< 住所録の作成 > 宛名印刷には 差し込む住所録ファイルが必要です Excel を使って住所録を作成しましょう Excel の起動 エクセルを起動しましょう ( スタートボタン ) をクリック すべてのプログラム をポイント Microsoft Office をクリック Microsoft Off

Transcription

1 Word2007 Word のはがき宛名印刷ウィザードを使って はがきの宛名面の作成 をしましょう 差し込む住所録ファイルは エクセルで作成します 暮らしのパソコンいろは 早稲田公民館 ICT サポートボランティア

2 < 住所録の作成 > 宛名印刷には 差し込む住所録ファイルが必要です Excel を使って住所録を作成しましょう Excel の起動 エクセルを起動しましょう ( スタートボタン ) をクリック すべてのプログラム をポイント Microsoft Office をクリック Microsoft Office Excel 2007 をクリック データの入力 姓名 郵便番号 住所などを入力しましょう 1 1 行目に項目名を入力します A B C D E F G H I J 1 姓名連名郵便番号住所 1 住所 2 電話番号 備考 2 一人分ずつデータを入力します アクティブセルを横のセルに移動するときは Tab( 右へ移動 ) Shift+Tab( 左へ移動 ) や矢印キーが便利です 住所 2には マンション名など 2 行目に表示したい住所を入力します 3 A 列に通し番号を付けます オートフィル機能を使った連続番号の入力セル A2 に 1 と入力し Enter で確定します セル A2 をクリックし セル枠右下の ( フィルハンドル ) をポイントし マウスポインタの形が+になったら Ctrl を押しながら任意の位置までドラッグします マウスの指を放してから Ctrl を放しましょう 列幅の調整 入力した文字がすべて表示されるように 列幅を調整しましょう 手動調整 列番号の右側の境界線をポイントし マウスポインタの形が になったら任意の位置 にドラッグします 自動調整 列番号の右側の境界線をポイントし マウスポインタの形が になったらダブルクリ ックします 最長の文字列に合わせて調整されます 1

3 項目名の書式設定 項目名を中央揃えし セルに塗りつぶしの色を設定しましょう 1 項目名 ( セル範囲 A1:J1 ) を選択します 2 ホーム タブ 配置 グループの 中央揃え をクリックします 3 フォント グループの 塗りつぶしの色 の をクリックし 任意の色を選択します 罫線の設定 表に格子罫線を引きましょう 1 罫線を引く範囲を選択します 2 ホーム タブ フォント グループの 下罫線 の をクリックして 格子 を選択します 住所録の完成図 2

4 名前を付けて保存 完成した住所録をマイドキュメント に保存しましょう 1 (Office ボタン ) をクリックし 名前を付けて保存 をポイントします 2 Excel ブック をクリックします Excel2003 以前のバージョンで開くこ とがある場合は Excel ブッ ク をクリックします 名前を付けて保存 ダイアログが表示されます 3 ファイル名に 住所録 ( 宛名印刷用 ) と入力し 保存場所がマイドキュメントになっていることを確認して 保存 をクリックします Excel ブック で保存すると 下図のメッセージが表示されます 続 行 をクリックします 保存先を USB フラッシュメモリにする場合 1 名前を付けて保存 ダイアログの左側の一覧から コンピューター をクリックします 2 右側に表示された一覧から リムーバブルディスク を選択し 開く をクリックします 3 ファイル名を入力して 保存 をクリックします 3

5 < はがきの宛名印刷 > Word のはがき宛名印刷ウィザードを使って はがきの宛名印刷をしましょう Word の起動 ( スタートボタン ) をクリック すべてのプログラム をポイント Microsoft Office をクリック Microsoft Office Word2007 をクリック 宛名面の作成 はがき宛名印刷ウィザードに Excel で作成した住所録を差し込んで宛名面を作成します 1 差し込み文書 タブをクリックし 作成 グループの はがき印刷 をクリックします はがき印刷 ダイアログが表示されます 2 宛名面の作成 をクリックします はがき宛名作成ウィザード が表示され ます 3 次へ をクリックします 4 年賀/ 暑中見舞い を選択します 普通はがきを使う場合は 普通はがき を選択します 5 次へ をクリックします 4

6 6 縦書き を選択します 7 次へ をクリックします 暮らしのパソコンいろは 8 フォント の をクリックし 一覧から HGP 行書体 を選択します 9 宛名住所内の数字を漢数字に変換する と 差出人の住所内の数字を漢数字に変換する にチェックを入れます 10 次へ をクリックします 11 差出人情報を入力します 以前に入力している場合は 自動的に表示されます 12 差出人を印刷する にチェックを入れます 文面に差出人情報を印刷する場合は チェックを外します 13 次へ をクリックします 14 他の住所録ファイルを差し込む にチェ ックを入れ 参照 をクリックします 5

7 住所録ファイルを開く ダイアログが表示されます 15 左側の一覧から ドキュメント をクリックします 16 ファイル名横の すべての住所録ファイル をクリックし 表示された一覧から すべてのファイル を選択します 17 住所録( 宛名印刷用 ) を選択し 開く をクリックします 住所録ファイル名 にファイル名が表示されます 18 宛名の敬称 の をクリックして 様 を選択します 19 次へ をクリックします 20 完了 をクリックします テーブルの選択 ダイアログが表示されたら Sheet1$ が選択されていることを確認し OK をクリックします 設定した内容をもとに作 成された新規文書が表示 されます リボンに アドイン タブが追加されます 6

8 住所などが表示されなかった場合 フィールドの対応 で フィールドの表示と住所録の項目を対応させます 1 差し込み文書 タブの 結果のプレビュー をクリックして OFF にします どこに何のフィールが挿入されているかわかります 2 文書入力とフィールドの挿入 グループの フィールドの対応 をクリックします フィールドの対応 ダイアログが表示されます 3 各フィールドに住所録の項目名が対応するように をクリックして一覧から項目名を選択します 4 このデータソースの対応付けをコンピューターに保存する にチェックを入れて OK をクリックします 5 結果のプレビュー をクリックすると 設定したすべてのフィールが表示されます 連名を設定したい場合 1 連名を表示する位置をクリックします と のハンドルが付き選択状態になります 2 差し込み文書 タブの 差し込みフィールドの挿入 をクリックし 連名 を選択します 住所録の連名欄に入力されている名前が表示されます 7

9 宛名面の編集 アドイン タブのボタンを使って編集します 差し込み印刷の宛先 : 宛先を並べ替えたり 表示する宛先を選択したりします 2 差出人住所入力 : 差出人住所の編集をします 3 レイアウトの微調整 : 印刷位置の微調整をします 4 データ : 宛先の検索や抽出 住所録の項目名とフィールド名の関連付けをします 5 印刷 : 印刷をします 6 フィールド / 値の表示 : 差し込んだフィールド名が表示されます 7 先頭のレコード : 先頭の宛名はがきを表示します 8 前のレコード : 表示している宛名はがきの1 件前を表示します 9 レコード : 数値を入力して 任意の宛名はがきを表示します 10 次のレコード : 表示している宛名はがきの1 件後ろを表示します 11 最後のレコード : 最後の宛名はがきを表示します 12 はがき文面印刷ウィザードの起動 : はがき文面印刷ウィザード ダイアログを表示します 印刷 印刷設定をして はがきの宛名を印刷をしましょう 1 アドイン タブの 宛名 をクリックします 差し込み印刷の宛先 ダイアログが表示されます 2 印刷しない宛名のチェックを外して OK をクリックします 3 印刷 をクリックします 4 すべて印刷 をクリックします プリンタに差し込み ダイアログが表示されます 5 すべて にチェックを入れて OK をクリック します 8

10 6 印刷 ダイアログが表示されます 7 プロパティ をクリックします プリンタのプロパティ が表示されます プリンタの機種によって プロパティ画面は異なります 左図は Canon MP610 のものです 8 基本設定 タブをクリックし 用紙の種類 印刷品質などを設定します 9 ページ設定 タブをクリックして 用紙のサイズ 用紙の向きなどを設定して OK をクリックします 印刷 ダイアログに戻ります 10 OK をクリックすると印刷が開始されます 保存 作成したファイルに はがき宛名印刷 と名前を付けて マイドキュメントに保存しましょう 1 (Office ボタン ) をクリックします 2 名前を付けて保存 をポイントし Word 文書 をクリックします Word2003 以前のバージョンで開くことがある場 9

11 合は Word 文書 をクリックします 名前を付けて保存 ダイアログが表示されます 3 ファイル名に はがき宛名印刷 と入力し 保存場所が ドキュメント になっていることを確認します 保存した宛名はがきを開く保存した はがき宛名印刷 ファイルを開くと 右図のメッセージが表示されます はい をクリックするとファイルが開きます ドキュメントでない場合は 左側の一覧から ドキュメント をクリックします USB メモリに保存する場合は 左側の一覧から コンピューター をクリックし リムーバブルディスク を選択します 4 保存 をクリックします 保存されるとタイトルバーにファイル名が表示されます 差し込んだ住所録ファイルの保存場所は 変更し ないようにしましょう 変更した場合は 再設定が必要です ホームページの紹介 暮らしのパソコンいろは ( 講座予定 ) Happy Time( 過去の講座 )