沖縄科学技術研究基盤整備機構

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1 第 3 章 Microsoft Outlook 利 用 マニュアル ( 利 用 者 向 け)/Windows 版 第 1.2 版 作 成 日 :2011/10/21 株 式 会 社 オーシーシー.

2 更 新 履 歴 日 付 版 更 新 内 容 2011/05/ 初 版 の 作 成 2011/10/ 文 言 修 正 by 尾 2011/10/ 文 言 修 正 by 尾 i

3 目 次 1. 概 要 概 要 Microsoft Exchange Server とは ご 利 用 前 に Outlook を 使 うための 準 備 アカウントの 設 定 方 法 Outlook の 起 動 及 び 証 明 書 のインストール メールの 送 受 信 メール 送 信 メール 受 信 自 動 応 答 ( 不 在 時 )を 設 定 する 方 法 自 動 応 答 ( 不 在 時 )の 設 定 を 行 います 仕 分 けルールによるメール 転 送 設 定 仕 分 けルールの 作 成 アドレス 帳 の 高 度 な 使 い 方 アドレス 帳 の 表 示 方 法 連 絡 先 の 作 成 方 法 連 絡 先 グループの 作 成 方 法 連 絡 先 グループの 確 認 アドレス 帳 一 覧 の 表 示 変 更 方 法 代 表 アカウントを 設 定 する 方 法 ( 共 有 メールボックス) 代 表 アカウント 追 加 方 法 代 表 アドレス 確 認 方 法 メールサーバー 使 用 容 量 の 確 認 メールサーバー 使 用 容 量 の 確 認 メールを 自 分 の PC で 保 管 する 方 法 クライアント PC にメールデータファイルの 追 加 クライアント PC のローカルフォルダーに 移 動 先 フォルダーの 作 成 メールサーバー 上 のメールをクライアント PC のローカルフォルダーに 移 動 クライアント PC のローカルフォルダーに 保 存 されているメールをメールサーバー 上 に 移 動 ii

4 10. 個 人 の 予 定 表 (スケジュール) 操 作 個 人 の 予 定 表 (スケジュール)の 作 成 及 び 予 定 表 の 閲 覧 予 定 表 (スケジュール)の 共 有 特 定 ユーザーに 閲 覧 権 限 を 付 与 する 特 定 ユーザーに 編 集 権 限 を 付 与 する メンバーと 会 議 予 定 を 共 有 する 共 有 メンバーに 会 議 出 席 依 頼 を 出 す 会 議 出 席 依 頼 に 返 信 する [タスク]で ToDo 管 理 タスクの 作 成 フラグについて 仕 事 表 示 のカスタマイズ 仕 事 を 分 類 ごとに 表 示 する To Do バーで 表 示 優 先 度 ごとに 表 示 終 了 した 仕 事 だけを 表 示 今 後 7 日 間 の 仕 事 だけを 表 示 終 了 してない 仕 事 だけを 表 示 iii

5 1. 概 要 1.1. 概 要 本 書 は 新 メールシステム(Microsoft Exchange Server) 設 定 後 の Microsoft Outlook 利 用 者 向 けマニュアルになります 1.2. Microsoft Exchange Server とは マイクロソフトの 開 発 した 電 子 メール 製 品 Microsoft Exchange Server の 主 な 機 能 は 電 子 メ ール/ 予 定 表 / 連 絡 先 (アドレス 帳 )などの 共 有 と Microsoft Exchange Server 上 にメールの 格 納 を サポートしています 1.3. ご 利 用 前 に Microsoft Office の 最 新 版 (Microsoft Office 2010)へのアップグレードが 必 要 です 1

6 2. Outlook を 使 うための 準 備 2.1. アカウントの 設 定 方 法 Outlook に 新 メールシステム(Microsoft Exchange Server) 用 の 設 定 方 法 を 以 下 に 記 します 通 常 ログインしているユーザアカウントにて アカウントの 設 定 を 行 います Outlook を 起 動 している 場 合 新 メールシステム 用 アカウントの 設 定 が 出 来 ないため Outlook を 終 了 して 下 さい Windows のバージョンよっては 表 示 される 画 面 が 異 なりますので バージョンにあった 画 面 をご 確 認 して 下 さい 1 デスクトップ 左 下 の スタート ボタンを ックします (Windows 7) クリックし コントロールパネル をクリ ここで 大 きいアイコン を 選 択 して 下 さい 2

7 (Windows XP の 場 合 ) ここで クラシック 表 示 に 切 り 替 える を 選 択 して 下 さい 2 コントロールパネルが 表 示 されますので メール をクリックします 場 合 によっては メール(32 ビット)と 表 示 される 場 合 があります (Windows 7) 3

8 (Windows XP の 場 合 ) 3 メール 設 定 画 面 が 表 示 されますので プロファイルの 表 示 をクリックします 環 境 によっては 以 下 の 画 面 が 表 示 されない 場 合 がありますので そのまま 項 番 4に 進 みます 4

9 4 追 加 をクリックします 既 にプロファイルが 追 加 されている 場 合 も 同 様 に 追 加 をクリ ックします 5

10 5 ここで 新 しいプロファイルを 作 成 します プロファイル 名 に Exchange と 入 力 し OK をクリックします プロファイル 名 は Exchange でなく 任 意 に 決 めることもできます 6 自 分 で 電 子 メールやその 他 のサービスを 使 うための 設 定 をする( 手 動 設 定 ) を 選 択 し 次 へ を 押 下 します 6

11 7 Microsoft Exchange または 互 換 性 のあるサービス を 選 択 し 次 へ をクリックします 8 サーバー 設 定 を 行 います 下 記 項 目 を 入 力 して 下 さい サーバー:mail.oist.jp Exchange キャッシュモード:チェックする ユーザー 名 :IT 部 門 に 付 与 された 各 自 用 のユーザー 名 7

12 9 別 のアカウントを 使 用 を 選 択 します (Windows 7 パターン1) 10 下 記 の 様 に 入 力 し OK をクリックしてください (Windows 7 パターン1) oist ユーザー 名 (oist は 必 ず 入 れる) 付 与 されたパスワード チェックする 8

13 (Windows 7 パターン2) oist ユーザー 名 (oist は 必 ず 入 れる) 付 与 されたパスワード チェックする (Windows XP) oist ユーザー 名 (oist は 必 ず 入 れる) 付 与 されたパスワード チェックする 9

14 11 サーバー と ユーザー 名 にアンダーラインが 引 かれて 名 前 の 確 認 がグレーアウト していることを 確 認 します その 後 次 へ を 押 下 してください 12 完 了 を 押 下 します 10

15 13 これにてセットアップは 完 了 です OK をクリックして 画 面 を 閉 じて 下 さい 11

16 2.2. Outlook の 起 動 及 び 証 明 書 のインストール 1 スタート すべてのプログラム Microsoft Office Outlook 2010 を 選 択 します 2 端 末 によっては2~5までの 手 順 を 行 う 必 要 がある 場 合 があります ユーザー 名 の 指 定 画 面 にて 任 意 で 名 前 及 び 頭 文 字 を 入 力 し OK をクリックします 12

17 3 Microsoft Outlook の 起 動 時 に 常 に 確 認 する にチェックを 入 れ はい をクリックし ます 4 いいえ をクリックします 13

18 5 もし 下 記 画 面 が 出 た 場 合 には 変 更 しない にチェックし OK をクリックします 14

19 6 Outlook の 初 回 起 動 時 は サーバーとメールデータの 同 期 を 行 うために PC の 動 作 が 悪 い 場 合 があります そのような 時 は 送 受 信 タブより ダウンロード 設 定 を 選 択 し ヘッダーに 続 いてア イテムをダウンロード を 選 択 します これで 数 日 間 様 子 を 見 て 問 題 が 無 さそうであれば 今 度 は アイテムを 完 全 にダウンロード に 戻 して 下 さい 15

20 3. メールの 送 受 信 3.1. メール 送 信 メールの 新 規 作 成 方 法 を 以 下 に 記 します 1 新 しい 電 子 メール をクリックします 16

21 2 メール 作 成 画 面 が 表 示 されますので メールアドレスや 連 絡 先 グループ 名 がお 分 かりの 場 合 は 直 接 メールアドレスを 入 力 してください メールアドレスを 入 力 中 に 過 去 に 送 ったアドレスを 表 示 する 場 合 があります 連 絡 先 グループ については 6.アドレス 帳 の 高 度 な 使 い 方 を 参 照 して 自 分 で 登 録 して 下 さい アドレス 帳 から 検 索 して 宛 先 を 選 択 する 場 合 は 宛 先 をクリックします 3 アドレス 帳 が 表 示 されますので 検 索 したい 階 層 を 選 択 します 17

22 (1) 4 (1)を その 他 のフィールド (2)を 検 索 結 果 すべてのユーザー (3)に 任 意 の 文 字 列 を 入 力 してフィルタをかけ 送 信 したい 相 手 を 検 索 します (2) (3) 検 索 ボタン 5 送 信 したい 相 手 を 選 択 して 宛 先 をクリックします 宛 先 ではなく CC と BCC を 使 用 することもできます 6 宛 先 に 該 当 の 送 信 したい 相 手 が 表 示 されていることを 確 認 します 上 記 3~5を 繰 り 返 すことにより 複 数 の 相 手 先 を 設 定 することができます 送 信 したい 相 手 を 全 て 設 定 したら OK をクリックしてください 7 宛 先 を 連 絡 先 から 選 びたい 場 合 は(1)を 名 前 のみ (2)を 連 絡 先 としてフィルタをかけます 連 絡 先 については 6.アドレス 帳 の 高 度 な 使 い 方 を 参 照 して 自 分 で 登 録 して 下 さい 18

23 8 宛 先 に 送 信 したい 相 手 が 表 示 されていることを 確 認 し 件 名 やメール 本 文 を 入 力 後 メール 内 容 などに 問 題 がなければ 送 信 をクリックします 9 手 順 7 にてメールの 送 信 後 [ 送 信 済 みアイテム]フォルダーをクリックし メールが 送 信 されていることを 確 認 します 19

24 3.2. メール 受 信 通 常 メールは 自 動 的 に 受 信 されます 1 受 信 したメールは[ 受 信 トレイ]フォルダーに 表 示 されます 20

25 4. 自 動 応 答 ( 不 在 時 )を 設 定 する 方 法 出 張 や 長 期 休 暇 など メールを 確 認 できない 場 合 に 受 信 したメールに 対 し 自 動 返 信 設 定 をして おくことでその 旨 を 知 らせることができます 自 動 応 答 ( 不 在 時 )の 設 定 を 行 います 1 Outlook を 起 動 します 2 ファイルタブの 自 動 応 答 をクリックします 3 自 動 応 答 を 送 信 する にチェックを 入 れます 次 の 期 間 のみ 送 信 する 自 分 の 所 属 組 織 内 自 分 の 所 属 組 織 外 の 設 定 を 行 い OK を 押 下 します 21

26 相 手 に 送 るメッセージをここに 書 きます 22

27 5. 仕 分 けルールによるメール 転 送 設 定 業 務 以 外 のメールアドレスで 受 け 取 りたい 場 合 Outlook の[ 仕 分 けルール] から 自 動 転 送 設 定 を 行 う 事 が 出 来 ます 5.1. 仕 分 けルールの 作 成 1 Outlook の[ルール]から[ 仕 分 けルールと 通 知 の 管 理 ]を 開 きます 23

28 2 [ 仕 分 けルールと 通 知 ]ダイアログが 表 示 されますので [ 新 しい 仕 分 けルール]を 開 きます 3 [ 受 信 メッセージにルールを 適 用 する]を 選 択 し[ 次 へ]を 選 択 します 24

29 4 自 分 のアドレス 宛 のメールは 全 て 転 送 しますので 仕 分 けの 条 件 は 何 も 指 定 せずに[ 次 へ] を 選 択 します 5 ルールがすべてのメッセージに 適 用 されるとの 警 告 が 表 示 されますので[はい]を 選 択 しま す 25

30 6 メッセージの 処 理 で[ 名 前 /パブリックグループにリダイレクトする]を 選 択 し[ 名 前 /パブリ ックグループ]のリンクを 開 きます 7 Oist 内 部 アドレスに 転 送 する 場 合 は 連 絡 先 を 選 択 し[ 宛 先 ]を 選 択 します 26

31 Oist 外 部 アドレスに 転 送 する 場 合 は[ 宛 先 ]のところに 直 接 アドレスをセミコロン(;)で 区 切 って 入 力 し[OK]を 選 択 します 例 27

32 8 メッセージの 処 理 画 面 に 戻 りますので 転 送 先 のアドレスに 間 違 いが 無 いか 確 認 し[ 次 へ] を 選 択 します 28

33 9 例 外 条 件 には 何 も 指 定 せずに[ 次 へ]を 選 択 します 29

34 10 ルールの 名 前 を 入 力 し[この 仕 分 けルールを 有 効 にする]にチェックが 入 っている 事 を 確 認 し[ 完 了 ]を 選 択 します 11 [ 仕 分 けルールと 通 知 ]ダイアログに 戻 りますので[OK]を 選 択 するとルールが 作 成 されます 30

35 6. アドレス 帳 の 高 度 な 使 い 方 アドレス 帳 の 高 度 な 使 い 方 をいくつか 説 明 します 6.1. アドレス 帳 の 表 示 方 法 アドレス 帳 の 表 示 方 法 を 以 下 に 記 します アドレス 帳 にはあらかじめすべてのユーザー( 各 部 署 を 代 表 するアドレス 各 研 究 ユニットを 代 表 するアドレスを 含 む)が 登 録 されております 1 右 上 アドレス 帳 をクリックします 31

36 2 アドレス 帳 の 下 枠 のプルダウン をクリックします 3 プルダウンから すべてのユーザー を 選 びます 4 アドレス 帳 に 登 録 されている 全 てのユーザーが 表 示 されます 32

37 6.2. 連 絡 先 の 作 成 方 法 アドレス 帳 に 表 示 されるアドレスを 連 絡 先 に 追 加 する 方 法 を 以 下 に 記 します 連 絡 先 に 追 加 することにより メール 送 信 の 際 にいちいちアドレス 帳 を 検 索 しないですみ ます 1 右 上 アドレス 帳 をクリックします 33

38 2 連 絡 先 に 追 加 したい 相 手 を 選 択 し 右 クリックします 3 右 クリック 後 窓 枠 が 表 示 されますので 連 絡 先 フォルダーに 追 加 をクリックします 4 選 択 したユーザーの 連 絡 先 編 集 画 面 が 表 示 されますので 保 存 して 閉 じる をクリッ クします 34

39 5 手 順 4にて 保 存 後 連 絡 先 に 登 録 したユーザーが 表 示 されていることを 確 認 します 6 引 き 続 き 連 絡 先 に 追 加 したい 場 合 手 順 1から4を 繰 り 返 し 操 作 します 登 録 した 連 絡 先 は 個 人 アドレス 帳 に 登 録 となっておりますので 他 の 人 からは 閲 覧 できませ ん 35

40 6.3. 連 絡 先 グループの 作 成 方 法 1 連 絡 先 を 選 択 し 新 しい 連 絡 先 グループ をクリックします (2) 次 に 新 しい 連 絡 先 グループ を 選 びます (1) 最 初 に 連 絡 先 を 選 びます 2 グループ 名 を 入 力 し メンバーの 追 加 をクリックします 今 回 は 例 としてアドレス 帳 より 登 録 を 行 います アドレス 帳 から をクリックしてください 36

41 3 メンバーの 選 択 画 面 が 表 示 されますので グループに 追 加 したいメンバーを 選 択 し(Ctrl キーを 押 しながら 選 択 ) メンバー をクリックします メンバーが 追 加 されていることを 確 認 したら OK をクリックします 4 保 存 して 閉 じる をクリックします 37

42 6.4. 連 絡 先 グループの 確 認 1 連 絡 先 をクリックします 2 連 絡 先 に 作 成 されたグループが 追 加 されていることを 確 認 します 38

43 6.5. アドレス 帳 一 覧 の 表 示 変 更 方 法 アドレス 帳 を 起 動 ( 表 示 )した 際 最 初 に 表 示 されるアドレス 一 覧 の 変 更 する 方 法 を 以 下 に 記 します 1 右 上 アドレス 帳 をクリックします 2 アドレス 帳 が 表 示 されますので ツール メニューの オプション をクリックします 39

44 3 アドレス 帳 を 開 いたときに 最 初 に 表 示 するアドレス 一 覧 の 下 枠 のプルダウン をク リックします 4 最 初 に 表 示 したいアドレス 一 覧 を 選 択 し OK をクリックします グローバルアドレス 一 覧 は OIST 全 員 のアドレス 一 覧 が 表 示 されます 例 ) 連 絡 先 を 表 示 するように 選 択 します 40

45 5 設 定 完 了 後 アドレス 帳 を 再 度 表 示 させると 連 絡 先 の 一 覧 が 表 示 されます 41

46 7. 代 表 アカウントを 設 定 する 方 法 ( 共 有 メールボックス) 7.1. 代 表 アカウント 追 加 方 法 1 Outlook2010 を 起 動 します 2 ファイル タブの アカウントの 追 加 を 押 下 します 3 電 子 メールアカウントに 名 前 メールアドレス パスワード パスワードの 再 確 認 入 力 にすべて 入 力 します 例 のアカウントを 設 定 します hr 42

47 4 セットアップの 完 了 画 面 で 完 了 を 押 下 してください 5 OK を 押 下 後 Outlook を 再 起 動 します 43

48 7.2. 代 表 アドレス 確 認 方 法 1 Outlook2010 を 起 動 します 2 通 常 のアカウントと 同 様 に 同 期 が 開 始 され 代 表 アカウントでのメール 送 受 信 が 可 能 となり ます ( 画 面 表 示 例 ) 自 分 のアカウントの に 加 えて が 表 示 されています 44

49 8. メールサーバー 使 用 容 量 の 確 認 メールボックスにどれほどのデータが 貯 まっているかを 確 認 する 方 法 を 説 明 します 8.1. メールサーバー 使 用 容 量 の 確 認 Outlook にて メールサーバーの 使 用 容 量 を 確 認 する 方 法 を 以 下 に 記 します 1 [TEST Exchange6] を 右 クリックします 2 右 クリック 後 窓 枠 が 表 示 されますので データファイルのプロパティ をクリックしま す 45

50 3 Outlook Today [Test Exchange6] プロパティが 表 示 されますので フォルダーサイズ をクリックします 4 フォルダーサイズ 画 面 が 表 示 されますので サーバーのデータ タブをクリックします メールサーバー 上 で 使 用 している 容 量 を 確 認 することが 可 能 です 例 )1024KB = 1MB KB = 1GB 46

51 9. メールを 自 分 の PC で 保 管 する 方 法 メールデータをサーバーではなく 自 分 の PC で 保 管 する 方 法 を 説 明 します サーバーに 置 くメールの 数 や 量 が 巨 大 になった 場 合 ( 確 認 方 法 は 前 記 )に 自 分 の PC に 移 動 ( 避 難 )させることができます しかし PC に 移 動 したメールはバックアップの 対 象 になっていないため 推 奨 しません 9.1. クライアント PC にメールデータファイルの 追 加 メールサーバー 上 に 保 存 されているメールをクライアント PC に 保 存 ( 移 動 )する 際 に 必 要 な デ ータファイルの 作 成 方 法 を 以 下 に 記 します 1 デスクトップ 左 下 の スタート ボタンをクリックし コントロールパネル をクリック します 2 コントロールパネルが 表 示 されますので メール をクリックします ここで 大 きいアイコン を 選 択 して 下 さい 47

52 3 メール 設 定 画 面 が 表 示 されますので 電 子 メールアカウント をクリックします 4 データファイル タブを 選 択 します 48

53 5 追 加 をクリックします 6 ファイル 名 を 入 力 してください その 後 OK を 押 下 します ここでは 例 として 保 存 先 とします 49

54 7 データファイルが 作 成 されたことを 確 認 します 8 Outlook より 認 識 しているか 確 認 します 50

55 9.2. クライアント PC のローカルフォルダーに 移 動 先 フォルダーの 作 成 メールサーバー 上 に 保 存 されているメールをクライアント PC のローカルフォルダーに 保 存 ( 移 動 )する 際 に 必 要 な 移 動 先 フォルダーの 作 成 方 法 を 以 下 に 記 します 1 [ 保 存 先 ]を 右 クリックします 51

56 2 新 しいフォルダー をクリックします 3 新 しいフォルダーの 作 成 画 面 が 表 示 されますので 新 規 で 作 成 するフォルダーの 名 前 を 入 力 し 作 成 場 所 を 選 択 します 例 ) [2011/1Q]を[ 保 存 フォルダー]に 作 成 します 52

57 4 [ 保 存 フォルダー]に [2011/1Q]フォルダーが 作 成 されたことを 確 認 します 5 引 き 続 き [2011/1Q]フォルダー 内 に 新 しいフォルダーを 作 成 します 6 [2011/1Q]フォルダーを 右 クリックします 53

58 7 新 しいフォルダー をクリックします 8 新 しいフォルダーの 作 成 画 面 が 表 示 されますので 作 成 するフォルダーの 名 前 を 入 力 し フォルダーの 作 成 場 所 を 選 択 します 例 ) [ML]フォルダーを[2011/1Q]フォルダーに 作 成 します 54

59 9 [2011/1Q]フォルダーに [ML]フォルダーが 作 成 されたことを 確 認 します 55

60 9.3. メールサーバー 上 のメールをクライアント PC のローカルフォルダーに 移 動 メールサーバー 上 に 保 存 されているメールをクライアント PC のローカルフォルダーに 保 存 す る 方 法 を 以 下 に 記 します 移 動 方 法 には 2 種 類 あり ドラック&ドロップでフォルダーへ 移 動 する 方 法 とメニューより 移 動 する 方 法 があります 今 回 はメニューから 選 択 する 方 法 を 説 明 します 1 移 動 するメールタイトルの 場 所 で 右 クリックします 複 数 のメールを 移 動 する 場 合 キーボードの Ctrl キーを 押 しながらメールタイトルを 選 択 します 例 ) 移 動 対 象 メールとして TEST MAIL TEST MAIL2 を 選 択 します 2 右 クリック 後 窓 枠 が 表 示 されますので 移 動 をクリックします 56

61 3 該 当 メールの 移 動 先 を 選 択 クリックします 例 ) 本 書 では [2011/1Q]フォルダーの[ML]フォルダーを 選 択 します ここでは [ML]フォルダーを 移 動 先 フォルダーとしていますが これはクライアント PC 上 を 指 しますので メールサーバー 上 にあったメールがクライアント PC 上 に 移 動 してくるこ とになります ML - archive が 付 いているのがローカルマシンのフォルダになります 57

62 4 [ 受 信 トレイ]フォルダーから TEST MAIL と TEST MAIL2 のメールがないことを 確 認 します 5 [2011/1Q]フォルダーの ML フォルダーに メールが 移 動 されていることを 確 認 します 58

63 9.4. クライアント PC のローカルフォルダーに 保 存 されているメールをメールサーバー 上 に 移 動 クライアント PC のローカルフォルダーに 保 存 されているメールをメールサーバー 上 に 保 存 す る 方 法 を 以 下 に 記 します 1 移 動 したいメールで 右 クリックします 2 右 クリック 後 窓 枠 が 表 示 されますので 移 動 をクリックします 3 該 当 メールの 移 動 先 を 選 択 クリックします ここでは [ 受 信 トレイ]を 選 択 していますが これはメールサーバー 上 を 指 しますので クライアント PC 上 にあったメールがサーバー 上 に 移 動 してくることになります 59

64 4 手 順 3にて [2011/1Q]の[ML]フォルダーに 当 該 メールが 無 いことを 確 認 します 5 [ 受 信 トレイ]フォルダーに メールが 移 動 されていることを 確 認 します 60

65 10. 個 人 の 予 定 表 (スケジュール) 操 作 Outlook はメール 送 受 信 以 外 にも 予 定 表 の 管 理 /シェアや 会 議 開 催 通 知 にも 使 用 できます 個 人 の 予 定 表 (スケジュール)の 作 成 及 び 予 定 表 の 閲 覧 個 人 の 予 定 表 の 新 規 作 成 方 法 及 び 予 定 表 の 閲 覧 方 法 を 以 下 に 記 します 1 左 メニューの 予 定 表 をクリックします 61

66 2 予 定 表 が 表 示 されますので 新 しい 予 定 をクリックします 3 予 定 表 の 作 成 画 面 が 表 示 されますので 件 名 場 所 本 文 を 入 力 の 上 予 定 時 間 の 開 始 時 刻 及 び 終 了 時 間 を 決 めます 62

67 4 予 定 時 間 が 来 る 前 の 時 間 に アラーム にてお 知 らせすることが 可 能 です 既 定 では 15 分 です 本 書 では アラームの 設 定 を 行 います 予 定 表 の 作 成 が 完 了 後 保 存 して 閉 じる をクリックします 5 開 始 時 間 14:30 の 15 分 前 にアラーム 画 面 が 表 示 されます Outlook を 起 動 していないと アラーム 画 面 は 表 示 されません 63

68 6 作 成 した 予 定 は 予 定 表 より 確 認 ができます 7 表 示 タブを 選 択 することにより 予 定 表 を 日 週 月 毎 で 表 示 することが 可 能 です 64

69 8 予 定 表 を 編 集 したい 場 合 は 該 当 の 予 定 にてダブルクリックします 予 定 表 を 削 除 したい 場 合 は リボンの 削 除 をクリックするか 右 クリック 後 削 除 を 選 択 します 65

70 10.2. 予 定 表 (スケジュール)の 共 有 Outlook では Microsoft Exchange アカウントを 使 用 して 他 のユーザーとの 予 定 表 情 報 を 下 記 手 順 で 共 有 することができます 特 定 ユーザーに 閲 覧 権 限 を 付 与 する 1 左 メニューの 予 定 表 をクリックします 2 個 人 の 予 定 表 を 選 択 し 予 定 表 のアクセス 権 を 押 下 します 66

71 3 追 加 を 押 下 します 4 追 加 するユーザーを 検 索 して OK を 押 下 します 67

72 5 ユーザーが 追 加 されたことを 確 認 してアクセス 権 のレベルを 参 照 者 に 変 更 します OK を 押 下 してください 今 回 は test.exchange10 を 参 照 者 に 変 更 します 上 記 作 業 で 特 定 ユーザーに 閲 覧 権 限 を 付 与 することが 可 能 です 68

73 特 定 ユーザーに 編 集 権 限 を 付 与 する 1 左 メニューの 予 定 表 をクリックします 2 個 人 の 予 定 表 を 選 択 し アクセス 権 を 押 下 します 69

74 3 追 加 を 押 下 します 4 追 加 するユーザーを 検 索 して OK を 押 下 します 今 回 は test.exchange3 を 追 加 します 70

75 5 アクセス 権 のレベルを 編 集 者 にし OK を 押 下 します 追 加 したユーザーが 自 分 の 予 定 表 に 予 定 を 書 き 込 むことが 可 能 となります 71

76 10.3. メンバーと 会 議 予 定 を 共 有 する 共 有 メンバーに 会 議 出 席 依 頼 を 出 す 1 予 定 表 を 選 択 し 新 しい 会 議 選 び 全 員 で 新 しい 会 議 をクリックします 2 予 定 表 を 選 択 し 新 しい 会 議 選 び 全 員 で 新 しい 会 議 をクリックします 宛 先 を 確 認 します 追 加 があれば[ 宛 先 ]から 追 加 します [ 件 名 ]を 入 力 します 詳 細 内 容 メッセージがあれば 入 力 します 72

77 3 スケジュールアシスタントを 押 下 します 会 議 に 参 加 依 頼 をする 方 のスケジュールが 閲 覧 できます 4 他 に 会 議 に 参 加 依 頼 をするメンバーを 追 加 します 73

78 5 出 席 者 を 検 索 し 必 須 出 席 者 もしくは 任 意 出 席 者 を 選 び OK を 押 下 します 6 会 議 室 の 追 加 を 選 び 会 議 室 を 選 択 します 74

79 7 会 議 室 を 検 索 し 会 議 室 を 押 下 します OK で 決 定 です 8 会 議 室 参 加 者 の 予 定 を 確 認 し 時 間 帯 を 選 択 します その 後 予 定 を 押 下 します 75

80 9 宛 先 とメッセージ 内 容 を 確 認 し 送 信 をクリックします 10 予 定 表 に 追 加 されたことを 確 認 します 76

81 11 会 議 室 が 予 約 完 了 しますと 会 議 室 より 承 諾 メールが 届 きます 12 会 議 室 の 予 約 がすでに 入 っていた 場 合 には 辞 退 メールが 届 きます 77

82 会 議 出 席 依 頼 に 返 信 する 会 議 出 席 依 頼 を 送 信 しますと 出 席 依 頼 先 メンバーへ 依 頼 メールが 届 きます 出 席 依 頼 先 メンバーはその 依 頼 メールに 対 して 承 諾 仮 の 予 定 辞 退 新 しい 日 時 を 指 定 を 選 択 することができます 1 承 諾 は 予 定 表 に 追 加 され 依 頼 元 に 承 諾 通 知 が 送 信 されます 承 諾 から コメントをつけて 返 信 する すぐに 返 信 する 返 信 しない が 選 択 できます コメントをつけて 返 信 する と すぐに 返 信 する は 会 議 主 催 者 に 承 諾 したメールが 届 き ます 2 仮 承 諾 は 予 定 表 に 追 加 され 依 頼 元 に 仮 予 定 として 通 知 が 送 信 されます 仮 承 諾 から コメントをつけて 返 信 する すぐに 返 信 する 返 信 しない が 選 択 できます コメントをつけて 返 信 する と すぐに 返 信 する は 会 議 主 催 者 に 仮 承 諾 したメールが 届 きます 3 辞 退 は 予 定 表 に 追 加 されません 辞 退 から コメントをつけて 返 信 する すぐに 返 信 する 返 信 しない が 選 択 できます コメントをつけて 返 信 する と すぐに 返 信 する は 会 議 主 催 者 に 辞 退 したメールが 届 き ます 78

83 4 新 しい 日 時 を 指 定 は: 予 定 表 に 追 加 され 依 頼 元 に 仮 承 諾 と 新 日 程 の 通 知 が 送 信 さます 辞 退 から 仮 承 諾 して 別 の 日 時 を 指 定 辞 退 して 別 の 日 時 を 指 定 が 選 択 できます 79

84 11. [タスク]で ToDo 管 理 期 限 付 きの 処 理 や 忘 れずに 対 処 する 必 要 があることを[ 仕 事 ]にて 管 理 することができます ToDo リストを 作 成 し 漏 れのない 管 理 を 行 うことができます 予 定 表 とともに 表 示 することができます [ 予 定 表 ]に[タスク]の 情 報 を 表 示 することができます 80

85 11.1. タスクの 作 成 1 [ 新 しいタスク]をクリックします 81

86 2 [ 件 名 ]を 入 力 します [ 開 始 日 ]と[ 期 限 ]を 設 定 します [ 優 先 度 ]を 設 定 します( 優 先 度 は 低 / 標 準 / 高 と 設 定 できます) 82

87 3 アラームを 鳴 らす 日 時 を 設 定 します 4 タスクの 分 類 を 選 択 します 分 類 を 設 定 しておくと 一 覧 で 表 示 した 際 分 類 項 目 ごとに 並 べ 替 えて 表 示 されます 83

88 5 [ 保 存 して 閉 じる]をクリックします 84

89 11.2. フラグについて 仕 事 の 緊 急 度 に 応 じて 異 なるフラグを 使 い 分 けることができ ポップアップアラームが 表 示 さ れるように 設 定 もできます フラグごとに[To Do バー]に 一 覧 表 示 されるため 緊 急 な 仕 事 を 一 目 で 確 認 できます 85

90 11.3. 仕 事 表 示 のカスタマイズ 仕 事 を 分 類 ごとに 表 示 する 1 [ 仕 事 ]をクリックします 2 [ 分 類 項 目 別 ]をクリックします 3 類 ごとに 表 示 されます 86

91 To Do バーで 表 示 1 [タスク]をクリック 後 仕 事 をクリックすると ToDo バーの 仕 事 リストが 表 示 されます 2 タスクを 選 択 すると 内 容 が 表 示 されます 87

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