1 物品管理の内部統制について

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1 22 高 行 管 第 135 号 平 成 22 年 6 月 30 日 高 知 県 監 査 委 員 様 高 知 県 知 事 平 成 21 年 度 行 政 監 査 結 果 に 対 する 措 置 について( 通 知 ) 平 成 22 年 2 月 22 日 付 け 21 高 監 報 第 15 号 で 報 告 のありました 平 成 21 年 度 行 政 監 査 結 果 に 対 して 下 記 のとおり 措 置 を 講 じました 記 (1) 出 納 員 の 業 務 について ア 出 納 員 の 事 務 引 継 ぎについて 出 納 員 の 事 務 引 継 ぎにおいては 会 計 規 則 第 10 条 第 1 項 で 事 務 引 継 書 の 作 成 等 第 11 条 で 事 務 引 継 書 の 会 計 管 理 者 への 提 出 が 義 務 付 けられている しかし 事 務 引 継 ぎの 現 状 は 確 認 すべき 支 出 個 別 表 歳 出 証 拠 書 類 及 び 郵 便 切 手 類 等 出 納 簿 並 びに 現 金 及 び 郵 便 切 手 類 の 確 認 さえも 行 われていない 機 関 があり 引 継 ぎそのものが 形 骸 化 している こう した 状 況 は 出 納 員 以 外 の 業 務 と 比 べて 出 納 員 の 業 務 を 重 要 視 していないことが 要 因 と 考 えられる 今 後 は 出 納 員 としての 職 責 の 重 さを 再 認 識 し 適 切 な 事 務 の 引 継 ぎを 行 う 必 要 がある また 会 計 管 理 局 は 出 納 員 から 提 出 された 事 務 引 継 書 の 内 容 チェックは 行 っておらず 提 出 は 形 式 的 なものとなっている 会 計 管 理 局 としても 事 務 引 継 ぎは 出 納 員 の 交 替 に 伴 う 基 本 的 かつ 重 要 な 業 務 であることを 念 頭 に 入 れて 指 導 監 督 を 徹 底 すべきである イ 支 出 個 別 表 の 確 認 について 公 金 の 支 出 における 支 出 個 別 表 と 歳 出 証 拠 書 類 との 出 納 員 による 突 合 作 業 は 不 適 正 な 支 出 の 有 無 を 確 認 するとともにけん 制 する 意 味 でも 重 要 な 業 務 であるが アンケート 調 査 では3 割 の 出 納 員 が 確 認 を していないと 回 答 している 会 計 管 理 局 は 出 納 員 に 当 該 業 務 の 重 要 性 を 再 確 認 させることが 必 要 である また 出 納 員 は 会 計 事 務 の 内 部 統 制 上 の 重 要 な 行 為 であることを 認 識 し 毎 月 必 ず 突 合 を 行 うべきである ア 出 納 員 の 事 務 引 継 ぎについて 会 計 規 則 第 10 条 の 規 定 に 基 づき 定 めた 出 納 員 事 務 引 継 書 の 様 式 ( 第 2 号 様 式 : 出 納 員 引 継 書 第 2 号 様

2 式 の 添 付 書 類 : 帳 簿 及 び 証 拠 書 類 引 継 ぎ 明 細 書 )には これまで 引 継 ぎの 対 象 となる 主 要 な 帳 簿 ( 支 出 個 別 表 歳 出 証 拠 書 類 等 )を 例 示 的 に 記 載 していましたが 引 継 ぎの 対 象 となる 帳 簿 の 記 載 漏 れが 見 られ るため 会 計 規 則 第 96 条 第 98 条 に 規 定 されている 出 先 機 関 の 出 納 員 の 備 えるべき 帳 簿 名 を 全 て 出 納 員 事 務 引 継 書 の 様 式 に 記 載 するとともに 実 際 の 引 継 ぐ 帳 簿 名 に 冊 数 を 記 入 するように 様 式 の 変 更 を 行 い ました さらに 出 納 員 による 引 継 の 重 要 性 を 認 識 させ 適 正 な 引 継 ぎがなされるように 各 出 先 機 関 長 及 び 各 出 納 員 あてに 通 知 ( 平 成 22 年 3 月 24 日 付 出 納 員 の 事 務 引 継 について ( 会 計 管 理 者 通 知 ))を 行 いま すとともに 会 計 検 査 の 際 に 事 務 引 継 が 適 正 に 行 われているかの 確 認 を 重 点 的 に 行 ってまいります イ 支 出 個 別 表 の 確 認 について 出 納 員 が 行 わなければならない 毎 月 の 支 出 個 別 表 と 歳 出 証 拠 書 類 の 照 合 確 認 の 実 施 状 況 については これまでも 会 計 検 査 の 際 に 検 査 を 行 ってきましたが まだ 当 該 業 務 の 重 要 性 が 十 分 認 識 されていない 状 況 にあり 本 年 度 は 会 計 検 査 時 における 支 出 個 別 表 の1ページ 目 の 余 白 に 確 認 日 確 認 者 の 職 氏 名 の 表 示 の 検 査 に 加 えて 本 年 度 新 たに 実 施 する 会 計 管 理 局 長 などと 出 納 員 とのヒアリングの 際 や 新 任 出 納 員 研 修 など 出 納 員 の 参 加 する 研 修 などにおいても 当 該 業 務 の 重 要 性 を 徹 底 し 毎 月 の 確 認 を 行 うよう 努 めてまいります (2) 出 納 員 としての 自 覚 会 計 事 務 は 日 々の 業 務 として 地 味 ではあるものの アンケート 調 査 では 出 納 員 はその 職 責 は 重 要 であ ると 認 識 している しかし 多 くの 出 納 員 は 次 長 としての 管 理 業 務 や 総 務 関 係 の 業 務 も 行 っており 特 に 技 術 職 の 出 納 員 は 技 術 管 理 の 責 任 者 としての 役 割 を 併 せ 持 っていることから 出 納 員 としての 業 務 に 携 わ る 割 合 は 低 くなっている このような 状 況 では ともすれば 会 計 事 務 の 統 括 者 としての 出 納 員 の 業 務 や 知 識 の 習 得 が 手 薄 になるこ とが 懸 念 されるところである 出 納 員 は 会 計 事 務 をすべて 自 己 の 名 と 責 任 において 処 理 しなければならず 善 良 な 管 理 者 としての 役 割 を 負 っている 出 納 員 には その 職 務 の 重 大 性 を 強 く 自 覚 し 出 納 員 業 務 の 自 己 研 鑚 に 努 めるよう 求 める 新 任 出 納 員 に 対 しては これまで 6 月 に 研 修 を 実 施 してきましたが 今 年 度 は 4 月 に 出 納 員 の 役 割 や 会 計 管 理 局 として 整 えている 支 援 体 制 ( 会 計 事 務 総 合 支 援 本 部 や 会 計 事 務 ハンドブック よくある 質 問 集 Q&A 会 計 専 門 員 制 度 など)について 研 修 を 実 施 しました 今 後 更 に 6 月 には 新 たに 出 先 機 関 すべての 所 属 長 及 び 出 納 員 に 対 して 県 下 6ブロックで 会 計 事 務 における 所 属 長 及 び 出 納 員 としての 役 割 を 認 識 してもらうための 研 修 を 実 施 しますとともに 8 月 には 新 任 技 術 職 出 納 員 を 主 体 に 出 納 員 のフォローアップ 研 修 を 実 施 することにしています

3 (3) 会 計 事 務 の 体 制 づくりについて 会 計 事 務 を 経 験 していない 技 術 職 の 出 納 員 の 配 置 や 経 理 員 が1 人 だけの 出 先 機 関 の 設 置 など 会 計 事 務 の 体 制 は 様 々である しかし どのような 環 境 であれ 出 納 員 の 業 務 は 公 金 などの 管 理 にかかわることであ り 個 々の 会 計 事 務 は 適 切 かつ 確 実 に 行 われなければならない こうした 会 計 事 務 は 規 則 等 で 定 められた 手 続 や 書 式 に 基 づいて 行 われており 出 納 員 が 最 終 責 任 者 と なっている 出 納 員 としての 役 割 を 十 分 に 果 たしていくためには 各 段 階 でのチェックが 必 要 であり 組 織 として 経 理 員 を 含 めた 会 計 事 務 の 体 制 づくりも 不 可 欠 である 会 計 事 務 の 適 正 化 に 向 けて 組 織 的 な 対 応 を 行 ってもらうために 今 年 度 新 たに 全 ての 出 先 機 関 を 対 象 として 所 属 長 及 び 出 納 員 研 修 を 開 催 するなど 研 修 をより 充 実 させるとともに 会 計 専 門 員 による 年 4 回 以 上 の 巡 回 指 導 を 行 うなどきめ 細 やかな 支 援 に 努 めていきます さらに 今 年 度 から 会 計 検 査 時 に 所 属 長 出 納 員 及 び 経 理 員 に 対 する 執 行 管 理 体 制 についてヒアリング を 実 施 し 管 理 職 出 納 員 の 自 覚 と 実 行 をうながしていきます

4 (4) 支 援 体 制 の 充 実 ア 会 計 専 門 員 制 度 の 継 続 と 充 実 会 計 専 門 員 は 土 木 事 務 所 の 出 納 員 の 業 務 に 加 え 管 内 出 先 機 関 の 指 導 等 を 行 っている その 活 動 に 対 し ては 対 象 出 先 機 関 からは 評 価 を 得 ており 制 度 の 存 続 を 望 む 声 が 多 い 当 該 制 度 は 会 計 事 務 処 理 の 適 正 化 に 一 定 の 効 果 があると 認 められることから 今 後 も 継 続 し 出 先 機 関 の 支 援 に 取 り 組 む 必 要 がある なお 制 度 の 継 続 に 際 しては 次 の 点 に 留 意 すべきである (ア) 会 計 専 門 員 の 巡 回 指 導 に 際 しては 検 査 を 受 けるイメージを 持 つ 出 先 機 関 もあることから 会 計 管 理 局 は 会 計 専 門 員 の 位 置 付 けを 明 確 に 示 すべきである また 会 計 専 門 員 には 相 手 の 知 識 やニーズに 応 じたきめ 細 かな 取 組 が 求 められる (イ) 会 計 専 門 員 は 新 任 の 出 納 員 研 修 を 毎 年 開 催 しているものの 出 納 員 との 接 触 が 少 ない 実 態 がある 研 修 後 の 指 導 や 管 内 の 出 納 員 への 継 続 的 な 指 導 助 言 体 制 が 求 められる (ウ) 事 務 職 と 技 術 職 の 出 納 員 では 会 計 事 務 の 知 識 に 差 があるなどの 実 態 を 踏 まえて 会 計 管 理 局 は 会 計 専 門 員 が 行 う 指 導 等 及 び 新 任 研 修 の 内 容 に 関 する 枠 組 みを 示 し その 活 動 を 支 援 することが 望 ましい イ 研 修 の 充 実 会 計 事 務 の 適 正 化 を 図 るためには 出 納 員 等 への 研 修 は 不 可 欠 である 研 修 については これまでも 実 務 に 合 わせた 研 修 職 責 に 応 じた 研 修 及 び 所 属 からの 要 請 による 研 修 と 様 々な 形 で 行 っている しかし 出 先 機 関 では 日 々 会 計 事 務 がなされており 経 験 のない 出 納 員 や 経 理 員 も 着 任 後 即 日 実 務 に 携 わらなければならず 特 に 年 度 当 初 の 会 計 事 務 の 執 行 が 課 題 となっている こうした 状 況 を 改 善 していくためには 今 後 も 技 術 職 を 含 めた 研 修 を 更 に 充 実 させていくべきである なお 出 先 機 関 の 会 計 事 務 の 内 容 は 総 務 事 務 の 集 中 化 等 により 賃 金 などの 定 例 的 な 支 払 は 減 少 し 市 町 村 に 対 する 補 助 金 業 務 等 が 追 加 されるなど 変 化 している このため 研 修 については 現 状 に 即 したものと なるよう 内 容 の 検 討 が 必 要 である ウ ハンドブック 等 の 充 実 ハンドブック 及 び 会 計 管 理 局 のイントラネットは 内 容 がよく 整 理 されており 出 先 機 関 の 出 納 員 や 経 理 員 にとって 会 計 事 務 を 行 う 際 の 重 要 な 資 料 となっている 今 後 は 長 期 継 続 契 約 等 定 型 的 な 事 務 処 理 について 会 計 事 務 の 現 場 で 即 活 用 できるフロー 図 などの 資 料 を 整 備 し 一 層 の 利 便 性 を 図 ることが 求 められる エ 相 談 業 務 の 充 実 会 計 管 理 局 が 行 っている 相 談 業 務 は 職 員 からの 相 談 に 対 し 速 やかな 対 応 が 望 まれる 相 談 内 容 によっ てはフォローアップが 必 要 な 事 案 も 考 えられることから 会 計 専 門 員 との 連 携 及 びきめ 細 かな 対 応 が 求 めら れる

5 ア 会 計 専 門 員 制 度 の 継 続 と 充 実 会 計 専 門 員 制 度 の 位 置 付 けを 明 確 にするとともに 会 計 専 門 員 の 活 動 を 会 計 管 理 局 全 体 で 支 援 するために 次 の 措 置 をとりました (ア) 行 政 組 織 規 則 上 の 会 計 専 門 員 の 職 務 に 各 出 先 機 関 の 会 計 事 務 指 導 を 明 記 し 会 計 専 門 員 の 職 務 を 明 確 にするとともに 会 計 専 門 員 行 動 指 針 を 下 記 のとおり 定 めました 1 年 4 回 以 上 管 内 出 先 機 関 に 出 向 くこと 2 会 計 管 理 課 が 実 施 する 会 計 検 査 に 同 席 すること 3 会 計 管 理 局 が 主 催 する 管 内 での 会 計 事 務 研 修 に 講 師 として 参 加 するとともに 管 内 出 先 機 関 の 現 状 に 即 した 会 計 事 務 研 修 をマネージメントすること 4 活 動 状 況 を 記 録 し 会 計 管 理 課 に 報 告 するとともに 毎 月 開 催 される 会 計 専 門 員 会 で 報 告 すること 5 会 計 専 門 員 は 会 計 管 理 局 の 職 員 として 局 内 で 常 に 連 絡 や 相 談 を 行 うこととし 本 庁 配 属 の 職 員 と 一 体 となって 行 動 できるよう 努 めること (イ) 従 来 各 会 計 専 門 員 が 独 自 に 行 っていた 新 任 出 納 員 研 修 を 会 計 管 理 局 の 主 催 とし 局 長 次 長 会 計 指 導 監 などが 講 師 として 参 画 するように 改 めました また さらに 出 納 員 の 指 導 を 強 化 する ため 今 年 度 新 たに6 月 に 全 ての 出 先 機 関 を 対 象 として 所 属 長 出 納 員 研 修 を 開 催 しますととも に 8 月 には 新 任 技 術 職 出 納 員 フォローアップ 研 修 も 開 催 することにしています イ 研 修 の 充 実 不 適 切 な 事 務 処 理 の 事 例 をより 多 く 入 れたり 各 所 属 などからの 要 請 に 基 づく 出 前 研 修 の 実 施 など 引 き 続 き 研 修 内 容 の 充 実 を 図 りますとともに 本 庁 職 員 会 計 事 務 実 務 研 修 で 行 っている 補 助 金 事 務 の 研 修 を 出 先 機 関 の 職 員 も 参 加 できるよう 見 直 しを 行 ってまいります ウ ハンドブック 等 の 充 実 会 計 事 務 ハンドブックの 契 約 事 務 ( 指 名 競 争 入 札 や 随 意 契 約 など)については 活 用 しやすいように 記 載 内 容 の 見 直 しを 行 いますとともに よくある 質 問 集 Q&A の 掲 載 項 目 を 増 やしました また 会 計 事 務 ハンドブックのイントラネットからの 印 刷 は 量 が 多 いためトラブルが 発 生 しやすいとい う 指 摘 があったため 会 計 専 門 員 に 貸 し 出 しして コピーしてもらうためのハンドブックを 配 付 しますとと もに 検 索 しやすいように 会 計 事 務 ハンドブックに 通 しページをふりました エ 相 談 業 務 の 充 実 会 計 管 理 局 における 会 計 事 務 総 合 支 援 本 部 や 会 計 専 門 員 などの 相 談 体 制 については 多 くの 職 員 に 認 識 し 利 用 していただくため 各 種 研 修 の 場 などで PRを 行 うとともに これまで 受 けた 相 談 などをもとに よ くある 質 問 集 Q&A の 掲 載 内 容 の 見 直 しや 項 目 の 追 加 などを 行 いました また 相 談 内 容 により フォローアップが 必 要 な 場 合 には 会 計 専 門 員 とも 連 絡 を 取 り 直 接 所 属 を 訪 問 するなどによりフォローアップを 引 き 続 き 行 ってまいります

6 (5) 財 務 会 計 システムについて 現 状 では 会 計 事 務 の 適 正 な 管 理 を 担 保 するために 歳 入 歳 出 外 現 金 などで 補 助 簿 を 作 成 して 管 理 せざ るを 得 ない 事 例 がある 将 来 的 には 財 務 会 計 システムで 管 理 が 可 能 となるよう 検 討 を 求 める 歳 入 歳 出 外 現 金 の 管 理 については 各 所 属 で 受 入 額 払 出 額 残 額 及 び 受 払 いの 相 手 方 を 確 認 できるよう にするため 毎 月 上 旬 会 計 管 理 課 から 歳 入 歳 出 外 現 金 個 別 表 を 該 当 のある 執 行 機 関 へ 送 付 しています また 現 在 の 財 務 会 計 システムでは 歳 入 歳 出 外 現 金 の 個 々の 決 議 ごとの 照 会 はできず 略 区 分 単 位 での 支 払 額 及 残 額 の 照 会 ( 650 歳 入 歳 出 外 現 金 整 理 区 分 受 払 照 会 ) 機 能 のみ となっています 個 々の 債 権 者 ごとに その 歳 入 歳 出 外 現 金 を 管 理 するためには 財 務 会 計 システムの 改 修 が 必 要 となりま すので 費 用 対 効 果 などを 検 証 したうえで 対 応 を 検 討 していきたいと 考 えています

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