定期監査の結果に関する措置状況 ( 健康福祉部 ) 健康福祉部 監査委員意見 健康福祉部においては 度重なる制度改正や権限委譲などの影響から業務が複雑化し 業務量が増大しているため 時間外勤務が恒常化している職場が多く見受けられる 窓口や業務の特殊性など止むを得ない事情もあるが マニュアルやフロー図

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1 小牧市監査公表第 1 6 号 地方自治法 ( 昭和 22 年法律第 67 号 ) 第 条第 4 項の規定による定 期監査の結果に基づき講じた措置について 小牧市長から通知があったの で 同条第 1 2 項の規定によりその内容を別紙のとおり公表する 平成 2 6 年 5 月 3 0 日 小牧市監査委員伊藤二三 小牧市監査委員川島公子

2 定期監査の結果に関する措置状況 ( 健康福祉部 ) 健康福祉部 監査委員意見 健康福祉部においては 度重なる制度改正や権限委譲などの影響から業務が複雑化し 業務量が増大しているため 時間外勤務が恒常化している職場が多く見受けられる 窓口や業務の特殊性など止むを得ない事情もあるが マニュアルやフロー図を作成するなど業務の効率化 省力化を図る一方 各種計画策定などの際には 市の考え方の基となる業務に職員が十分に関わり その持てる能力を発揮できるように業務執行体制の確立に努められたい 契約事務 補助金事務などの事務処理については 記入漏れなどの軽微な誤りや関連規程の理解不足による誤りが散見された 健康福祉部は若い職員の配置も多いことから 関連規程や契約など個別の事務マニュアルについて周知徹底を図り基本的な知識を習得させるとともに 複数人によるチェックなど組織内の牽制機能を強化し 適正な事務処理に努められたい 対応 現在 さまざまな業務についてマニュアルやフロー図を作成し 活用しているところであるが 引き続き業務の効率化を図るために 随時見直しを図ってまいります また 各種計画の策定にあたっては その重要性を職員が十分に認識したうえで 策定にあたる体制づくりに努めてまいります 各課において 業務にかかるリスクを洗い出し その回避策を全職員に対し周知してきたところであるが 改めて事務処理方法の確認やリスク回避策及び関連規定やマニュアル等について各職員に周知徹底を行うとともにチェック体制の強化に努めてまいります

3 福祉課 < 福祉総務課 地域福祉課 > (1) 収入事務についてア. 調定票において 出納機関の合議が必要なものについて合議がされていないものがあった イ. 過年度調定に係る未収金の繰越調定の日に誤りがあるものがあった 措置状況 ア. 指摘事項については 速やかに是正しました 今後は 適正な事務処理に努めます イ. 正規の日付に 訂正を行い 今後は誤りがないよう周知徹底を図ってまいります (2) 補助金事務についてア. 小牧市文書取扱規程において 特に重要と認められる文書については割印又は契印をしなければならないとされているが 補助金等交付決定通知に契印がないものがあった イ. 補助金交付要綱において 補助金交付決定後に申請の取下げ期間を設けているが 申請者の意思確認がないまま交付決定日に額の確定通知書を送付しているものがあった 措置状況 指摘事項については 速やかに是正しました 今後は 適正な事務処理に努めます (3) 支出事務について資金前渡員は 現金出納簿を備え 現金の出納の都度記載し 常にその出納を明らかにしなければならないが 資金前渡金を管理する普通預金通帳の残高と現金出納簿の残高が異なるものがあった 措置状況 現金出納簿の残高の訂正を行いました 現金出納簿の金額と普通預金通帳の確認について 引き続き 複数人により確認をして 適正な事務処理に努めます

4 監査委員意見 福祉課においては 生活保護費の支給方法として 口座振込のほかに現金での支給も行われている 現金での支給は 封入作業や支給時の本人確認等により事務手続きが煩雑になるほか 紛失等の事故の危険性も懸念されることから 可能な限り口座振込での支給に切り替えていくことで 事務の効率化とリスクの未然防止を図られたい なお 生活保護費返還金などを含めた現金の取り扱いについては 事務フローやマニュアルを作成し 職員が相互に確認 牽制する意識を徹底させるなど 適正な現金管理を行える組織体制を作り上げられたい 対応 現金支給については 事務の効率化とリスクの未然防止の観点から できるだけ速やかに口座振込みへ切り替えを図ってまいります また 返還金等の現金の取り扱いについては マニュアルを修正 追加し より適正な現金管理ができるよう対応を図ってまいります 長寿介護課 < 地域福祉課 介護保険課 > (1) 収入事務についてア. 過年度調定に係る未収金について繰越の手続きがされていないものや 繰越調定の日に誤りがあるものがあった イ. 分任出納員に委任されていない事務にかかる収納がされているものがあった 措置状況 ア. 指摘事項については 速やかに是正しました 今後は 適正な事務処理に努めます イ. 小牧市予算決算会計規則において 分任出納員が収納できる事務の追加修正を行いました

5 (2) 契約事務についてア. 契約書に市長印が押印されていないものがあった イ. 小牧市文書取扱規程において 文書の日付は施行の日を用いることとされているが 契約締結の起案文書における施行日と契約書の契約日が異なっているものがあった 措置状況 指摘事項については 速やかに是正しました 今後は 施行日を契約日とするよう職員に周知徹底しました (3) 補助金事務についてア. 補助金交付要綱において 補助金等確定通知後に補助金を交付すると定められているが 確定通知を行わず補助金が交付されているものがあった イ. 小牧市文書取扱規程において 特に重要と認められる文書については割印又は契印をしなければならないとされているが 補助金等交付決定通知に契印がないものがあった ウ. 補助金の交付決定日は 補助金の交付を行うという意思決定の日であるため 支出負担行為の決議日と同日にしなければならないが 交付決定日と支出負担行為の決議日が異なるものがあった 措置状況 指摘事項については 速やかに是正しました 今後は 適正な事務処理に努めます

6 監査委員意見 長寿介護課においては 介護予防事業として二次予防者に対する介護予防教室を開催しているが 予防に関心が持てるような情報の提供や複数のプログラムを組み合わせて開催するなど 様々な工夫を凝らしながら参加率の向上を図り 事業の効果的な推進に努められたい 今後 一層の高齢化が進むなか 高齢者がその知識や経験を活かし活躍する機会を広げることで 地域の活性化や安心 安全な地域づくりにつなげていくことが望まれる 現在 第 6 次高齢者保健福祉計画を策定するため 高齢者の生活実態調査を委託しているが その結果を十分に把握 検証し 市として速やかに取り組むべき高齢者施策の方向性を見定め 高齢者が心身ともに自立し生きがいを持って生活することのできる環境づくりと介護予防の充実に努められたい 対応 より多くの二次予防者の方が参加していただける介護予防教室の開催に努めてまいります 高齢者保健福祉計画推進委員会において 実態調査の結果を十分に検証し 市として速やかに取り組むべき施策はもちろんのこと 次期計画が目指すところである 団塊世代が後期高齢者となる 年をも見据え 医療 介護 予防 生活支援 住まいが切れ目なく提供される地域包括ケアシステムの実現に向け取り組んでまいりたいと考えています 子育て支援課 < こども未来部こども政策課 保育課 > (1) 収入事務についてア. 調定票において 決裁権者である課長の印がないものがあった イ. 過年度調定に係る未収金の繰越調定の日に誤りがあるものがあった 措置状況 該当の調定票には課長印を押印し 調定日の誤りについては今後適切な日付とするよう改めます

7 (2) 庶務事務について旅行命令簿において 旅費計算の誤りにより旅費支給額が過払いとなっているものがあった 措置状況 適切な支給額を計算し直し 過払い分については対象職員より返金しました 今後は複数職員の確認を徹底します (3) 契約事務について長期継続契約においては 契約初年度は総支出額と契約初年度の支出額の支出負担行為決議票が必要となるが 総支出額の支出負担行為決議票がないものがあった 措置状況 支出負担行為決議票を作成するとともに 今後はこのようなことのないよう確認を徹底します (4) 補助金事務について小牧市文書取扱規程において 特に重要と認められる文書については割印又は契印をしなければならないとされているが 補助金等交付決定通知に契印がないものがあった 措置状況 契印を押印しました 今後は押印漏れがないよう確認を徹底します 監査委員意見 子育て支援課においては 小牧市子ども会連絡協議会に補助金を交付しており 補助金の対象経費に下部組織である単位子ども会の活動に対する助成が含まれているが 補助事業の完了時には 交付対象団体の事業報告及び収支決算書の確認にとどまっている 補助金交付の透明性を図るためにも 下部組織に対して実績報告書等の提出を求め活動内容を確認することで 交付対象団体への補助金の適正な執行と効果の一層の把握に努められたい

8 対応 今後はご指摘のとおり対応します 保育園本庄保育園 古雅保育園 監査委員意見 保育園においては 保護者の病気等で断続的又は一時的に家庭での保育が困難な児童を保育園で預かる緊急一時保育の利用対象を拡大するなど 保育サービスの充実を図られているが 今後も多様化する保育ニーズに対応するため保護者と園児の視点に立ち 利便性の向上を図るとともに よりよい環境作りに努められたい 対応 民営化の推進に伴う保育サービスの向上だけでなく 日々の保護者や園児との関わりを大切にし 園児にとって最適な保育環境を整えるとともに 家庭での子育てを支援する場として充実した保育を実施するよう努めます < > 内は 平成 2 6 年 4 月 1 日付け組織改正に伴う事務移管後の所属 表示である