(5) 組 織 体 制 の 整 備 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 a 組 織 体 制 の 整 備 (51 頁 ) 参 照 組 織 体 制 として 整 備 する 項 目 は 次 に 掲 げるものが 挙 げられる 1 事 務 にお

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1 マイナンバー 法 等 に 関 するガイドラインとその 取 扱 に 関 するQ&Aについて ( 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 作 成 分 の 抜 粋 ) (1) 定 義 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 2 用 語 の 定 義 等 (3 頁 ) 参 照 (2) 個 人 番 号 関 係 事 務 マイナンバー 法 第 9 条 第 3 項 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-1-⑴ 個 人 番 号 の 利 用 制 限 1 個 人 番 号 の 原 則 的 な 取 扱 い (13 頁 ) 参 照 事 業 者 が 個 人 番 号 を 利 用 するのは 個 人 番 号 利 用 事 務 及 び 個 人 番 号 関 係 事 務 の 二 つの 事 務 である このうち 学 校 法 人 のように 健 康 保 険 組 合 等 以 外 の 事 業 者 が 個 人 番 号 を 利 用 する のは 個 人 番 号 関 係 事 務 として 個 人 番 号 を 利 用 する 場 合 である 事 業 者 は 個 人 情 報 保 護 法 とは 異 なり 本 人 の 同 意 があったとしても 例 外 として 認 めら れる 場 合 を 除 き これらの 事 務 以 外 で 個 人 番 号 を 利 用 してはならない (3) 個 人 番 号 関 係 事 務 の 範 囲 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-1-⑴1A 個 人 番 号 を 利 用 することができる 事 務 の 範 囲 b 個 人 番 号 関 係 事 務 (14 頁 ) 参 照 学 校 法 人 の 場 合 大 きくは 雇 用 関 係 にある 役 職 員 ( 扶 養 家 族 含 む )に 係 る 事 務 と 研 修 会 などの 外 部 講 師 等 の 支 払 先 に 係 る 事 務 に 分 けられる なお 基 金 利 息 の 支 払 いなど 学 校 法 人 によっては 関 係 のない 事 務 も 挙 げているので 各 学 校 法 人 の 実 情 に 合 わせること * 役 職 員 が 所 得 税 法 第 194 条 第 1 項 の 規 定 に 従 って 自 分 の 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 扶 養 控 除 等 申 告 書 に 記 載 し 勤 務 先 である 学 校 法 人 に 提 出 することは 個 人 番 号 関 係 事 務 に 当 たる 学 園 は 役 職 からの 申 告 書 の 提 出 により 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 取 得 することとなる この 場 合 扶 養 親 族 の 本 人 確 認 については 役 職 員 が 行 う * 学 校 法 人 が 講 師 に 対 して 講 演 料 を 支 払 った 場 合 において 所 得 税 法 第 225 条 第 1 項 の 規 定 に 従 って 講 師 の 個 人 番 号 を 報 酬 料 金 契 約 金 及 び 賞 金 の 支 払 調 書 に 記 載 して 税 務 署 長 に 提 出 することは 個 人 番 号 関 係 事 務 に 当 たる なお 個 人 情 報 保 護 法 第 25 条 に 基 づく 開 示 の 求 めによらず 支 払 調 書 のコピーを 出 す 場 合 は 目 的 外 使 用 となるので 個 人 番 号 を 記 載 しないことに 注 意 する (4) 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 1 -B 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 (49 頁 ) 参 照 事 業 者 は (3) で 明 確 化 した 事 務 において 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 明 確 にし ておかなければならない 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 明 確 にするとは 事 務 において 使 用 さ れる 個 人 番 号 及 び 個 人 番 号 と 関 連 付 けて 管 理 される 個 人 情 報 ( 氏 名 生 年 月 日 等 )の 範 囲 を 明 確 にすることをいう 作 成 例 5 条 は 4 条 の 個 人 番 号 関 係 事 務 に 合 わせて 特 定 個 人 情 報 等 を 限 定 している 1

2 (5) 組 織 体 制 の 整 備 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 a 組 織 体 制 の 整 備 (51 頁 ) 参 照 組 織 体 制 として 整 備 する 項 目 は 次 に 掲 げるものが 挙 げられる 1 事 務 における 責 任 者 の 設 置 及 び 責 任 の 明 確 化 2 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 及 びその 役 割 の 明 確 化 3 事 務 取 扱 担 当 者 が 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 4 事 務 取 扱 担 当 者 が 取 扱 規 程 等 に 違 反 している 事 実 又 は 兆 候 を 把 握 した 場 合 の 責 任 者 への 報 告 連 絡 体 制 5 情 報 漏 えい 等 事 案 の 発 生 又 は 兆 候 を 把 握 した 場 合 の 役 職 員 から 責 任 者 等 への 報 告 連 絡 体 制 6 特 定 個 人 情 報 等 を 複 数 の 部 署 で 取 り 扱 う 場 合 の 各 部 署 の 任 務 分 担 及 び 責 任 の 明 確 化 取 扱 担 当 者 については 個 人 名 でなく 部 署 名 ( 課 係 等 ) 事 務 名 ( 事 務 担 当 者 ) 等 により 担 当 者 が 明 確 になれば 十 分 であると 考 えられる ただし 部 署 名 等 に より 事 務 取 扱 担 当 者 の 範 囲 が 明 確 化 できない 場 合 には 事 務 取 扱 担 当 者 を 指 名 する 等 を 行 う 必 要 があると 考 えられる (ガイドラインQ&A10-1) (6) 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 する 研 修 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -D 人 的 安 全 管 理 措 置 b 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 (54 頁 ) 参 照 * 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いに 関 する 留 意 事 項 等 について 教 職 員 に 定 期 的 な 研 修 等 を 行 う * 特 定 個 人 情 報 等 についての 秘 密 保 持 に 関 する 事 項 を 就 業 規 則 等 に 盛 り 込 む (7) 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 d 情 報 漏 え い 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 (53 頁 ) 参 照 情 報 漏 えい 等 の 事 案 が 発 生 した 場 合 二 次 被 害 の 防 止 類 似 事 案 の 発 生 防 止 等 の 観 点 か ら 事 案 に 応 じて 事 実 関 係 及 び 再 発 防 止 策 等 を 早 急 に 公 表 することが 重 要 である 1 事 実 関 係 の 調 査 及 び 原 因 の 究 明 2 影 響 を 受 ける 可 能 性 のある 本 人 への 連 絡 3 委 員 会 及 び 主 務 大 臣 等 への 報 告 4 再 発 防 止 策 の 検 討 及 び 決 定 5 事 実 関 係 及 び 再 発 防 止 策 等 の 公 表 (8) 取 扱 状 況 の 確 認 と 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 e 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し (53 頁 ) 参 照 * 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 について 定 期 的 に 自 ら 行 う 点 検 又 は 他 部 署 等 による 監 査 を 実 施 する 2

3 * 外 部 の 主 体 による 他 の 監 査 活 動 と 合 わせて 監 査 を 実 施 することも 考 えられる (9) 利 用 目 的 の 特 定 個 人 情 報 保 護 法 15 条 1 項 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6Aa 利 用 目 的 の 特 定 (37 頁 ) 参 照 事 業 者 は 個 人 番 号 の 利 用 目 的 をできる 限 り 特 定 しなければならない 特 定 の 程 度 とし ては 本 人 が 自 らの 個 人 番 号 がどのような 目 的 で 利 用 されるのかを 一 般 的 かつ 合 理 的 に 予 想 できる 程 度 に 具 体 的 に 特 定 する 必 要 がある この 規 程 では 第 4 条 の 個 人 番 号 関 係 事 務 を 参 照 させている なお マイナンバー 法 は 個 人 情 報 保 護 法 とは 異 なり 本 人 の 同 意 があったとしても 利 用 目 的 を 超 えて 特 定 個 人 情 報 を 利 用 してはならないと 定 めているので 注 意 する ( 21) 参 照 また 個 人 番 号 の 利 用 目 的 については 本 人 の 同 意 を 得 る 必 要 はないとされている (ガ イドラインQ&A1-4) (10) 利 用 目 的 の 通 知 等 個 人 情 報 保 護 法 18 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6B 利 用 目 的 の 通 知 ( 37 頁 ) 参 照 取 得 の 状 況 からみて 利 用 目 的 が 明 らかであると 認 められる 場 合 については 利 用 目 的 の 通 知 公 表 を 省 くことができる( 個 人 情 報 保 護 法 18 条 4 項 4 号 ) また 複 数 の 個 人 番 号 関 係 事 務 で 個 人 番 号 を 利 用 する 可 能 性 がある 場 合 において 個 人 番 号 の 利 用 が 予 想 される 全 ての 目 的 について あらかじめ 包 括 的 に 特 定 して 本 人 への 通 知 等 を 行 うことができる (ガイドラインQ&A1-3) (11) 利 用 目 的 の 変 更 と 通 知 等 個 人 情 報 保 護 法 15 条 2 項 3 項 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6Ab 利 用 目 的 の 変 更 Bc 変 更 された 利 用 目 的 の 通 知 等 (37 頁 ) 参 照 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-1-⑴ 1 Ba 利 用 目 的 を 超 えた 個 人 番 号 の 利 用 禁 止 ( 14 頁 ) 参 照 利 用 目 的 の 変 更 が 認 められる 場 合 の 例 として 雇 用 契 約 に 基 づく 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 雇 用 契 約 に 基 づく 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 に 利 用 しようとする 場 合 は 利 用 目 的 を 変 更 して 本 人 への 通 知 等 を 行 うことに より 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 に 個 人 番 号 を 利 用 することができる (12) 個 人 番 号 提 供 の 要 求 マイナンバー 法 14 条 1 項 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑴ 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 1 提 供 の 要 求 (23 頁 ) 参 照 A 本 人 に 対 する 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 学 校 法 人 は 本 条 を 根 拠 として 役 職 員 に 対 し 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 に 必 要 な 個 人 番 号 の 提 供 を また 講 演 料 地 代 等 に 係 る 役 職 員 以 外 の 個 人 に 対 し 支 払 調 書 作 成 事 務 に 必 要 な 個 人 番 号 の 提 供 をそれぞれ 求 めるこ とと なる B 他 の 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 対 する 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 学 校 法 人 は 本 条 を 根 拠 として 役 職 員 に 対 し 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 のため 当 該 役 職 員 の 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 した 扶 養 控 除 等 申 告 書 の 提 出 を 求 めることとなる この 場 3

4 合 役 職 員 は 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 した 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 提 出 する 法 令 ( 所 得 税 法 ( 昭 和 40 年 法 律 第 33 号 ) 第 194 条 第 1 項 ) 上 の 義 務 を 負 っていることから 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 として 取 り 扱 われる 個 人 番 号 の 記 載 のない 法 定 調 書 は 法 定 調 書 の 要 件 を 満 たさないので この 規 則 では 個 人 番 号 の 提 供 に 応 じない 役 職 員 等 に 対 しては 再 度 督 促 をすることとしている (13) 個 人 番 号 の 提 供 を 求 める 時 期 マイナンバー 法 14 条 1 項 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑴ 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 2 提 供 を 求 める 時 期 (24 頁 ) 参 照 事 業 者 が 行 う 個 人 番 号 関 係 事 務 においては 個 人 番 号 関 係 事 務 が 発 生 した 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 原 則 であるが 本 人 との 法 律 関 係 等 に 基 づき 個 人 番 号 関 係 事 務 の 発 生 が 予 想 される 場 合 には 契 約 を 締 結 した 時 点 等 の 当 該 事 務 の 発 生 が 予 想 できた 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 可 能 であると 解 される * 役 職 員 等 の 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 に 伴 う 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 等 の 作 成 事 務 の 場 合 は 雇 用 契 約 の 締 結 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることも 可 能 であると 解 される * 内 定 者 が 確 実 に 雇 用 されることが 予 想 される 場 合 ( 正 式 な 内 定 通 知 がなされ 入 社 に 関 する 誓 約 書 を 提 出 した 場 合 等 )には その 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることがで きると 解 される (ガイドラインQ&A4-1) (14) 個 人 番 号 提 供 の 求 めの 制 限 マイナンバー 法 15 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑵ 1 提 供 の 求 めの 制 限 (25 頁 ) 参 照 マイナンバー 法 においては 何 人 も 特 定 個 人 情 報 の 提 供 を 受 けることが 認 められている 場 合 を 除 き 他 人 ( 自 己 と 同 一 の 世 帯 に 属 する 者 以 外 の 者 をいう 同 法 第 20 条 において 同 じ )に 対 し 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはならない( 同 法 第 15 条 ) 学 校 法 人 は 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 を 処 理 する 目 的 で 役 職 員 等 に 対 し 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることとなる(マイナンバー 法 19 条 3 号 に 該 当 ) 一 方 役 職 員 等 の 営 業 成 績 等 を 管 理 する 目 的 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはならない 特 定 個 人 情 報 の 提 供 については 個 人 番 号 の 利 用 制 限 と 同 様 に 個 人 情 報 保 護 法 におけ る 個 人 情 報 の 提 供 の 場 合 よりも 限 定 的 に 定 めている(マイナンバー 法 第 19 条 ) (27) 参 照 さらに 特 定 個 人 情 報 の 収 集 又 は 保 管 についても 同 様 の 制 限 を 定 めている( 同 法 20 条 ) (15) (26) 参 照 (15) 収 集 制 限 マイナンバー 法 20 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑶ 収 集 保 管 制 限 A 収 集 制 限 (30 頁 ) 参 照 収 集 とは 集 める 意 思 を 持 って 自 己 の 占 有 に 置 くことを 意 味 し 例 えば 人 から 個 人 番 号 を 記 載 したメモを 受 け 取 ること 人 から 聞 き 取 った 個 人 番 号 をメモすること 等 直 接 取 得 する 場 合 のほか 電 子 計 算 機 等 を 操 作 して 個 人 番 号 を 画 面 上 に 表 示 させ その 個 人 番 号 を 書 き 取 ること プリントアウトすること 等 を 含 む 一 方 特 定 個 人 情 報 の 提 示 を 受 け ただけでは 収 集 に 当 たらない 学 校 法 人 が 講 師 に 対 して 講 演 料 を 支 払 う 場 合 において 講 師 から 個 人 番 号 が 記 載 された 4

5 書 類 等 を 受 け 取 る 担 当 者 と 支 払 調 書 作 成 事 務 を 行 う 担 当 者 が 異 なるときは 書 類 等 を 受 け 取 る 担 当 者 は 支 払 調 書 作 成 事 務 を 行 う 担 当 者 にできるだけ 速 やかにその 書 類 を 受 け 渡 す こととし 自 分 の 手 元 に 個 人 番 号 を 残 してはならない (16) 本 人 確 認 マイナンバー 法 16 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑷ 本 人 確 認 (33 頁 ) 参 照 本 人 確 認 とは 1 番 号 が 間 違 っていないかの 確 認 ( 番 号 確 認 )と2 他 人 のなりすましで ないこと( 身 元 確 認 ) 等 を 行 うことである 本 人 確 認 には ア 本 人 から 提 供 を 受 ける 場 合 とイ 代 理 人 から 提 供 を 受 ける 場 合 に 分 けられる ア 本 人 から 提 供 を 受 ける 場 合 (1 番 号 確 認 書 類 +2 身 元 確 認 書 類 ) ⑴ 個 人 番 号 カード ⑵ 通 知 カード+ 運 転 免 許 証 又 はパスポート 等 ⑶ 住 民 票 の 写 し+ 運 転 免 許 証 又 はパスポート 等 イ 代 理 人 から 提 供 を 受 ける 場 合 (1 代 理 権 の 確 認 書 類 +2 代 理 人 の 身 元 確 認 書 類 + 3 本 人 の 番 号 確 認 書 類 ) ⑴ 委 任 状 ( 法 定 代 理 人 の 場 合 は 戸 籍 謄 本 や 続 柄 付 の 住 民 票 等 ) ⑵ 代 理 人 の 運 転 免 許 証 又 はパスポート 等 ⑶ 本 人 の 個 人 番 号 カード 又 は 通 知 カード 又 は 住 民 票 の 写 し 扶 養 家 族 の 本 人 確 認 は 各 制 度 の 中 で 扶 養 家 族 のマイナンバーの 提 供 が 誰 に 義 務 づけら れているのかによって 異 なる 例 えば 税 の 年 末 調 整 では 従 業 員 が 事 業 主 に 対 してその 扶 養 家 族 の マイナンバーの 提 供 を 行 うこととされているため 従 業 員 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 として その 扶 養 家 族 の 本 人 確 認 を 行 う 必 要 がある この 場 合 事 業 主 が 扶 養 家 族 の 本 人 確 認 を 行 う 必 要 は ない 一 方 国 民 年 金 の 第 3 号 被 保 険 者 の 届 出 では 従 業 員 の 配 偶 者 ( 第 3 号 被 保 険 者 ) 本 人 が 事 業 主 に 対 して 届 出 を 行 う 必 要 があるので 事 業 主 が 当 該 配 偶 者 の 本 人 確 認 を 行 う 必 要 がある 通 常 は 従 業 員 が 配 偶 者 に 代 わって 事 業 主 に 届 出 をすることが 想 定 され その 場 合 は 従 業 員 が 配 偶 者 の 代 理 人 としてマイナンバーを 提 供 することとなるので 事 業 主 は 代 理 人 から マイナンバーの 提 供 を 受 ける 場 合 の 本 人 確 認 を 行 う 必 要 がある なお 配 偶 者 からマイナンバーの 提 供 を 受 けて 本 人 確 認 を 行 う 事 務 を 事 業 者 が 従 業 員 に 委 託 する 方 法 も 考 えられる ( 内 閣 官 房 マイナンバー 社 会 保 障 税 番 号 制 度 Q 参 照 ) (17) 事 務 担 当 者 以 外 の 者 が 本 人 確 認 をする 場 合 単 に 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 を 受 け 取 り 支 払 調 書 作 成 事 務 に 従 事 する 者 に 受 け 渡 す 立 場 の 者 は 独 自 に 個 人 番 号 を 保 管 する 必 要 がないため 個 人 番 号 の 確 認 等 の 必 要 な 事 務 を 行 った 後 はできるだけ 速 やかにその 書 類 を 受 け 渡 すこととし 自 分 の 手 元 に 個 人 番 号 を 残 してはならない 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 を 受 け 取 る 担 当 者 に 個 人 番 号 の 確 認 作 業 を 行 わせるかは 事 業 者 の 判 断 によるが 個 人 番 号 の 確 認 作 業 をその 担 当 者 に 行 わせる 場 合 は 特 定 個 人 情 報 を 見 ることができないようにする 措 置 は 必 要 ない (ガイドラインQ&A 6-1) (18) 本 人 確 認 の 省 略 本 人 確 認 のうち 身 元 確 認 は 個 人 番 号 の 提 供 を 行 う 者 と 雇 用 関 係 にあること 等 の 事 情 を 勘 案 し 人 違 いでないことが 明 らかであると 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 ( 書 類 提 出 先 の 行 政 機 関 等 )が 認 める 場 合 は 不 要 とされている(マイナンバー 法 施 行 規 則 3 条 5 項 ) 5

6 具 体 的 には 次 の12どちらも 満 たしている 場 合 のみ 身 元 確 認 は 不 要 と 考 えられる 1 入 職 時 に 本 人 確 認 している 場 合 又 は 過 去 に 本 人 確 認 をした 者 から 継 続 して 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 で 2 対 面 等 で 見 れば 人 違 いでないと 分 かる 場 合 (19) 郵 送 等 により 提 供 を 受 ける 場 合 マイナンバー 法 施 行 規 則 11 条 書 面 の 送 付 により 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 は ( 16)で 提 示 を 受 けることとされて いる 書 類 又 はその 写 しの 提 出 を 受 けなければならない (20) 本 人 確 認 書 類 の 保 存 又 は 廃 棄 マイナンバー 法 では 本 人 確 認 書 類 の 保 存 までは 義 務 付 けていない この 規 則 では 使 用 後 は 廃 棄 することとしている 保 存 する 場 合 は 個 人 番 号 が 記 載 されている 個 人 番 号 カ ード 通 知 カード 住 民 票 の 写 しには 個 人 番 号 が 記 載 されているので マイナンバー 法 で 定 められている 安 全 管 理 措 置 の 対 象 となる (21) 個 人 番 号 の 利 用 制 限 マイナンバー 法 9 条 29 条 3 項 により 読 み 替 えて 適 用 される 個 人 情 報 保 護 法 16 条 1 項 マイナンバー 法 32 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-1- ⑴ 個 人 番 号 の 利 用 制 限 1 個 人 番 号 の 原 則 的 な 取 扱 い (13 頁 ) 参 照 マイナンバー 法 は 個 人 情 報 保 護 法 とは 異 なり 本 人 の 同 意 があったとしても 利 用 目 的 を 超 えて 個 人 番 号 を 利 用 してはならないと 定 めている( 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のために 必 要 がある 場 合 を 除 く ) ( 利 用 目 的 の 範 囲 内 として 利 用 が 認 められる 例 ) * 扶 養 控 除 等 申 告 書 に 記 載 されている 個 人 番 号 を 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 に 利 用 扶 養 控 除 等 申 告 書 に 記 載 された 個 人 番 号 を 取 得 するに 当 たり 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 がそ の 利 用 目 的 として 含 まれていると 解 される (ガイドラインQ&A 1-2-2) * 当 年 以 後 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 に 用 いる 場 合 前 年 の 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 については 同 一 の 雇 用 契 約 に 基 づいて 発 生 する 当 年 以 後 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 利 用 すること ができると 解 される * 退 職 者 について 再 雇 用 契 約 が 締 結 された 場 合 前 の 雇 用 契 約 を 締 結 した 際 に 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 については 後 の 雇 用 契 約 に 基 づく 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 利 用 することができると 解 される * 講 師 との 間 で 講 演 契 約 を 再 度 締 結 した 場 合 前 の 講 演 契 約 を 締 結 した 際 に 講 演 料 の 支 払 に 伴 う 報 酬 料 金 契 約 金 及 び 賞 金 の 支 払 調 書 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 については 後 の 契 約 に 基 づく 講 演 料 の 支 払 に 伴 う 報 酬 料 金 契 約 金 及 び 賞 金 の 支 払 調 書 作 成 事 務 のために 利 用 することができる と 解 される (22) 特 定 個 人 情 報 ファイル 作 成 の 制 限 マイナンバー 法 28 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-1-⑵ 特 定 個 人 情 報 ファ イルの 作 成 の 制 限 (18 頁 ) 参 照 学 校 法 人 は 役 職 員 等 の 個 人 番 号 を 利 用 して 営 業 成 績 等 を 管 理 する 特 定 個 人 情 報 ファイ ルを 作 成 してはならない 学 校 法 人 から 役 職 員 等 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 について 委 託 を 受 けた 税 理 士 等 の 受 託 者 に ついても 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 することから 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 す 6

7 るために 必 要 な 範 囲 で 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができる 個 人 番 号 関 係 事 務 以 外 の 事 務 において 個 人 番 号 にアクセスできないよう 適 切 にアクセス 制 御 を 行 えば 特 定 個 人 情 報 ファイルに 該 当 しない (ガイドラインQ&A 2-3) (23) 法 定 調 書 等 の 作 成 手 順 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -B 取 扱 規 程 等 の 策 定 (51 頁 ) 参 照 源 泉 徴 収 票 等 を 作 成 する 事 務 の 場 合 例 えば 次 のような 事 務 フローに 即 して 手 続 を 明 確 にしておくことが 重 要 である 1 役 職 員 等 から 提 出 された 書 類 等 を 取 りまとめる 方 法 2 取 りまとめた 書 類 等 の 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 部 署 への 移 動 方 法 3 情 報 システムへの 個 人 番 号 を 含 むデータ 入 力 方 法 4 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 方 法 5 源 泉 徴 収 票 等 の 行 政 機 関 等 への 提 出 方 法 6 源 泉 徴 収 票 等 の 本 人 への 交 付 方 法 7 源 泉 徴 収 票 等 の 控 え 役 職 員 等 から 提 出 された 書 類 及 び 情 報 システムで 取 り 扱 うファ イル 等 の 保 存 方 法 8 法 定 保 存 期 間 を 経 過 した 源 泉 徴 収 票 等 の 控 え 等 の 廃 棄 削 除 方 法 等 (24) 適 正 な 管 理 個 人 情 報 保 護 法 19 条 (25) 保 有 個 人 データに 関 する 事 項 の 公 表 個 人 情 報 保 護 法 24 条 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 5 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6E 保 有 個 人 データに 関 する 事 項 の 公 表 等 ( 38 頁 参 照 ) 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 は 保 有 個 人 データに 関 し 1 当 該 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 の 氏 名 又 は 名 称 2 全 ての 保 有 個 人 データの 利 用 目 的 3 利 用 目 的 の 通 知 開 示 訂 正 等 利 用 停 止 等 の 求 めに 応 じる 手 続 等 保 有 個 人 データの 適 正 な 取 扱 いの 確 保 に 関 し 必 要 な 事 項 として 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 第 5 条 で 定 めるものについて 本 人 の 知 り 得 る 状 態 ( 本 人 の 求 めに 応 じて 遅 滞 なく 回 答 する 場 合 を 含 む )に 置 かなければならないとされる (26) 保 管 制 限 マイナンバー 法 20 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑶ 収 集 保 管 制 限 B 保 管 制 限 と 廃 棄 (31 頁 ) 参 照 雇 用 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 には 役 職 員 等 から 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 のために 翌 年 度 以 降 も 継 続 的 に 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 される なお 役 職 員 等 が 休 職 している 場 合 には 復 職 が 未 定 であっても 雇 用 契 約 が 継 続 してい ることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 される 土 地 の 賃 貸 借 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 も 同 様 に 支 払 調 書 の 作 成 事 務 のため に 継 続 的 に 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 される (27) 提 供 制 限 マイナンバー 法 19 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-3-⑵ 2 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 (25 頁 参 照 ) 1 個 人 情 報 保 護 法 上 の 第 三 者 提 供 との 違 い 個 人 情 報 保 護 法 は 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 に 対 し 個 人 データについて 本 人 の 同 意 があ る 場 合 法 令 の 規 定 に 基 づく 場 合 等 には 第 三 者 に 提 供 することができることとしている 7

8 しかし マイナンバー 法 においては 全 ての 事 業 者 を 対 象 に 同 法 第 19 条 で 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できる 場 合 を 限 定 的 に 定 めており 特 定 個 人 情 報 の 提 供 については 個 人 情 報 保 護 法 第 23 条 は 適 用 されない 学 校 法 人 が 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 する 特 定 の 事 務 のために 役 職 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 供 する 場 合 等 に 限 られる 2 提 供 の 意 義 について 提 供 とは 法 的 な 人 格 を 超 える 特 定 個 人 情 報 の 移 動 を 意 味 するものであり 同 一 法 人 の 内 部 等 の 法 的 な 人 格 を 超 えない 特 定 個 人 情 報 の 移 動 は 提 供 ではなく 利 用 に 当 たり 利 用 制 限 (マイナンバー 法 9 条 28 条 29 条 3 項 32 条 )に 従 うこととなる なお 個 人 情 報 保 護 法 においては 個 人 データを 特 定 の 者 との 間 で 共 同 して 利 用 する 場 合 には 第 三 者 提 供 に 当 たらないとしている( 個 人 情 報 保 護 法 23 条 4 項 3 号 )が マイ ナンバー 法 においては 個 人 情 報 保 護 法 23 条 4 項 3 号 の 適 用 を 除 外 している(マイナン バー 法 29 条 3 項 )ことから この 場 合 も 通 常 の 提 供 に 当 たり 提 供 制 限 ( 同 法 14 条 から 16 条 まで 19 条 20 条 29 条 3 項 )に 従 うこととなる 特 定 個 人 情 報 の 提 供 を 求 められた 場 合 には その 提 供 を 求 める 根 拠 が マイナンバー 法 19 条 各 号 に 該 当 するものかどうかをよく 確 認 し 同 条 各 号 に 該 当 しない 場 合 には 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはならない 3 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できる 場 合 (マイナンバー 法 19 条 1 号 から 14 号 まで) マイナンバー 法 第 19 条 各 号 が 定 めているもののうち 学 校 法 人 が 関 わる 主 なものを 挙 げ ておく a 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 からの 提 供 ( 第 1 号 ) b 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 からの 提 供 ( 第 2 号 ) * 学 校 法 人 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )は 所 得 税 法 第 226 条 第 1 項 の 規 定 に 従 って 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 の 提 出 という 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 役 職 員 等 の 個 人 番 号 が 記 載 された 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 を2 通 作 成 し 1 通 を 税 務 署 長 に 提 出 し 他 の1 通 を 本 人 に 交 付 することとなる * 学 校 法 人 の 役 職 員 等 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )は 所 得 税 法 第 194 条 第 1 項 の 規 定 に 従 って 扶 養 控 除 等 申 告 書 の 提 出 という 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 学 校 法 人 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )に 対 し その 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 した 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 提 出 することとなる c 本 人 又 は 代 理 人 からの 提 供 ( 第 3 号 ) d 委 託 合 併 に 伴 う 提 供 ( 第 5 号 ) * 学 校 法 人 が 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 を 含 む 給 与 事 務 を 別 会 社 に 委 託 する 場 合 その 別 会 社 に 対 し 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 含 む 給 与 情 報 を 提 供 することができる * 学 校 法 人 甲 が 学 校 法 人 乙 を 吸 収 合 併 した 場 合 吸 収 される 乙 は その 役 職 員 等 の 個 人 番 号 を 含 む 給 与 情 報 等 を 存 続 する 甲 に 提 供 することができる e 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のための 提 供 ( 第 13 号 ) * 提 供 に 当 たらない 場 合 学 校 法 人 甲 の 広 報 部 庶 務 課 に 所 属 する 役 職 員 等 の 個 人 番 号 が 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 を 作 成 する 目 的 で 経 理 部 に 提 出 された 場 合 には 提 供 には 当 たらず 法 令 で 認 められた 利 用 となる * 提 供 に 当 たる 場 合 同 じ 系 列 の 学 校 法 人 間 等 での 特 定 個 人 情 報 の 移 動 であっても 別 の 法 人 である 以 上 提 供 に 当 たり 提 供 制 限 に 従 うこととなるため 留 意 が 必 要 である 8

9 例 えば ある 役 職 員 等 が 甲 から 乙 に 出 向 又 は 転 籍 により 異 動 し 乙 が 給 与 支 払 者 ( 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 の 提 出 義 務 者 )になった 場 合 には 甲 乙 間 で 役 職 員 等 の 個 人 番 号 を 受 け 渡 すことはできず 乙 は 改 めて 本 人 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けなければならない * 同 じ 系 列 の 学 校 法 人 間 等 で 役 職 員 等 の 個 人 情 報 を 共 有 データベースで 保 管 しているよ うな 場 合 役 職 員 等 が 現 在 就 業 している 学 校 法 人 のファイルにのみその 個 人 番 号 を 登 録 し 他 の 学 校 法 人 が 当 該 個 人 番 号 を 参 照 できないようなシステムを 採 用 していれば 共 有 デー タベースに 個 人 番 号 を 記 録 することが 可 能 であると 解 される (28) 開 示 訂 正 等 1 開 示 個 人 情 報 保 護 法 第 25 条 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 第 6 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6F 開 示 (38 頁 ) 参 照 2 訂 正 等 個 人 情 報 保 護 法 第 26 条 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 第 6 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6G 訂 正 等 (39 頁 ) 参 照 (29) 利 用 停 止 等 個 人 情 報 保 護 法 第 27 条 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 第 6 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-6H 利 用 停 止 等 (39 頁 ) 参 照 (30) 委 託 先 の 監 督 マイナンバー 法 11 条 個 人 情 報 保 護 法 22 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2- ⑴ 委 託 の 取 扱 い 1 委 託 先 の 監 督 (19 頁 ) 参 照 (31) 再 委 託 マイナンバー 法 10 条 11 条 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2-⑴ 委 託 の 取 扱 い 2 再 委 託 (20 頁 ) 参 照 甲 乙 丙 丁 と 順 次 委 託 される 場 合 乙 に 対 する 甲 の 監 督 義 務 の 内 容 には 再 委 託 の 適 否 だけではなく 乙 が 丙 丁 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 っているかどうかを 監 督 す ることも 含 まれる したがって 甲 は 乙 に 対 する 監 督 義 務 だけではなく 再 委 託 先 である 丙 丁 に 対 しても 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 うこととなる (32) 取 扱 状 況 管 理 台 帳 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 講 ずべき 安 全 管 理 措 置 の 内 容 C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 c 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 (52 頁 ) 参 照 (33) 運 用 実 績 管 理 簿 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 講 ずべき 安 全 管 理 措 置 の 内 容 C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 b 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 (52 頁 ) 参 照 (34) 区 域 の 管 理 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -E 物 理 的 安 全 管 理 措 置 a 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 (54 頁 ) 参 照 9

10 その 他 入 退 室 管 理 方 法 としては ICカード ナンバーキー 等 による 入 退 室 管 理 システ ムの 設 置 等 が 考 えられる (35)アクセス 制 御 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 a アクセス 制 御 (56 頁 ) 参 照 既 存 の 情 報 システムに 個 人 番 号 を 追 加 することはできるが 個 人 番 号 関 係 事 務 以 外 の 事 務 で 個 人 番 号 を 利 用 することができないよう 適 切 にアクセス 制 御 等 を 行 う 必 要 がある (ガ イドラインQ&A2 2) 取 引 再 開 時 まで 個 人 番 号 にアクセスできないようアクセス 制 御 を 行 った 場 合 でも 個 人 番 号 関 係 事 務 で 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 がなくなり 個 人 番 号 を 保 管 する 必 要 性 がなくなっ た 場 合 には 個 人 番 号 をできるだけ 速 やかに 削 除 しなければならない 不 確 定 な 取 引 再 開 時 に 備 えて 個 人 番 号 を 保 管 し 続 けることはできない (ガイドラインQ&A 6-10) (36)アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 b アクセス 者 の 識 別 と 認 証 (57 頁 ) 参 照 (37) 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 c 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 (57 頁 ) 参 照 (38) 盗 難 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 E 物 理 的 安 全 管 理 措 置 b 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 (54 頁 ) 参 照 (39) 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 E 物 理 的 安 全 管 理 措 置 c 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 (55 頁 ) 参 照 (40) 情 報 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 d 情 報 漏 え い 等 の 防 止 (57 頁 ) 参 照 (41) 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 第 4-2 別 添 2 -E 物 理 的 安 全 管 理 措 置 d 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 (55 頁 ) 参 照 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 等 の 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 特 定 個 人 情 報 を 電 磁 的 記 録 として 保 存 している 場 合 においても その 事 務 に 用 いる 必 要 がなく 所 管 法 令 で 定 められている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 原 則 として 個 人 番 号 をできるだけ 速 やか に 廃 棄 又 は 削 除 しなければならない そのため 特 定 個 人 情 報 を 保 存 するシステムにおいては 保 存 期 間 経 過 後 における 廃 棄 又 は 削 除 を 前 提 としたシステムを 構 築 することが 望 ましい 10

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