(2) 業 務 管 理 予 定 者 との 打 ち 合 わせ 業 務 管 理 予 定 者 が 委 託 業 務 の 任 務 を 履 行 するために 必 要 な 知 識 および 端 末 操 作 方 法 を 習 得 するため 次 の 内 容 を 目 標 とし 打 ち 合 わせを 行 う 1 業 務 内 容

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1 仕 様 書 1 件 名 練 馬 区 予 防 接 種 各 種 医 療 費 助 成 に 係 る 電 話 窓 口 受 付 等 業 務 委 託 2 委 託 期 間 (1) 準 備 委 託 期 間 平 成 27 年 4 月 1 日 ~27 年 4 月 30 日 (2) 委 託 期 間 平 成 27 年 5 月 1 日 ~28 年 3 月 31 日 土 曜 日 日 曜 日 国 民 の 祝 日 に 関 する 法 律 に 定 める 休 日 および 年 末 年 始 (12 月 29 日 ~12 月 31 日 1 月 2 日 および1 月 3 日 をいう )を 除 く 日 なお 窓 口 等 の 利 用 時 間 は 原 則 として 午 前 8 時 30 分 から 午 後 5 時 15 分 とする 3 履 行 場 所 練 馬 区 保 健 所 保 健 予 防 課 ( 東 京 都 練 馬 区 豊 玉 北 練 馬 区 役 所 東 庁 舎 6 階 )お よび 区 が 指 定 する 場 所 4 準 備 委 託 内 容 予 防 接 種 および 各 種 医 療 費 助 成 に 係 る 業 務 の 履 行 準 備 として 以 下 の(1)~(4) の 業 務 について 委 託 する なお 各 種 医 療 費 助 成 とは 難 病 等 医 療 費 助 成 B 型 C 型 ウイルス 肝 炎 治 療 医 療 費 助 成 小 児 慢 性 疾 患 医 療 費 助 成 大 気 汚 染 医 療 費 助 成 である (1) 研 修 1 研 修 内 容 研 修 内 容 は 予 防 接 種 および 各 種 医 療 費 助 成 に 関 する 法 令 の 知 識 委 託 業 務 を 実 施 するために 必 要 な 知 識 および 端 末 操 作 方 法 の 習 得 等 とする なお 業 務 従 事 予 定 者 に 対 する 研 修 の 目 標 は 次 のとおりとする ア 委 託 業 務 の 内 容 を 把 握 し 業 務 を 履 行 できるようになること イ 端 末 等 必 要 な 機 器 の 操 作 ができるようになること ウ 個 人 情 報 の 保 護 秘 密 保 持 について その 内 容 を 把 握 し 遵 守 できるよう 2 研 修 方 法 になること ア 研 修 は 予 防 接 種 および 各 種 医 療 費 助 成 に 関 する 法 令 の 説 明 本 契 約 仕 様 書 等 の 説 明 端 末 の 操 作 方 法 の 説 明 および 実 際 の 操 作 窓 口 対 応 入 力 等 事 務 内 部 事 務 のシミュレーション 等 による イ 受 託 者 は 実 際 の 端 末 操 作 および 窓 口 対 応 のシミュレーションに 係 る 研 修 を 行 う 前 に 業 務 従 事 予 定 者 に 対 し 端 末 操 作 方 法 および 窓 口 対 応 で 必 要 とな る 知 識 についての 研 修 をすること ウ 受 託 者 は 本 契 約 時 の 適 正 な 執 行 に 向 けた 準 備 および 研 修 のスケジュールを 作 成 し まとめ 委 託 者 に 提 出 すること エ 委 託 者 は 受 託 者 からの 要 請 があった 場 合 または 必 要 と 認 める 場 合 には 業 務 管 理 予 定 者 とともに 業 務 従 事 予 定 者 に 対 し 説 明 等 を 行 えるものとする 1

2 (2) 業 務 管 理 予 定 者 との 打 ち 合 わせ 業 務 管 理 予 定 者 が 委 託 業 務 の 任 務 を 履 行 するために 必 要 な 知 識 および 端 末 操 作 方 法 を 習 得 するため 次 の 内 容 を 目 標 とし 打 ち 合 わせを 行 う 1 業 務 内 容 を 把 握 し 業 務 従 事 者 に 対 して 指 導 教 育 ができるようになること 2 端 末 の 操 作 方 法 について 理 解 し 業 務 従 事 者 に 対 し 指 導 教 育 ができるようにな ること 3 個 人 情 報 の 保 護 秘 密 保 持 について その 内 容 を 把 握 し 業 務 従 事 者 に 対 して 指 導 教 育 ができるようになること 4 本 契 約 の 履 行 に 際 し 各 業 務 に 関 する 申 請 書 類 の 受 け 渡 し 業 務 日 報 等 の 作 成 等 委 託 者 との 連 絡 調 整 を 円 滑 に 行 えるようになること (3)マニュアルの 整 備 本 契 約 の 履 行 の 際 に 業 務 従 事 者 が 参 照 できるよう 必 要 なマニュアルを 整 備 す ること なお マニュアルについては 完 成 後 平 成 27 年 4 月 24 日 までに 委 託 者 の 検 査 を 受 けること (4)その 他 (1)から(3)までの 業 務 は 委 託 者 との 協 議 に 基 づき 行 うこと 5 本 履 行 内 容 対 象 業 務 は 窓 口 受 付 事 務 電 話 受 付 事 務 内 部 事 務 入 力 等 事 務 とする 予 防 接 種 および 各 種 医 療 費 助 成 に 係 る 業 務 のうち 以 下 の(1)~(3)の 業 務 につい て 委 託 する 詳 細 は 準 備 委 託 期 間 に 協 議 を 行 う (1) 電 話 対 応 業 務 1 以 下 の 各 種 医 療 費 助 成 に 係 る 案 内 ア 難 病 等 医 療 費 助 成 イ B 型 C 型 ウイルス 肝 炎 治 療 医 療 費 助 成 ウ 小 児 慢 性 疾 患 医 療 費 助 成 エ 大 気 汚 染 医 療 費 助 成 2 予 防 接 種 法 に 基 づく 定 期 予 防 接 種 および 練 馬 区 が 接 種 費 用 助 成 を 行 う 任 意 予 防 接 種 に 係 る 案 内 3 予 防 接 種 票 または 依 頼 状 交 付 申 請 受 付 4 関 係 部 署 への 案 内 等 (2) 窓 口 対 応 業 務 1 各 種 医 療 費 助 成 に 係 る 案 内 および 申 請 様 式 類 の 交 付 ならびに 申 請 書 類 の 受 領 等 2 予 防 接 種 法 に 基 づく 定 期 予 防 接 種 および 練 馬 区 が 接 種 費 用 助 成 を 行 う 任 意 予 防 接 種 に 係 る 案 内 3 予 防 接 種 票 または 依 頼 状 交 付 申 請 受 付 および 交 付 4 関 係 部 署 への 案 内 等 (3) 内 部 事 務 1 予 防 接 種 票 または 依 頼 状 の 作 成 および 封 入 封 緘 発 送 2 接 種 済 み 予 防 接 種 票 の 点 検 集 計 3 接 種 済 み 予 防 接 種 票 のシステム 入 力 整 理 保 管 2

3 4 予 防 接 種 票 および 予 防 接 種 案 内 医 療 機 関 一 覧 表 の 印 刷 補 充 整 理 5 各 種 医 療 費 助 成 申 請 書 類 受 領 後 の 書 類 の 点 検 補 填 整 理 台 帳 記 入 システム 入 力 等 6 申 請 書 類 等 の 印 刷 補 充 整 理 送 付 7 各 種 医 療 費 助 成 認 定 者 数 の 集 計 処 理 2について 処 理 件 数 見 込 表 において 定 めた 件 数 を 行 うこととする 2 3の 指 す 予 防 接 種 票 には 高 齢 者 インフルエンザを 含 まない 6 繁 忙 期 の 対 応 受 託 者 は 区 と 協 議 の 上 以 下 の 業 務 の 繁 忙 期 ( 業 務 量 の 増 加 )に 対 応 すること (1) 難 病 等 医 療 費 助 成 における 制 度 改 正 時 (8 月 ~9 月 予 定 )の 電 話 窓 口 受 付 案 内 業 務 および 内 部 事 務 制 度 改 正 の 時 期 は 予 定 であるため 変 更 する 場 合 がある 窓 口 受 付 案 内 業 務 は 少 なくとも3 人 の 来 庁 者 を 同 時 に 対 応 できる 体 制 とするこ と (2) 高 齢 者 インフルエンザ 予 防 接 種 票 発 送 後 (9 月 下 旬 ~11 月 )における 電 話 受 付 案 内 業 務 および 内 部 事 務 ( 予 防 接 種 票 または 依 頼 状 の 作 成 および 封 入 封 緘 発 送 等 ) 電 話 受 付 案 内 業 務 は 区 が 指 定 した3 台 の 電 話 に 対 応 できる 体 制 とすること (3) 転 出 入 の 集 中 する4 月 3 月 の 電 話 窓 口 受 付 案 内 業 務 および 内 部 事 務 (4) 他 区 から 接 種 済 み 予 防 接 種 票 が 届 く4 月 10 月 3 月 の 内 部 事 務 7 業 務 執 行 体 制 (1) 人 員 の 配 置 受 託 者 は 日 付 曜 日 時 間 等 で 変 動 する 電 話 窓 口 件 数 に 柔 軟 に 対 応 できる 体 制 を 確 保 すること また 業 務 従 事 者 が 休 憩 を 取 る 場 合 も 業 務 の 履 行 に 支 障 が 生 じ ることがない 体 制 を 維 持 すること (2) 統 括 管 理 責 任 者 の 配 置 受 託 者 は 履 行 場 所 に 統 括 管 理 責 任 者 を 配 置 し つぎの 業 務 を 行 わせること なお 統 括 管 理 責 任 者 は 常 時 区 と 連 絡 調 整 がとれるようにすること やむを 得 ず 不 在 と なる 場 合 は その 職 務 を 代 理 する 者 を 配 置 すること ア 区 との 業 務 に 係 る 連 絡 調 整 および 業 務 報 告 イ 業 務 状 況 に 応 じた 従 事 者 の 配 置 の 指 示 ウ 業 務 責 任 者 との 連 絡 調 整 エ 委 託 業 務 の 範 囲 を 超 え 区 職 員 に 業 務 を 引 き 継 いだ 場 合 の 記 録 の 提 出 オ その 他 統 括 管 理 責 任 者 として 必 要 な 職 務 (3) 業 務 責 任 者 の 配 置 受 託 者 は 業 務 運 営 上 必 要 な 業 務 責 任 者 を 配 置 し つぎの 業 務 を 行 わせること ア 業 務 従 事 者 の 管 理 監 督 指 揮 命 令 イ 業 務 従 事 者 の 指 導 教 育 ウ その 他 業 務 責 任 者 として 必 要 な 職 務 3

4 (2) 統 括 管 理 責 任 者 と(3) 業 務 責 任 者 は 兼 任 可 能 なものとする (4) 業 務 従 事 者 名 簿 の 提 出 受 託 者 は 平 成 27 年 4 月 4 日 までに 統 括 管 理 責 任 者 業 務 責 任 者 業 務 従 事 者 の 氏 名 を 記 載 した 名 簿 を 区 に 提 出 すること また 各 月 の 統 括 管 理 責 任 者 業 務 責 任 者 業 務 従 事 者 の 従 事 時 間 帯 を 記 載 した 名 簿 を 当 該 月 の 前 月 末 までに 区 に 提 出 すること また 区 への 名 簿 提 出 後 に 名 簿 の 変 更 が 生 じた 場 合 には 変 更 後 の 名 簿 を 速 やかに 提 出 すること (5) 名 札 統 括 管 理 責 任 者 業 務 責 任 者 業 務 従 事 者 は 業 務 中 名 札 を 第 三 者 に 見 えるよう に 着 用 すること なお 業 務 従 事 者 が 退 職 した 場 合 は 名 札 を 回 収 しなければならない (6) 服 装 受 託 者 は 社 会 通 念 に 照 らし また 執 務 時 の 標 準 的 な 服 装 に 則 った 服 装 で 従 事 することとし 従 事 中 に 区 民 等 に 対 し 不 快 感 を 与 える 服 装 を 業 務 従 事 者 にさせては ならない (7) 履 行 場 所 の 清 掃 整 理 整 頓 受 託 者 は 必 要 に 応 じて 業 務 を 実 施 する 場 所 の 清 掃 整 理 整 頓 を 行 うこと (8) 業 務 計 画 書 の 作 成 提 出 受 託 者 は 業 務 の 履 行 に 当 たっては 年 間 の 業 務 計 画 書 を 作 成 し 平 成 27 年 4 月 末 までに 区 に 提 出 すること (9) 区 は 業 務 従 事 者 等 に 対 し 更 衣 室 を 提 供 する (10) 業 務 従 事 者 は 本 業 務 内 容 に 関 する 問 い 合 わせや 苦 情 に 誠 実 に 対 応 し 窓 口 サ ービス 向 上 の 手 引 き に 則 った 態 度 と 言 葉 遣 いで 区 民 と 接 すること 8 各 種 電 算 システムの 使 用 および 機 器 の 貸 与 (1) 各 種 電 算 システムの 使 用 1 区 は 業 務 履 行 のため 受 託 者 に 以 下 の 電 算 システムを 使 用 させる ア 保 健 情 報 システム 保 健 情 報 システムは 予 防 接 種 対 象 者 ( 高 齢 者 は 除 く)のデータ( 住 所 名 前 生 年 月 日 接 種 歴 )を 管 理 しているシステムである 予 防 接 種 票 への 印 字 予 防 接 種 対 象 者 データの 照 会 接 種 歴 の 入 力 で 利 用 する イ 住 民 情 報 システム 住 民 情 報 システムは 練 馬 区 に 住 民 票 がある 方 等 を 管 理 しているシステムであ る 予 防 接 種 対 象 者 の 家 族 等 保 健 情 報 システムで 管 理 していない 情 報 の 確 認 を するのに 利 用 する ウ 大 気 汚 染 医 療 券 発 行 システム 4

5 大 気 汚 染 医 療 費 助 成 対 象 者 および 申 請 者 を 管 理 するシステムである 対 象 者 の 照 会 対 象 者 情 報 の 入 力 で 利 用 する 2 保 健 情 報 システムおよび 大 気 汚 染 医 療 券 発 行 システムの 使 用 に 際 し 区 は 受 託 者 にID パスワードを 付 与 し 使 用 状 況 を 管 理 する 3 住 民 情 報 システムの 使 用 に 際 し 区 は 利 用 者 IC カードを 付 与 する なお IC カードの 受 渡 しは 勤 務 の 出 退 時 に 行 う 受 渡 しの 管 理 は 受 渡 し 日 時 受 渡 しを 行 った 区 職 員 名 従 事 者 名 を 記 録 する 管 理 台 帳 を 用 いる (2) 機 器 の 貸 与 1 区 は 業 務 履 行 のため 受 託 者 に 以 下 の 機 器 を 貸 与 する ア 保 健 情 報 システム 端 末 3 台 イ プリンタ 2 台 (2 台 の 内 訳 は 予 防 接 種 票 への 印 字 専 用 ドットプリンタ ー1 台 インクジェットプリンタ1 台 で ともに 保 健 情 報 システム 端 末 に 接 続 ) ウ 住 民 情 報 システム 端 末 1 台 エ 大 気 汚 染 医 療 券 発 行 システム 専 用 パソコン 1 台 オ 電 話 機 3 台 2 機 器 の 使 用 時 間 は 原 則 として 平 日 の 午 前 8 時 30 分 から 午 後 5 時 15 分 とす る ただし 繁 忙 期 等 については 区 と 受 託 者 協 議 の 上 変 更 することができる 3 受 託 者 は 区 と 協 議 の 上 機 器 の 操 作 および 取 扱 研 修 を 業 務 従 事 者 に 受 けさせ なければならない 4 受 託 者 は 貸 与 された 機 器 について 研 修 で 習 得 した 遵 守 事 項 を 守 り 業 務 以 外 の 用 途 に 貸 与 された 機 器 を 使 用 してはならない 5 受 託 者 は 区 より 貸 与 された 機 器 以 外 は 使 用 してはならない ただし 区 より 貸 与 された 機 器 以 外 の 使 用 が 必 要 であると 区 が 許 可 した 場 合 に 限 り 使 用 でき るものとする 9 研 修 (1) 受 託 者 は 区 が 提 供 した 資 料 を 基 に 区 と 協 議 の 上 業 務 従 事 者 の 対 応 マニュ アルを 作 成 し 業 務 従 事 者 を 指 導 教 育 すること (2) 受 託 者 は 業 務 従 事 者 に 対 して 対 応 マニュアル 個 人 情 報 の 適 切 な 管 理 電 話 対 応 およびビジネスマナーなど 業 務 に 必 要 な 研 修 等 必 要 な 教 育 訓 練 を 行 うこと ま た 委 託 期 間 中 必 要 に 応 じて 研 修 を 実 施 するものとする (3) 受 託 者 は 年 間 の 研 修 計 画 書 を 作 成 し 平 成 27 年 4 月 4 日 までに 区 に 提 出 す ること また 研 修 終 了 後 速 やかに 研 修 実 施 日 研 修 名 研 修 参 加 者 名 の 記 載 さ れた 研 修 報 告 書 を 区 へ 提 出 すること 5

6 10 区 受 託 者 間 の 業 務 の 引 き 継 ぎおよび 書 類 の 授 受 (1) 受 託 者 は 窓 口 および 電 話 受 付 案 内 業 務 の 履 行 にあたり 委 託 業 務 範 囲 を 超 える ものについては 統 括 管 理 責 任 者 から 原 則 書 類 により 区 に 引 き 継 ぐものとする (2) 区 受 託 者 間 の 書 類 の 授 受 は 区 と 統 括 責 任 者 の 双 方 で 確 認 を 行 うものとする 11 履 行 確 認 等 (1) 受 託 者 は 各 業 務 を 区 が 指 定 した 期 日 までに 行 い 受 託 者 が 作 成 する 日 報 および 月 報 の 件 数 等 に 基 づき 区 の 検 査 を 受 けなければならない (2) 各 業 務 の 検 査 確 認 については 業 務 日 報 および 月 報 の 提 出 等 によって 行 う (3) 区 は 受 託 者 の 履 行 状 況 を 適 時 調 査 し 報 告 を 求 めることができる また 必 要 があるときは 改 善 を 求 めることができる (4) 受 託 者 は 実 施 した 作 業 が 仕 様 書 に 適 合 していないと 区 が 認 めた 場 合 は 受 託 者 の 負 担 により 作 業 の 手 直 しを 行 うこととする (5) 本 仕 様 の 業 務 内 容 の 履 行 確 認 のため 受 託 者 は 各 月 の 業 務 実 績 を 実 績 報 告 書 にて 提 出 し 内 容 を 報 告 会 で 説 明 すること 11 支 払 方 法 委 託 料 の 支 払 いは 毎 月 1 日 から 月 末 までの 業 務 終 了 後 区 が 検 査 の 上 適 正 であ ると 認 めた 場 合 適 法 な 支 払 請 求 を 受 けた 日 から 30 日 以 内 に 支 払 うものとする 12 備 品 消 耗 品 等 の 区 分 業 務 履 行 に 必 要 な 備 品 消 耗 品 等 の 区 分 は 以 下 の 通 りとする (1) 事 務 用 品 ファイリング 用 品 等 は 受 託 者 が 用 意 する (2) 事 務 机 椅 子 等 の 什 器 は 区 が 用 意 し 受 託 者 に 貸 与 する 詳 細 は 別 紙 備 品 一 覧 のとおりである (3) 受 託 者 は 区 に 備 え 付 けてある 複 写 機 ならびに 印 刷 機 を 業 務 に 必 要 な 範 囲 で 使 用 することができる (4) 予 防 接 種 に 関 する Q&A 集 およびガイドライン 各 種 医 療 費 助 成 に 係 る 案 内 各 種 申 請 等 用 紙 類 発 送 用 封 筒 は 区 が 用 意 する 13 個 人 情 報 保 護 および 管 理 (1) 受 託 者 は 受 託 者 責 任 において 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 条 令 等 の 規 定 を 遵 守 するとともに 細 心 の 注 意 をもって 個 人 情 報 の 管 理 にあたるものとする (2) 受 託 者 は 個 人 情 報 保 護 に 十 分 留 意 し 区 の 定 める 履 行 場 所 の 外 に 一 切 の 書 類 IC カード 機 器 等 を 持 ち 出 してはならない また 区 が 許 可 するもの 以 外 を 持 ち 込 んではならない 6

7 (3) 受 託 者 は 事 前 に 受 託 者 の 定 める 個 人 情 報 保 護 に 関 する 規 定 類 を 区 に 示 し 承 認 を 得 なければならない また 受 託 者 は 業 務 従 事 者 に 対 する 研 修 等 を 行 い 受 託 者 の 定 める 個 人 情 報 保 護 規 定 の 遵 守 を 従 事 者 に 誓 約 させなくてはならない (4) 受 託 者 は 業 務 の 履 行 にあたり 別 紙 個 人 情 報 の 保 護 および 管 理 に 関 する 特 記 事 項 を 遵 守 しなければならない (5) 受 託 者 は 本 業 務 履 行 にあたり 区 から 貸 与 された 機 器 以 外 は 使 用 してはならな い ただし 受 託 者 の 申 出 により 区 が 使 用 を 認 めたものは 除 く 14 受 託 情 報 の 取 扱 い (1) 受 託 者 は 本 業 務 履 行 に 際 して 知 り 得 た 情 報 を 一 切 第 三 者 に 漏 らしてはならな い (2) 受 託 者 は 本 業 務 の 履 行 に 用 いた 資 料 およびその 結 果 等 について 第 三 者 に 転 写 閲 覧 および 貸 出 等 を 行 ってはならない (3) 受 託 者 は 受 託 情 報 の 取 扱 いに 当 たり 別 紙 情 報 システムに 係 る 委 託 契 約 等 に おける 受 託 情 報 の 取 扱 いに 関 する 特 記 事 項 を 遵 守 しなければならない 15 業 務 委 託 完 了 後 の 業 務 の 引 継 ぎ 受 託 者 は この 契 約 の 履 行 期 間 が 満 了 する 場 合 または 次 期 契 約 で 区 が 他 事 業 者 に 当 該 業 務 を 委 託 する 場 合 引 継 書 の 作 成 および 引 継 内 容 の 説 明 をはじめ 必 要 な 引 継 ぎを 適 切 に 行 わなければならない この 際 区 からの 資 料 等 の 請 求 は 受 託 者 の 不 利 益 になる 場 合 を 除 いて 応 じるものとする 16 その 他 (1) 受 託 者 は 善 良 な 受 託 者 として 本 仕 様 に 基 づき 業 務 を 誠 実 に 遂 行 すること (2) 受 託 者 は 区 が 指 定 した 管 理 区 域 から 許 可 なく 物 品 その 他 のものを 持 ち 出 すこと はできない また 区 が 許 可 するもの 以 外 を 持 ち 込 んではならない (3) 受 託 者 は 業 務 の 遂 行 に 当 たって 別 紙 練 馬 区 環 境 方 針 の 趣 旨 を 踏 まえ 環 境 関 連 法 令 を 遵 守 するとともに 環 境 負 荷 の 低 減 に 努 めること (4) 受 託 者 は 業 務 の 履 行 にあたって 事 故 が 発 生 したときは 直 ちにその 状 況 を 区 に 報 告 し 協 議 を 行 わなければならない (5) 区 は 受 託 者 が 業 務 を 適 正 に 履 行 できず 区 に 損 害 が 生 じた 場 合 は 受 託 者 に 対 し 損 害 賠 償 請 求 を 行 う (6) 災 害 発 生 時 には 練 馬 区 役 所 消 防 計 画 に 基 づき 区 と 連 携 して 来 庁 者 の 避 難 誘 導 等 を 行 うこと (7) 本 仕 様 書 に 定 めのない 事 項 を 含 む 疑 義 については 区 と 受 託 者 は 誠 意 をもって 協 議 の 上 決 定 をするものとする 7

8 17 担 当 練 馬 区 保 健 所 保 健 予 防 課 予 防 係 鈴 木 悠 介 藤 井 淳 子 東 京 都 練 馬 区 豊 玉 北 電 話 03(5984)1017 8

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