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1 教職員用メール マニュアル 2017/04/01 情報基盤センター

2 へアクセスする... 1 A.fu ポータルからアクセスする方法... 1 B. 情報基盤センターの Web サイトからアクセスする方法... 1 C.URL を直接入力してアクセスする方法... にログイン... 1 初回ログイン時に行なうこと... 1 トップ画面の説明... 2 使用量の確認... 2 メールを読む... 2 メールのスレッド機能について... 3 新しくメールを作成する... 3 作成したメールを保存する... 4 連絡先からメールを作成する... 4 受信したメールに返信する... 4 メールを転送する... 5 添付ファイルを見る 添付する... 6 添付ファイルを見る... 6 ファイルを添付する... 6 メールを削除する... 6 任意のメールを削除する... 6 ゴミ箱について... 7 メールを一括で削除する... 7 迷惑メールについて... 8 受信メールにラベルをつける... 8 メールをアーカイブする... 9 メールフィルタによる自動振り分け... 9 署名を設定する 連絡先を登録する ( アドレス帳の登録 ) My コンタクト に登録する方法 その他の連絡先からの登録 メールを検索する より詳細なメール検索を行う... を他のアドレスに転送する... 13

3 へアクセスする 本サービスをウェブで利用する為には にログイン 上記のいずれかの方法でログイン画面にアクセスすると 下記の画面が表示されます A.FU ポータルからアクセスする方法 FU ポータルにログインし メニューの をクリック メール を入力します パスワード にパスワードを入力してください 初回ログイン時に行なうこと 初回ログイン時は ログインを押すとまず下記の画面が表示されます B. 情報基盤センターの WEB サイトからアクセスする方法 1. まず 画面左下の画像に表示されている文字を入力し 同意します 続けてアカウントに移動します をクリックします 情報基盤センターの Web サイトより メール 教職員用メール をクリック メール C.URL を直接入力してアクセスする方法 直接 Web ブラウザのアドレスに URL と入力 2. パスワードを変更します 1 現在のパスワードには情報基盤センターが配付したパスワードを入力してください 2 新しいパスワード パスワードを再入力して下さいには 今後利用する新しいパスワードを入力してください なお パスワードは 10 文字以上で設定し 送信 ボタンをクリックして下さい 上記の URL をブックマークすると便利です 2 1 1

4 トップ画面の説明ログインするとメールの受信トレイ画面が表示されます 使用量の確認 GoogleApps(Gmail を含む ) の使用量は 25GB です 容量の上限に達すると ユーザーは新規メールを送受信できなくなります また アカウントの全般的なパフォーマンスが低下する場合があります 現在の使用容量は メール画面の左下部分に表示されます 機能説明 作成 受信トレイ スター付き メール作成画面が表示されます 受信したメールが保存されます カッコの中の数字は未読件数です スターをつけたメールが表示されます メールを読む 1. ログインするとメールの受信画面が表示されます 受信トレイには新着のメールまたは未読のメールの件数が 太文字で表示されます 1 送信済みメール 送信したメールが保存されます 下書き 作成途中の未送信メールが保存されます 開く をクリックすると 迷惑メール などの作成したラベルが表示されます 2. 読みたいメールの部分にカーソルを合わせてクリックします 2 更新ボタンメールの最新の送受信画面に更新します 3. メール画面が表示されます 件名 3 メールアドレス をクリックして ログアウト ボタンをクリックするとログアウトします 送信人 受信時刻 4 設定 をクリックすると表示間隔 詳細設定やヘルプなどが表示されます 本文を表示 5 メールの送信者が表示されます 6 メールの件名が表示されます 添付ファイル 7 受信日時が表示されます 8 現在のメール使用容量を表示します 最大容量は 25GB です 2

5 メールのスレッド機能について Gmail の初期設定では 同じ話題に関するメールをまとめて管理するスレッドという機能があり 一連のメールのやりとりは 一つのスレッドにまとめられます 例えば A さんから B さんへメールを送信し それに対して返信を行い また返信に対して返信する といった一連のやり取りのメールなどのことです スレッドにまとめられたメールの件数は 送信者の部分に数字で表示されます 3. To:( 宛先 ) には 送信先のメールアドレスを入力します To: の欄にメールアドレスを入力 CC: や BCC を追加するには CC や BCC 部分をクリック このスレッドでは 3 回やりと りがあったことを示します メールを開くと (1) 最初に受信したメール (2) それに対して返信したメール (3) 再度返信したメールと順番に表示されます (1) 最初に受信したメールのメール内容を表示するには (1) の部分をクリックして下さい 複数の人にメールを送信する場合は メールアドレスをカンマ区切りで入力します CC: や BCC でメールを送信する場合は CC: BCC 部分をクリックします (1) 最初に受信したメール (2) 返信したメール (3) 再度返信したメール 4. 件名にメールのタイトルを入力します 5. メール本文を入力します 件名を入力 スレッド機能を OFF にするには 設定 全般 スレッド表示 ( 同じトピックのメールをグループ化する ) の項目で スレッド表示 OFF にチェックを入れる 変更を保存 をクリックし 設定を保存します 本文を入力 新しくメールを作成する 1. 左メニューの 作成 ボタンをクリックします メールをテキスト形式に変更するには本文入力は デフォルトではリッチテキスト形式 ( 文字の大きさや色 位置など文字の装飾等ができる ) による入力モードになり HTML 形式で送信されます テキスト形式に変更するには 画面右下の ( その他のオプション ) の プレーンテキストモード をクリックします 6. 入力が完了したら 送信 ボタンをクリックします 上部に メッセージを送信しました の表示がでたら送信完了です 送信済メールに送信したメールが保存されます 2. 画面右下に新規メール作成画面が表示されます 新規メール作成画面 送信 をクリック 画面を大きく表示したい場合は上部の黒い部分にある斜め矢印のマーク ( ポップアップ ) をクリックすると画面が中央に大きく表示されます 送信済メールに保存される 3

6 4. 宛先にアドレスが挿入されました 作成したメールを保存する 作成中のメールは自動的に 下書き に保存されます 不用意にブラウザを閉じてしまった場合でも 下書き からメールを選択し 再編集できます 作成途中のメールは自動的に下書きに保存されます 受信したメールに返信する 1. 返信したいメールを選択します 連絡先からメールを作成する Gmail では 一般のアドレス帳に当たるものを 連絡先 と呼びます 連絡先から宛先を指定してメールを作成します ( ここではあらかじめ連絡先にユーザーが登録されているものとして説明します ) 連絡先の登録方法や詳細については 連絡先を登録する を参照して下さい 1. 画面左上のメール より連絡先を選択します 2. 受信したメール本文の をクリックしま す 返信する 受信したメールの下段の クリックして返信または転送 の返信部分をクリックしても返信画面が表示されます 2. メールの宛先にしたいユーザーにチェックを入れます 3. 受信したメールの下に返信アドレスつきの返信画面が表示されますので 返信内容を入力します チェックを入れる 3. チェックを入れると メール作成 ボタ ンが表示されますのでクリックして 下さい 返信先が自動的に入力 返信内容を入力 4

7 返信内容を入力する画面の下のマークをクリックすると短縮されたコンテンツ ( 受信したメール本文 ) がすべて表示されます 2. 転送したいメール本文の をクリックし 転送 をクリックします 返信内容を入力 クリックすると 返信内容 短縮されたコンテンツ ( 受信した内容文 ) が表示されます 受信したメールの下段の クリックして返信または転送 の転送部分をクリックしても転送画面が表示されます 4. 返信の入力が終わりましたら 送信 ボタンをクリックし メッセージが表示され 送信完了です 3. 転送したいメール本文の下に 転送内容とともに転送先のアドレス入力欄が表示されますので 転送したいアドレスを入力します 転送したいアドレス メール本文 転送文 送信 をクリック 返信メールの件名について返信メールの件名は 自動的に件名の前に Re: が付与されます件名を変更したい場合は 宛名の横の矢印ボタン 件名を編集 をクリックすると件名を変えるためのテキストボックスが表示されます 4. 転送の入力が終わりましたら 送信 ボタンをクリックし メッセージが表示され 送信完了です 件名の欄が表示される 返信 送信 をクリック クリック メールを転送する 1. 転送したいメールを選択します 転送メールの件名について転送メールの件名は 自動的に件名の前に Fwd:: が付与されます件名を変更したい場合は 宛名の横の矢印ボタン 件名を編集 をクリックすると件名を変えるためのテキストボックスが表示されます Fwd: 件名の欄が表示される クリック 5

8 添付ファイルを見る 添付する 2. 添付したいファイルを選択し 開く をクリックします 添付ファイルを見る 1. 添付ファイルがあるメールは が表示されま す 添付したいファイルを選択 開く 2. タイトルをクリックするとメール本文の下に添付ファイルが表示されます ファイルを開く場合は 表示 をクリックします 3. ファイルがアップロードされ ファイルが添付されます 添付ファイルをアップロード 添付ファイルを保存するには添付ファイルを保存するには ダウンロード をクリックすると 任意の場所に保存できます 3. ファイルが表示されます ドラッグ & ドロップ機能について ブラウザ (Google Chrome と Firefox 3.6 以上 ) によっては メール作成画面に添付ファイルをドラッグ & ドロップするだけでファイルを添付できます ( 現在 IE 未対応 ) ファイルをドラッ ク & ドロップ メールを削除する 任意のメールを削除する ファイルを添付する 1. 削除したいメールにチェックを入れます 1. メールを作成し 下部の マークをクリックし ます 削除したいメールにチェック をクリック 6

9 2. ゴミ箱 ( 削除 ) のマークをクリックします メールを一括で削除する 1. 削除したいトレイやラベルを表示します 上部の選択よりチェックを入れます 3. 削除したいメールがゴミ箱に移動されました の部分をクリ ックしてチェックを入れる ゴミ箱について 削除したメールは ゴミ箱に移動され 30 日後に自動的に削除されます すぐにメールを削除したい場合や誤ってメールを削除した場合は ゴミ箱を開きます 1. 左側メニューの 開く をクリックすると ゴミ箱 が表示されますので ゴミ箱 をクリックします 2. 画面上のすべてのページにチェックが入ると 上部に このページ 件すべてが選択されています XXXX のメッセージ 件すべてを選択 というメッセージが表示されます 受信トレイや各ラベルの全てを一括して削除したい場合は XXXX のメッセージ 件すべて選択をクリックします クリック 3. すべて選択をクリックすると xxx のメッセージ XXX 件すべてが選択されています という表示になります 2. 完全に削除したいメールにチェックを入れます 4. ゴミ箱マークの 削除 をクリックします 3. 完全に削除 をクリックします 5. OK をクリックします 4. メールが完全に削除されました 6. メッセージがすべてゴミ箱に移動されました ゴミ箱の中のメールを一括して削除するゴミ箱 < ゴミ箱 > を今すぐ空にする をクリック OK でゴミ箱にあるすべてのメールが完全に削除されます ゴミ箱を今すぐ空に する をクリック 7

10 メールには 迷惑メールフィルタがかけられているため 迷惑メールと疑われるメールは 自動的に迷惑メールへ移動します まれに必要なメールが迷惑メールと判断され この 迷惑メール に振り分けられる場合があります 相手が送ったのに届いていない場合などは 迷惑メール をチェックして下さい ラベルを作成するには ( ラベル ) 新規作成 からも新しいラベルを作成できます 4. 新しいラベル名を入力して下さい の欄にラベル名を入力し 作成 をクリックします ラベル名を入力 迷惑メール 作成 開く 迷惑メールに入ったメールは 1 カ月で自動的に削除されます 迷惑メールではないメールが迷惑メールに入ったら誤判定されたメールを選択し 迷惑メールを解除 をクリックします 次のラベルの下位にネストするネストとは 入れ子構造のことです 例えば 講義 のラベルの下に 基礎演習 Ⅰ と 基礎演習 Ⅱ が作られているといった具合です 5. ラベル 講義 ( 任意 ) を作成しました とメッセージが表示され メニューに 講義 が追加されます 受信メールにラベルをつける 一般的なメールソフトでは 受信したメールをフォルダで管理しますが Gmail では ラベルを付ける という機能があります ラベルをつけることによりラベルごとにメールが表示され メールを見やすく分類できます 1. 画面左の をクリックし 設定をクリックし ます 新しいラベルが作成されました 6. 作成したラベルをメールと紐づけます 受信トレイからラベルをつけたいメールにチェックを入れます 2. ラベル をクリックします 7. ラベルをクリックし つけたいラベルにチェックを入れ 適用 をクリックします 3. 新しいラベルを作成 をクリック 適用 チェックを入れる 8

11 8. スレッドに 講義 を追加しました とメッセージが表示され 受信トレイでは 講義 と表示され ます 2. アーカイブをクリックします ラベルが表示されました 3. すべてのメール あるいは 設定した ラベル へメールが移動し 受信トレイに表示されくなりまた 9. メニューのラベル 講義 をクリックすると選択したメールが分類されています ラベル 講義 ( 任意 ) をクリック ラベルの色を変更するにはラベルの右にある をクリックします 表示されたパレットから色を選択します 変更はチェックをいれた時点で行われます ラベル設定なしで アーカイブした場合は すべてのメール に保存されます すべてのメールを開くには ラベル下の 開く をクリックします チェックを入れる ラベルを解除するにはメール本文を開き 件名の横のラベルの をクリックします アーカイブを戻す戻したいメールにチェックを入れ 受信トレイ をクリックします をクリック メールフィルタによる自動振り分け メールをアーカイブする アーカイブとは メールを受信トレイから見えなくする機能です アーカイブしたメールは すべてのメール または 付与したラベル から見ることができます メールを削除したわけではありません メールフィルタ機能を利用すると設定した条件に沿って自動的に 届いたメールにラベルをつけたり 削除やアーカイブ等を行うことができます 今回は が含まれる時 レポート というラベルをつけ 受信トレイに表示されないようにする ( ラベルには表示される ) を行います 1. アーカイブしたいメールにチェックを入れます 1. レポート のラベルを作成します ( 詳細はラベルの作成方法の項目をご覧ください ) 9

12 2. 画面上部設定 設定をクリックします 6. From と入力し この検索条件でフィルタを作成 をクリックします 3. フィルタ をクリックします 4. 新しいフィルタを作成 をクリックします 7. 受信トレイをスキップ ( アーカイブする ) にチェックを入れ ラベルを付けるにチェックを入れ ラベル レポート を選択します 新しいフィルタを作成 をクリック チェックを入れる 5. フィルタの設定を行います ラベルを選択する From To 件名 入力した名前やメールアドレスを差出人に含むメールが振り分けられます 入力した名前やメールアドレスを受取人に含むメールが振り分けられます 入力したキーワードを件名に含むメールが振り分けられます フィルタ設定以前に届いたメールにも振り分けを行うには一致する X 件のスレッドにもフィルタを適用する にチェックをいれます 受信トレイにすでに届いているメールも条件に沿って振り分けられます チェックをいれる 含む 入力したキーワードを含むメールが振り分けられま す 含まない 入力したキーワードを含まないメールが振り分けられます 振分けフィルタの設定詳細 10

13 8. 設定が完了したら フィルタ作成 をクリックします 署名を設定する 1. 設定マークの 設定 を表示させます フィルタを作成 2. 全般 タブの 署名 欄を表示します ( スクロールした下の部分にあります ) 9. フィルタが作成されたことを確認します 10. のメールは ラベル レポート に届きます 受信トレイには表示されない ( スキップされる ) 3. 署名表示の欄にチェックを入れ 表示させたい署名を入力します 署名を入力 4. 画面下の 変更を保存 をクリックします ラベル レポート (2) と表示される ラベル レポート に新着メールが 2 件届いている 5. 設定以後 メールを作成する時は署名が表示されます すべてのメール では レポート ラベルと表示される 設定した署名が添付される 11

14 連絡先を登録する ( アドレス帳の登録 ) 4. My コンタクト にアドレスが追加されました 頻繁にメールをやり取りするアドレスは 連絡先に登録すると簡単な手順でアドレスを入力することができます 連絡先の一覧について My コンタクト 自分で登録した連絡先が登録されます よく連絡を取る人 その他の連絡先 頻繁にやり取りする連絡先が自動的にリストアップされます メールのやり取り取りを行ったことがあり まだ My コンタクトに登録されていない連絡先が表示されます その他の連絡先からの登録 Gmail では メールのやり取りをしたメールアドレスは 自動的に その他の連絡先 や よく連絡を取る人 に表示されます これらのリストから My コンタクト に登録する方法は以下の通りです MY コンタクト に登録する方法 1. 画面左上のメール を選択し 連絡先 をクリックします 1. 画面左のメール を選択し 連絡先 をクリックします 2. 連絡先管理ツールのページが開きます 新しい連絡先 をクリックします 2. My コンタクト に登録したい連絡先を選択します 今回は よく連絡をとる人 のリストから追加します よく連絡をとる人 をクリックします 3. 追加したいユーザーの名前 メールアドレスなどの情報を入力します 項目を入力すると自動的に追加されます 3. 追加したい連絡先にチェックを入れ My コンタクトに追加 をクリックします メールアドレスを入力 氏名 会社名などを入力 チェックを入れる My コンタクトに追加 12

15 @fukukoka-u を他のアドレスに転送する 4. My コンタクト に追加されたというメッセージが表示され リストに追加されました 教職員メール のパスワードは 福大 ID( 認証基盤 システムのパスワード ) とは異なりますのでご注意 ください 1. Gmail にログインし をクリックし 設定 を選択します メールを検索する 検索ボックス内に任意のキーワードを入力すると その条件に合ったメールを検索することができます 2. メール転送と POP/IMAP を選択します キーワードを入力してクリック より詳細なメール検索を行う 3. 転送 の項目の 転送先アドレスを追加 をクリックします より詳細な検索が必要な場合は 検索項目の マークをクリックします 条件項目に入力することにより詳細な条件でメール検索ができます 4. 転送先アドレスを追加します 転送先のメールアドレス入力し 次へ をクリックします 転送先のアドレスを入力 検索条件を設定 5. 転送先アドレスを確認画面が表示されますので 続行 を引き続き 転送先アドレスを追加の画面が表示されますので OK をクリックします 検索ボタンをクリック 13

16 6. 転送する側のアドレスに 許可を確認するための確認コードが送信されます 転送する側のメールを開き 福岡大学チームからの 福岡大学の転送の確認 を開き リンクをクリックしてリクエストを承認して下さい リンクをクリック 7. リンクをクリックすると 確認が完了しました とメッセージが表示されます 側の メール転送と POP/IMAP 画面に戻り 受信メールを ( 転送するメールアドレス ) に転送して ( 任意の条件 ) にチェックを入れ 下部の 変更を保存 をクリックします チェックを入れる のメールは転送されます 14

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