中小規模事業者向けはじめてのマイナンバーガイドライン

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1 中 小 規 模 事 業 者 向 け はじめてのマイナンバーガイドライン ~マイナンバーガイドラインを 読 む 前 に~ 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 事 務 局 ( 留 意 事 項 ) 本 資 料 は 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) の 概 要 をご 理 解 いただくために 中 小 規 模 事 業 者 ( 注 ) 向 けにまとめたものです ( 注 ) 中 小 規 模 事 業 者 とは 原 則 として 従 業 員 の 数 が100 人 以 下 の 事 業 者 を 指 します ( 詳 細 は 本 資 料 の5ページを 参 照 してください ) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するための 具 体 的 な 事 務 に 当 たっては 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) を 参 照 してください ( 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 ホームページ

2 個 人 番 号 (マイナンバー) 特 定 個 人 情 報 のルール(マイナンバー4 箇 条 ) 取 得 利 用 提 供 のルール (2ページへ) 個 人 番 号 の 取 得 利 用 提 供 は 法 令 で 決 められた 場 合 だけ これ 以 外 では 取 れない 使 えない 渡 せない 保 管 廃 棄 のルール (3ページへ) 必 要 がある 場 合 だけ 保 管 必 要 がなくなったら 廃 棄 委 託 のルール (4ページへ) 安 全 管 理 措 置 のルール (5ページへ) 委 託 先 を しっかり 監 督 再 委 託 は 許 諾 が 必 要 漏 えいなどを 起 こさないために 1 特 定 個 人 情 報 とは 個 人 番 号 をその 内 容 に 含 む 個 人 情 報 をいいます

3 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 の 取 得 利 用 提 供 は 番 号 法 によって 限 定 的 に 定 められています 取 得 利 用 提 供 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 の 作 成 事 務 を 処 理 するために 必 要 がある 場 合 に 限 って 従 業 員 等 に 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができます 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 : 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 など 提 供 を 求 める 時 期 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 の 作 成 事 務 が 発 生 した 時 点 が 原 則 契 約 を 締 結 した 時 点 等 のその 事 務 の 発 生 が 予 想 できた 時 点 で 求 めることは 可 能 と 解 されます [ 提 供 を 求 める 時 期 の 事 例 ] * 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 等 の 作 成 事 務 の 場 合 は 雇 用 契 約 の 締 結 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることも 可 能 であると 解 されます * 地 代 等 の 支 払 調 書 の 作 成 事 務 の 場 合 は 賃 料 の 金 額 により 契 約 の 締 結 時 点 で 支 払 調 書 の 作 成 が 不 要 であることが 明 らかである 場 合 を 除 き 契 約 の 締 結 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 可 能 であると 解 されます 従 業 員 地 主 等 給 与 の 支 払 い 地 代 の 支 払 い 等 個 人 番 号 1234 個 人 番 号 の 提 示 本 人 確 認 本 人 確 認 は 個 人 番 号 カード ( 顔 写 真 が 付 いています)なら とても 簡 単! 事 業 者 は 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 に 従 業 員 等 の 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 を 記 載 し て 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 することとなります( 個 人 番 号 関 係 事 務 ) その 他 番 号 法 で 限 定 的 に 定 められている 場 合 以 外 の 場 合 は 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 を 利 用 提 供 することはできません 支 払 調 書 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 1234 受 ける 者 氏 名 番 号 太 郎 源 泉 徴 収 票 (イメージ) 支 払 いを 個 人 番 号 5678 受 ける 者 氏 名 難 波 一 郎 被 保 険 者 資 格 取 得 届 (イメージ) 個 人 番 号 被 保 険 者 氏 名 資 格 取 得 年 月 日 5678 難 波 一 郎 難 波 花 子 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 の 提 出 税 務 署 年 金 事 務 所 等 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 2

4 必 要 がある 場 合 だけ 保 管 が 可 能 必 要 がなくなったら 廃 棄 が 必 要 です 保 管 特 定 個 人 情 報 は 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 の 作 成 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 保 管 し 続 けることができます 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 のうち 所 管 法 令 によって 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられているものは その 期 間 保 管 することとなります [ 継 続 的 に 保 管 できる 場 合 の 事 例 ] * 雇 用 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 には 従 業 員 等 から 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 のために 翌 年 度 以 降 も 継 続 的 に 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます * 従 業 員 等 が 休 職 している 場 合 には 復 職 が 未 定 であっても 雇 用 契 約 が 継 続 していることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます * 土 地 の 賃 貸 借 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 も 同 様 に 支 払 調 書 の 作 成 事 務 のために 継 続 的 に 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 が 認 めら れることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます 廃 棄 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 の 作 成 事 務 を 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 で 所 管 法 令 において 定 められている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 個 人 番 号 をできるだけ 速 やかに 廃 棄 又 は 削 除 しなければなりません 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 個 人 番 号 若 しくは 特 定 個 人 情 報 ファイルを 削 除 した 場 合 又 は 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 した 場 合 には 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 すること となります 削 除 又 は 廃 棄 の 作 業 を 委 託 する 場 合 には 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 したことについて 証 明 書 等 により 確 認 する 必 要 があります < 個 人 番 号 の 廃 棄 のタイミング> 廃 棄 が 必 要 となってから 廃 棄 作 業 を 行 うまでの 期 間 については 毎 年 度 末 に 廃 棄 を 行 う 等 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 の 保 有 に 係 る 安 全 性 及 び 事 務 の 効 率 性 等 を 勘 案 し 事 業 者 において 判 断 してください(Q&Aにも 記 載 しています ) 3 廃 棄 又 は 削 除 を 前 提 とした 保 管 体 制 をとる ことが 望 ましいでしょう

5 委 託 先 の 必 要 かつ 適 切 な 監 督 が 必 要 です 再 委 託 する 場 合 は 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 が 必 要 です 委 託 委 託 者 は 委 託 先 において 番 号 法 に 基 づき 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません 委 託 先 が 再 委 託 する 場 合 は 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り 再 委 託 をすることができます 再 々 委 託 以 降 も 同 様 です 必 要 かつ 適 切 な 監 督 1 委 託 先 の 適 切 な 選 定 2 委 託 先 に 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 させるために 必 要 な 契 約 の 締 結 3 委 託 先 における 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 状 況 の 把 握 委 託 者 は 委 託 先 の 設 備 技 術 水 準 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 の 状 況 その 他 委 託 先 の 経 営 環 境 等 をあらかじめ 確 認 しなければなりません 契 約 内 容 として 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 を 盛 り 込 まなければなりません 委 託 者 は 委 託 先 だけではなく 再 委 託 先 再 々 委 託 先 に 対 しても 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 います 必 要 かつ 適 切 な 監 督 A 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 B 社 必 要 かつ 適 切 な 監 督 C 社 委 託 再 委 託 再 々 委 託 間 接 的 な 監 督 義 務 委 託 X 社 Y 社 Z 社 再 委 託 再 々 委 託 許 諾 4

6 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 を 保 護 するために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 が 必 要 です 安 全 管 理 措 置 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 その 他 の 適 切 な 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません また 従 業 者 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 も 行 わなければなりません 基 本 方 針 の 策 定 < 組 織 体 制 例 > 責 任 者 課 長 取 扱 規 程 等 の 策 定 事 務 取 扱 担 当 係 事 務 取 扱 担 当 者 組 織 的 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 物 理 的 安 全 管 理 措 置 技 術 的 安 全 管 理 措 置 中 小 規 模 事 業 者 に 対 する 特 例 を 設 けることにより 実 務 への 影 響 を 配 慮 しています 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 は 参 考 資 料 (6ぺージ 以 降 )を 参 照 してください 中 小 規 模 事 業 者 とは 事 業 者 のうち 従 業 員 の 数 が100 人 以 下 の 事 業 者 であって 次 に 掲 げる 事 業 者 を 除 く 事 業 者 をいいます 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 委 託 に 基 づいて 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 業 務 として 行 う 事 業 者 金 融 分 野 ( 金 融 庁 作 成 の 金 融 分 野 における 個 人 情 報 保 護 に 関 するガイドライン 第 1 条 第 1 項 に 定 義 される 金 融 分 野 )の 事 業 者 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 5

7 ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 ( 抜 粋 ) 参 考 資 料 A 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法? ヒント? 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 である B 取 扱 規 程 等 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 等 を 明 確 化 する 事 務 取 扱 担 当 者 が 変 更 となった 場 合 確 実 な 引 継 ぎを 行 い 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 す る C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 組 織 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない 基 本 方 針 の 策 定 は 義 務 ではありませんが 作 ってあれば 従 業 員 の 教 育 に 役 立 ちます 業 務 マニュアル 業 務 フロー 図 チェックリスト 等 に マ イナンバーの 取 扱 いを 加 えることも 考 えられます a 組 織 体 制 の 整 備 事 務 取 扱 担 当 者 が 複 数 いる 場 合 責 任 者 と 事 務 取 扱 担 当 者 を 区 分 することが 望 ましい けん 制 効 果 が 期 待 できる 方 法 です b 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 c 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 の 分 かる 記 録 を 保 存 する d 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 情 報 漏 えい 等 の 事 案 の 発 生 等 に 備 え 従 業 者 から 責 任 ある 立 場 の 者 に 対 する 報 告 連 絡 体 制 等 をあらかじめ 確 認 しておく 例 えば 次 のような 方 法 が 考 えられます 業 務 日 誌 等 において 特 定 個 人 情 報 等 の 入 手 廃 棄 源 泉 徴 収 票 の 作 成 日 本 人 への 交 付 日 税 務 署 への 提 出 日 等 の 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 状 況 等 を 記 録 する 取 扱 規 程 事 務 リスト 等 に 基 づくチェックリストを 利 用 し て 事 務 を 行 い その 記 入 済 みのチェックリストを 保 存 する 業 務 遂 行 の 基 本 ほうれんそう ( 報 告 連 絡 相 談 ) を 確 認 しましょう e 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 責 任 ある 立 場 の 者 が 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 について 定 期 的 に 点 検 を 行 う 事 業 者 のリスクを 減 らすための 方 策 です D 安 全 管 理 措 置 は 事 業 者 の 規 模 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 の 特 性 等 により 適 切 な 手 法 を 採 用 してください a b 人 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 人 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 が 取 扱 規 程 等 に 基 づき 適 正 に 取 り 扱 われるよう 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 う 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 事 業 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 に 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 周 知 徹 底 するとともに 適 切 な 教 育 を 行 う 従 業 員 の 監 督 教 育 は 事 業 者 の 基 本 です 従 業 員 にマイナンバー4 箇 条 を 徹 底 しましょう(1ページ 参 照 ) 6

8 E a b 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法? ヒント? 物 理 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 物 理 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 特 定 個 人 情 報 等 の 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するために 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 区 域 ( 以 下 管 理 区 域 という ) 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 する 区 域 ( 以 下 取 扱 区 域 という )を 明 確 にし 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 ずる 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 管 理 区 域 及 び 取 扱 区 域 における 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 電 子 媒 体 及 び 書 類 等 の 盗 難 又 は 紛 失 等 を 防 止 するために 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 ずる c 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 持 ち 出 す 場 合 パスワードの 設 定 封 筒 に 封 入 し 鞄 に 入 れて 搬 送 する 等 紛 失 盗 難 等 を 防 ぐための 安 全 な 方 策 を 講 ずる 事 業 者 の 規 模 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 の 特 性 等 によりますが 例 えば 壁 又 は 間 仕 切 り 等 の 設 置 及 び 覗 き 見 されない 場 所 等 の 座 席 配 置 の 工 夫 等 が 考 えられます 事 業 者 の 規 模 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 の 特 性 等 によりますが 例 えば 書 類 等 を 盗 まれないように 書 庫 等 の カギを 閉 める 等 が 考 えられます 置 き 忘 れ 等 にも 気 を 付 けましょう d 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 特 定 個 人 情 報 等 を 削 除 廃 棄 したことを 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 する 事 業 者 のリスクを 減 らすために 大 切 です F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 技 術 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない a アクセス 制 御 b アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 を 特 定 し その 機 器 を 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 す ることが 望 ましい 機 器 に 標 準 装 備 されているユーザー 制 御 機 能 (ユーザーアカウント 制 御 )により 情 報 システムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい c d 7 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する 情 報 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 をインターネット 等 により 外 部 に 送 信 する 場 合 通 信 経 路 における 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するための 措 置 を 講 ずる 担 当 者 以 外 の 者 に 勝 手 に 見 られないようにしましょう インターネットにつながっているパソコンで 作 業 を 行 う 場 合 の 対 策 です 例 えば 次 のような 方 法 が 考 えられます ウイルス 対 策 ソフトウェア 等 を 導 入 する 機 器 やソフトウェア 等 に 標 準 装 備 されている 自 動 更 新 機 能 等 の 活 用 により ソフトウェア 等 を 最 新 状 態 にする インターネットにつながっているパソコンで 作 業 を 行 う 場 合 の 対 策 です 例 えば データの 暗 号 化 又 はパスワードによ る 保 護 等 が 考 えられます

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