第 1 部 アドミニストレーター 本 書 の 読 み 方 本 書 は 以 下 の 構 成 になっています 第 1 部 アドミニストレーター 用 第 1 部 はアドミニストレーターに 必 要 な 操 作 を 解 説 しております アドミニストレーターは GRIDY グループウェア( 以 下 グループウ

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1 第 1 部 アドミニストレーター 有 料 版 GRIDY グループウェア 操 作 ガイド 2014 年 9 月 29 日 ナレッジスイート 株 式 会 社 1 部 -1

2 第 1 部 アドミニストレーター 本 書 の 読 み 方 本 書 は 以 下 の 構 成 になっています 第 1 部 アドミニストレーター 用 第 1 部 はアドミニストレーターに 必 要 な 操 作 を 解 説 しております アドミニストレーターは GRIDY グループウェア( 以 下 グループウェア)へ 利 用 を 申 し 込 む 人 であり そのままグループウェアの 管 理 者 となります アドミニストレータ ーの 方 は 初 めにこの 第 1 部 をお 読 みになり 引 き 続 き 第 2 部 グループマネジャー 用 と 第 3 部 メンバー 用 も あわせてお 読 みください 第 2 部 グループマネジャー 用 第 2 部 はグループマネジャーに 必 要 な 操 作 を 解 説 しております グループウェアはグループで 使 用 することを 前 提 としており そのグループの 作 成 や 管 理 を 行 うのがグループマネジャーの 役 割 です グループマネジャーの 方 は 初 めにこの 第 2 部 をお 読 みになり 引 き 続 き 第 3 部 メンバー 用 もあわせてお 読 みください 第 3 部 メンバー 用 第 3 部 はメンバーに 必 要 な 操 作 を 解 説 しています グループウェアを 利 用 することで 日 常 の 業 務 はもちろん グ ループでの 共 同 作 業 が 飛 躍 的 に 効 率 化 できます この 第 3 部 は メンバーはもちろん アドミニストレーターとグループマネジャーの 方 もお 読 みください 1 部 -2

3 第 1 部 アドミニストレーター 有 料 版 GRIDY グループウェア 操 作 ガイド 第 1 部 アドミニストレーター 用 第 1 部 はアドミニストレーターに 必 要 な 操 作 を 解 説 しております アドミニストレーターは GRIDY グループウェア( 以 下 グループウェア)の 管 理 者 です 最 初 にグループウェアの 登 録 を 行 った 方 がグループウェアの 管 理 者 となります 管 理 者 の 方 は 初 めにこの 第 1 部 をお 読 みになり 引 き 続 き 第 2 部 グループマネジャー 用 と 第 3 部 メンバー 用 もあ わせてお 読 みください 1-1 グループウェアの 権 限 とは アドミニストレーターの 操 作 の 流 れ ログインする マイページ メンバーを 管 理 する メンバーを 招 待 する 権 限 を 付 与 する 部 署 とグループを 利 用 する 主 組 織 副 組 織 を 利 用 する タイムカードを 管 理 する スケジュールの 設 定 レポートを 削 除 する ファイルを 削 除 する 設 備 を 登 録 する ワークフローを 登 録 する Knowledge Suite 設 定 部 -3

4 第 1 部 アドミニストレーター 1-1 グループウェアの 権 限 とは グループウェアには アドミニストレーター グループマネジャー メンバー の 3 つの 権 限 があります グループウェアのアドミニストレーターは この 権 限 の 種 類 と 役 割 を 覚 えなければなりません アドミニストレーターとは グループウェアの 管 理 者 のことです アドミニストレーターが 最 初 にグループウェアの 会 員 となって 他 のメンバー を 招 待 します アドミニストレーターはグループマネジャーとメンバーのできることはすべて 可 能 となっています アドミニストレーターには 以 下 の 役 割 があります メンバーを 招 待 する グループウェアにメンバーを 招 待 したり 削 除 したりします タイムカードを 管 理 する グループウェアのメンバーの 勤 怠 管 理 をします 設 備 を 登 録 する 設 備 の 設 定 をして スケジュールや 設 備 予 約 で 利 用 できるようにします 権 限 を 付 与 する グループマネジャー 権 限 を 移 譲 するユーザを 選 択 したり アドミニストレーター 権 限 を 付 与 したりできます グループマネジャーとは グループウェアはグループで 利 用 することを 前 提 としています そのグループの 管 理 者 がグループマネジャーで す グループマネジャーはアドミニストレーターから 権 限 を 付 与 されます グループマネジャーはメンバーのできる ことはすべて 可 能 となっています グループマネジャーには 以 下 の 役 割 があります グループを 作 成 する 新 たにグループを 作 成 します メンバーを 招 待 する 作 成 したグループにメンバーを 招 待 します 権 限 を 移 譲 する グループマネジャーの 権 限 を 他 のメンバーに 移 譲 したり アシスタントグループマネジャー 権 限 を 付 与 したりす ることができます グループを 管 理 する 作 成 したグループの 内 容 を 変 更 します メンバーとは 一 般 のグループウェアの 利 用 者 です アドミニストレーターに 招 待 されてメンバーになります また グループウェ アはグループで 利 用 します グループマネジャーに 招 待 されてグループのメンバーとなります 1 部 -4

5 第 1 部 アドミニストレーター 1-2 アドミニストレーターの 操 作 の 流 れ 第 1 部 ではアドミニストレーターの 操 作 を 解 説 しますが その 前 に 全 体 の 流 れを 確 認 しておきましょう まずアドミニストレーターがグループウェアに 登 録 し その 後 にメンバーを 招 待 します メンバーは 招 待 メールを 受 け 取 り ログインします アドミニストレーターは 各 種 機 能 を 設 定 し グループウェアを 利 用 できる 環 境 を 整 えます STEP アドミニストレーターの 操 作 メンバーの 操 作 1 新 規 に 登 録 する お 申 込 みいただいた 後 弊 社 より ID と 仮 パスワードを 発 行 しますので 初 期 登 録 作 業 を 行 っていただきます 参 照 ログインする 2 グループウェアにメンバーを 招 待 する グループウェアを 使 わせたい 人 を 招 待 します この 時 招 待 したメンバーにメールが 送 信 されます 参 照 メンバーを 招 待 する 3 グループウェアの 各 種 設 定 を 行 う メンバーがグループウェアを 利 用 できるようにするため 招 待 メール 部 署 を 用 意 したり 設 備 を 登 録 します 参 照 グループと 部 署 を 利 用 する メンバー 招 待 を 承 認 する 参 照 タイムカードを 管 理 する メールを 受 け 取 って ログインします 参 照 設 備 を 登 録 する 参 照 メンバー 招 待 を 受 ける 参 照 ワークフローを 登 録 する 参 照 利 用 設 定 4 グループウェアの 各 種 機 能 を 利 用 します また グループウェアはグループで 使 用 することを 前 提 としており グループの 作 成 やメンバーへの 招 待 はアドミ ニストレーターまたはグループマネジャーが 行 います このグループ 関 連 の 操 作 の 流 れについては 第 2 部 で 解 説 します グループマネジャーの 操 作 の 流 れ を 参 照 してください 1 部 -5

6 第 1 部 アドミニストレーター 1-3 ログインする Knowledge Suite にログインします 1 ログインページ( 開 きます ログインページは Knowledge Suite の WEB サイトのトップページ( をクリックすることで 開 くこともできます ログイン 画 面 が 表 示 されます 2 ログイン ID とパスワードを 入 力 します パスワードはメールに 記 されたものです( 仮 パスワード) 3 [ログイン] をクリックします 1 部 -6

7 第 1 部 アドミニストレーター GRIDY へようこそ 画 面 が 表 示 されます 4 各 入 力 欄 に 入 力 または 選 択 します 5 [ 次 へ] をクリックします 6 各 入 力 欄 に 入 力 します ここで 入 力 したパスワードが 次 回 ログイン 時 からのパスワードです 仮 パスワードではありません 7 [ 次 へ] をクリックします 1 部 -7

8 第 1 部 アドミニストレーター 8 内 容 を 確 認 して [ 登 録 ] をクリックするとマイページが 開 き 登 録 完 了 メールが 送 られます 1 部 -8

9 第 1 部 アドミニストレーター 1-4 マイページ ログインして 表 示 されるのがマイページ 画 面 です グループウェアのすべての 機 能 はこの 画 面 が 起 点 となります 表 示 / 非 表 示 設 定 を 行 っている 場 合 は マイページのレイアウトが 変 わります グループウェアの 機 能 を 選 択 するアイコンです ここから 操 作 を 開 始 します 2 ユーザに 届 いている 重 要 なお 知 らせが 表 示 されます メールや 電 話 メモもここに 表 示 されます 3 タイムカードです 出 勤 / 退 勤 時 にそれぞれのボタンをクリックすることで 打 刻 されます 4 カレンダーです [ ][ ]をクリックすると 前 月 または 次 月 表 示 をします 5 [ 部 署 /グループ 移 動 ]から 部 署 や 組 織 が 選 択 できます 部 署 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 6 新 しく 登 録 されたトピックが 表 示 されます トピック 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 7 期 限 が 迫 った ToDo が 表 示 されます ToDo 名 をクリックすると 各 ToDo 詳 細 へ 移 動 します 8 スケジュールが 一 覧 されます [ 週 ] [ 月 ] をクリックすると 各 画 面 へ 移 動 します 9 自 分 宛 ての 最 新 メッセージが 表 示 されます タイトルをクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 10 新 しくアップロードされたファイルが 表 示 されます ファイル 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 11 新 しく 登 録 されたメモが 表 示 されます メモ 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 12 新 しく 登 録 された 議 事 録 が 表 示 されます 議 事 録 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 1 部 -9

10 第 1 部 アドミニストレーター 1-5 メンバーを 管 理 する ここでは 登 録 メンバーに 関 する 各 種 設 定 を 行 うことが 出 来 ます パスワードの 再 発 行 スマートフォンの 利 用 設 定 退 会 処 理 などを 行 うことが 可 能 です 登 録 及 び 組 織 に 招 待 されているメンバーが 表 示 されます 登 録 状 態 のステータスは 下 記 の 通 りです アドミニストレーター:アドミニストレーター( 管 理 者 ) 権 限 を 持 つメンバー グループマネジャー:グループを 作 成 出 来 る 権 限 を 持 つメンバー( 初 期 値 として 設 定 されています) サブアドミニストレーター: 副 組 織 内 の 管 理 者 権 限 を 持 つメンバー メンバー:グループの 作 成 権 限 を 持 たない 一 般 メンバー 登 録 済 み 未 ログイン: 招 待 はされているが 当 該 メンバーの 初 回 ログインが 未 完 了 の 状 態 初 回 の 登 録 が 完 了 していないのでユーザー 名 は 表 示 されません 1メンバーの 登 録 状 況 及 び 権 限 を 確 認 することができます 2アドミニストレーターからメンバーのパスワードを 再 発 行 することができます 3アカウントにロックが 設 定 された 場 合 ロックを 解 除 することができます 4スマートフォンの 利 用 可 否 を 設 定 することができます GRIDY SmartPhone のご 利 用 は スマートフォン 専 用 のアプリケーションのダウンロードが 必 要 となります 1 部 -10

11 第 1 部 アドミニストレーター スマートフォン 利 用 の 設 定 する をクリックし 利 用 を 許 可 する のチェックにより 当 該 メンバーのスマートフォン 利 用 可 否 を 設 定 します 特 定 の 電 話 番 号 からのみ 利 用 をさせたい 場 合 は 許 可 電 話 番 号 にご 指 定 の 番 号 を 入 力 (ハイフンなし) 頂 くこ とで 制 限 をかけることが 可 能 です( Android のみ) 5 当 該 メンバーの 退 会 をクリックし 退 会 させることができます メンバーを 削 除 すると 以 下 の 項 目 も 同 時 に 削 除 されます ファイル 個 人 ファイル メール メモパッド 自 分 のメモ スケジュール 自 分 の 予 定 アドレス 帳 自 分 のアドレス 帳 タイムカード メンバーを 並 び 替 える [メンバー 並 び 替 え]ボタンよりドラック&ドロップでメンバーの 並 び 替 えができます また メンバーのインポート/エクスポート 機 のでも 並 び 替 えが 可 能 です POINT 501 名 以 上 のご 登 録 がある 場 合 は メンバーインポート/エクスポート 画 面 へ 遷 移 致 します 詳 細 は 別 紙 部 署 構 造 メンバーインポート/エクスポート マニュアルを 参 照 してください 1 部 -11

12 第 1 部 アドミニストレーター 1-6 メンバーを 招 待 する グループウェアを 利 用 できるメンバーを 増 やします メンバーはアドミニストレーターが 招 待 しなければなりません 受 けた 人 は その 招 待 に 承 諾 してメンバーとなり グループウェアを 利 用 できるようになります メンバーを 増 やすには 以 下 の 2 ステップが 必 要 になります STEP1 アドミニストレーターが 招 待 する メールが 送 信 されます STEP2 メンバー 招 待 を 受 ける メンバー 招 待 を 受 けて 登 録 とログインを 行 います( 参 照 メンバー 招 待 を 受 ける ) メンバーを 招 待 する アドミニストレーターがメンバーを 招 待 する 方 法 を 解 説 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 総 合 設 定 画 面 が 表 示 されます 2 [メンバー 招 待 ] をクリックします 1 部 -12

13 第 1 部 アドミニストレーター 3 [ 内 容 ] の [ 組 織 内 のメンバーを 招 待 する(GRIDY クライアント インストール 不 要 )] をクリックします 4 [ 副 組 織 部 署 ]の 虫 めがねアイコンをクリックして 部 署 を 選 択 すれば 部 署 への 招 待 も 可 能 です 5 [メールアドレス] と [ 導 入 案 内 メッセージ] ボックスを 入 力 します 6 [ 確 認 ] をクリックします 7 内 容 を 確 認 して [ 送 信 ] をクリックします 1 部 -13

14 第 1 部 アドミニストレーター 招 待 する 人 達 にメールが 送 信 されました POINT 招 待 されたユーザには 招 待 メールが 送 信 されます このメールの 指 示 に 従 ってメンバーとなる 操 作 を 行 います メンバーを 一 括 登 録 する CSV フォーマットを 使 って 複 数 人 のメンバーを 一 括 で 登 録 することもできます 詳 細 は 別 紙 部 署 構 造 メンバーインポート/エクスポート マニュアルを 参 照 してください 1 部 -14

15 第 1 部 アドミニストレーター 外 部 ユーザを 招 待 する グループウェアは 社 内 のメンバーだけではなく 外 部 の 会 社 の 社 員 もメンバーとして 招 待 できます 複 数 の 企 業 間 で 設 立 されたプロジェクトなどでは グループウェアを 利 用 することで 密 接 なコミュニケーションと 容 易 な 情 報 の 共 有 が 可 能 となります 外 部 のユーザを 招 待 するには 以 下 の 手 順 で 行 います 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [メンバー 招 待 ] をクリックします 3 [ 内 容 ] の [Knowledge Suite を 外 部 組 織 へ 紹 介 する ] をクリックします 4 [メールアドレス] と [ 導 入 案 内 メッセージ] ボックスを 入 力 します 5 [ 次 へ] をクリックし 以 降 メンバーを 招 待 する と 操 作 は 同 じです POINT 招 待 した 人 にはメールが 送 られ そのメールの 指 示 に 従 ってメンバーとなる 操 作 を 行 います 詳 しくは メン バー 招 待 を 受 ける を 参 照 してください 1 部 -15

16 第 1 部 アドミニストレーター 自 組 織 招 待 者 を 確 認 する 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 自 組 織 招 待 者 一 覧 ] をクリックします 3 現 在 自 組 織 に 招 待 しているメンバーリストが 表 示 されます [ 取 り 消 し]をクリックすると 招 待 を 解 除 します 外 部 紹 介 者 一 覧 を 確 認 する 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 外 部 紹 介 者 一 覧 ] をクリックします 1 部 -16

17 第 1 部 アドミニストレーター 3 未 登 録 ユーザーの 一 覧 が 表 示 されます [ 取 り 消 し]をクリックすると 招 待 を 解 除 します 1 部 -17

18 第 1 部 アドミニストレーター 1-7 権 限 を 付 与 する グループマネジャー 権 限 を 移 譲 するユーザを 選 択 したり アドミニストレーター 権 限 を 付 与 したりします グループマネジャー 権 限 を 削 除 する メンバーとして 招 待 されると 自 動 的 にグループマネジャー 権 限 が 与 えられます アドミニストレーターはこのグル ープマネジャーの 権 限 を 削 除 できます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 管 理 者 設 定 ] の [グループ 管 理 者 権 限 管 理 ] をクリックします 3 権 限 を 削 除 するメンバーの [ 削 除 する] をクリックします 4 メッセージの[OK] をクリックします 1 部 -18

19 第 1 部 アドミニストレーター アドミニストレーター 権 限 を 付 与 する アドミニストレーター 権 限 を 他 のメンバーに 移 譲 または 付 与 します アドミニストレーターの 権 限 は 複 数 のメンバー に 与 えることができます 移 譲 するとアドミニストレーターはメンバーの 権 限 となります 再 度 アドミニストレーターに 戻 るには その 権 限 を 付 与 したユーザから さらに 付 与 してもらう 操 作 が 必 要 です 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 利 用 者 権 限 ] の [アドミニストレーター 権 限 管 理 ] をクリックします 3 権 限 付 与 するメンバーを 選 択 します アドミニストレーターの 権 限 は 複 数 のメンバーに 与 えることができます 4 [ 次 へ] をクリックします 1 部 -19

20 第 1 部 アドミニストレーター 5 確 認 して [ 登 録 ] をクリックします 自 分 のアドミニストレーターを 削 除 して 付 与 すると 自 動 的 にログアウトされ 次 回 からはメンバーとしてログイ ンすることになります 1 部 -20

21 第 1 部 アドミニストレーター サブアドミニストレーター 権 限 を 付 与 する 副 組 織 を 作 成 した 場 合 には 副 組 織 内 のメンバーに 対 して 副 組 織 内 の 全 権 管 理 者 として サブアドミニストレータ ー 権 限 を 付 与 することができます サブアドミニストレーターの 権 限 は 複 数 のメンバーに 与 えることができます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 利 用 者 権 限 ] の [サブアドミニストレーター 権 限 管 理 ] をクリックします 3 権 限 を 与 えるメンバーへ [ 付 与 する] をクリックします 4 メッセージの[OK] をクリックします 1 部 -21

22 第 1 部 アドミニストレーター タイムカード 権 限 を 付 与 する アドミニストレーターの 他 にタイムカードの 管 理 権 限 を 付 与 することができます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 管 理 者 設 定 ] の [タイムカード 権 限 管 理 ] をクリックします 3 権 限 を 付 与 するメンバーの [ 付 与 する] をクリックします 4 メッセージの[OK] をクリックします 1 部 -22

23 第 1 部 アドミニストレーター ワークフロー 権 限 を 付 与 する アドミニストレーターの 他 にワークフローの 管 理 権 限 を 付 与 することができます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 管 理 者 設 定 ] の [ワークフロー 権 限 管 理 ] をクリックします 3 権 限 を 付 与 するメンバーの [ 付 与 する] をクリックします 4 メッセージの[OK] をクリックします 1 部 -23

24 第 1 部 アドミニストレーター 1-8 部 署 とグループを 利 用 する グループウェアにはグループと 部 署 という 概 念 が 用 意 されています 利 用 の 方 法 の 前 に グループと 部 署 について 説 明 します 部 署 グループとは グループウェアは 部 署 とグループでメンバーが 構 成 されています 最 初 から 1 つの 組 織 (グループ)へは 必 ず 所 属 をしていることとなります 部 署 は 企 業 内 の 部 署 とほぼ 同 じです グループはプロジェクトチームとお 考 えください 部 署 とは 部 署 は 企 業 内 の 部 署 とほぼ 同 じです 以 下 の 特 徴 があります 部 署 には 企 業 内 の 部 署 と 同 様 に 階 層 構 造 があります 上 位 部 署 は 下 位 部 署 の 情 報 を 閲 覧 できます すべてのメンバーは 1 つの 部 署 に 属 することができます メンバーが 複 数 の 部 署 に 属 することができません 部 署 に 社 外 のメンバーを 招 待 することはできません 部 署 の 作 成 や 編 集 メンバー 管 理 などは アドミニストレーター(または 権 限 を 付 与 したメンバー)によってのみ 管 理 を 行 えます グループとは グループはプロジェクトチームのようなものです グループには 階 層 構 造 はありません このため 参 加 しているメ ンバー 以 外 は 情 報 を 閲 覧 できません グループにはグループマネジャーを 配 置 して 管 理 させます 1 人 の 人 がいくつものグループに 属 することができます 社 外 のメンバーも 招 待 して グループ 作 業 が 可 能 です ( 部 署 ) 営 業 本 部 A 東 京 営 業 部 B C 大 阪 営 業 部 D 営 業 1 課 営 業 2 課 営 業 3 課 営 業 1 課 営 業 2 課 営 業 3 課 E F G H I J K L M N O (グループ A) A B E H K M O 部 署 とグループの 関 係 1 部 -24

25 第 1 部 アドミニストレーター 部 署 のメンバーの 種 類 と 権 限 部 署 のメンバーには 本 メンバー 上 位 メンバー ゲストメンバー があります 本 メンバー 部 署 を 構 成 する 社 員 です 本 メンバーとなれるのは 1 人 につき 1 部 署 のみとなります 所 属 している 部 署 の 情 報 に 対 してすべての 閲 覧 操 作 が 可 能 です ただし メンバー 単 位 での 権 限 設 定 で 操 作 を 制 限 することができます 上 位 メンバー ある 部 署 の 上 位 部 署 に 所 属 するメンバーです 例 えば 営 業 本 部 長 は 営 業 1 課 と 2 課 の 情 報 も 閲 覧 したり 修 正 した りすることができます さらに 配 下 に 営 業 3 課 ができたときも 自 動 的 に 閲 覧 等 の 権 限 が 与 えられます ゲストメンバー 本 メンバー/ 上 位 メンバー 以 外 で 追 加 されるメンバーです 追 加 できるのは 社 内 のユーザのみです 秘 書 などの 他 部 署 のスケジュール 調 整 を 行 う 場 合 には ゲストとして 参 加 させてください 部 署 メンバーの 権 限 新 しく 登 録 されたメンバーは 初 期 状 態 で 各 機 能 に 対 して 以 下 の 権 限 を 持 ちます 設 定 によって 変 更 することもで きます 閲 覧 登 録 編 集 削 除 *1 一 覧 表 示 本 メンバー 上 位 メンバー ゲストメンバー *1: 一 覧 表 示 とは 部 署 メンバー 表 示 時 に メンバー 一 覧 に 表 示 されるかされないかを 指 しています 1 部 -25

26 第 1 部 アドミニストレーター グループを 一 覧 する グループの 一 覧 を 表 示 します マネジャーとして 権 限 を 与 えたメンバーが どのようなグループを 作 成 したかを 確 認 できます 自 組 織 のグループウェア 上 にどのようなグループがあり どのようなメンバー 構 成 になっているかを 確 認 します グループを 管 理 することで セキュリティ 面 の 不 安 を 払 拭 できます 1 画 面 上 部 の [ 設 定 ] をクリックして 管 理 者 設 定 用 のウィンドウを 表 示 します 2 [ 部 署 /グループ] の [グループ 管 理 ] をクリックします グループ 画 面 が 表 示 され 作 成 された 全 グループ 名 とマネジャーおよびアシスタントマネジャーが わかります 3 参 加 メンバーを 確 認 するには [ 閲 覧 ] をクリックします 1 部 -26

27 第 1 部 アドミニストレーター グループ 権 限 を 管 理 する 各 グループマネジャーによって 作 成 された グループにおけるグループマネジャー 権 限 移 譲 やアシスタントマネジ ャー 権 限 付 与 などを 全 てのグループにおいて 可 能 になります 1 [ 設 定 ] をクリックして 管 理 者 設 定 用 のウィンドウを 表 示 します 2 [ 部 署 /グループ] の [グループ 管 理 ] をクリックします 3 権 限 の[ 編 集 ] をクリックし 権 限 の 移 譲 や 付 与 を 行 います 操 作 方 法 は グループマネジャー 権 限 を 移 譲 する を 参 照 してください 参 加 状 況 を 一 覧 する グループの 参 加 状 況 一 覧 を 表 示 します 1 [ 設 定 ] をクリックして 管 理 者 設 定 用 のウィンドウを 表 示 します 2 [グループ 参 加 状 況 ] をクリックします 1 部 -27

28 第 1 部 アドミニストレーター メンバーの 参 加 グループ 数 が 表 示 されます 3 参 加 グループを 確 認 するには [ 閲 覧 ] をクリックします 指 定 のメンバーが 属 しているグループがわかります 部 署 を 利 用 する 部 署 の 一 覧 画 面 を 表 示 します 部 署 の 作 成 や 編 集 はこの 画 面 から 行 います 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 管 理 ] をクリックします 1 部 -28

29 第 1 部 アドミニストレーター 作 成 されている 部 署 の 一 覧 画 面 が 表 示 されます 部 署 を 新 規 に 作 成 する 部 署 管 理 画 面 から 新 しい 部 署 を 登 録 します 1 [ 部 署 作 成 ]をクリックします 1 部 -29

30 第 1 部 アドミニストレーター 4 部 署 名 この 部 署 の 上 位 にあたる 部 署 部 署 概 要 ラベルの 区 別 を 入 力 します 最 初 の 部 署 を 作 成 する 際 は 上 位 部 署 の 指 定 はできません 5 [ 次 へ] をクリックします 6 [ 新 規 登 録 ] をクリックします POINT ラベルの 色 を 設 定 する 部 署 のラベルの 色 を 任 意 の 色 に 設 定 出 来 ます 初 期 値 としての 10 色 以 外 に 任 意 の 色 を 選 択 することも 可 能 です 1 カラーコード 入 力 枠 をクリックすると 色 を 選 択 するダイアログボックスが 表 示 されます 2 任 意 の 色 を 設 定 し ラジオボタンをクリックすると 確 定 します 部 署 メンバーの 権 限 を 設 定 する 部 署 に 所 属 するメンバーの 権 限 を 設 定 します 一 括 して 設 定 する 方 法 と 個 人 ごとに 設 定 する 方 法 の 2 種 類 があり ます 一 括 して 設 定 する 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 のプロファイル 設 定 ] をクリックします 3 [メンバーの 権 限 を 一 括 でセットする] をクリックします 4 部 署 を 選 択 します 5 [ 変 更 対 象 ] から 対 象 となるメンバーを 選 択 します 6 権 限 を 設 定 して [ 登 録 ] をクリックします 1 部 -30

31 第 1 部 アドミニストレーター POINT [ 全 機 能 ]にチェックを 入 れると 全 チェックボックスにチェックが 入 ります [ 登 録 / 編 集 / 削 除 ]にチェックを 入 れると 全 ての 機 能 チェックボックスへチェックが 入 ります もちろん 個 別 にチェックボックスで 設 定 することも 可 能 です [ 機 能 名 ]にチェックを 入 れると その 機 能 の 登 録 / 編 集 / 削 除 にチェックが 入 ります 個 人 ごとに 設 定 する 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 管 理 ] をクリックします 3 編 集 する 部 署 名 をクリックすると メニューがポップアップされます [メンバー 一 覧 ] をクリックします 1 部 -31

32 第 1 部 アドミニストレーター 4 変 更 対 象 となるメンバーの [ 機 能 別 プロファイル] の [ 編 集 する] をクリックします 5 権 限 を 設 定 して [ 登 録 ] をクリックします 部 署 においてメンバーを 非 表 示 ( 表 示 )にする スケジュールや 各 機 能 の 部 署 選 択 時 メンバー 一 覧 などに 特 定 のメンバーを 表 示 させたくない 場 合 非 表 示 に 設 定 することが 可 能 です また 初 期 値 では 上 位 部 署 メンバー ゲストメンバーは 非 表 示 設 定 となっておりますので 表 示 に 設 定 すること が 可 能 です 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 管 理 ] をクリックします 3 編 集 する 部 署 名 をクリックすると メニューがポップアップされます [メンバー 一 覧 ] をクリックします 4 当 該 メンバーの 表 示 する/ 表 示 しない をクリックし 非 表 示 ( 表 示 )に 設 定 します 1 部 -32

33 第 1 部 アドミニストレーター 部 署 を 異 動 する 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 管 理 ] をクリックします 3 編 集 する 部 署 名 にカーソルを 合 わせると メニューがポップアップされます [メンバー 一 覧 ] をクリックします 4 変 更 対 象 となるメンバーの [ 異 動 ] をクリックします 5 異 動 先 をプルダウンメニューの 一 覧 から 選 択 して [ 登 録 ] をクリックします 部 署 を 並 び 替 える 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 管 理 ]をクリックします 3 部 署 管 理 内 の 部 署 管 理 にて ドラッグ&ドロップすることにより 部 署 の 階 層 間 異 動 が 可 能 となります POINT 部 署 名 の 削 除 は 部 署 名 押 下 後 に 全 配 下 削 除 対 象 のみ 削 除 が 表 示 されます 全 配 下 削 除 にて 削 除 を 行 いますと その 配 下 の 部 署 全 てが 削 除 され その 部 署 に 紐 付 く 情 報 も 削 除 されます 対 象 のみ 削 除 にて 削 除 を 行 った 場 合 は 対 象 部 署 のみが 削 除 され その 配 下 の 部 署 が1 階 層 上 に 上 がります グループを 統 合 する グループのデータを 階 層 構 造 のある 部 署 機 能 へ 統 合 することができます POINT 移 行 するグループのメンバーが すでに 部 署 に 所 属 している 場 合 は グループからあらかじめ 削 除 してくだ さい メンバーは 複 数 の 部 署 に 所 属 することはできません なお 上 位 メンバー 以 外 において 複 数 の 部 署 の 情 報 を 管 理 するメンバーを 設 定 する 場 合 は ゲストメンバーとして 追 加 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 1 部 -33

34 第 1 部 アドミニストレーター 2 [グループの 統 合 ] をクリックします 3 統 合 するグループの [ 統 合 する] をクリックします 4 [ 部 署 を 選 択 ] をクリックして 統 合 する 部 署 を 選 択 します 5 [ 登 録 ] をクリックします POINT 統 合 されたグループの 情 報 は 統 合 先 の 部 署 の 情 報 となります また 副 組 織 は 主 組 織 のグループと 統 合 することは 出 来 ません 1 部 -34

35 第 1 部 アドミニストレーター 1-9 主 組 織 副 組 織 を 利 用 する 主 組 織 副 組 織 を 利 用 することで グループ 会 社 や 子 会 社 などとの 適 度 な 連 携 が 可 能 です まずは 主 組 織 と 副 組 織 について 説 明 します 主 組 織 副 組 織 とは グループウェアに 登 録 をすると 自 動 的 に 生 成 されるグループがあります これを 主 組 織 と 言 います 通 常 は この 主 組 織 の 中 に 部 署 やプロジェクトごとのグループなどを 作 成 して 利 用 します 必 ず 副 組 織 を 作 成 する 必 要 はありません 副 組 織 を 作 成 する 場 合 は 主 組 織 と 副 組 織 で 連 携 をさせたくない(お 互 いに 非 公 開 な) 情 報 が 一 部 に 存 在 する 場 合 になります 副 組 織 は 必 ず 主 組 織 の 中 に 存 在 します 主 組 織 と 副 組 織 を 利 用 する 場 合 には 必 ず 部 署 機 能 の 利 用 が 必 要 です 主 組 織 は 副 組 織 の 上 位 部 署 を 含 んでいます 主 組 織 主 管 理 者 東 京 本 社 副 組 織 A 名 古 屋 営 業 所 副 組 織 B 大 阪 営 業 所 副 管 理 者 副 管 理 者 営 業 1 課 営 業 3 課 営 業 1 課 営 業 2 課 営 業 3 課 主 組 織 副 組 織 と 部 署 の 関 係 上 記 の 図 から 主 組 織 と 副 組 織 副 組 織 A と 副 組 織 B の 情 報 はお 互 いに 閲 覧 不 可 能 です 部 署 機 能 を 利 用 ( 上 位 部 署 は 下 位 部 署 を 閲 覧 可 )することで 情 報 の 閲 覧 は 可 能 です 主 組 織 と 副 組 織 にそれぞれ 管 理 者 を 設 置 可 能 であり 主 管 理 者 は 主 組 織 ( 副 組 織 含 む)の 権 限 を 所 有 し 副 管 理 者 は 副 組 織 内 のみの 権 限 を 所 有 します アドミニストレーター( 主 管 理 者 )が 主 組 織 の 管 理 者 に 対 して サブアドミニストレーター( 副 管 理 者 )は 副 組 織 の 管 理 者 となります 1 部 -35

36 第 1 部 アドミニストレーター 副 組 織 を 作 成 する 部 署 の 一 覧 画 面 を 表 示 します 副 組 織 の 作 成 や 編 集 はこの 画 面 から 行 います 1 画 面 上 部 の [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 部 署 管 理 ] をクリックします 作 成 されている 部 署 の 一 覧 画 面 が 表 示 されます 副 組 織 を 新 規 に 作 成 する 部 署 画 面 から 新 しい 部 署 を 登 録 します 1 [ 部 署 作 成 ] をクリックします 1 部 -36

37 第 1 部 アドミニストレーター 2 部 署 名 この 部 署 の 上 位 にあたる( 主 組 織 の) 部 署 部 署 概 要 ラベルの 区 別 を 入 力 します 最 初 の 部 署 を 作 成 する 際 は 上 位 部 署 の 指 定 はできません 3 [ 当 部 署 を 最 上 位 部 署 とする 別 組 織 ( 副 組 織 )を 作 成 ]にチェックを 入 れます 4 [ 次 へ] をクリックします 5 [ 新 規 登 録 ] をクリックします POINT 副 組 織 と 副 組 織 の 最 上 位 部 署 は 同 時 に 作 成 されます 副 組 織 を 解 除 ( 削 除 )する 場 合 には [ 部 署 の 編 集 ]から[ 当 部 署 を 最 上 位 部 署 とする 別 組 織 ( 副 組 織 )を 作 成 ] のチェックを 外 して 登 録 することで 可 能 です ただし もとに 戻 すことはできませんので ご 注 意 ください 副 組 織 を 削 除 した 場 合 でも 副 組 織 内 で 作 成 していた 部 署 は 主 組 織 の 部 署 として 残 ります 1 部 -37

38 第 1 部 アドミニストレーター 1-10 タイムカードを 管 理 する グループウェアにはタイムカードの 機 能 があり アドミニストレーターまたは 権 限 付 与 されているメンバーはその 設 定 やメンバーの 打 刻 時 間 の 表 示 などができます タイムカードの 利 用 方 法 は 以 下 のステップになり ここでは STEP1 と 3 の 操 作 を 解 説 しています STEP1 STEP2 STEP3 タイムカードを 設 定 する メンバーがタイムカードを 打 刻 する( 参 照 タイムカードを 利 用 する ) タイムカードを 管 理 する アドミニストレーターが 打 刻 されたタイムカードを 一 覧 したり CSV 形 式 でダウンロードしたり 修 正 したり できます タイムカードを 設 定 する メンバーがタイムカードを 利 用 する 前 に 始 業 時 刻 や 終 業 時 刻 などを 設 定 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [タイムカード 設 定 ] をクリックします 3 始 業 時 刻 終 業 時 刻 休 憩 時 間 調 整 控 除 時 間 計 算 単 位 時 間 残 業 設 定 を 設 定 します 4 [ 登 録 ] をクリックします 1 部 -38

39 第 1 部 アドミニストレーター タイムカードを 表 示 する メンバーが 打 刻 したタイムカードを 一 覧 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [タイムカード 管 理 ] をクリックします タイムカード 管 理 画 面 が 表 示 されます 3 [タイムカードの 表 示 ] の [ 表 示 ] をクリックします POINT メンバーの 稼 働 状 況 を 一 覧 するには [メンバー 稼 働 管 理 ] の [ 表 示 ] をクリックします 1ヵ 月 単 位 で 就 業 日 数 や 遅 刻 数 早 退 数 欠 勤 数 などを 一 覧 で 確 認 できます POINT [ユーザ 選 択 ] をクリックして 他 メンバーのタイムカードを 閲 覧 することもできます 1 部 -39

40 第 1 部 アドミニストレーター タイムカードを 修 正 する メンバーが 打 刻 したタイムカードを 修 正 します これは タイムカード 権 限 者 だけに 許 される 操 作 です 1 一 覧 されたタイムカードの [ 修 正 ] をクリックします 2 欠 勤 事 由 出 社 時 刻 外 出 の 直 行 時 刻 と 直 帰 時 刻 退 社 時 刻 備 考 を 必 要 に 応 じて 変 更 します 3 [ 登 録 ] をクリックすると 変 更 され 一 覧 に 戻 ります 1 部 -40

41 第 1 部 アドミニストレーター CSV 形 式 でダウンロードする( 個 人 毎 ) 一 覧 されたタイムカードやメンバー 稼 働 管 理 を CSV 形 式 でダウンロードして Excel で 加 工 集 計 することができま す 1 一 覧 されたタイムカードやメンバー 稼 働 管 理 で [CSV ダウンロード] をクリックします 2 メッセージの[ 開 く] をクリックします 2 Excel が 起 動 して ダウンロードした 時 刻 データが 一 覧 されます 1 部 -41

42 第 1 部 アドミニストレーター CSV 形 式 でダウンロードする( 一 括 ) アドミニストレーター サブアドミニストレーター タイムカード 権 限 所 有 者 にて タイムカードデータを CSV 形 式 で 任 意 の 期 間 ユーザを 選 択 して 一 括 ダウンロードすることが 可 能 です 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [インポート/エクスポート]の[タイムカード]をクリックします 3 [ 出 力 日 付 範 囲 ]と[ユーザ]を 選 択 して 最 後 に[ 出 力 ]ボタンをクリックすると CSV ファイルで 出 力 されます 1 部 -42

43 第 1 部 アドミニストレーター 1-11 スケジュールの 設 定 アドミニストレーターから スケジュールの 開 始 曜 日 の 設 定 メール 送 信 初 期 値 設 定 週 表 示 のドラッグ&ドロップ 機 能 自 分 の 予 定 のラベルの 色 を 設 定 することが 可 能 です 1 [ 設 定 ]をクリックします 2 [スケジュール 設 定 ]をクリックします スケジュール 開 始 曜 日 の 設 定 1 設 定 をする 部 署 / 組 織 を 選 択 します ここでアドミニストレーターが 設 定 した 場 合 選 択 した 部 署 / 組 織 に 所 属 し ているメンバーへ 設 定 内 容 が 反 映 されます 2 月 表 示 / 週 表 示 の 開 始 曜 日 をラジオボタンより 選 択 し [ 設 定 する]をクリックします POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は 月 表 示 開 始 曜 日 週 表 示 開 始 曜 日 とも 月 に 設 定 されています メール 送 信 初 期 値 の 設 定 1 設 定 をする 部 署 / 組 織 を 選 択 します 1 部 -43

44 第 1 部 アドミニストレーター 2 スケジュール 登 録 更 新 する 際 のアラームのチェック 初 期 値 について 設 定 します 3 メンバーの 個 人 設 定 を 上 書 きする にチェックをすると メンバーが 個 人 で 設 定 している 設 定 を 上 書 きします [ 設 定 する]をクリックして 設 定 を 完 了 します POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は スケジュール 作 成 時 のみ アラームを 送 信 に 設 定 されています 週 表 示 のドラッグ&ドロップ 1 設 定 をする 部 署 / 組 織 を 選 択 します 2 スケジュール 週 表 示 のドラッグ&ドロップの 有 効 / 無 効 を 選 択 します 3 メンバーの 個 人 設 定 を 上 書 きする にチェックをすると メンバーが 個 人 で 設 定 している 設 定 を 上 書 きします [ 設 定 する]をクリックして 設 定 を 完 了 します POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は 有 効 に 設 定 されています 自 分 の 予 定 のラベル 色 を 設 定 する 1 設 定 をする 部 署 / 組 織 を 選 択 します 2 自 分 の 予 定 のラベルの 色 を 選 択 します 3 メンバーの 個 人 設 定 を 上 書 きする にチェックをすると メンバーが 個 人 で 設 定 している 設 定 を 上 書 きします [ 設 定 する]をクリックして 設 定 を 完 了 します 自 分 の 予 定 ラベル 色 の 設 定 は 他 人 からスケジュールを 見 た 場 合 には 初 期 設 定 の 赤 色 で 表 示 されます 1 部 -44

45 第 1 部 アドミニストレーター POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は #cc3333 に 設 定 されています 部 署 初 期 値 の 設 定 1 設 定 をする 部 署 / 組 織 を 選 択 します 2 スケジュール 登 録 時 に 表 示 される 部 署 /グループの 初 期 値 を 選 択 します 3 決 定 欄 の 初 期 値 を 選 択 します 4 メンバーの 個 人 設 定 を 上 書 きする にチェックをすると メンバーが 個 人 で 設 定 している 設 定 を 上 書 きします [ 設 定 する]をクリックして 設 定 を 完 了 します POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は 部 署 /グループが 組 織 決 定 欄 の 初 期 値 が 表 示 なし に 設 定 されています 1 部 -45

46 第 1 部 アドミニストレーター 1-12 レポートを 削 除 する メンバーより 提 出 されたレポートを 削 除 することが 可 能 です 1 [ 設 定 ]-[レポートの 削 除 ]をクリックします 2 [ 既 存 のメンバー]または[ 退 会 済 みメンバー]のどちらかを 選 択 し 絞 り 込 みます 3 削 除 したいレポートにチェックを 入 れ [ 削 除 ]をクリックすると 対 象 のレポートが 削 除 されます 1-13 ファイルを 削 除 する 退 会 メンバーがアップロードした 編 集 制 限 が 付 いていて 削 除 が 不 可 能 となってしまったファイルを 削 除 することが 可 能 です 1 [ 設 定 ]-[ファイルの 削 除 ]をクリックします 2 退 会 済 メンバーをプルダウンから 選 択 します 3 当 該 退 会 メンバーがアップロードした 編 集 制 限 の 付 いたファイルについて 一 覧 が 表 示 されるので 削 除 したい ファイルを 選 択 し[ 削 除 ]をクリックします 1 部 -46

47 第 1 部 アドミニストレーター 1-14 設 備 を 登 録 する 社 内 で 利 用 できる 設 備 を 登 録 します 登 録 された 設 備 は スケジュールや 設 備 予 約 で 利 用 できます 設 備 登 録 は 次 に 2 つの STEP で 行 います STEP1 STEP2 設 備 区 分 を 登 録 する 会 議 室 であれば 会 議 室 というような 区 分 を 登 録 します 設 備 を 登 録 する 会 議 室 という 区 分 登 録 後 に 第 一 会 議 室 第 二 会 議 室 というように 具 体 的 な 設 備 名 を 登 録 します 設 備 区 分 を 登 録 する 設 備 名 を 登 録 する 前 に 区 分 を 登 録 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 設 備 区 分 管 理 ] をクリックします 3 [ 設 備 区 分 を 登 録 ] をクリックします 1 部 -47

48 第 1 部 アドミニストレーター 4 [ 設 備 区 分 名 ] ボックスに 設 備 区 分 名 を 入 力 します 5 [ 組 織 ]から 主 組 織 副 組 織 を 登 録 することができます 6 [ 予 約 権 限 部 署 /グループ]から 当 該 設 備 区 分 の 予 約 権 限 を 持 つ 部 署 /グループを 設 定 します 7 6 で 部 署 /グループを 指 定 した 場 合 所 属 するメンバー 一 覧 が 表 示 されるので 予 約 権 限 を 付 与 するメンバーを 選 択 します 8 [ 登 録 ] をクリックします 登 録 した 区 分 が 表 示 されます POINT [ 変 更 ] で 登 録 した 区 分 の 名 前 を 変 更 できます [ 削 除 ]で 登 録 した 区 分 を 削 除 できます 表 示 される 順 をドラッグ&ドロップにて 変 更 することが 出 来 ます 設 備 区 分 および 設 備 区 分 利 用 権 限 のインポート/エクスポート 設 備 区 分 および 設 備 区 分 利 用 権 限 のインポート/エクスポートにつきましては 別 紙 を 参 照 してください 設 備 を 登 録 する 具 体 的 な 設 備 の 名 前 を 登 録 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ 設 備 管 理 ] をクリックします 1 部 -48

49 第 1 部 アドミニストレーター 設 備 の 設 定 画 面 が 表 示 されます 3 [ 新 規 登 録 ] をクリックします 必 須 項 目 及 び 必 要 な 設 定 を 行 います 1 部 -49

50 第 1 部 アドミニストレーター POINT 1 設 備 名 : 設 備 の 名 称 を 入 力 してください 2 設 備 区 分 : 事 前 に 設 定 した 設 備 区 分 で 該 当 する 項 目 を 選 択 してください 3 期 間 制 限 : 当 該 設 備 に 関 する 期 間 の 制 限 を 設 定 可 能 です ( 以 下 表 示 順 ) 当 該 設 備 の 使 用 可 能 期 間 当 該 設 備 の 使 用 可 能 時 間 帯 予 約 登 録 日 から 予 約 が 登 録 可 能 な 日 数 設 備 予 約 作 成 時 より 本 設 定 日 数 以 内 での 予 約 が 可 能 予 約 の 登 録 可 能 時 間 4メモ: 当 該 設 備 についてのメモを 入 力 できます 5 重 複 予 約 : 他 のスケジュールとの 重 複 予 約 を 不 可 との 設 定 が 可 能 です 繰 り 返 しのスケジュール 6 予 約 権 限 部 署 /グループ: 当 該 設 備 に 対 して 予 約 可 能 とする 部 署 /グループ メンバーを 選 択 します 設 定 しなければ 全 ての 部 署 /グループ メンバーにて 予 約 可 能 となります 選 択 した 部 署 /グループ 名 下 の[ ]にて 当 該 部 署 /グループを 取 り 消 し 可 能 です 5 [ 登 録 ] をクリックすると 設 備 の 登 録 が 完 了 します POINT [ 追 加 登 録 ] で 主 組 織 副 組 織 の 共 有 設 備 を 作 成 することができます 設 備 区 分 を 変 更 してそれぞれ 登 録 を 行 うことで 共 有 できるようになります 下 図 では 会 議 室 1 を 本 社 と 副 組 織 で 共 有 しています 設 備 および 設 備 権 限 のインポート/エクスポート 設 備 および 設 備 権 限 のインポート/エクスポートにつきましては 別 紙 部 署 構 造 メンバーインポート/エクスポ ート マニュアルを 参 照 してください 1 部 -50

51 第 1 部 アドミニストレーター 設 備 を 並 び 替 える 登 録 した 設 備 をドラッグ&ドロップによって 並 び 替 えることが 可 能 です POINT 並 び 替 えを 行 うためには [ 設 備 区 分 ]プルダウンにて 事 前 に 絞 り 込 みを 行 うことが 必 要 です 1 部 -51

52 第 1 部 アドミニストレーター 1-15 ワークフローを 登 録 する 休 日 届 や 出 張 届 など さまざまな 申 請 は 従 来 書 類 で 行 い 各 担 当 者 が 承 認 したり 決 裁 したりしていました この 一 連 の 流 れを 電 子 化 するのが ワークフロー です ワークフローを 利 用 するのは アドミニストレーターが 申 請 フォーム という 申 請 フォーマットをグループウェアに 登 録 しなければなりません その 登 録 操 作 をここでは 解 説 します ワークフローの 登 録 操 作 は 以 下 の STEP になります STEP1 STEP2 STEP3 役 割 役 職 名 を 登 録 する 申 請 フォームのカテゴリを 登 録 する 申 請 フォームを 作 成 する ここでは 申 請 フォームを 作 成 する にあわせて 申 請 フォームの 項 目 を 追 加 する 申 請 経 路 を 設 定 する も 説 明 し ています それぞれ 部 署 に 紐 づけて 登 録 することが 可 能 です 役 割 役 職 名 を 登 録 する 申 請 フォームに 使 用 する 役 割 と 役 職 名 をあらかじめ 登 録 します POINT 役 割 役 職 名 の 設 定 を 行 わないと 申 請 フォームの 作 成 ができませんのでご 注 意 ください 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ワークフロー] の [ 役 割 役 職 名 の 設 定 ] をクリックします ワークフロー - 役 割 役 職 名 の 設 定 画 面 が 表 示 されます 3 役 割 役 職 名 を 登 録 します 4 [ 登 録 ] をクリックします 1 部 -52

53 第 1 部 アドミニストレーター 申 請 フォームのカテゴリを 登 録 する 申 請 フォームを 分 類 するカテゴリを 登 録 します 申 請 フォームのカテゴリ 登 録 は 後 からでもできます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ワークフロー] の [ 申 請 フォームカテゴリ 設 定 ] をクリックします ワークフロー - 申 請 フォームカテゴリ 設 定 画 面 が 表 示 されます POINT 上 記 画 面 はすでに 作 成 した 申 請 フォームがある 場 合 の 例 です 申 請 フォームを 作 成 していなければ 選 択 する( 表 示 される) 申 請 フォームは 表 示 されません 3 [ 新 規 カテゴリ 作 成 ] をクリックします 4 登 録 する[ 部 署 グループ]を 選 択 します 5 [カテゴリ 名 ] ボックスにカテゴリ 名 を 入 力 します 6 作 成 したカテゴリに 所 属 する 申 請 フォームを 選 択 し [ 追 加 ] をクリックします 7 [ 登 録 ] をクリックします 1 部 -53

54 第 1 部 アドミニストレーター 申 請 フォームを 作 成 する 申 請 に 使 用 するフォームを 作 成 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ワークフロー] の [ 申 請 フォーム 設 定 ] をクリックします 3 [ 新 規 フォーム 作 成 ] をクリックします 申 請 フォーム 編 集 画 面 が 表 示 されます 4 申 請 フォーム 名 部 署 グループ カテゴリ 連 番 説 明 を 設 定 します 1 部 -54

55 第 1 部 アドミニストレーター POINT 申 請 フォームごとに 連 番 を 設 定 することができます 連 番 の 使 用 有 無 は 随 時 変 更 が 可 能 です [ 使 用 する]にチェックを 入 れていない 場 合 もしくはチェックをはずした 場 合 は 連 番 の 現 在 値 が 停 止 し 連 番 が 付 与 されず 空 文 字 となります 接 頭 辞 : 最 大 6 文 字 まで 設 定 することができます 半 角 全 角 とも 利 用 可 能 で 文 字 タイプの 指 定 はありません 不 要 の 場 合 は 空 白 のままにします 随 時 変 更 が 可 能 です 連 番 連 番 の 使 用 設 定 がされたフォームを 使 用 して 申 請 された 場 合 現 在 地 に 1 増 加 した 値 が 付 与 されます 最 大 7 桁 まで 発 番 されます に 達 すると 0 に 戻 ります 随 時 変 更 が 可 能 です POINT すでに 登 録 されているフォームと 同 様 のものを 作 成 する 場 合 には [ 複 写 ]のプルダウンから 選 択 してくだ さい 5 [ 次 へ] をクリックします 申 請 フォーム 編 集 - 画 面 が 表 示 されます 1 部 -55

56 第 1 部 アドミニストレーター 6 [ 申 請 フォームの 項 目 一 覧 ] と [ 申 請 経 路 の 設 定 ] を 設 定 します 設 定 方 法 は 次 の 申 請 フォームの 項 目 を 追 加 する 申 請 経 路 を 設 定 する を 参 照 してください 7 [ 申 請 フォームの 登 録 ] をクリックします POINT 申 請 フォームの 項 目 一 覧 申 請 経 路 の 設 定 を 行 わずに 登 録 を 完 了 することはできませんので ご 注 意 ください 申 請 フォームの 項 目 を 追 加 する 申 請 フォームは 項 目 で 構 成 されています ここでは その 申 請 フォーム 項 目 を 追 加 します 1 [ 申 請 フォームの 項 目 一 覧 ] の [ 項 目 の 追 加 ] をクリックします 2 [タイプ] のプルダウンメニューからタイプ(パーツ)を 選 択 します タイプは 以 下 の 9 種 類 になり タイプによって 設 定 する 内 容 が 異 なります 文 字 列 (1 行 ) タイトルなど 1 行 のみ 文 字 を 入 力 する 際 に 利 用 するパーツです 文 字 列 ( 複 数 行 ) 申 請 理 由 など 入 力 文 字 数 が 多 いものを 入 力 する 際 に 適 したパーツです 数 値 金 額 や 個 数 などの 数 字 を 入 力 する 際 に 利 用 するパーツです 日 付 申 請 日 などの 日 付 を 入 力 する 際 に 利 用 するパーツです チェックボックス 領 収 書 の あり なし など 少 数 の 選 択 項 目 を 設 ける 際 におすすめのパーツです ラジオボタン 10 個 未 満 の 選 択 肢 の 中 から 1 つだけ 選 択 させたい 際 におすすめのパーツです プルダウンメニュー 1 部 -56

57 第 1 部 アドミニストレーター 多 数 の 選 択 項 目 の 中 から1つだけ 選 択 させたい 際 におすすめのパーツです 自 動 計 算 ( 加 算 減 算 乗 算 除 算 ) 数 値 項 目 に 入 力 された 数 値 の 合 計 を 出 す 際 に 利 用 するパーツです 横 並 び 配 置 追 加 した 項 目 を 横 並 びに 配 置 するパーツです 上 記 項 目 のいずれかを 設 定 してから 利 用 します POINT 横 並 び 配 置 について 横 並 び 配 置 項 目 を 作 成 する [レイアウト]で 横 並 びにしたい 項 目 を 左 側 のボックスで 選 択 し [ 追 加 ]ボタンをクリックします 表 示 する 行 数 を[ 最 大 行 数 ]に 入 力 します 行 数 は 1~99 の 間 で 指 定 してください 入 力 が 終 わったら [ 登 録 ]をクリックします 横 並 び 配 置 項 目 の 内 容 を 確 認 編 集 する [ 申 請 フォーム 項 目 一 覧 ]の[ 詳 細 ]をクリックします 1 部 -57

58 第 1 部 アドミニストレーター 横 並 び 配 置 に 設 定 した 項 目 を 確 認 することができます 項 目 の 内 容 を 編 集 したい 場 合 は それぞれの 項 目 の 右 横 にある[ 編 集 ]ボタンをクリックします 3 [ 項 目 名 ] やパーツに 必 要 な 項 目 を 入 力 または 設 定 をします 4 [ 申 請 フォームの 登 録 ] をクリックします POINT 申 請 フォーム 項 目 の 削 除 コピー 編 集 順 番 の 変 更 プレビューについて 項 目 の 削 除 をする 場 合 削 除 した 項 目 にチェックを 入 れ [ 削 除 ] をクリックします 項 目 のコピーをする 場 合 申 請 フォームの 項 目 は コピーして 利 用 することができます 1 部 -58

59 第 1 部 アドミニストレーター コピーしたい 項 目 にチェックを 入 れ [コピー] をクリックすると" のコピー"という 項 目 が 追 加 されます この 項 目 名 を 変 更 したい 場 合 は 右 横 にある[ 編 集 ]をクリックして 項 目 名 を 変 更 し [ 登 録 ] をクリックします 項 目 の 並 びかえをする 場 合 項 目 をドラッグ&ドロップして 順 番 を 変 更 することが 可 能 です 項 目 順 保 存 ボタンを 押 下 して 確 定 させます 申 請 フォームのプレビュー 申 請 フォームを 作 成 する 際 ユーザ 側 から 見 た 際 のプレビュー 画 面 を 閲 覧 することができます プレビュー 画 面 は 閲 覧 のみの 機 能 となります 1 部 -59

60 第 1 部 アドミニストレーター 申 請 経 路 を 設 定 する 申 請 書 に 対 しての 承 認 決 裁 経 路 を 設 定 します 設 定 前 に [ 役 割 役 職 名 の 設 定 ] が 必 要 です 役 割 役 職 名 の 設 定 を 完 了 しないと 申 請 経 路 の 追 加 ができませ ん 申 請 経 路 の 設 定 は 次 の STEP があります STEP1 承 認 経 路 を 追 加 する 承 認 の 経 路 となる 役 割 役 職 名 を 登 録 します STEP1 対 象 者 を 割 り 当 てる 経 路 のそれぞれに 担 当 者 の 名 前 を 割 り 当 てます STEP1 申 請 経 路 の 順 番 を 変 更 する 経 路 は 設 定 順 になりますが 後 から 調 整 できます 承 認 経 路 を 追 加 する 承 認 の 経 路 となる 役 割 役 職 名 を 登 録 します 1 [ 申 請 経 路 の 設 定 ] の [ 経 路 の 追 加 ] をクリックします 承 認 経 路 の 追 加 画 面 が 表 示 されます 1 部 -60

61 第 1 部 アドミニストレーター 2 [ 処 理 種 別 ] と [ 役 割 役 職 名 ] を 設 定 します 処 理 種 別 は 以 下 の 4 項 目 です 承 認 決 裁 前 に 申 請 書 を 確 認 する 立 場 承 認 ( 複 数 ) 上 記 立 場 の 承 認 者 が 副 数 人 並 列 で 存 在 する 決 裁 申 請 書 に 対 して 決 裁 を 下 す 立 場 確 認 決 裁 後 の 申 請 書 内 容 を 確 認 する 立 場 POINT 承 認 ( 複 数 )を 選 択 した 場 合 以 下 のような 設 定 画 面 が 表 示 されます 承 認 者 数 は 最 大 20 名 まで 設 定 可 能 です 承 認 対 象 者 全 員 がそのワークフローを 同 時 に 参 照 することが 可 能 です 承 認 者 数 の 承 認 が 承 認 決 定 となる 人 数 を 上 回 り 承 認 が 決 定 となると 承 認 していない 承 認 対 象 者 は 承 認 / 差 し 戻 し ともできません ( 申 請 を 参 照 できるのみとなります ) 承 認 ( 複 数 )を 選 択 した 場 合 には スキップ 自 動 承 認 機 能 は 指 定 できません 3 [ 登 録 ] をクリックします POINT 申 請 経 路 の 設 定 を 完 了 しないと 申 請 フォームの 登 録 を 完 了 できませんのでご 注 意 ください 対 象 者 を 割 り 当 てる 経 路 のそれぞれに 担 当 者 の 名 前 を 割 り 当 てます 1 部 -61

62 第 1 部 アドミニストレーター 処 理 種 別 毎 に 設 定 すること も 可 能 です 1 [ 申 請 経 路 の 設 定 ] の [ 一 括 編 集 ] をクリックします POINT 経 路 毎 に 個 別 で 設 定 したい 場 合 は [ 承 認 設 定 ] 右 の[ 編 集 ]から 行 うことも 可 能 です 申 請 書 の 作 成 - 申 請 経 路 の 設 定 画 面 が 表 示 されます 1 部 -62

63 第 1 部 アドミニストレーター 2 [ユーザ 選 択 ]から 申 請 経 路 に 指 定 したいユーザ 名 を 選 択 します 選 択 した 申 請 経 路 にユーザ 名 が 入 力 されます 申 請 者 変 更 不 可 にチェックを 入 れて 登 録 をすると 申 請 者 によって 経 路 設 定 されているメンバー の 変 更 が 出 来 ないようになります [ 承 認 設 定 ]を 選 択 すると 申 請 時 に 承 認 者 をスキップすることができます [ 申 請 者 のスキップ 設 定 可 能 / 自 動 承 認 可 能 / 手 動 スキップと 自 動 承 認 可 能 ]より 選 択 できます 自 動 承 認 は 1 日 ~9 日 の 範 囲 内 を 日 単 位 にて 設 定 可 能 です 3 作 業 を 完 了 したら [ 登 録 ] をクリックします 申 請 経 路 の 順 番 を 変 更 する 申 請 経 路 は 承 認 決 裁 確 認 の 順 で 固 定 されており それぞれの 処 理 種 別 内 で 早 く 登 録 した 順 番 になります 処 理 種 別 が 同 じものであれば ドラッグ&ドロップで 順 番 を 変 更 可 能 です 経 路 順 保 存 ボタンを 押 下 して 確 定 します 1 部 -63

64 第 1 部 アドミニストレーター 複 写 して 作 成 する 申 請 フォームは 既 存 のものを 複 写 して 作 成 することもできます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ワークフロー] の [ 申 請 フォーム 設 定 ] をクリックします 3 複 写 するフォームの 右 横 にある[ 複 写 ] をクリックします 4 内 容 が 複 写 された 新 規 申 請 フォーム 編 集 画 面 が 表 示 されるので 内 容 を 編 集 して 申 請 フォームを 登 録 します あとの 手 順 は 申 請 フォームを 作 成 する を 参 照 ください 申 請 フォームを 並 び 替 える 登 録 した 申 請 フォームは 並 べ 替 えることができます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [ワークフロー] の [ 申 請 フォーム 設 定 ] をクリックします 申 請 フォーム 並 べ 替 え 画 面 が 表 示 されます 1 部 -64

65 第 1 部 アドミニストレーター 3 並 べ 替 えしたいフォームをドラッグ&ドロップで 並 べ 替 えする 4 [ 保 存 ] をクリックします 1 部 -65

66 第 1 部 アドミニストレーター 1-16 Knowledge Suite 設 定 メニューアイコンの 表 示 / 非 表 示 KS 利 用 権 限 やアクセス 権 限 の 設 定 を 行 います アップロードファイルサイズ 制 限 を 設 定 する 各 サービスにてアップロードできる 1 ファイルあたりのサイズを 制 限 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [Knowledge Suite 設 定 ] の [アップロードファイルサイズ 制 限 ] をクリックします 3 制 限 するファイルサイズを 入 力 して [ 設 定 保 存 ]をクリックします ファイルサイズは 1~100Mbyte までの 値 が 設 定 できます 容 量 通 知 設 定 を 利 用 する 利 用 容 量 が 任 意 に 設 定 した 数 値 を 超 えると 選 択 されたアドミニストレーター 権 限 をもつメンバーへ 通 知 されるように 設 定 することが 出 来 ます 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [Knowledge Suite 設 定 ] の [ 容 量 通 知 設 定 ] をクリックします 1 部 -66

67 第 1 部 アドミニストレーター 通 知 設 定 値 : ご 契 約 企 業 団 体 全 体 の 利 用 容 量 に 対 する 任 意 の 数 値 を 設 定 します 数 値 入 力 枠 横 には 前 日 までの 使 用 容 量 の 合 計 が 表 示 されています 設 定 した 数 値 を 超 えている 場 合 は 赤 字 で 表 示 されています 2 容 量 通 知 メール 送 信 先 : 設 定 した 数 値 を 超 えた 場 合 に 配 信 される 通 知 メールの 送 信 先 を 設 定 します ここに 表 示 されているの アドミニストレーター 権 限 を 持 つメンバーのみです 3 組 織 共 有 / 部 署 共 有 のフォルダ 利 用 容 量 : 組 織 のファイルフォルダ 部 署 のファイルフォルダに 対 して 利 用 容 量 数 値 を 設 定 します 4 グループ 共 有 のフォルダ: グループのファイルフォルダに 対 して 利 用 容 量 数 値 を 設 定 します 5 ユーザ 個 人 のフォルダ 利 用 容 量 : ユーザ 個 人 のファイルフォルダ( 各 ユーザの 自 分 のフォルダ )に 対 して 利 用 容 量 通 知 を 設 定 します 6 ユーザのメール 利 用 容 量 : ユーザのメール( 送 受 信 )に 対 して 利 用 容 量 通 知 を 設 定 します メニュー 追 加 設 定 を 利 用 する メニューアイコンのメニュー 追 加 設 定 ができます 管 理 者 のみ 設 定 が 可 能 です 1 部 -67

68 第 1 部 アドミニストレーター 1 [ 設 定 ]の[メニュー 追 加 設 定 ]をクリックします 2 [ 新 規 作 成 ]をクリックします POINT アイコン 画 像 は 40 38pixel でリサイズされます POINT アイコンタイトル リンク 先 は 必 須 です POINT 表 示 タブの 複 数 選 択 はできません 全 てはできます 表 示 / 非 表 示 設 定 を 利 用 する メニューアイコンの 表 示 / 非 表 示 の 設 定 ができます 管 理 者 のみ 設 定 が 可 能 です 副 組 織 の 副 管 理 者 は 主 管 理 者 が 設 定 した 中 からさらに 非 表 示 が 可 能 です 表 示 を 増 やすことはできません 一 般 メンバーは 管 理 者 の 設 定 によって 表 示 されるメニューアイコンが 設 定 されます 機 能 制 限 ではありません 1 部 -68

69 第 1 部 アドミニストレーター 1 [ 設 定 ]の[ 表 示 / 非 表 示 設 定 ]をクリックします 2 表 示 させておくアイコンにチェックを 入 れ [ 設 定 保 存 ]をクリックします POINT マイページ スケジュール 部 署 /グループ ファイル グループマネジャー アイコンを 非 表 示 設 定 にすることはできません アクションログ 取 得 設 定 をする アクションログ 自 動 取 得 を 設 定 すると 日 々 前 日 の 全 ユーザのアクションログがファイル 機 能 に 格 納 されるように なります 1 部 -69

70 第 1 部 アドミニストレーター 1 [ 設 定 ]の[ 利 用 状 況 ] 内 [アクションログ 取 得 設 定 ]をクリックします 2 ラジオボタンの[ 取 得 する]をチェックします 3 [ 設 定 する]をクリックします 4 [ログ 格 納 フォルダを 確 認 する]のリンクが 表 示 されます リンク 先 フォルダへ 前 日 分 のアクションログがファイルとして 保 存 されます POINT アクションログの 保 存 用 フォルダは 主 組 織 の 直 下 へ 作 成 されます ([ログ 格 納 フォルダを 確 認 する]のリ ンク 先 です ) 1 部 -70

71 第 1 部 アドミニストレーター IP アドレス 制 限 (PC)を 設 定 する IP アドレス 制 限 へお 申 込 みいただいた 場 合 設 定 内 容 を 確 認 いただけます 契 約 期 間 中 実 行 となっている IP アドレスが 制 限 の 対 象 となります 設 定 調 整 のお 申 し 込 みは GRIDY 事 務 局 へご 連 絡 ください IP アドレス 制 限 を 確 認 します 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [IP アドレス 制 限 (PC)] をクリックします 契 約 期 間 実 行 / 停 止 の 状 態 が 表 示 されます 3 [ 許 可 IP アドレス 一 覧 を 見 る]リンクをクリックします 制 限 されている IP アドレス 一 覧 が 表 示 されます 一 覧 のうち [ 有 効 ]となっている IP アドレスからのアクセスのみを 許 可 します モバイルアクセスを 設 定 する グループウェアのモバイルでの 利 用 を 設 定 します 組 織 での 一 括 設 定 となります 次 の 2 つのアクセス 制 限 から 選 択 できます 1 部 -71

72 第 1 部 アドミニストレーター GRIDY モバイル 版 へのアクセスを 認 めない 全 てのユーザの GRIDY モバイル 版 へのアクセスをできないようにします GRIDY モバイル 版 へのアクセスを 認 める ユーザが 個 別 に 登 録 した 携 帯 端 末 のみログインを 認 めます ID とパスワードを 利 用 してのログインはできませ ん 1 [ 設 定 ] をクリックします 2 [アクセス 制 限 : 携 帯 電 話 ] をクリックします モバイルアクセスの 設 定 画 面 が 表 示 されます 3 アクセス 制 限 を 選 択 します 4 [ 次 へ] をクリックします 5 確 認 して [ 設 定 ] をクリックすると アクセス 制 限 の 設 定 が 完 了 します KS 利 用 者 設 定 をする 各 メンバーに GRIDY グループウェア 以 外 の 利 用 権 限 を 付 与 します 管 理 者 が 権 限 を 付 与 することで メンバーはグループウェア 以 外 の 利 用 が 可 能 となります 1 [ 設 定 ]の[KS 利 用 者 設 定 ]をクリックします 1 部 -72

73 第 1 部 アドミニストレーター 2 権 限 を 付 与 するメンバーへ[ 付 与 する]をクリックして 利 用 権 限 を 付 与 します KS 権 限 が 与 えられ [ 権 限 なし] が [ 権 限 あり] に 代 わります POINT KS 権 限 を 削 除 する 場 合 は [ 削 除 する] をクリックします 履 歴 の 表 示 [ 履 歴 の 表 示 ]をクリックすると Knowledge Suite 機 能 での 活 動 履 歴 を 確 認 することが 出 来 ます この 履 歴 は CSV ファイルでダウンロードすることも 可 能 です 1 部 -73

74 第 1 部 アドミニストレーター パスワードポリシーを 設 定 する Knowledge Suite ログイン 時 のパスワードポリシーを 設 定 します 企 業 内 での 一 括 設 定 となります また 本 機 能 のご 利 用 いただくにあたり メンバーへ 事 前 にお 知 らせいただくことをおすすめ 致 します 設 定 項 目 について パスワードポリシーでは 下 記 項 目 の 設 定 が 可 能 です 機 能 名 説 明 文 字 タイプ パスワードに 利 用 する 文 字 タイプを 指 定 します 同 一 文 字 の 連 続 使 用 制 限 パスワードに 同 一 の 文 字 を 連 続 で 利 用 することを 制 限 します 最 小 文 字 数 パスワードの 最 小 文 字 数 を 設 定 します 最 大 文 字 数 は 32 文 字 です 有 効 期 限 パスワードの 有 効 期 限 を 設 定 します 有 効 期 限 超 過 時 パスワードに 有 効 期 限 が 設 定 されている 場 合 に その 期 限 を 超 過 した 場 合 の 動 作 を 設 定 します 過 去 パスワードの 利 用 ( 現 行 を 含 む) 過 去 3 回 までのパスワードの 利 用 制 限 を 設 定 します アカウントロック ログインに 指 定 した 回 数 失 敗 した 場 合 に ログインを 一 定 時 間 不 可 とするかを 設 定 します 許 容 する 認 証 失 敗 回 数 ロックされるまでの 失 敗 回 数 を 設 定 します アカウントロック 解 除 ロックされた 場 合 に 解 除 されるまでの 時 間 を 設 定 します 管 理 者 によるロック 解 除 ロックされたメンバーに 対 し アドミニストレーターからの アカウントロック 解 除 を 可 能 とするとかを 設 定 します 次 頁 の パスワードポリシーを 設 定 する より 各 項 目 の 詳 細 を 解 説 致 します 1 部 -74

75 第 1 部 アドミニストレーター パスワードポリシーを 設 定 する 下 記 画 面 より 各 項 目 を 設 定 します POINT 利 用 有 無 の 設 定 パスワードポリシー 項 目 にて 設 定 の 有 無 を 指 定 します 設 定 しないを 指 定 した 場 合 は パスワードポリシー 詳 細 情 報 の 各 項 目 は 非 表 示 となります 1 部 -75

76 第 1 部 アドミニストレーター POINT パスワード 変 更 画 面 について パスワードの 変 更 画 面 では 現 在 設 定 されているパスワードポリシーが 表 示 されます 設 定 しない 場 合 は 現 在 の 設 定 (6 文 字 以 上 の 任 意 の 文 字 列 )が 適 用 されています 文 字 タイプ 設 定 パスワード 設 定 時 に 利 用 する 文 字 タイプを 指 定 します 指 定 された 文 字 タイプを 利 用 しないパスワードは 設 定 出 来 ません 設 定 画 面 文 字 タイプ 設 定 は 5 つのパターンより 選 択 いただけます 種 別 英 字 数 字 を 各 1 文 字 以 上 含 む 英 字 数 字 記 号 を 各 1 文 字 以 上 含 む 説 明 英 字 数 字 を 各 1 文 字 以 上 含 むパスワードでなければ 設 定 不 可 とします 例 ) gridy001 gridygridy 英 字 数 字 記 号 を 各 1 文 字 以 上 含 むパスワードでなければ 設 定 不 可 とします 例 ) gridy001@%* gridygridy 1 部 -76

77 第 1 部 アドミニストレーター 英 字 ( 大 文 字 ) 英 字 ( 小 文 字 ) 数 字 を 各 1 文 字 以 上 含 む 英 字 ( 大 文 字 ) 英 字 ( 小 文 字 ) 数 字 記 号 を 各 1 文 字 以 上 含 む 制 限 しない 英 字 ( 大 文 字 ) 英 字 ( 小 文 字 ) 数 字 を 各 1 文 字 以 上 含 むパスワードでなければ 設 定 不 可 とします 例 ) Gridy001 gridygridy 英 字 ( 大 文 字 ) 英 字 ( 小 文 字 ) 数 字 記 号 を 各 1 文 字 以 上 含 むパスワードでなければ 設 定 不 可 とします 例 ) Gridy001@%* gridygridy パスワードに 利 用 する 文 字 タイプに 制 限 を 掛 けません 例 ) gridygridy でも 設 定 可 能 です 初 期 値 は 英 字 数 字 を 各 1 文 字 以 上 含 む が 選 択 されています 同 一 文 字 の 連 続 使 用 制 限 パスワードに 設 定 しようとした 内 容 に 対 し 同 一 の 文 字 が 指 定 個 数 連 続 して 設 定 されないようにします 例 ) 3 文 字 以 上 の 連 続 を 制 限 する 設 定 を 行 った 場 合 gridy0001 のように 0 を 3 個 連 続 で 設 定 しようとするとエラーとなります 設 定 画 面 初 期 値 は 使 用 を 制 限 しない が 選 択 されています 最 小 文 字 数 パスワードに 設 定 する 最 小 文 字 数 を 指 定 します 設 定 画 面 初 期 値 は 8 文 字 が 設 定 されています 1 部 -77

78 第 1 部 アドミニストレーター 有 効 期 限 パスワードの 有 効 期 限 を 設 定 出 来 る 項 目 です 本 設 定 では パスワードを 設 定 した 日 を 起 算 日 として 期 限 が 計 算 されます 設 定 画 面 初 期 値 の 期 間 は 90 日 と 設 定 されています ( 期 限 超 過 時 の 動 作 は パスワードの 変 更 をしなくても 利 用 を 許 可 する と 設 定 されています ) 利 用 開 始 時 のみ 設 定 を 有 効 にした 時 点 を 起 算 日 として 期 限 が 計 算 されます POINT 期 限 超 過 後 は 自 動 的 にパスワード 変 更 画 面 へ 遷 移 します 期 限 超 過 時 のログイン 後 動 作 については 次 頁 にて 解 説 します 有 効 期 限 超 過 時 パスワードの 有 効 期 限 が 超 過 した 場 合 の 動 作 を 指 定 します 設 定 画 面 パスワードを 変 更 しなくても 利 用 を 許 可 する 有 効 期 限 超 過 後 ログインすると 自 動 的 にパスワード 変 更 画 面 へ 遷 移 します 遷 移 後 は パスワードを 変 更 しなくても 利 用 を 続 行 することが 可 能 です パスワードを 変 更 しないと 利 用 を 許 可 しない 有 効 期 限 超 過 後 ログインすると 自 動 的 にパスワード 画 面 へ 遷 移 します 遷 移 後 は パスワードを 変 更 しないと 利 用 を 続 行 することが 出 来 ません 他 機 能 やリンクを 押 下 しても 操 作 不 可 となります ログアウトは 可 能 です 有 効 期 限 超 過 時 のログイン 後 画 面 1 部 -78

79 第 1 部 アドミニストレーター 過 去 パスワードの 利 用 現 行 を 含 む 過 去 3 回 までに 利 用 されたパスワードを 再 度 使 用 することを 不 可 とします 設 定 画 面 初 期 値 は 利 用 を 許 可 しない となっています POINT1 確 認 範 囲 は 過 去 3 回 が 固 定 値 となります 回 数 の 増 減 は 出 来 ません POINT2 設 定 例 毎 月 パスワードを 設 定 している 場 合 Gridy001 (11 月 に 使 用 したパスワード) Gridy002 (12 月 に 使 用 したパスワード) Gridy003(1 月 ( 現 在 ) 使 用 中 のパスワード) 過 去 3 回 のパスワードを 設 定 することが 出 来 ません 2 月 に 設 定 するパスワードは 上 記 3 つ 以 外 のパスワードでなければ 設 定 出 来 ません 1 部 -79

80 第 1 部 アドミニストレーター アカウントロック 指 定 された 回 数 ログインに 失 敗 すると ロックされるように 設 定 します ロックされると 指 定 された 時 間 はログイン 操 作 を 行 うことは 出 来 ません 設 定 画 面 初 期 値 は 設 定 する と 設 定 されています POINT 設 定 するとした 場 合 に その 回 数 やロック 解 除 までの 時 間 等 を 設 定 することが 出 来 ます 項 目 詳 細 につきましては 次 頁 にて 詳 述 致 します アカウントロックの 詳 細 設 定 ロックされるまでの 回 数 やロック 解 除 までの 時 間 等 を 設 定 します 設 定 画 面 許 容 する 認 証 失 敗 回 数 ロックされるまでの 回 数 を 指 定 します 設 定 した( 数 値 ) 回 数 失 敗 するとロックされます 初 期 値 は 5 回 と 設 定 されています アカウントロック 解 除 アカウントロックがされた 場 合 に ログイン 操 作 が 行 えるようになるまでの 時 間 ( 待 機 時 間 )を 設 定 します 設 定 した( 数 値 ) 時 間 が 経 過 しないと 正 しい 入 力 内 容 でもログインを 行 えません 初 期 値 は 10 分 と 設 定 されています 1 部 -80

81 第 1 部 アドミニストレーター 管 理 者 によるロック 解 除 メンバーがアカウントロック 状 態 になった 場 合 に 所 定 の 時 間 を 待 たずに 管 理 者 からロック 解 除 を 可 能 とするかと 設 定 出 来 ます ロック 解 除 は 管 理 者 様 より [ 設 定 ]-[メンバー 管 理 ]にて 行 えます メンバー 管 理 画 面 管 理 者 によるロック 解 除 を 解 除 可 とした 場 合 に メンバー 管 理 画 面 にアカウントロック 解 除 項 目 が 追 加 されます ロック 状 態 のメンバーのみに[ 解 除 ]ボタンが 表 示 され 押 下 することで 解 除 されます パスワードポリシーご 利 用 についてのご 注 意 本 設 定 は 管 理 者 様 からの パスワード 再 発 行 や メンバーインポート へも 反 映 されます アプリとモバイル 版 への 反 映 モバイル(フィーチャーフォン/iPhone) モバイル 版 では 別 パスワードを 利 用 しているため 本 機 能 は 適 用 されません アプリ アプリでは 下 記 設 定 が 反 映 されます 有 効 期 限 ( パスワードを 変 更 しないと 利 用 を 許 可 しない 設 定 の 場 合 のみ) アカウントロック POINT アプリ 利 用 時 の 有 効 期 限 設 定 時 の 動 作 パスワードを 変 更 しないと 利 用 を 許 可 しない 設 定 の 場 合 のみ 有 効 期 限 切 れとして エラーメッセージの 表 示 とともに ログインいただくことは 出 来 ません パスワードを 変 更 しないと 利 用 を 許 可 する 設 定 の 場 合 は ログイン/ログイン 後 も 通 常 通 り 利 用 いただくことが 可 能 です ログイン 不 可 やエラーメッセージの 表 示 などはされません 1 部 -81

82 第 2 部 グループマネジャー 有 料 版 GRIDY グループウェア 操 作 ガイド 第 2 部 グループマネジャー 用 第 2 部 はグループマネジャーに 必 要 な 操 作 を 解 説 しております GRIDY グループウェア ( 以 下 グループウェア)はグループで 使 用 することを 前 提 としており そのグループの 作 成 や 管 理 を 行 うのがグループマネジャーの 役 割 です グループマネジャーの 方 は 初 めにこの 第 2 部 をお 読 みになり 引 き 続 き 第 3 部 メンバー 用 もあわせてお 読 みく ださい 2-1 グループマネジャーの 操 作 の 流 れ グループを 作 成 する メンバーを 招 待 する 権 限 を 移 譲 する グループを 管 理 する 部 -1

83 第 2 部 グループマネジャー 2-1 グループマネジャーの 操 作 の 流 れ この 第 2 部 ではグループマネジャーの 操 作 を 解 説 しますが その 前 にグループに 関 する 全 体 の 操 作 の 流 れを 確 認 しておきましょう グループマネジャーの 権 限 はアドミニストレーターから 与 えられるものです あらかじめ アドミニストレーターの 操 作 が 必 要 となります グループマネジャーがグループを 作 成 した 場 合 には そのグループにメンバーを 招 待 して 利 用 することになりま す アドミニストレーターの 操 作 権 限 を 与 える アドミニストレーターがグループマネジャーに 権 限 を 与 え ます 参 照 権 限 を 付 与 する STEP グループマネジャーの 操 作 メンバーの 操 作 1 グループを 作 成 する グループを 新 規 に 作 成 します グループの 期 限 や 名 称 な どをグループウェアに 登 録 します 参 照 グループを 作 成 する 2 グループにメンバーを 招 待 する グループに 属 するメンバーを 招 待 し 参 加 を 促 します 参 照 メンバーを 招 待 する 通 知 がメンバー に 飛 ぶ 3 グループ 招 待 を 受 ける グループへの 参 加 を 承 認 して 一 員 となり ます 参 照 メンバー 招 待 を 受 ける 4 グループの 各 種 機 能 を 利 用 します 2 部 -2

84 第 2 部 グループマネジャー 2-2 グループを 作 成 する グループを 新 規 に 作 成 します 1 グループマネジャーアイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 [グループ 作 成 ] をクリックします グループの 新 規 作 成 画 面 が 表 示 されます 3 期 限 グループ 名 グループ 概 要 ラベル を 設 定 し [ 次 へ]をクリックします 2 部 -3

85 第 2 部 グループマネジャー 5 確 認 して [ 新 規 登 録 ] をクリックします グループが 登 録 されました グループの 新 規 作 成 画 面 にグループ 名 が 表 示 されます 2 部 -4

86 第 2 部 グループマネジャー 2-3 メンバーを 招 待 する グループの 作 成 後 は そのグループに 属 するメンバーを 招 待 しなければなりません 招 待 されたメンバーの 承 認 の 状 況 も 確 認 できます メンバーを 招 待 する グループを 指 定 して メンバーを 招 待 します 1 [グループマネジャー] アイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 招 待 するグループの [メンバー 管 理 ] の [ 編 集 ] をクリックします グループメンバー 画 面 が 表 示 されます 3 [メンバーを 招 待 ] をクリックします グループ 招 待 画 面 が 表 示 されます 2 部 -5

87 第 2 部 グループマネジャー 4 [メールアドレス] ボックスにメールアドレスを 入 力 します 社 内 のメンバーであれば リストが 表 示 されるので そのリストの 中 から 選 択 できます 社 外 や 未 登 録 メンバーはアドレスを 入 力 してください また 必 要 に 応 じて コメントを 入 力 します 5 [ 次 へ] をクリックします 6 確 認 して [ 登 録 ] をクリックします メンバーに 通 知 が 送 信 されました 2 部 -6

88 第 2 部 グループマネジャー メンバーを 確 認 する 招 待 したメンバーの 承 認 の 状 況 を 確 認 してみましょう 1 [グループマネジャー] アイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 該 当 するグループの [メンバー 管 理 ] の [ 編 集 ] をクリックします グループメンバー 画 面 が 表 示 されます POINT 未 参 加 のメンバーはマイページの [お 知 らせ] に 表 示 されます 現 状 ではまだ 3 人 が 未 承 認 のようです 2 部 -7

89 第 2 部 グループマネジャー 2-4 権 限 を 移 譲 する グループマネジャーの 権 限 を 移 譲 します アシスタントグループマネジャー 権 限 を 付 与 することと グループマネジャー 権 限 の 移 譲 ができます アシスタントグループマネジャーは 限 られた 機 能 を 持 ち グループマネジャーの 補 佐 ができます グループマネジャー 権 限 グループの 作 成 / 削 除 ができます 社 内 外 メンバーの 招 待 削 除 ができます トピック 管 理 ( 編 集 / 削 除 )ができます 権 限 の 移 譲 ができます アシスタントグループマネジャーの 権 限 トピック 管 理 ( 編 集 / 削 除 )ができます 社 内 メンバーの 招 待 削 除 ができます アシスタントグループマネジャー 権 限 を 付 与 する グループ 内 のメンバーにアシスタントグループマネジャーの 権 限 を 付 与 します 1 [グループマネジャー] アイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 該 当 するグループの [ 権 限 ] の [ 編 集 ] をクリックします 権 限 の 移 譲 画 面 が 表 示 されます 3 [アシスタントグループマネジャー 権 限 付 与 ] をクリックします 2 部 -8

90 第 2 部 グループマネジャー 4 権 限 を 与 えるメンバーの [ 付 与 する] をクリックします 4 [OK] をクリックします 指 定 のメンバーの 権 限 がアシスタントグループマネジャーになりました POINT アシスタントグループマネジャーの 権 限 を 削 除 するには [ 削 除 する] をクリックします POINT アシスタントグループマネジャーにも [グループマネジャー] アイコンが 表 示 されます 開 くと 許 されてい る 機 能 は トピック 管 理 と メンバー 管 理 に 限 られています 2 部 -9

91 第 2 部 グループマネジャー グループマネジャー 権 限 を 移 譲 する グループマネジャー 権 限 を 移 譲 して 自 分 はメンバーの 権 限 になります 1 [グループマネジャー]-[ 権 限 - 編 集 ]で [グループマネジャー 権 限 移 譲 ] をクリックします 2 権 限 を 移 譲 するメンバーを 選 択 します 権 限 を 移 譲 できるのは1ユーザのみです 3 [ 次 へ] をクリックします 2 部 -10

92 第 2 部 グループマネジャー 4 確 認 して [ 登 録 ] をクリックすると 権 限 が 移 譲 されます 2 部 -11

93 第 2 部 グループマネジャー 2-5 グループを 管 理 する グループの 管 理 機 能 として グループを 変 更 する メンバーを 削 除 する グループを 削 除 する 操 作 を 解 説 しま す グループを 編 集 する 登 録 済 みグループの 期 限 や 名 前 などを 編 集 します 1 グループマネジャーアイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 該 当 するグループの [グループ 編 集 ] の [ 編 集 ] をクリックします 3 必 要 に 応 じて 期 限 グループ 名 グループ 概 要 ステータス ラベル を 変 更 します 4 [ 編 集 する] をクリックします 2 部 -12

94 第 2 部 グループマネジャー 5 確 認 して [ 更 新 する] をクリックします トピックを 管 理 する 登 録 されているトピックを 変 更 したり 削 除 したりできるのは 各 グループのグループマネジャーだけです メンバーは 自 分 が 投 稿 したコメントのみを 削 除 できます なお トピックについては トピックを 利 用 する を 参 照 してください 1 [グループマネジャー] アイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 該 当 するグループの [トピック 管 理 ] の [ 編 集 ] をクリックします 3 編 集 するトピックの [ 編 集 ] をクリックします 2 部 -13

95 第 2 部 グループマネジャー 4 必 要 に 応 じて [グループ 選 択 ] [タイトル] [ 本 文 ] [ 用 件 ] [ 匿 名 投 稿 ] を 変 更 します 5 [ 確 認 画 面 ] をクリックします 6 確 認 して [ 保 存 ] をクリックします 2 部 -14

96 第 2 部 グループマネジャー メンバーを 削 除 する 登 録 済 みのメンバーを 削 除 します 1 グループマネジャーアイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 該 当 するグループの [メンバー 管 理 ] の [ 編 集 ] をクリックします 3 削 除 したいメンバーの[ 削 除 する]ボタンをクリックします 4 メッセージの[OK] をクリックすると 指 定 のメンバーが 削 除 されます グループを 削 除 する 登 録 済 みのグループを 削 除 します 2 部 -15

97 第 2 部 グループマネジャー 1 [グループマネジャー] アイコンをクリックして グループマネジャー 設 定 画 面 を 表 示 します 2 該 当 するグループの [ 削 除 する] をクリックします 2 メッセージの [OK]をクリックすると 指 定 のグループが 削 除 されます 2 部 -16

98 第 3 部 メンバー 有 料 版 GRIDY グループウェア 操 作 ガイド 第 3 部 メンバー 用 第 3 部 はメンバーに 必 要 な 操 作 を 解 説 しています GRIDY グループウェア( 以 下 グルー プウェア)を 利 用 することで 日 常 の 業 務 はもちろん グループでの 共 同 作 業 が 飛 躍 的 に 効 率 化 できます この 第 3 部 は メンバーはもちろん アドミニストレーターとグループマネジャーの 方 もお 読 みください 3-1 メンバー 招 待 を 受 ける ログインする マイページとグループウェアの 機 能 グループ 招 待 を 受 ける マイメンバーリストを 作 成 する スケジュールを 利 用 する 設 備 を 予 約 する 部 署 /グループを 利 用 する プロジェクト 管 理 を 利 用 する トピックを 利 用 する メールを 利 用 する アドレス 帳 を 利 用 する 電 話 メモを 利 用 する メッセージを 利 用 する タイムカードを 利 用 する ToDo を 利 用 する ファイル 共 有 を 利 用 する メモパッドを 利 用 する レポート 提 出 を 利 用 する 議 事 録 を 利 用 する ワークフローを 利 用 する アラームを 利 用 する メンバー 一 覧 を 利 用 する 備 品 管 理 を 利 用 する 部 -1

99 第 3 部 メンバー 3-1 メンバー 招 待 を 受 ける メンバーの 方 がグループウェアを 利 用 するには アドミニストレーターからの 招 待 が 必 要 です 招 待 はメールで 送 られてきます その 招 待 を 受 けて グループウェアにログインします 大 まかな 流 れは 以 下 の 3 ステップになりま す STEP1 招 待 メールを 受 け 取 る STEP2 ログインする STEP3 情 報 を 登 録 する 招 待 メールを 受 け 取 る アドミニストレーターから 招 待 メールを 受 け 取 ります 以 下 のようなメールが 届 きます 受 け 取 ったメール 内 に 記 載 されているログイン ID と 仮 パスワードはログイン 時 に 使 用 します POINT 送 信 されたメールに 記 載 されている GRIDY ログイン URL をクリックしてログインページへアクセスして 登 録 を 行 います この 手 続 きが 完 了 するまでは 登 録 が 有 効 になりませんのでご 注 意 ください クリックしてもアクセスできない 場 合 は URL をコピーして ブラウザのアドレスバーにペーストしてくださ い 招 待 メール( 例 ) 3 部 -2

100 第 3 部 メンバー 3-2 ログインする 前 章 に 引 き 続 き グループウェアにログインします ログインする Knowledge Suite にログインします 1 ログインページ( 開 きます ログインページは Knowledge Suite の WEB サイトのトップページ( をクリックすることで 開 くこともできます ログイン 画 面 が 表 示 されます 2 ログイン ID とパスワードを 入 力 します 初 めてログインする 場 合 パスワードはメールに 記 されたものです( 仮 パスワード) 3 [ログイン] をクリックします 3 部 -3

101 第 3 部 メンバー 情 報 を 登 録 する 初 めてグループウェアにログインする 場 合 名 前 とパスワードの 入 力 が 求 められます 2 度 目 からのログインでは この 操 作 はありません GRIDY へようこそ 画 面 が 表 示 されます 4 各 入 力 欄 に 入 力 します ここで 入 力 したパスワードが 次 回 ログイン 時 からのパスワードになります 仮 パスワードではありません 5 [ 次 へ] をクリックします 6 内 容 を 確 認 して [ 登 録 ] をクリックします マイページが 開 き 登 録 完 了 メールが 送 られます ログアウトする グループウェアの 操 作 が 終 了 したら ログアウトします 1 画 面 右 上 の [ログアウト] をクリックします 3 部 -4

102 第 3 部 メンバー 3-3 マイページとグループウェアの 機 能 ログインして 表 示 されるのがマイページ 画 面 です グループウェアのすべての 機 能 はこの 画 面 が 起 点 となります 表 示 / 非 表 示 設 定 を 行 っている 場 合 は マイページのレイアウトが 変 わります グループウェアの 機 能 を 選 択 するアイコンです ここから 操 作 を 開 始 します お 知 らせ 欄 に 表 示 される 各 機 能 の 未 確 認 事 項 がアイコン 画 像 上 にポップ 式 で 表 示 されます 2ユーザに 届 いて いる 重 要 なお 知 らせが 表 示 されます メールや 電 話 メモもここに 表 示 されます 3 タイムカードです 出 勤 / 退 勤 時 にそれぞれのボタンをクリックすることで 打 刻 されます 4 カレンダーです [ ][ ]をクリックすると 前 月 または 次 月 表 示 をします 5 [ 部 署 /グループ 移 動 ]から 部 署 や 組 織 が 選 択 できます 部 署 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 6 新 しく 登 録 されたトピックが 表 示 されます トピック 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 7 期 限 が 迫 った ToDo が 表 示 されます ToDo 名 をクリックすると 各 ToDo 詳 細 へ 移 動 します 8 スケジュールが 一 覧 されます [ 週 ] [ 月 ] をクリックすると 各 画 面 へ 移 動 します 9 自 分 宛 ての 最 新 メッセージが 表 示 されます タイトルをクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 10 新 しくアップロードされたファイルが 表 示 されます ファイル 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 11 新 しく 登 録 されたメモが 表 示 されます メモ 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します 3 部 -5

103 第 3 部 メンバー 12 新 しく 登 録 された 議 事 録 が 表 示 されます 議 事 録 名 をクリックして 各 詳 細 画 面 へ 移 動 します グループウェアの 機 能 は 以 下 のアイコンから 選 択 できます グループウェアには 以 下 の 機 能 が 用 意 されていま す グループウェアグループウェアのトッ プページです グループウェア 上 のさ まざまな 情 報 を 確 認 できます 会 議 室 やミーティングスペースを 予 約 します 自 分 のスケジュール 管 理 のほか グルー プのメンバーのスケジュールを 確 認 できま す グループで 共 有 しているトピックやプロジ ェクト スケジュールを 確 認 できます プロジェクトを 登 録 します 一 覧 表 示 画 面 でプロジェクトの 期 間 や 現 在 の 進 捗 率 などが 確 認 できます メールの 送 受 信 をします 一 般 のメー ラーの 機 能 はほとんど 備 えていま す 電 話 メモの 登 録 確 認 社 内 メンバー の 所 在 確 認 ができます グループ 機 能 で 作 成 したグループメンバ ー 間 で 情 報 交 換 を 行 うことができます 個 人 または グループ 共 有 アドレスの 登 録 ができます チャットのように 絵 文 字 を 使 って 簡 単 にメ ッセージのやりとりができます 出 社 退 社 や 直 行 直 帰 の 勤 怠 管 理 機 能 です 自 分 の ToDo の 登 録 だけでなく 他 メンバ ーへ ToDo を 依 頼 することができます 指 定 した 社 内 社 外 のメンバーとフ ァイルが 共 有 できます メモ 帳 として 簡 単 な 情 報 を 書 きとめておく ことができます 日 報 取 引 先 打 ち 合 わせ 出 張 報 告 などのレポートを 作 成 します 会 議 や 打 ち 合 わせなどの 議 事 録 を 作 成 し ます 有 休 届 や 精 算 書 などの 申 請 から 承 認 までを 行 う 機 能 です スケジュールの 時 間 や ToDo の 期 限 が 近 付 いたらお 知 らせしてくれる 機 能 です 登 録 された 社 内 メンバーを 一 覧 しま す 各 メンバーのプロフィールを 閲 覧 することができます グループを 作 成 し メンバーの 招 待 やトピックの 管 理 をすることができま す 社 内 で 使 う 備 品 在 庫 管 理 ができます POINT 未 確 認 事 項 がアイコン 画 像 上 にポップ 式 で 表 示 される 対 象 機 能 は メール 電 話 メモ レポート 提 出 ワークフロー 名 刺 メッセージ です 3 部 -6

104 第 3 部 メンバー プロフィール 設 定 詳 細 なプロフィールを 登 録 します 1 画 面 上 部 の[ 設 定 ]をクリックします 2 [プロフィールの 編 集 ]または プロフィール 確 認 画 面 の[ 編 集 ]ボタンをクリックします 3 登 録 したい 情 報 を 入 力 して [ 保 存 ]をクリックします 登 録 したプロフィールはメンバーへ 公 開 されます 公 開 したくない 情 報 は 入 力 しないようにしてください ただし 携 帯 電 話 のメールアドレスについては 公 開 非 公 開 を 選 ぶことができます POINT [メールアドレス 変 更 ]では 登 録 しているメールアドレスの 変 更 また[パスワード 変 更 ]では GRIDY ログイン 時 のパスワードが 変 更 できます それぞれ PC 携 帯 両 方 の 編 集 が 可 能 です 3 部 -7

105 第 3 部 メンバー モバイル 版 GRIDY を 利 用 する モバイル 版 GRIDY は 携 帯 電 話 で GRIDY の 機 能 をご 利 用 頂 くためのサービスです 携 帯 電 話 利 用 設 定 を 行 っていただくことで スケジュール 管 理 等 を 外 出 先 からでもご 利 用 可 能 となります ご 利 用 可 能 機 能 スケジュール 設 備 予 約 電 話 メモ( 確 認 ) お 知 らせ メッセージ( 返 信 ) トピック(コメント 追 加 ) 営 業 報 告 ( 作 成 と 編 集 ) モバイル 版 の 登 録 については 別 紙 GRIDY モバイル 操 作 ガイド を 参 照 してください 通 知 用 メールアドレスを 設 定 する 設 定 したメールアドレスへ スケジュール 登 録 通 知 などの 通 知 メールを 受 信 することが 可 能 です 1 マイページ 画 面 右 上 の[ 設 定 ]より [ 通 知 用 メールアドレス 設 定 ]をクリックします 2 ご 利 用 のメールアドレスを 入 力 します 3 [ 登 録 ]をクリックすると system@gridy.jp より 携 帯 電 話 へメールアドレス 変 更 確 認 のメールが 届 きます POINT 3 部 -8

106 第 3 部 メンバー 登 録 を 解 除 する 場 合 は [ 設 定 ]-[ 通 知 用 メールアドレス 設 定 ]より 設 定 したメールアドレス 横 に 表 示 さ れている[ 削 除 ]をクリックいただくことで 可 能 です 4 記 載 されている URL をクリックして GRIDY へログインしてください 5 通 知 用 メールアドレスの 登 録 設 定 が 完 了 します POINT ここでの 登 録 では 通 知 メールの 受 信 のみが 可 能 となる 設 定 です モバイル 版 GRIDY の 利 用 可 能 台 数 を 追 加 する 機 能 ではございませんので ご 注 意 ください 3 部 -9

107 第 3 部 メンバー 3-4 グループ 招 待 を 受 ける グループウェアはグループでの 利 用 が 前 提 となっています グループに 参 加 するには グループマネジャーから の 招 待 が 必 要 です グループマネジャーからの 招 待 はマイページの お 知 らせ に 表 示 されます 1 お 知 らせ 欄 に 表 示 された [ 未 承 認 グループ 件!] をクリックします グループ 参 加 承 認 画 面 が 表 示 されます 2 [ 参 加 する] をクリックします グループへの 参 加 が 完 了 しました 3 部 -10

108 第 3 部 メンバー 3-5 マイメンバーリストを 作 成 する メンバー 毎 に あらかじめ 任 意 に 選 択 したメンバーのリスト 化 が 可 能 です こちらで 設 定 頂 いたリストは スケジュール メッセージ 機 能 にてご 利 用 頂 けます マイメンバーリスト 作 成 任 意 のメンバーを 選 択 し マイメンバーリストを 作 成 します 設 定 メニュー 個 人 利 用 設 定 マイメンバーリスト より 設 定 画 面 を 開 きます 新 規 作 成 ボタンをクリックします 3 部 -11

109 第 3 部 メンバー 1 リスト 名 を 入 力 します 2 リストに 追 加 したいメンバーの 部 署 /グループを 選 択 します 3 候 補 覧 に 2 で 選 択 された 部 署 /グループのメンバーが 表 示 されるので リストに 追 加 したいメンバーを 選 択 します 4 決 定 欄 に 3 で 選 択 されたメンバーが 一 覧 されるので 設 定 する ボタンを 押 下 し 設 定 します POINT マイメンバーリストの 内 容 を 編 集 するには 編 集 をクリックすると 編 集 画 面 へ 移 行 します マイメンバーリスト 並 び 替 え マイメンバーリストのメンバーをドラッグ&ドロップすることにより 並 び 順 を 変 更 することが 可 能 となります 1 マイメンバーリスト 一 覧 を 表 示 します 2 当 該 リストの 並 べ 替 え をクリックします 3 ドラッグ&ドロップすることにより メンバーの 並 び 替 えが 変 更 可 能 となります 3 部 -12

110 第 3 部 メンバー 3-6 スケジュールを 利 用 する スケジュール 機 能 を 利 用 します 自 分 のスケジュール 管 理 のほか グループのメンバーのスケジュールを 確 認 で きます スケジュール 機 能 は 携 帯 電 話 でも 利 用 できます スケジュール 設 定 スケジュールに 関 する 設 定 を 行 います 1 [マイページ に 表 示 されるスケジュール 機 能 の 設 定 することができます 2 [ 設 定 ]から[スケジュール 設 定 ]をクリックします スケジュールの 開 始 曜 日 を 変 更 する 1 月 表 示 開 始 曜 日 と 週 表 示 開 始 曜 日 に 任 意 の 曜 日 をチェックし[ 設 定 する]をクリックします 開 始 曜 日 を 設 定 した 後 アドミニストレーターにて 一 括 で 変 更 した 場 合 その 設 定 は 上 書 きされます 3 部 -13

111 第 3 部 メンバー POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は 月 表 示 開 始 曜 日 週 表 示 開 始 曜 日 とも 月 に 設 定 されています 設 定 後 は 指 定 された 曜 日 から 表 示 されます また [ミニカレンダー]や[ 日 付 選 択 カレンダー]にも 同 様 に 表 示 されるようになります アラーム 設 定 の 初 期 値 を 設 定 する メール 送 信 初 期 値 設 定 にある アラームを 送 信 登 録 を 参 加 者 に 通 知 スケジュールの 更 新 を 参 加 者 に 通 知 に チェックを 入 れ 設 定 する を 押 下 すると スケジュール 作 成 更 新 時 に 初 期 値 にチェックが 入 った 状 態 になりま す チェックをはずすと 初 期 値 には 入 りません POINT アドミニストレーターによって 設 定 が 上 書 きされる 事 がありますのでご 注 意 ください POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は スケジュール 作 成 時 のみ アラームを 送 信 に 設 定 されています ドラッグ&ドロップ 機 能 の 有 効 無 効 を 設 定 する 3 部 -14

112 第 3 部 メンバー 個 人 設 定 にてスケジュールのドラッグ&ドロップを 有 効 にするか 無 効 にするか 設 定 が 可 能 です 初 期 値 では 有 効 に 設 定 されています 有 効 無 効 を 選 択 し 設 定 する を 押 下 します POINT アドミニストレーターによって 設 定 が 上 書 きされる 事 がありますのでご 注 意 ください POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は 有 効 に 設 定 されています 自 分 の 予 定 のラベル 色 を 設 定 する 自 分 の 予 定 表 示 時 のラベル 色 を 設 定 出 来 ます 個 別 に 任 意 のラベル 色 を 設 定 することも 可 能 です カラーコード 入 力 枠 をクリックすると 色 選 択 画 面 が 表 示 されます POINT アドミニストレーターによって 設 定 が 上 書 きされる 事 がありますのでご 注 意 ください POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は #cc3333 に 設 定 されています 部 署 /グループ 初 期 値 設 定 スケジュールを 登 録 する 際 の 初 期 値 として 部 署 /グループ/マイメンバーリストから 任 意 で 設 定 することができ ます 3 部 -15

113 第 3 部 メンバー POINT アドミニストレーターによって 設 定 が 上 書 きされる 事 がありますのでご 注 意 ください POINT 初 期 化 する をクリックすると 初 期 値 に 戻 ります 初 期 値 は 部 署 /グループの 初 期 値 組 織 決 定 欄 の 初 期 値 表 示 なし に 設 定 されています スケジュール 表 を 開 く [POINT] ここをクリックすると [ 設 備 予 約 ] 機 能 の 週 / 月 表 示 になりま す 1 [スケジュール] アイコンをクリックして スケジュール 画 面 を 開 きます 2 [ 月 ] をクリックすると 月 表 示 に 変 わります [ 週 ] をクリックすると 週 表 示 に 変 わります 3 名 前 を 切 り 替 えると 他 のメンバーのスケジュールを 閲 覧 することができます 4 左 右 の 矢 印 で 前 後 の 月 に 表 示 を 切 り 替 えることができます スケジュールを 登 録 する 詳 細 なスケジュールを 登 録 します [ 部 署 /グループ]を 選 択 することで スケジュールの 公 開 範 囲 を 設 定 することが 可 能 となります 閲 覧 できないメンバーには 予 定 ありと 表 示 されます 3 部 -16

114 第 3 部 メンバー 1 [ 予 定 作 成 ] をクリックします スケジュール 詳 細 画 面 が 表 示 されます 3 部 -17

115 第 3 部 メンバー 2 [タイトル] [ 日 時 ] [ 種 別 ] [メモ] [ 参 加 者 ] [ 設 備 ] [ 住 所 ][アラーム] を 設 定 します POINT [ 参 加 者 ] : 部 署 /グループからメンバーを 選 択 または 自 分 の 予 定 ( 他 メンバーへは 非 公 開 ) を 選 択 することによって 公 開 先 や 参 加 メンバーを 選 択 することができます [アラーム]:スケジュール 開 始 前 の 通 知 を 分 / 時 間 / 日 を 選 択 して 指 定 することができます また スケジュールの 登 録 / 編 集 / 削 除 の 際 に 参 加 者 メンバーへ 通 知 することもできます 3 [ 保 存 ] をクリックします 保 存 した 予 定 が 表 示 されました スケジュールはマイページにも 表 示 されます スケジュール 登 録 時 の[ 参 加 者 ] 選 択 について スケジュールの 公 開 範 囲 を 選 択 します 部 -18

116 第 3 部 メンバー 1[ 自 分 の 予 定 ( 他 メンバーへは 非 公 開 )] 自 分 だけの ToDo スケジュールとして 利 用 するスケジュールの 場 合 に 選 択 する 項 目 です 自 分 以 外 の 他 メンバーはスケジュールに 参 加 することはできません また 自 分 以 外 の 他 メンバーへはスケジュールが 公 開 されることもありません ( 表 示 : 予 定 あり 自 分 から 見 た 場 合 は ( 非 )スケジュールタイトル ) 2[ 部 署 /グループからのメンバーを 選 択 ] 自 分 が 参 加 している 所 属 部 署 グループ 内 のみで 共 有 するスケジュールを 登 録 する 場 合 に こちらを 選 択 して 登 録 します 登 録 したい 所 属 部 署 グループ を 選 択 します 部 署 横 断 選 択 について: 社 内 で 作 成 されている 部 署 の 中 で 自 由 に 横 断 してメンバーを 選 択 することが 可 能 です 参 加 者 以 外 は 非 公 開 のチェックを 入 れると 参 加 者 以 外 へはスケジュールが 公 開 されません ( 表 示 : 予 定 あり 自 分 から 見 た 場 合 は ( 非 )スケジュールタイトル ) POINT 選 択 項 目 には 社 内 で 作 成 されている 部 署 全 てが 表 示 されます この 選 択 項 目 表 示 に 部 署 への 閲 覧 権 限 等 は 関 係 ありません 3 部 -19

117 第 3 部 メンバー 3[ 当 該 部 署 /グループメンバーが 候 補 覧 に 表 示 ] 当 該 部 署 /グループメンバーが 候 補 欄 に 表 示 されます POINT 全 員 参 加 にチェックを 入 れると 当 該 部 署 /グループに 所 属 している 全 メンバーが 決 定 欄 へ 移 動 します 3[メンバーが 決 定 ] メンバーが 候 補 欄 から 決 定 欄 へ 移 動 し メンバーが 確 定 します [ 全 員 を 削 除 ][ 選 択 ユーザーを 削 除 ]ボタンで スケジュールに 参 加 するメンバーを 削 除 できます スケジュール 登 録 時 の[アラーム] 設 定 について 登 録 するスケジュールのアラーム 通 知 について 設 定 します 3 部 -20

118 第 3 部 メンバー [アラームを 送 信 開 始 前 に 登 録 アドレスへ 通 知 ] まずは 右 側 のプルダウン[ 分 ]をクリックして 分 / 時 間 / 日 を 選 択 します その 後 に 左 側 のプルダウン[ 数 字 ] 数 字 を 設 定 します POINT 10 分 単 位 1 時 間 単 位 1 日 単 位 で 設 定 が 可 能 です スケジュール 登 録 時 の 0 分 前 ~ 10 日 前 にアラーム 通 知 を 設 定 することが 可 能 です [アラームを 送 信 終 了 10 分 前 に 登 録 アドレスへ 通 知 ] 登 録 したスケジュールが 終 了 する 10 分 前 に アラーム 通 知 を 設 定 することが 可 能 です [スケジュールの 登 録 を 参 加 者 に 通 知 ] スケジュール 登 録 があったことを 参 加 メンバー へ 通 知 します 既 に 登 録 されているスケジュールを 更 新 する 際 にも 参 加 メンバーへ 更 新 通 知 をすることが 可 能 です 3 部 -21

119 第 3 部 メンバー 簡 易 登 録 をする 週 月 表 示 の 時 に 日 付 や 時 間 をクリックすることで 簡 単 に 予 定 を 登 録 することができます 予 定 を 登 録 するためのポップアップ( 下 図 )が 出 ます [タイトル] [ 日 付 ] [ 種 別 ] [ 参 加 者 ] を 入 力 して [ 登 録 ] をします また スケジュールの 登 録 を 参 加 者 に 通 知 にチェックを 入 れることで 参 加 者 へ 登 録 通 知 をすることができま す 3 部 -22

120 第 3 部 メンバー 空 き 時 間 を 確 認 する ダブルブッキングしないように 設 備 と 参 加 者 の 空 き 時 間 を 確 認 できます 1 スケジュール 詳 細 画 面 で [ 空 き 時 間 の 確 認 ] をクリックします 2 表 示 された 画 面 で 設 備 と 参 加 者 の 空 き 時 間 を 確 認 します 表 示 は スケジュール( 部 署 /グループ)のラベル 色 毎 に 表 示 されます 3 部 -23

121 第 3 部 メンバー 繰 り 返 しスケジュールの 登 録 編 集 をする 同 じスケジュールを 繰 り 返 して 登 録 する 場 合 の 登 録 方 法 です 日 / 週 / 月 ( 日 付 指 定 )/ 月 ( 曜 日 指 定 )/ 年 から 選 択 をして 繰 り 返 しの 予 定 を 登 録 することができます 基 本 操 作 は スケジュールを 登 録 する と 同 じです 繰 り 返 し: 日 / 週 / 月 ( 日 付 指 定 )/ 月 ( 曜 日 指 定 )/ 年 から 選 択 し 繰 り 返 し 設 定 を 行 います POINT 繰 り 返 し 頻 度 ( 日 / 週 / 月 ( 日 付 指 定 )/ 月 ( 曜 日 指 定 )/ 年 )をプルダウンで 選 択 します 曜 日 は 繰 り 返 したい 曜 日 を 複 数 選 択 することが 可 能 です 間 隔 は 毎 週 と 任 意 の 週 ごとを 選 択 することが 可 能 です ある 一 定 期 間 のみ 繰 り 返 し 予 定 を 入 れる 場 合 には 期 限 設 定 を 行 います 編 集 をする 場 合 には スケジュール 詳 細 を 確 認 する 変 更 する と 同 じ 操 作 になります 繰 り 返 しのスケジュールとして 登 録 した 後 繰 り 返 しの 中 の 1 日 だけを 編 集 する 場 合 は このスケジュールのみ に チェックが 入 っていることを 確 認 してください 繰 り 返 しのスケジュール 全 てを 変 更 する 場 合 には 繰 り 返 し 全 部 をチェックして 編 集 を 行 います 3 部 -24

122 第 3 部 メンバー スケジュール 詳 細 を 確 認 する 変 更 する 登 録 されているスケジュールの 詳 細 を 確 認 します スケジュール 画 面 で 確 認 したいスケジュールをクリックするとポップアップが 表 示 され スケジュールの 概 要 が 確 認 できます さらに 詳 細 の 確 認 をするには[ 編 集 ]ボタンをクリックします POINT [コピーして 作 成 ]より 登 録 済 みのスケジュールをコピーして 作 成 することも 可 能 です 2 表 示 されるスケジュール 詳 細 画 面 で 予 定 を 変 更 することも 出 来 ます 内 容 を 変 更 して[ 保 存 ]をクリックします 3 部 -25

123 第 3 部 メンバー POINT 編 集 確 認 画 面 では 作 成 者 更 新 者 作 成 日 時 更 新 日 時 が 表 示 されます POINT 携 帯 電 話 (モバイル 版 )でスケジュール 機 能 を 利 用 する 携 帯 電 話 でもスケジュール 機 能 を 利 用 できます 携 帯 電 話 では 以 下 の 機 能 が 用 意 されています 予 定 の 登 録 予 定 の 表 示 ( 自 分 および 部 署 /グループ) 表 示 の 月 週 日 表 示 予 定 の 編 集 予 定 の 削 除 スケジュール 機 能 を 利 用 した 設 備 予 約 3 部 -26

124 第 3 部 メンバー スケジュールデータをインポートする ical 形 式 のスケジュールデータをインポートすることができます 1 [スケジュールのインポート]をクリックします 2 [ 参 照 ]で ical 形 式 のファイルを 呼 び 出 し 参 加 者 を 設 定 して [ 保 存 ]します 3 部 -27

125 第 3 部 メンバー スケジュールデータをエクスポートする GRIDY に 登 録 しているスケジュールを 期 間 指 定 でエクスポート( 抽 出 )が 可 能 です 1 [スケジュールのエクスポート]をクリックします エクスポート 対 象 期 間 を 選 択 します 2 エクスポート 対 象 期 間 を 選 択 し エクスポート ボタンをクリックします 最 大 1 年 間 まで 可 能 です 3 エクスポートが 完 了 したら メッセージとメールで 完 了 通 知 を 行 います 3 部 -28

126 第 3 部 メンバー ファイル 機 能 の 自 分 のフォルダ へファイルが 保 存 されます 抽 出 データ 量 が 大 きいと 完 了 までに 時 間 がかかります POINT エクスポートされるファイルは CSV 形 式 となります 抽 出 項 目 は 以 下 になります 開 始 日 時 終 了 日 時 種 別 タイトル メモ 住 所 参 加 者 種 別 部 署 グループ 名 全 員 参 加 参 加 者 設 備 区 分 / 設 備 名 顧 客 担 当 者 名 関 連 先 種 別 関 連 先 名 作 成 者 名 作 成 日 時 更 新 者 名 更 新 日 時 スケジュールを 印 刷 する スケジュールの 画 面 を 印 刷 することが 可 能 です スケジュール 画 面 上 の[ 印 刷 ]ボタンをクリックすると 表 示 されている 画 面 が PDF ファイルとして 取 得 することが 出 来 ます POINT 月 表 示 時 に 全 文 が 表 示 されていないタイトルのスケジュールも 印 刷 用 表 示 上 では 全 文 が 表 示 されます 表 示 例 3 部 -29

127 第 3 部 メンバー 3-7 設 備 を 予 約 する 社 内 の 会 議 室 やミーティングスペースを 予 約 します 予 約 状 況 を 確 認 する 初 めに 設 備 の 予 約 状 況 を 確 認 してみましょう 1 [ 設 備 予 約 ] アイコンをクリックして 設 備 予 約 画 面 を 表 示 します 2 [ 設 備 区 分 ] のプルダウンから 社 内 設 備 の 区 分 を 切 り 替 えます 3 [ 日 ][ 週 ][ 月 ]ボタン [ 時 間 単 位 ]のプルダウンから 表 示 形 式 を 選 択 します 登 録 されている 設 備 が 指 定 の 時 間 帯 に 予 約 されていないかどうかが 表 示 されます POINT 左 右 の 矢 印 で 前 後 に 表 示 を 切 り 替 えることができます 設 備 名 をクリックすると 設 備 情 報 の 詳 細 を 確 認 できます POINT 印 刷 ボタンより PDF 出 力 が 可 能 です プロフィールの 内 線 に 番 号 が 入 力 されている 場 合 週 月 表 示 の 予 定 に マウスオーバー(マウスのカーソルを 予 定 の 上 にのせる)させた 際 に 表 示 される 吹 き 出 しに 内 線 番 号 が 表 示 されます 3 部 -30

128 第 3 部 メンバー 設 備 を 予 約 する 使 用 する 予 定 の 設 備 を 予 約 します 1 [ 設 備 予 約 ] アイコンをクリックして 設 備 予 約 画 面 を 表 示 します 2 [ 予 定 作 成 ] をクリックします 3 [タイトル] [ 日 時 ] [ 種 別 ] [メモ] [ 参 加 者 ] [ 設 備 ] [ 住 所 ] [アラーム]を 設 定 します 4 [ 保 存 ] をクリックします POINT 設 備 予 約 は PC からでも 携 帯 電 話 からでもスケジュール 機 能 を 利 用 して 行 うことができます 3 部 -31

129 第 3 部 メンバー 3-8 部 署 /グループを 利 用 する 部 署 /グループで 共 有 しているトピックやプロジェクト スケジュールを 確 認 できます 1 [ 部 署 /グループ] アイコンをクリックして グループ 画 面 を 表 示 します 2 確 認 したいグループをクリックします POINT グループ 並 び 順 の 変 更 は ドラッグ&ドロップし 保 存 ボタンをクリックすることで 可 能 です グループの 並 び 順 変 更 は ユーザ 毎 に 行 えます 3 部 -32

130 第 3 部 メンバー 共 有 されている 情 報 (スケジュール/トピック/プロジェクト 管 理 )が 表 示 されます POINT スケジュールは 必 ず 自 分 が 一 番 上 に 表 示 されるようになります 右 上 の 日 付 ボックスをクリックすると ミニカレンダーが 表 示 されます 日 付 をクリックすると 選 択 した 日 付 のスケジュールが 表 示 され ユーザ 名 をクリックするとプロフィールが 表 示 されます 3 [ 月 ]ボタンをクリックすると スケジュールの 表 示 を 月 単 位 に 切 り 替 えます ユーザ 選 択 からメンバーを 選 ぶと 選 択 メンバーのスケジュールを 確 認 することができます プルダウンに 表 示 されるのは 組 織 に 含 まれる 全 メンバーです 3 部 -33

131 第 3 部 メンバー 3-9 プロジェクト 管 理 を 利 用 する プロジェクトを 登 録 します 一 覧 表 示 画 面 でプロジェクトの 期 間 や 現 在 の 進 捗 率 などが 確 認 できます プロジェクトはグループ 内 で 行 っている 作 業 のことです プロジェクトは 複 数 登 録 することができます プロジェクトの 詳 細 を 確 認 する 登 録 されているプロジェクトを 確 認 します 1 [プロジェクト 管 理 ] アイコンをクリックして プロジェクト 一 覧 画 面 を 表 示 します 2 詳 細 を 確 認 するプロジェクト 名 をクリックします POINT 表 示 単 位 は [1 日 1 週 間 10 日 1 か 月 ]の 4 種 類 となります 左 側 の [グループ 概 要 ] でプロジェクト 管 理 を 行 うグループ 概 要 の 閲 覧 ができます プロジェクトの 詳 細 が 表 示 されました 3 部 -34

132 第 3 部 メンバー プロジェクトを 登 録 する 新 規 にプロジェクトを 登 録 します 1 [プロジェクト 管 理 ] アイコンをクリックして プロジェクト 一 覧 画 面 を 表 示 します 2 [ 新 規 作 成 ] をクリックします 3 部 -35

133 第 3 部 メンバー 3 [プロジェクト 名 ] [ 担 当 者 ] [ 着 手 日 ] [ 期 日 ] [プロジェクト 概 要 ] [ 添 付 ファイル] を 設 定 します 4 [ 登 録 ] をクリックします 登 録 したプロジェクトが 表 示 されます POINT 以 下 の 手 順 で 新 規 プロジェクト 進 捗 報 告 作 成 をすることができます 1 対 象 のプロジェクト 名 をクリックします 2 表 示 されたプロジェクト 詳 細 画 面 で [ 新 規 プロジェクト 進 捗 報 告 作 成 ] をクリックします 3 部 -36

134 第 3 部 メンバー 1 プロジェクト 進 捗 報 告 作 成 画 面 で [ 進 捗 率 ] と [ 進 捗 報 告 ] を 入 力 します 2 [ 次 へ]-[ 保 存 ]にて 進 捗 率 が 報 告 されます 3 部 -37

135 第 3 部 メンバー 3-10 トピックを 利 用 する トピックは マイページ 上 ( 下 記 赤 枠 )に 新 着 順 に 表 示 されます トピックに 参 加 する 登 録 されているトピックを 見 てみましょう また コメントを 投 稿 してみます 部 署 /グループを 選 択 すると 部 署 /グル ープごとにトピックを 閲 覧 できます 1 [トピック] アイコンをクリックして トピック 一 覧 画 面 を 表 示 します 2 確 認 するトピック 名 をクリックします POINT マイページ 上 に 表 示 されている[トピック 名 ]をクリックすることもできます 3 部 -38

136 第 3 部 メンバー 3 [ 本 文 ] ボックスにコメントを 入 力 します ファイルを 添 付 することもできます 4 [ 投 稿 する] をクリックすると トピックへのコメントが 完 了 します POINT 左 メニューの[ 部 署 /グループ 移 動 ]から 別 グループのトピックへ 移 動 することもできます トピックを 作 成 する 新 たにトピックを 立 ち 上 げます 1 [トピック] アイコンをクリックして トピック 一 覧 画 面 を 表 示 します 2 [ 新 規 トピック 作 成 ] をクリックします 3 部 -39

137 第 3 部 メンバー 3 [グループ 選 択 ] [タイトル] [ 本 文 ] [ 添 付 ファイル] [ 用 件 ] [ 匿 名 投 稿 ] を 設 定 します POINT 匿 名 投 稿 は 投 稿 しやすくするために 設 けた 機 能 です [ 投 稿 を 認 めない] [ 匿 名 投 稿 を 認 める] [ 匿 名 投 稿 を 認 めない]の 3 項 目 から 選 ぶことができます 4 [ 確 認 画 面 ] をクリックします 5 確 認 して [ 投 稿 ] をクリックします トピックを 編 集 する 作 成 したトピックを 編 集 します グループマネジャーのみ 可 能 3 部 -40

138 第 3 部 メンバー 1 トピックの 一 覧 から[トピック 名 ] 横 の[ 編 集 ]をクリックします 2 編 集 画 面 で 編 集 が 完 了 したら [ 確 認 画 面 ]をクリックすると 内 容 確 認 画 面 が 表 示 されます 3 [ 保 存 ]ボタンをクリックします 3 部 -41

139 第 3 部 メンバー 3-11 メールを 利 用 する グループウェアには 高 機 能 なメーラー 機 能 が 用 意 されています メールもグループウェアで 利 用 することで 業 務 上 のほとんどのコミュニケーション 機 能 をグループウェアでカバーすることができます 受 信 箱 を 開 く グループウェアのメール 機 能 を 起 動 し 受 信 箱 画 面 を 表 示 します 1 [メール] アイコンをクリックして 受 信 箱 画 面 を 表 示 します 2 受 信 メールが 一 覧 されます 確 認 する 場 合 は [ 件 名 ] をクリックします メールの 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 受 信 箱 : 受 信 メールの 確 認 ができます 下 書 き: 下 書 き 保 存 をしたメールの 確 認 ができます 送 信 待 機 フォルダ:3 分 間 待 機 後 に 送 信 する 設 定 をしたフォルダです 送 信 前 のメールを 確 認 できます 送 信 済 みメール: 送 信 済 みメールの 確 認 ができます 迷 惑 メール: 迷 惑 メールの 確 認 ができます 迷 惑 メール 設 定 を 行 ったメールもこのフォルダに 入 ります [ 空 にす る]をクリックすると 迷 惑 メールフォルダ 内 のメールはごみ 箱 へ 移 動 します ごみ 箱 : 削 除 メールの 確 認 ができます [ 空 にする]をクリックするとごみ 箱 からメールが 削 除 されます オプション:メールに 関 するさまざまな 設 定 ができます < 一 覧 には 以 下 の 機 能 があります > 削 除 : 削 除 したいメールにチェックを 入 れ [ 削 除 ] をクリックすると 選 択 したメールの 削 除 ができます フォルダ 移 動 :メールのチェックボックスをチェックして [フォルダ 移 動 ] をクリックして 移 動 先 のフォルダを 選 択 します 3 部 -42

140 第 3 部 メンバー アカウントを 登 録 する メールを 利 用 するにはアカウントを 登 録 しなければなりません アカウントは 最 大 5 つまで 登 録 できます 1 [メール] アイコンをクリックして 受 信 箱 画 面 を 表 示 します 2 [オプション] をクリックします 3 [アカウント 設 定 ] をクリックします 新 規 アカウント 作 成 画 面 が 表 示 されます 4 [ 新 規 アカウント 作 成 ] をクリックします 3 部 -43

141 第 3 部 メンバー 5 [ 氏 名 ] [メールアドレス] [POP 設 定 ] [ 送 信 メール 設 定 ] [オプション] を 設 定 します 入 力 間 違 いにご 注 意 ください 入 力 値 が 異 なると 送 受 信 が 正 常 に 行 えません 6 [ 登 録 ] をクリックします 7 メールの 受 信 を[ 自 動 受 信 ] [ 手 動 受 信 ] [ 受 信 しない]からプルダウンで 選 択 し[ 登 録 ] をします POINT [ 自 動 受 信 ]: 新 着 メールがあれば 自 動 的 に 受 信 を 行 います [ 手 動 受 信 ]:[メール 確 認 ]をクリックすることで 受 信 を 行 います 3 部 -44

142 第 3 部 メンバー メールを 作 成 する メールを 指 定 のアドレスに 送 信 します 1 2 ファイルは 最 大 5 個 合 計 10MB まで 添 付 可 能 です 3 チェックを 入 れると 3 分 後 に 送 信 されます 4 1 [メール 作 成 ]をクリックします 2 [ 宛 先 CC BCC]の 項 目 を 入 力 します アドレス 帳 に 登 録 されているメールアドレスに 送 信 する 場 合 [ 宛 先 ]の 虫 ネガネをクリックします [アドレス 帳 検 索 ] 画 面 が 表 示 されます 宛 先 に 設 定 したい 人 の[ 宛 先 ]をクリックすると 画 面 上 部 の 宛 先 欄 に 選 択 したアドレスが 挿 入 されます 3 部 -45

143 第 3 部 メンバー 複 数 人 を 一 括 設 定 する 場 合 は 名 前 の 左 側 のチェックボックスを 利 用 して 設 定 します 3 [ 件 名 ]を 入 力 します 4 ファイルを 添 付 する 際 は[ファイル 共 有 ] [ファイルの 指 定 ]ボタンをクリックし 添 付 するファイルを 選 択 します [ファイル 共 有 ]ボタンはファイル 共 有 機 能 よりファイル 選 択 可 能 [ファイルの 指 定 ]ボタンはローカル(パソコンに 保 存 しているファイル)よりファイル 選 択 可 能 5 本 文 の 入 力 後 [ 送 信 ]をクリックします [ 下 書 き 保 存 ]は 下 書 きフォルダにメール 内 容 が 保 存 されます フォルダを 利 用 する フォルダを 利 用 することで 受 信 したメールの 整 理 を 行 うことができます 1 [ 編 集 / 削 除 ]をクリックします 2 [システム 予 約 フォルダ] には 自 動 生 成 されているフォルダ 一 覧 [ 個 人 フォルダ]には 自 分 が 作 成 したフォルダ の 一 覧 が 表 示 されます POINT [ 全 て 既 読 にする]:フォルダ 内 の 未 読 メールを 既 読 にします [ 空 にする]:フォルダ 内 のメールを 全 て 削 除 します 3 部 -46

144 第 3 部 メンバー [ 名 前 の 変 更 ]: 個 人 フォルダの 各 フォルダ 名 を 変 更 します [ 削 除 ]: 作 成 した 個 人 フォルダを 削 除 します メール 数 :フォルダ 内 のメール 件 数 が 表 示 されます 使 用 容 量 :フォルダ 内 の 容 量 が 表 示 されます POINT 作 成 したいフォルダ 名 を 入 力 して [ 作 成 ] をクリックすると 新 規 フォルダが 作 成 できます オプション 設 定 をする [メール]-[オプション]で 各 オプションの 設 定 をします 表 示 設 定 1 下 記 の 設 定 を 行 います [メール 表 示 件 数 ]:フォルダ 内 の 1 ページに 表 示 されるメール 件 数 を 設 定 します (50/100/200 件 表 示 ) [ 送 信 メールの 保 存 ]: 送 信 メールの 保 存 する/ 保 存 しない を 設 定 します ( 保 存 しない 場 合 には 送 信 済 みフォルダへ 格 納 されることはありません ) [ 返 信 時 の 設 定 ]: 返 信 時 に 本 文 を 引 用 する 場 合 には チェックを 入 れ 引 用 符 を 設 定 します [HTML メールの 表 示 ]:HTML メールを 表 示 させたい 場 合 には チェックを 入 れます [ 転 送 時 の 設 定 ]: 転 送 する 場 合 の 引 用 符 を 設 定 します 2 上 記 を 設 定 後 [ 登 録 ]をクリックします 迷 惑 メール 設 定 3 部 -47

145 第 3 部 メンバー 1 [ 迷 惑 メール 設 定 ]-[ 新 規 登 録 ]をクリックします 2 メールアドレス またはドメインを 入 力 します 3 [ 登 録 ]をクリックします POINT 設 定 したメールアドレス またはドメインのメールを 受 信 した 場 合 には 迷 惑 メールフォルダへ 格 納 され 30 日 後 に 自 動 的 に 消 去 されます POINT メール 詳 細 画 面 の 迷 惑 メール 登 録 ボタンからも 設 定 が 可 能 です フィルタ 設 定 フィルタの 新 規 登 録 1 [フィルタ 設 定 ]-[ 新 規 登 録 ]をクリックします 2 [フィルタ 名 ] [ 条 件 ]と [ 移 動 先 フォルダ] を 設 定 します 条 件 は [From] [To/Cc] [ 件 名 ] [ 本 文 ] を 設 定 できます 3 部 -48

146 第 3 部 メンバー 3 条 件 を 設 定 したら [ 登 録 ]します フィルタの 優 先 順 位 を 並 び 替 える フィルタ 設 定 の 優 先 順 位 を 並 べ 替 えることもできます で 並 び 順 を 変 更 します 1 [フィルタ 設 定 ]-[ 並 び 替 え]をクリックします 2 順 にを 変 更 し [ 保 存 ]します 署 名 設 定 1 [ 署 名 ]-[ 新 規 作 成 ]をクリックします 2 署 名 の[タイトル]と[ 本 文 ]を 入 力 します 3 すべて 入 力 したら [ 登 録 ]します POINT [ 通 常 利 用 する 署 名 ]として 選 択 し[ 登 録 ]すると メール 作 成 時 の 署 名 の 初 期 値 に 設 定 できます その 他 設 定 した 署 名 は プルダウンにて 選 択 することができます 3 部 -49

147 第 3 部 メンバー POINT メール 本 文 画 面 上 部 の[フィルタ 設 定 ]ボタンからも 設 定 が 可 能 です 3 部 -50

148 第 3 部 メンバー 3-12 アドレス 帳 を 利 用 する アドレス 帳 を 利 用 します グループで 共 有 して 利 用 することができます 他 グループウェア 製 品 からのアドレスデー タインポート 機 能 もあります アドレス 帳 を 開 く アドレス 帳 を 開 いて メールアドレスを 一 覧 します 1 [アドレス 帳 ] アイコンをクリックして アドレス 帳 を 表 示 します POINT [ 名 前 ] [メールアドレス] [カテゴリ]プルダウンで 絞 り 込 みができます アドレス 帳 の 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります アドレス 一 覧 :アドレス 帳 に 登 録 されているアドレスを 確 認 できます アドレス 帳 登 録 :アドレス 帳 の 新 規 登 録 ができます オプション:アドレス 帳 一 括 削 除 csv 形 式 データでのデータインポートができます 一 覧 表 には 以 下 の 機 能 があります 表 示 : 表 示 させたいグループまたは 自 分 のアドレス 帳 を 確 認 できます メール 作 成 : 該 当 メンバーへメールを 送 信 することができます 削 除 : 削 除 したいメンバーのアドレスにチェックを 入 れ [ 削 除 ] をクリックすると 選 択 したアドレスの 削 除 ができ ます POINT メール 本 文 画 面 上 部 の[アドレス 帳 登 録 ]ボタンからアドレス 帳 への 登 録 も 可 能 です 3 部 -51

149 第 3 部 メンバー アドレス 帳 をインポートする 他 のグループウェアに 登 録 したアドレス 情 報 を CSV ファイルから 自 分 のアドレス 帳 に 一 括 登 録 変 更 することがで きます 1 [アドレス 帳 ] アイコンをクリックして アドレス 帳 を 表 示 します 2 [アドレス 帳 の CSV インポート] をクリックすると アドレス 帳 CSV 一 括 インポート 画 面 が 表 示 されます 4 [ファイル 名 ] [インポート 形 式 ] を 設 定 します 5 [ 登 録 ] をクリックします 6 メッセージの[OK]をクリックします POINT インポートの 形 式 は 同 一 のものでなくてもインポート 可 能 です ただし ファイルの 項 目 を 選 択 したものに 合 わせてください 3 部 -52

150 第 3 部 メンバー 3-13 電 話 メモを 利 用 する 電 話 に 関 するメモを 連 絡 したり 社 内 メンバーの 所 在 確 認 をしたりします この 機 能 はモバイル 版 GRIDY でも 電 話 メモを 確 認 することができます 電 話 メモを 確 認 する 電 話 メモはマイページの [お 知 らせ] に 表 示 されます 1 [お 知 らせ] の [ 電 話 メモ 1 件 ] をクリックします 電 話 メモの 一 覧 が 表 示 されました [ 確 認 ] をクリックすると 確 認 済 みに 変 更 されます 電 話 メモの 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 電 話 メモ 一 覧 : 電 話 メモの 一 覧 を 表 示 できます 電 話 メモ 作 成 履 歴 : 自 分 が 他 メンバー 宛 てに 登 録 した 電 話 メモの 履 歴 一 覧 の 確 認 ができます 電 話 メモ 所 在 確 認 : 社 内 メンバーの 現 在 の 所 在 情 報 の 確 認 ができます 一 覧 表 には 以 下 の 機 能 があります 削 除 : 削 除 したい 電 話 メモにチェックを 入 れ [ 削 除 ] をクリックすると 選 択 した 電 話 メモの 削 除 ができます 3 部 -53

151 第 3 部 メンバー 電 話 メモを 登 録 する 送 り 先 を 指 定 して 電 話 メモを 登 録 します 1 [ 電 話 メモ] アイコンをクリックします 2 [ 登 録 所 在 確 認 ] をクリックします POINT [ 部 署 /グループを 選 択 ]をクリックすると 部 署 /グループで 絞 り 込 むことができます 3 送 りたい 相 手 の [ 登 録 ] をクリックします 4 [ 日 時 ] [ 依 頼 主 ] [ 依 頼 主 電 話 番 号 ] [ 用 件 ] [ 内 容 ] を 設 定 します 5 [ 登 録 ] をクリックします 電 話 メモが 登 録 されました POINT 電 話 メモの 一 覧 と 詳 細 の 確 認 は 携 帯 電 話 からも 利 用 できます 3 部 -54

152 第 3 部 メンバー 3-14 メッセージを 利 用 する 簡 単 なメッセージのやりとりをします チャットのように 絵 文 字 を 使 うこともできます メッセージに 参 加 する 現 在 行 われているメッセージを 開 いて 参 加 してみましょう 1 [メッセージ] アイコンをクリックして メッセージを 表 示 します 2 確 認 したいメッセージをクリックします メッセージの 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 履 歴 一 覧 : 最 新 書 き 込 み 一 覧 を 確 認 することができます 新 規 メッセージ 作 成 :メッセージを 作 成 することができます 一 覧 には 以 下 の 機 能 があります 新 規 メッセージ 作 成 : 新 規 メッセージ 作 成 画 面 へ 移 動 します 削 除 : 削 除 したいメッセージにチェックを 入 れて [ 削 除 ] をクリックすると 該 当 メッセージは 削 除 されます 新 規 メッセージを 作 成 する 新 規 にメッセージを 起 こします ここでは 絵 文 字 の 使 い 方 も 解 説 します 1 [メッセージ] アイコンをクリックして メッセージを 表 示 します 3 部 -55

153 第 3 部 メンバー 2 [ 新 規 メッセージ 作 成 ] をクリックします メッセージ 作 成 画 面 が 表 示 されます 3 [ユーザ 選 択 ] [タイトル] [メッセージ] を 設 定 します POINT [タイトル]に 入 力 した 内 容 は 履 歴 一 覧 などに 表 示 されます 3 部 -56

154 第 3 部 メンバー 4 絵 文 字 を 使 うには をクリックします 5 ポップアップから 使 用 する 絵 文 字 をクリックします カーソルの 位 置 に 絵 文 字 が 挿 入 されます 6 [ 送 信 ] をクリックします 3 部 -57

155 第 3 部 メンバー メッセージの 未 読 既 読 を 確 認 する 送 信 されたメッセージの 未 読 / 既 読 ステータスを 確 認 することができます 1 [メッセージ]アイコンをクリックして 履 歴 一 覧 から 閲 覧 したいメッセージをクリックします 2 メッセージが 表 示 される 画 面 の 左 に メンバーごとの 未 読 / 既 読 が 表 示 されます POINT 追 加 でメッセージを[ 送 信 ] した 場 合 には 既 読 であったメンバーでも 未 読 表 示 と 変 わります POINT 未 読 のコメントについては 未 読 コメント 数 が 表 示 され 対 象 吹 き 出 し(コメント)には 影 が 強 調 されます 3 部 -58

156 第 3 部 メンバー メッセージを 削 除 する メッセージの 削 除 には 以 下 の 2 通 りあります 表 示 上 の 削 除 自 分 の 履 歴 一 覧 表 示 から 削 除 されます ( 他 メンバーの 画 面 上 からは 削 除 されません) 1 [メッセージ]アイコンをクリックした 履 歴 一 覧 で 削 除 したいメッセージの 左 側 にチェックを 入 れます 2 [ 削 除 ]をクリックします コメントの 削 除 全 メンバーの 画 面 上 から 削 除 されます ( 自 分 のコメントのみ 削 除 可 能 ) 1 メッセージの 詳 細 画 面 で 吹 き 出 しの 右 下 [ごみ 箱 ]アイコンをクリックすると 削 除 されます メッセージの 参 加 者 を 編 集 する 作 成 したメッセージの 参 加 メンバーを 編 集 することができます 1 対 象 メッセージの 参 加 メンバー 一 覧 の 下 部 にある[ 編 集 ]をクリックします 3 部 -59

157 第 3 部 メンバー 2 追 加 したいメンバー/ 削 除 したいメンバーを 編 集 します 3 [ 送 信 ]をクリックすると 編 集 した 参 加 メンバーに 反 映 されます POINT 自 分 自 身 /メッセージの 作 成 者 /コメントにファイルを 添 付 したメンバーは 削 除 することはできません メッセージのタイトルを 編 集 する 作 成 したメッセージのタイトルを 編 集 することができます 3 部 -60

158 第 3 部 メンバー 1 対 象 メッセージの 参 加 メンバー 一 覧 の 下 部 にある[ 編 集 ]をクリックします 2 タイトル 部 分 を 編 集 します 3 [ 送 信 ]をクリックすると 編 集 したタイトルが 反 映 されます 3 部 -61

159 第 3 部 メンバー 3-15 タイムカードを 利 用 する タイムカードは 出 勤 退 勤 や 直 行 直 帰 の 勤 怠 管 理 機 能 です メンバーは 出 勤 退 勤 時 間 にタイムカードを 打 刻 し ます 直 行 直 帰 の 機 能 もありますが これはアドミニストレーターだけが 入 力 できます( 参 照 1-7 タイムカードを 管 理 する ) タイムカードを 打 刻 する メンバーは 出 勤 してグループウェアを 開 いたら タイムカードを 打 刻 します また すべての 業 務 を 終 了 して グル ープウェアからログアウトする 直 前 に 退 勤 のタイムカードを 打 刻 します 1 マイページの [ 出 勤 ] をクリックします 出 勤 時 間 が 打 刻 されます 退 社 時 には [ 退 勤 ] をクリックします POINT 出 勤 時 間 退 勤 時 間 の 修 正 は タイムカード 権 限 者 のみが 可 能 です 権 限 のない 場 合 には 管 理 者 様 へ 修 正 依 頼 をしてください 3 部 -62

160 第 3 部 メンバー タイムカードデータを 一 覧 表 示 する 打 刻 したタイムカードデータの 一 覧 を 画 面 表 示 できます 表 示 されたデータは CSV 形 式 でダウンロードすることも できます 1 [ 一 覧 ] をクリックします または [タイムカード] アイコンをクリックします タイムカードデータの 一 覧 が 表 示 されます タイムカードの 機 能 タイムカードには 以 下 の 機 能 が 納 められています 印 刷 用 表 示 : 印 刷 時 用 のレイアウトで 月 の 勤 務 表 一 覧 を 表 示 します CSV ダウンロード: 表 示 している 月 の 勤 務 表 一 覧 を csv 形 式 データでダウンロードできます 修 正 :コメントのみを 修 正 できます 時 刻 の 修 正 はアドミニストレータ またはタイムカード 権 限 者 のみができま す 3 部 -63

161 第 3 部 メンバー 3-16 ToDo を 利 用 する やらなければいけない 作 業 をグループウェアに 登 録 して 一 覧 することができます 自 分 の ToDo の 登 録 だけでな く 他 メンバーへ ToDo を 依 頼 することもできます 1 [ToDo] アイコンをクリックして ToDo 一 覧 画 面 を 表 示 します ToDo の 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります ToDo 一 覧 : 進 行 中 の ToDo 一 覧 の 確 認 ができます 自 分 の ToDo や 他 メンバーから 依 頼 された ToDo の 一 覧 確 認 ができます 完 了 ToDo 一 覧 : 完 了 状 態 になった ToDo の 一 覧 確 認 ができます 新 規 登 録 : 新 規 ToDo 登 録 画 面 へ 移 動 し ToDo を 登 録 できます カテゴリ 登 録 削 除 :カテゴリの 登 録 や 削 除 ができます 一 覧 には 以 下 の 機 能 があります 表 示 :プルダウンから 選 択 したカテゴリの ToDo のみを 表 示 することができます 検 索 :ToDo 名 内 容 での 検 索 ができます 選 択 項 目 を 完 了 : 完 了 したい ToDo にチェックを 入 れ [ 選 択 項 目 を 完 了 ] をクリックすると 選 択 された ToDo を 完 了 できます 3 部 -64

162 第 3 部 メンバー 新 規 登 録 画 面 では [カテゴリ 名 ] [ToDo 名 ] [ 登 録 先 ] [ 期 限 ] [ 重 要 度 ] [アラーム] を 設 定 します なお [ 登 録 先 ] では グループ 名 をプルダウンで 選 択 します また 選 択 したグループに 属 するメンバー 名 を 選 択 することで そのメンバーに ToDo を 依 頼 することができます 登 録 先 は 最 大 5 回 まで 変 更 することができます 3 部 -65

163 第 3 部 メンバー 3-17 ファイル 共 有 を 利 用 する 指 定 した 社 内 社 外 のメンバーとファイルが 共 有 できます 1 ファイル 最 大 100MB までアップロードでき 重 いファ イルもスムーズにやりとりすることができます ファイルをダウンロードする ファイル 共 有 にアップロードされているファイルをダウンロードします 1 [ファイル] アイコンをクリックして ファイル 画 面 を 表 示 します 2 [ダウンロード] をクリック またはファイル 名 クリックします 3 メッセージの [ 開 く] をクリックします 保 存 する 場 合 は 保 存 クリックします 以 下 メッセージに 従 って 操 作 します 3 部 -66

164 第 3 部 メンバー ファイルの 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 社 内 共 有 フォルダ: 社 内 メンバーのみで 共 有 するファイルが 格 納 できます 自 分 のフォルダ: 自 分 だけのファイル 管 理 フォルダです 他 メンバーが 閲 覧 することはできません 自 分 が 所 属 しているグループのフォルダ: 自 分 が 所 属 しているグループメ ンバー 全 員 とのファイル 共 有 ができ ます ごみ 箱 :[ 空 にする]をクリックすると ごみ 箱 に 入 っているファイルがすべて 削 除 されます 一 覧 には 以 下 の 機 能 があります ダウンロード: 指 定 のファイルをダウンロードできます アップロード:ファイルをアップロードできます ( Adobe Flash Player 10.0 以 降 が 必 要 になります ) 削 除 :ファイルの 削 除 を 行 う 場 合 は 削 除 したいファイル 名 左 横 のチェックボックスにチェックを 入 れ [ 削 除 ] を クリックします フォルダ 移 動 : 社 内 共 有 フォルダ 自 分 のフォルダ 部 署 /グループフォルダへファイルの 移 動 ができます ファイルをアップロードする 全 社 やグループで 共 有 したいファイルをアップロードします 最 大 100MB までのファイルをアップロードできます 1 [ファイル] アイコンをクリックして ファイル 画 面 を 表 示 します 2 [アップロード] をクリックします 3 部 -67

165 第 3 部 メンバー 3 [ファイルの 指 定 ]でアップロードしたいファイルを 呼 び 出 します 必 要 に 応 じて 各 設 定 をします 4 [アップロード] をクリックします ファイルがアップロードされました POINT アップロード 後 にファイルを 別 のフォルダに 移 動 したい 場 合 は 移 動 するファイルの 左 横 にあるチェックボ ックスにチェックを 入 れて [フォルダ 移 動 ]をクリックします フォルダ 一 覧 が 表 示 されるので 移 動 先 のフォルダを 選 択 してください 3 部 -68

166 第 3 部 メンバー ファイルアップロード 時 の 権 限 設 定 について アップロードするファイルに 権 限 設 定 をします [ 他 のユーザの 編 集 を 許 可 しない] アップロードする 本 人 以 外 は ファイルの 編 集 ( 上 書 きアップロード)はできません [アップロードしたフォルダ 以 外 へ 移 動 できない 様 に 制 限 をかける] アップロードされた 指 定 のフォルダから ファイルを 他 のフォルダへ 移 動 することはできません ファイルの 上 書 きアップロードをする 一 度 アップロードしたファイルを 上 書 きすることも 可 能 です 1 [ファイル]アイコンをクリックして 一 覧 を 表 示 させます 2 上 書 きしたいファイルの[ 詳 細 ]をクリックします 3 部 -69

167 第 3 部 メンバー 3 詳 細 を 開 いたら[ 編 集 ]をクリックします 4 [ファイルアップロード]をクリックして 上 書 きするファイルを 選 択 します POINT すでにアップロードされているファイル 名 と 上 書 きするファイル 名 は 同 一 のものとしてください 5 [アップロード]をクリックで 上 書 きアップロードができます POINT ファイルのリンク URL のコピーができます 下 記 のアイコンをクリックすると チェックマークが 表 示 されコピー 完 了 となります URL を 貼 りつけることでアップロード 先 を 教 えることができます 3 部 -70

168 第 3 部 メンバー フォルダを 編 集 する 表 示 するフォルダの 変 更 または 新 規 フォルダの 作 成 や 削 除 ができます 1 [ファイル]アイコンをクリックして 一 覧 を 表 示 させます 2 [ 一 覧 フォルダ 移 動 ]をクリックします フォルダがツリー 形 式 で 表 示 されます 階 層 の 開 閉 は [+]マークをクリックします フォルダの 名 前 をクリックすると そのフォルダのファイル 一 覧 を 表 示 します 3 フォルダの 名 前 にマウスが 乗 っている 状 態 で 右 に 移 動 させ 編 集 に 乗 せます 3 部 -71

169 第 3 部 メンバー フォルダの 編 集 メニューが 表 示 され 内 容 を 変 更 することができます POINT [フォルダ 作 成 ]:そのフォルダの 下 に 新 しいフォルダを 作 成 します [フォルダ 名 変 更 ]:そのフォルダのフォルダ 名 を 変 更 します [ 削 除 ]:そのフォルダをごみ 箱 に 移 します [ごみ 箱 を 見 る]:そのフォルダの ごみ 箱 に 入 れられたファイル 一 覧 を 表 示 します ごみ 箱 に 入 っているフォルダを 表 示 する をクリックすると ごみ 箱 内 に 入 っているフォルダ 一 覧 を 表 示 します ごみ 箱 に 入 っているフォルダを 隠 す をクリックすると 通 常 のフォルダ 一 覧 を 表 示 します ごみ 箱 を 空 にする をクリックすると ごみ 箱 内 にあるファイルをすべて 削 除 します 3 部 -72

170 第 3 部 メンバー 3-18 メモパッドを 利 用 する メモ 帳 として 簡 単 な 情 報 を 書 きとめておくことができる 機 能 です メモは 公 開 範 囲 を 指 定 して 登 録 することで グル ープを 組 んでいる 他 メンバーと 共 有 できます 1 [メモパッド] アイコンをクリックして メモパッド 一 覧 画 面 を 表 示 します メモパッドの 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります メモパッド 一 覧 : 自 分 または 他 メンバーが 登 録 したメモ 一 覧 の 閲 覧 ができます 新 規 登 録 : 新 規 メモの 作 成 ができます [ 公 開 範 囲 ] を 選 択 することで 個 人 的 なメモやグループ 内 の 共 有 メモ としての 登 録 ができます 一 覧 には 以 下 の 機 能 があります 絞 り 込 み:メモ 名 公 開 範 囲 フラグの 有 無 作 成 日 登 録 者 名 での 検 索 ができます 新 規 メモ 作 成 :メモを 新 規 に 作 成 できます 選 択 項 目 を 削 除 : 削 除 したいメモにチェックを 入 れ [ 選 択 項 目 を 削 除 ] をクリックすると 該 当 メモを 削 除 できま す 3 部 -73

171 第 3 部 メンバー 3-19 レポート 提 出 を 利 用 する 日 報 取 引 先 打 ち 合 わせ 出 張 報 告 などのレポートを 作 成 します 複 数 メンバーへ 一 括 で 提 出 でき さらに 報 告 先 メンバーの 閲 覧 確 認 もできます 提 出 されたレポートを 確 認 する 1 [レポート 提 出 ] アイコンをクリックして レポート 画 面 を 表 示 します 2 確 認 したいレポートをクリックします 3 コメントがあれば [コメント] ボックスに 入 力 します [ 確 認 済 ] をクリックすることで 確 認 済 みになります 3 部 -74

172 第 3 部 メンバー 表 示 項 目 を 編 集 する レポート 一 覧 に 表 示 する 項 目 を 任 意 に 設 定 することが 出 来 ます 設 定 はドラッグ&ドロップにて 行 います [*] 印 は 必 須 項 目 です 非 表 示 とすることは 出 来 ません レポートの 絞 り 込 みを 行 う [ 絞 り 込 み]より レポートの 絞 り 込 み 検 索 ができます ここでは 報 告 先 部 署 や 作 成 者 などの 項 目 で 絞 り 込 むことが 可 能 です 3 部 -75

173 第 3 部 メンバー レポートを 新 規 作 成 する 1 [レポート]アイコンをクリックします 2 [ 新 規 作 成 ]をクリックします 1 報 告 先 メンバーを 選 択 し 報 告 内 容 を 入 力 します 2 [ 確 認 ]-[ 提 出 ]とすると 報 告 先 メンバーへ レポートが 提 出 されます 3 部 -76

174 第 3 部 メンバー 3-20 議 事 録 を 利 用 する 会 議 や 打 ち 合 わせなどの 議 事 録 を 作 成 します 1 [ 議 事 録 ] アイコンをクリックして 議 事 録 画 面 を 表 示 します POINT 削 除 したい 議 事 録 にチェックを 入 れ [ 選 択 項 目 を 削 除 ] をクリックすると 選 択 した 議 事 録 を 削 除 できます ただし 削 除 できるのは 自 分 が 作 成 したもののみです 2 確 認 したい 議 事 録 をクリックします 3 部 -77

175 第 3 部 メンバー 議 事 録 の 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 議 事 録 一 覧 : 登 録 されている 議 事 録 一 覧 の 確 認 ができます 議 事 録 新 規 作 成 : 議 事 録 の 新 規 登 録 ができます 議 事 録 新 規 作 成 画 面 には 以 下 の 機 能 があります スケジュール: 議 事 録 を 作 成 したいスケジュールを 選 択 します 議 事 録 名 : 議 事 録 名 を 入 力 します 参 加 者 : 議 事 録 を 展 開 したいメンバーを 選 択 します ToDo 登 録 : 議 事 録 に 関 わる ToDo を 作 成 します 内 容 : 議 事 録 の 本 文 を 入 力 します 添 付 : 添 付 ファイルを 選 択 することができます 3 部 -78

176 第 3 部 メンバー 3-21 ワークフローを 利 用 する ワークフローとは 従 来 書 類 によって 行 っていた 作 業 を 電 子 化 する 機 能 です 承 認 や 決 裁 の 流 れを 電 子 化 でき 業 務 効 率 を 向 上 できます ワークフローを 利 用 するにはアドミニストレーターによる 申 請 フォーム の 登 録 が 必 要 です ( 参 照 ワークフロ ーを 登 録 する ) ワークフローの 機 能 ワークフローのトップ 画 面 で 申 請 の 種 類 を 紹 介 します 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 新 規 申 請 : 新 規 申 請 書 作 成 画 面 へ 移 動 します 最 新 一 覧 : 他 メンバーから 申 請 された 申 請 書 自 分 が 申 請 した 申 請 書 の 結 果 を 確 認 することができます 受 信 一 覧 : 他 メンバーから 申 請 された 申 請 書 自 分 が 申 請 した 申 請 書 の 決 裁 または 却 下 された 申 請 書 一 覧 を 確 認 できます 申 請 一 覧 : 自 分 が 申 請 した 申 請 書 一 覧 を 確 認 することができます 進 行 中 や 決 裁 または 却 下 のステータス 確 認 もできます 下 書 き 一 覧 : 自 分 が 下 書 き 保 存 した 申 請 書 と 申 請 を 取 り 下 げた 申 請 書 一 覧 を 確 認 できます 受 信 エクスポート: 受 信 した 申 請 書 をエクスポート 出 来 ます 申 請 エクスポート: 申 請 した 申 請 書 をエクスポート 出 来 ます 3 部 -79

177 第 3 部 メンバー POINT 最 新 一 覧 の 右 側 のメニューには 受 信 未 処 理 一 覧 差 し 戻 し 一 覧 申 請 中 一 覧 申 請 結 果 一 覧 がそれぞれ 表 示 されます チェックボックスにチェック 入 れて[ 削 除 ]ボタンをクリックすると 一 覧 から 非 表 示 させることが 可 能 です POINT [ 絞 り 込 み]による 検 索 も 可 能 です [ 絞 り 込 み]をクリックし 部 署 を 選 択 すると 選 択 した 部 署 に 存 在 するテンプレートで 絞 り 込 むことが 可 能 です 申 請 する 1 [ワークフロー] アイコンをクリックして ワークフロー 画 面 を 表 示 します POINT [ 絞 り 込 み]をクリックして[ 部 署 グループ 名 ] [カテゴリ] を 選 択 すると 申 請 フォームを 絞 り 込 むことが 出 来 ます また [ 申 請 のコピー]プルダウンから 前 回 提 出 した 申 請 者 をコピーして 申 請 することが 可 能 です 2 [ 新 規 申 請 ]をクリックし 申 請 する 申 請 フォームをクリックします 3 部 -80

178 第 3 部 メンバー POINT 標 題 は 最 大 100 文 字 まで 入 力 ができます 3 申 請 する 内 容 を 入 力 し 必 要 書 類 を 添 付 して [ 内 容 確 認 し 経 路 を 設 定 する] をクリックします POINT 入 力 の 途 中 で 保 存 したい 場 合 は[ 下 書 き 保 存 ]をクリックします 下 書 き 保 存 した 申 請 書 は 画 面 左 のメニューにある[ 下 書 き 一 覧 ]から 開 くことができます 4 確 認 して[ 経 路 を 確 定 し 内 容 確 認 する] をクリックします POINT 経 路 を 設 定 していない 場 合 は 経 路 の 設 定 画 面 が 表 示 されます 経 路 の 対 象 者 を 設 定 してください 3 部 -81

179 第 3 部 メンバー 5 内 容 の 確 認 画 面 が 表 示 されるので 確 認 のうえ [ 内 容 を 確 定 し 申 請 する]をクリックします 申 請 が 確 定 し ワークフロー 通 知 として メールが 送 信 されます 申 請 を 取 り 下 げる 申 請 後 未 承 認 / 未 決 裁 の 場 合 にのみ 申 請 を 取 り 下 げることができます 1 [ 申 請 一 覧 ]をクリックし 自 分 が 送 信 した 申 請 一 覧 を 表 示 します 2 申 請 を 取 り 下 げたい 申 請 書 をクリックします 3 部 -82

180 第 3 部 メンバー 申 請 書 の 詳 細 画 面 が 表 示 されます 3 未 承 認 / 未 決 裁 の 場 合 にのみ[ 取 り 下 げる]が 表 示 されるので クリックする POINT 1 件 でも 承 認 されている 申 請 の 取 り 下 げはできません 取 り 下 げた 申 請 は 下 書 き 扱 いとなり 発 番 された 連 番 はリセットされます 申 請 を 処 理 する 承 認 や 決 裁 担 当 者 が 申 請 を 処 理 します 未 処 理 のワークフローはマイページの [お 知 らせ] に 表 示 されます ならびに ワークフロー 画 面 に 表 示 されます 1 マイページの [お 知 らせ] で [ 未 処 理 ワークフロー 件!] をクリックします 2 処 理 するワークフローをクリックします 3 部 -83

181 第 3 部 メンバー 3 確 認 して [ 承 認 する] か[ 却 下 する]か[ 差 し 戻 し] を 選 択 します POINT [ 差 し 戻 し]された 申 請 は 差 し 戻 し というステータスとなり [ 差 し 戻 し 一 覧 ]に 表 示 されます 編 集 して 再 度 申 請 する 場 合 連 番 はそのまま 引 き 継 がれます 3 部 -84

182 第 3 部 メンバー 3-22 アラームを 利 用 する スケジュール 登 録 した 時 間 や ToDo の 期 限 を 知 らせます 1 [アラーム] アイコンをクリックして アラーム 画 面 を 表 示 します アラームの 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります アラーム 一 覧 : 他 機 能 で 設 定 されたアラーム 一 覧 の 確 認 ができます アラーム 設 定 :アラーム 機 能 の 設 定 または 非 設 定 を 選 択 することができます 一 覧 には 以 下 の 機 能 があります 削 除 : 削 除 したいアラームにチェックを 入 れ [ 削 除 ] をクリックすると 選 択 したアラームの 削 除 ができます 1 [アラーム 設 定 ]をクリックして アラームを [ 設 定 する/ 設 定 しない]を 選 択 します 2 [ 登 録 ]をします POINT [ 設 定 しない]にすると アラームはすべて 通 知 されません 3 部 -85

183 第 3 部 メンバー 3-23 メンバー 一 覧 を 利 用 する 登 録 された 社 内 メンバーを 一 覧 します 一 覧 からメッセージやメールを 送 信 できます 1 [メンバー 一 覧 ] アイコンをクリックして メンバー 一 覧 画 面 を 表 示 します 2 所 属 している 部 署 やグループを 選 択 し 閲 覧 したい 部 署 /グループのメンバーを 表 示 させることが 可 能 です メンバー 一 覧 の 機 能 メンバー 名 クリックすると プロフィールの 詳 細 を 閲 覧 できます メンバー 一 覧 のアイコンには 以 下 の 機 能 があります メッセージ: 該 当 メンバーへのメッセージ 作 成 画 面 へ 移 動 し メッセージを 送 信 することができます メール: 該 当 メンバーへメールを 送 信 することができます 電 話 メモ: 該 当 メンバーへ 電 話 メモを 登 録 することができます POINT メンバー 本 人 には 上 記 アイコンは 表 示 されません 3 部 -86

184 第 3 部 メンバー 3-24 備 品 管 理 を 利 用 する 社 内 で 使 う 備 品 の 在 庫 管 理 をします 備 品 の 入 出 庫 を 登 録 する 1 [ 備 品 管 理 ] アイコンをクリックして 備 品 一 覧 画 面 を 表 示 します 2 確 認 する 備 品 をクリックします 3 出 庫 する 場 合 は [ 入 出 庫 数 ] の [ 出 庫 ] をクリックして 数 量 を 入 力 します 入 庫 した 場 合 は [ 入 出 庫 数 ] の [ 入 庫 ] をクリックして 数 量 を 入 力 します 4 [ 登 録 ]をクリックします 備 品 管 理 の 機 能 左 側 のメニューには 以 下 の 機 能 があります 備 品 一 覧 : 登 録 されている 社 内 備 品 一 覧 の 確 認 ができます 新 規 備 品 作 成 : 新 規 備 品 の 登 録 ができます 履 歴 ダウンロード 削 除 : 備 品 の 出 入 庫 履 歴 を csv 形 式 データでダウンロードすることができます 出 入 庫 履 歴 の 削 除 もできます 責 任 者 一 覧 : 各 区 分 の 責 任 者 を 一 覧 で 確 認 することができます 新 規 区 分 責 任 者 設 定 : 新 しい 区 分 と 区 分 責 任 者 の 設 定 ができます 分 名 をクリックすると 区 分 内 容 編 集 へ 移 動 します 3 部 -87

185 第 3 部 メンバー 新 規 に 備 品 を 登 録 する 社 内 で 管 理 を 行 う 備 品 を 登 録 していきます 1 [ 区 分 責 任 者 設 定 ]で 区 分 名 と 責 任 者 を 設 定 します 2 [ 新 規 備 品 作 成 ]で [ 備 品 名 ] [ 区 分 ] [ 備 考 ] [ 在 庫 数 ] [ 在 庫 通 知 ] を 設 定 します POINT [ 在 庫 数 ]: 現 在 の 在 庫 数 を 入 力 してください [ 在 庫 通 知 ]: 入 庫 / 出 庫 によって 設 定 した 在 庫 数 を 下 回 った 場 合 責 任 者 へアラートが 届 きます 3 部 -88

186 第 3 部 メンバー 責 任 者 一 覧 を 確 認 する 現 在 管 理 している 責 任 者 を 一 覧 で 閲 覧 します 1 [ 責 任 者 一 覧 ]をクリックします 2 責 任 者 を 削 除 したい 場 合 は チェックボックスにチェックを 入 れて [ 削 除 ]ボタンをクリックします 3 責 任 者 の 新 規 作 成 は 右 上 の[ 新 規 責 任 者 作 成 ]からでも 可 能 です 履 歴 をダウンロードする 備 品 管 理 の 入 庫 / 出 庫 履 歴 をダウンロードすることができます 1 [ 履 歴 ダウンロード 削 除 ]をクリックします 2 [ 区 分 ] [ 処 理 年 月 ]を 指 定 して [ 検 索 ]をクリックします 3 チェックボックスにチェックを 入 れ [ 履 歴 ダウンロード]をします CSV でダウンロードできます POINT 履 歴 の 削 除 をする 場 合 には [ 入 出 庫 履 歴 削 除 ] をクリックして 削 除 します 3 部 -89