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1 > データインポートガイド 本ガイドは 名刺データインポートに関する操作ガイドです 詳細については Web 上にヘルプを開設しておりますのでこちらも併せてご覧ください - ログイン URLhttps://ap.sansan.com(PC/ 携帯 / スマホ ) - 機能に関してご不明な場合 - ヘルプサイト : お問い合わせフォーム ( ヘルプサイト内 ): ヘルプサイトへはログインページからもリンクがあります

2 1. 名刺インポート前に読んでおくべき注意事項 インポート後にインポートした名刺を削除されますと 既存の名刺が名寄せされ紐づいている場合 既に取込まれている名刺も同時に削除されますので 事前にインポートガイドをよく読みインポートを実施して下さい 名刺データのインポートによって 既にSansanに蓄積されたデータを上書き更新することは出来ません インポートフォーマットに記載されている項目以外の項目はインポートすることが出来ません 本機能の利用には システム管理者権限が必要になります スキャン以外の方法( インポート等 ) で 登録した名刺は課金対象ではございません インポートした名刺により 連絡先変更 のニュースは通知されません 如何なる方法でも名刺画像はインポート出来ません 2. 名刺インポート画面を開く 2-1.[ 管理者設定 ]>[ 名刺インポート ] を選択すると名刺インポート画面が開きます 注 ) システム管理者権限が必要です [ 名刺インポート ] が選択出来ない場合は 管理者の方に権限の追加をご依頼下さい 3. ファイル作成 ファイルを作成する >[ フォーマットのダウンロード ] を選択 3-2. ダウンロードしたフォーマット (NameCardImportFormat-JAPANESE.csv) を開く 3-3. インポートファイル作成ルール (p.5-p.6) をよく読み 一つひとつの項目のルールを確認してから フォーマットの 2 行目以降に お手持ちのデータを貼り付け / 入力して下さい 2 行目から入力して下さい 注 1) フォーマット 1 行目は項目名となりますので削除や文字の変更等せず必ず 2 行目から追加して下さい 注 2) インポートフォーマットに無い項目は インポートすることが出来ません 3-4. ファイル作成完了後 必ず csv 形式でファイルを保存して下さい 注 3) フォーマットを csv 形式以外で保存した場合はインポートが正しく実施出来ません Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 1

3 4. ファイルをチェックする ファイルをチェックする >[ ファイルを選択 ] を選択し 保存したファイルを選択 4-2.[ チェックを開始する ] を選択 4-3. ファイル作成ルールに違反している項目があります ( 箇所 ) と表示された方は 5. へお進み下さい インポートの準備が出来ました と表示された方は 6. へお進み下さい 5. ファイルの修正を行うへ 6. インポートを実施するへ 注意 ファイルチェック時によくあるエラーメッセージ 1 Shift-JIS 形式では無いファイルが選択されました Shift-JIS 形式のファイルを選択し直して下さい 1.xlsx (Excel ファイル形式 ) 等で保存されている可能性があります.csv 形式のファイルとしてデータを保存してください 2 英語版 OS を使用している場合 Shift-JIS 形式以外の CSV ファイル (UTF-8 形式 ) で保存されている可能性があります Sansan の表示言語設定を English に変更した状態でインポート可能かご確認下さい ( 表示言語変更は [ 設定 ]>[ アカウント設定 ] から ) データのフォーマットが一致しませんでした ファイルの一行目は項目名として扱われます 名刺所有者ユーザ ID 会社名 氏名 [ 姓 ] が必須項目です 1 項目名を異なる名称に変更している可能性がございます フォーマットを再度ダウンロード頂き ファイルを作り直して下さい インポートするデータがありません 1 フォーマットの先頭行 ( 項目名が記載されている行 ) を削除していませんでしょうか フォーマットを再度ダウンロード頂き ファイルを作り直して下さい 一度にインポート出来るのは 10,000 件までです 1CSV ファイルの行数が 件を超えていませんでしょうか 件以上のデータをインポートしたい場合は 件未満に分割し複数回に分けて処理をして下さい 件 ( 行 ) に満たないデータ数でも上記エラーが表示されるのは Excel 上では見えない文字がセルに入力されている可能性があります フォーマットを再度ダウンロード頂き ファイルを作り直して下さい Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 2

4 5. ファイルの修正を行う 5-1. 該当箇所についてのチェック結果を記載したファイルを [ こちら ] からダウンロードして下さい の [ こちら ] を選択し チェック結果をデスクトップ等に保存して下さい 5-2. 保存したファイル ( チェック結果 _NameCardImportFormat-JAPANESE.csv) を開いて下さい 5-3.A 列 (1 列目 ) は削除せず A 列を見ながら 2 列目以降を修正して下さい 1 列目は削除せず 2 列目 2 行目以降修正して下さい 5-4. ページ 3-4. へ戻る エラーが出なくなるまで繰り返し修正して下さい 注意 ファイルチェック時によくあるエラーメッセージ 2 (1): アドレスとして読み取れません 1 アドレスのドメイン部分 (@ 以降 ) の最終句以前に大文字が入っていませんでしょうか Sansan ではドメイン部分 (@ 以降 ) 最終句以前での大文字英字を許可しておりません 小文字英字にて入力して下さい 例 : NG な場合 xxx@abc.co.jp 名刺所有者ユーザ ID: このユーザ ID は使用出来ません 1 指定したユーザ ID は Sansan に登録されていますでしょうか 登録されているユーザ ID をご指定下さい 手入力で指定された場合 入力ミスも考えられますので ユーザ追加 変更 画面よりコピー & ペーストを行って下さい 2 ユーザ名 や メールアドレス を入力していませんでしょうか ユーザ ID をご指定下さい 3 インポートを実施しているユーザが名刺情報参照できない部署のユーザ ID を指定していませんでしょうか 名刺情報参照可能なユーザ ID をご指定下さい もしくは対象ユーザ ID が所属する部署を参照可能に設定して下さい 4 指定したユーザ ID に不要なスペースは入っていませんでしょうか スペースを削除して下さい 5 指定したユーザ ID の 1 文字目は 0( ゼロ ) ではないででしょうか 0( ゼロ ) が Excel 上で削除されていることも考えられます 名刺所有者 ID 列の書式設定を [ 文字列 ] に変更し データ入力行い 保存して下さい 保存後 csv ファイルを再度開くと 0( ゼロ ) が削除されてしまいますので 保存後はファイルを開かず そのままインポートを開始して下さい 6 上記で解消されない場合 フォーマットを再度ダウンロード頂き ファイルを作り直しインポートを再度お試し下さい タグ :XX 文字です 入力出来るのは 50 文字までです 1 文字数がオーバーしていませんでしょうか 文字数を確認し 50 文字以下にして下さい 複数タグ付けする場合はセミコロン (;) でタグ名を区切る必要がありますが 誤ってカンマ (,) や全角セミコロン (;) を区切りとして指定している場合がありますので確認して下さい Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 3

5 6. インポートを実施する インポートを開始する の [ インポート開始 ] を選択 6-2. インポート履歴に追加されステータスが 処理開始待ち になり インポート開始時刻が表示されます 注 ) インポートは Sansan 全ユーザーのインポートが順番に実施される仕様になっております インポートの予約状況によっては インポート開始に数日以上かかることもございますので暫くお待ち下さい 注 ) インポートが開始してから完了するまでの時間の目安は 1,000 件あたり 30 分程度です 6-3. インポート時には 管理者全員のメールアドレス宛てにインポートが完了した旨のメールが送信されますので 暫くお待ち下さい 注意 インポート開始後によくあるご質問 処理開始待ち のまま開始しない等 インポートの完了までにかかる時間について 1 インポート処理が開始されるまでの時間は 他者が実施したインポートデータの処理状況 ( データ件数など ) により変動致します 順番に処理しておりますので 処理開始待ち の状態がしばらく続く場合があります インポート完了までに数日以上お時間がかかることもございますので 処理開始までお待ち下さい インポート処理中にログアウトして頂いても問題ありません 2 インポート完了時間に関するお問い合わせはサポートセンターではお答えしかねますのでご了承下さい 5 営業日以上経過しても完了しない場合はサポートセンターのフォームよりその旨をご連絡ください エラー有り と表示されている 1 インポートが完了した際 エラーによってインポート出来なかったデータがある状態です 完了通知メールには エラーになったデータ件数等の情報が記載されます エラーになったデータについては 一覧の エラーデータ 項目からダウンロード出来ます 特定の項目しかインポート出来ていない 1 インポートフォーマットの項目名を変更している可能性がございます フォーマットを再度ダウンロード頂き ファイルを作り直し再度インポートを実施して下さい インポートしたタグが登録されていない 1 事前に共有タグを作成していない可能性がございます 名刺所有者の非公開タグとして作成されています タグの公開範囲を変更して下さい さらに複数のタグを一つのタグに纏める場合 タグを条件に検索し 検索した結果に新たなタグを付与して下さい 2 複数のタグを指定しインポートしたい場合に セミコロン (;) でタグ名を区切る必要があります カンマ (,) や全角セミコロン (;) でタグを区切った場合は区切り文字として認識されないため カンマ (,) や全角セミコロン (;) を含んだ一つのタグ名が 名刺所有者の非公開タグとして作成されています タグの付け直しが必要な場合は セミコロン (;) でタグ名を区切り再度インポートを実施して下さい 作成された不要なタグは 適宜削除して下さい インポート用 CSV データ加工時の便利な Excel 操作方法 1. 姓名の分割 Sansan では 姓 名 をそれぞれ別々に分けて登録をします 既存のデータが結合されている場合 姓と名の間にスペースが含まれている場合は 以下方法でデータを分割して頂くことが可能です 1 姓名の列の右側に 1 列挿入 2 姓名を列ごと選択し Excel メニューの データ から 区切り位置 を選択 3 カンマやタブなどの区切り位置 にチェックを入れ 次へ を選択 4 区切り文字で スペース にチェックを入れ 次へ 完了 OK をクリック 5 コピーまたは移動先のセルの内容を置き換えますか? OK を選択 2.1 つのセルへデータを統合 Sansan では住所は都道府県 市区町村 番地 ビル名など 全てをまとめて一つのセルで登録します 既存のデータが分割されている場合 以下の方法で結合することが可能です また メモ欄に登録したいデータが複数ある場合などにもご利用頂けます 1 結合したい A と B の列の右に 2 列 (C 列と D 列 ) 挿入 2C 列の一番上のセルに =CONCATENATE(A1,B1) という数式を入力し 下までコピー 3C をコピーし 右横 D 列 D1 のセルで右クリックをし 形式を貼り付けてコピー から 値 を選択し 貼り付け 数式を使った場合は 必ず値だけをコピーしフォーマットに貼り付けて下さい Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 4

6 インポート用ファイル作成ルール (1/3) 項目必須項目使用出来る文字文字数説明 注意事項 名刺所有者ユーザ ID 英字 数字 記号 - 名刺交換日 (/-) - Sansan のユーザ ID です どのユーザのデータとしてインポートするかを指定します 名刺交換を行った日付です 日付の形式で指定してください 例 :2010/01/01, タグ - 1 タグあたり 50 文字まで インポートした名刺に付けるタグを指定します 複数タグ付けする場合は半角セミコロン (;) でタグ名を区切ってください 企業内で同一タグ名が複数存在する場合 どのタグを付与するかの指定が出来ません インポート前にタグ名が重複しないよう変更して下さい Sansan に登録されていないタグ名を指定した場合 タグは名刺所有者ユーザー ID(A 列 ) の所有するマイタグ ( 非公開 ) として新規作成されます インポート後 インポート操作を実施したユーザーから検索することは出来ませんのでご注意下さい 会社名 文字まで 会社名 ( 英名 ) 英字 数字 記号 250 文字まで 会社名を指定します 会社名が空欄の場合 ( なし ) と登録されます 省略された法人格は自動で変換されます 例 :( 株 )or 株式会社 会社名の英語読みがある場合に指定します 全角文字は半角文字に自動変換されます 会社名 ( カナ ) カナ 250 文字まで 会社名カナ検索 ( あかさたな検索 ) 一覧画面の並べ替え機能で利用します システムをより便利に活用していただくために 入力をおすすめします 例 :Sansan 株式会社 サンサン ひらがな 半角カナの場合は全角カナに自動変換されます ただし ( 半角濁点 ) ( 半角半濁点 ) は全角カナに変換されません 部署名 文字まで部署名を指定します 役職 文字まで役職名を指定します 氏名 [ 姓 ] 文字まで 人物の姓を指定します 姓が空欄の場合 ( なし ) と登録されます 氏名 [ 名 ] 文字まで人物の名を指定します 氏名 ( カナ ) [ 姓 ] カナ 英字 数字 記号 250 文字まで 姓のカナ読みを指定します 氏名カナ検索 ( あかさたな検索 ) 一覧画面の並べ替え機能で利用します システムをより便利に使用して頂く為に 入力をおすすめします ひらがな 半角カナの場合は全角カナに自動変換されます ただし ( 半角濁点 ) ( 半角半濁点 ) は全角カナに変換されません Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 5

7 インポート用ファイル作成ルール (2/3) 項目必須項目使用出来る文字文字数説明 注意事項 氏名 ( カナ ) [ 名 ] カナ 英字 数字 記号 250 文字まで 名のカナ読みを指定します 氏名カナ検索 ( あかさたな検索 ) 一覧画面の並べ替え機能で利用します システムをより便利に使用して頂く為に 入力をおすすめします ひらがな 半角カナの場合は全角カナに自動変換されます ただし ( 半角濁点 ) ( 半角半濁点 ) は全角カナに変換されません 郵便番号 (1) (-) 12 文字まで 郵便番号を指定します 全角文字は半角文字に自動変換されます 住所 (1) [ 全て ] 文字まで 住所を指定します 住所は 1) 都道府県 2) 市区町村 3) 町域 番地 ビル名の三つに自動的に分割して登録されます 海外の住所の場合 自動分割されません TEL-1 (1) (+-().) 30 文字まで 電話番号を指定します 例 : ( 代表 ) ( 内線 ) などの文字は登録出来ません 以下 5 点は 自動変換されます 1. 全角を半角に変換 2.. とスペースを - に変換 3. () を - に変換 4. 先頭の ( と最後の ) はブランクに変換 5. - が 2 つ以上続く場合は - に変換 TEL-2 (1) FAX (1) (+-().) (+-().) 30 文字まで注意点は TEL-1(1) と同じです 30 文字まで FAX 番号を指定します その他注意点は TEL-1(1) と同じです 携帯電話 (1) (+-().) 30 文字まで 携帯電話の番号を指定します その他注意点は TEL-1(1) と同じです (1) 英字 数字 記号 250 文字まで アドレスを指定します URL(1) 英字 数字 記号 250 文字まで URL を指定します から入力してください www. からの場合エラーとなります 郵便番号 (2) (-) 12 文字まで郵便番号を指定します 住所 (2) [ 全て ] 文字まで 住所を指定します 住所は 1) 都道府県 2) 市区町村 3) 町域 番地 ビル名の三つに自動的に分割して登録されます 海外の住所の場合 自動分割されません TEL-1 (2) (+ - ( ).) 30 文字まで注意点は TEL-1 (1) と同じです Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 6

8 インポート用ファイル作成ルール (2/3) 項目必須項目使用出来る文字文字数説明 注意事項 TEL-2 (2) FAX (2) (+ - ( ).) (+ - ( ).) 30 文字まで注意点は TEL-1 (1) と同じです 30 文字まで FAX 番号を指定します その他注意点は TEL-1 (1) と同じです 携帯電話 (2) (+ - ( ).) 30 文字まで 携帯電話の番号を指定します その他注意点は TEL-1 (1) と同じです (2) 英字 数字 記号 250 文字まで アドレスを指定します URL (2) 英字 数字 英字 + 漢字 平仮名 カタカナ 250 文字まで URL を指定します から入力してください www. からの場合エラーとなります メモ - 2,000 文字までメモを記入します Copyright Sansan, Inc. All rights reserved. 7