Microsoft Word - 【整え中】第１９回運営評議会　議事要旨（案） - コピー

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1 日 本 年 金 機 構 運 営 評 議 会 ( 第 19 回 ) 議 事 要 旨 1. 開 催 日 時 平 成 26 年 10 月 21 日 ( 火 )10 時 00 分 ~12 時 00 分 2. 場 所 日 本 年 金 機 構 本 部 4 階 第 2 会 議 室 3. 出 席 委 員 岩 村 座 長 池 田 委 員 和 泉 委 員 大 野 委 員 菊 池 委 員 花 井 委 員 牧 嶋 委 員 三 木 委 員 若 杉 委 員 (9 名 ) 4. 議 題 1 平 成 25 年 度 業 務 実 績 に 対 する 大 臣 評 価 について 2 第 1 期 中 期 目 標 期 間 の 業 務 実 績 に 対 する 大 臣 評 価 について 3 制 度 改 正 への 対 応 について 4 その 他 5. 意 見 概 要 (: 委 員 意 見 : 機 構 からの 説 明 ) [ 議 題 1] 平 成 25 年 度 業 務 実 績 に 対 する 大 臣 評 価 について [ 議 題 2] 第 1 期 中 期 目 標 期 間 の 業 務 実 績 に 対 する 大 臣 評 価 について 人 事 におけるいわゆる 三 層 構 造 問 題 とは 何 か 社 会 保 険 庁 時 代 には3つの 採 用 区 分 が 有 り 職 員 は 厚 生 労 働 省 で 採 用 される 者 社 会 保 険 庁 で 採 用 される 者 各 都 道 府 県 の 社 会 保 険 事 務 局 で 採 用 される 者 で 構 成 されて いた 都 道 府 県 単 位 の 仕 事 の 仕 方 や 人 事 異 動 は 社 会 保 険 庁 時 代 の 問 題 であった 機 構 となってからは 県 域 を 越 えた 人 事 異 動 や 本 部 ブロック 本 部 拠 点 間 の 人 事 異 動 を 進 めている コンプライアンスの 問 題 事 務 処 理 停 滞 事 務 処 理 上 のミスは これだけ 職 員 数 が いればどうしても 起 こってしまうと 思 う それを 未 然 に 防 ぐ 体 制 整 備 を 行 っていただ きたいのと 何 らかの 形 でコンピューターシステムと 連 動 させ 個 人 のミス 個 人 に よる 情 報 漏 洩 を 防 ぐしかないと 思 われるが 現 段 階 で 具 体 的 な 考 えは 何 かあるか 事 務 処 理 誤 りの 根 絶 は 大 きな 課 題 である 年 間 で1 億 6 千 万 件 の 事 務 処 理 を 行 って いる 中 で 事 務 処 理 誤 りが 発 生 しているが その 誤 りの 内 容 が 問 題 だと 考 えている 例 えば 書 類 をなくす 年 金 の 支 払 いが 遅 れるということは 致 命 的 な 財 産 権 の 侵 害 で あり 根 絶 させなければならず IT 化 の 前 にまずやるべきことであると 考 えている マニュアル 化 をすること そのマニュアルを 厳 守 させることと 併 せてICT 化 とい うこの3つが 必 要 である 今 年 の3 月 に 事 務 処 理 遅 延 書 類 紛 失 をなくすための 方 法 1

2 を 決 めた これを 厳 守 させるには ブロック 本 部 が 各 拠 点 に 指 導 する 形 を 取 り 同 時 に 意 見 交 換 を 行 っていくことが 重 要 だと 考 えており 最 後 には 管 理 者 が 徹 底 してチェ ックすることを 求 めている 次 に 平 成 29 年 からシステムの 刷 新 が 行 われ 今 後 は 紙 媒 体 も 含 め 届 書 をすべて 電 子 化 し 処 理 できるようになるため 入 り 口 さえ 間 違 っていなければ 必 ずミスが 見 つ かる 体 制 となる この 体 制 の 導 入 は 早 急 に 進 めたいと 考 えるが 作 業 が 膨 大 であるた め 平 成 29 年 1 月 からとなる 予 定 である この 導 入 に 向 け 事 務 のやり 方 を 組 み 直 す 必 要 がある また 年 金 給 付 の 関 係 は 特 に 判 断 が 難 しく スキルが 必 要 であり 知 識 がないことが ミスにつながる 若 い 職 員 が 入 ってくるが スキルを 高 めるために 研 修 を 行 い フォ ローしていく 説 明 判 断 の 誤 りは 職 員 への 教 育 研 修 により 対 応 したい 先 ほどもあったよう な 根 絶 しなければならないミスはシステムの 刷 新 により 対 応 していくことと 組 織 と して 不 断 の 努 力 を 続 けていきたいと 考 える 多 くのものを 処 理 していることは 理 解 しているが 民 間 金 融 機 関 のミスの 検 証 はと ても 細 かいものである これは 今 後 でもよいので 機 構 がどういう 形 でチェック 検 証 を 行 っているのか 知 りたい 今 仕 組 みを 作 ろうとしているところではあるが 機 構 はその 日 に 行 った 処 理 が 正 し かったのかどうかのチェックが 十 分 にはできていない 以 前 から 比 べると 処 理 遅 延 等 は 減 ってきている しかし 問 題 は 自 分 が 放 置 していたものを 自 分 で 処 理 をしてしま うと 事 務 処 理 誤 りとして 発 覚 しないことがあることである その 対 策 として 体 制 面 を 強 化 し 管 理 者 がチェック 監 督 を 行 うことが 必 要 である 事 務 処 理 誤 りの 発 生 防 止 のために 様 々ことをやろうとしていることは 分 かるが 職 員 のモチベーションが 低 くならないか 心 配 である モチベーションが 低 下 しても 気 持 ちを 奮 い 立 たせ 結 果 を 残 していくことが 大 切 だ と 考 えている 自 己 評 価 がSだったものの 大 臣 評 価 がAとなる またはAだったものがBとなるこ とは 分 かるが 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 事 項 がB( 計 画 をおおむね 達 成 している)か らC( 計 画 をやや 下 回 っている)となっている 理 由 は 何 か 機 構 の 自 己 評 価 がBであったのは 個 人 情 報 の 漏 洩 滅 失 き 損 の 件 数 が 減 少 した ため その 努 力 を 認 めていただきたいというものであったが 大 臣 の 評 価 では 再 発 防 止 の 取 組 を 行 っているにもかかわらず なお 依 然 として 通 知 書 等 の 誤 送 付 等 に 起 因 す 2

3 る 情 報 漏 洩 が 発 生 しているという 点 が 重 視 され Cであるということである さらに 体 制 を 強 化 し 評 価 につなげなければならない 事 務 処 理 遅 延 等 の 再 発 防 止 策 は 既 に 策 定 されていて さらに 事 務 処 理 誤 り 等 に 関 する 緊 急 再 発 防 止 策 を 出 したという 理 解 でよいか そういうことである 今 までも 事 務 処 理 遅 延 事 務 処 理 誤 りの 防 止 について 取 り 組 みを 行 ってきたが 引 き 続 き 発 生 をしている 状 況 であるため 追 加 的 に 講 じたのが 今 回 のものである 事 務 処 理 遅 延 と 事 務 処 理 誤 りは 発 生 原 因 が 違 うと 思 われる 事 務 処 理 遅 延 等 の 再 発 防 止 策 の 内 容 を 知 りたい 事 務 処 理 遅 延 等 の 再 発 防 止 策 は3 月 にできたもので 改 めて 事 務 処 理 遅 延 書 類 紛 失 をなくそうという 内 容 である 例 えば 書 類 を 職 員 がそれぞれ 管 理 すると 紛 失 させてしまうことがあるため BOXを 購 入 し 色 分 けをするという 保 管 方 法 で 全 国 統 一 させることをマニュアル 化 した 各 ブロック 本 部 にてモデル 事 務 所 を 決 め こうや るのだということを 実 演 し 実 務 の 内 容 を 聞 いて 直 すところがあれば 直 すということ を 行 っている 書 類 がなくなったかどうかは 受 付 進 捗 管 理 システムの 徹 底 という 点 を もりこみ 対 応 している 受 付 進 捗 管 理 システムへ 入 力 を 行 っていると 毎 月 未 処 理 リ ストが 出 るため 管 理 職 が 一 つずつチェックを 行 っている 一 方 で 事 務 処 理 誤 り 等 に 関 する 緊 急 再 発 防 止 策 は 事 務 処 理 誤 り 等 防 止 推 進 者 の 指 定 をし 所 長 だけではな く 副 所 長 を 責 任 者 に 置 くことや 事 務 処 理 遅 延 誤 送 付 等 防 止 チェックシート を 用 い 確 認 を 行 い 出 来 ていないとわかれば 拠 点 へ 指 導 に 行 くことももりこんでいる 現 場 が 癖 になるまでやり 続 けないといけないと 考 える 2つの 基 本 的 な 違 いであるが 3 月 の 事 務 処 理 遅 延 等 の 再 発 防 止 策 は 事 務 処 理 のルールを 統 一 的 に 定 めたものである それをやらせるために 人 事 評 価 の 際 に 事 務 処 理 誤 りについてについてウェイトを 持 たせている 機 構 の 問 題 は 誰 が 処 理 を 行 ったの か 担 当 者 の 押 印 がなかったところにあったが こちらもマニュアル 化 を 行 ったとこ ろである 事 務 処 理 誤 り 防 止 推 進 者 の 適 任 者 は 副 所 長 ではなく 課 長 ということもあると 思 わ れるため そのあたりを 考 慮 し 任 命 をしても 良 いのではないか 例 えば 適 用 調 査 課 長 は 年 金 事 務 所 の 筆 頭 課 長 であるが 業 務 を 持 っているため 全 体 を 見 回 すという 点 では 副 所 長 が 適 任 と 思 われる どう 配 置 していくかはきちんと 取 り 組 んでいく 3

4 事 務 処 理 誤 り 防 止 策 については 十 分 だと 思 うが 先 ほどモチベーションの 話 もあっ たように 仕 事 をしている 職 員 の 達 成 感 はあるのだろうか 今 後 システム 化 していく という 話 はあるが 現 段 階 では 仕 事 を 目 視 で 淡 々と 行 うという 非 常 に 緊 張 感 のある 仕 事 デザインだと 思 う 現 場 を 見 ていると 厳 しいという 感 覚 を 持 つが そういう 点 で 何 か 感 じることはあるか 今 後 何 か 行 うという 予 定 はあるのか 行 っている 仕 事 の 中 で 職 員 が 職 員 の 目 でやらないといけないものと 定 型 化 し 機 械 的 にできること あるいは 外 部 委 託 できることはきっちり 仕 分 けを 進 めてゆく ど れが 職 員 の 判 断 を 伴 う 仕 事 なのかを 見 極 め どうやったら 効 率 的 かつ 効 果 的 に 進 む のか 考 えていく ミスを 無 くすことは 必 要 である 危 惧 されるのは 職 員 のモラールダウンである 難 しいとは 思 うが やる 気 を 起 こさせることも 併 せて 検 討 してほしい 2 点 ほど 聞 きたいことがある 若 い 人 が 増 え 給 付 判 断 の 誤 りが 多 いとのことだが 研 修 でどう 変 えてゆくのか また 人 事 評 価 における 事 務 処 理 誤 り 等 のウェイトを1 0% 以 上 から20% 以 上 に 引 上 げるとのことだが なぜ 達 成 できなかったのか 管 理 職 と 職 員 のコミュニケーションの 機 会 は 確 保 されているのか まず 1 点 目 についてだが 研 修 計 画 に 盛 り 込 んでいることに 加 え 事 務 処 理 誤 り 防 止 の 観 点 から 外 部 講 師 を 招 き ヒューマンエラーについての 研 修 を 行 っているところ である これは 代 表 者 が 研 修 を 受 け 各 拠 点 にて 伝 達 研 修 を 行 うものである 次 に 2 点 目 についてだが 目 標 を 立 てるとき 評 価 を 受 けるとき また 評 価 をフィードバ ックするときには 管 理 者 と 職 員 が 面 談 を 行 うため 基 本 的 に3 回 はコミュニケーショ ンを 取 ることができる 達 成 できなかったときには 主 にフィードバック 面 談 でフォロ ーを 行 うことができると 考 える 今 我 々はとても 厳 しい 環 境 にある 職 員 のモチベーションを 高 めるべきという 意 見 はそのとおりだが 結 果 を 出 さないといけない 状 況 である やむを 得 ないミスは 状 況 に 応 じて 救 済 されるべきだが 防 げるものは 防 がないといけない ミスをなくさなけ れば 機 構 にしたことの 意 味 が 問 われることをご 理 解 いただきたい 機 構 が 置 かれている 立 場 が 厳 しい 点 は 理 解 した 書 類 紛 失 について 年 金 給 付 は 特 に 国 民 の 生 活 に 関 わるものであるため なぜ 発 生 してしまうのか 理 解 出 来 ない 機 構 がどういう 存 在 なのか 教 育 はされているのか 同 じ 意 見 である 数 字 に 出 るところではなく 年 金 の 重 要 性 についての 意 識 教 育 の 研 修 はあるのか 職 員 にもっとモチベーションを 持 ってもらわないとやる 気 が 起 きな 4

5 いのではないか 機 構 の 業 務 実 績 に 対 するC 評 価 というものが 役 職 員 の 意 識 の 醸 成 に 関 わっているのではないかと 思 う より 研 修 について 考 えていただきたい 年 金 の 大 事 さについての 研 修 は 行 われてきたが それだけではミスはなくならなか ったため システムを 組 むことにウェイトを 置 いて 対 応 しているのだと 理 解 している 押 印 することで 誰 が 関 わっていたのか 責 任 の 所 在 が 分 かるということだが 職 員 だ けでなく 管 理 職 の 責 任 もあるべきではないか 今 までやっていなかったことをやるときには 抵 抗 があるものだ しかし 行 うことで 意 識 が 変 わることもある 書 類 管 理 のBOXの 話 や 押 印 の 話 は 当 然 だと 思 われる 逆 に 統 一 されていなかった のかという 感 覚 である もっと 高 い 次 元 の 研 修 が 必 要 である 現 場 をよく 知 っている 立 場 から 申 し 上 げると 単 純 なところ お 客 様 のことを 思 っ て 不 備 を 大 事 に 拾 っていこうとしているうちに 次 から 次 へと 書 類 が 届 き 遅 延 になる ということが 多 いのではないか 怠 慢 は 許 されないことであるが これについて 理 解 をしたい 職 員 の 意 識 が 低 いと 申 し 上 げているわけではなく 思 いが 続 かないのは 何 か 原 因 が あるのではないかと 疑 問 に 思 ったのである [ 議 題 3 制 度 改 正 への 対 応 について] 矢 継 ぎ 早 に 制 度 改 正 が 行 われるとのことで 先 ほどから 議 論 いただいた 話 とつなげ ると 事 務 処 理 が 大 変 であると 思 われる 今 のところ 問 題 はないということで これか らも 努 力 をしていただければと 思 う [その 他 ] 6 月 から 新 しい 委 員 が 参 加 し 議 論 を 行 っていることと 本 会 議 にてこれから 引 き 続 き 数 多 くの 様 々な 制 度 改 正 の 実 施 が 予 定 されることについて 報 告 があったことを 受 け 岩 村 座 長 より 機 構 がそれに 対 応 するための 専 門 性 を 確 保 していく 必 要 があるため この 機 会 に 改 めて 提 言 をしてはいかがと 提 案 があった これに 対 し 参 加 委 員 の 了 承 が 得 られ 次 回 もしくは 次 々 回 の 運 営 評 議 会 において 議 論 を 行 うこととなった 5 ( 以 上 )