沖縄科学技術研究基盤整備機構

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あきたけやたけ
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1 第 4 章 Microsoft Outlook 利用マニュアル ( 利用者向け )/ MacOSX 版第 1.1 版作成日 :2011/10/14 株式会社オーシーシー.

2 更新履歴日付版更新内容 2011/05/ 初版の作成 2011/10/ 文言修正 by i

3 目次 1. 概要概要 Microsoft Exchange Server とはご利用前に Outlook 新メールシステム用アカウントの設定新メールシステム用アカウントの設定方法 Outlook の起動及び証明書のインストール Microsoft Outlook の構成 Microsoft Outlook の構成新メールシステムでの Outlook 上の表示アドレス帳の閲覧アドレス帳の表示方法連絡先の作成方法連絡先グループの作成方法連絡先グループの確認新メールシステムによるメールの送受信メール送信メール受信フォルダー間のメール移動クライアント PC にメールデータファイルの追加クライアント PC のローカルフォルダーに移動先フォルダーの作成メールサーバー上のメールをクライアント PC のローカルフォルダーに移動クライアント PC のローカルフォルダーに保存されているメールをメールサーバー上に移動 Outloook からのメールサーバー使用容量の確認メールサーバー使用容量の確認個人の予定表 ( スケジュール ) 操作個人の予定表 ( スケジュール ) の作成及び予定表の閲覧予定表 ( スケジュール ) の共有特定ユーザーに閲覧権限を付与する特定ユーザーに編集権限を付与するメンバーと会議予定を共有する ii

4 メンバーに会議出席依頼を出す会議出席依頼に返信する [ タスク ] で ToDo 管理タスクの作成仕分けルールによるメール転送設定方法ルールの作成代表アドレスを閲覧する方法代表アドレス追加方法代表アドレス確認方法自動応答 ( 不在時 ) を設定する方法自動応答 ( 不在時 ) の設定を行います iii

5 1. 概要 1.1. 概要本書は新メールシステム (Microsoft Exchange Server) 設定後の Microsoft Outlook 利用者向けマニュアルになります 1.2. Microsoft Exchange Server とはマイクロソフトの開発した電子メール製品 Microsoft Exchange Server の主な機能は電子メール / 予定表 / 連絡先 ( アドレス帳 ) などの共有と Microsoft Exchange Server 上にメールの格納をサポートしています 1.3. ご利用前に Microsoft Office の最新版 (Microsoft Office 2011) へのアップグレードが必要です 1

6 2. Outlook 新メールシステム用アカウントの設定 2.1. 新メールシステム用アカウントの設定方法 Outlook に新メールシステム (Microsoft Exchange Server) 用の設定方法を以下に記します 1 Outlook を起動します 2 ツールよりアカウントをクリックします 2

7 3 アカウントの追加で Exchange アカウントを選択します 3

8 4 Exchange アカウント情報を入力します下記情報を入力して下さいメールアドレス : あなたのメールアドレス ( 変更はありません ) ユーザー名 : oist\ + 通知されたユーザー名パスワード : 通知されたパスワード自動構成 : チェックを外すサーバー : mail.oist.jp チェックを外す 4

9 5 アカウントの追加が完了します詳細設定を押下します 5

10 2.2. Outlook の起動及び証明書のインストール 1 アプリケーション Microsoft Office 2011 Microsoft Outlook を選択します 2 Outlook の初回起動は Exchange サーバーとの同期が完了するまで時間がかかる場合がありますすべてのメールがダウンロード完了するまで時間がかかる場合があります 6

11 3. Microsoft Outlook の構成 3.1. Microsoft Outlook の構成これまでクライアント PC 上 (PC 本体のハードディスク (C ドライブ )) にメールを保存していましたが新メールシステムの設定後は基本的にはすべてのメールがメールサーバー上に保存されますメールサーバーのディスク容量には上限がある為添付ファイル付きのメールはメールサーバーに溜め過ぎず定期的にクライアント PC 上 (PC 本体のハードディスク (C ドライブ )) に保存して頂きます様お願いします 7

12 新メールシステムでの Outlook 上の表示以下の例図に示す赤枠の上部に [ 受信トレイ ] と表示されたフォルダー階層がメールサーバー上に保存されるメールの表示となります 8

13 4. アドレス帳の閲覧 4.1. アドレス帳の表示方法アドレス帳の表示方法を以下に記しますアドレス帳にはあらかじめすべてのユーザー ( 各部署を代表するアドレス各研究ユニットを代表するアドレス ) が登録されております 1 右上アドレス帳をクリックします 2 検索したい人の名前メールアドレスを入力してください 9

14 3 表示したいアドレスが表示されます 4 表示させたいアドレスをダブルクリックすると詳細情報が閲覧できます 10

15 4.2. 連絡先の作成方法アドレス帳に表示されるアドレスを連絡先に作成する方法を以下に記します 1 右上アドレス帳をクリックします 2 連絡先に追加したい相手を選択し右クリックします 3 右クリック後窓枠が表示されますので個人用の連絡先に追加をクリックします 4 手順 3 にて連絡先に登録したユーザーは連絡先を選択し追加されていることを確認 11

16 します 5 引き続き連絡先に追加したい場合手順 1 から 3 を繰り返し操作します登録した連絡先は個人アドレス帳に登録となっておりますので他の人からは閲覧できません 12

17 連絡先グループの作成方法 1 連絡先を選択し連絡先グループをクリックします 2 グループ名を入力し名前入力箇所をダブルクリックします今回は例としてグローバルアドレス帳に登録されている方の登録を行います 13

18 3 名前の箇所をダブルクリックし名前の入力を行ってください同様にメールアドレスの入力も可能です名前メールアドレスにかかわらず連絡先グローバル連絡帳に登録されている場合は候補が表示されます 14

19 4 保存して閉じるをクリックします 15

20 連絡先グループの確認 1 連絡先をクリックします 2 連絡先に作成されたグループが追加されていることを確認します 16

21 5. 新メールシステムによるメールの送受信 5.1. メール送信メールの新規作成方法を以下に記します 1 電子メールをクリックします 17

22 2 メール作成画面が表示されますので宛先に相手メールアドレスを入力します OIST の職員であれば名前での補完が可能です複数名にメールを送信する場合は送信したい相手を検索し宛先に追加することも可能です 18

23 3 宛先に送信したい相手が表示されていることを確認し件名やメール本文を入力後メール内容などに問題がなければ送信をクリックします 19

24 4 手順 3 にてメールの送信後 [ 送信済みアイテム ] フォルダーをクリックしメールが送信されていることを確認します 20

25 5.2. メール受信基本的には受信したメールは自動的に受信トレイに入りますもしメールを強制的に受信したい場合は送受信をクリックします 21

26 6. フォルダー間のメール移動 6.1. クライアント PC にメールデータファイルの追加 1 メニューより環境設定を選択します 2 Outlook 環境設定の全般を選択します 22

27 3 [ このコンピューター上 ] のフォルダーを非表示にするのチェックを外します 4 このコンピューター上が表示されることを確認して下さい 23

28 6.2. クライアント PC のローカルフォルダーに移動先フォルダーの作成メールサーバー上に保存されているメールをクライアント PC のローカルフォルダーに保存 ( 移動 ) する際に必要な移動先フォルダーの作成方法を以下に記します 1 このコンピューター上を選択し新規をクリックします 2 フォルダーを選択します 24

29 3 名称未設定フォルダーに名前を入力します例 ) [2011/1Q] にします 4 [ このコンピューター上 ] に [2011/1Q] フォルダーが作成されたことを確認します 25

30 5 引き続き [2011/1Q] フォルダー内に新しいフォルダーを作成します 6 [2011/1Q] フォルダーを選択し新規をクリックします 26

31 7 フォルダーを選択します 8 名称未設定フォルダーに名前を入力します例 ) [ML] フォルダーを [2011/1Q] フォルダーに作成します 27

32 9 [2011/1Q] フォルダーに [ML] フォルダーが作成されたことを確認します 28

33 6.3. メールサーバー上のメールをクライアント PC のローカルフォルダーに移動メールサーバー上に保存されているメールをクライアント PC のローカルフォルダーに保存する方法を以下に記します 1 移動するメールを選択します複数のメールを移動する場合キーボードの Command キーを押しながらメールタイトルを選択します例 ) 移動対象メールとして TEST TEST MAIL2 を選択します 2 移動をクリックします 29

34 3 該当メールの移動先を選択クリックします例 ) 本書では [2011/1Q] フォルダーの [ML] フォルダーを選択しますここでは [ML] フォルダーを移動先フォルダーとしていますがこれはクライアント PC 上を指しますのでメールサーバー上にあったメールがクライアント PC 上に移動してくることになります 4 [ 受信トレイ ] フォルダーから TEST MAIL と TEST MAIL2 のメールがないことを確認します 30

35 5 [2011/1Q] フォルダーの ML フォルダーにメールが移動されていることを確認します 31

36 6.4. クライアント PC のローカルフォルダーに保存されているメールをメールサーバー上に移動クライアント PC のローカルフォルダーに保存されているメールをメールサーバー上に保存する方法を以下に記します 1 移動したいメールを選択します 2 移動をクリックします 3 フォルダの選択ををクリックします 32

37 4 該当メールの移動先を検索します移動先が決定しましたら移動を押下してくださいここでは [ 受信トレイ ] を選択していますがこれはメールサーバー上を指しますのでクライアント PC 上にあったメールがサーバー上に移動してくることになります 33

38 5 手順 4 にて [2011/1Q] の [ML] フォルダーに当該メールがないことを確認します 6 [ 受信トレイ ] フォルダーにメールが移動されていることを確認します 34

39 7. Outloook からのメールサーバー使用容量の確認 7.1. メールサーバー使用容量の確認 Outlook にてメールサーバーの使用容量を確認する方法を以下に記します Mac 版 Outlook では個々のフォルダーの容量のみ参照することが可能です 1 使用量を確認するフォルダーに対して Control を押しながら選択しますフォルダーのプロパティを選択します 35

40 2 フォルダプロパティが表示されますのでフォルダーサイズをクリックしますフォルダーサイズ画面が表示されますのでメールサーバー上で使用している容量を確認することが可能です合計サイズの容量が 1GB 以上となっている場合は 6 章のフォルダー間のメール移動を参照の上クライアント PC へメールを移動して頂くようお願いします 36

41 8. 個人の予定表 ( スケジュール ) 操作 8.1. 個人の予定表 ( スケジュール ) の作成及び予定表の閲覧個人の予定表の新規作成方法及び予定表の閲覧方法を以下に記します 1 左メニューの予定表をクリックします 37

42 2 予定表が表示されますので予定をクリックします 3 予定表の作成画面が表示されますので件名場所本文を入力の上予定時間の開始時刻及び終了時間を決めます 38

43 4 予定時間が来る前の時間にアラームにてお知らせすることが可能です既定では 15 分です本書ではアラームの設定を行います予定表の作成が完了後保存して閉じるをクリックします 5 開始時間の 15 分前にアラーム画面が表示されます Outlook を起動していないとアラーム画面は表示されません 39

44 6 作成した予定は予定表より確認ができます 7 予定表を日週月毎で表示することが可能です 40

45 8 予定表を編集したい場合は該当の予定にてダブルクリックします予定表を削除したい場合は Control+ 削除したい予定をクリックし削除をクリックします 41

46 8.2. 予定表 ( スケジュール ) の共有 Outlook では Microsoft Exchange アカウントを使用して他のユーザーとの予定表情報を下記手順で共有することができます特定ユーザーに閲覧権限を付与する 1 左メニューの予定表をクリックします 2 個人の予定表を選択しアクセス権を押下します 42

47 3 ユーザーの追加を押下します 4 追加するユーザーを検索して OK を押下します 43

48 5 ユーザーが追加されたことを確認してアクセス権のレベルを参照者に変更します OK を押下してください今回は test.exchange10 を参照者に変更します上記作業で特定ユーザーに閲覧権限を付与することが可能です 44

49 特定ユーザーに編集権限を付与する 1 左メニューの予定表をクリックします 2 個人の予定表を選択しアクセス権を押下します 45

50 3 ユーザーの追加を押下します 4 追加するユーザーを検索して OK を押下します今回は test.exchange3 を追加します 46

51 5 アクセス権のレベルを編集者にし OK を押下します追加したユーザーが自分の予定表に予定を書き込むことが可能となります 47

8.3. メンバーと会議予定を共有する 8.3.1. メンバーに会議出席依頼を出す他 Exchange ユーザーに会議出席を出す場合には Outlook Web App をご利用ください第 5 章 Outlook Web App 利用マニュアル ( 利用者向け ) をご覧ください 8.3.2.

52 8.3. メンバーと会議予定を共有するメンバーに会議出席依頼を出す他 Exchange ユーザーに会議出席を出す場合には Outlook Web App をご利用ください第 5 章 Outlook Web App 利用マニュアル ( 利用者向け ) をご覧ください会議出席依頼に返信する会議出席依頼先メンバーへ依頼メールが届きます会議出席依頼先メンバーはその依頼メールに対して承諾仮承諾辞退を選択することができます 1 承諾は予定表に追加され依頼元に承諾通知が送信されます承諾からコメントをつけて返信するすぐに返信する返信しないが選択できます 48

53 コメントをつけて返信するとすぐに返信するは会議主催者に承諾したメールが届きます 2 仮承諾は予定表に追加され依頼元に仮予定として通知が送信されます仮承諾からコメントをつけて返信するすぐに返信する返信しないが選択できますコメントをつけて返信するとすぐに返信するは会議主催者に仮承諾したメールが届きます 3 辞退は予定表に追加されません辞退からコメントをつけて返信するすぐに返信する返信しないが選択できますコメントをつけて返信するとすぐに返信するは会議主催者に辞退したメールが届きます 49

54 9. [ タスク ] で ToDo 管理期限付きの処理や忘れずに対処する必要があることを [ 仕事 ] にて管理することができます ToDo リストを作成し漏れのない管理を行うことができます 50

55 9.1. タスクの作成 1 [ タスク ] をクリックします 2 [ 件名 ] を入力します 3 [ 開始日 ] と [ 期限 ] を設定します 4 [ 優先度 ] を設定します ( 優先度は低 / 高と設定できます ) 51

56 5 アラームを鳴らす日時を設定します 6 タスクの分類を選択します 52

57 分類種別を選んで下さい 7 分類を設定しておくと一覧で表示した際分類項目ごとに並べ替えて表示されます [ 保存して閉じる ] をクリックします 53

58 10. 仕分けルールによるメール転送設定方法以外のメールアドレスで受け取りたい場合 Outlook の [ 仕分けルール ] から自動転送設定を行う事が出来ますルールの作成 1 Outlook のルールよりルールの作成を押下します 2 ルール名を決定し条件をすべてのメッセージ次の宛先にリダイレクトを選択しますリダイレクト先 ( 転送先 ) のアドレスを書いて OK ボタンを押下してください上記作業で転送ルールが設定されます 54

59 11. 代表アドレスを閲覧する方法代表アドレス追加方法 3 Outlook を起動します 4 ツールよりアカウントをクリックします 55

60 5 アカウントで左隅の + を選択後 Exchange を選択します 6 Exchange アカウント情報を入力しますメールアドレスには代表アドレスユーザー名パスワードを入力してください自動構成のチェックを外しサーバーには exch.oist.local を入力してくださいチェックを外す 56

61 11.2. 代表アドレス確認方法 1 Outlook2010 を起動します 2 通常のアカウントと同様に同期が開始され代表アカウントでのメール送受信が可能となります 57

12. 自動応答 ( 不在時 ) を設定する方法 12.1. 自動応答 ( 不在時 )

62 12. 自動応答 ( 不在時 ) を設定する方法自動応答 ( 不在時 ) の設定を行います 1 Outlook を起動します 2 ツールより自動応答( 不在時 ) をクリックします 58

63 3 自動応答の不在時のメッセージを送信するにチェックを入れます返信するメッセージ不在期間社外に返信するの設定を行います設定終了後 OK を押下します 59

Microsoft Word - Office365_EndUser_Basic_Guide.docx

Microsoft Word - Office365_EndUser_Basic_Guide.docx 3.1 メール予定表および連絡先 (Outlook Web App) 3.1.1 メール Outlook Web App を使えば社内だけでなく外出先で PC を持ち歩いていない場合や自宅などいつでもどこでもメールの確認ができます Outlook Web App には Office 365 ポータルからアクセスすることができます最初のログインを行った後署名を作成メールの作成と返信整理を行うという