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1 Web メールシステム 利用マニュアル 平成 21 年 09 月 10 日札幌医科大学附属総合情報センター

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3 目次 1. WEBメールのログイン方法 個人の環境設定 プロフィール作成 署名作成 メール作成および送信方法 受信メールの確認 削除および返信メールの作成方法 受信メールの確認 削除方法 返信メールの作成方法 アドレス帳の登録および利用方法 アドレス帳登録方法 アドレス帳の利用方法 ファイル管理の利用方法 ファイルのアップロード方法 ダウンロードチケットの発行方法 ファイルのダウンロード方法 アップロードファイルの削除方法 セッションタイムアウトによる自動ログアウト 警告画面の回避方法 Firefox3.5 の場合 IE8.0 の場合 ii

4 1. WEB メールのログイン方法 1まず始めに WEB ブラウザを起動し 下記 URL を入力してください 2 上記 URL にアクセスすると に自動的にリダイレクト ( 画面遷移 ) され WEB メールのログイン画面が表示されます ユーザ ID パスワード欄に情報を入力します ユーザ ID:SAINS アカウント パスワード :SAINS パスワード 図 1-1:WEB メールログイン画面 3 下記の入力項目に必要事項を入力し ログイン ボタンを押下してください <ユーザ ID>:SAINS アカウント <パスワード>:SAINS パスワード なお [ 言語選択 ] により ログイン後の画面に表示する言語を選択 ( 英語 日本語 ) することができます 4 入力した<ユーザ ID> <パスワード>が正しければ ログイン完了画面として下記画面 ( メールホーム画面 ) が表示されます 1

5 図 1-2: ログイン完了後の画面 ( メールホーム画面 ) 2. 個人の環境設定 2.1. プロフィール作成 1 画面上の ツール をクリックし プロフィール管理 を選択してください ツールを選択し プロフィー ル管理をクリックします 図 2-1: プロフィール管理選択画面 2プロフィール管理リスト画面が表示されますので 本画面上の 新規作成 ボタンをクリックしてください 2

6 新規作成 ボタンを クリックします 図 2-2: プロフィール管理リスト画面 3 新規プロフィール画面が表示されますので <プロフィール名 > < 名前 > < 返信先 (Reply-to)> < 組織名 >を入力し OK ボタンを押下してください なお < 名前 >で入力した文字列は メール送信時の送信者名として表示されます プロフィール名等 必要 事項を入力し OK ボタ ンをクリックします 図 2-3: 新規プロフィール画面 4プロフィール登録が完了すると プロフィール名欄に登録された情報が表示されます なお プロフィール情報を編集する場合は プロフィール名をクリックして頂くと プロフィール編集画面が表示されますので その画面上で編集を行います 3

7 登録したプロフィール上でクリック すると編集画面が表示されます 図 2-4: プロフィール管理リスト画面 ( プロフィール登録完了時 ) 図 2-5: プロフィール編集画面 2.2. 署名作成 1 画面上の ツール をクリックし 署名管理 を選択してください ツールを選択し 署名管理を クリックします 図 2-6: 署名管理選択画面 4

8 2 署名リスト画面が表示されますので 本画面上の 新規作成 ボタンをクリックしてください 新規作成 ボタンを クリックします 図 2-7: 署名リスト画面 3 署名新規作成画面が表示されますので < 設定名 > < 署名内容 >を入力し OK ボタンを押下してください 設定名 署名内容に内容を入力し OK ボタンをクリックします 図 2-8: 署名新規作成画面 4 署名登録が完了すると 署名欄に登録された情報が表示されます なお 署名情報を編集する場合は 署名をクリックして頂くと プロフィール編集画面が表示されますので その画面上で編集を行います 5

9 図 2-9: 署名リスト画面 ( 署名登録完了 ) 登録した署名上でクリックする と編集画面が表示されます 図 2-10: 署名編集画面 3. メール作成および送信方法 1 メールを作成 送信する場合は 画面上の メール作成 をクリックして頂きます メール作成をクリックします 図 3-1: メール作成選択画面 2 メール作成画面が表示されますので < 宛先 > < 件名 > < 本文 > 等に必要事項を入力 6

10 します 作成したプロフィールを利用する場合 < プロフィール選択 > をクリックします 署名を利用する場合 < 署名 選択 > をクリックします ファイルを添付する場合 追 加 ボタンをクリックします 図 3-2: メール作成画面 3 プロフィール 署名 を利用したい場合は 画面上の<プロフィール選択 > < 署名選択 >において 利用情報を選択して頂きます 図 3-3: プロフィール選択時の画面 図 3-4: 署名選択時の画面 4ファイルを添付したい場合は < 添付ファイル>の横に表示された 追加 ボタンをクリックして頂くと 添付ファイルのアップロード画面がポップアップ表示されますので 参照 ボタンをクリックし 添付したいファイルを選択して頂きます 最後に画面上の アップロード ボタンをクリックして頂くとメールにファイルを添付することができます 7

11 参照 ボタンをクリックし 添付する ファイルを選択した後 続けて アップ ロード ボタンをクリックします 図 3-5: 添付ファイルのアップロード画面 5メール作成画面上の プレビュー ボタンをクリックして頂くと メールプレビュー画面が表示されますので 本画面上でメールの内容を確認することも可能です 送信 ボタンをクリックすると メール送信処理が行われます 図 3-6: メールプレビュー画面 6 最後にメール作成 またはメールプレビュー画面上の 送信 ボタンをクリックして頂くとメール送信し メールが送信されました 画面が表示されるとメール送信処理は完了します 図 3-7: メール送信完了画面 8

12 4. 受信メールの確認 削除および返信メールの作成方法 4.1. 受信メールの確認 削除方法 1 受信メールを確認する場合は 画面上の メール受信 をクリックして頂きます メール受信画面が表示されますので 本画面上でメールを確認して頂きます メール受信をクリックするとメー ル受信画面が表示されます 図 4-1: メール受信画面 2メールを削除する場合は まず削除したいメールを選択して頂き ( 画面上のチェックボックスに が付いたものが対象となります ) <メール操作 >をクリックし < 削除 >を選択して頂きます 画面上にメール削除確認画面が表示されますので 最後に OK ボタンをクリックして頂くとサーバ上からメールが削除されます 削除するメールを選択した後 < メール 操作 > の < 削除 > をクリックします 図 4-2: メールを削除する場合の選択画面 9

13 OK ボタンをクリックする とメールが削除されます 図 4-3: メール削除確認画面 4.2. 返信メールの作成方法 1メールを返信する場合は まず返信したいメールを選択して頂き メール受信画面の右下にある< 操作を選択 >をクリックし < 返信 >を選択して頂きます メールを選択した後 < 操作を選択 > < 返信 > をクリックします 図 4-4: メール返信の選択画面 2 返信メール作成画面が表示されますので 必要事項を記入して頂きメールを返信します 返信メールでは受信メール の本文が引用されます 図 4-5: 返信時のメール作成画面 10

14 5. アドレス帳の登録および利用方法 5.1. アドレス帳登録方法 1アドレス帳に宛先を登録する場合は まず画面上の<アドレス帳 >を選択して頂き アドレス帳画面の 新規作成 ボタンをクリックして頂きます アドレス帳画面で 新規作成 ボタンをクリックします 図 5-1: アドレス帳画面 2 新規アドレス登録画面が表示されますので 画面上に必要事項を記入頂き 登録 ボタンをクリックします 最後に登録完了画面が表示されますので OK ボタンをクリックします 名前やメールアドレス等の必要事項を入力 した後 登録 ボタンをクリックします 図 5-2: 新規アドレス登録画面 11

15 図 5-3: アドレス帳登録完了画面 3アドレス登録が完了するとアドレス帳画面上に登録された情報が表示されます なお 登録したアドレス情報を編集する場合は 編集したいアドレスをクリックして頂き アドレス編集画面にて編集を行います 登録したアドレス上でクリックする と編集画面が表示されます 図 5-4: アドレス帳画面 ( アドレス登録完了時 ) 5.2. アドレス帳の利用方法 1メール作成時にアドレス帳を利用する場合は まずメール作成画面上の アドレス帳 ボタンをクリックして頂きます メール作成画面上で アドレス帳 図 5-5: メール作成画面 ( アドレス帳 ) ボタンをクリックします 12

16 2メール作成画面上にアドレス帳が表示されますので 宛先とする対象を選択して頂き ( チェックボックスに が付いたものが対象となります ) 宛先へ ボタンをクリックします 対象を選択し 宛先へ ボタンをクリックします 図 5-6: メール作成時のアドレス帳利用画面 3メール作成画面の宛先欄にアドレス帳で選択した情報が表示されていることを確認してください 宛先欄にアドレス帳で選択した情報 が表示されていることを確認します図 5-7: アドレス帳による宛先選択時のメール作成画面 6. ファイル管理の利用方法 ファイル管理では WEB メールサーバ上へファイルのアップロード / ダウンロードが行えます また アップロードしたファイルを第三者へのダウンロードを許可することも可能であるため メール本文にファイルを添付することなくファイルの受け渡しができます 13

17 6.1. ファイルのアップロード方法 1 ファイルを WEB メールサーバ上にアップロードする場合は まず画面上の < ファイル管理 > を選択して頂き ファイル管理画面の アップロード ボタンをクリックして頂きます < ファイル管理 > を選択した後 アッ プロード ボタンをクリックします 図 6-1: ファイル管理画面 2 ファイルアップロード画面がポップアップ表示されますので 参照 ボタンをクリックし アップロードしたいファイルを選択して頂きます 最後に画面上の アップロード ボタンをクリックして頂くと アップロード処理が行われ ファイル管理画面上にその情報が表示されます 参照 ボタンをクリックし アップロード するファイルを選択した後 続けて アップ ロード ボタンをクリックします 図 6-2: ファイルアップロード画面 14

18 アップロードファイルの情報が表示 されていることを確認します 図 6-3: ファイルアップロード完了時のファイル管理画面 6.2. ダウンロードチケットの発行方法 1アップロードしたファイルを第三者に公開 ( ダウンロード ) する場合 まずファイル管理画面上で対象のファイルを選択 ( チェックボックスに が付いているものが対象 ) し チケット発行 ボタンをクリックして頂きます ファイルを選択した後 チケット発行 ボタンをクリックします 図 6-4: 公開ファイル選択時のファイル管理画面 2ダウンロードチケット発行画面が表示されますので 表示された内容を確認頂き メール作成へ ボタンをクリックして頂きます 変更可能な情報として<ダウンロード回数 >のみ変更可能です 15

19 < ダウンロード回数 > の値は 変更可能できます 内容を確認した後 メール作成へ ボタンをクリックします 図 6-5: ダウンロードチケット発行画面 3チケットメール作成画面が表示されますので Bcc: 欄に宛先情報を またそれ以外の項目に必要情報を入力し 送信 ボタンをクリックして頂きます 最後に メールが送信されました 画面が表示されるとメール送信処理は完了します チケットメール作成時は <Bcc:> 欄 しか表示されません 図 6-6: チケットメール作成画面 図 6-7: チケットメール送信完了画面 16

20 6.3. ファイルのダウンロード方法 受信者のメールボックスには 2 通のメールが届きます そのうち 件名にメール送信者が記載した情報 ( ここでは<ダウンロードチケット付テストメール>) が表示されたものに メール本文とダウンロードチケットの情報が記載されております また 件名に<チケット番号 xxxxxx ( xはランダムな英数字)>が表示されているものがダウンロードチケット用のパスワード情報が記載されたメールとなります 受信者にはダウンロードチケット およびパスワ ード情報が記載された 2 通のメールが届きます 図 6-8: ダウンロードチケット受信時の画面 2ファイルをダウンロードする場合は ダウンロードチケットが記載されたメール内容を表示 ( プレビュー ) し 画面上の<ダウンロード用 URL>をクリックします 受信メールを表示し ダウンロード 用 URL をクリックします 図 6-9: ダウンロードチケットが記載されたメール画面 17

21 3ファイルダウンロード用ログイン画面が表示されますので <メールアドレス> 欄に受信者のメールアドレスを また<パスワード> 欄にはメールで受信したダウンロードチケット用パスワードを入力し ログイン ボタンをクリックします メールアドレス パスワード欄に情報を入力します メールアドレス : ご自身のメールアドレス パスワード : ダウンロードチケット用パスワード 図 6-10: ファイルダウンロード用ログイン画面 受信メールを表示し ダウンロード チケット用パスワードを確認します 図 6-11: ダウンロードチケット用パスワードが記載されたメール画面 4ファイルダウンロードメニュー画面が表示されますので ダウンロード ボタンをクリックし 保存先を選択してファイルをダウンロードします ( 保存先の選択画面や操作はブラウザにより異なります ) 18

22 ログアウト ボタンをクリックす ると本画面からログアウトします ダウンロード ボタンをクリック するとダウンロードファイルの保存 先選択画面が表示されます 図 6-12: ファイルダウンロードメニュー画面 図 6-13: ダウンロードファイルの保存先選択画面 (Firefox 利用時 ) 5なお 規定回数ファイルをダウンロードすると ダウンロード ボタンの表示が変わり ( グレーアウトされる ) ファイルダウンロード処理ができなくなります また 規定回数に達した後 ログイン処理を行った場合 ログイン画面上にエラーが表示されます 規定回数ファイルをダウンロ ードすると ダウンロード ボ タンがグレーアウトされます 図 6-14: 規定回数ダウンロード処理した時のファイルダウロードメニュー画面 19

23 ダウンロード回数が規定回数に達し た後 ログイン処理を行うとログイ 図 6-15: ログイン画面上のエラー表示 ン画面上にエラーが表示されます 6.4. アップロードファイルの削除方法 1アップロードしたファイルを削除したい場合は ファイル画面上で削除したいファイルを選択し ( チェックボックスに が付いたものが対象 ) <ファイル操作 >の< 削除 >を選択して頂きます 削除したいファイルを選択 図 6-16: アップロードファイルの削除選択画面 した後 < ファイル操作 > の < 削除 > をクリックします 2ファイル削除確認画面が表示されますので OK ボタンをクリックするとアップロードファイルは削除され ファイル管理画面上から対象ファイルの表示がなくなります OK ボタンをクリックするとアッ プロードファイルが削除されます 図 6-17: アップロードファイル削除確認画面 ファイル管理画面上に対象ファイ ルの表示がないことを確認します 図 6-18: アップロードファイル削除完了後のファイル管理画面 20

24 7. セッションタイムアウトによる自動ログアウト 1WEB メールサーバにログインした後 1 時間操作を行わないと自動的にログアウト処理が行われ セッションタイムアウト画面が表示されますので メールの操作を行う場合は 再度ログイン画面からログイン処理を行って頂くことになります 図 7-1: セッションタイムアウト画面 8. 警告画面の回避方法 WEB メールサーバへのアクセスは HTTPS で行いますが サーバ証明書のインストール等を行わず URL にアクセスした際 ブラウザ上に警告画面が表示されます 本画面の表示制御について 代表的な2つのブラウザ (Firefox3.5 IE8.0) について方法を記載します 8.1. Firefox3.5 の場合 1Firefox3.5 でアクセスすると 信頼できない接続 として警告画面が表示されますので その画面上の< 危険性を理解した上で接続するには>をクリックします < 危険性を理解した上で接続 するには > をクリックします 図 8-1:Firefox3.5 での警告画面 21

25 2 警告画面上の< 危険性を理解した上で接続するには>の下に コメント及び 例外を追加 ボタンが表示されますので 例外を追加 をクリックします 例外を追加 ボタンを クリックします 図 8-2: 警告画面 ( 例外を追加ボタン表示 ) 3セキュリティ例外を追加する画面が表示されますので セキュリティ例外を承認 (C) ボタンをクリックすると処理は完了します 以降 WEB メールサーバにアクセスすると 警告画面は表示されなくなります セキュリティ例外を認証 (c) ボタンをクリックします 図 8-3: セキュリティ例外の追加 8.2. IE8.0 の場合 IE8.0 でアクセスすると 証明書エラー として警告画面が表示されます このため 証明書をブラウザ上にインポートする必要があります 22

26 図 8-4:IE8.0 での警告画面 1 証明書をインポートするには まずブラウザの上側に表示された<ツール>を選択し <インターネットオプション (o)>をクリックし インターネットオプション画面を表示させます ( またはコントロールパネルを開き インターネットオプションをダブルクリックして頂いても同様の画面が表示されます ブラウザ上で < ツール > を選択し < インターネットオプション > を クリックします 図 8-5: ブラウザ上からのインターネットオプション選択画面 2インターネットオプション画面上で<コンテンツ>を選択し 証明書 (C) ボタンをクリックします 23

27 < コンテンツ > を選択し 証明書 (C) ボタンをク リックします 図 8-6: インターネットオプション画面 3 証明書管理画面が開きますので < 信頼されたルート証明書機関 >を選択し インポート (I) ボタンをクリックします < 信頼されたルート証明書機関 > を選択し インポート (I) ボタ ンをクリックします 図 8-7: 証明書管理画面 4 証明書のインポートウィザード画面が表示されますので 次へ (N) をクリックします 24

28 次へ (N) ボタンを クリックします 図 8-8: 証明書のインポートウィザード画面 ( 開始 ) 5インポートする証明書を選択できる画面が表示されますので 参照 (R) ボタンをクリックし インポートする証明書 (server.crt ファイル ) を選択した後 次へ (N) ボタンをクリックします 証明書は予め自らの PC にダウンロードしておく必要がございます 参照 (R) ボタンをクリックし イ ンポートする証明書を選択した後 次へ (N) ボタンをクリックします 図 8-9: 証明書のインポートウィザード画面 ( インポートする証明書選択 ) 6 証明書ストア画面上で < 証明書をすべての次のストアに配置する (P)>が選択されており 証明書ストア先が< 信頼されたルート証明書機関 >になっていることを確認し 次へ (N) ボタンをクリックします 25

29 次へ (N) ボタンを クリックします 図 8-10: 証明書のインポートウィザード画面 ( 証明書ストア ) 7 証明書のインポートウィザードの完了画面で 内容に問題がなければ 完了 ボタンをクリックします 完了 ボタンをク リックします 図 8-11: 証明書のインポートウィザード画面 ( 完了 ) 8セキュリティ警告画面が表示されますので はい (Y) ボタンをクリックし インポート完了画面が表示されることを確認します 26

30 はい (Y) ボタンを クリックします 図 8-12: セキュリティ警告画面 図 8-13: インポート完了画面 9 最後に 証明書管理画面上にインポートした証明書が表示されていることを確認します 以降 WEB メールサーバにアクセスすると 警告画面は表示されなくなります インポートした証明書が表示 されることを確認します 図 8-14: 証明書管理画面 ( 証明書インポート完了後 ) 27

31 付録 図 1-1:WEBメールログイン画面... 1 図 1-2: ログイン完了後の画面 ( メールホーム画面 )... 2 図 2-1: プロフィール管理選択画面... 2 図 2-2: プロフィール管理リスト画面... 3 図 2-3: 新規プロフィール画面... 3 図 2-4: プロフィール管理リスト画面 ( プロフィール登録完了時 )... 4 図 2-5: プロフィール編集画面... 4 図 2-6: 署名管理選択画面... 4 図 2-7: 署名リスト画面... 5 図 2-8: 署名新規作成画面... 5 図 2-9: 署名リスト画面 ( 署名登録完了 )... 6 図 2-10: 署名編集画面... 6 図 3-1: メール作成選択画面... 6 図 3-2: メール作成画面... 7 図 3-3: プロフィール選択時の画面... 7 図 3-4: 署名選択時の画面... 7 図 3-5: 添付ファイルのアップロード画面... 8 図 3-6: メールプレビュー画面... 8 図 3-7: メール送信完了画面... 8 図 4-1: メール受信画面... 9 図 4-2: メールを削除する場合の選択画面... 9 図 4-3: メール削除確認画面 図 4-4: メール返信の選択画面 図 4-5: 返信時のメール作成画面 図 5-1: アドレス帳画面 図 5-2: 新規アドレス登録画面 図 5-3: アドレス帳登録完了画面 図 5-4: アドレス帳画面 ( アドレス登録完了時 ) 図 5-5: メール作成画面 ( アドレス帳 ) 図 5-6: メール作成時のアドレス帳利用画面 図 5-7: アドレス帳による宛先選択時のメール作成画面 図 6-1: ファイル管理画面 a

32 図 6-2: ファイルアップロード画面 図 6-3: ファイルアップロード完了時のファイル管理画面 図 6-4: 公開ファイル選択時のファイル管理画面 図 6-5: ダウンロードチケット発行画面 図 6-6: チケットメール作成画面 図 6-7: チケットメール送信完了画面 図 6-8: ダウンロードチケット受信時の画面 図 6-9: ダウンロードチケットが記載されたメール画面 図 6-10: ファイルダウンロード用ログイン画面 図 6-11: ダウンロードチケット用パスワードが記載されたメール画面 図 6-12: ファイルダウンロードメニュー画面 図 6-13: ダウンロードファイルの保存先選択画面 (Firefox 利用時 ) 図 6-14: 規定回数ダウンロード処理した時のファイルダウロードメニュー画面 図 6-15: ログイン画面上のエラー表示 図 6-16: アップロードファイルの削除選択画面 図 6-17: アップロードファイル削除確認画面 図 6-18: アップロードファイル削除完了後のファイル管理画面 図 7-1: セッションタイムアウト画面 図 8-1:Firefox3.5 での警告画面 図 8-2: 警告画面 ( 例外を追加ボタン表示 ) 図 8-3: セキュリティ例外の追加 図 8-4:IE8.0 での警告画面 図 8-5: ブラウザ上からのインターネットオプション選択画面 図 8-6: インターネットオプション画面 図 8-7: 証明書管理画面 図 8-8: 証明書のインポートウィザード画面 ( 開始 ) 図 8-9: 証明書のインポートウィザード画面 ( インポートする証明書選択 ) 図 8-10: 証明書のインポートウィザード画面 ( 証明書ストア ) 図 8-11: 証明書のインポートウィザード画面 ( 完了 ) 図 8-12: セキュリティ警告画面 図 8-13: インポート完了画面 図 8-14: 証明書管理画面 ( 証明書インポート完了後 ) b