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1 情 報 システム 研 究 機 構 法 人 文 書 管 理 規 程 平 成 2 4 月 1 日 制 定 目 次 第 1 章 総 則 第 2 章 管 理 体 制 第 3 章 作 成 第 4 章 整 理 第 5 章 保 存 第 6 章 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 第 7 章 移 管, または 保 存 期 間 の 延 長 第 8 章 点 検 監 査 及 び 管 理 状 況 の 報 告 等 第 9 章 研 修 第 10 章 補 則 附 則 第 1 章 総 則 ( 目 的 ) 第 1 条 この 規 程 は, 公 文 書 等 の 管 理 に 関 する 法 律 ( 平 成 21 年 法 律 第 66 号 以 下 法 という ) 第 13 条 第 1 項 の 規 定 に 基 づき, 大 学 共 同 利 用 機 関 法 人 情 報 システム 研 究 機 構 ( 以 下 機 構 と いう )における 法 人 文 書 の 管 理 について 必 要 な 事 項 を 定 めることを 目 的 とする ( 定 義 ) 第 2 条 この 規 程 における 用 語 の 定 義 は, 次 のとおりとする 一 法 人 文 書 とは, 機 構 の 職 員 が 職 務 上 作 成 し, 又 は 取 得 した 文 書 ( 図 画 及 び 電 磁 的 記 録 ( 電 子 的 方 式, 磁 気 的 方 式 その 他 人 の 知 覚 によっては 認 識 することができない 方 式 で 作 ら れた 記 録 をいう )を 含 む 以 下 同 じ )であって, 機 構 の 職 員 が 組 織 的 に 用 いるものとして, 機 構 が 保 有 しているものをいう ただし, 法 第 2 条 第 5 項 各 号 に 掲 げるものを 除 く 二 法 人 文 書 ファイル 等 とは, 機 構 における 能 率 的 な 事 務 又 は 事 業 の 処 理 及 び 法 人 文 書 の 適 切 な 保 存 に 資 するよう, 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 する 法 人 文 書 ( 保 存 期 間 を 同 じくすることが 適 当 であるものに 限 る )を 一 の 集 合 物 にまとめたもの( 以 下 法 人 文 書 ファイル という ) 及 び 単 独 で 管 理 している 法 人 文 書 をいう 三 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 とは, 機 構 における 法 人 文 書 ファイル 等 の 管 理 を 適 切 に 行 うために, 法 人 文 書 ファイル 等 の 分 類, 名 称, 保 存 期 間, 保 存 期 間 の 満 了 する 日, 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 及 び 保 存 場 所 その 他 の 必 要 な 事 項 を 記 載 した 帳 簿 をいう 四 文 書 管 理 システム とは, 機 構 が 整 備 した 統 一 的 な 文 書 管 理 システムをいう 1

2 五 課 等 とは, 課, 又 は 課 に 相 当 するセンター 室 等 をいう 第 2 章 管 理 体 制 ( 総 括 文 書 管 理 者 ) 第 3 条 機 構 に 総 括 文 書 管 理 者 1 名 を 置 く 2 総 括 文 書 管 理 者 は, 理 事 ( 総 務 担 当 )をもって 充 てる 3 総 括 文 書 管 理 者 は, 次 に 掲 げる 事 務 を 行 うものとする 一 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 及 び 移 管 簿 の 調 製 二 法 人 文 書 の 管 理 に 関 する 内 閣 府 との 調 整 及 び 必 要 な 改 善 措 置 の 実 施 三 法 人 文 書 の 管 理 に 関 する 研 修 の 実 施 四 組 織 の 新 設 改 正 廃 止 に 伴 う 必 要 な 措 置 五 法 人 文 書 ファイル 保 存 要 領 その 他 この 規 程 に 関 し 必 要 な 細 則 の 整 備 六 その 他 法 人 文 書 の 管 理 に 関 する 事 務 の 総 括 ( 副 総 括 文 書 管 理 者 ) 第 4 条 機 構 に 副 総 括 文 書 管 理 者 1 名 を 置 く 2 副 総 括 文 書 管 理 者 は, 事 務 局 長 をもって 充 てる 3 副 総 括 文 書 管 理 者 は, 前 条 第 3 項 各 号 に 掲 げる 事 務 について 総 括 文 書 管 理 者 を 補 佐 するものとす る ( 主 任 文 書 管 理 者 ) 第 5 条 国 立 極 地 研 究 所, 国 立 情 報 学 研 究 所, 統 計 数 理 研 究 所, 国 立 遺 伝 学 研 究 所 ( 以 下 研 究 所 という )にそれぞれ 主 任 文 書 管 理 者 を1 名 置 き, 研 究 所 の 管 理 部 長, 総 務 部 長, 統 合 事 務 部 長, 及 び 共 通 事 務 センター 長 をもって 充 てる 2 主 任 文 書 管 理 者 は, 総 括 文 書 管 理 者 の 命 により, 当 該 研 究 所 における 法 人 文 書 の 管 理 に 関 する 事 務 を 総 括 する ( 文 書 管 理 者 等 ) 第 6 条 文 書 管 理 者 は, 課 等 の 長 をもって 充 て, 当 該 課 等 の 所 掌 事 務 に 関 する 文 書 管 理 の 実 施 責 任 者 とする 2 文 書 管 理 者 は,その 管 理 する 法 人 文 書 について, 次 に 掲 げる 事 務 を 行 うものとする 一 保 存 二 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 の 設 定 三 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 四 移 管 または ( 移 管 簿 への 記 載 を 含 む ) 等 五 管 理 状 況 の 点 検 等 六 法 人 文 書 の 作 成 及 び 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 ( 以 下 基 準 という )の 作 成 等 による 法 人 文 書 の 整 理 その 他 法 人 文 書 の 管 理 に 関 する 職 員 の 指 導 3 文 書 管 理 担 当 者 は, 文 書 管 理 者 が 指 名 した 者 とする 4 文 書 管 理 担 当 者 は, 文 書 管 理 者 のつかさどる 事 務 の 遂 行 を 補 佐 するものとする 2

3 ( 監 査 責 任 者 ) 第 7 条 機 構 に 監 査 責 任 者 1 名 を 置 く 2 監 査 責 任 者 は, 監 査 室 長 をもって 充 てる 3 監 査 責 任 者 は, 法 人 文 書 の 管 理 の 状 況 について 監 査 を 行 うものとする ( 職 員 の 責 務 ) 第 8 条 職 員 は, 法 の 趣 旨 にのっとり, 関 連 する 法 令 及 び 規 程 等 並 びに 総 括 文 書 管 理 者 及 び 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い, 法 人 文 書 を 適 正 に 管 理 するものとする 第 3 章 作 成 ( 文 書 主 義 の 原 則 ) 第 9 条 職 員 は, 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い, 法 第 11 条 の 規 定 に 基 づき, 法 第 1 条 の 目 的 の 達 成 に 資 するため, 機 構 における 経 緯 も 含 めた 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 びに 機 構 の 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け, 又 は 検 証 することができるよう, 処 理 に 係 る 事 案 が 軽 微 なものである 場 合 を 除 き, 文 書 を 作 成 するものとする ( 別 表 第 1の 業 務 に 係 る 文 書 作 成 ) 第 10 条 別 表 第 1に 掲 げられた 業 務 については, 当 該 業 務 の 経 緯 に 応 じ, 同 表 の 法 人 文 書 の 類 型 を 参 酌 して, 文 書 を 作 成 するものとする 第 4 章 整 理 ( 職 員 の 整 理 義 務 ) 第 11 条 職 員 は, 次 条 及 び 第 13 条 に 基 づき, 次 に 掲 げる 整 理 を 行 うものとする 一 作 成 又 は 取 得 した 法 人 文 書 について 分 類 し, 名 称 を 付 するとともに, 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 の 満 了 する 日 を 設 定 すること 二 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 する 法 人 文 書 を 一 の 集 合 物 ( 法 人 文 書 ファイル)にまとめる こと 三 前 号 の 法 人 文 書 ファイルについて 分 類 し, 名 称 を 付 するとともに, 保 存 期 間 及 び 保 存 期 間 が 満 了 する 日 を 設 定 すること ( 分 類 名 称 ) 第 12 条 法 人 文 書 ファイル 等 は, 機 構 の 事 務 及 び 事 業 の 性 質, 内 容 等 に 応 じて 系 統 的 ( 三 段 階 の 階 層 構 造 )に 分 類 ( 別 表 第 1に 掲 げられた 業 務 については, 同 表 を 参 酌 して 分 類 )し, 分 かりやすい 名 称 を 付 するものとする ( 保 存 期 間 ) 第 13 条 文 書 管 理 者 は, 別 表 第 1に 基 づき, 基 準 を 定 めるものとする 2 第 11 条 第 1 項 第 1 号 の 保 存 期 間 の 設 定 については, 基 準 に 基 づくものとする 3 基 準 及 び 前 項 の 保 存 期 間 の 設 定 においては, 法 第 2 条 第 6 項 の 歴 史 文 書 等 に 該 当 するとされた 法 人 文 書 にあっては,1 年 以 上 の 保 存 期 間 を 定 めるものとする 4 第 11 条 第 1 項 第 1 号 の 保 存 期 間 の 起 算 日 は, 法 人 文 書 を 作 成 し 又 は 取 得 した 日 ( 以 下 文 書 作 3

4 成 取 得 日 という )の 属 する 年 度 の 翌 年 度 の4 月 1 日 とする ただし, 文 書 作 成 取 得 日 から1 年 以 内 の 日 であって,4 月 1 日 以 外 の 日 を 起 算 日 とすることが 法 人 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 すると 文 書 管 理 者 が 認 める 場 合 にあっては,その 日 とする 5 第 11 条 第 1 項 第 3 号 の 保 存 期 間 は, 法 人 文 書 ファイルにまとめられた 法 人 文 書 の 保 存 期 間 とす る 6 第 11 条 第 1 項 第 3 号 の 保 存 期 間 の 起 算 日 は, 法 人 文 書 を 法 人 文 書 ファイルにまとめた 日 のうち 最 も 早 い 日 ( 以 下 ファイル 作 成 日 という )の 属 する 年 度 の 翌 年 度 の4 月 1 日 とする ただし, ファイル 作 成 日 から1 年 以 内 の 日 であって4 月 1 日 以 外 の 日 を 起 算 して 第 2 項 の 保 存 期 間 の 満 了 日 とすることが 法 人 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 すると 文 書 管 理 者 が 認 める 場 合 にあっては,その 日 とする 第 5 章 保 存 ( 法 人 文 書 ファイル 保 存 要 領 ) 第 14 条 総 括 文 書 管 理 者 は, 法 人 文 書 ファイル 等 の 適 切 な 保 存 の 推 進 に 資 するよう, 法 人 文 書 ファ イル 保 存 要 領 ( 以 下 保 存 要 領 という )を 作 成 するものとする 2 保 存 要 領 には, 次 に 掲 げる 事 項 を 記 載 するものとする 一 紙 文 書 の 保 存 場 所 方 法 二 電 子 文 書 の 保 存 場 所 方 法 三 引 継 手 続 四 その 他 適 切 な 保 存 を 確 保 するための 措 置 ( 保 存 ) 第 15 条 文 書 管 理 者 は, 保 存 要 領 に 基 づき, 法 人 文 書 ファイル 等 について, 当 該 法 人 文 書 ファイル 等 の 保 存 期 間 の 満 了 する 日 までの 間, 適 切 に 保 存 するものとする ただし, 他 の 文 書 管 理 者 に 引 き 継 いだ 場 合 は,この 限 りではない 第 6 章 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 ( 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 の 調 製 及 び 公 表 ) 第 16 条 総 括 文 書 管 理 者 は, 機 構 の 法 人 文 書 管 理 簿 について, 公 文 書 等 の 管 理 に 関 する 法 律 施 行 令 ( 平 成 22 年 政 令 第 250 号 以 下 施 行 令 という ) 第 15 条 に 基 づき, 文 書 管 理 システムをも って 調 製 するものとする 2 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 は,あらかじめ 定 めた 事 務 所 に 備 えて 一 般 の 閲 覧 に 供 するとともに,イ ンターネットで 公 表 するものとする 3 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 を 一 般 の 閲 覧 に 供 する 事 務 所 を 定 め, 又 は 変 更 した 場 合 には, 当 該 事 務 所 の 場 所 を 官 報 で 公 示 するものとする ( 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 への 記 載 ) 第 17 条 文 書 管 理 者 は, 少 なくとも 毎 年 度 1 回, 管 理 する 法 人 文 書 ファイル 等 ( 保 存 期 間 が1 年 以 上 のものに 限 る )の 現 況 について, 施 行 令 第 15 条 第 1 項 各 号 に 掲 げる 事 項 を 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 に 記 載 するものとする 4

5 2 前 項 の 記 載 に 当 たっては, 独 立 行 政 法 人 等 の 保 有 する 情 報 の 公 開 に 関 する 法 律 ( 平 成 1 法 律 第 140 号 ) 第 5 条 各 号 に 規 定 する 不 開 示 情 報 に 該 当 する 場 合 には, 当 該 不 開 示 情 報 を 明 示 しない ようにするものとする 3 文 書 管 理 者 は, 保 存 期 間 が 満 了 した 法 人 文 書 ファイル 等 について 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 に 移 管 し, 又 は した 場 合 は, 当 該 法 人 文 書 ファイル 等 に 関 する 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 を 削 除 するとともに,その 名 称, 移 管 日 又 は 日 等 について, 総 括 文 書 管 理 者 が 調 製 した 移 管 簿 に 記 載 するものとする 第 7 章 移 管, 又 は 保 存 期 間 の 延 長 ( 保 存 期 間 が 満 了 した 時 の 措 置 ) 第 18 条 文 書 管 理 者 は, 法 人 文 書 ファイル 等 について, 別 表 第 2に 基 づき, 保 存 期 間 の 満 了 前 ので きる 限 り 早 い 時 期 に, 保 存 期 間 が 満 了 したときの 措 置 を 定 めるものとする 2 第 17 条 第 1 項 の 法 人 文 書 ファイルについては, 総 括 文 書 管 理 者 の 同 意 を 得 た 上 で, 法 人 文 書 フ ァイル 管 理 簿 への 記 載 により, 前 項 の 措 置 を 定 めるものとする 3 総 括 文 書 管 理 者 は, 前 項 の 同 意 にあたっては, 必 要 に 応 じ, 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 の 専 門 的 技 術 的 助 言 を 求 めることができる ( 移 管 又 は ) 第 19 条 文 書 管 理 者 は, 総 括 文 書 管 理 者 の 指 示 に 基 づき, 保 存 期 間 が 満 了 した 法 人 文 書 ファイル 等 について, 前 条 第 1 項 の 規 定 による 定 めに 基 づき, 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 に 移 管 し, 又 は するものとする 2 文 書 管 理 者 は, 前 項 の 規 定 により 移 管 する 法 人 文 書 ファイル 等 に, 法 第 16 条 第 1 項 第 2 号 に 掲 げる 場 合 に 該 当 するものとして 機 構 において 利 用 の 制 限 を 行 うことが 適 切 であると 認 められる 場 合 には, 総 括 文 書 管 理 者 の 同 意 を 得 た 上 で, 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 に 意 見 を 提 出 するものとする ( 保 存 期 間 の 延 長 ) 第 20 条 文 書 管 理 者 は, 次 の 各 号 に 掲 げる 法 人 文 書 ファイル 等 について 保 存 期 間 を 延 長 する 場 合 は, 当 該 法 人 文 書 ファイル 等 の 区 分 に 応 じ,それぞれ 当 該 各 号 の 定 める 期 間 が 経 過 するまでの 間, 当 該 法 人 文 書 ファイルを 保 存 するものとする この 場 合 において, 当 該 法 人 文 書 ファイルが 複 数 の 区 分 に 該 当 するときには,それぞれの 期 間 が 経 過 する 日 のうち 最 も 遅 い 日 までの 間, 保 存 するものとす る 一 現 に 監 査, 検 査 等 の 対 象 になっているもの 当 該 監 査, 検 査 等 が 終 了 するまでの 間 二 現 に 係 属 している 訴 訟 における 手 続 き 上 の 行 為 をするために 必 要 とされるもの 当 該 訴 訟 が 終 結 するまでの 間 三 現 に 係 属 している 不 服 申 し 立 てにおける 手 続 き 上 の 行 為 をするために 必 要 とされるもの 当 該 不 服 申 し 立 てに 対 する 裁 決 又 は 決 定 の 日 の 翌 日 から 起 算 して1 年 間 四 開 示 請 求 があったもの 独 立 行 政 法 人 等 の 保 有 する 情 報 の 公 開 に 関 する 法 律 ( 平 成 1 法 律 第 140 号 ) 第 9 条 各 項 の 決 定 の 日 の 翌 日 から 起 算 して1 年 間 2 文 書 管 理 者 は, 保 存 期 間 が 満 了 した 法 人 文 書 ファイル 等 について,その 職 務 の 遂 行 上 必 要 がある 5

6 と 認 めるときには, 総 括 文 書 管 理 者 の 承 認 を 得 て,その 必 要 な 限 度 において, 一 定 の 期 間 を 定 めて 法 人 文 書 ファイル 等 の 保 存 期 間 を 延 長 することができる 3 文 書 管 理 者 は, 前 2 項 の 規 定 により 法 人 文 書 ファイル 等 の 保 存 期 間 を 延 長 した 場 合 には, 延 長 し た 期 間 及 び 理 由 を 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 するものとする 第 8 章 点 検 監 査 及 び 管 理 状 況 の 報 告 等 ( 点 検 監 査 ) 第 21 条 文 書 管 理 者 は, 自 ら 管 理 責 任 を 有 する 法 人 文 書 の 管 理 状 況 について, 少 なくとも 毎 年 度 1 回, 点 検 を 行 い,その 結 果 を 総 括 文 書 管 理 責 任 者 に 報 告 するものとする 2 監 査 責 任 者 は, 法 人 文 書 の 管 理 状 況 について, 少 なくとも 毎 年 度 1 回, 監 査 を 行 い,その 結 果 を 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 するものとする 3 総 括 文 書 管 理 者 は, 点 検 又 は 監 査 の 結 果 等 を 踏 まえ, 法 人 文 書 の 管 理 について 必 要 な 措 置 を 講 ず るものとする ( 紛 失 等 への 対 応 ) 第 22 条 文 書 管 理 者 は, 法 人 文 書 ファイル 等 の 紛 失 及 び 誤 が 明 らかになった 場 合 は, 直 ちに 総 括 文 書 管 理 者 に 報 告 するものとする 2 総 括 文 書 管 理 者 は, 前 項 の 報 告 を 受 けたときは, 速 やかに 被 害 の 拡 大 防 止 等 のために 必 要 な 措 置 を 講 ずるものとする ( 管 理 状 況 の 報 告 等 ) 第 23 条 総 括 文 書 管 理 者 は, 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 の 記 載 状 況 その 他 の 法 人 文 書 の 管 理 状 況 につ いて, 毎 年 度, 内 閣 府 に 報 告 するものとする 第 9 章 研 修 ( 研 修 の 実 施 ) 第 24 条 総 括 文 書 管 理 者 は, 職 員 に 対 し, 法 人 文 書 の 管 理 を 適 正 かつ 効 果 的 に 行 うために 必 要 な 知 識 及 び 技 能 を 習 得 させ, 又 は 向 上 させるために 必 要 な 研 修 を 行 うものとする ( 研 修 への 参 加 ) 第 25 条 文 書 管 理 者 は, 総 括 文 書 管 理 者 及 び 独 立 行 政 法 人 国 立 公 文 書 館 その 他 の 機 関 が 実 施 する 研 修 に 職 員 を 積 極 的 に 参 加 させるものとする 第 10 章 補 則 ( 細 則 ) 第 26 条 この 規 程 の 施 行 に 関 し 必 要 な 事 項 は, 別 に 総 括 文 書 管 理 者 が 定 める 附 則 1 この 規 程 は, 平 成 2 4 月 1 日 から 施 行 する 6

7 2 情 報 システム 研 究 機 構 法 人 文 書 管 理 規 程 ( 平 成 16 年 5 月 26 日 制 定 )は, 廃 止 する 別 表 第 1( 第 10 条,12 条,13 条 関 係 ) 大 学 共 同 利 用 機 関 法 人 情 報 システム 研 究 機 構 法 人 文 書 保 存 期 間 基 準 管 理 運 営 関 係 文 書 文 書 の 類 型 法 人 印 の 制 定, 廃 止 及 び 改 刻 に 関 するもの 登 記 及 び 変 更 登 記 に 関 するもの 訴 訟 に 関 するもの 機 構 が 発 行 する 図 録, 広 報 誌, 年 報, 研 究 紀 要 等 ( 保 存 用 ) 組 織 の 設 置 並 びに 改 廃 に 関 するもの 組 織 及 び 管 理 運 営 に 関 するもの 中 期 目 標, 中 期 計 画, 業 務 方 法 書 に 関 するもの 機 構 長 所 長 の 選 考 に 関 するもの 諸 規 則 等 の 制 定 改 廃 に 関 するもの 法 令 規 則 通 達 等 で 本 機 構 の 規 則 等 の 規 範 となるもの 機 構 の 沿 革 記 録 に 関 するもので 重 要 なもの 組 織 運 営 上 重 要 な 会 議 の 記 録 に 関 するもので 重 要 なもの 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 等 国 内 海 外 機 関 等 の 交 流 協 定 に 関 するもの 主 務 官 庁 等 からの 諸 令 達 通 達 及 び 往 復 書 簡 で 重 要 なもの 組 織 運 営 上 重 要 な 会 議 の 記 録 に 関 するもの 機 構 の 沿 革 記 録 に 関 するもの 機 構 が 主 催 する 記 念 行 事 に 関 するもので 重 要 なもの 各 種 統 計 調 査 に 関 するもので 重 要 なもの 各 種 委 員 会 等 の 記 録 に 関 するもので 重 要 なもの 監 事 監 査 ( 業 務 )に 関 するもの 国 立 大 学 法 人 評 価 委 員 会 に 関 するもの 外 部 評 価 委 員 会 に 関 するもの 自 己 点 検 評 価 に 関 するもの 情 報 公 開 に 関 するもの 法 人 印 使 用 簿 学 術 講 演 会 の 実 施 に 関 するもの 主 務 官 庁 等 からの 諸 令 達 通 達 及 び 往 復 書 簡 機 構 が 主 催 する 記 念 行 事 に 関 するもの 保 存 期 間 7

8 各 種 委 員 会 等 の 記 録 に 関 するもの 各 種 統 計 調 査 に 関 するもの 主 務 官 庁 等 への 報 告 等 に 関 するもの 機 構 が 発 行 する 出 版 物 等 に 関 するもの 後 援 名 義 に 関 するもの 文 書 処 理 に 関 する 表 簿 機 構 内 通 知 文 書 行 政 手 続 法 第 5 条 第 1 項 の 審 査 基 準 に 関 するもの 不 服 申 立 てに 関 するもの 各 種 統 計 調 査 等 に 関 するもののうち 軽 易 なもの 機 構 内 通 知 文 書 ( 軽 微 なもの) 陳 情 請 願 に 関 するもの 機 構 内 研 究 所 内 会 議 に 関 するもの 週 間 月 間 予 定 外 部 会 議 に 関 するもの 会 議 室 などの 使 用 に 関 するもの 1 年 1 年 1 年 1 年 未 満 1 年 未 満 1 年 未 満 人 事 関 係 文 書 役 職 員 ( 特 定 有 期 雇 用 職 員, 有 期 雇 用 職 員 及 び 短 時 間 雇 用 職 員 等 を 含 む)の 任 免 等 に 関 するもの( 人 事 記 録 を 含 む) 人 員 管 理 に 関 するもの 役 職 員 の 分 限, 懲 戒 に 関 するもの 退 職 手 当 に 関 するもの 名 誉 教 授 名 誉 所 員 の 称 号 授 与 に 関 するもの 特 殊 健 康 診 断 個 人 票 各 種 委 員 会 委 員 の 委 嘱 に 関 するもの 雇 用 保 険 に 関 するもの 栄 典 表 彰 に 関 するもの 昇 給 昇 格 に 関 するもの 給 与 の 支 給 に 関 するもの 職 員 の 諸 手 当 の 支 給 に 関 するもの 出 勤 簿 勤 務 時 間 管 理 に 関 するもの 出 張 海 外 渡 航 に 関 するもの 財 形 貯 蓄 に 関 するもの セクシュアル ハラスメントに 関 するもの 完 結 後 8

9 職 員 倫 理 に 関 するもの 利 益 相 反 に 関 するもの 健 康 管 理 に 関 するもの 各 種 調 査 に 関 するもの 人 事 評 価 等 に 関 するもの 災 害 補 償 に 関 するもの 研 修 に 関 するもの 職 員 の 福 利 厚 生 に 関 するもの 兼 業 等 に 関 するもの 労 使 協 定 に 関 するもの 安 全 衛 生 に 関 するもの( 健 康 管 理 に 関 するものを 除 く ) 職 員 の 諸 証 明 に 関 するもの 完 結 後 兼 業 終 了 後 失 効 後 有 効 期 間 終 了 後 1 年 研 究 協 力 関 係 文 書 特 許 出 願 等 に 関 するもの 共 同 研 究 に 関 するもので 重 要 なもの 安 全 保 障 輸 出 管 理 に 関 するもの 知 的 財 産 委 員 会 における 審 査 等 に 関 するもの 奨 学 寄 附 金 申 込 書 科 学 研 究 費 補 助 金 の 申 請 等 に 関 するもの 民 間 等 との 共 同 研 究 申 込 書 受 託 研 究 申 込 書 受 託 研 究 員 申 請 書 民 間 等 との 共 同 研 究 受 託 研 究 受 託 研 究 員 奨 学 寄 付 金 の 受 入 審 査 に 関 するもの 受 託 研 究 の 実 績 報 告 に 関 するもの 共 同 試 験 研 究 促 進 税 制 の 証 明 に 関 するもの 国 有 敷 地 の 廉 価 使 用 認 定 申 請 に 関 するもの 日 本 育 英 会 及 びその 他 育 英 団 体 の 奨 学 金 に 関 するもの 総 合 研 究 大 学 院 大 学 に 関 するもの 各 種 研 究 助 成 金 の 申 請 等 に 関 するもの( 各 研 究 所 で 保 管 するものは 除 く) 会 計 関 係 文 書 固 定 資 産 台 帳 法 人 法 に 定 める 財 務 諸 表 等 9

10 建 築 設 備 に 係 る 関 係 官 庁 への 届 出 不 動 産 の 取 得 及 び 処 分 に 関 するもの 境 界 査 定 に 関 するもの 普 通 財 産 の 減 額 売 却 減 額 貸 付 譲 与 に 関 するもの 監 事 監 査 ( 会 計 )に 関 するもの 建 物 計 画 通 知 概 算 要 求 に 関 するもの 繰 越 に 関 するもの 予 算 決 算 に 関 するもの 会 計 帳 簿 会 計 伝 票 契 約 に 関 するもの 会 計 監 査 に 関 するもの 会 計 検 査 院 の 実 地 検 査 に 関 するもの 謝 金 に 関 するもの 債 権 に 関 するもの 消 費 税 に 関 するもの 旅 費 に 関 するもの 所 得 税 住 民 税 に 関 するもの 給 与 の 支 給 に 関 するもの 財 務 会 計 事 務 の 委 任 に 関 するもの 内 部 監 査 に 関 するもの 固 定 資 産 等 ( 不 動 産 の 取 得 及 び 処 分 を 除 く)に 関 するもの 政 府 調 達 に 関 するもの 各 種 申 請 等 に 関 するもの かしの 補 修 等 の 請 求 に 関 するもの 現 金 の 出 納 に 関 するもの 計 算 証 明 に 関 するもの 宿 舎 に 関 するもの 宿 舎 の 明 け 渡 し 猶 予 に 関 するもの 施 設 管 理 に 関 するもの 資 格 審 査 に 関 するもの 各 種 調 査 に 関 するもの 防 火 管 理 に 関 するもの ( 賃 貸 に 関 するものは 期 間 終 了 後 ) 退 去 後 変 更 後 10

11 安 全 管 理 に 関 する 講 習 等 に 関 するもの 政 府 調 達 に 関 する 官 報 掲 載 に 関 するもの 給 与 証 明 に 関 するもの 工 事 設 計 原 図 完 成 図 書 に 関 するもの 給 与 の 口 座 振 込 申 出 変 更 申 出 書 1 年 1 年 供 用 終 了 後 1 年 口 座 振 込 によらなく なるまで 事 業 関 係 文 書 修 了 証 書 原 簿 各 種 サービスに 関 する 覚 書 申 合 せ 各 種 事 業 の 利 用 申 請 に 関 するもの( 利 用 の 終 了 後 ) 他 機 関 が 主 催 する 研 修 事 業 等 への 支 援 に 関 するもの 教 材 及 び 刊 行 物 の 作 成 に 関 するもの 各 種 事 業 の 運 用 に 関 するもの 各 種 会 議 説 明 会 等 の 記 録 に 関 するもの 成 果 普 及 研 修 事 業 に 関 するもの 図 書 関 係 文 書 図 書 原 簿 図 書 室 の 管 理 運 営 に 関 するもの 利 用 統 計 業 務 に 係 る 基 準 に 関 するもの 資 料 の 購 入 に 関 するもの 資 料 の 製 本 及 び 修 理 に 関 するもの 資 料 の 除 却 に 関 するもの ISBN ISSN 管 理 簿 資 料 の 寄 贈 及 び 交 換 に 関 するもの 資 料 の 複 写 に 関 するもの 資 料 の 貸 借 に 関 するもの 利 用 に 関 するもの 1 年 未 満 11

12 別 表 第 2( 第 18 条 関 係 ) 大 学 共 同 利 用 機 関 法 人 情 報 システム 研 究 機 構 法 人 文 書 保 存 期 間 満 了 後 の 措 置 の 設 定 基 準 管 理 運 営 関 係 文 書 文 書 の 類 型 法 人 印 の 制 定, 廃 止 及 び 改 刻 に 関 するもの 登 記 及 び 変 更 登 記 に 関 するもの 訴 訟 に 関 するもの 機 構 が 発 行 する 図 録, 広 報 誌, 年 報, 研 究 紀 要 等 ( 保 存 用 ) 組 織 の 設 置 並 びに 改 廃 に 関 するもの 組 織 及 び 管 理 運 営 に 関 するもの 中 期 目 標, 中 期 計 画, 業 務 方 法 書 に 関 するもの 機 構 長 所 長 の 選 考 に 関 するもの 諸 規 則 等 の 制 定 改 廃 に 関 するもの 法 令 規 則 通 達 等 で 本 機 構 の 規 則 等 の 規 範 となるもの 機 構 の 沿 革 記 録 に 関 するもので 重 要 なもの 組 織 運 営 上 重 要 な 会 議 の 記 録 に 関 するもので 重 要 なもの 法 人 文 書 ファイル 管 理 簿 等 国 内 海 外 機 関 等 の 交 流 協 定 に 関 するもの 主 務 官 庁 等 からの 諸 令 達 通 達 及 び 往 復 書 簡 で 重 要 なもの 組 織 運 営 上 重 要 な 会 議 の 記 録 に 関 するもの 機 構 の 沿 革 記 録 に 関 するもの 機 構 が 主 催 する 記 念 行 事 に 関 するもので 重 要 なもの 各 種 統 計 調 査 に 関 するもので 重 要 なもの 各 種 委 員 会 等 の 記 録 に 関 するもので 重 要 なもの 監 事 監 査 ( 業 務 )に 関 するもの 国 立 大 学 法 人 評 価 委 員 会 に 関 するもの 外 部 評 価 委 員 会 に 関 するもの 自 己 点 検 評 価 に 関 するもの 情 報 公 開 に 関 するもの 法 人 印 使 用 簿 学 術 講 演 会 の 実 施 に 関 するもの 主 務 官 庁 等 からの 諸 令 達 通 達 及 び 往 復 書 簡 保 存 期 間 満 了 後 の 措 置 移 管 12

13 機 構 が 主 催 する 記 念 行 事 に 関 するもの 各 種 委 員 会 等 の 記 録 に 関 するもの 各 種 統 計 調 査 に 関 するもの 主 務 官 庁 等 への 報 告 等 に 関 するもの 機 構 が 発 行 する 出 版 物 等 に 関 するもの 後 援 名 義 に 関 するもの 文 書 処 理 に 関 する 表 簿 機 構 内 通 知 文 書 行 政 手 続 法 第 5 条 第 1 項 の 審 査 基 準 に 関 するもの 不 服 申 立 てに 関 するもの 各 種 統 計 調 査 等 に 関 するもののうち 軽 易 なもの 機 構 内 通 知 文 書 ( 軽 微 なもの) 陳 情 請 願 に 関 するもの 機 構 内 研 究 所 内 会 議 に 関 するもの 週 間 月 間 予 定 外 部 会 議 に 関 するもの 会 議 室 などの 使 用 に 関 するもの 人 事 関 係 文 書 役 職 員 ( 特 定 有 期 雇 用 職 員, 有 期 雇 用 職 員 及 び 短 時 間 雇 用 職 員 を 含 む)の 任 免 等 に 関 するもの( 人 事 記 録 を 含 む) 人 員 管 理 に 関 するもの 役 職 員 の 分 限, 懲 戒 に 関 するもの 退 職 手 当 に 関 するもの 名 誉 教 授 名 誉 所 員 の 称 号 授 与 に 関 するもの 特 殊 健 康 診 断 個 人 票 各 種 委 員 会 委 員 の 委 嘱 に 関 するもの 雇 用 保 険 に 関 するもの 栄 典 表 彰 に 関 するもの 昇 給 昇 格 に 関 するもの 給 与 の 支 給 に 関 するもの 職 員 の 諸 手 当 の 支 給 に 関 するもの 出 勤 簿 勤 務 時 間 管 理 に 関 するもの 出 張 海 外 渡 航 に 関 するもの 財 形 貯 蓄 に 関 するもの セクシュアル ハラスメントに 関 するもの 13

14 職 員 倫 理 に 関 するもの 利 益 相 反 に 関 するもの 健 康 管 理 に 関 するもの 各 種 調 査 に 関 するもの 人 事 評 価 等 に 関 するもの 災 害 補 償 に 関 するもの 研 修 に 関 するもの 職 員 の 福 利 厚 生 に 関 するもの 兼 業 等 に 関 するもの 労 使 協 定 に 関 するもの 安 全 衛 生 に 関 するもの( 健 康 管 理 に 関 するものを 除 く ) 職 員 の 諸 証 明 に 関 するもの 研 究 協 力 関 係 文 書 特 許 出 願 等 に 関 するもの 共 同 研 究 に 関 するもので 重 要 なもの 安 全 保 障 輸 出 管 理 に 関 するもの 知 的 財 産 委 員 会 における 審 査 等 に 関 するもの 奨 学 寄 附 金 申 込 書 科 学 研 究 費 補 助 金 の 申 請 等 に 関 するもの 民 間 等 との 共 同 研 究 申 込 書 受 託 研 究 申 込 書 受 託 研 究 員 申 請 書 民 間 等 との 共 同 研 究 受 託 研 究 受 託 研 究 員 奨 学 寄 付 金 の 受 入 審 査 に 関 するもの 受 託 研 究 の 実 績 報 告 に 関 するもの 共 同 試 験 研 究 促 進 税 制 の 証 明 に 関 するもの 国 有 敷 地 の 廉 価 使 用 認 定 申 請 に 関 するもの 日 本 育 英 会 及 びその 他 育 英 団 体 の 奨 学 金 に 関 するもの 総 合 研 究 大 学 院 大 学 に 関 するもの 各 種 研 究 助 成 金 の 申 請 等 に 関 するもの( 各 研 究 所 で 保 管 するものは 除 く) 会 計 関 係 文 書 固 定 資 産 台 帳 法 人 法 に 定 める 財 務 諸 表 等 建 築 設 備 に 係 る 関 係 官 庁 への 届 出 移 管 14

15 不 動 産 の 取 得 及 び 処 分 に 関 するもの 境 界 査 定 に 関 するもの 普 通 財 産 の 減 額 売 却 減 額 貸 付 譲 与 に 関 するもの 監 事 監 査 ( 会 計 )に 関 するもの 建 物 計 画 通 知 概 算 要 求 に 関 するもの 繰 越 に 関 するもの 予 算 決 算 に 関 するもの 会 計 帳 簿 会 計 伝 票 契 約 に 関 するもの 会 計 監 査 に 関 するもの 会 計 検 査 院 の 実 地 検 査 に 関 するもの 謝 金 に 関 するもの 債 権 に 関 するもの 消 費 税 に 関 するもの 旅 費 に 関 するもの 所 得 税 住 民 税 に 関 するもの 給 与 の 支 給 に 関 するもの 財 務 会 計 事 務 の 委 任 に 関 するもの 内 部 監 査 に 関 するもの 固 定 資 産 等 ( 不 動 産 の 取 得 及 び 処 分 を 除 く)に 関 するもの 政 府 調 達 に 関 するもの 各 種 申 請 等 に 関 するもの かしの 補 修 等 の 請 求 に 関 するもの 現 金 の 出 納 に 関 するもの 計 算 証 明 に 関 するもの 宿 舎 に 関 するもの 宿 舎 の 明 け 渡 し 猶 予 に 関 するもの 施 設 管 理 に 関 するもの 資 格 審 査 に 関 するもの 各 種 調 査 に 関 するもの 防 火 管 理 に 関 するもの 安 全 管 理 に 関 する 講 習 等 に 関 するもの 政 府 調 達 に 関 する 官 報 掲 載 に 関 するもの 給 与 証 明 に 関 するもの 15

16 工 事 設 計 原 図 完 成 図 書 に 関 するもの 給 与 の 口 座 振 込 申 出 変 更 申 出 書 移 管 事 業 関 係 文 書 修 了 証 書 原 簿 各 種 サービスに 関 する 覚 書 申 合 せ 各 種 事 業 の 利 用 申 請 に 関 するもの( 利 用 の 終 了 後 ) 他 機 関 が 主 催 する 研 修 事 業 等 への 支 援 に 関 するもの 教 材 及 び 刊 行 物 の 作 成 に 関 するもの 各 種 事 業 の 運 用 に 関 するもの 各 種 会 議 説 明 会 等 の 記 録 に 関 するもの 成 果 普 及 研 修 事 業 に 関 するもの 図 書 関 係 文 書 図 書 原 簿 図 書 室 の 管 理 運 営 に 関 するもの 利 用 統 計 業 務 に 係 る 基 準 に 関 するもの 資 料 の 購 入 に 関 するもの 資 料 の 製 本 及 び 修 理 に 関 するもの 資 料 の 除 却 に 関 するもの ISBN ISSN 管 理 簿 資 料 の 寄 贈 及 び 交 換 に 関 するもの 資 料 の 複 写 に 関 するもの 資 料 の 貸 借 に 関 するもの 利 用 に 関 するもの 16