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1 本資料は 東京大学内での参照 のみを許諾されています 東京大学情報基盤センター

2 WWW による情報発信 情報交換 (3) ~ オンラインツールの活用 ~ 情報基盤センター 11/30/17 1

3 オンラインツールの活用 オンラインツールを使う目的 メール エクセル等で行なっている作業を置き換え 簡素化 共有 協調作業による業務の効率化 内容 オンラインツールを使ったスケジュール調整 G Suiteの利活用 文書の共有 協調編集 オンラインアンケート作成 集計 11/30/17 2

4 オンラインツールを使ったスケジューリング 11/30/17 3

5 仕事でのスケジュール調整 日常業務で発生するたくさんの会議と打ち合わせ 学内会議 打ち合わせ 業者打ち合わせ などなど 会合ごとに関係者間でのスケジュール調整が必要 個別にヒアリング ( メール 電話 ) メールで参加者全員のスケジュールを返信してもらう どちらも手間と時間がかかる 11/30/17 4

6 オンライン スケジューリング ツール Web サービスを使ったスケジューリング web 上で複数人でスケジュールを調整 有名なサービス 調整さん ちょー助 伝助 doodle( 今回の対象 ) Google アカウントで利用可能 世界的にも多くの企業 組織で利用されている 日英表記に対応 閲覧者のタイムゾーンに合わせた時刻表示 11/30/17 5

7 オンライン スケジューリング ツール Web サービスを使ったスケジューリング web 上で複数人でスケジュールを調整 有名なサービス 調整さん ちょー助 伝助 doodle( 今回の対象 ) Google アカウントで利用可能 Google カレンダーとの同期 世界的にも多くの企業 組織で利用されている 日英表記に対応 閲覧者のタイムゾーンに合わせた時刻表示 11/30/17 6

8 1. doodle を使ったスケジューリング ブラウザ上で Google アカウントにログイン クラウドメールのアカウントを利用 11/30/17 7

9 2. doodle を使ったスケジューリング Google アカウントにログインしたブラウザで doodle を開く URL: 新規イベント作成 現在スケジュール調整中のイベント 11/30/17 8

10 3. doodle を使ったスケジューリング "Schedule an event" をクリック イベントの名前を "Title" に入力 例 :XXX 打ち合わせ XXX 会議 新年会など "Location" ( 場所 ) は任意 場所が判明している場合は入力 例 : 東京大学情報基盤センター 4F 403 "Description" ( 説明 ) は任意 開催するイベントの概要を書く 11/30/17 9

11 4. doodle を使ったスケジューリング 入力例 注意 :"Location" は入力すると GoogleMaps の情報から適切な住所候補が表示され選択する GoogleMaps に情報がない場所はそのままになる 11/30/17 10

12 5. doodle を使ったスケジューリング 開催候補日の選択 表示されたカンレンダー上で開催候補日をクリックする 月表示 週表示が可能 月表示 週表示 11/30/17 11

13 6. doodle を使ったスケジューリング 開催時間候補の入力 各候補日ごとに開催時間を入力 形式 :09:00 13:00 候補時間数が足りなければ "Add further time slots" をクリック 各日で異なる時間を設定する場合は, Need different times for each day? をクリックし個別に設定 11/30/17 12

14 7. doodle を使ったスケジューリング 共有方法の選択 1. URL を知っている人であれば入力できるようにする場合 次のページで表示される URL をコピーしメール等でアナウンス 2. 招待した人だけが入力できるようにする場合 下記の "invite participants" に招待する人のメールアドレスを入力する 11/30/17 13

15 8. doodle を使ったスケジューリング 各自のスケジュール入力画面 共有用 URL をブラウザで開く 自分が参加可能な日時にチェックを入れる 11/30/17 14

16 9. doodle を使ったスケジューリング 全員の入力が終わったら 参加者数の一番多い日を開催日として参加者に連絡 11/30/17 15

17 練習 来年 1 月のミーティング or 新年会日程を参加者全員で調整する doodle を作成し 互いに共有 回答してください 11/30/17 16

18 G Suite の利活用 11/30/17 17

19 G Suite とは? Google の提供するクラウド型グループウェア グループ内でのコミュニケーション コラボレーションを円滑に進めるためのツールが無料で提供されている メール カレンダー テレコン ストレージなど 企業で社内メール グループウェアとして導入するところも多い 独自システムの導入を避けることで コスト削減 東京大学 ECCS クラウドメール ECCS2016 から導入 ( 教育機関向け版 ) G Suite の保存領域が実質無制限! G Suite: 11/30/17 18

20 G Suite のアプリ ( 抜粋 ) メール GMail カレンダー Google Calendar テレコン Google Talk ML Google グループ ストレージ GoogleDrive 文書 ドキュメント 表計算 スプレッドシート プレゼン プレゼンテーション アンケート Google Forms 日常業務のほとんどをカバー + マルチプラットフォーム (PC 携帯 タブレット ) 11/30/17 19

21 GoogleDrive とは? Google が提供するオンラインストレージ 様々な形式のファイルを共有可能 一般利用は 15GB の容量制限 (Education では無制限!) Drive の概要 : Drive 上でドキュメント スプレッドシート スライドアプリケーションを利用 単純なファイル共有だけではなく 各ファイルの協調編集をストレスなくできる フォームを使えばアンケートも簡単に作成可能 ドキュメントの概要 : 11/30/17 20

22 GoogleDrive の日常業務への応用 複数人で協調して議事録を取る 各種打ち合わせの議事録を GoogleDrive を使ってその場でライブでとる 参加者全員で内容を確認しながら議論 打ち合わせを進めることが可能に 後から議事録を作成する必要がない 回答案 各種申請書等のドラフト作成 凝った内容の文書を作成しなければならない時に GoogleDrive 上で複数人で文書を作成 修正する アンケート作成 部門内 学内外関係者へのアンケート 11/30/17 21

23 Google ドキュメントを利用した協調編集 11/30/17 22

24 ユースケース : 協力して議事録をとる! 11/30/17 23

25 流れ GoogleDriveにログイン 作業用ディレクトリ ( フォルダ ) を作成 作業用ファイルの作成 フォルダ ファイルの共有設定 編集作業 11/30/17 24

26 1. GoogleDrive にログイン Googleにクラウドメールのアカウントでログイン Googleトップ画面右上にある格子状のアイコンを選択 Driveのアイコンをクリック ここ 11/30/17 25

27 GoogleDrive のトップ画面 他者と共有されているファイル フォルダ Drive に保存されているファイル フォルダ一覧 11/30/17 26

28 共有アイテム画面 他者から共有されたアイテム一覧 11/30/17 27

29 2. 作業用ディレクトリの作成 マイドライブをクリック 新規 からフォルダを選択し 好きな名前をつける 11/30/17 28

30 3. 作業用ファイルの作成 作成したフォルダをクリック " 新規 " から "Google ドキュメント " を選択 作成すると編集画面が立ち上がる 11/30/17 29

31 4. 作業用ファイルの作成 編集画面左上の 無題のドキュメント をクリックしてファイル名を入力 フォルダ画面に戻るとファイル名が反映されている 11/30/17 30

32 5. ファイル フォルダの共有設定 ファイル単位 フォルダ単位での共有設定が可能 フォルダとその中のファイル全てを一括で共有できる 特定のフォルダの特定のファイルのみ共有することもできる どちらも設定方法は共通 共有したいフォルダを右クリックし 共有 を選択 11/30/17 31

33 6. ファイル フォルダの共有設定 共有したい相手のメールアドレスを入力する メールアドレス右側のアイコンから共有相手を 編集者 か 閲覧者 にするかを選ぶ 閲覧者はファイルの内容を閲覧する権限だけがあり 編集できない 11/30/17 32

34 7. ファイル フォルダの共有設定 共有が完了すると 相手側の共有アイテムに共有したフォルダが表示される フォルダ内のファイルも共有されている 11/30/17 33

35 8. ファイルの編集作業 共有されているドキュメントを開いて作業するだけ 編集画面上に共同で編集しているユーザが表示される 11/30/17 34

36 リンクによる共有 (cont'd) ファイル フォルダはリンクでも共有できます ただし 共有範囲などを意識することが必要 共有設定の詳細設定をクリック 共有する URL デフォルトは非公開 11/30/17 35

37 リンクによる共有 (cont'd) リンクをどの範囲で共有するかを選択重要! 11/30/17 36

38 練習 参加者同士でグループを作り一つの文書を作成しましょう 例 : 架空の会議の議事録 コンピュータネットワーク研修の感想 架空の懇親会案内など 11/30/17 37

39 ファイル共有方法と注意点 各種ファイルの共有範囲は適切に設定しましょう 過去に官公庁で Google グループ ( 別のサービス ) の公開設定が適切になされておらず 大きな問題となりました (2013 年 7 月 ) 適切な利用を心がけましょう G Suite 以外にも Microsoft Office 365 でも共同編集機能があります G Suite を使うということよりも 共同編集に何を使うのが良いか考えてご利用ください 11/30/17 38

40 Google フォームを利用したアンケート作成 11/30/17 39

41 Google フォームとは? 無料のアンケート作成 収集サービス Google アカウントがあれば誰でも利用可能 豊富なフォームが用意されているので アンケートを外注するまでもなく作成 集計が可能 日常業務での用途 学内外イベントの事後アンケート 学内業務でのアンケート調査 例えばシステム導入に関する要望調査など 11/30/17 40

42 アンケート項目の種類 記述式 任意のテキストを入力 ラジオボタン 複数選択不可 チェックボックス 複数選択可 ファイルのアップロード 均等目盛 1-10 段階で調整可能な目盛 ( 例 : 良い ~ 悪いの 5 段階評価 ) 日付 日付の選択 ( 例 : 希望日の入力 ) 時刻 時間の選択 ( 例 : 希望時間の入力 ) 11/30/17 41

43 アンケートの作成 Google Forms 上で作成 クラウドメールアカウントで Google にログインしているブラウザにて下記の URL にアクセス URL : Googe Forms のトップページ 11/30/17 42

44 練習アンケート作成 11/30/17 43

45 練習アンケートの概要 アンケート項目 名前 ( テキスト必須 ) 住所 ( テキスト必須 ) 性別 ( 選択非必須 ) その他 ( 複数段落可非必須 ) 11/30/17 44

46 1. 練習アンケート作成 トップページの " 新しいフォームを作成 をクリック Googe Forms のトップページ 11/30/17 45

47 2. 練習アンケート作成 アンケートの タイトル 説明 を入力 アンケートのタイトル アンケートの説明 11/30/17 46

48 3. 練習アンケート作成 氏名 項目の作成 項目名を 氏名 形式を 記述式 必須を ON にする 必須にしていない項目は回答時に飛ばすことが可能 11/30/17 47

49 4. 練習アンケート作成 項目追加 アンケート項目の追加 項目横のメニュー上部にある "+" をクリック 住所 項目の作成 項目名を 氏名 形式を 記述式 必須をONにする 11/30/17 48

50 5. 練習アンケート作成 性別 項目の作成 項目名を 性別 形式を ラジオボタン 項目に 男 女 を入力 必須を OFF にする その他 項目の作成 項目名を その他 形式を 段落 必須を OFF にする 11/30/17 49

51 6. 練習アンケート作成 プレビューを利用してアンケートを確認 画面右上のメニューから プレビュー を選択 プレビュー 11/30/17 50

52 アンケートの送信 11/30/17 51

53 アンケートの共有設定 (cont'd) 画面右上の 設定 をクリック 設定項目 メールアドレスを収集する 回答者のアドレスが必要な場合 ログインが必要 東京大学 ECCS クラウドメールのユーザーに限定する この項目にチェックが入っていると東大且つクラウドメールユーザしか回答できない 必要に応じて外す 回答を 1 回に制限する 同一ユーザからの回答を 1 度に限定したい場合 11/30/17 52

54 アンケートの共有設定 回答者が行える操作 送信後に編集 回答内容の変更を許可する場合 概要グラフとテキストの回答を表示 同一のアンケートに回答した他の人の回答を表示する アンケートの内容によっては個人情報が含まれる場合があるので設定に注意 11/30/17 53

55 アンケートの送信 (cont'd) 画面右上の 送信 をクリック 送信方法 1: メール 直接回答者のアドレスを記入し送信する 特定少数の人にのみ回答してもらう場合に有効 送信方法 2:URL 表示された URL をコピーし別途メールで配信したり ウェブ上に掲載する 不特定多数の人に回答してもらう場合に有効 11/30/17 54

56 アンケートの送信 送信方法 3: ウェブへの埋め込み ウェブに HTML を埋め込みフォームを表示する 不特定多数の人に回答してもらう場合に有効 11/30/17 55

57 アンケートの集計 11/30/17 56

58 アンケートの集計確認 確認したいフォームを選択 ( 練習アンケート ) 回答 をクリック 回答状況の一覧が表示される 個別 をクリックすると 回答ごとの内容を確認できる 11/30/17 57

59 スプレッドシートでの集計確認 回答画面右上のスプレッドシートアイコンをクリック スプレッドシートが起動し 回答一覧が表示される シート上での集計 細かな分析ができる excel ファイルとして出力も可能 11/30/17 58

60 練習 Google フォームを利用して好きなアンケートを作成しましょう 作成したアンケートを参加者同士で共有し それぞれに回答し 集計しましょう 11/30/17 59

61 まとめ G Suite を始めとするオンラインツールを紹介 実践 外注しなくてもオンラインツールの活用で済むことは多い チーム内での共有 協調を通して迅速で効率的な作業が可能 適切なセキュリティ運用を心がける 適切なアクセス権を設定 必要な期間が終わったら書類 アンケートの公開を停止 定期的にアクセス権の見直し ( 人事異動の時期など ) 11/30/17 60

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