公共施設無線LAN整備計画

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1 資 料 4 平 成 26 年 11 月 12 日 印 西 市 情 報 化 推 進 本 部 ( 了 承 ) 電 子 決 裁 導 入 計 画 ( 案 ) 平 成 26 年 10 月 印 西 市 電 子 決 裁 検 討 部 会 Page1

2 目 次 1. 電 子 決 裁 の 背 景 2. 電 子 決 裁 検 討 部 会 3. 電 子 決 裁 のメリット 4. 電 子 決 裁 のデメリット 5. 文 書 管 理 システムの 状 況 6. 財 務 会 計 システムの 状 況 7. 現 状 のまとめ 11. 電 子 決 裁 導 入 方 式 の 検 討 12. 電 子 決 裁 導 入 方 針 13.おわりに 8. 電 子 決 裁 化 による 効 果 の 試 算 9. 先 進 地 の 状 況 10. 電 子 決 裁 の 課 題 整 理 = 資 料 = 資 料 1. 個 別 の 課 題 整 理 2013/5/16 Ver1.0 Page2

3 1. 電 子 決 裁 の 背 景 1. 第 3 次 情 報 化 計 画 (H24~H28) 電 子 決 裁 化 を 推 進 し 業 務 手 順 の 見 直 しや 業 務 プロセスの 再 構 築 及 び 横 断 的 な 情 報 の 共 有 化 を 行 政 改 革 の 取 り 組 みと 連 携 させな がら 業 務 事 務 の 簡 素 化 効 率 化 を 図 っていく という 方 向 性 を 示 している 平 成 25 年 度 から 検 討 結 果 に 基 づき 構 築 導 入 2. 既 に 電 子 決 裁 は 始 まっている 当 市 の 電 子 決 裁 については 平 成 18 年 度 から 服 務 管 理 システム 合 併 前 の 印 旛 村 では 全 国 でも 先 進 的 な 取 り 組 みとなる 文 書 管 理 システム 及 び 財 務 会 計 システムの 電 子 決 裁 を 導 入 3. 財 務 会 計 システムは 電 子 決 裁 に 対 応 文 書 管 理 システムも 電 子 決 裁 に 対 応 平 成 24 年 度 予 算 編 成 から 新 財 務 会 計 システムが 稼 働 しており 当 該 システムは 合 併 前 に 印 旛 村 で 導 入 していたシステムであり 電 子 決 裁 に 対 応 している 平 成 26 年 度 の 文 書 管 理 システム 再 構 築 に 当 たり 電 子 決 裁 に 対 応 したシステムを 構 築 中 4. 電 子 決 裁 基 盤 のライセンスは 取 得 済 み 平 成 26 年 度 に 文 書 管 理 システムの 見 直 しを 行 う 予 定 であるが 印 旛 村 で 導 入 していた 文 書 管 理 システム 及 び 電 子 決 裁 基 盤 システ ムのライセンスを 使 用 できる 状 況 である 第 4 次 印 西 市 行 政 改 革 大 綱 (H24~H27) 3-4 電 算 化 による 効 率 的 な 事 務 処 理 の 推 進 第 2 次 印 西 市 実 施 計 画 (H25~H27) 電 子 行 政 の 推 進 ( 情 報 化 計 画 の 推 進 ) 文 書 管 理 システムの 見 直 し 電 子 決 裁 検 討 部 会 の 設 置 平 成 25 年 8 月 1 日 Page3

4 2. 電 子 決 裁 検 討 部 会 平 成 25 年 度 会 議 開 催 日 情 報 化 推 進 本 部 の 専 門 部 会 として 設 置 委 員 は 職 員 14 名 ( 各 部 から 選 出 本 部 長 が 任 命 ) 会 議 概 要 第 1 回 平 成 25 年 8 月 8 日 部 会 設 置 について 文 書 管 理 システムの 状 況 など 第 2 回 平 成 25 年 8 月 27 日 電 子 決 裁 システムのデモ(2 社 ) 第 3 回 平 成 25 年 9 月 17 日 印 旛 村 の 電 子 決 裁 の 状 況 財 務 会 計 システムの 状 況 など 第 4 回 平 成 25 年 10 月 3 日 先 進 地 の 状 況 長 期 保 存 フォーマット 導 入 費 用 と 課 題 など 総 体 的 な 検 討 第 5 回 平 成 25 年 10 月 18 日 中 間 報 告 について 第 6 回 平 成 25 年 12 月 16 日 運 用 面 における 課 題 課 題 整 理 方 法 など 平 成 26 年 度 会 議 開 催 日 会 議 概 要 第 7 回 平 成 26 年 6 月 27 日 部 会 スケジュール 課 題 研 究 (メール 通 知 文 書 の 流 れ)など 第 8 回 平 成 26 年 7 月 8 日 前 回 意 見 の 整 理 課 題 研 究 (メール 照 会 文 書 の 流 れ)など 第 9 回 平 成 26 年 7 月 25 日 前 回 意 見 の 整 理 課 題 研 究 ( 財 務 支 出 伝 票 の 流 れ)など 具 体 的 な 検 討 第 10 回 平 成 26 年 9 月 4 日 前 回 意 見 の 整 理 合 議 南 相 馬 市 の 状 況 など 第 11 回 平 成 26 年 9 月 30 日 前 回 意 見 の 整 理 南 相 馬 市 の 状 況 など 第 12 回 平 成 26 年 10 月 29 日 電 子 決 裁 導 入 計 画 ( 案 )について Page4

5 3. 電 子 決 裁 のメリット メリット 1.Eメール 等 電 子 媒 体 で 到 着 した 文 書 を 電 子 のまま 一 連 処 理 国 や 県 からの 文 書 のほとんどは Eメールにより 電 子 文 書 が 送 付 されており 外 部 からのEメールが 簡 単 に 文 書 登 録 できるシステム を 導 入 し 電 子 決 裁 を 導 入 することで 事 務 の 効 率 化 さらに 紙 の 使 用 量 の 削 減 作 業 時 間 の 軽 減 が 期 待 できる 2. 紙 の 使 用 量 減 (ペーパーレス 化 ) 上 記 1に 加 え 庁 内 情 報 システムにおける 各 課 通 知 照 会 回 答 などの 文 書 の 文 書 管 理 システムへの 登 録 基 準 を 再 度 見 直 すことに より さらに 紙 の 削 減 が 期 待 できる 3. 各 出 先 から 本 庁 までの 移 動 時 間 燃 料 等 の 削 減 各 出 先 機 関 が 本 庁 等 へ 決 裁 が 必 要 なものを 電 子 決 裁 化 した 場 合 移 動 時 間 燃 料 等 の 削 減 が 期 待 できる 4. 書 庫 スペースの 削 減 電 子 決 裁 を 導 入 し 原 本 が 電 子 化 された 文 書 は 保 存 スペースが 不 用 であるため 書 庫 スペースの 削 減 が 期 待 できる 5. 文 書 の 保 存 保 管 及 び 文 書 を 探 し 出 す 時 間 の 縮 減 電 子 決 裁 を 導 入 し 原 本 が 電 子 化 された 文 書 は ファイリングが 不 用 であり 文 書 の 保 管 保 存 及 び 検 索 時 間 の 短 縮 が 期 待 できる 6. 決 裁 を 持 ち 回 る 時 間 の 削 減 電 子 決 裁 の 文 書 については 決 裁 者 の 任 意 な 時 間 に 決 裁 できるため 起 案 者 の 時 間 削 減 が 期 待 できる Page5

6 4. 電 子 決 裁 のデメリット デメリット 1. 収 受 した 紙 文 書 ( 原 本 )の 保 存 ( 課 題 ではあるが デメリットではない ) 紙 媒 体 が 原 本 のもの( 請 求 書 契 約 書 公 印 文 書 冊 子 など)は ルール 化 し 電 子 決 裁 で 処 理 することも 可 能 であるが 原 本 の 保 管 が 発 生 する 2. 紙 文 書 を 電 子 決 裁 するためのデータ 取 込 み(スキャニング 等 )の 手 間 紙 文 書 が 原 本 のもの( 請 求 書 契 約 書 公 印 文 書 冊 子 など)を 電 子 決 裁 するためには 作 業 効 率 見 読 性 保 存 保 管 状 況 などを 考 慮 し どの 程 度 までデータとして 取 込 むか ルール 化 が 必 要 3. 決 裁 時 に 説 明 ができない 事 前 に 説 明 が 必 要 な 重 要 案 件 は 従 前 どおり 事 前 説 明 を 行 う 決 裁 時 に 説 明 ができないため 説 明 資 料 を 持 ち 歩 く 必 要 がある 4. 見 読 性 の 確 保 紙 媒 体 と 同 様 の 見 読 性 が 確 保 できない 場 合 がある(A4 以 上 の 文 書 大 量 の 資 料 など) 電 子 決 裁 のメリットは 十 分 にあるのか メリット デメリットは 運 用 と 密 接 に 関 係 がある どの 程 度 どのように 電 子 決 裁 を 実 現 するか Page6

7 5. 文 書 管 理 システムの 状 況 平 成 24 年 度 決 裁 区 分 毎 の 文 書 件 数 ( 本 庁 ) 供 覧 文 書 部 長 以 上 本 庁 課 長 主 任 等 本 庁 計 3,519 件 16,716 件 264 件 20,499 件 17.2% 81.5% 1.3% 100% 文 書 発 生 率 64.3% 起 案 文 書 8,972 件 27,836 件 393 件 37,201 件 24.1% 74.8% 1.1% 100% 供 覧 82% 起 案 75%は 課 長 までの 決 裁 文 書 起 案 文 書 の88%は 本 庁 決 裁 区 分 毎 の 文 書 件 数 ( 出 先 機 関 ) 88.7% 供 覧 文 書 部 長 以 上 本 庁 課 長 出 先 機 関 の 長 等 出 先 計 1,197 件 271 件 9,894 件 11,362 件 10.5% 2.4% 87.1% 100% 文 書 発 生 率 35.7% 起 案 文 書 642 件 1,018 件 3,097 件 4,757 件 13.5% 21.4% 65.1% 100% 供 覧 89% 起 案 86%は 課 長 までの 決 裁 文 書 11.3% 各 割 合 は 小 数 点 第 2 位 を 四 捨 五 入 Page7

8 6. 財 務 会 計 システムの 状 況 平 成 24 年 度 専 決 区 分 毎 の 伝 票 件 数 ( 本 庁 ) 伝 票 発 生 率 56.6% 種 別 市 長 副 市 長 財 政 担 当 部 長 部 長 課 長 本 庁 計 支 出 負 担 行 為 214 件 358 件 447 件 459 件 4,932 件 6,410 件 支 出 命 令 595 件 71 件 555 件 820 件 21,980 件 24,021 件 調 定 53 件 27 件 195 件 153 件 2,596 件 3,024 件 本 庁 伝 票 の 支 出 命 令 の 割 合 71.8% 合 計 財 務 伝 票 の88%は 課 長 専 決 専 決 区 分 毎 の 伝 票 件 数 ( 出 先 機 関 ) 種 別 市 長 副 市 長 財 政 担 当 部 長 部 長 課 長 出 先 計 支 出 負 担 行 為 16 件 9 件 36 件 47 件 4,538 件 4,646 件 支 出 命 令 5 件 4 件 86 件 503 件 18,969 件 19,567 件 調 定 13 件 0 件 4 件 2 件 1,435 件 1,454 件 合 計 862 件 456 件 1,197 件 1,432 件 29,508 件 33,455 件 2.6% 1.3% 3.6% 4.3% 88.2% 100% 34 件 13 件 126 件 552 件 24,942 件 25,667 件 0.1% 0.1% 0.5% 2.1% 97.2% 100% 財 務 伝 票 の97%は 課 長 専 決 財 務 伝 票 全 体 の43%は 出 先 機 関 から 発 生 財 務 伝 票 全 体 の73%は 支 出 命 令 伝 票 発 生 率 43.4% 出 先 伝 票 の 支 出 命 令 の 割 合 76.2% 各 割 合 は 小 数 点 第 2 位 を 四 捨 五 入 Page8

9 7. 現 状 のまとめ 文 書 管 理 システム 1 本 庁 : 供 覧 82% 起 案 75%は 課 長 専 決 起 案 文 書 の88%は 本 庁 から 発 生 2 出 先 : 供 覧 89% 起 案 86%は 課 長 専 決 財 務 会 計 システム 1 本 庁 :88%は 課 長 専 決 課 長 専 決 の 文 書 を 効 率 化 できないか ( 全 体 : 供 覧 文 書 の 約 80% 起 案 文 書 の 約 75%が 課 長 専 決 ) 2 出 先 :97%は 課 長 専 決 財 務 伝 票 全 体 の43%は 出 先 機 関 から 発 生 出 先 機 関 の 伝 票 を 効 率 化 できないか ( 全 体 : 財 務 伝 票 の 約 73% 支 出 命 令 そのうち93%は 課 長 専 決 ) 財 務 伝 票 の 課 長 専 決 は 全 体 で 約 90%あるが 専 決 区 分 により 電 子 決 裁 化 し た 場 合 支 払 確 認 事 務 ( 特 に 会 計 課 の 審 査 事 務 )の 煩 雑 化 が 想 定 される Page9

10 8. 電 子 決 裁 化 による 効 果 の 試 算 方 法 電 子 決 裁 のメリット デメリットを 踏 まえ 効 果 を 試 算 する 効 果 : 紙 の 削 減 決 裁 の 効 率 化 文 書 の 保 管 保 存 の 効 率 化 など 文 書 管 理 と 財 務 会 計 の 特 性 を 考 慮 し 別 々に 試 算 する 文 書 管 理 システム 試 算 する 前 提 条 件 1 電 子 文 書 の 見 読 性 を 考 慮 し 添 付 文 書 のページ 数 を5ページ 程 度 2スキャニング 環 境 が 整 備 途 中 のため スキャニングはできるものだけ 3 文 書 の 全 体 の 約 80%が 課 長 専 決 4 重 要 性 の 高 い 部 長 専 決 以 上 は 説 明 が 重 要 であるため 電 子 決 裁 を 行 わない 財 務 会 計 システム 課 長 専 決 文 書 の30%を 電 子 決 裁 化 した 場 合 の 効 果 を 試 算 する 段 階 的 に 電 子 決 裁 を 導 入 する 場 合 でも 効 果 はあるのか 試 算 する 前 提 条 件 1 伝 票 全 体 の73%が 支 出 命 令 出 先 の 割 合 が43% 2 支 出 命 令 の 添 付 書 類 ( 請 求 書 )のスキャニングが 必 要 3 専 決 区 分 により 電 子 決 裁 化 した 場 合 支 払 確 認 事 務 ( 特 に 会 計 課 の 審 査 事 務 )の 煩 雑 化 が 想 定 される 支 出 命 令 を 電 子 決 裁 化 した 場 合 の 効 果 を 試 算 する 支 出 命 令 だけでも 効 果 はあるのか Page10

11 8. 電 子 決 裁 化 による 効 果 の 試 算 結 果 文 書 管 理 システム 段 階 的 に 電 子 決 裁 を 導 入 する 場 合 でも 効 果 はあるのか 課 長 専 決 の30%を 電 子 決 裁 化 した 場 合 の 効 果 効 率 化 項 目 試 算 結 果 試 算 の 概 要 1 電 子 メール( 収 受 供 覧 保 管 ) 317 時 間 課 長 までの 供 覧 対 象 電 子 メール 率 時 間 削 減 (7 分 ) 60 2 紙 の 削 減 約 124,000 枚 ( 課 長 までの 供 覧 対 象 電 子 メール 率 + 課 長 までの 起 案 電 子 化 率 (30%)) 1 件 当 たりの 紙 削 減 (10 枚 ) 3 決 裁 の 効 率 化 222 時 間 ( 本 庁 課 長 専 決 の 供 覧 271 件 対 象 電 子 メール 率 + 本 庁 課 長 専 決 の 起 案 1,018 件 電 子 化 率 (30%)) 本 庁 出 先 間 の 時 間 削 減 (40 分 ) 60 ( 出 先 からの 移 動 時 間 ) 4 保 存 文 書 の 検 索 5 文 書 の 移 管 保 存 621 時 間 ( 課 長 までの 供 覧 対 象 電 子 メール 率 + 課 長 までの 起 案 電 子 化 率 (30%)) 保 存 文 書 の 検 索 率 (50%) 時 間 削 減 (6 分 ) 時 間 ( 課 長 までの 供 覧 対 象 電 子 メール 率 + 課 長 までの 起 案 電 子 化 率 (30%)) 移 管 保 管 の 効 率 化 (1.5 分 ) 60 財 務 会 計 システム 支 出 命 令 だけでも 効 果 はあるのか 支 出 命 令 を 電 子 決 裁 化 した 場 合 の 効 果 効 率 化 項 目 試 算 結 果 試 算 の 概 要 1 紙 の 削 減 約 144,000 枚 支 出 命 令 (48,066 件 ) 電 子 化 率 (100%) 紙 削 減 (3 枚 ) 課 長 専 決 の30% でも 効 果 あり 基 礎 数 値 : 課 長 までの 供 覧 文 書 =27,145 件 課 長 までの 起 案 文 書 =32,344 件 対 象 電 子 メール 率 ( 収 受 文 書 で 電 子 決 裁 可 能 率 )=10% 出 先 の 決 裁 効 果 大 2 決 裁 の 効 率 化 ( 本 庁 ) 232 時 間 決 裁 持 ち 回 り 伝 票 ( 部 長 専 決 伝 票 2,318 件 効 率 化 率 (30%) 20 分 )+ 対 象 伝 票 27,045 件 効 率 化 率 (30%) 会 計 課 への 送 致 削 減 (3 分 ) 60 3 決 裁 の 効 率 化 4,204 時 間 出 先 対 象 伝 票 21,021 件 効 率 化 率 (30%) 本 庁 出 先 間 の 時 間 削 減 (40 ( 出 先 からの 移 動 時 間 ) 分 ) 60 4 保 存 文 書 の 検 索 35 時 間 起 票 所 属 が2カ 月 に1 回 請 求 書 を 探 すと 仮 定 (178 所 属 6 回 ) 時 間 削 減 (2 分 ) 60 5 請 求 書 のスキャニング -801 時 間 支 出 命 令 + 調 定 (48,066 件 ) 電 子 化 率 (100%) スキャニンク (-1 分 ) 60 Page11

12 電 子 決 裁 による 効 果 文 書 管 理 の 例 起 案 承 認 ( 課 長 ) 承 認 ( 部 長 ) 承 認 ( 副 市 長 市 長 ) 施 行 ( 担 当 者 ) 電 子 決 裁 添 付 文 書 ( 電 子 紙 ) 添 付 文 書 ( 電 子 紙 ) 電 子 決 裁 添 付 文 書 ( 電 子 紙 ) 電 子 決 裁 添 付 文 書 ( 電 子 紙 ) 部 長 以 上 の 決 裁 は 説 明 等 が 必 要 な 場 合 が 多 いため 段 階 的 に 導 入 することを 想 定 決 裁 完 了 課 長 決 裁 の 件 数 文 書 管 理 : 供 覧 文 書 20,499 件 の 約 80% 起 案 文 書 37,201 件 の 約 75% 財 務 会 計 : 支 出 命 令 43,588 件 の 約 90% 課 長 専 決 の30% でも 効 果 あり 起 案 用 紙 紙 処 理 が 適 している 場 合 は 紙 文 書 による 決 裁 を 行 う 課 長 決 裁 の 供 覧 起 案 の30%を 電 子 決 裁 化 した 場 合 の 効 果 文 書 管 理 の 効 率 化 項 目 1 電 子 メール( 収 受 供 覧 保 管 ) 2 紙 の 削 減 3 出 先 からの 移 動 時 間 4 保 存 文 書 の 検 索 5 文 書 の 移 管 保 存 試 算 結 果 317 時 間 約 124,000 枚 222 時 間 621 時 間 310 時 間 支 出 命 令 の100%を 電 子 決 裁 化 した 場 合 の 効 果 財 務 会 計 の 効 率 化 項 目 1 紙 の 削 減 2 決 裁 の 効 率 化 ( 本 庁 ) 3 決 裁 の 効 率 化 ( 出 先 からの 移 動 時 間 ) 4 保 存 文 書 の 検 索 ( 過 去 の 伝 票 検 索 ) 5 請 求 書 のスキャニング 保 存 保 管 試 算 結 果 約 144,000 枚 232 時 間 4,204 時 間 35 時 間 -801 時 間 その 他 消 耗 品 や 書 庫 スペースの 削 減 効 果 あり Page12

13 9. 先 進 地 の 状 況 1. 千 葉 県 内 の 状 況 千 葉 県 内 は 文 書 管 理 を4 市 財 務 会 計 を1 市 が 導 入 しています ( 独 自 調 査 ) 団 体 人 口 ( 万 人 ) 文 書 管 理 システム 財 務 会 計 システム 電 子 決 裁 の 状 況 浦 安 市 16.2 導 入 済 導 入 済 文 書 管 理 の 電 子 決 裁 君 津 市 8.8 導 入 済 導 入 済 文 書 管 理 の 電 子 決 裁 香 取 市 8.1 導 入 済 導 入 済 文 書 管 理 の 電 子 決 裁 袖 ヶ 浦 市 6.2 導 入 済 導 入 済 文 書 管 理 財 務 会 計 の 電 子 決 裁 2. 埼 玉 県 の 状 況 埼 玉 県 の 文 書 管 理 の 状 況 ( 出 典 : 埼 玉 新 聞 ) 埼 玉 県 内 で 文 書 管 理 の 電 子 決 裁 を7 市 が 導 入 平 成 24 年 度 の 電 子 決 裁 化 率 を 調 査 1 位 戸 田 市 (91.5%) 2 位 川 口 市 (60%) 3 位 ふじみ 野 市 (58.3%) 4 位 さいたま 市 (41.77%) 5 位 春 日 部 市 (21.6%) 3. 福 島 県 南 相 馬 市 の 状 況 平 成 25 年 度 に 南 相 馬 市 に 派 遣 された 職 員 からヒアリング 南 相 馬 市 は 文 書 管 理 財 務 会 計 で 電 子 決 裁 を 導 入 基 本 的 に 決 裁 時 押 印 していたものは 全 て 電 子 決 裁 ( 電 子 決 裁 化 率 は100% ) < 紙 文 書 の 電 子 化 > 各 事 務 フロアに2 台 程 度 のスキャナ 基 本 的 に 全 てスキャニング 原 本 は 各 課 で 保 管 < 冊 子 等 の 紙 文 書 の 取 扱 > 回 付 票 で 回 議 し 決 裁 はパソコン 上 で 電 子 決 裁 決 裁 完 了 後 供 覧 書 起 案 書 を 印 刷 し 冊 子 に 添 付 し 文 書 保 管 < 部 長 以 上 の 決 裁 > 説 明 が 必 要 な 場 合 は 決 裁 権 者 の 席 へ 説 明 資 料 を 持 参 し 説 明 後 に 決 裁 する 場 合 があった 市 長 決 裁 は 必 ず 説 明 していた < 公 共 料 金 の 口 座 振 替 え> 公 共 料 金 ( 電 気 上 下 水 道 ガス 電 話 など)は 会 計 課 で 一 括 して 口 座 振 替 処 理 をしており 事 務 処 理 の 効 率 化 が 図 れていた Page13

14 10. 電 子 決 裁 の 課 題 整 理 1. 紙 文 書 は 残 る 2. 文 書 の 電 子 化 1 大 量 の 紙 文 書 冊 子 書 籍 大 きな 図 面 など 2 決 裁 において 説 明 が 必 要 なもの 3 文 書 施 行 に 公 印 ありのもの 1スキャニング 環 境 の 整 備 2 原 本 の 管 理 方 法 ( 電 子 文 書 が 原 本 ) 3. 業 務 プロセスの 最 適 化 1 専 決 区 分 や 合 議 の 見 直 し 2 文 書 登 録 基 準 の 見 直 し 3 公 共 料 金 の 口 座 振 替 え 4. 各 機 能 における 課 題 抽 出 1 文 書 管 理 では 収 受 供 覧 起 案 施 行 に 分 けた 具 体 的 な 検 証 2 財 務 会 計 では 執 行 伺 契 約 伺 負 担 行 為 支 出 命 令 に 分 けた 具 体 的 な 検 証 5. 規 程 類 の 見 直 し 6.その 他 1 事 務 決 裁 規 定 2 文 書 管 理 規 程 3 会 計 事 務 規 則 4 契 約 事 務 規 則 など 1 庁 内 情 報 システム(グループウェア)との 連 携 2 企 業 会 計 の 会 計 事 務 これらの 課 題 に 対 する 対 応 策 については 別 紙 個 別 の 課 題 整 理 に 示 す Page14

15 11. 電 子 決 裁 導 入 方 式 の 検 討 電 子 決 裁 の 導 入 方 式 としては 1. 文 書 管 理 と 財 務 会 計 を 同 時 に 実 施 2. 文 書 管 理 から 3. 財 務 会 計 から 4. 段 階 的 にできる とこから 導 入 するパターンを 検 討 する 導 入 方 式 1 導 入 方 式 2 導 入 方 式 3 導 入 方 式 4 実 施 概 要 文 書 管 理 及 び 財 務 会 計 で 基 本 は 全 て 電 子 決 裁 文 書 管 理 のみ 電 子 決 裁 財 務 会 計 のみ 電 子 決 裁 段 階 的 な 導 入 ( 文 書 管 理 の 課 長 決 裁 から) 電 子 決 裁 の 範 囲 基 本 100% 電 子 決 裁 文 書 管 理 の 基 本 100% 電 子 決 裁 財 務 会 計 の 基 本 100% 電 子 決 裁 30% 100% 導 入 方 法 基 本 は 全 て 電 子 決 裁 紙 文 書 の 収 受 はできるだけス キャニング 冊 子 等 は 回 付 票 を 付 けて 回 付 し 決 裁 は 電 子 重 要 決 裁 は 事 前 説 明 し 決 裁 は 電 子 請 求 書 はスキャニングし 原 本 は 原 課 保 管 文 書 管 理 システムの 課 長 専 決 を 電 子 決 裁 ( 全 体 の30%を 見 込 文 書 管 理 は 基 本 全 て 電 子 決 裁 財 務 会 計 は 基 本 全 て 電 子 決 裁 む) 紙 文 書 の 収 受 はできるだけス 添 付 資 料 の 電 子 化 複 合 機 の 整 備 を 進 め 段 階 的 キャニング 冊 子 等 は 持 ち 回 り 決 裁 は 電 に 電 子 化 率 を 向 上 冊 子 等 は 回 付 票 を 付 けて 回 付 子 スキャニング 環 境 が 揃 ったら 財 し 決 裁 は 電 子 請 求 書 はスキャニングし 原 本 務 会 計 を 電 子 化 重 要 決 裁 は 事 前 説 明 し 決 裁 は 原 課 保 管 は 電 子 財 務 会 計 は 専 決 で 区 分 けす ると 事 務 が 煩 雑 前 提 条 件 出 先 機 関 も 含 め 十 分 なスキャ ニング 環 境 が 必 要 紙 文 書 の 決 裁 についても 押 印 ではなく 電 子 決 裁 が 必 要 同 左 同 左 本 庁 各 課 のスキャニング 環 境 が 必 要 スキャニング 環 境 が 有 る 部 署 から 実 施 も 可 能 課 題 スキャニング 環 境 の 整 備 重 要 決 裁 の 事 前 説 明 請 求 書 の 原 本 保 管 電 子 データでの 出 納 検 査 スキャニング 環 境 の 整 備 重 要 決 裁 の 事 前 説 明 スキャニング 環 境 の 整 備 請 求 書 の 原 本 保 管 電 子 データでの 出 納 検 査 スキャニング 環 境 の 整 備 重 要 決 裁 の 事 前 説 明 請 求 書 の 原 本 保 管 電 子 データでの 出 納 検 査 段 階 的 に 実 施 可 能 Page15

16 12. 電 子 決 裁 導 入 方 針 段 階 的 な 導 入 を 図 る 文 書 管 理 と 財 務 会 計 の 決 裁 は 基 本 的 に 全 て 電 子 決 裁 を 目 指 し 段 階 的 に 導 入 する 行 政 事 務 の 根 幹 である 文 書 管 理 及 び 財 務 会 計 を 最 初 から 全 て 電 子 決 裁 化 した 場 合 相 当 の 混 乱 も 予 想 される 導 入 にあたっては 導 入 効 果 の 試 算 及 び 導 入 方 式 の 検 討 などから 段 階 的 な 導 入 が 可 能 であり 効 果 も 期 待 でき ることから 電 子 決 裁 導 入 による 職 員 の 負 荷 やスキャニング 環 境 の 整 備 等 を 考 慮 し 段 階 的 な 導 入 を 図 る 平 成 27 年 度 当 初 から 文 書 管 理 と 財 務 会 計 は 電 子 決 裁 に 対 応 したシステムが 稼 働 平 成 27 年 度 は 庁 内 プリンターの 入 替 えに 併 せ 複 合 機 の 導 入 によるスキャニング 環 境 拡 充 STEP1 文 書 管 理 の 課 長 専 決 から 電 子 決 裁 STEP2 財 務 会 計 ( 支 出 命 令 )の 電 子 決 裁 STEP3 電 子 決 裁 化 率 を 高 める STEP4 文 書 管 理 及 び 財 務 会 計 で 基 本 的 に 全 て 電 子 決 裁 Page16

17 12. 電 子 決 裁 導 入 方 針 2 段 階 的 な 導 入 を 図 る STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 年 度 平 成 27 年 度 平 成 28 年 度 平 成 29 年 度 平 成 30 年 度 以 降 実 施 概 要 文 書 管 理 の 課 長 決 裁 から 電 子 決 裁 電 子 決 裁 の 範 囲 文 書 管 理 : 課 長 専 決 のもの 実 施 内 容 文 書 管 理 システムの 課 長 専 決 を 電 子 決 裁 eメール 等 電 子 で 到 達 した 文 書 は 電 子 で 完 結 冊 子 等 は 現 行 通 り 文 書 登 録 後 に 回 付 票 を 付 けて 回 付 し 決 裁 は 押 印 重 要 決 裁 は 現 行 通 り 文 書 登 録 後 決 裁 は 押 印 複 合 機 の 整 備 を 進 め 段 階 的 に 電 子 化 率 を 向 上 財 務 会 計 の 電 子 決 裁 ( 支 出 命 令 から) 電 子 決 裁 化 率 を 高 める 文 書 管 理 : 課 長 専 決 のもの 文 書 管 理 : 電 子 決 裁 化 率 を 高 める 財 務 会 計 : 支 出 命 令 財 務 会 計 : 執 行 伺 負 担 行 為 など スキャニング 環 境 が 揃 ったら 財 文 書 管 理 の 電 子 決 裁 化 率 を 高 務 会 計 を 電 子 化 める 支 出 命 令 は 基 本 全 て 電 子 決 裁 紙 文 書 の 収 受 はできるだけス キャニング 冊 子 等 は 持 ち 回 り 決 裁 は 電 子 冊 子 等 は 回 付 票 を 付 けて 回 付 し 請 求 書 はスキャニングし 原 本 は 原 課 保 管 契 約 事 務 負 担 行 為 などの 電 子 に 向 けた 検 討 決 裁 は 電 子 重 要 決 裁 は 事 前 説 明 し 決 裁 は 電 子 検 討 結 果 により 契 約 伺 負 担 行 為 などの 電 子 決 裁 文 書 管 理 及 び 財 務 会 計 で 基 本 は 全 て 電 子 決 裁 基 本 的 に 全 て 電 子 決 裁 同 左 契 約 伺 いの 電 子 決 裁 負 担 行 為 の 電 子 決 裁 ( 添 付 資 料 の 電 子 化 ) 文 書 管 理 規 程 の 見 直 し ( 文 書 登 録 基 準 の 見 直 し) 会 計 事 務 規 則 の 見 直 し ( 公 共 料 金 口 座 振 替 の 検 討 ) 契 約 事 務 規 則 の 見 直 し 前 提 条 件 など 本 庁 各 課 のスキャニング 環 境 整 備 出 先 機 関 も 含 め 十 分 なスキャ スキャニング 環 境 が 有 る 部 署 か ニング 環 境 が 必 要 ら 実 施 も 可 能 紙 文 書 の 決 裁 についても 押 印 ではなく 電 子 決 裁 へ 意 識 改 革 電 子 決 裁 化 率 ( 目 標 ) 文 書 管 理 :30% 文 書 管 理 :30% 40% 財 務 会 計 : 支 出 命 令 100% 文 書 管 理 :40% 50% 財 務 会 計 : 支 出 命 令 100% 負 担 行 為 100% 番 号 制 度 ( 平 成 29 年 1 月 の 給 与 支 払 報 告 書 に 個 人 番 号 を 記 載 ) 平 成 27 年 度 の 財 務 会 計 システムの 運 用 から 対 応 新 公 会 計 制 度 ( 平 成 28 年 度 の 決 算 から 複 式 簿 記 帳 票 作 成 ) 平 成 28 年 度 の 財 務 会 計 システムの 運 用 から 対 応 文 書 管 理 :100% 財 務 会 計 : 支 出 命 令 100% 負 担 行 為 100% ( 執 行 伺 契 約 締 結 ) Page17

18 12. 電 子 決 裁 導 入 方 針 3 電 子 決 裁 導 入 スケジュール 平 成 26 年 度 平 成 27 年 度 平 成 28 年 度 平 成 29 年 度 平 成 30 年 度 以 降 電 子 決 裁 の 検 討 方 針 決 定 SETP1 STEP2 STEP3 STEP4 文 書 管 理 文 書 管 理 規 程 文 書 登 録 基 準 研 修 < 文 書 管 理 > 課 長 専 決 文 書 の 電 子 決 裁 化 電 子 文 書 を 電 子 で 完 結 紙 文 書 は 可 能 なものを 電 子 化 電 子 決 裁 化 率 の 向 上 財 務 会 計 支 出 命 令 の 電 子 化 に 向 け た 規 則 などの 見 直 し 会 計 事 務 規 則 契 約 事 務 規 則 事 務 決 裁 規 程 研 修 < 財 務 会 計 > 支 出 命 令 の 電 子 決 裁 化 請 求 書 などの 電 子 化 契 約 事 務 負 担 行 為 などの 電 子 に 向 け た 検 討 研 修 < 財 務 会 計 > 契 約 伺 負 担 行 為 など 添 付 資 料 の 電 子 化 基 本 的 に 全 て 電 子 決 裁 環 境 整 備 予 算 化 文 書 管 理 システム 構 築 予 算 化 スキャナ 整 備 ( 本 庁 ) 財 務 会 計 システム 設 定 スキャナ 整 備 ( 出 先 ) Page18

19 13.おわりに 当 検 討 部 会 では 約 1 年 半 12 回 の 会 議 を 重 ね 文 書 管 理 システム 及 び 財 務 会 計 システムにおけ る 電 子 決 裁 の 導 入 について 検 討 を 重 ねた 電 子 決 裁 は 文 書 を 電 子 文 書 として 決 裁 し 保 管 でき 国 や 県 との 往 復 文 書 の 大 半 が 電 子 メールで 行 われている 昨 今 においては 決 裁 事 務 の 効 率 化 ペーパレス 化 など 大 きな 効 果 が 期 待 できる しかし 電 子 文 書 の 原 本 性 と 見 読 性 の 確 保 原 本 が 紙 文 書 の 扱 い 紙 文 書 を 電 子 化 するスキャニン グなど 電 子 決 裁 に 特 有 の 新 たな 課 題 が 発 生 し その 解 決 方 法 として 電 子 決 裁 の 範 囲 導 入 方 法 事 務 プロセスの 見 直 しなども 含 め 検 討 を 進 めた その 中 で 南 相 馬 市 は 基 本 的 に 全 てを 電 子 決 裁 し 事 務 効 率 化 を 図 っているが 部 長 以 上 の 決 裁 は 説 明 をして 決 裁 を 受 ける 場 合 があることや 冊 子 などの 保 管 には ファイリングのために 電 子 決 裁 後 の 供 覧 書 や 起 案 書 を 打 ち 出 していることなど 電 子 文 書 と 紙 文 書 の 共 存 の 中 で 運 用 している 実 例 は 大 変 参 考 になった 当 導 入 計 画 ( 案 )では 電 子 決 裁 の 導 入 効 果 や 導 入 課 題 などを 整 理 すると 共 に 当 市 の 状 況 などを 総 合 的 に 勘 案 し 当 市 の 電 子 決 裁 の 導 入 は 基 本 的 に 全 て 電 子 決 裁 を 目 指 し 段 階 的 に 導 入 する という 方 針 を 導 き 出 した 個 別 具 体 の 課 題 については それを 解 決 するための 方 向 性 をできるだけ 整 理 したが 実 施 に 当 たっ ては 規 程 類 の 改 正 や 職 員 への 周 知 研 修 などについて それぞれの 所 管 部 署 が 主 体 的 に 行 う 必 要 が ある 最 後 に 当 検 討 部 会 で 検 討 した 結 果 が 早 期 に 実 現 し 今 後 の 印 西 市 の 事 務 効 率 化 の 一 助 となれば 幸 いである Page19

20 13.おわりに( 検 討 部 会 委 員 名 簿 ) 電 子 決 裁 検 討 部 会 委 員 部 署 名 職 名 は 平 成 26 年 4 月 1 日 現 在 部 署 名 職 名 氏 名 備 考 1 市 民 部 資 産 税 課 主 査 海 老 原 博 秋 2 教 育 部 ( 兼 教 育 総 務 課 ) 主 幹 ( 政 策 担 当 ) 鈴 木 悦 子 副 部 会 長 3 総 務 部 管 財 課 主 査 林 敏 幸 4 総 務 部 行 政 管 理 課 主 幹 坂 巻 順 一 5 総 務 部 秘 書 広 報 課 主 査 補 金 井 浩 之 6 企 画 財 政 部 財 政 課 主 査 補 田 中 孝 臣 7 市 民 部 納 税 課 室 長 ( 主 幹 級 ) 伊 藤 武 行 部 会 長 8 環 境 経 済 部 環 境 保 全 課 主 査 補 石 井 一 彦 9 健 康 福 祉 部 保 育 課 主 査 小 作 公 哉 10 都 市 建 設 部 下 水 道 課 主 査 補 藤 﨑 健 生 11 水 道 部 水 道 課 主 査 補 草 間 喜 克 12 教 育 部 高 花 学 校 給 食 センター 主 査 唐 澤 千 晶 13 会 計 課 主 査 遠 藤 正 14 総 務 部 行 政 管 理 課 室 長 ( 主 査 級 ) 秋 山 和 俊 事 務 局 部 署 名 職 名 氏 名 総 務 部 情 報 管 理 課 副 主 幹 米 井 雅 俊 総 務 部 情 報 管 理 課 主 査 川 村 由 美 子 総 務 部 情 報 管 理 課 主 査 立 原 剛 Page20

21 電 子 決 裁 導 入 計 画 ( 案 ) 資 料 1 個 別 の 課 題 整 理 電 子 決 裁 検 討 部 会 では 文 書 管 理 及 び 財 務 会 計 の 各 機 能 について 具 体 的 に システムと 事 務 をすり 合 わせ 導 入 に 向 けた 対 応 方 針 ( 案 )を 整 理 した なお 対 応 方 針 ( 案 )には 新 システムの 動 作 状 況 なども 記 載 している 大 分 類 詳 細 項 目 1 共 通 の 課 題 と 対 応 方 針 紙 文 書 電 子 文 書 業 務 プロセスの 最 適 化 など 2 文 書 管 理 の 課 題 と 対 応 方 針 収 受 供 覧 ( 決 裁 ) 起 案 ( 決 裁 ) 施 行 3 財 務 会 計 の 課 題 と 対 応 方 針 執 行 伺 契 約 締 結 負 担 行 為 検 査 支 出 命 令 支 払 監 査 Page21

22 1. 共 通 の 課 題 と 対 応 方 針 1. 紙 文 書 は 残 る 共 通 課 題 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 大 量 の 紙 文 書 冊 子 書 籍 大 きな 図 面 など ( 以 下 冊 子 等 という )の 扱 い 冊 子 等 のスキャニングによる 電 子 化 が 適 さないものは 電 子 決 裁 せず に 押 印 決 裁 とする なお 南 相 馬 市 の 例 では 冊 子 等 は 回 付 票 を 貼 り 回 議 し 決 裁 は 電 子 決 裁 終 了 後 に 供 覧 書 または 起 案 書 を 印 刷 し 冊 子 等 に 添 付 し ファイリン グする このことで 基 本 全 て 電 子 決 裁 が 可 能 となる 2 決 裁 において 説 明 が 必 要 なもの 課 長 専 決 においては 事 前 調 整 の 徹 底 を 図 り 部 長 以 上 は 押 印 決 裁 とす る なお 部 長 以 上 の 電 子 決 裁 が 開 始 された 場 合 においても 必 要 な 説 明 を 十 分 に 行 い 決 裁 を 得 る 2. 文 書 の 電 子 化 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 スキャニング 環 境 の 整 備 電 子 決 裁 化 率 の 向 上 及 び 財 務 会 計 の 電 子 決 裁 化 には スキャニング 環 境 が 必 須 であり 計 画 的 に 早 急 な 整 備 が 必 要 2 電 子 文 書 の 管 理 方 法 ( 電 子 文 書 が 原 本 ) 電 子 文 書 が 原 本 のものは 保 存 期 間 内 の 見 読 性 及 び 改 ざん 等 への 対 策 が 必 要 ( 保 存 年 限 を 満 了 した 場 合 廃 棄 リストに 出 力 し 添 付 ファイル 等 は 削 除 する ) 110 年 間 程 度 はシステム 内 で 確 認 できるようデータを 保 持 すること 2 決 裁 が 完 了 した 文 書 は 変 更 削 除 できないこと 3 長 期 保 存 文 書 については 作 成 されたシステム 等 に 拘 束 されない 国 際 標 準 規 格 (PDF/A)へデータ 変 換 する 等 の 対 策 が 必 要 Page22

23 1. 共 通 課 題 の 整 理 共 通 課 題 3. 業 務 プロセスの 最 適 化 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 専 決 区 分 や 合 議 の 見 直 し 専 決 については 印 西 市 事 務 決 裁 規 程 第 8 条 別 表 に 規 定 され 特 に 財 務 会 計 では(3) 財 務 に 関 する 事 項 及 び(4) 契 約 及 び 公 有 財 産 に 関 する 事 項 に 規 定 される 専 決 を 見 直 すことで 事 務 効 率 化 が 図 れる ( 例 ) 検 査 と 支 出 命 令 の 統 一 ( 現 在 検 査 は 負 担 行 為 の 専 決 ) 執 行 伺 いで 財 政 担 当 課 長 及 び 管 財 課 長 の 合 議 合 議 については 印 西 市 事 務 決 裁 規 程 第 3 条 及 び 文 書 管 理 規 程 第 24 条 に 規 定 され 誰 が 合 議 先 を 決 めるか 合 議 先 は 担 当 部 課 長 だけで 良 い かなど 明 確 なルールが 必 要 ( 必 要 最 小 限 の 合 議 でよいのでは ) 2 文 書 登 録 基 準 の 見 直 し 文 書 管 理 規 程 で 電 子 文 書 も 原 本 として 管 理 することを 明 記 する また 文 書 管 理 システムへの 登 録 基 準 を 見 直 すとともに 職 員 へ 周 知 す ることで 事 務 効 率 化 及 びペーパレス 化 が 図 れる ( 例 ) 庁 内 通 知 ( 軽 易 なもの)は 発 信 元 課 のみ 登 録 し 各 課 は 収 受 処 理 し ない 等 3 公 共 料 金 の 口 座 振 替 え 南 相 馬 市 の 例 のように 公 共 料 金 の 口 座 振 替 え 処 理 を 導 入 することに より 各 課 各 出 先 機 関 における 支 出 伝 票 処 理 が 大 幅 に 軽 減 できる 4. 他 システムとの 連 携 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 庁 内 情 報 システム(グループウェア) 電 子 メールを 収 受 する 上 で 庁 内 情 報 システム(メール 各 課 通 知 ) と 文 書 管 理 の 連 携 は 必 至 である Page23

24 2. 文 書 管 理 の 課 題 と 対 応 方 針 文 書 管 理 システム 1. 収 受 供 覧 ( 決 裁 ) 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 文 書 管 理 システムへの 登 録 基 準 が 課 等 により 曖 昧 になっている 紙 の 届 出 申 告 申 請 等 の 文 書 管 理 システムへ の 登 録 方 法 現 状 ではメール 収 受 の 文 書 は 打 ち 出 して 紙 で 保 存 している 電 子 メールを 収 受 する 際 に 重 複 登 録 を 防 止 する 方 法 文 書 管 理 システムへの 登 録 基 準 を 見 直 し 庁 内 通 知 で 簡 易 なものは 収 受 処 理 しない 方 向 で 調 整 する 参 考 としては 南 相 馬 市 では 収 受 後 に 必 ず 課 長 の 指 示 により 課 内 の 文 書 処 理 を 行 っている 電 子 決 裁 の 運 用 開 始 にあわせて 全 ての 環 境 整 備 ができないことから 電 子 で 到 達 した 文 書 は 電 子 で 完 結 させる 運 用 から 取 り 組 み 同 時 にス キャナの 整 備 を 進 め 紙 文 書 の 電 子 化 を 拡 充 していく 電 子 メールで 到 達 した 文 書 は 収 受 供 覧 決 裁 施 行 (Eメール 発 送 ) の 流 れを 電 子 決 裁 化 し 電 子 文 書 は 電 子 で 完 結 する 運 用 に 切 り 替 える 文 書 管 理 規 程 第 12 条 ( 電 子 メールの 収 受 及 び 交 付 )の 改 正 が 必 要 重 複 登 録 が 容 易 にできないよう 庁 内 情 報 側 または 文 書 管 理 の 収 受 待 ち 一 覧 機 能 に 工 夫 がほしい 5 分 割 送 付 されたメールを 一 括 登 録 する 方 法 分 割 メールの 一 括 登 録 及 び 分 割 メールに 添 付 される 圧 縮 ファイル 等 の 登 録 について システムの 確 認 が 必 要 6 文 書 管 理 システムとファイルサーバに 収 受 した 文 書 の 電 子 データを 二 重 登 録 すべきか 収 受 供 覧 ( 決 裁 ) 起 案 ( 決 裁 ) 施 行 回 答 が 必 要 なものについては ファイルサーバへの 登 録 も 可 とし 供 覧 で 完 結 する 文 書 については 文 書 管 理 システムへの 登 録 と 電 子 決 裁 によ る 回 議 のみとする 7 収 受 のみで 終 了 する 場 合 が 想 定 されるか 現 文 書 管 理 システムは 収 受 と 供 覧 一 体 であるが 新 文 書 管 理 システムは 収 受 と 供 覧 が 分 割 されている 収 受 のみで 登 録 完 了 が 可 能 であり 運 用 面 の 精 査 が 必 要 8 供 覧 完 了 日 の 取 り 扱 い 電 子 決 裁 の 場 合 供 覧 は 設 定 された 決 裁 者 全 員 に 同 時 に 回 議 され 最 Page24 終 決 裁 者 ( 確 認 者 )の 決 裁 ( 確 認 Copyright )により 自 動 2012 で 完 Inzai 了 日 city が 入 All 力 rights される reserved

25 2. 文 書 管 理 の 課 題 と 対 応 方 針 文 書 管 理 システム 収 受 供 覧 ( 決 裁 ) 起 案 ( 決 裁 ) 施 行 1. 収 受 供 覧 ( 決 裁 ) 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 9 決 裁 ルートのパターンの 登 録 決 裁 のパターン 登 録 は 可 能 で 直 前 に 回 議 した 決 裁 ルートが 最 初 に 表 示 される 初 期 表 示 後 に 修 正 することも 可 能 10 庁 内 からの 照 会 も 収 受 供 覧 処 理 するか 回 答 が 必 要 なものについては 収 受 供 覧 処 理 を 行 う 回 答 が 不 要 なもので 後 年 まで 文 書 に 記 載 された 内 容 が 影 響 しないも のいついては 庁 内 情 報 システムで 各 職 員 が 確 認 することで 完 了 とする 登 録 基 準 の 明 確 化 が 必 要 2. 起 案 ( 決 裁 ) 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 起 案 は 直 属 の 上 司 だけでよいか 事 務 決 裁 規 程 で 決 裁 の 順 序 が 規 定 されているとおり 順 次 直 属 の 上 司 の 意 思 決 定 を 行 うこととするが 押 印 決 裁 の 場 合 班 員 全 員 の 押 印 を 行 っていたことから 直 属 の 上 司 以 外 については 供 覧 と 同 様 の 扱 い ( 確 認 )で 回 議 する 2 3 添 付 ファイルを 修 正 した 場 合 の 版 数 管 理 がで きるか( 決 裁 途 中 での 版 数 ) 遡 り 起 案 を 行 う 場 合 決 裁 日 はどのように 反 映 されるのか 決 裁 途 中 に 添 付 されたファイルを 修 正 することは 可 能 だが 版 数 管 理 は 別 途 オプションを 導 入 せねばならない 電 子 決 裁 ではコメントを 付 し て 決 裁 することが 可 能 なので 修 正 個 所 をコメントで 表 示 する 電 子 決 裁 の 場 合 決 裁 日 は 標 準 で 起 案 日 となる 変 更 も 可 能 4 添 付 書 類 が 膨 大 な 場 合 の 決 裁 方 法 の 選 択 添 付 書 類 が 冊 子 等 の 場 合 や 特 定 のアプリケーションでしか 内 容 を 確 認 できない 電 子 文 書 ファイルの 場 合 は 押 印 決 裁 を 使 用 する Page25

26 2. 文 書 管 理 の 課 題 と 対 応 方 針 2. 起 案 ( 決 裁 ) 文 書 管 理 システム 庁 内 通 知 文 書 などは 新 文 書 管 理 システムの 庁 内 施 行 を 利 用 するのか これまで 通 り 庁 内 情 報 シス テムの 各 課 連 絡 を 使 用 するか 収 受 供 覧 ( 決 裁 ) 起 案 ( 決 裁 ) 施 行 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 5 担 当 課 は 一 般 文 書 ( 年 度 文 書 )として 起 案 施 行 ( 公 示 ) 処 理 にて 全 庁 通 番 の 公 示 番 号 ( 条 例 規 則 訓 令 )が 自 動 採 番 される 運 用 は 可 能 か 6 7 現 在 の 決 裁 の 流 れは 班 員 の チェック と 決 裁 権 者 の 決 裁 という2つの 機 能 があり 班 員 のチェック 機 能 による 正 確 性 の 向 上 につ ながっている 文 書 決 裁 時 に 起 案 書 の 鑑 文 イメージで 表 示 で きないか 公 示 文 書 ( 令 達 文 書 )のうち 告 示 番 号 を 管 理 するものについては 暦 年 で 番 号 を 付 番 する 必 要 があるが 自 動 的 に 付 番 することができない そのため 告 示 番 号 は 別 途 所 管 で 管 理 する(これまでと 同 様 ) 決 裁 を 回 議 する 前 に 主 任 との 事 前 協 議 班 員 との 読 み 合 わせを 行 うな ど 事 前 チェックの 徹 底 を 図 る また 本 決 裁 の 前 に 主 任 までの 電 子 決 裁 を 作 成 し 班 内 チェックを 行 う ことも 可 能 電 子 決 裁 の 一 覧 画 面 から 鑑 文 イメージを 表 示 することはできないが 伺 い 画 面 で 印 刷 プレビュー で 表 示 することは 可 能 である 8 電 子 決 裁 で 合 議 を 設 定 した 場 合 の 決 裁 順 序 は 合 議 先 の 追 加 は 任 意 の 決 裁 者 から 遷 移 するよう 設 定 できる 担 当 主 任 課 長 合 議 先 課 長 部 長 副 市 長 市 長 というルート を 想 定 している 3. 施 行 1 2 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 公 印 使 用 通 常 各 課 では 文 書 管 理 システムでの 起 案 ( 登 録 ) 後 紙 による 決 裁 を 経 たのち 総 務 課 ( 市 長 印 の 場 合 )で 公 印 を 押 印 している 電 子 決 裁 を 利 用 した 場 合 で 施 行 時 に 公 印 の 押 印 が 必 要 な 場 合 は 電 子 決 裁 完 了 後 に 決 裁 用 紙 を 打 ち 出 し これまでと 同 様 に 公 印 管 守 者 の 確 認 を 経 るこ ととする 押 印 が 完 了 した 文 書 はこれまでと 同 様 に 写 しをとり 印 刷 した 決 裁 用 紙 とともにファイリング 保 管 する 新 文 書 管 理 システムの 庁 内 施 行 機 能 を 利 用 した 電 子 文 書 の 発 送 は 可 能 だが 宛 先 設 定 や 収 受 処 理 等 の 運 用 が 複 雑 になることから これまでと 同 様 に 庁 内 情 報 システムの 各 課 連 絡 を 使 用 した 施 行 方 法 を 続 ける Page26

27 3. 財 務 会 計 の 課 題 と 対 応 方 針 財 務 会 計 システム 1. 執 行 伺 契 約 締 結 執 行 伺 契 約 締 結 負 担 行 為 検 査 支 出 命 令 支 払 監 査 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 2 執 行 伺 は 文 書 管 理 システムで 起 案 するととも に 財 務 会 計 システムの 契 約 管 理 においても 入 力 が 必 要 となっている 財 務 会 計 システムの 契 約 管 理 に 一 本 化 し 電 子 決 裁 化 することは 可 能 か 財 務 会 計 で 起 案 し 自 動 的 に 文 書 管 理 システ ムに 登 録 されないか 財 務 会 計 システムの 帳 票 には 文 書 保 管 のための 分 類 保 存 期 間 情 報 公 開 情 報 等 が 不 足 している また 文 書 管 理 システムで 起 案 する 執 行 伺 いでは 予 算 の 執 行 の 他 併 せて 見 積 徴 収 の 伺 いを 行 うなど 自 由 度 があるので これまで 通 り 執 行 伺 や 契 約 伺 いは 文 書 管 理 システムを 利 用 する ただし 起 案 書 の2 枚 目 に 記 載 する 事 項 と 財 務 会 計 システムから 出 力 さ れる 帳 票 には 共 通 する 項 目 があるので 添 付 書 類 として 添 付 し 文 書 管 理 システムへの 入 力 項 目 を 減 らすことが 可 能 財 務 会 計 システムにおいて 文 書 分 類 を 登 録 することができるが 文 書 管 理 システムで 起 案 した 文 書 と 同 じようにシステムに 登 録 されるもの ではない 3 工 事 の 場 合 は 添 付 書 類 が 膨 大 添 付 書 類 は 紙 文 書 で 回 送 し 決 裁 のみ 電 子 決 裁 で 行 う 方 法 もとれなく はない 電 子 化 するのに 膨 大 な 労 力 が 必 要 となってはかえって 効 率 が 悪 くなる 後 々 資 料 を 確 認 する 場 合 は 電 子 化 し 添 付 ファイルとして 登 録 したほ うが 検 索 性 は 格 段 に 向 上 するので どのような 資 料 を 添 付 し どこま でを 電 子 決 裁 化 するかは 今 後 も 継 続 して 検 討 が 必 要 4 公 印 使 用 公 印 を 使 用 する 場 合 は 意 思 決 定 過 程 に 電 子 決 裁 を 利 用 した 場 合 でも 最 終 的 に 起 案 用 紙 を 印 刷 する 契 約 書 は 通 常 2 部 作 成 し 1 部 は 保 管 するので フォルダや 書 庫 に 契 約 書 を 格 納 する 際 の 整 理 票 となる Page27

28 3. 財 務 会 計 の 課 題 と 対 応 方 針 財 務 会 計 システム 2. 支 出 負 担 行 為 執 行 伺 契 約 締 結 負 担 行 為 検 査 支 出 命 令 支 払 監 査 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 起 票 のタイミング 現 在 の 運 用 では 契 約 締 結 伺 いと 併 せて 支 出 負 担 行 為 の 決 裁 を 得 ている が 財 務 会 計 システムの 契 約 締 結 伺 いを 電 子 決 裁 でおこなった 場 合 は 決 裁 が 終 了 しないと 次 の 行 為 に 進 めない 制 御 があるため 同 時 に 二 つの 決 裁 を 進 めることができないことから 電 子 決 裁 に 向 けた 検 討 が 必 要 2 契 約 関 連 文 書 の 流 れ 契 約 関 連 の 事 務 は 執 行 伺 い 入 札 契 約 締 結 伺 い 支 出 負 担 行 為 検 査 ( 検 収 ) 支 出 命 令 という 流 れであり 文 書 管 理 システムで 起 案 した 方 が 効 率 的 な 側 面 がある 当 面 執 行 伺 い 入 札 契 約 締 結 伺 い 検 査 ( 検 収 ) は 文 書 管 理 システムで 支 出 負 担 行 為 支 出 命 令 は 電 子 決 裁 を 利 用 した 財 務 会 計 システムで 処 理 する 3. 支 出 命 令 1 2 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 130 万 円 以 上 の 工 事 に 係 る 完 成 写 真 の 添 付 で 大 量 となるものは 原 本 を 付 けて 審 査 を 行 い 決 裁 後 に 担 当 課 へ 返 却 請 求 書 等 原 本 添 付 が 必 要 なものは 全 て 添 付 し ている 請 求 書 の 原 本 性 の 確 保 支 出 命 令 書 に 添 付 する 請 求 書 は 必 ず 原 本 を 提 出 させている 3 起 案 日 及 び 命 令 日 の 訂 正 は 訂 正 印 により 行 なっている 会 計 課 の 見 解 では 原 本 添 付 が 必 須 ではないため 電 子 データの 添 付 でもよいが 添 付 される 電 子 データが 大 量 の 場 合 の 対 応 は 検 討 が 必 要 会 計 課 の 見 解 では 原 本 添 付 が 必 須 ではないため 電 子 データの 添 付 でもよいが 重 複 支 払 いとならないようなチェックの 仕 組 みが 必 要 システムでの 訂 正 可 能 項 目 は 限 定 されるため 再 起 票 となる Page28

29 3. 財 務 会 計 の 課 題 と 対 応 方 針 財 務 会 計 システム 執 行 伺 契 約 締 結 負 担 行 為 検 査 支 出 命 令 支 払 監 査 4. 支 払 監 査 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 例 月 出 納 検 査 各 会 計 の50 万 円 以 上 の 支 出 伝 票 は 添 付 書 類 ごとファイルに 綴 り リストを 作 成 し 現 物 を 監 査 資 料 に 供 している 50 万 円 以 上 のリストを 作 成 し 証 拠 書 類 の 確 認 にパソコンを 使 用 し てもらう ( 場 合 によっては 大 きなディスプレイ 装 置 を 用 意 する ) 5.その 他 課 題 対 応 方 針 ( 案 ) 1 企 業 会 計 の 会 計 事 務 別 のシステムで 行 っているため 費 用 対 効 果 を 踏 まえ 別 途 検 討 が 必 要 財 務 会 計 の 電 子 決 裁 には 継 続 的 な 検 討 が 必 要 1. 支 出 命 令 の 電 子 決 裁 化 財 務 会 計 は 支 出 命 令 の 電 子 決 裁 化 がしやすいと 考 えるが 証 拠 書 類 データの 添 付 方 法 証 拠 書 類 の 原 本 保 管 方 法 例 月 出 納 検 査 の 方 法 専 決 合 議 の 見 直 しなどが 必 要 事 務 決 裁 規 程 会 計 事 務 規 則 契 約 事 務 規 則 などの 改 正 2. 契 約 事 務 負 担 行 為 などの 電 子 決 裁 化 支 出 命 令 の 後 は 負 担 行 為 の 電 子 決 裁 化 を 行 うと 考 えるが 執 行 伺 契 約 締 結 を 自 由 度 の 高 い 文 書 管 理 で 決 裁 し ているため 再 度 契 約 事 務 から 財 務 会 計 全 体 について 電 子 決 裁 の 事 務 フローを 検 討 することが 必 要 Page29

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