はじめに マイナンバーは 国 民 1 人 に1 番 号 を 付 し 複 数 の 行 政 機 関 が 持 つ 個 人 の 情 報 を 横 断 的 に 結 びつけ 行 政 効 率 化 や 利 便 性 の 向 上 を 通 し 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 する 社 会 基 盤 (インフラ)です

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1 マイナンバー( 社 会 保 障 税 番 号 制 度 )と 企 業 年 金 業 務 への 影 響 について 2015 年 10 月 年 金 信 託 部 AD J2

2 はじめに マイナンバーは 国 民 1 人 に1 番 号 を 付 し 複 数 の 行 政 機 関 が 持 つ 個 人 の 情 報 を 横 断 的 に 結 びつけ 行 政 効 率 化 や 利 便 性 の 向 上 を 通 し 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 する 社 会 基 盤 (インフラ)です 一 方 民 間 事 業 会 社 として 必 要 な 対 応 事 項 が 内 閣 官 房 の 広 報 資 料 等 で 具 体 化 してき ています その 中 でも 企 業 年 金 業 務 は 法 令 上 も 特 別 な 考 慮 が 必 要 となってきます 本 資 料 は 平 成 27 年 10 月 5 日 現 在 の 情 報 を 基 に 作 成 しております 本 資 料 が 皆 様 方 の 対 応 検 討 の 一 助 となれば 幸 いです 本 資 料 は 情 報 提 供 を 目 的 とするものであり 特 定 信 託 契 約 等 の 勧 誘 を 目 的 とするものではありません

3 目 次 1. マイナンバー 概 要 説 明 1 2. キーワードとその 定 義 3 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 9 4. 個 人 情 報 保 護 法 とマイナンバー 法 の 関 係 マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 弊 社 対 応 方 針 (2015 年 10 月 5 日 現 在 ) 参 考 資 料 37 本 資 料 は 作 成 日 において 弊 社 が 信 頼 できると 判 断 した 情 報 等 に 基 づいて 作 成 したものであり その 情 報 の 正 確 性 確 実 性 について 保 証 するものではありません また 今 後 の 金 融 情 勢 社 会 情 勢 等 の 変 化 により 内 容 が 変 更 となる 場 合 がございます 本 資 料 では 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 を 個 人 情 報 保 護 法 または 法 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 を マイナンバー 法 と 記 載 しております

4 1.マイナンバー 概 要 説 明 ~ 導 入 の 目 的 ~ 1 マイナンバー 導 入 の3つの 目 的 (1) 行 政 の 効 率 化 (2) 国 民 の 利 便 性 の 向 上 (3) 公 平 公 正 な 社 会 の 実 現 内 閣 官 房 HP マイナンバー 広 報 資 料 より 抜 粋

5 1.マイナンバー 概 要 説 明 ~ 導 入 の 目 的 ~ 2 マイナンバー 利 用 が 予 定 されている 分 野 のうち 企 業 年 金 では 年 金 分 野 と 税 分 野 で 同 番 号 の 利 用 が 予 定 されております 内 閣 官 房 HP マイナンバー 広 報 資 料 より 抜 粋

6 2.キーワードとその 定 義 3 ここでは マイナンバー 制 度 の 理 解 を 深 める 上 で 重 要 な キーワード について 解 説 します (1) 個 人 番 号 (マイナンバー) 住 民 票 コードから 変 換 される12 桁 ( 数 字 )の 番 号 で 住 民 票 を 有 する 全 員 に1 人 1 番 号 付 番 原 則 個 人 番 号 は 生 涯 変 わらない( 漏 洩 など 特 別 の 事 情 を 認 められた 場 合 に 限 り 変 更 ) 平 成 27 年 10 月 以 降 に 通 知 カード にて 本 人 宛 てに 通 知 されます (2) 通 知 カード < 様 式 > 本 人 宛 てに 送 付 される 個 人 番 号 を 通 知 するカード ( 氏 名 住 所 生 年 月 日 性 別 が 併 せて 記 載 ) 行 政 機 関 等 の 窓 口 で 個 人 番 号 の 提 示 を 求 められた 際 に 利 用 可 能 (3) 個 人 番 号 カード 希 望 するものが 市 区 町 村 宛 に 申 請 することで 交 付 される( 平 成 28 年 1 月 以 降 ) 氏 名 住 所 生 年 月 日 性 別 個 人 番 号 顔 写 真 が 記 載 され 情 報 がICチップにも 記 録 図 書 館 利 用 や 印 鑑 登 録 証 など 自 治 体 が 条 例 で 定 めるサービスにも 利 用 できます ICチップにはその 他 総 務 省 令 で 定 める 情 報 が 記 録 されます( 個 人 認 証 の 電 子 証 明 書 情 報 等 ) < 様 式 > 個 人 番 号 カードのICチップには 個 人 の 機 微 (センシティブ) 情 報 は 記 録 しないこととされ ています ( 例 : 所 得 病 歴 出 生 地 等 )

7 2.キーワードとその 定 義 4 (4) 特 定 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 とは 個 人 番 号 を 含 む 個 人 情 報 で 以 下 の 情 報 をいう 特 定 個 人 情 報 (マイナンバー 法 ) = 個 人 番 号 (マイナンバー 法 )+ 個 人 情 報 ( 個 人 情 報 保 護 法 ) 死 亡 者 は 特 定 個 人 情 報 に 含 まれませんが 死 亡 者 の 個 人 番 号 は 保 護 措 置 が 義 務 付 け 小 規 模 事 業 者 (5,000 人 以 下 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 者 ) * にも 情 報 の 安 全 管 理 措 置 を 義 務 付 け 重 大 な 過 失 による 情 報 漏 洩 は 個 人 および 所 属 法 人 の 両 者 に 罰 則 規 定 が 適 用 情 報 漏 洩 等 による 罰 則 を 個 人 情 報 保 護 法 等 より 強 化 (5) 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 (*) 従 来 の 個 人 情 報 保 護 法 下 では 5,000 人 以 下 の 個 人 情 報 保 有 事 業 者 は 管 理 義 務 の 対 象 外 でしたが マイナンバー 法 では これらの 人 数 要 件 が 撤 廃 され 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 全 ての 事 業 者 へ 安 全 管 理 の 保 護 措 置 が 求 められている 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 が 評 価 対 象 者 に 対 し 監 視 監 督 指 導 等 を 実 施 主 な 評 価 対 象 者 は 以 下 のとおり 1 国 の 行 政 機 関 2 地 方 の 行 政 機 関 3 独 立 行 政 法 人 等 4 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 5その 他 情 報 提 供 ネットワークシステム を 利 用 する 事 業 者 評 価 対 象 者 は 保 有 する 情 報 量 に 応 じて 基 礎 項 目 評 価 重 点 項 目 評 価 全 項 目 評 価 の 評 価 書 を 作 成 し 委 員 会 の 審 査 承 認 を 受 け 公 表 取 扱 情 報 が1,000 人 未 満 の 場 合 安 全 管 理 措 置 は 必 要 ですが 前 述 の 評 価 作 業 は 対 象 外 個 人 情 報 保 護 法 が 改 正 され 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 は 個 人 情 報 保 護 委 員 会 へ 改 組 される 見 込 み です あわせて 個 人 情 報 保 護 法 下 で 安 全 管 理 措 置 が 免 除 されていた 小 規 模 事 業 者 についても 安 全 管 理 措 置 が 義 務 付 けられる 見 込 みです

8 2.キーワードとその 定 義 5 個 人 番 号 (マイナンバー)の 取 扱 事 務 は 自 らの 業 務 に 当 該 番 号 を 利 用 する 事 務 ( 個 人 番 号 利 用 事 務 ) と 前 述 事 務 を 実 行 するうえで 補 助 的 に 扱 う 事 務 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 )の2つに 分 類 されます (6) 個 人 番 号 利 用 事 務 社 会 保 障 税 災 害 対 策 分 野 (P2 個 人 番 号 の 利 用 範 囲 ご 参 照 )の 行 政 手 続 きに 関 する 事 務 利 用 者 は 主 に 行 政 機 関 公 的 機 関 等 に 限 定 されます 利 用 目 的 は 行 政 事 務 の 効 率 化 透 明 化 行 政 サービスの 利 便 性 向 上 等 とされており マイナンバー 法 の 別 表 に 規 定 される 事 務 に 限 定 されます 民 間 での 利 用 については 法 施 行 後 (*)3 年 ( 平 成 30 年 10 月 )を 目 途 に 必 要 に 応 じて 措 置 を 講 ずるもの とされています (*) 個 人 番 号 の 通 知 ( 平 成 27 年 10 月 )を 法 施 行 の 起 点 日 と 規 定 されています (7) 個 人 番 号 関 係 事 務 (6)に 記 載 の 個 人 番 号 利 用 事 務 について 行 政 機 関 等 が 業 務 利 用 するにあたり 補 助 的 に 個 人 番 号 を 扱 う 事 務 個 人 番 号 関 係 事 務 の 主 体 は 主 に 民 間 の 事 業 会 社 となります 法 令 上 事 業 者 の 努 力 規 定 が 盛 り 込 まれています 民 間 の 事 業 会 社 は 上 述 の 目 的 ( 補 助 的 な 事 務 ) 以 外 に 個 人 番 号 を 利 用 することはできません 厚 生 年 金 基 金 確 定 給 付 企 業 年 金 確 定 拠 出 年 金 は(6)の 実 施 者 に 該 当 します

9 2.キーワードとその 定 義 6 (8) 情 報 提 供 ネットワークシステム 平 成 29 年 1 月 より 順 次 利 用 開 始 の 予 定 です 個 人 番 号 およびそこから 変 換 される 符 号 を 検 索 KEY として 複 数 の 機 関 に 記 録 されている 情 報 を 照 会 提 供 することができる 行 政 機 関 等 (*)はこのシステムを 介 し 1 必 要 な 他 の 行 政 機 関 等 の 情 報 を 照 会 取 得 する 2 他 の 行 政 機 関 等 で 必 要 とされた 情 報 の 照 会 に 対 し 情 報 を 提 供 する (*) 前 頁 (6) 個 人 番 号 利 用 事 務 ご 参 照 (9) マイナポータル( 情 報 提 供 等 記 録 開 示 システム) 平 成 29 年 1 月 より 順 次 利 用 開 始 の 予 定 です 個 人 が マイナポータルで 利 用 できる 主 なサービスは 以 下 の4 機 能 となります 1 情 報 提 供 記 録 表 示 個 人 番 号 を 含 む 自 分 の 個 人 情 報 を いつ 誰 が なぜ 提 供 したのかを 確 認 できます 2 自 己 情 報 表 示 行 政 機 関 等 が 持 っている 自 分 の 個 人 情 報 の 内 容 が 確 認 できます 3プッシュ 型 サービス 行 政 機 関 等 から 1 人 1 人 に 合 った 行 政 サービスなどが 案 内 されます 4ワンストップサービス 行 政 機 関 等 への 手 続 きを 一 度 で 済 ませることができます

10 2.キーワードとその 定 義 7 (10) 法 人 番 号 1 設 立 登 記 法 人 国 の 機 関 地 方 公 共 団 体 その 他 の 法 人 や 団 体 に13 桁 の 番 号 が 国 税 庁 長 官 より 指 定 されます 2 企 業 年 金 では 例 えば 一 時 所 得 に 該 当 する 一 時 金 給 付 の 際 に 税 務 署 に 提 出 する 生 命 保 険 契 約 等 の 一 時 金 の 支 払 調 書 に 基 金 事 業 主 の 法 人 番 号 を 記 載 する 必 要 があります 生 命 保 険 契 約 等 の 一 時 金 の 支 払 調 書 のイメージ ここに 基 金 事 業 主 の 法 人 番 号 を 記 載 します お 客 さまの 法 人 番 号 をご 提 供 いただく 必 要 がございます ご 提 供 いただく 時 期 方 法 等 については 別 途 ご 案 内 いたします 国 税 庁 ホームページより URL: df/jizenjyoho03.pdf ここには 受 託 機 関 の 法 人 番 号 を 記 載 します ただし ⅠA 型 の 厚 年 基 金 型 DBの 場 合 は 基 金 の 法 人 番 号 を 記 載 します ( 他 の 支 払 調 書 も 同 様 )

11 2.キーワードとその 定 義 8 (10) 法 人 番 号 3 基 金 事 業 主 への 法 人 番 号 の 通 知 インターネット 上 での 公 表 は 以 下 のとおりです 規 約 型 DB( 事 業 主 ):10 月 22 日 ( 木 )~11 月 25 日 ( 水 )に 都 道 府 県 単 位 に7 回 に 分 けて 発 送 予 定 ( ) 10 月 26 日 ( 月 )に 初 回 公 表 予 定 厚 年 基 金 型 DB( 基 金 ):11 月 13 日 ( 金 )に 発 送 予 定 ( ) 11 月 17 日 ( 火 )に 公 表 予 定 ( ) 発 送 後 2~3 日 で 到 着 の 見 込 みです 4 基 金 事 業 主 への 法 人 番 号 の 通 知 は 法 人 番 号 基 本 通 知 書 として 右 の 様 式 で 国 税 庁 より 発 送 されます 5( 厚 年 基 金 型 DB) 基 金 は 設 立 登 記 のない 法 人 に 分 類 さ れ 法 人 番 号 が 指 定 される 基 金 と 指 定 されない 基 金 があります 法 人 番 号 が 指 定 されない 基 金 給 与 支 払 事 務 所 等 の 開 設 届 出 書 の 提 出 がない 基 金 ( 基 金 役 職 員 が 全 員 母 体 事 業 所 からの 出 向 者 などで 給 与 支 払 を 母 体 事 業 所 から 行 っている 場 合 など) 6( 厚 年 基 金 型 DB) 法 人 番 号 が 指 定 されない 基 金 は 国 税 庁 長 官 に 届 け 出 ることにより11 月 13 日 以 降 に 法 人 番 号 が 指 定 さ れます 届 出 方 法 等 については 以 下 のURLをご 参 照 ください URL:

12 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 社 会 保 障 分 野 )~ 9 社 会 保 障 分 野 における 個 人 番 号 利 用 事 務 については 企 業 年 金 業 務 での 利 用 は 当 面 見 送 り となりました (1) 適 用 の 対 象 となる 者 厚 生 年 金 基 金 確 定 給 付 企 業 年 金 ( 基 金 型 規 約 型 ) 確 定 拠 出 年 金 ( 企 業 型 ) (2) 適 用 の 対 象 となる 業 務 年 金 一 時 金 給 付 の 支 給 に 関 する 事 務 で 主 務 省 令 で 定 められたもの ( 給 付 裁 定 時 の 本 人 確 認 年 金 受 給 者 の 現 況 確 認 等 などが 想 定 されますが 現 時 点 で 具 体 的 な 内 容 は 明 らかになっておりません) (3) 利 用 方 法 前 述 の 情 報 提 供 ネットワークシステム から 必 要 な 情 報 を 照 会 取 得 する 方 法 など 情 報 提 供 ネットワークシステム を 利 用 する 事 業 者 は 前 述 の 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 の 対 象 となる 場 合 があります 現 時 点 では 企 業 年 金 業 務 ( 厚 年 基 金 DB DC)における 社 会 保 障 分 野 の 個 人 番 号 利 用 事 務 について 主 務 省 令 で 定 めることは 当 面 見 送 るとされています 税 分 野 においては 平 成 28 年 1 月 から 個 人 番 号 利 用 事 務 が 開 始 される 見 込 みです ( 詳 細 は 次 頁 以 降 に 記 載 しております)

13 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 10 税 分 野 において 個 人 番 号 利 用 事 務 を 実 施 することとなります(*) (*) 法 令 が 改 正 され 企 業 年 金 は 税 帳 票 の 作 成 事 務 において 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 となる 予 定 です (1) 適 用 の 対 象 となる 者 厚 生 年 金 基 金 確 定 給 付 企 業 年 金 ( 基 金 型 規 約 型 ) 確 定 拠 出 年 金 ( 企 業 型 ) 金 融 機 関 ( 企 業 年 金 業 務 受 託 ) その 他 個 人 番 号 利 用 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 を 受 けるもの (2) 適 用 の 対 象 となる 業 務 企 業 年 金 規 約 に 基 づく 年 金 一 時 金 の 給 付 支 払 における 税 務 関 連 の 帳 票 (データ)などに 個 人 番 号 を 記 載 することになります (3) 具 体 的 な 作 業 内 容 イメージ 取 得 保 管 利 用 廃 棄 1 個 人 番 号 の 収 集 2 厳 正 な 管 理 / 保 管 3 支 払 調 書 等 へ の 個 人 番 号 記 載 4 廃 棄

14 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 11 (4) 具 体 的 な 作 業 内 容 1 取 得 個 人 番 号 の 収 集 加 入 員 ( 者 ) 等 から 給 付 金 の 裁 定 請 求 時 に 個 人 番 号 (マイナンバー) 届 を 併 せて 提 出 してもらいます ( 個 人 番 号 (マイナンバー) 届 は 情 報 管 理 / 廃 棄 の 厳 格 な 運 用 が 必 要 なため 新 規 届 書 を 想 定 しております) 番 号 の 真 正 性 ( 番 号 確 認 )および 正 しい 持 ち 主 であること ( 身 元 確 認 )を 添 付 資 料 等 で 確 認 することで 本 人 確 認 を 実 施 します 個 人 番 号 の 収 集 は 利 用 目 的 を 明 示 した 上 で 実 施 する 必 要 があります ( 目 的 外 の 利 用 は 認 められないため 明 示 した 以 外 の 事 務 で 使 用 の 際 は 再 度 個 人 番 号 を 収 集 することに なります) 個 人 番 号 の 取 扱 状 況 を 確 認 するための 手 段 として 個 人 番 号 の 受 付 日 を 届 受 付 管 理 簿 や 給 付 指 図 書 受 付 管 理 簿 などに 管 理 しておく 必 要 があります 但 し これらの 管 理 簿 に 個 人 番 号 自 体 を 記 載 して はいけません ~ 本 人 確 認 ~ 実 務 上 のポイント 提 示 された 個 人 番 号 が その 番 号 の 正 しい 持 ち 主 であるかの 身 元 確 認 を 実 施 します 本 人 確 認 = 番 号 確 認 + 身 元 確 認 ( 両 方 の 条 件 を 満 たすことが 必 要 ) 原 則 対 面 での 確 認 もしくは 郵 送 書 類 での 確 認 が 求 められています < 主 な 確 認 方 法 >( 詳 細 な 確 認 方 法 は 次 ページ 参 照 ) a) 個 人 番 号 カード( 番 号 確 認 身 元 確 認 の 両 方 を 満 たす) b) 通 知 カード( 番 号 確 認 ) + 運 転 免 許 証 等 ( 身 元 確 認 ) c) 住 民 票 の 写 し( 番 号 確 認 ) + パスポート( 身 元 確 認 ) d) 住 民 票 の 写 し( 番 号 確 認 ) + 健 康 保 険 被 保 険 者 証 + 年 金 手 帳 ( 身 元 確 認 )

15 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 12 番 号 確 認 + 身 元 確 認 時 に 提 供 いただく 書 類 について 内 閣 官 房 HP 本 人 確 認 措 置 資 料 より 抜 粋

16 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 13 (4) 具 体 的 な 作 業 内 容 2 保 管 厳 正 な 管 理 保 管 個 人 番 号 の 漏 洩 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 その 他 適 切 な 管 理 のため 安 全 管 理 措 置 が 求 められます < 安 全 管 理 措 置 の 内 容 > a) 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 範 囲 の 明 確 化 b) 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 c) 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 従 業 者 の 明 確 化 d) 安 全 管 理 措 置 に 関 する 基 本 方 針 および 取 扱 規 程 等 の 策 定 ~ 安 全 管 理 措 置 ~ 実 務 上 のポイント 安 全 管 理 措 置 の 実 行 では 具 体 的 に 以 下 の 対 応 等 を 実 施 します 資 料 保 管 庫 の 施 錠 立 入 制 限 等 の 物 理 的 な 保 護 措 置 システムネットワークのファイアーウォールの 構 築 情 報 の 暗 号 化 対 策 等 の 技 術 的 な 保 護 措 置 情 報 管 理 者 の 設 置 管 理 体 制 整 備 従 業 員 への 教 育 研 修 など 組 織 的 保 護 措 置 ( 安 全 管 理 措 置 等 の 検 討 にあたっては マイナンバー 法 及 び 個 人 情 報 保 護 法 等 関 係 法 令 各 種 ガイドライン 等 を 遵 守 しなければなりません) < 情 報 管 理 の 必 要 な 措 置 等 が 求 められる 対 象 > 従 前 の 個 人 情 報 保 護 法 等 マイナンバー 法 等 での 規 定 備 考 5,000 人 を 超 える 情 報 (*1)を データベース 化 している 場 合 情 報 をデータベース 化 (*2)して いる 場 合 は すべて 対 象 左 記 に 加 え 取 扱 い 人 数 等 により 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 の 評 価 対 象 となる 場 合 あり (*1) 個 人 情 報 保 護 法 の 改 正 により 5,000 人 以 下 の 免 除 要 件 が 撤 廃 される 見 込 みです (*2) 個 人 番 号 を 含 む 個 人 情 報 が 容 易 に 検 索 可 能 な 状 態 ( 台 帳 綴 り エクセル 化 )は 特 定 個 人 情 報 ファイル(データベース 化 )とみなされます

17 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 14 (4) 具 体 的 な 作 業 内 容 3 利 用 支 払 調 書 等 への 番 号 記 載 平 成 28 年 1 月 以 降 の 支 払 分 より 支 払 調 書 等 への 個 人 番 号 の 記 載 * が 義 務 化 されます 対 象 となる 支 払 調 書 等 は 以 下 の 表 を 参 照 ください 扶 養 親 族 等 申 告 書 には 本 人 以 外 に 扶 養 対 象 者 の 個 人 番 号 記 載 も 必 要 です( 厚 生 年 金 基 金 のみ) * 支 払 調 書 等 には 個 人 番 号 のほかに 源 泉 徴 収 義 務 者 の 法 人 番 号 の 記 載 も 必 要 となります 法 定 調 書 等 ( 注 1) 受 託 機 関 が 作 成 ( 注 2) 受 給 者 が 作 成 対 象 となる 支 払 記 載 する 個 人 番 号 年 金 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 公 的 年 金 等 の 受 給 者 の 扶 養 親 族 等 申 告 書 所 得 年 分 が 平 成 28 年 以 降 の 年 金 受 給 者 扶 養 親 族 一 時 金 ( 退 職 所 得 ) 一 時 金 ( 一 時 所 得 ) 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 所 得 年 分 が 平 成 28 年 以 降 退 職 所 得 の 受 給 に 関 する 申 告 書 の 退 職 所 得 生 命 保 険 契 約 等 の 一 時 金 の 支 払 調 書 所 得 年 分 が 平 成 28 年 以 降 の 一 時 所 得 受 給 者 受 給 者 一 時 金 ( 遺 族 ) 退 職 手 当 金 等 受 給 者 別 支 払 調 書 平 成 28 年 以 降 の 死 亡 によ る 遺 族 一 時 金 遺 族 年 金 遺 族 死 亡 退 職 者 一 時 金 ( 非 居 住 者 ) 非 居 住 者 に 支 払 われる 給 与 報 酬 年 金 及 び 賞 金 の 支 払 調 書 租 税 条 約 に 関 する 届 出 書 平 成 28 年 以 降 に 非 居 住 者 に 支 払 う 年 金 退 職 所 得 所 得 年 分 が 平 成 28 年 以 降 の 支 払 い 分 受 給 者 受 給 者 ( 注 1) 主 な 調 書 等 は 上 表 のとおりです 今 後 追 加 変 更 等 が 発 生 する 場 合 があります ( 注 2) 業 務 委 託 形 態 がⅠA 型 の 場 合 は 基 金 が 作 成 なお 本 人 へ 交 付 する 源 泉 徴 収 票 にはマイナンバーの 記 載 は 不 要 です( 税 務 署 宛 のみにマイナンバーを 記 載 します) 平 成 27 年 10 月 2 日 付 で 租 税 特 別 措 置 法 施 行 規 則 等 の 一 部 を 改 正 する 省 令 ( 平 成 27 年 財 務 省 令 第 78 号 ) が 公 布 され マ イナンバー 制 度 の 実 施 に 伴 い 本 人 宛 源 泉 徴 収 票 等 へのマイナンバーの 記 載 は 不 要 とされることが 明 確 化 されました

18 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 15 (4) 具 体 的 な 作 業 内 容 ~ 個 人 番 号 記 載 の 適 用 範 囲 ~ 実 務 上 のポイント 支 配 調 書 等 への 記 載 は 国 税 ( 所 得 税 ) 地 方 税 ( 住 民 税 )が 対 象 となり 所 得 年 が 平 成 28 年 以 降 の 一 時 金 や 年 金 の 支 払 いに 係 るものから 必 要 です 年 金 受 給 中 の 方 については 平 成 29 年 1 月 末 に 税 務 署 に 提 出 する 調 書 に 記 載 が 必 要 なため 遅 くとも 平 成 28 年 12 月 までに 個 人 番 号 の 収 集 / 登 録 が 必 要 になります 一 時 金 請 求 の 方 については 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 退 職 者 に 係 る 裁 定 請 求 時 に 個 人 番 号 の 収 集 / 登 録 が 必 要 になります ( 注 ) 平 成 27 年 12 月 31 日 迄 に 退 職 した 場 合 でも DB 以 外 に 母 体 ( 事 業 所 )からの 退 職 金 の 支 払 いがなく 平 成 28 年 以 降 に 受 給 権 を 取 得 した 場 合 は マイナンバーの 記 載 が 必 要 にな ります ( 平 成 27 年 中 に 退 職 ( 事 業 所 からの 退 職 金 の 支 払 いなし)し 一 時 金 を 繰 下 げし 平 成 28 年 以 降 に 繰 下 げ 終 了 を 迎 えた 場 合 など ) 法 施 行 時 点 で 年 金 受 給 中 の 方 等 ( 年 金 受 給 者 等 既 に 裁 定 済 の 方 )の 個 人 番 号 の 収 集 方 法 については 従 来 から 使 用 している 住 基 ネットの 仕 組 みに 準 じて 企 業 年 金 連 合 会 を 通 じて 収 集 可 能 となる 見 込 みです( 詳 細 手 続 きは 照 会 中 です) 年 金 受 給 中 の 方 等 や その 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 を 収 集 できなかった( 個 人 番 号 提 供 拒 否 記 載 漏 れ 等 ) 場 合 提 供 を 求 めた 経 過 等 を 記 録 保 存 するなどし 単 なる 義 務 違 反 でないこ とを 明 確 にしておく 必 要 があります

19 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 16 (4) 具 体 的 な 作 業 内 容 4 廃 棄 廃 棄 個 人 番 号 を 含 む 特 定 個 人 情 報 が 記 載 された 個 人 番 号 届 は 業 務 利 用 後 に 速 やかに 廃 棄 (*)することが 求 められます 平 成 28 年 1 月 以 降 生 年 月 日 を 証 明 する 確 認 書 類 として 個 人 番 号 カード を 使 用 する 場 合 は マイナンバー 部 分 だけをマスキング 処 理 したうえで 保 管 する 必 要 があります 個 人 番 号 の 取 扱 状 況 を 確 認 するための 手 段 として 個 人 番 号 の 廃 棄 日 や 廃 棄 方 法 (シュレッダーやマスキ ングなど)を 既 存 の 届 受 付 管 理 簿 や 給 付 指 図 書 受 付 管 理 簿 などで 管 理 するか 新 たに 個 人 番 号 管 理 簿 で 管 理 しておく 必 要 があります ( 個 人 番 号 専 用 の 管 理 簿 を 作 成 する 場 合 の 書 式 については 下 表 をご 参 照 ください ) (*) 登 録 完 了 後 1ヶ 月 後 や 毎 事 業 年 度 末 に 廃 棄 を 行 うなど 個 人 番 号 や 特 定 個 人 情 報 の 保 有 に 関 する 安 全 性 や 事 務 の 効 率 性 を 勘 案 し 基 金 で 判 断 が 可 能 です 個 人 番 号 専 用 の 管 理 簿 の 書 式 例

20 3. 企 業 年 金 業 務 への 影 響 ~ 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 税 分 野 )~ 17 税 務 関 連 書 類 は レイアウトや 用 紙 サイズなどが 変 更 になる 予 定 です 以 下 のサンプルは 国 税 庁 等 より 現 時 点 で 公 開 されているものです 企 業 年 金 に 係 る 税 務 関 連 書 類 のサンプルは 以 下 のURLをご 参 照 ください 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 は 控 除 扶 養 親 族 の 氏 名 個 人 番 号 欄 も 追 加 されるため 大 幅 な 変 更 となり ます 当 該 欄 を 使 用 しない 制 度 (DB DC 等 )においても 同 一 様 式 を 使 用 するとされています

21 4. 個 人 情 報 保 護 法 とマイナンバー 法 の 関 係 企 業 年 金 に 関 する 個 人 情 報 の 取 り 扱 いについては 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 及 び 同 法 に 基 づく 命 令 ( 法 律 施 行 令 ) による 他 企 業 年 金 等 に 関 する 個 人 情 報 の 取 扱 準 則 (ガイドラ イン) によるものとされています 18 1 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 平 成 15 年 5 月 成 立 平 成 17 年 4 月 1 日 全 面 施 行 官 民 を 通 じた 基 本 法 の 部 分 ( 第 1 章 ~ 第 3 章 )と 民 間 の 事 業 者 に 対 する 個 人 情 報 の 取 扱 部 分 ( 第 4 章 ~ 第 6 章 )から 構 成 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 施 行 令 平 成 15 年 12 月 成 立 + + 企 業 年 金 等 に 関 する 個 人 情 報 の 取 扱 準 則 平 成 16 年 10 月 1 日 厚 生 労 働 省 通 知 消 費 者 庁 HPより 作 成 1 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 2 行 政 機 関 の 保 有 する 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 3 独 立 行 政 法 人 等 の 保 護 に 関 する 法 律 4 各 地 方 公 共 団 体 において 制 定 される 個 人 情 報 保 護 条 例 1 2 3の3つの 法 律 を 一 般 法 という

22 4. 個 人 情 報 保 護 法 とマイナンバー 法 の 関 係 ここでは 個 人 情 報 保 護 法 とマイナンバー 法 の 違 いについて 解 説 します 個 人 情 報 保 護 法 マイナンバー 法 19 適 用 生 存 者 の 個 人 情 報 が 対 象 死 者 の 個 人 情 報 も 対 象 適 用 除 外 過 去 6か 月 以 内 に5,000 人 を 超 えない 者 なし 利 用 利 用 範 囲 定 めなし( 自 由 に 設 定 ) 厳 しく 制 限 ( 法 定 ) 利 用 目 的 の 変 更 目 的 外 利 用 可 能 ( 利 用 目 的 の 変 更 と 公 表 で 可 ) 厳 しく 制 限 ( 本 人 の 同 意 があっても 不 可 ) 第 三 者 提 供 本 人 の 同 意 があれば 可 能 厳 しく 制 限 ( 本 人 の 同 意 があっても 不 可 ) 提 供 オプトアウト 方 式 による 第 三 者 提 供 可 能 不 可 第 三 者 への 委 託 可 能 可 能 ( 委 託 先 の 監 督 責 任 は 重 い) 収 集 保 管 廃 棄 制 限 なし 厳 しく 制 限 ( 利 用 範 囲 の 中 でのみ 可 能 ) 定 められた 保 存 期 間 経 過 後 は 廃 棄 安 全 管 理 措 置 組 織 的 安 全 管 理 措 置 個 人 データ 管 理 責 任 者 を 選 任 事 務 責 任 者 および 事 務 取 扱 担 当 者 を 選 任 人 的 安 全 措 置 役 職 員 への 定 期 的 な 研 修 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 および 教 育 委 託 先 の 監 督 委 託 先 の 選 定 基 準 を 明 確 に 委 託 者 同 等 の 措 置 が 必 要 かつ 再 委 託 時 には 原 委 託 の 承 認 ( 許 諾 )が 必 要 行 政 等 の 監 督 権 限 立 ち 入 り 検 査 権 なし 立 ち 入 り 検 査 権 あり 罰 則 主 務 大 臣 の 勧 告 や 命 令 等 に 従 わなかった 場 合 には 罰 則 の 対 象 指 導 等 を 経 ず 罰 則 可 能 ( 個 人 情 報 保 護 法 より 強 化 ) オプトアウト 方 式 とは 個 人 情 報 の 第 三 者 提 供 に 関 し 第 三 者 へ 提 供 する 目 的 や 内 容 手 段 また 本 人 の 求 めに 応 じて 提 供 を 停 止 することを 事 前 に 通 知 し ておくこと 個 人 情 報 保 護 法 上 オプトアウト 方 式 であれば 本 人 の 同 意 なしで 第 三 者 への 提 供 が 可 能

23 4. 個 人 情 報 保 護 法 とマイナンバー 法 の 関 係 20 マイナンバー 法 では 従 前 よりも 罰 則 規 定 が 強 化 されています 内 閣 官 房 HP マイナンバー 広 報 資 料 より 抜 粋

24 4. 個 人 情 報 保 護 法 とマイナンバー 法 の 関 係 21 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いという 観 点 からは 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 一 般 法 が 制 定 されてい ます マイナンバー 法 は 一 般 法 に 定 められる 措 置 の 特 例 として 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 個 人 情 報 ( 特 定 個 人 情 報 )の 利 用 範 囲 等 を 限 定 する 等 より 厳 格 な 保 護 措 置 を 求 めています 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 一 般 法 適 用 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 以 外 一 般 法 適 用 外 一 般 法 が 適 用 される 事 業 者 について 個 人 番 号 に 関 する 独 自 の 制 限 規 制 を 制 定 個 人 情 報 マイナンバー 法 特 定 個 人 情 報 一 般 法 が 適 用 されない 事 業 者 について 個 人 番 号 の 保 護 規 定 を 制 定 ( 零 細 企 業 等 も 含 まれ ることを 勘 案 し 必 要 不 可 欠 なものに 限 定 )

25 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~ 概 要 ~ 平 成 27 年 平 成 28 年 平 成 29 年 ~9 月 10 月 11 月 12 月 1 月 2 月 3 月 4 月 ~12 月 1 月 ~ 22 制 度 全 般 国 民 への 個 人 番 号 通 知 マイナンバー 利 用 開 始 法 人 番 号 の 通 知 公 表 個 人 番 号 カードの 交 付 基 金 事 業 主 1 利 用 目 的 の 範 囲 明 示 方 法 の 検 討 2 安 全 管 理 措 置 ( 基 本 方 針 取 扱 規 程 )の 検 討 3 番 号 収 集 時 期 収 集 方 法 の 検 討 利 用 目 的 の 明 示 ( 社 内 LAN 書 類 の 提 示 就 業 規 則 への 明 記 等 ) 収 集 保 管 利 用 廃 棄 28 年 1 月 時 点 の 年 金 受 給 中 者 所 得 年 が28 年 に 該 当 する 年 金 一 時 金 新 規 裁 定 者 ( 一 時 金 は1 月 1 日 以 降 の 退 職 者 ) 1 月 以 降 の 加 入 中 死 亡 者 の 分 から 収 集 等 が 必 要 対 28 年 1 月 時 点 の 年 金 受 給 者 対 28 年 1 月 時 点 の 受 給 待 期 者 事 前 周 知 案 内 ( 任 意 ) 制 度 概 要 利 用 目 的 収 集 方 法 収 集 時 期 等 事 前 周 知 案 内 ( 任 意 ) 制 度 概 要 利 用 目 的 収 集 方 法 収 集 時 期 等 詳 細 は 次 頁 以 降 で 説 明 します 正 式 案 内 ( 番 号 提 供 の 依 頼 ) 利 用 目 的 収 集 方 法 連 合 会 から 収 集 する 場 合 は 本 人 からの 収 集 及 び 本 人 確 認 は 不 要 収 集 29 年 1 月 発 行 の 源 泉 徴 収 票 作 成 期 限 までに 収 集 (28 年 12 月 上 旬 登 録 期 限 ) 給 付 裁 定 時 に 案 内 ( 裁 定 請 求 の 案 内 に 併 せて 番 号 提 供 の 依 頼 ) 利 用 目 的 収 集 方 法 連 合 会 から 収 集 する 場 合 は 本 人 からの 収 集 及 び 本 人 確 認 は 不 要 対 28 年 1 月 以 降 の 資 格 喪 失 者 対 28 年 1 月 以 降 の 死 亡 者 < 厚 年 基 金 型 DB> 対 母 体 ( 番 号 を 母 体 から 収 集 する 場 合 ) 対 連 合 会 ( 番 号 を 連 合 会 から 収 集 する 場 合 ) りそな 銀 行 業 務 委 託 契 約 の 締 結 規 約 変 更 業 務 委 託 契 約 の 締 結 資 格 喪 失 時 又 は 給 付 裁 定 時 に 案 内 利 用 目 的 収 集 方 法 喪 失 前 に 利 用 目 的 を 明 示 していれば 改 めての 明 示 は 不 要 母 体 から 収 集 する 場 合 は 本 人 からの 収 集 及 び 本 人 確 認 は 不 要 遺 族 給 付 裁 定 時 に 案 内 加 入 中 死 亡 の 場 合 死 亡 者 本 人 と 遺 族 の 番 号 及 び 本 人 確 認 が 必 要 受 給 中 ( 待 期 中 ) 死 亡 の 場 合 本 人 の 番 号 が 未 登 録 の 場 合 のみ 収 集 が 必 要 ( 本 人 の 準 確 定 申 告 用 に 必 要 であり 遺 族 の 番 号 は 不 要 ) 各 種 規 程 類 規 約 変 更 案 e 年 金 変 更 案 内 連 合 会 照 会 用 ツールの 提 供 1 連 合 会 照 会 用 ツールの 提 供 2 契 約 書 雛 形 等 の 提 示 契 約 書 の 締 結 等 e 年 金 での 番 号 登 録 開 始 ( 利 用 目 的 の 明 示 や 弊 社 との 契 約 締 結 後 に 登 録 開 始 ) 現 在 照 会 番 号 の 収 集 ツールを 利 用 1 照 会 番 号 の 照 会 用 ツール 2 個 人 番 号 の 照 会 用 ツール の2 段 階 でご 提 供 する 予 定 です 個 人 番 号 の 収 集 ツールを 利 用

26 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~ 検 討 項 目 ~ (イ) 利 用 目 的 の 範 囲 を 明 確 化 (ロ) 利 用 目 的 の 明 示 方 法 ~1 利 用 目 的 の 明 示 ~ 23 (イ) 利 用 目 的 の 範 囲 を 明 確 化 事 業 者 は 個 人 番 号 の 利 用 目 的 をできる 限 り 特 定 しなければならい( 個 人 情 報 保 護 法 第 15 条 第 1 項 )が その 特 定 の 程 度 としては 本 人 が 自 らの 個 人 番 号 がどのような 目 的 で 利 用 されるのかを 一 般 的 かつ 合 理 的 に 予 想 できる 程 度 に 具 体 的 に 特 定 する 必 要 がある ( 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン ( 事 業 者 編 )) 個 人 番 号 関 係 事 務 において 複 数 の 目 的 で 個 人 番 号 を 利 用 する 可 能 性 がある 場 合 は 想 定 される 全 ての 目 的 を 予 め 包 括 的 に 特 定 し 明 示 することが 可 能 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 際 の 本 人 同 意 は 不 要 1 厚 年 基 金 型 DBが 加 入 者 へ 明 示 する 利 用 目 的 の 一 例 1. 企 業 年 金 の 年 金 又 は 一 時 金 の 支 給 に 関 する 事 務 ( 年 金 又 は 一 時 金 の 支 払 い に 伴 い 税 務 当 局 等 に 提 出 が 必 要 な 調 書 の 作 成 に 係 る 事 務 のみ) 2. 従 業 者 に 係 る 源 泉 徴 収 事 務 社 会 保 険 関 係 事 務 及 び 労 働 保 険 関 係 事 務 厚 年 基 金 型 DBにおい て 基 金 役 職 員 へ 給 与 等 の 支 払 いを 母 体 事 業 所 から ではなく 基 金 が 直 接 支 払 っている 場 合 は こ れを 利 用 目 的 に 記 載 する 必 要 があります 2 規 約 型 DBの 事 業 主 が 社 員 へ 明 示 する 利 用 目 的 の 一 例 給 与 所 得 や 退 職 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 や 厚 生 年 金 保 険 関 係 届 出 事 務 等 の 利 用 目 的 以 外 に 以 下 を 追 加 企 業 年 金 の 年 金 又 は 一 時 金 の 支 給 に 関 する 事 務 ( 年 金 又 は 一 時 金 の 支 払 い に 伴 い 税 務 当 局 等 に 提 出 が 必 要 な 調 書 の 作 成 に 係 る 事 務 のみ) 基 金 から 番 号 収 集 の 委 託 を 受 けた 事 業 主 が 社 員 へ 明 示 する 利 用 目 的 に 以 下 を 追 加 ( 例 ) 企 業 年 金 の 年 金 又 は 一 時 金 の 支 給 に 関 する 事 務 ( 年 金 又 は 一 時 金 の 支 払 い に 伴 い 税 務 当 局 等 に 提 出 が 必 要 な 調 書 の 作 成 に 係 る 事 務 のみ)に 関 して 企 業 年 金 へ 提 供 すること (ロ) 利 用 目 的 の 明 示 方 法 社 内 LANによる 通 知 利 用 目 的 を 記 載 した 書 類 の 提 示 就 業 規 則 への 明 記 等

27 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~2 安 全 管 理 措 置 ~ 24 安 全 管 理 措 置 の 検 討 手 順 企 業 年 金 においては 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いに 関 する 安 全 管 理 措 置 について 以 下 の 手 順 で 検 討 を 行 う 必 要 があります A 検 討 項 目 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 範 囲 の 明 確 化 検 討 内 容 個 人 番 号 関 係 事 務 の 範 囲 を 明 確 にしておかなければならない 前 頁 の 利 用 目 的 の 明 示 (イ) での 検 討 内 容 で 充 足 されます B C D E 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 基 本 方 針 の 策 定 取 扱 規 程 等 の 策 定 Aで 明 確 化 した 事 務 において 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 明 確 (*)にしておか なければならない (*) 事 務 において 使 用 する 個 人 番 号 や 個 人 番 号 と 関 連 付 けて 管 理 する 個 人 情 報 ( 氏 名 生 年 月 日 等 )の 範 囲 を 明 確 にすること 事 務 で 取 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 取 扱 規 程 等 に 定 めることで 充 足 されます Aで 明 確 化 した 事 務 に 従 事 する 事 務 取 扱 担 当 者 を 明 確 ( 部 署 名 や 事 務 名 など 個 人 に 紐 づくものが 明 確 であれば 可 )にしておかなければならない 明 確 化 した 事 務 取 扱 担 当 者 を 取 扱 規 程 等 に 定 めることで 充 足 されます ( 特 定 個 人 情 報 保 護 ガイドライン 検 討 会 ( 事 業 者 グループ) 等 において 寄 せられた 質 問 に 係 る 考 え 方 ( 事 業 者 編 )/ 公 表 日 H ) 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 である 次 頁 に 基 本 方 針 の 策 定 例 を 記 載 しています A~Cで 明 確 化 した 事 務 における 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するために 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければならない 現 状 の 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 の 見 直 し 又 は 新 たに 特 定 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 を 策 定 することのいずれでも 可 能 です

28 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~2 安 全 管 理 措 置 ~ 25 基 本 方 針 の 策 定 ( 下 記 は 厚 年 基 金 型 DBの 策 定 例 規 約 型 DB DCについては 資 料 編 をご 参 照 下 さい) 以 下 の 内 容 をご 参 考 にして 特 定 個 人 情 報 に 関 する 基 本 方 針 を 策 定 し 基 金 事 務 局 の 見 やすい 場 所 やホームページ 上 に 提 示 することで 利 用 目 的 の 明 示 の 要 件 も 満 たすことができると 考 えられます 既 存 の 個 人 情 報 の 取 扱 い に 関 する 基 本 方 針 と 並 べ て 掲 示 する 等 の 方 法 が 考 え られます 基 金 名 称 を 記 載 します 特 定 個 人 情 報 の 利 用 目 的 について 個 人 情 報 の 記 載 が 必 要 な 法 定 調 書 を 記 載 する 等 できるだけ 限 定 して 記 載 します 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 す るための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 及 び 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガ イドライン( 事 業 者 編 ) を 遵 守 した 取 扱 いを 行 うことを 記 載 します 必 須 任 意 (*) 必 須 安 全 管 理 措 置 に 関 しては 別 途 取 扱 規 程 を 定 めるため 当 該 規 程 を 定 めている 旨 を 記 載 します 必 須 ご 質 問 等 の 窓 口 について 記 載 します 必 須 (*) 特 定 個 人 情 報 の 利 用 目 的 を 記 載 することは 法 令 上 必 須 ではありませんが 本 基 本 方 針 が 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むこと を 宣 言 するためのものであることから 利 用 目 的 を 規 定 することをお 勧 めします

29 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 個 人 番 号 収 集 ( 加 入 者 等 から 直 接 収 集 する 場 合 ) ~3 個 人 番 号 収 集 ~ 26 加 入 員 ( 者 ) 等 から 基 金 または 事 業 所 へは 給 付 金 の 裁 定 請 求 時 に 個 人 番 号 届 にて 提 出 していただきます なお 退 職 所 得 申 告 書 にも 個 人 番 号 記 載 欄 が 追 加 されますが 退 職 所 得 に 該 当 する 一 時 金 の 場 合 退 職 所 得 申 告 書 も 併 せ て 提 出 していただきます 加 入 員 ( 者 ) 等 ( 裁 定 請 求 時 ) 基 金 ( 厚 年 基 金 型 DB) 事 業 主 ( 規 約 型 DB) 弊 社 裁 定 請 求 書 個 人 番 号 カード ( 写 ) 裁 定 個 人 番 号 届 退 職 所 得 申 告 書 退 職 所 得 申 告 書 個 人 番 号 届 退 職 所 得 申 告 書 裁 定 請 求 書 保 管 個 人 番 号 カード ( 写 ) 個 人 番 号 の 本 人 確 認 および 生 年 月 日 を 証 する 書 類 として 個 人 番 号 カード を 利 用 した 例 原 簿 e 年 金 による 登 録 データ 登 録 ( 注 ) 保 管 時 は 個 人 番 号 の マスキングが 必 要 保 管 廃 棄 e 年 金 による 登 録 イメージ は35ページご 参 照 決 定 通 知 書 決 定 通 知 書 源 泉 徴 収 票 ( 法 定 調 書 ) 個 人 番 号 付 源 泉 徴 収 票 ( 法 定 調 書 ) 個 人 番 号 付 税 務 署

30 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 個 人 番 号 収 集 ( 厚 年 基 金 型 DBが 事 業 主 から 収 集 する 場 合 ) ~3 個 人 番 号 収 集 ~ 27 基 金 が 事 業 主 に 加 入 員 ( 者 )( 喪 失 者 ) の 個 人 番 号 収 集 にかかる 事 務 ( 本 人 確 認 含 む)を 委 託 個 人 番 号 届 出 個 人 番 号 届 出 受 託 機 関 基 金 事 業 主 業 務 委 託 < 課 題 > 基 金 と 事 業 主 との 業 務 委 託 契 約 の 締 結 ( 書 式 費 用 などの 検 討 ) 個 人 番 号 届 出 本 人 確 認 加 入 員 ( 者 ) 喪 失 者 個 人 番 号 収 集 ( 企 業 年 金 連 合 会 から 収 集 する 場 合 ) 企 業 年 金 連 合 会 に 源 泉 徴 収 票 に 記 載 する 個 人 番 号 を 収 集 する 事 務 を 委 託 し 企 業 年 金 連 合 会 を 通 じて 個 人 番 号 を 収 集 赤 枠 部 分 の 詳 細 について は 次 頁 をご 参 照 下 さい 個 人 番 号 届 出 現 住 所 生 存 情 報 個 人 番 号 の 送 付 現 住 所 生 存 情 報 個 人 番 号 の 送 付 受 託 機 関 基 金 事 業 主 個 人 番 号 収 集 業 務 の 委 託 企 業 年 金 連 合 会 J-LIS ( ) 照 会 番 号 ( 現 行 の 住 基 情 報 提 供 照 会 スキームにおける 仮 照 会 を 行 うことで 還 元 される) 住 民 票 コード( ) 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構

31 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~3 個 人 番 号 収 集 ~ 個 人 番 号 収 集 ( 企 業 年 金 連 合 会 から 収 集 する 場 合 : 詳 細 ) 個 人 番 号 提 供 を 受 ける 企 業 年 金 は 1 個 人 番 号 提 供 を 含 む 契 約 書 を 締 結 2~3の 仮 照 会 の 後 3の 仮 照 会 回 答 によっ て 提 供 された 照 会 番 号 を 使 用 して 4 本 照 会 ( 個 人 番 号 確 認 )を 行 います 厚 生 年 金 基 金 確 定 給 付 企 業 年 金 企 業 型 確 定 拠 出 年 金 28 ( 事 前 手 続 き) 1 契 約 締 結 規 約 の 手 当 仮 照 会 ( 本 人 同 定 作 業 ) 2 仮 照 会 依 頼 3 仮 照 会 結 果 回 答 旧 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 基 礎 年 金 番 号 新 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 基 礎 年 金 番 号 照 会 番 号 回 答 データは 個 人 番 号 照 会 のための 同 定 作 業 のみに 使 用 します 本 照 会 ( 個 人 番 号 確 認 ) 依 頼 は 個 人 番 号 提 供 を 含 む 契 約 を 行 う 必 要 があります 本 照 会 ( 本 人 番 号 確 認 ) 4 照 会 依 頼 5 照 会 又 は 削 除 依 頼 結 果 回 答 照 会 番 号 新 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 照 会 番 号 死 亡 情 報 個 人 番 号 企 業 年 金 連 合 会 照 会 番 号 住 民 票 コード 基 礎 年 金 番 号 連 合 会 受 給 者 基 礎 年 金 番 号 照 会 番 号 住 民 票 コード 旧 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 新 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 住 民 票 コード 1 住 民 票 コードは 制 度 上 企 業 年 金 への 提 供 が 認 められていないため 連 合 会 が 払 い 出 し た 照 会 番 号 を 介 して 照 会 回 答 がされます 2 住 基 ネットより 複 数 回 答 があった 者 は 照 会 依 頼 の 基 礎 年 金 番 号 等 を 使 用 して 連 合 会 受 給 者 と 突 合 し 連 合 会 において 可 能 な 限 りの 絞 込 みが 行 われます 住 民 票 コード 新 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 住 民 票 コード 死 亡 情 報 個 人 番 号 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 (J-LIS) 住 民 票 コード 個 人 番 号

32 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 その 他 ~3 個 人 番 号 収 集 ~ 29 加 入 者 や 喪 失 者 から 直 接 個 人 番 号 を 収 集 することが 困 難 な 場 合 ( 認 知 症 など)に 本 人 が 代 理 人 に 個 人 番 号 届 の 提 供 を 委 任 する 場 合 が 本 ケースに 該 当 します 個 人 番 号 届 出 個 人 番 号 届 出 個 人 番 号 届 出 受 託 機 関 基 金 事 業 主 代 理 人 ( ) 加 入 者 喪 失 者 本 人 確 認 ( ) ( ) 必 要 に 応 じて 法 定 代 理 人 または 事 業 主 ( 厚 年 基 金 型 DB) と 読 替 えてください ( ) 以 下 3 点 の 確 認 が 必 要 1. 代 理 権 の 確 認 ( 法 定 代 理 人 の 場 合 は 戸 籍 謄 本 など 任 意 代 理 人 の 場 合 は 委 任 状 ) 2. 代 理 人 の 身 元 の 確 認 ( 代 理 人 の 個 人 番 号 カード 運 転 免 許 証 など) 3. 本 人 の 個 人 番 号 確 認 ( 本 人 の 個 人 番 号 カード 通 知 カード マイナンバーの 記 載 された 住 民 票 の 写 しなど)

33 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~その 他 ~ 30 マイナンバー 制 度 導 入 に 伴 う 規 約 変 更 については 現 在 信 託 協 会 等 を 通 じ 厚 生 労 働 省 に 照 会 中 です 現 時 点 で 判 明 しております 内 容 ならびに 変 更 が 予 想 される 内 容 についてご 案 内 させていただきます 規 約 1. 個 人 番 号 の 収 集 を 連 合 会 に 委 託 する 際 の 業 務 委 託 は 規 約 の 業 務 の 委 託 の 条 文 に 当 該 内 容 の 規 定 が 必 要 2.1の 規 定 について 年 金 確 保 支 援 法 の 際 の 住 基 ネットを 活 用 する 場 合 に 規 定 済 の 場 合 新 た に 規 定 する 必 要 はない 3. 法 改 正 の 施 行 日 までに 変 更 する 等 の 期 限 はなく 他 の 規 約 変 更 に 合 わせて 実 施 することは 可 能 だが 実 際 の 委 託 事 務 が 行 われるまでに 規 約 変 更 を 行 う 必 要 がある(DB 届 出 不 要 厚 年 届 出 要 ) 4.2ですでに 規 約 変 更 対 応 済 であっても 厚 生 年 金 基 金 業 務 委 託 ( 変 更 ) 届 の 届 出 は 必 要 (4.は 厚 年 のみ) 1で 規 定 が 必 要 と された 規 約 例 ( 厚 年 基 金 型 DB 例 ) 4で 届 出 が 必 要 とされ た 変 更 届 例 ( 厚 年 のみ)

34 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~その 他 ~ 31 規 程 その 他 ( 厚 年 基 金 型 DB) 規 程 につきましては 現 状 の 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 を 特 定 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 として 規 定 し 直 すこと 裁 定 請 求 の 際 に 個 人 番 号 届 を 提 出 いただくことを 給 付 規 程 に 規 定 いただくこと を 想 定 いたしております 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いについて 基 金 内 での 勉 強 会 を 最 低 でも1 年 に1 回 は 実 施 する 必 要 があります 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) で 特 定 個 人 情 報 等 の 保 護 のために 必 要 な 安 全 管 理 措 置 を 定 めています このうち 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 について 以 下 のように 規 定 しています 事 業 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 に 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 周 知 徹 底 するとともに 適 切 な 教 育 を 行 う 企 業 年 金 基 金 において 事 業 者 とは 基 金 そのものであるため 教 育 を 行 う 主 体 は 基 金 となります マイナンバーをテーマにしたセミナーなどで 必 要 事 項 をご 理 解 いただいた 上 で 各 基 金 で 役 職 員 向 けに 定 期 的 な 勉 強 会 を 実 施 するようにしてください 法 人 番 号 については 給 与 等 に 係 る 所 得 税 の 源 泉 徴 収 を 行 っている 基 金 に 対 して 付 与 されます つまり 基 金 役 職 員 に 対 して 母 体 事 業 所 からではなく 基 金 から 直 接 給 与 等 を 支 払 っている 場 合 には 法 人 番 号 が 付 与 されることとなります 厚 生 年 金 基 金 はすでに 解 散 認 可 済 で 残 余 財 産 を 分 配 するタイミングが 平 成 28 年 1 月 以 降 となる 場 合 現 在 の 予 定 では 企 業 年 金 連 合 会 を 通 じてマイナンバーを 収 集 できる 時 期 は 早 くても 平 成 28 年 1 月 以 降 が 想 定 され ているため 収 集 方 法 について 検 討 いただく 必 要 があります ( 本 人 から 直 接 個 人 番 号 を 収 集 する 場 合 平 成 27 年 10 月 から 可 能 ( 本 人 確 認 が 必 要 )) マイナンバーの 取 扱 いにかかる 方 針 等 については 清 算 人 会 等 で 定 めていただく 等 の 手 続 きが 必 要 となること が 想 定 されます ( 厚 生 労 働 省 から 今 後 何 らかの 指 針 は 示 されると 思 われます )

35 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~DCのお 客 さま~ 32 平 成 27 年 平 成 28 年 平 成 29 年 ~9 月 10 月 11 月 12 月 1 月 2 月 3 月 4 月 ~12 月 1 月 ~ 制 度 全 般 国 民 への 個 人 番 号 通 知 マイナンバー 利 用 開 始 法 人 番 号 の 通 知 公 表 個 人 番 号 カードの 交 付 事 業 主 各 種 規 程 類 の 整 備 利 用 目 的 の 明 示 ( 社 内 LAN 書 類 の 提 示 就 業 規 則 への 明 記 等 ) りそな 銀 行 各 種 規 程 類 規 約 変 更 案 契 約 書 雛 形 等 の 提 示 契 約 書 の 締 結 等 マイナンバー 収 集 にあたり 事 業 主 様 にご 対 応 いただく 事 項 につきまし ては34 頁 以 降 をご 参 照 下 さい 運 営 管 理 機 関 等 番 号 の 収 集 に 関 する 再 委 託 の 許 諾 番 号 の 収 集 現 在 DCにおけるマイナンバーの 収 集 については 資 産 管 理 機 関 ( 弊 社 )が 事 業 主 から 委 託 を 受 け さらに 運 営 管 理 機 関 または 記 録 関 連 運 営 管 理 機 関 ( 以 下 運 営 管 理 機 関 等 と 言 います)に 再 委 託 することにより 運 営 管 理 機 関 等 が 新 規 受 給 者 既 存 受 給 者 本 人 から 収 集 する 予 定 です( 事 業 主 様 で 直 接 マイナンバーの 収 集 は 行 わない 見 込 みです) 具 体 的 な 契 約 関 係 とマイナンバーの 流 れは 次 頁 をご 参 照 下 さい

36 5.マイナンバーにかかる 今 後 の 対 応 事 項 ~DCのお 客 さま~ ここでは DC 制 度 における 契 約 関 係 とマイナンバーの 流 れについて 説 明 します 33 事 業 主 再 委 託 の 許 諾 2 確 定 拠 出 年 金 特 定 金 銭 信 託 契 約 資 産 管 理 機 関 ( 信 託 銀 行 ) 契 約 関 係 運 営 管 理 機 関 3 再 委 託 契 約 番 号 の 流 れ 記 録 関 連 運 営 管 理 機 関 (RK) 番 号 の 登 録 連 携 1 提 出 既 存 受 給 者 1 提 出 新 規 受 給 者 支 払 調 書 税 務 署 市 区 町 村 1マイナンバーの 収 集 は 運 営 管 理 機 関 または 記 録 関 連 運 営 管 理 機 関 ( 以 下 運 営 管 理 機 関 等 と 言 います) 新 規 受 給 者 既 存 受 給 者 本 人 から 収 集 します 2 運 営 管 理 機 関 等 が1の 収 集 を 行 うためには 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 である 事 業 主 から 委 託 を 受 ける 必 要 が あり まずは 資 産 管 理 機 関 が 事 業 主 から 委 託 を 受 けます 3 資 産 管 理 機 関 は 運 営 管 理 機 関 等 に 再 委 託 をすることにより マイナンバーを 収 集 することができます

37 6. 弊 社 対 応 方 針 (2015 年 10 月 5 日 現 在 ) 年 10 月 5 日 現 在 で 判 明 しております 内 容 ならびに 変 更 が 予 想 される 内 容 に 基 づいた 対 応 方 針 をご 案 内 いたします ( 信 託 協 会 等 を 通 じ 厚 生 労 働 省 に 照 会 中 の 事 項 につきましては 別 途 ご 案 内 いたします ) お 客 さま 及 び 弊 社 が 個 人 番 号 利 用 事 務 を 行 うための 整 備 項 目 対 象 対 応 方 針 弊 社 と 締 結 している 業 務 委 託 契 約 等 の 手 当 弊 社 が 受 託 している 個 人 番 号 にかかる 事 務 の 再 委 託 基 金 から 母 体 企 業 への 個 人 番 号 収 集 業 務 の 委 託 各 種 規 程 類 の 整 備 受 給 者 等 への 番 号 収 集 に 関 す る 案 内 厚 年 DB DC 厚 年 DB DC 厚 年 基 金 型 DB 厚 年 DB DC 厚 年 DB 弊 社 と 締 結 している 業 務 委 託 契 約 ( 厚 年 DB)または 年 金 特 金 契 約 (DC)に 対 して 個 人 番 号 に 関 する 事 項 の 手 当 が 必 要 です 平 成 28 年 11 月 以 降 弊 社 より 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 誓 約 書 をお 送 りします 当 誓 約 書 と 現 在 締 結 している 業 務 委 託 契 約 ( 厚 年 DB) 年 金 特 金 契 約 (DC)と 合 わせて 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 委 託 契 約 とさせていただく 予 定 です 弊 社 が 受 託 している 個 人 番 号 にかかる 事 務 ( )を 一 部 再 委 託 することについて お 客 さまに 許 諾 いただく 予 定 です 上 述 の 誓 約 書 に 特 定 個 人 情 報 の 利 用 事 務 の 再 委 託 に 係 る 事 項 を 盛 り 込 み 許 諾 いただく 予 定 です なお 併 せて 特 定 個 人 情 報 に 係 る 外 部 委 託 先 についても 文 書 を 送 付 する 予 定 です 税 務 帳 票 の 印 刷 発 送 業 務 の 印 刷 会 社 への 委 託 等 個 人 番 号 の 収 集 を 母 体 企 業 へ 委 託 する 場 合 個 人 番 号 の 送 付 時 期 方 法 についてご 案 内 してお くことが 必 要 です ( 案 内 のひな 形 については 資 料 編 をご 参 照 下 さい ) また 基 金 と 母 体 企 業 との 契 約 締 結 が 必 要 です ( 契 約 内 容 案 については 資 料 編 をご 参 照 下 さい ) 特 定 個 人 情 報 を 取 扱 う 事 務 の 開 始 に 伴 い 各 種 規 程 類 の 整 備 ( )が 必 要 です また 個 人 番 号 にかかる 業 務 ( 収 集 保 管 等 )を 外 部 機 関 に 委 託 する 場 合 には 特 定 個 人 情 報 にかかる 安 全 管 理 措 置 管 理 監 督 等 の 規 定 が 必 要 となります ( 各 種 規 程 類 の 整 備 例 については 資 料 編 をご 参 照 下 さい ) 厚 年 基 金 型 DBの 基 金 : 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 の 改 訂 ( 特 定 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 の 策 定 ) 給 付 規 程 の 改 訂 等 実 施 事 業 所 : 社 内 規 程 への 手 当 等 が 考 えられます 平 成 28 年 1 月 時 点 の 受 給 者 等 の 番 号 を 収 集 する 際 受 給 者 等 へ 案 内 をすることが 必 要 です なお 受 給 者 等 の 番 号 を 連 合 会 から 収 集 する 場 合 受 給 者 等 への 十 分 な 説 明 が 必 要 になります ( 弊 社 から 提 供 いたします 受 給 者 向 けレターのひな 形 について 基 金 事 業 主 様 より 受 給 者 へ ご 案 内 いただく 予 定 ですが DBの 場 合 は 弊 社 より 案 内 も 可 能 です( 要 申 込 有 償 )( )) 事 前 周 知 用 本 人 より 入 手 用 連 合 会 より 入 手 用 等 のひな 形 および 弊 社 から 案 内 する 場 合 の 申 込 書 は 資 料 編 をご 参 照 下 さい (ひな 形 の 文 例 を 基 金 だより や 基 金 HP 等 で 案 内 いただく 方 法 もご 検 討 ください )

38 6. 弊 社 対 応 方 針 (2015 年 10 月 5 日 現 在 ) 年 10 月 5 日 現 在 で 判 明 しております 内 容 ならびに 変 更 が 予 想 される 内 容 に 基 づいた 対 応 方 針 をご 案 内 いたします ( 信 託 協 会 等 を 通 じ 厚 生 労 働 省 に 照 会 中 の 事 項 につきましては 別 途 ご 案 内 いたします ) お 客 さまが 個 人 番 号 の 収 集 を 連 合 会 に 委 託 する 場 合 は 以 下 の 整 備 も 必 要 になります 年 金 規 約 の 整 備 項 目 対 象 対 応 方 針 厚 年 DB ( 注 )DC 連 合 会 に 業 務 を 委 託 できる 旨 年 金 規 約 に 規 定 が 必 要 です ( ) 住 基 ネットを 使 用 した 現 況 確 認 を 連 合 会 に 委 託 し 既 に 規 約 の 手 当 をしている 場 合 には 不 要 です 連 合 会 と 業 務 委 託 契 約 締 結 厚 年 DB ( 注 )DC 連 合 会 との 間 で 業 務 委 託 の 契 約 を 締 結 する 必 要 があります ( ) 既 に 住 基 ネットを 使 用 した 現 況 確 認 を 連 合 会 に 委 託 している 場 合 でも 改 めて 契 約 を 締 結 する 必 要 があります ( 注 ) 弊 社 と 年 金 特 金 契 約 を 締 結 しているお 客 さまについては 個 人 番 号 の 収 集 は 運 営 管 理 機 関 または 記 録 関 連 運 営 管 理 機 関 にて 行 うため 当 該 整 備 を 行 っていただく 予 定 はありません * 現 在 連 合 会 を 通 じて 個 人 番 号 を 収 集 するためのツールを 開 発 中 ですので 準 備 が 整 い 次 第 ご 提 供 させていただきます なお 同 ツールにより 住 基 ネット による 住 所 情 報 についても 連 合 会 からの 収 集 が 可 能 となります

39 6. 弊 社 対 応 方 針 (2015 年 10 月 5 日 現 在 ) 36 お 客 さまがe 年 金 で 行 う 個 人 番 号 に 関 する 事 務 ( 厚 年 DB) ( 当 該 事 務 は 34 頁 の 弊 社 と 締 結 している 業 務 委 託 契 約 等 の 手 当 を 行 うことが 前 提 となります) 項 目 e 年 金 への 個 人 番 号 登 録 保 管 e 年 金 での 個 人 番 号 廃 棄 対 応 方 針 給 付 指 図 書 作 成 時 に 新 設 される 個 人 番 号 (マイナンバー) 登 録 画 面 によりe 年 金 に 登 録 します 登 録 パターン1 予 め 個 人 番 号 を 収 集 されている 場 合 は e 年 金 に 随 時 登 録 することも 可 能 です 登 録 パターン2 なお e 年 金 に 登 録 後 画 面 上 での 個 人 番 号 表 示 やデータダウンロードは 行 えない 仕 組 みです 登 録 された 個 人 番 号 は 利 用 目 的 終 了 後 一 定 期 間 経 過 後 にe 年 金 から 自 動 的 に 抹 消 されます ( 注 ) 上 述 の 事 務 について 詳 細 な 操 作 方 法 等 は 別 途 マニュアルを 作 成 し ご 提 供 する 予 定 です 登 録 パターン1 給 付 指 図 書 作 成 と 同 時 に 個 人 番 号 を 登 録 する 場 合 見 込 額 照 会 指 図 書 編 集 ( 金 額 等 の 確 認 ) < 新 設 > 個 人 番 号 登 録 住 所 送 金 先 登 録 承 認 登 録 パターン2 個 人 番 号 のみを 登 録 する 場 合 < 新 設 > 個 人 番 号 登 録 個 人 番 号 が 提 供 いただ けない 場 合 未 登 録 理 由 の 登 録 が 可 能 です 個 人 番 号 が 登 録 済 みの 場 合 この 登 録 画 面 は スキップされます ( 改 めての 登 録 は 不 要 ) なお e 年 金 への 個 人 番 号 登 録 については 2015 年 11 月 下 旬 に 作 業 可 能 となる 見 込 みです

40 7. 参 考 資 料 企 業 年 金 におけるマイナンバーの 取 扱 いについて ~ 事 前 準 備 チェックリスト~ 個 人 番 号 の 収 集 開 始 までに 決 定 ( 検 討 )しておくべきこと の 箇 所 は 企 業 年 金 分 野 に 限 られた 項 目 です それ 以 外 の 項 目 は 企 業 年 金 以 外 の 業 務 と 併 せて 検 討 状 況 をご 確 認 下 さい 37 大 項 目 小 項 目 参 照 頁 検 討 すべきこと 基 金 事 業 主 対 応 検 討 状 況 利 用 目 的 の 明 示 P23 利 用 目 的 の 範 囲 を 特 定 しましたか? 必 須 済 未 利 用 目 的 の 明 示 方 法 は 決 定 しましたか? 必 須 済 未 利 用 目 的 の 明 示 時 期 は 決 定 しましたか? 必 須 済 未 案 内 退 職 者 ( 年 金 受 給 者 及 び 待 期 者 )への 周 知 P23 退 職 者 へ 利 用 目 的 の 明 示 とは 別 に 企 業 年 金 におけるマイ ナンバーの 取 扱 い( 本 人 から 収 集 / 連 合 会 から 収 集 他 )に ついて 周 知 ( 案 内 )するかどうかを 検 討 ( 決 定 )しました か? 任 意 済 未 上 記 で 周 知 ( 案 内 )を 行 う 場 合 案 内 方 法 は 決 定 しました か? 任 意 済 未 収 集 個 人 番 号 の 収 集 方 法 P26~ P29 以 下 の 区 分 ごとに 番 号 収 集 方 法 は 決 定 しましたか? H 時 点 の 受 給 者 H 時 点 の 待 期 者 H 以 降 の 退 職 者 (H 時 点 の 加 入 者 ) H 以 降 の 退 職 者 (H 以 降 の 新 規 加 入 者 ) 必 須 済 未 個 人 番 号 の 収 集 時 期 上 記 の 区 分 ごとに 番 号 収 集 の 時 期 は 決 定 しましたか? 必 須 済 未 個 人 番 号 の 収 集 方 法 2 加 入 者 や 退 職 者 ( 本 人 )から 直 接 個 人 番 号 を 収 集 する 場 合 受 託 機 関 が 作 成 する 専 用 届 を 使 用 裁 定 請 求 書 にマイン ナンバーを 記 入 してもらう など 本 人 からの 番 号 収 集 方 法 は 決 定 しましたか? 必 須 済 未

41 7. 参 考 資 料 企 業 年 金 におけるマイナンバーの 取 扱 いについて ~ 事 前 準 備 チェックリスト~ 個 人 番 号 の 収 集 開 始 までに 決 定 ( 検 討 )しておくべきこと 38 大 項 目 小 項 目 参 照 頁 検 討 すべきこと 基 金 事 業 主 対 応 検 討 状 況 個 人 番 号 の 収 集 記 録 P11 届 受 付 管 理 簿 や 個 人 番 号 届 管 理 簿 を 作 成 しました か? 必 須 済 未 収 集 本 人 から 基 金 への 送 付 ( 厚 年 基 金 型 DB) 本 人 から 直 接 個 人 番 号 を 収 集 する 場 合 普 通 郵 便 簡 易 書 留 など 基 金 への 送 付 方 法 は 決 定 しましたか? 上 記 の 場 合 返 信 用 封 筒 の 用 意 および 郵 便 代 の 負 担 は 基 金 ま たは 本 人 のいずれが 負 うか 決 定 しましたか? 任 意 済 未 任 意 済 未 保 管 期 限 P15 収 集 した 個 人 番 号 の 保 管 期 限 は 定 めましたか?( 受 託 機 関 あて 届 出 完 了 まで や 受 託 機 関 あて 届 出 完 了 後 一 定 期 間 経 過 時 まで など) 任 意 済 未 保 管 保 管 方 法 P13 収 集 した 個 人 番 号 の 保 管 方 法 は 決 定 しましたか?( 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 とその 他 の 書 類 を 分 別 管 理 するかどうかな ど) 任 意 済 未 廃 棄 時 期 受 託 機 関 システムへ 登 録 後 即 廃 棄 か 一 定 期 間 経 過 後 に 廃 棄 かなど 利 用 目 的 を 達 成 した 個 人 番 号 の 廃 棄 時 期 は 決 定 しま したか? 任 意 済 未 廃 棄 廃 棄 方 法 P16 個 人 番 号 の 廃 棄 方 法 は シュレッダーで 廃 棄 や マスキ ングで 処 理 など 決 定 しましたか? 任 意 済 未 廃 棄 記 録 個 人 番 号 を 廃 棄 する 場 合 の 廃 棄 記 録 簿 (いつ 誰 がどんな 方 法 で 削 除 廃 棄 したかなどを 記 録 ) を 作 成 しましたか? 必 須 済 未

42 7. 参 考 資 料 企 業 年 金 におけるマイナンバーの 取 扱 いについて ~ 事 前 準 備 チェックリスト~ 個 人 番 号 の 収 集 開 始 までに 決 定 ( 検 討 )しておくべきこと 39 大 項 目 小 項 目 参 照 頁 検 討 すべきこと 基 金 事 業 主 対 応 検 討 状 況 その 他 取 扱 区 域 P13 11 月 から 随 時 ご 案 内 予 定 業 務 委 託 契 約 書 の 見 直 し P34 特 定 個 人 情 報 を 取 扱 う 区 域 は 決 定 しましたか? ( 事 務 局 とは 別 に 個 室 を 用 意 ブラインドなど 間 仕 切 り を 設 置 座 席 の 配 置 を 工 夫 など) 基 金 または 事 業 主 と 幹 事 会 社 で 締 結 している 業 務 委 託 契 約 に 対 して 個 人 番 号 に 関 する 事 項 の 手 当 が 必 要 です 必 須 済 未 必 須 済 未 11 月 から 随 時 ご 案 内 予 定 業 務 委 託 契 約 書 の 締 結 ( 厚 年 基 金 型 DB) P34 母 体 ( 事 業 所 )に 番 号 収 集 を 委 託 する 場 合 母 体 と 基 金 との 間 で 番 号 収 集 に 関 する 委 託 契 約 を 締 結 する 必 要 があります 必 須 済 未 その 他 11 月 から 随 時 ご 案 内 予 定 再 委 託 の 許 諾 P34 源 泉 徴 収 票 の 印 刷 発 送 を 行 う 印 刷 会 社 などに 再 委 託 を 行 う ために 基 金 または 事 業 主 に 許 諾 いただく 方 向 です 必 須 済 未 ひな 形 については 資 料 編 ご 参 照 取 扱 規 程 の 策 定 P31 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いを 既 存 の 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 の 見 直 し 又 は 新 たに 特 定 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 を 策 定 のい ずれかの 方 法 で 制 定 する 必 要 があります 必 須 済 未 年 金 規 約 ( 規 程 )の 見 直 し P30 個 人 番 号 の 収 集 を 企 業 年 金 連 合 会 へ 委 託 する 場 合 は 年 金 規 約 と 規 程 の 見 直 しが 必 要 です 必 須 済 未

43 7. 参 考 資 料 ~マイナンバーにかかる 法 令 上 の 規 定 ~ 40 企 業 年 金 を 中 心 としたマイナンバーの 利 用 は 以 下 の 根 拠 法 令 に 基 づいております 番 号 法 番 号 法 施 行 令 番 号 法 施 行 規 則 (マイナンバー 関 連 法 規 ) 規 定 内 容 該 当 条 文 概 要 目 的 基 本 理 念 など 法 第 1 条 ~ 第 6 条 番 号 法 の 目 的 法 令 上 の 用 語 の 定 義 基 本 理 念 責 務 など 利 用 範 囲 ( 年 金 分 野 ) 法 第 9 条 別 表 第 1 第 項 番 24 31~ 国 民 年 金 法 厚 生 年 金 保 険 法 による 年 金 である 給 付 の 支 給 に 関 する 事 務 確 定 給 付 企 業 年 金 法 確 定 拠 出 年 金 法 による 給 付 の 支 給 に 関 する 事 務 など 利 用 範 囲 ( 税 分 野 ) 法 第 9 条 税 務 当 局 に 提 出 する 確 定 申 告 書 届 出 書 調 書 等 への 記 載 など 利 用 範 囲 ( 労 働 分 野 ) 個 人 番 号 の 収 集 本 人 確 認 特 定 個 人 情 報 の 保 護 法 第 9 条 別 表 第 1 第 項 番 57 法 第 14 条 ~ 第 16 条 令 第 12 条 規 則 第 1 条 ~ 第 16 条 法 第 26 条 ~ 第 35 条 令 第 19 条 ~ 第 26 条 雇 用 保 険 法 による 失 業 等 給 付 の 支 給 雇 用 安 定 事 業 能 力 開 発 事 業 の 実 施 に 関 する 事 務 など 個 人 番 号 の 提 供 における 要 求 制 限 本 人 確 認 措 置 特 定 個 人 情 報 ファイルにかかる 提 供 作 成 の 制 限 など 罰 則 法 第 67 条 ~ 第 77 条 特 定 個 人 情 報 ファイルの 不 正 提 供 等 にかかる 罰 則 参 照 法 令 ( 番 号 法 第 9 条 別 表 第 1 関 係 ) 規 定 内 容 該 当 条 文 概 要 個 人 番 号 を 利 用 することができる 事 務 ( 厚 生 年 金 保 険 における 適 用 関 連 事 務 ) 厚 生 年 金 保 険 法 第 27 条 第 29 条 第 3 項 第 98 条 第 1 項 被 保 険 者 の 資 格 の 取 得 及 び 喪 失 並 びに 報 酬 月 額 及 び 賞 与 額 に 関 する 事 項 の 届 出 個 人 番 号 を 記 載 する 法 定 調 書 等 所 得 税 法 第 57 条 第 225 条 ~ 第 228の3の2 公 的 年 金 等 の 源 泉 徴 収 票 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 など 番 号 法 : 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 平 成 25 年 法 律 第 27 号 ) 番 号 法 施 行 令 : 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 施 行 令 ( 平 成 26 年 政 令 第 155 号 ) 番 号 法 施 行 規 則 : 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 施 行 規 則 ( 平 成 26 年 内 閣 府 総 務 省 令 第 3 号 )

44 7. 参 考 資 料 ~Q&A~ 41 企 業 年 金 の 実 務 における 想 定 Q&Aです カテ ゴリ 準 備 準 備 収 集 収 集 収 集 収 集 質 問 企 業 年 金 が 個 人 番 号 を 取 扱 う 事 務 を 行 うにあたり 事 前 に 必 要 な 作 業 はあるのでしょうか? 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いを 開 始 するにあたり 社 内 規 程 について どのような 対 応 が 必 要 でしょうか? 裁 定 請 求 時 に 個 人 番 号 届 で 番 号 を 収 集 しないといけないこと は 理 解 できたが 請 求 者 が 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 んだ 場 合 給 付 が できないのでしょうか? 個 人 番 号 の 収 集 は 裁 定 請 求 時 ではなく 資 格 喪 失 時 でも 問 題 ない のでしょうか? 遺 族 給 付 の 裁 定 請 求 の 場 合 遺 族 本 人 の 個 人 番 号 を 収 集 する 必 要 があるのでしょうか? 個 人 番 号 を 収 集 する 際 の 利 用 目 的 の 明 示 について 具 体 的 に は 裁 定 請 求 時 の 案 内 書 面 などに 記 載 する 想 定 でしょうか?あるい は 事 務 所 に 掲 示 HP 上 に 掲 示 するような 想 定 でしょうか? 回 答 特 定 個 人 情 報 を 取 扱 う 事 務 の 開 始 に 伴 い 各 種 規 程 類 の 整 備 が 必 要 です 例 えば 厚 年 基 金 型 DBの 基 金 は 個 人 情 報 保 護 管 理 規 程 給 付 規 程 の 改 訂 等 を 実 施 事 業 所 は 社 内 規 程 へ の 手 当 等 を 行 うことが 考 えられます また 源 泉 徴 収 等 事 務 を 受 託 機 関 に 委 託 している 場 合 は 受 託 機 関 が 個 人 番 号 を 取 扱 う 事 務 を 行 うことになるため 業 務 委 託 契 約 等 に 個 人 番 号 に 関 する 事 項 の 手 当 が 必 要 となります 特 定 個 人 情 報 保 護 ガイドラインにおいて 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 の 策 定 することと 定 められております なお 既 存 の 個 人 情 報 の 保 護 に 係 る 取 扱 規 程 等 がある 場 合 には 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いを 追 記 することも 可 能 とされています 当 該 規 程 へ 記 載 することが 想 定 される 企 業 年 金 にかかる 利 用 目 的 例 は23 頁 をご 参 照 ください 個 人 番 号 が 未 記 載 の 場 合 でも 給 付 ができないわけではありませ んが 請 求 者 宛 てに 未 記 載 の 理 由 等 をご 確 認 いただく 事 務 が 想 定 されます なお e 年 金 においては 個 人 番 号 の 未 登 録 事 由 を 登 録 していただくことになります 将 来 の 支 払 いが 見 込 まれる 加 入 者 の 個 人 番 号 を 収 集 することは 可 能 とされていますが 実 際 の 給 付 まで 長 期 間 の 管 理 が 必 要 と なるため 原 則 裁 定 請 求 時 での 収 集 を 考 えております DBの 遺 族 給 付 の 場 合 には 遺 族 本 人 から 番 号 を 収 集 する 必 要 が あります ( 厚 生 年 金 基 金 の 遺 族 給 付 は 非 課 税 のため 税 務 関 連 の 法 定 調 書 の 作 成 提 出 は 不 要 です) 利 用 目 的 の 明 示 方 法 の 手 段 は 複 数 考 えられますが 左 記 の 取 扱 いは 問 題 ない 範 囲 と 考 えられます 実 務 上 の 許 容 範 囲 について は 今 後 発 出 される 行 政 通 知 等 や 行 政 照 会 で 確 認 していきます (*) 現 時 点 で 実 務 上 の 詳 細 は 未 定 です 今 後 の 行 政 通 知 等 により 内 容 が 変 更 になる 可 能 性 があります

45 7. 参 考 資 料 ~Q&A~ 42 企 業 年 金 の 実 務 における 想 定 Q&Aです カテ ゴリ 管 理 管 理 その 他 その 他 質 問 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 については 従 前 通 りの 保 管 管 理 を 実 施 すれば 良 いのでしょうか? e 年 金 に 個 人 番 号 を 登 録 し 管 理 できるのでしょうか? 登 録 できる 場 合 e 年 金 での 番 号 照 会 は 可 能 でしょうか? 個 人 番 号 カード の 写 しは 裁 定 請 求 書 の 添 付 書 類 として 必 要 な 生 年 月 日 を 証 する 書 類 として 認 められるのでしょうか? 連 合 会 に 照 会 している 支 給 停 止 情 報 や 住 基 ネットデータは 検 索 Keyが 基 礎 年 金 番 号 から 個 人 番 号 へと 変 更 になるので しょうか? 回 答 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 は 特 定 個 人 情 報 に 該 当 する ため より 厳 格 な 管 理 が 必 要 で 事 務 利 用 後 に 廃 棄 することが 求 められております ただし 個 人 番 号 をマスキングすること で 特 定 個 人 情 報 には 該 当 しなくなります 個 人 番 号 は 新 規 の 個 人 番 号 届 でe 年 金 へ 登 録 いただく 想 定 です 照 会 機 能 については 個 人 番 号 を 画 面 上 には 表 示 させず 確 認 用 に 入 力 した 個 人 番 号 と 一 致 するか 判 定 を 行 う 方 法 でシステム 対 応 する 予 定 です 裁 定 請 求 書 の 添 付 書 類 とされる 見 込 みです ただし 裏 面 の 個 人 番 号 記 載 面 は 収 集 することが 出 来 ません 連 合 会 に 照 会 している 支 給 停 止 情 報 や 住 基 ネットデータの 検 索 Keyは 個 人 番 号 へと 変 更 されることはなく 従 来 通 りの 対 応 となります (*) 現 時 点 で 実 務 上 の 詳 細 は 未 定 です 今 後 の 行 政 通 知 等 により 内 容 が 変 更 になる 可 能 性 があります

46 7. 参 考 資 料 ~ 参 考 ホームページ~ 43 内 閣 官 房 :マイナンバーのホームページ 国 税 庁 特 設 サイト: 社 会 保 障 税 番 号 制 度 について 厚 生 労 働 省 特 設 サイト: 社 会 保 障 税 番 号 制 度 について 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) 内 閣 官 房 社 会 保 障 税 番 号 制 度 ホームページ よくある 質 問 (FAQ) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 )( 案 )に 関 する 意 見 募 集 の 結 果 について

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