サイボウズ Office 9 アドレス帳マニュアル

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1 サイボウズ Office 9 アドレス帳マニュアル Copyright (C) Cybozu

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3 目次 アプリケーション設定マニュアル 4 アドレス帳の管理 4 一般設定を変更する 4 人名の項目を設定する 4 標準の項目 を変更する 5 カスタマイズ可能な項目を設定する 5 会社情報の項目を設定する 7 標準の項目 を変更する 7 カスタマイズ可能な項目 を設定する 8 ブックを設定する 10 アドレスデータを一括削除する 12 アドレス帳の運用 13 絞り込みを設定する 13 人名データや会社データをCSVファイルから読み込む 15 人名データや会社データをCSVファイルに書き出す 15 ブックごとにアドレスデータを一括削除する 16 アプリケーション操作マニュアル 17 アドレス帳の操作 17 アドレス帳とは 17 アドレス帳でできること 17 画面の見かた 17 アドレス帳を閲覧する 18 アドレス帳を検索する 20 アドレス帳を登録する 22 個人情報を登録する 22 会社情報を登録する 23 アドレス帳を変更する 25 アドレス帳の登録内容を変更する 25 個人用の登録情報を変更する 26 所属する会社を変更する 26 所属する人を登録する 26 アドレス帳のデータを削除する 26 個人設定を変更する 27 個人用のアドレスグループを設定する 27 一覧画面の表示方法を変更する 29 非公開の人名データをCSVファイルから読み込む 29 非公開の人名データをCSVファイルに書き出す 30 非公開の人名データを一括削除する 30 3

4 アドレス帳を管理しよう アドレス帳のシステム設定についてします アドレス帳のシステム設定 般設定を変更できます 般設定 般設定の設定 名の 名のを設定できます 会社の 会社情報のを設定できます ブックの管理 アドレスデータを分類するブックと ブックごとのアクセス権や運 管理者を設定できます アドレスデータの 括削除 登録されているアドレスデータをブックごとにまとめて削除できます 般設定を変更する 名のを設定する会社情報のを設定するブックを設定するアドレスデータを 括削除する 般設定を変更する アドレス帳の 般設定では 名の登録 画 に表 される 公開 / 公開 の初期値を設定します 実際にアドレス帳を公開するかどうかについては ユーザーが個々のデータごとに設定します システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 般設定の順にクリックする 必要なを設定し 設定するをクリックする 般設定の設定 初期値の設定 初期値を 公開に設定する場合は 公開 法の初期値を 公開 にする を選択します 名のを設定する 4

5 名の登録 画 に表 される個 情報のを設定します には あらかじめ設定されている 標準の と システム管理者が必要に応じて追加する カスタマイズ可能な があります 標準の を変更する カスタマイズ可能な を設定する 標準の を変更する 名の 標準の に設定されているは 次のとおりです 表 順は変更できません 名前よみ役職 Tel 画像メモ 名前 と よみ のは設定を変更できません システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 名のの順にクリックする 標準の 欄で 変更するの 変更するをクリックする 必要なを設定し 変更するをクリックする 標準の の変更 の使 を使 しない場合 使 しない を選択します には表 されません 必須 必須にする場合 必須である を選択します 画像には表 されません の使 を停 すると 名の詳細 画 の 個 情報 欄に が表 されません の設定( 名 ) 画 で 名がグレー表 になります CSVファイルへの書き出し ( 名データ ) 画 の 覧 に 名が表 されません カスタマイズ可能な を設定する カスタマイズ可能な を削除すると 各アドレス帳に登録されている内容も削除されます カス 5

6 タマイズ可能な を削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合 重要なデータは削除の前にバックアップし 保管することを推奨します データをバックアップする CSV ファイルからデータを 出 する システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 名のの順にクリックする カスタマイズ可能な 欄で 必要なを設定する カスタマイズ可能な の操作 リンク 追加追加する カスタマイズ可能な を追加します 変更 変更する カスタマイズ可能な を変更します の タイプは変更できません 順番変更 順番変更する カスタマイズ可能な の表 順を変更します 追加した カスタマイズ可能な は 標準の の下に表 されます カスタマイズ可能な を 標準の より上には表 できません 削除削除する カスタマイズ可能な を削除します カスタマイズ可能な の設定 * は必須です 名 名を します タイプ の タイプを選択します その他の設定 設定できるは タイプにより異なります タイプの種類 種類 1 のテキスト 欄で表 される タイプです 字列 (1 ) 表 例 複数 のテキスト 欄で表 される タイプです 表 例 字列 ( 複数 ) 6

7 ドロップダウンリストで表 される タイプです 表 例 メニュー IP 電話 1 のテキスト 欄で表 される タイプです IP 電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどを します 表 例 ファイル ファイルを添付できるタイプです ファイル添付 は タイプ別の設定はありません 表 例 タイプ別の設定 必須 必須にする場合 必須である を選択します メニュー ドロップダウンリストの選択を 表 する順番に 1 1 で します 会社情報のを設定する 会社の登録 画 と 名の登録 画 に表 される会社情報のを設定します には あらかじめ設定されている 標準の とシステム管理者が 必要に応じて追加する カスタマイズ可能な があります 標準の を変更する カスタマイズ可能な を設定する 標準の を変更する 会社情報の 標準の に設定されているは 次のとおりです 表 順は変更できません 会社コード会社よみ部課郵便番号住所地図路線会社 Tel 7

8 会社 Fax URL 会社名 と 会社よみ のは設定を変更できません システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 会社のの順にクリックする 標準の 欄で 変更するの 変更するをクリックする 必要なを設定し 変更するをクリックする 標準の の変更変更は 選択する名によって異なります の使 を使 しない場合 使 しない を選択します 会社コード のには表 されません 必須 必須にする場合 必須である を選択します 地図 路線 のには表 されません 動連番 会社情報の登録時に 動で連番を設定するがどうかを設定できます 動で連番を設定する場合 動で連番を設定する を選択します 動連番を設定すると 会社の登録 画 に 会社コード のは表 されなくなります 会社コード のにのみ表 されます 連番桁数 会社コードの桁数をドロップダウンリストから選択します の使 を停 すると 会社の詳細 画 の 会社情報 欄に が表 されません の設定( 会社 ) 画 で 名がグレー表 になります CSVファイルへの書き出し ( 会社データ ) 画 の 覧 に 名が表 されません カスタマイズ可能な を設定する カスタマイズ可能な を設定します カスタマイズ可能な を削除すると 各アドレス帳に登録されている内容も削除されます カスタマイズ可能な を削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合 重要なデータは削除の前にバックアップし 保管することを推奨します データをバックアップする CSVファイルからデータを 出 する システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 会社のの順にクリックする カスタマイズ可能な 欄で 必要なを設定する 8

9 カスタマイズ可能な の操作 リンク 追加追加する カスタマイズ可能な を追加します 変更 変更する カスタマイズ可能な を変更します の タイプは変更できません 順番変更 順番変更する カスタマイズ可能な の表 順を変更します 追加した カスタマイズ可能な は 標準の の下に表 されます カスタマイズ可能な を 標準の より上には表 できません 削除削除する カスタマイズ可能な を削除します カスタマイズ可能な の設定 * は必須です 名 名を します タイプ の タイプを選択します その他の設定 設定できるは タイプにより異なります タイプの種類 種類 1 のテキスト 欄で表 される タイプです 字列 (1 ) 表 例 複数 のテキスト 欄で表 される タイプです 表 例 字列 ( 複数 ) ドロップダウンリストで表 される タイプです 表 例 メニュー IP 電話 1 のテキスト 欄で表 される タイプです IP 電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどを します 表 例 9

10 ファイル ファイルを添付できるタイプです ファイル添付 は タイプ別の設定はありません 表 例 タイプ別の設定 必須 必須にする場合 必須である を選択します メニュー ドロップダウンリストの選択を 表 する順番に 1 1 で します ブックを設定する アドレスデータを分類する ブック を設定します ブックは アドレス帳 ( 覧 ) 画 に表 されます アドレスデータは ブックの中で 名 覧と会社 覧にさらに分類されて登録されます アドレス帳のアクセス権や運 管理者を ブックごとに設定できます ブックを削除すると 削除するブックに登録されているアドレスデータも削除されます ブックを削除すると 削除したブックやブックに登録されているアドレスデータは 元に戻せません ブックを削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合 重要なデータは削除の前にバックアップし 保管することを推奨します データをバックアップする CSVファイルからデータを 出 する 共有アドレス帳について共有アドレス帳は すべてのユーザーが閲覧できます アクセス権は設定できません 共有アドレス帳には 公開のアドレスデータを追加できます Office 7 以前の製品からバージョンアップして製品を使 している場合 旧製品のアドレスデータは すべて共有アドレス帳に登録されています 初期設定では すべてのユーザー ( 全員 ) に 閲覧 変更 作成 削除が可能 のアクセス権が設定されています アクセス権を設定したブックは ブックの管理 画 の アクセス制限 欄に 制限あり と表 されます 10

11 閲覧のみ のアクセス権もないユーザーには アドレス帳( 覧 ) 画 にブック 体が表 されません システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > ブックの管理の順にクリックする 必要なを設定する ブックの操作 リンク 追加追加するブックを追加します 変更変更するブックの設定を変更します 順番変更順番変更するブックの表 順を変更します 削除削除するブックを削除します アクセス権 アクセス権と運 管理者を変更する 指定したブックに対して グループごとやユーザーごとのアクセス権を設定します アクセス権を設定する 運 管理 運 管理者を変更する ブックごとに運 管理者を設定します 共有アドレス帳の運 管理者を設定します ブックの設定 * は必須です ブック名 ブック名を します アクセス権の設定 操作 ブックの閲覧ブックの変更ブックの作成ブックの削除 閲覧のみ 閲覧 変更 作成 削除が可能 運 管理者の設定 全員を運 管理者に登録する すべてのユーザーを運 管理者に登録する場合に選択します 11

12 特定のユーザーを指定する 特定のユーザーを運 管理者に登録する場合に選択し 登録するユーザーを選択します 次のようなアクセス権を設定できます ブック A に対して A さんは閲覧しかできないが B さんはアドレスデータの登録や変更もできる アドレスデータを 括削除する ブックごとに登録されているアドレスデータをまとめて削除します アドレスデータを 括削除すると 登録されているすべてのアドレスデータが削除され 元に戻せません アドレスデータを削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合 重要なデータは削除の前にバックアップし 保管することを推奨します データをバックアップする CSVファイルからデータを 出 する削除対象のアドレスデータが多いときは 度の操作で削除されず 処理を続けるかどうかを確認するメッセージが表 される場合があります 確認メッセージはすべてのアドレスデータが削除されるまで表 されます 削除するをクリックし 残りのアドレスデータを削除してください 共有アドレス帳のアドレスデータの 括削除では 公開されているアドレスデータのみ削除されます 公開のアドレスデータは削除されません システム管理者は アドレス帳 ( 覧 ) 画 からアドレスデータを表 し 登録されているアドレスデータを個別に削除できます ユーザーマニュアル : アドレス帳のデータを削除する運 管理者は 運 管理 画 で管理権限のあるブックのアドレスデータをまとめて削除できます ブックごとにアドレスデータを 括削除する システム設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > アドレスデータの 括削除の順にクリックす る 削除対象のブックを選択し 削除するをクリックする 削除する場合は 括削除するをクリックする 12

13 アドレス帳を運 しよう アドレス帳の運 管理についてします 運 管理者は システム管理者によって指定されたユーザーです アドレス帳の運 管理者に登録されたユーザーは アドレス帳 ( 覧 ) 画 に 運 管理が表 されます アドレス帳の運 管理 分類 CSV ファイルからの読み 名データを CSV ファイルから読み込みます 込み 名 CSV ファイルへの書き出 名データを CSV ファイルに書き出します し 絞り込み 会社の絞り込みを設定します 会社 込み CSV ファイルからの読み 会社データを CSV ファイルから読み込みます CSV ファイルへの書き出 会社データを CSV ファイルに書き出します し アドレス帳アドレスデータの 括削除 ブックごとにアドレスデータをまとめて削除します 絞り込みを設定する 名データや会社データをCSVファイルから読み込む 名データや会社データをCSVファイルに書き出すブックごとにアドレスデータを 括削除する 絞り込みを設定する アドレス帳( 会社 覧 ) 画 に表 される 会社情報を条件ごとに分類して表 させる 絞り込み を設定します 特定のユーザーが作成した会社情報のみを表 させたり 特定の 付以降に作成された会社情報のみを表 させたりできます 13

14 利 ユーザーを設定し 絞り込みを使 するユーザーを制限できます 絞り込み条件を設定する場合 次の点に注意してください システム管理者の設定により 表 されるが異なります タイプが ファイル の カスタマイズ可能な は 条件に設定できません アドレス帳 ( 名 覧 ) または アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 を表 する 運 管理をクリックし 会社の絞り込みをクリックする ブックを選択し 必要なを設定する 絞り込みの操作 リンク 追加する 絞り込みを追加します 追加 再利 する 追加した絞り込みを再利 して追加します 絞り込み名 絞り込み条件 または利 ユーザーの設定を再利 できます 異なるブックに追加する場合は ブック欄で追加するブックを選択します 変更変更する絞り込みの設定内容を変更します 順番変更順番変更する絞り込みの表 順を変更します 削除削除する絞り込みを削除します 絞り込みの設定 * は必須です 絞り込み名 絞り込み条件の名称を します 絞り込み条件 絞り込みの条件を設定します 14

15 利 ユーザー 利 するユーザーの条件を選択します 特定のユーザーが利 する を選択した場合は 利 するユーザーを設定します 名データや会社データを CSV ファイルから読み込む CSVファイルを作成する場合の注意点については 次のページを参照してください CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できるについては 次のページを参照してください アドレス帳 :CSVファイルで管理できる 名データの読み込みについて 名データは CSVファイルで読み込むと 同じ名前があってもデータは上書きされず 新規追加になります よくある質問と答え (FAQ) アドレス帳( 名 覧 ) 画 または アドレス帳( 会社 覧 ) 画 を表 する運 管理をクリックし 名または会社の CSVファイルからの読み込みをクリックするブックを選択し 参照をクリックしてファイルを選択し 次に ファイルの中 を確認する >> をクリックする CSVファイルの中 とアドレス帳のの関連付けをドロップダウンリストから選択する CSVファイルの先頭 に名が っている場合 先頭 を名として無視する を選択します 読込む中 を確認して 読み込むをクリックする 名データや会社データを CSV ファイルに書き出す CSVファイルで管理できるについては 次のページを参照してくださいアドレス帳 :CSVファイルで管理できる 名データのうち CSVファイルに書き出されるのは 公開されている 名データのみです 各ユーザーが 公開としている 名データは書き出されません タイプが ファイル のに添付したファイルは CSV ファイルに書き出せません 使 を停 したは CSV ファイルに書き出せません アドレス帳( 名 覧 ) 画 または アドレス帳( 会社 覧 ) 画 を表 する 運 管理をクリックし 名または 会社の CSVファイルへの書き出しをクリッ クする ブックと書き出すを設定し 書き出すをクリックする 15

16 表 される画 にしたがって ファイルを保存します CSVファイルの先頭 に名を れる場合 先頭 に名を書き出す を選択します CSVファイルに書き出し ファイルを保存する表 される画 にしたがってファイルを保存します ブックごとにアドレスデータを 括削除する ブックごとに登録されているアドレスデータをまとめて削除します 運 管理権限のあるブックのみ アドレスデータをまとめて削除できます アドレスデータを 括削除すると 登録されているすべてのアドレスデータが削除され 元に戻せません アドレスデータを削除する場合は注意してください Office 9 パッケージ版の場合 重要なデータは 削除の前にバックアップし 保管することを推奨します データをバックアップする CSV ファイルからデータを 出 する 共有アドレス帳のアドレスデータの 括削除では 公開されているアドレスデータのみ削除されます 公開のアドレスデータは削除されません アドレス帳 ( 名 覧 ) または アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 を表 する 運 管理をクリックし アドレス帳のアドレスデータの 括削除をクリックする 削除対象のブックを選択し 削除するをクリックする 削除する場合は 括削除するをクリックする 16

17 アドレス帳を使ってみよう アドレス帳の操作 法についてします アドレス帳とはアドレス帳を閲覧するアドレス帳を検索するアドレス帳を登録するアドレス帳を変更するアドレス帳のデータを削除する個 設定を変更する アドレス帳とは アドレス帳でできること 画 の かた アドレス帳でできること アドレス帳とは 取引先などの社外のアドレス情報 ( 個 情報または会社情報 ) を管理し 他のユーザーと共有できる アプリケーションです アドレス情報は ブックごとに管理され 名 覧と会社 覧の2 種類のタブに分類されています 会社に所属する や所属する会社のように それぞれのデータを紐付けて管理できます また アドレスデータは 個 のアドレスグループ を設定して 分の利 しやすいように分類できます 共有アドレス帳の個 情報は 公開で登録することで ユーザー固有のアドレス帳として利 できます オプション製品の 報告書を利 すると 会社情報に関連付けて報告書を作成し 会社ごとの報告書の履歴や予定の 覧を確認できます 製品内に登録されているユーザーの情報については 次のページを参照してください ユーザー名簿 システム管理者の設定により 部の操作を制限されている場合があります 画 の かた トップページで アドレス帳をクリックすると アドレス帳 ( 覧 ) 画 が表 されます アドレス帳 ( 覧 ) 画 には 分や他のユーザーが書き込んだアドレス情報が 覧で表 されます 17

18 アドレス帳を閲覧する アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 または アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 を表 する ブックを選択し 閲覧するアドレス帳の 覧をクリックする アドレス帳のブック 共有アドレス帳 共有アドレス帳に登録されているアドレスデータが 覧で表 されます 共有アドレス帳に 公開で登録したアドレスデータは すべてのユーザーが閲覧できます 公開で登録したアドレスデータは 登録したユーザーのみ閲覧できます ブック名 選択したブックに登録されているアドレスデータが 覧で表 されます アクセス権のあるブックのみ画 に表 されます アドレス帳の 覧 名 覧 登録されている のアドレスデータが 覧で表 されます 会社 覧 登録されている会社のアドレスデータが 覧で表 されます ドロップダウンリストから個 アドレスグループまたは絞込を選択する 個 アドレスグループのメニュー ( すべて ) アドレス帳に登録されているすべての 名が表 されます ( 公開 ) 公開に設定した 名のみが表 されます 共有アドレス帳の 名 覧でのみ選択できます グループ 選択したグループに登録されている 名が表 されます 18

19 絞込メニュー ( すべて ) アドレス帳に登録されているすべての会社名が表 されます ( 担当 ) 担当者に設定された会社名のみ表 されます グループ 選択したグループに登録されている会社名が表 されます 閲覧する 名または会社名をクリックし 個 情報または会社情報の詳細を閲覧する アドレス帳は 次の画 からも閲覧できます トップページのアドレス帳パーツ アドレス帳 パーツを操作する 名の詳細 画 は 次の画 からも表 できます 会社の詳細 画 で 所属している 欄の 名をクリック 名の詳細 画 で 会社情報 欄の 名をクリック スケジュール 報告書 またはカスタムアプリの画 からアドレス帳のデータを閲覧できます 予定に関連したアドレス帳のデータの閲覧アドレス帳データの閲覧 ( 報告書 ) レコード 覧 画 の かた レコードの詳細 画 の かた 名の詳細 または 会社の詳細 画 で 会社情報 欄の会社情報の表 をクリックすると ネット連携サービス を利 し 会社情報を閲覧できます 画 に表 されるアイコンについて アドレス帳( 覧 ) / アドレス帳の詳細 画 に表 されるアドレスデータのアイコンについてします アイコン 個 情報を表しています 公開の個 情報を表しています 会社情報を表しています 表 する 隠す 設定した地図を表 するかどうかを切り替えます 継続サービスライセンスがない場合は 表 されません アドレス帳では 次の操作もできます 会社に関連した予定や報告書の閲覧 会社の詳細 画 で 報告書 の登録情報 欄の 予定 覧または 履歴 覧をクリック 会社の詳細 画 で 報告書 の登録情報 欄の 予定 覧をクリックし 報告書 ( 議 事録 ) を閲覧するをクリック会社に関連した報告書の作成 会社の詳細 画 で 報告書 の登録情報 欄の 報告書を作成するをクリック 会社の詳細 画 で 報告書 の登録情報 欄の 予定 覧をクリックし 報告書を作成 する予定の 予定の詳細 画 で その他の操作 > 報告書 ( 議事録 ) を書くの順にクリック 各予定に関する報告書 ( 議事録 ) を作成されていない場合は 未報告と表 されます 19

20 会社ごとの担当者の設定 会社の詳細 画 で 報告書 の登録情報 欄の担当者を変更するをクリック 担当者の設定は 報告書からも変更できます アドレス帳 に登録されている会社ごとの担当者の設定 個 アドレスグループと絞込についてアドレス帳では 個 アドレスグループと絞込を利 してデータを絞り込みできます 個 アドレスグループは各ユーザーが作成し 個 情報を分類するために使 します 絞り込みは運 管理者が設定し 会社情報を分類するために使 します 個 のアドレスグループを設定する個 設定で アドレス帳 ( 覧 ) 画 に表 するを変更できます 覧画 の表 法を変更する Office 9 パッケージ版で 次の機能を使 するには 継続サービスライセンスが必要です 企業情報の閲覧地図の表 アドレス帳を検索する キーワードや条件を指定し アドレス帳を検索します アドレス帳の検索は 表 しているブックに関係なく すべてのブックから検索します 検索するブックを絞り込む場合は 詳細検索で検索するブックを選択します アドレス帳( 名 覧 ) 画 または アドレス帳( 会社 覧 ) 画 を表 する検索のテキスト欄にキーワードを し 名検索または会社検索をクリックする AND 検索する場合は 字列と 字列の間に半 または全 のスペースを します 詳細条件を指定する場合は 検索ボタン欄横の詳細検索をクリックします アドレス帳の詳細検索 名または会社名をクリックし 検索結果を確認する該当するアドレス情報が よみ に設定された 字の五 順に表 されます 再検索する場合は 検索のテキスト欄にキーワードを し 名検索または会社検索をクリックします アドレス帳の検索では 登録されている 名 覧または会社 覧の中から次の条件で検索します アドレス帳の検索対象 次のにキーワードが含まれているかどうかを検索します 使 していないは検索対象から除外されます 姓 アドレス帳 名 覧 名姓よみ名よみ役職 20

21 Tel Mail メモカスタマイズ 1 所属する会社情報 会社コード ( 完全に 致した場合のみ ) 会社名 会社よみ 部課 郵便番号 住所 会社 Tel 会社 Fax URL カスタマイズ 1 次のにキーワードが含まれているかどうかを検索します 使 していないは検索対象から除外されます 会社名会社名よみ部課郵便番号住所会社 Tel 会社 覧 会社 Fax URL カスタマイズ 1 所属する個 情報 姓 名 姓よみ 名よみ 役職 Tel Mail メモ カスタマイズ 1 1 : ファイル以外 アドレス帳の詳細検索検索ボタン横の詳細検索をクリックすると 検索条件を指定し 検索対象を絞り込みできます 指定できる検索条件は 次のとおりです 検索条件の設定 21

22 対象ブック 検索するブックを選択します すべてのブックから検索する場合は ( 全ブック ) を選択します 結果表 1 画 に表 する検索結果の件数を選択します 検索条件 検索対象を絞り込む条件を設定します トップページで製品内検索機能や アドレス帳 パーツを使 しても アドレス帳を検索できます アドレス帳を登録する アドレス帳に個 情報や会社情報登録します ブックのアクセス権の設定により アドレスデータを登録できない場合があります アドレス帳には 個 情報と会社情報のアドレスデータを登録できます 個 情報に所属する会社を設定したり 会社情報に所属している を登録したりできます 個 情報を登録する会社情報を登録する 個 情報を登録する アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 を表 する 名を登録するをクリックする 必要なを設定する 名の登録の設定 * は必須です ブック名 個 情報を登録するブックを選択します 公開 公開 登録する個 情報を 公開するかどうかを選択します 共有アドレス帳の 名 覧でのみ選択できます 公開の個 情報とは 名前 登録する の姓名を します よみ 名前のよみを します 役職 役職名を します Tel 電話番号を します メールアドレスを します 22

23 画像 画像ファイルを設定します メモ 追記情報を します その他の システム管理者によって が設定されている場合は 設定されたが表 されます 必要に応じてを設定します アドレスグループを選択する新しくアドレスグループを作成する場合は 新規作成をクリックし アドレスグループを追加します 個 のアドレスグループを設定する所属する会社情報を設定する所属する会社情報を登録する場合は 所属する会社情報を登録する を選択し 会社情報を登録します 会社情報を登録するアドレス帳に登録されている会社情報を利 する場合は アドレス帳に登録済みの会社情報を利 するをクリックし 利 する会社情報の 利 するをクリックします アドレス帳に登録されている会社情報の利 を中 し 新しく会社情報を作成する場合は するをクリックし 所属する会社情報を登録します 新規に会社情報を登録 内容を確認し 登録するをクリックする 個 情報は 次の画 からも登録できます ヘッダーで [ リンク ] をクリックし [ 始めるメニュー ] にマウスオーバーして [ アドレスを 登録する ] をクリック 会社の詳細 画 で 所属している 欄の 登録するをクリック 名の詳細 画 で 再利 するをクリック 表 しているアドレスデータのすべてのを再利 し アドレスデータを作成できます 差出 のアドレスデータの登録 メールの詳細 画 で 差出 の横の アドレス帳に登録するをクリック メールの詳細 画 で その他の操作 > 差出 をアドレス帳に登録するの順にク リック 公開の個 情報とは他のユーザーが閲覧できるように公開するか 個 で使 するために 公開にするかを設定します 個 情報を 公開で登録すると 登録したアドレスデータは他のユーザーから閲覧できません 共有アドレス帳のみ 公開の個 情報を登録できます 公開の個 情報は アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 で名前の左にが表 されます 名の詳細 画 では名前の右に ( 公開 ) と表 されます 会社情報は 公開で登録できません 所属する会社情報を設定するとき 異なるブックに登録されている会社情報を利 する場合は 選択した会社情報が登録先のブックに新規に追加されます 会社情報を登録する アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 を表 する 会社を登録するをクリックする 23

24 必要なを設定し 登録するをクリックする 登録済みの会社情報と重複しないかどうかを確認する場合は 録されている会社情報を検索します 登録済みデータと重複確認するをクリックし 登 会社の登録の設定 * は必須です ブック名 会社を登録するブックを選択します 登録する会社の名称を します 会社名を し 企業情報を表 をクリックする 会社名 と 別ウィンドウで企業情報検索の画 が表 され 企業情報を検索できます 企業情報を検索する 会社よみ 会社名のよみを します 部課 部課名を します 郵便番号を します 郵便番号を し 住所を表 をクリックすると 郵便番号 郵便番号 から住所を検索できます 郵便番号から住所を検索する 住所 会社の住所を検索します 住所を し 地図を検索をクリックすると 周辺地図を検索し アドレス帳に地図 地図 を取り込めます 地図を表 する 路線を検索をクリックすると 路線情報を検索し 経路 / 所要時間 / 道運賃を取り 路線 込めます 路線を検索する 会社 Tel 会社の電話番号を します 会社 Fax 会社の Fax 番号を します URL 会社のホームページや 会社に関するホームページの URL を します その他の システム管理者によって が設定されている場合は 設定されたが表 されます 必要に応じてを設定します 個 情報は 次の画 からも登録できます 会社の詳細 画 で 再利 するをクリック表 しているアドレスデータのすべてのを再利 し アドレスデータを作成できます ただし 所属するユーザーや担当者は再利 できません アドレス帳データの利 についてアドレス帳に登録されたアドレス帳データは スケジュールや報告書 タイプが データ参照 ( アドレス帳 ) のが含まれているアプリと連携して利 できます 24

25 予定の登録 画 で 会社情報 の アドレス帳から取り込むをクリックし 利 する会社 情報の会社名横の 利 するをクリック 報告書の作成 画 で 会社 欄の アドレス帳から追加をクリックし 利 する会社情報 の会社名横の 利 するをクリック レコードの登録 / レコードの編集 / レコードの登録( 再利 ) 画 で アドレス帳から取り込む をクリックし 利 する会社情報の会社名横の 利 するをクリック 会社情報の詳細を確認して登録する場合は 会社の情報の選択 画 で 利 するをクリックしてもアドレス帳データを利 できます 企業名をクリックし 該当するアドレス帳のデータが登録されていない場合や 新規に利 するアドレス帳のデータを登録する場合は 新規に会社を登録するをクリックし会社情報を登録します Office 9 パッケージ版で 次の機能を使 するには 継続サービスライセンスが必要です 企業情報の検索郵便番号からの住所検索地図の検索路線の検索 アドレス帳を変更する アドレス帳の情報を変更します ブックのアクセス権の設定により アドレスデータを変更できない場合があります 会社情報を変更した場合 その会社に所属している の個 データの会社情報に変更内容が反映されます アドレス帳の登録内容を変更する個 の登録情報を変更する所属する会社を変更する所属する を登録する アドレス帳の登録内容を変更する 名の詳細 画 または 会社の詳細 画 を表 する 個 情報 欄または 会社情報 欄の 変更するをクリックする 必要なを変更し 変更するをクリックする 名の登録の設定会社の登録の設定 会社情報を変更すると 関連づけられているすべての個 情報の詳細に表 される会社情報に 変更内容が反映されます 会社情報に地図または路線が登録されている場合 それぞれのに表 されているクリアをクリックすると 地図または路線のデータを削除できます 地図欄に表 させる編集するをクリックすると 設定されている地図の設定を変更できます 25

26 名情報を変更する場合 名を登録したユーザーだけに 公開 / 公開を選択するラジオボタンが表 されます 個 の登録情報を変更する 個 のアドレスグループを変更します 名の詳細 画 を表 する さん の登録情報 欄の変更するをクリックする個 アドレスグループを選択し 変更するをクリックする新しくアドレスグループを作成する場合は 新規作成をクリックし アドレスグループを追加します 所属する会社を変更する 名の詳細 画 を表 する 会社情報 欄の 別の会社に所属させるをクリックする 変更先の会社名の 所属するをクリックする 会社情報との関連付けを解除する場合は 所属させないをクリックます 会社情報の詳細 画 を表 し 会社名横の 所属するをクリックしても アドレス帳のデータを利 できま す 会社情報が未設定の場合は 会社に所属させるをクリックし 所属する会社を設定できます 所属する を登録する 登録されている会社に所属する を登録します 会社の詳細 画 を表 する 所属している 欄の 登録するをクリックする 必要なを設定し 登録するをクリックする 名の登録の設定 アドレス帳のデータを削除する 26

27 アドレスデータを1 件ずつ削除します 会社データを削除すると 削除した会社に所属する のデータから会社情報が削除されます 削除した会社に所属する のデータ 体は削除されません 次の条件をすべて満たす場合に アドレスデータを削除できます アクセス権の設定により 削除する権限が付与されている データを登録したユーザーまたはシステム管理者である 名の詳細 画 または 会社の詳細 画 を表 する 削除するをクリックする 削除する場合は 削除するをクリックする 個 設定から追加した 公開の 名データをまとめて削除できます 公開の 名データを 括削除する 個 設定を変更する アドレス帳では 次の設定を個 設定で変更できます アドレス帳の個 設定 個 アドレスグループ 個 のアドレスグループを設定できます 表 の設定 アドレス帳( 覧 ) 画 に表 されるを設定できます CSV ファイルからの読み込み ( 公開の 名データ ) 公開の 名データを CSV ファイルに読み込めます CSV ファイルへの書き出し ( 公開の 名データ ) 公開の 名データを CSV ファイルに書き出せます 公開の全 名データの削除 公開の 名データをまとめて削除できます 個 のアドレスグループを設定する 覧画 の表 法を変更する 公開の 名データをCSVファイルから読み込む 公開の 名データをCSVファイルに書き出す 公開の 名データを 括削除する 個 のアドレスグループを設定する 各ユーザーが使いやすいように個 情報を分類する特定のユーザーをグループとして登録します 個 アドレスグループは設定したユーザーのみ使 できます 他のユーザーからは閲覧できません 27

28 設定した個 アドレスグループは アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 のメニューに追加され ユーザーの 覧を画 に表 できます 共有アドレス帳の 名 覧で メニューから ( 公開の 名 ) を選択し 公開で登録した個 情報のみを表 できます 個 設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする する 各アプリケーションのアドレス帳 > 個 アドレスグループの順にクリック 必要なを設定する 個 アドレスグループの操作 リンク 追加追加する個 アドレスグループを追加します 変更 変更する 個 アドレスグループの名称や 登録している個 情報を変更します 順番変更順番変更する個 アドレスグループの表 順を変更します 削除削除する個 アドレスグループを削除します 個 アドレスグループの設定 * は必須です グループ情報 追加する個 アドレスグループの名称を登録します 所属情報 個 アドレスグループに登録する個 情報を選択します 個 アドレスグループに登録する個 情報を選択します 登録から外す場合は選択を外します 名の登録 画 で 個 アドレスグループ欄の 新規作成をクリックし 個 アドレスグループを追加できます 個 アドレスグループ名を し 追加するをクリックすると 名の登録 画 に戻ります 個 アドレスグループを削除しても 削除する個 アドレスグループに登録されていた個 情報は削 28

29 除されません 覧画 の表 法を変更する アドレス帳( 覧 ) 画 に表 されるを設定します アドレス帳( 名 覧 ) / アドレス帳( 会社 覧 ) 画 を表 した場合に 最初に表 される個 アドレスグループ / 絞込を設定できます アドレス帳( 覧 ) 画 に表 するは システム管理者の設定によって異なる場合があります 表 で設定した内容は 次の検索結果画 の表 に反映されます アドレス帳の検索 画 製品内検索 画 個 設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 表 の設定の順にクリックする 必要なを設定し 設定するをクリックする アドレス帳の表 画 の設定 共有アドレス帳の初期表 最初に表 する個 アドレスグループ共有アドレス帳で 名 覧を表 するときに 最初に表 する個 アドレスグループを選択します 最初に表 する会社 覧絞り込み共有アドレス帳で会社 覧を表 するときに 最初に表 する会社の絞り込み条件を選択します 名 覧欄の表 アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 で表 するを選択します 会社 覧欄の表 アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 で表 するを選択します 公開の 名データを CSV ファイルから読み込む 読み込んだアドレスデータは 共有アドレス帳の 名 覧に追加されます CSVファイルを作成する場合の注意点については 次のページを参照してください CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できるについては 次のページを参照してください 公開の 名データ :CSVファイルで管理できる 個 設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションの アドレス帳 > CSVファイルからの読み込み ( 公開の 名データ ) の順にクリックする 参照をクリックしてファイルを選択し 次に ファイルの中 を確認する >> をクリックす る CSVファイルの中 とアドレス帳のの関連付けをドロップダウンリストから選択する 29

30 CSV ファイルの先頭 に名が っている場合 先頭 を名として無視する を選択します 読込む中 を確認して 読み込むをクリックする 公開の 名データを CSV ファイルに書き出す タイプが ファイル のに添付したファイルは CSVファイルに書き出せません CSVファイルで管理できるについては 次のページを参照してください 公開の 名データ :CSV ファイルで管理できる 個 設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションの アドレス帳 > CSVファイルへの書き出し ( 公開の 名 データ ) の順にクリックする 書き出すと順番を設定し 書き出すをクリックする CSVファイルの先頭 に名を れる場合 先頭 に名を書き出す を選択します CSVファイルに書き出し ファイルを保存する 表 される画 にしたがってファイルを保存します 公開の 名データを 括削除する 個 設定 画 で 詳細設定 タブをクリックする 各アプリケーションのアドレス帳 > 公開の全 名データの削除の順にク リックする 削除する場合は すべて削除するをクリックする 公開されているアドレスデータを削除する場合は 個別にアドレス帳を削除します アドレス帳のデータを削除する 30

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