サービス内容 サービス内容 ここでは サービス内容についてご案内します このたびは 本サービスをお申し込みいただきまして 誠にありがとうございます この手引きは サービスの運用を管理される方向けの内容で構成されております お客様のご利用環境によってはご紹介した画面や操作とは異なる場合がありますが 快

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1 この章では サービスの概要や ご利用にあたってのお問い合わせ先などについてご案内しています ご利用いただく前に必ずお読みください サービス内容 10 管理者による利用者機能の制限 13 お問い合わせ窓口 17 ウイルスチェックサービスについて 18 登録完了のお知らせ の見方 20 オプションサービスのお申し込み 22

2 サービス内容 サービス内容 ここでは サービス内容についてご案内します このたびは 本サービスをお申し込みいただきまして 誠にありがとうございます この手引きは サービスの運用を管理される方向けの内容で構成されております お客様のご利用環境によってはご紹介した画面や操作とは異なる場合がありますが 快適にご利用いただくための参考資料としてご活用いただければ幸いです 以下に 主な機能をご紹介します 基本サービス 管理者機能 ご利用になる前に まず管理者の方がユーザーの登録や 必要な設定を行います すべての設定は ホームページ上の専用フォームから行います < 主な内容 > 基本設定ユーザー管理ログイン履歴サーバー利用状況表示アルファオフィス利用機能選択アルファオフィス設定管理表示設定管理者設定 IP アドレス制限通知メール送信者アドレス設定グループウェア掲示板管理スケジューラ管理施設予約管理リンク管理アドレス帳管理お知らせ設定回覧板管理ドキュメント管理キャビネット管理 ユーザーとグループの登録 変更 削除ができます サービスへのログイン履歴を確認できます サーバーの使用容量を確認できます ユーザーの利用する機能を選択できます 利用者設定を一括変更したり ユーザーの変更権限を設定できます 画面のタイトル 一覧ページの表示件数 休日 平日のカレンダー表示を設定できます 管理者情報の公開 非公開の設定 管理者メールアドレス 管理者パスワードの変更ができます また 代理管理者として 管理者権限を任意のユーザーに設定することができます アルファオフィスの利用を許可する IP アドレスと IP アドレス制限の対象となるユーザーを設定できます 通知メール ( スケジューラ キャビネット 掲示板 ファイル送受信 ) および伝言メールの送信者アドレスを選択できます 掲示板と掲示板グループの登録 変更 削除を行い 掲示板グループへ登録できるユーザーを設定できます スケジューラへ登録できるユーザー 分類 保存期間を設定できます 施設と施設グループの登録 変更 削除を行い 施設グループへ登録できるユーザーを設定できます ユーザー間で共有するリンクの登録 変更 削除ができます ユーザー間で共有する得意先アドレス帳を一括登録し ユーザーに登録 変更 削除を許可するかどうかを設定できます また アドレス帳ごとのエクスポート権限 メール送信許可 名称 利用者選択を設定できます ユーザーが閲覧する 管理者からのお知らせ を設定できます 回覧板の 回覧先 に表示させるグループ ユーザーの設定ができます また 回覧期限の設定 履歴データの管理やアクセス履歴の確認ができます キャビネットの登録 変更 削除を行い キャビネットへ登録できるユーザーを設定できます さらに キャビネットデータの管理が行えます また キャビネット管理者として キャビネットの管理者権限の一部を任意のユーザーに設定することができます 10

3 ファイル送受信管理 サービス内容 ファイル送受信へのアクセス履歴を確認できます また 通知メールの署名や送受信ポリシーを設定できます 利用者機能 利用者でご利用になるには まず管理者の方がユーザーの登録や 必要な設定を行う必要があります すべての設定は ホームページ上の専用フォームから行います < 主な内容 > ポータル 伝言メール スケジューラ 施設予約 ToDo 掲示板 キャビネット 回覧板 ファイル送受信 ツール リンク アドレス帳 お知らせ 設定 管理者機能 ( 代理管理者 ) キャビネット管理 ( キャビネット管理者 ) 新着情報などがすぐに確認できます ポータル画面のレイアウト 表示件数などは お好みに合わせて変更できます 簡単なメモ程度のメールを 登録されたメールアドレス宛や指定したメールアドレス宛に送信することができます 自分のスケジュールを登録したり グループ内のほかのメンバーの予定も確認できます 社内の施設や機材を予約登録できます 施設の空き状況は 画面上で確認することができます 仕事や約束について いつまでに何をしなければならないかを管理することができます ニュースリリースや人事異動など さまざまな情報を伝えられます 社内のファイルサーバーにフォルダを作成してデータを共有するように Web 上でデータを共有することができます 自分宛の回覧板を確認できます また 回覧板を作成し 指定したユーザー宛に送信できます ユーザー同士はもちろん 外部の第三者ともデータの受け渡しを行うことができます 一括ダウンロードでは 指定したキャビネット配下の全データをダウンロードできます 共有リンクの表示設定を変えたり プライベートリンクを登録することができます 登録している社員や得意先などの所属部署 電話番号 メールアドレスなどを一覧できます 管理者からのお知らせ を閲覧できます 個人設定 全般 ポータル 伝言メール スケジューラ 施設予約 ToDo 掲示板 キャビネット 回覧板 リンク アドレス帳の各種設定を変更できます 管理者設定以外の管理者機能を利用できます 代理管理者として設定されたユーザーのみ利用できる機能です キャビネットの設定 一括登録 データ管理の機能を利用できます キャビネット管理者として設定されたユーザーのみ利用できる機能です オプションサービス オプションサービスは 管理者画面からお申し込みが可能です お申し込みにつきましては オプションサービスのお申し込み (P.22) をご覧ください ワークフロー 営業支援 稟議書や申請書の承認 決裁などを アルファオフィスのユーザー間で効率的に行える機能です また キャビネット機能に連携して キャビネットへのデータ登録手順に申請 / 決裁処理を組み込むことができます 本サービスをお申し込みいただいていない場合も 3 種類の申請書 ( 初期状態では 旅費交通費精算 結婚届 住所変更届 ) を利用できます 申請書の種類は 管理者機能で変更できます 顧客管理情報 案件情報 報告書 日報といった営業情報を アルファオフィスのユーザー間で共有し 効率的な営業活動を推進します 11

4 サービス内容 お客様のご利用環境について 本サービスで動作確認を行なっている環境以外でご利用の場合 動作や表示に不具合が発生する可能性があります 最新のご利用環境については 会員サイトでご確認ください アルファオフィスメガタイプ アルファオフィスギガタイプ モバイル端末からのアクセスについて 携帯電話 アルファオフィスメガタイプ iモード (NTTドコモ) Yahoo! ケータイ ( ソフトバンクモバイル ) EZweb (KDDI) アルファオフィスギガタイプ iモード (NTTドコモ) Yahoo! ケータイ ( ソフトバンクモバイル ) EZweb (KDDI) 携帯電話からは スケジューラ 掲示板 施設予約 ToDo 回覧板 アドレス帳 ワークフロー ( オプションサービス ) を利用できます スマートフォン アルファオフィスメガタイプ アルファオフィスギガタイプ スマートフォンからは キャビネット スケジューラ 掲示板 施設予約 ToDo 回覧板 アドレス帳 ワークフロー ( オプションサービス ) 営業支援 ( オプションサービス ) ツール を利用できます PC アイコンが表示されている機能は PC 用画面にリンクします 12

5 管理者による利用者機能の制限 管理者による利用者機能の制限 管理者による利用者機能の制限について ご案内します 利用者機能は 管理者がさまざまな設定を行った上で ユーザーに公開されます ここでは 管理者が行う利用者機能の制限事項について ご説明いたします IP アドレスによる利用制限 管理者は アルファオフィスの利用を許可する IP アドレスと IP アドレス制限の対象となるユーザーを設定できます IP アドレス制限の対象となったユーザーは 許可された IP アドレス以外からアルファオフィスを利用することができません IP アドレス制限については IP アドレス制限の設定 (P.92) をご覧ください 携帯電話サービスの利用者選択 管理者は 携帯電話サービスの利用者を選択できます 利用しない と設定した場合 設定されたユーザーはアルファオフィスの携帯電話サービスを利用できなくなります 携帯電話サービスの利用者選択については 携帯電話サービスのユーザーを選択する (P.60) をご覧ください 営業支援機能の利用者選択 管理者は 営業支援機能の利用者を選択できます 利用しない と設定した場合 設定されたユーザーは営業支援機能を利用できなくなります 営業支援機能の利用者選択については 営業支援機能のユーザーを選択する (P.61) をご覧ください スマートフォン機能の利用者選択 管理者は スマートフォン機能の利用者を選択できます 利用しない と設定した場合 設定されたユーザーはスマートフォン機能を利用できなくなります スマートフォン機能の利用者選択については スマートフォン機能のユーザーを選択する (P.63) をご覧ください 利用者機能の選択 管理者は 次の利用者機能からユーザーの利用できる機能を選択します 管理者が選択しなかった機能は 利用者画面の機能メニューに表示されなくなります 利用者機能の選択については 利用機能を設定する (P.70) をご覧ください 利用者機能 ポータル 設定 伝言メール スケジューラ 施設予約 ToDo 掲示板 回覧板 ファイル送受信 ツール リンク アドレス帳 お知らせ キャビネット ワークフロー 営業支援 ポータル機能を選択しなかった場合 ポータル画面には サービスのメニューおよび機能メニューのみが表示されます 13

6 管理者による利用者機能の制限 アドレス帳の利用制限 管理者は 次の利用者機能において 社員アドレス帳 得意先アドレス帳ごとに 利用を制限できます 管理者が利用を制限したアドレス帳の情報は 次の利用者機能の選択肢に表示されなくなります アドレス帳の利用制限については アドレス帳の利用者をグループごとに設定する (P.178) アドレス帳の利用者をユーザーごとに設定する (P.179) をご覧ください 伝言メール掲示板キャビネットファイル送受信アドレス帳 利用者機能伝言メールの送信先掲示板の転送先掲示板の登録通知先 変更通知先キャビネットの転送先キャビネットの登録通知先 変更通知先ファイル送受信の送信先アドレス帳機能全般 設定機能の一括変更と利用制限 管理者は 次の設定機能において 利用者画面の設定を一括変更できます 管理者が一括変更した設定機能は それまでの設定にかかわらず 全ユーザーに同じ内容が反映されます さらに 管理者は ユーザーによる設定変更の可否を設定できます 管理者が変更を許可しない設定機能は ユーザーの設定画面に表示されなくなります 設定機能の一括変更と利用制限については 利用者設定の管理 (P.71) 得意先アドレス帳のグループを設定する (P.169) をご覧ください 全般ポータル伝言メールスケジューラ施設予約 ToDo 掲示板キャビネット回覧板ワークフロー営業支援アドレス帳 設定機能画面配色の設定 最初に開くページの設定 メニュー表示の設定 タイムアウトの設定レイアウトの設定 表示件数の設定用件の設定カレンダー表示内容の設定 休日表示の設定 入力の設定 お知らせの設定 最初に開くスケジュールの設定 週 月の表示形式の設定 ダブルブッキングの設定カレンダー表示内容の設定 休日表示の設定 入力の設定 最初に開く施設グループの設定件名の設定一覧表示の形式の設定 入力の設定 最初に開く掲示板の設定最初に開くキャビネットの設定通知メールの設定通知メールの設定件名の設定 カレンダー表示内容の設定 休日表示の設定 入力の設定 週 月の表示形式の設定 得意先アドレス帳のグループの設定 下記の設定については 管理者が一括変更したり 利用を制限することはできません ユーザー本人のみ 設定 変更できます 個人設定 スケジューラ : プライベートグループの設定 回覧板 : プライベートグループの設定 リンク : プライベートリンクの設定 営業支援 : 日報送信先の設定 最初に開く画面の設定 アドレス帳 : プライベートアドレス帳のグループの設定 14

7 管理者による利用者機能の制限 その他の利用制限 その他 管理者が設定できる利用者機能は 次の通りです 利用者機能 設定 パスワード ユーザー本人によるログインパ スワード変更の可否 スケジューラ アクセス権 アクセス権 ( 登録権 参照権 権利なし ) 施設予約 アクセス権 アクセス権 ( 登録権 参照権 権利なし ) 掲示板 アクセス権 アクセス権 ( 登録権 参照権 権利なし ) 参考 パスワード変更許可を設定する (P.54) アクセス権をグループごとに設定する (P.127) アクセス権をユーザーごとに設定する (P.128) アクセス権をグループごとに設定する (P.144) アクセス権をユーザーごとに設定する (P.146) アクセス権をグループごとに設定する (P.111) アクセス権をユーザーごとに設定する (P.112) 参照履歴参照履歴の表示 非表示 参照履歴の表示を設定する (P.106) 掲示内容の転送掲示内容の転送の可否 メール送信許可を設定する (P.175) 変更権限掲示内容変更の可否 ( 登録者 管理者以外 ) キャビネット アクセス権 アクセス権 ( 登録権 参照権 権利なし ) ダウンロードログ ダウンロードログの表示 非表示 変更権限を設定する (P.107) アクセス権をグループごとに設定する (P.205) アクセス権をユーザーごとに設定する (P.207) ダウンロードログの表示を設定する (P.211) データの転送データの転送の可否 メール送信許可を設定する (P.175) 変更履歴キャビネットの履歴管理の実施 履歴管理の表示を設定する (P.211) キャビネット用申請書の利用 キャビネット用申請書利用の可否 回覧板 回覧期限 無期限の表示 非表示 ( 回覧板 の作成画面 ) ファイル送受信 キャビネット用申請書の利用者をグループごとに設定する (P.261) キャビネット用申請書の利用者をユーザーごとに設定する (P.263) 回覧期限を設定する (P.186) 変更許可回覧板のコメント変更の可否 変更許可を設定する (P.193) 回覧先の選択 ユーザー一覧に表示させるグループ ユーザーの選択 回覧先表示をグループごとに設定する (P.195) 回覧先表示をユーザーごとに設定する (P.196) パスワード設定 パスワードの必須設定 パスワード必須の設定を行う (P.241) パスワード自動生成の可否 アドレス帳 アクセス権 得意先アドレス帳のアクセス権 ( 制限しない 参照のみ ) エクスポート 社員アドレス帳 得意先アドレス帳のエクスポートの可否 パスワード自動生成許可を設定する (P.242) アクセス権を設定する (P.173) エクスポート権限を設定する (P.174) クイックメールクイックメール利用の可否 メール送信許可を設定する (P.175) 15

8 管理者による利用者機能の制限 ワークフロー 申請書の利用 申請書利用の可否 申請書の利用者をグループごとに設定する (P.302) 申請書の利用者をユーザーごとに設定する (P.303) 確認者表示 確認者のコメント入力 判子表示 確認者の表示 非表示 ( 申請書の参照画面など ) 確認者のコメント入力の可否 判子の表示 非表示 ( 申請書の印刷用画面 ) 確認者表示を設定する (P.324) 確認者表示を設定する (P.324) 判子表示を設定する (P.324) 営業支援 報告書の利用 報告書利用の可否 報告書の利用者をグループごとに設定する (P.348) 報告書の利用者をユーザーごとに設定する (P.349) 16

9 お問い合わせ窓口 お問い合わせ窓口 サービスに関するご質問は 専門スタッフによるフリーダイヤルでのサポートの他 ホームページからも受け付けております 電話 FAX でのお問い合わせ フリーダイヤルにて受け付けております FAX のみ 24 時間受け付けます フリーダイヤルの番号につきましては サービスご利用開始時のご案内をご確認ください ご不明な場合は 下記ホームページからお問い合わせください ホームページからのお問い合わせ お客様専用フォームからお問い合わせください 受付時間 9 : 00 ~ 19 : 00 (12/30 から 1/3 を除く ) 対応時間終了後に受け付けたお問い合わせは 翌営業日以降の対応となります 対応時間 9 : 00 ~ 19 : 00 (12/30 から 1/3 を除く ) 対応時間終了後に受け付けたお問い合わせは 翌営業日以降の対応となります お問い合わせの前に会員サイトでは お客様からのお問い合わせが多い質問とその回答を掲載しております お問い合わせの前に是非ご確認ください アルファオフィスメガタイプアルファオフィスギガタイプ

10 ウイルスチェックサービスについて ウイルスチェックサービスについて 本サービスにはウイルスチェックサービスが搭載されています 特定の操作を行った際に 自動的にウイルスチェックが行われます ウイルスチェックが行われる操作 キャビネット 登録 登録 変更 一括アップロード 参照 ファイル参照 ダウンロード 転送 一括ダウンロード 掲示板 登録 登録 登録予約 フォロー 変更 参照 ファイル参照 ダウンロード 転送 ツール 参照 一括ダウンロード のダウンロード ファイル送受信 登録 ファイルの送信 の送信 ファイルの受信 の返信 ファイルの往復 の送信 返信 回覧板 登録 登録 参照 ファイル参照 ダウンロード ワークフロー 登録 申請 保存 参照 ファイル参照 ダウンロード 営業支援 登録 登録 変更 参照 ファイル参照 表の 登録 と 参照 とで ウイルスチェック後の処理が異なります 以下の ウイルス付きのファイルを登録した場合 (P.18) と ウイルス付きのファイルを参照した場合 (P.19) をご覧ください ウイルス付きのファイルを登録した場合 登録したファイルがウイルスに感染していた場合 エラーが表示されます ウイルス付きのファイルは登録されません 表示される画面は 機能によって異なります 図は キャビネットにウイルス付きのファイルを登録した場合の画面です 18

11 ウイルスチェックサービスについて ウイルス付きのファイルを参照した場合 参照したファイルがウイルスに感染していた場合 エラーが表示されます ウイルス付きのファイルは削除され 以下のテキストファイルで置き換えられます ファイル名 更新者 更新日時 ウィルス感染ファイル削除.txt ウィルスチェッカー ウイルス感染ファイルが削除された日時 ウィルス感染ファイル削除.txt を開くと 次の内容が記載されています 感染ファイル : ファイル名 感染ウィルス名 ウイルス感染が検知されたファイル名が記載されています 感染していたウイルスの名称が記載されています < 例 > WORM_NETSKY.Q 19

12 は じ めに 登録完了のお知らせ の見方 登録完了のお知ら せ の見方 登録完了のお知 ら せ の見方について ご案内 し ます アル フ ァ オ フ ィ ス メ ガ タ イ プ の場合 サービ スを ご利用いただ く 際に必要な情報が記載 さ れていますので 大切に保管 し て く だ さ い 登録完了のお知 ら せ は 下記のお客様マ イ ページか ら も ご確認いただけます ご契約内容によ っ て 記載内容が異な る場合があ り ます アルフ ァ オフ ィ ス メ ガ タ イ プの お客様番号です お問い合わせの際に 必要 と な り ます お客様のご契約 内容です 会員サ イ ト の URL です アル フ ァ オ フ ィ ス メ ガ タ イ プに ロ グ イ ンする際に必要 と な り ます ロ グ イ ン ID パスワー ド 共にすべて半 角です 大文字 と 小文字は区別 さ れ ます 20

13 は じ めに 登録完了のお知らせ の見方 アル フ ァ オ フ ィ ス ギ ガ タ イ プ の場合 サービ スを ご利用いただ く 際に必要な情報が記載 さ れていますので 大切に保管 し て く だ さ い 登録完了のお知 ら せ は 下記のお客様マ イ ページか ら も ご確認いただけます ご契約内容によ っ て 記載内容が異な る場合があ り ます アルフ ァ オフ ィ ス ギガ タ イ プの お客様番号です お問い合わせの際に 必要 と な り ます お客様のご契約 内容です 会員サ イ ト の URL です ア ル フ ァ オ フ ィ ス ギガ タ イ プ に ロ グ イ ンする際に必要 と な り ます ロ グ イ ン ID パスワー ド 共にすべて半 角です 大文字 と 小文字は区別 さ れ ます 21

14 オプションサービスのお申し込み オプションサービスのお申し込み オプションサービスのお申し込みについて ご案内します 1 管理者メニューを表示し オプション をクリックします 管理者メニューの表示方法 ログイン / ログアウト (P.24) ここで表示されるメニューは お申し込みのオプションサービスによって異なります オプション契約申し込み画面が表示されます 2 お申し込み画面に進む ボタンをクリックします お客様マイページ画面が表示されます オプションによってお申し込み方法が異なりますお申し込みするオプションに... はこちらから というリンクが表示されている場合は 本手順のお申し込み方法と異なります 該当のリンクをクリックし 表示された画面の指示に従って お申し込みを行ってください 3 お客様マイページにログインすると オプションサービスのお申し込みが可能になります 以降は 画面の指示に従ってお申し込みを進めてください 22