Ⅰ 氏名自動入力支援のための 職員番号テーブルの準備 1 概要 M01_ 職員番号テーブル.xls このファイルを準備することによって 各報告書の入力時に 職員番号を入力するだけで 氏名欄に該当する職員の氏名が自動的に入力されるようになります ファイルネームを変更してはいけない 途中採用等があった場

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1 14 給与報告書作成システム 操作マニュアル Excel 編 平成 25 年 1 月 福井県総合政策部情報政策課 大飯郡事務職員研究会高浜ブロック改訂版

2 Ⅰ 氏名自動入力支援のための 職員番号テーブルの準備 1 概要 M01_ 職員番号テーブル.xls このファイルを準備することによって 各報告書の入力時に 職員番号を入力するだけで 氏名欄に該当する職員の氏名が自動的に入力されるようになります ファイルネームを変更してはいけない 途中採用等があった場合は追加入力してください 2 作成方法 A 列に職員番号 B 列に対応する職員の氏名を入力してください 3 注意点 (1) A 列の書式の表示形式は 文字列に設定してください ( 初期設定 ) (2) 職員番号は 半角文字で入力してください (3) 2 行目から 行を空けずに入力してください (4) 氏名列の 姓と名前の間は 全角のスペースを入力してください (5) 当ファイルは 各報告書と同じフォルダに作成してください 入力例 行 \ 列 A 列 B 列 職員番号 氏 名 福井 太郎 嶺北 次朗 鯖丹 花子 坂井 三郎 奥越 四郎 嶺南 次朗 若狭 花子 南越 一美 坂井 花子 奥越 一郎 R10000 山田 花子 H88885 徳川 家康

3 Ⅱ 運用のしかた 1 概要報告書の種類別に 11 個の入力様式 Excelファイルが用意されています このファイルは 同じフォルダに保存してください 2 使用方法 (1) 報告書の作成必要に応じて 各報告書を作成します 各報告書の入力様式 Excelファイルの入力シートに 必要項目を入力してください < 入力上の注意 > 各様式のレイアウトや 使用するコードなどは 基本的に従来の様式を踏襲したものとなっています 1 報告書ごとの入力パターンについては 別シートの入力例や 人事給与電算事務提要 等を参考にしてください 特に入力を誤りやすい箇所には 入力時またはCSVファイル出力時に エラーチェックがかかるようになっています 2 ただし エラーチェックがかからなかった場合でも 正しい入力形式であることを保証するも 3 F01_ 学校状況一覧.xls F02_ 期末勤勉異率者報告書.xls F03_ 期末 勤勉手当修正報告書.xls F04_ 給与口座振込 ( 変更 ) 申出書.xls F05_ 給与日割報告書.xls F06_ 給与報告書 (2) - H24 対応版.xls F07_ 実績報告書 (A).xls F08_ 実績報告書 (B).xls F09_ 特例計算報告書.xls F10_ 扶養控除異動届.xls M01_ 職員番号テーブル.xls 各報告書による学校教育政策課 ( 学校状況一覧 については義務教育課) への報告は 入力様式 Excelファイルに入力した内容をCSVファイルに出力し そのファイルを規定のメールアドレス宛に送信することによって行います のではないので 入力例等を参考に 妥当な入力データを作成するようにしてください CSVファイルに出力される内容は Excel 入力シートの各項目に入力された内容になります そのため このような入力を省略する記号は使えません 報告が必要な項目は 全て入力するようにしてください Excelファイルにデータを入力している途中で中断したり 入力が終了したら 名前をつけて保存 をしておいてください 特例計算報告書以外はファイル名は自由です 入力様式の原本 4 は 上書き保存 せず 次回処理時に使用するようにしてください 例 F07_ 実績報告書 (A) xls 入力完了後 保存したExcelファイルは 報告が完了するまで ( 例 : 当月分の給与支給処理が完 5 了するまで ) 削除せず保存しておいてください 非常勤講師通勤費実績報告書 と 非常勤講師出役表 は今までどおり紙での提出となるの 6 で 期限までに県学校教育政策課または嶺南教育事務所必着となるように発送してください

4 次の " 小数点以下の数字を入力する項目 については 入力形式が従来から変更されているので 特にご注意ください 期間率および成績率 ( 期末 勤勉手当異率者報告書 および 期末 勤勉手当修正報告書 ) これらの項目は 整数部 3 桁まで 小数部 1 桁まで入力可能です 小数点以 下の数字を入力する場合は 小数点 ( ピリオド ). を入力してくださ い 例 1 成績率に120.0% と入力したいとき [ 従来 ] 位置 [ 変更後 ] 例 2 期間率に60.5% と入力したいとき [ 従来 ] 位置 [ 変更後 ] 通勤手当 距離 ( 給与報告書 (2)) この項目は 整数部 2 桁まで 小数部 1 桁まで入力可能です 小数点以下の数字を入力する場合は 小数点 ( ピリオド ). を入力してください 例 1 距離に13kmと入力したいとき [ 従来 ] [ 変更後 ] 例 2 距離に16.3kmと入力したいとき [ 従来 ] [ 変更後 ]

5 (2) CSV ファイルの出力 その回の報告分の入力が完了したら 各報告書の CSV ファイルを出力します 1 入力シートの上部にある CSV 出力 ボタンを押してください 注不要なデータが残っていないか十分に確認してから CSV 出力ボタンを押してください空白行や空白頁があっても 全て取り込まれてしまいます 2 出力先フォルダを指定する ダイアログボックスが表示されます 参照 ボタンを押して CSV ファイルを出力するフォルダを指定してください また 例月給与処理に係る報告を行うときは 支給処理月もあわせて指定してください ( 支給処理月は 報告月になっていることを確認する ) 入力内容に 複数の項目間に関連するエラー ( 特に入力を誤りやすいもの ) が含まれている場合 エラーを通知するダイアログボックスが表示されます 該当箇所にカーソルが移動するので エラーメッセージに従い 入力内容を修正してください エラーチェックは 上から順に 1 件ずつ行われますので エラーがなくなるまで修正を繰り返してください 3 エラーがなかった場合 2 で指定したフォルダに CSV ファイルが作成されます

6 <CSVファイルについて> 各報告書入力シートから出力したCSVファイルは 次のようなファイル名で作成されます 命名規則 F01_xx 月分 _( 所属コード )_ 学校状況一覧.csv F02_xx 月分 _( 所属コード )_ 期末 勤勉手当異率者報告書.csv F03_xx 月分 _( 所属コード )_ 期末 勤勉手当修正報告書.csv F04_xx 月分 _( 所属コード )_ 給与口座振込 ( 変更 ) 申出書.csv F05_xx 月分 _( 所属コード )_ 給与日割報告書.csv F06_xx 月分 _( 所属コード )_ 給与報告書 (2).csv F07_xx 月分 _( 所属コード )_ 実績報告書 (A).csv F08_xx 月分 _( 所属コード )_ 実績報告書 (B).csv F09_xx 月分 _( 所属コード )_ 特例計算報告書.csv F10_xx 月分 _( 所属コード )_ 給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 届.csv xx 月 には出力時に指定した月が ( 所属コード ) には入力シートの上部に入力した所属コードが入ります これらのファイル名は 絶対に変更しないでください (3)CSVファイルの送信作成されたCSVファイルをメールに添付し 指定されたするメールアドレス宛に送信してください 例 若狭地区 学校教育政策課や嶺南教育事務所公用メール 給与事務担当者個人メールへは送信しない 特例計算報告書のCSVファイルを送る場合は 出力元のExcelファイルを 名前を付け て保存 した上で CSVファイルと併せて添付して 送信してください 所属コード学校名 月分特例計算報告書.xls 例 和田小学校 1 月分特例計算報告書.xls (Excel で保存) <メール送信上の注意 > CSVファイルは 報告書単位に複数回に分けて送信しても問題ありません 例 1 12 月例月給与支給処理分の報告として 1 11 月 28 日に給与報告書 (2) 給与日割報告書 給与口座振込 ( 変更 ) 申出書のCSVファイルを送信 2 11 月 30 日に実績報告書 (A) 特例計算報告書の CSV ファイルを送信 ただし 既に送信済の報告書に対し データを修正したい場合や 新たなデータを追加したい場合には 修正対象外のものも含め 当該報告書のデータを全件分再送信してください その場合には 学校教育政策課または嶺南教育事務所の担当者に ファイルを再送信した旨連絡するようにしてください 例 2 12 月例月給与処理分の報告として 1 11 月 29 日に給与報告書 (2)30 件分のCSVファイルを送信した そのうち2 件分に報告誤りと 1 件の報告漏れがあったことがわかったため 保存してあったExcelファイルを修正した 2 11 月 30 日に給与報告書 (2)31 件分のCSVファイルを再送信した

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