平 成 1 8 年 度 シ ー ト 企 画 政 策 部 行 政 改 革 推 進 課 の 長 課 長 今 吉 俊 郎 < 事 務 改 善 > 1 課 内 勉 強 会 を 定 期 的 に 実 施 し, 情 報 を 共 有 する ( 隔 週 実 施 ) 2 基 礎 的 データを 共 有 する ( 整 理

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1 別 紙 2 の 長 平 成 1 8 年 度 シ ー ト 企 画 政 策 課 末 永 隆 光 1 グループ 制 導 入 による 柔 軟 な 事 務 処 理 体 制 の 構 築 平 成 18 年 7 月 改 善 定 例 的 な 事 務 改 善 検 証 : 現 場 研 修 等 2 挨 拶 の 励 行 実 施 中 毎 朝 始 業 前 に 職 員 輪 番 制 の 朝 の 挨 拶 実 施 全 課 員 元 気 よく 大 きな 声 で! 3 具 体 的 な 事 務 事 業 について (1) 外 国 人 研 修 生 宿 泊 施 設 : 一 部 委 託 全 部 委 託 ( 貸 付 ) 化 (2) 新 たな 定 住 促 進 策 の 提 案 (3) 地 域 発 信 の 甑 島 ブルーツーリズム 事 業 の 提 案 (4) 女 性 50 人 委 員 会 の 提 言 とこれの 施 策 提 案 (5) 内 部 事 務 の 思 い 切 った 簡 略 化 スピードアップ 政 策 提 言 の 充 実 平 成 18 年 7 月 に 改 善 した 事 務 処 理 体 制 により,グループを 超 えた 事 務 処 理, 協 力 体 制 が 確 立 されつつある 毎 朝 定 例 の 挨 拶 は,8 時 26 分 に 開 始 しているが, 始 業 時 刻 ぎりぎりに 登 庁 する 職 員 がおり, 開 始 時 刻 に 影 響 が 出 る 場 合 がある 具 体 的 な 事 務 事 業 については, 外 国 人 研 修 生 宿 泊 施 設 の 委 託 化, 新 た な 定 住 促 進 策 ブルーツーリズム 事 業 の 提 案 が 遅 れ 気 味 である 1 グループ 制 導 入 による 柔 軟 な 事 務 処 理 体 制 の 構 築 定 例 的 な 事 務 改 善 検 証 : 現 場 研 修 等 2 挨 拶 の 励 行 実 施 中 毎 朝 始 業 前 に 職 員 輪 番 制 の 朝 の 挨 拶 実 施 全 課 員 元 気 よく 大 きな 声 で! 3 協 調 融 和 を 旨 とし, 課 内 一 致 団 結 し, 楽 しい 職 場 にする 4 ホウ( 報 告 ) レン( 連 絡 ) ソウ( 相 談 )の 徹 底 を 図 る 5 具 体 的 な 事 務 事 業 について (1) 外 国 人 研 修 生 宿 泊 施 設 一 部 委 託 貸 付 ( 平 成 19 年 4 月 ~) (2) 新 たな 定 住 促 進 策 の 提 案 平 成 19 年 度 予 算 に 反 映 (3) 地 域 発 信 の 甑 島 ブルーツーリズム 事 業 の 提 案 平 成 19 年 度 予 算 に 反 映 (4) 女 性 50 人 委 員 会 の 提 言 平 成 19 年 度 予 算 に 反 映 (5) 内 部 事 務 の 思 い 切 った 簡 略 化 スピードアップ 政 策 提 言 の 充 実 < 振 返 り 結 果 > 平 成 19 年 3 月 作 成 グループ 制 の 導 入 から1 年 が 経 過 し,グループへの 理 解, 協 力 体 制 が 確 立 されつつある 朝 礼 に 進 行 担 当 制 を 導 入 したことにより, 当 日 のスケジュール, 休 暇, 主 張 等 が 徹 底 された 一 つの 業 務 に 向 かって 課 内 一 致 団 結 して 取 り 組 む 姿 勢 が 確 立 されつつある ホウ レン ソウについては, 細 かな 事 項 について 不 十 分 な 場 面 が 見 られた 具 体 的 な 事 務 事 業 に 掲 げたものについては, 概 ね 予 定 どおり 実 施 できた 課 の 使 命 1 厳 しい 財 政 状 況 の 今 こそ, 市 民 が 夢 と 希 望 を 抱 く 政 策 提 言 と 事 業 化 2 総 合 計 画 に 位 置 付 けた 重 点 施 策 の 目 標 管 理 と 着 実 な 年 度 展 開

2 平 成 1 8 年 度 シ ー ト 企 画 政 策 部 行 政 改 革 推 進 課 の 長 課 長 今 吉 俊 郎 < 事 務 改 善 > 1 課 内 勉 強 会 を 定 期 的 に 実 施 し, 情 報 を 共 有 する ( 隔 週 実 施 ) 2 基 礎 的 データを 共 有 する ( 整 理 と 整 頓 ) 3 課 題 処 理 方 針 スケジュール を 的 確 にして,かつ, 担 当 職 員 をバックアップする ( 課 内 グループ 制 の 発 揮 ) < 接 遇 改 善 > 4 来 庁 者 に 対 して, 積 極 的 に,あいさつ 声 かけを 行 う 5 親 切 丁 寧,かつ 明 るく 元 気 な 電 話 応 対 を 行 うとともに, 取 次 ぎをミス しない <コスト 削 減 > 6パソコンのプリントアウトの 瞬 間 に 紙 とトナーを 節 約 する (ちょっと 待 て!このエンターキーは 押 しても 大 丈 夫 か?) 7 目 標 とスケジュールを 明 確 にして, 時 間 を 有 効 に 使 う 8 事 務 事 業 の 素 案 の 段 階 から, 所 要 経 費 を 試 算 しながら, 立 案 する 1 隔 週 実 施 どころか1 回 も 開 催 できなかった 2 共 有 ファイルを 整 理 し, 徹 底 できた 3 毎 週, 毎 月 の 業 務 ミーティングによりある 程 度 徹 底 できた 4 戸 惑 っているような 来 庁 者 に, 積 極 的 に, 声 かけをした 5 取 次 ぎのミスはなかった 69 月 まで 約 5ヶ 月 で5 箱,25 包,12,500 枚 使 用 した 7 朝 の 会 等 で, 励 行 を 呼 びかけた 8 いくらかかる? を 意 識 した < 事 務 改 善 > 1 課 内 勉 強 会 を 定 期 的 に 実 施 し, 情 報 を 共 有 する ( 月 一 実 施 ) 2 基 礎 的 データを 共 有 する さらに 目 次 を 作 る ( 整 理 と 整 頓 ) 3 課 題 処 理 方 針 スケジュール を 的 確 にして,かつ, 担 当 職 員 をバックアップする (グループ 制 の 発 揮 ) < 接 遇 改 善 > 4 来 庁 者 に 対 して, 積 極 的 に,あいさつ 声 かけを 行 う 5 親 切 丁 寧,かつ 明 るく 元 気 な 電 話 応 対 を 行 うとともに, 取 次 ぎをミスしない <コスト 削 減 > 6パソコンのプリントアウトの 瞬 間 に 紙 とトナーを 節 約 する (ちょっと 待 て!このエンターキーは 押 しても 大 丈 夫 か?) 一 ヶ 月 当 たり1 箱 の 使 用 を9 割 に 抑 える 7 目 標 とスケジュールを 明 確 にして, 時 間 を 有 効 に 使 う 8 事 務 事 業 の 企 画 の 段 階 から, 所 要 経 費 を 試 算 しながら, 立 案 する 人 件 費 も 計 算 に 入 れて,トータルコストを 意 識 する 1 課 内 勉 強 会 を10 月,11 月,12 月 は 実 施 できた < > 2 共 有 ファイルを 整 理 し, 徹 底 できた < > 3 毎 週, 毎 月 の 業 務 ミーティングによりある 程 度 徹 底 できた < > 4 戸 惑 っているような 来 庁 者 に, 積 極 的 に 声 をかけた < > 5 取 次 ぎのミスはなかった < > 6 下 期 で5.5 箱,28 包,14,400 枚 使 用 した ( ) 7 朝 の 会 等 で, 励 行 を 呼 びかけた < > 8 いくらかかる? を 意 識 できた < >

3 平 成 1 8 年 度 シ ー ト の 長 コミュニティ 課 髙 橋 三 丸 1 地 区 コミュニティ 協 議 会 への 運 営 指 導 助 言 業 務 を 強 化 する 各 地 区 コミュニティ 協 議 会 は, 地 区 振 興 計 画 の 策 定 に 伴 い, 平 成 18 年 度 から 本 格 的 に 地 域 の 特 性 を 活 かしながら 自 主 的 な 活 動 を 展 開 することとなる 事 業 計 画 の 進 行 管 理 を 含 め, 柔 軟 かつ 適 切 な 支 援 に 努 める 必 要 がある 2 自 治 会 の 活 動 支 援 を 強 化 する 自 治 会 は, 本 市 における 基 本 的 な 住 民 自 治 組 織 であり,その 活 動 の 活 性 化 並 びに 振 興 を 促 進 するため, 柔 軟 かつ 適 切 な 支 援 に 努 める 必 要 がある 3 各 業 務 毎 の 窓 口 対 応 マニュアルを 作 成 グループ 制 導 入 に 伴 い,グループ 内 誰 でも,どの 業 務 にも 窓 口 対 応 可 能 な 体 制 を 構 築 する 4 ホウレンソウ( 報 告 連 絡, 相 談 )を 徹 底 する グループ 制 導 入 に 伴 い, 縦 の ホウレンソウ に 加 え, 横 (グル ープ 員 間 )の ホウレンソウ を 充 実 徹 底 する 5 親 切 丁 寧, 迅 速 な 窓 口 対 応 に 努 める 窓 口 業 務 の 基 本 であるとの 観 点 から, 昨 年 度 に 引 き 続 き 取 り 組 む こととしたい また, 来 訪 者 は 勝 手 の 判 らない 初 めての 方 であるとの 認 識 を 忘 れず, 窓 口 対 応 に 努 めたい 1については,48 地 区 全 体 の 地 区 コミュニティ 協 議 会 長 連 絡 会 を5 月 に 開 催 し,48 地 区 の 一 体 感 の 醸 成 や 行 政 からの 支 援 策 等 を 紹 介 した また, 各 地 域 内 での 地 区 コミュニティ 協 議 会 長 連 絡 会 を 随 時 開 催 し 問 題 点 の 解 決 を 図 った 2については, 既 存 の 補 助 金 制 度 に 基 づく 活 動 支 援 業 務 が 主 なものと なった 自 治 会 長 が 本 来 の 自 治 会 活 動 に 取 り 組 んでいただくための 環 境 整 備 の 一 環 として, 依 頼 業 務 文 書 及 び 配 付 方 法 の 見 直 しを 目 的 にコミ ュニティ 部 会 を 開 催 した 3については, 業 務 マニュアル 洗 い 出 し 作 業 が 遅 れてしまった 4については, 徹 底 されていない 場 合 があった 5については, 全 グループ 員 概 ね 良 好 な 窓 口 対 応 に 努 めたところであ る 業 務 の 一 貫 性 継 続 性 という 観 点 から, の を 引 き 続 き 実 施 することにより, 業 務 に 対 する 行 動 と 意 識 付 けの 定 着 を 図 りたい 1 地 区 コミュニティ 協 議 会 への 運 営 指 導 助 言 業 務 を 強 化 する 2 自 治 会 の 活 動 支 援 を 強 化 する 3 窓 口 対 応 業 務 マニュアルを 作 成 4 ホウレンソウ( 報 告 連 絡, 相 談 )を 徹 底 する 5 親 切 丁 寧, 迅 速 な 窓 口 対 応 に 努 める 1 地 区 間 交 流 事 業 の 開 催 (5 回 ) 地 区 コミュニティセンターに 配 置 し, 地 区 コミュニティ 協 議 会 への 支 援 業 務 に 従 事 しているコミュニティ 主 事 との 連 絡 調 整 ( 毎 月 3 回 ) 地 区 コミュニティ 協 議 会 長 連 絡 会 の 開 催 2 既 存 の 補 助 金 制 度 に 基 づく 活 動 支 援 自 治 会 運 営 の 手 引 き 作 成 ( 改 訂 ) 1 2 共 通 市 民 活 動 災 害 補 償 保 険 制 度 の 見 直 し 3 業 務 マニュアル 作 成 要 領 に 基 づき 作 成 4 徹 底 されていない 場 合 があった 5 全 グループ 員 概 ね 良 好 な 窓 口 対 応 に 努 めたところである

4 別 紙 2 平 成 1 8 年 度 シ ー ト 情 報 政 策 課 の 長 村 尾 光 政 1 スケジュール 設 定 管 理 とグループ 内 情 報 共 有 化 2 ホウレンソウの 徹 底 と 問 題 解 決 への 早 期 対 応 3 ネットワーク 機 器 等 トラブルシューティングの 各 課 対 応 への 取 組 4 出 力 帳 票 の 事 前 計 画 書 の 提 出 作 成 5 土 日 勤 務 常 態 化 の 解 消 6 トラブル 対 応 等 の 迅 速 誠 実 な 対 応 7 サーバ 室 マシン 室 等 事 務 室 のこまめな 消 灯 8 待 機 電 力 等 削 減 への 取 組 9 サーバ 関 連 機 器 等 電 源 管 理 のスケジュール 化 10 出 力 帳 票 の PDF 化 1 週 1 回 の Gミーティングを 行 いスケジュール 管 理, 情 報 の 共 有 化 を 図 った 課 内 スケジュールの 回 覧 で 情 報 の 共 有 化 を 図 った 2 随 時 及 び Gミーティングで 徹 底 対 応 できた 報 告 書 の 作 成,メールの 係 内 転 送 により 対 応 を 図 った 3 対 応 できなかった( 原 因 : 取 組 への 時 間 が 取 れなかった) で 取 組 みたい 4 主 管 課 業 務 担 当 者 へ 月 間 スケジュールの 事 前 提 出 を 依 頼 し 改 善 できた しかし, 現 課 で 急 に 必 要 となった 計 画 外 ( 国, 県 依 頼, 議 会, 当 初 補 正 予 算 )の 依 頼 が 多 かった, 改 善 に 取 り 組 みたい 5 土 日 勤 務 を 解 消 するためにスケジュール 管 理 に 取 組 んだが, 大 きな 解 消 には 繋 がらず, 出 ざるを 得 ない 状 況 があった 6 PCトラブルが 多 かったが G 内 で 調 整 し 迅 速 な 対 応 ができた ネットワーク 管 理 は 保 守 業 者 と 連 携 し 迅 速 な 対 応 を 行 っている 7 対 応 できた 8 モニタ 等 に 関 しては 徹 底 した 削 減 ができたが,プリンタ 等 の 共 有 機 器 に 関 しては 十 分 な 対 応 が 取 れなかった, 改 善 に 取 り 組 みたい スキャナの 電 源 管 理 が 不 十 分 であった 改 善 に 取 り 組 みたい 9 ほとんどのシステムでスケジュール 化 を 行 っているが, 一 部 システムで 不 十 分 な ものがあった, 改 善 に 取 り 組 みたい 10 既 存 の 3 帳 票 を PDF 化, 新 規 帳 票 をデータ 化 し 紙 出 力 を 削 減 できた 下 半 期 もさらに 取 組 みたい 1 スケジュール 設 定 管 理 とグループ 内 情 報 共 有 化 2 ホウレンソウの 徹 底 と 問 題 解 決 への 早 期 対 応 3 ネットワーク 機 器 等 トラブルシューティングの 各 課 対 応 への 取 組 4 出 力 帳 票 の 事 前 計 画 書 の 提 出 作 成 5 土 日 勤 務 常 態 化 の 解 消 6 トラブル 対 応 等 の 迅 速 誠 実 な 対 応 7 待 機 電 力 等 削 減 への 取 組 8 サーバ 関 連 機 器 等 電 源 管 理 のスケジュール 化 9 電 算 出 力 帳 票 の PDF 化 1 週 1 回 の Gミーティングは 1 月 ~3 月 にかけ 各 担 当 者 の 業 務 が 当 初 課 税 処 理, 年 度 更 新 処 理 等 で 多 忙 になるにつれ 開 催 できないことが 多 か

5 った 課 内 スケジュールの 回 覧 で 情 報 の 共 有 化 を 図 った 2 各 自, 多 忙 であったがホウレンソウ, 問 題 解 決 ともに 十 分 な 対 応 が とれた 報 告 書 の 作 成,メールのG 内 転 送 により 対 応 を 図 った 3 対 応 できなかった( 原 因 : 取 組 への 時 間 が 取 れなかった) 新 年 度 で 取 組 みたい 4 と 同 様 に 定 例 業 務 の 計 画 化 は 対 応 できたが, 急 な 依 頼 が 多 く スケジュールの 調 整 が 必 要 となった 帳 票 出 力 依 頼 の 申 請 から 納 期 までの 期 間 を 職 員 へ 周 知 を 図 りたい 5 1 月 ~3 月 にかけ 各 担 当 者 の 業 務 が 当 初 課 税 処 理, 年 度 更 新 処 理 等 で 解 消 できなかった 1 月 ~3 月 の 期 間 の 解 消 は 無 理 6 トラブル 対 応 記 録 を 以 前 からつけていたが, は 徹 底 して 記 録 した 結 果 として 迅 速 に 対 応 できていることが 確 認 できた しかし, 3 月 下 旬 ごろからはレイアウト 変 更, 人 事 異 動 による 設 定 変 更 が 多 く 記 録 をとることができなかった また, 優 先 順 位 をつけ 対 応 した ため 低 いものは 後 回 しになったケースもある ヘルプディスクの 契 約 を 行 い,トラブル 対 応 等 の 迅 速 な 対 応 を 図 った 7 対 応 できた 8 モニタ 等 に 関 しては 徹 底 した 削 減 ができたが,プリンタ 等 の 共 有 機 器 に 関 しては 十 分 な 対 応 が 取 れなかった, 改 善 に 取 り 組 みたい スキャナの 電 源 管 理 を 行 った 9 SMART 発 表 2006の 反 響 があり, 原 課 担 当 者 へ 広 く 周 知 できたこと から PDF 化 の 依 頼 が 増 加 し 対 応 した

6 別 紙 2 平 成 1 8 年 度 シ ー ト 広 報 室 の 長 鶴 田 清 人 事 務 改 善 ブラインドタッチによる 入 力 作 業 のスピードアップを 図 り, 時 間 の 節 約 に 務 めます 接 遇 改 善 情 報 の 共 有 化 を 徹 底 し, 的 確 な 接 遇 に 務 めます 笑 顔 の 立 脚 挨 拶 に 務 めます 経 費 節 減 紙 面 の 改 善 により,ページを 増 やさず, 充 実 した 情 報 提 供 に 努 めます デジタルカメラの 使 用 により, 印 刷 製 本 費 の 削 減 に 努 め ます 事 務 改 善 各 自 取 組 んでいるようだが 成 果 は 出 ていない ( 各 々の 熟 練 が 必 要 ) 接 遇 改 善 笑 顔 の 立 脚 挨 拶 は,ほぼ 実 施 できた 情 報 の 共 有 化 は 完 全 ではなかった 経 費 節 減 7 月 号 から 有 料 広 告 を 掲 載 したが, 紙 面 作 りに 工 夫 してい る デジカメ 使 用 は 全 員 が 心 掛 けている 事 務 改 善 ブラインドタッチによる 入 力 作 業 のスピードアップを 図 り, 時 間 の 節 約 に 務 めます 接 遇 改 善 情 報 の 共 有 化 を 徹 底 し, 的 確 な 接 遇 に 務 めます 笑 顔 の 立 脚 挨 拶 に 務 めます 経 費 節 減 紙 面 の 改 善 により,ページを 増 やさず, 充 実 した 情 報 提 供 に 努 めます デジタルカメラの 使 用 により, 印 刷 製 本 費 の 削 減 に 努 め ます 事 務 改 善 ブラインドタッチによる 入 力 作 業 は, 若 い 職 員 は 向 上 し ているが, 年 配 職 員 は 間 違 いを 生 じて 時 間 的 ロスがあっ た ( 各 々のスキルが 必 要 ) 接 遇 改 善 笑 顔 の 立 脚 挨 拶 は, 自 席 以 外 でも 実 施 できた 情 報 の 共 有 化 は 完 全 ではなかった 定 期 的 な 打 ち 合 わせの 必 要 性 を 感 じた 経 費 節 減 全 ての 取 材 でデジカメを 使 用 し, 保 存 も 電 子 化 できた 有 料 広 告 の 掲 載 により, 紙 面 作 りに 工 夫 しているが, 発 行 月 によって 増 ページがあった

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