文書管理

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1 目 次. の 利 用 シーン (P P). の 画 面 構 成 / 文 書 を 閲 覧 する (P). フォルダを 作 成 する (P4) 4. フォルダにアクセス 権 を 設 定 する (P5) 5. 文 書 を 登 録 する (P6) 6. フォルダを 変 更 削 除 する (P7) 7. フォルダ 文 書 を 移 動 する (P8) 8. 文 書 を 変 更 削 除 ( 更 新 )する (P9) 9. 更 新 履 歴 を 確 認 する 過 去 の 文 書 に 戻 す (P0) 機 能 とは 文 書 ファイル 画 像 データなど さまざまな 情 報 をひとまとめにして メンバー 間 で 管 理 共 有 をすることが できます 各 種 情 報 はフォルダ 単 位 で 分 類 することができ それぞれ 特 定 の 部 署 やメンバーのみに 閲 覧 させること ができるなど 柔 軟 なアクセス 権 設 定 ができます 情 報 が 更 新 された 履 歴 も 時 系 列 で 世 代 管 理 することができ 過 去 の 状 態 に 戻 すことや 常 に 最 新 の 情 報 に 保 つこともできます GW-04-0-EDT0-6

2 機 能 の 利 用 シーン フォルダ 文 書 単 位 グループ 毎 個 人 毎 ロール 毎 の 単 位 に 細 かいアクセス 権 を 設 定 できます 全 体 や 部 門 でファイルデータを 共 有 管 理 する 機 能 となりますので 個 人 毎 のファイル 管 理 にはキャビネット 機 能 をご 活 用 下 さい 参 照 変 更 追 加 削 除 参 照 変 更 追 加 削 除 役 員 参 照 変 更 追 加 削 除 秘 書 課 が 管 理 しているフォルダ 一 般 社 員 参 照 変 更 追 加 削 除 機 密 文 書

3 の 画 面 構 成 / 文 書 を 閲 覧 する 選 択 したフォルダ 内 の 文 書 を 検 索 する 簡 易 検 索 機 能 です キーワードを 入 力 し 文 書 名 コメント 添 付 ファイル 名 から 検 索 することが 出 来 ます フォルダ 横 の をクリックすると つ 下 の 階 層 の 子 フォルダが 表 示 され ます フォルダを 選 択 すると そのフォルダ に 登 録 されている 文 書 が 一 覧 表 示 さ れます [ 編 集 中 ]と 表 示 されている 文 書 は 他 の 利 用 者 が 現 在 文 書 の 更 新 作 業 を 実 施 している ことを 表 しています ファイルをダウンロードすることはできま す 文 書 名 をクリックすると 登 録 されているファイルを 確 認 することがで きます 添 付 ファイル 名 をクリックすると そのファイルをダウンロードするこ とができます

4 フォルダを 作 成 する アクセス 権 設 定 にて 追 加 権 限 が 許 可 されていない 場 合 は フォルダの 作 成 自 体 が 行 えません [+]をクリックします 選 択 しているフォルダの 配 下 にさらにフォルダを 作 成 することができます フォルダ 名 を 入 力 し [OK] [OK]をクリックします アクセス 権 設 定 画 面 が 表 示 されます 初 期 状 態 では 全 ユーザーがこのフォルダ 内 の 文 書 をダ ウンロードしたり 新 たに 文 書 を 追 加 することができます 問 題 がなければ[OK] [OK]をクリックします 特 定 の 部 署 やメンバーのみでこのフォルダを 共 有 したい 場 合 は アクセス 権 設 定 を 行 います (P5 参 照 ) 管 理 者 側 の 設 定 により アクセス 権 設 定 画 面 が 表 示 さ れない 場 合 があります 4

5 フォルダにアクセス 権 を 設 定 する フォルダにアクセスできる 利 用 者 を 限 定 したり 他 の 利 用 者 からの 変 更 や 削 除 の 作 業 を 制 限 することができます ユーザー/ 組 織 /ロール 選 択 をクリックしフォル ダに 対 するアクセス 権 を 設 定 したいユーザーを 選 択 します アクセス 権 は ユーザー 単 位 組 織 単 位 ロール 単 位 に 設 定 することができます アクセス 権 を 設 定 するユーザーにチェックを 入 れ [ 権 限 変 更 及 び 通 知 メール 設 定 ]をクリックします 与 えたい 権 限 にチェックを 入 れ [OK] [OK]を 押 します 参 照 権 このフォルダ 内 の 閲 覧 権 限 追 加 権 フォルダ 内 へのフォルダ 文 書 の 新 規 登 録 権 限 変 更 権 フォルダ 内 の 変 更 権 限 削 除 権 フォルダ 内 の 削 除 権 限 通 知 メール フォルダ 内 で 文 書 の 新 規 登 録 や 変 更 が 行 われた 際 に メールでお 知 らせします 通 知 メールは 設 定 したメンバーがプロフィール 内 の メー ルアドレス でチェックをしているメールアドレス 宛 に 送 信 され ます フォルダを 作 成 した 本 人 は アクセス 権 に 関 係 なく 参 照 / 追 加 / 変 更 / 削 除 が 行 えます 5

6 文 書 を 登 録 する [ 文 書 の 作 成 ]をクリックします 文 書 を 保 存 するフォルダを 左 側 のフォルダ 一 覧 から 選 択 します フォルダのアクセス 権 で 追 加 権 限 が 許 可 さ れていないと 保 存 フォルダを 選 択 できません 文 書 の 名 称 を 入 力 します 4 登 録 するファイルを 添 付 します 枠 内 に 追 加 したいファイルをドラッグ&ドロップし ます Internet Explorer8 9では ドラッグ&ドロップは お 使 いいただけません クリックしてファイルを 選 択 してください からファ イルをアップロードしてください 4 この 文 書 に 対 するアクセス 権 を 設 定 できます 管 理 者 側 の 設 定 で 操 作 を 制 限 されている 場 合 は アクセス 権 を 設 定 できません 保 管 期 限 を 日 付 指 定 で 設 定 できます 保 管 期 限 を 過 ぎた 文 書 は 一 覧 画 面 には 表 示 されな くなり 管 理 者 側 の 文 書 削 除 管 理 機 能 にて 管 理 さ れます 5 関 連 する 文 書 を 選 択 すると 詳 細 画 面 で その 文 書 が 表 示 されるようになります 5 [ 作 成 ]をクリックします 6

7 フォルダを 変 更 削 除 する フォルダを 作 成 した 本 人 または 管 理 者 側 で 変 更 権 限 削 除 権 限 を 許 可 されていなければ 変 更 削 除 することができません フォルダ 一 覧 から 対 象 のフォルダを 選 択 した 状 態 で 上 のボタンをクリックすることで 編 集 削 除 が 行 えます フォルダ 名 を 編 集 する フォルダを 削 除 する アクセス 権 を 変 更 する フォルダを 削 除 した 場 合 そのフォルダ 内 の 文 書 や 下 位 の 子 フォルダも 削 除 されますので ご 注 意 ください アクセス 権 を 変 更 した 場 合 に 下 位 フォルダ 文 書 に 対 し 変 更 したアクセス 権 をどのように 反 映 させるか 選 択 します 選 択 変 更 しない 同 じアクセス 権 で 変 更 する 追 加 分 のアクセス 権 を 追 加 する 削 除 分 のアクセス 権 を 削 除 する 説 明 下 位 階 層 のフォルダ 文 書 のアクセス 権 は 変 更 せずそのまま 下 位 階 層 のフォルダ 文 書 に 今 回 変 更 した 同 じアクセス 権 を 反 映 させる 追 加 設 定 されたアクセス 権 のみを 下 位 階 層 のフォルダ 文 書 のアクセス 権 に 追 加 する 削 除 設 定 されたアクセス 権 のみを 下 位 階 層 のフォルダ 文 書 のアクセス 権 から 削 除 する 7

8 フォルダ 文 書 を 移 動 する 移 動 対 象 のフォルダ 文 書 には 変 更 または 削 除 の 権 限 が 必 要 となり 移 動 先 のフォルダには 追 加 の 権 限 が 必 要 となります フォルダは ドラッグ&ドロップで 別 のフォルダ 内 へ 移 動 することができます ドラッグした 際 に 横 に 青 い 三 角 印 が 出 るフォルダは そこへ 移 動 可 能 なことを 表 しています ドラッグ& ドロップ ドラッグ& ドロップ 対 象 の 文 書 にチェックを 入 れ ドラッグ&ドロップで 他 のフォルダへ 移 動 します 文 書 のタイトルをクリックし 編 集 画 面 を 開 きます 保 存 先 を 左 側 のフォルダ 一 覧 から 選 択 し [ 変 更 ] をクリックします 8

9 文 書 を 変 更 削 除 ( 更 新 )する 変 更 したい 文 書 名 を 選 択 し [ 一 時 保 存 ]をク リックします [ 一 時 保 存 ]をクリックと その 文 書 は 編 集 モー ドになり 他 の 利 用 者 は 更 新 作 業 が 行 えません 更 新 したいファイルを 再 添 付 します [ ]で 対 象 ファイルを 削 除 することもできます [ 変 更 ]をクリックします [ 変 更 ]をクリックすると 編 集 中 表 示 が 消 え 他 の 利 用 者 が 更 新 作 業 を 行 えるようになります 同 じファイル 名 で 登 録 すると 上 書 きメッセージが 表 示 されます 更 新 前 のファイルを 残 して 保 存 する 場 合 には 変 更 前 の 文 書 と 違 うファイル 名 で 登 録 するか 違 うフォルダに 保 存 して 下 さい 4 複 数 の 文 書 をまとめて 削 除 するには 一 覧 画 面 で 削 除 したい 文 書 へチェックを 入 れ [ 削 除 ] をクリックします 一 度 削 除 した 文 書 は 復 元 できませんのでご 注 意 下 さい 4 9

10 更 新 履 歴 を 確 認 する 過 去 の 文 書 に 戻 す 文 書 の 更 新 履 歴 を 保 存 でき いつでも 過 去 の 文 書 の 内 容 を 確 認 できます また ロールバッ ク 機 能 により 文 書 の 変 更 内 容 に 誤 りがあっ た 場 合 などに いつでも 過 去 の 文 書 に 戻 すこ とができます 履 歴 は 管 理 者 設 定 により 世 代 分 から 最 大 0 世 代 分 まで 保 管 できます 最 終 更 新 日 時 がリンク 表 示 されます 日 時 のリ ンクをクリックすると 履 歴 一 覧 が 表 示 されます 文 書 名 をクリックすると 過 去 の 文 書 を 閲 覧 ダウンロードすることができます [ロールバック ロールバック] 過 去 の 文 書 を 選 んで[ロールバック ロールバック]をクリックすると 文 書 を 以 前 の 状 態 に 戻 すことができます ロールバックは 自 分 が 登 録 した 文 書 や 変 更 権 限 のある 文 書 に 対 して 行 えます 0

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