Gmail移行に対する回答集(職員向け)

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1 目次 初期設定... 2 Q1)Gmail を便利に利用したい (Google Chrome をインストールしたい )... 2 Q2) メールを簡単に見れるようにしたい ( デスクトップへアイコンが欲しい )... 2 Q3) メールに署名を付与したい... 2 Q4)Outlook Express で使用しているアドレス帳を Gmail へ追加したい... 3 Q5) アイコンが分かりづらいため 文字を表示して欲しい... 3 Q6) メールが1つにまとまらないようにしたい ( スレッド表示 )... 3 Q7) メールを個別に開かずに 一覧表示した状態で内容を確認したい ( ウインドウ分割 )... 4 Q8) メール送信者をメールエイリアスのアドレスへ変更したい... 4 Q9) メール受信時に通知されるようにしたい... 4 Q10) 今後も Outlook Express を使用して メールを利用したい... 5 Q11)iPhone 標準のメールアプリで Gmail を受信したい... 7 Q12) 他のメールアドレスへ Gmail を自動転送したい... 8 操作について... 9 Q1) 現在 受信したメールは無くなるのか?... 9 Q2) メールの作成方法は?... 9 Q3) 受信したメールへ返信 ( 転送 ) する方法は?... 9 Q4) メールにファイルを添付したい... 9 Q5) メールをフォルダに分けて管理したい ( ラベルの管理 ) Q6) メールで定型文を使用したい Q7) メール受信時に自動振り分けをしたい ( フィルタの管理 )

2 初期設定 Q1)Gmail を便利に利用したい (Google Chrome をインストールしたい ) A) 以下の手順で Google Chrome をインストールできます 1. 以下の URL へアクセスします 2.[Google Chrome を無料ダウンロード ] ボタンを押します 3.[Google Chrome を規定のブラウザとして設定する ] のチェックを外し [ 同意してインストール ] ボタンを押す 上記の手順で Google Chrome を利用することができます Q2) メールを簡単に見れるようにしたい ( デスクトップへアイコンが欲しい ) A) 以下の手順で メールのショートカットをデスクトップへ追加できます 先に Google Chrome をインストールする必要があります 1.Gmail にログインし メールの受信トレイを選択します 2.Google Chrome の右上にある アイコンを押し ツール - アプリケーションの ショートカットを作成 を押します 3. アプリケーションのショートカットを次の場所に作成 : より デスクトップ のみ チェックを入れて 作成 ボタンを押します 上記の手順で デスクトップへアイコンが作成されます 次回からは 作成されたアイコンをクリックするとすぐにメールを確認することができます Q3) メールに署名を付与したい A)Gmail で署名を付与する方法は 以下の手順で可能です 1.Gmail にログインし 右上の アイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 2.[ 全般 ] タブの [ 署名 :] セクションで ボックスに新しい署名テキストを入力します テキストボックスのすぐ上にあるボタンを使用してテキストの書式を設定できます 3. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します 上記の手順で メール作成時に自動的に署名を追加されます 2

3 Q4)Outlook Express で使用しているアドレス帳を Gmail へ追加したい A) 以下の手順で アドレス帳を Gmail へ移すことができます ( アドレス帳のエクスポート ) 1.[ スタート ] メニューより [ すべてのプログラム ]-[ アクセサリ ]-[ アドレス帳 ] を開き [ ファイル ]-[ すべてのコンテンツを表示 ] を選択します 2. アドレス帳 で [ ファイル ]-[ エクスポート ]-[ ほかのアドレス帳 ] を選択します 3. アドレス帳エクスポートツール で [ テキストファイル (CSV)] を選択し [ エクスポート ] ボタンを押します 4. エクスポート先のファイル名 で [ 参照 ] ボタンを押します 5. 名前を付けて保存 で [ デスクトップ ] へ移動し ファイル名に アドレス帳 と入力し [ 保存 ] ボタンを押します 6. エクスポート先のファイル名 で ファイルのパスが表示されるため [ 次へ ] のボタンを押します 7. エクスポートするフィールドを選択してください で 表示名 電子メール の項目をチェックし [ 完了 ] ボタンを押します ( 他のチェックを外す必要はありません ) (Gmail へインポート ) 8.Gmail へログインします 9. 左上にある メール のプルダウンより 連絡先 を選びます 10. 左のメニューより 連絡先をインポート を選択します 11. アップロードする CSV ファイルか vcard ファイルを選択してください と表示されるため [ ファイルを選択 ] ボタンを押し 手順 7で作成した アドレス帳 のファイルを選び [ 開く ] ボタンを押します 12. ファイルのパスが表示されるため [ インポート ] ボタンを押します 上記の手順で アドレス帳を Gmail へ移すことができます 連絡先の電話番号のデフォルトの国は日本です と表示された場合は 承諾 を押します Q5) アイコンが分かりづらいため 文字を表示して欲しい A) 以下の手順で アイコンをテキスト表示へ変更できます 1.Gmail にログインし 右上の アイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 2.[ 全般 ] タブの [ ボタンのラベル :] セクションで テキスト を選択します 3. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します Q6) メールが1つにまとまらないようにしたい ( スレッド表示 ) A) 以下の手順で メールを個別に表示するように変更できます 1.Gmail にログインし 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 2.[ 全般 ] タブの [ スレッド表示 :] セクションまでスクロールし スレッド表示 OFF を選択します 3. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します 3

4 Q7) メールを個別に開かずに 一覧表示した状態で内容を確認したい ( ウインドウ分割 ) A) 以下の手順で ページの切り替えなしに メールの内容を確認することができます 1.Gmail にログインし 右上の アイコンをクリックします クリックすると分割モードへ切り替ります 2. アイコンのプルダウンより 水平分割 を選択します 上記の手順で Outlook Express のような上下で表示される形式となります Q8) メール送信者をメールエイリアスのアドレスへ変更したい A)Gmail でメールエイリアスを付与する方法は 以下の手順で可能です 1.Gmail にログインし 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 2.[ アカウント ] タブの [ 名前 :] セクションで メールアドレスを追加 を押します 3. 別のメールアドレスを追加 が表示されるため 以下の内容を参考に入力を行い 次のステップ: ボタンを押します 名前 :( メールエイリアスで使用する名前 ) 例 ) 熊本学園大学情報教育課などアドレス :( メールエイリアスのメールアドレス ) 例 エイリアスとして扱います : チェックを入れる 4. メールアドレスの確認で 確認メールの送信 ボタンを押します 現在のメールエイリアス宛に 確認メールが送信されます 5. 確認メールに記載された確認コードを 確認コード の項目に入力し 確認 ボタンを押します 上記の手順で メール作成時に送信者 (From:) を選択できるようになります メールの署名は 送信するメール毎に設定が必要ですので 別途作成してください Q9) メール受信時に通知されるようにしたい A) 以下の手順で メール受信時にデスクトップへ通知することができます 先に Google Chrome をインストールする必要があります 1.Gmail にログインし 右上の アイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 2.[ 全般 ] タブの [ デスクトップ通知 :] セクションまでスクロールし [ メール通知 ( 新規メール )ON] を選択します 3. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します 4.Google Chrome の右上にある アイコンを押し 設定 を押します 4

5 5. 一番下の 詳細設定を表示... を押します 6. プライバシー セクションで コンテンツの設定 ボタンを押します 7. ポップアップ セクションで すべてのサイトに対してポップアップを許可する を選択します 8. 通知 セクションで すべてのサイトにデスクトップ通知の表示を許可する を選択します 9. 右下の 完了 ボタンを押し Google Chrome を一度終了します 上記の手順で Google Chrome を起動している間であればデスクトップ通知されます Google Chrome を使用しない場合でも 閉じずに最小化して残す必要があります Q10) 今後も Outlook Express を使用して メールを利用したい (POP3 または IMAP の設定 ) A1)POP3 の設定手順は 以下の通りとなります 基本的には ブラウザでの利用を推奨致します Outlook Express を使用したメールでは パソコンが壊れた場合に メールが無くなるリスクが発生します また メールを学生と同じ条件で使用することで 学生より先に問題に気付くことができます 1.Gmail にログインします 2. 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 3.[ メール転送と POP/IMAP] タブへ移動します 4.[ 今後受信するメールで POP を有効にする ] をオンにします 5. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します (Outlook Express でアカウントを追加 ) 6.Outlook Express を起動します 7.[ ツール ] メニューの [ アカウント ] をクリックします 8.[ メール ] タブの [ 追加 ] ボタンを押し [ メール ] を選択します 9. 表示名に名前を入力し [ 次へ ] を押します 例 ) 熊学太郎 10. 電子メールアドレスへ Gmail のメールアドレスを入力し [ 次へ ] を押します 例 11. 受信メールのサーバー名には 以下の設定を入力し [ 次へ ] を押します 受信メールサーバーの種類 :POP3 受信メールサーバー :pop.gmail.com 送信メールサーバー :smtp.gmail.com 12. インターネットメールログインで 以下の設定を入力し [ 次へ ] を押します アカウント名 パスワード :Gmail のパスワード 13. 設定完了で [ 完了 ] を押します 14. 追加したアカウントを一覧より選択し [ プロパティ ] を押します 15.[ サーバー ] タブへ移動し 送信メールサーバーの このサーバーは認証が必要 にチェックを入 5

6 れ [ 設定 ] を押します 16. ログオン情報の 受信メールサーバーと同じ設定を使用する にチェックを入れ [OK] を押し 画面が戻ったら [ 適用 ] を押します 17.[ 詳細設定 ] タブへ移動し 以下の設定を行い [OK] を押します 送信メール (SMTP): 465 このサーバーはセキュリティで保護された接続(SSL) が必要 をチェック受信メール (POP3):995 このサーバーはセキュリティで保護された接続(SSL) が必要 をチェック 18. 新しく追加したアカウント [pop.gmail.com] を選択し 規定に設定 を押します 上記の手順で Outlook Express で受信する設定が完了です A2)IMAP の設定手順は 以下の通りとなります 1.Gmail にログインします 2. 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 3.[ メール転送と POP/IMAP] タブへ移動します 4.[IMAP を有効にする ] をオンにします 5. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します (Outlook Express でアカウントを追加 ) 6.Outlook Express を起動します 7.[ ツール ] メニューの [ アカウント ] をクリックします 8.[ メール ] タブの [ 追加 ] ボタンを押し [ メール ] を選択します 9. 表示名に名前を入力し [ 次へ ] を押します 例 ) 熊学太郎 10. 電子メールアドレスへ Gmail のメールアドレスを入力し [ 次へ ] を押します 例 11. 受信メールのサーバー名には 以下の設定を入力し [ 次へ ] を押します 受信メールサーバーの種類 :IMAP 受信メールサーバー :imap.gmail.com 送信メールサーバー :smtp.gmail.com 12. インターネットメールログインで 以下の設定を入力し [ 次へ ] を押します アカウント名 パスワード :Gmail のパスワード 13. 設定完了で [ 完了 ] を押します 14. 追加したアカウントを一覧より選択し [ プロパティ ] を押します 15.[ サーバー ] タブへ移動し 送信メールサーバーの このサーバーは認証が必要 にチェックを入れ [ 設定 ] を押します 16. ログオン情報の 受信メールサーバーと同じ設定を使用する にチェックを入れ [OK] を押し 6

7 画面が戻ったら [ 適用 ] を押します 17.[ 詳細設定 ] タブへ移動し 以下の設定を行い [OK] を押します 送信メール (SMTP): 465 このサーバーはセキュリティで保護された接続(SSL) が必要 をチェック受信メール (IMAP):993 このサーバーはセキュリティで保護された接続(SSL) が必要 をチェック 18. 新しく追加したアカウント [imap.gmail.com] を選択し 規定に設定 を押します 19. フォルダの一覧を最新の情報に更新しますか? と表示されるので [ はい ] を選択する 上記の手順で Outlook Express で受信する設定が完了です Q11)iPhone 標準のメールアプリで Gmail を受信したい A) 手順は 以下の通りとなります 1.Gmail にログインします 2. 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 3.[ メール転送と POP/IMAP] タブへ移動します 4.[IMAP アクセス :] セクションで IMAP を有効にする を選択します 5. ページの下部にある [ 変更を保存 ] ボタンを押します ( 以下 iphone で操作します ) 6.iPhone ホーム画面の 設定 をタップします 7. 設定 画面で [ メール / 連絡先 / カレンダー ] をタップします 8. メール/ 連絡先 / カレンダー 画面で [ アカウントを追加 ] をタップします 9. アカウントを追加 画面で [Google] を選択します 10.Gmail の情報を入力し [ 次へ ] をタップします 名前: メールの差出人の名前 メール: メールアドレス例 パスワード:Gmail のパスワード 説明:iPhone のアカウント名 メールアドレスを入力例 11. 同期する項目を選択する画面が表示されるため [ メール ] 以外を OFF として [ 保存 ] をタップする ( 必要に応じて ON のままとしてもよい ) 上記の手順で iphone のアカウントが追加されます Gmail はプッシュ方式ではなく フェッチ方式のため 同期時間を設定します 12. メール/ 連絡先 / カレンダー 画面で [ データの取得方法 ] をタップします 13. フェッチの設定より 同期時間を 15 分ごと へ設定します 上記の手順で 15 分ごとに自動的にメールが同期されます 7

8 Q12) 他のメールアドレスへ Gmail を自動転送したい A) 手順は 以下の通りとなります 1.Gmail にログインします 2. 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 3.[ メール転送と POP/IMAP] タブへ移動します 4.[ 転送 ] セクションで [ 転送先アドレスを追加 ] をクリックします * 携帯電話のメールアドレスに転送設定をする場合は事前設定が必要です パソコンからのメール受信を許可するか ドメイン指定受信で gmail.com を登録して下さい ドメイン指定受信の設定方法は 各携帯電話会社のホームページをご確認下さい 5. 転送先のメールアドレスを入力します 6. セキュリティ上の理由から 転送先のメールアドレスに確認メールが送信されます 転送先のメールアカウントを開いて Gmail チームからの確認メールを探します 確認メールが見つからない場合は 迷惑メールフォルダをご確認ください 7. 確認メールに記載されている確認リンクをクリックします 8.Gmail アカウントに戻り 再読み込みアイコン を探して ウェブブラウザのページを 再読み込みします 9. 先ほどと同じ [ 設定 ] の [ メール転送と POP/IMAP] ページで [ 受信メールを... に転送して...] がオンになっていること 指定したメールアドレスがプルダウンメニューに表示されていることを確認します 10.2 つ目のプルダウンメニューで 転送後の Gmail でのメッセージの処理方法を選択します [Gmail のメールを受信トレイに残す ]( 推奨 ) [Gmail のメールをアーカイブする ] などの選択肢があります 11. ページの下部にある [ 変更を保存 ] をクリックします 上記の手順で 指定のメールアドレスへ自動的にメールが転送されます 8

9 操作について Q1) 現在 受信したメールは無くなるのか? A) すでに受信したメールは Outlook Express のメールを使用して見ることができます 新しいメールへ変更した後も 引き続き以前のメールを見ることができます Q2) メールの作成方法は? A)Gmail で新規作成は 以下の手順で行います 1. 受信トレイの上のボタンを押します 2. 新規メッセージのウインドウが表示されるため 宛先 (To) と件名 内容を入力し 送信 ボタンを押して送信します [Shift] キーを押しながら ボタンを押すと 別ウインドウで開くため 入力欄を広く 使用することができます メール作成時に 宛先の To を押すと 連絡先より選択することができます Q3) 受信したメールへ返信 ( 転送 ) する方法は? A)Gmail で受信したメールを確認し 返信 ( 転送 ) したい場合は 以下の手順で行います 1. 返信 ( 転送 ) したいメールを開き 右上のアイコンを押します 転送する場合は アイコンのプルダウンより 転送 を選択します 返信作業を取消す場合は 返信枠の右下にあるアイコンをクリックします Q4) メールにファイルを添付したい A)Gmail へファイルの添付は 以下の手順で行います 1. 受信トレイの上のボタンを押します 2. 新規メッセージのウインドウの下にある アイコンを押します 3. ファイル選択のウインドウが表示されるため 添付したいファイルを選択します 添付を解除する場合は 添付したファイルの右にある [ ] ボタンを押します 9

10 Q5) メールをフォルダに分けて管理したい ( ラベルの管理 ) A) 以下の手順で メールにラベルを付けて管理することができます 1.Gmail にログインし 右上のアイコンをクリックし [ 設定 ] を選択します 2.[ ラベル ] タブで [ 新しいラベルを作成 ] ボタンを押します 3. 新しいラベル名へ ラベルの名前を入力し 作成 ボタンを押します 上記の手順で 受信トレイの下へ追加したラベルが表示されます 複数階数にネストしたい場合は ラベル作成時に 次のラベルの下位にネスト へチェックを入れ 上位のラベルを選択します 追加したラベルへメールを移動する方法は 移動したいメールを選択 ( メールをチェック ) し [ 移動 ] ボタンを押し 移動先のラベルを選択します ( メールをマウスでドラッグしてラベルへ移動することもできます ) Q6) メールで定型文を使用したい A) 以下の手順で メールの定型文を管理することができます 1. 受信トレイの上のボタンを押します 2. 定型文として使用したい文面をメールの本文へ入力します ( 署名は削除します ) 3. 右下のアイコンを押し 返信定型文 - 返信定型文を作成 を選択します 4. 返信定型文に名前を付けるウインドウが表示されるため 分かりやすい名前を付けます 上記の手順で 返信定型文が作成されました 返信定型文を追加する方法は 右下のアイコンを押し 返信定型文 の ( 挿入 ) 欄より 手順 4で作成した定型文を選択すると 返信定型文がメールの本文へ追記されます 返信定型文を追加する方法は 右下のアイコンを押し 返信定型文 の ( 削除 ) 欄より 不要な定型文を選択します 確認メッセージが表示されるため OK を押すと削除します Q7) メール受信時に自動振り分けをしたい ( フィルタの管理 ) A) 以下の手順で メール受信時に自動振り分けができます 1.Gmail にログインし 自動振り分けをしたいメールを選択します 2. メール右上のアイコンのプルダウンより メールの自動振り分け設定 を選択します 3. 自動振り分け設定で 右下の この検索条件でフィルタを作成 を押します 4. 振り分け条件で 以下の内容で設定し フィルタを作成 ボタンを押します 受信トレイをスキップ( アーカイブする ) をチェックします 10

11 ラベルを付ける をチェックし より 新しいラベル を選択し 新しい ラベル名を入力後 作成 を押します すでに作成済のラベルがあれば そちらを選択します 一致するメッセージにもフィルタを適用する をチェックします 上記の手順で メール受信時に自動振り分けがされるようになります 自動振り分け設定の変更は 右上のアイコンより [ 設定 ] を選択し フィルタ タブ で行います 11

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