ふるさとの祭り2016にかかる会場設営 運営及び広告宣伝業務委託仕様書 1 概要 (1) 業務名ふるさとの祭り2016にかかる会場設営 運営及び広告宣伝業務 (2) 主な業務の場所白河市 ( 白河市立図書館駐車場 ( 白河市道場小路 )) (3) 実施日平成 28 年 11 月 5 日 ( 土 )

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1 ふるさとの祭り 2016 にかかる会場設営 運営及び広告宣伝業務委託 業務委託仕様書 平成 28 年 8 月 ふるさとの祭り実行委員会

2 ふるさとの祭り2016にかかる会場設営 運営及び広告宣伝業務委託仕様書 1 概要 (1) 業務名ふるさとの祭り2016にかかる会場設営 運営及び広告宣伝業務 (2) 主な業務の場所白河市 ( 白河市立図書館駐車場 ( 白河市道場小路 )) (3) 実施日平成 28 年 11 月 5 日 ( 土 ) 11 月 6 日 ( 日 ) 設営日平成 28 年 11 月 4 日 ( 金 ) 撤去日平成 28 年 11 月 6 日 ( 日 )~11 月 7 日 ( 月 ) (4) 委託期間契約締結の日から平成 29 年 1 月 31 日まで 2 会場設営 運営等業務委託内容 (1) 会場図面及び運営計画等の作成 会場の図面を作成すること 図面作成に必要な実施場所に係る測量を行うこと その他図面作成に必要な調整を行うこと 運営計画を企画し 運営マニュアルを制作すること 出演者その他関係者の行動がわかるスケジュール表を作成すること 本イベントの概要説明に必要な資料の制作をすること (2) 運営体制の整備 本イベントの全体統制を行う運営本部を設置し 必要な備品等を手配すること 運営本部を機能させるために 業務責任者を含む必要な人的体制をつくり 円滑なエリア全体の進行管理を行うこと 荒天時や緊急時等において会場でのイベント催行が困難と委託者側が判断した場合の運営計画を提出すること (3) ふるさとの祭りステージ / ご当地キャラクターステージ 1ステージ等の設営 仮設ステージを設置し オープニング式典及び公演 同時開催イベントの全てに対応できるステージとすること (w9m d5.4m 程度 ) 様々な団体の演技に対応できるよう 十分な奥行きを確保すること ステージは天幕付のトラスステージとし 雨天時の対応を施すこと ステージバックパネルや案内看板を設けるとともに 祭りらしい装飾及び同時開催イベントと調和した装飾を施すこと 1

3 ステージ運営に必要な音響等のプランを立て その機材を確保すること ( 電源含む ) ステージ乗降に必要な階段及びスロープをステージ両側に設置すること 床面等に必要な養生を施し イベント終了後に原状回復すること 2バックヤード 袖控え等 ステージ周辺に出演団体のバックヤード及び袖控えを設置し 管理運営すること (2K 3K 程度 2 張 ) ステージ解説を行う専門家 司会 音響等の控えテントを設置すること (2K 3K 程度 1 張 ) 必要な養生を施し 雨天時の対応を施すこと 3 観覧スペースの設置 ステージ前面に観覧スペースを設けること (200 名程度 ) イス等を設置し 来場者が気軽に公演を観覧できるものとすること 障がい者や高齢者の観覧に配慮したものとすること 初日オープニング式典時に 委託者 来賓等の関係者席を設けること 4 構成 演出 初日オープニング及び両日について 祭りらしい構成 演出等を企画し シナリオや演出プランを作成すること 出演順序について 委託者側と十分な調整を行うこと 1 団体当りの出演時間は約 15 分程度と短いため 効率的な舞台転換ができるよう考慮すること 5 進行スタッフ等 司会者を確保すること スタッフの他 必要な運営スタッフを確保すること (4) 伝統芸能体験コーナー / ご当地キャラふれあいコーナー 伝統芸能の体験やご当地キャラとのふれあいを行うためのスペースを設けること ( 平台ステージ2K 3K 程度 マイクセット ) ステージ運営に必要な設備や機材を確保すること ( 電源含む ) 床面等に必要な養生を施し イベント終了後に原状回復すること 祭りの楽しさを体験できる演出プランを作成すること 出演順序について 委託者側と十分な調整を行うこと 司会 進行スタッフやその他必要な運営スタッフを確保すること (5) 伝統工芸創作 県産品販売 伝統工芸の創作や販売コーナー 県産品販売コーナー(2K 3K 程度 10 張 ) の設営を行うこと 出店者小間の表示看板 基本設備の設営を行うとともに 出店者負担による希 2

4 望機材を手配すること ( 電源含む ) 床面等に必要な養生を施し イベント終了後に原状回復すること 運営に必要な備品の手配 配置や出店店舗の管理を行うこと その他実施する上で必要な調整を行うこと (6) 出演者控室等のテント設置 出演団体控えテント(10 張 ) ご当地キャラテント(3 張 ) 出演団体の更衣室 (2 張 ( 男 女 )) 事務局 受付(3 張 ) を設置し 雨天時の対応を施すこと ( いずれも2K 3K 程度 ) 各部屋に表示看板を設置する他 出演者等が昼食をとったり 着替え等出演に必要な準備を行うことができるよう 備品や設備を備えること 委託者と内容を協議のうえ 昼食弁当やお茶を用意すること( 費用は別途請求 ) その他 出演団体等の誘導や進行上必要な説明 指示を行うこと (7) 交通対策 会場整理等 出演団体のバスの誘導や乗降の整理を行うこと 11 月 5 日のみ会場から駐車場までのシャトルバス ( バス5 台対応 ) の運行を行うこと 場内整理や会場警備 出演団体の道具の管理を行うこと (8) 同時開催イベントとのタイアップ タイアップ企画の立案 準備 運営を行うこと その他 実施する上で必要な調整を行うこと (9) 出演団体 出店者等に係る業務 出演団体の会場入から会場出までのスケジュールを企画し 管理すること 交通手段や道具等の搬入 組立 搬出にかかる連絡調整を行い 必要な作業を行うこと 演目情報の調査を行い 舞台構成や演出にかかる連絡調整を行うとともに 必要な作業を行うこと 事前リハーサルが行えないことを考慮し 事前調整を行うこと 伝統工芸販売業者 県産品販売担当者について 出店マニュアルを作成し 事前調整を行うこと (10) 記録 申請 保険等 1 写真撮影 大会の催事内容の記録写真を撮影し 委託者に無償で提供すること オープニング式典の登壇者( 挨拶を行う者は1 名ずつ ) を撮影すること 3

5 出演団体 1 団体につき 迫力のあるアップと引きの両方を撮影し 2カット使用する可能性を踏まえて必要枚数を撮影すること 全ての写真データ(JPEG 形式 ) は 大会記録及び大会広報等に使用するため 出演団体名がわかるようにすること 委託者に提供された写真データは 大会の宣伝 広報のために自由に使用できるものとする 2 動画の撮影 編集 ステージ発表を定点撮影した動画を作成すること ( 各団体ごとに切り離したものとすること ) 2 日間の日程を3 分程度に納めたダイジェスト版を作成すること 動画については ホームページに掲載すること 3 関連機関との調整 消防署 保健所 警察署 公園管理者 道路管理者等への申請業務 公園管理者 道路管理者等との打合せ 調整 その他 関係機関との打合せ 調整 4 委託者賠償責任保険 レクリエーション保険等 本事業の実施に必要な保険に加入すること 5その他 実施する上で必要な調整を行うこと 3 広報宣伝等業務委託内容イベント開催に関する広報を目的として 次に掲げる印刷物を作成し 納期までに委託者が指定する場所に納品 配送すること ( 例 : 福島県庁 福島県内の市町村役場 文化施設等 ) なお 納期については 委託者が別に指定する 印刷物の編集 デザイン等について委託者が指定する場所で委託者の担当者と十分に打ち合わせ 委託者の意向に沿い 事業の趣旨に合った編集 デザインをするよう努めること (1) ポスターの作成 規格等 B2サイズ コート紙 135kg 4 色 作成部数 1,000 枚 納品日平成 28 年 9 月 納品方法県内市町村等へ配送 (2) チラシの作成 規格等 A4サイズ コート紙 90kg 4 色両面 作成部数 5,000 部 納品日 平成 28 年 9 月 納品方法 県内市町村等へ配送 4

6 (3) プログラム / 折り込みチラシの作成 ( 折り込みを含む ) 規格等 A3 判二つ折り / 仕上がりA4 判 コート紙 90kg 4 色両面 作成部数 130,000 部 納品日 平成 28 年 10 月 (4) ふるさとの祭り新聞の作成 規格等 A3 判二つ折り / 仕上がりA4 判マットコート紙 48.5kg 4 色両面 作成部数 50,000 部 納品日平成 28 年 12 月 受託者は 記事の作成 デザイン 校正及び印刷を行うこと (5) ウェブサイトの作成 管理 1 内容 1 年間のサーバーレンタルを行い ドメインを取得すること 昨年度のウェブページを元に 順次 内容を更新すること ホームページビルダーで動作確認を行うこと 表示結果がブラウザによって異なって見えないよう Internet Explorer Google Chrome Opera Firefox 及び Safari で動作確認を行うこと Yahoo Google 検索エンジンの最適化を行うこと 撮影した動画をホームページに掲載すること 2 掲載日 9 月から運営を開始し 掲載可能な情報から随時公開することとする 3その他セキュリティやユニバーサルデザインに配慮して制作すること 広報物の掲載内容 広報物 掲載内容 名称 テーマ 日程 会場 主催 後援 助成 お問合わせ先 ( 委託者の指示により助成団体等のロゴマークを入れること ) 共通 ポスター 広報コンセプト スローガン ( 委託者に提案し相談後決定 同時開催イベントの趣旨と調和したもの ) 福島県の復興 元気 前向きさを表現 ふるさとの祭りらしい賑わいと朗らかさ 震災からのこころの復興 なつかしいふるさとの祭りに集う人と人との絆 出演団体の芸能名及び出身地 同時開催イベントの情報 5

7 チラシ プログラム ふるさとの祭り新聞 ウェブサイト ステージ日程 出演団体の芸能名及び出身地 イベントコーナー 会場アクセス 交通情報 同時開催イベントの情報 ステージ日程 出演団体の芸能名及び出身地 イベントコーナー詳細 同時開催イベントの情報 会場案内図 出演団体紹介 ( 芸能名 出身地 写真 紹介文 出演日等 ) 団体の画像データは委託者提供 特に子どもたちを中心とする団体の活動再開状況や ふるさとの祭り出演の様子を特集 民俗芸能活動再開と担い手確保の参考 契機となる話題 民俗芸能復活の姿から重なる福島の復興を県内外に PR するインパクトのあるデザイン 県内外避難者及び各市町村等に配布 ( 委託者が送付 ) 新着ニュース 開催概要 スケジュール / プログラム イベントコーナー 会場アクセス 交通情報 出演団体紹介 ( 芸能名 出身地 写真 紹介文 出演日等 ) 団体の画像データは委託者より提供 同時開催イベント 大会の様子 ふるさとの祭り新聞の掲載 4 成果物以下の成果物を 委託者に提出すること 大会マニュアル原稿 出演団体行程等( 図面イラストレータを含む全データ プリント ) 大会の画像データ プリント 制作物原稿( 印刷物 イラストレータ及びPDF 形式 ) ウェブサイト及び付属する画像等のデータ 5 その他 会場使用料及び冷暖房費 電気 水道 ガス使用料及びステージ等の会場備品の使用料に関しては 見積もりに含めること その他 本仕様書の業務実施のために当然必要な経費については 原則として受託者の負担とする 本業務において制作したデザイン スローガン 画像データ その他の制作物の著作権等一切の権利は モチーフの使用を含めて福島県に帰属する また 複数年の使用を想定していることに留意すること 委託者及び関係者と連絡を密にし 事業が万全にできるよう調整を行うこと 本 6

8 仕様書に定めのない事項について また本業務の実施に関して疑義が生じた場合 は 事前に委託者と協議の上 決定すること 7