( 留 意 事 項 ) 本 資 料 は 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) の 概 要 をご 理 解 いただくために まとめたものです 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するための 具 体 的 な 事 務 に

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1 資 料 3 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 する ガイドラインの 概 要 平 成 27 年 2 月 16 日 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 事 務 局

2 ( 留 意 事 項 ) 本 資 料 は 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) の 概 要 をご 理 解 いただくために まとめたものです 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するための 具 体 的 な 事 務 に 当 たっては 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドラ イン( 事 業 者 編 ) を 参 照 してください 1

3 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 番 号 法 及 び 関 係 政 令 に 基 づき2014( 平 成 26) 年 1 月 1 日 設 置 任 務 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 平 成 25 年 法 律 第 27 号 )に 基 づき 個 人 番 号 その 他 の 特 定 個 人 情 報 の 有 用 性 に 配 慮 しつつ その 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するために 必 要 な 措 置 を 講 じること 組 織 委 員 長 1 名 委 員 6 名 ( 合 計 7 名 )の 合 議 制 ( 平 成 27 年 中 は5 名 平 成 28 年 1 月 から7 名 ) ( 個 人 情 報 保 護 の 有 識 者 情 報 処 理 技 術 の 有 識 者 社 会 保 障 又 は 税 制 の 有 識 者 民 間 企 業 の 実 務 に 関 する 経 験 者 地 方 六 団 体 の 推 薦 者 を 含 む) 委 員 長 ( 常 勤 ) 堀 部 政 男 ( 元 一 橋 大 学 法 学 部 教 授 ) 委 員 ( 常 勤 ) 阿 部 孝 夫 ( 元 川 崎 市 長 ) 嶋 田 実 名 子 ( 元 ( 公 財 ) 花 王 芸 術 科 学 財 団 常 務 理 事 ) 委 員 ( 非 常 勤 ) 手 塚 悟 ( 東 京 工 科 大 学 コンピュータサイエンス 学 部 教 授 ) 加 藤 久 和 ( 明 治 大 学 政 治 経 済 学 部 教 授 ) 委 員 長 委 員 は 独 立 して 職 権 を 行 使 ( 独 立 性 の 高 い いわゆる3 条 委 員 会 ) 任 期 5 年 国 会 同 意 人 事 主 な 所 掌 事 務 監 視 監 督 指 導 助 言 法 令 違 反 に 対 する 勧 告 命 令 報 告 徴 収 立 入 検 査 ガイドラインの 作 成 情 報 提 供 ネットワークシステ ムの 構 築 等 に 関 する 措 置 要 求 監 視 監 督 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 に 関 すること 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 に 関 する 指 針 の 作 成 公 表 評 価 書 の 承 認 指 針 評 価 書 広 報 特 定 個 人 情 報 の 保 護 につい ての 広 報 啓 発 広 報 啓 発 国 際 協 力 国 際 会 議 への 参 加 その 他 の 国 際 連 携 協 力 苦 情 処 理 苦 情 の 申 出 に ついてのあっ せん あ っ せ ん 苦 情 国 会 報 告 年 次 報 告 意 見 具 申 内 閣 総 理 大 臣 に 対 する 意 見 具 申 行 政 機 関 地 方 公 共 団 体 独 立 行 政 法 人 等 民 間 事 業 者 個 人 2

4 安 心 安 全 の 確 保 マイナンバー 制 度 に 対 する 国 民 の 懸 念 マイナンバーを 用 いた 個 人 情 報 の 追 跡 突 合 が 行 われ 集 約 された 個 人 情 報 が 外 部 に 漏 えいするのではないか 他 人 のマイナンバーを 用 いた 成 りすまし 等 により 財 産 その 他 の 被 害 を 負 うのではないか 国 家 により 個 人 の 様 々な 個 人 情 報 がマイナンバーをキーに 名 寄 せ 突 合 されて 一 元 管 理 されるのではないか 番 号 法 においては 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するため 各 種 の 保 護 措 置 が 設 けられています 特 定 個 人 情 報 とは マイナンバーを その 内 容 に 含 む 個 人 情 報 をいいます 趣 旨 番 号 法 の 規 定 及 びその 解 釈 について 具 体 例 を 用 いて 分 かりやすく 解 説 しています 民 間 企 業 に 対 するヒアリングや 企 業 の 実 務 担 当 者 が 参 加 する 検 討 会 の 議 論 を 踏 まえ マイナンバーが 実 務 の 現 場 で 適 正 に 取 り 扱 われるための 具 体 的 な 指 針 を 示 しています 種 別 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 行 政 機 関 等 地 方 公 共 団 体 等 編 ) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) ( 別 冊 ) 金 融 業 務 における 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン <ガイドラインの 構 成 ( 共 通 )> 第 1 はじめに 第 2 第 3 第 4 用 語 の 定 義 等 総 論 目 的 適 用 対 象 位 置 付 け 等 を 記 述 各 論 利 用 の 制 限 安 全 管 理 提 供 の 制 限 等 を 記 述 ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 3

5 個 人 番 号 (マイナンバー)のフローと 本 ガイドラインの 適 用 区 分 本 ガイドライン( 番 号 法 該 当 条 文 ) 取 得 安 全 管 理 措 置 等 第 4-3-⑴ 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 ( 第 14 条 ) 求 める 根 拠 第 4-3-⑵ 個 人 番 号 の 提 供 の 求 めの 制 限 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 ( 第 15 条 第 19 条 第 29 条 第 3 項 ) 第 4-3-⑶ 収 集 保 管 制 限 ( 第 20 条 ) 第 4-3-⑷ 本 人 確 認 ( 第 16 条 ) 第 4-2-⑴ 委 託 の 取 扱 い( 第 10 条 第 11 条 ) 第 4-2-⑵ 安 全 管 理 措 置 ( 第 12 条 第 33 条 第 34 条 ) ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 ( 事 業 者 編 ) 本 ガイドライン 各 論 の 目 次 第 4-1 特 定 個 人 情 報 の 利 用 制 限 第 4-2 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 等 第 4-3 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 等 第 4-4 第 三 者 提 供 の 停 止 に 関 する 取 扱 い 第 4-5 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 第 4-6 個 人 情 報 保 護 法 の 主 な 規 定 第 4-7 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 である 健 康 保 険 組 合 等 における 措 置 等 保 管 第 4-3-⑶ 収 集 保 管 制 限 ( 第 20 条 ) 利 用 提 供 第 4-1-⑴ 個 人 番 号 の 利 用 制 限 ( 第 9 条 第 29 条 第 3 項 第 32 条 ) 第 4-1-⑵ 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 の 制 限 ( 第 28 条 ) 第 4-3-⑵ 個 人 番 号 の 提 供 の 求 めの 制 限 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 ( 第 15 条 第 19 条 第 29 条 第 3 項 ) 個 人 情 報 保 護 法 の 適 用 対 象 ではない 事 業 者 においても 番 号 法 の 適 用 があります 個 人 情 報 保 護 法 の 適 用 対 象 ではない 事 業 者 個 人 情 報 データベース 等 を 事 業 の 用 に 供 してい る 者 ( 国 の 機 関 地 方 公 共 団 体 独 立 行 政 法 人 等 及 び 地 方 独 立 行 政 法 人 を 除 く )であって 個 人 情 報 データベース 等 を 構 成 する 個 人 情 報 に よって 識 別 される 特 定 の 個 人 の 数 ( 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 で 定 める 者 を 除 く )の 合 計 が 過 去 6か 月 以 内 のいずれの 日 においても5,000を 超 え ない 者 開 示 訂 正 利 用 停 止 等 第 4-4 第 三 者 提 供 の 停 止 に 関 する 取 扱 い ( 第 29 条 第 3 項 ) 廃 棄 第 4-3-⑶ 収 集 保 管 制 限 ( 第 20 条 ) 4

6 事 業 者 における 個 人 番 号 との 関 わり( 個 人 番 号 関 係 事 務 ) 有 識 者 等 原 稿 料 等 の 支 払 い 原 稿 依 頼 講 演 依 頼 等 個 人 番 号 1234 個 人 番 号 の 提 示 会 社 支 払 調 書 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 1234 受 ける 者 氏 名 番 号 太 郎 源 泉 徴 収 票 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 5678 受 ける 者 氏 名 難 波 一 郎 法 定 調 書 等 の 提 出 税 務 署 市 区 町 村 年 金 事 務 所 健 康 保 険 組 合 ハローワーク 等 従 業 員 等 入 社 結 婚 出 産 等 個 人 番 号 5678 給 与 の 支 払 い 社 会 保 険 料 等 の 徴 収 本 人 や 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 会 社 に 提 示 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 され た 場 合 を 除 き 個 人 番 号 を 利 用 提 供 等 することはで きません 被 保 険 者 資 格 取 得 届 (イメージ) 個 人 番 号 被 保 険 者 氏 名 資 格 取 得 年 月 日 5678 難 波 一 郎 難 波 花 子 従 業 員 等 有 識 者 等 の 個 人 番 号 を 法 定 調 書 ( 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 等 ) 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 などに 記 載 して 行 政 機 関 等 に 提 出 行 政 機 関 等 が 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 する 特 定 の 事 務 において 保 有 している 個 人 情 報 の 検 索 管 理 のために 個 人 番 号 を 利 用 委 託 を 受 けた 者 を 含 む 委 託 を 受 けた 者 を 含 む 5

7 取 得 特 定 個 人 情 報 : 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはな りません [ 本 人 からの 提 供 の 事 例 ] * 従 業 員 等 ( 本 人 )は 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 の ために 事 業 者 に 対 し 自 己 の 個 人 番 号 を 記 載 した 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 提 出 します [ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 からの 提 供 の 事 例 ] * 従 業 員 等 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )は 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 のために 事 業 者 に 対 し その 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 した 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 提 出 します 本 人 ほか < 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 >( 番 号 法 第 19 条 各 号 ( 抄 )) 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 からの 提 供 ( 第 1 号 ) 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 からの 提 供 ( 第 2 号 ) 本 人 又 は 代 理 人 からの 提 供 ( 第 3 号 ) 委 託 合 併 に 伴 う 提 供 ( 第 5 号 ) 情 報 提 供 ネットワークシステムを 通 じた 提 供 ( 第 7 号 ) 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 からの 提 供 の 求 め( 第 11 号 ) 各 議 院 審 査 等 その 他 公 益 上 の 必 要 があるときの 提 供 ( 第 12 号 ) 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のための 提 供 ( 第 13 号 ) 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 個 人 番 号 1234 個 人 番 号 5678 本 人 確 認 何 人 も 個 人 番 号 の 提 供 の 求 めの 制 限 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 収 集 保 管 制 限 の 適 用 があります ただし 子 配 偶 者 等 の 自 己 と 同 一 の 世 帯 に 属 する 者 に 対 しては 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 以 外 の 場 合 でも 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めたり 収 集 保 管 したりできます 会 社 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 必 要 がある 場 合 に 限 って 本 人 などに 対 して 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができます 提 供 を 求 める 時 期 個 人 番 号 関 係 事 務 が 発 生 した 時 点 が 原 則 契 約 を 締 結 した 時 点 等 の 当 該 事 務 の 発 生 が 予 想 で きた 時 点 で 求 めることは 可 能 と 解 されます [ 提 供 を 求 める 時 期 の 事 例 ] * 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 事 務 の 場 合 は 雇 用 契 約 の 締 結 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 める ことも 可 能 であると 解 されます * 地 代 等 の 支 払 調 書 の 作 成 事 務 の 場 合 は 賃 料 の 金 額 により 契 約 の 締 結 時 点 で 支 払 調 書 の 作 成 が 不 要 であることが 明 らかである 場 合 を 除 き 契 約 の 締 結 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 可 能 であると 解 されます 個 人 番 号 の 提 供 の 求 めの 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはなりません 収 集 保 管 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 収 集 してはなりません 本 人 確 認 本 人 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けるときは 個 人 番 号 カードの 提 示 等 番 号 法 で 認 め られた 方 法 で 本 人 確 認 を 行 う 必 要 があり ます 6

8 安 全 管 理 措 置 等 1( 委 託 の 取 扱 い) 会 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 A 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 B 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 C 社 委 託 再 委 託 再 々 委 託 間 接 的 な 監 督 義 務 委 託 の 取 扱 い 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 者 は 委 託 先 において 番 号 法 に 基 づき 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません 必 要 かつ 適 切 な 監 督 1 委 託 先 の 適 切 な 選 定 2 委 託 先 に 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 させるために 必 要 な 契 約 の 締 結 3 委 託 先 における 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 状 況 の 把 握 委 託 者 は 委 託 先 の 設 備 技 術 水 準 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 の 状 況 その 他 委 託 先 の 経 営 環 境 等 をあらかじめ 確 認 しなければなりません 契 約 内 容 として 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 につい て 報 告 を 求 める 規 定 等 を 盛 り 込 まなければなりません 委 託 者 は 委 託 先 だけではなく 再 委 託 先 再 々 委 託 先 に 対 しても 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 います 会 社 委 託 X 社 Y 社 Z 社 再 委 託 再 々 委 託 許 諾 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 先 は 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り 再 委 託 をすることができます 7

9 安 全 管 理 措 置 等 2( 安 全 管 理 措 置 ) 特 定 個 人 情 報 等 : 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 基 本 方 針 の 策 定 会 社 取 扱 規 程 等 の 策 定 組 織 的 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 物 理 的 安 全 管 理 措 置 技 術 的 安 全 管 理 措 置 安 全 管 理 措 置 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 その 他 の 適 切 な 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません また 従 業 者 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 も 行 わなければなりません 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むた めに 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 です 取 扱 規 程 等 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなけれ ばなりません 人 的 安 全 管 理 措 置 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 教 育 物 理 的 安 全 管 理 措 置 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 組 織 的 安 全 管 理 措 置 組 織 体 制 の 整 備 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 技 術 的 安 全 管 理 措 置 アクセス 制 御 アクセス 者 の 識 別 と 認 証 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 情 報 漏 えい 等 の 防 止 中 小 規 模 事 業 者 とは 事 業 者 のうち 従 業 員 の 数 が100 人 以 下 の 事 業 者 であって 次 に 掲 げる 事 業 者 を 除 く 事 業 者 をいいます 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 委 託 に 基 づいて 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 業 務 として 行 う 事 業 者 金 融 分 野 ( 金 融 庁 作 成 の 金 融 分 野 における 個 人 情 報 保 護 に 関 するガイドライ ン 第 1 条 第 1 項 に 定 義 される 金 融 分 野 )の 事 業 者 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 中 小 規 模 事 業 者 に 対 する 特 例 を 設 けること により 実 務 への 影 響 を 配 慮 しています 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 は 参 考 資 料 (15ページ 以 降 )を 参 照 してください 8

10 保 管 個 人 番 号 1234 個 人 番 号 5678 会 社 特 定 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 保 管 収 集 保 管 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 ( 注 )を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 保 管 してはなりません ( 注 )6ページの 取 得 を 参 照 保 管 制 限 特 定 個 人 情 報 は 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 保 管 し 続 けることができます 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 のうち 所 管 法 令 によって 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられているものは その 期 間 保 管 することとなります 個 人 番 号 部 分 を 復 元 できない 程 度 にマスキング 又 は 削 除 した 上 で 他 の 情 報 の 保 管 を 継 続 することは 可 能 です [ 継 続 的 に 保 管 できる 場 合 の 事 例 ] * 雇 用 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 には 従 業 員 等 から 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 のために 翌 年 度 以 降 も 継 続 的 に 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます * 従 業 員 等 が 休 職 している 場 合 には 復 職 が 未 定 であっても 雇 用 契 約 が 継 続 していることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます * 土 地 の 賃 貸 借 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 も 同 様 に 支 払 調 書 の 作 成 事 務 のために 継 続 的 に 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 が 認 められること から 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます 廃 棄 又 は 削 除 を 前 提 とした 保 管 体 制 システム 構 築 をすることが 望 ましいでしょう 廃 棄 に 関 する 留 意 事 項 については 13ページを 参 照 してください 9

11 利 用 ( 利 用 範 囲 等 ) 支 払 調 書 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 1234 受 ける 者 氏 名 番 号 太 郎 源 泉 徴 収 票 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 5678 受 ける 者 氏 名 難 波 一 郎 被 保 険 者 資 格 取 得 届 (イメージ) 5678 難 波 一 郎 難 波 花 子 個 人 番 号 の 利 用 制 限 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 の 制 限 個 人 番 号 を 利 用 できる 事 務 については 番 号 法 によって 限 定 的 に 定 められています( 原 則 的 な 個 人 番 号 の 利 用 ) 事 業 者 が 個 人 番 号 を 利 用 するのは 主 として 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 に 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 する 場 合 です( 個 人 番 号 関 係 事 務 ) 例 外 的 な 個 人 番 号 の 利 用 は 1 金 融 機 関 が 激 甚 災 害 時 等 に 金 銭 の 支 払 を 行 う 場 合 2 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のために 必 要 がある 場 合 に 限 られています 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができます 利 用 目 的 を 超 えた 個 人 番 号 の 利 用 禁 止 個 人 番 号 は 番 号 法 があらかじめ 限 定 的 に 定 めた 事 務 の 範 囲 の 中 から 具 体 的 な 利 用 目 的 を 特 定 した 上 で 利 用 するのが 原 則 です 利 用 目 的 は 本 人 が 自 らの 個 人 番 号 をどのような 目 的 で 利 用 されるのかを 一 般 的 かつ 合 理 的 に 予 想 できる 程 度 に 具 体 的 に 特 定 する 必 要 があります [ 利 用 目 的 の 特 定 の 事 例 ] * 個 人 番 号 関 係 事 務 の 場 合 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 のように 特 定 することが 考 えられます 本 人 の 同 意 があったとしても 利 用 目 的 を 超 えて 特 定 個 人 情 報 を 利 用 することはできません 利 用 目 的 を 超 えて 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 が 生 じた 場 合 には 当 初 の 利 用 目 的 と 相 当 の 関 連 性 を 有 すると 合 理 的 に 認 められる 範 囲 内 で 利 用 目 的 を 変 更 して 本 人 への 通 知 等 を 行 うことにより 変 更 後 の 利 用 目 的 の 範 囲 内 で 個 人 番 号 を 利 用 することができます [ 利 用 目 的 の 範 囲 内 として 利 用 が 認 められる 場 合 の 事 例 ] * 前 年 の 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 については 同 一 の 雇 用 契 約 に 基 づいて 発 生 する 当 年 以 後 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 利 用 することができると 解 されます [ 利 用 目 的 の 変 更 が 認 められる 場 合 の 事 例 ] * 雇 用 契 約 に 基 づく 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 雇 用 契 約 に 基 づく 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 に 利 用 しようとする 場 合 は 利 用 目 的 を 変 更 して 本 人 への 通 知 等 を 行 うことにより その 届 出 事 務 等 に 個 人 番 号 を 利 用 することができます 事 業 者 は 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 のほか 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 を 行 う 場 合 従 業 員 等 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けるに 当 たって これらの 事 務 の 全 てを 利 用 目 的 として 特 定 して 本 人 への 通 知 等 を 行 うことにより 利 用 目 的 の 変 更 をすることなく 個 人 番 号 を 利 用 す ることができます なお 通 知 等 の 方 法 としては 従 来 から 行 っている 個 人 情 報 の 取 得 の 際 と 同 様 に 社 内 LANにおける 通 知 利 用 目 的 を 記 載 した 書 類 の 提 示 就 業 規 則 への 明 記 等 の 方 法 が 考 えられます 10 個 人 番 号 被 保 険 者 氏 名 資 格 取 得 年 月 日

12 提 供 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 ( 注 ) を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはな りません ( 注 )6ページの 取 得 を 参 照 特 定 個 人 情 報 の 提 供 事 業 者 が 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 主 として 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 事 務 のため に 従 業 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 供 する 場 合 です [ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 からの 提 供 の 事 例 ] * 事 業 者 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )は 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 の 提 出 という 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 従 業 員 等 の 個 人 番 号 が 記 載 された 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 を2 通 作 成 し 1 通 を 税 務 署 長 に 提 出 し 他 の1 通 を 本 人 に 交 付 します 提 供 の 意 義 提 供 とは 法 的 な 人 格 を 超 える 特 定 個 人 情 報 の 移 動 を 意 味 するものです 同 一 法 人 の 内 部 等 の 法 的 な 人 格 を 超 えない 特 定 個 人 情 報 の 移 動 は 提 供 ではなく 利 用 に 当 たります( 利 用 制 限 ) [ 提 供 に 当 たらない 場 合 の 事 例 ] * 営 業 部 に 所 属 する 従 業 員 等 の 個 人 番 号 が 源 泉 徴 収 票 を 作 成 する 目 的 で 経 理 部 に 提 出 された 場 合 は 提 供 に 当 たりません 会 社 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 支 払 調 書 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 1234 受 ける 者 氏 名 番 号 太 郎 源 泉 徴 収 票 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 5678 受 ける 者 氏 名 難 波 一 郎 被 保 険 者 資 格 取 得 届 (イメージ) 個 人 番 号 被 保 険 者 氏 名 5678 難 波 一 郎 難 波 花 子 税 務 署 年 金 事 務 所 等 資 格 取 得 年 月 日 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 個 人 番 号 利 用 事 務 を 処 理 するために 必 要 がある 場 合 に 限 って 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 などに 対 して 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができます 個 人 番 号 の 提 供 の 求 めの 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 ( 注 )を 除 き 個 人 番 号 の 提 供 を 求 め てはなりません 収 集 保 管 制 限 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 ( 注 )を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 収 集 し てはなりません ( 注 )6ページの 取 得 を 参 照 税 務 署 や 年 金 事 務 所 等 の 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 は このようにして 提 出 された 書 類 等 に 記 載 されている 特 定 個 人 情 報 を 利 用 して 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 する 特 定 の 事 務 を 行 うこととなります [ 提 供 に 当 たる 場 合 の 事 例 ] * 事 業 者 甲 から 事 業 者 乙 へ 特 定 個 人 情 報 が 移 動 する 場 合 は 提 供 に 当 たります 11

13 開 示 訂 正 利 用 停 止 等 開 示 訂 正 利 用 停 止 等 会 社 個 人 番 号 1234 個 人 番 号 5678 特 定 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 開 示 訂 正 利 用 停 止 等 事 業 者 のうち 個 人 情 報 保 護 法 の 適 用 を 受 けることとなる 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 ( 注 1)は 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いについて 開 示 訂 正 利 用 停 止 等 の 規 定 の 適 用 を 受 けることとなります( 注 2) ( 注 1) 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 とは 個 人 情 報 データベース 等 を 事 業 の 用 に 供 している 者 ( 国 の 機 関 地 方 公 共 団 体 独 立 行 政 法 人 等 及 び 地 方 独 立 行 政 法 人 を 除 く )であって 個 人 情 報 データベース 等 を 構 成 する 個 人 情 報 によって 識 別 される 特 定 の 個 人 の 数 ( 個 人 情 報 保 護 法 施 行 令 で 定 める 者 を 除 く )の 合 計 が 過 去 6か 月 以 内 のいずれの 日 においても5,000を 超 えない 者 以 外 の 者 をいいます ( 注 2) 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 は これらの 規 定 のほか 個 人 情 報 保 護 法 の 各 規 定 ( 第 16 条 第 3 項 第 3 号 及 び 第 4 号 並 びに 第 23 条 の 規 定 を 除 く )の 適 用 があります 第 三 者 提 供 の 停 止 に 関 する 取 扱 い 特 定 個 人 情 報 が 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 ( 注 )に 違 反 して 違 法 に 第 三 者 に 提 供 されているという 理 由 により 本 人 から 第 三 者 への 特 定 個 人 情 報 の 提 供 の 停 止 を 求 められた 場 合 であって その 求 めに 理 由 があることが 判 明 したと きには 遅 滞 なく その 特 定 個 人 情 報 の 第 三 者 への 提 供 を 停 止 しなければなりません ( 注 )6ページの 取 得 を 参 照 提 供 の 停 止 に 代 わる 措 置 第 三 者 への 提 供 を 停 止 することが 困 難 であり 本 人 の 権 利 利 益 を 保 護 するために 代 わりの 措 置 をとるときは 第 三 者 への 提 供 を 停 止 しないことが 認 められています 開 示 訂 正 利 用 停 止 等 の 取 扱 いは 個 人 情 報 保 護 法 にお ける 取 扱 いと 異 なるところはありません 特 定 個 人 情 報 を 適 正 に 取 り 扱 っていれば 第 三 者 への 提 供 の 停 止 を 求 められる 事 態 は 生 じません 12

14 廃 棄 会 社 個 人 番 号 1234 個 人 番 号 5678 特 定 個 人 情 報 特 定 個 人 情 報 削 除 又 は 廃 棄 収 集 保 管 制 限 ( 廃 棄 ) 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 ( 注 )を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 収 集 又 は 保 管 することはできないため 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 で 所 管 法 令 において 定 められている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 個 人 番 号 をできるだけ 速 やかに 廃 棄 又 は 削 除 しなければなりません ( 注 )6ページの 取 得 を 参 照 [ 扶 養 控 除 等 申 告 書 の 場 合 の 事 例 ] * 扶 養 控 除 等 申 告 書 は 7 年 間 保 存 することとなっていることから 当 該 期 間 を 経 過 した 場 合 には 当 該 申 告 書 に 記 載 された 個 人 番 号 を 保 管 し ておく 必 要 はなく 原 則 として 個 人 番 号 が 記 載 された 扶 養 控 除 等 申 告 書 をできるだけ 速 やかに 廃 棄 しなければなりません 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 個 人 番 号 若 しくは 特 定 個 人 情 報 ファイルを 削 除 した 場 合 又 は 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 した 場 合 には 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 することとなります 削 除 又 は 廃 棄 の 作 業 を 委 託 する 場 合 には 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 したことについて 証 明 書 等 により 確 認 する 必 要 があります 手 法 の 例 示 * 特 定 個 人 情 報 等 が 記 載 された 書 類 等 を 廃 棄 する 場 合 焼 却 又 は 溶 解 等 の 復 元 不 可 能 な 手 段 を 採 用 する * 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 する 場 合 専 用 のデータ 削 除 ソフトウェアの 利 用 又 は 物 理 的 な 破 壊 等 により 復 元 不 可 能 な 手 段 を 採 用 する * 特 定 個 人 情 報 ファイル 中 の 個 人 番 号 又 は 一 部 の 特 定 個 人 情 報 等 を 削 除 する 場 合 容 易 に 復 元 できない 手 段 を 採 用 する * 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムにおいては 保 存 期 間 経 過 後 における 個 人 番 号 の 削 除 を 前 提 とした 情 報 システムを 構 築 する * 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 については 保 存 期 間 経 過 後 における 廃 棄 を 前 提 とした 手 続 を 定 める 廃 棄 が 必 要 となってから 廃 棄 作 業 を 行 うまでの 期 間 については 毎 年 度 末 に 廃 棄 を 行 う 等 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 の 保 有 に 係 る 安 全 性 及 び 事 務 の 効 率 性 等 を 勘 案 し 事 業 者 において 判 断 して ください(Q&Aにも 記 載 しています ) 13

15 ガイドラインの 見 方 ( 例 ) 第 4-1-⑴ 個 人 番 号 の 利 用 制 限 ( 抜 粋 ) 要 点 として 各 項 目 の 概 要 や 留 意 点 を 分 かりやすく 記 述 して います 要 点 と 解 説 との 対 応 関 係 を 示 しています 各 項 目 の 解 説 や 実 務 上 の 指 針 を 記 述 しています 留 意 すべきルールとなる 部 分 については アンダーラインを 付 しています 実 務 に 即 した 具 体 的 な 事 例 を 記 述 しています 14

16 ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 ( 抜 粋 ) 参 考 資 料 安 全 管 理 措 置 の 内 容 ( 本 則 ) 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 A 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むた めに 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 である B C 取 扱 規 程 等 の 策 定 事 務 の 流 れを 整 理 し 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければならない a b c d e 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 等 を 明 確 化 する 事 務 取 扱 担 当 者 が 変 更 となった 場 合 確 実 な 引 継 ぎを 行 い 責 任 あ る 立 場 の 者 が 確 認 する 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 組 織 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない 組 織 体 制 の 整 備 安 全 管 理 措 置 を 講 ずるための 組 織 体 制 を 整 備 する 事 務 取 扱 担 当 者 が 複 数 いる 場 合 責 任 者 と 事 務 取 扱 担 当 者 を 区 分 す ることが 望 ましい 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 状 況 を 確 認 するため システムログ 又 は 利 用 実 績 を 記 録 する 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 状 況 を 確 認 するための 手 段 を 整 備 する なお 取 扱 状 況 を 確 認 するための 記 録 等 には 特 定 個 人 情 報 等 は 記 載 しない 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 情 報 漏 えい 等 の 事 案 の 発 生 又 は 兆 候 を 把 握 した 場 合 に 適 切 かつ 迅 速 に 対 応 するための 体 制 を 整 備 する 情 報 漏 えい 等 の 事 案 が 発 生 した 場 合 二 次 被 害 の 防 止 類 似 事 案 の 発 生 防 止 等 の 観 点 から 事 案 に 応 じて 事 実 関 係 及 び 再 発 防 止 策 等 を 早 急 に 公 表 することが 重 要 である 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 を 把 握 し 安 全 管 理 措 置 の 評 価 見 直 し 及 び 改 善 に 取 り 組 む 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 の 分 かる 記 録 を 保 存 する 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 の 分 かる 記 録 を 保 存 する 情 報 漏 えい 等 の 事 案 の 発 生 等 に 備 え 従 業 者 から 責 任 ある 立 場 の 者 に 対 する 報 告 連 絡 体 制 等 をあらかじめ 確 認 しておく 責 任 ある 立 場 の 者 が 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 について 定 期 的 に 点 検 を 行 う 15

17 安 全 管 理 措 置 の 内 容 ( 本 則 ) 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 D E a b a b c d 人 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 人 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 が 取 扱 規 程 等 に 基 づき 適 正 に 取 り 扱 われ るよう 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 う 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 事 業 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 に 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 周 知 徹 底 するとともに 適 切 な 教 育 を 行 う 物 理 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 物 理 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 特 定 個 人 情 報 等 の 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するために 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 区 域 ( 以 下 管 理 区 域 という ) 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 する 区 域 ( 以 下 取 扱 区 域 という )を 明 確 にし 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 ずる 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 管 理 区 域 及 び 取 扱 区 域 における 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 電 子 媒 体 及 び 書 類 等 の 盗 難 又 は 紛 失 等 を 防 止 するために 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 ずる 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 持 ち 出 す 場 合 容 易 に 個 人 番 号 が 判 明 しない 措 置 の 実 施 追 跡 可 能 な 移 送 手 段 の 利 用 等 安 全 な 方 策 を 講 ずる 持 出 し とは 特 定 個 人 情 報 等 を 管 理 区 域 又 は 取 扱 区 域 の 外 へ 移 動 させることをいい 事 業 所 内 での 移 動 等 であっても 紛 失 盗 難 等 に 留 意 する 必 要 がある 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 個 人 番 号 若 しくは 特 定 個 人 情 報 ファイルを 削 除 した 場 合 又 は 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 した 場 合 には 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 する また これらの 作 業 を 委 託 する 場 合 には 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 した ことについて 証 明 書 等 により 確 認 する 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 持 ち 出 す 場 合 パスワードの 設 定 封 筒 に 封 入 し 鞄 に 入 れて 搬 送 する 等 紛 失 盗 難 等 を 防 ぐための 安 全 な 方 策 を 講 ずる 特 定 個 人 情 報 等 を 削 除 廃 棄 したことを 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 する 16

18 安 全 管 理 措 置 の 内 容 ( 本 則 ) 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 F a b c d 技 術 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 技 術 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない アクセス 制 御 情 報 システムを 使 用 して 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 行 う 場 合 事 務 取 扱 担 当 者 及 び 当 該 事 務 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 ファ イルの 範 囲 を 限 定 するために 適 切 なアクセス 制 御 を 行 う アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムは 事 務 取 扱 担 当 者 が 正 当 なアクセス 権 を 有 する 者 であることを 識 別 した 結 果 に 基 づき 認 証 す る 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する 情 報 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 をインターネット 等 により 外 部 に 送 信 する 場 合 通 信 経 路 における 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するための 措 置 を 講 ずる 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 を 特 定 し その 機 器 を 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい 機 器 に 標 準 装 備 されているユーザー 制 御 機 能 (ユーザーアカウント 制 御 )により 情 報 システムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 するこ とが 望 ましい 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 を 特 定 し その 機 器 を 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい 機 器 に 標 準 装 備 されているユーザー 制 御 機 能 (ユーザーアカウント 制 御 )により 情 報 システムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 するこ とが 望 ましい 17

19 18

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