第 12 講データ管理 1 2 / 14 ページ 12-1 データベースソフトの概要データベースとは集められた様々なデータをテーマや目的に沿って分類整理したものですデータベースソフトではデータベースを作成しその管理を行います何種類ものファイルや帳簿で管理していたデータをコンピュータ上で互

Size: px

Start display at page:

Download "第 12 講データ管理 1 2 / 14 ページ 12-1 データベースソフトの概要データベースとは集められた様々なデータをテーマや目的に沿って分類整理したものですデータベースソフトではデータベースを作成しその管理を行います何種類ものファイルや帳簿で管理していたデータをコンピュータ上で互"

えのままだ
5 years ago
Views:

1 B コース 1 / 14 ページコンピュータリテラシー B コース第 12 講 [ 全 15 講 ] 2011 年度春学期基礎ゼミナール ( コンピューティングクラス )

2 第 12 講データ管理 1 2 / 14 ページ 12-1 データベースソフトの概要データベースとは集められた様々なデータをテーマや目的に沿って分類整理したものですデータベースソフトではデータベースを作成しその管理を行います何種類ものファイルや帳簿で管理していたデータをコンピュータ上で互いに参照しながら有効に活用することが可能となります 12-2 Access の概要リレーショナルデータベースソフト Access では次のようなことができますデータの管理集めて整理したデータをテーブルというオブジェクトで管理しますこのテーブルは複数作成して管理することができますさらに管理しているテーブル間を関連付けて同時に利用することができますデータの検索抽出蓄積し管理しているテーブルから必要なデータを検索して抽出しその結果を表示しますさらに加工して表示することも可能です印刷管理しているデータを目的に応じて抽出し効果的なレイアウトで出力することができます 12-3 Access の起動デスクトップの [ Microsoft Access ] アイコンをダブルクリックします [Access] が起動しウィンドウが表示されますアイコンがない環境では [ スタート ] ボタン - [ すべてのプログラム ] - [Microsoft Office] - [Microsoft Office Access2010 ] という手順で起動します本テキストでは操作画面の紹介が Access2010 の画面構成となっています 12-4 データベースファイルの新規作成 Access ではあらかじめ保存場所を決めてファイルを作成しその中に必要な各種オブジェクトを作成して管理していきます

新規のファイル作成空のデータベースファイルサークル名簿を作成しましょう 3 / 14 ページ 1. Microsoft Office Access - 作業の開始が表示されていることを確認します 2. [ 空のデータベースを新規作成 ] の [ 空のデータベース ] をクリックします 3. 画面右側の領域に [ 空のデータベース ] が表示されます 4.

3 新規のファイル作成空のデータベースファイルサークル名簿を作成しましょう 3 / 14 ページ 1. Microsoft Office Access - 作業の開始が表示されていることを確認します 2. [ 空のデータベースを新規作成 ] の [ 空のデータベース ] をクリックします 3. 画面右側の領域に [ 空のデータベース ] が表示されます 4. ファイル名右横のをクリックします 5. [ 新しいデータベース ] ダイアログボックスが表示されます 6. [ 保存先 ] を指定し [ ファイル名 ] にサークル名簿と入力し [OK] をクリックします 7. Microsoft Office Access - 作業の開始に戻ります 8. [ ファイル名 ] にサークル名簿と表示されていることを確認し [ 作成 ] をクリックします 12-5 Access の画面構成名称機能 1 作業領域オブジェクトを表示したり編集作業を行う領域です 2 ナビゲーションウィンドウ作成したオブジェクトの一覧が表示されるウィンドウです各部名称や役割については 14 ページを参照のこと 3 タブ付きドキュメントオブジェクトの表示を切り替えるタブのことです 4 表示選択ショートカット画面のビューを切り替えます書式設定は [ データシートビュー ] です

4 / 14 ページ 3 2 1 4 12-6 Access の構成要素 ( データベースオブジェクト ) Access ではひとつのデータベースファイルがテーブルクエリフォームレポートなどのデータベースオブジェクトから構成されていますテーブルテーブルの入れ物にあたるオブジェクトデータベース作成の中心となるものテーブルに格納したデータを必要なところだけ取り出したり集計したりと

4 4 / 14 ページ Access の構成要素 ( データベースオブジェクト ) Access ではひとつのデータベースファイルがテーブルクエリフォームレポートなどのデータベースオブジェクトから構成されていますテーブルテーブルの入れ物にあたるオブジェクトデータベース作成の中心となるものテーブルに格納したデータを必要なところだけ取り出したり集計したりと目的に応じてクエリ加工できるオブジェクトフォームデータを入力したり表示できるオブジェクトデータを印刷するためのオブジェクト目的にあわせてレイアウトを変更したり宛名ラベレポートルへの印刷などにも使用可能ページインターネットなどで利用できる Web ページを作成するオブジェクトマクロ一連の操作を登録して自動化するオブジェクトモジュールより高度な処理を行うようプログラミング言語を使用するオブジェクト 12-7 テーブルの作成テーブルはいくつかのフィールドと呼ばれる項目 ( 列 ) とレコードと呼ばれる 1 件ずつのデータのまとまりで構成されますテーブルの表示 ( ビュー ) は主に次の2つを使用しますデータシートビューデータの入力や表示編集などをおこなう表形式の表示デザインビューテーブルの構造をデザインするためのビューフィールドを追加したりデータ型を定義したりするがデータの入力はできない

下記のとおり 2 つ目のフィールドを設定しますフィールド名 : 会員種別データ型 : テキスト型フィールドサイズ :10 12-8 主キーの設定主キーとはテーブルに入力されているデータ( レコード ) を識別するために付けられるものです

5 新しいテーブル T 会員種別を作成しましょう 5 / 14 ページ 1. 起動時に表示されているテーブル 1 は閉じます 2. [ 作成 ] タブ [ テーブル ] グループのテーブルデザインをクリックします 3. テーブル 1 がデザインビューで表示されますフィールド名データ型フィールドサイズを設定していきましょう 1. フィールド名に種別 CD と入力します 2. [ データ型 ] はテキスト型画面下のフィールドサイズの数値を 1 と入力します 3. 下記のとおり 2 つ目のフィールドを設定しますフィールド名 : 会員種別データ型 : テキスト型フィールドサイズ : 主キーの設定主キーとはテーブルに入力されているデータ( レコード ) を識別するために付けられるものです主キーに設定されているフィールドの値を1つ指定すると固有のレコードが特定されることになります種別 CD に主キーを設定しましょう 1. 種別 CD フィールドの左端( フィールドセレクタ ) をクリックし種別 CD フィールドを選択します 2. [ テーブルツール ]-[ デザイン ] タブの [ ツール ] グループから [ 主キー ] ボタンをクリックします

6 6 / 14 ページ 12-9 テーブルの保存テーブルの保存作成したテーブルを保存しましょう 1. [Office ボタン ] をクリックしメニューから [ 名前を付けて保存 ] をクリックします 2. [ 名前を付けて保存 ] ダイアログボックスの [' テーブル 1' の保存先 ] に T 会員種別と入力し [OK] をクリックしますデータの入力データの入力はデータシートビューに画面を切り替えて行います 1. [ 表示 ] グループの [ 表示 ] をクリックしますテーブル T 会員種別に以下のデータを入力しましょう種別 CD A B C D 会員種別幹事会員普通会員ボランティア会員サポート会員テーブルへのデータのインポート Excel で作成されたデータを Access に取り込みましょう外部データを取り込むことをインポートといいますインポートデータのダウンロード ( 準備作業 ) Access 内にインポートする Excel ファイルをデスクトップにダウンロードします 1. member.xls をクリックします 2. [ セキュリティ警告 ] ダイアログボックスが表示され [ 許可 ] をクリックします 3. [ ファイルのダウンロード ] ダイアログボックスが表示され [ 保存 ] をクリックします [ 開く ] ボタンをクリックしてはいけません!! 4. [ 名前を付けて保存 ] ダイアログボックスが表示され [ 保存する場所 ] がデスクトップファイル名が member.xls になっていることを確認し [ 保存 ] をクリックします 5. [ ダウンロードの完了 ] ダイアログボックスで [ ファイルを開く ] をクリックして開きます 6. デスクトップ上にダウンロードされデータが画面に表示されます 7. タイトルバーに互換モードと表示されていることを確認します

7 7 / 14 ページダウンロードしたブックを Office2007 のファイル形式に変換しましょう 1. [Office ボタン ] をクリック後メニューから [ 変換 ] をクリックします 2. レイアウトが変更されるという確認メッセージが表示されるため [OK] しますのファイル形式に変換されブックを閉じることを告げるメッセージが表示されるため [ はい ] をクリックします 4. タイトルバーのブック名に member.xlsx と表示され Excel2007 のファイル形式に変換されたことを確認します member.xlsx は閉じておきましょう Excel ファイル member.xlsx のデータを新規テーブルとしてインポートしましょうテーブルはすべて閉じておきましょう 1. [ 外部データ ] タブに切り替えます 2. [ インポート ] グループの [Excel ワークシートのインポート ] をクリックします 3. [ 外部データの取り込み-Excel ワークシート ] ダイアログボックスの [ 参照 ] をクリックします 4. [ ファイルを開く ] ダイアログボックスが表示されます 5. [ ファイルの場所 ]- デスクトップから member.xlsx をダブルクリックします 6. [ 外部データの取り込み-Excel ワークシート ] ダイアログボックスに戻り [ ファイル名 ] に member.xlsx が表示されていることを確認します

[ フィールドのオプション ] の設定ウィザードが表示されますがそのまま [ 次へ ] をクリックします 11.

8 8 / 14 ページ 7. [ 現在のデータベースのデータの保存方法と保存場所を指定してください ] の一番上 [ 現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする ] がオンになっていることを確認して [OK] します 8. [ ワークシートインポートウィザード ] が表示されます 9. [ 先頭行をフィールド名として使う ] をオンにして [ 次へ ] をクリックします 10. [ フィールドのオプション ] の設定ウィザードが表示されますがそのまま [ 次へ ] をクリックします 11. 主キーの設定をします [ 次のフィールドに主キーを設定する ] をオンにし [ 会員 ID] が選択されているのを確認して次へをクリックします 12. [ インポート先のテーブル ] に T サークルメンバーと表示されていることを確認し [ 完了 ] をクリックします 13. 'T サークルメンバー ' にインポートした旨のメッセージが表示され [ 閉じる ] をクリックしますナビゲーションウィンドウ内にテーブル T サークルメンバーが表示されていることを確認しダブルクリックで開きインポート結果を確認しておきましょう

9 / 14 ページ 12-12 フィルタによる抽出フィルタは条件に合ったデータを抽出したり並べ替えたりする機能ですテーブル T サークルメンバーの性別が男のレコードをフィルタで抽出しましょう T サークルメンバー以外のテーブルは閉じておきます 1. 性別フィールドのをクリックし表示された一覧の中の女をオフにして[OK] します 2.

9 9 / 14 ページフィルタによる抽出フィルタは条件に合ったデータを抽出したり並べ替えたりする機能ですテーブル T サークルメンバーの性別が男のレコードをフィルタで抽出しましょう T サークルメンバー以外のテーブルは閉じておきます 1. 性別フィールドのをクリックし表示された一覧の中の女をオフにして[OK] します 2. 5 件の抽出結果と [ フィルタ適用 ] が表示されていることを確認しますあらかじめセル内の文字列の一部を選択後 [ 選択 ] をクリックすると ~ で始まる ~を含むなどを抽出することができます抽出状態の解除 1. [ ホーム ] タブに切り替えます 2. [ 並べ替えとフィルタ ] グループの [ フィルタの実行 ] をオフにしますクエリの作成クエリを使うと1つまたは複数のテーブルからデータを取り出してそれらを1つにまとめて表示することができますテーブル T 会員種別にイベント名が表示されるようにクエリを作成します現在テーブル T サークルメンバーは閉じておきましょう 1. [ 作成 ] タブ [ その他 ] グループの [ クエリデザイン ] をクリックします 2. [ テーブルの表示 ] ダイアログボックスの [ テーブル ] タブから [T イベント ] と [T 会員種別 ] をまとめて選択し [ 追加 ] をクリックします 3. [ クエリウィンドウ ] 内に T イベントと T 会員種別の 2 つのフィールドリストが表示されたら [ 閉じる ] をクリックして閉じておきます次図のように 2 つのテーブル間に自動的にリレーションシップを表す結合線が表示されていることを確認しますリレーションシップとは複数のテーブル間の共通フィールド同士の関連付けのこと

10 10 / 14 ページ結合線 4. フィールドリスト T 会員種別の種別 CD をダブルクリックしますクエリウィンドウの下部デザイングリッドに登録されます 5. 同様の手順で以下の表に登録していきますテーブル名フィールド名 T 会員種別種別 CD T 会員種別会員種別 T サークルメンバー指名クエリの実行クエリを実行して結果を確認しますデータシートビューからの実行デザインビューで作成したクエリはデータシートビューに切り替えることで実行することができます 1. データシートビューに切り替えます 2. クエリが実行されクエリの結果が表示されます

11 / 14 ページ 12-15 データの抽出デザイングリッドの [ 抽出条件 ] 欄に入力した条件をもとに必要なデータ ( レコード )

デザイングリッドの種別 CD フィールドの[ 抽出条件 ] 欄に A と半角で入力します入力後 [Tab] または [Enter]

種別 CD が A つまり幹事会員のレコードだけが抽出されていることを確認します 12-16 クエリの保存作成したクエリに Q 幹事会員

11 11 / 14 ページデータの抽出デザイングリッドの [ 抽出条件 ] 欄に入力した条件をもとに必要なデータ ( レコード ) を抽出することができます幹事会員のデータを抽出しましょう 1. デザインビューに切り替えます 2. デザイングリッドの種別 CD フィールドの[ 抽出条件 ] 欄に A と半角で入力します入力後 [Tab] または [Enter] キーを押して確定すると自動的に A と表示されます 3. クエリを実行します 4. 種別 CD が A つまり幹事会員のレコードだけが抽出されていることを確認しますクエリの保存作成したクエリに Q 幹事会員という名前を付けて保存しましょう 1. [Office ボタン ] をクリックしメニューから [ 名前を付けて保存 ] をクリックします 2. [ 名前を付けて保存 ] ダイアログボックスの [' クエリ 1' の保存先 ] に Q 幹事会員と入力します

12 12-17 第 12 講課題 12 / 14 ページデータベースファイルサークル名簿.accdb で以下のような処理をせよ保存後は Webdisk の基礎ゼミフォルダにアップロードしておくこと第 13 講で使用するため必ず作成し保存しておくこと指示 1 データの追加テーブル T サークルメンバーをデータシートビューで開き以下のように自分の情報を追加入力する会員 ID 108 会員種別 B 氏名自分の名前ヨミガナ性別自分の名前のヨミガナ自分の性別住所 1 経済学部 1 年クラス学籍番号 ( 下 4 桁 ) 指示のない欄は空欄とする指示 2 クエリの作成テーブル T サークルメンバーをもとに次のようなクエリを作成し Q サークル住所録の名前で保存せよデザインビュー

データシートビュー 13 / 14 ページ 12-18 第 12 講アドバンス課題データベースファイルサークル名簿.

講で使用するため必ず作成し保存しておくこと指示 1 データの入力テーブル T 会員種別に以下のように情報を追加入力する種別 CD

13 データシートビュー 13 / 14 ページ第 12 講アドバンス課題データベースファイルサークル名簿.accdb で以下のような処理をせよ保存後は Webdisk の基礎ゼミフォルダにアップロードしておくこと第 13 講で使用するため必ず作成し保存しておくこと指示 1 データの入力テーブル T 会員種別に以下のように情報を追加入力する種別 CD E 会員種別名誉会員指示 2 クエリの作成テーブル T 会員種別 T サークルメンバーをもとに次のようなクエリを作成し Q 全員種別の名前で保存するデザインビュー

14 14 / 14 ページデータシートビュー

第 13 講データ管理 2 2 / 14 ページ 13-1 ファイルを開く第 12 講で保存したデータベースファイルサークル名簿.accdb を開きましょう 1. Access を起動します 2. Microsoft Office Access - 作業の開始が表示されていることを確認します

B コース 1 / 14 ページコンピュータリテラシー B コース第 13 講 [ 全 15 講 ] 2011 年度春学期基礎ゼミナール ( コンピューティングクラス ) 第 13 講データ管理 2 2 / 14 ページ 13-1 ファイルを開く第 12 講で保存したデータベースファイルサークル名簿.accdb を開きましょう 1. Access を起動します 2. Microsoft Office