項 目 一 覧 Ⅰ 基 本 情 報 ( 別 添 1) 事 務 の 内 容 Ⅱ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 概 要 ( 別 添 2) 特 定 個 人 情 報 ファイル 記 録 項 目 Ⅲ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いプロセスにおけるリスク 対 策 Ⅳ その 他 のリスク 対

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1 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 書 ( 全 項 目 評 価 書 ) 評 価 書 番 号 1 評 価 書 名 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 における 公 的 年 金 業 務 等 に 関 する 事 務 全 項 目 評 価 書 個 人 のプライバシー 等 の 権 利 利 益 の 保 護 の 宣 言 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 は 学 校 法 人 等 及 びその 教 職 員 等 からの 信 頼 のもと その 情 報 資 産 を 日 々 活 用 し 業 務 を 行 っている この 業 務 の 一 つである 年 金 事 務 における 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 うに 当 たり 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いが 個 人 のプライバシー 等 の 権 利 利 益 に 影 響 を 及 ぼしかねないことを 理 解 し 特 定 個 人 情 報 の 漏 えいその 他 の 事 態 を 発 生 さ せるリスクを 軽 減 させるために 適 切 な 措 置 をもって 個 人 のプライバシー 等 の 権 利 利 益 の 保 護 に 取 り 組 んでいることを 宣 言 する 特 記 事 項 評 価 実 施 機 関 名 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 承 認 日 行 政 機 関 等 のみ 公 表 日 平 成 26 年 4 月 様 式 4 1

2 項 目 一 覧 Ⅰ 基 本 情 報 ( 別 添 1) 事 務 の 内 容 Ⅱ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 概 要 ( 別 添 2) 特 定 個 人 情 報 ファイル 記 録 項 目 Ⅲ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いプロセスにおけるリスク 対 策 Ⅳ その 他 のリスク 対 策 Ⅴ 開 示 請 求 問 合 せ Ⅵ 評 価 実 施 手 続 ( 別 添 3) 変 更 箇 所 ( 別 紙 ) 5. 特 定 個 人 情 報 ファイルの 提 供 移 転 ( 委 託 に 伴 うものを 除 く ) 提 供 先 2 ~ 31 2

3 Ⅰ 基 本 情 報 1. 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 事 務 1 事 務 の 名 称 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 における 公 的 年 金 業 務 等 に 関 する 事 務 1. 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 における 事 務 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 ( 以 下 本 事 業 団 という )では 全 国 の 私 立 学 校 に 働 く 教 職 員 を 対 象 とした 年 金 ( 以 下 公 的 年 金 という ) 業 務 に 関 する 事 務 を 行 っている 事 務 の 流 れとしては 以 下 のとおり である (1) 学 校 法 人 等 及 び 加 入 者 の 適 用 事 務 学 校 法 人 等 の 適 用 管 理 を 行 う 加 入 者 の 資 格 取 得 喪 失 標 準 報 酬 月 額 標 準 賞 与 額 諸 変 更 について 学 校 法 人 等 から 報 告 を 受 け 決 定 を 行 う 決 定 内 容 は 学 校 法 人 等 を 経 由 して 本 人 に 通 知 するとともに 適 用 情 報 として 収 録 する (2) 掛 金 等 の 徴 収 事 務 標 準 報 酬 月 額 及 び 標 準 賞 与 額 に 所 定 の 掛 金 率 を 乗 じて 掛 金 等 を 算 定 し 学 校 法 人 等 へ 通 知 す る 掛 金 等 は 日 々 入 金 確 認 を 行 い 納 付 状 況 を 記 録 する (3) 年 金 裁 定 給 付 事 務 加 入 者 等 からの 請 求 に 基 づき 本 事 業 団 と 他 実 施 機 関 との 年 金 支 給 の 情 報 に 関 する 情 報 連 携 を 行 い 年 金 加 入 期 間 ( 社 会 保 障 協 定 にかかる 確 認 も 含 む) 在 職 雇 用 保 険 受 給 の 有 無 等 受 給 要 件 を 審 査 し 老 齢 遺 族 障 害 の 年 金 決 定 及 び 通 知 を 行 う 裁 定 要 件 に 基 づき 算 定 した 年 金 額 は 定 期 的 に 受 給 者 への 支 払 を 行 う 年 金 の 支 払 に 当 たっては 所 得 税 の 源 泉 徴 収 や 住 民 税 介 護 保 険 料 の 特 別 徴 収 等 の 事 務 もあわせて 行 う 受 給 者 情 報 ( 住 所 送 金 先 扶 養 親 族 等 )の 管 理 を 行 い 申 し 出 により 内 容 の 変 更 を 行 う (4) 記 録 照 会 年 金 相 談 事 務 加 入 者 や 年 金 受 給 権 者 からの 加 入 記 録 や 標 準 報 酬 月 額 記 録 等 の 情 報 照 会 や 年 金 相 談 の 回 答 等 を 行 う 上 記 の(1)~(4)の 事 務 については 適 正 かつ 効 率 的 に 事 務 処 理 することを 目 的 として 公 的 年 金 に 係 る 業 務 システム 以 下 公 的 年 金 業 務 システム という を 利 用 して 事 務 を 行 っている 2 事 務 の 内 容 2. 個 人 番 号 の 収 集 蓄 積 ( 平 成 28 年 1 月 から 開 始 ) 上 記 1. (1)の 学 校 法 人 等 及 び 加 入 者 の 適 用 事 務 において 個 人 番 号 の 収 録 を 行 う 平 成 28 年 1 月 の 社 会 保 障 税 番 号 導 入 に 伴 い 私 立 学 校 の 教 職 員 に 係 る 公 的 年 金 業 務 に 関 する 事 務 では 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 平 成 25 年 5 月 31 日 法 律 第 27 号 )( 以 下 番 号 法 という )に 定 められた 範 囲 内 で 個 人 番 号 の 収 集 蓄 積 を 行 う 具 体 的 には 上 記 1. (1)の 事 務 について 28 年 1 月 からの 初 期 作 業 については 年 金 受 給 権 者 又 は 加 入 者 の 基 本 4 情 報 を 基 に 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 個 人 番 号 を 取 得 し 29 年 1 月 以 降 は 加 入 者 等 から 個 人 番 号 の 報 告 を 受 けて 個 人 番 号 を 取 得 し 公 的 年 金 業 務 システムの 適 用 徴 収 システムを 使 用 して 年 金 ファイルに 登 録 する 3. 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 事 務 (1) 学 校 法 人 等 及 び 加 入 者 の 適 用 事 務 学 校 法 人 等 から 提 出 される 加 入 者 の 資 格 取 得 報 告 書 により 個 人 番 号 の 報 告 を 受 ける 提 出 され た 資 格 取 得 報 告 書 の 審 査 を 本 事 業 団 が 行 い 生 涯 共 済 番 号 と 個 人 番 号 を 紐 付 け 年 金 ファイルに 登 録 する (2) 年 金 裁 定 給 付 事 務 加 入 者 等 からの 請 求 に 基 づき 本 事 業 団 で 審 査 を 行 う 際 に 個 人 番 号 を 利 用 して 地 方 税 情 報 等 を 入 手 し 受 給 要 件 の 審 査 を 行 う 年 金 受 給 権 者 の 個 人 番 号 及 び 当 該 受 給 権 者 から 申 し 出 を 受 けた 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 した 法 定 調 書 や 支 払 報 告 書 を 国 税 庁 や 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 )に 提 出 する 住 民 票 コードを 未 登 録 の 年 金 受 給 権 者 及 び 加 給 対 象 者 について 取 得 した 基 本 4 情 報 により 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 照 会 をかけ 住 民 票 コードを 取 得 し 年 金 ファイルに 登 録 する 住 民 票 コードを 登 録 済 みの 年 金 受 給 権 者 及 び 加 給 年 金 対 象 者 については 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 当 該 コード 又 は 個 人 番 号 による 生 存 照 会 を 行 い 生 存 情 報 及 び 住 所 情 報 を 取 得 し 年 金 フ ァイルに 登 録 する (3) 記 録 照 会 年 金 相 談 事 務 個 人 番 号 による 加 入 者 や 年 金 受 給 権 者 からの 照 会 相 談 に 対 して 加 入 記 録 や 標 準 報 酬 月 額 記 録 等 の 情 報 照 会 年 金 相 談 の 回 答 等 を 行 う 3 対 象 人 数 30 万 人 以 上 1) 1,000 人 未 満 3) 1 万 人 以 上 10 万 人 未 満 5) 30 万 人 以 上 2) 1,000 人 以 上 1 万 人 未 満 4) 10 万 人 以 上 30 万 人 未 満 3

4 2. 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 事 務 において 使 用 するシステム システム1 1システムの 名 称 適 用 徴 収 システム 公 的 年 金 を 決 定 支 給 するため 加 入 者 期 間 及 び 報 酬 等 の 適 用 情 報 の 収 録 管 理 を 行 う 資 格 取 得 報 告 時 に 個 人 番 号 及 び 基 本 4 情 報 の 収 録 もあわせて 行 う また 年 金 保 険 料 の 徴 収 業 務 も 処 理 する 具 体 的 なシステムの 機 能 は 以 下 のとおりである 資 格 異 動 処 理 個 人 番 号 を 記 入 した 加 入 者 の 資 格 取 得 喪 失 給 与 賞 与 の 報 告 及 び 被 扶 養 者 の 認 定 に 係 る 各 種 申 請 書 等 を 受 け 決 定 を 行 い 年 金 ファイルに 登 録 する 決 定 内 容 は 適 用 情 報 として 収 録 し 学 校 法 人 等 を 経 由 し 確 認 通 知 書 等 で 本 人 に 通 知 を 行 う ( 学 校 法 人 等 は 資 格 取 得 が 発 生 した 日 から10 日 以 内 に 資 格 取 得 報 告 書 を 提 出 しなければならない 私 立 学 校 教 職 員 共 済 法 第 47 条 第 1 項 )また 養 育 特 例 による 従 前 額 保 障 の 登 録 及 び 離 婚 による 分 割 改 定 の 申 し 出 を 受 け 標 準 報 酬 月 額 の 分 割 を 行 う 資 格 月 末 処 理 資 格 月 末 処 理 により 適 用 情 報 から70 歳 75 歳 脱 退 者 を 抽 出 し 学 校 法 人 等 を 経 由 して 対 象 加 入 者 に 通 知 を 行 う 標 準 報 酬 月 額 の 上 下 限 に 改 正 があった 場 合 確 認 通 知 書 を 作 成 し 学 校 法 人 等 を 経 由 して 対 象 加 入 者 に 通 知 を 行 う 2システムの 機 能 定 時 決 定 処 理 学 校 法 人 等 から 毎 年 4 月 から6 月 の 給 与 額 の 報 告 を 受 け 9 月 からの 標 準 報 酬 月 額 を 決 定 し 通 知 を 行 う( 定 時 決 定 ) また 賞 与 の 支 給 があった 際 も 同 様 に 報 告 を 受 け 標 準 賞 与 額 を 決 定 し 通 知 を 行 う 徴 収 業 務 処 理 学 校 法 人 等 ごとに 所 属 加 入 者 の 標 準 報 酬 月 額 及 び 標 準 賞 与 額 に 所 定 の 掛 金 率 を 乗 じた 掛 金 等 に 資 格 異 動 掛 金 免 除 補 助 金 情 報 を 加 減 し 当 月 掛 金 等 を 算 定 し 通 知 する 掛 金 等 は 日 々 入 金 確 認 を 行 い 納 付 状 況 を 記 録 し 経 理 システムに 連 動 する 仕 訳 データを 作 成 す る 法 定 納 期 限 を 越 えた 未 納 額 を 有 する 学 校 法 人 等 へは 督 促 状 を 送 付 する また 指 定 納 期 限 を 越 えた 入 金 があった 場 合 は 延 滞 金 計 算 を 行 い 納 付 通 知 書 を 送 付 する 滞 納 校 に 対 して 掛 金 等 入 金 の 催 告 を 行 い 折 衝 記 録 を 管 理 する 入 金 がない 滞 納 校 については 申 請 により 分 納 記 録 を 作 成 し 入 金 管 理 を 行 う 任 意 継 続 加 入 者 資 格 異 動 処 理 任 意 継 続 加 入 者 申 出 書 に 基 づき 加 入 者 記 録 の 年 金 ファイルへの 登 録 及 び 掛 金 等 計 算 を 行 い 加 入 者 証 確 認 通 知 書 納 付 通 知 書 を 送 付 する 掛 金 等 は 日 々 入 金 確 認 を 行 い 納 付 状 況 を 記 録 し 経 理 システムに 連 動 する 仕 訳 データを 作 成 する 任 継 喪 失 時 に 前 納 掛 金 等 があった 場 合 任 継 還 付 請 求 書 を 送 付 する 請 求 申 出 により 経 理 シス テムに 連 動 する 任 継 還 付 データを 作 成 し 支 払 を 行 う 住 民 基 本 台 帳 ネットワーク 照 会 処 理 58 歳 以 上 の 加 入 者 について 年 金 請 求 準 備 のため 住 民 票 コードを 取 得 し 基 本 4 情 報 に 差 分 が あった 場 合 に 修 正 の 届 け 出 を 勧 奨 する 3 他 のシステムとの 接 続 情 報 提 供 ネットワークシステム 庁 内 連 携 システム 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステム 既 存 住 民 基 本 台 帳 システム 宛 名 システム 等 税 務 システム その 他 ( ) 4

5 システム2~5 システム2 1システムの 名 称 年 金 裁 定 給 付 システム 年 金 裁 定 機 能 年 金 裁 定 機 能 は 加 入 者 からの 請 求 に 基 づき 本 人 の 加 入 歴 報 酬 及 び 在 職 加 入 者 からの 申 し 出 に よる 雇 用 保 険 受 給 の 有 無 等 の 情 報 から 年 金 の 支 給 額 を 決 定 し これを 請 求 者 に 通 知 するための 事 務 を 処 理 する 機 能 である 年 金 額 の 改 定 や 年 金 の 支 給 開 始 時 期 に 来 たことを 知 らせる( 事 前 通 知 ) 事 務 も 行 う また 年 金 額 の 試 算 にも 対 応 している 具 体 的 な 機 能 は 以 下 のとおりである 年 金 決 定 処 理 個 人 番 号 を 記 入 した 加 入 者 からの 裁 定 請 求 書 及 び 年 金 者 からの 住 所 等 の 異 動 届 書 を 基 に 振 り 分 け 処 理 を 行 い 年 金 算 定 期 間 の 算 出 裁 定 要 件 の 確 定 年 金 額 計 算 支 給 総 額 計 算 のための 年 金 決 定 処 理 を 行 い 年 金 ファイルに 登 録 する 年 金 改 定 処 理 物 価 の 変 動 等 により 年 金 額 の 改 定 処 理 を 行 い 年 金 ファイルに 登 録 するとともに 各 種 帳 票 の 出 力 を 行 う 年 金 事 前 通 知 処 理 ( 請 求 勧 奨 ) 年 金 受 給 権 発 生 3ヵ 月 前 に 年 金 請 求 手 続 きを 促 す 通 知 を 行 う 年 金 試 算 処 理 オンライン 上 で 年 金 額 の 試 算 を 行 う 年 金 支 払 機 能 年 金 を 決 定 した 加 入 者 等 に 対 して 定 期 的 に 年 金 を 支 給 し 過 払 金 等 の 調 整 や 源 泉 徴 収 票 の 交 付 を 行 う 事 務 を 処 理 する 機 能 である 具 体 的 な 機 能 は 以 下 のとおりである 随 時 支 払 処 理 年 金 決 定 処 理 によって 随 時 支 払 対 象 となった 年 金 受 給 権 者 を 年 金 ファイルから 抽 出 し 未 過 払 いの 判 定 税 金 計 算 給 付 金 調 整 等 を 行 い 支 給 額 を 決 定 する 決 定 した 支 給 額 を 基 に 通 知 書 ( 年 金 の 支 払 額 について)を 出 力 し 年 金 受 給 権 者 に 通 知 する 2システムの 機 能 定 期 支 払 処 理 定 期 的 に 年 金 決 定 処 理 によって 定 期 支 払 対 象 となった 年 金 受 給 権 者 を 年 金 ファイルから 抽 出 し 税 金 計 算 給 付 金 調 整 等 を 行 い 支 給 額 を 決 定 する 決 定 した 支 給 額 を 基 に 通 知 書 ( 年 金 送 金 の お 知 らせ)を 出 力 し 年 金 受 給 権 者 に 通 知 する 調 整 入 金 処 理 併 給 調 整 等 による 過 払 いが 発 生 した 場 合 納 付 通 知 書 による 入 金 給 付 金 調 整 による 入 金 及 び 組 戻 後 の 戻 入 による 入 金 を 過 払 い 等 の 債 権 に 充 当 する 処 理 を 行 う 調 整 月 例 処 理 債 権 管 理 に 関 する 統 計 帳 票 を 出 力 する 債 権 の 督 促 を 行 うための 帳 票 を 出 力 する 年 度 末 に 未 収 の 債 権 を 未 収 給 付 金 に 計 上 する 源 泉 交 付 処 理 年 金 ファイルから 年 金 者 に 交 付 する 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 を 出 力 する また 年 金 ファイルから 個 人 番 号 を 記 載 した 国 税 庁 提 出 用 法 定 調 書 データ( 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 ) 及 び 市 町 村 提 出 用 公 的 年 金 等 支 払 報 告 データを 出 力 し 媒 体 にて 国 税 庁 及 び 市 町 村 に 提 出 する 一 時 金 現 金 返 還 充 当 処 理 退 職 一 時 金 の 現 金 返 還 について 課 税 前 の 調 整 として 扱 うため 課 税 控 除 への 充 当 処 理 を 行 う 一 時 金 機 能 主 に 私 立 学 校 に 勤 務 した 外 国 籍 の 教 職 員 が 対 象 となるが 年 金 に 係 る 掛 金 等 が 掛 け 捨 てにならないよ うに 一 時 金 という 形 で 支 給 する 制 度 を 導 入 しており これを 処 理 する 機 能 である 具 体 的 な 機 能 は 以 下 のとおりである 一 時 金 計 算 処 理 元 加 入 者 から 提 出 された 一 時 金 請 求 書 の 処 理 を 行 い 一 時 金 を 決 定 し 年 金 ファイルに 登 録 するととも に 税 金 計 算 を 行 い 支 給 額 を 決 定 する 決 定 した 支 給 額 を 基 に 通 知 書 ( 一 時 金 決 定 通 知 書 )を 出 力 し 元 加 入 者 に 通 知 及 び 支 給 を 行 う 5

6 3 他 のシステムとの 接 続 システム3 1システムの 名 称 情 報 提 供 ネットワークシステム 庁 内 連 携 システム 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステム 既 存 住 民 基 本 台 帳 システム 宛 名 システム 等 税 務 システム その 他 ( 公 的 年 金 給 付 総 合 情 報 連 携 システム ) 受 給 者 管 理 システム 年 金 受 給 権 者 の 生 存 確 認 や 住 所 情 報 の 取 得 を 行 う 事 務 を 処 理 するシステムである 雇 用 保 険 情 報 によ り 年 金 支 給 額 を 調 整 し 各 種 の 特 別 徴 収 ( 年 金 からの 控 除 ) 扶 養 親 族 等 申 告 書 の 処 理 ( 年 金 に 係 る 源 泉 徴 収 税 額 の 計 算 基 礎 となる) 並 びに 住 基 ネットで 生 存 確 認 ができない 者 ( 基 本 4 情 報 のいずれかの 不 備 により 住 基 ネットで 確 認 できない 者 )に 対 して 年 金 受 給 権 者 から 提 出 された 現 況 届 で 生 存 確 認 を 行 う 受 給 者 異 動 処 理 年 金 受 給 権 者 から 提 出 された 各 種 届 出 書 を 処 理 し 住 所 情 報 の 変 更 等 の 年 金 ファイルに 保 有 してい る 情 報 の 更 新 を 行 う 2システムの 機 能 住 基 ネット 照 会 処 理 住 民 票 コードを 未 登 録 の 年 金 受 給 権 者 及 び 加 給 対 象 者 について 取 得 した 基 本 4 情 報 により 住 基 ネットに 照 会 をかけ 住 民 票 コードを 取 得 し 年 金 ファイルに 登 録 する 住 民 票 コードを 登 録 済 みの 年 金 受 給 権 者 及 び 加 給 年 金 対 象 者 については 住 基 ネットに 当 該 コードによる 生 存 照 会 を 行 い 生 存 情 報 及 び 住 所 情 報 を 取 得 し 年 金 ファイルに 登 録 する 特 別 徴 収 納 付 債 権 処 理 特 別 徴 収 した 介 護 保 険 国 保 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 の 掛 金 等 及 び 住 民 税 を 市 町 村 へ 納 付 する ために 経 理 システムに 連 動 する 特 別 徴 収 支 払 データを 作 成 する また 納 付 済 みの 特 別 徴 収 額 に ついて 普 通 徴 収 に 切 り 替 わり( 介 護 保 険 料 と 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 の 合 計 額 が 年 金 額 の1/2を 超 えた 場 合 等 ) 特 別 徴 収 を 取 消 した 際 に 市 町 村 に 請 求 するための 通 知 書 等 の 出 力 を 行 う 扶 養 親 族 等 申 告 書 受 付 処 理 年 金 に 係 る 源 泉 徴 収 税 額 の 計 算 基 礎 とするため 年 金 受 給 権 者 から 提 出 された 扶 養 親 族 等 申 告 書 を 処 理 し 扶 養 対 象 者 情 報 ( 個 人 番 号 含 む)を 年 金 ファイルに 登 録 する 現 況 届 受 付 処 理 基 本 4 情 報 のいずれかの 不 備 により 住 基 ネットで 本 人 確 認 できない 者 から 提 出 された 現 況 届 を 処 理 し 現 況 情 報 を 年 金 ファイルに 登 録 する 3 他 のシステムとの 接 続 システム4 1システムの 名 称 情 報 提 供 ネットワークシステム 庁 内 連 携 システム 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステム 既 存 住 民 基 本 台 帳 システム 宛 名 システム 等 税 務 システム その 他 ( 個 人 番 号 管 理 システム ) 年 金 受 給 権 者 は 初 期 作 業 として 平 成 28 年 1 月 の 生 存 照 会 時 に 個 人 番 号 を 取 得 する 以 降 の 年 金 裁 定 者 は 基 本 4 情 報 により 住 民 票 コード 及 び 個 人 番 号 を 取 得 する 取 得 した 個 人 番 号 は 年 金 ファイルに 収 録 する 2システムの 機 能 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 は 初 期 作 業 として 平 成 28 年 中 に 一 斉 調 査 を 行 い 年 金 受 給 権 者 に 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 提 出 してもらう 以 降 は 毎 年 10 月 に 扶 養 親 族 等 申 告 書 を 送 付 し 年 金 受 給 権 者 に 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 提 出 し てもらう 取 得 した 個 人 番 号 は 年 金 ファイルに 収 録 する 加 入 者 は29 年 1 月 から 取 得 時 に 個 人 番 号 の 報 告 を 受 けて 年 金 ファイルに 収 録 する 6

7 3 他 のシステムとの 接 続 情 報 提 供 ネットワークシステム 庁 内 連 携 システム 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステム 既 存 住 民 基 本 台 帳 システム 宛 名 システム 等 税 務 システム その 他 ( ) 7

8 3. 特 定 個 人 情 報 ファイル 名 年 金 ファイル 4. 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 理 由 1 事 務 実 施 上 の 必 要 性 番 号 法 に 定 められた 範 囲 内 で 個 人 番 号 の 収 集 蓄 積 記 録 照 会 年 金 相 談 所 得 税 法 に 対 応 した 個 人 番 号 の 記 載 個 人 番 号 を 利 用 した 外 部 連 携 機 関 との 情 報 連 携 年 金 受 給 権 者 の 生 存 確 認 を 行 うため に 厚 生 労 働 大 臣 都 道 府 県 市 町 村 等 との 情 報 提 供 ネットワークシステムを 使 用 した 情 報 連 携 を 実 施 するため 2 実 現 が 期 待 されるメリット 基 本 4 情 報 及 び 個 人 番 号 を 利 用 することにより 各 種 共 済 年 金 の 申 請 時 にこれまでに 提 出 が 求 められて いた 行 政 機 関 が 発 行 する 添 付 書 類 の 省 略 が 図 られ 加 入 者 の 負 担 の 軽 減 に 資 することができる 5. 個 人 番 号 の 利 用 1. 番 号 法 第 9 条 第 1 項 及 び 第 3 項 ( 利 用 範 囲 ) 別 表 第 一 項 番 22,24,86 法 令 上 の 根 拠 2. 住 民 基 本 台 帳 法 ( 平 成 27 年 5 月 29 日 法 律 第 31 号 時 点 ) 第 30 条 の9 別 表 第 一 項 番 所 得 税 法 第 203 条 の2 第 203 条 の3 第 203 条 の4 第 203 条 の5 第 226 条 所 得 税 法 施 行 規 則 第 77 条 の3 第 77 条 の4 第 94 条 の2 4. 地 方 税 法 第 45 条 の3の3 第 317 条 の3の3 第 317 条 の6 第 321 条 の7の2 第 321 条 の7の3 第 321 条 の7の4 附 則 第 35 条 の5 地 方 税 法 施 行 規 則 第 2 条 の3の5 第 2 条 の3の6 6. 情 報 提 供 ネットワークシステムによる 情 報 連 携 1 実 施 の 有 無 実 施 する 1) 実 施 する 2) 実 施 しない 3) 未 定 2 法 令 上 の 根 拠 番 号 法 第 19 条 第 7 号 別 表 第 二 項 番 29,34,35,46,83,95( 情 報 照 会 ) 別 表 第 二 項 番 1,2,3,6,7,25,26,27,32,39,45,57,58,62,66,68,72,75,76,81,82,87,92,94,103,106,107,110, 114( 情 報 提 供 ) 7. 評 価 実 施 機 関 における 担 当 部 署 1 部 署 2 所 属 長 8. 他 の 評 価 実 施 機 関 日 本 私 立 学 校 振 興 共 済 事 業 団 企 画 室 企 画 室 長 塩 飽 勲 8

9 ( 別 添 1) 事 務 の 内 容 加 入 者 学 校 法 人 等 3-1 年 金 一 時 金 の 請 求 4-1 記 録 照 会 等 の 受 付 年 金 請 求 者 ( 元 加 入 者 ) 一 時 金 請 求 者 年 金 受 給 権 者 年 金 一 時 金 請 求 書 扶 養 親 族 等 申 告 書 2-1 資 格 取 得 報 告 3-1 年 金 一 時 金 の 請 求 3-3 年 金 証 書 決 定 通 知 書 等 の 送 付 4-2 記 録 照 会 等 の 回 答 個 人 番 号 管 理 システム( 新 規 ) 個 人 番 号 取 得 機 能 生 存 確 認 機 能 個 人 番 号 管 理 ファイル 公 的 年 金 業 務 システム 連 携 キー( 注 ) 生 涯 共 済 番 号 個 人 番 号 1-4 個 人 番 号 収 録 1-1 個 人 番 号 取 得 初 期 作 業 データの 引 渡 し 既 存 システム 資 格 関 係 ファイル 年 金 給 付 関 係 ファイル ( ) 特 定 個 人 情 報 ファイル ( 年 金 ファイル) 適 用 徴 収 システム 加 入 者 番 号 生 涯 共 済 番 号 年 金 裁 定 給 付 システム 年 金 証 書 番 号 生 涯 共 済 番 号 3-7 法 定 調 書 ( 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 ) 国 税 庁 3-8 公 的 年 金 等 支 払 報 告 書 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 ) 支 払 データ 金 融 機 関 2-2 個 人 番 号 照 会 1-2 個 人 番 号 照 会 住 基 サーバ 住 民 票 コード 3-6 情 報 提 供 3-2 情 報 照 会 受 給 者 管 理 ファイル 受 給 者 管 理 システム 年 金 証 書 番 号 生 涯 共 済 番 号 3-4 生 存 照 会 個 人 番 号 回 答 中 間 サーバ 3-5 生 存 回 答 情 報 提 供 ネット ワークシステム 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 市 町 村 等 凡 例 特 定 個 人 情 報 を 含 む 事 務 の 流 れ 特 定 個 人 情 報 を 含 ま ない 業 務 の 流 れ 特 定 個 人 情 報 を 含 む データ 連 携 / 提 供 特 定 個 人 情 報 以 外 の データ 連 携 / 提 供 v 特 定 個 人 情 報 取 扱 システム 事 務 の 内 容 文 科 省 又 は 政 府 共 通 ネットワーク 専 用 回 線 媒 体 連 携 (DVD) ( ) 特 定 個 人 情 報 ファイル( 年 金 ファイル) について 個 人 番 号 を 収 録 している 個 人 番 号 管 理 ファイル と 生 涯 共 済 番 号 を 連 携 キーとして 資 格 関 係 ファイル 年 金 給 付 関 係 ファイル 受 給 者 管 理 ファイル が 紐 付 くため 4つのファイルが 特 定 個 人 情 報 ファイルとなる 9

10 ( 備 考 ) 番 号 制 度 における 公 的 年 金 業 務 等 に 関 する 事 務 ( 概 要 ) 1. 個 人 番 号 の 収 集 蓄 積 1-1 個 人 番 号 取 得 初 期 作 業 (データの 引 渡 し) 既 存 システムから 年 金 者 年 金 受 給 権 者 の 個 人 番 号 を 取 得 するために 住 民 票 コードを 使 い 住 基 サーバに 照 会 をかける 1-2 個 人 番 号 照 会 住 基 サーバから 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 へ 照 会 をかける 1-3 個 人 番 号 回 答 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 住 基 サーバへ 回 答 がある 1-4 個 人 番 号 収 録 住 基 サーバからの 回 答 を 受 け 個 人 番 号 管 理 ファイルに 個 人 番 号 を 収 録 する 2. 学 校 法 人 等 及 び 加 入 者 の 適 用 事 務 2-1 資 格 取 得 報 告 学 校 法 人 等 から 提 出 される 加 入 者 の 資 格 取 得 報 告 書 により 個 人 番 号 の 報 告 を 受 ける 本 人 確 認 は 学 校 法 人 等 が 行 う 提 出 さ れた 資 格 取 得 報 告 書 の 審 査 を 本 事 業 団 が 行 い データを 適 用 徴 収 システムで 処 理 し これを 生 涯 共 済 番 号 と 個 人 番 号 を 紐 付 け 年 金 ファイルに 登 録 する 2-2 個 人 番 号 照 会 資 格 取 得 報 告 書 により 取 得 した 個 人 番 号 により 個 人 番 号 の 真 正 性 を 確 保 するため 住 基 サーバを 経 由 し 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 へ 照 会 をかける 2-3 個 人 番 号 回 答 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 住 基 サーバ 経 由 で 回 答 があり これを 生 涯 共 済 番 号 と 個 人 番 号 を 紐 付 け 個 人 番 号 管 理 ファイルに 収 録 する 3. 年 金 裁 定 給 付 事 務 3-1 年 金 一 時 金 の 請 求 在 職 中 に 年 金 の 受 給 権 が 発 生 する 者 に 対 しては 年 金 一 時 金 請 求 書 扶 養 親 族 等 申 告 書 を 学 校 法 人 等 宛 てに 送 付 する 加 入 者 は 必 要 な 事 項 ( 個 人 番 号 を 含 む)を 記 載 し 学 校 法 人 等 へ 提 出 し 学 校 法 人 等 が 本 人 確 認 を 行 い 本 事 業 団 に 提 出 する 年 金 請 求 者 ( 元 加 入 者 )については 受 給 権 の 発 生 後 年 金 一 時 金 請 求 書 扶 養 親 族 等 申 告 書 に 必 要 な 事 項 ( 個 人 番 号 を 含 む)を 記 載 し 本 事 業 団 に 提 出 する 本 人 確 認 は 本 事 業 団 が 行 う 3-2 情 報 照 会 本 事 業 団 において 年 金 一 時 金 請 求 書 扶 養 親 族 等 申 告 書 の 審 査 を 行 い( 一 部 軽 微 な 審 査 については 委 託 している) 必 要 に 応 じて 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じて 地 方 税 情 報 等 を 確 認 し データを 年 金 裁 定 給 付 システムで 処 理 し 年 金 ファイ ルへ 登 録 する 3-3 年 金 証 書 決 定 通 知 書 等 の 送 付 決 定 された 年 金 一 時 金 の 内 容 に 基 づき 年 金 証 書 決 定 通 知 書 等 を 出 力 し 年 金 受 給 権 者 に 送 付 する 3-4 生 存 照 会 /3-5 生 存 回 答 住 民 票 コードを 未 登 録 の 年 金 受 給 権 者 及 び 加 給 対 象 者 について 定 期 的 に 取 得 した 基 本 4 情 報 により 地 方 公 共 団 体 情 報 システ ム 機 構 に 照 会 をかけ 住 民 票 コードを 取 得 し 年 金 ファイルに 登 録 する 住 民 票 コードを 登 録 済 みの 年 金 受 給 権 者 及 び 加 給 年 金 対 象 者 については 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 当 該 コード 又 は 個 人 番 号 による 定 期 的 な 生 存 照 会 を 行 い 生 存 情 報 及 び 住 所 情 報 を 取 得 し 年 金 ファイルに 登 録 する 3-6 情 報 提 供 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じて 番 号 法 別 表 第 2の 範 囲 で 外 部 連 携 機 関 ( 厚 労 大 臣 都 道 府 県 市 町 村 等 )からの 依 頼 に より 年 金 ファイルから 必 要 な 情 報 の 提 供 を 行 う 中 間 サーバで 保 存 する 情 報 提 供 等 の 記 録 については 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 事 務 を 処 理 する 中 で 自 動 的 に 生 成 され るものであることから 業 務 に 係 る 特 定 個 人 情 報 ファイルと 一 体 のものと 想 定 している 3-7 源 泉 徴 収 票 データ 個 人 番 号 を 含 む 源 泉 徴 収 票 データ( 電 子 媒 体 )を 作 成 し 国 税 庁 へ 回 付 する 3-8 支 払 報 告 書 データ 個 人 番 号 を 含 む 支 払 報 告 書 データ( 電 子 媒 体 )を 作 成 し 市 町 村 へ 地 方 税 電 子 化 協 議 会 経 由 で 回 付 する 年 金 の 税 額 計 算 に 必 要 となる 扶 養 親 族 等 申 告 書 は 本 事 業 団 が 年 金 の 受 給 開 始 後 も 毎 年 一 回 送 付 するので 年 金 受 給 権 者 は 扶 養 親 族 等 申 告 書 を 年 金 の 受 給 開 始 後 も 毎 年 年 金 の 支 給 を 受 ける 前 までに 提 出 する 年 金 一 時 金 の 支 払 い( 送 付 ) 事 務 年 金 給 付 関 係 ファイルに 登 録 された 年 金 一 時 金 の 内 容 に 基 づき 所 得 税 法 に 基 づく 税 の 源 泉 徴 収 地 方 税 の 特 別 徴 収 を 行 っ たうえで 年 金 一 時 金 の 支 払 いデータ( 電 子 媒 体 )を 作 成 し 金 融 機 関 に 回 付 する その 後 金 融 機 関 より 年 金 受 給 権 者 に 年 金 一 時 金 が 振 り 込 まれる ( 年 金 は 偶 数 月 の15 日 一 時 金 は 毎 月 15 日 に 振 込 み) 10

11 4. 記 録 照 会 年 金 相 談 事 務 4-1 記 録 照 会 等 の 受 付 加 入 者 から 個 人 番 号 の 提 示 を 受 け 本 事 業 団 職 員 又 は 委 託 業 者 が 記 録 照 会 年 金 相 談 を 受 け 付 ける 4-2 記 録 照 会 等 の 回 答 本 事 業 団 職 員 又 は 委 託 業 者 は 等 から 照 会 を 受 けた 際 オンライン 端 末 で 個 人 番 号 を 入 力 すると これに 紐 付 く 生 涯 共 済 番 号 基 礎 年 金 番 号 加 入 者 番 号 年 金 証 書 記 号 番 号 を 一 覧 表 示 し これらの 番 号 で 既 存 のオンライン で 照 会 し 回 答 を 行 う 個 人 番 号 から 直 接 年 金 情 報 に 紐 付 くものではない 上 記 のほか 被 用 者 年 金 制 度 の 一 元 化 等 を 図 るための 厚 生 年 金 保 険 等 の 一 部 を 改 正 する 法 律 ( 平 成 24 年 法 律 第 63 号 ) に 基 づ き 全 ての 窓 口 ( 日 本 年 金 機 構 及 び 各 共 済 組 合 )においてワンストップサービスを 実 施 するため 日 本 年 金 機 構 及 び 各 共 済 組 合 との 間 で 公 的 年 金 給 付 総 合 情 報 連 携 システム( 専 用 回 線 )を 使 用 する ただし 個 人 番 号 については 取 り 扱 わない 加 入 者 等 から 提 出 された 申 請 書 等 の 記 載 内 容 のパンチ 業 務 については 委 託 している 本 事 業 団 の 地 方 出 先 機 関 ( 共 済 業 務 課 )とは 専 用 線 で 接 続 しており 相 談 業 務 を 行 っている 11

12 Ⅱ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 概 要 1. 特 定 個 人 情 報 ファイル 名 年 金 ファイル 2. 基 本 情 報 1ファイルの 種 類 システム 用 ファイル 1) システム 用 ファイル 2) その 他 の 電 子 ファイル( 表 計 算 ファイル 等 ) 2 対 象 となる 3 対 象 となる 退 職 給 付 における 扶 養 控 除 対 象 者 等 その 必 要 性 4 記 録 される 項 目 100 項 目 以 上 加 入 者 年 金 受 給 権 者 において 年 金 の 受 給 要 件 の 確 認 の 際 に 所 得 証 明 住 民 票 の 提 出 を 省 略 で きる 等 の 利 便 性 の 向 上 のために 利 用 する 年 金 の 適 正 な 給 付 に 資 するため 生 存 照 会 を 行 う 際 に 利 用 する 国 税 庁 へ 提 出 する 法 定 調 書 ( 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 ) 及 び 市 町 村 へ 提 出 する 公 的 年 金 等 支 払 報 告 書 に 個 人 番 号 を 印 字 するために 利 用 する 個 人 番 号 による 年 金 相 談 や 記 録 照 会 に 対 応 するために 利 用 する 識 別 情 報 1) 10 項 目 未 満 3) 50 項 目 以 上 100 項 目 未 満 2) 10 項 目 以 上 50 項 目 未 満 4) 100 項 目 以 上 主 な 記 録 項 目 その 妥 当 性 個 人 番 号 個 人 番 号 対 応 符 号 その 他 識 別 情 報 ( 内 部 番 号 ) 連 絡 先 等 情 報 4 情 報 ( 氏 名 性 別 生 年 月 日 住 所 ) その 他 住 民 票 関 係 情 報 業 務 関 係 情 報 国 税 関 係 情 報 医 療 保 険 関 係 情 報 地 方 税 関 係 情 報 児 童 福 祉 子 育 て 関 係 情 報 生 活 保 護 社 会 福 祉 関 係 情 報 介 護 高 齢 者 福 祉 関 係 情 報 雇 用 労 働 関 係 情 報 年 金 関 係 情 報 災 害 関 係 情 報 その 他 ( 連 絡 先 ( 電 話 番 号 等 ) 健 康 医 療 関 係 情 報 個 人 番 号 個 人 番 号 対 応 符 号 その 他 識 別 情 報 基 本 4 情 報 : 対 象 者 を 正 確 に 特 定 するために 必 要 連 絡 先 : 対 象 者 への 連 絡 各 種 必 要 書 類 の 送 付 のために 必 要 年 金 関 係 情 報 国 税 関 係 情 報 地 方 税 関 係 情 報 介 護 高 齢 者 福 祉 関 係 情 報 雇 用 労 働 関 係 情 報 : 他 機 関 からの 情 報 照 会 に 対 して 情 報 提 供 を 行 うために 必 要 障 害 者 福 祉 関 係 情 報 学 校 教 育 関 係 情 報 ) 全 ての 記 録 項 目 別 添 2を 参 照 5 保 有 開 始 日 6 事 務 担 当 部 署 平 成 28 年 1 月 4 日 年 金 部 システム 管 理 室 12

13 3. 特 定 個 人 情 報 の 入 手 使 用 1 入 手 元 2 入 手 方 法 本 人 又 は 本 人 の 代 理 人 評 価 実 施 機 関 内 の 他 部 署 ( ) 行 政 機 関 独 立 行 政 法 人 等 ( ) 地 方 公 共 団 体 地 方 独 立 行 政 法 人 ( 市 町 村 ) 民 間 事 業 者 ( ) その 他 ( 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 ) 紙 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) フラッシュメモリ 電 子 メール 専 用 線 庁 内 連 携 システム 情 報 提 供 ネットワークシステム その 他 ( ) 1 住 民 票 コード 及 び4 情 報 照 会 による 個 人 番 号 登 録 初 期 作 業 ( 平 成 28 年 1 月 から) 既 に 住 民 票 コードを 取 得 している 者 については 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 個 人 番 号 の 照 会 を 行 い 収 録 する 住 民 票 コード 未 登 録 者 は 基 本 4 情 報 照 会 により 個 人 番 号 を 取 得 し 収 録 を 行 う 3 入 手 の 時 期 頻 度 2 申 請 書 等 による 個 人 番 号 登 録 平 成 29 年 1 月 から 個 人 番 号 が 記 載 された 申 請 書 等 ( 資 格 取 得 報 告 書 被 扶 養 者 認 定 申 請 書 年 金 裁 定 請 求 書 等 ) の 提 出 を 受 ける 都 度 個 人 番 号 の 収 録 を 行 う 3 情 報 提 供 ネットワークシステムからの 特 定 個 人 情 報 の 入 手 年 金 の 受 給 要 件 を 確 認 する 等 年 金 の 支 給 に 必 要 となる 際 に 外 部 連 携 機 関 ( 市 町 村 )から 特 定 個 人 情 報 を 入 手 する 1 住 民 票 コード 及 び 基 本 4 情 報 照 会 による 個 人 番 号 登 録 ( 平 成 28 年 1 月 ) 番 号 法 第 14 条 ( 提 供 の 要 求 ) 第 2 項 において 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 対 し 本 人 確 認 情 報 の 提 供 を 求 めることができる 旨 が 規 定 されている 4 入 手 に 係 る 妥 当 性 2 申 請 書 等 による 個 人 番 号 登 録 ( 平 成 29 年 1 月 から) 各 年 金 法 令 に 資 格 取 得 報 告 書 個 人 番 号 登 録 届 ( 仮 称 ) 等 により 個 人 番 号 の 報 告 を 求 める 措 置 を 規 定 することにより 個 人 番 号 が 個 人 番 号 管 理 システムに 登 録 されておらず 未 収 録 者 となっている 等 からの 届 出 により 随 時 個 人 番 号 を 入 手 する 3 情 報 提 供 ネットワークシステムからの 特 定 個 人 情 報 の 入 手 年 金 の 受 給 要 件 を 確 認 する 等 年 金 の 支 給 に 必 要 となる 際 に 外 部 連 携 機 関 ( 市 町 村 )から 特 定 個 人 情 報 を 入 手 することにより 添 付 書 類 を 省 略 することができる 5 本 人 への 明 示 特 定 個 人 情 報 を 入 手 することの 利 用 目 的 を 本 事 業 団 HPで 明 示 する 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じ 入 手 することは 番 号 法 に 明 示 されている 6 使 用 目 的 加 入 者 年 金 受 給 権 者 において 年 金 の 受 給 要 件 の 確 認 の 際 に 所 得 証 明 住 民 票 の 提 出 を 省 略 で きる 等 の 利 便 性 の 向 上 のために 利 用 する 年 金 の 適 正 な 給 付 に 資 するため 生 存 照 会 を 行 う 際 に 利 用 する 国 税 庁 へ 提 出 する 法 定 調 書 ( 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 ) 及 び 市 町 村 へ 提 出 する 公 的 年 金 等 支 払 報 告 書 に 個 人 番 号 を 印 字 するために 利 用 する 個 人 番 号 による 年 金 相 談 や 記 録 照 会 に 対 応 するために 利 用 する 変 更 の 妥 当 性 7 使 用 の 主 体 使 用 部 署 年 金 部 業 務 部 資 格 課 使 用 者 数 50 人 以 上 100 人 未 満 1) 10 人 未 満 3) 50 人 以 上 100 人 未 満 5) 500 人 以 上 1,000 人 未 満 2) 10 人 以 上 50 人 未 満 4) 100 人 以 上 500 人 未 満 6) 1,000 人 以 上 13

14 個 人 番 号 は 本 事 業 団 が 個 人 を 特 定 するためのシステム 的 な 番 号 である 生 涯 共 済 番 号 と 紐 付 けて 管 理 を 行 う 1 個 人 番 号 に 基 づく 年 金 相 談 照 会 事 務 等 から 照 会 を 受 けた 際 オンライン 端 末 で 個 人 番 号 を 入 力 すると これに 紐 付 く 生 涯 共 済 番 号 基 礎 年 金 番 号 加 入 者 番 号 年 金 証 書 記 号 番 号 を 一 覧 表 示 し これらの 番 号 で 既 存 のオンラインで 照 会 し 回 答 を 行 う 個 人 番 号 から 直 接 年 金 情 報 に 紐 付 くものではない 8 使 用 方 法 2 国 税 庁 へ 提 出 する 法 定 調 書 ( 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 ) 及 び 市 町 村 へ 提 出 する 公 的 年 金 等 支 払 報 告 書 出 力 情 報 本 人 の 個 人 番 号 編 集 生 涯 共 済 番 号 から 年 金 ファイルにアクセスし 個 人 番 号 を 取 得 編 集 する 扶 養 控 除 対 象 者 の 個 人 番 号 対 象 の 年 金 受 給 権 者 の 年 金 証 書 記 号 番 号 から 年 金 ファイルを 検 索 し 扶 養 控 除 対 象 者 の 個 人 番 号 を 取 得 編 集 する 3 行 政 機 関 地 方 自 治 体 等 への 情 報 提 供 ネットワークシステムを 介 して 情 報 提 供 照 会 情 報 提 供 データ 標 準 に 基 づき 中 間 サーバに 提 供 ファイルを 作 成 するが 生 涯 共 済 番 号 から 個 人 番 号 管 理 ファイルにアクセスし 個 人 番 号 を 取 得 編 集 する 情 報 照 会 情 報 提 供 ネットワークシステムを 介 して 情 報 照 会 する 際 インターフェース 情 報 に 個 人 番 号 を 編 集 する 実 際 の 照 会 は 符 号 で 行 う 9 使 用 開 始 日 情 報 の 突 合 情 報 の 統 計 分 析 権 利 利 益 に 影 響 を 与 え 得 る 決 定 1 住 民 票 コード 及 び 基 本 4 情 報 照 会 による 個 人 番 号 登 録 初 期 作 業 ( 平 成 28 年 1 月 から) 既 に 住 民 票 コードを 取 得 している 者 については 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 住 民 票 コード で 照 会 を 行 い 該 当 有 のレコードについて 個 人 番 号 を 収 録 する 住 民 票 コード 未 登 録 者 は 基 本 4 情 報 照 会 を 行 い 該 当 有 のレコードについて 個 人 番 号 を 収 録 する 2 申 請 書 等 による 個 人 番 号 登 録 平 成 29 年 1 月 から 個 人 番 号 が 記 載 された 申 請 書 等 ( 資 格 取 得 報 告 書 被 扶 養 者 認 定 申 請 書 年 金 裁 定 請 求 書 等 ) の 提 出 を 受 ける 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 に 照 会 を 行 い 該 当 有 のレコードについて 個 人 番 号 を 収 録 する 各 種 申 請 書 等 に 基 づき 資 格 の 確 認 年 金 の 裁 定 等 を 行 う 平 成 28 年 1 月 4 日 14

15 4. 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いの 委 託 委 託 の 有 無 委 託 事 項 1 1 委 託 内 容 2 取 扱 いを 委 託 する 特 定 個 人 情 報 ファイルの 範 囲 委 託 する ( 4 ) 件 申 請 書 等 の 記 載 内 容 のパンチ 業 務 1) 委 託 する 2) 委 託 しない 電 子 計 算 機 にデータ 入 力 するためのデータエントリー 作 業 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 1) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 全 体 2) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 対 象 となる 本 人 の 数 対 象 となる 本 人 の 範 囲 退 職 給 付 における 扶 養 控 除 対 象 者 等 その 妥 当 性 3 委 託 先 における 取 扱 者 数 10 人 以 上 50 人 未 満 4 委 託 先 への 特 定 個 人 情 報 ファイルの 提 供 方 法 年 金 に 係 る 届 書 を 電 算 処 理 するためにはデータ 化 が 必 要 となる 人 員 の 関 係 から 職 員 は 審 査 決 定 業 務 に 専 念 するため パンチ 業 務 を 委 託 している 1) 10 人 未 満 3) 50 人 以 上 100 人 未 満 5) 500 人 以 上 1,000 人 未 満 2) 10 人 以 上 50 人 未 満 4) 100 人 以 上 500 人 未 満 6) 1,000 人 以 上 専 用 線 電 子 メール 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) フラッシュメモ 紙 リ その 他 ( 5 委 託 先 名 の 確 認 方 法 本 事 業 団 HPの 調 達 情 報 から 確 認 が 可 能 ) 6 委 託 先 名 再 委 託 8 再 委 託 の 許 諾 方 法 9 再 委 託 事 項 NDSデータソリューションズ 株 式 会 社 7 再 委 託 の 有 無 再 委 託 しない 1) 再 委 託 する 2) 再 委 託 しない 委 託 事 項 2~5 委 託 事 項 2 1 委 託 内 容 業 務 システム 開 発 維 持 管 理 業 務 及 びシステムオペレーション 業 務 を 行 う 2 取 扱 いを 委 託 する 特 定 個 人 情 報 ファイルの 範 囲 業 務 システム 開 発 維 持 管 理 業 務 システムオペレーション 業 務 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 1) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 全 体 2) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 対 象 となる 本 人 の 数 対 象 となる 本 人 の 範 囲 その 妥 当 性 退 職 給 付 における 扶 養 控 除 対 象 者 等 システム 開 発 維 持 管 理 業 務 及 びシステムオペレーション 業 務 を 行 うにあたり 当 該 データが 必 要 となる ため 15

16 3 委 託 先 における 取 扱 者 数 100 人 以 上 500 人 未 満 4 委 託 先 への 特 定 個 人 情 報 ファイルの 提 供 方 法 専 用 線 電 子 メール 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) フラッシュメモ リ 紙 その 他 ( 維 持 管 理 用 オンラインシステム 5 委 託 先 名 の 確 認 方 法 本 事 業 団 HPの 調 達 情 報 又 は 官 報 において 確 認 が 可 能 1) 10 人 未 満 3) 50 人 以 上 100 人 未 満 5) 500 人 以 上 1,000 人 未 満 2) 10 人 以 上 50 人 未 満 4) 100 人 以 上 500 人 未 満 6) 1,000 人 以 上 ) 6 委 託 先 名 再 委 託 株 式 会 社 日 立 製 作 所 株 式 会 社 中 央 コンピュータシステム 株 式 会 社 秀 峰 システム 株 式 会 社 エヌアイデイ 7 再 委 託 の 有 無 再 委 託 しない 8 再 委 託 の 許 諾 方 法 1) 再 委 託 する 2) 再 委 託 しない 9 再 委 託 事 項 委 託 事 項 3 業 務 補 助 1 委 託 内 容 2 取 扱 いを 委 託 する 特 定 個 人 情 報 ファイルの 範 囲 電 話 相 談 及 び 年 金 請 求 審 査 業 務 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 1) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 全 体 2) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 対 象 となる 本 人 の 数 対 象 となる 本 人 の 範 囲 その 妥 当 性 退 職 給 付 における 扶 養 控 除 対 象 者 等 人 員 の 関 係 から 職 員 は 審 査 決 定 業 務 に 専 念 するため 本 事 業 団 内 部 の 電 話 相 談 及 び 軽 微 な 審 査 ( 必 要 書 類 及 び 記 載 項 目 の 確 認 業 務 )を 委 託 している なお 個 人 番 号 により 加 入 者 や 年 金 受 給 権 者 から の 加 入 記 録 や 標 準 報 酬 月 額 記 録 等 の 情 報 照 会 や 年 金 相 談 の 回 答 等 を 行 う 委 託 事 項 4の 一 般 相 談 とは 別 に 個 別 相 談 及 び 事 務 処 理 に 対 応 できる 人 材 を 活 用 している なお 個 別 相 談 は 個 人 の 年 金 情 報 についての 相 談 一 般 相 談 は 年 金 の 制 度 に 関 する 相 談 を いう 3 委 託 先 における 取 扱 者 数 10 人 以 上 50 人 未 満 4 委 託 先 への 特 定 個 人 情 報 ファイルの 提 供 方 法 1) 10 人 未 満 3) 50 人 以 上 100 人 未 満 5) 500 人 以 上 1,000 人 未 満 2) 10 人 以 上 50 人 未 満 4) 100 人 以 上 500 人 未 満 6) 1,000 人 以 上 専 用 線 電 子 メール 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) フラッシュメモ リ 紙 その 他 ( 業 務 用 オンラインシステム 5 委 託 先 名 の 確 認 方 法 本 事 業 団 HPの 調 達 情 報 から 確 認 が 可 能 ) 6 委 託 先 名 株 式 会 社 東 京 リーガルマインド 株 式 会 社 アヴァンティスタッフ 16

17 7 再 委 託 の 有 無 再 委 託 しない 1) 再 委 託 する 2) 再 委 託 しない 再 委 託 8 再 委 託 の 許 諾 方 法 9 再 委 託 事 項 委 託 事 項 4 業 務 補 助 1 委 託 内 容 2 取 扱 いを 委 託 する 特 定 個 人 情 報 ファイルの 範 囲 電 話 相 談 業 務 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 1) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 全 体 2) 特 定 個 人 情 報 ファイルの 一 部 対 象 となる 本 人 の 数 対 象 となる 本 人 の 範 囲 退 職 給 付 における 扶 養 控 除 対 象 者 等 その 妥 当 性 4 委 託 先 への 特 定 個 人 情 報 ファイルの 提 供 方 法 原 則 として 年 金 を 含 めた 各 業 務 の 個 人 のデータに 基 づかない 一 般 的 な 相 談 について 一 括 で 相 談 セ ンターとして 電 話 相 談 を 受 けており 各 業 務 部 門 でなければ 対 応 できない 個 人 の 相 談 と 切 り 分 けてい る 3 委 託 先 における 取 扱 者 数 10 人 以 上 50 人 未 満 専 用 線 電 子 メール 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) フラッシュメモ リ 紙 その 他 ( 業 務 用 オンラインシステム 5 委 託 先 名 の 確 認 方 法 本 事 業 団 HPの 調 達 情 報 から 確 認 が 可 能 1) 10 人 未 満 2) 10 人 以 上 50 人 未 満 3) 50 人 以 上 100 人 未 満 4) 100 人 以 上 500 人 未 満 5) 500 人 以 上 1,000 人 未 満 6) 1,000 人 以 上 ) 6 委 託 先 名 再 委 託 7 再 委 託 の 有 無 再 委 託 しない 8 再 委 託 の 許 諾 方 法 9 再 委 託 事 項 委 託 事 項 6~10 委 託 事 項 11~15 委 託 事 項 16~20 ヒューマンステージ 株 式 会 社 株 式 会 社 KDDIエボルバ 1) 再 委 託 する 2) 再 委 託 しない 17

18 5. 特 定 個 人 情 報 の 提 供 移 転 ( 委 託 に 伴 うものを 除 く ) 提 供 移 転 の 有 無 提 供 先 1 行 っていない 厚 生 労 働 大 臣 1 法 令 上 の 根 拠 番 号 法 別 表 第 二 項 1 提 供 を 行 っている ( 31 ) 件 移 転 を 行 っている ( ) 件 健 康 保 険 法 第 五 条 第 二 項 の 規 定 により 厚 生 労 働 大 臣 が 行 うこととされた 健 康 保 険 に 関 する 事 務 であっ て 主 務 省 令 で 定 めるもの 国 民 年 金 法 私 立 学 校 教 職 員 共 済 法 厚 生 年 金 保 険 法 国 家 公 務 員 共 済 組 合 法 又 は 地 方 公 務 員 等 共 済 組 合 法 による 年 金 である 給 付 の 支 給 又 は 保 険 料 の 徴 収 に 関 する 情 報 ( 以 下 年 金 給 付 関 係 情 報 と いう )であって 主 務 省 令 で 定 めるもの 10 万 人 以 上 100 万 人 未 満 情 報 提 供 ネットワークシステム 専 用 線 電 子 メール 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) フラッシュメモリ 紙 その 他 ( ) 提 供 先 2~5 提 供 先 11~15 提 供 先 16~20 移 転 先 1 1 法 令 上 の 根 拠 2 移 転 先 における 用 途 3 移 転 する 情 報 4 移 転 する 情 報 の 対 象 となる 5 移 転 する 情 報 の 対 象 となる 6 移 転 方 法 庁 内 連 携 システム 電 子 メール フラッシュメモリ 専 用 線 電 子 記 録 媒 体 (フラッシュメモリを 除 く ) その 他 ( ) 紙 18

19 移 転 先 2~5 移 転 先 6~10 移 転 先 11~15 移 転 先 16~20 6. 特 定 個 人 情 報 の 保 管 消 去 システムデータはマシン 室 で 一 括 管 理 をしている 1 保 管 場 所 マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 含 む)の 入 退 室 は 入 退 室 管 理 システムによりチェックを 行 っている 開 発 業 者 作 業 場 所 の 一 部 や マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 含 む)への 出 入 口 には 監 視 カメラを 設 置 し ている 端 末 は 盗 難 防 止 用 チェーンにて 盗 難 紛 失 防 止 対 策 を 行 っている バックアップ 装 置 から 取 り 外 した 媒 体 は 施 錠 管 理 されたテープ 保 管 庫 にて 保 管 している 2 保 管 期 間 期 間 定 められていない 1) 1 年 未 満 4) 3 年 7) 6 年 以 上 10 年 未 満 10) 定 められていない 2) 1 年 5) 4 年 8) 10 年 以 上 20 年 未 満 3) 2 年 6) 5 年 9) 20 年 以 上 その 妥 当 性 年 金 の 業 務 においては 遺 族 年 金 等 の 支 給 等 のため 本 人 の 死 後 も 含 めて 長 期 間 にわたって 記 録 を 管 理 する 必 要 があることから 記 録 の 保 管 期 間 を 定 めず 恒 久 的 に 保 管 することとしている 3 消 去 方 法 上 記 理 由 から 消 去 しない 7. 備 考 19

20 ( 別 添 2) 特 定 個 人 情 報 ファイル 記 録 項 目 特 定 個 人 情 報 ファイル( 年 金 ファイル) について 個 人 番 号 を 収 録 している 個 人 番 号 管 理 ファイル と 生 涯 共 済 番 号 を 連 携 キーとして 資 格 関 係 ファイル 年 金 給 付 関 係 ファイ ル 受 給 者 管 理 ファイル が 紐 付 くため 4つのファイルが 特 定 個 人 情 報 ファイルとなる (1) 個 人 番 号 管 理 ファイル 1. 個 人 番 号 2. 生 涯 共 済 番 号 3. 個 人 番 号 状 態 コード 4. 個 人 番 号 決 定 年 月 日 (2) 資 格 関 係 ファイル 1. 生 涯 共 済 番 号 2. 加 入 者 番 号 3. 加 入 者 生 年 月 日 4. 性 別 5. 加 入 者 カナ 氏 名 6. 加 入 者 漢 字 氏 名 7. 加 入 者 証 有 効 期 限 8. 取 得 年 月 日 9. 喪 失 年 月 日 10. 取 得 区 分 11. 種 別 12. 喪 失 事 由 13. 他 制 度 加 入 サイン 14. 加 入 者 証 返 納 年 月 日 15. 変 更 年 月 16. 給 与 区 分 17. 給 与 月 額 18. 賞 与 等 支 給 額 19. 賞 与 等 区 分 20. 被 扶 養 者 生 年 月 日 21. 資 格 DB 通 算 協 定 記 録 22. 居 住 先 国 コード 23. 郵 便 番 号 24.カナ 住 所 25. 漢 字 住 所 26. 住 所 維 持 コード 27. 市 区 町 村 コード 28. 住 民 票 コー ド (3) 年 金 給 付 関 係 ファイル 1. 生 涯 共 済 番 号 2. 年 金 証 書 番 号 3. 基 礎 年 金 番 号 4. 年 金 種 別 5. 基 礎 年 金 番 号 更 新 情 報 6. 勧 奨 理 由 7. 分 割 有 無 サイ ン 8. 第 1 号 改 定 者 分 割 情 報 有 無 サイン 9. 第 2 号 改 定 者 分 割 情 報 有 無 サイン 10. 住 民 票 コード 11. 消 滅 取 消 事 由 12. 消 滅 取 消 年 月 日 13. 加 入 者 生 年 月 日 14. 加 入 者 との 続 柄 15. 受 給 権 者 生 年 月 日 16. 受 給 権 者 氏 名 (カナ) 17. 受 給 権 者 氏 名 ( 漢 字 ) 18. 受 給 権 者 氏 名 ( 英 字 ) 19. 受 給 権 者 性 別 年 無 サイン 21.みなし 計 算 対 象 者 サイン 22. 繰 下 げ 支 給 サイン 23. 繰 上 げ 請 求 サイン 24. 繰 上 げ 特 例 サイン 25. 障 害 等 級 26. 職 務 上 外 サイン 27. 第 三 者 加 害 行 為 サイン 28. 基 礎 年 金 障 害 等 級 29. 初 診 年 月 日 30. 認 定 年 月 日 31. 受 給 権 者 生 存 確 認 日 32. 老 基 繰 上 受 給 年 月 日 33. 繰 上 調 整 月 数 34. 繰 下 げ 支 給 開 始 年 月 35. 老 基 繰 下 サイン 36. 進 達 番 号 37. 繰 下 げ 請 求 年 月 日 38. 合 意 分 割 改 定 請 求 年 月 日 39.3 号 分 割 改 定 年 月 日 40. 全 部 繰 上 請 求 年 月 日 41. 繰 上 げ 請 求 日 42. 失 業 給 付 停 止 事 由 該 当 年 月 日 43. 継 続 給 付 停 止 事 由 該 当 年 月 日 4 4. 新 他 制 度 停 止 事 由 該 当 年 月 日 45. 加 入 者 との 続 柄 46. 加 給 対 象 者 生 年 月 日 47. 加 給 対 象 者 氏 名 (カナ) 48. 加 給 対 象 者 氏 名 ( 漢 字 ) 49. 加 給 対 象 者 氏 名 ( 英 字 ) 50. 加 給 対 象 者 性 別 51. 加 給 対 象 自 年 月 日 52. 加 給 対 象 至 年 月 日 53. 失 権 事 由 54. 基 礎 年 金 加 算 対 象 当 月 支 給 サイン 55. 厚 年 退 職 給 付 額 56. 厚 年 遺 族 給 付 額 57. 農 林 退 職 給 付 額 58. 農 林 遺 族 給 付 額 59. 公 務 員 退 職 給 付 額 60. 公 務 員 遺 族 給 付 額 61. 算 定 対 象 月 62. 支 払 年 月 日 63. 支 払 コード 64. 取 消 コード 65. 支 払 算 出 額 66. 課 税 前 調 整 額 67. 介 護 保 険 料 68. 保 険 料 69. 算 定 税 額 70. 住 民 税 額 71. 差 引 支 給 額 72. 税 額 対 象 年 73. 申 告 書 有 無 74. 扶 養 申 告 内 容 75. 雇 用 保 険 被 保 険 者 番 号 76. 障 害 再 認 定 調 査 状 況 77. 被 用 者 年 金 調 査 レコード 78. 停 止 対 象 年 79. 他 制 度 加 入 暦 80. 一 時 金 決 定 年 月 日 81. 一 時 金 種 別 82. 給 付 事 由 発 生 年 月 日 83. 取 得 年 月 日 84. 退 職 年 月 日 85. 一 時 金 額 86. 所 得 税 87. 市 区 町 村 民 税 88. 一 時 金 差 引 支 給 額 89. 国 籍 コード 90. 特 定 受 給 権 者 サイン 91. 時 効 による 支 給 開 始 年 月 (4) 受 給 者 管 理 ファイル 1. 生 涯 共 済 番 号 2. 年 金 証 書 番 号 3. 年 金 管 理 番 号 4. 基 礎 年 金 情 報 5. 現 況 調 査 状 況 6. 扶 養 加 給 対 象 者 調 査 状 況 7. 介 護 保 険 対 象 年 8. 介 護 保 険 対 象 者 データ 送 付 年 月 日 9. 介 護 保 険 料 徴 収 依 頼 データ 受 付 年 月 日 10. 介 護 保 険 料 額 11. 年 金 制 度 加 入 経 歴 12. 加 給 年 金 額 13. 国 保 対 象 年 14. 国 保 対 象 者 データ 送 付 年 月 日 15. 国 保 保 険 料 徴 収 依 頼 データ 受 付 年 月 日 16. 国 保 保 険 料 額 17. 後 期 高 齢 対 象 年 18. 後 期 高 齢 対 象 者 データ 送 付 年 月 日 19. 後 期 高 齢 保 険 料 徴 収 依 頼 データ 受 付 年 月 日 20. 後 期 高 齢 保 険 料 額 21. 住 民 税 額 22. 住 民 票 住 所 23. 国 内 連 絡 先 24. 送 金 先 25. 外 国 住 所 26. 外 国 送 金 先 2 7. 外 国 連 絡 先 28. 扶 養 申 告 内 容 20

21 Ⅲ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いプロセスにおけるリスク 対 策 (7.リスク19を 除 く ) 1. 特 定 個 人 情 報 ファイル 名 (1) 年 金 ファイル 2. 特 定 個 人 情 報 の 入 手 ( 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じた 入 手 を 除 く ) リスク1: 目 的 外 の 入 手 が 行 われるリスク 対 象 者 以 外 の 情 報 の 入 手 を 防 止 するための 措 置 の 内 容 申 請 書 等 から 入 手 対 象 者 について 以 下 の 添 付 書 類 を 求 めることにより 対 象 者 以 外 の 情 報 の 入 手 を 防 止 する 1 個 人 番 号 カード( 写 し) 2 通 知 カード( 写 し) 及 び 運 転 免 許 証 ( 写 し) 等 写 真 の 表 示 により 本 人 を 特 定 できる 書 類 3 以 下 のア 及 びイの 書 類 の 提 示 を 受 けること 等 ア 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 又 は 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 イ 写 真 の 表 示 等 により 本 人 を 特 定 できる 書 類 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 入 手 本 事 業 団 で 管 理 している 等 から 情 報 入 手 対 象 者 の 抽 出 条 件 をアプリケーション に 実 装 すること 及 び 基 本 4 情 報 で 照 会 した 際 特 定 されたレコードのみ 個 人 番 号 の 収 録 を 行 うことで 照 会 対 象 以 外 の 情 報 の 入 手 を 防 止 する 必 要 な 情 報 以 外 を 入 手 するこ とを 防 止 するための 措 置 の 内 容 申 請 書 等 から 入 手 手 続 きに 必 要 な 事 項 のみを 規 定 した 様 式 により 情 報 を 入 手 することから 不 要 な 情 報 入 手 は 起 こらな い 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 入 手 提 供 される 情 報 はシステム 的 に 制 御 されており 不 要 な 情 報 は 入 手 できない また 収 録 アプリケーションは 個 人 番 号 のみ 更 新 するよう 実 装 する その 他 の 措 置 の 内 容 リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である リスク2: 不 適 切 な 方 法 で 入 手 が 行 われるリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 申 請 書 等 から 入 手 各 年 金 法 令 に 基 づき 提 出 される 申 請 書 等 には 使 用 目 的 が 明 示 されているとともに 手 続 きに 必 要 な 事 項 のみを 規 定 した 様 式 を 示 していることから 本 事 業 団 は に 個 人 番 号 の 記 載 が 必 要 なことを 認 識 して 頂 いた 上 で 入 手 する 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 入 手 特 定 個 人 情 報 の 入 手 元 である 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 は 使 用 目 的 が 法 令 に 基 づくもので ある 場 合 に 限 り 提 供 を 行 う また 特 定 個 人 情 報 の 入 手 は 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 と 本 事 業 団 双 方 のシステム 間 で 行 うため 国 民 住 民 に 負 担 を 負 わせるものではない リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている 21

22 リスク3: 入 手 した 特 定 個 人 情 報 が 不 正 確 であるリスク 入 手 の 際 の 本 人 確 認 の 措 置 の 内 容 申 請 書 等 から 入 手 学 校 法 人 等 及 び 本 事 業 団 は 本 人 から 個 人 番 号 を 入 手 した 場 合 は 以 下 の 書 類 にて 本 人 確 認 を 行 う 1 個 人 番 号 カード( 写 し) 2 通 知 カード( 写 し) 及 び 運 転 免 許 証 ( 写 し) 等 写 真 の 表 示 により 本 人 を 特 定 できる 書 類 3 以 下 のア 及 びイの 書 類 の 提 示 を 受 けること 等 ア 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 又 は 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 イ 写 真 の 表 示 等 により 本 人 を 特 定 できる 書 類 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 から 入 手 特 定 個 人 情 報 の 入 手 元 である 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 が 番 号 法 第 16 条 の 規 定 に 基 づき 本 人 確 認 を 行 った 上 で 情 報 を 入 手 していることが 前 提 となっているため 本 事 業 団 が 地 方 公 共 団 体 情 報 システ ム 機 構 から 情 報 を 入 手 する 場 合 は 本 人 確 認 措 置 は 行 わない 個 人 番 号 の 真 正 性 確 認 の 措 置 の 内 容 個 人 番 号 カード( 写 し) 若 しくは 通 知 カード( 写 し)と 運 転 免 許 証 ( 写 し) 等 写 真 の 表 示 により 本 人 を 特 定 できる 書 類 の 郵 送 を 受 けて 個 人 番 号 の 真 正 性 確 認 を 行 う 以 前 に 取 得 した 個 人 番 号 が 変 更 されてい ないか 届 出 書 提 出 の 際 にチェックを 行 い 必 要 に 応 じて 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステムを 利 用 し て 本 人 確 認 を 行 う 特 定 個 人 情 報 の 正 確 性 確 保 の 措 置 の 内 容 年 金 受 給 権 者 については 生 存 照 会 の 都 度 ( 奇 数 月 ) 個 人 番 号 に 変 更 がないか 確 認 を 行 う また 58 歳 以 上 の 加 入 者 は 年 1 回 の 確 認 処 理 で 基 本 4 情 報 に 差 があった 場 合 本 人 に 変 更 届 を 提 出 するよう 勧 奨 を 行 っている また 個 人 番 号 に 変 更 がないかも 確 認 を 行 う その 他 の 措 置 の 内 容 リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である リスク4: 入 手 の 際 に 特 定 個 人 情 報 が 漏 えい 紛 失 するリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 申 請 書 等 からの 入 手 申 請 書 等 に 不 備 がある 場 合 不 備 返 戻 を 行 うと 宛 先 誤 り 等 により 特 定 個 人 情 報 の 漏 えいや 紛 失 が 生 じるおそれがあるため 電 話 照 会 等 により 職 員 が 補 正 できるような 軽 微 な 補 正 ( 単 純 な 誤 記 等 )につい ては 職 員 が 直 接 修 正 することとし 申 請 書 等 の 不 備 返 戻 は 行 わない 申 請 者 等 に 不 備 返 戻 を 行 う 場 合 は 簡 易 書 留 等 により 誤 送 付 防 止 を 図 るとともに 申 請 書 等 処 理 簿 に 記 録 し 申 請 書 等 の 散 逸 防 止 を 図 る 返 戻 等 のため 申 請 書 等 を 事 務 所 外 へ 送 付 する 際 には 住 所 氏 名 を 複 数 人 で 確 認 するとともに 送 付 の 事 実 を 記 録 する 等 誤 送 付 や 紛 失 を 避 ける 取 組 みを 行 う システム 入 力 後 の 申 請 書 等 は 所 定 の 保 管 場 所 に 保 管 するとともに 他 の 文 書 と 混 同 することを 防 止 する 措 置 を 講 ずる リスクへの 対 策 は 十 分 か 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 からの 入 手 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 との 連 携 においては 情 報 の 搾 取 奪 取 等 の 防 止 及 び 情 報 の 正 確 性 担 保 のため 専 用 回 線 である 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステムを 用 いるほか 情 報 の 暗 号 化 を 実 施 す る 等 の 措 置 を 講 ずる 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 3) 課 題 が 残 されている 2) 十 分 である 特 定 個 人 情 報 の 入 手 ( 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じた 入 手 を 除 く )におけるその 他 のリスク 及 びそのリスクに 対 する 措 置 22

23 3. 特 定 個 人 情 報 の 使 用 リスク1: 目 的 を 超 えた 紐 付 け 事 務 に 必 要 のない 情 報 との 紐 付 けが 行 われるリスク 宛 名 システム 等 における 措 置 の 内 容 個 人 番 号 管 理 システムは 年 金 ファイルで 管 理 している 生 涯 共 済 番 号 と 個 人 番 号 を 紐 付 けているため 地 方 公 共 団 体 の 宛 名 システムに 該 当 するものである 公 的 年 金 業 務 以 外 の 他 の 事 務 からは 年 金 ファイ ルにアクセスできないようプログラム 制 御 を 行 う 業 務 システムについて 以 下 の 対 策 を 実 施 事 務 で 使 用 するその 他 のシ ステムにおける 措 置 の 内 容 端 末 ログイン 時 業 務 システムのログイン 時 に 別 々のユーザ 認 証 を 行 っている 端 末 ログイン 認 証 では 特 定 個 人 情 報 を 含 んだファイルを 格 納 しているデータフォルダなどにアクセス 権 限 を 設 定 し 管 理 している 業 務 システムのログイン 認 証 では 職 務 の 利 用 権 限 によって 利 用 できる 機 能 をシステム 的 に 制 御 し ている 年 金 ファイルに 格 納 する 個 人 番 号 は 専 用 のプログラムを 組 み 込 まないとアクセスができないよう 制 御 している インターネットと 業 務 システムとは 別 のネットワークとなっている その 他 の 措 置 の 内 容 リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である リスク2: 権 限 のない 者 ( 元 職 員 アクセス 権 限 のない 職 員 等 )によって 不 正 に 使 用 されるリスク ユーザ 認 証 の 管 理 行 っている 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている 1) 行 っている 2) 行 っていない 下 記 のユーザ 情 報 については 申 請 書 に 基 づく 手 続 きを 行 い 定 期 的 に 登 録 内 容 に 誤 りがないかチェッ クを 行 っている 具 体 的 な 管 理 方 法 業 務 システム 利 用 のユーザ 認 証 全 ての 端 末 において ログイン 時 には 物 理 認 証 装 置 ( 端 末 にキーを 挿 入 しないと 端 末 利 用 不 可 )を 挿 入 し ID パスワードによる 認 証 を 実 施 している 業 務 システムのログイン 時 に 端 末 ログインとは 別 のユーザ 認 証 を 実 施 しており 職 務 の 利 用 権 限 によって 業 務 システムの 利 用 できる 機 能 をシステム 的 に 制 限 している データ 保 管 や 運 用 のユーザ 認 証 マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 含 む)の 入 退 室 は 入 退 室 管 理 システムにてチェック 及 び 記 録 している 開 発 業 者 作 業 場 所 の 一 部 や マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 含 む)への 出 入 口 には 監 視 カメラを 設 置 している アクセス 権 限 の 発 効 失 効 の 管 理 行 っている 1) 行 っている 2) 行 っていない 具 体 的 な 管 理 方 法 アクセス 権 限 の 管 理 について 定 めた 規 程 に 基 づき 次 の 管 理 を 行 う (1)ID/パスワードの 発 効 管 理 アクセス 権 限 と 事 務 の 対 応 表 を 作 成 する アクセス 権 限 が 必 要 となった 場 合 職 員 が 運 用 管 理 担 当 者 へ 事 務 に 必 要 なアクセス 権 限 を 申 請 する 申 請 に 基 づき 運 用 管 理 者 が 対 応 を 確 認 の 上 承 認 (アクセス 権 限 を 付 与 )する (2) 失 効 管 理 定 期 的 又 は 異 動 退 職 等 のイベントが 発 生 したタイミングで 権 限 を 有 していた 職 員 の 異 動 / 退 職 情 報 を 確 認 し 当 該 事 由 が 生 じた 際 にはアクセス 権 限 を 更 新 し 当 該 IDを 失 効 させる アクセス 権 限 の 管 理 行 っている 1) 行 っている 2) 行 っていない 具 体 的 な 管 理 方 法 アクセス 権 限 については 上 述 のように 本 事 業 団 内 の 役 職 部 署 契 約 等 に 基 づき 業 務 に 応 じて 決 まっ ており ユーザIDとアクセス 権 限 を 台 帳 及 びシステム 内 のアクセス 制 御 機 能 で 管 理 している 23

24 特 定 個 人 情 報 の 使 用 の 記 録 記 録 を 残 している 1) 記 録 を 残 している 2) 記 録 を 残 していない 具 体 的 な 方 法 年 金 情 報 等 特 定 個 人 情 報 を 参 照 するオンライン 機 能 においては 操 作 者 (ユーザID) 参 照 日 時 参 照 情 報 ( 画 面 情 報 ) 等 の 特 定 が 可 能 となる 情 報 を 監 査 証 跡 として 記 録 する 機 能 を 導 入 している 当 該 ログ 記 録 はシステムに 保 存 され 年 次 でテープ( 媒 体 )に 記 録 を 移 す ログは セキュリティ 上 の 問 題 が 発 生 した 際 又 は 必 要 に 応 じてチェックを 行 う 番 号 法 第 23 条 に 基 づく 番 号 法 施 行 令 第 29 条 により 情 報 提 供 等 の 記 録 の 保 存 期 間 が7 年 とされているこ とを 考 慮 し ログの 保 存 期 間 は7 年 以 上 とする その 他 の 措 置 の 内 容 十 分 である リスクへの 対 策 は 十 分 か リスク3: 従 業 者 が 事 務 外 で 使 用 するリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 3) 課 題 が 残 されている 2) 十 分 である 以 下 の 対 策 を 実 施 し 従 業 者 が 事 務 外 で 使 用 するリスクを 回 避 リスクに 対 する 措 置 の 内 容 特 定 個 人 情 報 は ホストコンピュータで 管 理 しているため 一 般 職 員 の 端 末 から 特 定 個 人 情 報 をダウン ロードすることはできない 源 泉 徴 収 票 データ 支 払 報 告 書 データ 及 びバックアップを 作 成 するために 特 定 個 人 情 報 を 媒 体 に 書 き 出 す 操 作 は システムの 運 用 スケジュールにより マシン 室 内 の 端 末 で 操 作 され アクセスログも 残 さ れている マシン 室 内 の 入 室 は 入 退 室 管 理 システムによりチェックしており 特 定 の 職 員 のみとなっており 入 退 出 情 報 状 況 を 記 録 している 本 事 業 団 内 で 情 報 セキュリティポリシーを 整 備 し 遵 守 している 本 事 業 団 内 で 年 に1 回 以 上 のセキュリティ 教 育 や 個 人 情 報 保 護 に 関 する 自 己 評 価 を 実 施 している リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている 24

25 リスク4: 特 定 個 人 情 報 ファイルが 不 正 に 複 製 されるリスク 以 下 の 対 策 を 実 施 し 特 定 個 人 情 報 ファイルが 不 正 に 複 製 されるリスクを 回 避 物 理 的 な 対 策 無 線 LANの 利 用 を 禁 止 し 情 報 の 不 正 取 得 を 防 止 している 特 定 個 人 情 報 は ホストコンピュータで 管 理 しているため 一 般 職 員 の 端 末 から 特 定 個 人 情 報 をダウン ロードすることはできない 源 泉 徴 収 票 データ 支 払 報 告 書 データ 及 びバックアップを 作 成 するために 特 定 個 人 情 報 を 媒 体 に 書 き 出 す 操 作 は システムの 運 用 スケジュールにより マシン 室 内 の 端 末 で 操 作 され アクセスログも 残 さ れている マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 含 む)の 入 退 室 は 入 退 室 管 理 システムによりチェックを 行 い 入 退 出 状 況 を 記 録 している 開 発 業 者 作 業 場 所 の 一 部 や マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 含 む)への 出 入 口 には 監 視 カメラを 設 置 し ている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 アクセス 制 御 に 関 するシステム 対 策 未 確 認 の 端 末 がネットワークに 接 続 した 場 合 検 知 及 び 排 除 する 仕 組 みを 導 入 している 端 末 業 務 システム サーバへのログイン 時 にユーザ 認 証 を 行 っている 職 務 の 利 用 権 限 によって 業 務 システムの 利 用 できる 機 能 をシステム 的 に 制 御 している 特 定 個 人 情 報 を 含 んだファイルを 格 納 しているデータフォルダなどにアクセス 権 限 を 設 定 し 管 理 して いる ネットワークを 通 じたデータのやり 取 りは 通 信 を 行 う 際 認 証 を 行 っている アクセス 記 録 に 関 するシステム 対 策 業 務 システムの 不 正 利 用 があった 場 合 は ユーザ 及 び 業 務 処 理 を 特 定 することができる 特 定 個 人 情 報 にアクセスする 際 アクセスログを 記 録 している オンライン 監 査 証 跡 機 能 を 導 入 している 情 報 利 用 時 の 運 用 対 策 運 用 スケジュールを 基 にシステムで 作 成 するデータを 媒 体 に 書 き 出 す 際 は 暗 号 化 を 行 っている 端 末 や 業 務 システムにログインするIDについて 共 用 IDの 利 用 を 禁 止 している 業 務 運 用 中 に 離 席 する 場 合 は 物 理 認 証 装 置 ( 端 末 にキーを 挿 入 しないと 端 末 利 用 不 可 )を 抜 くことで システムから 自 動 ログオフを 徹 底 している 外 部 業 者 等 と 媒 体 のやり 取 りの 記 録 の 確 認 を 行 っている 十 分 である リスクへの 対 策 は 十 分 か 1) 特 に 力 を 入 れている 3) 課 題 が 残 されている 特 定 個 人 情 報 の 使 用 におけるその 他 のリスク 及 びそのリスクに 対 する 措 置 2) 十 分 である 25

26 4. 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いの 委 託 委 託 先 による 特 定 個 人 情 報 の 不 正 入 手 不 正 な 使 用 に 関 するリスク 委 託 先 による 特 定 個 人 情 報 の 不 正 な 提 供 に 関 するリスク 委 託 先 による 特 定 個 人 情 報 の 保 管 消 去 に 関 するリスク 委 託 契 約 終 了 後 の 不 正 な 使 用 等 のリスク 再 委 託 に 関 するリスク 委 託 先 に 対 し 以 下 のリスク 対 策 を 行 っている 委 託 しない 情 報 保 護 管 理 体 制 の 確 認 調 達 時 の 確 認 ISMS プライバシーマークなどの 認 証 資 格 を 取 得 した 情 報 セキュリティの 管 理 体 制 が 確 保 された 業 者 とする 契 約 書 に 基 づき 秘 密 情 報 の 取 扱 い 安 全 管 理 体 制 の 整 備 等 の 実 施 を 遵 守 する 旨 の 秘 密 保 持 約 定 書 の 提 出 を 求 める 責 任 者 等 が 明 記 された 作 業 実 施 体 制 の 提 示 を 義 務 付 けている 調 達 仕 様 書 に 一 般 的 要 件 として 機 密 の 保 持 遵 守 事 項 作 業 の 指 揮 監 督 等 の 事 項 を 定 め 作 業 を 進 めるよう 指 示 している 通 常 時 の 確 認 本 事 業 団 で 作 業 を 行 う 者 は 作 業 管 理 簿 に 登 録 し 参 照 情 報 等 ログを 取 得 可 能 とする 業 者 用 ファイルフォルダは 定 期 的 に 格 納 情 報 のチェックを 行 うことで 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いについ て 情 報 セキュリティポリシーが 遵 守 されているか 確 認 している 特 定 個 人 情 報 ファイルの 閲 覧 者 更 新 者 の 制 限 制 限 している 1) 制 限 している 2) 制 限 していない 具 体 的 な 制 限 方 法 委 託 先 は 委 託 業 務 の 実 施 に 当 たり 特 定 個 人 情 報 ファイルにアクセスできる 業 務 委 託 員 を 必 要 最 小 限 に 限 定 し 当 該 者 のみアクセス 権 限 を 付 与 する また アクセス 権 限 の 設 定 に 当 たっては 業 務 上 の 責 務 と 必 要 性 を 勘 案 し 必 要 最 小 限 の 範 囲 に 限 って 許 可 を 与 える 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いの 記 録 記 録 を 残 している 1) 記 録 を 残 している 2) 記 録 を 残 していない 具 体 的 な 方 法 オンラインで 参 照 した 場 合 は 使 用 した 人 参 照 した 箇 所 のログを 取 得 し 一 定 期 間 保 管 している 特 定 個 人 情 報 の 提 供 ルール 定 めている 1) 定 めている 2) 定 めていない 委 託 先 から 他 者 への 契 約 書 に 契 約 の 履 行 において 知 り 得 た 秘 密 を 他 に 漏 らしてはならない 旨 定 めており 委 託 先 から 他 提 供 に 関 するルールの 者 への 特 定 個 人 情 報 の 提 供 は 認 めていない また 締 結 した 契 約 書 等 に 基 づく 特 定 個 人 情 報 の 取 り 扱 内 容 及 びルール 遵 守 い 状 況 に 関 して 職 員 が 定 期 的 に 現 地 調 査 にて 確 認 する の 確 認 方 法 委 託 元 と 委 託 先 間 の 提 供 に 関 するルールの 内 容 及 びルール 遵 守 の 確 認 方 法 特 定 個 人 情 報 の 消 去 ルール 定 めている ルールの 内 容 及 び ルール 遵 守 の 確 認 方 法 調 達 仕 様 書 機 密 の 保 持 条 項 知 り 得 た 業 務 上 の 情 報 等 について いかなる 場 合 においても 第 三 者 に 開 示 若 しくは 漏 えいしてはなら ない 契 約 終 了 後 においても 同 様 とする また 作 業 上 取 り 扱 う 設 計 資 料 データ プログラム 等 は 適 切 に 管 理 し 作 業 場 所 から 持 ち 出 してはならない 確 認 方 法 マシン 室 内 の 端 末 以 外 からの 持 出 しが 物 理 的 に 不 可 持 出 し 時 の 認 証 及 び 持 出 しログ 確 認 を 定 期 的 に 実 施 しており 電 子 データの 持 出 しを 制 御 している 1) 定 めている 2) 定 めていない 秘 密 保 持 約 定 書 を 交 わし 委 託 契 約 履 行 後 は 廃 棄 することを 定 め 廃 棄 処 理 を 行 った 場 合 証 明 書 を 提 出 させることとしている 26

27 委 託 契 約 書 中 の 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いに 関 する 規 定 定 めている 1) 定 めている 2) 定 めていない 規 定 の 内 容 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 ち 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 を 定 めるとともに 文 部 科 学 省 と 同 様 の 安 全 管 理 措 置 を 義 務 付 ける 再 委 託 先 による 特 定 個 人 情 報 ファイルの 適 切 な 取 扱 いの 確 保 再 委 託 していない 1) 特 に 力 を 入 れて 行 っている 3) 十 分 に 行 っていない 2) 十 分 に 行 っている 4) 再 委 託 していない 具 体 的 な 方 法 その 他 の 措 置 の 内 容 リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 3) 課 題 が 残 されている 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 いの 委 託 におけるその 他 のリスク 及 びそのリスクに 対 する 措 置 2) 十 分 である 27

28 5. 特 定 個 人 情 報 の 提 供 移 転 ( 委 託 や 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じた 提 供 を 除 く ) リスク1: 不 正 な 提 供 移 転 が 行 われるリスク 特 定 個 人 情 報 の 提 供 移 転 の 記 録 記 録 を 残 している 提 供 移 転 しない 1) 記 録 を 残 している 2) 記 録 を 残 していない 具 体 的 な 方 法 国 税 庁 への 提 供 情 報 提 供 の 記 録 はログで 記 録 し ログは 一 定 期 間 保 管 する 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 )への 提 供 情 報 提 供 の 記 録 はログで 記 録 し ログは 一 定 期 間 保 管 する 特 定 個 人 情 報 の 提 供 移 転 に 関 するルール 定 めている 1) 定 めている 2) 定 めていない ルールの 内 容 及 び ルール 遵 守 の 確 認 方 法 国 税 庁 への 提 供 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 の 提 出 については 提 出 する 媒 体 の 規 格 が 定 められており 暗 号 化 をした 上 で 提 出 時 にチェックシートによるチェックを 行 い 媒 体 とともに 提 出 している 提 出 時 に 受 領 印 をもらう 提 出 した 媒 体 の 返 却 はない 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 )への 提 供 公 的 年 金 等 支 払 報 告 書 の 提 出 については 提 出 する 媒 体 の 仕 様 が 定 められており 暗 号 化 をした 上 で 提 出 時 は 公 的 年 報 情 報 電 子 媒 体 送 付 書 に 双 方 で 確 認 印 を 押 印 の 上 提 出 し 返 還 は 公 的 年 報 情 報 電 子 媒 体 返 還 書 に 双 方 で 確 認 印 を 押 印 の 上 返 還 を 受 ける その 他 の 措 置 の 内 容 リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である リスク2: 不 適 切 な 方 法 で 提 供 移 転 が 行 われるリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 国 税 庁 への 提 供 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 の 提 出 については 提 出 する 媒 体 の 規 格 が 定 められており 暗 号 化 をした 上 で 提 出 時 にチェックシートによるチェックを 行 い 媒 体 とともに 提 出 している 提 出 時 に 受 領 印 をもらう 提 出 した 媒 体 の 返 却 はない 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 )への 提 供 公 的 年 金 等 支 払 報 告 書 の 提 出 については 提 出 する 媒 体 の 仕 様 が 定 められており 暗 号 化 をした 上 で 提 出 時 は 公 的 年 報 情 報 電 子 媒 体 送 付 書 に 双 方 で 確 認 印 を 押 印 の 上 提 出 し 返 還 は 公 的 年 報 情 報 電 子 媒 体 返 還 書 に 双 方 で 確 認 印 を 押 印 の 上 返 還 を 受 ける 十 分 である リスクへの 対 策 は 十 分 か 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスク3: 誤 った 情 報 を 提 供 移 転 してしまうリスク 誤 った 相 手 に 提 供 移 転 してしまうリスク リスクに 対 する 措 置 の 内 容 国 税 庁 への 提 供 媒 体 の 規 格 書 に 基 づき プログラムにより 自 動 的 にデータを 抽 出 し 媒 体 を 作 成 しているため 誤 った 情 報 を 作 成 することはない また 提 出 時 にチェックシートによるチェックを 行 い 媒 体 とともに 提 出 してい るので 誤 った 相 手 とやりとりすることはない 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 )への 提 供 媒 体 の 仕 様 書 に 基 づき プログラムにより 自 動 的 にデータを 抽 出 し 媒 体 を 作 成 しているため 誤 った 情 報 を 作 成 することはない また 提 出 時 は 公 的 年 報 情 報 電 子 媒 体 送 付 書 に 双 方 で 確 認 印 を 押 印 の 上 提 出 し 返 還 は 公 的 年 報 情 報 電 子 媒 体 返 還 書 に 双 方 で 確 認 印 を 押 印 の 上 返 還 を 受 けているので 誤 った 相 手 とやりとりすることはない リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている 28

29 特 定 個 人 情 報 の 提 供 移 転 ( 委 託 や 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じた 提 供 を 除 く )におけるその 他 のリスク 及 びそのリスクに 対 する 措 置 29

30 6. 情 報 提 供 ネットワークシステムとの 接 続 接 続 しない( 入 手 ) 接 続 しない( 提 供 ) リスク1: 目 的 外 の 入 手 が 行 われるリスク リスクに 対 する 措 置 の 内 容 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じた 特 定 個 人 情 報 の 入 手 は 資 格 取 得 報 告 書 の 報 告 から 年 金 決 定 に 至 るまでの 事 務 の 流 れの 中 でシステム 的 に 行 われるようにすることで 報 告 と 離 れた 形 で 個 別 に 照 会 が 行 われないようにしている 公 的 年 金 業 務 システムは 情 報 照 会 機 能 ( 1)により 情 報 提 供 ネットワークシステムを 利 用 して 情 報 照 会 を 行 う 際 には 情 報 提 供 許 可 証 の 発 行 と 照 会 内 容 の 照 会 許 可 用 照 合 リスト( 2)との 照 合 を 情 報 提 供 ネットワークシステムに 求 め 情 報 提 供 ネットワークシステムから 情 報 提 供 許 可 証 を 受 領 し てから 情 報 照 会 を 実 施 する 機 能 ( 番 号 法 上 認 められた 情 報 連 携 以 外 の 照 会 を 拒 否 する 機 能 )を 通 し て 目 的 外 提 供 やセキュリティリスクに 対 応 する ( 1) 情 報 提 供 ネットワークシステムを 使 用 した 特 定 個 人 情 報 の 照 会 及 び 照 会 した 情 報 の 受 領 を 行 う 機 能 ( 2) 番 号 法 別 表 第 2 及 び 第 19 条 第 14 号 に 基 づき 事 務 手 続 ごとに 情 報 照 会 者 情 報 提 供 者 と 照 会 提 供 可 能 な 特 定 個 人 情 報 をリスト 化 したもの 十 分 である リスクへの 対 策 は 十 分 か リスク2: 安 全 が 保 たれない 方 法 によって 入 手 が 行 われるリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 中 間 サーバは 安 全 性 を 担 保 するため 情 報 提 供 ネットワークシステムを 使 用 した 特 定 個 人 情 報 の 入 手 のみ 実 施 できるよう 設 計 する 公 的 年 金 業 務 システムと 情 報 提 供 ネットワークシステム(コアシステム)との 間 は 通 信 の 暗 号 化 等 の 高 度 なセキュリティを 維 持 した 専 用 ネットワーク( 文 部 科 学 省 ネットワーク 政 府 共 通 ネットワーク)を 利 用 し 安 全 性 を 確 保 する リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である リスク3: 入 手 した 特 定 個 人 情 報 が 不 正 確 であるリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 公 的 年 金 業 務 システムは 情 報 提 供 ネットワークシステムを 利 用 して 情 報 提 供 用 個 人 識 別 符 号 によ り 紐 付 けられた 照 会 対 象 者 に 係 る 特 定 個 人 情 報 を 入 手 することにより 照 会 対 象 者 に 係 る 正 確 な 特 定 個 人 情 報 を 入 手 することを 担 保 する リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である リスク4: 入 手 の 際 に 特 定 個 人 情 報 が 漏 えい 紛 失 するリスク 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 中 間 サーバは 情 報 提 供 ネットワークシステムを 利 用 した 特 定 個 人 情 報 の 入 手 のみを 実 施 し 漏 えい 紛 失 のリスクに 対 応 する( ) ( ) 公 的 年 金 業 務 システムは 情 報 提 供 ネットワークシステムを 利 用 して 特 定 個 人 情 報 を 送 信 する 際 送 信 する 特 定 個 人 情 報 の 暗 号 化 を 行 い 照 会 者 の 中 間 サーバでしか 復 号 できない 仕 組 みと する 公 的 年 金 業 務 システムは 接 続 認 証 を 行 い 許 可 されていないシステムからのアクセスを 防 止 する 仕 組 みとする 情 報 照 会 が 完 了 又 は 中 断 した 情 報 照 会 結 果 については 一 定 期 間 経 過 後 に 当 該 結 果 を 情 報 照 会 機 能 において 自 動 で 削 除 し 特 定 個 人 情 報 が 漏 えい 紛 失 するリスクを 軽 減 する ログイン 時 の 職 員 認 証 のほか ログイン ログアウトを 実 施 した 職 員 時 刻 操 作 内 容 ( 特 定 個 人 情 報 の 更 新 ファイル 帳 票 の 出 力 特 定 個 人 情 報 の 検 索 等 )を 記 録 し 不 適 切 な 接 続 端 末 の 操 作 や 不 適 切 なオンライン 連 携 を 抑 止 する 仕 組 みとする また 文 部 科 学 省 ネットワークにより 不 適 切 な 端 末 の 接 続 を 防 止 し システム 内 のファイアウォール により 適 正 な 接 続 先 とのみ 通 信 を 行 うようシステム 上 制 御 を 行 っている 公 的 年 金 業 務 システムと 情 報 提 供 ネットワークシステム(コアシステム)との 間 は 通 信 の 暗 号 化 等 の 高 度 なセキュリティを 維 持 した 専 用 ネットワーク( 文 部 科 学 省 ネットワーク 政 府 共 通 ネットワーク)を 利 用 し 漏 えい 紛 失 のリスクに 対 応 する 30

31 リスクへの 対 策 は 十 分 か リスク5: 不 正 な 提 供 が 行 われるリスク 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 公 的 年 金 業 務 システムは 情 報 提 供 機 能 ( )により 情 報 提 供 ネットワークシステムにおける 照 会 許 可 用 照 合 リストを 情 報 提 供 ネットワークシステムから 入 手 し 中 間 サーバにも 格 納 して 情 報 提 供 機 能 により 照 会 許 可 用 照 合 リストに 基 づき 情 報 連 携 が 認 められた 特 定 個 人 情 報 の 提 供 の 要 求 である かチェックを 実 施 する ( ) 情 報 提 供 ネットワークシステムを 利 用 した 特 定 個 人 情 報 の 提 供 の 要 求 の 受 領 及 び 情 報 提 供 を 行 う 機 能 公 的 年 金 業 務 システムは 情 報 提 供 機 能 により 情 報 提 供 ネットワークシステムを 利 用 して 情 報 提 供 を 行 う 際 には 情 報 提 供 ネットワークシステムから 情 報 提 供 許 可 証 を 適 切 に 情 報 照 会 者 へデータを 返 信 するための 経 路 情 報 を 受 領 し 照 会 内 容 に 対 応 した 情 報 を 自 動 で 生 成 して 送 付 することで 特 定 個 人 情 報 が 不 正 に 提 供 されるリスクに 対 応 する 特 に 慎 重 な 対 応 が 求 められる 情 報 (DV 等 犯 罪 被 害 者 に 関 する 情 報 で 本 人 が 他 者 への 提 供 を 拒 否 している 情 報 等 )については 自 動 応 答 を 行 わないように 自 動 応 答 不 可 フラグを 設 定 し 特 定 個 人 情 報 の 提 供 を 行 う 際 に 送 信 内 容 について 改 めて 職 員 による 手 動 確 認 を 行 い 提 供 を 行 う 機 能 を 設 けるこ とで センシティブな 特 定 個 人 情 報 が 不 正 に 提 供 されるリスクに 対 応 する 公 的 年 金 業 務 システムの 職 員 認 証 権 限 管 理 機 能 では ログイン 時 の 職 員 認 証 の 他 に ログイン ロ グアウトを 実 施 した 職 員 時 刻 操 作 内 容 の 記 録 を 実 施 し 不 適 切 な 接 続 端 末 の 操 作 や 不 適 切 なオ ンライン 連 携 を 抑 止 する 仕 組 みとする リスクへの 対 策 は 十 分 か リスク6: 不 適 切 な 方 法 で 提 供 されるリスク 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている リスクに 対 する 措 置 の 内 容 公 的 年 金 業 務 システムは セキュリティ 管 理 機 能 ( )により 情 報 提 供 ネットワークシステムに 送 信 す る 情 報 は 情 報 照 会 者 から 受 領 した 暗 号 化 鍵 で 暗 号 化 を 適 切 に 実 施 した 上 で 提 供 を 行 う 仕 組 みとす る ( ) 暗 号 化 復 号 機 能 と 鍵 情 報 及 び 照 会 許 可 用 照 合 リストを 管 理 する 機 能 ログイン 時 の 職 員 認 証 の 他 に ログイン ログアウトを 実 施 した 職 員 時 刻 操 作 内 容 の 記 録 を 実 施 し 不 適 切 な 接 続 端 末 の 操 作 や 不 適 切 なオンライン 連 携 を 抑 止 する 仕 組 みとする また 文 部 科 学 省 ネットワークにより 不 適 切 な 端 末 の 接 続 を 防 止 し システム 内 のファイアウォール により 適 正 な 接 続 先 とのみ 通 信 を 行 うよう 制 御 を 行 っている 公 的 年 金 業 務 システムと 情 報 提 供 ネットワークシステム(コアシステム)との 間 は 通 信 の 暗 号 化 等 の 高 度 なセキュリティを 維 持 した 専 用 ネットワーク( 文 部 科 学 省 ネットワーク 政 府 共 通 ネットワーク)を 利 用 し 不 適 切 な 方 法 で 提 供 されるリスクに 対 応 する 十 分 である リスクへの 対 策 は 十 分 か 1) 特 に 力 を 入 れている 3) 課 題 が 残 されている リスク7: 誤 った 情 報 を 提 供 してしまうリスク 誤 った 相 手 に 提 供 してしまうリスク 2) 十 分 である リスクに 対 する 措 置 の 内 容 公 的 年 金 業 務 システムは 情 報 提 供 機 能 により 情 報 提 供 ネットワークシステムに 情 報 提 供 を 行 う 際 には 情 報 照 会 者 への 経 路 情 報 を 受 領 した 上 で 情 報 照 会 内 容 に 対 応 した 情 報 提 供 をすることで 誤 った 相 手 に 特 定 個 人 情 報 が 提 供 されるリスクに 対 応 する 情 報 提 供 データベース 管 理 機 能 ( )により 既 存 業 務 システムの 特 定 個 人 情 報 に 係 る 原 本 データを 中 間 サーバの 情 報 提 供 データベース に 副 本 として 保 管 する 際 に インポートデータ の 形 式 チェッ クを 行 い 接 続 端 末 の 画 面 表 示 等 により 情 報 提 供 データベースの 内 容 を 確 認 できる 手 段 を 準 備 する ことで 誤 った 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してしまうリスクに 対 応 する ( ) 特 定 個 人 情 報 を 副 本 として 保 存 管 理 する 機 能 情 報 提 供 データベース 管 理 機 能 では 情 報 提 供 データベースの 副 本 データを 既 存 業 務 システムの 原 本 と 照 合 する 機 能 により データ 更 新 時 に 登 録 済 みの 副 本 データを 原 本 と 照 合 し 誤 った 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してしまうリスクに 対 応 する リスクへの 対 策 は 十 分 か 十 分 である 1) 特 に 力 を 入 れている 2) 十 分 である 3) 課 題 が 残 されている 31

32 情 報 提 供 ネットワークシステムとの 接 続 に 伴 うその 他 のリスク 及 びそのリスクに 対 する 措 置 ログイン 時 の 職 員 認 証 の 他 に ログイン ログアウトを 実 施 した 職 員 時 刻 操 作 内 容 の 記 録 を 実 施 し 不 適 切 な 接 続 端 末 の 操 作 や 不 適 切 なオンライン 連 携 を 抑 止 する 仕 組 みとする 情 報 連 携 においてのみ 情 報 提 供 用 個 人 識 別 符 号 を 用 いることをシステム 上 担 保 し 不 正 な 名 寄 せが 行 われるリスクに 対 応 する 公 的 年 金 業 務 システムと 情 報 提 供 ネットワークシステム(コアシステム)との 間 は 通 信 の 暗 号 化 等 の 高 度 なセキュリティを 維 持 した 専 用 ネットワーク( 文 部 科 学 省 ネットワーク 政 府 共 通 ネットワーク)を 利 用 し 安 全 性 を 確 保 する 32

33 7. 特 定 個 人 情 報 の 保 管 消 去 リスク1: 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 滅 失 毀 損 リスク 1NISC 政 府 機 関 統 一 基 準 群 2 安 全 管 理 体 制 3 安 全 管 理 規 程 4 安 全 管 理 体 制 規 程 の 職 員 への 周 知 5 物 理 的 対 策 政 府 機 関 ではない 十 分 に 整 備 している 十 分 に 整 備 している 十 分 に 周 知 している 十 分 に 行 っている 1) 特 に 力 を 入 れて 遵 守 している 2) 十 分 に 遵 守 している 3) 十 分 に 遵 守 していない 4) 政 府 機 関 ではない 1) 特 に 力 を 入 れて 整 備 している 2) 十 分 に 整 備 している 3) 十 分 に 整 備 していない 1) 特 に 力 を 入 れて 整 備 している 2) 十 分 に 整 備 している 3) 十 分 に 整 備 していない 1) 特 に 力 を 入 れて 周 知 している 2) 十 分 に 周 知 している 3) 十 分 に 周 知 していない 1) 特 に 力 を 入 れて 行 っている 2) 十 分 に 行 っている 3) 十 分 に 行 っていない 業 務 システムについて 情 報 漏 洩 のリスク 対 策 として 以 下 の 対 策 を 実 施 物 理 的 な 対 策 全 ての 端 末 において ログイン 時 は 専 用 の 物 理 認 証 装 置 ( 端 末 にキーを 挿 入 しないと 端 末 利 用 不 可 ) を 利 用 している マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 を 含 む)の 入 退 室 は 入 退 室 管 理 システムによりチェックを 行 っている 開 発 業 者 作 業 場 所 の 一 部 や マシン 室 (サーバの 設 置 場 所 を 含 む)への 出 入 口 には 監 視 カメラを 設 置 している 端 末 は 盗 難 防 止 用 チェーンなどの 盗 難 紛 失 防 止 対 策 を 行 っている 具 体 的 な 対 策 の 内 容 情 報 利 用 時 の 運 用 対 策 業 務 運 用 中 に 離 席 する 場 合 は 物 理 認 証 装 置 を 抜 くことでシステムから 自 動 ログオフする 特 定 個 人 情 報 は ホストコンピュータで 管 理 しているため 一 般 職 員 の 端 末 から 特 定 個 人 情 報 をダウン ロードすることはできない 源 泉 徴 収 票 データ 支 払 報 告 書 データ 及 びバックアップを 作 成 するために 特 定 個 人 情 報 を 媒 体 に 書 き 出 す 操 作 は システムの 運 用 スケジュールにより マシン 室 内 の 端 末 で 操 作 され アクセスログも 残 さ れている マシン 室 内 の 端 末 以 外 からの 持 出 しが 物 理 的 に 不 可 持 出 し 時 の 認 証 及 び 持 出 しログ 確 認 を 定 期 的 に 実 施 しており 電 子 データの 持 出 しを 制 御 している 国 税 庁 への 源 泉 徴 収 票 データと 市 町 村 ( 地 方 税 電 子 化 協 議 会 )へ 支 払 報 告 書 データを 提 出 するため データの 持 ち 出 しを 行 う 際 は 必 ず 職 員 の 立 会 い 承 認 を 実 施 している バックアップ 媒 体 は 運 用 サイクルに 沿 って 利 用 され 利 用 既 定 回 数 に 達 した 媒 体 は 破 壊 破 棄 を 実 施 しており 廃 棄 履 歴 管 理 も 行 っている 6 技 術 的 対 策 十 分 に 行 っている 1) 特 に 力 を 入 れて 行 っている 3) 十 分 に 行 っていない 2) 十 分 に 行 っている 具 体 的 な 対 策 の 内 容 不 正 アクセス 対 策 外 部 からの 不 正 アクセスを 防 止 するため インターネット 利 用 端 末 と 業 務 システム 利 用 端 末 は ネッ トワークが 分 離 されている 情 報 漏 えいの 対 策 のために シンクライアント(データはサーバ 室 に 保 持 し 操 作 端 末 にはローカル 保 存 不 可 かつデータ 持 出 し 不 可 の 端 末 )を 導 入 している 全 ての 端 末 において ログイン 時 は 専 用 の 物 理 認 証 装 置 ( 端 末 にキーを 挿 入 しないと 端 末 利 用 不 可 ) を 利 用 している サーバへのログイン 時 にユーザ 認 証 を 実 施 しており 特 定 個 人 情 報 を 含 んだファイルを 格 納 している データフォルダなどアクセス 権 限 を 設 定 し 管 理 している 端 末 ログインやサーバアクセスとは 別 に 業 務 システムのログイン 時 にユーザ 認 証 を 実 施 しており 職 務 の 利 用 権 限 によって 業 務 システムを 利 用 できる 機 能 をシステム 的 に 制 限 している オンライン 監 査 証 跡 機 能 を 導 入 している 不 正 プログラム 対 策 システムに 関 係 のない 端 末 からアクセスできないよう ファイアウォール 等 でアクセス 制 御 している 通 信 アクセス 制 御 のためにWindowsファイアウォールを 導 入 している ウイルス 対 策 ソフトを サーバ 端 末 に 導 入 しており 最 新 の 定 義 ファイルへの 更 新 を 行 っている 外 部 接 続 可 能 なインターネット 端 末 と 業 務 システム 利 用 端 末 をネットワーク 分 離 している 33