キャビネットの閲覧 キャビネットの閲覧 登録権または参照権のあるキャビネットの登録データを閲覧することができます 各利用者の権限は 管理者によって設定されます キャビネットとファイル送受信の違い それぞれの特徴をご確認のうえ お客様のニーズに合わせてご利用ください ファイル送受信の操作方法 ファイル

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1 この章では キャビネットの利用方法などについてご案内しています キャビネットは 利用者が共有できるデータ保管場所としてご利用いただけます キャビネットの登録は 管理者のみ行えます キャビネットの閲覧 168 キャビネットの検索 175 データを転送する 177 データの登録 179 データをメールで登録する 190 変更履歴の管理 191 連携キャビネットへのデータ登録 195 キャビネットの設定 200

2 キャビネットの閲覧 キャビネットの閲覧 登録権または参照権のあるキャビネットの登録データを閲覧することができます 各利用者の権限は 管理者によって設定されます キャビネットとファイル送受信の違い それぞれの特徴をご確認のうえ お客様のニーズに合わせてご利用ください ファイル送受信の操作方法 ファイル送受信 (P.203) 概要 キャビネット 複数のユーザー間で サーバー上のドキュメントやファイルなどを共有して利用することができます ファイル送受信 サーバー上に送信先とファイルなどを登録するだけで ユーザー同士はもちろん それ以外の相手にもデータを送ることができます 使い方管理者の設定したアクセス権限に応じて キャビネットの登録データを閲覧 ダウンロードしたり 共有データを登録 変更 削除できます 変更履歴の確認や 過去のファイルの復活 削除なども行えます 送信者は 利用者画面で ファイルの送信 ファイルの受信 ファイルの往復 の 3 つのメニューを利用できます 受信者は 登録時に自動配信される通知メールの URL をクリックし 表示された受信者サイトからファイルのダウンロードや ファイルの返信を行います 送信者は 受信者用のパスワードを設定することができます データの保管期限 使い分けの目安 5 年後まで 年月日を自由に設定できます 無期限設定も可能です ユーザー同士で 長期間 多くのデータを共有したい場合などには キャビネットが便利です 最大 14 日間です メールでは扱いにくい大容量のデータを 一度だけ取引先に送りたい場合などには ファイル送受信が便利です 登録データを閲覧する 1 キャビネット画面を表示し 閲覧するデータが含まれているキャビネットをクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 登録されているデータが一覧表示されます + マークのキャビネットアイコンをクリックすると 1 階層下のキャビネットが表示されます - マークのキャビネットアイコンをクリックしても何も表示されません 最初に表示されるキャビネットキャビネット機能を選択した際 任意のキャビネットのデータ一覧が表示されるよう設定することができます 設定方法 最初に開くキャビネットの設定を変更する (P.200) 168

3 キャビネットの閲覧 2 閲覧するデータの 参照 ボタンをクリックします 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します ここで表示される項目は 管理者の設定によって異なります ファイルの内容が表示されるか 警告画面が表示されます 表示内容は ご利用のブラウザによって異なります 登録権と参照権各キャビネットに対する自分の権限は キャビネット名の横に表示されています 登録権登録したり閲覧 転送することができます 参照権閲覧 転送のみ可能です 権限が 権利なし の場合は キャビネット自体が画面に表示されません 表示項目について データ一覧に表示される項目は 管理者の設定によって異なります 合計サイズ とは ファイルの変更履歴を管理している場合 履歴として保存されている全ファイルの容量の合計を表示するものです 変更履歴機能については 変更履歴の管理 (P.191) をご覧ください 一覧を並び替えるには更新日時順 ( 降順 ) に表示された一覧を 他の表示項目をクリックして並び替えることができます 件名 ファイル名 サイズ 合計サイズ 更新者 有効期限 昇順に並び替えます もう一度クリックすると 逆順になります 上記項目は一例です 管理者の設定した項目は 上記以外もすべて昇順 / 降順に並び替えることができます 並び替えの条件として 分類 をクリックした場合は 分類別 データ登録日時順に並び替えられます 169

4 キャビネットの閲覧 3 警告画面が表示された場合は 開く ボタンまたは 保存 ボタンをクリックします ファイルの保存 ブラウザにファイルの内容が表示された場合は ブラウザの ファイル メニュー 名前を付けて保存 をクリックすると ファイルを保存できます 警告画面が表示された場合は 保存 ボタンをクリックすると ファイルを保存できます ファイルの詳細を確認するには 1 データ一覧を表示し 詳細を確認するデータの件名をクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) ファイルの参照画面が表示されます 2 確認し終わったら 閉じる ボタンをクリックします 一覧が表示されます ダウンロードログの表示該当ファイルのダウンロードや参照の履歴が表示されます 表示される履歴は 直近の 30 日間分です 変更履歴の表示変更履歴の利用方法については 変更履歴の管理 (P.191) をご覧ください 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは その他の利用制限 (P.17) をご覧ください 170

5 キャビネットの閲覧 キャビネットの種類について キャビネットの種類はアイコンによって見分けることができます 新着キャビネット 通常表示キャビネット ( 配下にキャビネットがある場合 ) 通常表示キャビネット ( 配下にキャビネットがない場合 または 1 つ下の階層にあるキャビネットが表示されている場合 ) サムネイル表示キャビネット ( アイコンの色はグリーン ) 連携キャビネット ( 配下にキャビネットがある場合 ) 連携キャビネット ( 配下にキャビネットがない場合 または 1 つ下の階層にあるキャビネットが表示されている場合 ) サムネイル表示連携キャビネット ( アイコンの色はパープル ) 連携キャビネットは ワークフロー機能をご契約いただいており かつ管理者が作成している場合に表示されます 連携キャビネットの表示連携キャビネットの利用方法については 連携キャビネットへのデータ登録 (P.195) をご覧ください サムネイル表示キャビネットでは データの内容が一覧に縮小表示されます 縮小表示されるデータについて 縮小表示されるデータの種類 サイズ ( 縦 横 ) 総ピクセル数 GIF 形式 (.gif) JPEG 形式 (.jpeg.jpg) JPZ 形式 (.jpz) PNG 形式 (.png) PNZ 形式 (.pnz) TIFF 形式 (.tiff.tif) PSD 形式 (.psd) AVI 形式 (.avi) BMP 形式 (.bmp) WBMP 形式 (.wbmp) 約 ピクセルまで 約 4,194,304 ピクセルまで 171

6 キャビネットの閲覧 新着データを閲覧する 新規に登録されたデータは 新着キャビネットにも自動登録されます 1 キャビネット画面を表示し 新着 をクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 新規に登録されたデータ一覧が表示されます 2 登録データを閲覧する (P.168) の 2 ~ 3 の手順でデータ内容を閲覧します ここで表示される項目は 管理者の設定によって異なります 新着キャビネット内では データ内容の閲覧のみ行えます データの削除や変更などは キャビネット内のデータに対して行ってください 登録通知 変更通知を利用して閲覧する キャビネットへデータの登録 変更を行う際 必要なメンバーに登録通知 変更通知のメールを送付することができます ここでは そのメールを利用して 該当データのキャビネット画面を表示させる方法を説明します 登録通知 変更通知の送付については データを登録する (P.179) 登録内容を変更する (P.184) をご覧ください 1 通知メールを表示します 変更通知の場合の画面例です 画面例はサンプルです 実際の通知メールでは 件名や通知内容が異なる場合があります 2 登録先 ( 変更先 ) の URL をクリックします ログイン画面が表示されます 172

7 キャビネットの閲覧 3 必要事項を入力し ログイン ボタンをクリックします ユーザ ID パスワード メールアドレスを入力します パスワードを入力します サービスにログインし キャビネット のファイルの参照画面が表示されます データの登録先 ( 変更先 ) キャビネットに対して参照権 登録権のどちらもない場合 エラー画面が表示されます 4 データの閲覧が終了したら 閉じる ボタンをクリックします キャビネット画面を表示するには キャビネットのトップへ移動 ボタンをクリックします 登録データをダウンロードする キャビネット内のファイルを ユーザーが利用するパソコンに保存することができます キャビネットのファイルをすべてダウンロードするときは 一括ダウンロード (P.222) 1 データ一覧を表示し ダウンロードするデータを選択して ダウンロード ボタンをクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) 登録データは 複数選択できます ファイルのダウンロード画面が表示されます 登録データを複数選択した場合 ダウンロード ボタンをクリックすると フォルダの参照画面が表示されます 保存先のフォルダを選択し OK ボタンをクリックして ダウンロードを開始してください 2 ~ 3 の手順は不要です 173

8 キャビネットの閲覧 2 保存 ボタンをクリックします 名前を付けて保存画面が表示されます 3 任意の場所に保存します ここでもできます ファイルの参照画面からダウンロードすることもできます ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの詳細を確認するには (P.170) 174

9 キャビネットの検索 キャビネットの検索 登録権または参照権のあるキャビネットでは 指定した文字列で登録データを検索することができます 登録データを検索する ( 通常検索 ) 1 キャビネット画面を表示し キーワードを入力して 検索 ボタンをクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 入力制限について キャビネット検索 (P.432) 検索の対象項目は 登録データの 件名 ファイル名 説明 1 説明 2 です 登録権または参照権のあるキャビネットのすべての登録データを検索します 大文字と小文字を区別して検索します 全角と半角を区別して検索します 複数の語句を指定して検索することはできません 2 検索が完了し 該当するデータ内容が一覧表示されます ここで表示される項目は 管理者の設定によって異なります 登録データを詳しく検索する ( 詳細検索 ) 検索の対象となる項目を決めて検索したり 更新日付で検索することができます 1 キャビネット画面を表示し キーワードを入力して 詳細検索 をクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 入力制限について キャビネット検索 (P.432) 175

10 キャビネットの検索 2 必要事項を選択し 検索 ボタンをクリックします 分類 対象項目 更新日付 検索対象となる分類を選択します 検索する対象を選択します 何日以内のデータ内容を検索するか選択します 登録権または参照権のあるキャビネットのすべての登録データを検索します 大文字と小文字を区別して検索します 全角と半角を区別して検索します 複数の語句を指定して検索することはできません 3 検索が完了し 該当するデータ内容が一覧表示されます ここで表示される項目は 管理者の設定によって異なります 176

11 データを転送する データを転送する 登録権または参照権のあるキャビネットでは アドレス帳に登録されているメールアドレスへ登録データを転送することができます 1 キャビネット画面を表示し 転送するデータが含まれるキャビネットをクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) データ一覧が表示されます 2 転送するデータを選択し 転送 ボタンをクリックします 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは その他の利用制限 (P.17) をご覧ください 複数のデータを一括で転送することはできません ファイルの転送画面が表示されます 3 必要事項を入力し 送信 ボタンをクリックします 宛先 件名 本文 自分にも送る (Bcc) ファイル名 宛先を指定する ボタンをクリックして転送する宛先を選択します 宛先の指定については 宛先の指定方法 (P.178) をご覧ください Fw: と 元の件名が表示されています 件名を変更する場合 入力します データに関する説明文などを入力します 自分にも同じメールを送りたい場合に選択します 転送するファイルの名前が表示されています 入力制限について データの転送 (P.432) 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは アドレス帳の利用制限 (P.16) をご覧ください 177

12 データを転送する 正常に送信されると 次手順のような画面が表示されます アドレス帳に登録していないメールアドレスに転送することはできません メールアドレスを複数選択することはできません 添付ファイルの変更はできません 4 OK ボタンをクリックします 一覧が表示されます 宛先の指定方法 1 ファイルの転送画面で 宛先を指定する ボタンをクリックします 2 アドレス帳 から転送先のグループ名を選択します 選択したグループに登録されているアドレスが アドレス一覧 に表示されます 3 転送する宛先のアドレスを選択し 追加 ボタンをクリックします 選択したアドレスが 通知先一覧 に追加されます 通知先一覧 でアドレスを選択して 削除 ボタンをクリックすると アドレスが削除されます 4 さらに登録する場合は 2 ~ 3 の手順を繰り返します 5 転送する宛先をすべて追加し終わったら 戻る ボタンをクリックします ファイルの転送画面に戻ります 追加した宛先の件数が表示されます 178

13 データの登録 データの登録 キャビネットには 他のユーザーと共有しておきたいデータを登録することができます データを登録できるのは 登録権のあるキャビネットのみです データを登録する 1 キャビネット画面を表示し 登録先のキャビネットをクリックして 登録 ボタンをクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) ファイルの登録画面が表示されます + マークのキャビネットアイコンをクリックすると 1 階層下のキャビネットが表示されます - マークのキャビネットアイコンをクリックしても何も表示されません 2 必要事項を入力し 登録 ボタンをクリックします 件名ファイル分類説明 1 説明 2 有効期限登録通知 登録内容を表すタイトルを入力します ファイルを選択する ボタンをクリックして登録するファイルを選択します ファイルの指定については ファイルの選択方法 (P.180) をご覧ください ファイルを選択する場合は 登録可能容量を超えないようにしてください 分類を選択します データに関する説明を入力します キャビネットに公開する期限を選択します 登録通知のメールを送付する場合は 通知内容を設定する ボタンをクリックして通知内容を設定します 通知内容の設定方法は 通知内容の設定方法 (P.181) をご覧ください 登録通知を受け取った相手は そのメールを利用して 該当データのキャビネット画面を表示することができます 詳しくは 登録通知 変更通知を利用して閲覧する (P.172) をご覧ください 入力制限について キャビネット (P.432) 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは アドレス帳の利用制限 (P.16) をご覧ください 正常に登録されると 次手順のような画面が表示されます 179

14 データの登録 変更履歴の表示変更履歴の利用方法については 変更履歴の管理 (P.191) をご覧ください 3 OK ボタンをクリックします データが一覧に追加されます 4 さらに登録する場合は 1 ~ 3 の手順を繰り返します ファイルの選択方法 1 ファイルの登録画面で ファイルを選択する ボタンをクリックします 2 ファイル名を直接入力するか 参照 ボタンをクリックして登録するファイルを選択します 入力制限について キャビネット (P.432) ファイル名 に 選択したファイル名が表示されます 3 さらに選択する場合は 2 の手順を繰り返します 4 登録するファイルをすべて選択し終わったら 戻る ボタンをクリックします ファイルの登録画面に戻ります 選択したファイル数が表示されます 180

15 データの登録 通知内容の設定方法 1 ファイルの登録画面で 通知内容を設定する ボタンをクリックします 画面例は ファイルの登録画面です 2 アドレス帳 から通知先のグループ名を選択します 選択したグループに登録されているアドレスが アドレス一覧 に表示されます 3 通知する宛先のアドレスを選択し 追加 ボタンをクリックします 選択したアドレスが 通知先 に追加されます 通知先 でアドレスを選択して 削除 ボタンをクリックすると アドレスが削除されます 4 さらに追加する場合は 2 ~ 3 の手順を繰り返します 5 通知する宛先をすべて追加し終わったら 件名と通知内容を入力して 戻る ボタンをクリックします 件名登録通知メール ( 変更通知メール ) の件名を変更する場合 入力します 通知内容登録通知メール ( 変更通知メール ) の本文を入力します 入力制限について 登録通知 変更通知 (P.432) ファイルの登録画面に戻ります 追加した宛先の件数が表示されます 181

16 データの登録 ファイルを一括アップロードする Internet Explorer をご利用の場合には 同じキャビネットに複数のファイルを一括アップロードすることができます 1 キャビネット画面を表示し ファイルを一括アップロードするキャビネットをクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 入力制限について キャビネット (P.432) データ一覧が表示されます 一括アップロードを初めて利用する場合 キャビネットを開いた際に表示される セキュリティ警告 画面で はい ボタンをクリックしてください ( 本機能を利用するために必要な ActiveX コントロールがインストールされます ) 2 一括アップロード ボタンをクリックします フォルダの参照画面が表示されます 3 一括アップロードするファイルが保管されているフォルダ名を選択し OK ボタンをクリックします アップロードファイル選択画面が表示されます 選択したフォルダ内にあるすべてのファイルが一括アップロードの対象として一覧に追加されます 182

17 データの登録 4 アップロードするファイルを選択して アップロード開始 ボタンをクリックします 全選択選択解除選択反転ファイル追加 表示されているファイルをすべて選択します 選択をすべて解除します 選択状態が反転します 選択されているファイルを選択解除に 選択解除されているファイルを選択することができます フォルダの参照画面が表示されます さらに別のフォルダに保存されているファイルを追加できます 正常に登録されると 次手順のような画面が表示されます 5 OK ボタンをクリックします 一覧に表示されます アップロードに失敗しました と表示された場合登録が正常に行われない場合 以下のウィンドウが表示され その時点でアップロードは中断します 失敗したファイルよりも前にアップロードされたファイルは正常に登録されていますが 失敗したファイル以降に登録する予定だったファイルは登録されません 6 さらにアップロードする場合は 3 ~ 5 の手順を繰り返します 7 一括アップロードが終わったら 閉じる ボタンをクリックします データが一覧に追加されます 183

18 データの登録 登録内容を変更する ファイルを新しいものに差し替えたり 登録したデータの説明や有効期限などを変更することができます 登録内容の変更は 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ行えます ファイルを編集中にするには ファイルを編集中にする手順については ファイルを編集する (P.185) をご覧ください 1 データ一覧を表示し 変更するデータを選択して 変更 ボタンをクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します 2 必要事項を入力し 変更 ボタンをクリックします 件名 現在のファイル 変更後のファイル 分類 説明 1 説明 2 有効期限 変更通知 登録内容を表すタイトルを入力します 現在登録されているファイル名が表示されています 参照 ボタンをクリックして登録するファイルを選択します ファイルを差し替える場合は 登録可能容量を超えないようにしてください 分類を選択します データに関する説明を入力します キャビネットに公開する期限を選択します 変更通知のメールを送付する場合は 通知内容を設定する ボタンをクリックして通知内容を設定します 通知内容の設定方法は 通知内容の設定方法 (P.181) をご覧ください 変更通知を受け取った相手は そのメールを利用して 該当データのキャビネット画面を表示することができます 詳しくは 登録通知 変更通知を利用して閲覧する (P.172) をご覧ください 入力制限について キャビネット (P.432) 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは アドレス帳の利用制限 (P.16) をご覧ください 正常に変更されると 次手順のような画面が表示されます 184

19 データの登録 3 OK ボタンをクリックします 一覧が表示されます 4 さらに変更する場合は 1 ~ 3 の手順を繰り返します データを削除する 登録されたデータの削除は 登録者本人と管理者のみ行えます 1 データ一覧を表示し 削除するデータを選択して 削除 ボタンをクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) 全選択 解除 表示されているデータをすべて選択します 選択をすべて解除します 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します データは 複数選択できます 確認画面が表示されます 2 削除してよければ OK ボタンをクリックします 一覧が表示されます 3 さらに削除する場合は 1 ~ 2 の手順を繰り返します ファイルを編集する ファイルの参照画面で ファイルを編集中の状態に設定できます 編集中のファイルは 他の利用者からの同時編集が禁止となります ファイルを変更している時など 同じファイルを他の利用者から変更させたくない場合に便利です ファイルの編集は 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ行えます ファイルの登録内容を変更するにはファイルの登録内容を変更する手順については 登録内容を変更する (P.184) をご覧ください 1 データ一覧を表示し 編集処理を行うデータの件名をクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します ファイルの参照画面が表示されます 185

20 データの登録 2 編集を開始する ボタンをクリックします 正常に処理されると 次手順のような画面が表示されます 登録権がない場合 編集を開始する ボタンは表示されません 3 OK ボタンをクリックします ファイルが編集状態になります 編集を終了する方法については ファイルの編集を終了する (P.187) をご覧ください 4 閉じる ボタンをクリックします ファイル編集時の注意事項 データ一覧の表示 ファイル編集中のデータは 件名の横にす アイコンが表示されま 編集を設定した本人のみ データを変更できます それ以外の利用者 ( 管理者も含む ) が変更しようとすると エラーメッセージが表示されます 登録した本人および管理者のみ データを削除できます ( 通常のデータ削除と同様 ) 186

21 データの登録 ファイルの参照画面の表示 ( 編集を設定した本人以外の利用者 ) 編集を設定した利用者の名前が表示されます ファイルの参照画面の表示 ( 編集を設定した本人 管理者 ) 編集を終了する ボタンが表示されます ファイルの編集を終了する ファイルの編集は 次の 2 つの方法で終了できます 登録内容を変更する 編集を設定した本人が登録内容を変更すると 編集状態が解除されます 変更方法は 登録内容を変更する (P.184) をご覧ください この方法は 編集を設定した本人のみ行えます 編集を終了する ボタンを使用する ファイルの参照画面の 編集を終了する ボタンで 編集状態を解除することができます この方法は 編集を設定した本人 管理者のみ行えます 1 データ一覧を表示し 編集解除処理を行うデータの件名をクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します ファイルの参照画面が表示されます 187

22 データの登録 2 編集を終了する ボタンをクリックします 正常に処理されると 次手順のような画面が表示されます 3 OK ボタンをクリックします ファイルの編集状態が解除されます 4 閉じる ボタンをクリックします データを移動する 登録されたデータの移動は 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ行えます 1 データ一覧を表示し 移動するデータを選択して 移動 ボタンをクリックします データ一覧の表示方法 登録データを閲覧する (P.168) 全選択 解除 表示されているデータをすべて選択します 選択をすべて解除します 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します データは 複数選択できます ファイルの移動画面が表示されます 2 移動先のキャビネットを選択して 移動 ボタンをクリックします 正常に移動されると 次手順のような画面が表示されます 188

23 データの登録 3 OK ボタンをクリックします 一覧が表示されます 4 さらに移動する場合は 1 ~ 3 の手順を繰り返します 登録可能容量を確認する 登録可能容量は キャビネット名の右側に表示されます 容量追加もできます ( オプションサービス ) 掲示板の添付ファイルと同じ領域に保管 されますキャビネットのファイルが保管される領域と 掲示板の添付ファイルが保管される領域は同じです 189

24 データをメールで登録する データをメールで登録する メールにデータを添付し 特定のメールアドレスに送信することで 添付したデータをキャビネットに登録することができます 本機能は 管理者が メールで登録設定 を行ったメールアドレスでのみ利用できます ご利用になりたい方は 管理者に設定を依頼してください 1 メールを作成し 管理者から通知されたメールアドレス宛に送信します 宛先件名本文添付 管理者から通知されたメールアドレスを入力します 管理者により件名に制限がかけられている場合 設定されている件名を入力します 入力した文字列は キャビネットの件名として登録されます メールの本文を入力します 入力した文字列は キャビネットの説明 1 として登録されます 登録するファイルを選択します 入力制限について キャビネット (P.432) メールは 通常のメールソフトから送信できます キャビネットに登録されます キャビネットに登録されたファイルは 他の登録データと同じ方法で閲覧できます キャビネットの閲覧方法 登録データを閲覧する (P.168) 送信メールがキャビネットに登録されない管理者の設定した条件と異なる内容で送信するとエラーとなり 以下のようなメールが返信されます また同じ内容のメールが管理者にも送信されます 件名登録できませんでした 送信アドレス 190

25 変更履歴の管理 変更履歴の管理 変更履歴の確認 過去のファイルの復活 削除などが行えます 変更履歴を利用できるかどうかは 管理者によって設定されています 履歴管理を設定する 履歴管理を行うかどうかは キャビネットにデータを登録する際に設定します ファイルを一括アップロードする場合ファイルを一括アップロードする場合 履歴管理を行うかどうかは管理者によって設定されています 1 ファイルの登録画面で 変更履歴の設定を選択し 登録 ボタンをクリックします ファイルの登録画面の表示方法 データを登録する (P.179) 変更履歴 履歴を管理するかどうかを選択します 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは その他の利用制限 (P.17) をご覧ください 変更履歴を確認する 変更履歴は ファイルの参照画面で確認できます 変更履歴の確認は 登録者本人 登録権または参照権のある人 管理者のみ行えます 1 データ一覧を表示し 変更履歴を確認するデータの件名をクリックします データ一覧の表示方法 データを登録する (P.179) ファイルの参照画面が表示されます 2 変更履歴 をクリックします 管理者がダウンロードログを非表示に設定している場合は この画面に変更履歴が表示されています 手順 2 の操作は不要です 191

26 変更履歴の管理 3 変更履歴を確認します ダウンロードログ をクリックすると ダウンロードログが表示されます ( 手順 2 の画面 ) 変更履歴の表示 該当ファイルの登録 変更 過去ファイルの復活 削除の操作履歴が表示されます 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ 編集を開始する ボタンが表示されます 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ 過去ファイルの復活が可能な 復活 ボタンが表示されます 登録者本人と管理者のみ 過去ファイルの削除が可能な 削除 ボタンが表示されます 削除された過去ファイルの表示次のように ファイル名が取り消し線付きで表示されます 過去のファイルを復活する ファイルの変更画面で変更したファイルを 以前のファイルに戻すことができます ファイルを複数回変更していた場合 どの時点の状態にでも戻すことが可能です ファイルの復活は 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ行えます 1 復活処理を行うデータのファイルの参照画面を表示し 変更履歴を表示します 変更履歴の表示方法 変更履歴を確認する (P.191) 2 復活するファイル名の右側にある 復活 ボタンをクリックします 正常に処理されると 次手順のような画面が表示されます 192

27 変更履歴の管理 3 OK ボタンをクリックします 指定したファイルが 最新のファイルとして復活します 4 閉じる ボタンをクリックします 復活するのは ファイルのみです 件名 説明 分類 の内容は 復活しません 過去のファイルを削除する 履歴として保存されている過去のファイルを削除することができます ファイルの削除は 登録者本人と管理者のみ行えます いったん削除したファイルは 復活することができません ご注意ください 1 削除処理を行うデータのファイルの参照画面を表示し 変更履歴を表示します 変更履歴の表示方法 変更履歴を確認する (P.191) 2 削除するファイル名の右側にある 削除 ボタンをクリックします 確認画面が表示されます 193

28 変更履歴の管理 3 削除してよければ OK ボタンをクリックします 正常に処理されると 次手順のような画面が表示されます 4 閉じる ボタンをクリックします 194

29 連携キャビネットへのデータ登録 連携キャビネットへのデータ登録 ワークフロー機能と連携したキャビネットにデータを登録する場合 申請 / 決裁処理が必要です ワークフロー機能は オプションサービスです ワークフローオプションを未契約の場合 本機能は利用できません ワークフロー to キャビネットとは 管理者によってキャビネットへのデータ登録手順に ワークフロー機能の申請 / 決裁処理が組み込まれることがあります その場合 決裁者に承認されたデータのみがキャビネットに登録されます 連携キャビネットへのデータ登録の手順 登録申請 ( キャビネット画面 ) 連携キャビネットにデータを登録するための申請を出します 決裁状況の確認 ( ワークフロー画面 ) キャビネット用申請書の決裁状況を確認します 承認者による決裁 ( 承認 / 却下 / 差戻し ) が行われます 登録完了 申請が承認されると 連携キャビネットにデータが登録されます 登録完了後 必要なメンバーに対し登録通知のメールを送付することができます 承認者の決裁処理は ワークフロー機能と同一です 詳しくは 未処理の申請書を決裁する ( 承認 / 却下 / 差戻し ) (P.340) をご覧ください 連携キャビネットは 承認者によって申請が承認されるまでキャビネットにデータは登録されません 連携キャビネットに登録されたデータの変更 / 移動はできません 以下の操作方法は 通常キャビネットと同様です 登録されたデータのダウンロード方法 登録データをダウンロードする (P.173) 登録されたデータの転送方法 データを転送する (P.177) 登録されたデータの削除方法 データを削除する (P.185) 195

30 連携キャビネットへのデータ登録 連携キャビネットから登録申請を出す 登録申請が承認者によって承認されると 連携キャビネットにデータが登録されます 承認されるまで連携キャビネットにデータは登録されません 登録申請を出せるのは 登録権のある連携キャビネットのみです 1 キャビネット画面を表示し 登録先の連携キャビネットをクリックして 登録申請 ボタンをクリックします キャビネット画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは その他の利用制限 (P.17) をご覧ください 新規申請画面が表示されます + マークのキャビネットアイコンをクリックすると 1 階層下のキャビネットが表示されます - マークのキャビネットアイコンをクリックしても何も表示されません 2 必要事項を入力し 次へ ボタンをクリックします 件名ファイル分類説明 1 説明 2 有効期限 登録内容を表すタイトルを入力します 参照 ボタンをクリックして登録するファイルを選択します ファイルの指定については ファイルの選択方法 (P.180) をご覧ください 分類を選択します データに関する説明を入力します キャビネットに公開する期限を選択します 入力制限について キャビネット (P.432) 入力必須項目には * のマークが項目の右側に表示されます 入力必須項目に内容が入力されていないと 次画面には進みません 申請を取り消す場合は キャンセルする ボタンをクリックし 確認画面の OK ボタンをクリックします 経路の設定画面が表示されます 196

31 連携キャビネットへのデータ登録 3 経路を設定し 次へ ボタンをクリックします 追加 削除 登録されているユーザーの中から経路に指定する人の名前をそれぞれ選択し 追加 ボタンをクリックします 経路に指定した人の名前を選択し 削除 ボタンをクリックします スキップ経路を省略したい場合に スキップ を選択します すべての承認者を省略することはできません 申請を取り消す場合は キャンセルする ボタンをクリックし 確認画面の OK ボタンをクリックします 申請内容と経路の確認画面が表示されます ユーザーをグループで絞り込む グループ名を選択すると 選択したグループに所属するユーザーのみが表示されます 承認者 と 確認者 の違い 承認者 とは 該当の申請に対して決裁 ( 承認 / 却下 / 差戻し ) を行う役割の人のことです 確認者 とは 決裁はしないが 申請内容を確認する役割の人のことです 4 申請する ボタンをクリックします 申請内容の通知メールが不要な場合は 申請内容の通知メールを自分にも送る (Bcc) をクリックして選択を外します 修正が必要な場合は 戻る ボタンをクリックし修正部分の変更を行ってください 申請を取り消す場合は キャンセルする ボタンをクリックし 確認画面の OK ボタンをクリックします 確認画面が表示されます 5 OK ボタンをクリックします 最初の承認者に申請書が送られ 確認画面が表示されます 決裁依頼メールを受け取る 設定にしている場合 承認者 確認者通知メール ( 承認依頼 確認依頼 ) が送られてきます 決裁依頼メールを受け取る設定方法 通知メールの設定を変更する (P.272) 197

32 連携キャビネットへのデータ登録 6 OK ボタンをクリックします 連携キャビネット画面が表示されます 承認者によって申請が承認されるまでキャビネットにデータは登録されません 進行状況は ワークフロー画面で確認することができます 詳しくは 決裁状況の確認 (P.329) をご覧ください 登録通知を送付する 連携キャビネットへデータが登録された後 必要なメンバーに登録通知のメールを送付することができます 登録通知は ワークフロー機能の承認待ち一覧画面または結果確認済み一覧画面から送付します ここでは 承認待ち一覧画面から送付する場合を例に説明しています 登録通知を受け取った相手は そのメールを利用して該当データのキャビネット画面を表示することができます 詳しくは 登録通知 変更通知を利用して閲覧する (P.172) をご覧ください 1 承認待ち一覧画面を表示し 登録通知を送付する件名をクリックします 承認待ち一覧画面の表示方法 承認待ち一覧画面を表示する (P.329) 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します 申請の参照画面が表示されます 登録通知の送付は 状態が 承認 の申請のみ可能です 2 登録通知 ボタンをクリックします 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは アドレス帳の利用制限 (P.16) をご覧ください 登録通知画面が表示されます 198

33 連携キャビネットへのデータ登録 3 アドレス帳 から通知先のグループ名を選択します 選択したグループに登録されているアドレスが アドレス一覧 に表示されます 4 通知する宛先のアドレスを選択し 追加 ボタンをクリックします 選択したアドレスが 通知先 に追加されます 通知先 でアドレスを選択して 削除 ボタンをクリックすると アドレスが削除されます 5 さらに追加する場合は 3 ~ 4 の手順を繰り返します 6 通知する宛先をすべて追加し終わったら 件名と通知内容を入力して 送信 ボタンをクリックします 件名 通知内容 自分にも送る (Bcc) 登録通知メールの件名を変更する場合 入力します 登録通知メールの本文を入力します 登録通知メールを自分にも送る場合に選択します 入力制限について 登録通知 変更通知 (P.432) 確認画面が表示されます 7 OK ボタンをクリックします 正常に送信されると 次手順のような画面が表示されます 8 OK ボタンをクリックします 登録通知メールが送信され 画面が閉じます 199

34 キャビネットの設定 キャビネットの設定 管理者が許可している場合 キャビネットの設定を変更できます この設定は 設定者本人にのみ有効です 管理者による設定変更について管理者は 以下の項目の設定を一括変更することができます 管理者が一括変更した場合 それまでの設定にかかわらず 全ユーザーに同じ設定内容が反映されます キャビネットの設定画面を表示する キャビネットの設定を行うための画面は 以下の方法で表示します 1 設定画面を表示し キャビネット をクリックします 設定画面の表示方法 ポータル画面の画面説明 (P.28) 管理者の設定によって 機能が制限される場合があります 詳しくは 設定機能の一括変更と利用制限 (P.16) をご覧ください 2 キャビネットの設定画面が表示されます 最初に開くキャビネットの設定を変更する キャビネット機能を選択した際 最初に表示されるキャビネットを設定できます 1 キャビネットの設定画面を表示し 最初に開くキャビネットの設定 をクリックします キャビネットの設定画面の表示方法 キャビネットの設定画面を表示する (P.200) 200

35 キャビネットの設定 2 必要事項を選択し 設定 ボタンをクリックします 指定しない 最初に開くキャビネットを指定する 最初に表示されるキャビネットを設定しない場合 選択します 最初に表示されるキャビネットを設定する場合 キャビネットの階層表示から該当のキャビネットを選択します キャビネットを選択すると ラジオボタンが選択された状態になり 上段のテキストボックスに該当のキャビネット名が表示されます 正常に変更されると 次手順のような画面が表示されます 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 201

36 キャビネットの設定 202

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