< 教材現地調達について > 海外からの輸入規制が多い送付荷物の受領に時間がかかる所在国の物価が安い等の国地域にある学校において効率的かつ安価に調達ができる教材については現地調達を積極的に利用していただくことを推奨しています学校責任においてインターネット通販や店舗等で直接購入する場合

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せとかかがんじ
7 years ago
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1 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業教材現地調達の手引き ( この手引きは本年度事業完了まで必ず保管しておいてください ) 目次 < 教材現地調達について> P.1 < 現地調達教材の申請 > P.3 < 申請内容の審査承認 > P.6 < 教材現地調達実施完了報告書の提出 > P.7 < 現地調達代金の送金について> P.12 < 教材備品管理台帳について> P.12 < 教材現地調達に関する注意事項 > P.12 公益財団法人海外子女教育振興財団

2 < 教材現地調達について > 海外からの輸入規制が多い送付荷物の受領に時間がかかる所在国の物価が安い等の国地域にある学校において効率的かつ安価に調達ができる教材については現地調達を積極的に利用していただくことを推奨しています学校責任においてインターネット通販や店舗等で直接購入する場合も有効です ( 日本国内での購入も可 ) 配分額の全額でも一部でも利用することが可能ですので本手引きを十分ご確認のうえ申請をお願いします教材現地調達の趣旨日本人学校補習授業校私立在外教育施設 ( 以下学校という ) が所在する国地域等のそれぞれの特殊事情や商品購入に関する有用性に対応した教材整備を行うとともに輸送費負担を軽減し補助金の効率的運用を図ることを目的としています教材現地調達のメリットデメリットメリット (1) 現地で購入 ( 日本国内へ一時帰国する際に購入する場合やインターネット通販にて購入する場合を含みます ) できるため税関の通関等の面倒な手続きが不要です (2) 学校側で購入を進めるため比較的早く教材を入手することができます (3) 現地調達教材のため現地事情に合わせた教育を行ううえで効果的です (4) 期間限定品等を安価に購入することが可能なため配分額を有効に使うことができますデメリット (1) 申請内容によっては申請書提出から審査完了 ( 購入許可 ) まで約 1か月程度かかる場合があります (2) 日本円と送金通貨レートの関係上実際の購入額と送金額との間に差額が生じ目減りするリスクがあります (3) 教材以外の経費 ( インターネット通販等を含む購入先から学校までの送料やパソコンの設定費保守経費一時帰国者宅への国内送料等 ) は対象外となり全て学校負担となります (4) 現地調達教材代金の送金手続きが2017 年 3 月頃実施となるためそれまでの間は学校側で立替払いが必要となりますなお配分額に学校独自予算を加算して教材調達することはできません現地調達教材の対象対象外対象 (1) 教材整備事業対象のもの ( 一般教材理科教材教育用コンピュータ学校図書館図書 ) (2) 日本国内では調達することが不可能もしくは著しく困難な教材または日本国内で調達することが可能であっても学校の所在地で調達する方が安価な場合 ( 購入後の保守や調達期間等を総合的に勘案して学校の所在地で調達した方が効率的な場合も含む ) (3) 日本人学校私立在外教育施設 : 合算した価格が日本円換算で税込総額 3 万円以上のもの補習授業校 : 合算した価格が日本円換算で税込総額 1 万円以上のもの対象外 (1) 教材整備事業対象外のもの ( 例 : 教職員や生徒に配付して使用する教材消耗品等 ) (2) 教材代金以外の経費 [ 例 ] 送料手数料購入物品の設定設置費用ソフト等のインストール費用保守費用等 1

3 (3) 合算した価格の税込総額が上記対象 (3) の金額に満たないもの (4) 財団への申請前に既に購入済みのものまたは財団の承認を受ける前に購入を行ったもの (5) 財団の許可なく申請内容 ( 教材品目や数量等 ) を変更して購入したもの (6) その他財団からの承認を得られないもの教材現地調達実施の流れ 1. 現地調達教材の申請日本時間 2016 年 6 月 10 日 ( 金 ) 正午必着 (P.3~6 参照 ) 所定の 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業申請書に必要事項を漏れなく記入した後下記提出書類をメール添付にて期限までに財団へ提出してください提出書類 1 申請書 2 日本語訳付きの見積書 ( 日本語訳は学校作成のものでも可 ) 特に対象外項目 ( 送料設置料や保守費用等 ) の掲載を漏れなく行ってあること 3 教材のカタログ等 ( デジタルカメラで撮影したものでも可 ) 申請書記入の際は別紙 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業の手引きも参照してください 2. 財団による審査申請内容の書類審査を実施します近年審査のスピード化をはかっておりますが内容によっては審査完了までに約 1~2か月かかる場合があります 3. 現地調達教材購入の承認現地調達することが適当と認められたものについて教材現地調達について委嘱状承諾書の書類をメール添付にて送付します 4. 分任契約担当者承諾書の提出 (P.6 参照 ) まだこの時点では購入できません承諾書に必要事項を記入のうえメール添付にて財団へ提出してください 5. 現地調達教材の購入財団は承諾書を受理後学校宛に教材現地調達実施完了報告書等をメールにて送付しますので受信後学校側は財団が承認した現地調達教材を購入してください承認後申請した教材の購入ができなくなった場合は必ず購入前に財団へ相談してください 6. 教材現地調達実施完了報告書の提出日本時間 2016 年 8 月 25 日 ( 木 ) 正午必着 (P.7~11 参照 ) 学校は当該教材を購入検収後期日までに下記提出書類をメール添付にて期限までに財団へ提出してください提出書類 1 教材現地調達実施完了報告書検収調書送金先連絡書財団所定 2 日本語訳付きの請求書 ( 写 ) または領収書 ( 写 ) 3 写真 ( 物品設置状況使用状況がわかるもの ) 4 その他の参考資料 ( 契約書納品書等の写し ) 5 教材備品管理台帳( 財団所定 ) 申請が現地調達のみの場合 7. 教材現地調達実施完了報告書の審査及び現地調達教材代金確定額の送金実施完了報告書を元に審査を行い日本円での現地調達教材代金確定額を決定し原則米ドルまたはユーロにて実施完了報告書別紙に記載の指定口座へ送金します ( ただし送金は2017 年 3 月頃の予定 ) 8. 入金確認連絡入金確認後速やかに教材整備事業担当 (seibi@joes.or.jp) まで受領の連絡をしてください 2

1の現地調達分を漏れなく< 様式 2>に重複して記入してください金額記入の際 < 様式 1-1>~< 様式 1-4>の税込金額と

4 < 現地調達教材の申請 > 下記 1~3の手順で現地調達教材の申請を行ってください 1 現地調達を希望する教材を< 様式 1-1>~< 様式 1-4>の該当する希望品目表に記入します備考欄には現地調達と付記して財団手配の教材と区別します 2 1の現地調達分を漏れなく< 様式 2>に重複して記入してください金額記入の際 < 様式 1-1>~< 様式 1-4>の税込金額と < 様式 2>の日本円換算額が一致するように記入してください送料手数料設置料保守費用などの教材代金以外の経費は全て学校負担となります 3

5 円換算レートは全校共通で下記 OANDA のレートを記入してください( 操作例参照 ) レート採用日は見積取得日と同日が望ましいですが複数業者から見積もりを取っている場合などは最新の見積書の日付を参照してくださいレートを入れると表中の円換算額を自動計算します OANDA サイト操作例 OANDA で英ポンドの円換算レートを調べる場合 1 レート採用日を入力 3 JPY を選択 2 現地通貨を選択ここでは GBP を選択 4 Get Table を押すを 1( 支払通貨 )= 欄に記載 4

6 3 申請書提出時には下記イ ) またはロ) を必ず添付してくださいイ ) 金額と写真の記載されているカタログまたはネットショップ等ホームページの画面画像ロ ) 購入先店舗等からの見積書と教材写真カタログや画面画像見積書には重要な項目 ( 商品内容金額内訳等 ) に日本語訳を加筆してください特に対象外費用 ( 送料手数料設置料保守費用等 ) が分かるように記載してください加筆できない場合は日本語訳の文書を学校が別途作成してください ( 例 1~2 参照 ) < 例 1> カタログ等に日本語訳をつける場合商品名 : ビジュアライザー L-1EX 税抜の場合は税率価格 :1 台 399( 税抜 ) 送料は含まないまたは消費税額をご記入下さい消費税販売店ウェブサイト < 例 2> 見積書は原本のまま別途学校が日本語訳の現地調達品総見積書を作成する場合 20XX 年 6 月 1 日 5

7 < 注意事項 > 申請書提出後品切れ等の事情で申請教材の購入ができなくなった場合は速やかに教材整備担当まで連絡してください財団の許可なく申請内容 ( 教材や数量 ) を変更して購入したものは対象外となりますまた教材の購入は財団が承認をするまでできません < 申請内容の審査承認 > 1 財団による審査を通過すると教材現地調達について委嘱状承諾書をメール添付にて送付いたしますのでメール受信後速やかに内容を確認してください 2 教材の現地調達に係る契約購入検収及び支払いについては学校所在地の基準により行われるため財団は学校責任者 ( 運営委員長理事長校長 ) に対し分任契約担当者として本事務を委嘱することとなります学校は承諾書に上記いずれかの責任者名で必要事項を記入のうえメール添付にて財団へ提出してください ( 例 3 参照 ) この段階ではまだ購入できません!! 3 財団は承諾書を受領後問題がなければ学校宛に教材現地調達実施完了報告書を添付した現地調達品購入許可通知メールを送付します学校はメール受領後財団が承認した現地調達教材の購入を開始してください < 注意事項 > 上記 3 より前に購入された場合承認を取り消させていただきます許可なく申請内容 ( 教材や数量 ) を変更された場合も同様ですあらかじめご了承ください 6

8 < 教材現地調達実施完了報告書の提出 > 学校は申請教材を購入検収後日本時間 2016 年 8 月 25 日 ( 木 ) 正午までに下記報告書類をメール添付にて提出してください提出書類 1 教材現地調達実施完了報告書検収調書送金先連絡書財団所定 2 日本語訳付きの請求書 ( 写 ) または領収書 ( 写 ) 3 写真 ( 物品設置状況使用状況がわかるもの ) 4 その他の参考資料 ( 契約書納品書等の写し ) 5 教材備品管理台帳( 財団所定 ) 申請が現地調達のみの場合教材現地調達実施完了報告書記入例種類数ではなく点数 ( 数量合計 ) を記入学校が支払った金額を記入 ( 承認額は関係なく ) 7

9 検収調書記入例各教材代金 ( 税込 ) の内訳 ( 単価数量 ) を記入送料保守費用等教材代金以外の経費は対象外 8

10 送金先連絡書記入例 SWIFT CODE 等の識別番号は必ず記入してください 9

11 請求書/ 領収書提出例現地調達で承認される購入価格は送料手数料保守費用等教材以外の経費は一切含まれません請求書等の金額にそれらが含まれている場合は本体のみの価格を計算し直して報告書に記載してください例えば下記 12 ではいずれも対象外の輸送経費が記載されています 1 本体価格 ( 台分 ) に消費税 (VAT) が含まれていないため別途の本体税の計算が必要です項目等重要な箇所には日本語訳または日本語説明を必ず追記してください 10

12 2 本体価格 ( 1, 台分 ) に消費税 (VAT) が含まれているのでこの 1, が報告書記載額となります写真提出例必ず購入教材の設置状況や使用状況がわかる写真を提出してください 11

13 < 現地調達代金の送金について > 財団では実施完了報告書を元に審査を行い提出内容に問題がなければ日本円での現地調達教材代金確定額を決定し原則米ドルまたはユーロにて送金先連絡書に記載された指定口座へ送金します ( ただし送金実行は2017 年 3 月頃を予定 ) 送金時にはメールにて送金連絡を行います学校は入金を確認されたら速やかに教材整備事業担当 (seibi@joes.or.jp) まで受領連絡をしてください < 教材備品管理台帳について > 文部科学省より教材備品管理台帳の提出を義務付けられておりますので財団所定の教材備品管理台帳にて現地調達された教材等を追記変更のうえ現地調達のみの申請の場合は実施完了報告書と一緒に提出してください詳細は 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業の手引き (P.12) を参照してください以上で現地調達は完了となります ============================================= < 教材現地調達に関する注意事項 ( 必ずお読みください ) > 1 教職員や児童生徒へ配付して使用する教材や消耗品等は教材現地調達でも対象外です申請はできません 2 財団による現地調達代金の送金手続きは文部科学省からの補助受領後になるためしばらくの間学校に立替えていただくことになります 3 現地調達教材が高額の場合現地調達教材申請のために購入したい教材等の見積もりを取得する際調達先 1 社からの購入予定価格が日本円で100 万円以上となる場合は複数業者に依頼のうえ見積比較を行い最低価格を提示した業者を選定してください申請の際は取得した他社の見積書も必ず添付してください 4 承認の取り消しについて以下の場合たとえ現地調達を承認した後でもその承認を取り消すことがあります承認を取り消した場合は現地調達教材代金は一切送金しませんのでご注意ください (1) 現地調達教材を承認前に購入した場合 ( 理由のいかんに関わらず ) (2) 承認された教材の仕様 ( 型番や数量も ) を財団の許可なく変更して購入した場合 (3) 提出書類を期限内に提出しなかった場合 (4) その他提出書類等から財団が不適切と認めた場合 12

14 5 現地調達教材代金の確定と送金等について現地調達教材代金の確定額は次のうちどちらか低額な円換算額で確定します (1) 申請書に記入している申請額 ( 円貨換算為替レートは申請時のレート ) (2) 教材現地調達実施完了報告書に記入している調達価格総額を財団の審査日における円貨換算為替レートで計算した円貨換算額確定後原則米ドルまたはユーロにて送金先連絡書に記載された指定口座へ2017 年 3 月頃に送金します確定額 ( 日本円 ) を財団の取引銀行が送金日のレートで米ドルまたはユーロ換算して送金します ( 米ドルユーロ以外の外貨及び円建てをご希望の場合はご相談ください ) 入金確認をされたら速やかに教材整備事業担当 (seibi@joes.or.jp) まで必ずEメールにて受領連絡をしてくださいその他特別な事情がある場合や不明な点は必ず事前に相談確認をしてください以上 < 教材整備事業に関するお問い合わせ先 > 公益財団法人海外子女教育振興財団事業部助成チーム教材整備事業担当 seibi@joes.or.jp TEL: FAX: < 財団ホームページ内の教材整備事業サイト > <2016 年 5 月 > 13

2019 年度在外教育施設教材整備事業教材現地調達の手引き ( この手引きは本年度事業完了まで必ず保管しておいてください ) 目次 <1> スケジュール P.1 <2> 教材現地調達について P.2 <3> 現地調達教材の申請 P.3 <4> 申請内容の審査承認 P.6 <5> 教材現地調達

2019 年度在外教育施設教材整備事業教材現地調達の手引き ( この手引きは本年度事業完了まで必ず保管しておいてください ) 目次 <1> スケジュール P.1 <2> 教材現地調達について P.2 <3> 現地調達教材の申請 P.3 <4> 申請内容の審査承認 P.6 <5> 教材現地調達 2019 年度在外教育施設教材整備事業教材現地調達の手引き ( この手引きは本年度事業完了まで必ず保管しておいてください ) 目次スケジュール P.1 教材現地調達について P.2 現地調達教材の申請 P.3 申請内容の審査承認 P.6 教材現地調達実施完了報告書の提出 P.7 現地調達代金の送金について P.12 教材備品管理台帳について