Businessの 活 用 イメージ 同 社 ではかつてフリーアドレス 化 によるワ ークスタイル に 取 り 組 んだが うまくいか なかったという その 要 因 は 制 度 やICTツー インスタントメッセージやプレゼンス Web 会 議 音 声 通 信 資 料 共 有 といった 社 内 社 外 のコミュニケー ションに 必 要 な 機 能 を 単 一 のツールに 統 合 相 手 の 状 態 を 確 認 してから 内 線 電 話 をかけたり 打 ち 合 わせ 中 であればインスタントメッセージを 送 ったりするなど 無 駄 のないコミュニケーションにより ワークスタイ ル を 加 速 できる ルなども 含 めた 全 社 的 な 取 り 組 みではなく 部 分 最 適 で 行 っていたためです と 本 間 氏 は 分 析 する 例 えば フリーアドレス 化 に 伴 って 導 入 したIP 電 話 システムは 出 社 後 に 誰 かが ログインするとその 人 しか 使 えず 結 局 固 定 席 と 変 わらないコミュニケーション 環 境 にな ってしまっていた また 同 じ 部 署 の 社 員 同 士 で 席 が 固 まるなど 意 識 が 制 度 に 追 いついて いなかったために 効 果 が 生 まれず 固 定 席 に 戻 した 経 緯 がある そして 同 社 は 東 京 品 川 への 本 社 移 転 を 契 機 に 全 社 プロジェクトとして 再 度 ワークスタ イル に 着 手 かつての 失 敗 を 糧 に 四 つの テーマと 担 当 部 署 を 決 めた それが ビジョ ン 企 業 文 化 ( 経 営 層 ) オ フ ィ ス 環 境 ( 総 務 ) 制 度 ポ リ シ ー ( 人 事 ) I C T 活 用 ( 情 報 シ ス テ ム ) で あ る 例 えば 経 営 層 は 全 社 員 が 共 通 の 価 値 観 で 仕 事 ができるようにビジョンを 策 定 総 務 は 社 内 社 外 のどこでも 同 じように 仕 事 ができる 職 場 環 境 づくり 人 事 は 在 宅 勤 務 の 労 務 管 理 や 人 事 給 与 などの 制 度 改 革 情 報 システム 部 門 は 多 様 な 働 き 方 を 支 援 するICT 環 境 を 整 備 するといった 具 合 だ 各 プロジェクトチーム が 連 携 しながら 全 体 最 適 の 視 点 で に 取 り 組 み 全 社 員 が 納 得 すること これが 成 功 の 要 因 です と 本 間 氏 は 話 す 単 にツールを 導 入 するだけでは ワークス タイル は 実 現 しない このような 基 盤 の 上 で Skype for Business が 本 来 の 威 力 を 発 揮 できたと 言 えるかもしれない 電 話 に 縛 られない コミュニケーションを 実 現 ここまで 見 てきた2 社 の 成 功 事 例 で 注 目 す べきポイントがある それが コミュニケーシ ョン 手 段 としての 電 話 の 位 置 付 けだ 電 話 と いうものは 本 来 こちらの 都 合 に 関 係 なく 一 方 的 にかかってくるもの 打 ち 合 わせ 中 に 電 話 がかかり 中 座 を 余 儀 なくされた 経 験 を 持 つ 人 もいるはずだ また 本 人 が 不 在 の 場 合 電 話 をかけた 人 の 時 間 が 無 駄 になるだけでなく その 部 署 で 電 話 を 受 けた 人 にも 取 り 次 ぎの 手 間 がかかり 業 務 の 妨 げとなりかねない 2

3 日 本 マイクロソフト クラウド&ソリューションビジネス 統 括 本 部 ビジネスプロダクティビティ 営 業 本 部 ソリューション 第 4 営 業 部 ソリューションスペシャリスト 本 間 章 弘 氏 こうした 問 題 に 対 し JBSの 佐 藤 氏 は Skype for Business のメリットは 電 話 に 縛 られないコミュニケーションができること です と 言 う まず PCのディスプレイで 相 手 のプレゼンス( 状 況 )を 確 認 し 在 席 していれ ば 電 話 をかけるといった 判 断 が 可 能 になる また 急 いで 連 絡 したいときにはインスタン トメッセージ 詳 細 な 内 容 を 伝 えたいときには メールというように 用 件 に 応 じてコミュニケ ーション 手 段 を 使 い 分 けられ 業 務 効 率 も 向 上 します と 佐 藤 氏 はメリットを 説 明 する Skype for Business は 固 定 電 話 の 代 わ りにPCに 受 話 器 型 ハンドセットやヘッドセッ トを 接 続 して 通 話 できるほか LAN( 社 内 のデ ータ 通 信 回 線 )にIP 電 話 機 を 接 続 することも 可 能 だ そして 転 送 や 保 留 など 既 存 PBXと 同 様 の 機 能 を 利 用 できる ただ 既 設 PBXのリースが 残 っている 企 業 の 場 合 Skype for Business に 完 全 にリプ レースすることは 難 しい また 使 い 慣 れた PBXや 固 定 電 話 機 を 一 気 に 替 えるのも 操 作 性 や 運 用 性 の 点 で 不 安 があるという 総 務 担 当 者 もいるだろう こうした 課 題 を 抱 える 企 業 は JBSの 取 り 組 みが 参 考 になる 同 社 では 既 存 PBX(IP-PBX)と Skype for Business を 連 携 一 部 の 部 門 では 既 存 の 固 定 電 話 機 (IP 電 話 機 )を 利 用 しつつ インスタント メッセージやプレゼンス 機 能 を 利 用 できるICT 図 2 による 効 果 ( 日 本 ビジネスシステムズ) 本 社 事 業 所 の 国 内 拠 点 や 海 外 拠 点 との 定 例 会 議 や パートナー 企 業 との 打 ち 合 わせに Skype for Business のWeb 会 議 を 活 用 交 通 費 出 張 費 や 移 動 に 関 わる 工 数 のコストを 削 減 また インスタント メッセージとプレゼンスの 活 用 で 無 駄 な 通 話 を 減 らすなど 業 務 の 効 率 化 と 通 話 料 の 削 減 を 可 能 にしている 環 境 を 整 備 している 投 資 を 無 駄 にすること なく 既 設 のPBX を 併 用 しながらリース 切 れに 応 じて 全 面 的 に Skype for Business へ 移 行 することもできます とJBSの 石 田 氏 は 述 べる 今 後 Skype for Business のみで 電 話 を 利 用 するといった 使 い 方 も 検 討 するという Web 会 議 で 交 通 費 や 移 動 時 間 の 無 駄 を 削 減 もう 一 つ を 進 める 上 で 重 要 なポイントになるのが 会 議 のあり 方 だ 関 係 者 が 集 まる 会 議 の 必 要 性 は 否 定 できない が インターネット 環 境 が 整 備 された 今 日 Web 会 議 に 置 き 換 えられるものも 少 なくない はずだ JBSでは 本 社 と 大 阪 名 古 屋 の 両 事 業 所 の 定 例 会 議 をはじめ 他 社 との 打 ち 合 わせ に Skype for Business のWeb 会 議 を 活 用 している 例 えば パートナーである 日 本 マイクロソフ トとの 打 ち 合 わせも 頻 繁 に 行 われる 打 ち 合 わせのために 本 社 から 移 動 するとなると 片 道 30 分 程 度 かかるが Web 会 議 にすること で 移 動 時 間 の 無 駄 をなくし 外 出 中 に 会 議 に 参 加 することも 可 能 だ そして 移 動 時 間 を 他 の 業 務 に 充 てられるといった とともに 交 通 費 や 出 張 費 などのコストも 削 減 Web 会 議 の 活 用 により 交 通 費 は 年 間 で 約 900 万 円 以 上 移 動 工 数 をコストに 換 算 すると 数 千 万 円 の 削 減 になっています と 佐 藤 氏 は 試 算 す る( 図 2 ) インスタントメッセージやプレゼンスの 活 用 でコミュニケーションを 最 適 化 できること を 前 述 したが 石 田 氏 は のみならず 大 きなコスト 削 減 効 果 を 期 待 で きます と 自 社 での 経 験 を 基 に 話 す インスタ ントメッセージやプレゼンスを 活 用 すること で 無 駄 な 電 話 をなくすとともに Skype for Business による 音 声 通 話 で 通 話 料 を 削 減 で きるという 加 えて 異 動 時 やオフィスのレイ アウト 変 更 に 伴 うPBXの 設 定 変 更 や 電 話 移 設 などの 運 用 費 も 削 減 が 可 能 だ 電 話 を 担 当 する 総 務 部 門 では 社 員 の 異 動 時 に 内 線 電 話 番 号 の 割 り 振 りなどで 手 間 と 時 間 がかかることもある Skype for Business 3

4 日 本 ビジネスシステムズ 社 内 に 設 置 さ れたカフェテリア Lucy's CAFE & DINING は 同 社 の を 象 徴 するような 存 在 約 660m 2 という 広 々とした 空 間 には カ フェスタンドやバーカウンター 個 室 も あり アイドルタイムにはPCを 持 ち 込 んで 業 務 を 行 うのはもちろん 簡 単 な 打 ち 合 わせもできる 社 員 の 多 様 な 働 き 方 をサポートする 社 員 食 堂 だ を 活 用 すれば 担 当 部 門 の 作 業 を 減 らすことが でき 社 員 の 異 動 や 拠 点 の 移 設 などが 多 い 企 業 にはメリットがあります と 石 田 氏 は 効 果 を 説 明 する コミュニケーションの で 組 織 力 をアップ 一 方 Skype for Business を 活 用 してワ ークスタイル を 実 現 した 日 本 マイクロソ フトではどんな 効 果 があったのだろうか 同 社 では 社 内 の 打 ち 合 わせを 目 的 にした 出 張 は 原 則 禁 止 とする 制 度 を 整 備 Skype for Business のWeb 会 議 や 音 声 会 議 を 活 用 す ることで 交 通 費 と 出 張 費 のコストが 約 12% 削 減 しているという( 図 3) このほか 本 間 氏 は 組 織 力 の 向 上 を 効 果 に 挙 げる 社 内 社 外 を 問 わず どこでもWeb 会 議 に 参 加 できる Skype for Business の 活 用 により お 客 さまを 訪 問 中 社 内 での 打 ち 合 わせのために 一 旦 帰 社 する 無 駄 がなくな り お 客 さまに 対 応 できる 時 間 が 増 えました と 話 す その 結 果 法 人 部 門 の 成 約 商 談 数 は 約 47% 一 人 当 たりの 売 り 上 げは 約 17%アップ 図 3 による 効 果 ( 日 本 マ イ ク ロ ソ フ ト ) Web 会 議 の 活 用 で 出 張 費 などのコスト 削 減 を 図 るほか 社 内 用 の 印 刷 は 禁 止 しペーパーレス 化 を 徹 底 プレゼンテーションソフト のPowerPointをプロジェクターに 投 影 しながら 打 ち 合 わせをした り Skype for Business で 資 料 を 共 有 したりすることで 印 刷 に 関 わるコスト 削 減 とともに 環 境 負 荷 の 軽 減 にも 貢 献 している したという 出 張 費 のコスト 削 減 など 見 える 効 果 に 加 え 無 駄 な 電 話 取 り 次 ぎなど 見 えな いコスト 削 減 が 可 能 になり 業 務 の 効 率 化 が 促 進 されます ICTツールを 入 れれば 終 わりで はなく 制 度 改 革 などを 含 め 全 体 最 適 化 する ことが を 成 功 させる 第 一 歩 になります と 本 間 氏 は 強 調 する そして JB Sの 石 田 氏 は S k y p e f o r Business のような 便 利 なICTツールが 提 供 さ れる 今 日 業 務 に 活 用 しないことが 経 営 リスク になる 恐 れもあります 当 社 では 企 業 の 要 件 に 応 じた 導 入 検 討 支 援 サービスなども 提 供 して いるので ぜひ ご 相 談 ください と 呼 びかける 企 業 を 取 り 巻 く 社 会 環 境 が 大 きく 変 わる 中 は 待 ったなしと 言 える 変 革 に 向 けて 社 内 体 制 をどう 整 えるのか 既 存 資 産 を 生 かしながらどうステップアップすれ ばいいのか 豊 富 なノウハウを 持 つ 両 社 に 相 談 してみてはどうだろうか 日 本 ビジネスシステムズ 株 式 会 社 東 京 都 港 区 虎 ノ 門 虎 ノ 門 ヒルズ 森 タワー 16F TEL: ( 代 表 ) FAX: 次 ページでは 実 現 のために 日 本 ビジネスシステムズが 開 催 するセミナーをご 紹 介 します 4

5 新 しい 実 現 のためのコミュニケーションがここにある Skype for Business による 新 しい 実 現 セミナー Microsoft Skype for Business を 中 心 にした JBS が 実 践 しているとそれを 支 える IT インフラを 虎 の 門 オフィスのツアーも 交 えながらご 紹 介 します また 最 新 の Office 365 E5 ライセンスもご 紹 介 します Copyright (C) Japan Business Systems, Inc. Ambient Office /アンビエントオフィスは 日 本 ビジネスシステムズ 株 式 会 社 の 商 標 登 録 です その 他 記 載 されている 会 社 名 製 品 名 ロゴ 等 は 各 社 の 登 録 商 標 または 商 標 です 告 知 の 内 容 は 予 告 なく 変 更 することがあります あらかじめご 了 承 ください _JBSf_023

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