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1 行 政 文 書 の 管 理 に 関 するガイドライン 平 成 23 年 4 月 1 日 内 閣 総 理 大 臣 決 定 平 成 24 年 6 月 29 日 一 部 改 正 平 成 26 年 5 月 30 日 一 部 改 正 平 成 26 年 7 月 1 日 一 部 改 正 平 成 27 年 1 月 23 日 一 部 改 正 平 成 27 年 3 月 13 日 一 部 改 正 行 政 文 書 の 管 理 に 関 するガイドラインを 別 添 のとおり 決 定 する 附 則 ( 平 成 27 年 3 月 13 日 内 閣 総 理 大 臣 決 定 ) この 決 定 は 平 成 27 年 4 月 1 日 から 施 行 する

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3 別 添 行 政 文 書 の 管 理 に 関 するガイドライン 省 行 政 文 書 管 理 規 則 目 次 第 1 総 則 第 2 管 理 体 制 第 3 作 成 第 4 整 理 第 5 保 存 第 6 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 第 7 移 管 廃 棄 又 は 保 存 期 間 の 延 長 第 8 点 検 監 査 及 び 管 理 状 況 の 報 告 等 第 9 研 修 第 10 公 表 しないこととされている 情 報 が 記 録 された 行 政 文 書 の 管 理 第 11 補 則 公 文 書 等 の 管 理 に 関 する 法 律 ( 平 成 21 年 法 律 第 66 号 以 下 法 という ) 第 1 条 に 規 定 されているとおり 国 の 諸 活 動 や 歴 史 的 事 実 の 記 録 である 公 文 書 等 は 健 全 な 民 主 主 義 の 根 幹 を 支 える 国 民 共 有 の 知 的 資 源 として 主 権 者 である 国 民 が 主 体 的 に 利 用 し 得 るものであり このような 公 文 書 等 の 管 理 を 適 切 に 行 うことにより 行 政 が 適 正 かつ 効 率 的 に 運 営 されるようにするとともに 国 の 有 するその 諸 活 動 を 現 在 及 び 将 来 の 国 民 に 説 明 する 責 務 が 全 うされるようにする 必 要 がある このような 法 の 目 的 を 踏 まえ 法 第 10 条 第 1 項 の 規 定 に 基 づく 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 定 め( 以 下 規 則 という )は 設 けられる 必 要 がある 本 ガイドラインにおいては 第 1( 総 則 )から 第 11( 補 則 )までの 各 セグメントの 冒 頭 で 規 則 の 規 定 例 を 示 すとともに 留 意 事 項 として 当 該 規 定 の 趣 旨 意 義 や 職 員 が 文 書 管 理 を 行 う 際 の 実 務 上 の 留 意 点 について 記 している 規 則 の 制 定 に 当 たっては 本 ガイドラインを 踏 まえるとともに 各 行 政 機 関 の 業 務 内 容 や 取 り 扱 う 文 書 の 性 格 は 多 岐 にわたっていることから 当 該 行 政 機 関 における 文 書 管 理 の 実 効 性 を 確 保 するため 各 行 政 機 関 それぞれの 業 務 内 容 や 取 り 扱 う 文 書 の 性 格 組 織 体 制 等 を 考 慮 する 必 要 がある また 規 則 の 運 用 に 当 たっては 職 員 一 人 ひとりが 本 ガイドラインの 内 容 を 十 分 に 理 解 し その 趣 旨 を 踏 まえた 適 切 な 運 用 が 図 られるよう 各 々の 組 織 体 制 やオフィスの ファイリング 用 具 事 務 机 ファイリングキャビネット 書 棚 書 庫 の 状 況 等 も 踏 まえ

4 創 意 工 夫 することが 必 要 である

5 第 1 総 則 1 目 的 この 訓 令 は 公 文 書 等 の 管 理 に 関 する 法 律 ( 平 成 21 年 法 律 第 66 号 以 下 法 と いう ) 第 10 条 第 1 項 の 規 定 に 基 づき 省 における 行 政 文 書 の 管 理 について 必 要 な 事 項 を 定 めることを 目 的 とする 2 定 義 この 訓 令 における 用 語 の 定 義 は 次 のとおりとする (1) 行 政 文 書 とは 省 の 職 員 が 職 務 上 作 成 し 又 は 取 得 した 文 書 ( 図 画 及 び 電 磁 的 記 録 ( 電 子 的 方 式 磁 気 的 方 式 その 他 人 の 知 覚 によっては 認 識 することがで きない 方 式 で 作 られた 記 録 をいう )を 含 む 以 下 同 じ )であって 省 の 職 員 が 組 織 的 に 用 いるものとして 省 が 保 有 しているものをいう ただし 法 第 2 条 第 4 項 各 号 に 掲 げるものを 除 く (2) 行 政 文 書 ファイル 等 とは 省 における 能 率 的 な 事 務 又 は 事 業 の 処 理 及 び 行 政 文 書 の 適 切 な 保 存 に 資 するよう 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 する 行 政 文 書 ( 保 存 期 間 を 同 じくすることが 適 当 であるものに 限 る )を 一 の 集 合 物 にまとめたもの( 以 下 行 政 文 書 ファイル という ) 及 び 単 独 で 管 理 している 行 政 文 書 をいう (3) 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 とは 省 における 行 政 文 書 ファイル 等 の 管 理 を 適 切 に 行 うために 行 政 文 書 ファイル 等 の 分 類 名 称 保 存 期 間 保 存 期 間 の 満 了 する 日 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 及 び 保 存 場 所 その 他 の 必 要 な 事 項 を 記 載 し た 帳 簿 をいう (4) 文 書 管 理 システム とは 総 務 省 が 文 書 管 理 業 務 の 業 務 システム 最 適 化 計 画 ( 平 成 19 年 4 月 13 日 各 府 省 情 報 化 統 括 責 任 者 (CIO) 連 絡 会 議 決 定 )に 基 づき 整 備 した 政 府 全 体 で 利 用 可 能 な 一 元 的 な 文 書 管 理 システムをいう 留 意 事 項 目 的 規 定 において 本 訓 令 が 法 第 10 条 第 1 項 に 基 づく 行 政 文 書 の 管 理 に 関 す る 定 め であることを 明 らかにしている 定 義 規 定 において 法 の 定 義 規 定 等 に 従 い 本 訓 令 で 用 いる 用 語 の 定 義 を 行 う 文 書 管 理 システム については 第 1-2-(4)の 業 務 システム 最 適 化 計 画 に 基 づき 各 行 政 機 関 において 遅 くとも 平 成 24 年 度 までに 導 入 する 必 要 がある な お 同 システム 導 入 までは 最 適 化 前 のシステムを 利 用 することができる なお 一 般 的 に 情 報 システムは 利 用 者 からの 改 善 要 望 等 を 踏 まえ 不 断 の 見 直 しを 図 る 必 要 があり 文 書 管 理 システムについても 法 の 具 体 的 運 用 状 況 等 を 踏 まえた 適 切 な 見 直 しを 行 い その 結 果 をシステム 更 新 時 における 改 修 等 に 反 映 させるものとす る

6 第 2 管 理 体 制 1 総 括 文 書 管 理 者 (1) 省 に 総 括 文 書 管 理 者 1 名 を 置 く (2) 総 括 文 書 管 理 者 は 官 房 長 をもって 充 てる (3) 総 括 文 書 管 理 者 は 次 に 掲 げる 事 務 を 行 うものとする 1 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 及 び 移 管 廃 棄 簿 の 調 製 2 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 内 閣 府 との 調 整 及 び 必 要 な 改 善 措 置 の 実 施 3 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 研 修 の 実 施 4 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 に 伴 う 必 要 な 措 置 5 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 その 他 この 訓 令 の 施 行 に 関 し 必 要 な 細 則 の 整 備 6 その 他 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 事 務 の 総 括 2 副 総 括 文 書 管 理 者 (1) 省 に 副 総 括 文 書 管 理 者 1 名 を 置 く (2) 副 総 括 文 書 管 理 者 は 課 長 をもって 充 てる (3) 副 総 括 文 書 管 理 者 は 1-(3)-1~6に 掲 げる 事 務 について 総 括 文 書 管 理 者 を 補 佐 するものとする 3 文 書 管 理 者 (1) 総 括 文 書 管 理 者 は 所 掌 事 務 に 関 する 文 書 管 理 の 実 施 責 任 者 として 文 書 管 理 者 を 指 名 する (2) 文 書 管 理 者 は その 管 理 する 行 政 文 書 について 次 に 掲 げる 事 務 を 行 うものとす る 1 保 存 2 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 の 設 定 3 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 4 移 管 又 は 廃 棄 ( 移 管 廃 棄 簿 への 記 載 を 含 む ) 等 5 管 理 状 況 の 点 検 等 6 行 政 文 書 の 作 成 ( 第 3) 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 の 作 成 ( 第 4-3-(1)) 等 に よる 行 政 文 書 の 整 理 その 他 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 職 員 の 指 導 4 監 査 責 任 者 (1) 省 に 監 査 責 任 者 1 名 を 置 く (2) 監 査 責 任 者 は 課 長 をもって 充 てる (3) 監 査 責 任 者 は 行 政 文 書 の 管 理 の 状 況 について 監 査 を 行 うものとする 5 職 員 の 責 務 職 員 は 法 の 趣 旨 にのっとり 関 連 する 法 令 及 び 訓 令 等 並 びに 総 括 文 書 管 理 者 及 び 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 行 政 文 書 を 適 正 に 管 理 しなければならない

7 留 意 事 項 < 管 理 体 制 の 意 義 > 文 書 管 理 は 行 政 機 関 内 の 各 々の 組 織 の 所 掌 事 務 の 一 環 として 行 われるため 事 務 体 制 と 同 様 の 体 制 により 行 われることが 基 本 であるが 規 則 に 基 づく 各 々の 事 務 に 係 る 管 理 体 制 を 明 確 にすることにより 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 しようとするものである < 総 括 文 書 管 理 者 > 総 括 文 書 管 理 者 は 法 第 2 条 で 定 める 行 政 機 関 単 位 で 設 置 する 総 括 文 書 管 理 者 は 行 政 機 関 の 長 を 補 佐 し 当 該 行 政 機 関 全 体 を 総 括 する 立 場 で 文 書 管 理 に 当 たる 者 として 適 当 と 判 断 される 者 ( 官 房 長 等 )を 充 てる 総 括 文 書 管 理 者 は 当 該 行 政 機 関 の 文 書 管 理 を 総 括 する 立 場 から 行 政 文 書 フ ァイル 管 理 簿 及 び 移 管 廃 棄 簿 の 調 製 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 内 閣 府 との 調 整 及 び 必 要 な 改 善 措 置 の 実 施 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 研 修 の 実 施 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 に 伴 う 必 要 な 措 置 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 その 他 この 訓 令 の 施 行 に 関 し 必 要 と なる 細 則 の 整 備 等 を 行 う < 副 総 括 文 書 管 理 者 > 副 総 括 文 書 管 理 者 は 当 該 行 政 機 関 全 体 の 文 書 管 理 を 総 括 する 総 括 文 書 管 理 者 を 補 佐 する 副 総 括 文 書 管 理 者 には 当 該 行 政 機 関 における 文 書 管 理 の 専 門 部 署 の 課 長 を 充 てることを 原 則 とする 当 該 行 政 機 関 全 体 の 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 する 観 点 から 総 括 文 書 管 理 者 及 び 副 総 括 文 書 管 理 者 の 実 務 的 な 補 佐 体 制 ( 例 : 総 括 文 書 管 理 担 当 者 )を 置 くことも 考 えられる < 文 書 管 理 者 > 行 政 文 書 の 管 理 に 関 する 責 任 の 所 在 を 明 確 にし 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 するため 文 書 管 理 の 実 施 責 任 者 として 文 書 管 理 者 を 位 置 付 ける 具 体 的 には 各 課 長 ( 参 事 官 室 長 を 含 む )を 文 書 管 理 者 とすることを 原 則 とするが 組 織 の 規 模 業 務 内 容 行 政 機 関 の 保 有 する 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 ( 平 成 15 年 法 律 第 58 号 ) 第 6 条 に 基 づく 個 人 情 報 保 護 に 関 する 管 理 体 制 や 政 府 機 関 の 情 報 セキュリティ 対 策 の 強 化 に 関 する 基 本 方 針 ( 平 成 17 年 9 月 15 日 情 報 セキュリティ 政 策 会 議 決 定 )に 基 づく 情 報 セキュリティ 対 策 に 関 する 体 制 執 務 室 の 状 況 等 を 踏 まえ 文 書 管 理 者 に 求 められる 任 務 を 適 切 に 果 たし 得 る 職 員 を 総 括 文 書 管 理 者 が 指 名 する 総 括 文 書 管 理 者 は 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 等 に 応 じて 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 す る 観 点 から 文 書 管 理 者 の 指 名 について 見 直 す

8 なお 総 括 文 書 管 理 者 が 文 書 管 理 者 の 指 名 を 行 うに 当 たっては 各 部 局 長 の 意 見 を 聴 くこともできる 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 する 観 点 から 文 書 管 理 者 の 実 務 的 な 補 佐 体 制 ( 例 : 文 書 管 理 担 当 者 )を 置 くことも 考 えられる < 監 査 責 任 者 > 監 査 責 任 者 は 文 書 管 理 に 関 するコンプライアンスを 確 保 するため 各 文 書 管 理 者 における 法 令 及 び 訓 令 等 の 遵 守 状 況 を 把 握 し 改 善 を 図 るための 監 査 を 実 施 す る 監 査 責 任 者 には 当 該 行 政 機 関 における 業 務 監 査 等 の 専 門 部 署 の 課 長 を 充 てる ことを 原 則 とする 監 査 責 任 者 は 監 査 責 任 者 としての 立 場 で 監 査 を 企 画 実 施 し 総 括 文 書 管 理 者 に 監 査 結 果 を 報 告 ( 第 8-1-(2))する また 外 部 監 査 を 実 施 する 場 合 に おいても 外 部 監 査 実 施 者 の 報 告 先 を 監 査 責 任 者 とすることに 留 意 する 適 正 な 監 査 を 確 保 する 観 点 から 監 査 責 任 者 の 実 務 的 な 補 佐 体 制 ( 例 : 監 査 担 当 者 )を 置 くことも 考 えられる < 職 員 > 全 ての 職 員 は 法 の 趣 旨 にのっとり 関 連 する 法 令 及 び 訓 令 等 並 びに 総 括 文 書 管 理 者 及 び 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 行 政 文 書 を 適 正 に 管 理 しなければならない <その 他 > 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 する 観 点 から 必 要 に 応 じて 各 部 局 における 文 書 管 理 の 推 進 体 制 ( 例 : 主 任 文 書 管 理 者 )や 部 局 間 の 連 絡 調 整 を 行 う 会 議 体 等 を 置 くことも 考 え られる 文 書 管 理 に 関 する 専 門 家 (レコードマネージャー アーキビスト 等 )を 積 極 的 に 活 用 し 専 門 的 技 術 的 視 点 から 職 員 を 支 援 することも 考 えられる なお 国 家 公 務 員 法 ( 昭 和 22 年 法 律 第 120 号 ) 第 82 条 において 法 令 や 職 務 上 の 義 務 に 違 反 したり 職 務 を 怠 った 場 合 の 懲 戒 処 分 について 規 定 されており また 刑 法 ( 明 治 40 年 法 律 第 45 号 ) 第 258 条 において 公 用 文 書 等 毀 棄 罪 が 規 定 されている このよ うなことを 踏 まえ 職 員 は 文 書 管 理 を 行 う 必 要 がある

9 第 3 作 成 1 文 書 主 義 の 原 則 職 員 は 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 法 第 4 条 の 規 定 に 基 づき 法 第 1 条 の 目 的 の 達 成 に 資 するため 省 における 経 緯 も 含 めた 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 びに 省 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 又 は 検 証 することができるよう 処 理 に 係 る 事 案 が 軽 微 なものである 場 合 を 除 き 文 書 を 作 成 しなければならない 2 別 表 第 1の 業 務 に 係 る 文 書 作 成 別 表 第 1に 掲 げられた 業 務 については 当 該 業 務 の 経 緯 に 応 じ 同 表 の 行 政 文 書 の 類 型 を 参 酌 して 文 書 を 作 成 するものとする 3 適 切 効 率 的 な 文 書 作 成 (1) 文 書 の 作 成 に 当 たって 反 復 利 用 が 可 能 な 様 式 資 料 等 の 情 報 については 電 子 掲 示 板 等 を 活 用 し 職 員 の 利 用 に 供 するものとする (2) 文 書 の 作 成 に 当 たっては 常 用 漢 字 表 ( 平 成 22 年 内 閣 告 示 第 2 号 ) 現 代 仮 名 遣 い( 昭 和 61 年 内 閣 告 示 第 1 号 ) 送 り 仮 名 の 付 け 方 ( 昭 和 48 年 内 閣 告 示 第 2 号 ) 及 び 外 来 語 の 表 記 ( 平 成 3 年 内 閣 告 示 第 2 号 ) 等 により 分 かりやすい 用 字 用 語 で 的 確 かつ 簡 潔 に 記 載 しなければならない 留 意 事 項 < 文 書 主 義 の 原 則 > 行 政 機 関 の 意 思 決 定 及 び 事 務 事 業 の 実 績 に 関 する 文 書 主 義 については 行 政 機 関 の 諸 活 動 における 正 確 性 の 確 保 責 任 の 明 確 化 等 の 観 点 から 重 要 であり 行 政 の 適 正 か つ 効 率 的 な 運 営 にとって 必 要 である このため 法 第 4 条 に 基 づき 第 3-1におい て 行 政 機 関 の 意 思 決 定 及 び 事 務 事 業 の 実 績 に 関 する 文 書 主 義 の 原 則 を 明 確 にしてい る これに 基 づき 作 成 された 文 書 は 行 政 文 書 となる 意 思 決 定 に 関 する 文 書 作 成 については 1 法 第 4 条 に 基 づき 必 要 な 意 思 決 定 に 至 る 経 緯 過 程 に 関 する 文 書 が 作 成 されるとともに 2 最 終 的 には 行 政 機 関 の 意 思 決 定 の 権 限 を 有 する 者 が 文 書 に 押 印 署 名 又 はこれらに 類 する 行 為 を 行 うことにより その 内 容 を 当 該 行 政 機 関 の 意 思 として 決 定 することが 必 要 である このように 行 政 機 関 の 意 思 決 定 に 当 たっては 文 書 を 作 成 して 行 うことが 原 則 であるが 当 該 意 思 決 定 と 同 時 に 文 書 を 作 成 することが 困 難 であるときは 事 後 に 文 書 を 作 成 することが 必 要 で ある 例 えば 法 令 の 制 定 や 閣 議 案 件 については 最 終 的 には 行 政 機 関 の 長 が 決 定 するが その 立 案 経 緯 過 程 に 応 じ 最 終 的 な 決 定 内 容 のみならず 主 管 局 長 や 主 管 課 長 にお ける 経 緯 過 程 について 文 書 を 作 成 することが 必 要 である また 法 第 4 条 第 3 号

10 で 複 数 の 行 政 機 関 による 申 合 せ 及 びその 経 緯 の 作 成 義 務 が 定 められている が 各 行 政 機 関 に 事 務 を 分 担 管 理 させている 我 が 国 の 行 政 システムにおいて 行 政 機 関 間 でなされた 協 議 を 外 部 から 事 後 的 に 検 証 できるようにすることが 必 要 であるこ とから 当 該 申 合 せに 関 し 実 際 に 協 議 を 行 った 職 員 の 役 職 にかかわらず 文 書 の 作 成 が 必 要 である 事 務 及 び 事 業 の 実 績 に 関 する 文 書 作 成 については 行 政 機 関 の 諸 活 動 の 成 果 で ある 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 適 当 と 認 める 段 階 で 文 書 化 することが 必 要 である 例 えば 同 一 日 に 同 一 人 から 断 続 的 に 行 われた 相 談 への 対 応 について 最 後 の 相 談 が 終 了 した 後 に 文 書 を 作 成 することなどが 考 えられる 行 政 機 関 の 職 員 は 当 該 職 員 に 割 り 当 てられた 事 務 を 遂 行 する 立 場 で 法 第 4 条 の 作 成 義 務 を 果 たす 本 作 成 義 務 を 果 たすに 際 しては 1 法 第 1 条 の 目 的 の 達 成 に 資 す るため 当 該 行 政 機 関 における 経 緯 も 含 めた 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 びに 当 該 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 又 は 検 証 することができるようにすること 2 処 理 に 係 る 事 案 が 軽 微 なものである 場 合 を 除 くことについて 適 切 に 判 断 する 必 要 がある 各 職 員 が 文 書 作 成 に 関 し 上 記 の 判 断 を 適 切 に 行 うことができるよう 日 常 的 な 文 書 管 理 の 実 施 についての 実 質 的 な 責 任 者 である 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 行 うこ ととしている 文 書 管 理 者 は 法 第 1 条 の 目 的 が 達 成 できるよう 個 々の 文 書 の 作 成 について 職 員 に 日 常 的 に 指 示 する 必 要 がある 処 理 に 係 る 事 案 が 軽 微 なものである 場 合 は 法 第 1 条 の 目 的 を 踏 まえ 厳 格 か つ 限 定 的 に 解 される 必 要 がある すなわち 事 後 に 確 認 が 必 要 とされるものではなく 文 書 を 作 成 しなくとも 職 務 上 支 障 が 生 じず かつ 当 該 事 案 が 歴 史 的 価 値 を 有 さないよ うな 場 合 であり 例 えば 所 掌 事 務 に 関 する 単 なる 照 会 問 い 合 わせに 対 する 応 答 行 政 機 関 内 部 における 日 常 的 業 務 の 連 絡 打 合 せなどが 考 えられる 当 該 事 案 が 政 策 判 断 や 国 民 の 権 利 義 務 に 影 響 を 及 ぼすような 場 合 は 含 まれない 職 員 が 自 己 の 執 務 の 便 宜 のために 保 有 している 写 し( 正 本 原 本 は 別 途 管 理 )は 行 政 文 書 には 当 たらないが このような 個 人 的 な 執 務 の 参 考 資 料 は 必 要 最 小 限 のものと すべきである(20 頁 参 照 ) また 職 員 が 起 案 の 下 書 きをしている 段 階 のメモも 一 般 的 には 行 政 文 書 には 当 たらないが 当 該 メモに 行 政 機 関 における 法 律 立 案 の 基 礎 と なった 国 政 上 の 重 要 な 事 項 に 係 る 意 思 決 定 が 記 録 されている 場 合 などについては 行 政 文 書 として 適 切 に 保 存 すべきである また 一 般 的 には 職 員 の 個 人 的 な 手 紙 や 個 人 的 にツイッターで 発 信 した 内 容 が 記 録 された 媒 体 が 直 ちに 行 政 文 書 に 当 たるとはいえない もっとも 例 えば ツイッタ ーの 記 載 内 容 について 行 政 機 関 において 起 案 し 当 該 行 政 機 関 のパソコンから 送 信 するなど 当 該 行 政 機 関 の 組 織 的 な 広 報 活 動 として ツイッターを 用 いている 場 合 など は 当 該 ツイッターの 内 容 について 適 切 な 媒 体 により 行 政 文 書 として 適 切 に 保 存 す

11 ることが 必 要 である また 例 えば 他 の 行 政 機 関 に 対 する 連 絡 審 議 会 等 や 懇 談 会 等 のメンバーに 対 す る 連 絡 を 電 子 メールを 用 いて 行 った 場 合 は 当 該 電 子 メールの 内 容 について 適 切 な 媒 体 により 行 政 文 書 として 適 切 に 保 存 することが 必 要 である < 別 表 第 1の 業 務 に 係 る 文 書 作 成 > 公 文 書 等 の 管 理 に 関 する 法 律 施 行 令 ( 平 成 22 年 政 令 第 250 号 以 下 施 行 令 と いう ) 別 表 においては 一 連 の 業 務 プロセスに 係 る 文 書 が 同 一 の 保 存 期 間 で 保 存 さ れるよう 法 第 4 条 各 号 により 作 成 が 義 務 付 けられている 文 書 など 各 行 政 機 関 に 共 通 する 業 務 等 に 関 し 当 該 業 務 プロセスに 係 る 文 書 を 類 型 化 (ガイドライン 別 表 第 1 において 具 体 例 を 記 載 )した 上 で その 保 存 期 間 基 準 を 定 めている 各 行 政 機 関 にお いては ガイドライン 別 表 第 1に 各 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 性 質 内 容 等 に 応 じ た 当 該 行 政 機 関 を 通 じた 保 存 期 間 基 準 を 加 えて 規 則 の 別 表 第 1とするものとすると されており(16 頁 参 照 ) 第 3-2では 規 則 の 別 表 第 1に 掲 げられた 業 務 について は 当 該 業 務 の 経 緯 に 応 じ 同 表 の 行 政 文 書 の 類 型 を 参 酌 ( 併 せて 文 書 管 理 者 が 作 成 する 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 を 参 酌 当 該 業 務 の 経 緯 に 応 じて 同 表 に 列 挙 された 行 政 文 書 の 類 型 が 当 てはまらない 場 合 もあり 得 ることから 参 酌 としている )して 文 書 を 作 成 することを 明 確 にしている なお 審 議 会 等 や 懇 談 会 等 については 法 第 1 条 の 目 的 の 達 成 に 資 するため 当 該 行 政 機 関 における 経 緯 も 含 めた 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 びに 当 該 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 又 は 検 証 することができるよう 開 催 日 時 開 催 場 所 出 席 者 議 題 発 言 者 及 び 発 言 内 容 を 記 載 した 議 事 の 記 録 を 作 成 するものとする < 国 務 大 臣 を 構 成 員 とする 会 議 又 は 省 議 における 議 事 の 記 録 の 作 成 > 国 務 大 臣 を 構 成 員 とする 会 議 又 は 省 議 については 法 第 1 条 の 目 的 の 達 成 に 資 する ため 当 該 行 政 機 関 における 経 緯 も 含 めた 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 びに 当 該 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 又 は 検 証 することができるよう 開 催 日 時 開 催 場 所 出 席 者 議 題 発 言 者 及 び 発 言 内 容 を 記 載 した 議 事 の 記 録 を 作 成 するもの とする < 歴 史 的 緊 急 事 態 に 対 応 する 会 議 等 における 記 録 の 作 成 の 確 保 > 国 家 社 会 として 記 録 を 共 有 すべき 歴 史 的 に 重 要 な 政 策 事 項 であって 社 会 的 な 影 響 が 大 きく 政 府 全 体 として 対 応 し その 教 訓 が 将 来 に 生 かされるようなもののうち 国 民 の 生 命 身 体 財 産 に 大 規 模 かつ 重 大 な 被 害 が 生 じ 又 は 生 じるおそれがある 緊 急 事 態 ( 以 下 歴 史 的 緊 急 事 態 という )に 政 府 全 体 として 対 応 する 会 議 その 他 の 会 合 ( 第 3 及 び 第 8の 留 意 事 項 において 会 議 等 という )については 将 来 の 教

12 訓 として 極 めて 重 要 であり 以 下 のとおり 会 議 等 の 性 格 に 応 じて 記 録 を 作 成 するも のとする なお 個 別 の 事 態 が 歴 史 的 緊 急 事 態 に 該 当 するか 否 かについては 公 文 書 管 理 を 担 当 する 大 臣 が 閣 議 等 の 場 で 了 解 を 得 て 判 断 する 1 政 策 の 決 定 又 は 了 解 を 行 う 会 議 等 国 民 の 生 命 身 体 財 産 に 大 規 模 かつ 重 大 な 被 害 が 生 じ 又 は 生 じるおそれがあ る 緊 急 事 態 に 政 府 全 体 として 対 応 するため 政 策 の 決 定 又 は 了 解 を 行 う 会 議 等 ( 作 成 すべき 記 録 ) 開 催 日 時 開 催 場 所 出 席 者 議 題 発 言 者 及 び 発 言 内 容 を 記 載 した 議 事 の 記 録 決 定 又 は 了 解 を 記 録 した 文 書 配 布 資 料 等 2 政 策 の 決 定 又 は 了 解 を 行 わない 会 議 等 国 民 の 生 命 身 体 財 産 に 大 規 模 かつ 重 大 な 被 害 が 生 じ 又 は 生 じるおそれがあ る 緊 急 事 態 に 関 する 各 行 政 機 関 の 対 応 を 円 滑 に 行 うため 政 府 全 体 として 情 報 交 換 を 行 う 会 議 等 であり 政 策 の 決 定 又 は 了 解 を 行 わないもの ( 作 成 すべき 記 録 ) 活 動 期 間 活 動 場 所 チームの 構 成 員 その 時 々の 活 動 の 進 捗 状 況 や 確 認 事 項 ( 共 有 された 確 認 事 項 確 認 事 項 に 対 して 構 成 員 等 が 具 体 的 に 採 った 対 応 等 )を 記 載 した 文 書 配 布 資 料 等 なお 設 置 又 は 開 催 当 初 は 政 策 の 決 定 又 は 了 解 を 行 わない 会 議 等 であっても その 後 政 策 の 決 定 又 は 了 解 を 行 うこととなった 場 合 には 上 記 1の 記 録 を 作 成 するもの とする このため 歴 史 的 緊 急 事 態 に 対 応 する 行 政 機 関 においては 当 該 事 態 に 対 応 する 会 議 等 について 事 前 にマニュアル 等 を 整 備 又 は 改 正 し 作 成 すべき 記 録 事 後 作 成 の 場 合 の 方 法 期 限 ( 原 則 3か 月 以 内 とし 3か 月 を 超 えても 作 成 することが 困 難 であ ることが 想 定 される 場 合 は 事 後 作 成 に 支 障 を 来 さないようにするための 措 置 を 講 ず ることを 明 確 にする ) 記 録 の 作 成 の 責 任 体 制 記 録 の 作 成 も 含 めた 訓 練 等 を 行 うこ とを 明 確 化 する 等 の 措 置 を 講 ずる 必 要 がある なお 事 後 の 点 検 等 については 第 8 の 留 意 事 項 を 参 照 すること < 適 切 効 率 的 な 文 書 作 成 > 効 率 的 な 文 書 作 成 に 資 するため 文 書 の 作 成 に 当 たって 反 復 利 用 が 可 能 な 様 式 資 料 等 の 情 報 については 電 子 掲 示 板 等 を 活 用 し 職 員 の 利 用 に 供 するものとしている 適 切 に 文 書 を 作 成 するため 第 3-3-(2)のほか 公 用 文 の 統 一 性 を 保 持 するた めの 基 準 である 公 用 文 改 善 の 趣 旨 徹 底 について( 依 命 通 知 ) ( 昭 和 27 年 4 月 4 日 付 け 内 閣 閣 甲 第 16 号 ) 公 用 文 における 漢 字 使 用 等 について ( 平 成 22 年 内 閣 訓 令 第 1 号 ) 等 により 分 かりやすい 用 字 用 語 で 的 確 かつ 簡 潔 に 記 載 することが 重 要 であ

13 る < 取 得 > 文 書 の 取 得 については 各 行 政 機 関 の 実 情 に 応 じ 適 宜 定 めるものとするが 以 下 のことに 留 意 する 必 要 がある 行 政 文 書 の 要 件 である 取 得 の 時 点 は 行 政 機 関 の 職 員 が 実 質 的 に 取 得 した 時 点 で 判 断 されるものであり 必 ずしも 受 領 印 の 押 印 や 文 書 管 理 システムへの 登 録 などの 手 続 的 な 要 件 を 満 たした 段 階 ではない しかしながら その 一 方 で 適 正 な 文 書 管 理 を 確 保 する 観 点 ( 例 えば 許 認 可 等 の 申 請 書 は 行 政 手 続 法 ( 平 成 5 年 法 律 第 88 号 ) 第 7 条 を 踏 まえ 遅 滞 なく 処 理 する 必 要 がある )から 受 領 印 の 押 印 や 文 書 管 理 システムへの 登 録 などの 受 付 手 続 については 適 切 に 行 う 必 要 がある 文 書 の 受 付 については 各 府 省 統 一 の 基 準 として 一 元 的 な 文 書 管 理 システムの 導 入 に 伴 う 文 書 管 理 規 則 等 の 改 正 のガイドライン ( 平 成 20 年 3 月 31 日 文 書 管 理 業 務 システム 最 適 化 関 係 府 省 連 絡 会 議 申 合 せ)があり 外 部 から 文 書 を 受 け 付 ける 場 合 には 部 署 ごとの 文 書 受 付 簿 や 受 領 印 ではなく 原 則 として 文 書 管 理 システムにお いて 件 名 差 出 人 宛 先 等 を 登 録 することとされている 他 の 行 政 機 関 等 から 取 得 した 文 書 は 必 要 に 応 じ 関 係 各 課 への 配 布 や 供 覧 を 行 うことが 想 定 されるが この 場 合 当 該 行 政 機 関 の 中 で 責 任 をもって 正 本 原 本 を 管 理 する 文 書 管 理 者 を 明 確 にするものとする 委 託 事 業 に 関 し 説 明 責 務 を 果 たすために 必 要 な 文 書 ( 例 : 報 告 書 に 記 載 された 推 計 に 使 用 されたデータ)については 仕 様 書 に 明 記 するなどして 委 託 元 の 行 政 機 関 において 適 切 に 取 得 し 行 政 文 書 として 適 切 に 管 理 することが 必 要 である < 決 裁 進 達 施 行 > 文 書 の 決 裁 進 達 及 び 施 行 については 各 行 政 機 関 の 実 情 に 応 じ 適 宜 定 めるもの とするが 以 下 のことに 留 意 する 必 要 がある 決 裁 とは 行 政 機 関 の 意 思 決 定 の 権 限 を 有 する 者 が 押 印 署 名 又 はこれらに 類 する 行 為 を 行 うことにより その 内 容 を 行 政 機 関 の 意 思 として 決 定 し 又 は 確 認 する 行 為 をいう 進 達 とは 下 級 の 機 関 から 上 級 の 機 関 に 一 定 の 事 項 を 通 知 し 又 は 一 定 の 書 類 を 届 けることをいう 施 行 とは 文 書 の 効 力 を 現 実 に 一 般 的 に 発 動 させることをいう 行 政 文 書 であるか 否 かは 法 第 1 条 の 政 府 の 説 明 責 務 が 全 うされるために 必 要 十 分 なものとするため 業 務 上 の 必 要 性 に 基 づき 保 有 している 文 書 であるかどうかを 実 質 的 に 判 断 するものである したがって 上 記 の 決 裁 を 行 う 際 に 使 用 される 文 書 に 限 られるものではない

14 決 裁 の 記 録 については 各 府 省 統 一 の 基 準 である 一 元 的 な 文 書 管 理 システムの 導 入 に 伴 う 文 書 管 理 規 則 等 の 改 正 のガイドライン において 決 裁 供 覧 の 起 案 及 び 処 理 は 原 則 として 文 書 管 理 システムで 行 うこととされており 部 署 ごとの 決 裁 文 書 件 名 簿 伺 い 文 等 は 設 けないこととされている 文 書 の 施 行 については 施 行 文 書 件 名 簿 等 ではなく 各 府 省 統 一 の 基 準 である 一 元 的 な 文 書 管 理 システムの 導 入 に 伴 う 文 書 管 理 規 則 等 の 改 正 のガイドライン におい て 原 則 として 文 書 管 理 システムに 施 行 先 施 行 日 等 を 登 録 することとされている

15 第 4 整 理 1 職 員 の 整 理 義 務 職 員 は 下 記 2 及 び3に 従 い 次 に 掲 げる 整 理 を 行 わなければならない (1) 作 成 又 は 取 得 した 行 政 文 書 について 分 類 し 名 称 を 付 するとともに 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 すること (2) 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 する 行 政 文 書 を 一 の 集 合 物 ( 行 政 文 書 ファイル)にまとめ ること (3) (2)の 行 政 文 書 ファイルについて 分 類 し 名 称 を 付 するとともに 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 すること 2 分 類 名 称 行 政 文 書 ファイル 等 は 当 該 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 性 質 内 容 等 に 応 じて 系 統 的 ( 三 段 階 の 階 層 構 造 )に 分 類 ( 別 表 第 1に 掲 げられた 業 務 については 同 表 を 参 酌 して 分 類 )し 分 かりやすい 名 称 を 付 さなければならない 3 保 存 期 間 (1) 文 書 管 理 者 は 別 表 第 1に 基 づき 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 を 定 めなければならな い (2) 1-(1)の 保 存 期 間 の 設 定 については (1)の 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 に 従 い 行 う ものとする (3) (1)の 基 準 及 び(2)の 保 存 期 間 の 設 定 においては 法 第 2 条 第 6 項 の 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 するとされた 行 政 文 書 にあっては 1 年 以 上 の 保 存 期 間 を 定 めるものとす る (4) 1-(1)の 保 存 期 間 の 起 算 日 は 行 政 文 書 を 作 成 し 又 は 取 得 した 日 ( 以 下 文 書 作 成 取 得 日 という )の 属 する 年 度 の 翌 年 度 の4 月 1 日 とする ただし 文 書 作 成 取 得 日 から1 年 以 内 の 日 であって4 月 1 日 以 外 の 日 を 起 算 日 とすることが 行 政 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 すると 文 書 管 理 者 が 認 める 場 合 にあっては その 日 とす る (5) 1-(3)の 保 存 期 間 は 行 政 文 書 ファイルにまとめられた 行 政 文 書 の 保 存 期 間 と する (6) 1-(3)の 保 存 期 間 の 起 算 日 は 行 政 文 書 を 行 政 文 書 ファイルにまとめた 日 のう ち 最 も 早 い 日 ( 以 下 ファイル 作 成 日 という )の 属 する 年 度 の 翌 年 度 の4 月 1 日 とする ただし ファイル 作 成 日 から1 年 以 内 の 日 であって4 月 1 日 以 外 の 日 を 起 算 日 とすることが 行 政 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 すると 文 書 管 理 者 が 認 める 場 合 に あっては その 日 とする (7) (4) 及 び(6)の 規 定 は 文 書 作 成 取 得 日 においては 不 確 定 である 期 間 を 保 存 期 間

16 とする 行 政 文 書 及 び 当 該 行 政 文 書 がまとめられた 行 政 文 書 ファイルについては 適 用 しない 留 意 事 項 < 職 員 の 整 理 義 務 > 行 政 機 関 の 各 々の 職 員 は 日 々 作 成 取 得 した 行 政 文 書 について 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 するものを 一 の 集 合 物 ( 行 政 文 書 ファイル)にまとめるとともに 行 政 文 書 フ ァイル 等 の 適 切 な 管 理 を 行 うため 一 定 の 基 準 に 従 い 分 類 し 名 称 を 付 するとともに 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 しなければならない < 分 類 の 意 義 方 法 > 行 政 文 書 を 適 切 に 分 類 することは 必 要 な 文 書 を 迅 速 に 取 り 出 し 事 務 効 率 を 高 め るために 重 要 である すなわち 検 索 の 手 段 として 行 政 文 書 を 分 類 することは 職 員 の 思 考 の 整 理 と 事 務 の 整 理 に 資 する 適 正 な 分 類 なくして 事 務 の 効 率 化 や 情 報 の 活 用 を 図 ることはできず 最 適 な 意 思 決 定 は 望 めない このように 行 政 文 書 の 分 類 は 事 務 執 行 管 理 の 中 心 に 位 置 付 けられるものであり 全 職 員 がこれらの 意 義 を 踏 まえ 適 切 に 分 類 に 取 り 組 む 必 要 がある このように 行 政 文 書 の 分 類 を 適 切 に 行 うことは 国 の 有 するその 諸 活 動 を 現 在 及 び 将 来 の 国 民 に 説 明 する 責 務 が 全 うされることにも 資 する 具 体 的 な 分 類 の 方 法 としては 各 々の 職 員 は 自 ら 現 物 の 行 政 文 書 を 確 認 しながら 三 段 階 の 階 層 構 造 の 分 類 を 行 うものとする すなわち 1まず 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 する 行 政 文 書 を 一 の 集 合 物 ( 行 政 文 書 ファイル)にまとめて 小 分 類 とし 2 次 にその 小 分 類 をまとめて 中 分 類 とし 3さらにその 中 分 類 をまとめて 大 分 類 としていくもの とする 規 則 の 別 表 第 1に 掲 げられた 業 務 については 同 表 を 参 酌 ( 併 せて 文 書 管 理 者 が 作 成 する 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 を 参 酌 )して 分 類 する 分 類 に 当 たっては 行 政 文 書 の 枚 数 や 分 類 の 項 目 数 の 目 途 を 示 すことも 考 えられる 例 えば 紙 フォルダを 用 いる 場 合 は 1 小 分 類 は 行 政 文 書 の 枚 数 にして 100 枚 ±50 枚 程 度 2 中 分 類 は 小 分 類 の 項 目 数 にして 10 項 目 ±5 項 目 程 度 3 大 分 類 は 中 分 類 の 項 目 数 にして5 項 目 ±3 項 目 程 度 とするなどである 組 織 としての 文 書 の 検 索 性 を 高 めるために 各 職 員 ごとに 文 書 を 保 存 するのではな く 組 織 内 の 文 書 の 共 有 化 を 図 るとともに 分 類 の 配 列 ( 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 へ の 記 載 順 序 やファイリングキャビネットの 中 の 並 べ 方 等 )を 工 夫 することが 望 ましい 配 列 の 例 は 以 下 のとおりである 1 仕 事 の 進 行 順 序 や 月 日 の 順 序 計 画 実 施 まとめ

17 設 計 施 工 検 査 発 注 納 品 支 払 4 月 5 月 6 月 2 全 般 共 通 総 括 から 個 別 への 順 序 通 例 通 常 普 通 から 特 例 特 殊 特 別 への 順 序 定 期 調 査 特 別 調 査 人 事 全 般 任 免 < 行 政 文 書 ファイル( 小 分 類 )> 行 政 文 書 ファイル は 迅 速 な 所 在 検 索 や 効 率 的 な 整 理 保 存 の 観 点 から 年 度 ごとにまとめることを 原 則 とする ただし これにより 難 い 場 合 は その 他 の 期 間 ( 暦 年 事 業 年 度 事 業 の 始 まりから 終 わりまで 等 )でまとめることができる 一 つの 行 政 文 書 ファイルは 必 ずしも 一 つのファイリング 用 具 に 格 納 されているわ けではない このため 一 つの 行 政 文 書 ファイルを 複 数 のファイリング 用 具 を 用 いて まとめる 場 合 は 文 書 管 理 を 適 切 に 実 施 する 観 点 から 文 書 管 理 者 はその 個 数 を 適 切 に 把 握 する( 例 : 背 表 紙 における 分 冊 表 示 (1/3 2/3 3/3 等 ) また 複 数 の 行 政 文 書 ファイルを 一 つのファイリング 用 具 に 格 納 する 場 合 は 行 政 文 書 ファイルごとに 区 分 けするなどして 明 確 に 識 別 できるようにしておく ファイル 化 の 方 式 は 行 政 文 書 ファイル にまとめるタイミングにより 以 下 の とおり 随 時 ファイル 方 式 と 事 案 完 結 時 ファイル 方 式 とに 大 別 される 1 随 時 ファイル 方 式 文 書 を 作 成 又 は 取 得 した 段 階 で 随 時 ファイル 化 する 方 式 である 具 体 的 には 各 々の 職 員 が 自 ら 分 担 している 事 務 に 係 る 文 書 を 自 ら 直 ちに 分 類 す るもので 分 類 の 名 称 ( 行 政 文 書 ファイル( 小 分 類 )の 名 称 を 含 む ) 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 をあらかじめ 記 載 した 紙 フォルダ バインダー 保 存 箱 な どのファイリング 用 具 ( 必 要 に 応 じ 新 たなファイリング 用 具 に 分 類 の 名 称 等 を 記 載 し 追 加 )に 個 々の 行 政 文 書 を 作 成 又 は 取 得 後 直 ちに 随 時 格 納 することによりファ イル 化 する 方 式 である この 場 合 紙 フォルダ 等 に 格 納 することにより 第 4-1-(1)~(3)( 法 第 5 条 第 1 項 ~ 第 3 項 )の 整 理 を 同 時 に 行 うこととなる(ただし 第 4-1-(1)の 名 称 は 個 々の 行 政 文 書 の 件 名 ) なお 進 行 中 の 事 務 に 係 る 文 書 は 仮 分 類 での 整 理 となる 場 合 もある 電 子 文 書 について あらかじめ 分 類 の 名 称 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 す る 日 を 文 書 管 理 システムに 登 録 した 行 政 文 書 ファイルに 個 々の 行 政 文 書 を 格 納 することも これに 該 当 する 迅 速 な 所 在 検 索 や 効 率 的 な 整 理 保 存 の 観 点 から 本 方 式 の 方 が 望 ましい

18 2 事 案 完 結 時 ファイル 方 式 一 定 の 事 案 処 理 が 完 結 した 段 階 でファイル 化 する 方 式 である ⅰ) 第 4-1-(1)( 法 第 5 条 第 1 項 )の 整 理 事 案 完 結 時 ファイル 方 式 においては まず 第 4-1-(1)( 法 第 5 条 第 1 項 ) の 整 理 について 個 々の 行 政 文 書 に 名 称 保 存 期 間 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 することとなる( 設 定 例 は 以 下 のとおり) ( 設 定 例 1) 個 々の 行 政 文 書 を 作 成 した 際 件 名 ( 名 称 )を 付 するとともに ヘ ッダーに 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 保 存 期 間 :1 年 保 存 期 間 保 存 期 間 満 了 日 : ( 平 成 26 年 3 月 31 日 ) 保 存 期 間 の 満 了 する 日 殿 事 務 連 絡 2012 年 6 月 1 日 ( 平 成 24 年 6 月 1 日 ) 省 局 課 長 会 議 の 開 催 について 名 称 ( 設 定 例 2) 他 の 行 政 機 関 等 から 行 政 文 書 を 取 得 した 場 合 以 下 のようなラベルを 貼 付 ( 名 称 は 1と 同 様 個 々の 取 得 文 書 の 件 名 ) 保 存 期 間 :1 年 保 存 期 間 満 了 日 : ( 平 成 26 年 3 月 31 日 ) ( 設 定 例 3) 電 子 文 書 で 作 成 又 は 取 得 し 保 存 する 場 合 作 成 又 は 取 得 した 段 階 で 原 則 文 書 管 理 システムに 名 称 保 存 期 間 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 登 録 なお 単 独 で 管 理 することが 適 当 であると 認 める 行 政 文 書 については 下 記 ⅱ)のファイル 化 がなされることなく 行 政 文 書 の 単 位 で 適 切 に 管 理 ( 保 存 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 移 管 又 は 廃 棄 等 )することとなる

19 ⅱ) 第 4-1-(2)( 法 第 5 条 第 2 項 )の 整 理 一 定 の 事 案 処 理 が 完 結 した 後 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 する 行 政 文 書 について 紙 文 書 の 場 合 は 紙 フォルダ バインダー 保 存 箱 などのファイリング 用 具 に より また 電 子 文 書 の 場 合 は 文 書 管 理 システムにより 一 の 集 合 物 にまとめ る ⅲ) 第 4-1-(3)( 法 第 5 条 第 3 項 )の 整 理 一 定 の 事 案 処 理 が 完 結 した 後 ⅱ)により 行 政 文 書 ファイル にまとめた 場 合 は 当 該 行 政 文 書 ファイルとして 改 めて( 小 分 類 の) 名 称 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 することとなる < 名 称 の 設 定 > 第 4-1-(1)( 法 第 5 条 第 1 項 )に 基 づく 行 政 文 書 の 名 称 の 設 定 については 当 該 行 政 文 書 の 内 容 を 端 的 に 示 すような 分 かりやすい 名 称 とする 第 4-1-(3)( 法 第 5 条 第 3 項 )に 基 づく 行 政 文 書 ファイル の 名 称 ( 小 分 類 ) の 設 定 については 以 下 の 点 に 留 意 する 1 行 政 文 書 ファイル や 当 該 行 政 文 書 ファイルに 含 まれる 行 政 文 書 を 容 易 に 検 索 することができるよう 行 政 文 書 ファイルの 内 容 を 端 的 に 示 す( 複 数 の)キー ワード( 例 : 配 付 資 料 ( 大 分 類 は 公 文 書 管 理 有 識 者 会 議 中 分 類 は 第 回 会 議 ))を 記 載 する 2 特 定 の 担 当 者 しか 分 からない 表 現 用 語 ( 例 : Yプロジェクト 関 係 文 書 月 日 に 電 話 連 絡 があった 件 OSP 会 議 の 配 付 資 料 )は 使 用 せず 具 体 的 なプロ ジェクト 名 や 地 域 名 を 盛 り 込 むなどして 他 の 職 員 や 一 般 の 国 民 も 容 易 に 理 解 でき る 表 現 用 語 とする 3 あまり 意 味 をもたない 用 語 ( 例 : ~ 文 書 ~ 書 類 ~ファイル ~ 綴 り ~ 雑 件 ~ 関 係 資 料 その 他 ~ )はできる 限 り 用 いない < 保 存 期 間 基 準 > 法 第 4 条 において 当 該 行 政 機 関 における 経 緯 も 含 めた 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 び に 当 該 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 又 は 検 証 することができる よう 文 書 を 作 成 しなければならないとされており 同 条 に 基 づき 作 成 された 行 政 文 書 について 適 切 な 保 存 期 間 を 設 定 する 必 要 がある このため ガイドライン 別 表 第 1においては 法 第 4 条 の 趣 旨 を 踏 まえ 施 行 令 別 表 に 掲 げられた 行 政 文 書 の 類 型 につ いて その 業 務 の 区 分 及 び 文 書 の 具 体 例 並 びにこれに 対 応 する 保 存 期 間 を 示 している 例 えば 行 政 手 続 法 第 2 条 第 3 号 の 許 認 可 等 をするための 決 裁 文 書 その 他 許 認 可 等

20 に 至 る 過 程 が 記 録 された 文 書 とは 許 認 可 等 の 決 定 に 至 る 過 程 を 合 理 的 に 跡 付 け 又 は 検 証 することができるよう 対 応 する 業 務 の 区 分 である 許 認 可 等 に 関 する 重 要 な 経 緯 を 記 録 した 文 書 を 指 し この 保 存 期 間 について 許 認 可 等 の 効 力 が 消 滅 する 日 に 係 る 特 定 日 以 後 5 年 としている 各 行 政 機 関 においては ガイドライン 別 表 第 1に 各 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 性 質 内 容 等 に 応 じた 当 該 行 政 機 関 を 通 じた 保 存 期 間 基 準 を 加 えて 規 則 の 別 表 第 1とするものとする 当 該 行 政 機 関 を 通 じた 保 存 期 間 基 準 は 原 則 として 業 務 プロ セスに 係 る 文 書 を 類 型 化 して 記 載 するものとする 文 書 管 理 者 は 規 則 の 別 表 第 1に 基 づき 当 該 文 書 管 理 者 が 管 理 する 行 政 文 書 につ いて 職 員 が 適 切 に 保 存 期 間 の 設 定 ができるよう 具 体 的 な 業 務 及 び 文 書 に 即 して 課 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 を 定 めるものとする( 例 : 公 文 書 管 理 法 施 行 令 の 制 定 及 び 改 廃 及 びその 経 緯 / 立 案 の 検 討 / 公 文 書 管 理 委 員 会 / 議 事 録 30 年 ) 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 するとされたものにあっては 1 年 以 上 の 保 存 期 間 を 設 定 す る 必 要 がある 行 政 機 関 内 の 複 数 の 部 署 で 同 じ 行 政 文 書 ( 例 : 閣 議 決 定 文 書 )を 保 有 する 場 合 責 任 をもって 正 本 原 本 を 管 理 する 文 書 管 理 者 ( 例 : 当 該 閣 議 決 定 に 係 る 主 管 課 長 ) を 明 確 にした 上 で 正 本 原 本 以 外 の 写 しの 文 書 については その 業 務 の 必 要 性 に 応 じ 例 えば 正 本 原 本 より 短 い 保 存 期 間 とすることができる 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 など 事 案 の 発 生 や 変 更 等 に 伴 い 記 載 事 項 が 随 時 追 記 更 新 される 台 帳 や 法 令 の 制 定 又 は 改 廃 等 に 伴 い 随 時 追 記 更 新 される 法 令 集 な ど 職 員 が 業 務 に 常 時 利 用 するものとして 継 続 的 に 保 存 すべき 行 政 文 書 ( 常 用 文 書 ) の 保 存 期 間 については 施 行 令 別 表 の 三 十 の 項 により 期 限 のない 保 存 期 間 とされて いる なお これらの 常 用 文 書 であっても 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 が 必 要 で ある( 保 存 期 間 欄 は 例 えば 常 用 や 無 期 限 と 記 載 ) < 保 存 期 間 の 設 定 > 保 存 期 間 は 文 書 管 理 者 が 定 める 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 に 従 い 設 定 する なお 法 に 基 づく 基 準 による 保 存 期 間 の 設 定 は 法 第 5 条 第 1 項 又 は 第 3 項 に 基 づ き 施 行 後 行 政 文 書 を 作 成 取 得 したとき 行 政 文 書 ファイルにまとめたときにす べきものであるため 本 法 施 行 前 に 作 成 取 得 され 又 はまとめられた 行 政 文 書 ファイ ル 等 にまで 及 ぶものではない しかしながら このような 行 政 文 書 ファイル 等 につい ても 適 正 な 文 書 管 理 の 観 点 から 随 時 新 基 準 に 従 い 保 存 期 間 を 変 更 することが 望 ましい < 保 存 期 間 の 満 了 する 日 の 設 定 > 保 存 期 間 の 満 了 する 日 は 保 存 期 間 の 起 算 日 から 起 算 して 上 記 により 設

21 定 した 保 存 期 間 が 満 了 する 日 を 設 定 する 保 存 期 間 の 起 算 日 は 迅 速 な 所 在 検 索 や 効 率 的 な 整 理 保 存 の 観 点 から 翌 年 度 の4 月 1 日 起 算 を 原 則 とする ただし これにより 難 い 場 合 は その 他 の 日 (7 月 1 日 等 (ただし 文 書 作 成 取 得 日 又 はファイル 作 成 日 から1 年 以 内 の 日 ))を 起 算 日 とすることができる 起 算 日 及 び 保 存 期 間 満 了 日 の 例 は 以 下 のとおりである 保 存 期 間 10 年 の 行 政 文 書 ファイルの 起 算 日 及 び 保 存 期 間 満 了 日 の 例 1 原 則 (4 月 1 日 起 算 ) ファイル 化 期 間 保 存 期 間 ファイル 化 開 始 ファイル 化 完 了 起 算 日 保 存 期 間 (10 年 ) 保 存 期 間 満 了 日 2 暦 年 ファイル 化 期 間 保 存 期 間 ファイル 化 開 始 ファイル 化 完 了 起 算 日 保 存 期 間 (10 年 ) 保 存 期 間 満 了 日 3 事 業 年 度 ファイル 化 期 間 保 存 期 間 ファイル 化 開 始 ファイル 化 完 了 起 算 日 保 存 期 間 (10 年 ) 保 存 期 間 満 了 日 ただし 第 4-3-(7)において 例 えば 保 存 期 間 が 許 認 可 等 の 効 力 が 消 滅 す る 日 に 係 る 特 定 日 以 後 5 年 の 文 書 や 常 用 文 書 など 文 書 作 成 取 得 日 においては 不 確 定 である 期 間 を 保 存 期 間 とする 行 政 文 書 及 び 当 該 行 政 文 書 がまとめられた 行 政 文 書

22 ファイルについては 起 算 日 を 翌 年 度 の4 月 1 日 又 は 文 書 作 成 取 得 日 ファイル 作 成 日 から1 年 以 内 の 日 とする 規 定 ( 第 4-3-(4) 又 は 第 4-3-(6))を 適 用 しないこ ととしている この 場 合 の 起 算 日 及 び 保 存 期 間 満 了 日 の 設 定 については 具 体 的 には 以 下 のとお りである 1 別 表 第 1の 備 考 一 の 10 に 規 定 する 特 定 日 が 含 まれた 保 存 期 間 が 設 定 された 行 政 文 書 行 政 文 書 ファイル 起 算 日 は 当 初 未 定 としておき 具 体 的 に 保 存 すべき 期 間 が 確 定 した 段 階 で 特 定 日 (= 起 算 日 )を 具 体 的 に 設 定 する 例 えば 許 認 可 等 の 効 力 が 消 滅 する 日 に 係 る 特 定 日 以 後 5 年 の 文 書 であれば 具 体 的 に 保 存 すべき 期 間 が 許 認 可 等 の 効 力 が 消 滅 する 日 に 確 定 し その 日 の 翌 年 度 の4 月 1 日 (4 月 1 日 を 特 定 日 とすることが 難 しい 場 合 は1 年 以 内 の 日 )を 特 定 日 (= 起 算 日 )として 設 定 することとなる 保 存 期 間 満 了 日 についても 当 初 未 定 としておき 上 記 起 算 日 が 具 体 的 に 設 定 された 段 階 で 具 体 的 に 設 定 する 2 常 用 文 書 など 保 存 期 間 に 特 定 日 が 含 まれない 行 政 文 書 行 政 文 書 ファイル 例 えば 常 用 文 書 については 台 帳 作 成 日 の 翌 日 など 起 算 日 とみなすことが 適 当 な 日 を 起 算 日 として 設 定 し 保 存 期 間 満 了 日 は 常 用 の 間 は 未 定 と 設 定 する < 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 > 各 々の 職 員 は 行 政 文 書 ファイルをまとめたときは 分 類 の 名 称 等 を 随 時 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 に 仮 記 載 ( 進 行 中 の 事 務 に 係 るものは 仮 分 類 での 整 理 となる 場 合 もある )しておく 行 政 文 書 ファイル は 年 度 ごとにまとめることを 原 則 として いることから 文 書 管 理 者 は 年 度 末 の 時 点 で 保 有 している 行 政 文 書 ファイル 等 ( 単 独 管 理 の 行 政 文 書 を 含 む )の 現 況 が 法 令 及 び 訓 令 等 に 従 い 正 確 に 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 に 記 載 されているかを 確 認 し その 内 容 を 確 定 する 上 記 により 確 定 した 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 内 容 を 活 用 し 次 年 度 のファイ リング 用 具 に 分 類 の 名 称 等 をあらかじめ 記 載 するなどして 次 年 度 の 整 理 を 円 滑 に 行 うことができるよう 準 備 することが 望 ましい <その 他 > 整 理 に 当 たっては 各 府 省 庁 の 情 報 セキュリティポリシーにおける 情 報 の 格 付 け ( 機 密 性 完 全 性 可 用 性 表 記 方 法 は 各 府 省 庁 のポリシーに 従 う ) 及 び 取 扱 制 限 について 留 意 する 必 要 がある

23 第 5 保 存 1 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 (1) 総 括 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 等 の 適 切 な 保 存 に 資 するよう 行 政 文 書 フ ァイル 保 存 要 領 を 作 成 するものとする (2) 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 には 次 に 掲 げる 事 項 を 記 載 しなければならない 1 紙 文 書 の 保 存 場 所 方 法 2 電 子 文 書 の 保 存 場 所 方 法 3 引 継 手 続 4 その 他 適 切 な 保 存 を 確 保 するための 措 置 2 保 存 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 に 従 い 行 政 文 書 ファイル 等 について 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 期 間 の 満 了 する 日 までの 間 適 切 に 保 存 しなければな らない ただし 他 の 文 書 管 理 者 等 に 引 き 継 いだ 場 合 は この 限 りでない 3 集 中 管 理 の 推 進 省 における 行 政 文 書 ファイル 等 の 集 中 管 理 については 総 括 文 書 管 理 者 が 定 め るところにより 推 進 するものとする 留 意 事 項 < 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 > 総 括 文 書 管 理 者 は 各 行 政 機 関 の 組 織 体 制 やオフィスのファイリング 用 具 事 務 机 ファイリングキャビネット 書 棚 書 庫 の 状 況 等 も 踏 まえ 保 存 期 間 満 了 日 までの 適 切 な 保 存 を 行 うための 要 領 ( 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 )を 作 成 することとしている 本 要 領 については 第 8-3-(1)の 管 理 状 況 の 報 告 事 項 とすることを 予 定 している 本 要 領 の 具 体 的 な 記 載 事 項 は 以 下 のとおりである < 紙 文 書 の 保 存 場 所 方 法 > 行 政 文 書 ファイル 等 の 内 容 時 の 経 過 利 用 の 状 況 等 に 応 じ 適 切 な 保 存 及 び 利 用 を 確 保 するために 必 要 な 保 存 場 所 方 法 を 記 載 する 例 えば 時 の 経 過 や 利 用 の 状 況 に 応 じた 保 存 場 所 の 変 更 ( 事 務 室 書 庫 等 )や 集 中 管 理 に 伴 う 保 存 場 所 の 変 更 について 記 載 する また 検 索 性 の 向 上 の 観 点 から ファイリングキャビネットや 書 棚 等 における 行 政 文 書 ファイル 等 の 配 列 や ファイリング 用 具 ( 例 : 紙 フォルダ バインダー 保 存 箱 等 )の 見 出 しや 背 表 紙 等 の 表 示 ( 例 : 色 分 け 等 )の 様 式 や 所 在 管 理 についての 考 え 方 方 法 ( 例 : 所 在 管 理 のための 識 別 番 号 の 付 与 )を 記 載 する 一 般 的 に 行 政 文 書 ファイル 等 の 利 用 頻 度 は 作 成 取 得 してからの 時 の 経 過 に 伴

24 い 減 少 する 傾 向 にある このため 作 成 取 得 から 一 定 期 間 が 経 過 した 行 政 文 書 フ ァイル 等 (ただし 規 則 その 他 の 規 程 により 特 別 の 管 理 が 必 要 となる 行 政 文 書 が 含 ま れる 行 政 文 書 ファイル 等 や 継 続 的 に 利 用 する 行 政 文 書 ファイル 等 は 除 く )について は 原 則 として 事 務 室 から 書 庫 に 移 動 するようにすべきである また 個 人 的 な 執 務 の 参 考 資 料 は 共 用 のファイリングキャビネットや 書 棚 等 には 置 かず 職 員 各 自 の 机 の 周 辺 のみに 置 くことを 徹 底 する 必 要 がある なお 将 来 利 用 する 可 能 性 があるとして 膨 大 な 量 の 文 書 を 個 人 的 に 所 持 している 場 合 ( 例 : 勤 務 先 の 異 動 にもかかわらず これまでの 業 務 に 係 る 文 書 を 段 ボールに 梱 包 して 机 の 周 辺 に 置 いている 場 合 机 の 上 に 膨 大 な 量 の 文 書 を 積 み 重 ねている 場 合 等 )は 組 織 内 の 文 書 の 共 有 化 等 を 図 ることにより 改 善 すべきである < 電 子 文 書 の 保 存 場 所 方 法 > 電 子 文 書 について 1 改 ざん 漏 えい 等 の 不 適 切 な 取 扱 いを 防 止 2 一 定 期 間 経 過 後 の 集 中 管 理 3 移 管 のための 長 期 保 存 フォーマットへの 変 換 など 時 の 経 過 利 用 の 状 況 等 に 応 じ 適 切 な 保 存 及 び 利 用 を 確 保 するための 場 所 記 録 媒 体 等 についての 考 え 方 を 記 載 する なお 記 載 に 当 たっては 各 府 省 庁 の 情 報 セキュリティポリシー に 留 意 する < 引 継 手 続 > 1 文 書 管 理 者 の 異 動 の 場 合 2 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 の 場 合 3 集 中 管 理 に 伴 う 副 総 括 文 書 管 理 者 への 引 継 ぎの 場 合 の 行 政 文 書 ファイル 等 の 引 継 手 続 について 記 載 する( 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 管 理 者 欄 の 更 新 等 ) 府 省 の 枠 を 超 えたプロジェクトチームの 文 書 については とりわけ 散 逸 のおそれが 高 いことから チームの 解 散 後 管 理 主 体 を 明 確 にした 上 で( 当 該 プロジェクトチー ムが 置 かれた 行 政 機 関 が 引 き 続 き 管 理 するか あるいは 業 務 上 最 も 関 係 の 深 い 行 政 機 関 に 移 管 するかなど) 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 が 運 営 する 中 間 書 庫 ( 国 立 公 文 書 館 法 ( 平 成 11 年 法 律 第 79 号 ) 第 11 条 第 1 項 第 2 号 又 は 同 条 第 3 項 第 2 号 に 基 づき 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 が 行 政 機 関 からの 委 託 を 受 けて 行 政 文 書 の 保 存 を 行 う 書 庫 )に 引 き 継 ぐことも 考 えられる <その 他 適 切 な 保 存 を 確 保 するための 措 置 > ファイリング 用 具 ( 例 : 紙 フォルダ バインダー 保 存 箱 等 )の 見 出 しや 背 表 紙 等 の 表 示 内 容 ( 例 : 管 理 者 保 存 期 間 満 了 日 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 等 )について 誤 廃 棄 や 散 逸 防 止 等 の 観 点 から 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 内 容 と 齟 齬 が 生 じない よう 十 分 に 確 認 することが 必 要 である なお 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 の 記 載 例 を 示 すと 以 下 のとおりである

25 省 行 政 文 書 ファイル 保 存 要 領 ( 例 ) 1 紙 文 書 の 保 存 場 所 方 法 (1) 事 務 室 における 保 存 年 度 ごとにまとめられた 行 政 文 書 ファイル 等 ( 保 存 期 間 が 年 以 上 のもの) について 事 務 室 においては 1 現 年 度 の 行 政 文 書 ファイル 等 と 2 前 年 度 の 行 政 文 書 ファイル 等 とを 区 分 して 保 存 する この 場 合 1の 保 存 場 所 を 職 員 にとってより 使 いやすい 場 所 ( 例 :ファイリングキャビネットの 上 段 等 ) とするよう 配 意 する 年 度 末 においては 新 年 度 の 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 スペースを 空 けるた めに 行 政 文 書 ファイル 等 の 移 動 を 行 う( 例 :ファイリングキャビネットの 上 段 から 下 段 への 移 動 等 ) ただし 継 続 的 に 利 用 する 行 政 文 書 ファイル 等 に あっては 現 年 度 の 保 存 場 所 で 保 存 することができる 個 人 的 な 執 務 の 参 考 資 料 の 収 納 場 所 は 職 員 各 自 の 机 の 周 辺 のみとする (2) 書 庫 における 保 存 前 々 年 度 以 前 の 行 政 文 書 ファイル 等 については 副 総 括 文 書 管 理 者 に 引 き 継 ぎ 書 庫 で 保 存 する ただし 継 続 的 に 利 用 する 行 政 文 書 ファイル 等 にあっては 事 務 室 で 保 存 することができる 継 続 的 に 利 用 する 行 政 文 書 ファイル 等 として 継 続 して 事 務 室 で 保 存 され ている 行 政 文 書 ファイル 等 については 年 度 末 に 文 書 管 理 者 が 利 用 状 況 等 を 勘 案 し 書 庫 への 移 動 を 再 検 討 する 個 人 的 な 執 務 の 参 考 資 料 は 書 庫 に 置 いてはならない (3) ファイリング 用 具 及 び 書 棚 の 表 示 と 所 在 管 理 ファイリング 用 具 (バインダー 保 存 箱 等 )の 見 出 しや 背 表 紙 の 表 示 につい ては 別 添 様 式 のとおりとする 書 棚 は 行 政 文 書 ファイル 等 の 所 在 を 明 らかにするため 棚 番 号 を 付 すとと もに 行 政 文 書 ファイル 等 にも 同 一 の 番 号 を 付 し 所 在 管 理 を 行 う 2 電 子 文 書 の 保 存 場 所 方 法 電 子 文 書 の 正 本 原 本 は 文 書 の 改 ざんや 漏 えい 等 の 防 止 等 の 観 点 から 文 書 管 理 システムで 保 存 する 保 存 期 間 が 年 を 経 過 した 電 子 文 書 については 副 総 括 文 書 管 理 者 が 管 理 する 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 を 移 管 としたもので 電 子 文 書 で 移 管 するものは 適 切 な 方 式 で 保 存 する 文 書 管 理 システム 以 外 で 保 存 する 電 子 文 書 がある 場 合 には 適 切 なアクセス 制

26 限 を 行 う 長 期 に 保 存 する 電 子 文 書 については 国 際 標 準 化 機 構 (ISO)が 制 定 している 長 期 保 存 フォーマットの 国 際 標 準 等 で 保 存 するなど 利 活 用 が 可 能 な 状 態 で 保 存 す る 電 子 文 書 は 情 報 セキュリティポリシーの 規 定 に 従 い 必 要 に 応 じ 電 子 署 名 の 付 与 を 行 うとともに バックアップを 保 存 する 3 引 継 手 続 文 書 管 理 者 の 異 動 の 場 合 の 行 政 文 書 ファイル 等 の 引 継 手 続 については 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 の 場 合 の 行 政 文 書 ファイル 等 の 引 継 手 続 については 上 記 1(2) 及 び2の 副 総 括 文 書 管 理 者 への 引 継 ぎの 場 合 の 行 政 文 書 ファイル 等 の 引 継 手 続 については 4 その 他 適 切 な 保 存 を 確 保 するための 措 置 ファイリング 用 具 の 見 出 しや 背 表 紙 等 の 表 示 内 容 について 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 内 容 と 齟 齬 が 生 じないよう 少 なくとも 毎 年 度 一 回 文 書 管 理 者 が 確 認 する < 集 中 管 理 の 推 進 > 作 成 又 は 取 得 から 一 定 期 間 が 経 過 した 行 政 文 書 ファイル 等 の 集 中 管 理 の 推 進 は 文 書 の 劣 化 や 散 逸 の 防 止 移 管 業 務 の 円 滑 化 に 資 するものである このため 法 第 6 条 第 2 項 を 踏 まえ 各 行 政 機 関 において 各 々の 組 織 体 制 や 書 庫 の 状 況 等 も 勘 案 した 上 で 行 政 文 書 ファイル 等 の 集 中 管 理 の 推 進 に 関 する 方 針 ( 当 該 行 政 機 関 における 集 中 管 理 の 具 体 的 措 置 とその 実 施 時 期 を 記 載 )を 定 め 当 該 方 針 に 基 づき 行 政 文 書 ファイル 等 の 集 中 管 理 を 推 進 するものとしている 集 中 管 理 の 具 体 的 措 置 としては 一 定 期 間 以 上 の 保 存 期 間 の 行 政 文 書 ファイル 等 (ただし 規 則 その 他 の 規 程 により 特 別 の 管 理 が 必 要 となる 行 政 文 書 が 含 まれる 行 政 文 書 ファイル 等 や 継 続 的 に 利 用 する 行 政 文 書 ファイル 等 は 除 く )については 一 定 期 間 経 過 後 は 副 総 括 文 書 管 理 者 等 に 自 動 的 に 引 き 継 がれる 分 かりやすい 仕 組 み ( 例 :10 年 以 上 保 存 文 書 について 6 年 目 以 降 は 副 総 括 文 書 管 理 者 において 集 中 管 理 )を 導 入 することが 望 ましい 集 中 管 理 を 行 う 管 理 者 ( 副 総 括 文 書 管 理 者 等 )にお いては 業 務 に 必 要 な 場 合 の 行 政 文 書 ファイル 等 の 円 滑 な 利 用 を 確 保 するほか 円 滑 な 移 管 に 資 するよう 歴 史 公 文 書 等 の 評 価 選 別 のチェックを 行 うことを 想 定 してい る

27 第 6 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 1 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 調 製 及 び 公 表 (1) 総 括 文 書 管 理 者 は 省 の 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 について 公 文 書 等 の 管 理 に 関 する 法 律 施 行 令 ( 平 成 22 年 政 令 第 250 号 以 下 施 行 令 という ) 第 11 条 に 基 づき 文 書 管 理 システムをもって 調 製 するものとする (2) 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 は あらかじめ 定 めた 事 務 所 に 備 えて 一 般 の 閲 覧 に 供 するとともに インターネットで 公 表 しなければならない (3) 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 を 一 般 の 閲 覧 に 供 する 事 務 所 を 定 め 又 は 変 更 した 場 合 には 当 該 事 務 所 の 場 所 を 官 報 で 公 示 しなければならない 2 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 (1) 文 書 管 理 者 は 少 なくとも 毎 年 度 一 回 管 理 する 行 政 文 書 ファイル 等 ( 保 存 期 間 が1 年 以 上 のものに 限 る )の 現 況 について 施 行 令 第 11 条 第 1 項 各 号 に 掲 げ る 事 項 を 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 に 記 載 しなければならない (2) (1)の 記 載 に 当 たっては 行 政 機 関 の 保 有 する 情 報 の 公 開 に 関 する 法 律 ( 平 成 11 年 法 律 第 42 号 ) 第 5 条 各 号 に 規 定 する 不 開 示 情 報 に 該 当 する 場 合 には 当 該 不 開 示 情 報 を 明 示 しないようにしなければならない (3) 文 書 管 理 者 は 保 存 期 間 が 満 了 した 行 政 文 書 ファイル 等 について 国 立 公 文 書 館 等 に 移 管 し 又 は 廃 棄 した 場 合 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 に 関 する 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 を 削 除 するとともに その 名 称 移 管 日 又 は 廃 棄 日 等 につ いて 総 括 文 書 管 理 者 が 調 製 した 移 管 廃 棄 簿 に 記 載 しなければならない 留 意 事 項 < 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 意 義 と 機 能 > 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 は 法 第 1 条 に 定 める 国 の 諸 活 動 や 歴 史 的 事 実 の 記 録 である 公 文 書 等 が 健 全 な 民 主 主 義 の 根 幹 を 支 える 国 民 共 有 の 知 的 資 源 として 主 権 者 である 国 民 が 主 体 的 に 利 用 し 得 る ために 必 要 不 可 欠 なツールであるとともに 行 政 機 関 の 職 員 が 適 正 かつ 効 率 的 に 業 務 を 行 うための 管 理 ツールとして 調 製 するも のである 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 主 な 機 能 は 次 のとおりである 国 民 と 行 政 機 関 との 情 報 共 有 化 ツール 行 政 文 書 の 作 成 取 得 から 移 管 廃 棄 までの 現 況 の 管 理 ツール 意 思 決 定 の 判 断 材 料 である 情 報 の 検 索 データベース 行 政 文 書 の 管 理 状 況 の 監 査 及 び 実 地 調 査 等 における 検 証 ツール 国 立 公 文 書 館 等 への 移 管 予 定 又 は 廃 棄 予 定 に 関 するデータベース

28 < 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 調 製 公 表 > 総 括 文 書 管 理 者 は 当 該 行 政 機 関 における 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 を 文 書 管 理 シス テムで 調 製 し あらかじめ 定 めた 事 務 所 及 びインターネットで 公 表 する あらかじめ 定 めた 事 務 所 とは 行 政 機 関 の 保 有 する 情 報 の 公 開 に 関 する 法 律 ( 平 成 11 年 法 律 第 42 号 )に 基 づく 開 示 請 求 の 提 出 先 とされている 機 関 の 事 務 所 を 想 定 し ており 本 省 庁 のみならず 地 方 支 分 部 局 等 の 開 示 請 求 の 提 出 先 も 含 む < 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 > 法 第 9 条 第 1 項 により 毎 年 度 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 状 況 について 内 閣 府 に 報 告 することとされているほか 整 理 との 関 係 から 年 度 末 時 点 の 現 況 を 管 理 簿 に 記 載 する 必 要 があることから 第 6-2-(1)において 少 なくとも 毎 年 度 一 回 は 管 理 簿 に 記 載 しなければならないこととしている 具 体 的 には 各 々の 職 員 は 行 政 文 書 ファイルをまとめたときは 分 類 等 を 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 に 仮 記 載 ( 進 行 中 の 事 務 に 係 るものは 仮 分 類 での 整 理 となる 場 合 もある 18 頁 参 照 )し 行 政 文 書 ファイル は 年 度 ごとにまとめることを 原 則 と していることから 文 書 管 理 者 は 年 度 末 の 時 点 で 保 有 している 行 政 文 書 ファイル 等 ( 単 独 管 理 の 行 政 文 書 を 含 む )について 正 確 に 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 に 反 映 されていることを 確 認 し その 記 載 内 容 を 確 定 することとなる なお 上 記 のとおり 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 は 行 政 文 書 ファイル 等 の 現 況 を 明 らかにするための 帳 簿 であることから 移 管 又 は 廃 棄 した 行 政 文 書 ファイル 等 に ついては 記 載 しないこととし 別 に 移 管 廃 棄 簿 を 設 け 当 該 帳 簿 に 記 載 する こととしている 法 第 7 条 の 規 定 に 基 づき 行 政 文 書 ファイル 等 の 名 称 等 をそのまま 記 載 すれば 不 開 示 情 報 が 含 まれることとなる 場 合 には 名 称 を 一 般 化 ( 例 : 氏 のカルテ 平 成 年 度 初 診 内 科 カルテ )するなど 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 に 不 開 示 情 報 を 明 示 しないよう 記 載 を 適 宜 工 夫 する 必 要 がある

29 < 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 > 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 例 は 次 のとおりである 様 式 例 作 成 取 分 類 得 年 度 等 大 分 類 中 分 類 年 度 行 政 2012 年 度 文 書 管 理 状 全 般 況 報 告 年 度 行 政 2012 年 度 文 書 管 理 状 全 般 況 報 告 年 度 行 政 2012 年 度 文 書 管 理 状 全 般 況 報 告 年 度 行 政 2012 年 度 文 書 管 理 状 各 省 報 告 況 報 告 年 度 行 政 2012 年 度 文 書 管 理 状 況 報 告 年 度 行 政 2012 年 度 文 書 管 理 状 況 報 告 名 称 ( 小 分 類 ) 公 表 資 料 報 告 要 領 通 知 各 省 確 認 内 閣 官 房 報 告 各 省 報 告 内 閣 府 報 告 各 省 報 告 総 務 省 報 告 作 成 取 得 者 起 算 日 保 存 期 間 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 2013 年 4 月 1 日 2013 年 4 月 1 日 2013 年 4 月 1 日 2013 年 4 月 1 日 2013 年 4 月 1 日 2013 年 4 月 1 日 10 年 10 年 10 年 10 年 10 年 10 年 保 存 期 間 満 了 日 媒 体 の 種 別 保 存 場 所 管 理 者 2023 年 3 月 31 日 紙 事 務 室 大 臣 官 房 公 文 書 管 理 課 長 ( 以 下 省 略 ) 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 移 管 備 考 < 作 成 取 得 年 度 等 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 7 号 ) 行 政 文 書 については 文 書 作 成 取 得 日 ( 第 4-3-(4) 参 照 )の 属 する 年 度 行 政 文 書 ファイルについてはファイル 作 成 日 ( 第 4-3-(6) 参 照 )の 属 する 年 度 を 記 載 す る なお その 他 年 度 に 準 ずる 時 間 単 位 ( 例 : 暦 年 事 業 年 度 )で 文 書 を 管 理 してい る 場 合 は それらの 単 位 を 用 いて 記 載 することもできる この 場 合 2012 年 2012 事 業 年 度 などと 当 該 単 位 を 明 確 に 記 載 する < 分 類 欄 及 び 名 称 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 1 号 第 2 号 ) 分 類 は 所 在 検 索 の 手 掛 かりにするため 大 分 類 中 分 類 小 分 類 の 三 段 階 の 階 層 構 造 とする 小 分 類 は 行 政 文 書 ファイル 等 の 名 称 とし 名 称 欄 に 当 該 名 称 を 記 載 する(12 頁 参 照 ) 行 政 文 書 ファイル 等 の 名 称 の 設 定 については 当 該 行 政 文 書

30 ファイル 等 の 内 容 を 端 的 に 示 すような 分 かりやすい 名 称 とする 部 局 名 等 の 組 織 名 は 管 理 者 欄 に 記 載 されていることから 分 類 欄 が 効 果 的 な 所 在 検 索 の 手 掛 かりとなるよう 分 類 名 が 組 織 名 と 重 複 しないよう 留 意 する あまり 意 味 をもたない 用 語 ( 例 : ~ 文 書 ~ 書 類 ~ファイル ~ 綴 り ~ 雑 件 ~ 関 係 資 料 その 他 ~ )はできる 限 り 用 いない(15 頁 参 照 ) < 作 成 取 得 者 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 8 号 ) 作 成 取 得 者 欄 は 行 政 文 書 については 文 書 作 成 取 得 日 における 文 書 管 理 者 行 政 文 書 ファイルについてはファイル 作 成 日 における 文 書 管 理 者 を 記 載 ( 例 : 局 課 長 )する < 起 算 日 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 9 号 ) 起 算 日 欄 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 期 間 の 始 期 の 年 月 日 を 記 載 する(17 頁 参 照 ただし 第 4-3-(7)に 係 る 行 政 文 書 ファイル 等 については 17~18 頁 参 照 ) < 保 存 期 間 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 3 号 ) 保 存 期 間 欄 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 に 設 定 された 保 存 期 間 を 記 載 する 保 存 期 間 が 例 えば 許 認 可 等 の 効 力 が 消 滅 する 日 に 係 る 特 定 日 以 後 5 年 など 当 初 不 確 定 である 期 間 が 設 定 されたものについては 具 体 的 に 保 存 すべき 期 間 が 確 定 した 後 に 5 年 という 具 体 的 な 年 数 を 記 載 することも 考 えられる < 保 存 期 間 満 了 日 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 4 号 ) 保 存 期 間 満 了 日 欄 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 に 設 定 された 保 存 期 間 の 満 了 す る 日 を 記 載 する(16~17 頁 参 照 ただし 第 4-3-(7)に 係 る 行 政 文 書 ファイル 等 については 17~18 頁 参 照 ) < 媒 体 の 種 別 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 10 号 ) 媒 体 の 種 別 欄 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 媒 体 の 種 別 ( 紙 電 子 等 )を 記 載 する 長 期 保 存 の 観 点 等 から 媒 体 変 換 を 行 った 場 合 は 適 切 に 記 載 を 更 新 する < 保 存 場 所 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 6 号 ) 保 存 場 所 欄 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 の 所 在 検 索 の 目 安 となる 程 度 に 事 務 室 書 庫 文 書 管 理 システム 等 の 別 で 記 載 する 集 中 管 理 に 伴 い 保 存 場 所 の 変 更 を 行 った 場 合 は 適 切 に 記 載 を 更 新 する < 管 理 者 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 11 号 )

31 管 理 者 欄 は 当 該 行 政 文 書 ファイル 等 を 現 に 管 理 している 文 書 管 理 者 名 を 記 載 ( 例 : 局 課 長 )する 集 中 管 理 に 伴 い 文 書 管 理 者 の 変 更 を 行 った 場 合 は 適 切 に 記 載 を 更 新 する < 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 欄 >( 施 行 令 第 11 条 第 1 項 第 5 号 ) 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 欄 は 法 第 5 条 第 5 項 に 基 づき 定 められた 行 政 文 書 ファ イル 等 の 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 ( 移 管 又 は 廃 棄 )を 記 載 する 本 措 置 は 第 7-1-(2)により 総 括 文 書 管 理 者 の 同 意 を 得 た 上 で 記 載 する(30~31 頁 参 照 ) < 備 考 欄 > 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 期 間 を 延 長 する 場 合 は 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 備 考 欄 に 当 初 の 保 存 期 間 満 了 日 及 び 延 長 期 間 を 記 載 するとともに 保 存 期 間 欄 を 通 算 の 保 存 期 間 に 保 存 期 間 満 了 日 欄 を 新 たな 保 存 期 間 満 了 日 に 更 新 するものと する 1 年 間 の 延 長 の 場 合 の 更 新 例 ( 更 新 前 ) 起 算 日 保 存 期 間 保 存 期 間 満 了 日 備 考 2010 年 4 月 1 日 1 年 2011 年 3 月 31 日 ( 更 新 後 ) 起 算 日 保 存 期 間 保 存 期 間 満 了 日 備 考 2010 年 4 月 1 日 2 年 2012 年 3 月 31 日 当 初 の 保 存 期 間 満 了 日 :2011 年 3 月 31 日 延 長 期 間 :1 年 備 考 欄 は 上 記 のほか 適 宜 参 考 となる 事 項 を 記 載 する 例 えば 行 政 文 書 ファ イル 等 の 中 に 未 公 表 著 作 物 がある 場 合 の 開 示 に 関 する 著 作 者 の 意 思 表 示 の 有 無 等 文 書 管 理 や 開 示 事 務 を 行 う 上 で 参 考 となる 事 項 を 記 載 する <その 他 > 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 様 式 に 記 載 項 目 を 付 加 ( 例 : 保 存 場 所 の 詳 細 ( 課 6 階 事 務 室 A 書 棚 第 2 段 ))して 行 政 機 関 内 部 で 利 用 することも 考 えられる 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 が 膨 大 なものになることも 想 定 されることから 分 類 ( 大 分 類 中 分 類 ) のみを 記 載 した 管 理 簿 総 括 表 を 調 製 し 管 理 簿 の 検 索 性 の 向 上 に 資

32 することも 考 えられる なお 施 行 令 附 則 第 2 条 及 び 第 3 条 において 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 に 関 する 経 過 措 置 が 規 定 されている

33 第 7 移 管 廃 棄 又 は 保 存 期 間 の 延 長 1 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 (1) 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 等 について 別 表 第 2に 基 づき 保 存 期 間 の 満 了 前 のできる 限 り 早 い 時 期 に 法 第 5 条 第 5 項 の 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 を 定 めなければならない (2) 第 6-2-(1)の 行 政 文 書 ファイル 等 については 総 括 文 書 管 理 者 の 同 意 を 得 た 上 で 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 により (1)の 措 置 を 定 めるものとする (3) 総 括 文 書 管 理 者 は (2)の 同 意 に 当 たっては 必 要 に 応 じ 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 の 専 門 的 技 術 的 助 言 を 求 めることができる 2 移 管 又 は 廃 棄 (1) 文 書 管 理 者 は 総 括 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 保 存 期 間 が 満 了 した 行 政 文 書 ファ イル 等 について 第 7-1-(1)の 規 定 による 定 めに 基 づき 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 に 移 管 し 又 は 廃 棄 しなければならない (2) 文 書 管 理 者 は (1)の 規 定 により 保 存 期 間 が 満 了 した 行 政 文 書 ファイル 等 を 廃 棄 しようとするときは あらかじめ 総 括 文 書 管 理 者 を 通 じ 内 閣 府 に 協 議 し その 同 意 を 得 なければならない この 場 合 において 内 閣 府 の 同 意 が 得 られないときは 当 該 文 書 管 理 者 は 総 括 文 書 管 理 者 を 通 じ 内 閣 府 と 協 議 の 上 当 該 行 政 文 書 ファイ ル 等 について 新 たに 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 しなければならな い (3) 文 書 管 理 者 は (1)の 規 定 により 移 管 する 行 政 文 書 ファイル 等 に 法 第 16 条 第 1 項 第 1 号 に 掲 げる 場 合 に 該 当 するものとして 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 において 利 用 の 制 限 を 行 うことが 適 切 であると 認 める 場 合 には 総 括 文 書 管 理 者 の 同 意 を 得 た 上 で 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 に 意 見 を 提 出 しなければならない (4) 総 括 文 書 管 理 者 は 内 閣 府 から 法 第 8 条 第 4 項 の 規 定 により 行 政 文 書 ファイ ル 等 について 廃 棄 の 措 置 をとらないように 求 められた 場 合 には 必 要 な 措 置 を 講 じ るものとする 3 保 存 期 間 の 延 長 (1) 文 書 管 理 者 は 施 行 令 第 9 条 第 1 項 に 掲 げる 場 合 にあっては 同 項 に 定 めるとこ ろにより 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 延 長 しなければならない (2) 文 書 管 理 者 は 施 行 令 第 9 条 第 2 項 に 基 づき 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 延 長 した 場 合 は 延 長 する 期 間 及 び 延 長 の 理 由 を 総 括 文 書 管 理 者 を 通 じ 内 閣 府 に 報 告 しなければならない

34 留 意 事 項 < 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 > 各 行 政 機 関 においては ガイドライン 別 表 第 2に 各 行 政 機 関 の 事 務 及 び 事 業 の 性 質 内 容 等 に 応 じた 当 該 行 政 機 関 を 通 じた 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 の 設 定 基 準 を 加 えて 規 則 の 別 表 第 2とするものとする 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 等 について 規 則 の 別 表 第 2に 基 づき 保 存 期 間 の 満 了 前 のできる 限 り 早 い 時 期 に 法 第 5 条 第 5 項 の 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 を 定 めなければならないとし 第 6-2-(1)の 行 政 文 書 ファイル 等 については 総 括 文 書 管 理 者 の 同 意 を 得 た 上 で 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 により 第 7-1 -(1)の 措 置 を 定 めるものとしている なお 第 6-2-(1)の 行 政 文 書 ファイル 等 以 外 のもの( 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 しないもの)の 措 置 の 定 めについては 例 えば 行 政 文 書 ファイル 等 の 名 称 等 の 設 定 時 に 廃 棄 の 措 置 の 定 めを 行 うことを 想 定 している 本 措 置 の 定 めについては 必 要 に 応 じ 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 の 専 門 的 技 術 的 助 言 を 求 めることができるとしている 規 則 の 別 表 第 2に 基 づき 定 められた 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 ( 移 管 又 は 廃 棄 ) に ついては 第 8-3-(1)( 法 第 9 条 )により 毎 年 度 内 閣 府 に 報 告 することとさ れており 内 閣 府 において 各 行 政 機 関 における 一 次 的 な 評 価 選 別 のチェックを 行 うこととなる 法 施 行 前 に 作 成 取 得 した 行 政 文 書 ファイル 等 についての 保 存 期 間 満 了 時 の 措 置 は できるだけ 早 期 に 設 定 するよう 努 めるものとする < 移 管 又 は 廃 棄 > 文 書 管 理 者 は 総 括 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 保 存 期 間 が 満 了 した 行 政 文 書 ファイ ル 等 について 第 7-1-(1)の 規 定 による 定 めに 基 づき 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 ( 施 行 令 第 10 条 ただし 書 において 他 の 施 設 に 移 管 することとされている 行 政 機 関 に ついては 当 該 施 設 )に 移 管 し 又 は 廃 棄 しなければならない 内 閣 府 においては 第 8-3-(1)の 報 告 ( 法 第 9 条 )により 歴 史 公 文 書 等 に 該 当 するか 否 かについての 各 行 政 機 関 における 評 価 選 別 をチェックしているが 歴 史 公 文 書 等 の 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 ( 施 行 令 第 10 条 ただし 書 において 他 の 施 設 に 移 管 することとされている 行 政 機 関 については 当 該 施 設 )への 確 実 な 移 管 を 確 保 する ため 第 7-2-(2)において 廃 棄 に 当 たっての 内 閣 府 の 事 前 同 意 の 仕 組 みを 設 け ている 第 7-2-(3)の 意 見 の 提 出 に 係 る 様 式 例 は 次 のとおりである

35 様 式 例 行 政 文 書 ファ イル 等 の 名 称 該 当 条 項 ( 第 16 条 第 1 項 ) 該 当 する 理 由 イ 個 人 が 識 別 されるおそれがあるため 識 別 される 箇 所 を 具 体 的 に 記 述 ロ 法 人 等 に 関 する 情 報 であり 利 用 される と との 理 由 から 当 該 法 人 の 競 争 上 の 地 位 を 害 するおそれがあるため は 法 的 保 護 に 値 する 蓋 然 性 が 判 断 できるよう 具 体 的 に 記 述 第 7-2-(4)においては 法 第 8 条 第 4 項 に 基 づき 内 閣 府 から 行 政 文 書 ファ イル 等 について 廃 棄 の 措 置 をとらないように 求 められた 場 合 には 必 要 な 措 置 を 講 じ ることを 明 記 している < 保 存 期 間 の 延 長 > 施 行 令 第 9 条 第 1 項 において 以 下 の 場 合 は 括 弧 書 で 記 載 した 期 間 が 経 過 する 日 までの 間 保 存 期 間 を 延 長 しなければならないとしている 1 現 に 監 査 検 査 等 の 対 象 になっているもの( 当 該 監 査 検 査 等 が 終 了 するまでの 間 ) 2 現 に 係 属 している 訴 訟 における 手 続 上 の 行 為 をするために 必 要 とされるもの( 当 該 訴 訟 が 終 結 するまでの 間 ) 3 現 に 係 属 している 不 服 申 立 てにおける 手 続 上 の 行 為 をするために 必 要 とされる もの( 当 該 不 服 申 立 てに 対 する 裁 決 又 は 決 定 の 日 の 翌 日 から 起 算 して1 年 間 ) 4 開 示 請 求 があったもの( 開 示 決 定 等 の 日 の 翌 日 から 起 算 して1 年 間 ) 文 書 管 理 者 は 施 行 令 第 9 条 第 2 項 に 基 づき 職 務 の 遂 行 上 必 要 があると 認 めると きは その 必 要 な 限 度 において 一 定 の 期 間 を 定 めて 当 該 保 存 期 間 を 延 長 することが できるが この 場 合 において 延 長 する 期 間 及 び 延 長 の 理 由 を 第 8-3-(1)の 報 告 ( 法 第 9 条 )に 明 確 に 記 載 して 総 括 文 書 管 理 者 を 通 じ 内 閣 府 に 報 告 しなければ ならない 内 閣 府 は 例 えば 職 務 遂 行 上 の 必 要 性 が 乏 しいにもかかわらず 当 該 保 存 期 間 を 延 長 した 場 合 の 延 長 後 の 保 存 期 間 が 通 算 で 60 年 を 超 える 場 合 など その 延 長 期 間 理 由 に 合 理 性 がないと 考 えられる 場 合 は 改 善 を 求 めることができる 内 閣 府 においては 法 第 9 条 第 2 項 に 基 づく 報 告 概 要 の 公 表 の 中 で 延 長 する 期 間 及 び 延 長 の 理 由 を 公 表 することを 予 定 している

36 報 告 例 行 政 文 書 ファイ ル 等 の 名 称 保 存 期 間 延 長 期 間 延 長 理 由 30 年 3 年 法 の 改 正 を 検 討 するために 必 要 なフ ァイルであることから 引 き 続 き 保 存 し 利 用 する 必 要 があるため 10 年 1 年 災 害 への 対 応 に 必 要 なファイルであ ることから 引 き 続 き 保 存 し 利 用 する 必 要 があるため

37 第 8 点 検 監 査 及 び 管 理 状 況 の 報 告 等 1 点 検 監 査 (1) 文 書 管 理 者 は 自 ら 管 理 責 任 を 有 する 行 政 文 書 の 管 理 状 況 について 少 なくとも 毎 年 度 一 回 点 検 を 行 い その 結 果 を 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 しなければならない (2) 監 査 責 任 者 は 行 政 文 書 の 管 理 状 況 について 少 なくとも 毎 年 度 一 回 監 査 を 行 い その 結 果 を 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 しなければならない (3) 総 括 文 書 管 理 者 は 点 検 又 は 監 査 の 結 果 等 を 踏 まえ 行 政 文 書 の 管 理 について 必 要 な 措 置 を 講 じるものとする 2 紛 失 等 への 対 応 (1) 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 等 の 紛 失 及 び 誤 廃 棄 が 明 らかとなった 場 合 は 直 ちに 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 しなければならない (2) 総 括 文 書 管 理 者 は (1)の 報 告 を 受 けたときは 速 やかに 被 害 の 拡 大 防 止 等 のた めに 必 要 な 措 置 を 講 じるものとする 3 管 理 状 況 の 報 告 等 (1) 総 括 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 状 況 その 他 の 行 政 文 書 の 管 理 状 況 について 毎 年 度 内 閣 府 に 報 告 するものとする (2) 総 括 文 書 管 理 者 は 法 第 9 条 第 3 項 の 規 定 による 求 め 及 び 実 地 調 査 が 行 われる 場 合 には 必 要 な 協 力 を 行 うものとする (3) 総 括 文 書 管 理 者 は 内 閣 府 から 法 第 31 条 の 規 定 による 勧 告 があった 場 合 には 必 要 な 措 置 を 講 じるものとする 留 意 事 項 < 点 検 監 査 の 意 義 > 文 書 管 理 に 関 するコンプライアンスを 確 保 し 適 正 な 文 書 管 理 を 組 織 及 び 職 員 一 人 ひとりに 根 付 かせ 維 持 するためには 点 検 監 査 の 効 果 的 な 実 施 が 必 要 である こ のため 少 なくとも 毎 年 度 一 回 点 検 監 査 を 実 施 し その 中 で 具 体 的 な 指 導 を 継 続 することにより 組 織 としての 文 書 管 理 レベルの 向 上 と 職 員 一 人 ひとりの 文 書 管 理 スキルの 向 上 を 図 ることとしている < 点 検 監 査 > 文 書 管 理 に 関 するコンプライアンスを 確 保 するため 第 8-1-(1)において 文 書 管 理 者 が 自 ら 管 理 責 任 を 有 する 行 政 文 書 の 管 理 状 況 をチェックし 改 善 を 図 るための 点 検 について 定 め 第 8-1-(2)において 監 査 責 任 者 が 各 文 書 管 理 者 における 法 令 及 び 訓 令 等 の 遵 守 状 況 を 把 握 し 改 善 を 図 るための 監 査 について 定 めている

38 点 検 については 総 括 文 書 管 理 者 が 点 検 項 目 や 点 検 時 期 を 示 すなど 文 書 管 理 者 に おける 効 果 的 な 点 検 の 実 施 を 促 すことが 望 ましい 点 検 項 目 の 例 作 成 すべき 行 政 文 書 が 適 切 に 作 成 されているか 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 場 所 を 的 確 に 把 握 しているか 行 政 文 書 ファイル 等 の 保 存 場 所 は 適 切 か 個 人 的 な 執 務 の 参 考 資 料 は 職 員 各 自 の 机 の 周 辺 のみに 置 かれているか( 共 用 の ファイリングキャビネットや 書 棚 に 置 かれていないか) 行 政 文 書 ファイル 等 は 識 別 を 容 易 にするための 措 置 が 講 じられているか 行 政 文 書 ファイル 等 の 分 類 名 称 保 存 期 間 保 存 期 間 満 了 日 及 び 保 存 場 所 等 が 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 に 適 切 に 記 載 されているか 移 管 すべき 行 政 文 書 ファイル 等 が 適 切 に 移 管 されているか 廃 棄 するとされた 行 政 文 書 ファイル 等 は 適 切 に 廃 棄 されているか 誤 廃 棄 を 防 止 する 措 置 は 採 られているか 職 員 に 対 する 日 常 的 指 導 は 適 切 になされているか 異 動 や 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 に 伴 う 事 務 引 継 の 際 適 切 に 行 政 文 書 ファイル 等 が 引 き 継 がれているか 監 査 については 監 査 責 任 者 が 監 査 計 画 監 査 要 領 や 監 査 マニュアルを 作 成 すると ともに 文 書 管 理 者 の 点 検 結 果 等 を 十 分 に 活 用 することにより 計 画 的 かつ 効 果 的 に 実 施 することが 重 要 である また 監 査 実 施 後 は 監 査 報 告 書 を 作 成 し 文 書 管 理 者 における 必 要 な 改 善 を 促 すとともに 監 査 手 法 の 有 効 性 の 検 証 や 評 価 を 行 うことが 重 要 である 監 査 の 実 施 例 1 当 該 行 政 機 関 の 業 務 全 体 の 監 査 に 関 する 基 本 計 画 の 中 に 文 書 管 理 の 監 査 を 記 載 業 務 監 査 担 当 課 が 業 務 全 体 の 監 査 の 一 環 と 位 置 付 けて 実 施 2 監 査 における 指 摘 事 項 を 確 実 に 改 善 するため 監 査 で 指 摘 を 受 けた 職 員 が 自 ら 改 善 することができるよう 監 査 とフォローアップ 監 査 の 実 施 時 期 の 間 隔 を 人 事 異 動 の 間 隔 よりも 短 い1 年 以 内 に 設 定 3 一 定 期 間 ( 例 :3 年 ) 内 に 地 方 支 分 部 局 も 含 めすべての 部 局 について 監 査 でき るよう 監 査 計 画 を 策 定 監 査 に 民 間 の 専 門 的 知 見 を 活 用 することも 考 えられる 監 査 責 任 者 は このような 外 部 監 査 を 実 施 する 場 合 においても 外 部 監 査 実 施 者 に 文 書 管 理 者 の 点 検 結 果 等 の 情

39 報 提 供 を 行 うなど 計 画 的 かつ 効 果 的 に 監 査 を 実 施 することが 重 要 である また 外 部 監 査 実 施 後 は 外 部 監 査 実 施 者 の 報 告 内 容 を 十 分 分 析 し 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 す ることが 必 要 である 総 括 文 書 管 理 者 は 点 検 又 は 監 査 の 結 果 等 を 踏 まえ 行 政 文 書 の 管 理 について 必 要 な 改 善 措 置 を 講 じることとしている 上 記 の 点 検 監 査 に 加 え 歴 史 的 緊 急 事 態 が 発 生 した 場 合 には 当 該 事 態 に 対 応 す る 会 議 等 の 記 録 の 作 成 の 責 任 を 負 う 行 政 機 関 においては 事 後 作 成 のための 資 料 の 保 存 状 況 や 文 書 の 作 成 保 存 状 況 を 適 時 点 検 するなど マニュアル 等 に 沿 った 対 応 がな されているか マニュアル 等 で 想 定 されていない 事 態 が 発 生 した 場 合 には 関 係 する 行 政 機 関 において 記 録 の 作 成 の 責 任 体 制 を 明 確 にした 上 で 当 該 事 態 に 応 じた 必 要 な 文 書 が 適 切 に 作 成 保 存 されているか 確 認 する 必 要 がある < 紛 失 等 への 対 応 > 行 政 文 書 ファイル 等 の 紛 失 及 び 誤 廃 棄 については 被 害 の 拡 大 防 止 や 業 務 への 影 響 の 最 小 化 等 の 観 点 から 組 織 的 に 対 応 すべき 重 大 な 事 態 であることから 紛 失 及 び 誤 廃 棄 が 明 らかとなった 場 合 は 直 ちに 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 することとしている 総 括 文 書 管 理 者 は 上 記 報 告 を 受 けたときは 速 やかに 被 害 の 拡 大 防 止 等 のために 必 要 な 措 置 を 講 じることとしている なお 各 行 政 機 関 における 行 政 文 書 ファイル 等 の 紛 失 及 び 誤 廃 棄 の 状 況 については 第 8-3-(1)の 管 理 状 況 の 報 告 事 項 とすることを 予 定 している < 管 理 状 況 の 報 告 実 地 調 査 改 善 勧 告 > 法 第 9 条 第 1 項 に 基 づき 総 括 文 書 管 理 者 は 行 政 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 状 況 その 他 の 行 政 文 書 の 管 理 の 状 況 について 毎 年 度 内 閣 府 に 報 告 する 必 要 がある また 内 閣 府 は 第 三 者 的 観 点 から このような 定 期 報 告 に 加 え 法 第 9 条 第 3 項 に 基 づき 文 書 管 理 上 の 問 題 発 生 時 や 制 度 運 営 上 特 定 の 行 政 文 書 の 取 扱 いについ て 検 討 の 必 要 が 生 じたときなどに 報 告 や 関 係 資 料 の 提 出 を 求 め 又 は 実 地 調 査 を することができる このような 場 合 総 括 文 書 管 理 者 が 必 要 な 協 力 を 行 うことを 第 8-3-(2)で 明 記 している なお 法 第 8 条 第 4 項 に 基 づき 歴 史 公 文 書 等 に 関 し 専 門 的 知 見 を 有 する 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 に 報 告 資 料 提 出 の 求 めや 実 地 調 査 をさ せることができる さらに 内 閣 府 は 法 第 31 条 に 基 づき 法 を 実 施 するため 特 に 必 要 があると 認 める 場 合 には 公 文 書 管 理 委 員 会 の 調 査 審 議 を 経 た 上 で 各 行 政 機 関 に 対 し 公 文 書 等 の 管 理 について 改 善 すべき 旨 の 勧 告 をし 当 該 勧 告 の 結 果 採 られた 措 置 について 報 告 を 求 めることができるとされており このような 場 合 総 括 文 書 管 理 者 は 必 要 な 措 置 を 講 じることを 第 8-3-(3)で 明 記 している

40 なお 歴 史 的 緊 急 事 態 に 対 応 する 会 議 等 における 記 録 の 作 成 保 存 について 第 3 及 び 第 8の 留 意 事 項 に 基 づく 各 行 政 機 関 の 取 組 のみでは 対 応 が 不 十 分 又 はそのおそ れがある 場 合 には 内 閣 府 において 法 第 9 条 第 3 項 及 び 第 31 条 に 基 づく 権 限 を 背 景 に 文 書 の 作 成 保 存 状 況 の 調 査 を 行 った 上 で さらに 必 要 がある 場 合 には 文 書 の 作 成 保 存 を 求 める

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