はじめに 公文書の適正管理には 文書の作成 活用 保存 廃棄の一連の流れをスムーズに管理していくことが求められます この一連の公文書の流れを 文書のライフサイクル といいます 各課各職員一人一人が 文書のライフサイクル が業務の一部であること ルールを全員がまもらなければ公文書管理が形骸化していくこ

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1 書庫管理運用の手引き 平成 28 年 2 月 豊後高田市 1

2 はじめに 公文書の適正管理には 文書の作成 活用 保存 廃棄の一連の流れをスムーズに管理していくことが求められます この一連の公文書の流れを 文書のライフサイクル といいます 各課各職員一人一人が 文書のライフサイクル が業務の一部であること ルールを全員がまもらなければ公文書管理が形骸化していくことを自覚していただき 継続的な公文書の適正管理が実現できるよう ご理解とご協力をお願いします 公文書の果たすべき役割 公文書の果たすべき役割は 第 1に 業務遂行にあたって市民への説明責任を果たす際に不可欠な資料となること 第 2に 職員が政策を立案し決定する過程で重要な参考資料となること 第 3に 後世代の市民及び行政にとって 参画と協働による地域づくりや まちづくりの歴史的文化的な資源として貴重な参考資料になること 大きくはこの 3 点になります このような重要な役割を担う公文書を 適正に管理していくうえにおいて書庫を適正に管理することも 重要なポイントの一つとなります 書庫の適正管理の基本的な考え方 書庫は必要な書類だが 利用頻度の低い書類を保存する場所です 従って 長期保存が可能で 探しやすく廃棄しやすい管理が基本になります 1 長期保存が可能 な管理は 10 年以上の保存文書の管理を中心に考えていきます 長期の保存による文書の劣化 災害による書類の逸失 貸し出しによる書類の紛失を防止する体制が必要となります 2 探しやすい 管理は 必要な書類が速やかに検索でき 再び利用する場合にも検索できるように 同じ場所に戻すことができる管理が必要です 3 廃棄しやすい 管理は 保存年限が満了した書類を速やかに廃棄し 廃棄履歴も残せる管理が必要です 2

3 書庫の運用方式 高田庁舎の書庫の運用方法は 各課へ割り当てられたフロアー毎の書庫及び倉庫兼用を利用することが基本となっており 保存期間満了年ごとに収納した文書保存箱を書架へ置くことにより廃棄の手間がかからず 所在管理 文書検索がしやすく 文書の保存場所を増やさないための運用方法をとっています 書庫各課配置表 書庫番号 ( 倉庫番号 ) 利用する課会局 備考 市民課保険年金課社会 本館 1 階書庫 1 福祉課 会計課税務課 本館 1 階耐火書庫 市民課用耐火書庫 耕地林業課農業ブランド 上下水道課環境課 本館 2 階書庫 2 推進課建設課税務課社商工観光課会福祉課の各永年文書 別館 2 階書庫 2 建設課 ( 都市建築課 ) 農業ブランド推進課耕地林 別館 2 階書庫 203 業課農業委員会 総務課財政課 本館 3 階書庫 3 地域活力創造課 本館 3 階倉庫 303 企画情報課 キャビネット書架 本館 4 階倉庫 4 議会事務局 キャビネット書架 本館 4 階倉庫 404 選挙管理委員会監査事務局 キャビネット書架 倉庫 以外は移動式書架及び固定棚書架 3

4 各フロアー書庫レイアウト 1 書庫レイアウト図 税 税 税 税 税 税 税 税 税 会 会 会 保 保 保 福 福 福 福 福 市民 市民 市民 税地図税税税税税税税税税税税税 税地図 C 市民市民 税 地 図 税 電算帳票 税 電算帳票 B 入口 A 03 1F 耐火書庫レイアウト図 ( 市民課 ) A B 入口 C D E

5 2 書庫レイアウト図 C 上下水上下水上下水上下水福福商商商商環環環環農地農地農地農地農地農地農地農地農地農林農林農林農林 福 税 税 税 税 税 税 建 建 建 建 建 建 建 建 建 入口 上下水 上下水 福 福 A B 2 書庫レイアウト図 ( 建設課 ( 都市建築課 )) C B A 入口 5

6 6 農委入口 農地農地 農林農林農林農業再生会議農委 203 書庫レイアウト図入口 財財総総総総総総 A B 3 書庫レイアウト図 財財総議会総議会財財総総総総総総総総総総総総総総財財財 3 財活力活力活力活力財財財財 A 1 3 は簿冊で収納タイプ書架

7 303 倉庫レイアウト図 ( 企画情報課 ) A B 入口 4 倉庫レイアウト図 ( 議会事務局 ) 07 議事録 09 現用文書 08 議事録 10 現用文書 06 議事録 05 議決書 議決書 04 真玉 香々地資料 議決書 03 議決書 ; 入口 11 各委員会資料 7

8 EXCEL 404 倉庫レイアウト図 ( 監査委員会 選挙管理委員会 ) K K K03 K04 K05 監査員会 共 共有備品棚 共有備品棚 共有備品棚 共有備品棚 有 備 品 選挙管理委員会 棚 S S S03 入口 書庫の運用方式 文書のロケーション管理 ( 起案から文書保存箱収納 ) 執務室内 書庫内 文書作成者 文書作成者 起 案 文書管理システム登録 文書完結 簿冊作成 簿冊文書名登録 簡易検索版登録 文書保存箱収納 8

9 EXCEL 執務室内 各課文書取扱主任者 書庫内 各課文書取扱主任 簡易登録検索版 文書保存箱リスト印刷 文書保存箱リスト貼付 更新 各課文書取扱主任が文書保存箱の所在 番号を確認し EXCEL 簡易検索版へ所在番 号を登録する 登録後 年度当初に総務課へ データ提出 文書のライフサイクル ( 保存期間満了から延長 廃棄まで ) 豊後高田市文書取扱規程 文書保存期間延長 保存期間毎の文書保存箱 文書保存期間満了 保存期間見直し 廃棄 文書保存期間延長 廃棄 ( 溶解 ) 処分 ( 歴史文書指定 ) 手続き後 新文書保存期間箱へ収納し登録する 文書目録リストを廃棄リストへ変更し 文書保存箱単位 で処分 9

10 10 公文書の活用総務課各課 EXCEL 簡易登録検索版 収納文書保存箱所在番号の特定 必要な文書名 ( 年度 ) 等を EXCEL 簡易登録版で検索 書庫利用手続き各課配置書庫書庫内保存文書閲覧 持ち出し 文書保存箱貼付収納文書リスト表と確認 文書保存箱の確認 書庫への入室及び文書の持ち出し等に関しては 豊後高田市文書取扱い規程を遵守してください

11 文書登録 ( ファイル基準表 ) 完結文書は文書取扱規程に既定されている項目のほか 今回より保存箱の保存場所と棚位置を登録して行くことが必要となります また 文書名を登録する場合 文書名を省略しないで全てを記載するようにします 抽象的な記載だと後で検索できなくなります 組織変更があり業務を引き継いで 過去の書類を探す場合 過去に保存した組織名を割り出して そこの文書保存リストから探すことになるので 過去の組織名 ( 機構図 ) は残しておく方が探しやすくなります 所管課 保存場所 棚位置 列位置 段位置 箱位置 文書名 保存期限 作成年度 ( 完結 ) 保存期間 個人情報標準色 農地整備課書庫 2 C 06 調査田染真木の一部地籍調査票 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 調査田染蕗の一部地籍調査票 3-1 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 調査田染蕗の一部地籍調査票 3-2 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 調査田染蕗の一部地籍調査票 3-3 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 調査梅木の一部地籍調査票綴 3-1 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 調査梅木の一部地籍調査票綴 3-2 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 調査梅木の一部地籍調査票綴 3-3 永年 平成 17 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 かなえ地区地区編入承認申請鼎 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 国有地の地区編入承認申請書道路水路長岩屋 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 国有地の地区編入承認申請書本谷 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 担い手育成基盤整備事業国有地編入申請書蕗 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 団体営新城第 2 地区一件綴 永年 平成 2 年 - 永年 農地整備課書庫 2 C 06 来縄地区地区編入承認申請 ( 水路 ) 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 佐野 1 工区未登記分戸籍保管簿 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 佐野 2 工区登記済戸籍綴 ( その1) 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 未登記分戸籍保管簿佐野 2 工区 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 未登記分戸籍保管簿佐野 2 工区不能分 永年 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍調査票綴大字松行 永年 平成 11 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍調査票綴来縄 永年 昭和 60 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 大字森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍図根細部測量観測手簿森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍図根細部測量計算簿森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍図根三角点設置綴大字森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍図根多角測量観測手簿森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍図根多角測量計算簿森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍調査票綴大字森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 点ノ記 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 筆界点成果簿森の一部 永年 平成 10 年度 永年 農地整備課書庫 2 C 06 地籍調査票綴来縄 永年 昭和 61 年度 永年 所在管理 ( 保存場所と棚位置の記載 ) 保存文書を探せなくなる原因の一つに 保存場所の移動があります 書庫の中にあるはずだが どこにあるかは探してみないとわからない といったことがよくあります 保存棚位置の管理をしていないと 以前あった場所と保存位置が変わると探せなくなります また 棚から下して 元に戻すのに 同じ場所に戻すとの保障がありません 手短な場所におくことになり 以前と置き場所が変わっています 保存文書は棚位置管理を行い文書目録に棚位置を記録することが不可欠です 今回 各書庫の書棚 ( 移動式 固定式 キャビネット式 ) にそれぞれ固有の番号 棚位置番号をつけて探しやすい書庫になるようにしています 必要とする公文書の簿冊が 11

12 どの保存箱に収納されていて その文書保存箱がどこの書庫の書棚に配置されているかを確認すれば 必要とされる公文書簿冊の所在がすぐ分かるようになっています 例 ) 2C0304 の番号が付けられた文書保存箱の所在は 書庫 2 C ブロックの移動棚の先頭より 3 番目通路側より 2 番目のラック下から 4 段目右に配置されている保存箱といったように所在が分かるようになっています キャビネット式の書架は番号の桁数が異なります 2 書庫レイアウト図 C 永年 永年 歴史 H28 ~ H31 H33 ~ H36 H36 ~ 永年永年永年 H29 ~ H33 H33 ~ H36 H38 ~ H28 ~ H33 H34 ~ 予備予備予備永年永年永年永年 永年永年永年永年予備永年永年永年 上下水上下水上下水上下水福福商商商商環環環環農地農地農地農地農地農地農地農地農地農林農林農林 農林 福 税 税 税 税 税 税 建 建 建 建 建 建 建 建 建 入口 上下水 上下水 福 福 永年予備永年永年永年永年永年予備永年 永年永年永年永年永年永年永年 歴史歴史永年永年 A B レイアウト図より 2 書庫の C ブロック 03 番目 2 C03 04 に配置されて いる文書保存箱と分かります 書庫 書架ブロック棚 ( 列 ) 段 ( 下より ) 配置 ( 左右 ) 2 C

13 書架 C 正面図ロケーション C ~07 10~27 C 壁側 04 通路側 04 壁側 通路側書棚ラック 下から 04 段目右 2 C03 04 書庫 書架ブロック棚 ( 列 ) 段 ( 下より ) 配置 ( 左右 ) 2 C03 04 各書架の棚番号は通路側より壁側へ向かって 03 となっています 所在文書保存箱に貼ってある文書リスト表で必要とされる文書を確認し 閲覧 持ち出しの場合は所定の手続き及び期間を経たのち 元の保存箱へ収納してください 文書保存箱配置場所 ( 所在場所 ) 所管課農地整備課保存場所棚位置列位置段位置 保存期限永年書庫 2 C 06 箱位置 調査田染真木の一部地籍調査票調査田染蕗の一部地籍調査票 3-1 調査田染蕗の一部地籍調査票 3-2 調査田染蕗の一部地籍調査票 3-3 調査梅木の一部地籍調査票綴 3-1 調査梅木の一部地籍調査票綴 3-2 調査梅木の一部地籍調査票綴 3-3 作成年度平成 17 年度保存期間永年作成年度平成 17 年度保存期間永年作成年度平成 17 年度保存期間永年作成年度平成 17 年度保存期間永年作成年度平成 17 年度保存期間永年作成年度平成 17 年度保存期間永年作成年度平成 17 年度保存期間永年 個人情報個人情報個人情報個人情報個人情報個人情報個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 作成年度 保存期間 個人情報 1/1 永年 -1 13

14 書庫の簿冊保存は保存箱を用いる 所在管理 ( 棚位置管理 ) をするために 保存文書を保存する場合 文書保存箱を用います 保存文書が必要な場合は文書リスト表から 保存箱 と棚位置を検索します 必要な文書を戻した保存箱は 基に位置に戻すことによって 次も同じ検索精度で文書を探すことができます 保存箱は無地の一般品 ( サイズ W460 D320 H195mm) 簿冊の保存箱への収納 書庫にある既存の廃棄年文書保存箱へ収納していくことで これまでの完結年度単位に保存期間 (3 年 5 年 10 年 永年 ) 別に新たに文書保存箱を作成し または簿冊のまま書架へ置いたり並べたりするのとは異なり 保存箱の減量及び簿冊の散財防止へとつながります また保存期間満了時点には 該当保存箱単位での保存期間見直しや廃棄ができるため 労力の短縮にもなります 今までの文書保存のやり方 年度完結文書 単年度完結文書の保存期間毎に 書庫で簿冊 または文書保存箱収納して保存 簿冊の散財 保存箱の増加の要因 14

15 収納方法の変更点 廃棄年度ごとにその文書保存箱へ収納していく 簿冊の保存満了時の処置 保存期限のきた公文書は文書ファイル基準表より対象保存文書箱を特定し その収納文書の保存年を見直します 延長する場合は所定の手続きを経たのち 新たに設定した保存年限に基づき その保存期限の文書保存箱へと収納しリストを修正します 延長が不要となった文書はそのまま文書保存箱に収納したまま 廃棄処分します 保存期限延長処理を行った文書を除いた文書リストは そのまま廃棄リストへと登録し直してください 15

16 公文書等選別収集基準ガイドライン 選別収集の基本的な考え方 市町村の全域的な状況が把握できるものは残す 長期的 継続的に地域の歴史の流れがわかるものは残す 市町村の特色ある事象が明確になるものは残す 文書の残存が少ない時期のもの ( 古いもの ) は残す 選別収集作業における留意点 選別収集作業をスムーズに進めるためには 文書主管課における文書の一元的な管理 を行うことが必須である 文書主管課が中心となり 各課と協議の上 文書作成から引継 移管 選別 保存等に至るスケジュール ( リテンション スケジュール ) を作成することが望ましい 事前に保存期間満了文書リストを作成し 選別収集対象をチェックするが リス ト上で内容の判断のつかない場合には 実際の文書を見て確かめる どうしても判断のつかない文書は 保存した上で後日改めて選別評価を図る 文書を廃棄する場合には 必ず廃棄文書目録を作成する ( 廃棄される文書は この目録にしか記録が残らないため ) 選別収集の目安 歴史資料として原則的に残すもの 永年 ( 長期 ) 保存文書と規定されたもので 非現用化したもの 昭和の市町村大合併以前の公文書及び記録類 市町村広報担当者が撮影した写真やビデオ等の記録の内 主要なもの 各部署が刊行した行政資料 ( 行政刊行物 ) 市町村史編さん過程の収集資料 歴史資料として選別し残すもの 非現用化した有期限文書及び自治体の記録として重要なもの 16

17 < 選別収集の留意点 > 文書発生年度の特徴的な行事 出来事を確認し それに関わる文書は収集する 一群として作成された文書は 努めて一括して収集する 継続的に収集されている文書については 収集する 事案の内容により その処理の結果だけではなく処理の経過及び理由を示す文書も 選別し収集する 同一内容の文書は それを主管する課室等に属する物を収集する 歴史資料の対象としないもの 中長期保存文書 ( 概ね 5~10 年 ) の内 定例的に作成される軽易な文書 例 ( 財務 ) 執行伺 契約書 物品出納票 納品書 支出負担行為書 収入通知書 歳出歳入予算整理簿 調定整理簿 定例的な庁舎管理に関する書類 電算システム等軽易な委託関係書類 課税台帳 職員勤務関係書類など 短期保存文書 ( 概ね 1~3 年 ) であって定例的な文書 例 伝票類 各種料金等支給書 請求 受領書 口座支払通知書 月毎収支計算書 月毎収支報告書 収支日計表 諸証明発行関係書類 電算処理シート ( カード ) レセプト 出勤簿 / 休暇簿等勤務関係書類など 選別収集する文書の具体例 1 条例 規則 訓令 通達等の例規に関するもの (1) 条例 規則 告示 公告及び訓令の制定及び改正に関する一連の公文書等は 本庁の当該文書等に係る事務を分掌する室及び課 ( 以下 主務課 という ) のもののみ収集 また 市町村長の署名がなされた条例及び規則の原本は収集 (2) 市町村行政や住民生活に顕著な効果又は影響を与えた要綱 要領等の制定及び大きな改正に係わる公文書等は 当該文書等に係る事務を分掌する本庁の室及び課並びに出先機関又はその課 ( 以下 主務課等 という ) のものを収集 (3) 条例 規則及び通達等を集めた例規は 主務課等のものを収集 2 市町村の各種制度及び行政組織の新設並びに改廃に関するもの (1) 住民生活に係る市町村の制度や行政の内部制度の新設及び改廃に関する公文書 等 ( 主務課のもの ) 17

18 (2) 市町村の関係する行政組織の新設及び改廃に関する公文書等 ( 主務課のもの ) < 部 行政機関及び附属機関の設置条例 行政組織規則等 > 3 市町村の廃置分合等に関するもの (1) 廃置分合に関する協議等に係る公文書等 (2) 当該市町村における廃置分合についての審議会等の附属機関における諮問及び答申に係る公文書等 (3) 当該市町村における廃置分合についての議会における議決に係る公文書等 (4) 当該市町村における廃置分合の実施等に係る住民等からの請願書 陳情書及び要望書等 4 地方自治制度に関するもの (1) 地方自治法関係地方自治の基本的事項や組織 運営等を定めた地方自治法及び同施行令の一部改正に関する公文書等 ( 主務課のもの ) (2) 上記を除く制度全般公務員関係 財政運営 選挙関係 公営企業関係等の制度に関するもの ( 各主務課のもの ) 5 選挙に関するもの (1) 市町村議会の議員及び長の選挙に関する公文書等 ただし 選挙管理委員会から出される選挙結果調又は記録に係る刊行物と重複するものを除く (2) 市町村内で行われた農業委員会委員及び土地改良区の役員の選挙に関する公文書等 また 県内市町村の財産区の選挙報告についても収集 (3) 市町村に対する地方自治法上の選挙に係る直接請求についての公文書等 < 議会の解散並びに長及び議員の解職についての請求等 > 6 事務引継書 事務引継書は 市町村長 副市町村長 会計管理者 行政委員会の長のものを収集 7 議会 各種委員会 審議会 主要会議等の審議経過及び結果に関するもの (1) 市町村議会 ( 本会議 常任委員会 特別委員会等 ) 原則としてすべて収集 ( 時限的な運営方法の決定等の軽易な内容のものを除く ) ただし 議会の招集 18

19 及び議案等の発議に関するものについては 主として主務課の作成した公文書等 (2) 法律又は条例の定めるところにより設置された審議会 協議会 審査会等正規の開催分 幹事会 分科会等については 正規開催分を実質的に補足する内容のもの (3) 要綱 要領等により設置された委員会 協議会 プロジェクトチーム等その合議体の組織的な位置付け ( グレード ) や規模の大小又は構成メンバー等を問わず 市町村の主要な施策の実施に係る基本的姿勢及び方向等を 公式に又は実質的に決定する内容をもつ公文書等 (4) その他の会議等 (3) と同様に その合議体の組織的な位置付け ( グレード ) や規模の大小さらには構成メンバー等を問わず 市町村の基本的な施策の実施に係る基本的姿勢及び方向等を 公式に又は実質的に決定する内容をもつ公文書等 (5) 共通事項情報提供にとどまる会議等であっても 提供される情報の内容によっては 歴史資料としての価値を含み収集の対象となる場合があることに留意 8 諮問及び答申に関するもの通常は審議会等の各種諮問機関の活動及び運営に係る公文書等を収集する中で 同時に又は一体的に収集される場合が多いものと思われるが なお 単独で作成される場合等については 次のものをすべて収集 (1) 諮問に係る伺い (2) 答申に係る伺い 9 調査 統計及び研究に関するもの (1) 統計ア結果報告書イ指定統計等結果が報告書としてまとめられ公表される統計以外で 臨時的又は独自に実施された統計で重要な内容のものに係る公文書等 (2) 調査及び研究ア調査研究報告イ上記報告書に盛り込まれない重要なプロセス 条件等について記載された公文書等 ウ報告書そのものは作成されないが 重要な研究の調査内容等に関する公文書等 19

20 10 予算 決算及び収支等財政状況に関するもの (1) 予算予算編成に関する一連の公文書等 ( 主務課のもの ) (2) 決算ア一般会計 特別会計の決算報告に関する公文書等 ( 主務課のもの ) イ各企業会計の決算報告に関する公文書等 ( 主務課のもの ) 11 起債 補助金及び貸付金に関するもの (1) 起債 ( 市町村債 ) 主務課のものを収集 ただし 市町村債を財源とした施設整備事業に係る公文書等については 21 公共施設の建築等の事業実施に関するもの で収集 (2) 国庫補助金 ( 負担金 ) 主務課において 事業毎の一件書類として整理されていた場合 事業の内容が見てとれる公文書等を 一括収集 ただし 国庫補助 ( 負担 ) の文書のみ別扱いで整理されていた場合を除く (3) 市町村補助金及び貸付金市町村単独の補助金又は貸付金を受けた民間施設の事業で 住民生活に顕著な効果をもたらしたり 話題性に富んでいたものについての公文書等 12 市町村有財産の取得 管理及び処分に関するもの (1) 市町村有財産の取得及び処分に関する公文書等 (2) 市町村有財産の管理に関する公文書等 ( 内容の変更が生じた際のもののみ収集対象 評価額の変更のみの場合については対象としない ) 13 許認可 免許 承認等に関するもの (1) 共通事項ア市町村長許可 ( 認可 ) に係る公文書等 ( 原則として本庁所管課保管の公文書等 ) イ許認可に係る台帳類 < 開発行為 行政財産の目的外使用 道路占用 河川占用 公有水面埋立 自然公園内行為 都市公園内行為 風致地区内行為 農地転用 都市計画 砂利採取計画 土地改良区設立 土地区画整理組合設立等の土地利用に係る許認可等 > 20

21 (2) 次のような事例に関する公文書等 ( 更新許可で内容に変更のないもの及び仮設物の設置等に係るものを除く ) ア公園 公立運動場等の公共性の高い面的施設等の設置等に係る許可 イ道路 サイクリング道路等の設置許可 ( 小規模のものを除く ) ウ主要な河川に架かる鉄道橋 道路橋等の設置等に係る許可 エウ以外の河川に架かる大橋梁 由緒のある橋梁 住民の足となっている橋梁の設置等に係る許可 オ発電用 水道用 農業用等のための水利使用権及び慣行水利権の設定並びにこれらの権利に関連する主要な施設の設置等に係る許可 カ文化施設 歴史的施設等の設置等に係る許可 キ自然環境の顕著な改変をもたらすおそれのある土地の形状の変更や建築物等の設置に係る許可 クその他大規模施設の設置に係る許可 ケ自然環境の顕著な改変をもたらすおそれのある土地の形状の変更や建築物等の設置等を直接の目的とする計画の認可 団体の設立認可 地目の変更許可等 コ都市計画に関するもの ( 法令の定めによる永久縦覧図書を除く ) (3) その他の許認可 (2) の許認可等以外で住民生活に少なからず影響を及ぼす可能性のある事項に係るもの ( 軽易な内容についての変更許認可に係るもの等を除く ) 14 監査 検査等に関するもの (1) 監査ア市町村機関において出資及び補助金等の援助を行っている団体のすべてについて 監査後監査委員会事務局で保存していた監査結果報告 < 説明書 復命書 記録等 >( 市町村の各機関及び上記団体の援助等を主管する各室課のものは除く ) イ住民の監査請求に対して監査した監査委員会事務局の公文書等 (2) 検査ア法令等に基づく医療機関 事業所 組合等の指導及び検査に関する公文書等 ( 各主務課のもの ) 21

22 イ国庫補助等に係る会計検査において 事業執行等に指摘のあったもの 15 主要職員及び各種委員の人事に関するもの (1) 特別職 所属長の任免に関する調書等 (2) 各種委員 ( 法令設置職 附属機関等委員 ) の任免に関する調書等 16 叙位 叙勲 褒章 表彰等に関するもの (1) 叙位 叙勲 褒章ア主務課で取りまとめたもののうち 被授与者についてのもの イ各省庁による大臣 局長表彰 県による表彰 ウその表彰理由が 住民生活や市町村の経済活動などに顕著な功績又は効果をもたらしたと認められるの (2) 市町村による表彰その表彰理由が住民生活や市町村の経済活動等に顕著な功績又は効果をもたらしたと認められるもの (3) 市町村職員褒賞住民生活や市町村行政に顕著な功績又は効果をもたらしたと認められるもの 17 争訟 ( 訴訟 土地収用裁決 審査請求 異議申立て等をいう ) に関するもの軽易な内容のものを除き 市町村域内で発生した争訟に関する次のような公文書等を収集 (1) 行政不服審査に係る公文書等 (2) 行政訴訟に係る公文書等 (3) その他の紛争解決方法の実施等に係る公文書等 18 行政代執行に関するもの 19 陳情 請願 要望等に関するもの (1) 住民や諸団体からの各種陳情 請願 意見等に関する公文書等 ( 主務課のもの ) (2) 広聴集会 モニター 世論調査 相談 提案等により住民の意識 要望等がわかる公文書等 ( 主務課等のもの ) (3) 市町村議会の議員団各会派の要望事項及び回答の公文書等 ( 主務課のもの ) 22

23 20 市町村の総合計画に関するもの (1) 総合計画策定又は改定に係る最終的な決裁文書 計画書等 (2) 住民討論会等における住民からの計画案に対する意見等を記録した公文書等 ( 特に批判や代替案の提唱等に及ぶものは 例外なくすべて収集 ) (3) 各部局等への計画案に対する照会及び回答に関する公文書等 (4) 計画策定所管室課内における成案取りまとめまでのプロセスを明らかにする公文書等 (5) ヒアリングの際等に示された策定の方向等に向けての基本的見解 21 公共施設の建築等の事業実施に関するもの (1) 基本構想 ( 調査設計 ) 又はそれに相当する内容の公文書等 (2) 基本計画又はそれに相当する内容の公文書等 (3) 実施計画又はそれに相当する内容の公文書等 (4) 上記の計画等の策定経過を明らかにする公文書等 (5) 事業の実施に関連する各種調査 ( 地質 電波障害 日照等の調査 ) の結果に関する公文書等 (6) 事業の実施に当たり必要となった各種許認可手続関係公文書等 (7) 事業の実施に係る住民説明会等の記録 ( 特に反対の意向が一部においてであっても示された事業に係るものについては必ず収集 ) 22 各種施策 行政運営上のシステム等の事業実施に関するもの (1) 基本構想又はそれに相当する内容の公文書等 (2) 基本計画又はそれに相当する内容の公文書等 (3) 実施計画又はそれに相当する内容の公文書等 (4) 上記の計画等の策定経過を明らかにする公文書等 (5) 事業の実施に当たり必要となった各種許認可手続関係公文書等 (6) 実施報告書 23 市町村内の史跡 文化財等に関するもの (1) 国及び県 市町村指定の文化財 ( 有形 無形 民俗 ) に関するもの < 指定物件の内容説明や写真等 > 23

24 (2) 国及び県 市町村指定の史跡 名勝 天然記念物に関するもの < 現状変更申請等 > (3) 埋蔵文化財に関するもの < 発掘届 遺跡台帳 地図等 > (4) 指定文化財の管理 遺跡の発掘調査等に対する国庫補助に関するもの (5) 文化財保存修理等に係る県費補助に関するもの (6) 学校 公民館等に伝わる郷土資料等 ( 特に統廃合時において散逸しないよう留意 ) 24 外国及び外国人に関するもの (1) 国際協調への貢献等を目的として行われた市町村や住民の進めた国際交流に係わる公文書等 特に その全容やイベント等がわかるよう留意し 次のようなものを収集 ア友好都市関係イ芸術 文化 スポーツ 経済等の交流や派遣ウ国際交流団体の活動とその支援エその他 (2) 外国籍住民と共に進めた地域社会作りで 市町村又は住民生活にとって顕著な効果をもたらしたもの (3) 市町村と住民とが協力 連携し 世界平和への貢献を目指したもの (4) その他国際化に対応した部局レベルの市町村事業 25 儀式 行事その他事件 災害に関するもの 市町村内で起きた及び市町村に関わりのあった大きな出来事についての記録 26 その他重要と思われるもの 参考資料 歴史公文書等保存に関する法律 24

25 書庫管理運用の手引き マニュアル編 書庫 1 書庫 2 書庫 2 書庫 203 ( 移動書架を利用した書庫 ) 25

26 書庫 1 書庫 1 は市民課 ( 耐火書庫以外の公文書 ) 保険年金課 社会福祉課 会計課 税務 課が使用する書庫です ( 税務課 社会福祉課の永年文書は書庫 2 を利用 ) 1 書庫レイアウト図 税 税 税 税 税 税 税 税 税 会 会 会 保 保 保 福 福 福 福 福 市民 市民 市民 税地図税税税税税税税税税税税税 税地図 C 市民市民 税 地 図 税 電算帳票 税 電算帳票 B 入口 A 03 B ブロック書架 A ブッロク書架 26

27 A ブロック B ブロックの書架は税務課が所有する備付地図 ( 字図 地籍図 ) 課税台帳 ( 電算帳票 ) の収納スペースとなっています A~A03 A04~A06 税務課備付地図 ( 字図 地籍図 ) は常備 据え置き地図となります A04~A09 A07~A09 27

28 B~B12 B ブロックの電算帳票 ( 課税台帳等 ) は 年度ごとに作成された台帳が保存箱へ収納せ ずに配置されています 保存期間が来た順に廃棄処理を行い 空いたスペースを新規の 電算帳票 ( 台帳 ) の収納場所としていきます 平成 19 年度課税台帳 平成 19 年度課税台帳 平成 19 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 28

29 廃棄 平成 19 年度課税台帳 平成 19 年度課税台帳 平成 19 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 古い台帳を処分し 空いた場 所 ( 棚 ) へ新規の台帳を配置 する 毎年繰り返す 平成 30 年度課税台帳 平成 30 年度課税台帳 配置 平成 30 年度課税台帳 平成 20 年度課税台帳 29

30 1 書庫レイアウト図 税 税 税 税 税 税 税 税 税 会 会 会 保 保 保 福 福 福 福 福 市民 市民 市民 税地図税税税税税税税税税税税税 税地図 C 市民市民 税 地 図 税 電算帳票 税 電算帳票 B 入口 A 03 C~C25 C ブロックの書架は現用文書 ( 保存期間 10 年未満の文書 ) を基本配置し その配置書架で 10 年を 1 サイクルとして運用していきます 図は例として廃棄年ごとに隙間なく配置してありますが 実際は複数の書架を使って 10 年分の配置を確保してあります 30

31 保存期限のきた公文書の処置と書架 保存期間の満了した公文書の 評価見直しをおこなう ( 例 : 平成 28 年 4 月 ) 文書保存箱内個別文書の廃棄 保存期間延長の判断を行う 平成 28 年 4 月廃棄平成 28 年 4 月廃棄 平成 28 年 4 月廃棄文書の置いてあっ た場所は 11 年目 ( ここでは平成 39 年 4 月廃棄文書 ) の場所とする 延長 廃棄 ( 溶解 ) 平成 39 年 4 月廃棄平成 39 年 4 月廃棄 設定された保存年 限収納保存箱へ 31

32 書庫 2 書庫 2 は 移動式の書架と固定の棚で構成されています また 耕地林業課 農業 ブランド推進課 建設課 税務課 社会福祉課の歴史文書及び永年保存文書保存箱が置 かれています 32

33 上下水道課 C~C04 まで上下水道課の現用文書 ( 保存期間 10 年未満 ) C A A が歴史文書及び永年文書保管場所 商工観光課 C08~C10 まで商工観光課の現用文書 ( 保存期間 10 年未満 ) C05~C07 まで永年保存文書保管場所 環境課 C11~C13 まで環境課の現用文書 ( 保存期間 10 年未満 ) C11 C13 C14 が永年保存文書保管場所又は現用文書の保管場所の予備場所 A~A 上下水道課歴史文書保存箱 収納棚 A03~A04 社会福祉課永年文書保存箱 収納棚 33

34 保存期間の満了した公文書の 評価見直しをおこなう ( 例 : 平成 28 年 4 月 ) 文書保存箱内個別文書の廃棄 保存期間延長の判断を行う 平成 28 年 4 月廃棄文書の置いてあった場 所は 11 年目 ( ここでは平成 39 年 4 月 廃棄文書 ) の場所とする 耕地林業課 農業ブランド推進課 建設課 税務課 社会福祉課の永年保存文書箱置い てある移動棚は今後の増加分を勘案し 予備の棚 ( 空き棚 ) を各課用意しています 書庫 2 書庫 2 は現用文書だけ ( 永年文書は 2) のため運用方法は他と同じ方法となります 34

35 書庫 書庫レイアウト図 入口 農委 農委 農業再生会議 農林 農林 農林 農地 農地 農業委員会 農業再生会議は現用文書及び永年文書保存箱も収納 農業ブランド推進課 耕地林業課は現用文書だけを収納書庫 現用文書保存箱の運用方法は他の書庫と同じ 35

36 書庫 3 収納タイプ書 A 1 3 は簿冊 総議会 総議会 総議会永年 総議会永年 総議会永年 総防災庶務永年 総歴史文書 総歴史文書 活力 活力 活力 活力 財永年 財永年 財永年 財永年 財永年 財永年 財 H45~ 財 H36~ 財 H33~ H35 財 H33 財 H33 財 H33 財 H30~ H32 財 H28~ H30 A 架 で 入口 総秘書永年 総秘書永年 総行政永年 総人事給与永年 総人事給与永年 総人事給与永年 総人事給与永年 総人事給与永年 総 総 H37~ H39 総 H35~ H37 総 H33~ H35 総 H30~ H32 総 H28~ H30 B 現用文書保存箱の運用方法は他の書庫と同じ ( 赤線囲いが現用文書 ) 地域活力創造課 A09 は永年保存文書保存箱収納場所 A13 総務課 ( 議会関係文書 ) は簿冊並べ方式をとっています ( 平成 10 年以降の議会関係文書を 書架へ並べていますのでそれ以前の文書は A11 から A12) の保存箱よりファイル基準表より検索して閲覧してください ) 置き場所がなくなりましたら 古いものから保存箱へ収納して所定の場所へと置き換えてください 36

37 書庫管理運用の手引き マニュアル編 倉庫 303 倉庫 4 倉庫 404 キャビネットを利用した書庫 37

38 倉庫 303( 企画情報課 ) 倉庫と兼用となっている倉庫 303 はキャビネット方式となっていますので 他の書庫とは異なり保存箱での収納は不可能となっています そこで キャビネットを保存箱と同様に考え現用文書 永年文書毎にキャビネットを割付しています ( レイアウト図参照 ) 他の書庫とは違い 保存年限がきた文書は そのキャビネットの中の簿冊を箱に収納し直して廃棄等の処分を行ってください また 新規文書を保存する際には その保存期限の収納してあるキャビネットへ収納してください キャビネット内に収納してある文書リストは扉内側にあります 303 倉庫レイアウト図 ( 企画情報課 ) 歴史文書 歴史文書 歴史文書 歴史文書 歴史文書 永年 永年 予備 予備 A H36 H39 H33~ H35 H33 H32 H33 H31 H30 H31 H30 H29 B 入口 38

39 倉庫 4( 議会事務局 ) 4 倉庫レイアウト図 ( 議会事務局 ) 07 議事録 09 現用文書 08 議事録 10 現用文書 06 議事録 05 議決書 議決書 04 真玉 香々地資料 議決書 03 議決書 入口 11 各委員会資料 39

40 倉庫 4 もキャビネット方式が主となっています 4( 議会事務局使用 ) は永年保存文書が主体となっており キャビネットごとに文書分類しています ( レイアウト図参照 ) ただし 棚番号 11 は造りつけ棚となっているため 保存箱での収納となっています 各種委員会会議録が保存箱に収納されて置かれています 新規文書は保存箱に収納していってください キャビネット番号 11 陳情 請願 特別委員会資料 05 総務委員会 公共下水道特別委員会関係 04 社会文教委員会 議会運営委員会 03 建設水道委員会 予算 決算審査委員会 産業建設委員会 全員協議会 40

41 倉庫 404( 選挙管理委員会 監査事務局 ) 404 倉庫レイアウト図 ( 監査委員会 選挙管理委員会 ) K K K03 K04 K05 監査員会 共 共有備品棚 共有備品棚 共有備品棚 共有備品棚 有 備 品 選挙管理委員会 棚 S S S03 入口 倉庫 404( 選挙管理委員会 監査事務局 ) の使用する書庫も キャビネット方式となっています キャビネット単位で選挙管理委員会 監査事務局の保存する文書を分けるようになっています (K から K05 が監査事務局 S から S03 が選挙管理委員会 ) 文書の収納方式は 4 と同じく文書分類ごとに分けています 新規発生文書も文書分類単位でキャビネットに収納していってください 41

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目次序文 適用範囲 引用文書 用語と定義 一般要求事項 法的及び契約上の事項 法的責任 認証の合意 ライセンス, 認証書及び適合マークの使用... 5 認定の基準 についての分野別指針 - 水産物 - JAB PD367:2018D2 第 1 版 :2018 年 mm 月 dd 日 公益財団法人日本適合性認定協会 初版 :2018-dd-mm -1/12- 目次序文... 3 1. 適用範囲... 3 2. 引用文書... 4 3. 用語と定義... 4 4. 一般要求事項... 5 4.1. 法的及び契約上の事項... 5 4.1.1 法的責任...

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