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1 平成 28 年度 アジア祭 = 第一回説明会 団体名

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3 はじめに 今年度 亜細亜大学は創立 75 周年を迎えることになりました また 1 日目に行われる式典の影響でのアジア祭の日程の変更に伴い 団体の皆様にはご不便 ご迷惑をおかけすることになるかと思いますが ご理解 ご協力よろしくお願いします 音楽団体のみなさまは 2 号館及び 7 号館 5 号館での発表となります 全学友及び全参加者に満足頂けるアジア祭となるようアジア祭実行委員会一同 精一杯努めて参ります 参加団体の皆様の第 58 回アジア祭に対するご理解 ご協力の程宜しくお願い致します 第 58 回アジア祭テーマ アジア祭 君 = 本年度のテーマの意義としては を 成長 君を アジア祭に関わる全ての人 とし アジア祭を通して 君 が成長した先には何があるのか 皆様にそれぞれの答えを見つけてもらえたらという思いを込め こちらのテーマにさせていただきました アジア祭は 皆様の日頃の活動の成果を発表する場であり あくまで主役は皆様です 実行委員会一同全力でサポート致しますので よろしくお願い致します 1

4 第 58 回アジア祭参加団体募集 アジア祭に参加すると? 団体内での絆が深まる! 日頃の活動の成果を発表できる! 他団体や地域の方々との交流ができる! めちゃくちゃ良い思い出が作れる!!! などなど 楽しいことがたくさん!! 参加してくださる団体さんは 参加希望メールの送信が必須となります 件名に アジア祭参加希望 ( フリマ ) と記載の上 本文に 1 団体名 ( 正式名称 ) 2 団体代表者の氏名 連絡先 ( メールアドレス 電話番号 ) 上記の2つを 7 月 6 日 ( 水 ) までにアジア祭実行委員会のメールアドレス (asia-fes@asia-u.ac.jp) に送ってください アジア祭実行委員会より 7 月 7 日 ( 木 ) までにメーリス登録のお願いを兼ねた確認メールを送信致します 7 月 7 日 ( 木 ) までに確認メールが届かない場合は 参加希望メールが届いていない可能性がございます お手数をお掛けしますが 7 月 8 日 ( 金 ) の事務時間内にアジア祭実行委員会室までお越しください 2

5 アジア祭参加規則 本部 1 アジア祭実行委員会の指示や注意には従ってください 2 書類等の提出期限は守ってください 3 アジア祭説明会には 必ず出席してください 以上の事が守れない場合は ペナルティを与えることとなります ご理解 ご協力の程宜しくお願い致します ~ ペナルティの内容 ~ 前夜祭 後夜祭の座席を後方にさせて頂きます ( 前夜祭 後夜祭につきましては 座席に限りがあるため学生優先となってしまいます ) アジア祭期間中のゴミ収集所での手伝い メインストリートの掃除 ゴミシフトの時間延長等 その都度アジア祭実行委員会のお手伝いをして頂きます 参加規則を守れない場合 参加をお断りさせて頂くこともございます その際 参加費 その他代金の返金はできませんのでご了承ください アジア祭担当者及び団体代表者が次回以降の説明会等に参加できない場合 アジア祭実行委員会にご連絡ください 出店団体構成員の 1/3 が活動を禁止されてる団体の所属員だった場合出店を認めません また 各団体本部委員長及びアジア祭実行委員会の裁量により 出店を認めない場合もあります その際すでに支払った備品代や参加費などは一切返金致しません また 出店停止による損害は一切保障しません アジア祭 information 1 アジア祭実行委員会のメールアドレスは asia-fes@asia-u.ac.jp です 2 アジア祭実行委員会室の書類等の事務時間は平日 12:15~12:40と16:10~17:00です やむを得ず上記の時間に受付できない場合がございますので予めご了承ください 3 質問等がございましたらアジア祭実行委員会室にお越し頂くか メールまたは電話にてお気軽にご相談ください 4 アジア祭担当者 団体代表者 責任者の電話番号 メールアドレスが変わった場合は アジア祭実行委員会からの連絡が出来なくなりますので すぐにご連絡ください 5 自団体で確認する際に必要なので 提出物は全てコピーを取り 原本をアジア祭実行委員会に提出し コピーは自団体で保管してください 6 途中で参加辞退せざるを得ない場合は まずアジア祭実行委員会にご相談ください 7 学内への酒類の持ち込みはできません ( ノンアルコールビール等 甘酒も不可 ) また 酒類を飲んだ状態での参加はご遠慮ください 3

6 震災時の対応について アジア祭期間中に地震が発生した場合は慌てずに 教職員の方かまたはアジア祭実行委員会の指示に従ってください 学校のサイレンは震度 4 以上で発動する事を把握しておいてください アジア祭期間中は大変多くの方々がいらっしゃるため一斉に避難する事は 大変困難になります 皆様のご協力が必要となりますので 宜しくお願い致します 災害時避難マップ 第二グループ 2 号館 1 階 ASIA PLAZA 第 1 グループ体育館前 4 第三グループ 5 号館 1 階

7 広報部 ホームページについて 1 説明会 期間中などアジア祭のホームページ SNS に掲載する写真をアジア祭実行委員会が撮影します 掲載されたくない場合は説明会後に広報部の質問コーナーまでお越しください 2 提出書類等はアジア祭実行委員会のホームページよりダウンロードすることが出来ますので 合わせてご活用ください パンフレット原稿について 今年度も 第 58 回アジア祭のパンフレットに各団体の紹介文と写真を掲載させていただきます 今年度から紹介文や写真など下記の内容をアジア祭実行委員会メールアドレスにデータで送るようお願い致します アジア祭実行委員会アドレス asia-fes@asia-u.ac.jp 件名 : 団体名団体紹介文 ( フリマ ) 本文 : 団体名 ( 正式名称 ) 写真 ( 著作権 肖像権を侵害しない自団体または屋台展示に関係のある写真 ) 紹介文 (80 文字以内 自団体の説明ではなく屋台または展示内容の説明 ) 代表者連絡先 ( 携帯電話のアドレス ) 期日は 7 月 10 日 ( 日 ) になります 5

8 総務部 昨年度に 引き続きアジアプラザ 1 階 ( 学生食堂 ) もしくは メインストリートでの 開催を予定しています 一般企業のご参加はお断りさせて頂く場合がございます アジア祭実行委員会が決定した場所でのみ 商品の売買を許可致します 大型家電 家具など 緊急時に即時撤去できないものにつきましては 売買を禁止致します 可燃物や刃物等の 危険物の取り扱いは禁止致します 会場での火気は厳禁です しかし 喫煙所での喫煙に関してのみ例外といたします 食品販売に関しましては 野菜 果物のみ許可致します フリーマーケットを展開できるのはアジア祭開催時間中のみです 開場時に準備をして頂き 閉場時には完全撤退して頂きます お手数お掛け致しますが何卒ご了承下さりますようお願い致します 車での大学へのご入場は出来ません また 一時的な駐車もできませんのでお近くのコインパーキングをお使いください フリーマーケット会場内での盗難 怪我等につきましては アジア祭実行委員会ではあらゆる責任を負いかねます 予めご了承を頂きますようお願い致します 会場内で何かトラブル等ございましたら すぐにお近くのアジア祭実行委員までご連絡ください ブルーシートは参加者様各自ご用意ください もしどうしてもご用意できない場合はアジア祭実行委員会までご連絡ください 商品の価格設定は出店者に委ねますが 基本的に 5,000 円を上限とさせて頂きます それより高額な商品を売りたい場合はアジア祭実行委員会にご相談ください 公序良俗に反するものを売ることは 禁止とさせて頂きます 6

9 総務部 フリーマーケットへの参加にあたりまして いくつか提出していただきたい書類がございます 下記の書類を 7 月 19 日 ( 火 ) までに郵送もしくは アジア祭実行委員会までご提出いただきますようお願い致します なお 提出して頂く際には 必ずコピーをとり 原本を提出して頂きますようお願い致します 郵送の場合はこちらの住所までお送りください 東京都武蔵野市境 亜細亜大学アジア祭実行委員会 企画書(1 部 ) 名簿 個人情報の取り扱いについて 名簿表等における個人情報の取得はアジア祭での保険やアジア祭の円滑な運営を目的とし その目的の達成に必要な範囲内で行います 次のいずれかに該当する場合を除き 個人情報を第三者に開示 提供いたしません ご本人の同意がある場合 アジア祭を担当する教職員に開示 提供する場合 人の生命 身体または財産の保護のために必要な場合であって 緊急を要するなど ご本人の同意を得ることが困難である場合 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合 その他法令等に基づき第三者に対する開示または提供が許される場合 7

10 日時内容場所 7 月 19 日 16:15~17:40 第一回フリマ説明会提出物〆切日 アジア祭実行委員会室 ( 郵送可 ) 夏季休業期間 消防訓練 10 月 15 日第二回フリマ説明会亜細亜大学 11 月 2 日準備日 前夜祭亜細亜大学 11 月 3 日 ~5 日アジア祭 11 月 6 日片付け日 8

11 アジア祭実行委員会室のご案内 ~アジア祭実行委員会 ~ アドレス :asia-fes@asia-u.ac.jp 電話番号 : HP: Facebook maruchan で検索 \(^o^)/ 説明会などで撮影した写真は HP SNS 等で使わせて頂きます