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1 09-パソコン 実 習 -3 (Wordで い 書 を 扱 う) い 書 に 出 し1 出 し2 出 し3を 設 定 し アウトライン を アウトラインで 章 の 順 番 を 変 え 出 しごとに 書 式 やスタイルを 設 定 す アウトラインのレベルに 応 じたインデント( 段 )を 付 け ページ 番 号 を 付 け 次 を 動 で 作 4ページ1 枚 の 印 刷 をす 出 しの 設 定 はじめに 全 体 を 通 して 読 んでみ その 後 1) 出 し1( い 字 )を 選 択 し スタイルの[ 出 し1]を 設 定 す 2) 出 し2( い 字 )を 選 択 し スタイルの[ 出 し2]を 設 定 す 3) 出 し3( 茶 い 字 )を 選 択 し スタイルの[ 出 し3]を 設 定 す fujiwara.server-on.net 使 すWORD 書 は アドレス をIEで 開 いて 県 医 医 療 情 報 処 理 から 第 9 回 メールについて を 右 クリックし 対 象 をファイルに 保 存 デスク トップに 保 存 す このファイルを 開 いて 編 集 可 能 とす 1 2 アウトライン( 概 要 )を 表 す 出 しに 番 号 と 記 号 を 付 け 1) 表 アウトライン とし 2) レベルの 表 を レベル3 とす これをアウトライン 表 という 全 体 の 構 成 が 分 か アウトライン をクリック 1-a-ⅰ 型 を 選 択 す 3) 失 敗 と 対 処 と メール 利 のマナー の 順 序 を れ 替 え 4) アウトラインの 表 を 閉 じ で 本 体 の 章 の 順 序 も れ 替 わっていことを 確 認 す 3 4

2 出 しの 字 を 変 え(a A) アウトライン をクリック レベル2に 使 す 記 号 (a,b,c)を(a,b,c)に 変 更 す レベル2 新 しいアウ トラインの 定 義 をクリッ ク このレベルに 使 す 番 号 をa,b,cからA,B,Cに 変 更 5 6 出 しに 書 式 を 設 定 す 出 しの 書 式 -その2 1) 出 し1 を 右 クリックし 変 更 を 選 択 前 ページの 出 し1 と 同 様 に 1) 出 し2 は い 罫 線 ( 太 さ1.5ポイント) を 下 に 引 き 2) 出 し3 は 字 のフォントを 太 字 にす 2) 書 式 から 罫 線 と 網 掛 け を 選 び 薄 い 緑 の 網 掛 け をす 出 し1 出 し2 出 し3 3)すべての(3 個 )の 出 し1 に 網 掛 け が 適 され 7 8

3 次 を 作 次 の 書 式 はフォーマルかシンプルがよい 1)カーソルをこの あたりに 置 いて 特 になにも 選 ばなくてもよ い 2) 参 考 資 料 か ら 3) 次 4) 次 の 挿 を 選 択 5) アウトライン レベル を3とす 6) OK 9 10 スタイルを 定 義 す スタイルの 名 前 は 本 3 出 しレベル3の 章 に インデント( 段 ) を 付 け 本 3 という スタイル にす 1) スタイル の 右 下 ボタン をクリックすと 現 在 定 義 されてい スタイルの 覧 が 表 さ れ 2) 左 下 隅 の 新 しいスタイル 作 成 をクリックす 書 式 をクリックし 段 落 を 上 のように 両 端 揃 え 左 インデント4 字 とし OKす 11 12

4 本 3 スタイルを 適 す 次 の 変 更 章 を 変 更 追 加 削 除 すとページが 変 わかもしれない その 場 合 は 次 を 選 択 してから 次 の 更 新 を う 本 3 というスタイルが 登 録 されたので レベル3の 段 落 に 適 す 1) 次 を 選 択 す と 灰 に な ページを1 枚 に 印 刷 し 提 出 す 15

5 ビジネスメールのマナー 平 成 YYYY 年 MM 月 DD 日 所 属 番 号 氏 名 1. メールの 利 用... 1 A. メールの 特 長... 1 i. いつでも 送 信 でき... 1 ii. どこにでも 送 信 でき... 1 iii. ファイルデータを 送 信 でき メール 利 用 のマナー... 2 A. 使 えない 文 字 があ... 2 B. 読 みやすさ... 2 C. 署 名 は 必 須... 2 D. 添 付 ファイルの 形 式 と 容 量... 2 E. 基 本 はテキスト 形 式... 3 F. 件 名 を 忘 れない 失 敗 と 対 処... 3 A. メールならではの 失 敗... 3 i. 受 信 メールを 削 除 してしまった... 3 ii. ファイルを 添 付 し 忘 れた... 3 iii. メールが 戻 ってきた... 3 iv. 間 違 った 相 手 に 送 ってしまった メールの 利 用 A. メールの 特 長 ネット 社 会 ともいわれ 現 在 メールは ビジネス 面 においても 重 要 なコミュニケーシ ョンツールとして 欠 かせぬものとなりました これは ひとえに 次 のような 特 長 によも のが 大 きいでしょう i. いつでも 送 信 でき メールの 第 一 の 良 さはここにつきます 電 話 と 違 って 相 手 が 不 在 でも 深 夜 や 早 朝 であっても とにかく 送 信 者 は 気 にせずいつでも 送 信 できます ii. どこにでも 送 信 でき インターネットへの 接 続 環 境 さえあれば 地 球 の 裏 側 であれどこであれ 相 手 が どこにいても 瞬 時 にメールを 送 信 できます iii. ファイルデータを 送 信 でき メールには ドキュメントをはじめ 画 像 音 声 など さまざまなファイルを 添 付 す ことができます 2. メール 利 用 のマナー 上 述 のような 特 長 から 非 常 に 便 利 なツールとして 利 用 されメールですが 手 軽 なだ けに 気 をつけなければならないマナーがあります 少 なくとも 次 のようなマナーには 気 をつけて 利 用 したいものです A. 使 えない 文 字 があ パソコンでは 問 題 なく 利 用 できても メールの 場 合 一 部 制 限 があので 使 わないよ うにしなければなりません たとえば 半 角 カタカナ は 受 信 者 側 で 正 しく 表 示 できない 場 合 がありますし 機 種 依 存 文 字 ( 特 定 の 機 種 でしか 表 示 できないような 文 字 たとえば 丸 数 字 やローマ 数 字 など があ)では 受 信 側 の OS が 違 う 場 合 など うまく 表 示 できない 場 合 があります B. 読 みやすさ 文 章 というものは 区 切 りがないとなかなか 読 みづらいものです また 本 文 自 体 がだ らだら 長 いメールも 読 みにくいです メールでは 特 に 1 行 の 文 字 数 と 本 文 の 行 数 に 注 意 す とよいでしょう 一 般 的 には 1 行 は 30~35 文 字 程 度 とし きりのよいところで 改 行 し また 本 文 は 20 行 以 内 に 収 めとよいです とはいえ 簡 潔 すぎて 情 報 不 足 では 元 も 子 もあ りませんので あくまでも 目 安 として 意 識 しておきます C. 署 名 は 必 須 署 名 とは 自 分 の 名 前 や 会 社 名 メールアドレスなどの 個 人 情 報 のことで メール 本 文 の 最 後 に 必 ず 記 入 すべきです 自 分 が 誰 であか 相 手 にきちんと 伝 わようにします 署 名 は 何 度 も 繰 り 返 して 使 うので 前 もって 作 成 しておきます 社 内 用 社 外 用 など 送 信 先 に 合 わせて 使 い 分 けすのもよいでしょう D. 添 付 ファイルの 形 式 と 容 量 ファイルを 添 付 すときは 受 信 者 がそのファイルを 開 けことが 大 前 提 です 相 手 が そのソフトウェアを 持 っていかどうかをあらかじめ 確 認 しておきましょう メールサーバーは 無 制 限 にいくらでも 使 えというものではありません 昨 今 ではだい ぶ 大 容 量 で 使 えようになったとはいえ まだまだメールの 容 量 に 制 限 を 設 けて 場 合 が あります 容 量 制 限 を 超 えてしまうと 送 受 信 できなくなります 添 付 したいファイル 容 量 が 目 安 として 3MB を 超 えようだったら 圧 縮 ツールを 利 用 してサイズを 小 さくすか 分 割 して 送 信 すように 心 がけましょう 1 2 E. 基 本 はテキスト 形 式 メールには テキスト 形 式 と HTML 形 式 がありますが ビジネスメールでは テ キスト 形 式 が 基 本 です これは 文 字 情 報 だけで 構 成 されたシンプルな 形 式 です HTML 形 式 は 背 景 やフォントの 大 きさ 色 などを 指 定 できので 見 栄 えのよいも のを 作 成 できますが 受 信 者 がどのようなメールソフトを 使 っていのかわかりませんし 携 帯 電 話 によっては 未 対 応 の 場 合 もあからです F. 件 名 を 忘 れない 簡 潔 でわかりやすい 件 名 を 設 定 して 送 信 しましょう 件 名 なしは 不 審 メールとしてサー バーで 受 信 拒 否 設 定 してい 場 合 もありますし 件 名 がないことで 相 手 に 不 審 な 印 象 を 与 え すぐに 読 まれず 後 回 しにされこともあかもしれません 何 についてのメールであ か 件 名 で 内 容 を 簡 潔 に 伝 え 工 夫 をします い 場 合 もあります 宛 先 のメールアドレスは 送 信 前 によく 確 認 すべきですが もし Returned Mail : Host unknown Returned Mail : User unknown などの 件 名 で 戻 ってき た 場 合 は どのメールが 未 達 であったのか 確 認 し 正 しいアドレスで 再 送 信 しま しょう iv. 間 違 った 相 手 に 送 ってしまった 間 違 えてまったく 違 う 相 手 に 送 信 した 場 合 は 相 手 にお 詫 びし 送 ったメールを 削 除 すようお 願 いします 相 手 に 迷 惑 なだけでなく 大 事 な 情 報 が 漏 れてしまう こともあので 重 要 なメールであればあほど 宛 先 には 十 分 に 注 意 を 払 いま しょう 3. 失 敗 と 対 処 A. メールならではの 失 敗 表 情 のわか 面 談 や 声 色 が 伝 わ 電 話 とは 異 なり メールは 文 字 だけが 頼 りです 意 図 したことが 正 確 に 伝 わらないことがあり 得 ます わずかな 言 葉 の 行 き 違 いから 誤 解 を 招 いたり 傷 つけたり 逆 に 苦 情 のつもりがそうは 受 け 止 めてもらえなかったりしないと も 限 りません メールでは 相 手 に 不 快 な 思 いをさせことのないよう 言 葉 遣 いには 十 分 に 気 をつけようにします なにより いったん 送 信 したメールは 取 り 戻 せないという ことを 心 しておきましょう 重 要 な 用 件 の 場 合 は 別 途 電 話 で 内 容 がうまく 伝 わったかど うか 確 認 すことで 無 用 のトラブルを 回 避 できます よくあミスと 対 応 例 を 知 っておくとよいでしょう i. 受 信 メールを 削 除 してしまった 大 事 な 受 信 メールをうっかり 削 除 してしまうこともあります このような 場 合 はまず 社 内 に 同 じメールを 受 信 した 可 能 性 があ 人 に 確 認 し もし 受 信 してい れば 転 送 してもらいます それができない 場 合 は 送 信 者 にお 詫 びして 再 送 信 し てもらいましょう ii. ファイルを 添 付 し 忘 れた 本 文 に 添 付 し 忘 れたことを 書 いて 同 じ 件 名 の 頭 に ( 再 送 ) と 付 け 加 え 再 送 信 します 添 付 し 忘 れを 防 ぐため 先 にファイル 添 付 作 業 をしてから 本 文 を 入 力 す などの 自 分 ルールを 作 とよいでしょう iii. メールが 戻 ってきた メールアドレスは すべて 半 角 英 数 字 でできており そのうち 1 文 字 でも 違 っ ていれば 相 手 に 届 きません また アドレスが 変 更 されて もはや 使 われていな 3 4

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