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1 税 理 士 のための ~ 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 向 けて~ 日 本 税 理 士 会 連 合 会

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3 はしがき 社 会 保 障 税 番 号 制 度 ( 以 下 番 号 制 度 という )は 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 の 分 野 における 行 政 運 営 の 効 率 化 を 図 り 国 民 にとって 利 便 性 の 高 い 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 するための 社 会 基 盤 の 整 備 を 図 ること 等 を 目 的 として 導 入 され 平 成 27 年 10 月 より 個 人 番 号 法 人 番 号 が 通 知 され 次 いで 平 成 28 年 1 月 より 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 分 野 において 順 次 利 用 が 開 始 されます これに 伴 い 税 の 分 野 では 税 務 署 長 等 に 提 出 する 申 告 書 法 定 調 書 等 の 税 務 関 係 書 類 に 個 人 番 号 を 記 載 することが 義 務 付 けられておりますが 番 号 制 度 では 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 個 人 情 報 ( 以 下 特 定 個 人 情 報 という )の 利 用 範 囲 が 限 定 さ れているとともに 個 人 番 号 を 取 り 扱 うすべての 事 業 者 に 対 して 安 全 管 理 措 置 を 義 務 付 ける 等 厳 格 な 保 護 措 置 を 定 めております 税 理 士 は 顧 問 先 企 業 等 の 身 近 な 相 談 相 手 であり 税 務 に 関 する 専 門 家 として 顧 問 先 企 業 等 からの 番 号 制 度 に 関 する 相 談 に 応 えるとともに 適 切 な 指 導 を 行 うことが 期 待 されております 番 号 制 度 の 普 及 定 着 に 当 たっては 税 理 士 の 果 たすべき 役 割 は 極 めて 大 きく 税 理 士 が 番 号 制 度 についての 理 解 を 深 めるとともに 税 理 士 事 務 所 における 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 管 理 体 制 の 整 備 に 努 める 必 要 があります 本 ガイドブックは 税 理 士 が 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 を 適 正 に 遂 行 するとともに 顧 問 先 企 業 等 への 適 切 な 指 導 を 行 えるよう 個 人 番 号 等 の 利 用 が 開 始 されるまでに 行 うべき 準 備 作 業 から 必 要 となる 事 務 手 続 の 具 体 的 手 順 や 留 意 事 項 について 関 係 官 庁 の 協 力 を 得 ながら 税 理 士 事 務 所 における 業 務 を 中 心 に 取 りまとめ わかり 易 く 解 説 しております 本 ガイドブックが 番 号 制 度 の 円 滑 な 運 用 を 図 るうえで 税 理 士 の 皆 様 の 業 務 の 一 助 となれば 幸 いに 存 じます おわりに 本 ガイドブックの 編 集 執 筆 に 当 たられた 北 條 諭 規 制 改 革 対 策 特 別 委 員 長 をはじめ 委 員 の 方 々に 感 謝 の 意 を 表 します 平 成 27 年 4 月 日 本 税 理 士 会 連 合 会 会 長 池 田 隼 啓

4 目 次 Ⅰ 番 号 制 度 に 対 応 するための 準 備 ~ 個 人 番 号 を 適 切 に 取 り 扱 うために~ P.1~ 準 備 作 業 の 前 に... 1 準 備 作 業... 9 Ⅰ-1 事 務 作 業 内 容 等 の 現 状 の 把 握 Ⅰ-2 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 の 策 定 Ⅰ-3 税 理 士 事 務 所 における 安 全 管 理 措 置 (1) 組 織 的 安 全 管 理 措 置 (2) 物 理 的 安 全 管 理 措 置 (3) 技 術 的 安 全 管 理 措 置 (4) 人 的 安 全 管 理 措 置 Ⅰ-4 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し Ⅱ 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い ~ 個 人 番 号 の 事 務 作 業 フローに 沿 った 取 扱 い~ P.29~ Ⅱ-1 個 人 番 号 の 取 得 Ⅱ-2 安 全 管 理 措 置 等 Ⅱ-3 個 人 番 号 の 利 用 Ⅱ-4 個 人 番 号 の 提 供 Ⅱ-5 個 人 番 号 の 保 管 廃 棄 Ⅲ 顧 問 先 ( 事 業 者 )への 指 導 P.53~ Ⅲ-1 番 号 制 度 の 概 要 の 周 知 Ⅲ-2 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 に 対 する 特 例 Ⅲ-3 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い ~ 個 人 番 号 の 事 務 作 業 フローに 沿 った 取 扱 い( 中 小 規 模 事 業 者 向 け)~ Ⅲ-4 委 託 の 留 意 点... 64

5 Ⅳ 資 料 1. 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いに 関 する 基 本 方 針 (ひな 型 ) P.67~ 2. 〇 〇 税 理 士 事 務 所 ( 税 理 士 法 人 ) 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 (ひな 型 ) 大 規 模 事 務 所 用 (ひな 型 ) 共 通 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 に 関 する 事 務 所 管 理 体 制 チェックリスト (サンプル) 共 通 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 事 務 チェックリスト(サンプル) 業 務 契 約 書 (ひな 型 ) 業 務 契 約 書 付 属 書 類 特 定 個 人 情 報 の 外 部 委 託 に 係 る 合 意 書 (ひな 型 ) 95 参 考 様 式 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 覚 書 (ひな 型 ) 就 業 規 則 (サンプル) 誓 約 書 (サンプル) 本 人 確 認 ( 国 税 庁 告 示 関 係 資 料 ) 様 式 参 考 罰 則 規 定 ( 内 閣 官 房 社 会 保 障 改 革 担 当 室 作 成 資 料 )

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7 Ⅰ 番 号 制 度 に 対 応 するための 準 備 ~ 個 人 番 号 を 適 正 に 取 り 扱 うために~ < 準 備 作 業 の 前 に> ポイント まず 社 会 保 障 税 番 号 制 度 の 概 要 を 理 解 しましょう 日 税 連 作 成 の 社 会 保 障 税 番 号 制 度 DVD 又 は 日 税 連 のホームページを ご 覧 ください 1. 社 会 保 障 税 番 号 制 度 番 号 制 度 は 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 以 下 番 号 法 という )に 基 づき 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 の 分 野 における 行 政 運 営 の 効 率 化 を 図 り 国 民 にとって 利 便 性 の 高 い 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 するための 社 会 基 盤 の 整 備 を 図 ること 等 を 目 的 として 導 入 され た 制 度 であり 住 民 票 に 記 載 されている 者 に 対 し 個 人 番 号 法 人 等 に 対 し 法 人 番 号 がそれぞれ 付 番 されることとなります 番 号 制 度 の 導 入 により 1 行 政 手 続 の 無 駄 を 排 除 し 行 政 運 営 の 効 率 化 を 実 現 すること 2 行 政 手 続 の 簡 素 化 により 国 民 の 負 担 を 軽 減 し 利 便 性 向 上 を 図 る こと 3より 正 確 な 所 得 把 握 を 実 現 し 国 民 の 社 会 保 障 を 受 ける 権 利 を 守 るこ と 等 の 実 現 が 期 待 されています 公 正 公 平 な 社 会 の 実 現 国 民 の 利 便 性 の 向 上 行 政 運 営 の 効 率 化 また 複 数 の 機 関 に 存 在 する 個 人 情 報 が 同 一 人 の 情 報 であることの 確 認 を 行 う ことにより 制 度 の 効 率 性 透 明 性 を 高 め 国 民 にとって 利 便 性 の 高 い 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 するための 社 会 基 盤 を 整 備 することが 期 待 されています 個 人 情 報 とは 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 ( 以 下 個 人 情 報 保 護 法 という ) 第 2 条 第 1 項 に 規 定 する 生 存 する 個 人 に 関 する 情 報 であって 当 該 情 報 に 含 まれる 氏 名 生 年 月 日 その 他 の 記 述 等 により 特 定 の 個 人 を 識 別 す ることができるもの( 他 の 情 報 と 容 易 に 照 合 することができ それにより 特 定 の 個 人 を 識 別 することができるいこととなるものを 含 む ) をいいます - 1 -

8 個 人 番 号 の 利 用 対 象 範 囲 は 税 社 会 保 障 災 害 対 策 に 関 する 事 務 に 限 定 され ています 税 : 税 務 当 局 に 提 出 する 申 告 書 届 出 書 調 書 等 に 記 載 社 会 保 障 : 年 金 の 資 格 取 得 の 確 認 給 付 雇 用 保 険 等 の 資 格 取 得 の 確 認 給 付 医 療 保 険 等 の 手 続 福 祉 分 野 の 給 付 生 活 保 護 の 実 施 等 低 所 得 者 対 策 災 害 対 策 : 被 災 者 生 活 再 建 支 援 金 の 支 給 被 災 者 台 帳 の 作 成 等 個 人 番 号 は 住 民 票 所 在 地 の 市 区 町 村 長 から 平 成 27 年 10 月 より 順 次 通 知 カ ード が 送 付 され その 後 平 成 28 年 1 月 1 日 より 申 請 により 個 人 番 号 カ ード が 交 付 されます 通 知 カード は 個 人 番 号 カード の 交 付 の 際 に 返 納 することとなります 個 人 番 号 カードは 住 民 基 本 台 帳 カードと 同 様 ICチップの 付 いたカードとな る 予 定 で 表 面 に 氏 名 住 所 生 年 月 日 性 別 ( 基 本 4 情 報 )と 顔 写 真 裏 面 に 個 人 番 号 が 記 載 される 予 定 となっています 一 枚 で 本 人 確 認 のための 身 分 証 明 書 として 使 用 できるほか 自 治 体 等 が 条 例 で 定 めるサービス( 例 : 図 書 館 カード 印 鑑 登 録 証 等 )に 利 用 でき またe-Tax 等 の 電 子 申 告 等 が 行 える 電 子 証 明 書 も 標 準 搭 載 されますので 個 人 番 号 カード を 取 得 することを 勧 めます 個 人 番 号 カ-ドの 交 付 申 請 書 は 通 知 カード 送 付 時 に 同 封 されます 法 人 番 号 は 平 成 27 年 10 月 より 順 次 通 知 公 表 されます 個 人 番 号 法 人 番 号 は 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 手 続 ごとに 順 次 利 用 が 開 始 さ れます - 2 -

9 参 考 番 号 が 記 載 された 税 務 関 係 書 類 の 提 出 時 期 出 典 : 国 税 庁 作 成 資 料 申 告 書 そ の 他 個 人 所 得 税 消 費 税 相 続 税 贈 与 税 法 人 税 法 人 個 人 法 人 消 費 税 酒 税 間 接 諸 税 申 請 書 届 出 書 法 定 調 書 記 載 対 象 一 般 的 な 場 合 28 年 中 に 提 出 される 主 な 場 合 年 の 中 途 で 出 国 確 定 申 告 書 出 国 の 時 まで 平 成 28 年 1 月 1 日 の 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 28 年 分 の 年 の 中 途 で 死 亡 属 する 年 分 以 降 の 申 確 定 申 告 期 ( 平 成 29 年 2 月 16 日 か 相 続 開 始 があったことを 知 った 日 告 書 から ら3 月 15 日 まで) の 翌 日 から4 月 を 経 過 した 日 の 前 日 まで 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 開 始 する 課 税 期 間 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 相 続 又 は 遺 贈 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 の 属 する 年 分 以 降 の 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 開 始 する 事 業 年 度 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 開 始 する 課 税 期 間 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 移 出 等 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 提 出 すべき 申 請 書 等 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 金 銭 等 の 支 払 等 に 係 る 法 定 調 書 から ( ) 確 定 申 告 書 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 29 年 1 月 1 日 から3 月 31 日 まで 個 人 事 業 者 が 年 の 中 途 で 死 亡 相 続 開 始 があつたことを 知 つた 日 の 翌 日 から4 月 を 経 過 した 日 の 前 日 まで 中 間 申 告 書 課 税 期 間 の 特 例 適 用 相 続 税 の 申 告 書 住 所 及 び 居 所 を 有 しないこととなる 平 成 28 年 1 月 1 日 に 相 続 の 開 始 が とき あつたことを 知 つた 場 合 平 成 28 住 所 及 び 居 所 を 有 しないこととな 年 11 月 1 日 まで る 日 まで 贈 与 税 の 申 告 書 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 29 年 2 月 1 日 から3 月 15 日 まで 確 定 申 告 書 連 結 確 定 申 告 書 平 成 28 年 12 月 末 決 算 の 場 合 平 成 29 年 2 月 28 日 まで 確 定 申 告 書 平 成 28 年 12 月 末 決 算 の 場 合 平 成 29 年 2 月 28 日 まで 納 税 申 告 書 平 成 28 年 1 月 に 移 出 等 した 場 合 平 成 28 年 2 月 29 日 まで 申 請 書 届 出 書 各 税 法 に 規 定 する 提 出 すべき 期 限 年 の 中 途 で 死 亡 相 続 の 開 始 があったことを 知 った 日 の 翌 日 から10 月 以 内 中 間 申 告 書 事 業 年 度 開 始 の 日 以 後 6 月 を 経 過 した 日 から2 月 以 内 新 設 法 人 決 算 期 変 更 法 人 決 算 の 日 の 翌 日 から2 月 以 内 中 間 申 告 書 課 税 期 間 の 特 例 適 用 製 造 場 内 で 飲 用 された 場 合 ( 酒 税 法 ) 飲 用 した 日 から10 日 を 経 過 する 日 まで 平 成 28 年 中 から 提 出 ( 例 ) 平 成 28 年 分 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 平 成 28 年 分 特 定 口 座 年 間 取 引 報 告 書 は 平 成 29 年 1 月 31 日 まで ( 例 ) ( 注 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 前 に 締 結 さ 配 当 剰 余 金 の 分 配 及 び 基 金 利 息 の れた 税 法 上 告 知 をしたものとみな 支 払 調 書 は 支 払 の 確 定 した 日 から される 取 引 に 基 づき 同 日 以 降 に 金 1 月 以 内 銭 等 の 支 払 等 が 行 われるものに 係 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 は 退 職 の 日 る 番 号 の 告 知 本 人 確 認 につい 以 後 1 月 以 内 ては 同 日 から 同 日 以 降 3 年 を 経 過 する 日 後 の 最 初 の 金 銭 等 の 支 払 等 の 時 までの 間 に 行 うことができる ( ) 法 定 調 書 提 出 義 務 者 [ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 ]は 税 務 署 に 法 定 調 書 を 提 出 する 際 に 金 銭 等 の 支 払 先 の 番 号 の 記 載 とともに 提 出 義 務 者 本 人 の 番 号 の 記 載 も 必 要 - 3 -

10 2. 個 人 番 号 個 人 番 号 は 市 区 町 村 長 から 住 民 票 に 記 載 されている 者 に 対 して 12 桁 の 番 号 を 指 定 して 氏 名 住 所 生 年 月 日 性 別 及 び 個 人 番 号 を 記 載 した 通 知 カ -ド により 通 知 されます 番 号 法 では 個 人 番 号 が 悪 用 され 又 は 漏 えいし 個 人 情 報 の 不 正 な 追 跡 突 合 が 行 われ 個 人 の 権 利 利 益 の 侵 害 を 招 くことのないよう 個 人 番 号 の 利 用 制 限 特 定 個 人 情 報 ファイル 作 成 の 制 限 委 託 の 取 扱 い 等 の 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 等 が 厳 格 に 定 められており 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 では 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するために 必 要 な 指 導 助 言 勧 告 等 の 措 置 を 講 じま す 特 定 個 人 情 報 ファイル とは 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 個 人 情 報 ファ イルをいいます( 番 号 法 第 2 条 第 4 項 ) 個 人 情 報 ファイル とは 個 人 情 報 保 護 法 第 2 条 第 2 項 に 規 定 する 個 人 情 報 データベース 等 をいいます 例 えば コンピュータ 等 で 検 索 可 能 な 状 態 で 体 系 的 に 構 成 したものをいいます 3. 法 人 番 号 法 人 番 号 は 国 税 庁 長 官 から 法 人 等 に 付 番 (13 桁 )され 書 面 により 通 知 され ます 法 人 番 号 は 個 人 番 号 と 異 なり 原 則 として 公 表 され 法 人 番 号 の 指 定 を 受 け た 団 体 の 商 号 又 は 名 称 本 店 又 は 主 たる 事 務 所 の 所 在 地 及 び 法 人 番 号 の 基 本 3 情 報 について インタ-ネットを 利 用 して 検 索 閲 覧 が 可 能 なサ-ビスを 提 供 することが 予 定 されています 法 人 番 号 は 個 人 番 号 と 違 い 保 護 措 置 の 対 象 ではありません 4. 特 定 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 とは 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 個 人 情 報 です 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 電 子 ファイル 等 がこれに 該 当 します 生 存 する 個 人 の 個 人 番 号 単 体 も 特 定 個 人 情 報 に 該 当 します 個 人 番 号 を 利 用 できる 事 務 の 範 囲 としては 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 番 号 法 第 9 条 第 1 項 及 び 第 2 項 ) 及 び 個 人 番 号 関 係 事 務 ( 番 号 法 第 9 条 第 3 項 )があります 事 業 者 が 個 人 番 号 を 利 用 して 行 う 事 務 は 主 に 個 人 番 号 関 係 事 務 です - 4 -

11 個 人 番 号 利 用 事 務 : 個 人 番 号 利 用 事 務 とは 行 政 機 関 地 方 公 共 団 体 独 立 行 政 法 人 又 は 地 方 独 立 行 政 法 人 等 ( 以 下 行 政 機 関 等 という )が 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 する 特 定 の 事 務 において 保 有 している 個 人 情 報 の 検 索 管 理 の ために 個 人 番 号 を 利 用 する 事 務 です この 事 務 を 行 う 者 を 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 といいます 事 業 者 が 個 人 番 号 利 用 事 務 を 行 うのは 1 行 政 機 関 等 の 行 政 事 務 を 処 理 する 者 か ら 個 人 番 号 利 用 事 務 の 委 託 を 受 けた 場 合 2 健 康 保 険 組 合 全 国 健 康 保 険 協 会 等 ( 以 下 健 康 保 険 組 合 等 という )が 法 令 に 基 づき 個 人 番 号 利 用 事 務 を 行 う 場 合 です 個 人 番 号 関 係 事 務 : 個 人 番 号 関 係 事 務 とは 事 業 者 が 法 令 に 基 づき 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 等 の 書 類 に 記 載 して 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 する 事 務 です この 事 務 を 行 う 者 を 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 といいます 委 託 を 受 けて 個 人 番 号 利 用 事 務 又 は 個 人 番 号 関 係 事 務 を 行 う 者 も それぞれ 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 します 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 である 事 業 者 は 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 の 漏 え い 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 等 特 定 個 人 情 報 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません 税 理 士 及 び 税 理 士 法 人 ( 以 下 税 理 士 等 という )は 自 らの 事 務 所 にて 以 下 に 掲 げる 事 務 を 行 う 場 合 に 主 として 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 します 1 税 理 士 等 が 自 らの 事 務 所 の 従 業 員 等 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 健 康 保 険 厚 生 年 金 事 務 及 び 労 働 保 険 事 務 を 行 うために 従 業 員 等 ( 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 を 含 む )の 個 人 番 号 を 取 得 し 源 泉 徴 収 票 等 に 当 該 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 する 場 合 には 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 します 2 税 理 士 等 が 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 事 務 を 行 うために 当 該 顧 問 先 の 従 業 員 等 ( 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 を 含 む ) の 個 人 番 号 を 取 得 し 源 泉 徴 収 票 等 に 当 該 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 する 場 合 も 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 します 3 税 理 士 等 が 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 所 得 税 の 確 定 申 告 書 を 作 成 する ために 顧 問 先 及 び 顧 問 先 の 扶 養 親 族 に 係 る 個 人 番 号 を 取 得 し 当 該 申 告 書 に - 5 -

12 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 する 場 合 には 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 します なお 税 理 士 が 顧 問 先 である 個 人 の 納 税 者 から 当 該 納 税 者 の 個 人 番 号 のみを 取 得 し( 納 税 者 の 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 取 得 せず) 当 該 納 税 者 の 個 人 番 号 のみ を 記 載 した 所 得 税 の 確 定 申 告 書 を 作 成 し 行 政 機 関 等 に 提 出 する 場 合 は 当 該 納 税 者 が 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 しないことから 当 該 納 税 者 の 代 理 人 で ある 当 該 税 理 士 についても 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 しません 税 理 士 等 が 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 個 人 の 確 定 申 告 書 等 を 作 成 するた めに 当 該 個 人 の 個 人 番 号 を 取 得 し 当 該 申 告 書 等 に 当 該 個 人 番 号 のみを 記 載 し て 行 政 機 関 等 に 提 出 する 場 合 には 本 人 の 代 理 人 として 個 人 番 号 を 取 り 扱 うこ ととなるため 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 しません しかしながら 税 理 士 等 は 税 理 士 法 第 37 条 ( 信 用 失 墜 行 為 の 禁 止 ) 及 び 第 38 条 ( 秘 密 を 守 る 義 務 )の 規 定 を 遵 守 しなければならず また 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 しない 事 務 を 行 う 場 合 であっても 顧 問 先 の 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 うことに 変 わりはないため 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 がある とともに 本 ガイドブックに 則 り 対 応 してください また 税 理 士 等 が 税 理 士 業 務 に 付 随 して 顧 問 先 の 社 会 保 険 関 係 事 務 等 を 行 う 場 合 においても 税 務 における 個 人 番 号 の 取 扱 いと 基 本 的 に 同 様 ですので 本 ガ イドブックにおいては その 具 体 的 な 説 明 は 省 略 します 5. 特 定 個 人 情 報 の 保 護 措 置 個 人 番 号 は 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 分 野 において 個 人 情 報 を 複 数 の 機 関 の 間 で 紐 付 けるものであり 個 人 番 号 が 悪 用 され 又 は 漏 えいした 場 合 個 人 情 報 の 不 正 な 追 跡 突 合 が 行 われ 個 人 の 権 利 利 益 の 侵 害 を 招 きかねません そこで 番 号 法 では 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 全 ての 事 業 者 に 対 して 個 人 情 報 保 護 法 よりも 厳 格 な 保 護 措 置 を 義 務 付 けています この 保 護 措 置 は 1 特 定 個 人 情 報 の 利 用 制 限 2 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 等 3 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 等 の3つに 大 別 されます 1 特 定 個 人 情 報 の 利 用 制 限 番 号 法 においては 個 人 番 号 を 利 用 することができる 事 務 の 範 囲 を 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 する 特 定 の 事 務 に 限 定 しており 本 人 の 同 意 があったとし - 6 -

13 ても 本 来 の 利 用 目 的 を 超 えて 特 定 個 人 情 報 を 利 用 することはできません この 点 は 個 人 情 報 保 護 法 における 個 人 情 報 を 利 用 する 場 合 よりも 限 定 的 に 定 めら れています また 必 要 な 範 囲 を 超 えた 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 は 禁 止 さ れています 2 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 等 番 号 法 においては 全 ての 事 業 者 に 対 して 個 人 番 号 ( 生 存 する 個 人 のもの だけでなく 死 者 のものも 含 む )について 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じ なければならないこととされています また 従 業 員 等 に 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 ( 以 下 特 定 個 人 情 報 等 とい う )を 取 り 扱 わせる 場 合 は 特 定 個 人 情 報 等 の 安 全 管 理 措 置 が 適 切 に 講 じられ るよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません 安 全 管 理 措 置 は 以 下 のとおりです(P.14(Ⅰ-3) 参 照 ) 安 全 管 理 措 置 には 組 織 として 特 定 個 人 情 報 等 の 保 護 に 取 り 組 むための 基 本 方 針 の 策 定 や 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める 取 扱 規 程 等 の 策 定 も 含 まれます(P.13(Ⅰ-2) 参 照 ) 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 担 当 者 及 び 責 任 者 の 明 確 化 等 物 理 的 安 全 管 理 措 置 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 等 技 術 的 安 全 管 理 措 置 情 報 システムの 管 理 等 人 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 教 育 このほか 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 委 託 する 場 合 には 委 託 者 による 委 託 先 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 義 務 が 課 されており 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 契 約 内 容 の 見 直 しが 必 要 となります(P.28(Ⅰ-4) 参 照 ) また 再 委 託 する 場 合 には 委 託 者 による 再 委 託 の 許 諾 を 要 件 とするととも に 委 託 者 の 再 委 託 先 に 対 する 間 接 的 な 監 督 義 務 を 課 しています 3 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 等 番 号 法 においては 特 定 個 人 情 報 の 提 供 について 個 人 番 号 の 利 用 制 限 と 同 様 に 個 人 情 報 保 護 法 における 個 人 情 報 の 提 供 の 場 合 よりも 限 定 的 に 定 めてい ます また 何 人 も 特 定 個 人 情 報 の 提 供 を 受 けることが 認 められている 場 合 を 除 き 他 人 ( 自 己 と 同 一 の 世 帯 に 属 する 者 以 外 の 者 )に 対 し 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはいけません さらに 特 定 個 人 情 報 の 収 集 又 は 保 管 についても 同 様 の 制 限 を 定 めています - 7 -

14 なお 本 人 又 はその 本 人 の 代 理 人 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 に 当 該 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 者 は 当 該 本 人 又 は 当 該 本 人 の 代 理 人 に 対 して 本 人 確 認 を 行 うよう 義 務 付 けられています 本 人 確 認 とは 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 が 本 人 に 係 るものであることを 確 認 ( 個 人 番 号 の 確 認 )するとともに 本 人 又 は 代 理 人 であることを 確 認 ( 身 元 確 認 )することです 代 理 人 による 提 供 の 場 合 は 加 えて 代 理 権 の 確 認 も 必 要 となります 5,000 人 を 超 える 個 人 情 報 を 取 り 扱 っている 税 理 士 等 については 個 人 情 報 保 護 法 の 適 用 を 受 け 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 に 該 当 することから 既 に 財 務 省 より 公 表 されている 財 務 省 所 管 分 野 における 個 人 情 報 保 護 に 関 するガイドライン に 準 拠 した 対 応 も 必 要 となります なお 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 でない 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 においても 番 号 法 に 特 段 の 規 定 が 置 かれていない 事 項 については 個 人 情 報 保 護 法 における 個 人 情 報 の 保 護 措 置 に 関 する 規 定 及 び 財 務 省 所 管 分 野 における 個 人 情 報 保 護 に 関 するガイドライン 等 に 従 い 特 定 個 人 情 報 を 適 切 に 取 り 扱 うことが 望 まれま す 参 考 財 務 省 個 人 情 報

15 < 準 備 作 業 > ポイント 税 理 士 の 業 務 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 うことは 不 可 欠 です 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 上 で 個 人 番 号 の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 その 他 個 人 番 号 の 適 切 な 安 全 管 理 のために 必 要 な 措 置 を 講 じなければなりませ ん そのためには 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 を 前 提 とした 体 制 を 整 備 する 必 要 があります 事 務 所 体 制 事 務 作 業 フローを 見 直 すことから 始 めましょう 顧 問 先 についても 同 等 の 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 があります ただし 顧 問 先 については 中 小 規 模 事 業 者 の 特 例 の 適 用 がある 場 合 があります 以 下 に 具 体 的 な 準 備 作 業 の 方 法 を 示 していますが あくまでもこれらの 例 示 に 限 定 する 趣 旨 ではなく 事 務 所 の 規 模 等 により 適 切 な 手 法 を 採 用 するようにしてく ださい 準 備 作 業 のフロー Ⅰ-1 事 務 作 業 内 容 等 の 現 状 の 把 握 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 確 認 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 確 認 事 務 取 扱 担 当 者 の 確 認 Ⅰ-2 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 の 策 定 基 本 方 針 の 策 定 取 扱 規 程 等 の 策 定 組 織 的 Ⅰ-3 安 全 管 理 措 置 物 理 的 技 術 的 人 的 Ⅰ-4 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し 安 全 管 理 措 置 安 全 管 理 措 置 安 全 管 理 措 置 安 全 管 理 措 置 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し - 9 -

16 Ⅰ-1 事 務 作 業 内 容 等 の 現 状 の 把 握 ポイント 個 人 番 号 を 適 正 に 取 り 扱 うための 税 理 士 事 務 所 ( 税 理 士 法 人 を 含 む 以 下 同 じ )の 体 制 を 整 えるためには 現 状 の 把 握 が 必 要 です 税 理 士 事 務 所 における 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 を 確 認 するとともに 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 確 認 しましょう 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 担 当 者 を 確 認 しましょう 1. 税 理 士 事 務 所 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 を 確 認 します 税 理 士 事 務 所 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 には 次 のような 事 務 があります 1 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 や 健 康 保 険 厚 生 年 金 事 務 及 び 労 働 保 険 事 務 を 行 う 際 に 従 業 員 等 ( 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 を 含 む )の 個 人 番 号 を 取 得 し 源 泉 徴 収 票 等 に 当 該 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 します 2 税 理 士 等 と 顧 問 先 との 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 事 務 を 行 う 際 に 顧 問 先 の 従 業 員 等 ( 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 を 含 む )の 個 人 番 号 を 取 得 し 源 泉 徴 収 票 等 に 当 該 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 します 3 税 理 士 等 と 顧 問 先 との 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 税 務 代 理 ( 税 理 士 法 第 2 条 第 1 項 第 1 号 ) 又 は 税 務 書 類 の 作 成 ( 税 理 士 法 第 2 条 第 1 項 第 2 号 )に 係 る 事 務 を 行 う 際 に 顧 問 先 に 係 る 個 人 番 号 を 取 得 し 当 該 申 告 書 等 に 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 します 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 は 明 確 化 し 事 務 所 ごとに 策 定 する 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 等 に 規 定 する 必 要 があります(P.13(Ⅰ-2) 参 照 ) 番 号 を 記 載 する 税 務 関 係 書 類 所 得 税 法 人 税 消 費 税 相 続 税 贈 与 税 等 の 申 告 書 等 法 定 調 書 申 請 書 届 出 書 等

17 参 考 番 号 制 度 に 係 る 様 式 関 係 情 報 提 供 スケジュール 出 典 : 国 税 庁 HP 2. 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 において 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 確 認 します 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 とは 事 務 において 使 用 される 個 人 番 号 及 び 個 人 番 号 と 関 連 付 けて 管 理 される 個 人 情 報 ( 氏 名 生 年 月 日 住 所 等 )のことです 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 において 作 成 する 書 類 等 に 記 載 する 情 報 の 全 てが 特 定 個 人 情 報 に 該 当 することを 理 解 しておく 必 要 があります ( 例 ) 税 理 士 事 務 所 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 個 人 番 号 を 含 む 申 告 書 情 報 個 人 番 号 を 含 む 法 定 調 書 情 報 等 手 続 書 類 の 例 特 定 個 人 情 報 等 の 項 目 例 氏 名 個 人 番 号 納 税 地 生 年 月 日 所 得 税 申 告 書 性 別 課 税 標 準 税 額 各 二 表 情 報 の 項 目 等 氏 名 個 人 番 号 住 所 又 は 居 所 支 払 金 額 給 与 所 得 控 除 後 の 給 与 等 の 金 源 泉 徴 収 票 額 所 得 控 除 の 額 の 合 計 額 源 泉 徴 収 税 額 控 除 対 象 配 偶 者 控 除 対 象 扶 養 親 族 障 害 者 等 に 関 する 情 報 等

18 手 続 書 類 の 例 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 給 与 所 得 者 の 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 支 払 調 書 関 係 ( 受 取 人 が 個 人 の 場 合 ) 特 定 個 人 情 報 等 の 項 目 例 氏 名 個 人 番 号 住 所 又 は 居 所 生 年 月 日 世 帯 主 の 氏 名 続 柄 控 除 対 象 配 偶 者 控 除 対 象 扶 養 親 族 障 害 者 等 に 関 する 情 報 等 氏 名 個 人 番 号 住 所 又 は 居 所 生 命 保 険 料 控 除 に 関 する 情 報 地 震 保 険 料 控 除 に 関 する 情 報 社 会 保 険 料 控 除 に 関 する 情 報 小 規 模 企 業 共 済 等 掛 金 控 除 に 関 する 情 報 配 偶 者 特 別 控 除 に 関 する 情 報 等 氏 名 個 人 番 号 支 払 金 額 等 源 泉 徴 収 税 額 等 3. 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 担 当 者 を 確 認 します 税 理 士 事 務 所 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 を 行 う 担 当 者 は 以 下 のように 想 定 されます 従 業 員 等 の 給 与 事 務 担 当 者 及 び 社 会 保 険 労 働 保 険 事 務 担 当 者 を 定 めている 場 合 当 該 担 当 者 が 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 担 当 者 となります 事 務 所 内 に 経 理 課 総 務 課 等 の 部 署 がある 場 合 その 所 属 課 員 が 給 与 事 務 社 会 保 険 労 働 保 険 事 務 等 において 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 担 当 者 とな ります 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 は 顧 問 先 から 依 頼 された 源 泉 徴 収 事 務 等 及 び 税 務 代 理 又 は 税 務 書 類 の 作 成 事 務 等 を 行 う 場 合 に ほぼ 全 ての 従 業 員 等 が 顧 問 先 に 係 る 個 人 番 号 を 取 り 扱 うことが 想 定 されます これらの 担 当 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 として 明 確 化 し 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 等 に 規 定 する 必 要 があります(P.13(Ⅰ-2) 参 照 )

19 Ⅰ-2 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 の 策 定 ポイント 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 係 る 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 です 特 定 個 人 情 報 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める 取 扱 規 程 等 を 策 定 する 必 要 があり ます 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 望 ましいでしょう ( 例 ) 基 本 方 針 に 定 める 項 目 税 理 士 事 務 所 名 関 係 法 令 ガイドライン 等 の 遵 守 安 全 管 理 措 置 に 関 する 事 項 質 問 及 び 苦 情 処 理 の 窓 口 等 また 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 事 務 取 扱 担 当 者 等 を 明 確 にし 事 務 の 流 れを 整 理 して 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める ため 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければなりません 取 扱 規 程 等 には 管 理 段 階 ごとに 取 扱 方 法 責 任 者 事 務 取 扱 担 当 者 及 びその 任 務 について 定 めることが 考 えられ また 具 体 的 な 事 項 としては 安 全 管 理 措 置 を 織 り 込 むことが 重 要 です ( 例 ) 取 扱 規 程 等 に 定 める 項 目 個 人 番 号 の1 取 得 2 利 用 3 保 存 4 提 供 5 削 除 廃 棄 を 行 う 段 階 ごとに 取 扱 方 法 責 任 者 事 務 取 扱 担 当 者 任 務 等 安 全 管 理 措 置 等 既 存 の 基 本 方 針 又 は 取 扱 規 程 等 がある 場 合 は 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 等 につ いて 追 加 する 必 要 があり その 規 程 の 内 容 を 見 直 す 必 要 があります 参 考 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いに 関 する 基 本 方 針 (ひな 型 ) :P.68~ 〇 〇 税 理 士 事 務 所 ( 税 理 士 法 人 ) 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 (ひな 型 ):P.70~ 大 規 模 事 務 所 用 (ひな 型 ):P.78~ 共 通 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 に 関 する 事 務 所 管 理 体 制 チェックリスト (サンプル):P.87~ 共 通 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 事 務 チェックリスト(サンプル):P.89~

20 Ⅰ-3 税 理 士 事 務 所 における 安 全 管 理 措 置 ポイント 税 理 士 事 務 所 において 特 定 個 人 情 報 等 を 適 正 に 取 り 扱 う 体 制 を 整 えるため に 各 種 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 があります 安 全 管 理 措 置 の 趣 旨 を 理 解 し 事 務 所 の 実 態 に 即 した 方 策 を 検 討 します (1) 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 者 及 び 責 任 者 の 明 確 化 等 (2) 物 理 的 安 全 管 理 措 置 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 等 (3) 技 術 的 安 全 管 理 措 置 情 報 システムの 管 理 等 (4) 人 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 教 育 (1) 組 織 的 安 全 管 理 措 置 ポイント 税 理 士 事 務 所 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 における 責 任 者 及 び 分 担 を 明 確 にし 個 人 番 号 を 適 正 に 取 り 扱 うための 組 織 としての 体 制 を 整 備 しま す 特 定 個 人 情 報 等 を 適 正 に 取 り 扱 うため 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 取 扱 規 程 等 の 運 用 状 況 を 確 認 する 手 段 を 整 備 する 必 要 があります 1. 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 責 任 者 を 定 め その 役 割 を 確 認 します 所 長 副 所 長 等 の 中 から 責 任 者 を 定 めて その 責 任 を 明 確 化 します 一 般 的 な 税 理 士 事 務 所 においては 所 長 を 責 任 者 にすることが 想 定 されます なお 責 任 者 の 選 定 は 事 務 所 の 規 模 等 に 応 じて 適 任 者 を 選 定 します 2. 事 務 取 扱 担 当 者 を 明 確 化 し その 役 割 を 確 認 します 税 理 士 事 務 所 における 個 人 番 号 の 事 務 取 扱 担 当 者 は 以 下 のように 分 類 される ことが 想 定 されます 1 事 務 所 従 業 員 等 の 個 人 番 号 に 係 る 事 務 取 扱 担 当 者 2 顧 問 先 等 の 個 人 番 号 に 係 る 事 務 取 扱 担 当 者 事 務 取 扱 担 当 者 は 担 当 する 事 務 に 限 り 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 うことができ ます

21 特 定 個 人 情 報 等 を 複 数 の 部 署 で 取 り 扱 う 場 合 には 各 部 署 の 任 務 の 分 担 及 び 責 任 の 明 確 化 を 図 る 必 要 があります 3. 個 人 番 号 の 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 を 整 備 します 特 定 個 人 情 報 ファイル 等 の 取 扱 状 況 を 確 認 するための 管 理 簿 を 整 備 し 責 任 者 と 事 務 取 扱 担 当 者 を 明 確 にすることで 不 正 防 止 を 図 ります なお 管 理 簿 の 様 式 には 特 定 個 人 情 報 等 は 記 載 しないものとします ( 例 ) 管 理 簿 の 記 載 項 目 特 定 個 人 情 報 ファイルの 種 類 名 称 責 任 者 取 扱 部 署 利 用 目 的 削 除 廃 棄 状 況 アクセス 権 を 有 する 者 等 < 特 定 個 人 情 報 ファイル 管 理 簿 >( 記 載 例 ) 種 類 名 称 等 会 社 名 名 称 / 利 用 目 的 年 分 責 任 者 担 当 者 作 成 年 月 日 廃 棄 年 月 日 ファイル A 社 給 与 管 理 システム H27 H 書 類 A 社 源 泉 徴 収 票 ( 写 ) H27 H 会 計 ソフト 情 報 システムを 導 入 している 場 合 は システムログ 又 は 利 用 事 績 を 記 録 し 定 期 的 に 確 認 します システムログ 利 用 事 績 は 定 期 的 に 出 力 し ファイルに 保 存 しておきます ( 例 )システム 上 の 記 録 項 目 の 例 示 システムの 利 用 状 況 ( 利 用 者 ログイン 実 績 アクセスログ 等 )の 記 録 特 定 個 人 情 報 ファイルの 利 用 出 力 状 況 の 記 録 特 定 個 人 情 報 ファイルの 削 除 廃 棄 状 況 の 記 録 等 4. 取 扱 規 程 等 の 運 用 状 況 を 確 認 する 手 段 を 整 備 します 取 扱 規 程 等 に 基 づき 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 が 適 正 に 行 われているかを 確 認 する 必 要 があります 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 が 適 正 に 行 われているか 確 認 する 手 段 としては チェ ックリストの 活 用 等 が 考 えられます(P.87( 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 に 関 する 事 務 所 管 理 体 制 チェックリスト) P.89( 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 事 務 チェ ックリスト) 参 照 )

22 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 状 況 を 記 録 確 認 するための 手 段 としては 執 務 記 録 を 付 けることが 考 えられます 執 務 記 録 に 替 えて 業 務 処 理 簿 業 務 日 誌 等 へ 記 録 することも 想 定 されます なお 執 務 記 録 等 には 特 定 個 人 情 報 は 記 載 しない 様 式 とします ( 例 1) 執 務 記 録 の 記 載 項 目 ( 簡 易 版 ) 作 業 日 作 業 内 容 等 ( 出 力 状 況 持 ち 出 し 状 況 を 含 む) 担 当 者 責 任 者 < 特 定 個 人 情 報 関 係 執 務 記 録 >( 簡 易 版 ; 記 載 例 ) 日 付 会 社 名 ファイル 書 類 作 業 内 容 / 利 用 目 的 担 当 所 長 ( 確 認 日 ) 備 考 00/00/00 ( 株 )A 社 特 定 個 人 情 報 ファイル USB 持 出 し 印 (00/00) データにパスワ 年 分 年 調 打 合 せ ード 保 護 A 社 に 持 参 00/00/00 ( 株 )A 社 特 定 個 人 情 報 ファイル USB 戻 し 印 (00/00) USB 内 の 特 定 00/00 年 分 年 調 打 個 人 情 報 ファイ 合 せ( 於 A 社 ) ル 削 除 00/00/00 ( 株 )A 社 特 定 個 人 情 報 ファイル データ 更 新 印 (00/00) 名 追 加 退 職 名 削 除 00/00/00 当 事 務 所 年 分 源 泉 徴 収 票 源 泉 徴 収 票 作 成 配 印 (00/00) 封 緘 して 手 交 布 00/00/00 当 事 務 所 年 分 年 調 関 係 書 類 職 員 名 から 受 理 印 (00/00) 本 人 確 認 済 00/00/00 ( 株 )B 社 年 分 源 泉 徴 収 票 廃 棄 印 (00/00) 運 輸 廃 棄 サービス( 溶 解 処 理 ) 00/00/00 特 定 個 人 情 報 ファイル 退 職 者 データ 削 除 ( 名 ) 印 (00/00) 00 年 00 月 00 日 時 点 ( 例 2) 執 務 記 録 の 記 載 項 目 ( 詳 細 版 ) 作 業 日 特 定 個 人 情 報 ファイルの 種 類 書 類 名 等 作 業 内 容 取 扱 担 当 部 署 担 当 者 利 用 目 的 削 除 廃 棄 状 況 アクセス 権 を 有 する 者 等 例 えば Microsoft Excelを 利 用 して 管 理 する 場 合 顧 問 先 ごと 特 定 個 人 情 報 ファ イルごとにシート 分 けする 方 法 などが 考 えられます 会 計 ソフト 情 報 システムにより 管 理 する 方 法 も 考 えられます

23 < 特 定 個 人 情 報 関 係 執 務 記 録 >( 詳 細 版 ; 記 載 例 ) 会 社 名 :C 株 式 会 社 特 定 個 人 情 報 ファイル 名 :AAAAAAA 作 成 日 :0000/00/00 削 除 廃 棄 日 : / / 担 当 部 署 : 課 担 当 者 : / 責 任 者 : / 日 付 ファイル 書 類 作 業 内 容 利 用 目 的 担 当 課 長 ( 確 認 日 ) 所 長 ( 確 認 日 ) 備 考 00/00/00 データ アルバイト 追 加 ( 名 ) 00/00/00 年 分 源 泉 徴 収 データ 作 成 保 年 分 年 末 票 年 調 書 類 存 調 整 00/00/00 年 分 源 泉 徴 収 票 年 調 書 類 出 力 C 社 へ 郵 送 データ 更 新 印 (00/00) 印 (00/00) 本 人 確 認 済 印 (00/00) 印 (00/00) 番 号 部 分 目 隠 しシール 貼 納 品 印 (00/00) 印 (00/00) 封 緘 して 簡 易 書 留 付 株 式 会 社 A 株 式 会 社 B C 株 式 会 社 NPO 法 人 Z 執 務 記 録 等 は 定 期 的 に 確 認 します 執 務 記 録 等 を 付 ける 場 合 は 責 任 者 所 長 等 の 確 認 欄 を 設 け 運 用 状 況 の 適 正 性 を 確 認 します 過 去 の 執 務 記 録 等 は ファイルに 綴 じる 等 して 保 存 しておきます 特 定 個 人 情 報 等 を 外 部 の 廃 棄 システム サービス 等 を 利 用 して 廃 棄 した 場 合 は これを 証 明 する 廃 棄 証 明 書 又 は 記 録 等 を 保 存 しておきます 5. 情 報 漏 えい 等 事 案 が 発 生 した 場 合 又 は 兆 候 を 把 握 した 場 合 の 対 応 を 確 認 します 情 報 漏 えい 等 事 案 が 発 生 した 場 合 等 に 備 え 次 のような 対 応 方 法 を 定 めておく 必 要 があります ( 例 ) 情 報 漏 えい 等 事 案 が 発 生 した 場 合 等 の 対 応 責 任 者 への 報 告 事 実 関 係 の 調 査 及 び 原 因 の 究 明 影 響 を 受 ける 可 能 性 のある 本 人 への 連 絡 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 及 び 主 務 大 臣 等 への 報 告 再 発 防 止 策 の 検 討 及 び 決 定 事 実 関 係 及 び 再 発 防 止 策 等 の 公 表 等 税 理 士 職 業 賠 償 責 任 保 険 個 人 情 報 漏 えい 保 険 等 への 加 入 についても 検 討 が 必 要 です

24 6. 特 定 個 人 情 報 ファイル 等 の 取 扱 状 況 及 び 取 扱 規 程 等 の 運 用 状 況 を 定 期 的 に 確 認 し ます 特 定 個 人 情 報 ファイル 等 の 管 理 簿 及 び 執 務 記 録 等 を 保 存 し 定 期 的 に 確 認 しま す 安 全 管 理 措 置 等 を 見 直 し 必 要 がある 場 合 には 改 善 するように 努 めます 参 考 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いに 関 する 基 本 方 針 (ひな 型 ) :P.68~ 〇 〇 税 理 士 事 務 所 ( 税 理 士 法 人 ) 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 (ひな 型 ):P.70~ 大 規 模 事 務 所 用 (ひな 型 ):P.78~ 共 通 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 に 関 する 事 務 所 管 理 体 制 チェックリスト (サンプル):P.87~ 共 通 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 事 務 チェックリスト(サンプル):P.89~

25 (2) 物 理 的 安 全 管 理 措 置 ポイント 特 定 個 人 情 報 等 の 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するための 措 置 として 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 の 実 施 区 域 ( 取 扱 区 域 ) 及 び 情 報 システムを 管 理 する 区 域 ( 管 理 区 域 )を 区 分 し 明 確 にすることが 必 要 となります また 盗 難 防 止 特 定 個 人 情 報 等 の 持 出 し 時 の 漏 えい 等 の 防 止 策 を 講 じる 必 要 があります 現 状 の 事 務 所 内 のレイアウト 等 で 問 題 ないかどうかの 検 討 が 必 要 です 1. 取 扱 区 域 管 理 区 域 を 確 認 し レイアウト 等 を 見 直 します 事 務 取 扱 担 当 者 が 限 定 されている 場 合 には 原 則 として 取 扱 区 域 及 び 管 理 区 域 を 他 の 領 域 と 区 分 します 取 扱 区 域 は 事 務 取 扱 担 当 者 の 事 務 作 業 を 行 う 領 域 となります この 場 合 取 扱 区 域 は 事 務 取 扱 担 当 者 以 外 からできる 限 り 隔 離 する 等 の 工 夫 が 必 要 です ( 例 ) 隔 離 の 方 法 ( 全 ての 方 法 を 採 用 するのではなく 例 示 を 参 考 に 実 施 可 能 な 方 法 を 採 用 してください ) 座 席 配 置 を 工 夫 し 事 務 取 扱 担 当 者 以 外 の 往 来 が 少 なくなるよう 配 置 する 机 やパソコンの 画 面 を 事 務 取 扱 担 当 者 以 外 に 後 ろから 覗 き 見 される 可 能 性 が 低 くなるよう 配 置 する 間 仕 切 りを 設 ける 等 管 理 区 域 は 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システム 機 器 等 を 管 理 する 領 域 となります 管 理 区 域 を 区 分 している 場 合 には 区 域 への 入 退 室 等 を 管 理 します 機 器 にて 管 理 している 場 合 は 施 錠 できるキャビネット 等 に 保 管 するか セキュリティ ワイヤー 等 にて 固 定 して 管 理 します ( 例 ) 入 退 室 等 管 理 の 方 法 ( 全 ての 方 法 を 採 用 するのではなく 例 示 を 参 考 に 実 施 可 能 な 方 法 を 採 用 してください ) ICカード ナンバーキー 等 による 入 退 室 管 理 管 理 区 域 へ 持 ち 込 む 又 は 管 理 区 域 から 持 ち 出 す 機 器 の 制 限 管 理 区 域 の 鍵 の 管 理 等 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 に 関 しては 当 該 事 務 取 扱 担 当 者 の 事 務 スペースが 取 扱 区 域 及 び 管 理 区 域 となります この 場 合 の 区 分 けについては 事 務 取 扱 担 当 者 以 外 の 従 業 員 等 との 隔 離 の 工 夫 等 を 検 討 しましょう

26 顧 問 先 の 特 定 個 人 情 報 等 に 関 して 一 般 的 な 税 理 士 事 務 所 においては 全 ての 職 員 が 事 務 取 扱 担 当 者 となることが 想 定 されるため 事 務 所 における 事 務 作 業 領 域 の 全 てが 取 扱 区 域 及 び 管 理 区 域 に 該 当 することとなります その 場 合 外 部 の 来 訪 者 等 に 情 報 漏 えいしないよう 来 客 スペースと 事 務 スペ ースの 区 分 が 明 確 になるように 工 夫 する 必 要 があります 事 務 所 の 事 務 作 業 領 域 に 管 理 区 域 が 含 まれる 場 合 事 務 所 の 鍵 の 管 理 施 錠 の 確 認 を 確 実 に 行 う 必 要 があります 2. 機 器 書 類 等 を 適 正 に 管 理 保 管 しましょう 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 磁 気 媒 体 等 ( 電 子 媒 体 を 含 む 以 下 同 じ ) 又 は 書 類 等 は 適 正 に 管 理 保 管 し 盗 難 防 止 策 を 講 じる 必 要 があります 特 定 個 人 情 報 等 を 含 む 磁 気 媒 体 等 又 は 書 類 等 は 施 錠 できるキャビネット 書 庫 デスク 等 に 保 管 します 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 等 は セキュリティワイヤー 等 により 固 定 する か 施 錠 できるキャビネット 等 に 保 管 することが 考 えられます 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 磁 気 媒 体 等 又 は 書 類 等 を 取 扱 区 域 又 は 管 理 区 域 の 外 へ 持 ち 出 す 場 合 には 紛 失 盗 難 等 に 留 意 します また 顧 問 先 から 特 定 個 人 情 報 等 を 事 務 所 へ 持 ち 帰 る 場 合 にも 同 様 に 紛 失 盗 難 等 に 留 意 する 必 要 があります ( 例 ) 磁 気 媒 体 等 又 は 書 類 等 の 持 出 しの 安 全 方 策 ( 全 ての 方 策 を 採 用 するのではなく いずれか 実 施 可 能 な 方 策 を 採 用 ください ) 磁 気 媒 体 等 の 場 合 パスワードによる 保 護 持 ち 出 しデータの 暗 号 化 施 錠 できる 搬 送 容 器 の 使 用 等 書 類 等 の 場 合 封 入 封 緘 目 隠 しシールの 貼 付 等 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 書 類 等 を 郵 送 する 場 合 は 簡 易 書 留 等 荷 物 の 追 跡 サービスが 付 加 されている 方 法 をとるとよいでしょう 特 定 個 人 情 報 等 の 持 出 し 発 送 記 録 は 執 務 記 録 等 に 記 録 します

27 3. 保 存 期 間 を 過 ぎた 特 定 個 人 情 報 等 は 適 切 に 廃 棄 しなければなりません 個 人 番 号 は 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 事 務 を 処 理 するために 収 集 又 は 保 管 されるものであることから それらの 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 特 定 個 人 情 報 等 を 保 管 し 続 けることができます また 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 については 所 管 法 令 により 一 定 期 間 の 保 存 が 義 務 付 けられている 期 間 保 管 することとなります 一 方 それらの 事 務 を 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 で 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 個 人 番 号 をできるだけ 速 やかに 復 元 できない 手 段 で 廃 棄 又 は 削 除 しな ければなりません 廃 棄 削 除 の 手 法 は 個 人 番 号 部 分 を 復 元 できない 手 段 を 採 用 します ( 例 ) 廃 棄 削 除 の 手 法 ( 全 ての 手 法 を 採 用 するのではなく いずれか 実 施 可 能 な 手 法 を 採 用 ください ) 書 類 の 場 合 民 間 の 廃 棄 システム サービス 等 を 利 用 した 焼 却 溶 解 と 廃 棄 証 明 等 の 記 録 復 元 できない 程 度 にマスキング 復 元 できない 程 度 に 細 断 できるシュレッダーを 利 用 等 機 器 電 子 媒 体 等 の 場 合 専 用 データ 消 去 ソフトウェアの 利 用 物 理 的 な 破 壊 特 定 個 人 情 報 ファイル 中 の 該 当 データを 削 除 (ゴミ 箱 からも 完 全 削 除 ) 保 存 期 間 を 経 過 した 書 類 等 は 廃 棄 することを 念 頭 に 書 類 等 の 保 存 整 理 を 行 います 個 人 番 号 部 分 を 復 元 できない 程 度 にマスキング 又 は 削 除 した 上 で 保 管 を 継 続 することは 可 能 です

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29 (3) 技 術 的 安 全 管 理 措 置 ポイント 情 報 システムを 利 用 して 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 場 合 は 適 切 なアクセス 制 御 を 行 うようにします また 情 報 システムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい と 考 えられています 1. 情 報 システムのアクセス 制 御 情 報 システムを 利 用 して 個 人 番 号 関 係 事 務 等 を 行 う 場 合 適 切 なアクセス 制 御 が 必 要 となります ( 例 )アクセス 制 御 の 方 法 個 人 番 号 と 紐 付 けて 使 用 する 情 報 の 範 囲 をアクセス 制 御 により 限 定 する 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを アクセス 制 御 により 限 定 する ユーザーIDに 付 与 するアクセス 権 により 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを 使 用 できる 者 を 事 務 取 扱 担 当 者 に 限 定 する 等 事 務 取 扱 担 当 者 の 識 別 方 法 としては システムにおけるユーザーID 等 (ユーザ ーID パスワード 磁 気 ICカード 生 体 情 報 等 )の 利 用 が 考 えられます ( 例 )ユーザーIDの 利 用 方 法 ユーザーIDは 共 用 しない 類 推 されやすいものは 避 ける ( 例 )パスワードの 利 用 方 法 定 期 的 に 変 更 する 類 推 されやすいものは 避 ける アカウント 作 成 時 に 付 与 されたパスワードは 使 用 しない 可 能 な 限 り 文 字 列 を 長 くする(8 文 字 以 上 推 奨 ) 2.アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムは 事 務 取 扱 担 当 者 が 正 当 なアクセス 権 を 有 する 者 であることを 識 別 し 認 証 する 必 要 があります 上 記 のアクセス 制 御 においても 説 明 していますが 事 務 取 扱 担 当 者 の 識 別 方 法 としては システム 又 は 機 器 におけるユーザーID 等 (ユーザーID パスワード 磁 気 ICカード 生 体 情 報 等 )が 考 えられます

30 3. 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 等 から 保 護 しましょう 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する 必 要 があります 不 正 アクセス 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 方 法 としては 以 下 のような 方 法 が 考 えられます ( 例 ) 不 正 アクセス 不 正 ソフトウェアからの 保 護 機 器 やソフトウェア 等 に 標 準 装 備 されている 自 動 更 新 機 能 等 の 活 用 セキュリティ 対 策 ソフトウェア(ウィルス 対 策 ソフトウェア) 等 の 導 入 ファイアウォール 等 の 設 置 ログ 等 の 定 期 的 な 分 析 等 4.データの 情 報 漏 えい 等 を 防 止 しましょう 特 定 個 人 情 報 等 をインターネット 等 により 外 部 に 送 信 する 場 合 通 信 経 路 にお ける 情 報 漏 えい 等 を 防 止 する 措 置 を 講 じる 必 要 があります 方 法 としては 以 下 のような 方 法 が 考 えられます ( 例 ) 情 報 漏 えいの 防 止 策 データのパスワードによる 保 護 データの 暗 号 化 通 信 経 路 の 暗 号 化 等 情 報 漏 えい 等 事 案 が 発 生 した 場 合 の 対 応 方 法 については 取 扱 規 程 等 に 規 定 し 適 切 に 対 応 しましょう

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32 (4) 人 的 安 全 管 理 措 置 ポイント 個 人 番 号 を 適 正 に 管 理 するためには 事 務 取 扱 担 当 者 の 理 解 が 重 要 です 新 たな 制 度 に 対 応 するための 研 修 の 実 施 と 情 報 の 共 有 を 図 る 必 要 がありま す また 責 任 者 である 税 理 士 は 従 業 員 等 を 監 督 することも 重 要 です 1. 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 する 教 育 を 徹 底 します ( 例 ) 教 育 の 手 法 定 期 的 な 研 修 の 実 施 資 料 の 提 供 等 2. 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 が 必 要 です 税 理 士 は 税 理 士 法 で 守 秘 義 務 が 課 されています( 税 理 士 法 第 38 条 ) 従 業 員 等 についても 税 理 士 と 同 様 に 守 秘 義 務 が 課 されています( 税 理 士 法 第 54 条 ) 守 秘 義 務 により 税 理 士 及 び 従 業 員 等 は 業 務 上 知 り 得 た 情 報 を 本 人 の 許 諾 又 は 法 令 に 基 づく 義 務 がある 場 合 を 除 き 外 部 等 に 漏 らすことが 禁 止 されています が 特 定 個 人 情 報 等 については 本 人 の 同 意 があっても 番 号 法 上 の 利 用 範 囲 外 での 利 用 や 提 供 は 認 められていません なお 税 理 士 は 税 理 士 法 において 使 用 人 の 監 督 義 務 も 課 されていますので 従 業 員 等 が 特 定 個 人 情 報 等 に 係 る 事 務 を 適 正 に 遂 行 するよう 監 督 する 必 要 があ ります( 税 理 士 法 第 41 条 の2) また 番 号 法 及 び 個 人 情 報 保 護 法 において 事 業 者 には 従 業 者 の 監 督 義 務 が 課 されています 従 業 員 等 は 担 当 する 事 務 以 外 の 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 うことができな い 点 に 留 意 が 必 要 です

33 3. 特 定 個 人 情 報 等 についての 秘 密 保 持 に 関 する 事 項 を 就 業 規 則 等 に 追 加 します 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 による 特 定 個 人 情 報 等 の 漏 えいを 防 止 する 観 点 から 特 定 個 人 情 報 等 についての 秘 密 保 持 に 関 する 事 項 を 就 業 規 則 等 に 盛 り 込 む 必 要 があります 従 業 員 等 には 雇 用 契 約 の 締 結 の 際 ( 既 に 雇 用 契 約 のある 者 は 番 号 法 施 行 時 ) 誓 約 書 等 により 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いについて 誓 約 させます 参 考 就 業 規 則 (サンプル) :P.99~ 誓 約 書 (サンプル) :P

34 Ⅰ-4 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し ポイント 顧 問 先 と 業 務 契 約 書 を 作 成 する 必 要 があります その 際 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いについて 明 記 する 必 要 があります 既 に 締 結 している 場 合 は 業 務 契 約 書 の 見 直 しが 必 要 になります 顧 問 先 と 業 務 契 約 書 を 締 結 する 際 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いに 係 る 規 定 を 記 載 しておく 必 要 があります ( 例 ) 契 約 内 容 の 見 直 し 項 目 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 既 に 業 務 契 約 書 を 締 結 している 場 合 は 当 該 契 約 書 に 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 係 る 規 定 を 設 けるか 別 途 覚 書 等 の 書 面 を 取 り 交 わしておく 必 要 があります 参 考 業 務 契 約 書 (ひな 型 ):P.92~ 業 務 契 約 書 付 属 書 類 特 定 個 人 情 報 の 外 部 委 託 に 係 る 合 意 書 (ひな 型 ) :P.95~ 参 考 様 式 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 覚 書 (ひな 型 ):P.97~ 参 考 策 定 が 必 要 な 書 類 税 理 士 事 務 所 従 業 員 等 税 理 士 事 務 所 顧 問 先 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 就 業 規 則 誓 約 書 基 本 方 針 取 扱 規 程 業 務 契 約 書 又 は 覚 書 等 特 定 個 人 情 報 の 外 部 委 託 に 係 る 合 意 書 : 策 定 等 必 須 のもの : 策 定 すると 望 ましいもの

35 Ⅱ 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い ~ 個 人 番 号 の 事 務 作 業 フローに 沿 った 取 扱 い~ 税 理 士 等 が 行 う 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 は Ⅰ 章 においても 一 部 記 述 していますが 以 下 の 場 合 に 分 けられます 1 自 らの 事 務 所 の 従 業 員 等 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 健 康 保 険 厚 生 年 金 事 務 労 働 保 険 事 務 を 行 う 場 合 2 顧 問 先 との 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 事 務 を 行 う 場 合 3 顧 問 先 との 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 税 務 代 理 ( 税 理 士 法 第 2 条 第 1 項 第 1 号 ) 又 は 税 務 書 類 の 作 成 ( 税 理 士 法 第 2 条 第 1 項 第 2 号 )に 係 る 事 務 を 行 う 場 合 上 記 1 及 び2については 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 することは 明 確 ですが 3のう ち 顧 問 先 である 個 人 の 納 税 者 が 当 該 納 税 者 以 外 の 他 者 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 わない 場 合 委 嘱 された 税 理 士 等 は 当 該 納 税 者 の 個 人 番 号 のみを 取 り 扱 うこととなります 当 該 納 税 者 が 本 人 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 は 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 しないこと から 当 該 納 税 者 の 代 理 人 である 税 理 士 等 が 行 う 事 務 も 個 人 番 号 関 係 事 務 には 該 当 し ません このように 税 理 士 等 が 行 う 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 中 には 個 人 番 号 関 係 事 務 と 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 しない 事 務 が 混 在 していますが 税 理 士 は 税 の 専 門 家 とし て 依 頼 者 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 うこととなるため 全 ての 事 務 において 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 が 講 じなければならない 安 全 管 理 措 置 等 を 講 じることが 求 められます 本 章 では 個 人 番 号 の 取 得 から 廃 棄 に 至 る 事 務 作 業 フローに 従 って 特 に 税 理 士 業 務 に 関 係 する 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いについて 解 説 します

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37 Ⅱ-1 個 人 番 号 の 取 得 税 理 士 による 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 ポイント 税 理 士 が 顧 問 先 の 個 人 番 号 関 係 事 務 の 委 託 又 は 税 務 代 理 税 務 書 類 の 作 成 事 務 等 の 委 嘱 を 受 ける 場 合 その 顧 問 先 に 対 して 従 業 員 等 又 は 本 人 の 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができます ( 関 係 条 文 ) 番 号 法 第 15 条 第 19 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-3-(2) 番 号 法 では 何 人 も 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはならないこととされています( 番 号 法 第 15 条 ) 税 理 士 が 顧 問 先 の 個 人 番 号 関 係 事 務 の 委 託 を 受 ける 場 合 又 は 税 務 書 類 の 作 成 事 務 の 委 嘱 を 受 ける 場 合 は 番 号 法 第 19 条 第 5 号 に 規 定 される 委 託 又 は 合 併 等 に 伴 う 提 供 に 該 当 するので その 顧 問 先 に 対 して 従 業 員 等 の 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができます なお この 場 合 の 顧 問 先 の 従 業 員 等 の 本 人 確 認 手 続 は 顧 問 先 においてされる こととなります 税 理 士 が 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 税 務 代 理 を 行 う 場 合 においては 税 理 士 は 代 理 人 として その 顧 問 先 に 対 し 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができ ます なお 税 理 士 が 代 理 人 として その 顧 問 先 の 個 人 番 号 を 記 載 した 申 告 書 等 を 提 出 する 場 合 には 税 務 署 等 から 代 理 人 に 対 する 本 人 確 認 が 行 われることとな りますが その 場 合 顧 問 先 ( 本 人 )の 個 人 番 号 の 確 認 書 類 ( 個 人 番 号 カード 又 は 通 知 カードの 写 しなど)が 必 要 なことから あらかじめ 顧 問 先 から 番 号 確 認 書 類 の 提 出 を 受 けることとなります 提 出 を 受 けた 本 人 確 認 書 類 は 適 宜 複 写 等 をして 保 存 することができます な お 保 存 する 場 合 には 安 全 管 理 措 置 を 適 切 に 講 じる 必 要 があります

38 Ⅱ-2 安 全 管 理 措 置 等 (1) 顧 問 先 からの 委 託 委 託 契 約 の 見 直 し ポイント 税 理 士 は 源 泉 徴 収 票 の 作 成 等 の 個 人 番 号 関 係 事 務 を 委 託 される 顧 問 先 か ら 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 受 ける 立 場 となるため 契 約 の 見 直 しが 必 要 と なります ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 11 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-2-(1)1 源 泉 徴 収 票 の 作 成 等 の 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 をする 者 ( 以 下 委 託 者 という )は 委 託 する 個 人 番 号 関 係 事 務 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 が 適 切 に 講 じられるよう 委 託 を 受 けた 者 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません したがって 税 理 士 は 源 泉 徴 収 票 の 作 成 等 の 個 人 番 号 関 係 事 務 の 委 託 者 であ る 顧 問 先 から 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 受 ける 立 場 となります 必 要 かつ 適 切 な 監 督 には 以 下 のような 内 容 が 含 まれます 1 委 託 先 の 適 切 な 選 定 2 委 託 先 に 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 させるために 必 要 な 契 約 の 締 結 3 委 託 先 における 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 状 況 の 把 握 そのため 税 理 士 と 顧 問 先 との 当 該 事 務 に 係 る 契 約 を 見 直 す 必 要 があり 契 約 内 容 として 以 下 の 内 容 を 盛 り 込 む 必 要 があります 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 このほか 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 従 業 者 の 明 確 化 委 託 者 が 委 託 先 に 対 して 実 地 の 調 査 を 行 うことができる 規 定 を 盛 り 込 むことが 望 ましいと 考 えら れます

39 (2) 再 委 託 の 取 扱 い ポイント 税 理 士 が 顧 問 先 から 受 託 した 個 人 番 号 関 係 事 務 を 再 委 託 するには 顧 問 先 の 許 諾 が 必 要 となります 再 委 託 が 行 われた 場 合 顧 問 先 は 再 委 託 先 に 対 して 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 います ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 10 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-2-(1)2 1. 再 委 託 の 取 扱 い 間 接 的 監 督 義 務 と 許 諾 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 を 受 けた 者 は 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り 再 委 託 をすることができます したがって 税 理 士 が 受 託 した 顧 問 先 の 従 業 員 等 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 を 他 者 に 再 委 託 するには 顧 問 先 の 許 諾 を 得 なければなりません なお 顧 問 先 の 情 報 を 他 者 に 伝 えるに 当 たり 顧 問 先 の 許 諾 が 必 要 であることは 税 理 士 の 守 秘 義 務 の 観 点 からも 当 然 です( 税 理 士 法 第 38 条 ) 顧 問 先 の 許 諾 を 得 て 他 者 に 委 託 する 場 合 税 理 士 が 再 委 託 先 に 対 する 監 督 義 務 を 負 うだけでなく 顧 問 先 も 再 委 託 先 に 対 して 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 うこと となります 2. 許 諾 の 時 期 と 方 法 再 委 託 の 許 諾 を 得 る 時 期 は 再 委 託 を 行 おうとする 時 点 でその 許 諾 を 求 めるの が 原 則 であり その 際 再 委 託 先 が 特 定 個 人 情 報 を 保 護 するための 十 分 な 措 置 を 講 じているかを 確 認 する 必 要 があります もっとも 次 に 掲 げる 要 件 を 満 た している 場 合 は 委 託 契 約 の 締 結 時 点 において あらかじめ 再 委 託 の 許 諾 を 得 ることもできると 解 されます(ガイドラインQ&A A3-9 ) 1 再 委 託 先 となる 可 能 性 のある 者 が 具 体 的 に 特 定 されていること 2 適 切 な 資 料 等 に 基 づいて 当 該 再 委 託 先 が 特 定 個 人 情 報 を 保 護 するための 十 分 な 措 置 を 講 ずる 能 力 があることが 確 認 されていること 3 実 際 に 再 委 託 が 行 われたときは 必 要 に 応 じて 委 託 者 に 対 してその 旨 の 報 告 をし 再 委 託 の 状 況 について 委 託 先 が 委 託 者 に 対 して 定 期 的 に 報 告 する との 合 意 がなされていること

40 再 委 託 の 許 諾 の 方 法 についての 制 限 は 特 段 ありませんが 安 全 管 理 措 置 につい て 確 認 する 必 要 があることに 鑑 み 書 面 等 により 記 録 として 残 る 形 式 をとるこ とが 望 ましいと 考 えられています(ガイドラインQ&A A3-10 ) 3. 情 報 システムの 活 用 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 情 報 システムについて クラウドサービス 契 約 のよう に 外 部 の 事 業 者 を 活 用 している 場 合 番 号 法 上 の 委 託 に 該 当 するか 否 かについ ては 当 該 事 業 者 が 当 該 契 約 内 容 を 履 行 するに 当 たって 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 電 子 データを 取 り 扱 うのかどうかが 基 準 となります 当 該 事 業 者 が 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 電 子 データを 取 り 扱 わない 場 合 には そもそも 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 を 受 けたとみることはできないので 番 号 法 上 の 委 託 には 該 当 しません 当 該 事 業 者 が 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 電 子 データを 取 り 扱 わない 場 合 とは 契 約 条 項 によって 当 該 事 業 者 が 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 電 子 データを 取 り 扱 わない 旨 が 定 められており 適 切 にアクセス 制 御 を 行 っている 場 合 等 が 考 えら れます(ガイドラインQ&A A3-12 ) 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 情 報 システムの 保 守 の 全 部 又 は 一 部 に 外 部 の 事 業 者 を 活 用 している 場 合 については 当 該 保 守 サービスを 提 供 する 事 業 者 がサービス 内 容 の 全 部 又 は 一 部 として 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 電 子 データを 取 り 扱 う 場 合 には 番 号 法 上 の 委 託 に 該 当 します 一 方 単 純 なハードウェア ソフトウェア 保 守 サービスのみを 行 う 場 合 で 契 約 条 項 によって 当 該 事 業 者 が 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 電 子 データを 取 り 扱 わない 旨 が 定 められており 適 切 にアクセス 制 御 を 行 っている 場 合 等 には 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 の 委 託 に 該 当 しません また 保 守 サービスを 提 供 する 事 業 者 が 保 守 のため 記 録 媒 体 等 を 持 ち 帰 る ことが 想 定 される 場 合 は あらかじめ 特 定 個 人 情 報 の 保 管 を 委 託 し 安 全 管 理 措 置 を 確 認 する 必 要 があります(ガイドラインQ&A A3-14 ) クラウドサービスや 保 守 サービス 等 を 提 供 するベンダー 等 は 番 号 制 度 に 対 応 するために 新 たなシステムを 構 築 することになるので それぞれのベンダー 等 との 新 たな 契 約 内 容 を 確 認 する 必 要 があります

41 (3) 税 理 士 事 務 所 における 安 全 管 理 措 置 ポイント 税 理 士 は 自 己 の 事 務 所 の 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません 税 理 士 は 委 託 された 顧 問 先 の 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 12 条 第 33 条 第 34 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-2-(2) ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 ( 事 業 者 編 ) 税 理 士 は 自 己 の 事 務 所 の 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 か つ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 があります 税 理 士 は 委 託 された 顧 問 先 の 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 があります 以 上 のように 税 理 士 は 事 務 所 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 と 顧 問 先 の 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 場 合 があり それぞれ 事 務 取 扱 担 当 者 等 が 異 なることが 考 えられることから その 際 には それぞれの 観 点 による 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 がある 点 に 注 意 しましょう

42 Ⅱ-3 個 人 番 号 の 利 用 (1) 税 理 士 業 務 における 個 人 番 号 の 利 用 制 限 ポイント 個 人 番 号 を 利 用 できるのは 番 号 法 で 限 定 的 に 定 められており 税 理 士 業 務 において 個 人 番 号 を 利 用 するのは 主 として 委 託 された 顧 問 先 の 税 に 関 する 手 続 書 類 に 顧 問 先 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 等 に 提 出 する 場 合 です 目 的 外 の 利 用 は 本 人 の 同 意 があったとしても 例 外 として 認 められてい る 場 合 を 除 き 行 ってはなりません ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 9 条 第 29 条 第 3 項 第 32 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-1-(1) 個 人 番 号 は 番 号 法 があらかじめ 限 定 的 に 定 めた 事 務 の 範 囲 の 中 から 具 体 的 な 利 用 目 的 を 特 定 した 上 で 利 用 するのが 原 則 です 税 理 士 が 個 人 番 号 を 利 用 するのは 主 に 顧 問 先 の 個 人 番 号 関 係 事 務 の 委 託 又 は 税 務 代 理 税 務 書 類 の 作 成 事 務 等 の 委 嘱 を 受 ける 場 合 となります 税 理 士 は 顧 問 先 の 管 理 のために 個 人 番 号 を 顧 問 先 番 号 として 利 用 してはな りません( 番 号 法 第 2 条 第 8 項 括 弧 書 ) 個 人 番 号 をアルファベット 等 にアレンジしても 個 人 番 号 に 該 当 すること に 留 意 しましょう 事 業 者 は 個 人 番 号 の 利 用 目 的 をできる 限 り 特 定 しなければならないこととさ れ( 個 人 情 報 保 護 法 第 15 条 第 1 項 ) その 特 定 の 程 度 としては 本 人 が 自 ら の 個 人 番 号 がどのような 目 的 で 利 用 されるのかを 一 般 的 かつ 合 理 的 に 予 想 でき る 程 度 に 特 定 する 必 要 があります 税 理 士 の 場 合 年 末 調 整 事 務 ( 委 託 業 務 を 含 む ) 法 定 調 書 作 成 事 務 ( 委 託 業 務 を 含 む ) 税 務 代 理 税 務 書 類 の 作 成 のように 特 定 し あらかじめ 顧 問 先 との 契 約 に 含 めることが 考 えらます 以 上 のように 個 人 番 号 は 特 定 した 利 用 目 的 の 範 囲 内 に 利 用 が 制 限 されてお り 目 的 外 の 利 用 は 本 人 の 同 意 があったとしても 認 められません ただし 例 外 的 に 1 金 融 機 関 等 が 激 甚 災 害 時 等 に 金 銭 の 支 払 を 行 う 場 合 2 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のために 必 要 がある 場 合 であって 本 人 の 同

43 意 があり 又 は 本 人 の 同 意 を 得 ることが 困 難 である 場 合 には 利 用 目 的 を 超 え た 個 人 番 号 の 利 用 が 認 められています 税 理 士 が 自 己 の 事 務 所 の 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 利 用 する 際 にも 上 記 事 項 を 遵 守 する 必 要 があります なお 税 理 士 が 税 務 代 理 により 依 頼 者 の 個 人 番 号 を 行 政 機 関 等 に 提 出 する ことは 本 人 の 代 理 人 としての 立 場 における 事 務 ですが この 場 合 においても 個 人 番 号 の 利 用 制 限 の 適 用 を 受 けます また 税 理 士 が 依 頼 者 の 税 務 書 類 の 作 成 事 務 等 の 委 嘱 を 受 けて 依 頼 者 の 個 人 番 号 を 利 用 する 際 にも 上 記 事 項 を 遵 守 する 必 要 があります (2) 税 理 士 業 務 における 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 の 制 限 ポイント 税 理 士 は 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができます ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 28 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-1-(2) 税 理 士 が 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができるのは 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 られています 税 理 士 は 個 人 の 顧 客 を 管 理 する 目 的 で 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 しては いけません 法 定 調 書 作 成 ソフトウェア 等 の 情 報 システムを 利 用 している 場 合 には 当 該 情 報 システムによって 特 定 個 人 情 報 は 管 理 されることとなるため 当 該 情 報 シス テム 以 外 のExcel 等 により 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することは 基 本 的 に は 想 定 しにくいと 考 えます なお 税 理 士 が 税 務 代 理 や 税 務 書 類 の 作 成 事 務 の 委 嘱 を 受 けた 場 合 には そ の 委 嘱 を 受 けた 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファ イルを 作 成 できるものと 解 されます

44 Ⅱ-4 個 人 番 号 の 提 供 (1) 税 理 士 から 税 務 署 等 への 法 定 調 書 等 の 代 理 提 出 ポイント 税 理 士 が 委 託 された 顧 問 先 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 税 に 関 する 特 定 の 事 務 のために 行 政 機 関 等 に 提 供 する 場 合 に 限 られます ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 19 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-3-(2)2 何 人 も 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 提 供 しては ならないと 番 号 法 に 規 定 されており 番 号 法 に 限 定 的 に 明 記 された 場 合 の 一 つ として 個 人 番 号 関 係 事 務 においては 行 政 機 関 等 への 特 定 個 人 情 報 の 提 供 が 認 められています( 番 号 法 第 19 条 第 2 項 ) 税 理 士 が 委 託 された 顧 問 先 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 税 に 関 する 特 定 の 事 務 のために 行 政 機 関 等 に 提 供 する 場 合 に 限 られます 具 体 的 には 源 泉 徴 収 票 を 含 む 法 定 調 書 や 給 与 支 払 報 告 書 を 税 務 署 や 市 区 町 村 へ 提 出 等 する 場 合 であり これらのケース 以 外 では 原 則 として 税 理 士 は 委 託 された 顧 問 先 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 提 供 することはできません ただし 委 託 元 の 許 諾 を 得 て 委 託 された 事 務 を 他 者 へ 再 委 託 する 場 合 は 再 委 託 先 に 特 定 個 人 情 報 を 提 供 することができます(P.33(Ⅱ-2(2) 再 委 託 の 取 扱 い) 参 照 )

45 (2) 税 理 士 から 税 務 署 への 申 告 書 等 の 提 出 ポイント 税 理 士 は 依 頼 者 の 代 理 人 として 行 政 機 関 等 に 対 し 依 頼 者 本 人 の 個 人 番 号 を 申 告 書 等 に 記 載 して 提 供 します( 番 号 法 第 19 条 第 3 号 ) なお 依 頼 者 の 代 理 人 として 依 頼 者 の 控 除 対 象 配 偶 者 及 び 控 除 対 象 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 うことは 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 することから それらの 者 の 個 人 番 号 を 申 告 書 等 に 記 載 して 提 供 することは 番 号 法 第 19 条 第 2 号 により 認 められます ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 19 条 ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-3-(2)2 上 述 のように 何 人 も 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはいけませんが 本 人 又 は 代 理 人 から 行 政 機 関 等 への 提 供 は 番 号 法 第 19 条 第 3 号 に 明 記 されています これにより 税 理 士 は 依 頼 者 の 代 理 人 として 税 務 署 等 の 行 政 機 関 等 に 対 し て 依 頼 者 本 人 の 個 人 番 号 を 申 告 書 等 に 記 載 して 提 供 することとなります なお 依 頼 者 の 代 理 人 として 依 頼 者 の 控 除 対 象 配 偶 者 及 び 控 除 対 象 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 うことは 個 人 番 号 関 係 事 務 に 該 当 することから それら の 者 の 個 人 番 号 を 申 告 書 等 に 記 載 して 提 供 することは 番 号 法 第 19 条 第 2 号 に より 認 められます

46 (3) 国 税 当 局 における 代 理 人 としての 本 人 確 認 手 続 ポイント 税 理 士 は 顧 問 先 や 依 頼 者 の 個 人 番 号 が 記 載 された 申 告 書 や 法 定 調 書 等 を 行 政 機 関 等 に 代 理 提 出 する 際 には 行 政 機 関 等 より 代 理 人 としての 本 人 確 認 書 類 の 提 示 等 を 求 められます 本 人 確 認 は 原 則 として 1 代 理 権 確 認 書 類 として 税 務 代 理 権 限 証 書 2 代 理 人 の 身 元 確 認 書 類 として 税 理 士 証 票 等 及 び3 本 人 の 個 人 番 号 確 認 書 類 として 本 人 の 個 人 番 号 カード 等 の3つの 書 類 の 提 示 等 により 行 われることとなります 電 子 申 告 による 代 理 送 信 の 場 合 は 番 号 制 度 導 入 以 前 の 手 続 と 大 きな 変 更 はなく 従 来 の 電 子 申 告 の 手 続 の 中 で 代 理 人 の 本 人 確 認 が 行 われること となります ( 関 係 条 文 等 ) 番 号 法 第 16 条 番 号 法 施 行 令 第 12 条 番 号 法 施 行 規 則 第 6 条 ~ 第 11 条 国 税 庁 告 示 第 2 号 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するため の 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 施 行 規 則 に 基 づく 国 税 関 係 手 続 に 係 る 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 が 適 当 と 認 める 書 類 等 を 定 める 件 ( 平 成 27 年 1 月 30 日 ) ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-3-(4) 税 理 士 は 税 務 署 等 の 行 政 機 関 等 に 代 理 人 として 納 税 者 の 個 人 番 号 を 提 供 する ときは 代 理 人 としての 法 令 ( 番 号 法 番 号 法 施 行 令 番 号 法 施 行 規 則 及 び 国 税 庁 告 示 等 )で 定 める 本 人 確 認 書 類 の 提 示 等 を 求 められます 番 号 法 上 代 理 人 が 個 人 番 号 を 提 供 する 場 合 の 本 人 確 認 手 続 には 原 則 として 以 下 の3 点 の 提 示 等 が 必 要 となります 1 代 理 権 の 確 認 2 代 理 人 の 身 元 確 認 3 本 人 の 個 人 番 号 の 確 認 以 下 では 国 税 当 局 に 代 理 人 として 個 人 番 号 を 提 供 する 際 における 取 扱 いにつ き 税 理 士 と 税 理 士 法 人 による 場 合 とに 分 けて それぞれの 本 人 確 認 に 必 要 な 書 類 や 手 続 等 につき 解 説 します 1. 税 理 士 ( 代 理 人 )が 個 人 番 号 を 提 供 する 場 合 1 代 理 権 の 確 認 番 号 法 上 本 人 の 代 理 人 として 個 人 番 号 を 提 供 する 者 が 法 定 代 理 人 以 外 の 者 で ある 場 合 には 委 任 状 が 代 理 権 の 確 認 書 類 とされていますが( 番 号 法 施 行 規

47 則 第 6 条 第 1 項 第 2 号 ) 税 務 関 係 手 続 においては 税 務 代 理 権 限 証 書 が 委 任 状 に 相 当 する 書 類 となります したがって 税 務 署 は 税 務 代 理 権 限 証 書 に 基 づき 代 理 権 の 確 認 を 行 うこと となります < 基 本 的 な 考 え 方 > 当 初 申 告 等 において 税 目 及 び 年 分 を 記 載 した 税 務 代 理 権 限 証 書 を 提 出 している 場 合 においても 番 号 法 上 個 人 番 号 の 提 供 の 都 度 確 認 書 類 の 提 示 が 必 要 で あるため 申 告 書 等 の 提 出 の 都 度 税 務 代 理 権 限 証 書 の 提 出 が 必 要 となります この 場 合 の 税 務 代 理 権 限 証 書 の 提 出 については 当 初 申 告 において 提 出 し た 税 務 代 理 権 限 証 書 の 写 しを 添 付 することとして 差 し 支 えありません 税 務 署 は 代 理 人 から 個 人 番 号 の 提 供 があったか 否 かを 原 則 として 税 務 代 理 権 限 証 書 の 添 付 の 有 無 により 判 断 することとなります このため 番 号 制 度 導 入 後 は 各 種 申 告 書 に 限 らず 国 税 関 係 手 続 に 係 る 申 請 書 や 届 出 書 等 個 人 番 号 が 記 載 されている 書 類 を 提 出 する 場 合 には 例 外 な く 税 務 代 理 権 限 証 書 を 添 付 する 必 要 があることに 留 意 してください 税 務 代 理 権 限 証 書 の 提 出 がないものについては 原 則 顧 問 先 又 は 依 頼 者 本 人 から 個 人 番 号 の 提 供 が 行 われたものとみなされます < 電 子 申 告 による 代 理 送 信 について> 電 子 申 告 による 代 理 送 信 についても 上 記 の 基 本 的 な 考 え 方 に 基 づき 申 告 書 等 のデータ 送 信 の 際 に 併 せて 送 付 する 税 務 代 理 権 限 証 書 データにより 代 理 権 の 確 認 が 行 われます なお 電 子 申 告 の 代 理 送 信 については 税 務 代 理 までは 受 託 せずに 税 務 書 類 の 作 成 業 務 のみを 受 託 して 代 理 送 信 を 行 うケースがありますが この 場 合 に おいては 代 理 送 信 を 行 う 税 理 士 は 番 号 法 上 の 代 理 人 として 取 り 扱 われ 納 税 者 本 人 の 利 用 者 識 別 番 号 を 入 力 して 送 信 することをもって 代 理 権 の 確 認 が 行 われることとなります( 国 税 庁 告 示 第 2 号 ) すなわち 電 子 申 告 による 代 理 送 信 の 場 合 は 税 務 代 理 の 委 嘱 を 受 けているか 否 かにかかわらず 全 て 番 号 法 上 の 代 理 人 から 個 人 番 号 の 提 供 があったもの として 取 り 扱 われることとなり 代 理 権 の 確 認 のための 国 税 当 局 に 対 する 手 続 は 番 号 制 度 導 入 以 前 と 何 ら 変 更 は 生 じません 2 代 理 人 の 身 元 確 認 < 書 面 提 出 の 場 合 > 代 理 人 である 税 理 士 が 国 税 当 局 に 対 し 顧 客 等 の 個 人 番 号 を 記 載 した 申 告 等 を

48 提 出 する 場 合 には 代 理 人 である 税 理 士 の 身 元 確 認 書 類 の 提 示 等 が 必 要 となり ます なお 税 務 関 係 手 続 においては 国 税 当 局 との 間 で にせ 税 理 士 の 未 然 防 止 及 び 税 務 当 局 における 本 人 確 認 事 務 の 効 率 化 の 観 点 から 運 用 上 税 理 士 証 票 を 統 一 的 な 身 元 確 認 書 類 として 取 り 扱 うこととしていますので 税 理 士 として 申 告 書 等 を 税 務 署 の 窓 口 で 提 出 する 際 には 税 理 士 証 票 の 提 示 又 は 写 しを 添 付 してください 税 務 署 窓 口 で 提 出 する 際 にも 混 雑 緩 和 等 の 観 点 から 税 理 士 証 票 の 写 し を 添 付 するようにしてください 申 告 書 等 を 郵 送 等 で 提 出 する 場 合 においては 申 告 書 等 に 併 せて 税 理 士 証 票 の 写 しを 提 出 します 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 が 税 務 署 の 窓 口 で 申 告 書 等 を 提 出 する 場 合 も 税 理 士 証 票 の 写 しを 申 告 書 等 と 併 せて 提 出 する 必 要 があります < 電 子 申 告 による 代 理 送 信 の 場 合 > 電 子 申 告 による 代 理 送 信 における 代 理 人 の 身 元 確 認 については 代 理 送 信 の 際 の 代 理 人 の 電 子 証 明 書 ( 公 的 個 人 認 証 サービスに 基 づく 電 子 証 明 書 その 他 電 子 申 告 で 利 用 可 能 な 電 子 証 明 書 ( 例 : 日 税 連 カードに 係 る 電 子 証 明 書 ))の 署 名 送 信 により 行 われます( 国 税 庁 告 示 第 2 号 ) すなわち 電 子 申 告 による 代 理 送 信 の 場 合 送 信 者 ( 税 務 代 理 人 )に 係 る 電 子 証 明 書 の 添 付 は 必 須 となっていることから 税 務 代 理 人 の 身 元 確 認 についても 番 号 制 度 導 入 以 前 と 何 ら 変 更 は 生 じません なお 新 たな 認 証 方 式 導 入 後 ( 平 成 29 年 1 月 以 降 )においても 代 理 送 信 の 場 合 送 信 者 ( 税 務 代 理 人 )に 係 る 電 子 証 明 書 の 添 付 は 必 須 です 3 本 人 の 個 人 番 号 の 確 認 < 書 面 提 出 の 場 合 > 納 税 者 本 人 の 個 人 番 号 を 確 認 するために 原 則 として 個 人 番 号 カード 又 は 通 知 カードの 写 しの 添 付 が 必 要 となります < 電 子 申 告 による 代 理 送 信 > オンライン 手 続 において 対 面 や 郵 送 等 により 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 の 原 則 的 な 本 人 確 認 書 類 である 個 人 番 号 カード 等 の 写 しの 別 送 を 行 うことは オ ンライン 手 続 ( 電 子 申 告 )の 利 便 性 を 著 しく 損 なうことから 国 税 関 係 手 続 に おける 番 号 確 認 については 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 である 国 税 当 局 が シス テムで 番 号 確 認 を 行 う( 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 への 確 認 等 )こととさ れています

49 したがって 電 子 申 告 による 代 理 送 信 においては 国 税 当 局 における 顧 問 先 等 の 番 号 確 認 のための 書 類 等 の 提 出 は 不 要 となり 番 号 制 度 導 入 以 前 と 何 ら 変 更 は 生 じません 2. 税 理 士 法 人 ( 法 人 代 理 人 )が 個 人 番 号 を 提 供 する 場 合 1 代 理 権 の 確 認 上 記 税 理 士 ( 代 理 人 )が 個 人 番 号 を 提 供 する 場 合 と 同 様 で 税 務 代 理 権 限 証 書 の 提 示 等 が 必 要 となります 2 代 理 人 の 身 元 ( 実 在 ) 確 認 及 び 関 係 性 確 認 番 号 法 上 代 理 人 が 法 人 である 場 合 には 1 登 記 事 項 証 明 書 等 による 法 人 実 在 確 認 書 類 と 2 現 に 個 人 番 号 の 提 供 を 行 う 者 と 当 該 法 人 との 関 係 を 証 する ための 関 係 性 確 認 書 類 の 提 示 等 が 必 要 となります < 書 面 提 出 の 場 合 > 書 面 提 出 の 場 合 においては 税 理 士 法 人 の 社 員 税 理 士 又 は 所 属 税 理 士 ( 以 下 社 員 税 理 士 等 という )を 現 に 番 号 の 提 供 を 行 う 者 として 取 り 扱 い 当 該 社 員 税 理 士 等 の 税 理 士 証 票 の 提 示 又 は 写 しを 提 出 します( 注 ) 税 理 士 証 票 には 所 属 する 税 理 士 法 人 の 名 称 の 表 示 があるため 行 政 機 関 等 に おいては 税 理 士 証 票 の 確 認 を 行 うことにより 法 人 実 在 確 認 及 び 関 係 性 確 認 の 両 者 を 確 認 することが 可 能 となります 税 務 署 窓 口 で 提 出 する 際 にも 混 雑 緩 和 等 の 観 点 から 税 理 士 証 票 の 写 し を 添 付 するようにしてください 税 理 士 証 票 の 写 しは 申 告 書 等 に1 件 別 に 添 付 するようにしてください 税 理 士 資 格 を 有 しない 税 理 士 法 人 に 勤 務 する 従 業 員 等 が 税 務 署 の 窓 口 にお いて 申 告 書 等 を 提 出 する 場 合 は 社 員 税 理 士 等 の 税 理 士 証 票 の 写 しを 申 告 等 と 併 せて 提 出 します ( 注 ) 参 考 法 人 代 理 人 の 身 元 確 認 には 原 則 当 該 法 人 の 登 記 事 項 証 明 書 及 び 当 該 法 人 の 従 業 員 等 の 社 員 証 等 の 提 示 又 は 写 しの 添 付 が 必 要 となるが 反 復 継 続 して 行 われる 税 務 手 続 において 1 都 度 法 人 実 在 確 認 書 類 及 び 関 係 性 確 認 書 類 の 提 示 を 求 めるこ とは 税 理 士 法 人 の 事 務 負 担 が 増 加 すること 2 税 理 士 証 票 の 写 しの 提 出 を 受 ける ことでなりすましの 防 止 は 担 保 されるものと 考 えられること 及 び3 税 理 士 ( 個 人 ) の 税 務 代 理 手 続 と 対 応 を 統 一 化 する 観 点 から 国 税 当 局 と 協 議 し 運 用 上 上 記 の ように 取 り 扱 うこととしたものです

50 < 代 理 送 信 の 場 合 > 税 理 士 法 人 が 代 理 送 信 を 行 う 際 に 利 用 する 代 理 送 信 用 利 用 者 識 別 番 号 ( 以 下 代 理 送 信 用 ID という )には 税 理 士 法 人 に 係 るものと 社 員 税 理 士 等 に 係 るも のの2つの 類 型 が 存 在 し 送 信 用 データには 社 員 税 理 士 等 に 係 る 電 子 証 明 書 ( 公 的 認 証 サービスに 基 づく 電 子 証 明 書 日 税 連 カードに 係 る 電 子 証 明 書 )による 署 名 送 信 が 行 われていますが いずれの 場 合 においても 国 税 当 局 における 代 理 送 信 用 IDを 利 用 可 能 とする 処 理 の 過 程 において 当 該 税 理 士 法 人 の 実 在 確 認 及 び 社 員 税 理 士 等 の 当 該 法 人 との 関 係 性 確 認 が 行 われているため 当 該 代 理 送 信 用 IDを 使 用 して 正 常 送 信 されることをもって 国 税 当 局 における 代 理 人 であ る 当 該 税 理 士 法 人 の 身 元 確 認 を 行 うこととされています したがって 電 子 申 告 による 代 理 送 信 については 従 来 の 電 子 申 告 の 手 続 の 過 程 の 中 で 法 人 実 在 確 認 及 び 関 係 性 確 認 が 可 能 となっています( 国 税 庁 告 示 第 2 号 ) なお 社 員 税 理 士 等 が 退 職 等 により 所 属 する 税 理 士 法 人 に 変 更 等 があった 場 合 には 新 たな 代 理 送 信 用 ID を 取 得 する 必 要 があることに 留 意 しましょう 旧 顧 問 先 の 申 告 情 報 を 電 子 申 告 のメッセージボックスから 閲 覧 可 能 な 状 態 とされることは 特 定 個 人 情 報 保 護 の 観 点 から 問 題 であるため 番 号 制 度 導 入 後 においては 従 来 にも 増 して 所 属 する 税 理 士 法 人 の 変 更 等 に 係 る 代 理 送 信 用 IDの 取 扱 いを 徹 底 するよう 留 意 しましょう それぞれの 組 み 合 わせの 場 合 における 法 人 実 在 確 認 及 び 関 係 性 確 認 の 考 え 方 は 上 記 のとおりとなりますので 国 税 当 局 及 び 税 務 代 理 人 において 新 たな 事 務 負 担 は 発 生 せず 国 税 当 局 に 対 する 手 続 は 番 号 制 度 導 入 以 前 と 何 ら 変 更 は 生 じません 3 本 人 の 個 人 番 号 の 確 認 上 記 税 理 士 ( 代 理 人 )が 個 人 番 号 を 提 供 する 場 合 と 同 様 となります なお 地 方 税 当 局 における 代 理 人 の 本 人 確 認 措 置 に 係 る 取 扱 いについては 対 応 が 確 定 次 第 別 途 ガイドブックを 更 新 することとしています

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