Microsoft Word - 【第3班】研究報告書.doc

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1 茨 城 県 域 に お け る 自 治 体 職 員 情 報 共 有 シ ス テ ム の 構 築 ~ つ な が っ ぺ! い ば ら き ~ 平 成 2 4 年 度 行 政 課 題 研 究 講 座 第 3 班 笠 間 市 行 政 経 営 課 主 事 石 塚 貴 則 筑 西 市 生 涯 学 習 課 主 事 齋 川 亮 つ く ば み ら い 市 税 務 課 主 事 井 砂 浩 次 茨 城 県 企 業 局 施 設 課 技 師 深 谷 宗 令 茨 城 県 県 南 県 民 セ ン タ ー 主 事 宮 本 治 樹 1

2 目 次 概 要 版 3 1. は じ め に 4 2. 現 状 課 題 4 3. 提 言 電 子 機 器 を 用 い た 職 員 間 の 情 報 共 有 シ ス テ ム の 構 築 提 言 1 メ ー ル シ ス テ ム 提 言 2 電 子 掲 示 板 提 言 3 文 書 シ ス テ ム 提 言 4 電 子 会 議 室 提 言 の 普 及 策 と 職 員 の 意 識 改 革 今 後 の 課 題 お わ り に 1 7 2

3 平 成 2 4 年 度 行 政 課 題 研 究 講 座 第 3 班 政 策 提 言 茨 城 県 域 に お け る 自 治 体 職 員 情 報 共 有 シ ス テ ム の 構 築 ( 概 要 版 ) ~ つ な が っ ぺ! い ば ら き ~ 現 状 課 題 財 政 難 な ど に よ る 職 員 数 の 削 減 ( = 戦 力 ダ ウ ン ) の 一 方 で, 異 常 気 象 等 の 新 種 の 問 題 の 発 生 ( = 職 務 遂 行 能 力 へ の 高 い 要 求 ) な ど に よ り, 自 治 体 の 職 務 遂 行 の 効 率 化 が 求 め ら れ て い る 特 に 解 決 す べ き 問 題 点 自 治 体 と は 職 員 の 集 合 体 で あ り, 業 務 は 各 職 員 の ノ ウ ハ ウ に よ っ て 遂 行 さ れ て い く こ れ ら は 一 個 人 や グ ル ー プ 単 位 で の 共 有 や 利 用 に 留 ま っ て お り 活 用 さ れ て い る と は 言 い 難 い ま た, 人 事 異 動 や 定 年 退 職 に よ る 職 員 の 退 場 に よ り 貴 重 な ノ ウ ハ ウ が 自 治 体 か ら 失 わ れ て い る 提 言 電 子 機 器 を 用 い た 職 員 間 の 情 報 共 有 シ ス テ ム の 構 築 各 職 員 が 持 っ て い る ノ ウ ハ ウ を, 電 子 シ ス テ ム を 用 い て 蓄 積 利 用 で き る シ ス テ ム を 構 築 す る 具 体 的 に は, 日 常 業 務 の 効 率 化 を 目 指 し た, メ ー ル, 掲 示 板, 文 書 シ ス テ ム, 電 子 会 議 室 の 4 つ の シ ス テ ム を 構 築 す る こ れ ら の シ ス テ ム の 使 用 を と お し て, 情 報 が 蓄 積 さ れ る と と も に, 蓄 積 さ れ た 情 報 が 共 有 さ れ る こ と で, 一 層 の 業 務 効 率 化 に つ な げ る こ と が で き る 情 報 の 蓄 積 共 有 メ ー ル シ ス テ ム 電 子 掲 示 板 文 書 シ ス テ ム 電 子 会 議 室 提 言 の 普 及 策 教 育 訓 練 の 実 施 業 務 フ ロ ー へ の 組 み 込 み 継 続 的 な 周 知 活 動 イ ン セ ン テ ィ ブ 導 入 職 員 の 意 識 改 革 今 後 の 課 題 シ ス テ ム の 拡 張 に つ い て は 新 た な 予 算 措 置 が 必 要 不 正 な 接 触 に 対 す る セ キ ュ リ テ ィ リ ス ク 特 定 民 間 企 業 へ 利 益 誘 導 や ベ ン ダ ロ ッ ク イ ン の 危 険 性 3

4 1. は じ め に 著 し く 少 子 高 齢 化 が 進 む 現 代 社 会 に お い て, 団 塊 の 世 代 の 集 団 退 職, ま た 景 気 の 低 迷 に よ っ て 雇 用 の 機 会 は 減 少 し, 組 織 は 縮 小 化 の 一 途 を た ど っ て い る 一 方, 発 生 す る 問 題 と 職 務 内 容 は 複 雑 に な り, 個 人 の 負 担 は 拡 大 化 し て い る こ の こ と は, わ れ わ れ 地 方 自 治 体 に も 当 て は ま り, 限 ら れ た 予 算 と 人 員 で 最 大 の 効 果 を あ げ る 為 に は, 組 織 の 効 率 化 が 必 要 不 可 欠 で あ る さ て, 組 織 の 効 率 化 を 図 る に は, 組 織 機 構 体 制 整 備, 環 境 整 備, 職 員 の 意 識 改 革, 再 任 用 や 民 間 委 託, 業 務 仕 分 け な ど, 様 々 な 方 策 が 考 え ら れ る が, 私 達 は 環 境 整 備,と り わ け ネ ッ ト ワ ー ク シ ス テ ム に よ る 組 織 間 の コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン に 着 目 し, 行 政 機 関 の 情 報 共 有 化 を テ ー マ と 設 定 し た 情 報 の 共 有 化 に よ り, 無 駄 を 省 い た 働 き や す い 環 境 づ く り を 目 指 し た い 2. 現 状 課 題 地 方 自 治 体 の 業 務 内 容 は 多 岐 に わ た り, 行 政 職 員 は 定 期 的 な 人 事 異 動 に よ り, そ れ ま で と 異 な る 業 務 に 従 事 し て い く か つ て は 経 験 豊 富 な 知 恵 者 の 存 在 に よ っ て 職 務 を 学 ぶ こ と が で き た し か し, そ の 知 恵 者 の 定 年 退 職 等 に よ る 退 場 は, 組 織 か ら の ノ ウ ハ ウ の 喪 失 と な り, 職 員 数 減 少 に よ る 相 談 機 会 の 減 少 は, ノ ウ ハ ウ の 習 得 を 困 難 に し て い る 現 状 に あ る そ う し た 一 方 で, 異 常 気 象 や 住 民 か ら の 新 種 の 要 望 な ど, こ れ ま で に な い 事 案 の 発 生 に 対 し て, 職 員 に は 適 切 な 解 決 策 が 求 め ら れ て い る こ の よ う な 流 れ の 中, 個 々 の 組 織 の 能 力 に は 限 界 が あ り, 外 に 眼 を 向 け て 問 題 解 決 の 糸 口 を つ か む こ と も 必 要 と な っ て き て い る 3. 提 言 電 子 機 器 を 用 い た 職 員 間 の 情 報 共 有 シ ス テ ム の 構 築 現 在, 茨 城 県 全 4 4 市 町 村 に お い て, 職 員 個 人 に 対 す る イ ン タ ー ネ ッ ト に 接 続 で き る パ ソ コ ン の 配 備 率 は 9 7 パ ー セ ン ト, 職 員 個 人 に メ ー ル ア ド レ ス が 設 定 さ れ て い る 市 町 村 は 3 4 市 町 村 に の ぼ る ま た, ほ ぼ 全 て の 市 町 村 に お い て 庁 内 ネ ッ ト ワ ー ク の 導 入 が 進 ん で い る ( 導 入 済 4 3, 一 部 導 入 1 )[ 年 1 0 月 1 8 日 現 在, 茨 城 県 情 報 政 策 課 調 べ ] 4

5 ネ ッ ト ワ ー ク シ ス テ ム に よ り, 茨 城 県 を 中 心 と し, 県 内 市 町 村 を つ な ぎ, 全 体 を 大 き な 自 治 体 と 捉 え 情 報 を 共 有 化 す れ ば, デ ー タ ベ ー ス 検 索 に よ る 業 務 時 間 の 短 縮, 情 報 交 換 に よ る 問 題 の 解 決 と 事 前 対 策, 職 員 間 の 交 流 な ど, 様 々 な 恩 恵 が 受 け ら れ, 働 き や す い 環 境 が で き る の で は な い だ ろ う か し か し, 情 報 共 有 化 の 実 現 に は, 各 市 町 村 の セ キ ュ リ テ ィ ポ リ シ ー の 違 い や, 現 在 使 用 し て い る シ ス テ ム 様 式 を 統 一 す る 必 要 が あ る ま た, 新 規 の 多 機 能 シ ス テ ム の 導 入 は, 大 容 量 サ ー バ ー の 設 置 な ど 多 額 の コ ス ト を 要 し, 現 時 点 で は 新 し い シ ス テ ム の 導 入 に よ る 情 報 の 共 有 化 に は 多 く の 課 題 が 存 在 す る 当 班 で は, 予 算 制 約 の 現 状 を 勘 案 し て 新 規 の シ ス テ ム や, 各 事 業 分 野 専 用 シ ス テ ム な ど 大 規 模 な も の の 導 入 で は な く, 既 存 の 業 務 シ ス テ ム の 応 用 に よ る 取 組 を 提 案 す る 即 ち, メ ー ル シ ス テ ム 電 子 掲 示 板 文 書 シ ス テ ム 電 子 会 議 室 の 4 つ で あ る 3-1. 提 言 1 メ ー ル シ ス テ ム 県 市 町 村 に お い て 既 に 整 備 さ れ て い る 既 存 の メ ー ル シ ス テ ム を 活 用 し 情 報 共 有 交 換 の 場 を 作 る ( 1 ) メ ー ル を 活 用 す る 意 義 ア メ ー ル 一 斉 送 信 に よ る 業 務 時 間 の 短 縮 こ れ ま で, 各 関 係 機 関 と の 情 報 の や り 取 り に つ い て は, 直 接 現 地 に 赴 き 相 対 で 話 を す る 方 法, 電 話 に よ り 話 を す る 方 法 の 直 接 的 に 対 話 す る 方 法 と F A X や メ ー ル 等 に よ る 間 接 的 に 対 話 す る 方 法 の 2 通 り の 方 法 を 主 に 利 用 し て き た し か し, 直 接 的 に 対 話 す る 方 法 に つ い て は, 効 果 的 に 欲 し い 情 報 を 取 得 で き, 情 報 の 補 完 ま で で き る も の の 相 手 の 時 間 を 拘 束 す る ほ か, 移 動 等 に 時 間 を 要 し, 業 務 を 効 率 的 に 遂 行 で き た と は 言 え な い こ と が 多 々 あ る そ の た め, メ ー ル 機 能 の 一 斉 送 信 を 用 い る こ と で, 相 手 の 時 間 を 拘 束 す る こ と な く, 欲 し い 情 報 を 効 率 的 に 取 得 す る こ と が 可 能 と な る イ 多 数 の 機 関 か ら の 情 報 提 供 メ ー ル を 活 用 す る こ と で, 同 時 に 多 数 の 機 関 と 情 報 の や り 取 り が で き る ほ か, 同 報 メ ー ル と す る こ と で, 関 係 機 関 の す べ て が 情 報 を 共 有 す る こ と が で き る 5

6 ウ ニ ー ズ に 沿 っ た 政 策 の 実 施 民 間 で は, 専 門 知 識 を 有 す る 人 材 を 中 心 に, 人 材 を 育 成 す る と 共 に, こ れ ま で の 情 報 を 蓄 積 し, 新 た な 事 象 が 発 生 し た 際 に も こ れ ら の 人 材 及 び 蓄 積 し た 業 務 情 報 か ら 事 象 の 解 決 策 を 導 き 出 す こ と が 可 能 と な っ て い る し か し, 県 市 町 村 職 員 に お い て は, 人 材 を 育 成 し て も 3 ~ 5 年 毎 の 人 事 異 動 に よ り 他 部 署 へ 異 動 と な り, 人 材 に 蓄 積 さ れ た 情 報 が 関 係 部 署 に 蓄 積 さ れ ず, 過 去 に 起 き た 事 象 に つ い て も, 情 報 の 蓄 積 が な い た め に 新 規 の 事 象 と し て 扱 わ れ, 一 か ら 業 務 を 行 う と い っ た 無 駄 な 時 間 を 費 や す こ と が あ る そ こ で, 従 来, 県 と そ れ ぞ れ の 市 町 村 と い う 個 別 の 関 係 が 強 か っ た も の を,メ ー ル の 活 用 に よ り, 県 各 市 町 村 間 を 水 平 方 向 に つ な ぎ, 横 並 び の 並 列 関 係 を 強 化 す る こ と で, 人 事 異 動 や 団 塊 の 世 代 の 大 量 離 職 に 伴 い 失 わ れ て い く 人 材 に 蓄 積 さ れ た 情 報 を 共 有 し, 業 務 の 効 率 化 に つ な げ る こ と が で き る ( 2 ) メ ー ル シ ス テ ム の 構 築 及 び 活 用 ア メ ー ル の 電 話 帳 の 整 備 県 情 報 政 策 課 が 主 体 と な り, 県 市 町 村 各 々 に お い て 整 備 済 み の E メ ー ル ア ド レ ス を 収 集 し, 業 務 内 容 の 担 当 先 が 分 か る E メ ー ル の 電 話 帳 を 整 備 す る ア ド レ ス の 収 集 に あ た っ て は 個 人 情 報 保 護 の 観 点 及 び, 市 町 村 の E メ ー ル 整 備 状 況 を 踏 ま え, 各 課 及 び グ ル ー プ の E メ ー ル ア ド レ ス と す る ま た,E メ ー ル ア ド レ ス を 収 集 す る 際 の フ ァ イ ル 形 式 を C S V 形 式 と し, 県 市 町 村 各 々 の メ ー ル ア ド レ ス に 追 加 登 録 し や す い よ う に す る イ メ ー ル の 活 用 方 法 業 務 等 で 新 た な 事 象 が 発 生 し た 際 に も, 他 市 町 村 で は す で に 一 度 解 決 済 み の 案 件 で あ る 可 能 性 が あ る そ の た め, メ ー ル に よ る 一 斉 送 信 の 相 談 を 投 げ か け, 他 の 状 況 を 確 認 す る こ と で ス ム ー ズ な 事 象 の 解 決 に つ な げ る こ と が で き る ま た, 相 談 し た 際 の 回 答 メ ー ル を 共 有 サ ー バ ー 等 に 保 存 し, 蓄 積 す る こ と に よ り, 行 政 情 報 の 知 恵 袋 と し て 必 要 な と き に 必 要 な 情 報 検 索 が で き る 6

7 ( 3 ) 本 提 言 の メ リ ッ ト デ メ リ ッ ト ア 期 待 で き る メ リ ッ ト ( ア ) 水 平 方 向 の つ な が り の 強 化 県 と 市 町 村 の メ ー ル 電 話 帳 を 整 備 す る こ と で, 常 時 デ ー タ の や り 取 り を 行 う こ と が で き, こ れ ま で つ な が り の 薄 か っ た, 水 平 方 向 の つ な が り を 強 化 す る こ と が で き る ( イ ) 既 存 事 象 の ス ム ー ズ な 解 決 他 機 関 に 蓄 積 さ れ て い る デ ー タ の 提 供 を 受 け る こ と で, 問 題 解 決 や, 解 決 の た め の 糸 口 を つ か む こ と が で き る イ 予 想 さ れ る デ メ リ ッ ト ( ア ) 相 談 事 案 の 増 加 に よ る 回 答 の 手 間 の 増 大 他 機 関 か ら の 照 会 案 件 が 増 え る と, 回 答 に 手 間 を 要 す る 可 能 性 が あ る 解 決 策 : 相 談 案 件 の デ ー タ を 蓄 積 す る こ と で, 同 様 の 質 問 が 減 る た め 運 用 期 間 が 長 く な れ ば 長 く な る ほ ど 案 件 解 決 策 が 増 え, 質 問 は 減 少 傾 向 に な る と 考 え ら れ る ( イ ) フ ァ イ ル 形 式 の 違 い に よ る デ ー タ 共 有 上 の 不 都 合 機 関 毎 に, 使 用 し て い る ソ フ ト ウ ェ ア( M icr os of t 系 な の か JU STS YST EM 系 な の か ) に 統 一 性 が な い た め, 情 報 を 提 供 し て も ら っ た 際 に, 開 く こ と が で き な か っ た り, 文 字 化 け 等 に よ り デ ー タ の 確 認 が で き な か っ た り す る 可 能 性 が あ る 解 決 策 : フ ァ イ ル を 送 る 際 に は PD F 形 式 で 提 供 す る こ と で, ど の よ う な 環 境 で あ っ て も フ ァ イ ル の 確 認 が で き る よ う に す る 3-2. 提 言 2 電 子 掲 示 板 多 く の 自 治 体 で 庁 内 ネ ッ ト ワ ー ク が 整 備 さ れ, 組 織 内 で の 情 報 の 共 有 化 に 役 立 て て い る ま た 一 方 で, 各 自 治 体 間 で は 共 通 ま た は 関 連 す る 業 務 が 多 々 あ る ネ ッ ト ワ ー ク を 茨 城 県 域 自 治 体 に 広 げ た 電 子 掲 示 板 シ ス テ ム の 構 築 に よ り, 情 報 の 引 き 出 し を 増 や す こ と が 期 待 で き, 情 報 収 集 の 手 間 を 削 減 す る こ と で 業 務 の 効 率 化 に つ な が る 電 子 掲 示 板 (B B S )と は コ ン ピ ュ ー タ ネ ッ ト ワ ー ク を 利 用 し て, 記 事 ( 情 報 ) を 書 き 込 ん だ り, 閲 覧 し た り,コ メ ン ト を し た り す る こ と が で き る 機 能 で あ る 7

8 ( 1 ) 電 子 掲 示 板 の メ リ ッ ト 電 子 掲 示 板 の メ リ ッ ト と し て は, 次 の よ う な 点 が 挙 げ ら れ る 1 不 特 定 多 数 の 職 員 に 対 し, 一 斉 に 情 報 の 発 信 が で き る 2 不 特 定 多 数 に 質 問 す る た め, 幅 広 い 様 々 な 回 答 や 意 見 を 得 ら れ る 3 電 話 で の 連 絡 と 異 な り 相 手 の 時 間 を 選 ば な い 4 写 真 や 図 面 等 の 添 付 資 料 も 併 せ て 載 せ る こ と が で き る の で 事 案 に つ い て イ メ ー ジ し や す い 5 書 き 込 ま れ た 記 事 の 内 容 に 対 す る コ メ ン ト を 行 う こ と が で き る 6 コ メ ン ト に つ い て も, 閲 覧 す る 全 員 が 確 認 で き る 7 記 事 を 書 き 込 ん だ 時 点 で 閲 覧 者 は す ぐ に 情 報 を 得 ら れ る 8 以 前 に 記 載 さ れ た 情 報 を 検 索 で き, 何 度 で も 閲 覧 で き る ( 2 ) シ ス テ ム 構 築 の 意 義 ア 人 事 異 動 に よ る 知 識 不 足 解 消 県 市 町 村 の ど の 業 務 に お い て も 人 事 異 動 は つ き も の で あ る が, 職 員 の 減 少 に よ り そ れ ま で 培 っ て き た 知 識 を す べ て 引 継 ぐ こ と は 困 難 で あ る 電 子 掲 示 板 シ ス テ ム に 事 務 処 理 の 要 領 を 記 載 す る こ と で, 人 事 異 動 に よ る 知 識 不 足 を 補 え る ま た, 閲 覧 者 が 多 数 い る た め, 不 足 や 誤 り 等 を 発 見 し た 時 点 で 指 摘 し, 追 記 や 修 正 を す る こ と で, よ り 詳 細 な 事 務 処 理 の 要 領 と な る そ れ ら は 知 識 不 足 の 解 消, 引 継 ぎ 業 務 の 効 率 化 に 有 効 で あ る イ 調 査 時 に お け る 時 間 の 短 縮 新 た な 施 策 を 行 う に あ た り 近 隣 の 自 治 体 で 似 た 事 例 が な い か 調 査 す る こ と が あ る 現 状 で は, 電 話,F A X, E メ ー ル, 郵 便 等 に よ る 方 法 が あ る し か し, 電 話 で は 相 手 の 時 間 を 拘 束 す る ほ か, 相 手 が 変 わ る 度 に 同 じ 質 問 を 何 度 も 繰 り 返 す 必 要 が あ る F A X や E メ ー ル に お い て は, F A X 番 号 や メ ー ル ア ド レ ス を 一 部 し か 把 握 し て い な い た め, す ぐ に 送 れ な い 状 態 で あ る ま た, 郵 送 で は 発 送, 返 信 に 時 間 が か か っ て し ま い 非 効 率 で あ る 電 子 掲 示 板 シ ス テ ム で 調 査 を 依 頼 す る 場 合 は, 相 手 の 時 間 を 選 ば ず, 一 斉 か つ す ぐ に 送 れ る た め 広 域 な 調 査 に は 有 効 で あ る ウ 疑 問 の 相 談 突 発 的 な 事 件 に 対 す る 対 応 方 法 や, 法 令 等 の 解 釈 に 迷 う こ と が あ る こ 8

9 れ ま で は, 業 務 の 前 任 者 や 他 自 治 体 に 電 話 で 相 談 し て い た が, 相 談 相 手 の 時 間 を 拘 束 す る こ と に な る 電 子 掲 示 板 シ ス テ ム に ナ レ ッ ジ コ ミ ュ ニ テ ィ ( Y aho o! 知 恵 袋 等 ) の よ う な 疑 問 を 質 問 で き る 機 能 あ れ ば, 様 々 な 考 え や 手 段 を 得 ら れ 効 率 的 に 事 務 を 進 め る こ と が で き る 誰 か が 相 談 し た こ と は, そ の 他 の 同 じ 業 務 担 当 者 も, 対 応 に 苦 慮 し て い る 可 能 性 が 高 い 質 問 か ら 回 答 の 一 連 の 流 れ が 蓄 積 さ れ る た め, デ ー タ ベ ー ス 検 索 を す る こ と で 新 し い 情 報 が 得 ら れ 解 決 の 糸 口 に な る ( 3 ) シ ス テ ム 構 築 に よ る 問 題 点 と 対 応 問 題 点 と し て は, 次 の よ う な 点 が 挙 げ ら れ る 1 不 特 定 多 数 か ら の 情 報 で は 内 容 の 信 憑 性 が 低 く な る 2 不 特 定 多 数 か ら 書 き 込 め る た め, 情 報 が 氾 濫 す る 3 質 問 が 多 く な り, 回 答 す る の に 時 間 を 費 や し 通 常 業 務 に 支 障 が で る 4 個 人 情 報 や 内 部 情 報 の 流 出 の 可 能 性 5 県, 市 町 村 で の 対 応 方 法 が 統 一 さ れ て し ま い, 各 自 治 体 の 個 性 が な く な る 6 情 報 の 発 信 や 質 問 に 対 し て の 回 答 に メ リ ッ ト を 感 じ ら れ ず, 回 答 さ れ な い 場 合 が あ る 7 シ ス テ ム を 構 築 運 営 す る た め に 県 各 市 町 村 で コ ス ト が か か る 解 決 策 と し て は, 情 報 を 発 信 す る 際 は 参 考 文 献 を 添 付 す る, 似 た 情 報 が 既 に 記 載 さ れ て い な い か 確 認 し て か ら 情 報 を 載 せ る, 内 容 の 分 類, 重 要 性, 緊 急 度 が 一 目 で わ か る 固 定 の 様 式 で 情 報 を 書 き 込 む 等 の 利 用 要 領 を 定 め る こ と が 挙 げ ら れ る ま た, シ ス テ ム の 研 修 等 を 活 発 に 行 い, 操 作 方 法 や 情 報 流 出 の 危 険 性, 利 用 す る こ と に よ る メ リ ッ ト を 伝 え, 利 用 方 法 を 徹 底 す る 必 要 が あ る コ ス ト に つ い て は, 県 市 町 村 の 負 担 金 を 充 て る こ と に な る と 思 わ れ る が, 運 営 方 法 や 予 算 の 捻 出 な ど 様 々 な 課 題 が 残 る 3-3. 提 言 3 文 書 シ ス テ ム 従 前 で は 文 書 の 作 成, 稟 議, 保 存 は 紙 に よ り 行 わ れ て き た 紙 に は そ れ 独 自 の 優 位 性 が あ る の だ が, 省 資 源 化 の 要 請 や, 文 書 保 管 場 所 の 確 保 な ど 課 題 も 多 く な っ て き て い る こ れ ら の 事 務 を 電 子 上 で の 処 理 に 切 り 替 え る こ 9

10 と で, 上 記 の 課 題 を 解 決 し, ま た 電 子 化 に 併 せ た デ ー タ ベ ー ス 化 に よ り, 業 務 効 率 化 に つ な げ た い 当 班 で は, 茨 城 県 庁 で 現 在 運 用 さ れ て い る シ ス テ ム を ベ ー ス と し た も の を 提 起 す る シ ス テ ム は ネ ッ ト ワ ー ク で つ な が っ て お り, 職 員 は こ れ を 利 用 す る こ と が で き る そ の 機 能 は 大 き く 分 け て 3 つ, 1 文 書 作 成 稟 議 機 能, 2 文 書 収 受 機 能, 3 文 書 検 索 閲 覧 機 能 で あ る ( 1 ) 文 書 作 成 稟 議 機 能 職 員 は 文 書 の 作 成 を, シ ス テ ム を 使 っ て 行 う ま た, 起 案 や 決 裁 な ど の 稟 議 も シ ス テ ム 上 で 行 わ れ る シ ス テ ム 上 で 稟 議 の 進 捗 状 況 が 確 認 で き, 机 の 山 の 中 か ら 探 し 出 す 手 間 が な い ま た, 稟 議 先 が 自 分 の 所 属 か ら 1 0 階 上 の フ ロ ア に あ る よ う な 場 合 で も, 文 書 は ネ ッ ト ワ ー ク 上 で 瞬 時 に 送 信 さ れ る の で, 直 接 赴 く 手 間 が 削 減 で き る こ れ が, 稟 議 先 が 遠 方 で あ れ ば あ る ほ ど, そ の 削 減 効 果 は 大 き く な る さ ら に, 文 書 は ネ ッ ト ワ ー ク 上 に 存 在 す る の で, 必 要 に 応 じ て, 異 な る 場 所 で の 作 業 が 可 能 と な る ( 2 ) 文 書 収 受 機 能 こ れ ま で は, 受 付 印 を 押 し, 文 書 収 受 簿 へ 記 入 す る 必 要 が あ っ た 件 数 が 大 量 で あ っ た り, 題 名 な ど が 長 尺 で あ っ た り す れ ば, そ れ だ け で 時 間 と 手 間 が か か っ た ま た, 収 受 し た 文 書 を 探 す に は 収 受 簿 を 確 認 す る こ と に な る が, と き に は 収 受 簿 へ の 記 入 漏 れ に よ り, 文 書 行 方 不 明 と い う 事 態 も 発 生 し た 電 子 シ ス テ ム で の 収 受 に 切 り 替 え る こ と で, 上 記 の よ う な 手 間 は 解 消 さ れ る 文 書 は 所 属 の 担 当 者 が 一 括 窓 口 と し て 収 受 す る 電 子 文 書 な の で, 自 動 的 に 記 載 事 項 が 登 録 さ れ る ( 1 ) 1 送 信 者 に お い て, 題 名 等 が 入 力 済 受 信 側 で は 自 動 反 映 さ れ て い る の で, 収 受 の ボ タ ン 押 下 だ け で 済 む ( 3 ) 電 子 文 書 の 保 存 及 び 検 索 閲 覧 機 能 決 裁 済 文 書 や 収 受 文 書 は シ ス テ ム 上 に 電 子 文 書 と し て 保 管 さ れ る こ と に な る こ れ ら の 蓄 積 は デ ー タ ベ ー ス と な り, 今 後 の 事 務 処 理 へ 再 利 用 応 用 す る こ と で 事 務 処 理 の 省 力 化 が 可 能 で あ る 現 在, 茨 城 県 庁 で 運 用 さ れ て い る シ ス テ ム で は, 現 在 籍 の あ る 所 属 分 に つ い て, 当 該 職 員 は 検 索 閲 覧 が 可 能 と な っ て い る( 2 ) し か し, 所 属 と し て は 別 で あ っ て も, 同 様 の 事 務 を 処 理 す る 職 員 は 同 時 並 行 的 に 存 在 し ( 各 保 10

11 健 所 や 土 木 事 務 所, 市 町 村 の 税 務 課 な ど ), 組 織 間 の 水 平 方 向 に お け る 情 報 共 有 は 効 果 的 と 考 え る 当 班 で は, 上 記 の 茨 城 県 庁 の 共 有 範 囲 を 拡 大 し て 設 定 を す る 文 書 は ( 例 え ば ) 部 局 ご と の 大 分 類 に 保 管 さ れ, 同 一 の 部 局 内 職 員 同 士 が 共 有 で き る よ う に す る ま た, 庶 務 や 服 務 関 係 な ど 各 分 野 横 断 的 な も の は す べ て の 職 員 間 で 共 有 可 能 と す る 各 職 員 の I D に は, 現 に 籍 を 置 く 部 局 の コ ー ド が 割 り 当 て ら れ, 文 書 を 保 管 す る 際 に 自 動 的 に 共 有 範 囲 が 設 定 さ れ る 職 員 の 手 間 を 省 く た め, 標 準 は 自 動 設 定 で あ る が, 任 意 で 変 更 す る こ と も 可 能 と す る も ち ろ ん, 公 平 性 や 政 策 な ど の 観 点 か ら, 共 有 に す べ き で な い と 判 断 さ れ る も の に つ い て は, 保 存 時 に 共 有 の 可 否 を 選 択 で き る よ う に す る 2 県 税 事 務 所 の A 主 事 は 同 事 務 所 の B 主 任 の 起 案 文 書 を 閲 覧 可 能 し か し, 隣 の 県 税 事 務 所 の C 係 長 は B 主 任 の 文 書 は 閲 覧 不 可 能 ( 4 ) 導 入 に あ た り 解 決 す べ き 課 題 異 な る 自 治 体 間 で, シ ス テ ム を 共 有 化 す る に あ た り, ま ず 起 案 書 な ど の 様 式 の 統 一 化 を 図 る 必 要 が あ る 様 式 や 作 法 が 異 な れ ば, 稟 議 が 成 立 し な い 恐 れ が あ る た め で あ る ま た, 統 一 様 式 の 導 入 に は 各 自 治 体 の 文 書 の 収 受 に 関 す る 規 則 等 の 改 定 等 が 必 要 に な る こ と も 考 え ら れ る 文 書 収 受 機 能 に つ い て も, 発 信 送 信 す る 側 の 電 子 上 の 処 理 を 共 通 化 す る こ と で 効 果 を 高 め る し か し, 使 用 し て い る 文 書 作 成 ソ フ ト ウ ェ ア( Mi cro sof t 系 な の か JU ST SY STE M 系 な の か )も 各 自 治 体 で 異 な っ て い る こ れ を 統 一 化 す る こ と は, 業 務 効 率 化 に 資 す る が, ベ ン ダ ロ ッ ク イ ン や 一 企 業 の 独 占 を 助 長 す る 恐 れ も あ る た め, 対 策 が 必 要 で あ る 3-4. 提 言 4 電 子 会 議 室 各 自 治 体 に 整 備 さ れ て い る 庁 内 ネ ッ ト ワ ー ク に は, 電 子 会 議 室 の よ う な 機 能 は あ る だ ろ う か そ し て, そ れ ら を 有 効 活 用 し て い る か 電 子 会 議 室 は, 電 子 掲 示 板 ( B B S ) な ど の シ ス テ ム を 利 用 し て ネ ッ ト ワ ー ク 上 で 会 議 を 行 う 場 で あ る 11

12 シ ス テ ム の メ リ ッ ト と し て は, 次 の よ う な 点 が 挙 げ ら れ る 1 離 れ た 場 所 に い な が ら 意 見 交 換 が で き る 2 会 場 を 設 け な く て も 会 議 の 場 が も て る 3 移 動 時 間 を 省 く こ と が で き, 参 加, 退 出 が 容 易 で あ る 4 会 議 内 容 が ロ グ に 残 る の で, 途 中 参 加 で も 状 況 が 把 握 し や す い 5 議 事 録 作 成 の 手 間 が 省 け る ま た, 会 議 中 で も 過 去 の 情 報 を 閲 覧 で き る 6 参 加 者 を 選 択 制 に す る こ と に よ り, 詳 細 で 正 確 な 会 話 を 期 待 で き る 個 々 の 自 治 体 に は こ れ ら を 十 分 に 活 か せ る 環 境 が 整 い つ つ あ る が, 電 子 会 議 室 を 県 全 域 的 に 実 施 で き れ ば, 特 に 1 や 3 等 の 利 点 を 最 大 限 に 発 揮 し た ス ピ ー デ ィ ー な 情 報 共 有 が 期 待 さ れ る コ ス ト の 削 減 や 職 員 個 人 へ の 負 担 の 軽 減 な ど, 多 く の 無 駄 を 省 く こ と が で き る た だ し, 現 在 普 及 し て い る 電 子 会 議 室 の よ う に, 顔 を 合 わ せ る こ と な く, 自 由 な 意 見 を 飛 び 交 わ せ る こ と で 会 議 を 進 行 さ せ て い く こ と が, か え っ て デ メ リ ッ ト と も な り う る 議 論 を コ ン ト ロ ー ル す る 議 長 を 設 け る な ど, 電 子 会 議 室 内 に も 役 割 分 担 を は っ き り 設 け る 必 要 が あ る 更 に, 電 子 会 議 室 の 特 徴 と し て, 会 議 内 容 が そ れ ぞ れ の 発 言 の 羅 列 で 表 さ れ る の で, 検 討 対 象 の 全 体 像 が 見 え に く い 可 能 性 が あ り, 問 題 点 や 解 決 案 を 挙 げ る 際 に 重 要 な 要 素 を 見 逃 し か ね な い 顔 合 わ せ 会 議 の ホ ワ イ ト ボ ー ド の よ う な 機 能 を 設 け, 画 面 上 で 議 論 の 要 点 を ま と め る こ と が 必 要 で あ る シ ス テ ム の 整 備 を 前 提 に 条 件 を 満 た し, 使 用 す る 職 員 個 人 の 知 識 と 意 識 を 養 う な ど, ク リ ア す る 課 題 は 多 い が, 電 子 会 議 室 の 利 用 に よ る 業 務 の 効 率 化 は 期 待 が 大 き い 4. 提 言 の 普 及 策 と 職 員 の 意 識 改 革 こ こ ま で, 行 政 機 関 の 情 報 共 有 化 を テ ー マ に, 組 織 の 効 率 化 を 図 る た め の 環 境 整 備 と し て, ネ ッ ト ワ ー ク シ ス テ ム に よ る 組 織 間 の コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン に 着 目 し た 各 種 政 策 提 言 を 行 っ て き た し か し, い か に 優 れ た シ ス テ ム を 構 築 し よ う と も, 活 用 す る の は 各 職 員 個 人 と な る こ と か ら, 環 境 を 整 備 し た だ け で, 活 用 さ れ な け れ ば, 組 織 の 効 率 化 に は つ な が ら な い と り わ け, 情 報 通 信 技 術 を 活 用 し た 各 種 ツ ー ル は, 多 人 数 に 活 用 さ れ る こ と 12

13 に よ り, 高 い 相 乗 効 果 が 得 ら れ る 傾 向 が あ る 従 っ て, 新 し い シ ス テ ム の 立 ち 上 げ か ら, 多 く の 利 用 を 経 て, 使 え る ツ ー ル と な る ま で の タ イ ム ラ グ が 生 じ て し ま う 可 能 性 が あ る ま た, 現 状 に 満 足 し て し ま っ て い る 場 合, 新 た な ツ ー ル を 整 備 し て も, 活 用 し よ う と す る 動 機 に 欠 け, 結 局 使 わ れ な い ツ ー ル と な る 可 能 性 が あ る 特 に, 情 報 通 信 技 術 を 活 用 し た も の は, 難 し い 印 象 を 与 え て し ま い, 敬 遠 さ れ る お そ れ も あ る 当 班 に お け る 各 種 提 言 に お い て は, 以 下 の よ う な 普 及 さ せ る た め の 施 策 が 必 要 と 考 え ら れ る ( 1 ) 研 修 を 始 め と し た 教 育 訓 練 の 実 施 新 し い シ ス テ ム を 導 入 し た か ら に は, ま ず は 各 個 人 が 活 用 で き る よ う ス キ ル ア ッ プ を 図 ら な け れ ば な ら な い 従 っ て, 個 人 の 知 識 習 得 の 場 を 設 け る こ と を 目 的 と し て, 研 修 を 始 め と し た 教 育 訓 練 を 実 施 す る こ と が 必 要 と な る し か し, 導 入 時 に お い て は, 広 く 研 修 や 説 明 会 を 行 う こ と で, 一 定 の 普 及 効 果 が 期 待 で き る が, あ く ま で 研 修 と い っ た よ う に 実 務 と 離 れ た 場 に お け る 知 識 の 習 得 と な る の で, そ の 後, 実 際 の 業 務 を 行 う う え で 利 便 性 を 享 受 で き な け れ ば, 組 織 に 浸 透 す る に は 至 ら な い 研 修 等 の 実 施 は 不 可 欠 と な る が, 普 及 さ せ る た め に は, そ れ だ け で は 不 十 分 と な る ( 2 ) シ ス テ ム 利 用 を 前 提 と し た 業 務 フ ロ ー の 構 築 新 し い シ ス テ ム を 普 及 さ せ る た め に は, 政 策 的 な 方 針 と し て, そ の 使 用 に 強 制 力 を 持 た せ る こ と が, 最 も 効 果 的 で あ る 即 ち, 日 常 の 業 務 フ ロ ー に, シ ス テ ム の 利 用 を 組 み 込 む こ と で, そ の 活 用 を 業 務 手 続 上 の 標 準 と す る の で あ る 例 え ば, 当 班 が 提 言 す る, 文 書 シ ス テ ム に つ い て は, 文 書 管 理 と 直 結 す る こ と か ら, 強 制 力 を 持 た せ る こ と が 不 可 欠 と な る シ ス テ ム 導 入 時 に は, マ ニ ュ ア ル 等 の 整 備 が 必 要 と な る が, 一 度 当 該 シ ス テ ム の 使 用 に つ い て 政 策 的 な 判 断 が な さ れ れ ば, 有 無 を 言 わ さ ず 一 斉 に 使 用 さ れ る こ と と な る の で, シ ス テ ム 導 入 の 恩 恵 を, 皆 が 享 受 で き る 体 制 が 整 う こ と と な る た だ し, 新 た な シ ス テ ム を 業 務 フ ロ ー に 組 み 込 む に あ た っ て は, 実 際 に 導 入 後 に 業 務 が 簡 素 に な り, 効 率 的 に 遂 行 で き る よ う に な る こ と が 重 要 と な る 従 っ て, シ ス テ ム の 導 入 に 併 せ て, 業 務 フ ロ ー の 見 直 し を 行 い, よ り 簡 素 13

14 な 手 続 で 業 務 を 済 ま せ る こ と が で き る よ う な 体 制 を 整 備 す る こ と も 必 要 と な る 組 織 の 効 率 化 の 実 現 の た め に は, 変 化 を 伴 う 思 い 切 っ た 判 断 が 必 要 と な る 判 断 の 先 に, 業 務 効 率 化 と い う 効 果 が 明 ら か に 見 込 め る 場 合 は, 組 織 が 一 丸 と な っ て 変 革 を 実 行 す る 姿 勢 が 重 要 と な っ て く る ( 3 ) 継 続 的 な 組 織 内 へ の 周 知 活 動 活 用 す れ ば, 便 利 で 効 率 的 な 業 務 の 実 施 に つ な が る が, 活 用 し な く て も 業 務 が 滞 る ま で に は 至 ら な い と い っ た, オ プ シ ョ ン 的 な ツ ー ル に つ い て は, 強 制 力 を も た せ る こ と 自 体 が 馴 染 ま な い こ と と な る こ の よ う な 場 合 に, 便 利 な ツ ー ル を 使 わ れ る ツ ー ル と す る に は, 実 際 に 使 用 す る こ と と な る 各 職 員 個 人 に, そ の 利 便 性 を 実 感 さ せ る こ と で 普 及 が 促 進 さ れ る シ ス テ ム の 導 入 の 検 討 段 階 か ら, 組 織 を 横 断 し た 普 及 プ ロ ジ ェ ク ト チ ー ム を 結 成 す る な ど し て, 導 入 後 は, 推 進 す る 側 ( 使 え る 側 ) が, 実 際 に 日 常 の 業 務 で, 使 っ て, 見 せ て( 魅 せ て ), 勧 め る と い っ た, 草 の 根 的 な 普 及 活 動 を 行 っ て い く こ と も 効 果 的 で あ る ま た, 普 及 に は, 管 理 職 ク ラ ス が 使 い こ な せ る こ と が 重 要 と な る 年 齢 が 上 が る に つ れ, 情 報 通 信 技 術 を 活 用 し た 新 し い ツ ー ル の ス キ ル 取 得 に は 消 極 的 に な る 傾 向 が あ る が, 今 回 提 言 す る 内 容 は, 活 用 す る に あ た っ て は, い ず れ も 専 門 的 な 技 術 を 要 す る も の で は な い こ と か ら, き っ か け さ え あ れ ば, ス ム ー ズ に 活 用 で き, そ の 利 便 性 を 実 感 で き る は ず で あ る 例 え ば, 電 子 会 議 室 は, 管 理 職 ク ラ ス の ス ケ ジ ュ ー ル 調 整 等 も 必 要 な い こ と か ら, 意 見 交 換 等 も 容 易 に 実 現 す る こ と が 可 能 と な る 初 期 の 段 階 で は, 意 識 的 に 活 用 を 図 る 必 要 が あ る が,そ の 意 識 し て 活 用 す る と い う 行 為 が, 後 の 効 率 化 に つ な が る と い う 認 識 を 持 っ て も ら う こ と が 重 要 と な る そ し て, 何 よ り, 当 班 の 提 言 す る ナ レ ッ ジ コ ミ ュ ニ テ ィ を 充 実 し た も の と す る う え で, 経 験 豊 富 な 職 員 か ら の 書 き 込 み が 不 可 欠 と な る 情 報 を 持 っ て い る 側 に, 有 用 な 情 報 を 保 有 し て い る と い う 認 識 を 持 た せ る こ と が 成 功 の 鍵 と な る ( 4 ) シ ス テ ム 利 用 に イ ン セ ン テ ィ ブ 要 素 の 導 入 導 入 に あ た っ て は, 慎 重 な 議 論 が 必 要 と な る が, シ ス テ ム の 利 用 に イ ン セ ン テ ィ ブ 要 素 を 組 み 込 む こ と で, 利 用 の 促 進 を 図 る こ と が で き る イ ン セ ン テ ィ ブ 要 素 と し て, 最 た る も の と し て は, 給 与 や 人 事 評 定 へ の 加 算 と い っ た 金 銭 的 メ リ ッ ト が も た ら さ れ る も の が 考 え ら れ る 14

15 イ ン セ ン テ ィ ブ 要 素 の 導 入 は, 特 に, ナ レ ッ ジ コ ミ ュ ニ テ ィ の 充 実 の た め に は 有 効 な 手 段 と な る 情 報 を 提 供 す る 側 に, 何 ら か の メ リ ッ ト が あ る と い っ た 仕 組 み を 作 る こ と で, コ ミ ュ ニ テ ィ 参 加 へ の モ チ ベ ー シ ョ ン を 上 げ る 効 果 が 期 待 で き る ま た, デ ー タ ベ ー ス に 蓄 積 さ れ た 情 報 の 参 照 件 数 と そ の 有 用 度 の 評 価 等 に よ り, 当 該 情 報 の 提 供 者 に 何 ら か の 還 元 を す る こ と も 考 え ら れ る た だ し, 評 価 基 準 等 を 明 確 に 定 め, 透 明 性 の あ る 制 度 設 計 に し な け れ ば, か え っ て 普 及 の 阻 害 要 因 と な る 危 険 性 も あ る こ と に 注 意 が 必 要 で あ る 以 上 の よ う に, 新 し い シ ス テ ム を 導 入 し た 際 に は, 組 織 の 効 率 化 を 図 る た め の 環 境 整 備 に と ど ま ら ず, そ の 普 及 策 も 併 せ て 検 討 す る こ と に な る が, 最 終 的 に 必 要 と な る の は, 使 う 側 の 意 識 と な る 当 班 の 提 言 は, 組 織 の 効 率 化 を 目 指 し た も の で あ る 従 っ て, 使 う 側 で あ る 職 員 個 人 に お い て, 組 織 の 一 員 で あ る 意 識 を 強 く 持 つ こ と に よ り, 組 織 全 体 と し て の パ フ ォ ー マ ン ス を 高 め て い く こ と を 期 待 す る も の で あ る 組 織 活 動 に お け る 情 報 は, 決 し て 個 人 だ け に 留 め る べ き も の で は な い 組 織 内 及 び 組 織 間 の 情 報 共 有 を 強 化 し, 組 織 の 情 報 量 が 増 え る こ と で, 組 織 活 動 は 一 層 効 率 的 な も の と な り, そ の 組 織 に 所 属 す る そ の 他 の 個 人 の 業 務 も 効 率 的 に 実 施 す る こ と が で き る よ う に な る あ な た の 情 報 を 欲 し て い る 職 員 が 必 ず い る と い う 認 識, あ な た の 欲 し い 情 報 を 持 っ て い る 職 員 が 必 ず い る と い う 期 待 を 持 っ て, 組 織 に 所 属 す る 個 人 と い う 意 識 の も と, 各 種 ツ ー ル が 便 利 な ツ ー ル か ら 活 用 さ れ る ツ ー ル に な る こ と で, 初 め て 当 班 の 提 言 が 成 功 す る こ と と な る 15

16 5. 今 後 の 課 題 ( 1 ) 予 算 の 制 約 今 回 は メ ー ル な ど の 既 設 の も の を 応 用 し た 範 囲 で の シ ス テ ム 構 成 を 提 言 し た し か し, 時 間 の 経 過 に よ る 情 報 の 蓄 積 や, 新 た な 機 能 要 求 に よ り, サ ー バ ー 等 の 設 備 の 増 設 が 必 要 と な っ て く る 各 自 治 体 と も 財 政 難 に 悩 む 中 で, 追 加 の 資 金 を ど う 捻 出 す る か が 課 題 と な る 茨 城 県 庁 で は, 本 庁 舎 の 職 員 駐 車 場 を 有 料 化 し て い る 行 政 財 産 ( 駐 車 場 ) の 利 用 料 と し て 着 目 し た も の と 考 え ら れ る が, 電 子 シ ス テ ム に お い て も 同 様 な 考 え で 予 算 の 一 部 を 捻 出 す る こ と が で き る か も し れ な い ( 2 ) セ キ ュ リ テ ィ 危 機 管 理 端 末 乗 っ 取 り 事 件 や 省 庁 ホ ー ム ペ ー ジ 改 竄 事 件 な ど の よ う に, 外 部 か ら の 悪 意 あ る 接 触 へ の 対 策 が 必 要 で あ る セ キ ュ リ テ ィ ソ フ ト の イ ン ス ト ー ル は も ち ろ ん の こ と, パ ス ワ ー ド 管 理 や イ ン ト ラ ネ ッ ト 上 で の 運 用 な ど で セ キ ュ リ テ ィ レ ベ ル を 確 保 し て い く こ と が 重 要 で あ る ク ラ ウ ド 化 な ど に よ り 共 通 の シ ス テ ム を 利 用 す る こ と は, 不 具 合 も 同 時 多 発 的 に 起 こ る 可 能 性 が あ り, 最 悪, す べ て の 個 所 で 機 能 不 全 と な る 危 険 性 も 秘 め て い る 一 部, ク ラ ウ ド シ ス テ ム を 導 入 し て い る 潮 来 市 な ど で は, 委 託 先 の も の と は 別 に, 市 独 自 の サ ー バ ー を 設 置 す る こ と で 万 が 一 に 備 え て い る 反 面, ク ラ ウ ド 化 に よ る コ ス ト 削 減 効 果 は 薄 ら ぐ こ と に も な り, 予 算 と 危 機 管 理 の バ ラ ン ス が 課 題 と し て 残 る ( 3 ) 特 定 の 民 間 企 業 へ の 利 益 誘 導 や ベ ン ダ ロ ッ ク イ ン の 危 険 性 シ ス テ ム の 共 通 化 は 単 一, も し く は 少 数 の 企 業 の サ ー ビ ス に 限 定 す る こ と に な り, 独 占 や 寡 占 の よ う な 状 態 を 生 む こ と に な る 例 え ば, 同 一 業 者 と の 契 約 更 新 に 制 限 を か け る な ど の 対 策 が 必 要 と な る ま た, シ ス テ ム 更 新 の 際, 既 存 の も の と 別 の 業 者 を 選 択 し た 場 合 に, 既 存 ベ ン ダ ー か ら 高 額 な 手 数 料 を 請 求 さ れ る こ と が あ る ( = ベ ン ダ ロ ッ ク イ ン ) 対 策 と し て は, あ ま り 特 異 な シ ス テ ム 設 定 を せ ず, ど の 業 者 で も 普 遍 的 に 扱 え る よ う な も の を 設 計 す る こ と, ブ ラ ッ ク ボ ッ ク ス 化 を 防 ぎ, 自 治 体 職 員 も シ ス テ ム を 理 解 し て お く こ と が 必 要 と 考 え ら れ る 16

17 6. お わ り に 当 班 の 提 案 は, 既 存 の 電 子 情 報 機 器 を 活 用 し, 個 々 の 職 員 が つ な が る シ ス テ ム を 設 計 す る こ と で, 埋 も れ て し ま う 失 わ れ て し ま う ノ ウ ハ ウ を 保 全 し, 活 用 す る も の で あ る ノ ウ ハ ウ を 電 子 的 デ ー タ ベ ー ス に 蓄 積 し, 広 く 利 用 す る こ と で, 個 人 ご と の 差 異 の 解 消 や 情 報 収 集 の 時 間 を 節 約 し て, 職 務 遂 行 能 力 を 向 上 さ せ る こ と に よ り, 組 織 の 効 率 化 に 資 す る も の と 期 待 す る 今 回 は メ ー ル シ ス テ ム や 文 書 シ ス テ ム な ど 基 本 的 機 能 に 限 定 し て 構 成 し た こ れ は 業 務 分 野 を 問 わ ず, ほ ぼ す べ て の 職 員 が 接 す る こ と に な る で あ ろ う こ と か ら, 波 及 範 囲 が 広 い と 考 え た か ら で あ る ま た, 各 自 治 体 単 独 で は 整 備 済 み で あ る こ と か ら も 着 手 容 易 性 が 高 い と 判 断 し た 一 方 で, 既 存 の シ ス テ ム を 活 用 す る と し た の は, 新 た な シ ス テ ム 及 び 設 備 の 導 入 と 比 較 し て 整 備 コ ス ト が か か ら な い だ ろ う, と い う 考 え か ら で あ る 詳 細 な 予 算 的 な 裏 づ け 検 証 に つ い て は, 県 市 町 村 各 々 の シ ス テ ム ベ ン ダ ー が 違 う こ と, ま た, 本 提 言 に つ い て は 広 域 的 な シ ス テ ム 整 備 が 必 要 と な る こ と か ら, 基 礎 資 料 を 得 る 時 間 が 不 足 し て い た た め 行 っ て い な い 時 間 的 な 制 約 も あ っ た が, こ の 点 は 失 点, 反 省 点 で あ る あ ま り, 革 新 的 な 立 案 で は な か っ た か も し れ な い し か し, 身 近 で 基 幹 的 機 能 で あ る か ら こ そ, 潜 在 的 貢 献 度 は 高 い 塵 も 積 も れ ば 山 と な る と い う 言 葉 の よ う に,こ れ ら が 茨 城 県 域 の 行 政 組 織 を 効 率 化 へ の 礎 と な る こ と を 切 に 願 い, 本 提 言 の 結 び と し た い 資 料 出 典 調 査 先 茨 城 県 情 報 政 策 課 総 務 省 自 治 体 ク ラ ウ ド ポ ー タ ル サ イ ト 17

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