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1 プレゼンテーションソフトのつかいかた 講 習 会 テキスト 2008 年 5 月 更 新 明 治 大 学

2 - 目 次 1.プレゼンテーションソフトとは PowerPointの 起 動 と 終 了...3 (2.1) 起 動 方 法...3 (2.2) 画 面 構 成 および 各 部 の 名 称 など...4 (2.3) 終 了 方 法 簡 単 なプレゼンテーションの 作 成 と 保 存...5 (3.1) タイトルの 入 力...5 (3.2) 新 しいスライドの 追 加...6 (3.3) レイアウトの 選 択...8 (3.4) テキストの 入 力...8 (3.5) スライドショー...9 (3.6) 保 存 方 法 プレゼンテーションの 変 更 修 正 (4.1) プレゼンテーションの 読 込 み (4.2) 全 体 的 なデザインの 変 更...12 (4.3) フォントのサイズ 色 などの 変 更...14 (4.4) 書 式 設 定 の 変 更...15 (4.5) 図 などのオブジェクトの 挿 入...16 (4.6) 目 的 のスライドへジャンプする(ハイパーリンク)...19 (4.7) 画 面 切 り 替 えの 視 覚 的 効 果 の 設 定...22 (4.8) オブジェクトのアニメーション 効 果...23 (4.9) 配 付 資 料 の 印 刷 その 他...25 (5.1) オンラインヘルプ...26 (5.2) 便 利 な 機 能 参 考 図 書

3 1.プレゼンテーションソフトとは Microsoft の PowerPoint に 代 表 されるプレゼンテーションソフトとは ゼミでの 研 究 発 表 や 企 業 での 会 議 の 席 上 で 報 告 したい 内 容 を 簡 潔 にかつわかりやすく 提 示 するためのアプ リケーションです そのため テキストだけでなく グラフィックやサウンド 動 画 インターネットコンテ ンツなどいろいろな 種 類 のデータを 表 示 することが 出 来 ます また 個 性 的 な 画 面 を 作 成 するための デザインテンプレート 簡 単 に 効 果 的 な 動 画 を 設 定 できる アニメーション などが 用 意 されています そして プレゼンテーションを 実 行 するための スライドショー や 事 前 資 料 を 作 成 する ための 配 付 資 料 の 印 刷 の 機 能 などがあります 本 テキストは PowerPoint2003 を 使 用 することを 想 定 して 進 めていきます 2.PowerPoint の 起 動 と 終 了 (2.1) 起 動 方 法 パソコンを 起 動 し ログインパスワードを 入 力 し 通 常 の Windows XP の 画 面 になったら スタート ボタンをクリックし スタートメニュー の すべてのプログラム(P) から Microsoft PowerPoint を 選 択 します 図 1 PowerPoint の 起 動 3

4 (2.2) 画 面 構 成 および 各 部 の 名 称 など 前 節 の 操 作 を 完 了 すると 図 2 のような 画 面 が 表 示 されます ウィンドウの 上 部 には Word や Excel のように メニューバーやツールバーが 表 示 されます メニューバー で は PowerPoint で 利 用 できるコマンドを 機 能 ごとに 階 層 メニューで 選 択 することができ ます また ツールバー はよく 使 うコマンドをワンタッチで 利 用 できるようにしたアイ コンの 集 合 体 です 図 形 の 描 画 に 関 連 するコマンドは 描 画 ツールバー にまとめられてい ます また スライドの 表 示 では 作 成 したスライドがすべて 縮 小 されて 表 示 されます アウトラインの 表 示 に 切 り 替 えると 全 体 の 文 字 データを 中 心 に 表 示 されます メニューバー 等 で 選 択 したコマンドは 操 作 の 内 容 によって 切 り 替 わる 作 業 ウイ ンド から 実 行 できます ステイタスバー にはスライドの 枚 数 等 作 業 状 態 についての メッセージが 表 示 されます ノート では 印 刷 時 の 補 足 的 な 情 報 を 入 力 できますが スラ イドショーでは 表 示 されません スライドの 表 示 メニューバー ツールバー アウトラインの 表 示 ステータスバー ノート 描 画 ツールバー 作 業 ウインドウ 図 2 PowerPoint 概 観 4

5 (2.3) 終 了 方 法 PowerPoint を 終 了 するには 他 のアプリケーションのときと 同 様 に ファイル(F) 終 了 (X) を 選 択 します 図 3 PowerPoint の 終 了 3. 簡 単 なプレゼンテーションの 作 成 と 保 存 次 に 実 際 にプレゼンテーションを 作 成 してみましょう ここでは 例 として インターネ ットを 使 おう というテーマで プレゼンテーション 資 料 を 作 成 しましょう PowerPoint を 起 動 すると 新 しいプレゼンテーションの 作 成 画 面 が 開 きます (3.1) タイトルの 入 力 表 示 されたスライドには クリックしてタイトルを 入 力 と クリックしてサブタイト ルを 入 力 という 項 目 が 表 示 されています まずは クリックしてタイトルを 入 力 をクリックします すると 文 字 が 消 えカーソ 5

6 ルが 表 示 されますから そこにタイトルを 図 4のように 入 力 します サブタイトルの 項 目 も 同 じ 手 順 で クリックしてサブタイトルを 入 力 をクリックし 自 分 の 名 前 を 入 力 します 図 4 タイトルの 入 力 (3.2) 新 しいスライドの 追 加 次 に 2 枚 目 以 降 のスライドを 作 成 します ツールバーの 右 端 にある 新 しいスライド(N) をクリックするか メニューから 挿 入 (I) 新 しいスライド(N) を 選 択 します 6

7 図 5 新 しいスライドの 追 加 画 面 左 の スライドの 表 示 に 新 しくスライドが 追 加 され スライドの 表 示 も 新 しいスラ イドに 切 替 わります 作 業 ウィンドウ に テキストのレイアウト 一 覧 が 表 示 されます このように 1つのプレゼンテーションはいくつかのスライドで 構 成 されています 1つ のスライドはワープロで 言 う1ページに 相 当 します 図 6 新 しいスライドの 追 加 後 の 画 面 (スライドは2 枚 になっている) 7

8 (3.3) レイアウトの 選 択 新 しいスライド が 表 示 されたら 図 6 の 矢 印 のように 画 面 右 側 テキストのレイア ウト の 上 段 から2 番 目 の 左 側 の タイトルとテキスト をクリックします レイアウト 一 覧 をクリックすると 新 しいスライドに 設 定 が 反 映 されます (3.4) テキストの 入 力 テキストの 入 力 の 要 領 は 1 枚 目 と 同 じです 入 力 したいテキストボックスをクリックし テキストを 入 力 します 新 しいスライドの 追 加 レイアウトの 選 択 を 繰 り 返 し 内 容 は 図 7 の 通 りに 入 力 します 最 後 のスライド5は 図 8 のように テキストのレイアウト で タ イトルのみ を 選 びます 図 7 サンプルプレゼンテーション( 右 下 の 数 字 はスライドの 順 番 ) 8

9 図 8 テキストのレイアウト タイトルのみ (3.5) スライドショー 入 力 がすべて 終 了 したら 試 しにスライドを 順 番 に 表 示 させましょう それには メニュ ーから スライドショー(D) 実 行 (V) を 選 択 します すると 1ページ 目 が 表 示 され ます 図 9 スライドショーの 実 行 ここで 左 クリック(もしくはスペースキー 押 下 )すると 次 の 画 面 が 表 示 されます 1 9

10 つ 前 の 画 面 に 戻 ったり 途 中 でスライドショーを 終 了 したりしたいときには 右 クリックし ます 右 ボタンメニューが 表 示 されますから そこから 機 能 を 選 びます 図 10 スライドショー 時 の 右 ボタンメニュー (3.6) 保 存 方 法 プレゼンテーションのアウトラインの 作 成 が 完 了 したら 一 旦 保 存 しておきましょう 以 下 の 手 順 でフロッピーディスクに 保 存 します (1)フロッピーディスクをパソコンのディスクドライブにセットします (2)メニューバーから ファイル(F) 名 前 を 付 けて 保 存 (A) を 選 択 します (3)ウィンドウ 名 前 を 付 けて 保 存 の 中 の 保 存 先 (I)が 3.5 インチ FD(A:) になって いることを 確 認 し(もし そうなっていなければ マークのボタンをクリックし ドライ ブのリストから 選 択 します) ファイル 名 (N):の 欄 に 保 存 したい 名 前 を 入 力 し [ 保 存 (S)]ボ タンをクリックします 10

11 図 11 プレゼンテーションの 保 存 保 存 したら 画 面 に 表 示 されているプレゼンテーションを 一 度 閉 じましょう それには メニューバーから ファイル(F) 閉 じる(C) を 選 択 します 4.プレゼンテーションの 変 更 修 正 先 程 作 成 したプレゼンテーションは 文 字 だけしかありませんでした 今 度 は 文 字 の 大 きさ や 色 スライドの 背 景 などをデザインし より 魅 力 的 なプレゼンテーションを 作 成 しましょ う (4.1) プレゼンテーションの 読 込 み まずは 保 存 したプレゼンテーションを 読 み 込 みます それにはメニューバーから フ ァイル(F) 開 く(O) を 選 択 します ウィンドウ ファイルを 開 く から 保 存 したファイルを 選 択 します ウィンドウの 右 側 には 選 択 したプレゼンテーションの1 枚 目 のスライドが 表 示 されます 内 容 を 確 認 したら [ 開 く(O)]をクリックします 11

12 図 12 プレゼンテーションの 読 み 込 み 目 的 のファイルが 見 つからないときには ファイルの 場 所 (I) の 欄 が 3.5 インチ FD(A:) になっているかどうか 確 認 して 下 さい (4.2) 全 体 的 なデザインの 変 更 作 業 の 第 1 段 階 は プレゼンテーションの 印 象 を 決 める デザイン の 変 更 です メニュ ーバーから 書 式 (O) スライドのデザイン(D) を 選 択 します すると 右 側 の 作 業 ウィンドウに デザインテンプレートの 適 用 が 表 示 されます 作 業 ウィンドウのリストには あらかじめ 用 意 されたデザインが 縮 小 表 示 されています ここで 自 分 の 好 みやプレゼンテーションする 内 容 に 応 じて デザインをクリックして 選 択 します 選 択 したデザインはただちにスライドに 反 映 されます 他 のデザインを 再 度 クリックすると 新 しいデザインに 簡 単 に 変 更 することが 出 来 ます 12

13 図 13 デザインテンプレートの 適 用 次 に デザインの 色 の 組 み 合 わせを 変 更 したいときには 図 14 のように 画 面 右 側 の 作 業 ウィンドウの 配 色 を 選 択 します すると あらかじめ 用 意 された 配 色 パターンが 画 面 右 側 に 縮 小 表 示 されますので 好 きな 配 色 パターンを 左 クリックして 下 さい スライド 全 体 にその 配 色 が 反 映 されます 作 業 ウィンドウ 下 部 の 配 色 の 編 集... を 選 択 すれば 自 由 に 色 の 組 み 合 わせを 作 ることができます 図 14 スライドのデザインの 作 業 ウィンドウ 13

14 (4.3) フォントのサイズ 色 などの 変 更 次 に 個 々のスライドやテキスト 等 の 設 定 を 変 更 する 方 法 を 実 習 します ここでは 1ページ 目 のタイトルの 変 更 を 行 います まずは 先 頭 のスライドに 移 動 して ください スライドを 移 動 するには PowerPoint の 左 側 にある スライドの 表 示 画 面 上 から 縮 小 表 示 された 編 集 対 象 のスライド 画 面 をマウスでクリックします 次 に 入 力 したタイトル 文 字 をなぞるように マウスでドラッグします そして メニュ ーバーから 書 式 (O) フォント(F) を 選 択 します 画 面 には フォント というウ ィンドウが 表 示 されます このウィンドウで フォントの 種 類 サイズ 色 スタイル 文 字 飾 りを 変 更 することができます ここでは 例 としてサイズを 48 色 を 黒 スタイルを 斜 体 にします 図 15 の ように 設 定 が 完 了 したら [OK]をクリックします タイトルが 図 16 のようになったかどう か 確 認 してください 図 15 フォントの 変 更 14

15 図 16 変 更 されたタイトルスライド フォントの 設 定 の 変 更 は 頻 繁 に 利 用 する 機 能 です そのため わざわざメニューから 呼 び 出 さなくても ワンタッチで 変 更 できる 方 法 があります それが ツールバーです ツー ルバーは 通 常 メニューバーの 下 に 表 示 されているアイコン 群 です それぞれの 機 能 は そ のアイコンにマウスカーソルを 重 ねることで 説 明 が 表 示 されます 変 更 したいテキストボ ックスを 選 んだ 状 態 で 利 用 したい 機 能 のアイコンをクリックします 図 17 書 式 に 関 するツールバー (4.4) 書 式 設 定 の 変 更 書 式 とは テキストの 配 置 の 方 法 です ワープロソフトと 同 じように 左 右 に 寄 せたり センタリング( 中 央 そろえ)を 行 ったりすることです ここでは サブタイトルの 名 前 の 部 分 を 右 寄 せに 変 更 してみましょう それには 先 程 と 同 じように 名 前 の 部 分 をクリックして テキストボックスを 表 示 させます そして メニュ ーバーから 書 式 (O) 配 置 (A) 右 揃 え(R) を 選 択 します 同 様 にして 左 揃 15

16 え 中 央 揃 え 両 端 揃 え 均 等 揃 えができます 図 18 テキストの 配 置 (4.5) 図 などのオブジェクトの 挿 入 PowerPoint では テキストや 背 景 の 絵 だけでなく 任 意 のグラフィックデータや 簡 単 な 図 形 音 声 アニメーション Word 文 書 や Excel の 表 やグラフなども 表 示 することが 出 来 ます これらのデータを 一 般 に オブジェクト と 言 います 最 初 に 入 力 したテキストもオ ブジェクトの 一 種 です ここでは あらかじめ 用 意 されている クリップアート を 貼 り 付 けることにしましょ う 1 枚 目 のスライドに 移 動 して メニューバーから 挿 入 (I) 図 (P) クリップアー ト(C) を 選 択 します ウィンドウ 右 側 に クリップアートの 挿 入 フレームが 表 示 され ます( 図 19 の 丸 で 囲 んだ 部 分 ) 16

17 図 19 クリップアートの 挿 入 フレーム [ 検 索 ]のキーワード 入 力 欄 に 使 用 したい 絵 に 関 するキーワードを 入 力 し [ 検 索 ]ボタンを クリックします ここでは コンピュータ と 入 力 してみましょう 図 20 のようにコンピ ュータ 関 連 のクリップアートサンプルが 表 示 されます 図 20 コンピュータ 関 連 のクリップアートサンプル 17

18 図 21 のようにクリップアートサンプルをマウスでスライド 上 にドラッグ( 左 ボタンを 押 したまま 移 動 しスライド 上 でボタンを 離 す)すると クリップアートをスライドに 取 り 込 む ことができます 図 21 クリップアートをマウスでドラッグする このオブジェクトを 移 動 するには オブジェクト 上 でマウスをクリックします すると オブジェクトは 小 さい8つの マークに 囲 まれます( 図 22) この 状 態 でマウスをドラ ッグすると 任 意 の 場 所 に 移 動 することが 出 来 ます また サイズを 変 更 したいときは 四 隅 の をドラッグすれば 縦 横 均 等 に 辺 の 上 の をドラッグすれば 縦 横 独 立 に 変 化 します さらに 上 に 伸 びた 辺 の 緑 色 の を ドラッグすると 回 転 することができます 18

19 図 22 オブジェクトの 移 動 と 変 形 (4.6) 目 的 のスライドへジャンプする(ハイパーリンク) インターネット 上 の Web ページを 見 ていると 文 字 やグラフィックをクリックするだけ で 目 的 のページに 移 動 できる 機 能 がありますね これは ハイパーリンク と 呼 ばれま す 普 通 のスライドは 1ページ 目 から 順 番 にページをめくるようにプレゼンテーションがさ れますが 場 合 によっては 順 番 を 飛 ばして 表 示 させたり インターネットに 接 続 して Web ページを 表 示 させたりしたいこともあるでしょう そのような 時 には この ハイパーリン ク 機 能 を 利 用 します それでは ハイパーリンクでスライドをジャンプさせてみましょう まず 2 枚 目 のスラ イドを 表 示 させます ジャンプする 元 のテキスト インターネットを 使 うには をマウスの ドラッグで 選 択 します 次 に メニューバーから 挿 入 (I) ハイパーリンク(I) を 選 択 します 19

20 図 23 ハイパーリンクの 挿 入 ウィンドウ ハイパーリンクの 挿 入 が 表 示 されます このウィンドウの 左 側 の リンク 先 で このドキュメント 内 (A) をクリックします すると 図 24 のように 変 化 します これは いま 作 成 しているプレゼンテーション 内 のスライドへジャンプするときに 指 定 しま す ドキュメント 内 の 場 所 (C) の 欄 には 作 成 したスライドの 一 覧 が 表 示 されます スラ イドのプレビュー には 選 択 したスライドのプレビューが 右 側 に 表 示 されます ここで 4 枚 目 のスライド 4.インターネットを 使 うには を 選 択 し [OK]をクリックします 20

21 図 24 スライドへのハイパーリンクの 指 定 ハイパーリンクを 指 定 したテキストには アンダーラインが 表 示 されます このハイパー リンクの 機 能 は スライドショーを 実 行 すると 利 用 することができます 動 作 を 確 かめてみ ましょう 一 度 ハイパーリンクを 指 定 していたオブジェクトについて リンクを 解 除 したいときには 先 程 と 同 じ 手 順 で 挿 入 (I) ハイパーリンク(I) を 選 択 します 今 度 はウィンドウのタイトルが ハイパーリンクの 編 集 に 変 わっていますね ウィンド ウの 左 下 の[リンクの 解 除 (R)]をクリックします すると 選 択 していたテキストのアンダー ラインが 消 え ハイパーリンクが 解 除 されます 21

22 図 25 リンクの 解 除 (4.7) 画 面 切 り 替 えの 視 覚 的 効 果 の 設 定 次 のスライドに 移 動 するとき 単 純 にスライドが 入 れ 替 わるだけでは 面 白 くないですね 何 かアクセントがあった 方 が スライドが 切 り 替 わったことがわかりやすいことがあります それには いわゆる 視 覚 的 効 果 (Visual effect)を 加 えるのが 効 果 的 です 画 面 の 切 り 替 え 時 の 視 覚 効 果 を 付 加 するには メニューバーから スライドショー(D) 画 面 切 り 替 え(T) を 選 択 します すると 右 側 の 作 業 ウィンドウに 画 面 の 切 り 替 え が 表 示 されます リストから 何 種 類 かの 視 覚 効 果 を 選 ぶことができます どれかを 選 択 すると スライド 画 面 に 動 きがプレビ ューされます 切 り 替 わりの 時 間 は リストの 下 のプルダウンから [ 遅 く] [ 普 通 ] [ 速 く] を 調 節 します このプレゼンテーションすべてに 同 じ 視 覚 効 果 を 適 用 するときには [すべてのスライド に 適 用 ]をクリックします 設 定 を 無 効 にしたい 場 合 は 上 のリストから なし を 選 択 し ます 22

23 図 26 画 面 の 切 り 替 えの 設 定 全 体 の 動 作 の 確 認 は スライドショーを 実 行 することによって 可 能 です みなさん 確 認 し てみてください (4.8) オブジェクトのアニメーション 効 果 画 面 の 切 り 替 えだけでも 印 象 がかなり 変 化 しましたね 今 度 は スライド 内 のあるオブ ジェクトだけを 動 かして(アニメーション 効 果 ) 強 調 する 方 法 を 実 習 しましょう 1 枚 目 のスライドに 移 動 して メニューバーから スライドショー(D) アニメーショ ンの 設 定 (M) を 選 択 します 右 側 の 作 業 ウィンドウが アニメーションの 設 定 に 切 り 替 わります 次 にスライド 上 の 実 際 にアニメーションを 設 定 したいテキストやクリップアート 上 をク リックします この 状 態 で 右 側 の 作 業 ウィンドウのコンボボックス 効 果 の 追 加 をクリックすると リストで アニメーションの 動 作 の 種 類 を 選 択 することができます 設 定 を 行 うとスライド 画 面 上 のオブジェクトに 実 際 の 動 作 がプレビューされます 23

24 図 27 オブジェクトのアニメーションの 設 定 (4.9) 配 付 資 料 の 印 刷 通 常 パソコン 画 面 やプロジェクタなどで プレゼンテーションを 表 示 しますが 事 前 に 資 料 として 配 付 したいときには 1 枚 の 紙 にいくつかのスライドを 印 刷 するのが 一 般 的 です これを 配 付 資 料 の 印 刷 といいます 配 付 資 料 を 印 刷 するには メニューバーから ファイル(F) 印 刷 (P) を 選 択 しま す 表 示 されたウィンドウ 印 刷 で 下 の 部 分 の 印 刷 対 象 (W) の 欄 の 右 側 の をクリ ックします 24

25 図 28 配 付 資 料 の 印 刷 ここで リストの 中 から 配 付 資 料 を 選 択 します 次 に 配 付 資 料 の 中 の 1ペー ジあたりのスライド 数 (R) で 適 当 な 値 を 選 び 最 後 に[OK]をクリックします すると プリンタから1ページあたり 指 定 した 枚 数 のスライドが 印 刷 されます 5.その 他 PowerPoint には 以 上 の 基 本 的 な 操 作 以 外 にいろいろな 便 利 な 機 能 があります ここで は そのいくつかを 紹 介 します 25

26 (5.1) オンラインヘルプ PowerPoint では 使 い 方 の 説 明 や 用 語 解 説 などは 既 にパソコンの 中 にインストールさ れています ヘルプを 起 動 するには メニューバーから ヘルプ(H) Microsoft PowerPoint ヘルプ(H) を 選 択 します 場 合 によって 図 29 の オンラインヘルプ が 表 示 されたり 図 30 の アシスタント が 表 示 されたりします どちらでも わからないことを 検 索 することができます 図 29 オンラインヘルプ 26

27 図 30 アシスタント (5.2) 便 利 な 機 能 オブジェクトについて フォントの 変 更 やアニメーションの 設 定 は オブジェクトを 選 択 してからメニューで 機 能 を 指 定 しましたが もっと 簡 単 で 素 早 く 行 う 方 法 があります その1つ 目 の 方 法 は 変 更 したいオブジェクト 上 で 右 クリックすることです プルダウン メニューが 表 示 され オブジェクトに 対 して 適 用 できる 機 能 を 選 択 することができます 図 31 オブジェクトの 右 ボタンメニュー 2つ 目 は ツールバーをクリックする 方 法 です ツールバーのアイコンにマウスを 重 ね 合 わせると そのアイコンの 機 能 が 表 示 されますから それを 参 考 にして 利 用 してください また このツールバーは 標 準 のバー 以 外 に いくつかのツールバーが 用 意 されています それは メニューバーから 表 示 (V) ツールバー(T) で 利 用 することができます 27

28 詳 しくは オンラインヘルプを 利 用 してください 図 32 ツールバー また 画 面 右 側 の 作 業 ウィンドウについては メニューバーからだけではなく 作 業 ウ ィンドウ 上 部 のプルダウンからも 変 更 ができます 図 33 作 業 ウィンドウの 選 択 最 後 に プレゼンテーションの 編 集 時 の 表 示 には いくつかのスタイルがあります 初 期 状 態 の 表 示 は 標 準 表 示 です 他 には 1 枚 のスライドだけを 表 示 する スライド 表 示 タイトルとテキストだけを 一 覧 のように 表 示 する アウトライン 表 示 や スライドを 縮 小 して 複 数 枚 のスライドを 一 度 に 表 示 する スライド 一 覧 表 示 などがあります これは 画 面 左 側 の 上 段 と 下 段 の 切 り 替 えタグに 表 示 されます ここには スライドシ ョー(W) もあります これは メニューバーの スライドショー(D) 実 行 (V) と 同 じです 28

29 図 34 表 示 の 変 更 タグ( 左 : 上 段 右 : 下 段 ) 29

30 6. 参 考 図 書 できる PowerPoint 2002 OfficeXP 版 田 中 亘 &できるシリーズ 編 集 部 編 インプレスコミュニケーションズ できる PowerPoint 2000 Windows 版 田 中 亘 &インプレス 書 籍 編 集 部 編 インプレスコミュニケーションズ 超 図 解 PowerPoint2000 for Windows エクスメディア 著 エクスメディア ステップ 図 解 PowerPoint2000 でプレゼンテーション C&R 研 究 所 著 ナツメ 社 30