まえがき このハンドブックは 科研費による研究を行っている方はもちろんのこと 本学教職員全員を対象として 科研費の直接経費の使用方法についての基 本的な内容を分かりやすく解説したものです 科研費への理解を深めていただき より良く使っていただくために この ハンドブックが少しでもお役に立てば幸いです

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1 2015 年度版 [ 白梅学園 ] 科研費使用マニュアル 理解を深め よりよく使っていただくために 科研費運営 管理に関わる 教員 / 職員 / 学生は必読 平成 27 年 6 月

2 まえがき このハンドブックは 科研費による研究を行っている方はもちろんのこと 本学教職員全員を対象として 科研費の直接経費の使用方法についての基 本的な内容を分かりやすく解説したものです 科研費への理解を深めていただき より良く使っていただくために この ハンドブックが少しでもお役に立てば幸いです この冊子に関し ご意見やご質問等があれば 教務課の科研費担当 へご連絡願います (2015 年度担当 : 都賀 田中 )

3 科研費ハンドブック目次 1. 科研費とは? 直接経費は何に使えるのか? 費目別の使用方法は? 機関管理とは? ルールに違反したら? コンプライアンス教育について 取引業者について 科研費 Q&A... 33

4 1. 科研費とは? 人文 社会科学から自然科学まで全ての分野にわたり 基礎から応用までのあらゆる独創的 先駆的な学術研究を対象とした 競争的資金 です 政府全体の競争的資金の 6 割以上を占める我が国最大規模の競争的資金制度です ( 平成 26 年度予算額 2,276 億円 ) 科研費は 国民の貴重な税金でまかなわれています よって ルールに従い 公正かつ効率的な使用に努め ていただく必要があります 正しい研究費の使用 一 研究費は 研究目的に沿って 公正性及び透明性を確保しつつ 経 済的かつ効率的に使用してください 二 研究費の使用が年度末に集中しないよう 研究計画に沿った適切な 時期に使用してください 1

5 2. 直接経費は何に使えるのか? 研究に直接必要な経費として 広く柔軟に使用できます 研究に必要な物品の購入費 旅費 謝金等及びその他 ( 当該研 究を遂行するために必要な経費のみ ) に使用することができます 次のような経費にも使用できます 研究協力者を雇用するための経費 研究代表者及び研究分担者以外の者で 研究実施のため特別に雇用する研究者を含みます なお 研究代表者が雇用するのではなく 研究機関が当事者として勤務内容 勤務時間等を明確にした雇用契約を締結することになります 海外 国内での研究 会議参加のための旅費 シンポジウムなどを開催するときの食事費用 ( ただし アルコール飲料類には使用できません ) 研究成果発表のための学会誌投稿料 ホームページ作成費用 研究成 果広報用パンフレット作成費用 一般市民を対象とした研究成果広 報活動などのアウトリーチ活動 2

6 使用できないケースは? 交付申請書記載の研究目的以外のものや 研究と直接関係のないものへの使用はできません 交付された科研費を節約したとしても 他の研究のために使用することはできません 次のものへの使用は 研究費 ( 直接経費 ) では認められません 建物等の施設の整備 ( 研究者が科研費により購入した物品の据付費を除く ) 研究中に発生した事故 災害の処理 その他 間接経費を使用することが適切なもの 科研費と他の資金とを混ぜた使用は? 原則できません ただし 次のような場合には 例外として使用可能です 補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて 1 回の出張をする場合に おいて 他の経費との使用区分を明らかにしたうえで使用する場合 他の用途にも使用する 1 個 ( ) の消耗品等を購入する場合において 他の経費との使用区分を明らかにしたうえで使用する場合 ( 1 個とは 1 ケース 1 ダースなどの一つのまとまった購入単位を含 みます ) 直接経費に他の経費 ( 委託事業費 私立大学等経常費補助金 他の科 学研究費及び間接経費など 当該経費の使途に制限のある経費を除く ) を加えて 補助事業に使用する場合 3

7 繰り越し等について 年度を越えた使用は? 基金分, 一部基金分においては 最終年度を除き 補助事業期間内 であれば 年度末に未使用額が発生した場合には 繰越の手続きや 研究費の返還を行うことなく 次年度に使用することができます ( 補助金分は不可 ) 次年度に使用する研究費については 毎年度終了後に提出する 実施状況報告書 により 次年度に使用する額及び当該研究費が生じた経緯 次年度における使用計画 ( 次年度に請求する研究費と併せた使用計画 ) について報告してください 年度の交付額の 20% 以上を繰り越しされる場合は 事前に科研費担当までお声掛けください 前倒し支払請求制度について 基金分, 一部基金分は 年度にとらわれずに複数年度にわたる研究 費として使用することができるため 補助事業期間全体を通じた交 付決定額に範囲であれば 研究の必要に応じて次年度以降に予定い ていた研究費を前倒しして使用することが可能です ( 補助金分は不可 ) 補助事業期間を短縮することはできません また 追加分 ( 交付決定額の増額 ) は行いませんので 次年度以降の研究計画が遂行できなくなるような多額の前倒し支払請求を行うことは避けてください 前倒し請求を希望する場合は 17 月末日まで 210 月末日までに 科研費担当にご相談ください 計画的な予算執行について 計画的な予算執行に努めてください 9 月末時点で各年予算執行率が 50% 未満の研究者には 研究計画の遂行状況 及び予算執行計画を科研費担当よりヒアリングします 4

8 最終年度に研究費が使い切れない場合 配分機関に返還します ( その後の採択等に悪影響はありません ) 返還の可能性が生じた場合はすぐに科研費担当までお声掛けください 5

9 3. 費目別の使用方法は? 物品費 当該研究課題を遂行するために必要な物品等購入に係る発注 検収について説明します 特に注意しなければならない遵守事項 3 千円以上 ( 税込 ) の物品は全て現物確認による検収を実施します 1 万円以上 ( 税込 ) の物品は事前に 購入依頼票 の提出が必要です ( 物品の購入 ) 1. 消耗品 (1 万円未満 ( 税込 )) を購入する場合 (1) 研究者が直接発注して購入してください (2) 消耗品を購入した後 現物を科研費担当に提示して検収を受けてください 但し購入した消耗品が単価 3 千円未満 ( 税込 ) の場合は 研究者自らが検収を行なうことができます (3) 前述 (2) の但し書きを補完する措置として 担当教職員による少なくとも年複数回にわたる事後の納品事実確認を行ないますので 物品の適正な購入 管理に努めてください 2. 用品 (1 万円以上 ( 税込 ) でかつ耐用年数が 1 年以上 のもの ) を購入する場合 (1) 事前に 購入依頼票 を総務課に提出してください カタログ, 見積を一緒に提出してください (2) 基本的には総務課が発注しますが 研究者の直接発注が可能の場合があります 科研費担当にご相談ください (3) 現物を科研費担当に提示して検収を受けてください 6

10 3. 備品 (5 万円以上かつ耐用年数が 1 年以上 のもの ) を購入する場合 (1) 事前に 購入依頼票 を総務課に提出してください カタログ等, 見積を一緒に添付してください 備品は 総務課で発注, 購入し 検収の後 総務課が研究者に納品します (2) 取引業者への支払いは 振込となります (3) 研究者は 設備備品が納品された後 現物を科研費担当に提示して検収を受けてください また 科学研究費にて購入した備品の寄付申込書 を教務課に提出してください (4) 科学研究費にて購入した備品の寄付申込書 を受け 総務課は備品シール ( 科研費購入の文言入り ) を配付いたします 配布され次第 速やかに該当備品の確認可能な箇所に貼り 科研費で購入した物品であることを明確にしてください パソコンソフトウェア, トナー, 電球, ランプは耐用年数が 1 年以下となりますので 金額にかかわらず 消耗品同様 直接発注して購入してください 注意 : 用品 (1 万円以上 ( 税込 )) および備品 (5 万円以上 ( 税込 )) の購入, 発注は上記の流れを遵守してください 購入依頼票 を提出せず 発注した場合は 科研費による支払いは出来ません ( 自己負担となります ) 白梅学園生協については 50,000 円未満は立替払いでお願いします 出金依頼書には 単価がわかるように納品書と領収書を添えてご提出 ください 7

11 ( 図書 視聴覚資料の購入 ) 1. 図書 視聴覚資料 (DVD 等 ) を購入する場合 (1) 研究者が直接発注して購入してください ( 領収書の図書館経由は必要ありません ) (2) 使用ルール では 科研費で購入した図書等は所属機関に寄付するように定められています 研究者が 単価 3 千円以上 ( 税込 )( セット販売で購入したものに関しては 一点ずつの単価に均等割りし 3 千円以上 ( 税込 ) になるかを判断してください ) の図書 視聴覚資料等を購入した場合 直ちに現物を科研費担当へ提示し検収を受けると共に 科学研究費にて購入した図書の寄付申込書 を提出してください 図書 視聴覚資料等を一時お預かりして 図書館での登録作業が終了次第 お返しします 図書館の発行する 公費による図書 資料等の購入について において消耗品扱いとなるもの (< 例 > データブック, 白書, 年鑑, 便覧, 報告書, 要覧, 六法等法令集等 ) は 登録不要ですが検収は行います 電子書籍はパソコンソフトウェアと同等とみなし 登録不要ですが検収は行います 但し 購入した図書 視聴覚資料等が単価 3 千円未満 ( 税込 ) の場合は 研究者自らが検収を行なうことができ 寄付申込書の提出と図書館登録は不要です (3) 前述 (2) の但し書きを補完する措置として 消耗品と同様に担当教職員による少なくとも年複数回にわたる事後の納品事実確認を行ないますので 図書等の適正な購入 管理に努めてください 8

12 物品費支出の流れ 消耗品 ( 図書等を除く 1 万円未満 ( 税込 ) の物品 ) の場合 研究代表 ( 分担 ) 者 発注 業者 納品 研究代表 ( 分担 ) 者 現物の提示( 教務課にて検収 ) ( ただし 単価 3 千円未満 ( 税込 ) の場合は 研究者自らが検収を行なう ) 出金依頼書( 科研費様式 1) 納品書 レシートまたは領収書等 ( いずれの場合も 個々の品名および金額が明記されていること ) 教務課 財務課研究代表 ( 分担 ) 者 ( 領収書受領 ) 現金 9

13 用品 (1 万円以上 5 万円未満 ( 税込 )) の場合 研究代表 ( 分担 ) 者 購入依頼票 総務課 発注 ( 研究者発注の場合もあり ) 業者 納品 研究代表 ( 分担 ) 者 出金依頼書( 科研費様式 1) 請求書 or 領収書 購入依頼票のコピー 納品された用品 教務課 検収 財務課業者 ( 請求書受領 ) 振込または財務課研究代表 ( 分担 ) 者 ( 領収書受領 ) 現金 10

14 備品 (5 万円以上 ) の場合 研究代表 ( 分担 ) 者 購入依頼票 ( カタログ等添付 ) 総務課 発注 業者 納品 総務課 納品, 購入依頼票の返却 研究代表 ( 分担 ) 者 出金依頼書( 科研費様式 1) 請求書 購入依頼票のコピー 納品された備品 備品寄付申込書教務課 検収 財務課業者 ( 請求書受領 ) 振込 11

15 図書 視聴覚資料 (DVD 等 )( 単価 3 千円以上 ) の場合 研究代表 ( 分担 ) 者 発注 業者 納品 研究代表 ( 分担 ) 者 現物の提示( 教務課にて検収 ) 出金依頼書( 科研費様式 1) 納品書 レシートまたは領収書等 ( いずれの場合も 個々の書名 ( 品名 ) および金額が明記されていること ) 科学研究費にて購入した図書の寄付申込書 提出 教務課 領収書 現品 ( 図書館経由 ) 財務課 現金研究代表 ( 分担 ) 者 12

16 図書 視聴覚資料 (DVD 等 )( 単価 3 千円未満 ( 税込 )) の 場合 研究代表 ( 分担 ) 者 発注 業者 納品 研究代表 ( 分担 ) 者 研究者自らが検品 出金依頼書( 科研費様式 1) 納品書 レシートまたは領収書等 ( いずれの場合も 個々の書名 ( 品名 ) および金額が明記されていること ) 教務課 財務課研究代表 ( 分担 ) 者 ( 領収書受領 ) 現金 13

17 人件費 当該研究課題を遂行するために必要な研究補助業務に係る給与 謝 金の支給について説明します 長期アルバイト 特に注意しなければならない遵守事項 1 必ず事前に 採用申請書 を提出してください採用 業務への従事は 白梅学園との雇用契約締結後となります 2 研究課題遂行に係る業務内容 従事時間等の詳細な説明 3 出勤表 ( 教務課に備え付け ) による従事実態の確認 証明 1. アルバイト雇用時の必要書類事業実施前 (2 週間前 ) に アルバイト ( 研究補助者 ) 採用申請書 を科研費担当に履歴書 ( 本学学生は学生証のコピー ) を添付し事前に提出してください アルバイト( 研究補助者 ) 採用申請書 とは 年度ごとに提出してください ( 継続雇用の場合は履歴書不要 ) 2. 給与 (1) 給与支払いに必要な書類 1 給与の支払いは科学研究費出金依頼書 ( 様式 1) と出勤表 ( 様式 3-1) 及を提出してください 2 給与は原則として銀行振込払いとします ( 振込手数料は直接経費より支出 ) (2) 交通費の支払について通勤距離 2 キロ以上の場合実費を支給します 但し 1 日の上限は 1,200 円とします 交通費の支払いがある場合は 旅費精算書 ( 様式 4-1) を提出してください 14

18 (3)1 時間当りの時間給について次の4 段階とし ランクA~Cは 研究代表者または研究分担者の判断により決定されます ランクDで雇用する場合は 学長の承認を得るものとします なお ランクDの設定単価は 100 円単位とします ランク 時 間 給 適用基準及び業務内容 A 890 円 学生が行なう一般事務 一般補助業務 B 900 円 一般事務 一般研究補助業務 C 1,000 円 若干の専門性を要する技術 技能を伴う研究補助業務 D 1,100 円 ~2,000 円専門知識や資格 特殊技術 技能を要する研究補助業務 3. 勤務の確認と留意事項 1アルバイト者は出退勤の都度 教務課に備え付けの出勤表 ( 様式 3-1) に従い記載し 研究代表者または研究分担者は一日ごとに捺印してください 2アルバイト者は1 日の実働時間は休憩時間を除いて記載してください 休憩時間は 勤務時間が 6 時間を超える場合は 45 分 8 時間を超える場合は 1 時間をとってください なお 休憩時間は無給となります 3アルバイト者の勤務は 大学内または研究代表者または研究分担者が直接指揮監督できる場所で行なうものとします 4アルバイト者には 関わった研究課題について研究代表者または研究分担者の許可なく発表等をしないよう徹底してください 5 研究代表者または研究分担者は アルバイト者の勤務日や時間の実態を把握して 出勤表により従事時間の管理を日々行なってください 6 給与及び報酬 諸謝金等は所得税法に基づき 源泉徴収を行ないます 15

19 別表その他の報酬 諸謝金等の料金単価基準表 業種 摘要 金額 ( 税込 ) 日本語 400 字あたり翻訳謝金 ( 外国語 和文 ) ( 本業でない者に依頼 ) 外国語 300 単語あたり ( 和文 外国語 ) 2,200 円 4,400 円 外国語校閲謝金 ( 本業でない者に依頼 ) 外国語 300 単語あたり 2,400 円 講演謝金および専門知識の提供のための講師 国内 ( 白梅学園外 )1 回外国からの招聘者 30,000 円 50,000 円 料 ( 国内著名者に準ずる ) 通訳謝金 1 日 20,000 円 実験協力 アンケート記入 インタビュー調査のための研究協力その他 同行調査 各種調査( 同行無し ) 音声文字化作業 データ処理など 協力内容 ( 拘束時間等 ) を勘案し ランク A 及びランク B の金額を準用する 従事時間数や業務内容により支給額を決定します 金額は白梅学園の出張旅費規程及び科研費アルバイトの給与表を準用し 支払希望額も算出根拠を明記のうえ 事前に科研費担当者に ご相談ください 16

20 短期アルバイト ( 日雇いアルバイト ) 特に注意しなければならない遵守事項 1 勤務が 2 か月以内 2 研究課題遂行に係る業務内容 従事時間等の詳細な説明 3 臨時雇員日給受領書による従事実態の確認 1. 給与 (1) 給与支払いに必要な書類 1 給与の支払いは科学研究費出金依頼書 ( 様式 1) と臨時雇員日給受領書を提出してください 2 給与は原則として立替払いとします (2) 交通費の支払について通勤距離 2 キロ以上の場合実費を支給します 但し 1 日の上限は 1,200 円とします 交通費の支払いがある場合は 臨時雇員日給受領書に記載してください (3)1 時間当りの時間給について長期アルバイトと同じ 3. 勤務の確認と留意事項 1 アルバイト者は臨時雇員日給受領書記載し 一日ごとに捺印してください 2 アルバイト者は1 日の実働時間は休憩時間を除いて記載してください 休憩時間は 勤務時間が 6 時間を超える場合は 45 分 8 時間を超える場合は 1 時間をとってください なお 休憩時間は無給となります 3 アルバイト者の勤務は 大学内または研究代表 ( 分担 ) 者が直接指揮監督できる場所で行なうものとします 17

21 4 アルバイト者には 関わった研究課題について研究代表 ( 分担 ) 者の許可なく発表等をしないよう徹底してください 5 研究代表 ( 分担 ) 者は アルバイト者の勤務日や時間の実態を把握して 従事時間の管理を行なってください Memo 18

22 人件費支出の流れ アルバイト ( 長期 ) の雇用 研究代表 ( 分担 ) 者 事業実施 2 週間前に 採用申請書 を提出 ( 新規の場合 ) 履歴書等要添付 銀行振込依頼書 を併せて提出教務課 総務課 確認 雇用契約研究協力者 出退勤の都度 出勤表( 科研費様式 3-1) への記載, 研究代表 ( 分担 ) 者の押印 ( 教務課に備え付け ) 研究代表 ( 分担 ) 者 出勤表( 科研費様式 3-1) 出金依頼書( 科研費様式 1) 教務課 確認 財務課 給料の口座振込み研究協力者 アルバイト ( 長期 ) の雇用 19

23 アルバイト ( 短期 ) の雇用 研究協力者 臨時雇員日給受領書に出退勤の記載, 受領印押印 研究代表 ( 分担 ) 者 研究協力者への給与の支払( 立替 ) 研究代表 ( 分担 ) 者 臨時雇員日給受領書 出金依頼書( 科研費様式 1) 教務課 確認 財務課 ( 臨時雇員日給受領書 ) 現金 研究代表 ( 分担 ) 者 20

24 旅費 当該研究課題を遂行するために必要な研究代表 ( 分担 ) 者等の出張に係る旅費の支給について説明します 特に注意しなければならない遵守事項 1 1 週間前の 出張届 出張後一ヶ月以内の 出張報告書 等の提出 2 出張報告書等による出張 ( 業務 ) の事実の証明 3 証拠書類による経費の実態の証明 ( 国内出張旅費の手続き ) 1. 研究者が国内出張をする場合 原則として出張の 1 週間前に必要な学内手続きを行ない 科研費担当へ次の書類を提出してください 科研費研究による出張届 ( 科研費様式 4) 2. 出張終了後一ヶ月以内に 以下の書類を科研費担当に提出してください 科研費出金依頼書 ( 科研費様式 1) 科研費研究による出張報告書及び旅費精算書 ( 科研費様式 4-2 及び 4-1) 乗車券の領収書 (100 km以上の場合 ) 航空券等の領収書 プログラム等の資料 ( 海外出張旅費の手続き ) 1. 研究者が海外出張をする場合 原則として出張の 1 週間前に必要な学内手続きを行ない 科研費担当へ次の書類を提出してください 科研費研究による出張届 ( 科研費様式 4) 航空運賃の支出を証明できる書類 ( 見積書等 )( 写 ) 2. 出張終了後一ヶ月以内に 以下の書類を教務課に提出してください 科研費出金依頼書 ( 科研費様式 1) 科研費研究による出張報告書及び旅費精算書 ( 科研費様式 4-2 及び 4-1) 出張初日の換算レート終値で日本円に換算し 精算してください 乗車券の領収書 航空券等の領収書 プログラム等の資料 21

25 交通費, 宿泊料については 学内規程に準じます 規程集より抜粋 国内 交通費 宿泊費料基準 区分 汽車賃 船賃 自動車賃 その他 食事 ( 朝 夕食 ) 付 食事付でない宿泊料食事代 日当 役員 学長 新幹線以外 グリーン車 1 等実費実費 11,000 円 8,500 円 2,500 円 2,500 円 その他の者普通車 1 等実費実費 10,000 円 7,500 円 2,500 円 2,000 円 朝食 1,000 円 夕食 1,500 円 ( 領収書添付のこと ) 海外 区分 宿泊料 (1 泊 ) A B C 宿泊料に食事代を含まない場合は朝食 1,000 円 役員 学長 19,000 円 17,000 円 14,000 円 その他の者 17,000 円 15,000 円 12,000 円 夕食 1,500 円を上限とし 宿泊料との合計額が左記 金額を超えないこと また 必ず領収書を添付のこと A( 指定都市 ) シンガポール ロサンゼルス ニューヨーク サンフランシスコ ワシントンDC ジュネーブ ロンドン モスクワ パリ アブダビ ジェッタ クウェート リアド アビジャン B( 甲地方 ) 北米地域 : 北アメリカ大陸 ( メキシコ以南の地域を除く ) グリーンランド ハワイ諸島 バミューダ諸島 グアム欧州地域 : ヨーロッパ大陸 ( 乙地方の地域 ( 旧東欧諸団 ) を除く ) アイスランド 大ブリテンマルタ サイプラス中近東地域 : アラビア半島 アフガニスタン イスラエル イラク イラン クウェート ヨルダン シリア トルコ レバノン パレスチナ C( 乙 丙地方 ) 上記以外の地域 22

26 旅費支出の流れ ( 国内 海外問わず ) 出張を伴う場合 出張に行く前に 研究代表 ( 分担 ) 者 1 週間前に 出張届 ( 科研費様式 4) を提出 教務課 確認と報告学長 出張から戻ったら ( 一ヶ月以内に ) 研究代表 ( 分担 ) 者 出金依頼書( 科研費様式 1) 出張報告書と旅費精算書( 科研費様式 4-2 及び 4-1) 乗車券の領収書(100 km以上の場合 ) 航空券等の領収書 プログラム等の資料教務課 確認 財務課 現金 研究代表 ( 分担 ) 者 お願い : インターネットでチケット等を購入した場合 発注画面をプリ ントアウトしたものも併せてご提出ください 23

27 通常の旅費 ( アルバイトの交通費も含む ) の場合 研究代表 ( 分担 ) 者 出金依頼書 ( 科研費様式 1) 旅費精算書 ( 科研費様式 4-1) 教務課 確認 財務課 現金 研究代表 ( 分担 ) 者 注意事項 : 科研費にて定期券の支払いは出来ません スイカ等電子マネーの支払いは出来ません アルバイトの交通費の 1 日の上限額は 1,200 円です 24

28 その他 1. 郵便物を送る際のリスト提出について ( 切手購入や宅急便など ) 1 回の件数が 50 件を超える場合は 郵送先のリストをご提出願います 50 件未満の場合は提出不要ですが 研究代表 ( 分担 ) 者でリストを保管してください 2. 学会参加費について 参加した学会のレジュメやプログラム等 学会の日時, 内容がわかるも ののコピーを提出してください 3. 会議会合費について会議 会合の場合 食費は1 名 2000 円 ( 税込 ) が上限です この場合 酒類は一切認められません 出金依頼書 ( 様式 1) と 会議開催届 ( 様式 2) と領収書を同時に科研費担当に提出して下さい 4. 特殊な役務についての検収 ( データベース プログラム デジタルコンテンツ開発 作成 機器の保守 点検など ) 原則として 有形の成果物がある場合には 成果物及び完了報告書等の履行が確認できる書類により科研費担当が検収を行います 専門性がある物と判断した場合は 知識を有する者が確認をする場合があります 成果物がない機器の保守 点検などの場合は 科研費担当の立会い等による現場確認を行います 25

29 クレジットカードを使用された場合は 費目別早見表 利用代金明細書コピーの提出を求める場合があります 費目名称内容必要な提出書類備考 物品 1 件または 1 組が 1 支払証拠書類 個々の品名お 3,000 円未満 ( 税込 ) の物品 レシートまたは領収書 請求書 納品書等 よび金額が明記されていること 1 件または 1 組が 3,000 円以上 ( 税込 ) 2 科研費出金依頼書 ( 様式 1) 要現物検収 10,000 円未満 ( 税 込 ) の物品 1 件または 1 組が 上記 1 と 2 要現物検収 10,000 円以上 ( 税 3 事前に 購入依頼票 込 ) の用品 1 件または 1 組が 上記 1 と 2 総務課発注 50,000 円以上 ( 税 3 事前に 購入依頼票 要現物検収 込 ) の機器備品 4 科学研究費にて購入し 学園へ寄付 た備品の寄付申込書 図書等 1 冊が 3,000 円未満 1 支払証拠書類 個々の書名 ( 税込 ) の図書 視聴覚資料 (DVD 等 ) レシートまたは領収書 請求書 納品書 ( 品名 ) および金額が明記され 等 ていること 2 科研費出金依頼書 ( 様式 1) 1 冊が 3,000 円以上 上記 1 と 2 要現物検収 ( 税込 ) の図書 視 5 科学研究費にて購入し 学園へ寄付 聴覚資料 (DVD 等 ) た図書の寄付申込書 26

30 旅費 通常の旅費 ( アルバイトの交通 費も含む ) 1 支払証拠書類 領収書 乗車券の領収書(100 km以上の場合 ) 航空券等の領収書 請求書 プログラム等資料 ( 国内 海外問わず ) 出張を伴う旅費謝金等アルバイト ( 長期 (2 か月以上 )) の雇用 ( 年度更新含む ) アルバイトの給与の支払 等 2 科研費出金依頼書 ( 様式 1) 6 旅費精算書 ( 様式 4-1) 上記 1と2と6 7 原則 1 週間前に 出張届 ( 様式 4) 8 事後一ヶ月以内に 出張報告書 ( 様式 4-2) 9 事前 (2 週間前 ) に 採用申請書 ( 新規は履歴書等要添付 ) 事前に 銀行振込依頼書 ( 新規の場合 ) 2 科研費出金依頼書 ( 様式 1) 長期雇用 6 旅費精算書 ( 様式 4-1)( 交通費が発生する場合 ) 9 出勤表 ( 様式 3-1) 短期雇用 10 臨時雇員日給受領書 書類の提出期限に注意してください書類の提出期限に注意してください継続雇用の場合は月毎に提出し てください 27

31 4. 研究費はいつから使えるのか? 科研費は 初年度の内定通知から最終年度の終わりまで 途切れ ることなく使用できます 一部の大型の研究種目を除き ほとんどの新規課題について 4 月 1 日に採択が通知され 内定通知受領後 ただちに研究を開始することができます 継続課題についても 4 月 1 日から切れ目なく研究費を使うことができます 研究を開始できる とは 科研費の送金 受領前であっても 必要な 契約等 ( 物品の購入 研究協力者の雇用など ) を行ない 実際の研究活 動を始めてよいということです 科研費の実際の交付は 交付申請 決定の手続きを経て 新規採択課題は 6 月下旬 継続課題は 4 月上旬頃になります 研究協力者への謝金の支払いや 業者への支払いはそれ以降になりますので その旨ご了承下さい 業者等への支払期限の関係上 科研費が交付される以前に支払いの必要がある場合は 研究代表 ( 分担 ) 者が立替えてお支払いください 詳しくは科研費担当にお尋ねください 28

32 5. 機関管理とは? 科研費の管理や諸手続は すべて研究機関が行なうこととされて います 研究費の使用に際しては 使用ルールである 交付条件 や所 属する研究機関が定める会計ルールに従ってください 物品を購入する時には 交付条件や所属する研究機関のルール に従って 必ず担当職員等の納品検査 ( 検収 ) を受けてくださ い ( 検収を適切に受けていない場合 科研費の返還につながること があります ) 科研費の管理や諸手続は研究機関が行ないますが 研究代表者や研究 分担者は法律で定める 補助事業者 ですので 研究費の使用状況を十 分把握した上で研究を進めてください 29

33 6. ルールに違反したら? 30

34 7. コンプライアンス教育について 公的資金の運営 管理に係る教職員 学生 アルバイト等の構成員にはコンプライアンス教育の受講を義務付け 資金使用ルール遵守の誓約書を求めます < コンプライアンス教育の時期 回数 > 年度初 9 月頃の毎年 2 回を予定 < 誓約書 > 科研費様式 6 を使用します 31

35 8. 取引業者について 一定の取引実績のある業者に対し誓約書の提出を求めます < 取引実績の基準 > 以下の取引実績を前年度満たした または当年度見込まれる業者を対象に誓約書の提出を求めます 取引回数が 10 回以上 ( 研究者全員の回数の合計 ) 取引金額が税込 10 万円以上 ( 研究者全員の金額の合計 ) 新規業者においては取引開始時点で 当年度に上記の取引回数 金額が見込まれる場合に誓約書を求めます ( 該当業者がある場合には科研費担当まで申告ください ) 一度の取引で税込 50 万円以上となる場合を除きネット通販専門 小売店等 本件の対象として馴染まない業者には誓約書の提出を求めない < 提出回数 > 1 回です ただし 所在地 社名 代表者職 名称等が変更となった場合 または誓約書内容 様式が変更された場合等 必要に応じて再度提出を求めます < 誓約書 > 科研費様式 7 を使用します 不正な取引に関与した業者への処分方針とその周知 公的研究費に係る不正行為に関与した業者に対する取引停止等の取扱要 領 に定めます 白梅学園ホームページにて公開 配布しています 32

36 9. 科研費 Q&A 質問の多い事項についてまとめてみました Q1: 使用ルール とは何でしょうか? A1: 文科省 日本学術振興会が定めた 研究者が科研費採択課題を遂行するための 交付条件 です *1 使用ルール( 交付条件 ) にもとづき科研費を使用することが 科研費交付申請の前提になっています 本学の研究者へ交付されている科研費は 日本学術振興会の 使用ルール が適用されます 上記 使用ルール 科研費応募の際のルール等をわかりやすく解説したものとして *2 科研費ハンドブック( 研究者用 ) という冊子が公開されています *1 *2 は 日本学術振興会 HP より タ ウンロート できますので 科研費を受けている先生は よくお読みになったうえで 科研費を執行してください また 厚生労働省科学研究費 については 同取扱規程 をご参照ください なお 2015 年度は 教務課都賀 田中が科研費の担当です 使用についてご不明な点がありましたら お問い合わせください Q2: 科研費はいつから使えますか? A2: 継続課題の場合は 4 月 1 日から 新規採択課題は内定通知受領後から研究を開始できます 但し 科研費の実際の交付は 新規採択課題は毎年 6 月下旬 継続課題は 4 月上旬です それまでは 研究者の 立替え払い でお願いします 業者払いの場合は 入金がそれ以降になりますので 業者の了解を得てください 33

37 Q3: 科研費の支出の流れを教えて下さい ( 物品の例 ) A3: 以下の書類を 科研費担当に提出してください 証憑書類のみご持参いただいても受け付けられません 立替えの場合の 立替え金のお支払は 財務課で行ないます 1 証憑書類 ( 納品書 請求書 領収書 ) 2 様式 1 科研費出金依頼書 ( 記入のうえ教務課に提出 ) 3 寄付申込書 (3,000 円以上 ( 税込 ) の図書及び 50,000 円以上 ( 税込 ) の備品の場合 ) 4 3,000 円以上 ( 税込 ) の物品については 教務課で 現物検収します Q4: 白梅生協での支払い方法について教えて下さい A4: 白梅生協の場合は 研究者による 立替え払い でお願いします 50,000 円以上は財務課からの支払が可能です 振込払いも可能ですが その際の振込手数料は科研費からの支出となりますのでご了承ください Q5: 物品の検収について教えて下さい A5: 単価 3,000 円 ( 税込 ) 以上の物品については全て 教務課で検収をしますので 現物を教務課までお持ちください ( 機関使用ルール により物品の納品検査が義務付けられています ) Q6: 用品 (1 万円以上 ( 税込 )) 備品(5 万円以上 ( 税込 )) 購入の流れを教えて下さい A6: 所定の 購入依頼書 を事前に提出していただきます 提出後 用品は研究者が 備品は総務課が発注します 5 万円以上 ( 税込 ) の 耐久性のある物品は備品として扱い 使用ルール に基づ 34

38 き学園に寄付していただきますので 所定の 寄付申込書 をご提出下さい 但し 研究者が当該研究遂行途中で他機関に移籍される場合は希望によりその備 品を研究者に返還することが 使用ルール 上認められています Q7: 科研費で図書や DVD を購入したいのですが どのような手続きが必要でしょうか? A7: 使用ルール では 科研費で購入した図書(DVD 含む ) は所属機関に寄付するように定められています 本学では 単価 3,000 円以上 ( 税込 ) の図書 (DVD 含む ) について適用しています 所定の 寄付申込書 をご提出下さい 但し 研究者が当該研究遂行途中で他機関に移籍される場合はその図書 (DVD 含む ) も希望により研究者に返還することが 使用ルール 上認められています Q8: アルバイトを採用したいのですが どのような手続きが必要でしょうか? A8: 事業開始前に アルバイト ( 研究補助者 ) 採用申請書 を科研費担当にご提出ください 雇用期間の記入にご注意下さい 雇用期間が記入日 ( 提出日 ) 以前になっている場合 その分の支払は科研費では認められません Q9: アルバイト ( 研究補助者 ) に 自宅での仕事を依頼してもよいですか? A9: 本学では 研究補助のアルバイトへの報酬は時間給となっており 研究代表 ( 分担 ) 者の指揮監督下にない状態では実働時間の把握ができないので 自宅等での勤務は認めません したがって アルバイトに依頼する仕事は 学内で行なえるものに限定し 研究代表者の目が行き届く状態で 通常の勤務時間帯に行なわせてください 35

39 Q10: 振込手数料はいくらでしょうか? A10: 謝金や 業者への振込の際の手数料は 科研費から支出します ( 費目 : その他 ) 手数料は 振込金額によって変わります 1 件 432 円 ~756 円です なお 謝金の支払いについては原則 財務課より振込みで支払います Q11: 調査先訪問等の際の 手土産代 は 科研費から支出できます か? A11: できません ( 直接研究に係る経費とは言えないため ) Q12: 内部監査とは何ですか? A12: 本学における公的研究費の運営及び管理並びに不正行為の防止等に関する監査のことです 本学では 機関使用ルール の規定に基づき 四大 短大それぞれで 通常監査 及び 特別監査 を行ないます 監査委員は 本学学術情報委員会所属の委員を中心に教職員で構成されています 前年度科研費についての内部監査は 翌年 7 月 ~9 月に行なわれています 通常監査 では主に書類調査を行ないます 特別監査 では書類調査及び実態調査を行ないます ( 購入物品の所在の確認等 ) また 科研費使用に係る事務処理や事務組織体制 及び根拠規定としての学内諸規定そのものが適正であるか あるいは現実と乖離してはいないかどうかなども 監査の対象となります Q13: 科研費交付までの間 立替え払いをしなければいけないですか? A13: 本学では 他大学で行なっている研究機関での一時立替え払い等の対応 はしておりませんので 従来通り研究者による立替えでお願いします 36

40 Q14: 謝礼として自分の著書を配布したいのですが その著書代は 科研費で支出できますか? A14: 研究目的以外のものや 研究と直接関係のないものは支出できません Q15:3 月末日から 4 月初旬にかけて海外出張があるのですが その際の学会参加費 宿泊費 旅費の支払いはどうしたらいいですか? A15: 出張終了時 (4 月 ) に旅費精算をしていただきますので 翌年度の科研費から支出いたします ( 基金 一部基金 ) 当該研究課題終了年度については 3 月分のみ科研費での支出となりますので 4 月分 ( 翌年度 ) については 研究者負担となります ( 日数で換算してください ) 事前に科研費担当までご相談ください Q16: 懇親会費は科研費で支出できますか? A16: 支出できません 但し 参加費等に含まれている場合は支出可能ですが 説明を求められることがありますので そのことを理解の上で執行してください Q17: 支出完了の期限はいつでしょうか? A17: 科研費担当への支払い依頼は 2 月末日とします 年度末に駆け込みで使用することのなきよう 科研費の計画的な執行に留意して 下さい 37

41 科研費に関するご相談はこちらへ 使用等に関する相談 教務課 Tel: 不正等に関する通報 相談 企画調整室 Tel: 白梅学園大学 白梅学園短期大学 教務課 38

まえがき このハンドブックは 科研費による研究を行っている方はもちろんのこと 本学教職員全員を対象として 科研費の直接経費の使用方法についての基 本的な内容を分かりやすく解説したものです 科研費への理解を深めていただき より良く使っていただくために この ハンドブックが少しでもお役に立てば幸いです

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< F2D E382E32348DC58F4988F38DFC8CB48D65817A4832> Ⅲ 応募される方へ 1 応募の前に行っていただくべきこと 応募の前に行っていただくべきことは (1) 応募資格の確認 (2) 研究者情報登録の確認 (3) 電子申請システムを利用するための ID パスワードの取得の 3 点です (1) 応募資格の確認 科研費への応募は 応募資格を有する者が研究代表者となって行うものとします 応募資格は 下記の 1 及び 2 を満たすことが必要です なお 複数の研究機関において応募資格を有する場合には

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