1 案 内 業 務 市 役 所 1 階 戸 籍 住 民 課 の 正 面 フロアへ 来 庁 した 者 が 目 的 の 手 続 きを 円 滑 に 行 えるよう 記 載 台 の 周 囲 に 案 内 要 員 として 立 ち 次 の 業 務 を 行 う ア 各 窓 口 の 取 り 扱 い 業 務 内 容 の

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1 伊 勢 原 市 戸 籍 住 民 課 窓 口 業 務 等 委 託 仕 様 書 1 件 名 戸 籍 住 民 課 窓 口 業 務 等 委 託 2 業 務 に 関 する 基 本 方 針 (1) 市 役 所 において 日 常 特 に 多 くの 市 民 が 訪 れる 窓 口 であり 様 々な 権 利 義 務 を 伴 う 手 続 きにあたって 必 要 となる 重 要 な 業 務 であることを 認 識 し 適 正 かつ 正 確 に 業 務 運 営 を 行 うこと (2) 市 民 から 信 頼 される 業 務 でなくてはならず 正 確 かつ 迅 速 な 事 務 処 理 を 行 う ことを 基 本 とする (3) 常 に 質 の 高 い 市 民 サービスの 提 供 を 目 的 とし 親 切 丁 寧 な 窓 口 対 応 を 心 掛 け 来 庁 者 への 良 好 な 接 遇 を 行 うこと (4) 法 令 等 に 違 反 する 行 為 は 組 織 全 体 が 社 会 的 制 裁 を 受 け 信 用 を 失 うことになる ため 重 要 な 公 共 業 務 に 携 わっていることを 認 識 し 法 令 を 遵 守 し 公 正 な 業 務 運 営 を 行 うこと (5) 住 民 基 本 台 帳 法 や 戸 籍 法 その 他 関 係 法 令 に 基 づき 的 確 かつ 正 確 な 事 務 処 理 を 行 うこと (6) 受 注 者 及 びその 業 務 従 事 者 は 業 務 運 営 時 だけでなく 地 域 社 会 においても 法 人 及 び 社 会 人 としてあらゆる 法 令 や 義 務 を 遵 守 すること (7) 受 注 者 は 業 務 従 事 者 に 法 令 順 守 の 徹 底 と 十 分 な 指 導 管 理 を 行 い 公 正 かつ 円 滑 な 業 務 運 営 を 行 うこと (8) 受 注 者 は 業 務 で 取 扱 う 個 人 情 報 の 重 要 性 を 認 識 し 個 人 情 報 の 厳 格 な 管 理 のもとで 適 正 な 業 務 運 営 を 行 うこと (9) 繁 忙 日 及 び 繁 忙 期 を 適 切 に 見 極 め 合 理 的 な 従 事 者 配 置 により 円 滑 な 業 務 運 営 を 行 うこと 3 委 託 業 務 履 行 期 間 及 び 委 託 料 の 支 払 い (1) 委 託 業 務 履 行 期 間 平 成 28 年 10 月 1 日 ~ 平 成 31 年 9 月 30 日 まで 地 方 自 治 法 第 234 条 の3に 基 づく 長 期 継 続 契 約 (2) 委 託 料 の 支 払 い 支 払 いは 月 払 いとし 毎 月 1 日 から 同 月 末 日 までを1ヶ 月 分 とし 翌 月 の 受 注 者 からの 正 当 な 請 求 を 受 けた 日 から30 日 以 内 に 発 注 者 は 受 注 者 に 支 払 う ものとする 4 業 務 内 容 (1)フロア 案 内 p. 1

2 1 案 内 業 務 市 役 所 1 階 戸 籍 住 民 課 の 正 面 フロアへ 来 庁 した 者 が 目 的 の 手 続 きを 円 滑 に 行 えるよう 記 載 台 の 周 囲 に 案 内 要 員 として 立 ち 次 の 業 務 を 行 う ア 各 窓 口 の 取 り 扱 い 業 務 内 容 の 説 明 及 び 目 的 の 窓 口 等 の 口 頭 での 案 内 イ 状 況 に 応 じて 目 的 窓 口 までの 誘 導 案 内 及 び 担 当 者 への 引 き 継 ぎ ウ 各 種 申 請 書 住 民 異 動 届 書 等 の 記 載 に 関 するサポート 及 び 案 内 エ 広 報 紙 など 各 種 パンフレット 類 の 配 布 オ 混 雑 時 の 館 内 整 理 カ その 他 館 内 の 施 設 に 関 する 案 内 2 相 談 苦 情 受 付 フロア 案 内 業 務 中 に 本 市 の 業 務 に 関 した 相 談 苦 情 等 を 受 けた 場 合 は そ の 内 容 を 把 握 し 担 当 部 署 等 に 連 絡 をする あわせて 当 該 相 談 苦 情 等 の 内 容 を 業 務 日 報 により 発 注 者 に 報 告 する (2) 各 種 証 明 書 の 交 付 請 求 の 受 付 及 び 引 き 渡 し 住 民 登 録 及 び 戸 籍 に 関 する 各 種 証 明 書 の 窓 口 における 交 付 請 求 の 受 付 から 引 渡 し 手 数 料 徴 収 まで 一 連 の 業 務 を 行 う 1 受 付 ア 請 求 者 が 法 令 上 請 求 することができる 者 であるかの 確 認 イ 請 求 者 の 本 人 確 認 ( 代 理 人 による 請 求 の 場 合 には 代 理 権 限 の 確 認 ) ウ 請 求 書 の 記 載 内 容 の 点 検 ( 記 載 内 容 が 不 十 分 なときは 加 筆 修 正 などを 求 める) エ 請 求 に 際 して 必 要 な 書 類 の 確 認 ( 書 類 が 不 足 又 は 不 適 当 なときは 追 完 差 替 えなどを 求 める) 2 作 成 ア 端 末 機 器 の 操 作 もしくは 手 作 業 による 証 明 書 の 作 成 イ 作 成 した 証 明 書 の 発 注 者 職 員 への 審 査 依 頼 3 引 渡 し 手 数 料 徴 収 ア 発 注 者 職 員 が 交 付 決 定 した 証 明 書 の 請 求 者 への 引 き 渡 し イ 手 数 料 の 徴 収 及 び 領 収 書 (レシート)の 発 行 交 付 (3) 住 民 異 動 届 の 受 付 住 民 異 動 届 等 の 窓 口 における 受 付 から 発 注 者 職 員 への 審 査 依 頼 まで 一 連 の 業 務 を 行 う 1 各 業 務 における 共 通 業 務 は 下 記 のとおり ア 届 出 者 が 法 令 上 届 出 をすることができる 者 であるかの 確 認 イ 届 出 者 の 本 人 確 認 ( 代 理 人 による 届 出 の 場 合 には 代 理 権 限 の 確 認 ) p. 2

3 ウ 住 民 異 動 届 の 記 載 内 容 の 形 式 点 検 ( 記 載 内 容 が 不 十 分 なときは 加 筆 修 正 などを 求 める) エ 届 出 に 際 して 必 要 な 書 類 の 確 認 ( 書 類 が 不 足 又 は 不 適 当 なときは 追 完 差 替 えなどを 求 める) オ 住 民 異 動 届 の 記 載 内 容 を 住 民 基 本 台 帳 端 末 と 照 合 ( 注 ) 住 民 基 本 台 帳 端 末 との 照 合 内 容 : 本 市 住 所 世 帯 構 成 異 動 者 住 民 票 コード 国 民 健 康 保 険 国 民 年 金 後 期 高 齢 者 医 療 介 護 保 険 小 児 医 療 児 童 手 当 小 中 学 校 在 籍 確 認 等 の 状 況 確 認 カ 上 記 内 容 を 確 認 後 発 注 者 職 員 へ 審 査 を 依 頼 キ 発 注 者 職 員 の 審 査 後 要 件 を 満 たさない 届 出 については 届 出 者 へ 出 直 し 依 頼 を 行 う ク 保 険 年 金 課 など 他 課 での 手 続 きがある 場 合 には 戸 籍 住 民 課 での 手 続 き 終 了 後 住 民 異 動 届 を 担 当 課 へ 回 付 ケ 自 宅 トイレの 種 類 ( 汲 み 取 り 水 洗 )の 確 認 2 1の 業 務 確 認 のほか 各 届 出 別 に 行 う 作 業 は 次 のとおり ア 転 入 (ア) 転 出 証 明 書 の 内 容 確 認 (イ) 住 民 基 本 台 帳 カード 在 留 カード 通 知 カード 個 人 番 号 カード ( 以 下 番 号 カード )の 所 持 確 認 及 び 記 載 内 容 の 修 正 ((4)(5) 参 照 ) イ 転 出 (ア) 発 注 者 職 員 の 審 査 後 要 件 を 満 たす 来 庁 者 へ 転 出 証 明 書 を 交 付 する 旨 の 説 明 (イ) 国 外 転 出 及 び 特 例 転 出 の 場 合 を 除 き 届 出 者 に 発 注 者 職 員 の 交 付 決 定 がなされた 転 出 証 明 書 を 交 付 する (ウ) 住 民 基 本 台 帳 カード 在 留 カード 通 知 カード 番 号 カードの 所 持 確 認 及 び 記 載 内 容 の 修 正 ((4)(5) 参 照 ) ウ 転 居 (ア) 住 民 基 本 台 帳 カード 在 留 カード 通 知 カード 番 号 カードの 所 持 確 認 及 び 記 載 内 容 の 修 正 ((4)(5) 参 照 ) (4) 通 知 カードに 関 する 業 務 通 知 カードに 関 して 行 う 業 務 の 内 容 は 住 民 異 動 届 出 の 受 付 に 際 して 生 ずる 下 記 記 載 のものとし それ 以 外 のものについては 発 注 者 職 員 へ 引 き 継 ぐ 1 記 載 事 項 変 更 ア 住 民 異 動 届 の 受 付 時 通 知 カードの 表 面 記 載 事 項 変 更 が 必 要 な 届 出 者 p. 3

4 に 対 し 通 知 カード 持 参 の 有 無 を 確 認 する イ 通 知 カードを 持 参 している 場 合 には 届 出 者 から 通 知 カードをお 預 か りし 異 動 届 と 一 緒 に 発 注 者 職 員 へ 回 付 する 通 知 カードを 持 参 していない 場 合 には 一 定 期 間 内 に 通 知 カードの 記 載 事 項 変 更 の 手 続 きが 必 要 な 旨 を 案 内 する ウ 変 更 事 項 を 住 民 記 録 システムに 入 力 する 2 通 知 カードの 再 交 付 (3から5 以 外 の 場 合 ) ア 異 動 届 出 の 受 付 時 届 出 者 より 通 知 カードの 紛 失 焼 失 又 は 著 しく 損 傷 した 等 の 申 し 出 があった 場 合 には 届 出 者 に 対 して 通 知 カード 再 交 付 の 要 否 を 確 認 する 希 望 者 には 紛 失 届 及 び 再 交 付 申 請 書 を 記 入 させ 本 人 確 認 書 類 の 写 しをとる 後 日 住 民 登 録 地 に 通 知 カードが 簡 易 書 留 郵 便 により 交 付 される 旨 を 案 内 する 屋 外 での 紛 失 の 手 続 きには 警 察 署 の 受 理 番 号 の 写 しが 必 要 となるた め 発 注 者 職 員 に 引 き 継 ぐ イ 再 交 付 を 希 望 する 届 出 者 からは 再 交 付 手 数 料 を 徴 収 する 3 通 知 カードの 再 交 付 ( 国 外 転 入 時 ) ア 国 外 からの 転 入 者 で すでにマイナンバーの 番 号 が 付 番 されている 者 に 対 しては 再 交 付 申 請 書 に 記 入 をさせ 本 人 確 認 書 類 の 写 しをとる 後 日 住 民 登 録 地 に 通 知 カードが 簡 易 書 留 郵 便 により 交 付 される 旨 を 案 内 し 住 民 記 録 システムへ 再 交 付 のための 入 力 を 行 う イ 番 号 が 付 番 される 前 に 出 国 しているため 未 付 番 の 者 には 新 規 に 付 番 となる 旨 を 説 明 し 後 日 住 民 登 録 地 に 通 知 カードが 簡 易 書 留 郵 便 によ り 交 付 される 旨 を 案 内 し 住 民 記 録 システムへ 交 付 のための 入 力 を 行 う 4 通 知 カードの 再 交 付 ( 住 所 設 定 時 ) ア 異 動 届 出 の 受 付 時 届 出 者 に 対 して 再 交 付 申 請 書 を 記 入 させ 本 人 確 認 書 類 の 写 しをとり 後 日 住 民 登 録 地 に 通 知 カードが 簡 易 書 留 郵 便 によ り 交 付 される 旨 を 案 内 する イ 手 数 料 を 徴 収 し 住 民 記 録 システムへ 再 交 付 のための 入 力 を 行 う 5 通 知 カードの 再 交 付 ( 通 知 カードの 記 載 欄 満 欄 ) ア 異 動 届 出 の 受 付 時 届 出 者 に 対 して 記 載 欄 満 欄 のため 通 知 カードが 再 交 付 になる 旨 を 伝 え 再 交 付 申 請 書 を 記 入 させ 本 人 確 認 書 類 の 写 し をとり 後 日 住 民 登 録 地 に 通 知 カードが 簡 易 書 留 郵 便 により 交 付 される 旨 を 案 内 する イ 届 出 者 より 通 知 カードを 回 収 し 住 民 記 録 システムへ 再 交 付 のための 入 力 を 行 う 6 通 知 カードの 還 付 ( 国 外 転 出 時 ) ア 異 動 届 出 受 付 時 届 出 者 に 対 して 通 知 カードが 返 納 となる 旨 を 案 内 し 返 納 届 を 書 かせる p. 4

5 イ 届 出 者 より 通 知 カードを 回 収 し 発 注 者 職 員 に 引 き 渡 す ウ 届 出 者 より 通 知 カード 紛 失 の 申 し 出 があった 場 合 には 紛 失 届 を 届 出 させる エ 住 民 記 録 システムへ 国 外 転 出 の 事 項 を 入 力 する (5) 番 号 カードに 関 する 業 務 番 号 カードに 関 して 行 う 業 務 の 内 容 は 住 民 異 動 届 出 の 受 付 に 際 して 生 ず る 下 記 記 載 のものとし それ 以 外 のものについては 発 注 者 職 員 へ 引 き 継 ぐ 1 記 載 事 項 変 更 及 び 電 子 証 明 書 の 更 新 ア 異 動 届 出 ( 転 入 転 居 )の 受 付 時 届 出 者 に 対 して 番 号 カードの 記 載 事 項 変 更 及 び 電 子 証 明 書 の 更 新 が 必 要 な 旨 を 案 内 し 番 号 カード 持 参 の 有 無 及 び 電 子 証 明 書 の 有 無 を 確 認 する 番 号 カードを 持 参 していない 場 合 に は 一 定 期 間 内 に 番 号 カードの 記 載 事 項 変 更 の 手 続 き 及 び 電 子 証 明 書 の 更 新 が 必 要 な 旨 を 案 内 する イ 届 出 者 から 番 号 カードをお 預 かりする また 番 号 カードに 電 子 証 明 書 が 搭 載 されている 場 合 更 新 作 業 が 必 要 となるため 発 注 者 職 員 へ 引 き 継 ぐ 2 番 号 カードの 交 付 申 請 ア 異 動 届 出 の 受 付 時 届 出 者 より 番 号 カードの 交 付 申 請 の 申 し 出 があった 場 合 には 届 出 者 に 番 号 カードの 申 請 書 を 交 付 する 3 再 交 付 紛 失 等 の 申 請 ( 上 記 12 以 外 の 場 合 ) ア 異 動 届 出 の 受 付 時 届 出 者 より 番 号 カードの 再 交 付 申 請 や 紛 失 など 諸 手 続 きの 申 し 出 があった 場 合 には 所 定 の 申 請 書 に 必 要 事 項 を 記 入 していた だく イ 申 請 書 に 記 載 された 事 項 が 必 要 な 内 容 を 満 たしているかを 確 認 し 内 容 が 不 十 分 なときは 適 宜 加 筆 修 正 などを 求 める ウ 申 請 に 際 して 必 要 な 書 類 が 添 付 されているかを 確 認 し 添 付 書 類 が 不 足 又 は 不 適 当 なときは 適 宜 追 完 差 替 えなどを 求 める エ 届 出 者 に 本 人 確 認 資 料 の 写 しを 提 出 させ 本 人 確 認 を 行 う また 届 出 者 が 代 理 人 などである 場 合 は その 者 が 代 理 権 限 を 有 しているかを 確 認 す るための 委 任 状 などを 提 出 させその 権 限 を 確 認 する オ ア~エの 後 発 注 者 職 員 へ 引 継 ぐ (6) 住 民 基 本 台 帳 等 事 務 住 民 基 本 台 帳 に 関 して 発 注 者 職 員 の 決 定 を 受 けた 事 項 について 住 民 基 本 台 帳 システムへの 入 力 等 を 行 う 1 住 民 異 動 届 等 に 係 る 異 動 情 報 の 入 力 2 転 出 証 明 書 の 作 成 ( 出 力 ) p. 5

6 3 戸 籍 届 出 に 伴 う 職 権 記 載 ( 出 生 婚 姻 離 婚 死 亡 等 ) 事 項 の 入 力 4 住 民 基 本 台 帳 法 第 9 条 第 3 項 通 知 に 伴 う 転 入 確 定 地 入 力 5 住 民 基 本 台 帳 法 第 9 条 第 2 項 通 知 に 伴 う 住 民 票 の 記 載 等 入 力 6 戸 籍 の 附 票 に 関 する 入 力 ア 住 民 基 本 台 帳 法 第 19 条 第 4 項 による 戸 籍 の 附 票 記 載 事 項 通 知 に 伴 う 入 力 イ 住 民 基 本 台 帳 法 第 19 条 第 3 項 による 本 籍 転 属 通 知 に 伴 う 確 認 7 その 他 住 民 基 本 台 帳 事 務 に 付 随 する 事 務 (7) 戸 籍 電 算 入 力 及 び 戸 籍 タイプ 浄 書 等 の 業 務 戸 籍 及 び 附 票 に 関 して 発 注 者 職 員 の 決 定 を 受 けた 事 項 について 電 算 戸 籍 端 末 への 入 力 等 を 行 う 1 戸 籍 及 び 附 票 作 成 に 関 する 入 力 ( 電 算 戸 籍 端 末 機 入 力 による 住 民 基 本 台 帳 法 第 9 条 第 2 項 通 知 及 び 本 人 確 認 通 知 等 出 力 を 含 む) 2 紙 戸 籍 のタイプライターによる 浄 書 3 人 口 動 態 調 査 票 及 び 相 続 税 法 第 58 条 通 知 入 力 ( 入 力 による 関 係 帳 票 出 力 を 含 む) 4 戸 籍 附 票 データの 入 力 及 び 修 正 5 戸 籍 訂 正 申 出 や 戸 籍 訂 正 ( 職 権 )に 伴 う 入 力 及 び 入 力 内 容 の 確 認 ( 入 力 による 関 係 帳 票 出 力 を 含 む) 6 その 他 戸 籍 事 務 に 付 随 する 業 務 (8) 印 鑑 登 録 業 務 印 鑑 登 録 及 び 廃 止 に 関 して 住 民 異 動 届 に 伴 う 申 請 の 受 付 から 作 成 まで 一 連 の 業 務 を 行 う なお 保 証 人 及 び 文 書 照 会 が 必 用 な 申 請 の 場 合 には 発 注 者 職 員 へ 引 き 継 ぐ 1 受 付 ア 申 請 者 が 伊 勢 原 市 印 鑑 条 例 ( 以 下 条 例 という) 上 申 請 す ることができる 者 であるかの 確 認 イ 申 請 者 の 本 人 確 認 ウ 申 請 書 の 記 載 内 容 の 点 検 ( 記 載 内 容 が 不 十 分 なときは 加 筆 修 正 な どを 求 める) エ 登 録 可 能 な 印 鑑 であるかの 確 認 オ 廃 止 の 際 は 市 民 カードを 回 収 カ 証 明 書 の 交 付 請 求 がある 場 合 は 印 鑑 登 録 証 明 書 請 求 用 紙 への 記 入 案 内 キ 上 記 ア~カの 確 認 後 発 注 者 職 員 へ 審 査 を 依 頼 ク 発 注 者 職 員 の 審 査 後 要 件 を 満 たさない 届 出 については 届 出 者 へ p. 6

7 出 直 し 依 頼 を 行 う 2 作 成 ア 発 注 者 職 員 の 決 定 を 受 けたものについて 印 鑑 登 録 廃 止 及 び 暗 証 番 号 登 録 の 内 容 を 印 鑑 登 録 システムへ 入 力 する イ 印 鑑 登 録 については 入 力 完 了 後 伊 勢 原 市 民 カードを 作 成 し 発 注 者 職 員 へ 照 合 を 依 頼 する ウ 印 鑑 登 録 と 同 時 に 印 鑑 登 録 証 明 書 の 交 付 請 求 があった 場 合 は 請 求 された 証 明 書 を 作 成 する エ 登 録 業 務 がすべて 終 了 したら 発 注 者 職 員 へ 照 合 を 依 頼 する (9) 証 明 書 の 郵 送 請 求 本 業 務 で 仕 分 から 発 送 までを 行 う 証 明 書 は 住 民 登 録 及 び 戸 籍 に 関 する 証 明 書 とする 1 郵 便 物 の 受 取 り 及 び 仕 分 発 注 者 職 員 より 開 封 済 の 郵 便 物 を 受 取 り 本 庁 処 理 分 と 窓 口 センター 処 理 分 とに 分 けた 後 次 のとおりに 仕 分 を 行 う (1. 速 達 2. 個 人 3. 職 務 上 請 求 4. 第 三 者 請 求 5.その 他 ) 2 受 付 ア 請 求 に 必 要 な 書 類 ( 交 付 請 求 書 添 付 資 料 手 数 料 ( 定 額 小 為 替 な ど) 返 信 用 封 筒 )が 揃 っているかを 確 認 する イ 請 求 者 が 法 令 上 請 求 することができる 者 であるかの 確 認 ウ 請 求 者 の 本 人 確 認 ( 代 理 人 による 請 求 の 場 合 は 代 理 権 限 の 確 認 ) エ 請 求 書 の 記 載 内 容 の 点 検 オ 同 封 された 手 数 料 が 請 求 に 必 要 な 金 額 を 満 たしているかの 確 認 カ 上 記 ア~オの 確 認 後 要 件 を 全 て 満 たしている 請 求 について 証 明 書 の 作 成 作 業 に 入 る 3 作 成 ア 端 末 機 器 を 操 作 し 請 求 された 証 明 書 を 作 成 する イ 端 末 機 器 で 作 成 できない 証 明 書 については 手 作 業 により 作 成 する 4 照 合 ア 請 求 単 位 毎 ( 郵 便 物 単 位 )に 請 求 書 添 付 書 類 手 数 料 作 成 した 証 明 書 など 全 ての 内 容 を 照 合 する イ 上 記 アで 問 題 のないものについては 請 求 書 など 書 類 一 式 をクリッ プ 留 めし 発 注 者 職 員 へ 引 渡 す 形 式 に 不 備 がある 場 合 は 後 述 の 7 請 求 者 との 連 絡 調 整 を 行 う 5 封 入 発 送 ア 発 注 者 職 員 による 証 明 書 の 交 付 決 定 後 作 成 した 証 明 書 を 返 信 用 封 p. 7

8 筒 に 封 入 する イ 証 明 書 を 封 入 した 返 信 用 封 筒 を 取 り 纏 め 所 定 の 書 式 に 発 送 日 を 記 載 し 郵 便 ポストに 投 函 する ウ 郵 送 請 求 受 付 から 発 送 までの 期 間 は 土 日 曜 日 祝 日 を 除 き 概 ね3 日 以 内 とする 但 し 速 達 分 について 原 則 即 日 とする 6 手 数 料 に 係 る 収 支 及 び 清 算 7 請 求 者 との 連 絡 調 整 業 務 ア 請 求 書 疎 明 資 料 などの 添 付 書 類 手 数 料 などに 不 備 があり 請 求 要 件 を 満 たさないものに 関 しては 不 備 の 補 正 をするために 電 話 に て 請 求 者 と 連 絡 調 整 を 行 い 不 備 の 解 消 を 図 る イ 電 話 にて 請 求 者 と 連 絡 が 取 れないものについては( 電 話 番 号 未 記 載 電 話 が 繋 がらないものなど) 封 書 にて 伝 達 する また 封 書 によっ ても 請 求 者 と 連 絡 が 取 れず 不 備 の 解 消 が 図 れない 場 合 には 所 定 の 期 間 ( 三 週 間 程 度 ) 留 保 した 後 請 求 者 へ 返 送 する 8 郵 送 請 求 に 係 る 電 話 対 応 業 務 ア 電 話 による 郵 送 請 求 に 関 する 問 合 せの 電 話 対 応 を 行 う 郵 送 請 求 以 外 の 問 い 合 わせについては 発 注 者 職 員 へ 取 次 ぐ (10)その 他 戸 籍 住 民 課 で 行 う 業 務 1 住 居 表 示 番 号 付 番 申 請 し 尿 汲 み 取 り 伝 票 申 請 などの 受 付 2 受 付 カウンター 周 辺 の 整 理 整 頓 申 請 書 等 印 刷 及 び 補 充 3 来 庁 者 に 配 布 するパンフレット 等 の 用 意 4 戸 籍 住 民 課 あてに 送 付 された 郵 便 物 の 仕 分 け 等 郵 送 に 係 るその 他 の 業 務 (11) 受 注 者 が 委 託 された 業 務 以 外 の 業 務 1 受 注 者 が 委 託 された 業 務 以 外 の 業 務 については 受 注 者 は 発 注 者 へ 取 次 ぐこととする 2 本 仕 様 書 に 記 載 のない 業 務 であり 戸 籍 住 民 課 窓 口 業 務 の 運 営 上 本 仕 様 書 に 記 載 の 業 務 に 関 連 し 受 注 者 が 当 該 業 務 を 行 うことが 効 率 的 もし くは 市 民 サービスの 向 上 に 繋 がると 考 えられ かつ 受 注 者 の 業 務 運 営 体 制 に( 従 事 者 数 の 増 加 など) 大 きな 変 動 を 及 ぼさない 業 務 については 発 注 者 と 受 注 者 の 合 意 により 受 注 者 は 当 該 業 務 を 行 うものとする 5 業 務 運 営 体 制 受 注 者 は 本 委 託 業 務 を 確 実 かつ 円 滑 に 実 施 し 良 好 な 市 民 サービスを 提 供 する ために 必 要 かつ 十 分 な 人 員 を 確 保 したうえで 業 務 量 の 変 動 に 応 じた 適 正 な 人 員 配 置 を 行 い 効 率 的 かつ 効 果 的 な 運 営 が 可 能 な 体 制 を 常 時 整 備 すること p. 8

9 (1) 業 務 従 事 者 の 基 本 要 件 1 住 民 基 本 台 帳 事 務 や 戸 籍 事 務 などを 十 分 に 理 解 し 本 委 託 業 務 を 滞 り なく 円 滑 に 遂 行 できる 従 事 者 を 配 置 すること 2 本 業 務 の 全 従 事 者 のうち 過 半 数 が 住 民 票 や 戸 籍 に 関 する 窓 口 業 務 の 実 務 経 験 を1 年 以 上 有 する 者 であること 3 戸 籍 電 算 入 力 業 務 に 従 事 する 者 は 実 務 経 験 を2 年 以 上 有 すること また 業 務 従 事 者 に 和 文 タイプの 技 能 を 持 った 者 を 含 めること 4 本 業 務 の 全 従 事 者 は 個 人 情 報 等 に 関 する 守 秘 義 務 を 誓 約 した 者 でな ければならない (2) 統 括 責 任 者 及 び 副 責 任 者 の 配 置 1 受 注 者 は 業 務 従 事 者 の 指 揮 監 督 を 行 い かつ 円 滑 に 本 委 託 業 務 を 遂 行 するために 従 事 者 の 中 から 統 括 責 任 者 を 選 任 し 配 置 すること また 統 括 責 任 者 の 不 在 時 にその 任 にあたる 副 責 任 者 を1 名 以 上 選 任 し 配 置 すること 2 統 括 責 任 者 は 受 注 者 が 雇 用 期 限 を 定 めず 正 規 雇 用 している 従 業 員 であり 常 時 業 務 履 行 場 所 に 勤 務 できる 者 とし 業 務 従 事 者 に 含 める ことはできるものとする 3 統 括 責 任 者 は 住 民 票 や 戸 籍 に 関 する 実 務 経 験 を2 年 以 上 有 してい ること また 本 委 託 業 務 の 遂 行 に 必 要 な 実 務 的 知 識 を 身 につけてい ること 4 統 括 責 任 者 は 業 務 が 円 滑 に 行 われるよう 業 務 従 事 者 の 指 揮 監 督 を 行 うとともに 発 注 者 職 員 と 連 絡 調 整 を 行 い 業 務 の 運 営 管 理 及 び 履 行 場 所 の 監 督 に 関 する 事 項 を 処 理 しなければならない (3) 従 事 者 の 届 出 研 修 等 1 受 注 者 は 発 注 者 に 対 して 本 業 務 の 契 約 締 結 までに 業 務 従 事 者 の 名 簿 および 本 仕 様 書 に 定 める 統 括 責 任 者 従 事 者 の 要 件 を 満 たすこ とを 証 する 書 面 を 提 出 し 発 注 者 の 承 認 を 得 なければならないものと する 2 受 注 者 は 本 委 託 業 務 開 始 日 より 業 務 を 円 滑 に 行 うため 全 ての 業 務 従 事 者 について 委 託 期 間 開 始 日 以 前 2 週 間 から1ヶ 月 程 度 の 研 修 期 間 を 設 け 研 修 を 行 うものとする なお 研 修 に 本 市 の 施 設 を 利 用 する 場 合 には 別 途 発 注 者 と 協 議 し 利 用 の 承 認 を 受 けること 3 受 注 者 は 業 務 従 事 者 に 欠 員 が 生 じたとき または 交 代 が 必 要 とな ったときは 原 則 交 代 の 日 の1ヶ 月 前 までに 文 書 で 発 注 者 に 報 告 を しなければならない この 場 合 後 任 の 業 務 従 事 者 は 前 任 者 と 同 程 度 以 上 の 技 量 のある 者 とし 研 修 期 間 中 は 増 員 等 の 対 応 を 行 い 業 務 に 支 障 をきたさないようにすること 4 発 注 者 は 業 務 従 事 者 が 業 務 の 履 行 等 に 支 障 をきたすと 認 めるとき p. 9

10 は 受 注 者 に 対 し 業 務 従 事 者 の 交 代 を 含 め 必 要 な 措 置 を 指 示 するこ とができる 6 業 務 従 事 者 の 管 理 等 受 注 者 は 業 務 従 事 者 に 対 し 適 正 な 労 務 管 理 を 行 い 発 注 者 の 業 務 運 営 に 支 障 が 生 じないようにすること また 市 の 名 誉 及 び 信 用 を 害 する 等 の 不 都 合 が 生 じ ないよう 十 分 な 教 育 研 修 を 実 施 した 上 で 業 務 に 従 事 させること 7 業 務 従 事 者 の 教 育 (1) 受 注 者 は 組 織 及 び 個 人 について 本 委 託 業 務 に 関 する 業 務 実 施 能 力 の 向 上 を 目 的 とした 業 務 研 修 を 適 時 実 施 し 報 告 書 を 発 注 者 に 提 出 すること (2) 受 注 者 は 最 低 1 年 間 に1 回 従 事 者 に 対 して 個 人 情 報 等 の 管 理 に 関 する 研 修 を 実 施 し 報 告 書 を 発 注 者 に 提 出 すること (3) 本 委 託 業 務 に 関 する 業 務 従 事 者 に 対 する 教 育 研 修 等 は 受 注 者 がその 責 任 に おいて 適 切 に 行 い 要 する 費 用 は 全 て 受 注 者 の 負 担 とする (4) 本 業 務 の 遂 行 に 必 要 とされる 業 務 実 施 能 力 については 住 民 基 本 台 帳 法 ( 昭 和 42 年 法 律 第 81 号 ) 及 び 戸 籍 法 ( 昭 和 22 年 法 律 第 224 号 ) 並 びにこれ らに 基 づく 法 令 の 知 識 を 有 し 業 務 を 円 滑 に 行 うことができることをいう 8 業 務 履 行 場 所 等 (1) 業 務 履 行 場 所 は 伊 勢 原 市 田 中 348 番 地 伊 勢 原 市 役 所 1 階 フロア 戸 籍 住 民 課 及 び 待 合 い 申 請 書 記 載 台 周 辺 スペース (2) 就 業 条 件 等 1 業 務 従 事 者 の 服 装 は 華 美 なもの 及 び 露 出 が 多 いもの 並 びにジーンズ 等 は 避 け その 他 髪 などの 身 だしなみについても 公 共 サービスを 提 供 する 者 に ふさわしいものとする 2 繁 忙 期 や 閉 庁 間 際 等 の 業 務 処 理 端 末 及 び 業 務 システム 操 作 研 修 等 勤 務 時 間 内 に 処 理 できない 場 合 には 業 務 従 事 者 の 就 業 時 間 を 延 長 するものとす るが この 場 合 の 費 用 は 本 契 約 に 含 むものとする 3 業 務 従 事 者 が 自 家 用 車 通 勤 をする 場 合 は 市 役 所 内 の 駐 車 場 の 利 用 は 認 め ないので 近 隣 の 民 間 駐 車 場 を 借 りること 4 その 他 業 務 従 事 者 就 業 条 件 については 原 則 受 注 者 の 就 業 規 則 による 9 業 務 履 行 日 時 (1) 平 日 ( 祝 日 及 び12 月 29 日 から1 月 3 日 までを 除 く 月 曜 日 から 金 曜 日 まで) 8 時 30 分 から17 時 15 分 まで (2) 毎 月 第 2 第 4 土 曜 日 8 時 30 分 から12 時 まで p. 10

11 10 提 出 書 類 受 注 者 は 本 業 務 に 関 する 次 の 書 類 を 発 注 者 に 提 出 すること (1) 契 約 締 結 迄 1 統 括 責 任 者 副 責 任 者 の 届 出 ( 任 意 書 式 ) 2 業 務 従 事 者 の 届 出 ( 任 意 書 式 ) (2) 契 約 完 了 後 1 業 務 完 了 届 ( 指 定 書 式 ) (3) 随 時 報 告 1 業 務 報 告 書 ( 月 報 日 報 )( 指 定 書 式 )* 記 載 項 目 は 発 注 者 が 指 示 する 2 業 務 従 事 者 交 代 報 告 書 ( 任 意 書 式 ) 11 再 委 託 等 の 禁 止 受 注 者 は 書 面 による 発 注 者 の 事 前 の 承 諾 を 得 ない 限 り 本 業 務 の 一 部 また は 全 部 を 再 委 託 することはできないものとする 12 事 業 主 としての 義 務 受 注 者 は 業 務 従 事 者 に 対 して 民 法 ( 明 治 29 年 法 律 第 89 号 ) 労 働 基 準 法 ( 昭 和 22 年 法 律 第 49 号 ) 健 康 保 険 法 ( 大 正 11 年 法 律 第 70 号 ) 労 働 者 災 害 補 償 保 険 法 ( 昭 和 22 年 法 律 第 50 号 )その 他 の 法 律 に 規 定 される 事 業 主 または 使 用 者 としての 全 ての 義 務 を 負 わなければならないものとする 13 機 械 器 具 の 貸 与 (1) 業 務 従 事 者 が 業 務 の 遂 行 に 必 要 とする 機 械 器 具 等 は 発 注 者 が 貸 与 し 消 耗 品 を 付 与 するものとする (2) 受 注 者 は 善 良 な 管 理 者 の 注 意 をもって 機 械 器 具 等 を 使 用 管 理 するものと し 故 意 または 過 失 により 機 械 器 具 等 が 滅 失 もしくは 毀 損 し またはその 返 還 が 不 可 能 となったときには 発 注 者 の 指 定 した 期 間 内 に 代 品 を 納 め もしくは 原 状 に 復 し または 損 害 を 賠 償 しなければならない (3) 機 械 器 具 の 使 用 にあたっては 発 注 者 の 職 員 の 指 示 を 仰 ぐこと (4) 受 注 者 は 自 ら 業 務 の 遂 行 に 必 要 とする 機 械 器 具 を 事 務 室 に 備 え 付 けて 使 用 する 場 合 には 発 注 者 に 事 前 に 文 書 で 申 し 出 て 承 認 を 得 ること 14 個 人 情 報 の 保 護 および 秘 密 保 持 特 定 個 人 情 報 保 護 (1) 受 注 者 は 個 人 情 報 の 保 護 の 重 要 性 を 認 識 し 伊 勢 原 市 個 人 情 報 保 護 条 例 伊 勢 原 市 特 定 個 人 情 報 等 安 全 管 理 基 本 方 針 伊 勢 原 市 情 報 セキュリティポリシ ーおよび 関 係 法 令 の 規 定 に 従 い 個 人 情 報 の 取 扱 いを 適 正 に 行 わなければなら ない p. 11

12 (2) 受 注 者 は 個 人 情 報 保 護 のための 情 報 セキュリティの 徹 底 を 図 る 観 点 から 一 般 財 団 法 人 日 本 情 報 経 済 社 会 推 進 協 会 が 認 定 するプライバシーマークもしく はISO27001(ISMS)に 適 合 していることの 証 明 を 取 得 しているか これらと 同 等 以 上 の 情 報 セキュリティ 体 制 を 有 することについての 体 制 表 等 の 提 示 をしなければならない (3) 業 務 従 事 者 は 在 職 中 および 退 職 後 において 本 業 務 の 遂 行 により 知 り 得 た 全 ての 情 報 等 を 他 人 に 開 示 漏 洩 してはならない (4) 受 注 者 は 本 業 務 に 関 して 個 人 情 報 の 漏 洩 苦 情 その 他 の 事 故 を 防 止 するた めの 適 切 な 措 置 を 講 じなければならない (5) 個 人 情 報 の 紛 失 漏 洩 盗 難 誤 送 付 深 刻 な 苦 情 等 の 事 態 ( 以 下 事 故 ) が 発 生 した 場 合 には 発 注 者 に 速 やかに 事 故 の 内 容 を 報 告 し 事 故 発 生 報 告 書 を 迅 速 に 提 出 するとともに 適 切 な 対 応 措 置 を 講 ずること 事 故 発 生 報 告 書 に 記 載 すべき 事 項 1 発 生 日 時 2 事 故 の 内 容 経 緯 被 害 状 況 講 じた 措 置 など (6) 受 注 者 は 本 業 務 を 処 理 するために 作 成 等 した 個 人 情 報 を 使 用 する 必 要 がな くなった 場 合 速 やかに かつ 確 実 に 廃 棄 するものとする 15 暴 力 団 等 排 除 に 係 る 解 除 発 注 者 は 警 察 本 部 からの 通 知 に 基 づき 受 注 者 が 次 の 各 号 のいずれかに 該 当 するときは この 契 約 を 解 除 することができる この 場 合 において 解 除 に より 受 注 者 に 損 害 が 生 じても 発 注 者 はその 損 害 の 賠 償 の 責 めを 負 わないもの とする (1) 受 注 者 が 伊 勢 原 市 暴 力 団 排 除 条 例 ( 以 下 条 例 という ) 第 2 条 第 5 号 に 定 める 暴 力 団 経 営 支 配 法 人 等 と 認 められたとき (2) 受 注 者 が 神 奈 川 県 暴 力 団 排 除 条 例 第 23 条 第 1 項 に 違 反 したと 認 められる とき (3) 受 注 者 が 神 奈 川 県 暴 力 団 排 除 条 例 第 23 条 第 2 項 に 違 反 したと 認 められた とき (4) 受 注 者 及 び 役 員 等 ( 受 注 者 が 法 人 等 である 場 合 には 役 員 又 は 支 店 若 しくは 営 業 所 の 代 表 者 をいう)が 暴 力 団 員 等 と 密 接 な 関 係 を 有 していると 認 められた とき 16 協 議 本 仕 様 書 に 規 定 するもののほか 業 務 内 容 履 行 方 法 等 について 疑 義 が 生 じ た 場 合 には 発 注 者 と 受 注 者 が 協 議 を 行 い その 解 決 を 図 るものとする 以 上 p. 12

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