社 内 文 書 研 修 会 のお 知 らせの 例 文 1. 敬 称 のつけ 方 受 信 者 の 種 類 敬 称 例 株 式 会 社 御 中 会 社 や 官 庁 などの 団 体 御 中 市 役 所 御 中 職 名 殿 総 務 部 長 殿 個 人 名 をつけた 職 名 様 人 事 部 長 山 井 和 夫

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1 ビジネス 文 書 ビジネス 文 書 のマナー ビジネス 文 書 は A4 判 の 縦 書 き パソコンを 使 って 作 成 するのが 一 般 的 です ただし お 礼 状 や 謝 罪 状 は 手 書 きのほうが 心 が 伝 わります 社 内 にフォーマットがある 文 書 の 場 合 は それに 従 います ない 場 合 は 例 文 など を 参 考 に 作 成 するとよいでしょう 社 外 文 書 新 商 品 説 明 会 の 例 文 53

2 社 内 文 書 研 修 会 のお 知 らせの 例 文 1. 敬 称 のつけ 方 受 信 者 の 種 類 敬 称 例 株 式 会 社 御 中 会 社 や 官 庁 などの 団 体 御 中 市 役 所 御 中 職 名 殿 総 務 部 長 殿 個 人 名 をつけた 職 名 様 人 事 部 長 山 井 和 夫 様 社 員 各 位 多 数 ( 同 格 の 人 に 同 文 ) 各 位 OA 推 進 委 員 会 各 位 様 福 島 太 郎 様 個 人 ( 氏 名 を 書 いたとき) 先 生 郡 山 花 子 先 生 2. 頭 語 と 結 語 文 章 の 種 類 頭 語 結 語 一 般 的 な 文 書 の 場 合 拝 啓 拝 呈 敬 具 丁 寧 な 文 書 の 場 合 謹 啓 敬 白 敬 具 急 ぎの 場 合 急 啓 急 白 草 々 不 一 返 信 を 出 す 場 合 拝 復 敬 具 再 度 同 条 件 で 発 信 の 場 合 再 啓 追 啓 敬 具 前 文 を 省 略 する 場 合 前 略 草 々 54

3 3. 時 候 のあいさつ 月 形 式 的 なもの やわらかい 感 じのもの 1 月 厳 寒 の 候 向 春 の 候 寒 さ 厳 しい 折 から 2 月 余 寒 の 候 春 寒 の 候 春 とは 名 ばかりの 寒 さが 続 いておりますが 3 月 早 春 の 候 浅 春 の 候 日 ましに 暖 かになりますが 4 月 春 暖 の 候 陽 春 の 候 よい 季 節 になりましたが 5 月 新 緑 の 候 薫 風 の 候 若 葉 の 季 節 になりましたが 6 月 梅 雨 の 候 初 夏 の 候 うっとうしい 季 節 になりましたが 7 月 盛 夏 の 候 猛 暑 の 候 急 にお 暑 くなりましたが 8 月 残 暑 の 候 晩 夏 の 候 立 秋 とは 名 ばかりの 暑 さですが 9 月 秋 涼 の 候 初 秋 の 候 朝 夕 はしのぎやすくなりましたが 10 月 秋 冷 の 候 紅 葉 の 候 秋 色 いよいよ 深 まりましたが 11 月 霜 冷 の 候 晩 秋 の 候 菊 薫 る 折 から 12 月 師 走 の 候 寒 冷 の 候 寒 さもひとしお 身 にしみる 頃 となりましたが 4.あいさつ (1) 安 否 のあいさつ 会 社 関 係 団 体 に 対 しては 相 手 の 発 展 隆 盛 に 祝 意 を 述 べ 個 人 に 対 しては 相 手 の 健 康 状 態 を 尋 ねる 団 体 個 人 貴 社 御 社 貴 店 皆 様 貴 殿 ますます いよいよ ご 発 展 ご 隆 盛 ご 隆 昌 ご 繁 栄 ご 健 勝 ご 清 祥 ご 清 栄 ご 多 幸 のことと の 由 の 段 の 趣 お 喜 び 申 し 上 げます 何 よりと 存 じます 拝 察 申 し 上 げます (2) 感 謝 陳 謝 のあいさつ 平 素 は 日 頃 は 毎 々 常 々 いつも 格 別 の 何 かと ご 愛 顧 ご 厚 情 ご 用 命 ご 高 配 ご 配 慮 ご 指 導 をたまわり にあずかり をいただき 誠 にありがとうございます 深 く 感 謝 いたします 厚 くお 礼 を 申 し 上 げます 55

4 5. 末 文 (1) 要 旨 をまとめることば 1まずは お 礼 かたがたお 願 い 申 し 上 げます 2まずは 書 中 をもって 御 礼 申 し 上 げます 3 以 上 用 件 のみ 伏 してお 願 い 申 し 上 げます 4 以 上 取 り 急 ぎお 知 らせ 申 し 上 げます (2) 自 愛 発 展 を 祈 るあいさつ 1 末 筆 ながら 貴 社 のご 発 展 をお 祈 り 申 し 上 げます 2 気 候 不 順 の 折 から ご 自 愛 のほどをお 祈 りいたします 3 寒 さの 折 から ますますご 自 重 くださいますよう お 祈 り 申 し 上 げます (3) 乱 文 乱 筆 迷 惑 をかけたおわびのことば 1 以 上 乱 筆 にて 失 礼 いたしました (4) 今 後 の 愛 顧 を 願 うあいさつ 1なお 今 後 とも 何 とぞよろしくお 願 い 申 し 上 げます 2まずは ご 厚 意 に 厚 く 御 礼 申 し 上 げますとともに 今 後 のご 愛 顧 をお 願 い いたします 6. 手 紙 独 特 の 用 語 相 手 側 自 分 側 人 あなた あなた 様 様 先 生 貴 殿 私 当 方 小 生 ご 一 同 様 各 位 会 社 商 店 貴 社 貴 店 御 社 当 社 弊 社 当 店 小 店 官 庁 団 体 貴 省 貴 所 貴 会 当 省 当 所 当 会 得 意 先 お 得 意 様 顧 客 各 位 得 意 先 当 店 の 客 場 所 貴 地 御 地 貴 地 方 当 地 当 地 方 意 見 ご 高 見 貴 志 私 見 愚 見 文 書 ご 書 面 貴 信 書 面 書 状 受 領 お 納 め ご 受 納 ご 査 収 拝 受 入 手 受 領 配 慮 行 動 ご 配 慮 ご 尽 力 配 慮 尽 力 気 持 ち ご 高 配 ご 芳 情 微 志 薄 志 見 る ご 一 覧 ご 高 覧 拝 見 拝 読 会 う ご 来 訪 ご 引 見 お 伺 い 参 上 56

5 電 子 メールのマナー 1. 電 子 メール 使 用 のポイント 電 子 メールは 大 変 便 利 な 通 信 手 段 として 普 及 しています 電 子 メールはいつで も 送 ることができ また 相 手 も 都 合 の 良 い 時 に 見 ることができます 電 話 より 気 軽 な 通 信 手 段 として 今 やビジネスの 中 心 をなしていると 言 っても 過 言 ではありま せん だからこそマナーをしっかり 心 得 て 使 いましょう 電 子 メールを 送 信 する 前 には 作 成 した 文 章 をよく 読 んで 間 違 いがないかどう かチェックします 送 り 先 件 名 添 付 資 料 などをよく 確 認 してから 送 信 しましょう 着 信 メールについては 欠 かさずチェックし 返 事 はすぐに 返 しましょう すぐに 答 えられない 内 容 であれば まずは 受 け 取 ったことだけでも 伝 え 返 事 は 後 で 送 ると いう 旨 を 伝 えましょう 返 信 メールには 受 信 メールの 文 を 引 用 し その 上 に 自 分 の 返 事 を 書 くという 方 法 があります 問 い 合 わせや 確 認 内 容 などの 事 項 が 複 数 ある 場 合 どの 内 容 に 対 し て どういう 返 答 をしたかという 履 歴 にもなるのでとても 便 利 です 注 意 点 1 送 信 する 際 は 自 分 のメールアドレス 氏 名 企 業 名 住 所 電 話 番 号 を 必 ず 入 れる( 署 名 を 作 成 する) 2 誤 字 脱 字 には 十 分 注 意 する 3 送 信 記 録 を 残 しておく 4 電 子 メールが 届 いているかどうか 定 期 的 に 確 認 する 5 電 子 メールを 受 け 取 ったら 簡 潔 にメールを 作 成 し 早 めに 返 事 を 送 信 する 6 送 り 先 は アドレス 帳 から 選 択 することで 簡 単 に 設 定 できてしまうため 間 違 いが 起 きやすくなる 重 要 なメールや 機 密 性 の 高 い 資 料 の 送 付 などでは 送 り 先 を 絶 対 に 間 違 えないよう 慎 重 に 設 定 すること 電 子 メールで 起 こりやすいトラブル 1 送 ったはずが 届 いていない 送 信 したつもりなのに 送 信 できていない 何 らかのハード 上 のトラブルなど があった などということがあります 返 信 がない 場 合 は 電 話 などで 確 認 し ましょう 2 相 手 の 機 種 に 対 応 していない 文 字 化 けして 読 めない 形 式 が 違 ってメールが 開 けないなどのトラブルもあ りえます 事 前 によく 相 手 に 確 認 してから 送 りましょう 3ウィルス 感 染 したと 思 われるファイルが 送 られてきた ウィルスに 感 染 すると 大 きな 被 害 を 受 けてしまいます 日 頃 からウィルス 対 策 をしっかり 行 うことが 大 切 です 知 らない 人 からのメールには 気 を 付 けま しょう 特 に ファイルが 添 付 されていた 場 合 にはウィルス 感 染 の 危 険 があり ますので 開 かないようにしましょう 57

6 4ダイレクトメール 企 業 からのダイレクトメールは 健 全 なものからマルチまがい 商 法 の 勧 誘 の ものまでさまざまです 頻 繁 に 送 られてきて 困 る 場 合 は フィルタリング( 受 信 制 限 )も 考 えましょう 5CCで 送 る 場 合 CCの 場 合 は 受 信 者 が 自 分 以 外 の 宛 先 にも 送 られていることがわかるよう になっています 送 信 先 を 誤 って 送 った 場 合 は 自 分 のアドレスだけでなくC C 欄 に 書 き 込 まれたアドレスまで 知 られてしまいます トラブルの 元 になるの で くれぐれも 注 意 しましょう 6BCCで 送 る 場 合 BCCの 場 合 受 信 者 に 届 くのは 通 常 のメールと 同 じものです 受 信 者 側 に BCCの 宛 先 やアドレスが 知 られることはありません ですが 宛 先 を 間 違 え ば 相 手 に 関 係 ない 内 容 のメールを 多 くの 人 に 送 ることになる 点 はCCと 変 わ りません くれぐれも 注 意 しましょう 携 帯 電 話 のメールは 仕 事 上 では 使 わない 携 帯 電 話 が 普 及 して 仕 事 上 でも 私 生 活 でも 必 需 品 になっています しかし よ ほどの 緊 急 時 や 相 手 からの 要 望 があった 時 以 外 は 携 帯 電 話 のメールは 使 わないの がルールです 万 が 一 携 帯 電 話 のメールを 使 う 場 合 は 自 社 名 氏 名 件 名 をしっ かり 書 きましょう 携 帯 電 話 のメールの 場 合 は 相 手 がメールの 着 信 を 確 認 できな い 状 況 もあるので 返 事 がない 場 合 や 緊 急 の 時 は 電 話 などで 確 認 のフォローをし ましょう メールは 長 文 より 頻 度 で 仕 事 上 毎 日 たくさんのメールが 入 ってきます 長 々とした 文 章 で 返 信 しようと してついつい 後 回 し ということも メールは1つの 用 件 ごとに 簡 潔 な 文 章 や 内 容 でこまめに 返 信 しましょう 仕 事 の 状 況 途 中 経 過 情 報 など 都 度 の 簡 潔 なメー ルのやり 取 りで 緊 密 なコミュニケーションがとれるものです 58

7 2. 電 子 メールの 文 例 手 紙 やハガキとは 違 い 内 容 を 簡 潔 にまとめる 事 がポイントとなります 59

8 様 々な 場 面 での 席 次 上 座 下 座 を 覚 えましょう 上 座 (かみざ) 下 座 (しもざ)という 言 葉 は 聞 いたことがありますか? 目 上 の 人 やお 客 様 が 座 る 席 を 上 座 ( 上 席 ) 目 下 の 人 や 接 待 する 側 が 座 る 席 を 下 座 といい ます 上 座 の 方 がより 安 全 で 心 地 良 い 席 です 応 接 室 などの 部 屋 の 他 にも 車 にも 上 座 下 座 があります どこが 上 座 か 基 本 となる 条 件 を 覚 えていきましょう 上 座 は 奥 の 席 とも 言 います お 客 様 に 上 座 を 勧 める 時 は 奥 の 席 にどうぞ と 声 をかけましょう 1. 応 接 室 の 席 次 1 原 則 ドアから 遠 いほうが 上 座 です 2 事 務 室 の 中 に 応 接 セットがある 場 合 事 務 机 から 遠 いほうが 上 座 です 配 置 とドアの 位 置 によっては ドアに 近 いほ うが 上 座 になる 場 合 もあります 60

9 2. 乗 り 物 の 席 次 1 車 の 席 次 タクシー 社 用 車 ( 運 転 手 がいる)の 場 合 車 の 所 有 者 が 運 転 する 場 合 2 列 車 の 席 次 進 行 方 向 に 向 かう 窓 側 が 上 座 窓 側 通 路 側 真 中 の 順 3. 和 室 の 席 次 和 室 では 床 の 間 に 近 い 席 が 上 座 となります 61

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