2016年9月28日 機能強化

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1 アルファオフィスメガタイプ 206 年 9 月 28 日機能強化 アルファオフィスメガタイプは 206 年 9 月 28 日に以下機能強化を実施しました アルファオフィス Ver3.5 リリースのご案内 ( ) 本資料では管理者の方向けの機能強化内容について 説明をしております 機能名 ページ数 アルファオフィス本体 パスワード有効期限設定 ( 基本設定 ) P.2 代理管理者設定 ( 基本設定 ) P.6 操作履歴 ( スケジューラ管理 / 施設予約管理 ) P.8 回覧期限設定の最大値設定機能 ( 回覧板管理 ) P.0 営業支援オプション 日報データ削除ポリシー設定 P. 日報管理一覧表示設定機能 P.2 活動報告データファイル出力の検索条件の拡張 P.3 ( ) 株式会社大塚商会

2 パスワード有効期限設定 ( 基本設定 ) パスワード有効期限設定 ( 基本設定 ) パスワードの有効期限日数と 期限設定を有効にするかどうかを設定できるようになりました 定期的にパスワードを変更させることでセキュリティ強化に繋がります パスワード有効期限設定画面を表示する パスワード有効期限を設定するための画面は 以下の方法で表示します 管理者機能にログインし 基本設定 をクリックします ユーザー管理 パスワード有効期限設定 をクリックします 2 パスワード有効期限設定画面が表示されます パスワードの有効期限を設定する パスワードの有効期限日数と 期限設定を有効にするかどうかを設定します 期限設定を有効にした場合 ユーザーのパスワードの経過日数が有効期限日数を超えると ログイン時にパスワード変更が必須となります 注意 パスワード有効期限設定がリリースされた 206/9 以前に登録され 一度もパスワード変更を行っていないユーザーは 本機能を有効にすると期限切れとして扱われます ポイント パスワードの期限設定は ユーザーごとに有効 無効を設定することができます 設定方法については パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する (P.3) をご覧ください パスワード有効期限設定画面を表示し パスワード有効期限 をクリックします パスワード有効期限設定画面の表示方法 パスワード有効期限設定画面を表示する (P.2) 2

3 パスワード有効期限設定 ( 基本設定 ) 2 必要事項を選択し 設定 ボタンをクリックします パスワード有効期限設定 パスワード有効期限日数設定 パスワードの期限設定を有効にするかどうかを選択します 有効期限日数を入力します 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 注意 上記の設定をしても ユーザーごとの設定で 全体の設定 が選択されていない場合 設定は有効になりません ユーザーごとの設定画面で 全体の設定 に設定してください ユーザーごとの設定方法については パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する (P.3) をご覧ください パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する ユーザーごとに パスワードの期限設定を有効にするかどうかを設定します 期限設定を有効にした場合 ユーザーのパスワードの経過日数が有効期限日数を超えると ログイン時にパスワード変更が必要となります パスワード有効期限設定画面を表示し ユーザー選択 をクリックします パスワード有効期限設定画面の表示方法 パスワード有効期限設定画面を表示する (P.2) 2 ユーザーごとに有効期限設定を選択し 設定 ボタンをクリックします 有効にする 無効にする 全体の設定 パスワードの期限設定を有効にします パスワードの期限設定を無効にします パスワードの期限設定として 全体の設定を適用します 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 3

4 パスワード有効期限設定 ( 基本設定 ) パスワードの変更履歴を確認する ユーザーのパスワード変更履歴を確認できます 基本設定画面を表示し ユーザー管理 パスワード変更履歴確認 をクリックします 2 パスワード変更履歴確認画面が表示されます ユーザー名 ログイン ID 最終変更日時 経過日数 状態 ユーザー名が表示されます ログイン ID が表示されます パスワードの最終変更日時が表示されます 最終変更日からの経過日数が表示されます パスワードの期限設定が有効となっているユーザーの場合 経過日数がパスワードの期限日数を超えると 期限切れ と表示されます パスワードの期限設定については パスワードの有効期限を設定する (P.2) をご覧ください 期限切れ をクリックすると 該当ユーザーのパスワード変更画面が表示され パスワードを変更することができます 変更履歴一覧をファイル出力する パスワードの変更履歴を CSV ファイル形式で出力します パスワード変更履歴確認を表示し ファイル出力 をクリックします パスワード変更履歴確認画面の表示方法 パスワードの変更履歴を確認する (P.4) 2 ファイルのダウンロード画面が表示されるので 任意の場所に保存します 4

5 パスワード有効期限設定 ( 基本設定 ) 3 保存したファイルを開くと その内容が画面に表示されます ユーザー名ログインID メールアドレスフリガナ最終変更日時経過日数状態 ユーザー名が表示されます ログイン ID が表示されます メールアドレスが表示されます フリガナが表示されます パスワードの最終変更日時が表示されます 最終変更日からの経過日数が表示されます パスワードの期限設定が有効となっているユーザーの場合 経過日数がパスワードの期限日数を超えると 期限切れ と表示されます 5

6 代理管理者設定 ( 基本設定 ) 代理管理者設定 ( 基本設定 ) 管理者に代理管理者として登録された利用者は 管理者機能が利用できるようになりました 複数人での管理者機能の運用が可能になります 代理管理者設定とは 本サービスの管理者権限を任意のユーザーに設定する機能です 代理管理者に設定されたユーザーは ログイン時に 管理者機能 でログインする または利用者画面で 管理者機能 をクリックすることで 管理者画面を表示し 管理者機能を利用できます ただし 代理管理者は次の機能を利用できません 機能メニュー 基本設定 機能 管理者設定 代理管理者が利用者画面を操作する場合 通常の利用者権限となります 代理管理者設定画面を表示する 代理管理者を設定するための画面は 以下の方法で表示します 管理者機能にログインし 基本設定 をクリックします 管理者設定 代理管理者設定 をクリックします 2 代理管理者設定画面が表示されます 6

7 代理管理者設定 ( 基本設定 ) 代理管理者を設定する 代理管理者設定画面を表示し 登録 ボタンをクリックします 代理管理者設定画面の表示方法 代理管理者設定画面を表示する (P. ) 2 代理管理者に設定するユーザーを選択し 登録 をクリックします 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 代理管理者の設定を削除する 代理管理者設定画面を表示し 設定を削除するユーザーを選択して 削除 ボタンをクリックします 代理管理者設定画面の表示方法 代理管理者設定画面を表示する (P.6) 2 削除してよければ OK ボタンをクリックします 一覧が表示されます 7

8 操作履歴の追加 ( グループウェア ) 操作履歴の追加 ( グループウェア ) スケジュールと施設予約の操作履歴が確認できるようになりました 操作履歴画面を表示する 操作履歴を確認するための画面は 以下の方法で表示します 管理者機能にログインし グループウェア をクリックします スケジュールの場合は スケジューラ管理 操作履歴 をクリックします 施設予約の場合は 施設予約管理 操作履歴 をクリックします 2 操作履歴画面が表示されます 下の表のボタンをクリックし 履歴を確認する日付を選択します 日時操作ユーザー名分類予定登録先予定種別対象日 操作した時間が表示されます 行われた操作の内容が表示されます 操作を行ったユーザーの名前が表示されます 操作を行ったスケジュールの分類が表示されます 操作を行った予定の名称が表示されます 予定の登録先のユーザー名が表示されます 通常予定もしくは くり返し予定 ( 毎日 毎日 ( 定休日を除く ) 毎週 毎月 ) が表示されます 操作対象の日付が表示されます くり返し予定の場合は くり返し開始日が表示されます 8

9 操作履歴の追加 ( グループウェア ) 月単位の履歴をファイル出力するスケジュールと施設予約の過去 年間の操作履歴を 月単位でCSVファイル形式で出力します 注意操作履歴は本機能がリリースした206 年 9 月 28 日以降から表示されます 操作履歴画面を表示し ファイル出力 ボタンをクリックします スケジュールと施設予約の表示方法 操作履歴画面を表示する (P.8) 2 対象月 を選択し ダウンロード ボタンをクリックします ファイルのダウンロード画面が表示されます 3 保存 ( ) ボタンにて 名前を付けて保存 をクリックします 名前を付けて保存画面が表示されます 4 任意の場所に保存します 5 保存したファイルを開くと その内容が画面に表示されます 日時操作ユーザー名分類予定登録先予定種別対象日開始時刻終了時刻対象期間変更対象備考 操作した時間が表示されます 行われた操作の内容が表示されます 操作を行ったユーザーの名前が表示されます 操作を行ったスケジュールの分類が表示されます 操作を行った予定の名称が表示されます 予定の登録先のユーザー名が表示されます 通常予定もしくは くり返し予定 ( 毎日 毎日 ( 定休日を除く ) 毎週 毎月 ) が表示されます 操作対象の日付が表示されます くり返し予定の場合は くり返し開始日が表示されます 予定の開始時刻が表示されます 予定の終了時刻が表示されます 予定の期間終了日が表示されます 変更対象の予定が表示されます 備考が表示されます 9

10 回覧期限設定の最大値設定 ( グループウェア ) 回覧期限設定の最大値設定 ( グループウェア ) 回覧板を登録する際の回覧期限の最大値を選択できるようになりました 管理者機能で最大値を設定する事で 無期限 が選択できなくなり 回覧に必ず有効効期限を設定させることができます 回覧期限設定画面を表示する 回覧期限の最大値設定は 回覧期限設定画面にて行います 回覧期限設定画面は 以下の方法で表示します 管理者機能にログインし グループウェア をクリックします 回覧板管理 回覧期限設定 をクリックします 2 回覧期限設定画面が表示されます 回覧期限の最大値を設定する 回覧に必ず有効期限を設定させることができます ポイント 期限を設けると有効期限が切れた時 回覧に! マークが表示されますので 確認漏れを防げます 回覧期限の最大値を選択し 設定 ボタンをクリックします 正常に設定されると 次手順のような画面が表示されます 2 OK ボタンをクリックします 0

11 日報データ削除ポリシー設定 ( 営業支援オプション ) 日報データ削除ポリシー設定 ( 営業支援オプション ) 利用者が活動データを削除した際に 実データも削除するかどうかを設定できるようになります 日報削除ポリシー画面を表示する 管理者機能にログインし 営業支援 をクリックします 日報管理 削除ポリシー設定 をクリックします 削除ポリシー設定画面が表示されます 2 削除ポリシー設定画面が表示されます 日報削除ポリシーを設定する 注意 実データを削除する を設定すると利用者の削除操作により活動データが参照できなくなります 実データは 翌日に添付ファイルも含めてシステムにより完全に削除され すべての機能で表示されなくなります 削除したデータは復活できません ポイント 実データは毎日 0 時頃にシステムにより完全に削除される為 データ管理 の アクセス履歴 には 操作をしたユーザー名として システム が 操作として 自動削除 が記録されます 実データを削除する を選択し 設定 ボタンをクリックします 正常に設定されると 次手順のような画面が表示されます 2 確認画面が表示されます 設定する ボタンをクリックします 3 OK ボタンをクリックします

12 日報管理一覧表示設定機能 ( 営業支援オプション ) 日報管理一覧表示設定機能 ( 営業支援オプション ) 活動一覧カレンダーで表示する 案件 / 顧客 / 件名 の表示優先を設定できます 一覧表示設定画面を表示する 管理者機能にログインして 営業支援 をクリックします 日報管理 一覧表示設定 をクリックします 一覧表示設定画面が表示されます 2 一覧表示設定画面が表示されます 一覧表示設定をする 初期値は 案件 顧客 件名 です 月 週 日の活動一覧カレンダーすべてで ここでの表示優先度が反映されます 設定項目を選び上下の移動ボタンで優先度を調整します 2 優先度が決まりましたら 優先度順を確定する ボタンをクリックします 正常に設定されると 次手順のような画面が表示されます 3 OK ボタンをクリックします 2

13 データファイル出力の検索条件拡張 ( 営業支援オプション ) データファイル出力の検索条件拡張 ( 営業支援オプション ) 活動報告データファイル出力の検索条件の活動者項目にある直接指定にて 活動者名による文字列検索が可能です 活動報告データファイル出力画面を表示する 管理者機能にログインし 営業支援 をクリックします データ管理 データファイル出力 をクリックします 営業支援データファイル出力画面が表示されます 2 活動報告データ をクリックします 3 活動報告データファイル出力画面が表示されます 活動者を直接指定で検索する ポイント ユーザー削除済みの活動者や 現在は営業支援を利用していない活動者を検索する事ができます 検索対象期間を選び 必要な検索条件を指定し 活動者項目にある 直接指定 にて活動者名を入力します 2 保存 ( ) ボタンにて 名前を付けて保存 をクリックします 名前を付けて保存画面が表示されます 3

14 データファイル出力の検索条件拡張 ( 営業支援オプション ) 3 任意の場所に保存します 4 保存したファイルを開くと その内容が画面に表示されます A 列 B 列 C 列 D 列以降 項目 と表示されます 報告書の 番目の項目名が表示されます 該当項目に入力された内容が表示されます 上記のように 報告書の項目ごとに 3 列を使用して内容が表示されます 列目は 項目番号が表示されます 2 列目は 項目名が表示されます 3 列目は 入力された内容が表示されます 4