Base データベースについて... 3 Base データベースを新規作成する方法... 4 Base 既存のデータベースファイルを開く方法... 8 Base テーブルを作成する方法 Base テーブルにデータを入力する方法 Base テーブルを定義する効果について...

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2 Base データベースについて... 3 Base データベースを新規作成する方法... 4 Base 既存のデータベースファイルを開く方法... 8 Base テーブルを作成する方法 Base テーブルにデータを入力する方法 Base テーブルを定義する効果について Base データベースファイルをダウンロードする Base クエリーを作成する方法 Base クエリーを実行 編集する方法 Base クエリーを複製する方法 Base クエリーでデータを抽出する方法 Base レポートを作成する方法 Base レポートのデザインを編集する方法 Base フォームを作成する方法

3 Base データベースについて OpenOffice.org や StarSuite には Base というデータベースアプリケーションが含まれています この二つは同じものです Base は Microsoft Office の Access に相当します Access と同じように テーブル クエリー フォーム レポート マクロなどの機能が使えます また Base は Access MySQL PostgreSQL など 他のデータベースに接続することもできます Base を使うメリットは 何といってもオープンソースソフトウェアであることです 無償で利用でき 開発はインターネット上で続けられているので 更新することが可能です Base は Java で書かれたデータベースである HSQLDB を標準で利用するため JRE をインストールしている必要があります JRE(Java Runtime Environment) とは Java の実行環境のことです あなたのパソコンに JRE がインストール済みか確認する方法は簡単です Windows の場合は コントロールパネルを開き Java のアイコンが表示されていれば 既にインストールされています もしインストールされていない場合は JRE を入手してインストールしてください 3

4 JRE の入手先 Base データベースを新規作成する方法 Base は標準で HSQLDB(Java 製データベース ) を利用するようになっています HSQLDB はインストール済みなので すぐにデータベースを作成することができます Base は OpenOffice.org と StarSuite の両方に含まれていますが どちらも同じです したがって これから行なう手順は どれで行なってもかまいません 1 まずは Base を起動します OpenOffice.org の場合 StarSuite の場合 2 データベースウィザードの画面が表示されたら 新規データベースの作成 を選択し 次へ ボタンをクリックします 4

5 データベースウィザードでは 既存のデータベースファイルを開いたり 他のデータベースに接続することもできます 3 データベースを保存した後の処理は そのままの設定で 次へ ボタンをクリックします 5

6 * ここでデータベースを登録しています 4 わかりやすい場所に保存してください ファイル名に test と入力し 保存 ボタンをクリックします 5 Base の画面が開きました データベース名は test です 6

7 この画面でテーブル クエリー フォーム レポートの作成や編集が行なえます ここでいったん Base を終了してみましょう 6 Base の 閉じる ボタンをクリックします 7

8 7 保存した場所に test.odb というファイルが作成されていることを確認してください 新規に作成したファイルの拡張子は.odb になっています Base では 1 つのデータベースに関連する情報が 1 つのファイルにまとまっています Base はこのような odb ファイルをたくさん作ることができます ワンポイント odb ファイルは登録名とファイルの場所で管理 ( データベースを登録 ) されているので コピーや移動した場合は 設定を変更する必要があります メニューから ツール オプション でダイアログボックスを表示し OpenOffice.org Base または StarSuite から データベース を選択すると データベースの管理が行なえます 実は Base はデータベース自体の機能は持っていなくて 標準で HSQLDB をデータベースとして使います Base はデータベースのフロントエンド ( クライアントまたは窓口 ) としての役割なので データベースを登録 という表現が合っているのです HSQLDB 以外にも Access や MySQL など 様々なデータベースのフロントエンドとして使えます Base 既存のデータベースファイルを開く方法 Base の odb ファイルは ダブルクリックで簡単に開くことができます しかしパソコンに OpenOffice.org と StarSuite の両方がインストールされている場合は どちらかの Base が優先されて開きます 私のパソコンでは StarSuite が優先されます そこで確実に OpenOffice.org の Base で開きたい場合について説明します 1 OpenOffice.org の Base を起動します 8

9 2 データベースウィザードの画面が表示されたら 既存のデータベースファイルを開きます を選択し データベースファイルを選択して 完了 ボタンをクリックします * 最近使用されたもの に無い場合は 開く から直接ファイルを指定します 3 OpenOffice.org の Base でファイルが開きました 9

10 同様の手順で StarSuite の Base でも開くことができます 10

11 ワンポイント 結局 Base は同じものなので どちらで開いても同じです しかし OpenOffice.org と StarSuite でアプリケーションの 更新 状態が違うこともあるので 覚えておくと役立ちます ( バグの修正など ) Base テーブルを作成する方法 今回は Base にテーブルを作成します テーブルはデータを保存する表のようなものです Base などのデータベースアプリケーションでは まず初めにテーブルを作成し どのような種類のデータを扱うのか設定する必要があります この辺が Excel や Calc などの表計算ソフトとは異なる点です 表計算ソフトなら設定無しに すぐにデータを入力できますよね 表計算ソフトを使い慣れた人には 不便に感じると思いますが データ型をきちんと設定することで データを効率的に保存できたり 適切な値が入力されているかチェックすることができるのです 使っていくうちに データベースのメリットが どんどんわかるようになるので大丈夫です 以下の手順は OpenOffice.org と StarSuite のどちらの Base で行なってもかまいません 1 Base を起動して 前回作成した test.odb を開きます * ダブルクリックでも開けます 2 データベースファイルウィンドウが開きました 11

12 * この画面が起点になり 各種操作を行なっていきます 3 テーブル アイコンをクリックします 12

13 4 タスクの デザイン表示でテーブルを作成 をクリックします 13

14 5 テーブルデザイン画面が表示されました 6 フィールド名に半角で PREF_CD と入力します 14

15 * フィールドは表計算ソフトの列をイメージしてください 7 フィールドの種類は 整数 [INTEGER] を選択します 15

16 8 1 行目は以下のようになります 9 2 行目は フィールド名に半角で PREF_NAME と入力します 16

17 * フィールドの種類は テキスト [VARCHAR] のままにします 10 PREF_NAME の行を選択し 長さに半角で 10 と入力します 17

18 * 長さ とは 入力できる最大文字数のことです 11 PREF_CD の行をマウスで右クリックし プライマリキー を選択します 12 プライマリキーが設定されました 18

19 * プライマリキー ( 主キー ) とは レコードを特定するもので 重複しない値です 通常は数値の連番を使うことが多いです 13 ここまでの作業を 保存 します 19

20 14 テーブル名に T01Prefecture と入力し OK ボタンをクリックします 15 テーブルが保存されました 保存されるとタイトル名が変わります 16 テーブルデザイン画面を閉じます 20

21 17 データベースファイルウィンドウに 作成したテーブルのアイコンが表示されています 21

22 18 データベースファイルウィンドウを閉じます 19 変更を保存するメッセージが表示される場合は 保存 ボタンをクリックしてください テーブル作成は 大体今回のような手順になります あとはフィールドの数が増えるだけです 解説 (1) フィールドは表計算ソフトの列にあたります 1 列 ごとにフィールドを 1 行 設定していくような感じです 実際にデータを入力する画面では 表計算ソフトと同じように列になるのですぐにわかります 22

23 (2) フィールドの種類とはデータ型のことです 保存するデータに合わせて設定します (3) 整数 [INTEGER] の範囲は ~ の整数です 範囲を超えた数値を入力すると循環します 実際に入力してみるとわかります の次は になる の次は になる OpenOffice.org BASIC の変数とは 範囲が異なるので注意してください Integer 型 ~32767 の整数 (4) テキスト [VARCHAR] は可変長の文字列です 初期値では 50 に設定されていますが それより短い場合は容量が自動的に小さくなるので そのままでもかまいません 長さを設定すると入力する文字数を制限することができます (5) プライマリキーについても 実際にデータを入力するとわかりますので 安心してください プライマリキーを設定したフィールドには 同じ値を入力できなくなります Base テーブルにデータを入力する方法 今回は Base で作成したテーブルに データを入力してみましょう テーブルの設定 ( 定義という ) が済んでしまえば あとは表計算ソフトで入力する時と変わりません 前回のテーブルデザイン画面と 今回の入力画面を比較して どのように対応しているか考えながら行なってください OpenOffice.org と StarSuite のどちらの Base でも OK です 1 Base を起動して test.odb を開き テーブルを表示します 23

24 2 T01Prefecture を選択して データベースオブジェクトのオープン をクリックします 24

25 テーブルを右クリックして 開く を選択しても開けます 3 データを入力する画面が開きました 25

26 4 データの編集 ボタンが 押された状態であることを確認します * 押されていないと入力できません 5 PREF_CD のフィールド ( 列 ) に 半角で 1 と入力します 6 PREF_NAME には 北海道 と入力します 26

27 データは自動的に保存されますが タイミングは次のレコードに移動した時です フィールドやレコードの移動には Tab キー Enter キー 矢印キー が使えます 7 同様の手順で いくつかレコードを入力してください * 入力は数レコードでかまいません あとで全都道府県のデータを入力したファイルをダウンロードできるようにします 27

28 8 画面下には レコード数が表示されていて 移動ボタンもあります 次はレコードを削除する場合です 9 削除したいレコードを選択し Delete キー を押します 10 メッセージが表示されるので はい をクリックすると レコードが削除されます 28

29 11 データ入力画面を閉じると データベースファイルウィンドウに戻ります 29

30 ワンポイント データベースファイルウィンドウから テーブルの編集 削除が行なえます テーブルの設定を変更する時や 不要なテーブルを削除する時に使います テーブルを編集する場合 テーブルを削除する場合 30

31 * このテーブルはまだ使うので 削除しないように注意してください Base テーブルを定義する効果について Base でテーブルを作成する時は フィールド名とフィールドの種類を定義 ( 設定 ) しました Excel や Calc などの表計算ソフトと比べると データベースは一見面倒くさそうですが メリットがたくさんあります テーブルを定義することで あらかじめどんなデータを格納するのかわかっているため 効率的に保存できます また入力したデータが適切な値かチェックしてくれます データベースがエラーを表示して教えてくれるので 入力ミスが防げます 1 プライマリキーを設定したフィールドに 重複した値を入力すると エラーになります 31

32 1 は既に北海道で使われているためです 2 整数 [INTEGER] を設定したフィールドに 文字を入力しようとすると 自動的に 0 になります 32

33 3 テキストの長さを 10 に設定したフィールドに 11 文字以上入力しようとすると エラーを表示します 半角で 11 文字以上入力してもエラーになります 33

34 ということは 全角半角の区別はなく 文字数でチェックしています ワンポイント テキスト [VARCHAR] を設定したフィールドに 数字の 1 を入力することはできます これは数値ではなく 文字としての 1 と判断できるからです 34

35 OpenOffice.org と StarSuite のどちらの Base を使って確認しても OK です Base データベースファイルをダウンロードする 学習用に Base のデータベースファイルを用意したので ダウンロードしてください 前回までに作成した test.odb とまったく同じテーブル定義ですが データは 47 都道府県すべて入力済みです レコード数が多いほうが学習する時に便利なので ダウンロードした方を使ってください 1 test.zip をダウンロードします * ファイルは圧縮されていますので 解凍してください 2 ファイルを解凍すると test.odb があるので 前回まで使っていたファイルと差し替えてください * 保存場所とファイル名が同じ場合は データベースは登録されています 3 Base を起動して test.odb を開き テーブルを表示します 35

36 4 T01Prefecture を開くと 47 都道府県が表示されます 36

37 データを確認したら テーブルは閉じてください 確認は OpenOffice.org と StarSuite のどちらの Base でもかまいません Base クエリーを作成する方法 Base では 簡単なフォームやレポートなら テーブルから直接作成することができます しかしどんなに簡単なものでも いったんテーブルからクエリーを作り そのクエリーを基にしてフォームやレポートを作成したほうが便利です クエリーを利用すると テーブルから必要なフィールドだけを表示したり レコードを並べ替えることができます クエリーには他にもたくさん機能があります テーブルはデータを蓄積する役割だけにして クエリーを通してデータを扱うのがコツです クエリーがわかれば きっとデータベースがわかりますよ 1 Base を起動して test.odb を開き クエリーを表示します 37

38 2 デザイン表示でクエリーを作成 をクリックします 38

39 3 クエリーのデザイン画面が表示されました 4 追加のダイアログボックスで T01Prefecture を選択し 追加 ボタンをクリックします 5 クエリーのデザイン画面に T01Prefecture が追加されました 39

40 * テーブル ( 表 ) が複数ある場合は 複数追加できます 6 追加のダイアログボックスは閉じてください 7 PREF_CD をダブルクリックします 40

41 8 画面下のフィールドに PREF_CD が選択されました 41

42 9 同様に PREF_NAME を選択します 42

43 * 必要なフィールドだけを選択できます 10 PREF_CD の 並べ替え で 昇順 を選択します 43

44 昇順小 大 降順大 小 11 クエリーの実行 ボタンをクリックします 44

45 12 デザイン画面の上に クエリーの実行結果が表示されました 45

46 ここまでの作業を保存しましょう 13 保存 ボタンをクリックします 46

47 14 クエリー名に Q01Prefecture と入力し OK ボタンをクリックします 15 タイトルが変わり クエリーが保存されました 47

48 16 クエリーのデザイン画面を閉じます 48

49 17 データベースファイルウィンドウに 作成したクエリーが表示されています 解説 テーブルに入っているデータは 順番どおりに並んでいるとは限りません そのためクエリーで 並べ替え の方法を指定する必要があります 逆に言うと テーブルにデータを入力する時は どんな順番でもよいわけです あとでクエリーで自由自在に加工できます その加工したデータを使って フォームやレポートを作ると 上手く表示できます Base クエリーを実行 編集する方法 前回 Base で作成したクエリーを 実行してみましょう クエリーはテーブルを基に作成しているので クエリーから追加 更新 削除したデータは テーブルに反映されます また一度作成したクエリーは 何度でもデザイン画面で編集することができます もちろん不要なクエリーは削除できます 1 Base を起動して test.odb を開き クエリーを表示します 49

50 2 Q01Prefecture を選択し データベースオブジェクトのオープン をクリックします 50

51 * ダブルクリックでも同じ 3 クエリーの実行結果が表示されました テーブルを表示した時と同じように見えますが これはクエリーです タイトルを見るとわかります クエリーはテーブルとつながっているとイメージしてください データの変更はテーブルに反映されます 4 確認したらクエリーは閉じてください 51

52 5 クエリーは作成後も 編集 することができます 52

53 6 クエリーを削除することもできます 53

54 * まだ使うので 削除はしないでください Base クエリーを複製する方法 Base では 似たようなクエリーを作成する場合は クエリーをゼロから作るより 複製 ( コピー ) したほうが簡単です 今回学んで欲しい要点をまとめると以下の通りです クエリーはコピーできる クエリーは編集することができる コピーしたクエリーの基は同じテーブルである データをクエリーで加工できる 一つのテーブルから クエリーを使うことで 様々なデータの見せ方ができる点に注目してください 1 Base を起動して test.odb を開き クエリーを表示します 2 Q01Prefecture を右クリックして コピー を選択します 54

55 3 何も無い部分を右クリックして 貼り付け を選択します 55

56 4 クエリー名に Q02PrefectureDesc と入力し OK ボタンをクリックします *Desc は降順の意味 5 Q02PrefectureDesc が作成されました 56

57 コピーしただけですから この段階では Q01Prefecture とまったく同じです 6 Q02PrefectureDesc を選択し 編集 をクリックします 57

58 7 クエリーのデザイン画面が表示されました コピー元の Q01Prefecture と コピーの Q02PrefectureDesc は 同じ T01Prefecture が基 58

59 になっています 8 並べ替え を 降順 にします 9 保存 ボタンをクリックします 59

60 10 クエリーの実行 ボタンをクリックします 60

61 11 クエリーの実行結果が表示されました 都道府県が降順に並んでいるので 沖縄県がレコードの先頭にきました 12 確認したら クエリーのデザイン画面を閉じてください 今回は昇順のクエリーを降順に変えただけですが クエリーの複製は設定が複雑になるほど有効です Base クエリーでデータを抽出する方法 Base ではクエリーを使って 条件に合うレコードだけを抽出して表示することができます 今回の例では 都道府県から四国の県だけを抽出してみます データベースのクエリーを使うことで 複雑なプログラムを書くことなく 簡単な設定だけでデータを扱うことができます 61

62 1 Base を起動して test.odb を開き クエリーを表示します 2 Q01Prefecture をコピーして Q03PrefFilter36-39 を作成します 62

63 * クエリーの名前は自由に付けてかまいません 3 Q03PrefFilter36-39 を編集します クエリーのデザイン画面を表示してください 63

64 4 PREF_CD の 条件 に 半角で BETWEEN 36 AND 39 と入力します PREF_CD が 36 以上 39 以下という意味です その値を含みます 64

65 5 四国の県が抽出されました 6 条件 を変えて クエリーをいくつか作ってみてください < 8 8 より小さい > 8 8 より大きい <= 8 8 以下 >= 8 8 以上 どうですか? テーブルはデータを蓄積する役割だけにして クエリーでデータを加工するということが 何となく分かってきたのではないでしょうか このように一つのテーブルから 複数のクエリーを作成することができます そしてそのクエリーから レポートやフォームを作成することで いろんな見せ方ができるのです ワンポイント クエリーを利用すると 以下のようなことができます 65

66 1. テーブルから必要なフィールドだけを表示する 2. 条件を指定してレコードを抽出する 3. レコードの並べ替え 4. データを集計する 5. 複数のテーブルを関連付ける 4 5 以外は既に試しましたね Base レポートを作成する方法 Base ではウィザードを使って 簡単にレポートが作成できます 同じテーブル T01Prefecture に保存されているデータを クエリーを使っていろいろなレポートにすることができます もちろんテーブルから直接レポートを作成できますが クエリーを使うことをおすすめします 1 Base を起動して test.odb を開き レポートを表示します 2 ウィザードを使用してレポートを作成 をクリックします 66

67 3 レポートウィザードが開始しました 67

68 4 テーブルまたはクエリー で Q01Prefecture を選択します 5 >> ボタンをクリックします 6 全てのフィールドが右側へ選択されたら 次へ ボタンをクリックします 68

69 ここでレポートに表示するフィールドを選択することができます テーブルやクエリーにあるフィールドは 必ずしも全て表示する必要はありません 7 ラベル付けフィールドは そのまま 次へ ボタンをクリックします * レポートに表示するラベルです 後で編集できます 69

70 8 グループ化は そのまま 次へ ボタンをクリックします * グループ化は集計する時に使います 9 方向は 縦 を選択し 次へ ボタンをクリックします * レイアウトは好きなものを選んでください 70

71 10 レポートのタイトルに R01PrefectureASC と入力し 自動レポート を選択したら 完了 ボタンをクリックします *ASC は昇順という意味です * 自動レポートとはデータが変更された場合 レポートに反映される設定です スタティックなレポートは 常にレポート作成時点のデータになります 通常は自動レポートにしてください 11 レポートが表示されました 71

72 * レポートのレイアウトは後で編集できます 12 印刷プレビュー ボタンをクリックします 72

73 13 印刷プレビュー画面が表示されました プリンタでどのように印刷されるか確認することができます 73

74 14 印刷プレビューを閉じる ボタンをクリックします 74

75 15 レポートも閉じてください 16 データベースファイルウィンドウに 作成したレポートが表示されています 75

76 17 同様の手順で レポート R02PrefectureDesc R03PrefFilter36-39 を作成してください 76

77 R02PrefectureDesc R03PrefFilter

78 同じテーブル T01Prefecture なのに クエリー次第でいろいろ表現できるのは面白いですね ワンポイント レコードの並べ替えはクエリーで行なっているので レポートの作成時に設定する必要はありません レコードを並べ替えたいときは クエリー側を変更するだけで済むので レポートに手を加える必要がなくなります Base レポートのデザインを編集する方法 Base のウィザードを使って作成したレポートは レイアウトが右に寄りすぎているので 編集してみましょう やはり最終的な微調整は 人間が手動で行なうのが一番です 1 Base を起動して test.odb を開き レポートを表示します 78

79 2 レポート R01PrefectureASC を選択し 編集 をクリックします 79

80 3 レポートの編集画面が表示されました 表の列を調整します 4 以下の図のように PREF_CD 部分の罫線をマウスでクリックしたまま 5 左に移動します 80

81 6 同様に PREF_NAME も移動してください 7 最終的に以下の図のようにします 81

82 8 保存 ボタンをクリックします 82

83 9 レポートのデザイン画面を閉じてください 10 R01PrefectureASC を選択し データベースオブジェクトのオープン をクリックします 83

84 11 レポートが表示されました 84

85 表示が左に寄りましたね 少し見やすくなったと思います 12 同様の手順で レポート R02PrefectureDesc R03PrefFilter36-39 も編集してみてください レポートのデザイン画面では 他にもいろいろ変更できます 要領は Word や Writer のようなワープロソフトと同じです ラベルを変更したり フォント サイズ 罫線 色などを 自由に変更することができます いろいろ試してください ワンポイント 1 つのテーブルから複数のクエリーが作成できたように 1 つのクエリーからは複数のレポートが作成できます 用途に合わせて レイアウトやデザインを変えたレポートにすると便利です ( 上司に報告用と自分用で変えたりとか ) Base フォームを作成する方法 Base では フォームもレポートとほとんど同じ手順で作成できます データはテーブルから直接入力することもできますが クエリーとフォームを使えば いろんな入力の仕方ができるので便利です 通常 直接テーブルを扱うのは開発者だけで ユーザーにはフォームを使ってもらいます そのほうが管理しやすく 安全にデータを扱えるからです 1 Base を起動して test.odb を開き フォームを表示します 85

86 2 ウィザードを使用してフォームを作成 をクリックします 86

87 3 フォームウィザードが開始しました 4 テーブルまたはクエリー で Q01Prefecture を選択します 87

88 5 >> ボタンをクリックします 6 全てのフィールドが右側へ選択されたら 次へ ボタンをクリックします 88

89 7 サブフォームの設定では そのまま 次へ ボタンをクリックします * サブフォームは 伝票と明細の関係のような フォームの中にフォームを組み込みたいときに使います 8 メインフォームの整列でデータ表を選択し 次へ ボタンをクリックします 89

90 * 都道府県はフィールドが 2 つしかないので 表がわかりやすいです しかし顧客マスターのように フィールド数が多い場合は 1 レコードごとに表示する単票のような形式が便利です 9 データエントリの設定では そのまま 次へ ボタンをクリックします * データをどのように扱えるか設定できます 90

91 10 好きなスタイルを選択して 次へ ボタンをクリックします 11 フォーム名に F01PrefectureASC と入力し 完了 ボタンをクリックします *ASC は昇順という意味です 12 フォームが表示されました 91

92 * フォームのレイアウトは後で編集できます 13 確認したら フォームを閉じてください 92

93 14 データベースファイルウィンドウに 作成したフォームが表示されています 93

94 15 同様の手順で フォーム F02PrefectureDesc F03PrefFilter36-39 を作成してください F02PrefectureDesc 94

95 F03PrefFilter

96 F03PrefFilter36-39 は四国しか表示しません 99 ハワイ のようにデータを新規入力することはできますが フォームを再度開いたときには表示されなくなります あまり意味はないようですが 特定のレコードだけを表示して データを入力する例だと考えてください 解説 フォームはデータを入力するためのものです 今回の例では どのフォームを使っても 最終的にクエリーを通じて テーブル T01Prefecture に保存されます いろんな形式のフォームを作ることで 入力パターンを変えることができます 例えば 新人にはデータの入力のみ可能にする 最新の 10 件だけ表示した状態で入力する ということが簡単にできます 部署や使う人によって フォームを変えると便利です またボタンを配置して クリックした時に プログラムで処理を行なうような場合もフォームを使います 96