4. 事 務 マネジメントシステム 4.1 事 務 マネジメントシステムの 構 築 運 用 及 び 維 持 1. 事 務 マネジメントシステム とは 京 都 工 芸 繊 維 大 学 が 事 務 改 善 を 積 極 的 に 推 進 するため (1) 事 務 マネジメント 方 針 を 立 て 事 務 改

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1 1. 目 的 目 標 本 事 務 マネジメントマニュアル( 以 下 マニュアル という )は 京 都 工 芸 繊 維 大 学 におけ る 事 務 業 務 に 必 要 な 事 務 マネジメントシステムの 運 用 について 定 めたものである なお 本 学 の 事 務 部 門 における 業 務 の 高 度 化 複 雑 化 及 び 効 率 化 への 対 応 を 図 るとともに 定 期 的 な 外 部 評 価 を 実 施 するため 将 来 的 にISO9001の 認 証 取 得 を 目 指 すことを 目 標 と する 2. 適 用 2.1 適 用 範 囲 本 マニュアルは 京 都 工 芸 繊 維 大 学 の 事 務 部 門 における 業 務 に 適 用 する 2.2 適 用 規 格 本 マニュアルは ISO9001 及 びJISQ14001(ISO14001)を 参 考 に する 2.3 制 定 及 び 改 訂 本 マニュアルの 制 定 及 び 改 訂 は 最 高 責 任 者 の 発 議 に 基 づき 本 マニュアル 文 書 管 理 の 定 めに 従 って 行 う 3. 用 語 の 定 義 本 マニュアルで 使 用 する 用 語 は 基 本 的 にISO9001 及 びJISQ14001(IS O14001)に 定 められた 用 語 の 定 義 に 準 ずるが 固 有 の 用 語 については 以 下 に 定 義 す る 用 語 定 義 最 高 責 任 者 学 長 総 括 事 務 管 理 責 任 者 事 務 局 長 副 総 括 事 務 管 理 責 任 者 総 括 事 務 管 理 責 任 者 の 提 案 に 基 づき 最 高 責 任 者 が 任 命 す る 者 事 務 管 理 責 任 者 総 務 課 長 事 務 マネジメント 委 員 会 事 務 マネジメントシステムに 係 る 重 要 な 事 項 について 審 議 決 定 を 行 う 委 員 会 事 務 業 務 監 査 委 員 会 内 部 監 査 に 係 る 重 要 な 事 項 について 決 定 する 委 員 会 事 務 マネジメント 事 務 局 事 務 マネジメントシステムの 実 施 及 び 管 理 のための 事 務 局 ( 担 当 : 総 務 課 ) 1

2 4. 事 務 マネジメントシステム 4.1 事 務 マネジメントシステムの 構 築 運 用 及 び 維 持 1. 事 務 マネジメントシステム とは 京 都 工 芸 繊 維 大 学 が 事 務 改 善 を 積 極 的 に 推 進 するため (1) 事 務 マネジメント 方 針 を 立 て 事 務 改 善 課 題 の 収 集 登 録 及 び 抽 出 を 行 い 具 体 的 な 事 務 改 善 プログラムを 策 定 する(Plan) (2) 事 務 改 善 プログラムを 実 施 する(Do) (3) レビューや 内 部 監 査 等 により 事 務 改 善 プログラムが 適 切 に 実 施 されているか 実 施 状 況 や 実 施 効 果 を 点 検 評 価 する(Check) (4) 点 検 評 価 により 見 直 しが 必 要 な 部 分 について 事 務 改 善 プログラムの 修 正 を 行 う (Act) という 一 連 のPDCAサイクルを 構 築 し 事 務 業 務 の 効 率 的 な 運 用 と 継 続 的 な 改 善 を 図 ろう とするシステムである 2. 最 高 責 任 者 は 事 務 業 務 の 効 率 的 運 用 と 継 続 的 改 善 を 実 行 するため 事 務 マネジメントシス テムを 構 築 し その 運 用 及 び 維 持 を 行 う 2

3 事 務 マネジメントシステムのサイクル 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 平 成 20 年 10 月 4 月 (H20.10) 事 務 改 善 課 題 の 収 集 登 録 抽 出 ( 事 務 改 善 課 題 登 録 表 の 作 成 ) 5 月 (H20.10) 計 画 (Plan) 事 務 改 善 プログラムの 策 定 6 月 (H20.10) 事 務 改 善 プログラムの 実 施 実 施 (Do) 11 月 (H21.1) 事 務 改 善 プログラムの 進 捗 管 理 ( 内 部 監 査 ) 2~3 月 (H21.2) 点 検 評 価 (Check) 事 務 改 善 プログラムの 実 施 状 況 実 施 効 果 の 点 検 評 価 (レビュー) 3 月 (H21.3) 事 務 改 善 プログラムの 見 直 し 修 正 見 直 し 修 正 (Act) 3

4 4.2 事 務 マネジメント 方 針 事 務 マネジメント 方 針 A. 基 本 理 念 近 年 京 都 工 芸 繊 維 大 学 においては 教 育 研 究 の 高 度 化 複 雑 化 情 報 化 や 国 際 化 の 進 展 外 部 資 金 や 競 争 的 研 究 費 の 増 加 物 品 納 入 に 関 する 検 収 の 徹 底 大 学 間 連 携 産 学 官 連 携 社 会 連 携 の 進 展 さらには 大 学 評 価 や 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 などの 業 務 が 課 されたことなどに より 事 務 量 が 増 大 しているのみならず 質 的 にも 高 度 化 効 率 化 が 求 められるようになっ てきた また 平 成 16 年 4 月 からは 国 立 大 学 法 人 化 に 伴 い 中 期 目 標 中 期 計 画 年 度 計 画 の 策 定 実 施 成 果 報 告 が 求 められるようになり 新 たな 事 務 が 付 加 された さらに 平 成 18 年 度 に 教 育 研 究 組 織 の 抜 本 的 改 編 ( 工 芸 学 部 及 び 繊 維 学 部 の 統 合 等 )を 行 ったことにより 膨 大 な 移 行 業 務 が 付 加 された 一 方 で 国 立 大 学 法 人 に 対 して 効 率 化 係 数 による 運 営 費 交 付 金 の1% 削 減 や 政 府 が 主 導 している 人 件 費 削 減 計 画 ( 平 成 18 年 度 から 5 年 間 に 亘 る1% 削 減 )が 進 められている このような 状 況 の 中 で 教 育 研 究 に 対 する 支 援 業 務 の 強 化 と 教 員 や 学 生 に 対 するサービス の 向 上 を 図 りつつ 法 人 化 が 目 指 す 自 主 的 効 率 的 大 学 運 営 を 実 現 するために 事 務 改 善 を 積 極 的 に 推 進 する B. 方 針 1. 効 率 化 係 数 により 人 件 費 物 件 費 が 削 減 される 中 で 事 務 職 員 のさらなる 削 減 が 不 可 避 で あるとすれば 量 的 拡 大 と 高 度 化 複 雑 化 の 一 途 をたどる 大 学 の 事 務 業 務 に 対 応 していくた め 現 在 の 事 務 業 務 のあり 方 を 抜 本 的 に 見 直 し 可 能 なものから 廃 止 簡 素 化 する 2. 一 元 集 中 処 理 重 複 事 務 の 廃 止 アウトソーシングなど 事 務 処 理 の 効 率 化 合 理 化 を 果 敢 に 実 施 する 3. 全 事 務 職 員 が 一 丸 となって 事 務 マネジメント 方 針 の 達 成 を 図 る 4. 事 務 業 務 の 効 率 的 運 用 と 継 続 的 改 善 を 実 行 するため 事 務 マネジメントシステムを 構 築 するとともに 内 部 監 査 を 実 施 し これを 定 期 的 に 見 直 す この 方 針 は 文 書 化 し 事 務 に 関 わるすべての 構 成 員 に 周 知 すると 共 に 大 学 内 外 に 開 示 する 2008 年 10 月 1 日 国 立 大 学 法 人 京 都 工 芸 繊 維 大 学 長 江 島 義 道 4

5 4.2.1 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 等 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 改 訂 最 高 責 任 者 が 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 を 必 要 と 判 断 したときや レビュー 等 に より 事 務 マネジメント 方 針 の 変 更 を 必 要 としたときは 事 務 管 理 責 任 者 は 最 高 責 任 者 の 指 示 により 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 改 訂 案 を 作 成 し 事 務 マネジメント 委 員 会 に 提 出 する 事 務 マネジメント 委 員 会 は 提 出 された 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 改 訂 案 を 審 議 して 審 議 結 果 を 最 高 責 任 者 に 報 告 する 最 高 責 任 者 は 承 認 の 上 署 名 する 事 務 管 理 責 任 者 は 事 務 マネジメント 方 針 の 周 知 の 手 順 により 全 事 務 職 員 への 周 知 を 実 施 する 事 務 マネジメント 方 針 の 周 知 1. 全 事 務 職 員 への 周 知 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 は 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 改 訂 が 行 われたとき 並 びに 毎 年 度 の 当 初 に 事 務 マネジメント 方 針 説 明 会 を 開 催 し 全 事 務 職 員 に 周 知 し 学 内 の 公 の 場 に 掲 示 する 2. 学 外 への 周 知 事 務 マネジメント 事 務 局 は 事 務 マネジメント 方 針 をホームページや 広 報 誌 等 に 記 載 し 一 般 に 公 開 する 事 務 マネジメント 方 針 のレビュー 事 務 マネジメント 方 針 のレビューは 最 高 責 任 者 が 必 要 と 判 断 したときに 行 う 4.3 計 画 事 務 改 善 課 題 及 び 事 務 改 善 プログラム 事 務 改 善 課 題 の 収 集 登 録 及 び 抽 出 1. 各 課 長 室 長 は 各 課 室 の 事 務 業 務 に 係 る 課 題 を 収 集 して 事 務 改 善 課 題 登 録 表 ( 様 式 1) を 作 成 し 事 務 管 理 責 任 者 に 提 出 する 2. 事 務 管 理 責 任 者 は 各 課 長 室 長 から 提 出 された 事 務 改 善 課 題 登 録 表 をとりまとめ 事 務 マネジメント 委 員 会 に 諮 り 大 学 の 事 務 改 善 課 題 登 録 表 を 策 定 する 5

6 3. 事 務 マネジメント 委 員 会 では 大 学 の 事 務 改 善 課 題 登 録 表 の 中 から 実 施 が 必 要 な 事 務 改 善 課 題 を 抽 出 するとともに 実 行 にあたっての 主 たる 実 施 部 署 及 び 関 係 部 署 に 振 り 分 ける 事 務 改 善 プログラムの 策 定 1. 事 務 管 理 責 任 者 は 主 たる 実 施 部 署 及 び 関 係 部 署 へ 実 行 すべき 事 務 改 善 課 題 を 通 知 し 主 た る 実 施 部 署 へ 事 務 改 善 課 題 に 係 る 事 務 改 善 プログラム( 様 式 2) の 作 成 を 依 頼 する 2. 主 たる 実 施 部 署 の 課 長 室 長 は 事 務 改 善 プログラム を 作 成 し 事 務 管 理 責 任 者 へ 提 出 す る 3. 事 務 管 理 責 任 者 は 主 たる 実 施 部 署 の 課 長 室 長 から 提 出 された 事 務 改 善 プログラム を 取 りまとめ 事 務 マネジメント 委 員 会 に 諮 り 大 学 の 事 務 改 善 プログラム を 策 定 する 4. 事 務 管 理 責 任 者 は 策 定 した 大 学 の 事 務 改 善 プログラム を 最 高 責 任 者 に 報 告 するととも に 全 事 務 職 員 及 び 教 員 に 周 知 する 4.4 実 施 及 び 運 用 役 割 責 任 及 び 権 限 事 務 マネジメントシステムを 効 果 的 に 実 施 運 用 するために 組 織 体 制 及 び 主 な 役 割 と 責 任 と 権 限 を 明 確 にする 組 織 体 制 1. 組 織 体 制 は 最 高 責 任 者 の 下 で 総 括 事 務 管 理 責 任 者 事 務 管 理 責 任 者 事 務 マネジメント 委 員 会 事 務 業 務 監 査 委 員 会 及 び 全 課 室 により 構 成 し 事 務 マネジメント 担 当 の 事 務 局 を 総 務 課 に 置 く 2. 事 務 マネジメントシステムを 実 施 運 用 するための 組 織 体 制 は 図 のとおりとし それぞれの 役 割 責 任 及 び 権 限 を 定 め 全 事 務 職 員 に 伝 達 する 6

7 図 最 高 責 任 者 ( 学 長 ) 事 務 マネジメント 事 務 局 ( 総 務 課 ) 事 務 業 務 監 査 委 員 会 事 務 マネジメント 委 員 会 総 括 事 務 管 理 責 任 者 ( 事 務 局 長 ) 事 務 管 理 責 任 者 ( 総 務 課 長 ) 総 務 課 総 務 課 研 究 科 事 務 室 企 画 広 報 課 国 際 企 画 課 総 務 課 人 事 労 務 室 財 務 課 研 究 協 力 課 情 報 課 財 務 課 調 達 検 収 室 入 試 課 学 生 サ ー ビ ス 課 学 務 課 施 設 マ ネ ジ メ ン ト 課 7

8 最 高 責 任 者 の 役 割 責 任 及 び 権 限 1. 最 高 責 任 者 は 事 務 改 善 プログラムの 実 施 及 び 管 理 に 不 可 欠 な 資 源 を 確 実 に 利 用 できるよう にする 資 源 には 人 的 資 源 及 び 専 門 的 な 技 能 組 織 のインフラストラクチャー 技 術 及 び 資 金 を 含 む 2. 詳 細 な 最 高 責 任 者 の 責 任 及 び 権 限 は 責 任 及 び 権 限 に 定 める 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 1. 最 高 責 任 者 は 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 を 任 命 する 2. 最 高 責 任 者 は 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 に 次 に 示 す 役 割 責 任 及 び 権 限 を 他 の 責 任 にかかわりなく 与 えるものとする (1) 事 務 マネジメントシステムが 確 立 され 実 施 され かつ 維 持 されることを 確 実 にするこ と 事 務 マネジメントシステムの 運 用 は 主 に 事 務 管 理 責 任 者 が 行 い 定 期 的 に 総 括 事 務 管 理 責 任 者 に 報 告 する 総 括 事 務 管 理 責 任 者 は 報 告 に 基 づき 事 務 マネジメントシステムを 維 持 するための 資 源 と 人 員 について 最 高 責 任 者 と 協 議 し 対 応 する (2) レビュー 及 び 事 務 マネジメントシステムの 改 善 の 基 礎 として 最 高 責 任 者 に 事 務 マネジ メントシステムの 実 績 を 報 告 すること 3. 詳 細 な 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 の 役 割 は 責 任 及 び 権 限 に 定 める 副 総 括 事 務 管 理 責 任 者 1. 最 高 責 任 者 は 総 括 事 務 管 理 責 任 者 の 提 案 に 基 づき 副 総 括 事 務 管 理 責 任 者 を 任 命 すること ができる 2. 副 総 括 事 務 管 理 責 任 者 は 総 括 事 務 管 理 責 任 者 の 業 務 を 補 佐 する 事 務 マネジメント 委 員 会 1. 事 務 マネジメント 委 員 会 の 構 成 員 事 務 マネジメント 委 員 会 は 次 の 委 員 で 構 成 する (1) 総 括 事 務 管 理 責 任 者 (2) 副 総 括 事 務 管 理 責 任 者 (3) 事 務 管 理 責 任 者 (4) 各 課 長 室 長 2. 委 員 長 (1) 事 務 マネジメント 委 員 会 に 委 員 長 を 置 き 総 括 事 務 管 理 責 任 者 をもって 充 てる (2) 委 員 長 は 委 員 会 を 招 集 し その 議 長 となる 3. 会 議 (1) 委 員 会 は 委 員 の 過 半 数 が 出 席 しなければ 議 事 を 開 くことができない 8

9 (2) 議 事 は 出 席 委 員 の 過 半 数 で 決 し 可 否 同 数 のときは 議 長 の 決 するところによる (3) 委 員 長 が 必 要 と 認 めたときは 委 員 以 外 の 者 を 会 議 に 出 席 させることができる 4. 審 議 事 項 事 務 マネジメント 委 員 会 の 審 議 事 項 は 次 のとおりとする 審 議 事 項 関 連 手 順 備 考 1. 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 改 訂 案 の 作 成 事 務 マネジメント 方 針 の 制 定 等 2. 事 務 改 善 プログラムの 策 定 事 務 改 善 課 題 及 び 事 務 改 善 プログラム 3. コミュニケーションに 定 める 内 部 及 び 外 部 事 務 改 善 関 連 情 報 コミュニケーション 事 務 管 理 責 任 者 が 審 議 の 必 要 性 を 認 めた 場 合 への 対 応 4. 事 務 マネジメントシステム 文 書 の 新 規 作 成 レビュー 廃 止 文 書 管 理 事 務 管 理 責 任 者 が 関 係 課 室 との 協 議 の 結 果 審 議 の 必 要 性 を 認 めた 場 合 5. 事 務 改 善 効 果 事 務 改 善 プログラムの 進 捗 管 理 及 び 実 施 状 況 の 評 価 6. 最 高 責 任 者 によるレビュー レビューの 実 行 7. その 他 事 務 管 理 責 任 者 が 必 要 と 認 めた 事 項 5. 議 事 録 委 員 会 における 審 議 の 経 過 及 び 結 果 は 議 事 録 に 記 載 し 事 務 管 理 責 任 者 の 承 認 を 得 て 事 務 マ ネジメント 事 務 局 で 保 管 する 事 務 業 務 監 査 委 員 会 1. 内 部 監 査 を 実 施 するために 事 務 業 務 監 査 委 員 会 を 置 く 2. 事 務 業 務 監 査 委 員 会 の 詳 細 な 役 割 等 は 内 部 監 査 に 定 める 事 務 マネジメント 事 務 局 事 務 マネジメントシステムを 円 滑 に 実 施 及 び 管 理 するために 事 務 マネジメント 事 務 局 を 総 務 課 に 置 く 9

10 責 任 及 び 権 限 事 務 マネジメントシステムを 実 施 するための 主 要 な 業 務 は 以 下 のとおりとする 組 織 体 制 主 要 な 業 務 最 高 責 任 者 総 括 事 務 管 理 責 任 者 事 務 管 理 責 任 者 事 務 マネジメント 委 員 会 1 事 務 マネジメントシステムの 実 施 及 び 管 理 に 不 可 欠 な 資 源 の 提 供 資 源 には 人 的 資 源 及 び 専 門 的 な 技 能 技 術 並 びに 資 金 を 含 む 2 事 務 マネジメント 方 針 の 策 定 3 総 括 事 務 管 理 責 任 者 副 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 の 任 命 4 事 務 マネジメントマニュアルの 承 認 5 事 務 マネジメントシステムのレビュー ( 事 務 マネジメントシステムに 関 する 総 括 責 任 者 ) 1 事 務 管 理 責 任 者 の 報 告 に 基 づき 事 務 マネジメントシステムを 維 持 する ための 資 源 と 人 員 について 対 応 2 事 務 マネジメント 方 針 の 周 知 3 事 務 マネジメント 委 員 会 委 員 長 ( 事 務 マネジメントシステムに 関 する 責 任 者 ) 1 事 務 マネジメントシステムを 確 立 し 実 施 し 維 持 する 2 事 務 マネジメントシステム 運 用 状 況 の 最 高 責 任 者 及 び 総 括 事 務 管 理 責 任 者 への 報 告 3 事 務 マネジメント 方 針 策 定 の 補 佐 及 び 事 務 マネジメント 方 針 の 周 知 4 事 務 改 善 プログラムの 策 定 5 事 務 マネジメント 委 員 会 委 員 6 研 修 計 画 の 作 成 及 び 実 施 状 況 の 管 理 7 内 外 のコミュニケーションの 対 応 8 事 務 マネジメントシステム 文 書 の 確 立 維 持 及 び 文 書 管 理 の 主 管 9 問 題 事 項 の 調 査 と 是 正 及 び 予 防 処 置 の 実 行 管 理 10 内 部 監 査 結 果 のフォローアップ 11 最 高 責 任 者 の 事 務 マネジメントシステムレビューの 補 佐 ( 事 務 改 善 に 関 する 重 要 な 事 項 についての 審 議 の 実 施 ) 1 事 務 マネジメントシステムに 関 する の 4 に 示 す 事 項 の 審 議 10

11 組 織 体 制 主 要 な 業 務 事 務 業 務 監 査 委 員 会 事 務 業 務 監 査 委 員 会 委 員 長 事 務 マネジメント 事 務 局 ( 総 務 課 ) 課 長 室 長 ( 内 部 監 査 に 関 する 重 要 な 事 項 についての 決 定 ) 1 内 部 監 査 計 画 の 作 成 2 内 部 監 査 の 実 施 3 内 部 監 査 結 果 の 報 告 ( 内 部 監 査 に 関 しあらゆる 権 限 を 有 する 責 任 者 ) 1 監 査 員 の 任 命 2 内 部 監 査 計 画 の 作 成 及 び 実 施 状 況 の 管 理 3 内 部 監 査 結 果 の 事 務 管 理 責 任 者 への 報 告 ( 事 務 マネジメントシステムに 関 する 事 務 担 当 ) 1 研 修 の 実 施 及 び 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 の 作 成 2 事 務 マネジメントシステム 文 書 の 保 管 管 理 3 記 録 の 保 管 管 理 4 事 務 改 善 情 報 の 第 三 者 への 公 表 の 実 施 及 び 報 告 5 事 務 マネジメント 委 員 会 及 び 事 務 業 務 監 査 委 員 会 の 業 務 委 員 会 の 開 催 に 関 する 調 整 連 絡 準 備 審 議 資 料 の 作 成 議 事 録 の 作 成 及 び 保 管 など 6 事 務 マネジメント 関 連 情 報 の 収 集 7 外 部 からの 事 務 マネジメント 関 連 情 報 への 対 応 ( 課 室 に 所 属 する 職 員 に 対 する 事 務 改 善 業 務 及 び 教 育 の 責 任 と 権 限 を 有 す る 者 ) 1 自 課 室 の 事 務 マネジメントシステムの 確 立 実 施 維 持 及 び 管 理 2 自 課 室 の 事 務 マネジメントシステムを 実 施 管 理 するに 必 要 な 資 源 ( 人 技 術 技 能 設 備 資 金 )の 提 供 3 自 課 室 の 事 務 改 善 プログラムの 実 施 4 自 課 室 で 発 生 した 問 題 事 項 及 び 内 部 監 査 指 摘 事 項 につき 是 正 処 置 を 実 行 また 必 要 に 応 じ 予 防 処 置 をとる 5 事 務 マネジメント 委 員 会 委 員 11

12 4.4.2 事 務 改 善 プログラムの 実 施 各 課 長 室 長 は 事 務 業 務 に 係 る 課 題 を 解 決 するために 事 務 改 善 プログラム を 実 施 する 研 修 全 事 務 職 員 に 必 要 な 事 務 マネジメントシステムに 関 する 自 覚 と 知 識 の 研 修 を また 事 務 改 善 に 著 しい 効 果 を 与 える 業 務 に 従 事 する 職 員 には 必 要 な 研 修 を 実 施 する 研 修 の 計 画 と 実 施 1. 研 修 は 事 務 管 理 責 任 者 が 作 成 した 年 間 研 修 実 施 計 画 ( 様 式 3) に 基 づき 実 施 責 任 者 が 実 施 する 研 修 の 実 施 は 研 修 実 施 要 領 に 定 める 2. 研 修 は 全 事 務 職 員 を 対 象 に 行 う 基 本 研 修 と 幹 部 研 修 に 分 けて 行 う 研 修 の 内 容 1. 基 本 研 修 は 全 事 務 職 員 に 対 して 事 務 マネジメントシステムに 関 する 知 識 と 意 義 への 理 解 を 深 めさせるとともに 自 らが 担 う 役 割 を 自 覚 させるために 以 下 の 事 項 について 行 う (1) 事 務 マネジメントシステムの 仕 組 みと 事 務 マネジメント 方 針 を 達 成 することの 重 要 性 (2) 自 らが 職 務 を 遂 行 する 上 で 事 務 負 荷 を 抑 制 させる 自 覚 とその 役 割 (3) 定 められた 手 順 を 守 らなかったために 事 務 運 営 に 与 える 影 響 2. 幹 部 研 修 は 幹 部 業 務 に 必 要 な 知 識 と 技 能 を 修 得 するために 事 務 管 理 責 任 者 が 指 名 した 職 員 に 対 して 行 う 3. 著 しい 事 務 改 善 効 果 の 要 因 となりうる 業 務 に 従 事 する 職 員 への 研 修 は 必 要 な 有 資 格 者 を 配 置 するために 行 う 資 格 取 得 研 修 や 講 習 に 参 加 させることにより 行 うものとする 12

13 研 修 実 施 手 順 項 目 研 修 計 画 担 当 内 容 事 務 管 理 責 任 者 は 教 育 研 修 のニーズを 明 確 にし 毎 年 4 月 に 年 間 研 修 実 施 計 画 を 作 成 する なお 年 間 研 修 実 施 計 画 の 変 更 が 必 要 な 場 合 には 修 正 を 行 う 研 修 実 施 事 務 マネジメント 事 務 局 は 年 間 研 修 実 施 計 画 に 基 づき 研 修 実 施 要 領 に 従 い 研 修 の 実 施 を 行 う 実 施 の 際 には 出 欠 者 リストを 作 成 する 効 果 の 確 認 と 記 録 事 務 マネジメント 事 務 局 は 研 修 の 実 施 後 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 を 作 成 する また 参 加 者 の 感 想 を 聞 くことによ り 効 果 を 確 認 し 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 の 効 果 の 確 認 欄 に 記 録 する フォローアップ ( 欠 席 者 追 加 要 望 者 対 象 ) 事 務 マネジメント 事 務 局 は 出 欠 席 者 をチェックし 欠 席 者 があれば 再 教 育 を 実 施 する 報 告 事 務 マネジメント 事 務 局 は 研 修 実 施 後 1 週 間 以 内 に 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 を 事 務 管 理 責 任 者 に 提 出 する 事 務 管 理 責 任 者 は 最 高 責 任 者 に 報 告 する 研 修 の 記 録 事 務 マネジメント 事 務 局 は 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 ( 様 式 4) により 研 修 内 容 を 記 録 し 事 務 管 理 責 任 者 に 報 告 する 13

14 表 1 研 修 実 施 一 覧 研 修 の 名 称 実 施 責 任 者 対 象 者 目 的 内 容 頻 度 備 考 事 務 マネジメントシス テム 全 般 事 務 マネジ メント 方 針 事 務 改 善 プログラム 等 の 理 解 を 深 め 事 務 改 善 負 荷 の 抑 制 改 善 行 動 への 自 覚 を 高 める 基 本 研 修 事 務 マネジメン ト 委 員 会 委 員 全 事 務 職 員 年 1 回 幹 部 研 修 役 員 事 務 管 理 責 任 者 等 事 務 管 理 責 任 者 が 指 名 した 職 員 幹 部 業 務 に 必 要 な 知 識 と 技 能 研 修 を 行 う 必 要 に 応 じて 行 う コミュニケーション 本 学 の 事 務 マネジメントシステムを 運 用 する 上 で 内 部 での 事 務 マネジメント 関 連 情 報 の 処 理 及 び 外 部 との 事 務 マネジメント 関 連 情 報 のやりとりを 確 立 する 内 部 でのコミュニケーション 1. 事 務 マネジメントに 必 要 な 情 報 の 伝 達 及 び 報 告 事 項 は 事 務 管 理 責 任 者 から 関 係 課 室 へ 文 書 により 伝 達 する 2. 特 に 事 務 業 務 の 運 用 及 び 事 務 改 善 の 実 施 により 生 じた 問 題 事 項 是 正 予 防 処 置 につい ては 速 やかに 伝 達 する 3. 年 数 回 事 務 マネジメント 委 員 会 を 開 催 し 各 課 室 間 におけるコミュニケーションを 図 る 4. 事 務 マネジメントシステムの 運 用 状 況 について 最 高 責 任 者 には 随 時 事 務 管 理 責 任 者 が 報 告 する 5. 教 職 員 及 び 学 生 等 からの 事 務 改 善 に 関 する 提 案 やその 他 の 事 務 マネジメント 関 連 情 報 の 提 供 は 課 長 及 び 室 長 を 通 じて 事 務 管 理 責 任 者 に 文 書 により 報 告 する 6. 毎 年 事 務 改 善 結 果 報 告 書 を 作 成 し ホームページ 等 に 掲 載 して 事 務 マネジメントの 活 動 状 況 を 学 内 に 周 知 する 外 部 とのコミュニケーション 14

15 1. 外 部 から 寄 せられる 事 務 マネジメントに 関 する 情 報 ( 苦 情 等 )については 事 務 マネジメン ト 事 務 局 及 び 各 課 室 において 受 け 付 ける 2. 外 部 からの 情 報 に 対 して 事 務 管 理 責 任 者 が 必 要 があると 判 断 した 場 合 には 事 務 マネジメ ント 委 員 会 に 諮 り 回 答 を 行 う 3. 外 部 から 事 務 マネジメントシステムに 係 る 文 書 の 開 示 要 求 があった 場 合 には 当 面 学 内 の 開 示 に 限 っていることを 回 答 する 4. 外 部 とのコミュニケーションに 関 する 記 録 及 び 回 答 書 は 別 に 定 める 外 部 情 報 記 録 書 ( 様 式 5) による 事 務 マネジメントシステム 関 連 文 書 事 務 マネジメントシステムを 機 能 させるために 事 務 マネジメントマニュアル 記 録 等 を 作 成 し 維 持 管 理 する 事 務 マネジメントシステム 関 連 文 書 の 構 成 事 務 マネジメントシステムの 文 書 体 系 は 以 下 のとおりとする 1. 事 務 マネジメントマニュアル は 本 学 の 事 務 マネジメントシステムを 運 用 するために 包 括 的 に 記 述 した 文 書 である これを 一 次 文 書 という 2. 事 務 改 善 を 実 行 していくために 必 要 な 具 体 的 な 手 段 責 任 とスケジュールを 記 述 した 事 務 改 善 プログラム 及 び 要 領 を 二 次 文 書 という 3. 事 務 マネジメントシステムの 維 持 管 理 に 関 連 して 作 業 した 結 果 を 記 録 とする 一 次 文 書 : 事 務 マネジメントマニュアル 二 次 文 書 : 事 務 改 善 プログラム 要 領 記 録 4. 事 務 マネジメントシステムに 関 連 する 文 書 を 事 務 マネジメントシステム 関 連 文 書 の 一 覧 に 記 す 文 書 管 理 事 務 マネジメントシステムを 確 実 に 実 施 維 持 するために 事 務 マネジメントマニュアル 15

16 及 び 事 務 改 善 プログラム を 確 立 し 維 持 管 理 する 文 書 管 理 の 責 任 事 務 管 理 責 任 者 が 主 管 し 配 付 保 管 等 は 事 務 マネジメント 事 務 局 が 担 当 する 文 書 のレビュー 時 期 レビュー 時 期 は 次 のとおりとする 定 期 毎 年 3 月 最 高 責 任 者 のレビュー 時 不 定 期 最 高 責 任 者 または 総 括 事 務 管 理 責 任 者 事 務 管 理 責 任 者 がレビューを 必 要 と 判 断 した 時 文 書 の 管 理 手 順 1. 文 書 の 新 規 作 成 改 訂 及 び 廃 止 の 起 案 から 承 認 まで 項 目 担 当 内 容 1 事 務 管 理 責 任 者 は 文 書 の 新 規 作 成 改 訂 廃 止 が 必 要 と 判 断 した 場 合 これを 起 案 する 2 新 規 作 成 改 訂 廃 止 を 希 望 する 課 室 は 起 案 / 協 議 事 務 管 理 責 任 者 と 協 議 し 起 案 する 3 1 及 び2で 審 議 を 要 すると 判 断 した 事 項 に ついて 事 務 管 理 責 任 者 は 事 務 マネジメント 委 員 会 の 審 議 事 項 とする 審 議 事 務 マネジメント 委 員 会 は 審 議 を 行 う 承 認 事 務 マネジメントマニュアルは 最 高 責 任 者 が 承 認 し その 他 の 文 書 は 事 務 管 理 責 任 者 が 承 認 す る 文 書 には 制 定 及 び 改 訂 の 日 付 を 記 入 する また 改 訂 の 場 合 は 承 認 者 欄 への 日 付 と 氏 名 の 記 入 をもって 承 認 されたものとする 保 管 / 廃 止 事 務 管 理 責 任 者 は 承 認 された 内 容 を 事 務 マネ ジメントシステム 電 子 化 文 書 ファイルに 登 録 または 廃 止 する 文 書 の 配 付 と 保 管 1. 事 務 マネジメントマニュアルなどの 文 書 は 事 務 マネジメント 事 務 局 から 各 課 室 に 印 刷 して 配 付 する 各 課 室 では 配 付 された 文 書 を 決 めた 場 所 に 保 管 する 2. 文 書 が 改 訂 された 場 合 は 改 訂 部 分 を 事 務 マネジメント 事 務 局 から 各 課 室 に 配 付 する 16

17 各 課 室 は 配 付 された 改 訂 部 分 を 改 訂 文 書 として 課 室 で 保 存 する 3. 事 務 マネジメント 事 務 局 は 要 求 があれば 各 課 室 で 常 に 最 新 のものの 閲 覧 が 出 来 るように 電 子 化 された 文 書 を 保 管 維 持 する 文 書 の 開 示 基 準 開 示 基 準 決 定 検 討 事 項 設 定 課 室 内 の 開 示 に 限 る ただし 学 内 の 当 該 課 室 以 外 課 室 外 秘 から 開 示 を 要 求 された 場 合 事 務 管 理 責 任 者 が 承 認 すれば 要 求 者 に 開 示 することができる 学 内 限 定 当 面 学 内 の 開 示 に 限 る 事 務 マネジメント 方 針 及 び 事 務 改 善 プログラム 以 外 の すべて 事 務 マネジメント 方 針 事 務 改 善 プログラム 記 録 の 管 理 事 務 マネジメントシステムの 実 施 運 用 に 必 要 な 記 録 を 明 確 にし 管 理 する 手 順 を 定 め 維 持 する 事 務 マネジメント 記 録 事 務 マネジメントシステムの 実 施 運 用 に 必 要 な 事 務 マネジメント 記 録 とその 管 理 を 下 記 の 通 り 定 める 記 録 は 事 務 管 理 責 任 者 が 主 管 し 事 務 マネジメント 事 務 局 で 所 定 期 間 保 管 する 要 求 事 項 事 務 マネジメント 記 録 保 管 責 任 者 全 体 4.3. 計 画 4.4. 実 施 及 び 運 用 4.5 点 検 及 び 評 価 事 務 マネジメント 委 員 会 議 事 録 事 務 改 善 課 題 登 録 表 事 務 改 善 プログラム 年 間 研 修 実 施 計 画 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 外 部 情 報 記 録 書 事 務 改 善 プログラム 進 捗 状 況 点 検 報 告 書 事 務 改 善 プログラム 実 施 状 況 報 告 書 事 務 改 善 実 施 効 果 等 一 覧 事 務 改 善 問 題 事 項 報 告 書 是 正 及 び 予 防 処 置 報 告 書 事 務 管 理 責 任 者 17

18 内 部 監 査 計 画 書 事 務 業 務 内 部 監 査 結 果 報 告 書 4.6 レビュー 最 高 責 任 者 によるレビューの 記 録 事 務 マネジメント 記 録 の 要 件 1. 事 務 マネジメント 記 録 は 読 みやすく どのような 事 務 に 関 わるかの 識 別 や 検 索 が 容 易 にでき るようにする 2. 事 務 マネジメント 記 録 は 損 傷 劣 化 紛 失 しない 状 態 で 保 管 する 3. 事 務 マネジメント 記 録 の 保 管 期 間 は 原 則 として 30 年 とする 4.5 点 検 及 び 評 価 事 務 改 善 プログラムの 進 捗 管 理 及 び 実 施 状 況 の 評 価 事 務 改 善 プログラムの 進 捗 管 理 1. 各 課 長 室 長 は 事 務 改 善 プログラム により プログラムの 進 捗 管 理 を 行 う 2. 各 課 長 室 長 は 自 課 室 の 進 捗 状 況 を 把 握 し 事 務 改 善 プログラム 進 捗 状 況 点 検 報 告 書 ( 様 式 6) により 事 務 改 善 責 任 者 に 報 告 する 事 務 改 善 プログラムの 実 施 状 況 の 評 価 1. 各 課 長 室 長 は 事 務 改 善 プログラム の 実 施 状 況 を 評 価 及 び 分 析 し その 結 果 を 事 務 改 善 プログラム 実 施 状 況 報 告 書 ( 様 式 7) に 整 理 して 事 務 管 理 責 任 者 に 報 告 する 2. 各 課 長 室 長 は 評 価 及 び 分 析 の 結 果 必 要 があれば 事 務 改 善 プログラム の 見 直 し 修 正 を 行 う 3. 事 務 管 理 責 任 者 は 各 課 長 室 長 から 報 告 された 事 務 改 善 プログラム 実 施 状 況 報 告 書 を 事 務 マネジメント 委 員 会 に 報 告 の 上 最 高 責 任 者 に 報 告 する 4. 実 施 が 完 了 した 事 務 改 善 プログラム については 事 務 管 理 責 任 者 が 年 度 毎 に 事 務 改 善 の 実 施 効 果 等 を 事 務 改 善 実 施 効 果 等 一 覧 ( 様 式 8) に 取 りまとめ 事 務 マネジメント 委 員 会 に 諮 った 上 で 最 高 責 任 者 に 報 告 する 事 務 改 善 に 係 る 問 題 事 項 の 発 生 並 びに 是 正 及 び 予 防 処 置 事 務 改 善 を 実 施 する 中 で 何 らかの 問 題 事 項 が 発 生 した 場 合 または 発 生 する 可 能 性 が 予 測 される 場 合 には 応 急 処 置 原 因 の 究 明 再 発 防 止 のための 是 正 処 置 及 び 未 然 防 止 のための 予 防 処 置 を 実 行 する そのために 責 任 と 権 限 を 含 めた 手 順 を 定 め 維 持 する 18

19 問 題 事 項 の 定 義 1. 学 内 規 則 等 から 継 続 して 逸 脱 している 事 項 2. 外 部 及 び 内 部 からの 苦 情 事 項 3. 行 政 機 関 からの 指 摘 指 導 事 項 なお 内 部 監 査 の 結 果 発 見 した 問 題 事 項 の 取 扱 いは 内 部 監 査 による 問 題 事 項 の 判 定 並 びに 是 正 及 び 予 防 処 置 の 実 施 問 題 事 項 の 判 定 は 事 務 管 理 責 任 者 が 行 う また 一 連 の 処 置 については 事 務 改 善 問 題 事 項 報 告 書 ( 様 式 9) と 是 正 及 び 予 防 処 置 報 告 書 ( 様 式 10) により 行 う 問 題 事 項 による 見 直 し 事 務 管 理 責 任 者 は 原 因 調 査 から 是 正 処 置 にいたる 手 順 で 事 務 マネジメントシステムをレ ビューする 必 要 があると 判 断 した 場 合 は 事 務 マネジメント 委 員 会 の 審 議 を 経 て 決 定 する 問 題 事 項 の 管 理 手 順 項 目 潜 在 する 問 問 題 事 項 題 事 項 の 発 の 発 見 見 応 急 処 置 担 当 内 容 事 務 管 理 責 任 者 は 1 学 内 規 則 等 から 継 続 して 逸 脱 している 事 項 2 外 部 及 び 内 部 からの 苦 情 3 行 政 機 関 からの 指 摘 指 導 事 項 に 対 し て 判 定 を 行 い 問 題 事 項 については 各 課 長 室 長 へ 応 急 処 置 の 指 示 を 行 う 各 課 長 室 長 は 速 やかに 問 題 事 項 への 応 急 処 置 を 行 う 原 因 の 究 明 各 課 長 室 長 は 原 因 の 究 明 を 行 う 是 正 予 防 処 置 案 各 課 長 室 長 は 事 務 改 善 問 題 事 項 報 告 書 及 び 是 正 及 び 予 防 処 置 報 告 書 に 問 題 事 項 とその 是 正 処 置 根 本 対 策 及 び 再 発 防 止 の 立 案 を 行 う 内 容 確 認 事 務 管 理 責 任 者 は 是 正 及 び 予 防 処 置 報 告 書 を 閲 覧 し て 必 要 と 認 めた 場 合 には 各 課 長 室 長 に 内 容 を 確 認 し 追 加 対 応 策 の 必 要 性 の 判 定 を 行 う 19

20 実 行 各 課 長 室 長 は 是 正 予 防 対 応 処 置 を 実 施 し その 結 果 を 事 務 管 理 責 任 者 に 報 告 する 確 認 事 務 管 理 責 任 者 は 実 行 した 内 容 について 結 果 確 認 を 行 い 関 連 する 手 順 の 見 直 しを 検 討 する 文 書 類 の 変 更 事 務 管 理 責 任 者 は 手 順 の 変 更 が 必 要 と 判 断 した 場 合 に は 文 書 の 管 理 手 順 に 従 って 実 施 する 内 部 監 査 事 務 マネジメントシステムが 予 め 取 り 決 めた 事 項 に 基 づき 適 正 に 実 施 され 効 果 的 に 運 用 されているかどうかを 判 定 するために 内 部 監 査 を 管 理 する 手 順 を 定 め 維 持 する なお 監 査 員 の 選 定 及 び 監 査 の 実 施 においては 監 査 プロセスの 客 観 性 及 び 公 平 性 を 確 保 する 内 部 監 査 の 確 認 事 項 1. 事 務 マネジメントシステムが 取 り 決 めた 事 務 マネジメントマニュアル 要 領 等 の 事 務 改 善 文 書 に 適 合 しているか 2. 事 務 マネジメント 方 針 を 達 成 するために 事 務 改 善 プログラム に 基 づき 有 効 に 実 施 され ているか 3. 問 題 事 項 の 是 正 処 置 の 効 果 確 認 及 び 適 切 な 予 防 処 置 がとられているか 事 務 業 務 監 査 委 員 会 1. 事 務 業 務 監 査 委 員 会 の 構 成 (1) 事 務 業 務 監 査 委 員 会 は 内 部 監 査 を 実 施 するにあたり 最 高 責 任 者 が 必 要 と 認 める 者 によ って 構 成 する (2) 事 務 業 務 監 査 委 員 会 委 員 長 は 委 員 の 中 から 最 高 責 任 者 が 指 名 する 2. 事 務 業 務 監 査 委 員 会 の 業 務 (1) 内 部 監 査 計 画 の 作 成 (2) 内 部 監 査 の 実 施 (3) 内 部 監 査 結 果 の 報 告 (4)その 他 内 部 監 査 に 必 要 な 事 項 内 部 監 査 の 体 制 1. 内 部 監 査 を 実 施 する 監 査 員 は 事 務 業 務 監 査 委 員 会 委 員 の 中 から 事 務 業 務 監 査 委 員 会 委 員 長 が 任 命 する 20

21 2. 内 部 監 査 は 対 象 となる 課 及 び 室 毎 に 複 数 の 監 査 員 で 実 施 する 内 部 監 査 計 画 の 作 成 1. 事 務 業 務 監 査 委 員 会 は 内 部 監 査 を 実 施 しようとするときは 内 部 監 査 計 画 書 ( 様 式 11) により 内 部 監 査 計 画 を 策 定 し 事 務 管 理 責 任 者 に 通 知 する 2. 事 務 業 務 監 査 委 員 会 は 監 査 日 程 等 を 監 査 対 象 となる 各 課 長 室 長 に 通 知 する 内 部 監 査 の 実 施 1. 監 査 員 は 内 部 監 査 計 画 書 に 基 づき 内 部 監 査 を 実 施 する 2. 監 査 員 は 内 部 監 査 実 施 後 その 結 果 を 事 務 業 務 監 査 委 員 会 に 報 告 する 3. 事 務 業 務 監 査 委 員 会 は 監 査 員 からの 報 告 に 基 づき 内 部 監 査 の 実 施 結 果 を 事 務 業 務 内 部 監 査 結 果 報 告 書 ( 様 式 12) に 取 りまとめる 内 部 監 査 結 果 の 報 告 事 務 業 務 監 査 委 員 会 委 員 長 は 内 部 監 査 結 果 について 事 務 管 理 責 任 者 に 報 告 する 内 部 監 査 結 果 のフォローアップ 1. 事 務 管 理 責 任 者 は 内 部 監 査 結 果 を 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 最 高 責 任 者 に 報 告 の 上 各 課 室 に 通 知 する 2. 事 務 管 理 責 任 者 は 内 部 監 査 結 果 に 対 するフォローアップが 必 要 な 場 合 には その 対 応 にあた る 4.6 レビュー 最 高 責 任 者 は 事 務 改 善 を 継 続 的 に 実 施 し 構 築 された 事 務 マネジメントシステムの 有 効 性 と 適 合 性 を 確 実 なものにするために 事 務 マネジメントシステムをレビューする レビューを 要 する 事 項 1. 事 務 マネジメント 方 針 2. 事 務 マネジメントシステムのその 他 の 要 素 レビューに 必 要 な 情 報 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 は 最 高 責 任 者 が 事 務 マネジメントシステムを 適 切 にレビューが 出 来 るように 以 下 の 情 報 を 最 高 責 任 者 に 提 供 する 1. 事 務 改 善 プログラムの 達 成 度 21

22 2. 事 務 マネジメント 方 針 への 適 合 3. 新 規 に 追 加 や 変 更 が 生 じた 事 務 で 著 しい 事 務 改 善 効 果 を 及 ぼすもの 4. 前 回 までのレビューの 結 果 に 対 するフォローアップ 5. 改 善 のための 提 案 レビューの 実 行 1. 最 高 責 任 者 は レビューの 結 果 必 要 に 応 じ 事 務 マネジメント 方 針 及 びその 他 の 事 務 マネジ メントシステムの 変 更 や 改 善 を 総 括 事 務 管 理 責 任 者 及 び 事 務 管 理 責 任 者 に 指 示 する 2. 指 示 を 受 けた 事 務 管 理 責 任 者 は 総 括 事 務 管 理 責 任 者 と 相 談 の 上 事 務 マネジメント 委 員 会 を 召 集 し 改 善 を 実 行 する 3. 改 善 後 事 務 管 理 責 任 者 は 最 高 責 任 者 に 報 告 する レビューの 頻 度 事 務 マネジメントシステムのレビューは 毎 年 3 月 に 行 う ただし 緊 急 事 態 や 利 害 関 係 者 からの 重 要 な 情 報 等 により 事 務 管 理 責 任 者 がレビューの 必 要 性 を 認 めた 場 合 は 臨 時 に 行 うことがある レビューの 記 録 事 務 管 理 任 者 は レビューの 結 果 を 議 事 録 として 記 録 し 保 管 する 22

23 様 式 1 事 務 改 善 課 題 登 録 表 ( 課 ) 番 号 事 務 改 善 課 題 項 目 及 び 現 状 問 題 点 改 善 策 等 改 善 の 実 施 に 当 た っ て の 問 題 点 等 ( 注 ) 1. 番 号 欄 の 緑 色 は 事 務 改 善 プログラムを 策 定 し 実 施 あるいは 検 討 を 行 っている 事 務 改 善 課 題 を 示 す 2. 番 号 欄 の 白 色 は 事 務 改 善 プログラムの 策 定 にまで 至 っていない 事 務 改 善 課 題 を 示 す 3. 番 号 欄 の 青 色 は 事 務 改 善 プログラムを 策 定 し 実 施 が 完 了 した 事 務 改 善 課 題 を 示 す

24 様 式 2 事 務 改 善 プログラム 番 号 事 務 改 善 項 目 及 び 課 題 の 解 決 に 向 けた 具 体 的 実 施 ( 検 討 ) 内 容 主 たる 実 施 部 署 関 係 部 署 ( 課 ) 実 施 ( 検 討 完 了 ) 予 定 時 期 備 考

25 様 式 3 年 間 研 修 実 施 計 画 ( 平 成 年 度 ) 研 修 名 称 対 象 者 ( 人 数 ) 講 師 実 施 期 間 会 場 ( 人 ) ( 人 ) ( 人 ) ( 人 ) ( 人 ) ( 人 ) ( 人 ) 25

26 様 式 4 年 間 研 修 実 施 記 録 簿 ( 平 成 年 度 ) 研 修 名 称 実 施 年 月 日 実 施 責 任 者 平 成 年 月 日 ( : ~ : ) 会 場 講 師 使 用 テキスト 研 修 概 要 受 講 状 況 対 象 者 計 人 受 講 者 氏 名 計 人 非 受 講 者 氏 名 計 人 研 修 効 果 26

27 様 式 5 外 部 情 報 記 録 書 受 付 課 室 受 付 日 年 月 日 受 付 対 応 者 氏 住 名 所 情 報 提 供 者 電 話 番 号 FAX 番 号 メールアト レス 情 報 提 供 方 法 来 訪 文 書 電 話 FAX その 他 提 供 情 報 内 容 回 答 内 容 今 後 の 対 応 そ の 他 27

28 様 式 6 報 告 年 月 日 : 平 成 年 月 日 報 告 者 : 事 務 改 善 プログラム 進 捗 状 況 点 検 報 告 書 課 室 名 : 1. 事 務 改 善 プログラムの 進 捗 状 況 の 概 要 2. 進 捗 状 況 の 自 己 評 価 順 調 に 進 行 している 概 ね 順 調 に 進 行 している やや 遅 れている 遅 れている 一 部 については 計 画 の 達 成 が 困 難 である 3. 遅 れている 又 は 一 部 については 計 画 の 達 成 が 困 難 である とした 場 合 の 今 後 の 対 応 4.その 他 特 記 事 項 等 28

29 様 式 7 事 務 改 善 プログラム 実 施 状 況 報 告 書 ( 課 ) 番 号 事 務 改 善 項 目 及 び 課 題 の 解 決 に 向 けた 具 体 的 実 施 ( 検 討 ) 内 容 事 務 改 善 実 施 ( 検 討 ) 状 況 備 考

30 様 式 8 事 務 改 善 実 施 効 果 等 一 覧 ( 平 成 年 度 ) 番 号 事 務 改 善 項 目 及 び 課 題 の 解 決 に 向 けた 具 体 的 実 施 内 容 事 務 改 善 実 施 効 果 等 1 実 施 完 了 時 期 主 た る 実 施 部 署

31 様 式 9 事 務 改 善 問 題 事 項 報 告 書 課 室 問 題 事 項 発 生 日 年 月 日 記 入 者 問 題 事 項 の 発 生 状 況 問 題 事 項 の 原 因 初 期 対 応 及 び 是 正 措 置 の 要 否 31

32 様 式 10 是 正 及 び 予 防 措 置 報 告 書 課 室 実 施 日 年 月 日 実 施 内 容 効 果 計 画 関 連 手 順 等 の 改 訂 の 必 要 性 32

33 様 式 11 内 部 監 査 計 画 書 ( 平 成 年 度 ) 監 査 対 象 課 実 施 予 定 日 監 査 員 特 記 事 項 33

34 様 式 12 事 務 業 務 内 部 監 査 結 果 報 告 書 ( 課 ) 監 査 実 施 日 平 成 年 月 日 ( ) : ~ : 監 査 委 員 長 監 査 員 監 査 内 容 監 査 報 告 34

35 事 務 改 善 プログラム( 平 成 20 年 10 月 ) ( 抜 粋 ) 番 号 事 務 改 善 項 目 及 び 課 題 の 解 決 に 向 けた 具 体 的 実 施 ( 検 討 ) 内 容 主 たる 実 施 部 署 関 係 部 署 4 旅 費 計 算 の 簡 素 化 旅 費 の 支 給 基 準 について 現 在 国 家 公 務 員 旅 費 法 を 準 用 しているが 業 務 の 簡 素 化 効 率 化 を 図 る 観 点 から 国 家 公 務 員 旅 費 法 上 に 定 めのない 事 例 ( 例 えば 特 定 エリア の 鉄 道 賃 の 定 額 支 給 等 )のルール 化 について 検 討 する 実 施 ( 検 討 完 了 ) 予 定 時 期 備 考 財 務 課 調 達 検 収 室 平 成 21 年 3 月 まで 課 題 番 号 名 誉 教 授 等 へのサービスの 向 上 本 学 に 在 籍 し 退 職 した 教 員 ( 名 誉 教 授 を 含 む )に 対 するメールアドレスについて 現 在 の 規 定 では 退 職 後 6か 月 の 猶 予 期 間 を 設 定 しているが 研 究 上 の 都 合 により 継 続 して 取 得 したいとの 要 望 があるため 本 学 OBへのサービスの 向 上 へ 向 けて 退 職 後 も 継 続 し て 在 職 時 のメールアドレスを 付 与 することについて 検 討 する 総 務 課 情 報 科 学 センター 情 報 課 財 務 課 平 成 20 年 12 月 まで 課 題 番 号 7 25 学 内 掲 示 板 の 整 備 充 実 学 生 用 掲 示 板 について 学 生 の 利 便 性 及 び 掲 示 の 周 知 効 果 を 高 めるため 掲 示 板 整 備 プロジェクトチームにおいて 設 置 場 所 及 び 規 格 等 を 検 討 し 掲 示 板 整 備 計 画 を 策 定 す る 留 学 生 の 修 学 支 援 の 高 度 化 留 学 生 の 単 位 取 得 状 況 や 履 修 状 況 に 関 するデータを 迅 速 に 把 握 することができるよ う 教 務 システムのアクセス 権 に 関 する 設 定 並 びに 国 際 企 画 課 用 端 末 を 設 置 し 留 学 生 の 修 学 支 援 の 質 的 向 上 を 図 る 企 画 広 報 課 掲 示 板 再 整 備 プ ロジェクトチーム 平 成 21 年 3 月 まで 課 題 番 号 国 際 企 画 課 学 務 課 情 報 課 財 務 課 平 成 21 年 3 月 まで 課 題 番 号 事 務 用 パーソナルコンピュータの 導 入 更 新 の 一 元 化 事 務 用 パーソナルコンピュータの 導 入 更 新 を 一 元 管 理 するため 京 都 工 芸 繊 維 大 学 事 務 用 パーソナルコンピュータ 管 理 要 項 ( 平 成 20 年 8 月 学 長 裁 定 ) に 基 づき 更 新 計 画 を 策 定 し 事 務 用 PCの 整 備 を 図 る 情 報 課 財 務 課 平 成 21 年 10 月 か ら 課 題 番 号 構 内 交 通 安 全 対 策 の 見 直 し 改 善 安 全 管 理 センターの 下 に 設 置 されている 安 全 対 策 専 門 部 会 において 年 2 回 の 放 置 自 転 車 撤 去 を 実 施 しているが 駐 車 場 バイク 置 き 場 駐 輪 場 が 不 足 していること また 車 椅 子 利 用 の 学 生 への 対 応 を 図 る 必 要 があることから 大 学 全 体 の 交 通 ルールを 見 直 し 駐 車 場 等 の 整 備 方 策 について 検 討 する 施 設 マネジメント 課 環 境 施 設 委 員 会 安 全 管 理 センター 総 務 課 財 務 課 学 生 サービス 課 平 成 21 年 3 月 まで 課 題 番 号 75 計 平 成 20 年 度 プログラム 登 録 件 数 上 記 以 下 60 件