マイナンバー 制 度 の 概 要

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1 マイナンバー 制 度 の 概 要 税 理 士 のための マイナンバー 対 応 ガイドブック 入 門 平 成 27 年 5 月 国 税 庁 日 本 税 理 士 会 連 合 会

2 マイナンバー 制 度 の 概 要

3 平 成 27 年 10 月 以 降 国 民 の 皆 さま 一 人 一 人 に マイナンバー( 個 人 番 号 )が 通 知 されます 住 民 票 を 有 する 全 ての 方 に1 人 1つの 番 号 (12 桁 )が 通 知 されます 市 区 町 村 から 住 民 票 の 住 所 にマイナンバーの 通 知 カードが 送 られます 住 民 票 の 住 所 と 異 なるところにお 住 まいの 方 は 注 意 してください 国 外 に 滞 在 し 住 民 票 のない 方 にはマイナンバーは 付 番 されません 帰 国 して 住 民 票 が 作 成 される 際 にマイナンバーの 指 定 や 通 知 が 行 われます 外 国 籍 の 方 でも 中 長 期 在 留 者 特 別 永 住 者 などで 住 民 票 がある 場 合 には マイナンバーが 付 番 されます 法 人 には 1 法 人 1つの 法 人 番 号 (13 桁 )が 指 定 され どなたでも 自 由 に 使 用 できます 番 号 が 漏 えいし 不 正 に 使 われるおそれがある 場 合 を 除 き マイナンバーは 一 生 変 更 されません 1

4 平 成 28 年 1 月 から 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 行 政 手 続 で マイナンバーが 必 要 になります マイナンバーは 社 会 保 障 税 災 害 対 策 分 野 の 中 で 法 律 で 定 められた 行 政 手 続 にしか 使 えません 社 会 保 障 年 金 労 働 医 療 福 祉 税 災 害 対 策 年 金 の 資 格 取 得 や 確 認 給 付 雇 用 保 険 の 資 格 取 得 や 確 認 給 付 ハローワークの 事 務 医 療 保 険 の 保 険 料 徴 収 福 祉 分 野 の 給 付 生 活 保 護 など 税 務 当 局 に 提 出 する 申 告 書 届 出 書 調 書 などに 記 載 税 務 当 局 の 内 部 事 務 など 被 災 者 生 活 再 建 支 援 金 の 支 給 被 災 者 台 帳 の 作 成 事 務 など このほか 社 会 保 障 地 方 税 災 害 対 策 に 関 する 事 務 やこれらに 類 する 事 務 で 地 方 公 共 団 体 が 条 例 で 定 める 事 務 に マイナンバーを 利 用 することができます 2

5 申 告 書 や 法 定 調 書 の 様 式 が 変 わります ( 例 ) 番 号 制 度 導 入 前 番 号 制 度 導 入 後 のイメージ 支 払 を 受 ける 者 の 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 を 記 載 支 払 者 の 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 を 記 載 法 定 調 書 には 右 図 のように 番 号 欄 が 追 加 されます また 法 定 調 書 とともに 提 出 する 法 定 調 書 合 計 表 にも 提 出 する 方 の 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 の 記 載 が 必 要 になります 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 欄 に12 桁 の 個 人 番 号 を 記 載 する 場 合 は 左 側 の1マスを 空 けて 右 詰 めで 記 載 してください ( 注 ) 右 図 は 平 成 27 年 3 月 末 現 在 のイメージであり 今 後 税 制 改 正 その 他 の 状 況 により 変 更 される 場 合 がありま す 3

6 ( 例 ) 番 号 制 度 導 入 前 番 号 制 度 導 入 後 のイメージ このほか 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 及 び 給 与 支 払 報 告 書 は A6サイズからA5サイズになります 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 には 税 務 署 提 出 用 と 本 人 交 付 用 があり ますが 本 人 交 付 用 には 支 払 者 の 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 は 記 載 しないこととなっています 様 式 がA6サイズからA5サイズに 変 更 になります 支 払 を 受 ける 者 だけでな く 控 除 対 象 配 偶 者 や 扶 養 親 族 等 の 番 号 記 載 が 必 要 支 払 者 の 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 を 記 載 ( 本 人 交 付 用 には 記 載 しません ) 色 平 付 成 き 部 27 年 分 3 に 月 つ い31 日 て は 現 特 在 に の 変 イ 更 メ ー の ジ 可 で 能 す 性 が 確 あ 定 り 様 ま 式 す で は あ り ま せ ん 4

7 申 告 書 や 法 定 調 書 への 番 号 記 載 時 期 は 以 下 のとおりです 税 目 記 載 対 象 一 般 的 な 場 合 28 年 中 に 提 出 される 主 な 場 合 所 得 税 贈 与 税 法 人 税 消 費 税 相 続 税 酒 税 間 接 諸 税 法 定 調 書 平 成 28 年 1 月 1 日 の 属 する 年 分 以 降 の 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 の 属 する 年 分 以 降 の 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 開 始 する 事 業 年 度 に 係 る 申 告 書 か ら 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 開 始 する 課 税 期 間 に 係 る 申 告 書 か ら 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 相 続 又 は 遺 贈 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 移 出 等 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 金 銭 等 の 支 払 等 に 係 る 法 定 調 書 か ら( ) 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 28 年 分 の 確 定 申 告 期 ( 平 成 29 年 2 月 16 日 から3 月 15 日 まで) 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 29 年 2 月 1 日 から 3 月 15 日 まで 平 成 28 年 12 月 末 決 算 の 場 合 平 成 29 年 2 月 28 日 まで < 個 人 > 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 29 年 1 月 1 日 か ら3 月 31 日 まで < 法 人 > 平 成 28 年 12 月 末 決 算 の 場 合 平 成 29 年 2 月 28 日 まで 平 成 28 年 1 月 1 日 に 相 続 があったことを 知 った 場 合 平 成 28 年 11 月 1 日 まで 平 成 28 年 1 月 分 の 場 合 平 成 28 年 2 月 1 日 から2 月 29 日 まで ( 例 ) 平 成 28 年 分 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 平 成 28 年 分 特 定 口 座 年 間 取 引 報 告 書 平 成 29 年 1 月 31 日 まで ( 注 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 前 に 締 結 された 税 法 上 告 知 したも のとみなされる 取 引 に 基 づき 同 日 以 降 に 金 銭 等 の 支 払 等 が 行 われるものに 係 る 番 号 の 告 知 及 び 本 人 確 認 について は 同 日 から 同 日 以 降 3 年 を 経 過 した 日 以 後 の 最 初 の 金 銭 等 の 支 払 いの 時 までの 間 に 行 うことができます 年 の 中 途 で 出 国 出 国 の 時 まで 年 の 中 途 で 死 亡 相 続 開 始 があったことを 知 った 日 の 翌 日 から4 月 を 経 過 した 日 の 前 日 まで 年 の 中 途 で 死 亡 相 続 の 開 始 があったことを 知 った 日 の 翌 日 から10 月 以 内 中 間 申 告 書 事 業 年 度 開 始 の 日 以 後 6 月 を 経 過 した 日 から2 月 以 内 新 設 法 人 決 算 期 変 更 法 人 決 算 の 日 から2 月 以 内 個 人 事 業 者 が 年 の 途 中 で 死 亡 相 続 開 始 があったこ とを 知 った 日 の 翌 日 から4 月 を 経 過 した 日 の 前 日 まで 中 間 申 告 書 課 税 期 間 の 特 例 適 用 住 所 及 び 居 所 を 有 しないこととなるとき 住 所 及 び 居 所 を 有 しないこととなる 日 まで 平 成 28 年 中 から 提 出 ( 例 ) 配 当 剰 余 金 の 分 配 及 び 基 金 利 息 の 支 払 調 書 は 支 払 の 確 定 した 日 から1 月 以 内 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 は 退 職 の 日 以 後 1 月 以 内 申 請 書 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 提 出 各 税 法 に 規 定 する 提 出 すべき 期 限 平 成 28 年 中 から 提 出 届 出 書 すべき 申 請 書 等 から ( ) 法 定 調 書 提 出 義 務 者 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )は 税 務 署 に 法 定 調 書 を 提 出 する 際 に 金 銭 等 の 支 払 先 の 番 号 の 記 載 とともに 提 出 義 務 者 本 人 の 番 号 の 記 載 も 必 要 となります 5

8 番 号 の 猶 予 規 定 が 設 けられている 法 定 調 書 一 覧 No 調 書 の 種 類 No 調 書 の 種 類 1 利 子 等 の 支 払 調 書 11 先 物 取 引 に 関 する 支 払 調 書 2 国 外 公 社 債 等 の 利 子 等 の 支 払 調 書 12 金 地 金 等 の 譲 渡 の 対 価 の 支 払 調 書 3 配 当 剰 余 金 の 分 配 及 び 基 金 利 息 の 支 払 調 書 13 名 義 人 受 領 の 利 子 所 得 の 調 書 4 国 外 投 資 信 託 等 又 は 国 外 株 式 の 配 当 等 の 支 払 調 書 14 名 義 人 受 領 の 配 当 所 得 の 調 書 5 投 資 信 託 又 は 特 定 受 益 証 券 発 行 信 託 収 益 の 分 配 の 支 払 調 書 15 名 義 人 受 領 の 株 式 等 の 譲 渡 の 対 価 の 調 書 6 オープン 型 証 券 投 資 信 託 収 益 の 分 配 の 支 払 調 書 16 上 場 証 券 投 資 信 託 等 の 償 還 金 等 の 支 払 調 書 7 配 当 等 とみなす 金 額 に 関 する 支 払 調 書 17 特 定 口 座 年 間 取 引 報 告 書 8 株 式 等 の 譲 渡 の 対 価 等 の 支 払 調 書 18 非 課 税 口 座 年 間 取 引 報 告 書 9 交 付 金 銭 等 の 支 払 調 書 19 国 外 送 金 等 調 書 10 信 託 受 益 権 の 譲 渡 の 対 価 の 支 払 調 書 20 国 外 証 券 移 管 等 調 書 6

9 マイナンバー 取 得 の 際 には 本 人 確 認 が 必 要 です 具 体 的 には 番 号 確 認 ( 記 載 された 番 号 が 正 しいかどうか) と 身 元 確 認 (なりすましでないかどうか)を 行 います 個 人 番 号 の 確 認 身 元 ( 実 在 )の 確 認 個 人 番 号 カード 通 知 カード or 住 民 票 ( 番 号 付 き) 等 運 転 免 許 証 or パス ポート 等 上 記 が 困 難 な 場 合 は 過 去 に 本 人 確 認 の 上 で 作 成 したファイルの 確 認 等 上 記 が 困 難 な 場 合 は 健 康 保 険 の 被 保 険 者 証 と 年 金 手 帳 などの2 以 上 の 書 類 の 提 示 雇 用 関 係 にあるなど 人 違 いでない ことが 明 らかと 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 が 認 めるときは 身 元 ( 実 存 ) 確 認 書 類 は 要 しない 等 7

10 マイナンバーは 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 手 続 のために 行 政 機 関 等 に 提 供 する 場 合 を 除 き むやみに 他 人 に 提 供 することはできません 個 人 番 号 9876 マイナンバーは 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 手 続 のために 国 や 地 方 公 共 団 体 勤 務 先 金 融 機 関 年 金 医 療 保 険 者 などに 提 供 します 他 人 のマイナンバーを 不 正 に 入 手 することや 他 人 のマイナンバーを 取 り 扱 う 者 が マイナンバーや 個 人 の 秘 密 が 記 録 された 個 人 情 報 ファイルを 不 当 に 提 供 することは 処 罰 の 対 象 となります 8

11 法 人 にも 法 人 番 号 (13 桁 )が 指 定 され 個 人 番 号 と 異 なり どなたでも 自 由 に 利 用 可 能 です 指 定 通 知 国 税 庁 長 官 は 1 設 立 登 記 法 人 2 国 の 機 関 3 地 方 公 共 団 体 4その 他 の 法 人 や 団 体 に13 桁 の 法 人 番 号 を 指 定 します これら 以 外 の 法 人 等 でも 一 定 の 要 件 を 満 たす 場 合 届 け 出 る ことにより 法 人 番 号 の 指 定 を 受 けることができます 会 社 や 国 の 機 関 等 については 特 段 の 手 続 を 要 することなく 法 人 番 号 が 指 定 されます 平 成 27 年 10 月 から 法 人 の 皆 さまに 法 人 番 号 などを 記 載 した 通 知 書 の 送 付 を 開 始 する 予 定 です XXX-XXXX 東 京 都 千 代 田 区 霞 が 関 株 式 会 社 御 中 ポイント! 1 法 人 に 1 番 号 のみ ポイント! 登 記 上 の 所 在 地 に 通 知 書 をお 届 け 公 表 法 人 番 号 を 指 定 した 法 人 等 の1 名 称 2 所 在 地 3 法 人 番 号 をインターネットを 通 じて 公 表 します WWW ポイント! 法 人 番 号 はどなたでも 自 由 に 利 用 可 能 9

12 法 人 番 号 は 名 称 所 在 地 と 共 にインターネット 上 で 公 表 され データダウンロードも 可 能 です 国 税 庁 法 人 番 号 公 表 サイトの 特 徴 1 法 人 情 報 を 番 号 名 称 所 在 地 で 検 索 2 法 人 情 報 のダウンロード 機 能 3 Web-API 機 能 (システム 間 連 携 イン タフェース) 4 マルチデバイス 対 応 パソコンからの 利 用 に 加 えて タブレット スマートフォン からも 利 用 可 能 検 索 機 能 あいまい 検 索 絞 り 込 み 検 索 五 十 音 順 都 道 府 県 別 の 並 び 替 え WWW データダウンロード 機 能 月 末 時 点 のすべての 最 新 情 報 日 次 の 更 新 情 報 データ 形 式 はCSV XML Web-API 機 能 企 業 等 のシステムから 法 人 情 報 を 直 接 取 得 するためのインタフェー スの 提 供 ( ) 公 表 機 能 の 詳 細 については 国 税 庁 HPのトップページの をクリック 10

13 法 人 番 号 で わかる つながる ひろがる 法 人 番 号 導 入 イメージ 平 成 27 年 10 月 ~ 法 人 番 号 の 通 知 を 開 始 予 定 国 税 庁 指 定 管 理 情 報 通 知 公 表 提 供 法 人 情 報 の 検 索 ダウンロード Web-APIの 提 供 法 人 番 号 の 通 知 法 人 情 報 の 検 索 ダウンロード Web-APIの 提 供 行 政 機 関 行 政 機 関 間 の 連 携 行 政 機 関 行 政 機 関 届 出 申 請 業 務 の ワンストップ 化 企 業 企 業 間 連 携 法 人 等 企 業 新 たな 利 活 用 サービス 国 民 国 民 行 政 の 効 率 化 公 平 性 公 正 性 の 向 上 企 業 の 事 務 負 担 軽 減 新 たな 価 値 の 創 出 わかる つながる ひろがる 法 人 番 号 により 企 業 等 法 人 の 名 称 所 在 地 がわかる 法 人 番 号 をキーに 法 人 の 名 称 所 在 地 が 容 易 に 確 認 可 能 鮮 度 の 高 い 名 称 所 在 地 情 報 が 入 手 可 能 となり 取 引 先 情 報 の 登 録 更 新 作 業 が 効 率 化 法 人 番 号 を 軸 に 企 業 等 法 人 がつながる 複 数 部 署 又 はグループ 各 社 において 異 なるコードで 管 理 されている 取 引 先 情 報 に 法 人 番 号 を 追 加 することにより 取 引 情 報 の 集 約 や 名 寄 せ 作 業 が 効 率 化 行 政 機 関 間 において 法 人 番 号 付 で 個 別 の 法 人 に 関 する 情 報 の 授 受 が 可 能 となれば 法 人 の 特 定 や 名 寄 せ 紐 付 け 作 業 が 効 率 化 法 人 番 号 を 活 用 した 新 たなサービスがひろがる 行 政 機 関 間 での 法 人 番 号 を 活 用 した 情 報 連 携 が 図 られ 行 政 手 続 における 届 出 申 請 等 のワンストップ 化 が 実 現 すれば 法 人 ( 企 業 ) 側 の 負 担 が 軽 減 民 間 において 法 人 番 号 を 活 用 して 企 業 情 報 を 共 有 する 基 盤 が 整 備 されれば 企 業 間 取 引 における 添 付 書 類 の 削 減 等 の 事 務 効 率 化 が 期 待 されるほか 国 民 に 対 しても 有 用 な 企 業 情 報 の 提 供 が 可 能 11

14 税 理 士 のための マイナンバー 対 応 ガイドブック 入 門

15 Ⅰ マイナンバー 制 度 に 対 応 するための 準 備 準 備 作 業 のフロー Ⅰ-1 事 務 作 業 内 容 等 の 現 状 の 把 握 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 確 認 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 確 認 事 務 取 扱 担 当 者 の 確 認 Ⅰ-2 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 の 策 定 基 本 方 針 の 策 定 取 扱 規 程 等 の 策 定 Ⅰ-3 安 全 管 理 措 置 Ⅰ-4 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し 組 織 的 安 全 管 理 措 置 物 理 的 安 全 管 理 措 置 技 術 的 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し 13

16 Ⅰ-1 事 務 作 業 内 容 等 の 現 状 の 把 握 (1) 事 務 所 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 確 認 税 理 士 事 務 所 において 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 には 次 のような 事 務 があります 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 と して 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 健 康 保 険 厚 生 年 金 事 務 及 び 労 働 保 険 事 務 を 行 う 際 に 従 業 員 等 ( 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 を 含 む )の 個 人 番 号 を 取 得 し 源 泉 徴 収 票 等 に 当 該 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 します 個 人 番 号 関 係 事 務 の 受 託 者 として 税 理 士 等 と 顧 問 先 との 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 給 与 所 得 に 係 る 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 事 務 を 行 う 際 に 顧 問 先 の 従 業 員 等 ( 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 を 含 む )の 個 人 番 号 を 取 得 し 源 泉 徴 収 票 等 に 当 該 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 します 税 務 代 理 人 として 税 理 士 等 と 顧 問 先 との 業 務 委 嘱 契 約 等 に 基 づき 顧 問 先 の 税 務 代 理 ( 税 理 士 法 第 2 条 第 1 項 第 1 号 ) 又 は 税 務 書 類 の 作 成 ( 税 理 士 法 第 2 条 第 1 項 第 2 号 )に 係 る 事 務 を 行 う 際 に 顧 問 先 に 係 る 個 人 番 号 を 取 得 し 当 該 申 告 書 等 に 個 人 番 号 を 記 載 し 行 政 機 関 等 に 提 出 します 14

17 (2) 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 において 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 確 認 所 得 税 申 告 書 手 続 書 類 の 例 特 定 個 人 情 報 等 の 項 目 例 氏 名 個 人 番 号 納 税 地 生 年 月 日 性 別 課 税 標 準 税 額 各 二 表 情 報 の 項 目 等 源 泉 徴 収 票 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 給 与 所 得 者 の 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 支 払 調 書 関 係 ( 受 取 人 が 個 人 の 場 合 ) 氏 名 個 人 番 号 住 所 又 は 居 所 支 払 金 額 給 与 所 得 控 除 後 の 給 与 等 の 金 額 所 得 控 除 の 額 の 合 計 額 源 泉 徴 収 税 額 控 除 対 象 配 偶 者 控 除 対 象 扶 養 親 族 障 害 者 等 に 関 する 情 報 等 氏 名 個 人 番 号 住 所 又 は 居 所 生 年 月 日 世 帯 主 の 氏 名 続 柄 控 除 対 象 配 偶 者 扶 養 親 族 障 害 者 等 に 関 する 情 報 等 氏 名 個 人 番 号 住 所 又 は 居 所 生 命 保 険 料 控 除 に 関 する 情 報 地 震 保 険 料 控 除 に 関 する 情 報 社 会 保 険 料 控 除 に 関 する 情 報 小 規 模 企 業 共 済 等 掛 金 控 除 に 関 する 情 報 配 偶 者 特 別 控 除 に 関 する 情 報 等 氏 名 個 人 番 号 支 払 金 額 等 源 泉 徴 収 税 額 等 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 とは 事 務 において 使 用 される 個 人 番 号 及 び 個 人 番 号 と 関 連 付 けて 管 理 される 個 人 情 報 ( 氏 名 生 年 月 日 住 所 等 )のこ とです 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 において 作 成 する 書 類 等 に 記 載 する 情 報 の 全 てが 特 定 個 人 情 報 に 該 当 することを 理 解 しておく 必 要 があります 15

18 (3) 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 担 当 者 の 確 認 担 当 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 として 明 確 化 し 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 等 に 規 定 する 必 要 があります 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 として 従 業 員 等 の 給 与 事 務 担 当 者 及 び 社 会 保 険 労 働 保 険 事 務 担 当 者 を 定 めている 場 合 当 該 担 当 者 が 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 担 当 者 となります 事 務 所 内 に 経 理 課 総 務 課 等 の 部 署 がある 場 合 その 所 属 課 員 が 給 与 事 務 社 会 保 険 労 働 保 険 事 務 等 において 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 担 当 者 となります 特 定 個 人 情 報 取 扱 事 務 受 託 者 及 び 税 務 代 理 人 として 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 は 顧 問 先 から 依 頼 された 源 泉 徴 収 事 務 等 及 び 税 務 代 理 税 務 書 類 の 作 成 事 務 等 を 行 う 場 合 に ほぼ 全 ての 従 業 員 等 が 顧 問 先 に 係 る 個 人 番 号 を 取 り 扱 うことが 想 定 さ れます 16

19 Ⅰ-2 基 本 方 針 取 扱 規 程 等 の 策 定 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 事 務 取 扱 担 当 者 等 を 明 確 し 事 務 の 流 れ を 整 理 して 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 めるため 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければ なりません 策 定 することが 望 ましい 基 本 方 針 の 策 定 ( 例 ) 基 本 方 針 に 定 める 項 目 税 理 士 事 務 所 名 関 係 法 令 ガイドライン 等 の 遵 守 安 全 管 理 措 置 に 関 する 事 項 質 問 及 び 苦 情 処 理 の 窓 口 等 策 定 しなければならない 取 扱 規 程 等 の 策 定 取 扱 規 程 等 には 管 理 段 階 ごとに 取 扱 方 法 責 任 者 事 務 取 扱 担 当 者 及 びその 任 務 について 定 めることが 考 えられ また 具 体 的 な 事 項 としては 安 全 管 理 措 置 を 織 り 込 むことが 重 要 です ( 例 ) 取 扱 規 程 等 に 定 める 項 目 ( 個 人 番 号 の1 取 得 2 利 用 3 保 存 4 提 供 5 削 除 廃 棄 を 行 う 段 階 ごとに) 1 取 扱 方 法 2 責 任 者 事 務 取 扱 担 当 者 3 任 務 等 4 安 全 管 理 措 置 等 17

20 Ⅰ-3 税 理 士 事 務 所 における 安 全 管 理 措 置 (1) 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 務 作 業 の 見 直 し < 組 織 的 安 全 管 理 措 置 > 執 務 記 録 のチェック 等 により 取 扱 規 程 の 運 用 状 況 を 確 認 責 任 者 の 決 定 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 番 号 の 取 扱 状 況 の 確 認 執 務 記 録 執 務 記 録 執 務 記 録 執 務 記 録 執 務 記 録 執 務 記 録 番 号 を 利 用 する 事 務 の 確 認 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 に 限 定 顧 問 先 等 の 税 務 関 係 書 類 の 作 成 申 告 書 法 定 調 書 申 請 書 届 出 書 等 事 務 所 職 員 の 給 与 事 務 社 会 保 険 労 働 保 険 等 事 務 源 泉 徴 収 票 扶 養 控 除 等 申 告 書 等 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 確 認 取 扱 事 務 の 範 囲 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 取 扱 規 程 等 に 明 記 個 人 番 号 氏 名 生 年 月 日 住 所 等 個 人 番 号 氏 名 生 年 月 日 住 所 等 18

21 (2) 物 理 的 安 全 管 理 措 置 事 務 所 のレイアウト 等 の 見 直 し < 物 理 的 安 全 管 理 措 置 > 税 理 士 事 務 所 情 報 システム サーバー 取 扱 区 域 管 理 区 域 キャビネット 書 庫 等 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 等 PC 入 退 室 管 理 間 仕 切 り 座 席 配 置 の 工 夫 等 PC PC PC 電 子 媒 体 事 務 取 扱 担 当 者 以 外 の 者 施 錠 執 務 記 録 事 務 取 扱 担 当 者 特 定 個 人 情 報 等 の 持 出 し 発 送 等 を 記 録 施 錠 来 客 スペース 書 類 封 緘 目 隠 しシールの 貼 付 等 書 類 顧 問 先 等 の 来 客 電 子 媒 体 パスワードによる 保 護 データの 暗 号 化 施 錠 できる 搬 送 容 器 の 使 用 等 19

22 (3) 技 術 的 安 全 管 理 措 置 情 報 システムの 管 理 方 法 の 検 討 税 理 士 事 務 所 < 技 術 的 安 全 管 理 措 置 > 情 報 システム ウィルス 対 策 ソフトウェア ファイアウォール 等 による 情 報 システムの 保 護 個 人 情 報 部 外 者 特 定 個 人 情 報 等 ユーザーID パスワード ICカード 等 による アクセス 制 御 事 務 取 扱 担 当 者 通 信 経 路 の 暗 号 化 データ 顧 問 先 等 パスワードによる 保 護 暗 号 化 等 事 務 取 扱 担 当 者 以 外 の 者 20

23 (4) 人 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 担 当 者 への 教 育 監 督 < 人 的 安 全 管 理 措 置 > 研 修 の 実 施 資 料 提 供 等 税 理 士 ( 責 任 者 ) 教 育 監 督 職 員 等 ( 事 務 取 扱 担 当 者 ) 税 理 士 法 第 38 条 ( 秘 密 を 守 る 義 務 ) 第 41 条 の2 ( 使 用 人 等 に 対 する 監 督 義 務 ) 情 報 を 本 人 の 許 可 なく 第 三 者 へ 提 供 することは 禁 止 税 理 士 法 第 54 条 ( 税 理 士 の 使 用 人 等 の 秘 密 を 守 る 義 務 ) 番 号 法 特 定 個 人 情 報 等 の 利 用 提 供 制 限 秘 密 保 持 本 人 の 許 可 があっても 番 号 法 上 の 利 用 範 囲 外 は 第 三 者 への 提 供 不 可 就 業 規 則 等 に 追 記 21

24 Ⅰ-4 業 務 契 約 書 の 作 成 見 直 し 顧 問 先 と 業 務 契 約 書 を 締 結 する 際 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いに 係 る 規 定 を 記 載 して おく 必 要 があります 既 に 業 務 契 約 書 を 締 結 している 場 合 は 当 該 契 約 書 に 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 係 る 規 定 を 設 けるか 別 途 覚 書 等 の 書 面 を 取 り 交 わしておく 必 要 があります 契 約 内 容 の 見 直 し 項 目 の 例 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 22

25 参 考 策 定 が 必 要 な 書 類 税 理 士 事 務 所 従 業 員 等 税 理 士 事 務 所 顧 問 先 基 本 方 針 取 扱 規 程 就 業 規 則 誓 約 書 基 本 方 針 取 扱 規 程 業 務 契 約 書 又 は 覚 書 等 特 定 個 人 情 報 の 外 部 委 託 に 係 る 合 意 書 : 策 定 等 必 須 のもの : 策 定 すると 望 ましいもの 23

26 Ⅱ 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い ~ 個 人 番 号 の 事 務 作 業 フローに 沿 った 取 扱 い~ 24

27 Ⅱ(1) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い 個 人 番 号 の 取 得 税 理 士 が 顧 問 先 の 個 人 番 号 関 係 事 務 の 委 託 又 は 税 務 代 理 税 務 書 類 の 作 成 事 務 等 の 委 嘱 を 受 ける 場 合 その 顧 問 先 に 対 して 従 業 員 等 又 は 本 人 の 個 人 番 号 の 提 供 を 求 め ることができます 安 全 管 理 措 置 税 理 士 は 1 自 己 の 事 務 所 の 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために また2 税 理 士 は 委 託 された 顧 問 先 の 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません 税 理 士 は 源 泉 徴 収 票 の 作 成 等 の 個 人 番 号 関 係 事 務 を 委 託 される 顧 問 先 から 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 受 ける 立 場 となるため 契 約 の 見 直 しが 必 要 となります 個 人 番 号 の 利 用 個 人 番 号 を 利 用 できるのは 番 号 法 で 限 定 的 に 定 められており 税 理 士 業 務 におい て 個 人 番 号 を 利 用 するのは 主 として 委 託 された 顧 問 先 の 税 に 関 する 手 続 書 類 に 顧 問 先 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 等 に 提 出 する 場 合 です 目 的 外 の 利 用 は 本 人 の 同 意 があったとしても 例 外 として 認 められている 場 合 を 除 き 行 ってはなりません 個 人 番 号 の 提 供 個 人 番 号 の 保 管 廃 棄 税 理 士 が 委 託 された 顧 問 先 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 税 に 関 する 特 定 の 事 務 のために 行 政 機 関 等 に 提 供 する 場 合 に 限 られます 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 は その 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 保 管 することができます 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 のうち 所 管 法 令 によって 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられ ているものは その 期 間 に 限 って 保 管 することとなり 期 間 経 過 後 は 速 やかに 個 人 番 号 を 削 除 又 は 書 類 等 を 廃 棄 する 必 要 があります 削 除 又 は 廃 棄 を 前 提 とした 保 管 体 制 システム 構 築 をすることが 望 まれま す 25

28 Ⅱ(1) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い( 委 託 の 取 扱 い) 会 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 A 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 B 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 C 社 委 託 再 委 託 間 接 的 な 監 督 義 務 委 託 の 取 扱 い 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 者 は 委 託 先 において 番 号 法 に 基 づき 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません 必 要 かつ 適 切 な 監 督 1 委 託 先 の 適 切 な 選 定 2 委 託 先 に 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 させるために 必 要 な 契 約 の 締 結 3 委 託 先 における 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 状 況 の 把 握 委 託 者 は 委 託 先 の 設 備 技 術 水 準 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 の 状 況 その 他 委 託 先 の 経 営 環 境 等 をあらかじめ 確 認 しなければなり ません 契 約 内 容 として 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 を 盛 り 込 まなければなりません 委 託 者 は 委 託 先 だけではなく 再 委 託 先 再 々 委 託 先 に 対 しても 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 います 再 々 委 託 会 社 委 託 X 社 再 委 託 Y 社 再 々 委 託 Z 社 許 諾 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 先 は 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り 再 委 託 をすることが できます 26

29 Ⅱ(2) 税 務 代 理 人 が 国 税 当 局 に 対 し 個 人 番 号 を 提 供 する 場 合 の 本 人 確 認 税 務 関 係 手 続 においては 代 理 人 から 個 人 番 号 の 提 供 があったものか 否 かを 原 則 として 税 務 代 理 権 限 証 書 の 提 出 の 有 無 により 判 断 します 税 務 代 理 権 限 証 書 の 提 出 がない 場 合 は 原 則 として 納 税 者 本 人 から 個 人 番 号 の 提 供 があったものとして 取 り 扱 います 税 理 士 の 場 合 確 認 項 目 書 面 提 出 分 代 理 権 の 確 認 税 務 代 理 権 限 証 書 の 添 付 ( 1) 本 人 確 認 書 類 等 代 理 送 信 分 1 税 務 代 理 権 限 証 書 データの 添 付 2 納 税 者 本 人 の 利 用 者 識 別 番 号 の 入 力 代 理 人 の 身 元 確 認 本 人 の 番 号 確 認 税 理 士 証 票 の 提 示 又 は 写 しの 添 付 ( 2 3) 個 人 番 号 カード 又 は 通 知 カードの 写 しの 添 付 ( 税 理 士 の) 電 子 証 明 書 の 添 付 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 への 照 会 等 1 税 務 代 理 の 委 嘱 を 受 けている 場 合 には 申 告 書 等 の 提 出 の 都 度 添 付 する 必 要 があります( 当 初 提 出 分 の 写 しでも 可 ) 2 税 務 署 窓 口 で 提 出 する 際 にも 混 雑 緩 和 等 の 観 点 から 1 件 別 に 写 しを 添 付 するようにしてください 3 税 理 士 事 務 所 の 従 業 員 等 が 税 務 署 の 窓 口 で 申 告 書 等 を 提 出 する 場 合 も 郵 送 等 の 取 扱 いに 準 じて 代 理 人 で ある 税 理 士 の 税 理 士 証 票 の 写 しを 提 出 する 必 要 があります 27

30 税 理 士 法 人 の 場 合 代 理 権 の 確 認 及 び 本 人 の 番 号 確 認 については 税 理 士 の 場 合 の 取 扱 いと 同 様 番 号 法 上 法 人 代 理 人 の 身 元 確 認 については 以 下 の2つの 確 認 が 求 められ ています 1 法 人 実 在 確 認 法 人 が 実 在 することの 確 認 2 関 係 性 確 認 現 に 個 人 番 号 の 提 供 を 行 う 者 が 当 該 法 人 に 所 属 していることの 関 係 を 確 認 税 理 士 法 人 の 身 元 確 認 においては 運 用 上 税 理 士 法 人 の 社 員 税 理 士 又 は 所 属 税 理 士 ( 以 下 社 員 税 理 士 等 という )を 現 に 個 人 番 号 の 提 供 を 行 う 者 として 取 り 扱 います 書 面 提 出 の 場 合 における 身 元 確 認 書 類 社 員 税 理 士 等 の 税 理 士 証 票 の 提 示 又 は 写 しの 添 付 ( 郵 送 等 の 場 合 は 写 しの 添 付 ) 1 税 理 士 証 票 に 税 理 士 法 人 名 が 記 載 されているため 法 人 実 在 確 認 及 び 関 係 性 確 認 が 可 能 2 税 務 署 窓 口 で 申 告 書 等 を 提 出 する 際 の 対 応 及 び 税 理 士 法 人 に 勤 務 する 税 理 士 資 格 を 有 しない 従 業 員 等 が 提 出 する 場 合 の 対 応 については 税 理 士 の 場 合 の 取 扱 い( 前 頁 2 3)と 同 様 28

31 代 理 送 信 の 場 合 税 理 士 法 人 が 代 理 送 信 を 行 う 際 に 利 用 する 代 理 送 信 用 利 用 者 識 別 番 号 ( 以 下 代 理 送 信 用 I D という )には 税 理 士 法 人 に 係 るものと 社 員 税 理 士 等 に 係 るものの2つの 類 型 が 存 在 し 送 信 用 データには 社 員 税 理 士 等 に 係 る 電 子 証 明 書 による 署 名 送 信 が 行 われています いずれの 場 合 においても 国 税 当 局 における 代 理 送 信 用 IDを 利 用 可 能 とする 処 理 の 過 程 にお いて 当 該 税 理 士 法 人 の 実 在 確 認 及 び 社 員 税 理 士 等 の 当 該 税 理 士 法 人 との 関 係 性 確 認 を 行 って いるため 当 該 代 理 送 信 用 IDを 使 用 して 正 常 送 信 されることをもって 当 該 税 理 士 法 人 の 身 元 確 認 を 行 うこととされています ポイント 従 来 の 電 子 申 告 の 手 続 の 過 程 の 中 で 法 人 実 在 確 認 及 び 関 係 性 確 認 が 可 能 となる 社 員 税 理 士 等 が 退 職 等 により 所 属 する 税 理 士 法 人 に 変 更 等 があった 場 合 には 新 たな 代 理 送 信 用 IDを 取 得 する 必 要 がある 旧 顧 問 先 の 申 告 情 報 を 電 子 申 告 のメッセージボックスから 閲 覧 可 能 な 状 態 とされることは 特 定 個 人 情 報 保 護 の 観 点 から 問 題 で あるため 番 号 制 度 導 入 後 においては 従 来 にも 増 して 代 理 送 信 用 IDの 取 扱 いを 徹 底 するよう 留 意 する 29

32 Ⅱ(3) 源 泉 徴 収 票 や 支 払 調 書 の 本 人 への 交 付 本 人 交 付 用 の 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 には その 本 人 控 除 対 象 配 偶 者 及 び 扶 養 親 族 の 番 号 を 記 載 する 必 要 があります( 支 払 者 の 番 号 は 記 載 不 要 ) 本 人 交 付 用 の 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 を 所 得 証 明 等 のために 民 間 事 業 者 に 提 出 する 際 には 個 人 番 号 部 分 を 印 刷 しないか 復 元 できない 程 度 にマスキングする 等 の 工 夫 が 必 要 となります 支 払 調 書 を 本 人 に 交 付 する 場 合 には 個 人 番 号 を 記 載 しない 措 置 が 必 要 となり ます 申 告 書 等 の 控 えに 個 人 番 号 が 記 載 されている 場 合 で 本 人 が 当 該 控 えを 所 得 証 明 等 のために 民 間 事 業 者 に 提 出 する 際 には 個 人 番 号 部 分 を 復 元 できない 程 度 にマスキングする 等 の 工 夫 が 必 要 となります 30

33 Ⅲ 顧 問 先 ( 事 業 者 )への 指 導 Ⅲ-1 番 号 制 度 の 概 要 の 周 知 事 業 者 の 置 かれている 状 況 平 成 27 年 10 月 以 降 事 業 者 従 業 員 等 にも 個 人 番 号 が 通 知 される 事 業 者 は 平 成 28 年 1 月 より 順 次 従 業 員 等 の 源 泉 徴 収 事 務 社 会 保 険 事 務 労 働 保 険 事 務 のた めに 従 業 員 等 及 びその 扶 養 親 族 などの 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 業 者 は 顧 問 税 理 士 に 相 談 税 理 士 に 期 待 されている 役 割 顧 問 先 に 対 して 番 号 制 度 の 概 要 の 説 明 事 務 作 業 の 見 直 し 安 全 管 理 措 置 について 相 談 に 応 じ 対 応 を 検 討 具 体 的 作 業 対 象 業 務 の 洗 い 出 し( 誰 から 番 号 を 提 供 してもらう 必 要 があるのか) 情 報 システムの 整 備 見 直 し( 事 務 作 業 の 見 直 し 安 全 管 理 措 置 への 対 応 ) 従 業 員 への 周 知 等 顧 問 先 への 説 明 は 内 閣 官 房 や 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 のホームページに 掲 載 されている 資 料 を 活 用 内 閣 官 房 ホームページ 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 ホームページ 事 業 者 は 従 業 員 等 本 人 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 必 要 がある 従 業 員 等 に 扶 養 親 族 等 がいる 場 合 扶 養 親 族 等 の 個 人 番 号 の 提 供 も 受 ける 必 要 がある 本 人 確 認 が 必 要 ( 個 人 番 号 カード 通 知 カード 等 が 必 要 ) 31

34 Ⅲ-2 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 に 対 する 特 例 安 全 管 理 措 置 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 者 及 び 責 任 者 の 明 確 化 等 物 理 的 安 全 管 理 措 置 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 等 技 術 的 安 全 管 理 措 置 情 報 システムの 管 理 等 人 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 教 育 特 定 個 人 情 報 を 取 扱 うすべての 事 業 者 に 課 されている 義 務 中 小 規 模 事 業 者 ( )については 安 全 管 理 措 置 の 特 例 が 用 意 ( 実 務 への 影 響 を 配 慮 ) 中 小 企 業 事 業 者 とは 事 業 者 のうち 従 業 員 の 数 が100 人 以 下 の 事 業 者 で 次 に 掲 げる 事 業 者 を 除 く 事 業 者 をいいます 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 委 託 に 基 づいて 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 業 務 として 行 う 事 業 者 金 融 分 野 ( 金 融 庁 作 成 の 金 融 分 野 における 個 人 情 報 保 護 に 関 するガイドライン 第 1 条 第 1 項 に 定 義 される 金 融 分 野 )の 事 業 者 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 詳 細 はガイドライン( 事 業 者 編 )を 参 照 32

35 中 小 規 模 事 業 者 における 安 全 管 理 措 置 出 典 : 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 作 成 資 料 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法?ヒント? A 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 基 本 方 針 の 策 定 は 義 務 ではありませんが 作 ってあ れば 従 業 員 の 教 育 に 役 立 ちます として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 である B 取 扱 規 程 等 の 策 定 業 務 マニュアル 業 務 フロー 図 チェックリスト 等 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 等 を 明 確 化 する に マイナンバーの 取 扱 いを 加 えることも 考 えられま 事 務 取 扱 担 当 者 が 変 更 となった 場 合 確 実 な 引 継 す ぎを 行 い 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 する C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 組 織 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならな い a 組 織 体 制 の 整 備 けん 制 効 果 が 期 待 できる 方 法 です 事 務 取 扱 担 当 者 が 複 数 いる 場 合 責 任 者 と 事 務 取 扱 担 当 者 を 区 分 することが 望 ましい b 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 c 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 の 分 かる 記 録 を 保 存 す る d 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 情 報 漏 えい 等 の 事 案 の 発 生 等 に 備 え 従 業 者 から 責 任 ある 立 場 の 者 に 対 する 報 告 連 絡 体 制 等 をあらか じめ 確 認 しておく e 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 責 任 ある 立 場 の 者 が 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 について 定 期 的 に 点 検 を 行 う 例 えば 次 のような 方 法 が 考 えられます 業 務 日 誌 等 において 特 定 個 人 情 報 等 の 入 手 廃 棄 源 泉 徴 収 票 の 作 成 日 本 人 への 交 付 日 税 務 署 への 提 出 日 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 状 況 等 を 記 録 する 取 扱 規 程 事 務 リスト 等 に 基 づくチェックリストを 利 用 して 事 務 を 行 い その 記 入 済 みのチェックリストを 保 存 する 業 務 遂 行 の 基 本 ほうれんそう ( 報 告 連 絡 相 談 )を 確 認 しましょう 事 業 者 のリスクを 減 らすための 方 策 です 33

36 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法?ヒント? D 人 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 人 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない a 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 が 取 扱 規 程 等 に 基 づき 適 従 業 員 の 監 督 教 育 は 事 業 者 の 基 本 です 従 業 員 にマイナンバー4 箇 条 を 徹 底 しましょう 正 に 取 り 扱 われるよう 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 う b 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 事 業 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 に 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 周 知 徹 底 するとともに 適 切 な 教 育 を 行 う E 物 理 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 物 理 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならな い a 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 特 定 個 人 情 報 等 の 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するために 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 区 域 ( 以 下 管 理 区 域 という ) 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 する 区 域 ( 以 下 取 扱 区 域 という )を 明 確 にし 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 ずる b 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 管 理 区 域 及 び 取 扱 区 域 における 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 電 子 媒 体 及 び 書 類 等 の 盗 難 又 は 紛 失 等 を 防 止 するために 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 ずる c 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 持 ち 出 す 場 合 パスワードの 設 定 封 筒 に 封 入 し 鞄 に 入 れて 搬 送 する 等 紛 失 盗 難 等 を 防 ぐための 安 全 な 方 策 を 講 ずる 事 業 者 の 規 模 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 の 特 性 等 によりますが 例 えば 壁 又 は 間 仕 切 り 等 の 設 置 及 び 覗 き 見 されない 場 所 等 の 座 席 配 置 の 工 夫 等 が 考 えられます 事 業 者 の 規 模 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 の 特 性 等 によりますが 例 えば 書 類 等 を 盗 まれないよ うに 書 庫 等 のカギを 閉 める 等 が 考 えられます 置 き 忘 れ 等 にも 気 を 付 けましょう 34

37 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法?ヒント? d 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 事 業 者 のリスクを 減 らすために 大 切 です 特 定 個 人 情 報 等 を 削 除 廃 棄 したことを 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 する F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 技 術 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならな い a アクセス 制 御 b アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 を 特 定 し その 機 器 を 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい 機 器 に 標 準 装 備 されているユーザー 制 御 機 能 (ユーザーアカウント 制 御 )により 情 報 システ ムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい c 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する d 情 報 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 をインターネット 等 により 外 部 に 送 信 する 場 合 通 信 経 路 における 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するための 措 置 を 講 ずる 担 当 者 以 外 の 者 に 勝 手 に 見 られないようにしま しょう インターネットにつながっているパソコンで 作 業 を 行 う 場 合 の 対 策 です 例 えば 次 のような 方 法 が 考 えられます ウイルス 対 策 ソフトウェア 等 を 導 入 する 機 器 やソフトウェア 等 に 標 準 装 備 されている 自 動 更 新 機 能 等 の 活 用 により ソフトウェア 等 を 最 新 状 態 にする インターネットにつながっているパソコンで 作 業 を 行 う 場 合 の 対 策 です 例 えば データの 暗 号 化 又 はパスワードによる 保 護 等 が 考 えられます 35

38 Ⅲ-3 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い 個 人 番 号 の 取 得 事 業 者 は 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 ( )の 作 成 事 務 を 処 理 するために 必 要 がある 場 合 に 限 って 従 業 員 等 に 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができる 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 他 人 に 対 し 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはならない 従 業 員 等 に 扶 養 親 族 等 がいる 場 合 それらの 個 人 番 号 の 提 供 を 求 める 必 要 もある 個 人 番 号 を 取 得 する 際 には 本 人 確 認 が 義 務 付 けられている 本 人 確 認 の 方 法 には 従 業 員 等 から 個 人 番 号 カード 若 しくは 通 知 カード 及 び 運 転 免 許 証 等 の 身 分 証 明 書 の 提 示 等 の 方 法 がある 従 業 員 等 の 扶 養 親 族 等 に 係 る 本 人 確 認 は 従 業 員 等 本 人 が 行 う 手 続 書 類 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 等 本 人 確 認 本 人 確 認 書 類 1 本 人 の 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 (ⅰ) 個 人 番 号 カードの 提 示 (ⅱ) 通 知 カードの 提 示 を 受 ける 場 合 通 知 カード + 本 人 の 身 元 確 認 書 類 (ⅲ)ⅰⅱ 以 外 の 場 合 番 号 確 認 書 類 + 本 人 の 身 元 確 認 書 類 2 代 理 人 から 従 業 員 等 の 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 代 理 権 確 認 書 類 + 代 理 人 の 身 元 確 認 書 類 + 本 人 の 番 号 確 認 書 類 従 業 員 等 へ 個 人 番 号 の 提 供 を 求 める 時 期 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 の 作 成 事 務 が 発 生 した 時 点 が 原 則 ただし 契 約 を 締 結 した 時 点 でその 事 務 の 発 生 が 予 想 できる 場 合 には その 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めるこ とが 可 能 36

39 個 人 番 号 の 利 用 提 供 事 業 者 は 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 に 記 載 して 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 ) 事 業 者 は 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 可 能 個 人 番 号 の 利 用 提 供 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 作 成 事 務 等 に 限 って 手 続 書 類 に 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 等 提 出 特 定 個 人 情 報 ファイル 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 作 成 事 務 等 に 限 って 作 成 利 用 の 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 定 められている 事 務 の 範 囲 ( 社 会 保 障 税 ) 以 外 の 場 合 は 本 人 の 同 意 があったとしても 本 来 の 利 用 目 的 を 超 えて 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 を 利 用 提 供 することはできない ただし 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のために 必 要 がある 場 合 であって 本 人 の 同 意 又 は 本 人 の 同 意 を 得 る ことが 困 難 であるときは 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 する 目 的 で 保 有 している 個 人 番 号 について 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 を 保 護 するために 利 用 提 供 することは 可 能 個 人 番 号 の 保 管 事 業 者 は 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 利 用 する 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 特 定 個 人 情 報 を 保 管 可 能 所 管 法 令 によって 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられ ている 書 類 等 は その 期 間 保 管 が 必 要 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するため 安 全 管 理 措 置 が 必 要 ( 機 器 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 は 適 正 に 管 理 保 管 ) 個 人 番 号 の 廃 棄 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 を 利 用 する 事 務 を 行 う 必 要 がなくなった 場 合 で 所 管 法 令 において 定 めら れている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 個 人 番 号 を 速 やかに 廃 棄 又 は 削 除 個 人 番 号 部 分 を 復 元 できない 程 度 にマスキング 又 は 削 除 して 保 管 継 続 することは 可 能 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 ファイル 等 を 削 除 し た 場 合 又 は 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 した 場 合 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 37

40 Ⅲ-4 委 託 の 留 意 点 委 託 者 の 監 督 義 務 委 託 者 ( 事 業 者 )は 委 託 先 において 番 号 法 に 基 づき 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 ( )を 行 わなければなら ない 委 託 先 が 再 委 託 する 場 合 は 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り 再 委 託 することが 可 能 事 業 者 が 顧 問 税 理 士 に 対 し 個 人 番 号 関 係 事 務 を 委 託 し ている 場 合 は 顧 問 先 が 税 理 士 を 監 督 しなければならない 必 要 かつ 適 切 な 監 督 1 委 託 先 の 適 切 な 選 定 2 委 託 先 に 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 させるために 必 要 な 契 約 の 締 結 3 委 託 先 おける 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 状 況 の 把 握 契 約 で 対 応 (ガイドブックにひな 型 掲 載 ) 契 約 内 容 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 等 事 業 者 契 約 必 要 かつ 適 切 な 監 督 税 理 士 38

41 日 税 連 ホームページのご 案 内 日 税 連 ホームページに 番 号 制 度 の 概 要 や 税 理 士 のためのマイナンバー 対 応 ガイドブック 等 を 掲 載 したサイ トを 公 開 しております 税 理 士 会 員 向 けには 各 種 様 式 のデータの 掲 載 しておりますので ぜひご 活 用 ください リーフレット (PDF 版 ) 39

42 国 税 庁 ホームページのご 案 内 国 税 庁 ホームページに 番 号 制 度 の 概 要 やFAQなどを 掲 載 したサイトを 公 開 しております 国 税 庁 の トップページにバナーがございますので そちらからご 覧 いただけます ぜひ 活 用 してください 40

43 最 新 情 報 は マイナンバーのホームページ マイナンバー をご 覧 ください マイナンバー 公 式 twitter マイナンバーロゴマーク 国 の 行 政 機 関 や 地 方 公 共 団 体 などの 番 号 利 用 事 務 実 施 者 は マイナンバーの 普 及 啓 発 のため ロゴマークを 御 使 用 いただけます 番 号 利 用 事 務 実 施 者 以 外 で マイナンバーの 普 及 啓 発 に 御 協 力 いただける 方 は 内 閣 府 の 承 認 を 受 けて ロゴマーク を 御 使 用 いただけます 愛 称 :マイナちゃん ご 不 明 な 点 は マイナンバーの コールセンター ( 全 国 共 通 ナビダイヤル) マ イ ナン ハ ー まで ナビダイヤルは 通 話 料 がかかります 平 日 9 時 30 分 ~17 時 30 分 ( 土 日 祝 日 年 末 年 始 を 除 く) 一 部 IP 電 話 等 で 上 記 ダイヤルに 繋 がらない 場 合 は におかけください 41

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