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1 サイボウズ 徹 底 理 解 マニュアル 第 2 版 サイボウズ 株 式 会 社

2 サイボウズ Office on cybozu.com とは はじめに 本 書 は サイボウズ Office on cybozu.com を 初 めて 使 用 する 方 を 対 象 とした 管 理 者 向 けの 説 明 資 料 です 本 書 で 使 用 している 製 品 名 称 と 略 称 本 書 では 次 の 略 称 を 使 用 しています サイボウズ Office 略 称 サイボウズ Office on cybozu.com 製 品 名 本 書 の 取 り 扱 いについて この 文 書 内 における 掲 載 情 報 の 二 次 利 用 においては ご 自 身 の 判 断 と 責 任 の 下 に 行 ってください サイボウズ 株 式 会 社 は それらの 情 報 をご 利 用 になることにより 発 生 したあらゆる 商 業 的 損 害 損 失 を 含 め 一 切 の 直 接 的 間 接 的 特 殊 的 付 随 的 または 結 果 的 損 失 損 害 について 責 任 を 負 いません また 本 文 書 を 二 次 利 用 し 作 成 した 文 書 には 次 のような 当 社 の 著 作 権 表 示 文 を 記 載 してください 本 文 書 は サイボウズ 株 式 会 社 による サイボウズ 徹 底 理 解 マニュアル を 一 部 引 用 しています 商 標 について 記 載 された 商 品 名 各 製 品 名 は 各 社 の 登 録 商 標 または 商 標 です また 当 社 製 品 には 他 社 の 著 作 物 が 含 まれ ていることがあります 個 別 の 商 標 著 作 物 に 関 する 注 記 については 弊 社 の Web サイトを 参 照 してください なお 本 文 および 図 表 中 では (TM)マーク (R)マークは 明 記 していません

3 サイボウズ Office on cybozu.com とは 目 次 はじめに... 2 目 次 章 サイボウズ Office on cybozu.com とは 章 サイボウズ Office を 利 用 する3つのメリット メリット1:モバイル 対 応 メリット2: 安 心 なセキュリティ メリット3:サーバーやソフトウエアの 管 理 から 開 放 章 サイボウズ Office の 各 機 能 について トップページ スケジュール/ 施 設 予 約 出 来 る 事 1: 会 議 のスケジュール 登 録 / 予 定 の 調 整 出 来 る 事 2: 社 内 の 人 のスケジュールの 確 認 出 来 る 事 3: 会 議 の 概 要 資 料 をお 知 らせ 掲 示 板 出 来 る 事 1: 全 社 連 絡 をする 出 来 る 事 2:フォロー(コメント) 機 能 を 利 用 して 掲 示 & 質 問 をする メッセージ 出 来 る 事 1: 回 覧 板 として 利 用 する ワークフロー アドレス 帳 ファイル 管 理 ToDo リスト 電 話 メモ 報 告 書 出 来 る 事 1:お 客 様 対 応 履 歴 の 共 有 プロジェクト タイムカード

4 1 章 サイボウズ Office on cybozu.com とは サイボウズのグループウェアは 中 堅 中 小 企 業 様 で 長 年 多 くの 企 業 様 にご 利 用 いただいている 実 績 のあるグルー プウェアです 社 内 で 情 報 を 共 有 するためのスケジュールや 掲 示 板 メッセージ 機 能 などを 備 え 使 いやすいインターフェースで 誰 でも 利 用 できるのが 特 長 です また 社 内 ツールとして 利 用 できる カスタムアプリ は 業 務 に 合 わせて 簡 易 的 なデータベースを 作 成 できます クラウド 版 なら1ユーザーあたり 月 額 500 円 カスタムアプリ が 利 用 できるプレミアムコースは1ユーザーあたり 月 額 800 円 でご 利 用 いただくことができます モバイルアクセス 機 能 も 充 実 しているので 外 出 中 や 出 張 中 の 社 内 にいない 場 合 でも サイボウズ Office を 利 用 する 事 ができます << 機 能 一 覧 >> 補 足 カスタムアプリ は プレミアムコースをご 契 約 中 のお 客 様 に 提 供 するサービスです

5 サイボウズ Office を 利 用 する3つのメリット 2 章 サイボウズ Office を 利 用 する3つのメ リット 2.1 メリット1:モバイル 対 応 サイボウズ Office は スマートフォン 携 帯 電 話 ノート PC それぞれの 端 末 に 合 わせたご 利 用 方 法 を 提 供 しています スマートフォンから 利 用 するための スマートフォン 専 用 アプリケーション KUNAI 携 帯 電 話 から 利 用 するための 携 帯 電 話 に 最 適 化 された 画 面 スマートフォンアクセス KUNAI シンプルでわかりやすい スマートフォンから 利 用 しやすいように 作 られた 画 面 で 場 所 を 問 わず サイボウズ Office を ご 利 用 いただけま す ケータイ シンプルに 表 現 した 文 字 ベースの 画 面 で サイ ボウズ Office をご 利 用 いただけます ケータ イ 用 の 画 面 には 専 用 の URL を 使 ってアクセ スします メリット ネットワーク 接 続 時 に シンクを 行 なっておけ ば 地 下 鉄 な どのオ フライン 環 境 で もスケ ジュールの 確 認 やメッセージの 確 認 を 行 う 事 が できます メリット スマートフォン 以 外 の 携 帯 電 話 からもアクセス し いつでもどこでもスケジュールや メッセージなどの 最 新 情 報 を 確 認 できます 2.2 メリット2: 安 心 なセキュリティ サイボウズ Office は 国 内 でデータの 管 理 を 行 なっているため クラウドサービスで 懸 念 されるセキュリティリスク にもしっかり 対 応 しています 第 三 者 からアクセスされないためのセキュリティ 認 証 サービス ISMS 認 証 取 得 の 運 用 実 績 があります 強 固 な2ファクター 認 証 基 本 セキュリティ 標 準 装 備 参 照 別 紙 サイボウズ Office on cybozu.com 試 用 環 境 の 作 成 手 順 と 初 期 設 定 5 章 安 全 に 利 用 するために(セキュリティ 体 制 ) 参 照 別 紙 サイボウズ Office on cybozu.com 試 用 環 境 の 作 成 手 順 と 初 期 設 定 5 章 安 全 に 利 用 するために(セキュリティ 体 制 ) 5

6 社 内 だけでなく 社 外 からも 安 全 にアクセスするためには 認 証 オプション セキュアアクセス クライアント 証 明 書 によって 接 続 元 を 認 証 するセキュリティオプションをご 利 用 いただけます 月 額 250 円 /1 ユーザーの 低 価 格 で モバイルアクセスを 利 用 する 人 数 分 だけご 契 約 いただけます メリット クライアント 証 明 書 はユーザーごとに 発 行 管 理 が 可 能 なので 万 が 一 利 用 していたパソコン やタブレットなどのデバイスを 紛 失 した 場 合 でも 当 人 が 使 用 していた クライアント 証 明 書 だ けを 無 効 にすることで 他 のメンバーには 影 響 を 与 えずアクセスを 一 切 不 可 にすることができます 参 照 別 紙 サイボウズ Office on cybozu.com 試 用 環 境 の 作 成 手 順 と 初 期 設 定 5 章 安 全 に 利 用 するために(セキュリティ 体 制 ) 2.3 メリット3:サーバーやソフトウエアの 管 理 から 開 放 クラウド 版 サイボウズ Office は バージョンアップ 作 業 をサイボウズで 実 施 するため お 客 様 によるバージョンアッ プ 作 業 は 必 要 ありません 常 に 最 新 のバージョンをご 利 用 いただけます また バックアップを 含 めたサーバーの 運 用 作 業 も 不 要 です 毎 日 無 停 止 でバックアップを 行 い システムの 冗 長 化 もサイボウズで 行 なっています サーバーの 管 理 お 客 様 のデータは 毎 日 無 停 止 で バックアップを 作 成 しています 全 てのサーバー ネットワーク スト レージ データについて 冗 長 化 を 実 施 しています サーバーの 管 理 贅 沢 な 環 境 をご 提 供 レスポンス の 速 さを 実 感 していただけます バージョンアップの 管 理 サービスのバックアップはサ イボウズが 一 斉 に 実 施 しま す 参 照 別 紙 サイボウズ Office on cybozu.com はじめてのクラウドサービス

7 サイボウズ Office の 各 機 能 について 3 章 サイボウズ Office の 各 機 能 について スケジュール 予 定 を 登 録 したり 確 認 する 事 ができます 自 分 の 予 定 だけでなく 他 の 人 の 予 定 も 一 目 で 確 認 できます 表 示 期 間 を 切 り 替 えたり グループ 別 に 表 示 する 事 も できます 施 設 予 約 会 議 室 や 各 種 施 設 備 品 などを 使 用 する 予 定 を 登 録 できます また 予 定 を 登 録 するときに 施 設 も 同 時 に 予 約 できます 電 話 メモ 社 内 の 他 のユーザーの 在 席 状 況 を 自 分 の 席 にいながら 確 認 する 事 ができます また 相 手 が 不 在 のときでも 簡 単 に 電 話 メモを 残 す 事 がで きます 登 録 された 電 話 メモは 個 人 の 設 定 したメールアド レスに 通 知 する 事 ができます 掲 示 板 社 内 の 連 絡 事 項 など メンバーに 情 報 を 公 表 するための 場 で す 掲 示 内 容 に 対 して 意 見 を 書 き 込 み 議 論 する 事 ができま す 掲 示 には 画 像 やファイルを 添 付 する 事 も 可 能 です メッセージ 社 内 の 他 のユーザーと メールの 代 わりに 連 絡 をとる 事 が できます 議 題 ごとにスレッドを 作 成 し その 中 でコミュニ ケーションをとる 事 ができます ファイル 管 理 社 内 で 共 有 したいファイルを 保 管 しておく 事 ができます 用 途 別 にフォルダを 作 成 してファイルを 分 類 できます また ファイル のバージョン 管 理 をする 事 ができるので 誤 ってファイルを 更 新 してしまっても 元 のバージョンに 戻 すことができます ワークフロー 稟 議 書 や 各 種 の 申 請 など 複 数 の 人 の 承 認 手 続 きが 必 要 な 業 務 を 電 子 決 済 で 効 率 よく 処 理 する 事 ができます また 社 外 からもアクセスする 事 ができるので 外 出 先 や 出 張 先 からも 承 認 手 続 きができます プロジェクト プロジェクトの 進 捗 状 況 を 管 理 し 目 標 や 期 日 などの 情 報 をメン バー 間 で 共 有 できます また 予 定 と 実 績 がチャート 表 示 される ので 現 在 の 進 行 状 況 や 個 人 の 作 業 分 担 もひと 目 で 把 握 でき ます 報 告 書 あらかじめ 用 意 されたフォーマットにしたがって 必 要 事 項 を 記 入 するだけで 日 報 や 週 報 など 上 司 や 関 係 者 に 提 出 す る 報 告 書 を 簡 単 に 作 成 する 事 ができます ToDo リスト 自 分 がやるべき 仕 事 (タスク)をトップページやスケジュールに 表 示 させて 〆 切 日 を 忘 れないようにする 事 ができます 完 了 した 仕 事 は 履 歴 として 記 録 され 過 去 の 作 業 記 録 として 活 用 す ることも 可 能 です タイムカード サイボウズ Office にログイン/ログアウトした 時 刻 がタイム カードに 記 録 されます 記 録 を 印 刷 保 存 CSV ファイルへ 書 き 出 す 事 もできます ユーザー 名 簿 /アドレス 帳 社 員 名 簿 顧 客 情 報 を 管 理 する 事 ができます アドレス 帳 は 取 引 先 の 連 絡 先 や 地 図 最 寄 りの 駅 取 引 先 に 関 する 報 告 書 といった 情 報 を 他 のユーザーと 共 有 する 事 ができます Web メール 社 外 の 人 とのメールのやりとりを サイボウズ Office で 受 信 / 送 信 する 事 ができます カスタムアプリ 業 務 に 合 わせたツールを 自 由 に 作 成 カスタマイズ 出 来 るかん たんデータベース 機 能 です 例 えば チームで 使 う 報 告 書 や 営 業 商 談 進 捗 状 況 や 売 上 情 報 など データを 共 有 する 事 が できます 7

8 3.1 トップページ サイボウズ Office の 機 能 を 1 ページにまとめたアプリケーションです 自 分 に 関 係 する 通 知 が 最 新 情 報 として 表 示 されるため サイボウズ Office をまだ 使 いこなせていないユーザーも トップページのみ 確 認 しておけば 自 分 にとって 必 要 な 情 報 が 得 られるようになっています トップページでできる 事 1. メニューアイコンの 一 覧 サイボウズ Office で 利 用 できる 全 機 能 がアイコンで 表 示 されています 2. お 知 らせ / トップメッセージ 全 ユーザーに 向 けて 共 通 のメッセージを 表 示 させる 事 ができるので 企 業 目 標 や 理 念 など 大 切 なメッセージを 表 示 させる 事 ができます 3. トップページのレイアウトの 変 更 トップページはレイアウトをユーザー 毎 に 自 由 に 変 更 する 事 ができます 表 示 されるスケジュールも ログインユーザーだけ でなく 特 定 のグループスケジュールを 一 覧 で 表 示 させる 事 ができます よく 利 用 するアプリケーションのみを 表 示 させ ユーザー 毎 使 いやすいトップページのレイアウトにする 事 ができます 4. 最 新 情 報 の 一 覧 自 分 に 関 係 する 情 報 が 更 新 された 際 に 最 新 情 報 一 覧 に 通 知 がされます わざわざ 自 分 から 情 報 を 見 つけにいかなくても 自 分 が 必 要 とする 情 報 が 自 動 的 に 得 る 事 ができます URL トップページを 使 ってみよう :

9 サイボウズ Office の 各 機 能 について 3.2 スケジュール/ 施 設 予 約 スケジュールとは? 個 人 の 予 定 を 管 理 出 来 るだけでなく 他 のユーザーとの 予 定 の 共 有 や 打 ち 合 わせの 予 定 に 合 わせて 施 設 を 予 約 することができます スケジュール 画 面 からは 電 話 メモや ToDo リスト カスタムアプリの 通 知 の 確 認 登 録 ができます スケジュールの 表 示 方 法 を 変 更 する 事 ができます グループは 日 または 週 個 人 は 日 週 月 年 と 表 示 を 切 り 替 える 事 ができます 施 設 予 約 とは? 予 定 の 調 整 機 能 を 使 用 し 施 設 の 空 き 時 間 を 調 べられます 予 定 の 登 録 と 一 緒 に 施 設 も 予 約 する 事 ができます スケジュール 登 録 画 面 1. 日 時 の 設 定 2. 予 定 の 名 前 の 設 定 3. 予 定 の 参 加 者 の 設 定 自 分 のスケジュールだけでなく 他 のユー ザーの 予 定 も 登 録 する 事 ができます 4. 利 用 施 設 ( 会 議 室 備 品 etc.)の 設 定 予 定 の 登 録 と 一 緒 に 施 設 の 予 約 もする 事 ができます 5. 予 定 の 参 加 者 と 利 用 施 設 の 空 き 時 間 の 確 認 参 加 者 と 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 する 事 がで きます 6. 予 定 の 公 開 / 非 公 開 の 設 定 非 公 開 設 定 にする 事 によって 予 定 の 参 加 者 以 外 の 方 から 内 容 が 確 認 出 来 ないように なります URL スケジュールと 施 設 予 約 を 使 ってみよう : 出 来 る 事 1: 会 議 のスケジュール 登 録 / 予 定 の 調 整 このような 事 に 困 っていませんか? 1. スケジュール 登 録 する 際 参 加 者 の 空 き 時 間 の 確 認 し 調 整 を 複 数 回 繰 り 返 すので スケジュールが 決 定 するま でに 時 間 がかかってしまう 2. 会 議 室 を 予 約 する 際 は 会 議 室 予 約 ノートに 記 入 しなければいけない 会 議 参 加 者 の 予 定 を 確 認 している 間 に 9

10 会 議 室 が 埋 まってしまう 3. 今 誰 が 会 議 室 を 使 っているかわからない いつ 会 議 室 が 空 くかわからない このような 事 ができます 参 加 者 施 設 日 時 の 選 択 をするだけで 空 き 時 間 を 検 索 する 事 ができるので 短 時 間 で 予 定 の 調 整 ができま す 予 定 の 調 整 画 面 の 案 内 参 加 者 と 施 設 日 時 を 指 定 しその 選 択 した 時 間 の 中 で 参 加 者 と 施 設 が 空 いている 時 間 帯 を 検 索 でき その 場 でスケ ジュールを 登 録 する 事 ができます 1. 参 加 者 施 設 の 選 択 空 き 時 間 を 確 認 したいユーザーと 施 設 を 選 択 します 2. 空 き 時 間 を 調 べるための 条 件 選 択 日 付 時 間 帯 除 外 したい 時 間 帯 (お 昼 など) の 条 件 を 選 択 します 3. 空 き 時 間 の 検 索 結 果 選 択 したユーザー 施 設 の 空 き 時 間 を 条 件 内 で 検 索 表 示 します その 場 でスケジュール 登 録 をすることができ ます URL 予 定 の 調 整 :

11 サイボウズ Office の 各 機 能 について ワンポイント 施 設 は 会 議 室 だけでなく 社 用 車 や 備 品 など 会 社 の 共 有 物 を 設 定 する 事 もできます URL 施 設 を 設 定 する : 実 際 に サイボウズ Office を 利 用 しているお 客 様 の 声 以 前 は 誰 がどこで 何 をしているのか 会 議 室 は 誰 が 何 時 まで 使 っているのかわからなかったので 会 議 を 行 うときは 参 加 者 の 予 定 を 確 認 会 議 室 が 空 いているか 確 認 し を 繰 り 返 していました このように スケジュール 調 整 をするのには 確 認 コストがとてもかかっていました しかし サイボウズ Office の 予 定 調 整 機 能 を 利 用 する 事 で どこにいても 簡 単 にスケジュール 調 整 を 行 い 登 録 する 事 ができるようになりました また 会 議 室 で 誰 が 何 もやっているのか 何 時 から 何 時 まで 外 出 しているかがきちんと 把 握 出 来 るようになりました (サイボウズ Office 導 入 事 例 より) 出 来 る 事 2: 社 内 の 人 のスケジュールの 確 認 このような 事 に 困 っていませんか? 1. 自 分 以 外 の 人 のスケジュールがわからない 2. 誰 がどこで 何 をしているのか 会 社 には 何 時 に 戻 ってくるのか 会 議 室 は 今 誰 が 使 用 しているのかがわからな い このような 事 ができます サイボウズ Office のスケジュール 機 能 は 社 内 の 人 のスケジュールを 確 認 編 集 削 除 する 事 ができます 検 索 窓 を 利 用 する 事 で スケジュールを 確 認 したいユーザーの 名 前 を 検 索 し 瞬 時 に 調 べる 事 ができます お 客 様 から 電 話 がかかってきた 際 に 外 出 予 定 は 何 時 までです 会 議 は 何 時 頃 終 わる 予 定 です など 的 確 な 回 答 をする 事 ができます 社 内 の 人 のスケジュールを 確 認 する 画 面 の 案 内 11

12 1. ユーザー 名 / 施 設 名 を 検 索 確 認 したいユーザーや 施 設 ( 会 議 室 )を 検 索 窓 から 検 索 できます 2. 時 間 軸 で 空 き 時 間 の 確 認 視 覚 的 に 他 のユーザーとの 空 き 時 間 を 確 認 する 事 ができます 実 際 に サイボウズ Office を 利 用 しているお 客 様 の 声 スケジュール 管 理 は 個 人 で 行 なっていたので 今 日 はどこで 何 をしているのかなどスケジュールが 共 有 されている 事 がなかった なので 担 当 者 宛 にお 客 様 からお 電 話 がかかってきても 外 出 しているが 何 時 頃 戻 るかは 不 明 です など 曖 昧 な 答 えしか 出 すことしかできず お 客 様 に 何 度 も 連 絡 させてしまう 事 が 発 生 していました そこで サイボウズ Office を 利 用 する 事 で 自 分 以 外 の 社 内 の 人 のスケジュールを 確 認 する 事 ができるので お 客 様 に 的 確 な 回 答 をする 事 が 出 来 お 客 様 への 対 応 の 質 が 向 上 しました (サイボウズ Office 導 入 事 例 より) 出 来 る 事 3: 会 議 の 概 要 資 料 をお 知 らせ このような 事 に 困 っていませんか? 1. 会 議 で 利 用 する 資 料 ファイルが どの 添 付 ファイルが 最 新 版 なのかわからなくなってしまう 2. スケジュールに 関 する 質 問 連 絡 は 毎 回 メールを 立 ち 上 げなければいけない このような 事 ができます スケジュール 内 容 にファイルを 添 付 する 事 ができるので 参 加 者 はどのファイルを 確 認 すればいいのかわかり やすい また フォロー というコメント 機 能 は スケジュールに 関 する 会 話 を 行 う 事 ができるので スケジュール 登 録 者 が 追 加 で 連 絡 事 項 を 伝 えたり 参 加 者 が 質 問 をしたり 情 報 を 共 有 する 事 ができます

13 サイボウズ Office の 各 機 能 について スケジュール 詳 細 画 面 の 案 内 1. メモ メモ 欄 には スケジュールの 概 要 利 用 資 料 URL を 記 載 する 事 ができます 事 前 に 内 容 や 資 料 を 知 らせる 事 ができるので ス ムーズに 会 議 を 進 める 事 ができます 2. フォロー(コメント 機 能 ) スケジュールに 関 する 情 報 の 連 絡 を スレッド 形 式 で 取 り 合 う 事 ができます ワンポイント フォロー 欄 に 会 議 で 話 された 内 容 を 記 載 しておく 事 で その 会 議 ではどのような 事 が 決 定 されたのか 話 された のか 過 去 のやり 取 りを 確 認 する 事 ができます 実 際 に サイボウズ Office を 利 用 しているお 客 様 の 声 スケジュールに 対 して 掲 示 版 感 覚 でコメントを 付 けられるので とても 便 利 だと 思 いました 今 までは わざわざメーラーを 起 動 させて 連 絡 をとっていたが それとは 違 って スケジュール 自 体 に 簡 単 にコメント を 返 せるので コミュニケーションを 円 滑 に 図 る 事 ができます スケジュールだけでなく 掲 示 板 施 設 予 約 などの 基 本 機 能 それぞれにも フォロー 機 能 ついていて 使 いやすいことから 導 入 を 決 めました (サイボウズ Office 導 入 事 例 より) 13

14 3.3 掲 示 板 掲 示 板 機 能 とは? 1. サイボウズ Office を 利 用 しているユーザーに 連 絡 事 項 を 伝 えるためのアプリケーションです 例 えば 健 康 診 断 の 連 絡 人 事 異 動 の 連 絡 ビルの 清 掃 作 業 日 の 連 絡 など 今 まで 掲 示 や 配 布 をしていた 連 絡 を サイボウズ Office 上 で 連 絡 する 事 ができます 2. フォローという コメント 機 能 を 搭 載 しているため 一 方 的 な 発 信 ではなく ユーザー 同 士 で 意 見 交 換 や 質 問 を したり 質 問 に 回 答 したり 関 連 情 報 を 書 いたりし 掲 示 上 で 議 論 ができます 3. カテゴリ 分 けをする 事 ができるので 全 社 に 知 らせるもの 部 署 ごとに 知 らせるもの 特 定 のグループごとに 知 らせるものと わけて 掲 示 する 事 ができます ユーザーは 自 分 の 知 りたいカテゴリの 掲 示 だけを 見 る 事 ができま す 4. 掲 示 はカテゴリに 分 類 され 通 知 先 やアクセス 権 の 設 定 により 情 報 を 伝 える 範 囲 を 限 定 できます 掲 示 板 の 画 面 案 内 掲 示 板 詳 細 画 面 1. 差 し 出 し 元 情 報 どこの 部 署 からの 連 絡 なのか 標 題 と 本 文 に 記 載 します 2. 掲 示 内 容 フォロー(コメント) 機 能 を 利 用 して 掲 示 内 容 を 記 載 していきます スレッド 形 式 で 表 示 され 最 新 の 情 報 が 一 番 上 に 表 示 されるので 新 しい 情 報 を 見 落 とす 事 がありません また 過 去 の 投 稿 も 見 る 事 ができるの で 知 りたい 情 報 を 過 去 の 履 歴 から 確 認 する 事 もできます 掲 示 板 トップ 画 面 1. 新 しい 掲 示 板 を 作 成 ができます から 新 しい 掲 示 板 を 作 成 する 事 2. グループカテゴリ 別 の 表 示 事 前 にグループを 作 成 しておく 事 で 自 動 的 に 掲 示 板 機 能 の 中 にもグループカテゴリが 作 成 さ れます 3. 最 新 一 覧 最 新 で 更 新 された 掲 示 板 が 表 示 されます 最 新 一 覧 も 全 掲 示 とカテゴリ 別 ごとの 最 新 一 覧 が 表 示 されます

15 サイボウズ Office の 各 機 能 について URL 掲 示 板 を 使 ってみよう : 出 来 る 事 1: 全 社 連 絡 をする このような 事 に 困 っていませんか? 1. 掲 示 は 紙 で 配 布 しているので 全 社 に 通 達 されるまで 時 間 がかかる 2. わざわざホワイトボードなど 掲 示 されているところまで 見 に 行 かなければ 情 報 を 得 る 事 ができない 3. 出 張 中 など 社 内 にいない 時 の 掲 示 を 見 落 としてしまう 4. 掲 示 内 容 を 修 正 する 度 に 掲 示 物 を 張 り 替 えなくてはいけない このような 事 ができます 全 社 員 に 同 時 に 通 達 されるので 情 報 伝 達 の 迅 速 化 が 出 来 る 一 部 の 人 だけでなく 全 員 で 情 報 を 共 有 する 事 ができる サイボウズ Office の 中 で 情 報 を 確 認 蓄 積 できるので ペーパーレス 化 ができる 利 用 画 面 の 案 内 1. 標 題 2. 本 文 どのような 内 容 の 掲 示 が されているかわかりやす く 記 載 してください 3. カテゴリ を 選 択 する 例 え ば カ テ ゴ リ を 全 社 にすると 掲 示 板 が 更 新 された 場 合 全 ユー ザーの 最 新 情 報 に 通 知 が 行 きます カテゴリを 総 務 部 にす ると 総 務 部 に 所 属 して いるユーザーにのみ 通 知 が 行 きます 15

16 4. 掲 示 板 トップページ 最 新 に 掲 示 されたものが 表 示 されます 5. 最 新 掲 示 一 覧 更 新 されたが まだ 閲 覧 していない 掲 示 板 が 一 覧 で 表 示 されます 6. トップページへの 通 知 サイボウズ Office トップページの 最 新 情 報 に 通 知 されます URL 掲 示 を 書 き 込 む : 実 際 に サイボウズ Office を 利 用 しているお 客 様 の 声 今 まで 連 絡 事 項 は 紙 で 行 なっていたため 通 達 に 時 間 がかかっていました 紙 自 体 を 失 くしてしまう 事 が 多 々あり 中 々 情 報 が 回 っていませんでした サイボウズ Office を 導 入 した 事 で ペーパーレス 化 をし 情 報 伝 達 の 迅 速 化 が 測 れるようになりました (サイボウズ Office 導 入 事 例 より)

17 サイボウズ Office の 各 機 能 について 出 来 る 事 2:フォロー(コメント) 機 能 を 利 用 して 掲 示 & 質 問 をする このような 事 に 困 っていませんか? 1. ( 掲 示 を 見 た 人 ) 掲 示 物 に 対 して 質 問 したいけど いちいち 社 内 メーラー 起 動 させるのは 手 間 がかかる 2. ( 掲 示 をした 人 ) 色 んな 人 から 同 じ 質 問 をされる 一 人 一 人 に 返 信 するのは 時 間 がかかる このような 事 ができます フォロー(コメント) 機 能 があるので 掲 示 板 の 中 で 質 問 をしたり 回 答 をしたりする 事 ができます フォローで 書 かれたものは 他 の 人 も 閲 覧 する 事 ができるので 同 じ 質 問 をするといった 事 がなくなります 質 問 だけでなく 様 々な 会 話 をする 事 ができ 席 にいながら 社 内 の 方 とコミュニケーションをする 事 ができます 利 用 画 面 の 案 内 1. 掲 示 の 書 き 込 み 掲 示 内 容 は 掲 示 板 のフォロー 欄 に 記 載 する 2. 掲 示 に 対 する 質 問 をする 掲 示 に 関 するやりとりも フォロー 欄 に 記 載 する フォロー 欄 に 記 載 する 事 で 質 問 をした 人 以 外 の 人 にも 情 報 を 共 有 する 事 ができる URL 掲 示 にフォローを 書 き 込 む : ワンポイント 回 覧 板 のように 誰 が 閲 覧 したか 把 握 したい 場 合 は メッセージ の 閲 覧 確 認 機 能 を 活 用 ください 本 紙 3.4 メッセージ を 参 照 17

18 3.4 メッセージ メッセージとは? サイボウズ Office を 利 用 しているユーザー 同 士 でコミュニケーションするためのアプリケーションです 社 内 のユーザー 同 士 のやりとりをメールで 行 う 代 わりとして 利 用 出 来 ます スレッド 形 式 でやり 取 りができるので 複 数 名 での 議 論 でも 時 系 列 を 追 う 事 ができます 宛 先 の 追 加 削 除 はいつでも 可 能 です また 新 しく 追 加 されたユーザーも 過 去 のスレッドを 共 有 する 事 ができ るため 詳 細 をすぐに 把 握 する 事 ができます このような 事 に 困 っていませんか? 1. Emai のやり 取 りでは 大 量 のメールが 受 信 されてしまいどれが 重 要 なものかわからなくなってしまう 2. Re: のメール 受 信 ボックスが 溢 れそう 3. 毎 日 メールの 確 認 だけで 時 間 が 過 ぎてしまう 4. 社 内 の 人 からのメールなのか 社 外 の 人 からのメールなのかわからない このような 事 ができます 同 じ 件 名 のメールは 一 つにまとめてやりとりをする 事 ができるので 同 じ 件 名 のメールが 連 なる 事 がなくなる 他 部 署 間 チーム 内 個 人 プロジェクト 毎 に 報 告 連 絡 相 談 を 集 約 する 事 ができる 利 用 画 面 の 案 内 1. 本 文 用 件 を 記 載 できます 2. 本 文 に 関 するやりとり メールでは 一 通 一 通 返 信 していくの で Re: で 受 信 箱 が 埋 もれてしまう が メッセージ は 一 つの 議 題 に 対 し て 一 つの メッセージ 内 でやりとりが できるので 受 信 箱 が 煩 雑 ではなくな り 必 要 な 情 報 が 埋 もれず 確 認 する 事 ができます URL 個 人 フォルダを 使 ってみよう :

19 サイボウズ Office の 各 機 能 について メールでやり 取 りとの 違 い メールの 場 合 前 回 のやり 取 りがどのメールなのか どれが 必 要 な メールなのか 把 握 できなくなってしまう 同 じ 議 題 に 対 するメールが 何 件 も 受 信 される メッセージの 場 合 一 つの 議 題 に 対 して 一 つのスレッドを 作 成 し スレッ ド 内 でやり 取 りを 進 める 事 ができます 議 題 毎 に 情 報 を 集 約 する 事 が 出 来 る 出 来 る 事 1: 回 覧 板 として 利 用 する このような 事 に 困 っていませんか? 1. 複 数 名 にメールを 送 ってもちゃんと 全 員 メールを 見 ているかわからない このような 事 ができます 閲 覧 状 況 を 確 認 する にチェックを 入 れてメッセージを 送 信 すると 誰 が 何 日 の 何 時 にメッセージを 確 認 したか わかるようになります 利 用 画 面 の 案 内 1. 閲 覧 状 況 の 確 認 メッセージ を 作 成 する 際 に 閲 覧 確 認 を 設 定 した 場 合 閲 覧 確 認 をし なければ フォロー(コメント 機 能 ) が 利 用 できなくなります 閲 覧 状 況 は 現 在 何 人 が 閲 覧 している か 誰 がいつ 閲 覧 したのか 確 認 する 事 ができます 19

20 3.5 ワークフロー ワークフローとは? 1. 費 用 申 請 有 給 休 取 得 申 請 備 品 購 入 申 請 稟 議 書 などの 申 請 業 務 を 電 子 化 できます 2. 携 帯 電 話 やスマートフォンにも 対 応 しているので 出 張 中 など 書 類 の 近 くにいなくても 素 早 く 申 請 を 確 認 し 処 理 することができます ワークフローを 利 用 するメリット スマートフォン 専 用 アプリケーション KUNAI からも 申 請 を 処 理 する 事 ができるので 場 所 を 選 ばず 空 いた 時 間 で 処 理 する 事 ができます ワークフロー 利 用 画 面 の 案 内 ワークフロー 申 請 処 理 画 面 1. 申 請 内 容 申 請 内 容 が 表 示 されます こちらの 申 請 フォームは 自 由 に 項 目 の 追 加 や 削 除 をし お 客 様 に 合 わせた 申 請 フォームを 必 要 な 分 作 成 する 事 ができま す 2. 自 動 計 算 交 通 費 申 請 や 備 品 購 入 など 数 値 が 含 まれる 申 請 の 際 合 計 値 は 自 動 で 計 算 す る 事 ができます 3. 処 理 状 況 今 誰 まで 承 認 確 認 が 回 っているか 確 認 する 事 が 出 来 ます 4. 承 認 結 果 誰 が 承 認 確 認 されたか 却 下 されたか 確 認 する 事 ができます 却 下 された 場 合 は 申 請 者 まで 申 請 が 戻 さ れます URL ワークフローを 使 ってみよう : 実 際 に サイボウズ Office を 利 用 しているお 客 様 の 声 サイボウズを 導 入 するまで 様 々な 稟 議 出 張 費 交 通 費 の 申 請 などの 業 務 に 関 して 社 員 がそれぞれ 自 己 流 で 処 理 していました なので 社 員 同 士 言 った いや 聞 いてない というやり 取 りが 頻 発 していました また 稟 議 のフローもバラバラなので 稟 議 が 通 るまで 時 間 がかかってしまい 業 務 に 支 障 が 出 てきてしまっていまし た そこで ワークフローの 設 計 をはじめ 業 務 の 効 率 化 を 目 指 しました 徐 々に 社 員 も 意 識 が 変 わり しっかりしたワー クフローを 作 る 事 で 稟 議 がスムーズに 通 るようになりました (サイボウズ Office 導 入 事 例 より)

21 サイボウズ Office の 各 機 能 について 3.6 アドレス 帳 アドレス 帳 とは? 1. 取 引 先 や 顧 客 の 連 絡 先 を 一 括 管 理 し 他 のユーザーと 共 有 できるアプリケーションです 2. 人 名 一 覧 と 会 社 一 覧 の2 種 類 のタブに 分 類 されているので 会 社 に 所 属 する 人 や 所 属 する 会 社 のように それぞれのデータを 紐 付 けて 管 理 できます 3. 報 告 書 と 連 携 する 事 で 会 社 情 報 に 関 連 づけて 報 告 書 を 作 成 し 会 社 ごとの 報 告 書 の 履 歴 や 予 定 の 一 覧 を 確 認 できます アドレス 帳 利 用 画 面 の 案 内 1. 個 人 情 報 名 前 よみ 以 外 の 項 目 は 自 由 に 追 加 したり 削 除 したりする 事 が 出 来 ます 2. 会 社 情 報 会 社 名 よみ 以 外 の 項 目 は 自 由 に 追 加 したり 削 除 したりする 事 が 出 来 ます 3. 報 告 書 と 連 携 報 告 書 と 連 携 して 利 用 する 事 で 会 社 情 報 に 紐 づけて 報 告 書 を 作 成 できます 会 社 ごとの 報 告 書 一 覧 を 確 認 す る 事 ができます URL アドレス 帳 を 使 ってみよう : ワンポイント アドレス 帳 の 画 面 の をクリックすると 直 接 メールを 送 信 する 事 ができます ネットワーク 連 携 サービスを 利 用 する 事 で 登 録 している 会 社 情 報 をインターネットから 引 き 出 す 事 ができます 報 告 書 と 連 携 しているため 過 去 の 顧 客 に 関 する 報 告 書 一 覧 で 確 認 する 事 ができます 21

22 3.7 ファイル 管 理 ファイルとは? 1. 社 内 で 共 有 するファイルを 管 理 するアプリケーションです 2. 現 在 のファイルから 過 去 のファイルまでバージョン 管 理 する 事 ができます バーション 管 理 とは? 現 在 のファイルから 指 定 する 世 代 までのファイルを 管 理 する 事 ができます 更 新 したファイルが 壊 れていた 場 合 や 誤 ってファイルを 更 新 してしまった 場 合 指 定 した 世 代 のファイルの バージョンに 戻 る 事 ができます ファイル 管 理 利 用 画 面 の 案 内 1. ダウンロード データをダウンロードする 際 は ファイル 名 をクリックする 事 でダウンロードできます 2. バージョン 管 理 万 が 一 誤 って 更 新 してしまった 際 以 前 の バージョンに 戻 すことができます URL ファイル 管 理 を 使 ってみよう : ワンポイント 掲 示 板 やメッセージでファイルを 添 付 する 際 は 一 度 ファイル 管 理 にファイルを 登 録 し 掲 示 板 やメッセージにはファイル 管 理 の URL を 貼 り 付 けて 利 用 出 来 ます

23 サイボウズ Office の 各 機 能 について 3.8 ToDo リスト ToDo リストとは? 1. 個 人 のタスクを 管 理 出 来 るアプリケーションです 2. カテゴリ 分 類 する 事 ができ 〆 切 日 または 重 要 度 による 管 理 ができます ToDo リスト 利 用 画 面 の 案 内 1. タスク 名 2. 並 び 替 え 締 切 日 重 要 度 を 設 定 する 事 ができ それぞれにおいて 並 び 替 えを 行 う 事 ができます URL ToDo リストを 使 ってみよう : 3.9 電 話 メモ 電 話 メモとは? 1. 外 部 からかかってきた 電 話 をつなぎたいユーザーの 在 席 状 況 を 確 認 したり 不 在 の 場 合 などに ユーザー 宛 に メモを 書 き 込 む 事 が 出 来 るアプリケーションです 2. 受 け 取 った 電 話 メモは 任 意 のメールアドレスに 転 送 できるので 携 帯 電 話 などを 利 用 して 会 社 にかかって 来 た 電 話 の 要 件 を 社 外 でも 確 認 できます 電 話 メモ 利 用 画 面 の 案 内 フォーマットが 決 まっているので 登 録 する 人 は 必 要 項 目 に 内 容 を 記 載 するだけで 電 話 メモを 登 録 する 事 ができます 1. 依 頼 主 誰 からかかってきた 電 話 なのか 記 載 できます 2. 内 容 電 話 の 用 件 を 記 載 できます 23

24 URL 電 話 メモを 使 ってみよう : 報 告 書 報 告 書 とは? 1. 報 告 書 を 使 えば 顧 客 からのクレームや 商 談 報 告 などの 報 告 連 絡 を 共 有 することができます 2. フォローという コメント 機 能 を 使 えば その 場 で 報 告 連 絡 内 容 について 相 談 をし コミュニケーションを 取 るこ とができます 3. アドレス 帳 の 顧 客 情 報 と 連 動 して 報 告 内 容 を 確 認 できるので 顧 客 担 当 者 が 代 わってもアドレス 帳 から 過 去 の 報 告 を 簡 単 に 探 すことができます 4. スケジュール 機 能 との 連 携 報 告 書 利 用 画 面 の 案 内 1. アドレス 帳 から 顧 客 情 報 を 引 用 報 告 書 は アドレス 帳 スケジュールと 連 携 してい るので 報 告 書 を 作 成 する 際 アドレス 帳 から 顧 客 情 報 を 引 き 出 す 事 ができます また スケジュール 画 面 からスケジュールに 関 す る 報 告 書 を 作 成 する 事 ができます 2. 決 まったフォーマット 報 告 書 ( 議 事 録 )のフォーマットを 自 由 に 作 成 でき ます 一 度 設 定 する 事 ですべての 報 告 書 のフォーマット が 固 定 されるので 報 告 書 を 作 成 する 際 は 決 まっ たフォーマットに 入 力 するだけで 作 成 する 事 がで きます URL 報 告 書 を 使 ってみよう : 出 来 る 事 1:お 客 様 対 応 履 歴 の 共 有 このような 事 に 困 っていませんか? 1. 前 回 までの 担 当 者 がどのような 対 応 をしていたのかわからない このような 事 ができます アドレス 帳 に 登 録 された 会 社 に 対 して 報 告 書 を 作 成 していくことで 履 歴 を 共 有 することができます 会 社 の 担 当 者 が 不 在 または 交 代 があった 場 合 なども 履 歴 を 参 照 すること で これまで 何 を 行 ってきたのか 簡 単 にわかります

25 サイボウズ Office の 各 機 能 について 利 用 画 面 の 案 内 1. 対 応 履 歴 / 報 告 書 一 覧 顧 客 情 報 から 過 去 の 対 応 履 歴 報 告 書 の 履 歴 を 一 覧 で 確 認 する 事 ができます 3.11 プロジェクト プロジェクトとは? 1. プロジェクトのデータややり 取 りを 一 箇 所 にまとめて 管 理 する 事 ができます 2. 部 署 を 横 断 したプロジェクトでも 簡 単 に 進 捗 を 確 認 出 来 るのが 特 徴 です 進 捗 状 況 はチャートで 視 覚 的 に 確 認 できるので タスクの 遅 れも 一 目 瞭 然 です プロジェクトの 利 用 案 内 画 面 1. チャート 切 り 替 え チャート 形 式 に 表 示 を 切 り 替 える 事 ができます 2. 絞 り 込 み 機 能 担 当 者 ごと 処 理 状 況 ごとに 絞 り 込 んで 表 示 させる 事 ができます 3. 掲 示 板 作 成 タスクに 関 係 する 掲 示 板 を 作 成 する 事 ができます タスクの 進 捗 状 況 の 報 告 や 共 有 事 項 は 掲 示 板 内 で 行 う 事 ができます 4. プロジェクト 概 要 このプロジェクトがどのような 内 容 のものなのか 概 要 を 記 載 する 事 ができます 5. 対 応 状 況 処 理 状 況 を 変 更 確 認 する 事 ができます 6. タスク タスクを 一 覧 表 示 しています URL プロジェクトを 使 ってみよう : 25

26 3.12 タイムカード タイムカード 機 能 で 出 来 る 事 サイボウズ Office へログインした 状 況 に 応 じて 自 動 打 刻 出 来 るタイムカードです 打 刻 漏 れをなくすと 共 に サイボウズ Office の 利 用 促 進 にも 役 立 ちます 期 間 を 指 定 して CSV 出 力 することができるので Excel での 集 計 や 別 システムへの 取 り 込 みに 利 用 する 事 も 可 能 です タイムカード 利 用 案 内 画 面 1. 備 考 欄 遅 刻 の 理 由 や 早 退 の 理 由 など 出 勤 時 間 の 備 考 を 記 入 する 事 ができま す URL タイムカードを 使 ってみよう :

27 発 行 日 発 行 者 2013 年 4 月 第 2 版 発 行 サイボウズ 株 式 会 社 東 京 都 文 京 区 後 楽 後 楽 森 ビル 12F Copyright (C) 2013 Cybozu, Inc. 27