内 容 1. 従 来 の Active!Mail からの 大 きな 変 更 点 Active!Mail から 移 行 されていないデータ アドレス 帳 の 移 行 について 転 送 設 定 予 定 表 複 数

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1 ソフィアメール OWA(Outlook Web App)の 使 い 方 上 智 大 学 情 報 システム 室 第 0.9 版 2016 年 1 月 5 日 1

2 内 容 1. 従 来 の Active!Mail からの 大 きな 変 更 点 Active!Mail から 移 行 されていないデータ アドレス 帳 の 移 行 について 転 送 設 定 予 定 表 複 数 人 に 同 時 にメールを 送 信 する 場 合 OWA(Outlook Web App) 利 用 上 の 注 意 事 項 推 奨 ブラウザ メールボックスサイズおよび 送 受 信 メールサイズ 制 限 メールボックス 利 用 制 限 メールボックスサイズ ブロックされるファイル 拡 張 子 [ 差 出 人 を 表 示 ]オプション 階 層 型 アドレス 帳 (HAB) メール Moodle のパスワードの 変 更 方 法 パスワードの 種 類 メール Moodle のパスワードの 変 更 方 法 OWA へのサインイン サインイン 方 法 サインアウト 方 法 OWA 画 面 構 成 画 面 構 成 受 信 と 表 示 新 着 メールの 受 信 メールの 確 認 添 付 ファイルの 表 示 とダウンロード 添 付 ファイルの 表 示 添 付 ファイルのダウンロード メール 利 用 方 法 新 規 メール 作 成 ファイルの 添 付 メールの 返 信 編 集 中 のメールの 保 存 メールの 削 除 メールの 検 索 その 他 の 便 利 な 設 定

3 スレッド 表 示 の 切 り 替 え 閲 覧 ウィンドウ(プレビューウィンドウ)の 表 示 方 法 連 絡 先 設 定 連 絡 先 の 登 録 連 絡 先 リストの 登 録 連 絡 先 検 索 連 絡 先 アドレス 帳 検 索 予 定 表 会 議 の 招 集 予 定 表 を 見 る 個 人 の 予 定 を 作 成 する 他 の 人 の 予 定 を 参 照 する 会 議 を 招 集 する 定 期 的 な 会 議 や 予 定 を 作 成 する 召 集 された 会 議 を 承 諾 または 辞 退 する 転 送 設 定 転 送 設 定 転 送 設 定 ( 特 定 の 送 信 元 に 対 して 適 用 する 場 合 )

4 Outlook Web App の使い方 1. 従来の Active!Mail からの大きな変更点 1-1 Active!Mail から移行されていないデータ 下記に表示されている内容は Active!Mailから技術的に移行ができませんでした ご不便 ご迷惑をおかけしま すが ご了承をお願いいたします No. データ名称 1 メールアイテム情報 2 アドレス帳 3 スケジューラ 種類 メールアイテム情報 既読 未読情報 フラグ情報 アドレス帳 個人アドレス帳 グループ スケジューラ ツール 一般設定 メール設定 モバイル設定 スマートフォン設定 プロフィール 4 ツール 署名 フィルタリング 振り分け 転送 迷惑メールフィルタ 定型文 メールテンプレート 1-2 アドレス帳の移行について Active!Mailのアドレス帳は グループについては移行ができません それでもよろしければ アドレス帳変換マ ニュアルとExcelマクロを利用し 移行を行ってください 1-3 スマートフォンによるメール確認と転送設定 スマートフォンでメール受信ができます メールの転送設定は不要になるかもしれません 1-4 予定表 予定表の利用ができ スマートフォンで設定を行えば スケジュールも連動します 教職員については他のメンバーと相互参照が可能です1 公開したくない予定はここには記載しないか カギを つけるように注意してください 1 ソフィアメールはグループウェアとして整備しています 業務用のカレンダーとしてお使いください 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

5 1-5 複 数 人 に 同 時 にメールを 送 信 する 場 合 宛 先 を ;(セミコロン) で 区 切 ります 5

6 Outlook Web App の使い方 2. OWA(Outlook Web App) 利用上の注意事項 以下の注意事項を理解し 利用するようにしてください 2-1 推奨ブラウザ 推奨されているブラウザの対象バージョンは以下の通りです Internet Explorer 9 以上 Firefox 17 以降 Chrome 24 以降 Safari 6 以降 Microsoft 社の仕様変更により 予告なく変更となる場合があります 2-2 メールボックスサイズおよび送受信メールサイズ制限 OWAでは 一度に500を超える宛先に送信することはできません 2014年11月現在 項目 学生 Exchange Online メールボックスサイズ 50GB 警告が表示されるサイズ 49GB 送信禁止サイズ 49.5GB 送信メールサイズ上限 25MB (本文 + 添付ファイル) 設定情報は 1 月 1025MB 日に公開します 受信メールサイズ上限 (本文 + 添付ファイル) メールの送受信者数 宛先登録数 500件 添付ファイル数 250件 受信者レートの制限 1日あたり1万件 (1日に送信できるメール数) メッセージレート数 1分間に30個のメッセージ (1分あたりに送信可能なメール数) 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

7 Outlook Web App の使い方 2-3 メールボックス利用制限 学生 教職員ともにメールボックスの上限が設定されています 上限に近づくと管理者から警告メールが送 信されますので メールを削除するなど メールボックスの容量を削減するようにしてください 2-4 メールボックスサイズ 受信トレイ 送信トレイ 送信済みアイテム 下書き 削除済みアイテム および迷惑メール等すべてのメ ッセージアイテムの制限は 50 GBです 制限容量を超過すると メールの送受信および転送ができなくなります 2-5 ブロックされるファイル拡張子 ブロックされるファイル拡張子の一覧は 以下の通りです 該当する拡張子のファイルが添付されたメールを受信すると オリジナルの添付ファイルが破棄されフィル タにより削除された旨のテキストファイルが添付されます ブロックされる拡張子一覧.exe,.ade,.adp,.bas,.bat,.chm,.cmd,.com,.crt,.hlp,.hta,.ins,.isp,.ise,.lnk,. mde,.mda,.mdt,.mdw,.mdz,.msc,.msh,.msi,.msp,.mst,.pcd,.pif,.reg,.scr,.sct,.shb,.shs,.url,.vbe,.vbs,.wsc,.wsf,.wsh,.app,.cpl,.csh,.fxp,.inf,.ksh,. mdb,.ops,.prf,.prg,.scf,.xsl,.ht,.zi,.vb,.js,.cer,.der,.pwl Microsoft 社からの公開情報がないため 予告なく変更となる場合があります 2-6 [差出人を表示]オプション メール新規作成画面で 差出人を表示 オプションを有効にして差出人を表示すると メールが送信できな くなる可能性があるという事象が報告されています 差出人を表示して送信できない場合は 一度 OWA からサインアウトして再度サインインしてから 差出 人を表示しない状態で送信操作を実行してください 2-7 階層型アドレス帳(HAB) 階層型アドレス帳(HAB) の機能は OWA では提供されていません 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

8 Outlook Web App の使い方 3. メール Moodle のパスワードの変更方法 3-1 パスワードの種類 学内には各種のパスワードがありますが それぞれのパスワードの変更方法は以下のとおりです パスワードの種類 自分でパスワードを変更する パスワードを忘れた場合 メール Moodle 総合メディアセンターHPのトップペー 総合メディアセンターの窓口に PC教室(四谷C 市ヶ谷C) ジにある パスワード変更 メールアド 行く レス変更 から変更画面にアクセスする (2号館3階 月 金) Loyolaにログインして変更する 学事センター 教務担当 に問 Loyola い合わせる 窓口対応時間内 PC教室 短期大学部 短大ヘルプデスクに問い合わせる 短大ヘルプデスクに行く ALC 短期大学部 (414PC教室内 月 金) (414PC教室内 月 金) 3-2 メール Moodle のパスワードの変更方法 パスワードの変更は統合データベースシステムから行います 利用許可書を紛失したり パスワードを忘れたりしてしまうと授業でPCが使用できません 利用許可書をも らったら すぐにリマインダ登録を行うとともに 自分の覚えやすいパスワードに変更しましょう また パスワードを 悪意を持った第三者に不正利用されると 自分自身が行った行為でなくても すべて 自分がやったものとみなされてしまいます パスワードは責任を持って自己管理し できるだけ定期的に変 更するように心がけてください 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

9 (1) 上 智 大 学 総 合 メディアセンターのWEBページにアクセスし パスワード メールアドレス 変 更 ボタンをクリックします (2) 統 合 データベースでUser IdとPasswordを 入 力 します User ID: 教 職 員 番 号 ( 教 職 員 の 場 合 )または 学 生 番 号 ( 学 生 の 場 合 ) Password: 変 更 していない 場 合 は 利 用 許 可 書 に 記 載 されているパスワード 9

10 (3) ログインできたら Profileにカーソルをあて PasswordChange を 選 択 します (4) 以 下 の 項 目 に 入 力 して save をクリックします パスワード 新 パスワード : 利 用 許 可 書 に 記 載 されている 初 期 パスワード : これから 利 用 したいパスワード 新 パスワード ( 確 認 用 ): これから 利 用 したいパスワードをもう 一 度 入 力 する 10

11 Outlook Web App の使い方 4. OWA へのサインイン 4-1 サインイン方法 (1) Webブラウザを起動し アドレスバーにサインインURLを入力します 教職員用URL 設定情報は 1 月 10 日に公開します 学 生 用 U R L (2) サインイン画面よりユーザー名とパスワードを入力して サインイン をクリックします ユーザー名 教職員番号または 学生番号 ユーザー名はメールアドレスとは違います です 設定情報は 1 月 10 日に公開します です パスワード 変更していない場合は 利用許可書に記載されているパスワード 教職員用のログイン画面 教職員番号 利用許可書に記載されているパスワード 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

12 Outlook Web App の使い方 学生用のログイン画面 学生番号 利用許可書に記載されているパスワード 初めてサインインする場合はサインインすると下記画面が表示されます 言語が 日本語 日本 タイムゾーンが 大阪 札幌 東京 (図１)になっていることを確認し 保存 をクリックします (図２) (図 1) 日本に なっていることを確認 (図 2) 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

13 4-2 サインアウト 方 法 (3) 画 面 右 上 の ( 図 1) をクリックします ( 図 1) (4) メニューから サインアウト ( 図 1)をクリックします ( 図 1) 13

14 Outlook Web App の使い方 5. OWA 画面構成 5-1 画面構成 OWAの画面は下記のように構成されています ナビゲーションバー メール検索 新規作成ボタン ツールバー ナビゲーションウィンドウ 名称 閲覧ウィンドウ 情報ビューア 主な機能 新規作成ボタン [新規作成] ボタンをクリックすることで 新しいアイテム を作成します アイテムとは メッセージ 予定 連絡先 タスクなど OWA で管理することができる情報の単位です ナビゲーションウィンドウ [ナビゲーション ウィンドウ] では 自分のメールボックス のフォルダ (受信トレイや連絡先など) と作成したすべての フォルダにアクセスできます フォルダは 階層構造で表示 されます 検索ボックス メールやユーザーを検索することができます また キーワ ードを入力して検索すると キーワードを含むメールの一覧 が表示されます ツールバー メールの操作を行う時に利用します 情報ビューア 現在作業中のフォルダに含まれるアイテムが一覧表示されま す 閲覧ウィンドウ メールや連絡先などのアイテムの内容を表示します 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

15 Outlook Web App の使い方 ナビゲーションバー 左上のタイルボタンからは Office 365 の他のサービスに切 り替えることができます [アラート] では サービス状態 の通知やアラームを表示できます また [設定] [ヘルプ] で は各ウィンドウに移動します [設定] をクリックする と Outlook Web App の詳細な設定を行えます [ヘルプ] を クリックすると 製品のヘルプが表示されます 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

16 Outlook Web App の使い方 6. 受信と表示 6-1 新着メールの受信 サインイン中にメールが届くと 画面右上に 新着メールアイコンが表示され 自動的に消えます また 未読メールは一覧の左に青い帯が表示され 件名と日付 が青い文字で表示されます 6-2 メールの確認 表示したいメールをクリックすると閲覧ウィンドウにメール内容が表示されます 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

17 Outlook Web App の使い方 7. 添付ファイルの表示とダウンロード 7-1 添付ファイルの表示 添付ファイル付きのメールを受信すると メッセージの横にクリップマークが表示されます 7-2 添付ファイルのダウンロード 方法1 1 メールのプレビュー画面から添付ファイル名の下に表示されている ダウンロード をクリックし ます 2 画面下に表示されたメッセージから 保存 の をクリックし 名前をつけて保存 を選択 します 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

18 Outlook Web App の使い方 3 保存先とファイル名を指定して 保存 をクリックします 方法2 1 メールのプレビュー画面から添付ファイル名の右に表示されている をクリックします ダウンロード を選択します 添付ファイル名をクリックすると WordやExcelなどのファイルの閲覧ができます 画面下のダウンロードメッセージから 保存 を選択すると 自動的に ダウンロードフォルダ に保存されます 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

19 Outlook Web App の使い方 8. メール利用方法 8-1 新規メール作成 (1) 新規作成 (図1)をクリックします (図 1) (2) 宛先 件名 本文(図2)を入力して 送信 をクリックすると 作成したメッセージが送信されます 宛先に複数の人を指定して 一斉に送信することもできます (図 2) 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

20 8-2 ファイルの 添 付 (1) メッセージ 作 成 画 面 で ツールバーから 添 付 をクリックします (2) 添 付 したいファイルの 場 所 を 指 定 します 自 分 のコンピュータ 内 にファイルがある 場 合 には コンピュータ を 選 択 します 20

21 Outlook Web App の使い方 (3) 添付したいファイルを選択し 開く をクリックします 添付可能なファイルの拡張子は以下の通りです 添付可能な拡張子一覧.rpmsg,.xls,.xlsx,.xlsm,.xlsb,.pptx,.pptm,.ppsx,.ppsm,.doc,. docx,.docm,.wmv,.wma,.wav,.vsd,.txt,.tif,.rtf,.pub,.ppt,.pn g,.pdf,.one,.mp3,.jpeg,.gif,.doc,.bmp,.avi,.jpg,.tiff,.zip 予告なく変更となる場合があります OneDriveとは マイクロソフト社が無償で提供しているWeb上の保存領域 クラウド上のストレージサービス です Office2013からは 保存先の初期値がOneDriveに設定されているため ファイルを保存する際には注意が必 要です 本学ではOneDriveの使用は可能ですが 動作の保障はしません データの管理は自己責任で行ってく ださい 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

22 (4) ファイルの 添 付 方 法 を 選 択 します 自 分 のコンピュータ 内 にあるファイルを 添 付 する 場 合 には コピーとして 添 付 を 選 択 します (5) ファイルが 添 付 されたことを 確 認 します 22

23 8-3 メールの 返 信 (1) 情 報 ビューアで 返 信 したいメール( 図 1)を 選 択 します ( 図 1) (2) ツールバーより 全 員 に 返 信 の マーク( 図 2)をクリックし メニューから 返 信 ( 図 3)を 選 択 します ( 図 2) ( 図 3) 23

24 (3) メッセージを 作 成 し 送 信 をクリックします 全 員 に 返 信 を 選 択 すると 自 分 以 外 で 宛 先 に 含 まれたアドレスや CCに 含 まれたアドレスにも 一 斉 に 返 信 することができます 24

25 8-4 編 集 中 のメールの 保 存 (1) メールメッセージ 作 成 中 に ツールバーにある その 他 のコマンド ( 図 1)をクリックし 表 示 されたメニューから 下 書 きの 保 存 ( 図 2)を 選 択 します ( 図 2) ( 図 1) (2) 下 書 きフォルダに 保 存 されました というメッセージが 一 瞬 表 示 されます 確 認 し ウィンドウを 閉 じます 25

26 (3) フォルダ 一 覧 の 下 書 き 内 に 保 存 されます 再 度 編 集 する 場 合 には 下 書 き 内 ( 図 1)の 編 集 したいメール( 図 2)を 選 択 し 閲 覧 ウィンドウ 内 ( 図 3)で 編 集 します ( 図 1) ( 図 2) ( 図 3) 下 書 き 内 のメールを 編 集 して 送 信 すると メールは 下 書 き ボックスから 送 信 済 みアイテム ボックスへと 移 動 します 26

27 8-5 メールの 削 除 (1) 削 除 したいメールを 選 択 し 削 除 をクリックします 削 除 したメールが 削 除 済 みアイテム に 移 動 します 一 覧 の 左 端 に 表 示 されているチェックボックスを 使 って 複 数 選 択 することも 可 能 です ナビゲーション 内 の その 他 をクリックすると 削 除 済 みアイテム が 表 示 されます 削 除 後 30 日 以 内 であれば 削 除 済 みアイテム 内 のメールを 戻 すことができます 削 除 済 みアイテム で フォルダを 空 にする をクリックすると 削 除 済 みアイテム 内 のす べてのメールを 完 全 に 削 除 することができます 送 信 メールの 削 除 も 手 順 は 同 じです 27

28 8-6 メールの 検 索 (1) 検 索 ボックスに 検 索 キーワードを 入 力 して Enterキーを 押 下 します (2) 検 索 結 果 が 表 示 されます ( 検 索 キーワードがハイライト 表 示 されます) 28

29 8-7 その 他 の 便 利 な 設 定 スレッド 表 示 の 切 り 替 え Office Web Appのメール 一 覧 は スレッド 表 示 になっています 注 :スレッドとは 互 いにやり 取 りされる 共 通 の 話 題 をまとめたものです 返 信 メールの 一 連 のやり 取 り をツリー 表 示 にすることをスレッド 表 示 といいます メールのやりとりをまとめて 見 る 事 ができて 便 利 ですが 従 来 のように 時 系 列 に 並 んでいた 方 が 見 やすい という 場 合 には 表 示 を 変 更 することができます (1) 情 報 ウィンドウの 右 上 にある すべて をクリックします (2) 表 示 形 式 から メッセージ を 選 択 します 29

30 閲 覧 ウィンドウ(プレビューウィンドウ)の 表 示 方 法 一 覧 からメールを 選 択 すると 画 面 右 側 に 閲 覧 ウィンドウが 表 示 され メールの 内 容 を 確 認 することがで きます 閲 覧 ウィンドウの 表 示 方 法 を 変 更 することができます (1) ナビゲーションバーの 歯 車 マーク 設 定 をクリック( 図 1)します 表 示 設 定 ( 図 2)をクリッ クします (2) 表 示 設 定 のウインドウが 表 示 されます 30

31 (3) 従 来 のメールソフトのように プレビューウィンドウを 一 覧 の 下 に 表 示 するには 閲 覧 ウィンドウ を 下 に 表 示 する を 選 択 ( 図 1)し 保 存 をクリックします( 図 2) ( 図 2) ( 図 1) スパムメールや 標 的 型 メールをすぐに 開 かない(セキュリティ 強 化 のため)ように 閲 覧 ウィンド ウを 表 示 しない 方 法 もあります (4) オプション を 閉 じると 閲 覧 ウィンドウが 一 覧 の 下 に 表 示 されます をクリック 31

32 Outlook Web App の使い方 9. 連絡先設定 9-1 連絡先の登録 頻繁にメールを送る相手のアドレスを連絡先に登録しておくと 連絡先の画面から選択して宛先に追加する ことが出来ます 連絡先は連絡先の名前の一部またはその他の連絡先情報ごとに並べ替えたり グループ化 したりすることが出来ます 連絡先への新規登録 (1) ナビゲーションバーの左上の メニューボタン (図1)をクリックし 連絡先 (図2)を選択し ます (図 1) (図 2) (2) 新規作成 をクリックします 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

33 Outlook Web App の使い方 (3) 連絡先として登録する情報を入力します 詳細情報は アイコンをクリックすると その種類の情報 に関するほかのオプションが表示されます 連絡先に登録する項目一覧 入力項目 入力値 プロファイル 姓 名 + 名前 ミドルネーム 役職 敬称 名前の後ろ 名前 フリガナ メール メール 表示名 + メール メール2 メール3 勤務先 電話 + 電話 自宅 携帯電話 その他の電話 + IM IM + 勤務先 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

34 Outlook Web App の使い方 役職 部署 会社 事業所 上司 秘書 会社名のフリガナ + 住所 勤務先 自宅 その他 + その他 WEBページ 個人WEBページ 配偶者/パートナー 学校 趣味 場所 Webページ 誕生日 リストから選択 記念日 リストから選択 + メモ メモ (4) 情報入力後 保存 をクリックします 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

35 (5) 連 絡 先 に 保 存 されたことを 確 認 します < 受 信 メールからの 登 録 > (1) 閲 覧 ウィンドウ 内 で 差 出 人 の 名 前 やメールアドレスをクリックし 連 絡 先 ウィンドウを 開 きます (2) 連 絡 先 ウィンドウの 右 端 に 表 示 された 追 加 をクリックします 35

36 9-2 連 絡 先 リストの 登 録 連 絡 先 リストとは 個 々の 連 絡 先 をグループ 化 して 同 報 メールを 利 用 する 機 能 です 頻 繁 に 送 信 する 連 絡 先 をまとめることで 宛 先 指 定 の 手 間 を 省 くことができます (1) ツールバーの 新 規 作 成 の マーク( 図 1)をクリックし 連 絡 先 リスト ( 図 2)を 選 択 します ( 図 1) ( 図 2) (2) 連 絡 先 リスト 作 成 用 のウィンドウが 開 きます リスト 名 ボックスに 作 成 する リスト 名 を 入 力 します( 図 1) ( 図 1) 36

37 (3) メンバーの 追 加 ボックスにメンバーへ 追 加 する 名 前 の 一 部 を 入 力 すると ディレクトリの 検 索 が 表 示 されます 追 加 するメンバーを 選 択 し 保 存 をクリックします( 図 2) ( 図 2) ( 図 1) (4) 個 人 の 連 絡 先 一 覧 に 登 録 されたことを 確 認 します リストの 新 規 作 成 は リスト 新 しい 連 絡 先 リスト からも 行 えます 37

38 Outlook Web App の使い方 10. 連絡先検索 10-1 連絡先アドレス帳検索 連絡先アドレス帳は個人で登録 管理しているアドレス帳です アドレス帳に登録されているアドレスを検 索して送信先に指定することができます (1) メッセージ作成フォームで 宛先 をクリックします (2) 検索画面が表示されます 検索条件を入力して Enter キーを押下する または をクリックし ます 検索は部分検索することができます 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

39 (3) 検 索 結 果 が 表 示 されます (4) 宛 先 に 追 加 したいユーザーを 選 んでダブルクリックすると 宛 先 に 追 加 されます( 図 1) OK をクリック( 図 2)して メールの 宛 先 に 設 定 します ( 図 2) ( 図 1) 以 降 は 宛 先 項 目 で 実 際 した 手 順 の 繰 り 返 しとなります 39

40 Outlook Web App の使い方 (5) CCに追加したい場合には メッセージ作成フォーム画面でCCの欄をクリックします (6) BCCに追加したい場合には その他のコマンド (図1)をクリックし 表示されたメニューから BCC を表示 (図2)を選択して表示させます (図 1) (図 2) (7) BCCの欄をクリックしてアドレスを追加します 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

41 Outlook Web App の使い方 11. 予定表 会議の招集 Outlook Web Appでは [予定表]という機能を使って 各個人のスケジュールを共有したり 会議の招集 を行ったりすることができます 教職員間で 予定表の内容は原則として全公開となり 相互参照が可能となります2 カギをかけた場合を 除く 十分注意して入力をしてください 学生間については お互いに権限を付与する設定を行わない限り 内容は公開されません また 教職員 学生間で予定を参照することはできません 代表メールアドレスを利用している場合 学部学科事務室など 予定表の入力は行わないでください 事 務系のメールが統合された際には予定表の参照ができなくなります ただし 教員の予定表を参照すること は可能です 予定表を見るには ナビゲーションバーの左上の メニューボタン (図1)をクリックし 予定表 (図2)を選択します (図 1) (図 2) 2 ソフィアメール 教職員 は共同作業を円滑に進めることを目的としたグループウェアとして 業務利 用 を念頭に整備をしています 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

42 11-1 予 定 表 を 見 る 予 定 表 は 色 々な 形 で 表 示 させることができます [ 日 ][ 週 ]][ 月 ]などが 選 択 できます [ 日 ]で 表 示 [ 稼 働 日 ]で 表 示 [ 週 ]で 表 示 [ 月 ]で 表 示 11-2 個 人 の 予 定 を 作 成 する (1) [ 予 定 表 ]を 表 示 し 予 定 を 作 成 する 日 を 選 択 します 予 定 を 作 成 する 時 間 帯 をクリック( 図 1)して 内 容 (タイトル 場 所 時 間 など)を 入 力 します 保 存 をクリック( 図 2)して 終 了 します 他 の 人 の 予 定 を 作 成 することはできません 会 議 や 打 ち 合 わせの 場 合 には 後 述 の 会 議 を 招 集 する を 参 照 してください 42

43 ( 図 1) ( 図 2) (2) 予 定 表 上 に 公 開 されます (3) 予 定 をクリックすると 編 集 削 除 を 行 うことができます (4) 編 集 をクリックすると 予 定 の 詳 細 設 定 を 行 うことができます 修 正 して 画 面 右 上 の 保 存 をク リックします 43

44 [ 終 日 ]にチェックを 入 れると 時 間 の 指 定 はできません [ 非 公 開 ]にチェックを 入 れると その 予 定 は 非 公 開 になります 他 の 人 が 見 ると 予 定 が 入 っている ことはわかりますが 件 名 が 表 示 されません [アラーム]を 設 定 すると 時 間 前 に 予 定 を 知 らせるアラームが 鳴 ります 11-3 他 の 人 の 予 定 を 参 照 する 自 分 の 予 定 は [ 個 人 の 予 定 表 ]の 下 にある[ 予 定 表 ]に 設 定 されていますが 他 の 人 の 予 定 も 併 せて 表 示 させることができます 教 職 員 は 他 の 教 職 員 の 予 定 表 を 表 示 でき 学 生 は 他 の 学 生 の 予 定 を 表 示 することが できます (1) 予 定 表 の 左 上 にある 予 定 表 の 検 索 をクリックします 44

45 (2) 予 定 表 を 表 示 させたい 人 の 名 前 を 入 力 します( 図 1) 一 部 だけを 入 力 して 検 索 することができます 該 当 するメンバーが 表 示 されるので 名 前 をクリックします( 図 2) 教 職 員 ではメンバーを 検 索 することができますが 学 生 間 では 連 絡 先 に 登 録 した 人 しか 検 索 することは できません また 教 職 員 学 生 をまたいで 検 索 することはできません ( 図 1) ( 図 2) 45

46 (3) 複 数 の 予 定 表 を 表 示 させることができました グループスケジュール 表 示 にした 時 スケジュールの 件 名 が 長 いとすべて 表 示 できないことがありま す その 場 合 は[ 日 ] 表 示 に 切 り 替 えて 確 認 します 自 分 のスケジュールについては 対 象 のスケジ ュールをクリックすると 詳 細 がポップアップで 表 示 されます 稼 働 日 は 初 期 状 態 では 月 曜 日 から 金 曜 日 までが 表 示 され 時 間 帯 は9:00から17:00までとな っています 稼 働 日 や 稼 働 時 間 は 変 更 することも 可 能 です (1) ナビゲーションバーの 歯 車 マーク 設 定 をクリック( 図 1)します オプション を 選 択 ( 図 2)します ( 図 1) ( 図 2) 46

47 (2) 左 側 のカテゴリー 一 覧 から 予 定 表 の 中 の 予 定 表 のデザイン をクリック( 図 1)します 稼 働 日 や 稼 働 日 の 変 更 を 行 い( 図 2) 保 存 をクリック( 図 3)します ( 図 3) ( 図 1) ( 図 2) 11-4 会 議 を 招 集 する 予 定 を 作 成 すると 同 時 に 出 席 者 を 招 待 することができます 出 席 者 には 自 動 的 にメールが 送 信 され スケ ジュールに 仮 予 定 が 作 成 されます (1) ツールバーから 新 規 作 成 をクリックします 47

48 (2) 会 議 のタイトルや 日 程 を 入 力 します (3) 会 議 の 場 所 を 設 定 するには [ 会 議 室 の 追 加 ]をクリックします 登 録 されている 会 議 室 があれば 選 択 できます( 会 議 室 の 登 録 は2016 年 1 月 時 点 では 行 っていませんので 会 議 室 の 予 約 管 理 機 能 は 利 用 でき ません) 2 号 館 501 教 室 (4) 出 席 者 を 招 待 するには ユーザーの 追 加 + をクリックします 48

49 (5) ユーザーの 一 覧 から 必 須 の 出 席 者 を 選 択 します +マークをクリック または 名 前 をダブルクリッ クして 選 択 すると [ 必 須 出 席 者 ]に 登 録 ( 図 1)されます OK をクリック( 図 2)して 完 了 し ます ( 図 2) ( 図 1) (6) スケジュールアシスタント を 使 用 すると 宛 先 に 設 定 したメンバーのスケジュールを 確 認 しながら 空 いている 時 間 帯 に 予 定 を 設 定 することができます スケジュールアシスタント をクリックします 49

50 (7) メンバーの 予 定 が 競 合 しないように 全 員 のスケジュールを 確 認 しながら 会 議 の 日 程 を 立 てることがで きます OK をクリック( 図 1)して 完 了 します ( 図 1) 開 催 者 招 待 者 1 招 待 者 2 会 議 室 のスケジュール 連 動 して 変 わる (8) 返 信 の 依 頼 を 確 認 します 返 信 をしてほしい 場 合 には を 入 力 ( 図 1)します 情 報 の 設 定 が 終 わ ったら 送 信 をクリック( 図 2)します 出 席 予 定 者 にメールが 送 信 され スケジュールに 仮 予 定 が 作 成 されます ( 図 2) ( 図 1) 50

51 11-5 定 期 的 な 会 議 や 予 定 を 作 成 する 毎 週 毎 月 など 定 期 的 に 開 催 する 会 議 や 予 定 の 場 合 は 繰 り 返 しの 設 定 を 行 うことができます 51

52 11-6 召 集 された 会 議 を 承 諾 または 辞 退 する 10-4で 会 議 の 招 集 が 行 われると 出 席 予 定 者 には 仮 の 予 定 が 作 成 されます 仮 の 予 定 は 予 定 表 では 斜 線 がついて 表 示 されます (1) 予 定 をクリックし [ 承 諾 ][ 仮 の 予 定 ][ 辞 退 ][ 新 しい 時 刻 を 提 案 ]のいずれかを 設 定 します ( 承 諾 ) : 仮 の 予 定 から 確 定 の 予 定 となり 予 定 表 の 斜 線 が 消 えます?( 仮 の 予 定 ) : 予 定 は 仮 のままになります ( 辞 退 ) : 予 定 表 から 予 定 が 消 えます ( 新 しい 時 刻 を 提 案 ): 他 の 時 間 に 予 定 を 変 更 してもらうよう 依 頼 します 52

53 (2) 承 諾 辞 退 をするときに 会 議 の 主 催 者 に 返 信 を 行 うこともできます コメントを 付 けて 返 信 する :メール 作 成 画 面 が 開 き 主 催 者 にメールを 送 信 できます すぐに 返 信 する : 承 諾 辞 退 の 結 果 が 主 催 者 に 送 信 されます 返 信 しない : 承 諾 辞 退 の 結 果 は 主 催 者 に 送 信 されません 53

54 Outlook Web App の使い方 12. 転送設定 12-1 転送設定 メッセージを別のメールアドレスに自動的に転送します (1) 画面右上の 設定 (図1) オプション (図2)をクリックします (図 1) (図 2) (2) ナビゲーションウィンドウから メール アカウント 転送 をクリック(図1)します 表示 された画面上の 転送を開始する を選択し メールアドレスを入力(図2)します 保存 します (図 2) (図 2) (図 1) 転送されたメッセージのコピーを保持する のチェックがない場合は 転送された後にメールは削 除されます 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

55 Outlook Web App の使い方 12-2 転送設定 特定の送信元に対して適用する場合 条件を指定して 自分宛のメッセージを別のメールアドレスに自動的に転送します 例として 特定の人から受信したメールのみ転送を行い その後にメールを削除する手順を掲載します (1) 画面右上の 設定 オプション をクリックします (2) ナビゲーションウィンドウより メール 自動処理 受信トレイと一括処理ルール をクリッ ク(図1)します 続けて のマーク 追加 をクリック(図2)します (図 2) (図 1) (図 2) (2) 新しい受信トレイのルール ウィンドウの 名前 にルール名を入力(図1)します 続けて メッセ ージを受信し そのメッセージが次の条件をすべて満たす場合 をクリック(図2)します (図 1) (図 2) 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

56 (3) 送 信 または 受 信 した 場 合 ( 図 1) 差 出 人 ( 図 2)を 選 択 します ( 図 1) ( 図 2) (4) ユーザーの 一 覧 から 差 出 人 をダブルクリックして 選 択 します 次 から 受 信 した 場 合 に 登 録 された ことを 確 認 ( 図 1)し OK をクリック( 図 2)します ( 図 2) ( 図 1) 56

57 (5) ルール 作 成 画 面 に 戻 るので 条 件 が 追 加 されたことを 確 認 ( 図 1)し 次 のすべてを 実 行 する をクリ ック( 図 2)します ( 図 1) ( 図 2) (6) 実 行 する 処 理 から 転 送 リダイレクト または 送 信 を 選 び 次 に メッセージを 次 へ 転 送 する を 選 びます ここで 転 送 を 選 んだ 場 合 には 転 送 後 にメールは 受 信 トレイから 削 除 されます メッセージを 次 へリダイレクトする を 選 ぶと メールは 転 送 後 にも 受 信 トレイに 残 ります ( 図 1) ( 図 2) 57

58 (7) メッセージを 次 へ 転 送 する 宛 先 に 転 送 先 メールアドレスを 入 力 ( 図 1) または 一 覧 から 選 択 して OK をクリック( 図 2)します 転 送 先 が 複 数 ある 場 合 は ; (セミコロン)に 続 けて 転 送 先 アドレスを 入 力 してください ( 図 2) ( 図 1) (8) 転 送 先 が 表 示 されたことを 確 認 して OK をクリックします 送 信 先 に 設 定 したアドレスが 表 示 されます 転 送 先 に 設 定 したアドレスが 表 示 されます 58

59 Outlook Web App の使い方 (9) 受信トレイのルール に新しいルールが追加されていることを確認します 注意 ファイルがメールボックスサイズの上限に達すると受信も転送もできなくなります 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります

60 Outlook Web App の使い方 学生用OWAの使い方 2016年1月10日作成 編 集 発 行 上智大学情報システム室 総合メディアセンター 住 所 １０２ ８５５４ 東京都千代田区紀尾井町７ １ 電 話 ０３ ３２３８ ３１０１ ホームページ 学生 OWA _暫定 年 12 月 18 日現在作成中のものです 内容は 1 月 10 日の本運用までに変更になる場合があります