1. はじめに教育 研究用メールシステム (DEEPMail) で作成したフォルダーや オプションで設定した項目を 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) の Outlook で利用する場合には データ移行作業が必要となります ここでは フォルダーおよび各設定項目の移

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1 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) の利用について ( 教育 研究用メールシステムの移行方法 ) 1. はじめに 1 2. メールデータの確認方法 4 3. メール転送設定の確認方法 6 4. アドレス帳 ( 住所録 ) の移行方法 Outlook( メールソフト ) メール(Mac) の設定方法 メールソフト (Outlook メール以外) の設定方法 メールソフトで DEEPMail の設定を削除する場合 年 11 月 14 日 (1.0 版 ) 総合情報センター情報システム課

2 1. はじめに教育 研究用メールシステム (DEEPMail) で作成したフォルダーや オプションで設定した項目を 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) の Outlook で利用する場合には データ移行作業が必要となります ここでは フォルダーおよび各設定項目の移行方法について説明します 以後 教育 研究用メールシステム (DEEPMail) は DEEPMail と省略して説明します この設定資料は DEEPMail の設定資料になります 教育 事務用メールシステム (SNET/TeamWARE) の移行方法に関しましては 教育事務用端末からの利用 をご確認ください メールフォルダ( 受信 送信トレイ等 ) と メール転送 については総合情報センターが移行作業を行います その他の設定に関しましては 設定資料に従いご自身で移行をお願いいたします DEEPMail 項目操作をする人メールフォルダ ( 受信 送信トレイ等 ) 総合情報センターメール転送メールソフトの設定住所録自動振り分けの設定利用者受信拒否 SPAM 設定 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) では マイクロソフトのクラウド接続サービスである Office365 を利用しています Office365 が対応している Web ブラウザーについては Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari となっており それぞれの最新とそのひとつ前のバージョンとなっいます 1

3 移行方法につきましては 以下のチェックリストに沿って 該当する設定資料をご参照くださ い チェック項目 Yes Yes を選択した場合 Web メールを利用している 4ページの 2. メールデータの確認方法 をご参照ください メールソフトを利用している 17ページの 5.Outlook( メールソフト ) メール (Mac) の設定方法 もしくは24ページの 6. メールソフト (Outlook メール以外) の設定方法 をご参照ください DEEPMail の設定を削除する場合は 31ページの 7. メールソフトで DEEPMail の設定を削除する場合 をご参照ください Web メール 4ページの 2. メールデータの確認方法 をご参照ください メールソフト 17ページの 5.Outlook( メールソフト ) メール Web メールとメールソフトを利用してい (Mac) の設定方法 もしくは24ページの 6. るメールソフト (Outlook メール以外) の設定方法 をご参照ください DEEPMail の設定を削除する場合は 31ページの 7. メールソフトで DEEPMail の設定を削除する 場合 をご参照ください DEEPMail の メール転送 機能を利用している 6ページの 3. メール転送設定の確認方法 をご参照ください DEEPMail の 住所録 機能を利用している 10ページの 4. アドレス帳 ( 住所録 ) の移行方法 をご参照ください 2

4 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) の移行スケジュールは 以下のとおりです 新サービス準備期間から利用することが可能ですが 機能が制限されています 2014 年 12 月グループウェア 2015 年 1 月 14 日 2015 年 3 月 5 日 2015 年 3 月 31 日 (SNET/TeamWARE) 教育 研究用メールシステム (DEEPMail) 移行期間 1 一部利用停止 2 サービス停止 新コミュニケーショ ンシステム (T365) 新サービス準備期間 正式運用開始 1 この期間は総合情報センターによって移行されたデータの確認 個人設定の移行 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) の操作方法を確認する期間になります 外部へのメール送受信は DEEPMail TeamWARE をご利用ください また 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のメールアドレスは になりますが TeamWARE に送信されたメールは 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) には表示されません 2 以下のサービスが停止いたします メール転送設定 メールアドレス取得 3

5 2. メールフォルダの確認方法 DEEPMail のメールフォルダから 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のメールフォルダにメールが移行されます ここでは 移行されたメールの確認方法について説明します 総合情報センターの移行作業は 12 月に順次おこないますが 移行期間中に サインインすると全てのメールが表示されない場合があります 移行作業が終了すると全てのメールが表示されますので移行終了までお待ちください (1) Outlook をクリックします (2) メールフォルダからメールが移行されていることを確認できます 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) DEEPMail 日本語 英語 受信トレイ 受信トレイ Inbox 送信済み 送信済みアイテム Sent Items 下書き 下書き Drafts ごみ箱 削除済みアイテム Deleted Item 削除済みアイテム (Deleted Item) 迷惑メール(Junk ) はメール受信した日時から 1 ヶ月後 に削除されますので注意してください 4

6 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) に対応していない文字コードを使用していた場合 フォルダー名が文字化けする可能性があります その際は以下の様に名前を変更してください 対象のフォルダー名を右クリックし 名前の変更 をクリックします 5

7 3. メール転送設定の確認方法 DEEPMail で以下の様にメールの転送設定をしていた場合 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) に この設定が移行されます 移行は 2015 年 1 月 15 日から 3 月 4 日の間で順次おこないます 確認は 1 月 15 日以降にお願いします 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) は 教育 事務用のメールシステム及び教育 研究用のメールシステムが1つに統合されたシステムのため 教育 事務用のメールアドレス に転送設定をしていた場合は この設定は引き継がれません 教育事務用グループウェア (SNET/TeamWARE) メールアドレス 教育 研究用メールシステム (DEEPMail) メールアドレス メールアドレス 等 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) メールアドレス メールアドレス メールアドレス 等 6

8 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) の転送設定の確認方法は以下のとおりです (1) Outlook をクリックします (2) 歯車マークをクリックし オプション をクリックします (3) メールの整理 をクリックし 受信トレイのルール に記載されている項目をクリックします 7

9 (4) 画面 1 もしくは画面 2の様な設定がされていることを確認します (5) その他のオプション をクリックします 画面 1( 転送先メールアドレスが 1 つの場合 ) 名前 :forward1( 例 ) メッセージの到着時 および :[ すべてのメッセージに適用 ] 実行する処理 : メッセージを次へリダイレクトする転送先メールアドレスが表示 画面 2( 転送先メールドレスが複数の場合 ) 名前 :forward( 例 ) メッセージの到着時 および :[ すべてのメッセージに適用 ] 実行する処理 : メッセージを次へリダイレクトする転送先メールアドレスが複数表示 8

10 (6) 以降のルールは処理しない にチェックが入っていないことを確認します 9

11 メールの転送先を複数設定している場合 メールの転送先を複数設定している場合は以下の様に表示されます 設定の確認方法は同様です 10

12 4. アドレス帳 ( 住所録 ) の移行ここでは DEEPMail で 住所録 を利用している場合 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) へ移行する方法を説明します なお 移行にあたりエクスポートした住所録 またはアドレス帳データを変換する必要がありますが 変換には専用ツールを準備しています DEEPMail からエクスポートした csv ファイルはそのままではインポートできません 専用ツールは 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) からダウンロードすることができます 専用ツールのダウンロード方法 (1) サイト をクリックします (2) 大学サイト をクリックします (3) ライブラリ をクリックし アドレス帳移行ツール をクリックします 11

13 (4) Address Book Transfer to Office365.exe_ をクリックします (5) をクリックし 名前を付けて保存 をクリックします (6) デスクトップ をクリックし 保存 をクリックします (7) ダウンロードがされましたら Address Book Transfer to Office365.exe_ のファイル名の変更をクリックし アンダースコア (_) を外してください アンダースコア (_) を外さないと使用できません 12

14 DEEPMail からエクスポート (1) DEEPMail にログインし 住所録 をクリックします (2) 個人住所録表示後 住所録エクスポート をクリックします (3) 保存するファイル名に deepaddress を入力後 エクスポート をクリックします (4) をクリックし 名前を付けて保存 をクリックします ダウンロード先フォルダー名 : デスクトップ ファイル名 : deepaddress.csv (5) デスクトップ をクリックし 保存 をクリックします 13

15 (6) プログラム (Address Book Transfer to Office365.exe) と同じ場所 ( デスクトップ ) にエクスポートした csv ファイルを置いてください 処理するファイル名は次のファイル名である必要があります DEEPMail の住所録 :deepaddress.csv (7) プログラム (Address Book Transfer to Office365.exe) をクリックします 14

16 (8) 以下の画面で OK をクリックすると変換処理が実行されます (9) 変換が終了すると 以下の名前でファイルが生成されます 処理件数も表示されますのでご確認ください 変換対象の csv がある場合のみ変換処理します 変換対象の csv が見つからない場合はファイルを確認するようメッセージが出ます 変換実行時にアンチウィルス等の実行アラートが出る場合がありますが そのまま実行してください これは不正プログラムの実行を監視しているためで正常な動作です 15

17 東海大学コミュニケーション& コラボレーションシステム (T365) へインポート (1) People をクリックします (2) 歯車マークをクリックし 連絡先のインポート をクリックします (3) 参照 をクリックし 対象の csv ファイルを指定し 次へ をクリックします 16

18 (4) 正常に取り込まれた場合 個人用の連絡先 に表示されます 17

19 5. Outlook( メールソフト ) メール(Mac) の設定方法 Outlook( メールソフト ) や Mac の メール を使用した場合 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のスケジュールやメールを同期することができます 同期の設定方法について説明します Outlook Outlook は 初めて起動した場合と既に利用している場合は画面が異なります 既に利用している場合は 以下の様に表示されます (1) ファイルをクリックします (2) アカウントの追加 をクリックします 20 ページの (3) へ続く 18

20 初めて起動した場合は 以下の画面が表示されます (1) Outlook を起動し 以下の画面が表示されましたら 次へ をクリックします (2) はい をクリックし 次へ をクリックします 20 ページの (3) へ続く 19

21 (3) 以下の項目を入力し 次へ をクリックします 名前 : 氏名 ( 日本語 / ローマ字どちらでも可 ) 電子メールアドレス : 教職員番号 / パスワード : 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のパスワード (4) 以下の項目を入力し OK をクリックします 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のパスワード 20

22 (5) 完了 をクリックします メール (1) メール を起動します 既にメールを利用している方は メール をクリックし アカウント追加 をクリックします 21

23 (2) Exchange をクリックし 続ける をクリックします (3) 以下の項目を入力し 続ける をクリックします 名前 : メールアドレス : 教職員番号 / パスワード : 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のパスワド 22

24 以下の画面が表示されましたら 続ける をクリックします (4) 続ける をクリックします 23

25 (5) 以下の項目をクリックし 完了 をクリックします 連絡先 カレンダー メモ リマイダーに関しては 各アプリケーションに同期されます 24

26 6. メールソフト (Outlook メール以外) の設定方法メールソフトを使用している場合 以下の設定を変更する必要がありますので 受信サーバー 送信サーバーの設定変更をしてください 受信サーバー 受信サーバーの設定は受信方式によって異なりますので 適した方式をご利用ください IMAP( サーバーでメールを管理する ) サーバー名 :outlook.office365.com ポート番号 :993 暗号化方法 :SSL ユーザー名 : 教職員番号 / パスワード : 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のパスワード POP( サーバーからメールをダウンロード ) サーバー名 :outlook.office365.com ポート番号 :995 暗号化方法 :SSL ユーザー名 : 教職員番号 / パスワード : 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のパスワード 送信サーバー SMTP サーバー名 :smtp.office365.com ポート番号 :587 暗号化方法 :TLS ユーザー名 : 教職員番号 / パスワード : 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) のパスワード 25

27 参考までに Mozilla Thunderbird を利用した場合の設定方法を載せています (1) 以下の項目をクリックします (2) アカウント操作 をクリックし メールアカウントの追加 をクリックします 26

28 (3) 以下の項目を入力し 続ける をクリックします あなたのお名前 : 氏名 ( 日本語 / ローマ字どちらでも可 ) メールアドレス パスワード : 東海大学コミュニケーション & コラボレーションシステム (T365) 利用時のパスワード 27

29 (4) 以下の項目の設定をおこないます 設定は受信方式 (IMAP,POP) によって異なります IMAP 受信サーバー :IMAP サーバーのホスト名 :outlook.office365.com ポート番号 :993 SSL:SSL/TLS 認証方式 : 通常のパスワード認証 ユーザー名 : 教職員番号 / SMTP 送信サーバー :SMTP サーバーのホスト名 :smtp.office365.com ポート番号 :587 SSL:STARTTLS 認証方式 : 通常のパスワード認証 ユーザー名 : 教職員番号 / 28

30 POP 受信サーバー :POP サーバーのホスト名 :outlook.office365.com ポート番号 :995 SSL:SSL/TLS 認証方式 : 通常のパスワード認証 ユーザー名 : 教職員番号 / SMTP 送信サーバー :SMTP サーバーのホスト名 :smtp.office365.com ポート番号 :587 SSL:STARTTLS 認証方式 : 通常のパスワード認証 ユーザー名 : 教職員番号 / 29

31 受信フォルダー以外表示されない場合 Thunderbird を利用した場合 受信フォルダー以外が表示されない場合があります その場合は 以下の設定をおこなってください 以下の項目をクリックします サーバー設定 をクリックし 詳細 をクリックします 30

32 購読しているフォルダのみ表示する のチェックを外します 31

33 7. メールソフトで DEEPMail の設定を削除する場合 2015 年 3 月 31 日に DEEPMail のサービスが終了します そのため メールソフトを利用している場合は設定を削除する必要があります ここでは メールの設定を削除する方法について説明します 参考までに Mozilla Thunderbird を利用した場合の設定方法を載せています (1) 以下の項目をクリックします (2) メールアドレスをクリックします (3) アカウント操作 をクリックし アカウント削除 クリックします 32

34 (4) OK をクリックします 33

35 問合せ先総合情報センター情報システム課 ( ) 34

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